LAPORAN PENELITIAN
Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu
Oleh Drs. Rusdy Agustaf, M.Kom Dosen Teknik Informatika FT UJB NPP : 187070037
LEMBAGA PENGEMBANGAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA 2015
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL HALAMAN PENGESAHAAN ..................................................................................
i
KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... v DAFTAR TABEL ...................................................................................................... vi INTISARI ..................................................................................................................... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ..........................................................................................
1
1.1 Tinjaun Umum ......................................................................................................
1
1.2 Latar Belakang ........................................................................................................
2
1.3 Rumusan Masalah .................................................................................................. 3 1.4 Batasan Penelitian ..................................................................................................
3
1.5 Tujuan Penelitian ..................................................................................................
5
1.6 Manfaat Penelitian ................................................................................................
5
1.7 Metode Penetian ....................................................................................................
6
1.8 Sistematika Penulisan ............................................................................................
6
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DAN LANDASAN TEORI ....
8
2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat UJB .................................................
8
2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat UJB ......................................... 11 2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman pada UPT Perpustakaan Pusat ............. 15 2.4 Kejadian atau Kebutuhan pada Buku Perpustakaan .............................................. 17 2.5 Tinjaun Pustaka ..................................................................................................... 18
iii
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM .......................................................................... 20 3.1 Bagan Organisasi .................................................................................................. 20 3.2 Kejadian atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan .............................................. 21 3.3 Diagram Arus Data ................................................................................................ 24 3.4 Model Data ............................................................................................................ 26 3.5 Pengisian Data Contoh ......................................................................................... 28 3.6 Perancangan Basis Data ........................................................................................ 30 3.7 Perancangan Form Masukan atau Input ............................................................... 34
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ....................................................................... 37 4.1 Tampilan Menu Utama ......................................................................................... 37 4.2 Layar Masukan Data ............................................................................................. 37 4.3 Layar Keluaran Data ............................................................................................ 39
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 40 5.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 40 5.2 Saran ...................................................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 42
iviv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................. 9 Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit .................................................................... 9 Gambar 2.3 Foto UPT Perpustakaan Pusat UJB.......................................................... 9 Gambar 2.4
Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................ 10
Gambar 2.5
Penempatan Buku- Buku Fak.Teknik & Fak. Ekonomi ......................... 10
Gambar 2.6
Penempatan Buku- Buku Fak. Hukum & Fak. Pertanian ...................... 10
Gambar 2.7
Ruang Referensi dan Pelayanan Internet ............................................... 11
Gambar 2.8
Ruang Diskusi dan Ruang Baca ............................................................. 11
Gambar 3.1
Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu ........................ 21
Gambar 3.2
DFD Level 0 ......................................................................................... 22
Gambar 3.3
DFD Level 1 ......................................................................................... 25
Gambar 3.4
DFD Level 2 ......................................................................................... 25
Gambar 3.5
DFD Level 3 ......................................................................................... 26
Gambar 3.6
MDL 1 ................................................................................................... 30
Gambar 3.7
MDL 2 ................................................................................................... 31
Gambar 3.8
MDL 3 ................................................................................................... 31
Gambar 3.9
MDL 4 ................................................................................................... 32
vv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat ......................................................... 15 Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul ............................................................... 16 Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar ....................................................... 16 Tabel 2.4 Jumlah Peminjaman Ruang Sirkulasi ........................................................ 16 Tabel 2.5 Jumlah Peminjaman Ruang Referensi ....................................................... 16 Tabel 3.1 Entity Model Data ..................................................................................... 27 Tabel 3.2 MDL 5 ....................................................................................................... 32 Tabel 3.3 MDL 7 ....................................................................................................... 34 Tabel 3.4 Pembelian Buku ........................................................................................ 35 Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru .......................................... 36 Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku .......................................................................... 36 Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan ........................................................................... 36
vivi
INTISARI
Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu merupakan suatu perancangan yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan yang ada pada perpustakaan dan sangat dibutuhkan / diperlukan oleh Pengelola atau Anggota Perpustakaan untuk mengetahui, mengecek atau dapat memperoleh apa saja yang diinginkan atau yang dapat diakses pada unit pelaksana perpustakaan pada kondisi tertentu. Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol banyak paket buku (meliputi bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya), juga untuk melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku, masa/lama peminjaman buku, penambahan buku baru, penarikkan/ penghapusan bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut diatas dikatakan buku saja. Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris dan Staf administrasi perpustakaan. Anggota Perpustakaan dapat mencari atau melihat pengarang, penerbit, tahun terbit, judul dari bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya yang ada pada perpustakaan, juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku yang ada di perpustakaan. Anggota Perpustakaan dapat terdiri dari : Dosendosen, Staf Pengajar (asisten, tenaga ahli dan lainnya), Mahasiswa biasa atau luar biasa, para cendikiawan/ masyarakat yang sudah memenuhi syarat yang telah ditentukan dan sebagainya. Diharapkan melalui sistem informasi perpustakaan baik pengelola perpustakaan (kepala perpustakaan, para staf yang melayani perpustakaan) dan para anggota perpustakaan memperoleh suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan sehingga terjadi efisiensi baik waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan. Kata kunci: Perancangan, pengelola perpustakaan, fasilitas yang ada, anggota perpustakaan.
viivii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Tinjauan Umum Perpustakaan merupakan sebagai tempat peletakan buku-buku referensi dan karya ilmiah lainnya, yang secara sengaja diatur pada rak-rak buku atau tempat-tempat yang sudah di-sediakan dalam rangka memberikan fasilitas bagi para Dosen / para Tenaga Ahli / para Mahasiswa dan lainnya, yang membutuhkan bahan-bahan referensi untuk mendalami suatu karya ilmiah dari para pakar yang telah menulis karya ilmiah pada periode sebelumnya dan kemudian mereka kembangkan untuk karya-karya ilmiah yang lebih baik lagi bagi masa mendatang. Sistem Informasi Perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan suatu bentuk pelayanan dari rangkaian kebutuhan yang diperlukan oleh Pengelola atau Anggota Perpustakaan untuk mengecek, meneliti atau memperoleh apa saja yang diinginkan pada unit pelaksana perpustakaan. Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol banyak paket buku (meliputi bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya), juga untuk melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku, masa/lama peminjaman buku, penambahan buku baru, banyak penarikkan/ penghapusan bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut diatas dikatakan buku saja. Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris, manager lapangan dan Staf administrasi perpustakaan. Anggota Perpustakaan sesuai kebutuhan dapat mencari atau me-ngecek pengarang, penerbit, tahun terbit, judul dari bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan lain sebagainya yang ada pada perpustakaan, dan juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku yang ada di perpustakaan. Pengelola perpustakaan (kepala perpustakaan, manager lapangan, para staf yang melayani perpustakaan) dan anggota perpustakaan (para dosen, tenaga ahli, mahasiswa, staf pengajar/ asisten dan lainnya), diharapkan melalui perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu, sehingga para anggota perpustakaan memperoleh
1
suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan menjadi lebih baik, sehingga terjadi efisiensi baik waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan. 1.2 Latar Belakang Masalah Sebagai pihak pengelola atau pihak pengguna jasa perpustakaan biasanya sering kali timbul kendala didalam menyelesaikan urusan perpustakaan, bisa terjadi apa yang diinginkan pihak pengguna tidak bisa terpenuhi karena sistem informasi perpustakaan belum terbentuk terutama pada kondisi tertentu sehingga pihak pengguna mengalami kecewa terhadap pihak pengelola, karena apa yang diiinginkan pihak pengguna tidak bisa dipenuhi oleh pihak pengelola. Agar kekecewaan pengguna tidak terjadi maka untuk itu pihak pengelola perlu merancang suatu sistem teknologi informasi pada kondisi tertentu untuk mengatasi hal-hal diatas dengan mempergunakan teknologi komputer, sehingga masalah masalah yang cukup rumit pada perpustakaan dapat diselesaikan secara baik, maka dengan sistem informasi perpustakaan itu dapat memberikan informasi yang cukup akurat, cepat, tepat dan mudah, dan akan menghemat waktu pengguna dan pekerjaan pengelola perpustakaan. Perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dibuat karena disesuaikan kondisi yang ditinjau : 1. Sebagai pengelola berharap mengetahui apa yang perlu secara cepat didapat : a. Berapa banyak jumlah buku secara menyeluruh ? b. Berapa banyak jumlah anggota perpustakaan ? c. Berapa banyak jumlah judul buku beserta eksemplar yang ada ? d. Berapa banyak jumlah, serta judul buku baru yang tersedia (dengan batasan buku diatas tahun 2010) ? e. Berapa banyak jumlah buku yang dipinjamkan ? f. Berapa banyak jumlah buku yang akan dibeli ( buku baru / buku lama ) ? g. Berapa banyak jumlah buku yang dikembalikan tepat waktu, dan juga berapa banyak buku yang belum dikembalikan ? h. Berapa banyak denda yang diterima dari keterlambatan pengembalian buku ?
2
2. Sebagai anggota berharap ingin mengetahui secara cepat : a. Informasi mengenai judul buku. b. Informasi mengenai penulis buku. c. Informasi mengenai nama penerbit buku dan tahun terbit. d. Informasi mengenai bukubuku yang sejenis / seragam 1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan tinjauan umum dan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka penulis dapat mengambil rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang perangkat lunak suatu sistem perpustakaan sehingga pihak pengelola mudah untuk melayani pengguna / anggota perpustakaan, dan pengguna dapat memanfaatkan jasa dari perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu ? 2. Bagaimana memanfaatkan teknologi komputer untuk merancang sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ? 3. Bagaimana menggunakan software yang ada untuk kepentingan kelangsungan pemanfaatan perpustakaan yang disediakan ? 1.4 Batasan Masalah Sistem Informasi Perpustakaan yang akan dirancang berikut, mempunyai batasanbatasan di dalam memberikan informasi mengenai perpustakaan. Permasalahan yang ada terbatas sebagai berikut : 1. Data Anggota : a. Calon anggota mengisi formulir pendaftaran b. Memperoleh kartu anggota c. Kode anggota d. Nama anggota e. Alamat anggota f. Masa berlaku
3
g. Perpanjangan masa keanggotaan h. Penghapusan keanggotaan 2. Informasi Buku : a. Kode buku dan jumlahnya b. Judul buku dan jumlahnya c. Penulis / pengarang buku d. Nama penerbit e. Tahun terbitan f. Koreksi data buku g. Pencatatan buku baru h. Penghapusan buku lama 3. Data Peminjaman a. Kartu peminjaman b. Tanggal peminjaman c. Tanggal pengembalian d. Buku yang bias / tidak bisa dipinjam e. Frekuensi peminjaman f. Denda keterlambatan g. Penghapusan kartu peminjaman 4. Pendataan Usulan : a. Judul buku yang diusulkan b. Judul buku yang diperbanyak c. Buku yang dibeli d. Buku dari hasil sumbangan e. Buku rusak yang diperbaiki f. Penghapusan judul buku
4
1.5 Tujuan Penelitian Tujuan yang akan diharapkan pada penelitian perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ini, agar dapat memaparkan hal-hal berikut : 1. Pelayanan maksimal kepada para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/pengguna/pelanggan agar mereka mendapat menggunakan jasa perpustakaan dengan baik pada kondisi tertentu yang mereka perlukan. 2. Pihak Universitas/ Fakultas berusaha agar para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna/ pelanggan dapat menggunakan perpustakaan untuk menambah wawasan ilmu yang mereka punyai, sehingga ilmu pengetahuan semakin bisa dikembangkan. 1.6 Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi : 1. Universitas/ Fakultas sehingga para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna / pelanggan bertambah banyak menggunakan fasilitas yang ada dan yang tersedia diperpustakaan, baik dari judul materi, banyak jumlah buku yang tersedia per topik dan juga ruang baca yang memadai untuk menggali dan mengembangkan ilmu. 2. Diharapkan pada penelitian ini para dosen / tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna/ pelanggan dapat menambah ilmu diruang perpustakaan, memakai fasilitas yang ada dan tersedia, baik dari sisi banyak topik buku yang tersedia, jumlah buku per topik, penambahan topik buku baru yang mengikuti perkembangan jaman diharapkan tersedia diruang perpustakaan, sehingga pengembangan ilmu dapat segera terwujud. 3. Pelayanan bagi para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna / pelanggan diruang perpustakaan semakin terlayani, pengunjung anggota perpustakaan semakin banyak, tempat untuk ruang baca semakin disenangi, keberadaan perpustakaan diminati.
5
1.7 Metode Penelitian Pada penelitian perancangan sistem informasi pada kondisi tertentu ini, penulis melakukan cara dengan menggunakan metode sebagai berikut : 1. Literatur yaitu sumber-sumber Informasi atau teori-teori yang berkaitan / diperlukan pada penelitian diambil dari pustaka/ literatur, datasheet, penelusuran melalui internet, dan sumber lainnya yang dapat di pertanggung jawabkan. 2. Penelitian yang dilakukan dengan melakukan datang ke-lokasi tata usaha perpustakaan pusat, diadakan ceking dilokasi, dengan cara diskusi, wawancara atau mengajukan pertanyaan yang diperlukan kepada pimpinan, para staf perpustakaan. 3. Melihat buku-buku yang tersedia, sistem dan fasilitas yang sudah tersedia bagi pengunjung perpustakaan, serta meneliti ruang-ruang peletakan buku, ruang baca serta fasilitas yang tersedia diruang perpustakaan. 1.8 Sistematika Penulisan Agar memudahkan didalam memahami sistematika laporan penelitian perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ini, maka penulis menuliskan pembahasan ke dalam sistematika penulisan. Penjelasan Bab-bab sebagai berikut : BAB I
: PENDAHULUAN Berisi tentang tinjauan umum, latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
: GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN & LANDASAN TEORI Berisi tentang visi-misi dan foto-foto berikut,gambaran umum upt perpustakaan pusat Universitas Janabadra, job diskripsi pegawai, jumlah anggota, buku dan peminjaman, kejadian dan kebutuhan buku di perpustakaan dan tinjauan pustaka.
6
BAB III
: PERANCANGAN SISTEM Berisi tentang bagan organisasi, kejadian dan kebutuhan buku, diagram arus data, model data, pengisian data contoh, perancangan basis data dan perancangan form masukan.
BAB IV
: IMPLEMENTASI SISTEM Berisi tentang tampilan menu utama, layar masukan data dan layar keluaran data
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN Berisi tentang kesimpulan dan saran.
LAMPIRAN DAFTAR PUSTAKA
7
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DAN LANDASAN TEORI 2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Penelitian untuk mengerjakan perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dilakukan terbatas pada UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra yang telah menggunakan Program Perpustakaan “Senayan”, penulis merancang sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dengan berpedoman dan pengamatan pada literatur yang ada serta mencoba meng-kreasikan serta menyesuaikan dengan kebutuhan yang mungkin timbul pada perpustakaan secara umum dan khususnya upt perpustakaan pusat Universitas Janabadra, sehingga diperoleh bahan untuk meng-evaluasi proram perpustakaan “Senayan” itu, sekilas gambaran umum yang ada pada perpustakaan pusat Universitas Janabadra, disajikan sebagai berikut : 1. Visi dan Misi Visi : Menjadikan pusat layanan sumber ilmu pengetahuan dan pembelajaran serta penelitian berbasis teknologi informasi. Misi : a. Menyediakan informasi ilmiah untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Menyediakan akses sumber informasi. c. Meningkatkan kerjasama baik internal maupun eksternal. 2. Struktur Organisasi Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g.
Kepala Perpustakaan Kepala Unit Bagian Pengolahan dan Sistem Informasi Bagian Sirkulasi Bagian Referensi Bagian e-journal & internet Bagian Keuangan & Kepegawaian
: : : : : : :
Siti Sumarmi Rien Nugroho Aulia Rahayu W. Vita P. Puspa W. Era Bugiono Daryanti
Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra seperti gambar 2.1 8
Kepala Perpustakaan
Kepala Unit
Bagian Pengolahan & SI
Bagian Sirkulasi
Bagian Referensi
Bagian e-Journal & Internet
Bag. Umum Keuangan & Kepegawaian
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra 3. Foto Kampus Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta
Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit 4. Foto UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta
Gambar 2.3 Foto UPT Perpustaan Pusat UJB 9
5. Foto Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Penulis lagi meneliti dan diskusi mengenai peri hal yang ada di upt perpustakaan pusat.
Gambar 2.4 Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB 6. Foto Ruang Sirkulasi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Gambar 2.5 Penempatan Buku-Buku Fak. Teknik & Buku-Buku Fak. Ekonomi
Gambar 2.6 Penempatan Buku-Buku Fak. Hukum & Buku-Buku Fak. Pertanian
10
7. Foto Ruang Referensi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Gambar 2.7 Ruang Referensi dan Pelayanan Internet
Gambar 2.8 Ruang Diskusi dan Ruang Baca 2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra telah dirinci oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Janabadra sebagai berikut : 1. Nama
: Aulia Rahayu, SIP
NPP
: 112090480
Bagian
: Pengolahan, Pendataan dan Sistem Informasi
Tugas A
:
Pendataaan dan Pengolahan a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan. b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan.
11
c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode. d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka. f. Tim pengadaan bahan pustaka. g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD dalam bentuk PDF (Soft Copy). h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain lain yang berhubungan dengan Perpustakaan. i. Melakukan pembukuan keuangan berupa denda keterlambatan pengembalian buku, pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka. j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera. Tugas B : Bagian Sistem Informasi a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan. b. Mengurusi jurnal GARUDA 2. Nama
: Puspa Widiyanti
NPP
: 189070085
Bagian
: Pelayanan Refrensi dan Keuangan
Tugas A
:
Pelayanan Referensi a. Membantu pemustaka dalam menggunakan koleksi referensi, Majalah, Jurnal dan Grey Literatur. b. Menjawab pertanyaan pemustaka tentang seputar koleksi Referensi. c. Merangsang pemustaka untuk menggunakan koleksi Referensi. d. Inventarisasi dan Selfing koleksi Referensi. e. Menempatkan koleksi Referensi di rak yang telah ditentukan. f. Mengarahkan mahasiswa untuk mengakses e-Journal (Jurnal Elektronik) Nasional maupun Internasional, e-Learning dan lain-lain. g. Menyiapkan presensi pemustaka & merekap. h. Mengarahkan pemustaka dalam pemakaian internet. i. Merapikan koleksi titipan Bp.Mr.Soedarisman Poerwokoesoemo. 12
j.. Tim pengadaan koleksi Perpustakaan. k. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang sifatnya segera. Tugas B : Bagian Keuangan a. Melakukan pembukuan keuangan : foto copy, pengunjung luar UJB, pembelian buku, dan pemeliharaan buku. b. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera. 3. Nama
: CH. Daryanti
NPP
: 101010353
Bagian
: Sirkulasi, Pemeliharaan & Umum
Tugas A
:
Bagian Sirkulasi a. Melayani pendaftaran Anggota Perpustakaan. b. Melayani peminjaman, Perpanjangan & Pengembalian Bahan Pustaka. c. Selfing koleksi Bahan Pustaka di Ruang Sirkulasi. d. Mencatat kebutuhan bahan pustaka mahasiswa & dosen untuk pertimbangan pengadaan bahan pustaka. e. Menyiapkan presensi kehadiran Pemustaka dan Penelusuran Bahan Pustaka. f. Mengawasi pemustaka di ruang baca koleksi copy 1. g. Mengecekan peminjaman koleksi untuk Bebas Pustaka. h. Pembuatan kartu anggota perpustakaan. i. Pembuatan kartu pinjaman. j. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan bersifat segera. Tugas B : Bagian Pemeliharaan a. Selfing koleksi Perpustakaan yang Rusak. b. Kerjasama bagian keuangan dan dibantu bagian pelaporan untuk perbaikan, penyampulan dan penjilitan.
13
Tugas C : Bagian Umum a. Pengagendaan surat masuk dan pengetikan surat keluar. b. Permohonan barang-barang keperluan Perpustakaan ke BAKU. c. Pengurusan rapat untuk pembuatan Undangan dan daftar hadir. 4. Nama
: Era Bugiono
NPP
: 195070244
Bagian
: Sistem Informasi Automasi Perpustakaan,e–Journal, Jogja Lib dan Pelaporan.
Tugas A
:
Pelayanan Umum a. Akses e – Journal ( Jurnal Elektronik ) - Download, penjilitan Journal Elektronik untuk menambah koleksi Referensi. - Pemberitahuan ke unit – unit terkait. - Mengikuti pelatihan. b. Melakukan akses untuk JLA ( Jogya Library for All ) - Mengarahkan pemustaka dalam mencari koleksi didalam Kampus maupun di luar Universitas Janabadra. - Mengikuti pelatihan – pelatihan. c. Membuat Laporan Pengunjung Sirkulasi, Referensi, Pemakai Internet, Jurnal, Majalah, Grey Literatur dan Koleksi Perpustakaan. d. Membantu Pemeliharaan koleksi ( Sampul, Perbaikan dan Penjilidan). e. Perbaikan ringan perangkat Komputer yang rusak. f. Membantu pelayanan di Ruang Referensi. g. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera. Tugas B : Bagian Kepegawaian a. Mengurusi kelengkapan setiap pegawai dan mengarsip ( Ijazah, Sertifikat, SK dll). b. Mengajukan kenaikan pangkat dan Golongan. c. Mengurusi dan mengarsip DP3 setiap pegawai. 14
5. Nama
: Winarsih Vita Puspitawati, SIP
NPP
:
Bagian
: Pengolahan, pendataan dan Pelaporan.
Tugas A
:
Pendataaan dan Pengolahan a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan. b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan. c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode. d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa. e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka. f. Tim pengadaan bahan pustaka. g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD dalam bentuk PDF (Soft Copy). h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain-lain yang berhubungan dengan Perpustakaan. i. Melakukan pembukuan keuangan : denda keterlambatan pengembalian buku, pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka. j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera. Tugas B : Bagian Sistem Informasi a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan. b. Mengurusi jurnal GARUDA 2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman Pada UPT Perpustakaan Pusat Universita Janabadra Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat Keterangan
Anggota Aktif
Tahun Akademik 2009/2010
2010/2011
2011/2012
2012/2013
2013/2014
2014/2015
466
415
417
560
385
609
15
Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul Tahun Akademik
Fakultas Hukum Ekonomi Teknik Pertanian LP3M Umum Jumlah
2009/2010 2233 2434 2064 534 53 1246 8564
2010/2011 2332 2482 2121 539 53 1350 8877
2011/2012 2372 2514 2133 539 53 1350 8961
2012/2013 2412 2560 2143 539 53 1359 9066
2013/2014 2103 2637 2186 559 65 1369 8919
2014/2015 2297 2652 2190 561 65 1388 9153
Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar Fakultas
Hukum Ekonomi Teknik Pertanian LP3M Umum Jumlah
Tahun Akademik 2009/2010 14026 17247 11401 3073 230 6460 52437
2010/2011 14169 17332 11634 3073 230 6662 53100
2011/2012 1421 17443 11676 3073 230 6662 40505
2012/2013 1540 17534 11713 3073 230 6671 40761
2013/2014 12790 17875 11970 3093 242 6721 52691
2014/2015 4917 17916 11981 3100 242 6744 44900
2013/2014 558 888 595 76 2117
2014/2015 576 1287 536 61 2460
Tabel 2.4 Jumlah Peminjam Ruang Sirkulasi Tahun Akademik 2009/2010 2110 2130 1529 127 5896
2010/2011 1500 1821 975 64 4360
2011/2012 417 2415 1583 105 4520
2012/2013 449 1575 821 114 2959
Tabel 2.5 Jumlah Peminjam Ruang Refrensi Tahun Akademik
Fakultas Hukum Ekonomi Teknik Pertanian Jumlah
2009/2010 1911 1205 1905 91 5112
2010/2011 1534 1310 2735 106 5685
2011/2012 1328 2100 4447 277 8152
2012/2013 32 842 1459 146 2479
2013/2014 29 1541 1315 216 3101
2014/2015 199 350 213 35 797 16
2.4 Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan Pada setiap perpustakaan terdapat kebutuhankebutuhan yang melibatkan Anggota Perpustakaan, Peminjaman Buku, dan penambahan persediaan buku. Setiap kejadian atau kebutuhan yang diperlukan tentu sangat berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya kebutuhan peminjaman buku akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku berkurang, dan sebaliknya untuk kebutuhan penambahan buku perlu diadakan yaitu : 1. Penambahan kebutuhan terhadap buku Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku tertentu akan mengakibatkan bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap kategori buku tertentu maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan. 2. Peminjaman Buku kepada Anggota Perpustakaan Kebutuhan Peminjaman Buku dari Anggota Perpustakaan akan mengakibatkan berkurangnya jumlah buku yang tersedia. Untuk Anggota Perpustakaan baru akan dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku yang dipinjamkan tidak boleh melebihi jumlah persediaan bukunya, maka akan diberi pesan kesalahan atau pemberitahuan batas pembelian yang masih diperbolehkan. 3. Pencatatan penerimaan buku oleh Anggota Perpustakaan Kebutuhan pembelian buku akan sah saat anggota perpustakaan melaporkan bahwa buku yang dikirim telah diterimanya. 4. Tulisantulisan yang dibuat Tulisantulisan yang dibuat meliputi : tulisan peminjaman buku (peminjaman yang disetujui/diterima),
tulisan
peminjaman
bulanan
(peminjaman
yang
telah
disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan tertentu, tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku), tulisan anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu bulannya, tulisan peminjaman yang belum disetujui.
17
Perincian setiap tulisan yang dibuat yaitu sebagai berikut :
Tulisan Peminjaman Buku (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan pada tanggal kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan peminjaman bulanan (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan, berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku), berdasarkan kode buku yang dipinjamkan.
Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu.
Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman, berdasarkan bulan tertentu.
Tulisan peminjaman yang belum disetujui, berdasarkan pada mulai dari bulan kebutuhan tertentu tersebut.
2.5 Tinjauan Pustaka Tinjauan pustaka dilakukan berdasarkan pendapat-pendapat para pakar yang ahli dibidangnya, agar pada penelitian nanti dapat memberikan pengertian yang sama, maka diperlukan keterangan mengenai istilah-istilah yang dipakai nanti . Penelitian yang dilakukan penyusun dengan menggunakan 2 (dua) metode penelitian sebagai berikut ini : 1. Metode Observasi Metode
observasi
melakukan teknik, dengan mengadakan
pengamatan dan
mewawancarai, yang mencangkup wilayah bagian tata usaha / bagian pengajaran, dengan mengadakan penelitian diwilayah itu, maka diperoleh materi atau bahan-bahan penelitian yang dibutuhkan. Data yang diperoleh dari bagian tata usaha/ bagian pengajaran dapat diperoleh data riil/ nyata.
18
Berdasarkan data fisik dan non fisik yang menggambarkan aktivitas mahasiswa mengajukan/ meminta pelayanan, akan pengaruhi kualitas visual. 2. Metoda Analisis Metode analisis mencangkup: pendekatan yang digunakan, teknik analisis, tahapan atau langkah-langkah dalam melakukan analisis terhadap pelayanan yang akan diberikan oleh bagian tata usaha/ bagian pengajaran/ prodi atau fakultas,serta meng-analisis kebutuhan mahasiswa terhadap pelayanan yang akan diterima mahasiswa oleh pegawai/ staf yang bertugas melayani permintaan para mahasiswa.
19
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM
3.1 Bagan Organisasi Suatu struktur organisasi seperti unit perpustakaan tentu pelayanan utamanya yaitu melayani permintaan peminjaman buku-buku atau melayani peminjaman buku-buku hanya untuk dibaca, yang ada diruang referensi khusus berupa bukubuku yang tersedia dalam jumlah yang terbatas, koran-koran lokal juga korankoran nasional, majalah-majalah, jurnal-jurnal baik jurnal nasional maupun jurnal internasional atau lainnya seperti buku laporan kerja praktek, laporan praktikum, laporan skripsi masing-masing l(satu) buku, dari para mahasiswa telah selesai kuliah dan diwajibkan mengumpulkan buku laporan tersebut di-unit perpustakaan, buku-buku tersebut disediakan untuk dibaca bagi yang berminat mempelajarinya atau untuk menambah pengetahuan dan dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk membuat buku laporan yang sejenis bagi para mahasiswa yang membutuhkannya. Peminjaman buku-buku bagi mahasiswa yang membutuhkan atau yang akan mengerjakan tugas membuat buku laporan untuk dilayani. Semula pelayanan perpustakaan dilakukan secara manual bagi peminjamkan buku, kemudian pelayanan ditingkatkan sehingga peminjaman buku-buku atau yang lain dipermudah dan dipercepat dengan menggunakan teknologi komputer yaitu dengan menggunakan internet. Peserta atau anggota peminjam perpustakaan tentu sangat meng-inginkan pelayanan yang lebih mudah dan praktis yaitu pelayanan peminjaman buku atau lainnya secara online yang dapat diambil pinjaman buku atau yang sejenis itu sesuai dengan waktu yang telah disepakati, bisa juga peminjam tidak perlu datang keperpustakaan, cukup dengan menggunakan memakai labtop/ komputer atau alat elektronik lainnya seperti gat-get, hand phone atau lainnya yang terkoneksi dengan internet, sehingga buku-buku atau lainnya yang akan dipinjam dapat diantar ke peserta/ peminjam yang meng-inginkan dengan biaya pengganti ongkos transport.
20
Semua kebutuhan akan peminjaman buku-buku atau lainnya yang dilakukan peserta, juga semua kegiatan pelayanan buku-buku atau lainnya berada dibawah kontrol pengawasan kepala perpustakaan sekaligus pengelola (manajemen) dari perpustakaan tersebut, dan semua kejadian kegiatan pelayanan peminjaman buku atau lainnya yang tersedia dalam perpustakaan harus segera dilaporkan kepada pihak manajemen. Bagan organisasi yang terdapat pada perencanaan sistem yaitu :
Kepala Perpustakaan
Kabag. Akademik
Kabag. Keuangan
Anggota Perpustakaan
Kabag. Rumah Tangga
Kabag. Masyarakat
Anggota Perpustakaan
Gambar 3.1 Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu
Keterangan :
Kedudukan ketua bagian pada gambar 3.1 diatas karena kekurangan petugas maka kedudukan kabag. disejajarkan sebagai petugas administrasi.
Anggota Perpustakaan berupa mahasiswa sebagai anggota tetap yang mendaftarkan diri pada perpustakaan, sedangkan anggota tidak tetap yaitu anggota yang hanya sebagai pengunjung biasa atau hanya sebagai pembaca atau pengunjung dengan menggunakan identitas kartu mahasiswa.
3.2
Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan Pada setiap sistem perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu, pasti
terdapat berbagai kebutuhankebutuhan yang ada, sehingga akan melibatkan pegawai/ petugas administasi, anggota perpustakaan, peminjaman buku, karena dengan adanya peminjaman buku atau lainnya, tentu juga memerlukan 21
penambahan
persediaan
buku-buku,
agar
dapat
mencukupi
permintaan
peminjaman, serta juga berusaha untuk dapat mengikuti kebutuhan buku-buku. terutama penambahan buku-buku baru yang dapat mengikuti perkembangan kemajuan yang ada dimasyarakat baik didaerah sekitar, lokal, nasional maupun internasional, sagar tidak kehilangan momentum mengikuti perkembangan zaman. Setiap kejadian dari interaksi yang ada atau kebutuhan pelayanan tersebut berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya kebutuhan peminjaman bukubuku diruang peminjaman maka akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku yang tersedia berkurang, dan ini tentu perlu ditindak lanjuti untuk memenuhi kebutuhan buku-buku dengan mengadakan penambahan buku-buku yaitu : 1. Penambahan kebutuhan terhadap buku Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku-buku tertentu, apalagi bukubuku yang mengikuti perkembangan zaman sangat dibutuhkan, ini
akan
mengakibatkan bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap kategori buku tertentu maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan akan meningkatkan, masalah ini tentu berpengaruh terhadap anggaran, terutama pada anggaran pengeluaran. 2. Peminjaman buku kepada anggota perpustakaan Kebutuhan yang ada pada peminjaman buku dari anggota perpustakaan akan mengakibatkan berkurangnya jumlah buku yang tersedia, dan untuk anggota perpustakaan yang baru akan dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku yang dipinjamkan tidak boleh melebihi jumlah persediaan buku yang tersedia, maka akan diberi pesan kesalahan atau pemberitahuan batas dari pembelian yang masih diperbolehkan. 3. Pencatatan penerimaan buku oleh anggota perpustakaan Kebutuhan pembelian buku sangat diharapkan untuk menambah jumlah bukubuku yang tersedia, tentu ini akan menimbulkan masalah tersendiri, pembelian buku menjadi sah bila saat pegawai atau petugas perpustakaan telah meng-arsip buku-buku tersebut sesuai dengan kode yang telah diatur dan pembelian buku
22
tersebut sudah dipertanggung jawabkan, didata dan telah melaporkan pada pimpinan bahwa buku yang dikirim telah diterima. 4. Tulisan peminjaman yang dibuat dan diarsipkan Tulisan peminjaman yang dibuat/ diarsip meliputi : Tulisan peminjaman buku (peminjaman
yang
disetujui/diterima),
tulisan
peminjaman
bulanan
(peminjaman yang telah disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan tertentu, tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku). 5. Tulisan anggota yang dibuat dan diarsipkan Tulisan peserta/ anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu bulan didata, juga tulisan peminjaman buku yang belum disetujui dicatat karena terbatas buku-buku atau lainnya yang tersedia, sehingga akan diketahui peserta yang meminjam buku agar dapat diminta kembali sesuai batas waktu peminjaman berakhir. Kejadian atau kebutuhan pada sistem perpustakaan pada kondisi tertentu perlu dibuatkan daftar/ blangko yang nantinya dibuatkan sistem informasi perpustakaan pada sistem kondisi tertentu, perincian setiap tulisan yang dibuat sebagai berikut : Tulisan peminjaman buku (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang telah disetujui/diterima), berdasarkan pada tanggal kebutuhan tertentu tersebut. Tulisan peminjaman buku bulanan (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu. Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan (dibuat daftar/ blangko jumlah dan total peminjaman buku terlaris), berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu tersebut. Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (dibuat daftar/ blangko jumlah dan total peminjaman buku), berdasarkan kode buku yang dipinjamkan kepada peserta atau anggota perpustakaan.
23
Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu (dibuat daftar/ blangko jumlah anggota tetap perpustakaan), berdasarkan peserta/ anggota yang mendaftarkan jadi anggota tetap perpustakaan. Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman (dibuat daftar/ blangko jumlah anggota perpustakaan yang memuat frekuensi kebutuhan pinjamantetap), berdasarkan bulan tertentu. Tulisan peminjaman yang belum disetujui (dibuat daftar/ blangko anggota perpustakaan yang belum disetujui peminjaman buku untuk dipinjamkan) berdasarkan dari bulan kebutuhan tertentu tersebut. 3.3
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram arus data menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari
sistem, untuk kejadian diatas adalah sebagai berikut : Diagram arus data seperti gambar 3.2 merupakan Data Flow Diagram (DFD) level 0 memperlihatkan kepala perpustakaan sebagai penentu operasional pada sistem perpustakaan pada kondisi tertentu kedudukan sebagai admin.
Kepala Perpustakaan Operasional
Setup
SISTEM INFORMASI Perpustakaan
Tulisan
Top Kepala Perpustakaan
Gambar 3.2 DFD Level 0 Diagram arus data
dilanjutkan seperti gambar 3.3 merupakan DFD level 1
memperlihatkan anggota peminjaman buku harus melakukan login dulu untuk pendaftaran, setelah diverifikasi / pengecekan anggota barulah dapat melakukan validasi atau peminjaman dan membuat order yang disetujui oleh kepala perpustakaan sehingga buku dapat dipinjam, dapat digambarkan seperti berikut :
24
Anggota Peminjaman Buku
LOGIN
Pendaf taran
VERI FIKASI VALIDASI POSTING
Kepala perpustakaan Operasional
ORDER
Persetu juan
Gambar 3.3 DFD Level 1 Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.4 merupakan DFD level 2 memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas mencari buku yang akan dipinjaman, kemudian disetujui untuk dipinjamkan kepada anggota perpustakaan itu, dapat digambarkan seperti berikut :
SETUP OPTION BUKU
Manajer Operasional
SETUP VALIDATION TRANSACTION
Gambar 3.4 DFD Level 2 Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.5 merupakan DFD level 3 memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas
25
setelah buku dipinjamkan memberi atau membuat report / laporan kepada kepala perpustakaan, berfungsi untuk pendataan buku yang ada pada perpustakaan, dapat digambarkan seperti berikut :
Manajer Operasional
SETUP REPORT
Gambar 3.5 DFD Level 3 3.4 Model data (Data Dictionary) Semua informasi kebutuhan perpustakaan disimpan dalam masingmasing entity yang saling berhubungan. Entityentity yang digunakan sebagai berikut : 1. Entity anggota perpustakaan, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai anggota perpustakaan. 2. Entity buku, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai perincian bukubuku yang dipinjamkan. 3. Entity peminjaman, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai perincian dari kebutuhan buku-buku yang dipinjamkan. 4. Entity pesanan, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai peminjaman buku dan harga jual dari buku yang telah dipinjamkan.
26
Perincian model data yang disimpan dalam masingmasing entity tersebut seperti pada Tabel 3.1 berikut : Tabel 3.1 Entity Model Data Nama field KodeAnggota
Tipe data Numeric
Kunci Primary
Keterangan Kode Anggota Perpustakaan
Nama
Text (25)
Nama Anggota Perpustakaan
Alamat
Text (30)
Alamat
Peminjaman Buku
Anggota
Perpustakaan Keanggotaan
Text (10)
Keanggotaan
Anggota
Perpustakaan Notelpon
Text (8)
Nomor
telepon
Anggota
Perpustakaan Email
Text (25)
Email Anggota Perpustakaan
User
Text (20)
User Anggota Perpustakaan
Password
Text (20)
Password
Anggota
Perpustakaan Kodebuku
Text (10)
Primary
Kode buku
Nama
Text (25)
Nama buku
Persediaan buku
Number
Kebutuhan buku
Hargapokok
Number
Peminjaman Buku buku
Hargajual
Number
Harga Jual buku
Kodekebutuhan
Text (10)
Primary
Kode kebutuhan
KodeAnggota
Number
Kode Anggota Perpustakaan
Tglkebutuhan
Date/Time
Tgl kebutuhan
Tglditerima
Date/Time
Tgl kebutuhan diterima
Yes/No
Keanggotaankebutuhan
Text (10)
Primary
Peminjaman Buku
Validasi Kodekebutuhan
Kode kebutuhan
27
Kodebuku
Text (10)
Kode buku
Jumlah
Number
Jumlah buku pesanan
Hargapokok
Number
Peminjaman Buku buku
Hargajual
Number
Harga Jual buku
Kodeadmin
Numeric
Primary
Kode admin
Nama
Text (25)
Nama admin
Alamat
Text (30)
Alamat admin
Keanggotaan
Text (10)
Keanggotaan admin
Notelpon
Text (8)
Nomor telepon admin
Email
Text (25)
Email admin
User
Text (20)
User admin
Password
Text (20)
Password admin
Attribut
Text (5)
Attribut admin
Kodeadmin
Numeric
Kode admin
Kodekebutuhan
Text (10)
Kode kebutuhan
Kejadian
Text (25)
Kejadian validasi
Kodebuku
Text (10)
Primary
Kode buku
Jenis
Text (25)
Jenis Buku
3.5
Pengisian Data Contoh Pengisian data contoh yang disajikan berikut ini yaitu beberapa contoh
pengisian data pada entity diatas : 1. Data contoh untuk entity Anggota Peminjaman Buku KodeAnggota Peminjaman Buku
: 1
Nama
: BatmanJogja
Alamat
: Jl. Super Hero 1
Keanggotaan
: New Yorkarto
Notelpon
: 87654321
28
Email
:
[email protected]
User
: batmanhero
Password
: herobatman
IInterest
: AG-PL
2. Data contoh untuk entity buku Kodebuku
: IT002-1999
Nama
: Virus Application
Persediaan buku
: 200
Hargapokok
: 25000
Hargajual
: 27000
3. Data contoh untuk entity Peminjaman Buku Order Kodekebutuhan
: 00312001
KodeAnggota Peminjaman Buku
: 1
Tglkebutuhan
: 24 Mei 2001
Tglditerima
: 28 Mei 2001
Validasi
: No
4. Data contoh untuk entity pesanan Kodekebutuhan
: 00312001
Kodebuku
: IT002-1999
Jumlah
: 11
Hargapokok
: 25000
Hargajual
: 27000
5. Data contoh untuk entity admin KodeAnggota Peminjaman Buku
: 1
Nama
: BatmanJogja
Alamat
: Jl. Super Hero 1
Keanggotaan
: New Yorkarto
Notelpon
: 87654321
Email
:
[email protected] 29
User
: batman
Password
: hero
Attribut
: rwx
6. Data contoh untuk entity response Kodeadmin
: 1
Kodekebutuhan
: 00312000
Kejadian
: 07/04/2001
4. Data contoh untuk entity jenisbuku Kodebuku
: PL
Jenis
: Politik
3.6
Perancangan Basis Data Pada perancangan basis data untuk sistem informasi perpustakaan pada
keadaan tertentu perlu model datanya yaitu sebagai berikut : 1. Model Data Logika 1 (MDL 1) Model Data Logika 1 akan mendefinisikan entity utama. Pada sistem Perpustakaan ada 7 entity utama yang dibentuk, pada gambar 3.6 yaitu : ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU, PEMINJAMAN BUKUORDER, JENISBUKU, RESPONSE, ADMIN, PESANAN, dan BUKU. ANGGOTA
PEMINJAMAN
JENISBUKU 10
RESPONSE
100
PEMINJAMAN BUKUORDER 10 BUKU 100 ADMIN 100
PESANAN 100
BUKU 10
Gambar 3.6 MDL 1 Bagian kiri atas menjelaskan nama entity, sedangkan bagian kanan atas menjelaskan perkiraan jumlah record yang mungkin terjadi dalam satu hari.
30
2. Model Data Logika 2 (MDL 2) Model Data Logika 2 akan menentukan hubungan antara entity utama, perlu diketahui ada 3 (tiga) macam tipe hubungan antara entity pada gambar 3.7 yaitu sebagai berikut :
`
Hubungan satu lawan satu
Hubungan satu lawan banyak
Hubungan banyak lawan banyak ANGGOTA
RESPONSE
PEMINJAMAN BUKU PEMINJAMAN
ADMIN
BUKUORDER
PESANAN
BUKU
JENISBUKU
Gambar 3.7 MDL 2 3. Model Data Logika 3 (MDL 3) Pada Model Data Logika 3 akan ditentukan kunci primer. Tanda @ menandakan kunci primer yang ada pada model data logika di gambar 3.8 ANGGOTA
RESPONSE
PEMINJAMAN @kodeAnggota BUKU Peminjaman Buku
PEMINJAMAN ADMIN
BUKUORDER
@kodekebutuhan
PESANAN
@kodeadmin BUKU @kodebuku
JENISBUKU @kodebuku
Gambar 3.8 MDL 3
31
4. Model Data Logika 4 Kunci tamu merupakan satu atribute atau satu set atribute yang melengkapi suatu hubungan yang bisa menunjukkan kunci tamu ke induknya.
RESPONSE PEMINJAMAN
#kodeadmin #kodekebutuhan ADMIN
BUKUORDER
#kodeAnggota
PESANAN
BUKU
JENISBUKU
Gambar 3.8 MDL 4 Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer induk yang direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak merupakan hubungan satu lawan banyak. 5. Model Data Logika 5 (MDL 5) Menentukan
aturan kunci bisnis. Aturan ini mengalamati secara khusus
integritas dari relationship. Aturan ini mengatur akibat dari penyisipan, penghapusan dan operasi pembaharuan pada relationship. Tabel 3.2 MDL 5 Parent Table
Child Table
Update
Delete
Insert
PEMINJAMAN BUKU / ORDER
PESANAN
Ignore
Cascade
Ignore
6. Model Data Logika 6 (MDL 6) Penambahan atribute bukan kunci. Satu atribute adalah satu fakta tentang informasi dalam entity. Untuk entity ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat, keanggotaan, notelpon, email, user, password, interest
32
Untuk entity PEMINJAMAN BUKUORDER : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : tglkebutuhan, tglditerima, validasi
Untuk entity PESANAN : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu :
jumlah,
hargapokok, hargajual
Untuk entity BUKU : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, stock, hargapokok, hargajual
Untuk entity RESPONSE : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : kejadian
Untuk entity ADMIN : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat, keanggotaan, notelpon, email, user, password, attribut
Untuk entity JENISBUKU : Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : jenis
7. Model Data Logika 7 (MDL 7) Perancangan basis data yang baik akan membuat / memudahkan dalam mengimplementasikan relasi antar tabel ke dalam program. Bentuk relasi antar tabel (ternormalisasi) dalam sistem perpustakaan sesuai perincian diatas seperti pada tabel 3. 3 berikut :
33
Tabel 3.3 MDL 7 Anggota
Peminjaman
Pesanan
Buku
Peminjaman
BUKUOrder
Buku
Kodekebutuha n KodeAnggota Peminjaman Buku Tglkebutuhan Tglditerima Validasi
Kodekebutuha n Kodebuku Jumlah Hargapokok Hargajual
Kodebuku Nama Persediaan buku Hargapokok Hargajual
KodeAnggota Peminjaman Buku Nama Alamat Keanggotaan Notelpon Email User Password
Response Kodeadmin Kodekebutuha n Kejadian
3.7
Admin Kodeadmin Nama Alamat Keanggotaan Notelpon Email User Password Attribut
JENISBUKU Kodebuku Jenis
Perancangan Form Masukan atau Input Bentuk form masukan harus dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin
diperbuat dalam memasukan data. Disamping itu urutan pengisian form masukan
34
juga harus diperhatikan agar pemakai tidak merasa bingung dalam melakukan pengisian data. Satu hal lain yang penting yaitu sedapat mungkin pemakai sedikit memasukan / mengetikkan data, karena kemungkinan salah pemasukan data dapat terjadi. Bentuk masukan beberapa form sebagai berikut : 1. Form Kebutuhan Pembelian Buku Bentuk pada form kebutuhan pembelian buku masukan harus dapat meminimalkan kesalahan seperti pada Tabel 3.4 kebutuhan pembelian buku. Tabel 3.4 Pembelian Buku Interest : xxx xxx xxx xxx ALL Kode Buku Nama Buku Harga xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx Halaman x dari x View Cart SEARCH By Nama Buku =
xxxxxxxx
Masuk Keranjang x x x x x x << < > >>
cari
2. Form Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru Bentuk pada form pendaftaran anggota peminjaman buku baru harus dapat me-minimalkan kesalahan seperti Tabel 3.5 pendaftaran peminjam buku baru. Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjam Buku Baru PERSONAL ID Nama xxxxxxxxxxx User Account xxxxxxxxxxx Address xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx City xxxxxxxxxxx Phone Number xxxxxxxxxxx Email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Password xxxxxxxxxx Retype Password xxxxxxxxxx SAVE YES NO
3. Form Penambahan Stock Buku Bentuk pada form Penambahan Stock Buku harus dapat me minimalkan 35
kesalahan seperti pada Tabel 3.6 penambahan stock buku.
Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku Changes And Update Buku Batal x x x
Kode Buku xxxx xxxx xxxx
Kode Buku xx - xx
Nama Buku xxxx xxxx xxxx
Stock Lama xx xx xx
Nama Buku xxxxxxx
Tambah Stock xx xx xx
Stock Baru xx xx xx
Penambahan Buku Stock Harga Pokok xx Rp. xxxxxx
Harga Pokok xxxx xxxx xxxx
Harga Jual xxxx xxxx xxxx
Harga Jual Rp. xxxxxx
Update Update Update Update
Tambh Update
4. Form Keanggotaan Kebutuhan Bentuk pada form keanggotaan kebutuhan harus dapat me minimalkan kesalahan seperti pada Tabel 3.7 keanggotaan kebutuhan Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan Validation Transaction Kelompok Berdasar ALL No
Kode Kebutuhan
xx xx xx xx
xxxx-xxxx xxxx-xxxx xxxx-xxxx xxxx-xxxx
Kode Anggota Peminjaman Buku xxxx xxxx xxxx xxxx
Tgl Kebutuhan xx xxx xxxx xx xxx xxxx xx xxx xxxx xx xxx xxxx
Validasi x x x x
Validasi
36
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Tampilan Menu Utama Pada implementasi sistem perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu memiliki dua sajian interface yaitu untuk Anggota Peminjaman Buku dan Kepala Perpustakaan Operasional selaku berfungsi sebagai administrasi (admin) didalam perusahaan atau kepala unit perpustakaan. Masing-masing tampilan dapat dilihat sebagai berikut : Anggota Peminjaman Buku Pendaftaran dilakukan dengan meng-click Sign Up Here. Kepala Perpustakaan Operasional Kedua form diatas sesungguhnya digunakan untuk membatasi siapa saja yang telah mempunyai hak untuk mengoperasikan sistem, sedangkan untuk penambahan/ perubahan yang ber-hak kepala perpustakaan sebagai operasional / manager perpustakaan, ini dilakukan oleh Kepala Utama Perpustakaan. 4.2
Layar Masukan Data Pada layar monitor pada rancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu yang akan dapat di akses yaitu : 1. Layar Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru Fasilitas Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku hanya dapat dilakukan sekali pada sebuah User Account saja. 2. Layar Perubahan Identitas Anggota Peminjaman Buku Pada form ini dapat pula seorang Anggota Peminjaman Buku melakukan perubahan terhadap interest atau minat terhadap jenis buku tertentu, disamping melakukan pengubahan data pribadi.
37
3. Layar Pembelian Buku Daftar buku yang dipinjam dapat dilihat dan dapat dengan mudah dimasukan / ditampung dalam sebuah simpanan, sebelum akhirnya diputuskan jadi dibeli. Pada form ini juga disediakan fasilitas pencarian terhadap nama buku atau kode buku
dan
juga
Anggota
Peminjaman
Buku
dapat
dengan
mudah
mengelompokkan buku berdasarkan interestnya. Pada pembelian, seorang Anggota Staf Buku diberikan hak untuk dapat membatalkan kebutuhan pembelian buku. Limit waktu yang diberikan dalam Unit Perpustakaan yaitu 1 (satu) jam terhitung sejak waktu pemesanan buku. Pemesanan langsung mengurangi jumlah stock, hal ini ditentukan agar proses yang terjadi dapat dengan mudah terkontrol dengan cepat dan terfokus. Hal yang terpenting yaitu Anggota Peminjaman Buku harus mencetak atau menyimpan tampilan kartu seperti yang tampak pada layar monitor. 4. Layar Penambahan dan Pengubahan Buku oleh Kepala Perpustakaan Manager Operasional Penambahan atau pengubahan (update) ditangani oleh kepala perpustakaan sebagai manager operasional yang telah diberi hak oleh kepala perpustakaan utama untuk masalah itu. Penambahan jenis buku juga diperkenankan. 5. Layar Keanggotaan Kebutuhan oleh Kepala Perpustakaan Operasional Pada form ini akan tampil seluruh kebutuhan beserta penjelasan informasi lainnya yang berkaitan dengan sebuah kebutuhan yang diperlukan dan dilakukan oleh anggota perpustakaan sebagai/ untuk peminjaman buku. Proses keanggotaan tetap dilakukan oleh kepala perpustakaan operasional yang diberi hak untuk itu. Proses keanggotaan menandakan bahwa buku-buku yang dipesan oleh anggota perpustakaan peminjaman buku telah dikirimkan.
38
4.3
Layar Keluaran Data Pada sistem perangkat lunak, rancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu pada layar monitor akan dapat ditampilkan keluaran data sehingga anggota perpustakaan dapat dengan mudah meng-akses yaitu : 1. Layar Keluaran Keanggotaan Kebutuhan Anggota Peminjaman Buku Anggota Peminjaman Buku setelah ataupun telah melakukan kebutuhan dapat dengan segera melihat apakah buku yang dipesan telah terkirim atau belum. Pada form ini terdapat 4 (empat) menu yang memudah anggota perpustakaan peminjaman buku memperoleh informasi tentang buku yang telah dipesan. 2. Layar Keluaran Report oleh Kepala Perpustakaan Operasional Tersedia 8 (delapan) pilihan report yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi Perpustakaan pada kondisi tertentu ini yaitu : -
Peminjaman hari ini.
-
Peminjaman bulanan yang telah tervalidasi.
-
Peminjaman bulanan yang belum tervalidasi.
-
Tersedia 10 (sepuluh) buku terlaris dalam bulan tertentu.
-
Tersedia stock buku.
-
Keanggotaan anggota perpustakaan peminjaman buku.
-
Tersedia 10 (sepuluh) anggota perpustakaan peminjaman buku yang memiliki frekuensi kebutuhan tinggi.
-
Tersedia buku tamu (guest book).
-
Pemilihan report diikuti dengan menekan tombol proses.
39
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Menganalisa / analisis terhadap suatu sistem yang sangat kompleks, dapat menjadi mudah bila sistem yang sangat kompleks tersebut dipecah-pecah / dibagi-bagi menjadi sistem yang kompleks dengan bagian-bagian yang lebih sederhana. Peralatan analisis terstruktur yang digunakan dalam membagi menjadi bagian yang lebih sederhana akan sangat membantu untuk lebih memahami sistem kompleks yang ada. Perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu menjadi lebih mudah atau lebih tertruktur bila mengunakan bagan gambar arus data, gambaran rinci mengenai kebutuhan informasi suatu organisasi menjadi semakin jelas, sedangkan bagan struktur organisasi dapat memperlihatkan prosedur kerja yang berlaku dalam organisasi. Struktur organisasi perusahaan seperti pada unit perpustakaan ternyata memiliki pengaruh penting terhadap keberadaan sistem informasi dalam sebuah organisasi pada perguruan tinggi. Pertimbangan atas kelebihan dan kekurangan pada program perangkat lunak pada implementasi perancangan sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu yang telah dirancang ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Komputerisasi suatu sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan sarana yang sangat penting, karena beberapa pekerjaan pada pengolahan data yang mungkin diwaktu sebelumnya membutuhkan waktu yang relatif lama akan menjadi lebih cepat dan mudah .dan lebih meng-efsienkan waktu, tenaga, biaya dan lainnya. 2. Menerapkan komputerisasi disuatu perusahaan atau unit kerja seperti pada unit perpustakaan memang tidaklah mudah, karena membutuhkan persiapan yang lebih matang dan waktu yang relatif agak lama dan perencanaan anggaran biaya yang tidak sedikit. Mengingat pengembangan perpustakaan dimasa yang akan datang, maka komputerisasi akan menjadi pilihan yang utama dan standard. 3. Sistem ini dapat menghasilkan tulisan-tulisan yang diminta, antara lain tulisan peminjaman harian, tulisan peminjaman bulanan, 10 (sepuluh) buku yang terlaris, stock buku, anggota perpustakaan peminjaman buku, dan tingkat frekuensi kebutuhan. 40
5.2 Saran-Saran Pembuatan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu nantinya secara online bertujuan untuk menghasilkan program perpustakaan bersifat user friendly dan dapat digunakan secara online, sehingga mudah dipakai oleh segenap anggota perpustakaan sekalipun tanpa adanya pembedaan platform. Pengembangan lebih lanjut sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat dilakukan terus menerus dengan menambah sistem jaringan antar Fakultas yang ada di lingkungan Universitas secara online. Pelatihan khusus bagi para staf administrasi sangat diperlukan untuk meningkatkan profesionalitas, dan selaku kepala perpustakaan sebagai managerial operasional dapat meningkatkan kemampuan operasional dan diperlukan kerja keras, lebih efektif, efisien dan dapat belajar untuk mengatasi setiap permasalahan yang timbul dalam operasional, dan juga selalu diharapkan mampu untuk memperbaiki source program walaupun dalam taraf yang sederhana, sehingga kendala kecil yang terjadi dapat dihindari, serta dapat diatasi secepat mungkin sehingga tidak kehilangan waktu. Selama diterapkan sistem komputerisasi dalam beberapa waktu tertentu, cara manual hendaklah masih dipakai untuk menguji kebenaran sistem informasi, demikian kelayakan dan kesempurnaan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan juga sesuai dengan yang diinginkan, diharapkan rancangan sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu ini segera terwujud, sehingga kalau memang lebih baik, akurat dan sangat efisien dari sisi waktu dan biaya, sehingga diharapkan dapat menggantikan program perpustakaan “senayan” yang telah ada di- upt perpustakaan pusat Universitas Janabadra.
41
DAFTAR PUSTAKA 1. Tauri D. Mahyuzir, 1991, “Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak”, PT Elex Media Komputindo, Jakarta 2. Gordon B. Davis, 1992, “Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen”, PT. Pustaka 3. Raymond Mc Leod, Jr , 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, Prentice-Hall Internasional Inc, USA 4. George M. Scoot, 1995, “Sprinciples of Management Information System”, Mc. GrawHill Book Company, New York. 5. Roger S. Pressman, Ph.D., 1997, “Software Engineering”, Mc Graw Hill Companies, Inc, Printed in Singapore. 6. Kristanto Harianto, Ir. , 1998, “Konsep dan Perancangan Database”, Edisi Kedua Andi Offset, Yogyakarta. 7. Fedorov Alex, css, 1998, “Profesional Active Server Pages 2.0”, Wrox Press Ltd., Canada, UK. 8. Kroenke M David, 2000, “Database Processing Fundamentals, Design and Implementation”, Prentice Hall International, Inc, Seventh Edition,United States of America.
42
