BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN I PERATURAN KEPALA BNN NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 MARET 2014
I. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS BNN A. Naskah Dinas Masuk 1. Pada Unit Pengolah Bagian Tata Usaha Settama BNN. a. Penerimaan Naskah Dinas Masuk. 1) Menerima naskah dinas masuk dari caraka/petugas pengirim. 2) Meneliti kebenaran alamat pada sampul naskah dinas dan mengembalikan naskah dinas yang salah alamat kepada petugas pengirim. 3) Membubuhkan paraf, nama lengkap dan tanggal pada lembar pengantar/bukti tanda terima dan memberikan kembali kepada petugas pengirim. (Contoh 1) 4) Mengelompokan naskah dinas masuk antara naskah dinas rahasia, naskah dinas terbuka sesuai dengan alamat/tujuan naskah dinas. 5) Menyampaikan naskah dinas terbuka dan naskah dinas rahasia kepada pengarah. b.
Pengarahan Naskah Dinas Masuk. 1) Mengarahkan naskah dinas masuk. a) Naskah dinas penting yang berdasarkan isi/informasinya perlu diajukan kepada Kepala BNN, atau diteruskan kepada Sestama, Kepala Biro Umum dengan lembar disposisi. (Contoh 2) b) Naskah dinas biasa yang berdasarkan isi/informasinya dapat diteruskan dan diarahkan oleh Kabag Tata Usaha ke satuan kerja/unit pengolah terkait dengan diberikan lembar disposisi. 2) Memberi tanda hasil pengarahan naskah dinas masuk dengan pensil di sudut kanan bawah dengan memberi tanda “P” untuk naskah dinas Penting, tanda “B” untuk naskah dinas Biasa. 3) Memberikan kode klasifikasi dengan pensil di sudut kanan atas. 4) Menyampaikan hasil pengarahan naskah dinas masuk kepada petugas pencatat.
c.
Pencatatan Naskah Dinas Masuk. 1) Mencatat naskah dinas masuk yang ditujukan kepada Kepala BNN pada buku agenda surat masuk (contoh 3) dan diberikan lembar disposisi Kepala BNN.
2
2) 3) 4)
Menyampaikan naskah dinas masuk kepada Kepala BNN. Mencatat naskah dinas masuk biasa pada buku agenda masuk dan diberi lembar disposisi. Menyampaikan naskah dinas masuk biasa beserta lembar disposisi Unit Pengolah yang dituju.
2.
Pada Tata Usaha Pimpinan (Kepala BNN, Sestama BNN dan Eselon I). a. Menerima naskah dinas masuk biasa dari Unit Pengolah Bagian Tata Usaha Biro Umum Sestama BNN. b. Membubuhkan paraf dan tanggal pada buku ekspedisi (contoh 4) dan mengembalikan buku ekspedisi kepada Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Utama BNN. c. Memeriksa berkas naskah dinas masuk biasa dan rahasia yang diterima dan memberi lembar disposisi Kepala BNN, Sestama atau Pejabat Eselon I. d. Mencatat isi disposisi dari Kepala BNN atau Sestama BNN pada agenda surat masuk berdasarkan batas waktu tanggal penyelesaian di lembar disposisi (untuk tata usaha pimpinan Eselon I). e. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada Kepala BNN. f. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada Eselon I pada satuan kerja yang dituju. g. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada tata usaha unit pengolah untuk diteruskan kepada unit pengolah Eselon I atau satuan kerja yang dituju sesuai disposisi Kepala BNN atau Sestama BNN dan paraf pada buku ekspedisi sebagai bukti disposisi telah diterima.
3.
Pada Unit Pengolah Eselon II a. Menerima naskah masuk beserta lembar disposisi dari Tata Usaha Eselon I. b. Memberi paraf pada buku espedisi sebagai bukti naskah dinas masuk sudah diterima. c. Mencatat naskah dinas masuk pada buku agenda surat masuk Eselon II. d. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada Eselon II. e. Mencatat disposisi di lembar disposisi Eselon II pada agenda surat masuk. f. Menyampaikan berkas naskah dinas masuk kepada unit pengolah yang ditunjuk (Eselon III) untuk ditindak lanjuti. g. Menyampaikan dan memberkaskan naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi unit kearsipan Eselon II jika tidak ditindak lanjuti.
3
4.
Pada Unit Pengolah Eselon III a. Menerima naskah dinas masuk beserta disposisi dari Eselon II. b. Mencatat naskah dinas masuk beserta disposisi pada buku agenda surat masuk. c. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada Eselon III. d. Menelaah dan mengolah naskah dinas masuk sesuai petunjuk/disposisi pimpinan dan atau memberi disposisi kepada pejabat Eselon IV untuk mengolah, menindak lanjuti petunjuk/ disposisi dari Eselon II/III. e. Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi unit kearsipan Eselon III jika tidak ditindaklanjuti.
5.
Pada Unit Pengelolah Eselon IV a. Menerima naskah dinas masuk beserta disposisi dari Eselon III dan memberi paraf buku ekspedisi sebagai bukti naskah dinas sudah diterima. b. Mencatat naskah dinas masuk beserta disposisi pada buku agenda surat masuk. c. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi kepada Eselon IV. d. Menelaah dan mengolah naskah dinas masuk sesuai petunjuk/disposisi Eselon III. e. Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi.
B. Naskah Dinas Keluar 1. Pada Unit Pengolah Eselon I. a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar beserta lembar paraf koordinasi. (contoh 5) b. Menyiapkan nota dinas pengantar (contoh 6) pejabat Eselon I kepada Kepala BNN untuk memintakan tandatangan. c. Menyampaikan dan meminta paraf dan tanggal pada lembar paraf koordinasi naskah dinas keluar pada pejabat terkait (Kasubbag TU pimpinan satuan kerja, Pejabat Eselon I, Kabag Tata Usaha Biro Umum, Karo Umum, Sestama BNN). d. Meminta paraf dan tandatangan Kepala BNN, naskah dinas keluar setelah lembar paraf koordinasi telah disetujui beserta nota dinas pengantar kepada Kepala BNN. e. Meminta nomor surat kepada unit pengolah bagian Tata Usaha Biro Umum dengan menunjukan lembar paraf koordinasi yang telah disetujui setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh Kepala BNN.
4
f. g.
Menerima kembali lembar koordinasi pertinggal dan naskah dinas keluar yang telah mendapat nomor surat. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar beserta naskah dinas masuk yang berkaitan berdasarkan pola klasifikasi pada unit pengolah.
2.
Pada Unit Pengolah Eselon II a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar paraf koordinasi. b. Menyiapkan nota dinas pengantar pejabat Eselon II ke pejabat Eselon I. c. Menyampaikan dan meminta paraf pada lembar koordinasi naskah dinas keluar pada pejabat terkait (Kasubbag TU pimpinan satuan kerja, Pejabat Eselon II, Kabag TU Biro Umum). d. Meminta paraf dan tandatangan naskah dinas keluar kepada pimpinan satuan kerja setelah lembar koordinasi disetujui beserta nota dinas pengantar. e. Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum dengan menunjukan lembar koordinasi yang telah disetujui setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja.
3.
Pada Unit Pengolah Eselon III a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar koordinasi. b. Menyiapkan nota dinas pengantar (contoh 6) kepada pejabat Eselon II, untuk surat yang ditandatangani Eselon II atas nama Eselon I. c. Menyampaikan dan meminta paraf pada lembar koordinasi naskah dinas keluar pada pejabat terkait. d. Menyampaikan naskah dinas keluar dan meminta tandatangan Eselon II, setelah lembar koordinasi disetujui. e. Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum dengan menunjukan lembar koordinasi setelah naskah dinas keluar ditandatangani. f. Menerima lembar paraf koordinasi pertinggal dan naskah dinas keluar yang telah mendapat nomor surat. g. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar beserta naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi pada unit pengolah Eselon III.
4.
Pada Unit Pengolah Eselon IV a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar paraf koordinasi. b. Meminta paraf dan tandatangan naskah dinas keluar kepada pejabat terkait setelah lembar koordinasi disetujui.
5
c. d. e. f.
5.
Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum. dengan menunjukan lembar koordinasi. Menerima kembali lembar paraf koordinasi pertinggal dan naskah dinas keluar. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar beserta naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi pada unit pengolah.
Unit Kearsipan a. Unit Kearsipan Pusat 1) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas naskah dinas keluar yang telah disetujui dan ditandatangani. 2) Memberi nomor dan mencatat berkas naskah dinas keluar dan naskah dinas masuk sesuai kode klasifikasi pada daftar arsip di unit kearsipan. b.
Unit Kearsipan II 1) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas naskah dinas keluar yang telah disetujui dan ditandatangani. 2) Mencatat berkas naskah dinas keluar dan naskah dinas masuk yang berkaitan sesuai klasifikasi pada daftar arsip di unit kearsipan. 3) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas keluar beserta naskah dinas masuk berdasarkan klasifikasi. 4) Khusus untuk Unit Kearsipan II di provinsi dan kabupaten/kota memberikan nomor naskah dinas keluar.
C. Naskah Dinas Rahasia 1. Naskah Dinas Rahasia Masuk a. Pada Unit Bagian Tata Usaha Unit Kearsipan 1) Penerimaan Naskah Dinas Rahasia. a) Petugas tata persuratan menerima naskah dinas rahasia dari caraka/petugas pengirim. b) Meneliti kebenaran alamat pada sampul naskah dinas masuk rahasia dan mengembalikan naskah dinas rahasia yang salah alamat kepada pengirim. c) Membubuhkan paraf, nama lengkap dan tanggal pada lembar pengantar rahasia naskah dinas rahasia/bukti tanda terima. 2)
Pencatatan Naskah Dinas Rahasia. a) Naskah dinas rahasia diterima oleh petugas khusus tata persuratan.
6
b) Petugas khusus tata persuratan mencatat naskah dinas masuk rahasia pada lembar pengantar naskah dinas rahasia. (contoh 7) c) Menyampaikan naskah dinas rahasia beserta lembar pengantar naskah dinas masuk rahasia kepada pimpinan tata usaha untuk dimintakan arahan, paraf pada lembar pengantar di sudut kanan bawah. d) Menerima lembar pengantar naskah dinas masuk rahasia dari pimpinan tata usaha. e) Menyimpan lembar pengantar naskah dinas masuk rahasia berdasarkan urutan tanggal penerimaan. b.
Pada Unit Pengolah 1) Tata Usaha Pimpinan. a) Menerima naskah dinas masuk rahasia beserta lembar pengantar naskah dinas rahasia dari caraka bagian tata usaha biro umum settama BNN. b) Meneliti kebenaran alamat/tujuan naskah dinas rahasia. c) Membubuhkan paraf dan tanggal pada lembar pengantar naskah dinas masuk rahasia. d) Mengembalikan lembar pengantar naskah dinas masuk rahasia kepada caraka bagian tata usaha unit kearsipan. e) Naskah dinas masuk rahasia dicatat kedalam buku agenda oleh petugas khusus. f) Petugas khusus naskah dinas masuk rahasia menyampaikan naskah dinas masuk rahasia ke pimpinan beserta lembar disposisi. g) Menerima, menyimpan atau meneruskan naskah dinas masuk rahasia sesuai disposisi pimpinan oleh petugas khusus naskah dinas masuk rahasia. h) Menyimpan lembar disposisi lembar ke-2 sebagai bukti tanda terima dan disusun berdasarkan urutan tanggal pada sarana penyimpanan/tickler file. 2)
Unit Pengolah a) Petugas khusus naskah dinas masuk rahasia menerima naskah dinas masuk rahasia beserta lembar disposisi sebagaimana dari tata usaha pimpinan. b) Meneliti kelengkapan lampiran.
7
c)
Membutuhkan paraf pada buku dan mengembalikan kepada tata usaha pimpinan. d) Memproses naskah dinas masuk rahasia sesuai petunjuka pimpinan. e) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk rahasia berdasarkan seri berkas. 2.
Naskah Dinas Keluar Rahasia a. Pada Unit Pengolah. 1) Petugas khusus naskah dinas keluar rahasia menyiapkan net konsep naskah dinas keluar rahasia dan lembar pengantar. 2) Membubuhkan tanda tangan pada nota dinas pengantar naskah dinas keluar rahasia. 3) Menyampaikan berkas net konsep naskah dinas keluar rahasia kepada Kasubbag Tata usaha Pimpinan beserta lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia dan beberapa pejabat terkait untuk dimintakan paraf koordinasi sebagai pertinggal. 4) Menerima kembali net konsep naskah dinas keluar yang telah dimintakan paraf koordinasi sebagai bukti net konsep naskah dinas keluar sudah dikoreksi. 5) Menyampaikan naskah dinas keluar rahasia beserta lembar pengantar kepada tata usaha pimpinan untuk meminta tandatangan naskah dinas keluar. 6) Menerima naskah dinas keluar yang telah ditandatangani pimpinan beserta lembar pengantar. 7) Mengirimkan naskah dinas keluar rahasia yang sudah di tandatangani dan diberik nomor surat sesuai tujuan yang dimaksud. 8) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas keluar rahasia beserta naskah dinas masuk rahasia berdasarkan pola klasifikasi. b.
Tata Usaha Pimpinan. 1) Menerima net konsep naskah dinas keluar rahasia beserta lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia dari unit pengolah. 2) Meneliti kebenaran alamat/tujuan naskah dinas keluar rahasia. 3) Membubuhkan paraf dan tanggal pada lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia. 4) Mengembalikan lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia kepada unit pengolah. 5) Memintakan tanda tangan pimpinan satuan kerja berkas net konsep naskah dinas beserta lembar pengantar naskah dinas keluar.
8
6) 7)
c.
Menerima naskah dinas keluar rahasia yang telah ditandatangai pimpinan. Menyampaikan naskah dinas keluar rahasia beserta lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia yang telah ditandatangani pimpinan kepada unit pengolah.
Bagian Tata Usaha Unit Kearsipan. 1) Petugas tata usaha unit kearsipan menerima naskah dinas keluar rahasia dari unit pengolah dan memberikan nomor dan tanggal naskah dinas keluar rahasia. 2) Menyampaikan berkas naskah dinas keluar rahasia kepada unit pengolah yang telah diberi nomnor dan tanggal naskah dinas keluar.
II. PENATAAN BERKAS, PENEMUAN KEMBALI, DAN PENYUSUTAN ARSIP A. Penataan Berkas Kegiatan penataan berkas adalah cara atau metode menata, mengatur dan menyimpan arsip aktif dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indeks, dan kartu tunjuk silang. 1. Tujuan a. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat. b. Sebagai sarana penunjang kelancaran pelaksanaan penyusutan arsip secara berhasil guna dan berdaya guna. 2. Asas a. Arsip aktif ditata, diatur dan disimpan pada unit pengolah masing-masing dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Tata usaha unit pengolah: menata, mengatur, dan menyimpan arsip aktif menurut indeks dan kode klasifikasi. 2) Arsip disusun dalam folder (contoh 8) atau map gantung (contoh 9) dan disimpan dalam filling kabinet atau lemari arsip. 3) Penyimpanan arsip yang mempunyai keterangan yang berbeda tetapi sama artinya dan arsip yang berbeda tetapi berkaitan menggunakan kartu tunjuk silang (contoh 10). 4) Membuat daftar arsip aktif (contoh 11) dan daftar isi berkas yang disimpan (contoh 12). b. Arsip inaktif ditata, diatur dan disimpan di unit kearsipan pusat dan unit kearsipan II dengan ketentuan sebagai berikut :
9
1) Arsip inaktif disusun di dalam folder atau map gantung menurut prinsip asal usul dan prinsip aturan asli. 2) Memasukan data arsip ke dalam jaringan informasi kearsipan BNN. 3) Folder atau map gantung dimasukan dalam boks arsip (contoh 13) dan disusun secara vertikal. 4) Boks arsip disimpan/ditempatkan pada Roll O’pact (contoh 14), atau lemari arsip (contoh 15). 5) Membuat daftar arsip inaktif yang disimpan (contoh 16). 6) Melakukan perawatan dan pemeliharaan arsip inaktif. B. Penemuan Kembali Penemuan kembali ialah kegiatan menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. 1. Penemuan kembali arsip aktif di unit pengolah dengan menggunakan daftar arsip aktif atau daftar isi berkas dan jaringan informasi kearsipan. 2. Penemuan kembali arsip inaktif di unit kearsipan Pusat dan unit kearsipan II dengan menggunakan daftar arsip inaktif dan jaringan informasi kearsipan BNN. 3. Peminjaman arsip aktif dan/atau inaktif dilakukan dengan mengajukan permohonan tertulis kepada unit pengolah dan/atau unit kearsipan dan mengisi lembar peminjaman arsip. (contoh 17) 4. Peminjam mengisi tanda bukti peminjaman arsip rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan : a. Lembar ke 1 disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam. b. Lembar ke 2 disertakan pada arsip yang dipinjam. c. Lembar ke 3 disimpan sebagai sarana kontrol. 5. Tanda bukti peminjaman ditandatangi oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan diketahui oleh kepala unit pengolah dan/atau kepala unit kearsipan. 6. Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai batas waktu yang ditentukan dan dapat diperpanjang lagi apabila arsip masih diperlukan. 7. Petugas wajib meminta kembali arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang ditentukan. C. Penyusutan Arsip 1. Pemindahan Arsip a. Unit Pengolah 1) Paling lama 6 (enam) bulan sekali melakukan seleksi dan penilaian arsip yang berdasarkan JRA. 2) Menata arsip dan membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan (contoh 18) serta berita acara pemindahan arsip inaktif yang akan dipindahkan (contoh 19).
10
3) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan II dengan dilengkapi daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip inaktif yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan II rangkap 2 (dua). b. Unit kearsipan II 1) Memeriksa dan menerima arsip inaktif beserta daftar arsip dan berita acara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah, mengolah dan menyimpan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah. 2) Paling lama 6 (enam) bulan sekali melakukan seleksi dan penilaian arsip inaktif yang masih perlu disimpan dan arsip yang harus dipindahkan ke Unit Kearsipan Pusat berdasarkan JRA. 3) Menata arsip dan membuat daftar arsip yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan Pusat. 4) Memindahkan arsip inaktif yang telah habis retensinya dari Unit Kearsipan II ke Unit Kearsipan Pusat dilengkapi daftar arsip inaktif serta berita acara pemindahan arsip inaktif rangkap 2 (dua) yang ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan II dan pimpinan Unit Kearsipan Pusat. c. Unit kearsipan pusat 1) Memeriksa dan menerima arsip inaktif beserta daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip inaktif dari Unit Kearsipan II, mengolah dan menyimpan arsip inaktif. 2) Paling lama 6 (enam) bulan sekali melakukan seleksi dan penilaian arsip inaktif yang masih perlu disimpan, arsip yang dapat dimusnahkan dan arsip yang harus dipindahkan ke unit kearsipan pusat berdasarkan JRA. 3) Menata arsip inaktif dan membuat daftar arsip yang akan diusulkan musnah dan usul serah. 2. Pemusnahan arsip a. Unit Kearsipan Pusat 1) Paling lama 6 (enam) bulan sekali melakukan seleksi dan penilaian arsip inaktif berdasarkan JRA. 2) Membuat daftar arsip yang akan diusulkan musnah (contoh 20). 3) Mengajukan surat permohonan usul musnah kepada Kepala BNN dengan melampirkan daftar arsip yang akan diusulkan musnah. 4) Membentuk panitia pemusnahan arsip yang terdiri dari : a) Pimpinan Unit Pengolah b) Pimpinan Unit Kearsipan c) Arsiparis
11
5) Mengajukan permohonan pemusnahan kepada Kepala ANRI disertai dengan daftar arsip inaktif yang diusulkan musnah. 6) Pemusnahan arsip inaktif dilakukan setelah diterbitkan Keputusan Kepala BNN tentang Pemusnahan Arsip. 7) Pemusnahan arsip inaktif dilakukan dengan cara dicacah atau dilebur sehingga tidak dapat dikenali bentuk dan informasinya, dan disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat bidang hukum dan/atau pengawasan serta pimpinan Unit Kearsipan Pusat. 8) Pelaksanaan pemusnahan arsip inaktif dibuat daftar arsip yang akan dimusnahkan (contoh 21) dan berita acara pemusnahan arsip (contoh 22) rangkap 3 (tiga) dengan tembusan Kepala ANRI. a) Lembar ke 1 untuk tata usaha pengolah b) Lembar ke 2 untuk Unit Kearsipan II c) Lembar ke 3 untuk Unit Kearsipan Pusat 9) Berita acara pemusnahan dan daftar arsip serta rekomendasi panitia pemusnahan arsip dan pendukung lainnya disimpan di Unit Kearsipan Pusat sebagai arsip vital. 3. Penyerahan arsip a. Unit kearsipan pusat secara teratur setiap 1 (satu) tahun melakukan seleksi dan penilaian arsip yang berdasarkan JRA dinilai sebagai arsip statis untuk diserahkan ke ANRI. b. Menata dan membuat daftar arsip statis yang akan diserahkan ke ANRI (contoh 23). c. Penyerahan arsip statis ke ANRI dilengkapi dengan daftar arsip statis yang akan diserahkan dan berita acara penyerahan (contoh 24) yang ditandatangani oleh Kepala BNN atau Sestama dan Kepala ANRI/ Pejabat ANRI. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal
28 Maret
2014
KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL
ttd ,,
ANANG ISKANDAR
12
