PIB előterjesztés a 20. szakasz „Szervezeti és informatikai megoldások rendelkezésre állásának kihasználása a politikai és hivatali vezetés optimális időgazdálkodása érdekében” szakasz részeként Közös naptárhasználatára vonatkozóan
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
„Szolgáltató Partnerség” projekt
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Közös naptár használata Soroksár Polgármesteri Hivatalában A közös naptár használatának célja A Hivatal munkatársainak együttműködése, a megbeszélések, találkozók, értekezletek, és ezek lebonyolításához szükséges erőforrások szervezése jelentős időt és energiát igénylő feladat. Különösen igaz ez azokban az esetekben, amikor egyszerre több résztvevő jelenlétét igénylő esemény szervezéséről van szó. A napjainkban elérhető informatikai eszközökkel az események szervezése jelentős mértékben megkönnyíthető, az erre fordított szervezeti erőforrások igénye csökkenthető. A Hivatalban a közös naptárhasználat kialakításának célja a munkatársak és erőforrások terheltségének szervezeti szinten egységes tervezési és szervezési módszerének bevezetése, mellyel az egyes események szervezésére fordított idő és energia csökken, valamint javul az események szervezésének pontossága. A kialakított rendszer támogatja a Hivatal munkatársainak személyes, valamint a Hivatal szervezeti időgazdálkodását. A közös naptárhasználat működtetésének feltétele az informatikai eszközök rendelkezésre állása, valamint a közös naptárhasználat szervezeti kultúrában való meggyökereztetése. Az alkalmazott informatikai megoldás A Hivatal rendelkezésére áll a Microsoft Exchange Server szoftvermegoldás, valamint a munkatársak számítógépein a Microsoft Outlook alkalmazás. Ezen eszközök biztosítják, hogy a munkatársak a hivatali számítógépükről, vagy bármilyen más internetre csatlakozó számítógépről elérhessék elektronikus levelezésüket, naptáraikat, kiadott feladataikat. Az Outlook naptár az alábbi feladatok megoldására alkalmas: Találkozók, események, rendezvények időpontjainak és időtartamának rögzítése, nyomon követése; Figyelmeztetések az egyes eseményekről; Más hivatali munkatársak találkozókra, megbeszélésekre, eseményekre meghívása; Munkatársak foglaltságának megtekintése; A meghívottak válaszainak (elfogadom – nem fogadom el) kezelése; Csoportok kezelése (pl. Vezetői értekezlet résztvevői); Erőforrások kezelése (tárgyalók, projektor). A Microsoft Outlook alkalmazás és a közös naptár használatára minden hivatali munkatárs jogosult, aki rendelkezik hivatali elektronikus levélcímmel. A Microsoft Outlook és Exchange Server beállítása a közös naptár használatához Tekintettel arra, hogy a hardver és a szoftver feltételek minden érintett munkatárs számára rendelkezésre állnak és működnek, a közös naptár használatának megkezdéséhez informatikai szakmunkára nincs szükség. A rendszerben az alábbi beállítások megtétele szükséges: Új terjesztési lista létrehozása: „Vezetői értekezlet” néven, melybe a vezetői értekezlet mindenkori résztvevői kerülnek felvételre. A terjesztési lista funkciója, hogy a rendszeresen megrendezésre kerülő vezetői értekezlet résztvevőinek meghívását megkönnyítse és meggyorsítsa. Soroksár – Homo Regius
2
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Új erőforrások létrehozása: o Nagyterem – Grassalkovich 162. o Tárgyaló – Hősök tere 12. I. emelet o Tárgyaló – Grassalkovich 170. o Projektor 1. A fenti beállítások elvégzését követően a közös naptár használatra kész, a munkatársak megkezdhetik a rendszer szervezeti szintű használatát. A közös naptár használatának folyamatszabályozása A szervezeti időgazdálkodás csak akkor javítható informatikai eszközökkel, amennyiben a azok használata kultúrává válik a szervezetben. Ehhez szükséges a közös naptár használatának folyamatát rögzíteni. Értekezlet, találkozó, megbeszélés, esemény szervezése Új találkozó, vagy értekezlet megnyitása a naptárban
Esemény tárgyának megadása
Időpont és időtartam beállítása
Résztvevők és terjesztési listák hozzáadása az eseményhez
Erőforrások hozzárendelése az eseményhez
Erőforrások és munkatársak szabadok?
nem
Esemény időpontjának újratervezése
2
igen 1 Soroksár – Homo Regius
3
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
1
Értekezlet rögzítése, meghívók kiküldése – kattintás a „Küldés” gombra
Mindenki elfogadta a meghívást?
nem
2
igen Értekezlet megtartása
Erőforrások kezelése Az erőforrások foglalásáról szóló meghívók kezelése nem történik meg automatikusan, azt az arra kijelölt felelősnek kell kezelnie. Amennyiben egyszerre több munkatárstól érkezik foglalás az adott erőforrásra, az erőforrás felelős feladata a munkatársakkal az ütközések kezelése és megoldása, majd a foglalási meghívók visszaigazolása és elutasítása. Az erőforrás foglalásra érkező meghívót az erőforrás felelősnek 2 órán belül kell visszaigazolnia. Rendezvények kezelése A hivatali, kerületi rendezvények, események szintén rögzítésre kerülnek a közös naptárban. A Hivatal munkatársai közül azok kapnak meghívót a rendezvényre, akiknek részt kell azon venniük. A rendezvényeket azon hivatali munkatárs rögzíti a közös naptárban, aki annak a rendezvénynek a szervezését bonyolítja. Amennyiben a közös naptár adatai alapján a rendezvény időpontjára valamelyik meghívandó munkatárs már foglalt, akkor a meghívó kiküldése előtt a rendezvény szervezője egyeztetést folytat a foglaltság feloldásáról. Beérkező esemény meghívók kezelése A beérkező meghívókat minden munkatárs a lehető leggyorsabban visszaigazolja, legkésőbb annak a munkanapnak a végéig, amelyen a meghívó érkezett. Amennyiben a meghívó munkaidőn kívül érkezik, a következő munkanapon kell azt visszaigazolni.
Soroksár – Homo Regius
4
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Titkárnővel dolgozó munkatársak naptárkezelése Azok a Hivatal vezetők, akik titkárnővel, személyi asszisztenssel dolgoznak együtt, naptárjukhoz hozzáférést biztosítanak asszisztenciájuk számára, így az asszisztens jogosult a meghívók kezelésére, ezzel biztosítva a vezető időgazdálkodásának támogatását.
Budapest, 2009. október 15. Várfalvi Balázs tanácsadó
Soroksár – Homo Regius
5
