Kwaliteits handboek. handleiding. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 1

Kwaliteits handboek handleiding

Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

1

Concept beheerplan

Voorintekening Het collectief inventariseert welke agrarische grondgebruikers geïnteresseerd zijn om het gewenste beheer uit te voeren.

+

Opstellen van het beheerplan gevolgd door een ecologische en financiële toets.

Start schrijven kwaliteitshandboek

(januari-februari 2015)

✓

✓

(oktober/november 2014)

Beheerstrategie Het collectief bepaalt een strategie hoe zij het agrarisch natuuren landschapsbeheer willen uitvoeren.

1 Concept gebiedsaanvraag

8 stappen naar agrarisch natuurbeheer

Het collectief stelt een concept gebiedsaanvraag met daarin een aanbod hoe zij de doelen uit het provinciaal natuurbeheerplan willen realiseren. (mei 2015)

Voorlopige beheercontracten

Actueel inzicht

Het collectief dient de gebiedsaanvraag in nadat de provincie een definitief akkoord op het concept heeft gegeven.

In kaart brengen van kansen voor agrarisch natuurbeheer

Definitieve gebiedsaanvraag Definitieve contracten met deelnemers De beheercontracten van de deelnemers agrarisch natuuren landschapsbeheer worden definitief gemaakt.

Formele aanvraag van subsidies op basis van een definitief akkoord op het concept beheersplan en de beheerscontracten. (juli/september 2015)

(oktober/december 2015)

8 stappen naar agrarisch natuurbeheer Stap 1 - Actueel inzicht Collectieven brengen kansen in kaart voor agrarisch natuurbeheer op basis van: a )Ecologische rendement b) Draagvlak bij grondgebruikers Provincies willen natuurdoelen realiseren door middel van agrarisch natuurbeheer in de meest kansrijke gebieden en stellen een kader waarbinnen subsidies aangevraagd kunnen worden Het resultaat is een gezamenlijke ambitie van (o.a.) collectieven en provincie met ecologische spelregels hoe de natuurdoelen gerealiseerd kunnen worden. Stap 2 - Beheerstrategie Op basis van de uitkomsten van het gebiedsproces stelt het collectief een beheerstrategie op. Hierin staat welke ecologische doelen het collectief zich stelt en hoe ze die wil bereiken. Stap 3 - Voorintekening Het collectief onderzoekt bij agrarische grondgebruikers de bereidheid om het gewenste beheer uit te voeren. Door middel van open inschrijving of rechtstreekse benadering wordt de belangstelling gepeild. Vervolgens worden intentieverklaringen opgesteld waarin staat om welke beheerpakketten en percelen het gaat. (oktober-november 2014)


2

Stap 4 - Concept beheerplan Het collectief verwerkt de resultaten van de voorintekening tot een beheerplan. Hierin maakt ze inzichtelijk wel beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Dit beheerplan wordt op twee onderdelen getoetst: a) Leidt het tot voldoende ecologische kwaliteit?

1

Stap 5 - Concept gebiedsaanvraag In de gebiedsaanvraag werkt het collectief haar plannen uit voor het uitvoeren van het agrarisch natuuren landschapsbeheer overeenkomstig de voorschriften van de subsidieverordening en het provinciale NBP. Het collectief geeft ook aan welke financiële middelen hiervoor nodig zijn. Het concept beheerplan vormt hiervoor de basis. De provincie toetst de concept gebiedsaanvraag en geeft indien nodig verbeterpunten. Dit kan leiden tot aanpassingen in de beheerstrategie en het beheerplan, met daaraan gekoppeld een nieuwe ecologische toets. Stap 6 - Voorlopige beheerscontracten Als er overeenstemming is met de provincie over de concept aanvraag, legt het collectief het door de deelnemers uit te voeren beheer vast in een contract. In principe is dit het definitieve beheercontract tussen collectief en deelnemer. Alleen wanneer de beschikking afwijkt van de ingediende gebiedsaanvraag kunnen contracten worden ontbonden of gewijzigd. Stap 7 - Definitieve gebiedsaanvraag Na het doorvoeren van eventuele wijzigingen ten opzichte van het concept, dient het collectief de definitieve gebiedsaanvraag in. Hierin staat wat het collectief de komende jaren aan beheer gaat realiseren. Deze afspraak wordt gedekt door de voorlopige beheercontracten. (juli-september 2015) Stap 8 - Definitieve beheercontracten Als de gebiedsaanvraag ongewijzigd wordt beschikt door de provincie worden de beheercontracten van de deelnemende boeren definitief gemaakt. Is dit niet het geval dan is aanpassing van de betreffende contracten noodzakelijk.


3

1

Inleiding Het agrarisch natuurbeheer is de laatste jaren veel besproken. Nu de omvorming naar de nieuwe uitvoering door collectieven van kracht wordt staan deze collectieven dan ook volop in de schijnwerpers: zijn zij in staat om kwalitatief goed en effectief agrarisch natuurbeheer te realiseren? En worden de publieke middelen daarbij doelmatig ingezet? Om op deze vragen antwoord te kunnen geven is het van belang dat een collectief op transparante wijze te werk gaat. Dit model kwaliteitshandboek helpt daarbij. Hierin zijn alle punten uit het Programma van Eisen ter Certificering opgenomen. De bijgevoegde checklist geeft aan welke punten beslist uitgewerkt moeten zijn om te kunnen worden gecertificeerd. Dit zijn de basisvoorwaarden voor het collectief om als eindbegunstigde te kunnen optreden. Daarnaast helpt het handboek het collectief bij het doorlopen van de verschillende processen en bij het maken van keuzes. Er komt heel wat af op de nieuwe collectieven en het model kwaliteitshandboek kan daarbij houvast bieden. In de invultabellen aan het eind van elke paragraaf beschrijft het collectief haar werkprocessen en werkwijzen. De beschrijvende teksten die daaraan voorafgaan geven hierbij achtergrondinformatie of stellen aanvullende vragen die kunnen helpen bij het invullen. Dit kwaliteitshandboek is geen eindproduct, maar een middel om de te leveren kwaliteit door de collectieven continu te verbeteren. Door als collectief aan de slag te gaan met het invullen van het handboek, te discussiëren over de werkwijze en tot een gezamenlijke aanpak te komen, gaat het handboek leven. Werkende weg zal blijken dat de werkwijze zoals in eerste instantie vastgelegd in het handboek niet de definitieve werkwijze blijft – de opgedane ervaring leidt tot aanpassing en verbetering van de werkprocessen. Het kwaliteitshandboek is daarmee geen statisch boekwerk, maar de start van een groeiproces. Dit groeiproces zullen de collectieven samen met andere partijen ingaan, in de eerste plaats met overheden (Provincies en organisaties als bijvoorbeeld Waterschappen maar ook met kennisorganisaties en andere gebiedspartijen.


4

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3

Gegevens Gegevens collectief De organisatie Mandaten binnen het collectief

6 7 7 8

2 2.1 2.2

Interne audit en klachten 9 Kwaliteitsborging met interne audit 10 Geschillenprocedure 10

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Administratie & financieel beheer Het administratief beheersysteem Uitvoering administratie Betaling deelnemers Het betaalverzoek

4 4.1 4.2

Contracten 19 Deelnemerscontracten 20 Contracten met derden 21

5 5.1 5.2 5.3

Het beheerplanproces 23 Voorintekening 24 Opstellen beheerplan 26 Ecologische toets 27

6 6.1 6.2 6.3

Controle Schouw Sanctie- of herstelbeleid Controles nvwa

7 7.1 7.2 7.3 7.4

Evaluatie 35 Beheermonitoring 36 Evaluatie beheer per beheergebied 38 Wijzigen van het beheerplan 39 Evaluatie met provincie 40

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

Kwaliteit van de organisatie Kwaliteit van de bestuurders Kwaliteit van de medewerkers Kennis toereikend en op peil Kennisborging en -ontwikkeling bij bestuurders Kennisborging en -ontwikkeling bij medewerker(s) Kennisborging en -ontwikkeling bij deelnemers

1

13 14 14 17 17

29 30 32 33

41 43 43 44 44 45 45

Begrippenlijst 47 Checklist t.a.v. programma van eisen


50

5

Gegevens


1

6

1 Gegevens 1.1 Gegevens van het collectief

1 Gegevens

Vul in het handboek de gegevens in over: • Samenstelling van het collectief • Rechtsvorm collectief (En daarmee de relatie met de leden/ deelnemers) • Volledig rechtsbevoegde persoon • Gebied waarop het collectief zich richt • Aandachtsgebieden collectief (inclusief leefgebieden en beheertypen) • Bijlagen met kaartje van begrenzing gebied, statuten en optioneel eigen documenten

1.2 De organisatie Het collectief heeft veel taken en verantwoordelijkheden. Deze worden over verschillende personen verdeeld. Onderstaand plaatje geeft inzicht in de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie van het collectief en hoe deze samenhangen. Dit voorbeeld is opgebouwd op basis van een aantal uitgangspunten, onder het plaatje beschreven. Uitgangspunten voor de organisatie: • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom de uitvoering van het agrarisch natuurbeheer • Het bestuur voert de werkzaamheden niet zelf uit • Het bestuur maakt afspraken over uitvoering met ANV(’s) en/of dienstverleners en/of neemt iemand in dienst • Het is wenselijk dat individuele bestuurders portefeuillehouders zijn van één of meerdere onderdelen van de uitvoering; zij zijn verantwoordelijk voor de aansturing en uitvoering van dit onderdeel binnen het collectief • Er is continuïteit in de werkorganisatie • Er is een scheiding van taken waar nodig; in ieder geval bij het uitvoeren van de schouw en de financiële administratie

Eindverantwoordelijk

Aansturend en controlerend

Uitvoerend

Bureaumedewerker

Bestuurder 1

Medewerkers die betalingen uitvoert

Bestuur collectief

Bestuurder 2


Coördinator

Veldmedewerker

7

1 Gegevens 1.3 Mandaten binnen het collectief

1


Gegevens

Vul in het handboek in aan welke functie/medewerker u mandaat heeft verleend voor: het invoeren van data in het financiële en administratieve systeem. het uitvoeren van betalingsopdrachten het uitvoeren van schouw het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van sancties vanuit de subsidieverstrekker het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken (Is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag, zie ook 4.1 Beheercontracten)

8

Interne audit en geschillen


2

9

2 Interne audit en geschillen 2.1 Kwaliteitsborging met interne audit Wat is de interne audit? Het kwaliteitssysteem, zoals in dit kwaliteitshandboek vastgelegd, wordt door het collectief intern bewaakt door voortdurend aan de certificeringseisen te toetsen.

2 Interne audit en klachten

Waarom wordt gewerkt met een interne audit? Doelen van de interne audit: Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat Processen verbeteren en aanscherpen Efficiëntie bevorderen Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd en door wie? Geadviseerd wordt om jaarlijks een interne audit uit te voeren. Het bestuur is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de interne audit. Hoe wordt gewerkt met de interne audit? Vul in het handboek in hoe er wordt gewerkt met de audit: • Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd? • Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit? • Door wie wordt de interne audit uitgevoerd? • Hoe wordt de interne audit uitgevoerd? • Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie? De leer- cq verbeterpunten naar aanleiding van de interne audits en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk, worden doorgevoerd in de (werk)organisatie • Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door?

2.2 Geschillenprocedure Waarom heeft het collectief een geschillenprocedure? Omdat het collectief contracten afsluit met deelnemers wordt bij geschillen een vaste procedure gevolgd. Het gaat hier om een interne klachtenprocedure van het collectief met haar (aspirant) deelnemers. Hoe ziet de geschillenprocedure er uit? • Doelen van de interne audit: • Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat • Processen verbeteren en aanscherpen • Efficiëntie bevorderen Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd en door wie? • Geadviseerd wordt om jaarlijks een interne audit uit te voeren. • Het bestuur is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de interne audit.


10

Vul in het handboek in hoe er wordt gewerkt met de audit: • Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd? • Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit? • Door wie wordt de interne audit uitgevoerd? • Hoe wordt de interne audit uitgevoerd? • Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie? De leer- cq verbeterpunten naar aanleiding van de interne audits en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk, worden doorgevoerd in de (werk)organisatie • Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door?

Interne audit en klachten

2


11


Cyclus 2015 t/m 2021

Geen verbetervoorstellen? Dan blijft het handboek voor het volgende kalenderjaar ongewijzigd

Interne audit Het collectief controleert haar eigen werkwijze en checkt of processen worden uitgevoerd zoals beschreven in het kwaliteitshandboek.

Optioneel Doorlopend proces tijdens het kalenderjaar waarbij iedereen van het collectief bij een vast aanspreekpunt verbetervoorstellen kan indienen naar aanleiding van ervaringen van de uitvoering.

Uitvoering Uitvoering agrarisch natuurbeheer op basis van de procedures die in het (aangepaste) kwaliteitshandboek zijn beschreven.

Verbetercyclus collectieven

Verwerking uitkomst Medewerker van het collectief verwerkt de uitkomst van de interne audit en verbetervoorstellen

Als het voorstel wordt afgekeurd op de ALV

Als het niet voldoet aan de programma eisen of niet wordt gewerkt volgens het kwaliteitshandboek

Certificering Op basis van het kwaliteitshandboek 2015. Dit boek is de basis voor certificering en wordt door collectieven zelf geschreven.

Aanpassen kwaliteitshandboek Op basis van de uitkomst van de interne audit worden er door het collectief aanpassingen doorgevoerd in het kwaliteitshandboek.

Vaststellen aangepaste kwaliteitshandboek door het bestuur De doorgevoerde aanpassingen worden aangeboden aan het bestuur van het collectief en worden indien gewenst voorgelegd aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering’

Externe audit De Stichting Certificering SNL controleert: • of het (aangepaste) kwaliteitshandboek voldoet aan het programma van eisen voor certificering • of het collectief zich houdt aan het (aangepaste) kwaliteitshandboek

2

12

Administratie & Financieel beheer


3

137

3 Administratie & Financieel beheer 3.1 Het administratief beheersysteem Wat is het administratief beheersysteem? Het administratief beheersysteem kent drie belangrijke onderdelen die goed op elkaar afgestemd moeten zijn: • Deelnemersregistratie/relatiebeheersysteem; Bij voorkeur een relatiebeheersysteem waarbij via het ‘track & trace principe’ een digitaal dossier per deelnemer opgebouwd wordt van relevante afspraken, documenten, correspondentie, et cetera. • Financiële administratie; Voor het vastleggen van inkomende en uitgaande geldbedragen, het archiveren van nota’s, het factureren en het doen van betalingen.

3 Administratie & financieel beheer

• Beheerregistratie op perceelsniveau; Afspraken met individuele deelnemers op perceelsniveau digitaal op kaart vastgelegd. Voor een efficiënte werkwijze zijn deze drie onderdelen volledig geautomatiseerd en in het gehele werkproces aan elkaar gekoppeld. Hoe wordt gekozen met welk administratief beheersysteem wordt gewerkt? Specifiek voor het administratief beheersysteem is een Programma van Eisen opgesteld op basis waarvan het collectief het administratief systeem heeft opgebouwd. Voorwaarde is dat de administratie eenduidig en opvraagbaar is en (deels) gekoppeld aan de eigen systemen van de overheid. Voor de beheerregistratie op perceelsniveau wordt bijvoorbeeld een zodanige koppeling gemaakt met de web-applicatie van RvO.nl dat uitwisseling van de beheergegevens op perceelsniveau te allen tijde (‘real time’) mogelijk is tussen RvO.nl en collectief. Het vraagt een bepaalde ICT-aanpak om dit alles bij elkaar te brengen. Hieraan wordt op dit moment nog gewerkt door onder andere RvO.nl. Het collectief voorziet zichzelf (eventueel samen met andere collectieven) van de benodigde software, die minimaal voldoet aan de gestelde eisen. Het collectief heeft ruimte om daar boven- op aanvullingen te doen. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht om een gezamenlijke landelijke database aan te leggen, waarin per collectief alle relevante informatie is opgeslagen. Elk collectief heeft op elk moment toegang tot deze database. De database communiceert ook met de web-applicatie van RvO.nl volgens een nog nader te bepalen protocol voor de uitwisseling van de gegevens rond de perceelsregistratie. De landelijke aanpak biedt de beste garantie voor de combinatie van: • Lage kosten door gezamenlijke inkoop licenties en één eindverantwoordelijke voor beheer & ondersteuning • Hoogwaardige kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid van het systeem

3.2 Uitvoering administratie Wie is verantwoordelijk voor administratie van het collectief? Het is geen voorwaarde dat elk collectief het gehele financiële en administratieve beheer volledig zelfstandig uitvoert. Onderdelen hiervan kunnen ook door derden uitgevoerd worden of gezamenlijk door één of meerdere collectieven ingekocht worden. Vul in het handboek in hoe de administratie van het collectief uitgevoerd wordt en door wie? • Wie is/zijn binnen het bestuur eindverantwoordelijk voor het financiële en administratieve beheer?


14

• Als het financiële en administratieve beheer volledig door het collectief zelf wordt uitgevoerd • Als onderdelen van het financiële en administratieve beheer samen worden uitgevoerd met andere collectieven • Als een deel van het financiële en administratieve beheer wordt uitbesteed aan derden • Anders • Geef ook aan hoe wordt gezorgd voor back-ups van deze systemen/ informatie • Voor welke administratieve taken is uitdrukkelijk goedkeuring van het bestuur noodzakelijk? • Tot welk bedrag zijn zelfstandige betalingen door de medewerker gelimiteerd? • Beschrijf de werkwijze m.b.t. betalingen • Beschrijf de werkwijze m.b.t. wijzigingen in perceelsregistratie • Accountantscontrole

3 Administratie & financieel beheer

Wat wordt gearchiveerd in het administratieve beheersysteem van het collectief? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte documenten zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken optioneel toe te voegen. Geef in het handboek per soort document document aan hoe lang het bewaard moet worden, of deze geprint is of digitaal en wie het document archiveert. • Alle originele stukken m.b.t. de gebiedsaanvraag • Lijst met deelnemers • Deelnemerscontracten • GIS gegevens m.b.t. contracten • Mutaties in beheercontracten • Mutaties in beheer t.o.v. gebiedsaanvraag (vóóraf!) • Resultaten interne audits • Betalingsopdrachten • Accountantscontrole • Gebiedsaanvraag • Incl. onderliggende stukken • Betaalverzoek • Schouwverslagen • Resultaten en planning beheermonitoring • Optioneel t.a.v. PvE: • Intentieverklaring


15


✓

Controleren Bevindingen controle van het gevoerde beheer

Waar nodig: Herstel en sancties • Afspraken over mogelijkheden voor herstel • (eventueel) opgelegde sancties als gevolg van niet nakomen afspraken door deelnemers

Betalen deelnemers Betalingen aan deelnemers voor feitelijk uitgevoerd beheer

Evalueren Resultaten van de evaluatie uitgevoerd op basis van de monitoring en werkelijk uitgevoerde beheer.

Administratie collectieven

Monitoren beheer Waarnemingen van de resultaten van het beheer gedurende de beheerperiode.

Afsluiten definitieve contracten Definitieve contracten met de deelnemers voor agrarisch natuuren landschapsbeheer.

Afsluiten contracten met ontbindende voorwaarden Opgestelde voorlopige contracten voor de definitieve gebiedsaanvraag.

Bijsturen binnen opgestelde contracten Bijgestelde contracten

Betaalverzoek indienen bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) Vastleggen ingediende betaalverzoek

Voorintekening Inventarisatie belangstelling deelnemers voor het uitvoeren van het beheer.

3

16

3.3 Betaling deelnemers Wat wordt verstaan onder de betaling van de deelnemers? Het collectief betaalt de jaarlijkse beheervergoedingen tijdig aan de individuele deelnemers. Wanneer vindt uitbetaling aan de deelnemers plaats? Uitbetaling vindt plaats uiterlijk een maand na uitbetaling door RvO.nl. In principe is dat vóór februari volgend op het betreffende beheerjaar. Hoe wordt uitbetaling aan de deelnemers verricht? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte onderdelen zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken zijn optioneel toe te voegen. In het handboek staat uit welke onderdelen een uitbetaling bestaat Beschrijf verder • Wanneer wordt uitbetaald aan de deelnemers? • Hoe wordt de deelnemer geïnformeerd over de uit te keren uitbetaling? • Wie is verantwoordelijk voor uitbetaling aan de deelnemers? (zie ook paragraaf algemene uitbetalingen) • Hoe wordt jaarlijks een totaaloverzicht gemaakt van alle betalingen per gecontracteerde deelnemer?

Administratie & financieel beheer

3

3.4 Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek Wat is het betaalverzoek? • Het betaalverzoek is een verplichting aan het collectief vanuit de EU zodra agrarisch natuurbeheer wordt aangevraagd. • Middels een onderbouwing van het betaalverzoek legt het collectief (financiële) verantwoordelijkheid af voor het gevoerde beheer. Hoe ziet de procedure van het indienen en verantwoorden van het betaalverzoek er uit? 1. Uiterlijk 1 januari van het beheerjaar geeft het collectief via een digitale applicatie aan welk beheer in dat jaar gevoerd gaat worden. De benodigde gegevens zijn op basis van de contracten met de deelnemers vooraf digitaal ingevoerd in de perceelsregistratie van het collectief. 2. Het collectief dient een betaalverzoek in via GDI, in de periode van 1 april 15 mei. Het beheer (en dus ook het bedrag) kan echter in de loop van het jaar nog worden bijgesteld. Op basis van welke getallen wordt het betaalverzoek ingediend? PM Er worden nog twee opties nader onderzocht: - Pro forma betaalverzoek gebaseerd op het voorgenomen beheer uit de gebiedsaanvraag - Het beheer dat is ingetekend op 1 januari geldt als input voor het betaalverzoek 3. Het betaalverzoek wordt afgehandeld door RvO.nl. 4. Een kopie wordt naar de Provincie gestuurd, met een korte onderbouwing. 5. Uiterlijk op 1 oktober van het beheerjaar wordt de verantwoording bij het betaalverzoek ingediend. PM Op dit moment wordt onderzocht of het volgens Europese regelgeving mogelijk is om deze verantwoording te


17

beschouwen als het definitieve betaalverzoek. PM Als de op 1 oktober ingediende verantwoording inderdaad als “definitief betaalverzoek” wordt aangemerkt, dan zou RvO.nl die data rechtstreeks uit de digitale applicatie kunnen halen die gebruikt wordt voor het invullen/muteren van het beheer. 6. Toetsing vindt plaats door RvO.nl, op basis van objectieve criteria. 7. De Provincie kan eventueel aanvullende specificatie vragen over het uitgevoerde beheer om te beoordelen over het beheer is uitgevoerd overeenkomstig de gebiedsaanvraag. 8. RvO.nl betaalt uit vanaf 1 januari van het volgende jaar. Op basis van het uitbetaalde voorschot kan vanaf dat moment het collectief de vergoedingen aan de deelnemers uitbetalen. Wie is verantwoordelijk voor het betaalverzoek? De bureaumedewerker van het collectief dient na controle en goedkeuring van de penningmeester het betaalverzoek in bij RvO.nl. Beschrijf hoe het betaalverzoek wordt ingediend en door wie? • Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? • Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? • Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? • Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? • Wie is verantwoordelijk voor het indienen? • Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? • Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? • Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? • Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? • Wie is verantwoordelijk voor het indienen? • Eventuele stukken die meegestuurd worden ter onderbouwing van het betaalverzoek? • Hoe wordt onderbouwd?


Administratie & financieel beheer

3

18

Contracten


4

19

4 Contacten 4.1 Deelnemerscontracten Wat wordt verstaan onder de term deelnemerscontract? Na (gedeeltelijke) goedkeuring van de gebiedsaanvraag ‘aan de voordeur’ worden mede op basis van de voorintekening deelnemerscontracten ‘aan de achterdeur’ afgesloten met de individuele deelnemers. In een deelnemerscontract dat voldoet aan het Programma van Eisen wordt opgenomen: • NAW, BRS/ KVK/ BIN/ BSN -gegevens van de deelnemer. • Het contract is voorzien van dagtekening en originele ondertekening. • De beheerafspraken op perceels- en of bedrijfsniveau (inclusief kaart). • Alle voorwaarden (inclusief voorwaarden over meststoffen en gewasbescherming). • Meldingsplicht in geval van wijzigingen of het niet nakomen afspraken door deelnemer. • Instemming met het uitvoeren van controles, wetenschappelijk onderzoek en eventuele deelname aan kennisactiviteiten. Verder is het verstandig om op te nemen: • De looptijd van de afspraken. • De bijbehorende vergoedingen en de algemene bepalingen van het contract. • Alle verplichtingen en verantwoordelijkheden waar de deelnemer zich aan verbindt, zodat er geen twijfel kan bestaan over wat (waar en wanneer) van de deelnemer wordt verwacht. • Wijze waarop wordt omgegaan met eventuele sancties en daaraan gekoppelde terugbetaling van eerder verstrekte vergoedingen. • Let op de consistentie van het contract en tussen de verschillende contracten.

Contracten

4

SCAN ontwikkelde een modelcontract met bijbehorende checklist dat aan deze voorwaarden voldoet. Dit kan door het collectief worden gebruikt. Waarom een deelnemerscontract? Het contract: • Het contract legt vast welke beheerpakketten op perceels- en/of bedrijfsniveau met de deelnemer zijn afgesproken gedurende de looptijd van het contract. Het papieren contract is altijd maatgevend als het gaat om de vastgelegde afspraken. • Biedt het collectief de mogelijkheid om handelend op te treden wanneer deelnemer bepaalde afspraken niet nakomt. • Geeft deelnemer zekerheid over de overeengekomen beheerpakketten op perceelsniveau en de bijbehorende vergoedingen. Wanneer worden contracten opgesteld? De eerste contracten worden direct na goedkeuring van de gebiedsaanvraag (september 2015 en uiterlijk vóór 1 januari 2016) opgesteld en door collectief en deelnemer ondertekend. Afhankelijk van de looptijd worden de contracten tussentijds aangepast en/of verlengd. De looptijd van het contract is nooit langer dan de looptijd van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Contracten kunnen afgesloten worden voor minimaal 1 jaar. Wijzingen in het contract zijn mogelijk indien: • Dat op basis van ecologische grondslag te rechtvaardigen is. • Bestaande regels en kaders in acht genomen worden. • Beide partijen (collectief en deelnemer) daar mee instemmen. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

20

Omschrijf in het handboek wie de deelnemerscontracten sluit • Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten • Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check juiste maatregel in relatie tot het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag). • Wie sluit de deelnemerscontracten af? Omschrijf verder hoe het contract wordt afgesloten • Hoe ziet het deelnemerscontract er uit? • Geef aan hoe deelnemerscontracten worden afgesloten: • Hoe worden de deelnemerscontracten gearchiveerd? • Hoe worden wijzigingen in beheercontracten doorgevoerd? (let ook op de fysieke archivering hiervan, zie paragraaf 3.2)

4.2 Contracten met derden (indien van toepassing) Wat wordt verstaan onder contracten met derden? Beheer wordt in principe uitgevoerd door de deelnemers. Soms zijn er echter beheerwerkzaamheden die door een derde (zijnde niet-deelnemer) uitgevoerd worden. Indien van toepassing, beantwoordt het collectief een aantal vragen bij ‘hoe’. NB: het collectief tracht in eerste instantie alle beheer door deelnemers te laten uitvoeren. En ongeacht contracten met derden: het collectief blijft eindverantwoordelijk!

4 Contracten

Waarom wordt gewerkt met derden? Voor specifieke beheerwerkzaamheden kan het nuttig zijn samen te werken met derden. Dat kunnen opdrachtnemers zijn voor de beheermonitoring of externe uitvoerders als specialistische kennis of materiaal nodig is waarover deelnemers niet beschikken. Het kan ook gaan om werkzaamheden waarbij een gezamenlijke aanpak doeltreffender en efficiënter is, zoals gezamenlijke inzaai van akkerranden door een loonwerker met een daarvoor geschikte zaaimachine. De bewustwording van de opdrachtnemer is daarbij een aandachtspunt. Voor deze partij is agrarisch natuurbeheer waarschijnlijk geen kerntaak. Geef daarom duidelijke randvoorwaarden aan bij het verlenen van de opdracht (bijvoorbeeld: hoe om te gaan met nesten in het perceel). Wanneer worden contracten met derden opgesteld? Op het moment dat er afspraken met betreffende derden (niet-deelnemer) gemaakt worden over uitvoering van specifieke beheerpakketten. Afhankelijk van de looptijd worden de contracten tussentijds aangepast en/of verlengd. De looptijd van het contract is nooit langer dan de looptijd van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Contracten kunnen afgesloten worden voor minimaal 1 jaar. Wijzingen in het contract zijn met instemming van beide partijen (collectief en deelnemer) op elk moment mogelijk. Beschrijf in het handboek hoe contract afgesloten en door wie? • Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten? • Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check of het binnen de kaders blijft van het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag) • Wie sluit de contracten af? • Hoe ziet het contract met derden eruit? • Geef aan hoe contracten met derden worden afgesloten? • Hoe worden de contracten met derden gearchiveerd? • Hoe worden wijzigingen in contracten met derden doorgevoerd? Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

21

Beschrijf verder een overzicht van derden waar contracten mee zijn afgesloten: • Naam organisatie (derde) • Kernactiviteiten betreffende organisatie (derde) • Uit te voeren beheerwerkzaamheden • Waarom worden deze beheerwerkzaamheden uitgevoerd door een derde en niet door een deelnemer? • Hoeveel procent van het totale beheerbudget gaat naar deze organisatie (derde)?

Contracten

4


22

Het beheerplanproces


5

23

5 Het beheerplanproces Dit hoofdstuk dient om een beschrijving te geven hoe het collectief het proces rond het beheerplan vormgeeft: de inhoudelijke invulling voor de totstandkoming van (de processtappen leidend tot) het beheerplan gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. De in dit hoofdstuk beschreven processtappen (zie onderstaand schema maar ook onderstaande infographic) vormen de basis van het beheer binnen het collectief. Om deze reden is de wijze waarop het collectief dit proces vormgeeft van doorslaggevend belang of de beoogde kwaliteit van het einddoel gehaald wordt: effectief agrarisch natuurbeheer door de deelnemers van het collectief op efficiënte wijze tot stand gekomen. Wie voert de werkzaamheden rondom het beheerplanproces uit? Het is van belang om voor de uitvoering hiervan een medewerker met voldoende ecologische en landbouwkundige kennis in te schakelen. Omdat de processtappen nauw met elkaar verweven zijn in de uitvoering, is het logisch dat deze door één en dezelfde persoon worden uitgevoerd: de coördinator voert veelal de bovenstaande taken uit in opdracht van het bestuur van het collectief. Het is sterk aan te raden om naast de coördinator een ecologische commissie in te stellen, waarin onafhankelijke experts zijn benoemd, die de coördinator adviseren bij het opstellen van de spelregels van het gebied, knelpunten in de uitvoering en andere zaken.

5.1 Voorintekening Wat wordt verstaan onder voorintekening? Onder de activiteit voorintekening wordt verstaan dat het collectief in haar werkgebied inventariseert welke deelnemers zich willen verbinden aan agrarisch natuuren landschapsbeheer en welke beheerpakketten ze willen of kunnen uitvoeren. Deze voorintekening is voor de toekomstige deelnemer niet vrijblijvend: op het moment dat hij zich hier voor opgeeft moet het collectief er op kunnen rekenen dat zij na het ontvangen van de beschikking op basis van de gebiedsaanvraag (voordeurafspaak met de Provincie) hier ook daadwerkelijk contracten kan afsluiten met de individuele deelnemer (achterdeurafspraken).


5

Waarom wordt gewerkt met voorintekening? Met het eigen streefbeeld voor het gebied, de beheerpakketten en de vastgestelde spelregels op zak, gaat het collectief naar de potentiele deelnemers om dit streefbeeld in te vullen. Hun wensen worden geïnventariseerd en de deelnemers worden enthousiast gemaakt voor het uitvoeren van het benodigde beheer. De voorintekening is belangrijk omdat deze maatgevend is voor de uiteindelijke gebiedsaanvraag. Met de gebiedsaanvraag dient het collectief een subsidieaanvraag in bij de Provincie voor het realiseren van de doelen (X ha leefgebied à € X,- met de volgende typen beheerpakketten onderverdeeld naar percentages per leefgebied/ mozaïek/ beheertype/ soort). Als namelijk pas later zou blijken dat er veel meer of veel minder animo is onder agrarische grondeigenaren dan wat in de gebiedsaanvraag is vastgelegd, komt het collectief in de problemen met de Provincie en/of grondeigenaren op het moment dat er een beschikking is afgegeven door de Provincie.


24

De voorintekening is dus belangrijk voor het collectief om voorafgaand aan de gebiedsaanvraag duidelijk te hebben door wie en waar beheerpakketten uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast is de voorintekening belangrijk om een beeld te krijgen van de kwaliteit van het beheer bij de uitvoerder. Hierbij wordt gestreefd naar een ecologisch en bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten binnen al de vier leefgebieden. Het gaat dan om de juiste motivatie bij de uitvoerder om aan agrarisch natuurbeheer te doen, de inpasbaarheid van het beheer in de bedrijfsvoering, de juiste manier van uitvoering van het beheer (en perceel overschrijdend de samenhang in beheerpakketten) en daarvan afgeleid de eventuele scholingsbehoefte bij de uitvoerders voor verbetering van bovenstaande. Wanneer gaat het collectief aan de slag met voorintekening? De voorintekening vindt plaats voorafgaand aan het indienen van een gebiedsaanvraag. Dit zal dus eenmaal per beheerplanperiode van 6 jaar plaatsvinden. De gebiedsaanvraag wordt ingediend in juni 2015 voorafgaand aan de nieuwe beheerperiode vanaf 1 januari 2016. Het collectief start de werkzaamheden voor de voorintekening in het najaar van 2014: oktober december 2014. Hoe gaat het collectief te werk bij voorintekening? Een belangrijke stap voor het realiseren van voldoende draagvlak en betrokkenheid bij de uitvoering van het beheer is het organiseren van voorintekeningsbijeenkomsten per deelgebied. Daarnaast kunnen in individuele gesprekken de wensen van het collectief en de eigen wensen van de boer verder worden besproken, gekoppeld aan wat er past binnen de bedrijfsvoering. De bijeenkomsten met de boeren en mogelijk andere gebiedspartijen moeten prikkelen tot het verbetering van het beheer en het actief meedenken in het uitwerken van de mogelijkheden voor het beheer in het gebied. Wat wil het collectief hier bereiken: - Maximale mogelijkheden voor verbetering van het beheer. - Een ecologisch en bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten binnen al de vier leefgebieden. - Aan de hand van bovengenoemd streefbeeld een actueel beeld van welke beheerpakketten de deelnemers willen en kunnen realiseren en daar aan gekoppeld de kwaliteit van het beheer bij de uitvoerder. - Inventariseren of het aanbod van de deelnemers voldoende kwaliteit biedt om het streefbeeld/ de beheerstrategie van het collectief te bereiken.

5



Omschrijf in het handboek hoe het collectief te gaat werk bij voorintekening? - Wie organiseert de voorintekeningsbijeenkomsten? - Welke gebiedspartijen worden hierbij betrokken? (Denk ook aan terreinbeheerders) - Hoe is bepaald wat het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten voor de voorintekening is binnen een gebied? - Hoe worden de grondeigenaren/ potentiële deelnemers in het gebied geïnformeerd over de voorintekeningsbijeenkomsten? - Hoe krijgt het collectief een actueel beeld van wat potentiële deelnemers willen en kunnen? - Hoe beoordeelt het collectief het aanbod op kwaliteit en hoe stuurt het collectief op gewenste beheerkwaliteit? Let op: het gaat hier om een beschrijving van hoe het collectief het proces vormgeeft: de inhoudelijke onderbouwing gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. - Hoe worden de resultaten van de bijeenkomst vastgelegd en teruggekoppeld aan de deelnemers en de betrokken gebiedspartijen?

25

5.2 Opstellen concept beheerplan en beheerplan Wat wordt verstaan onder het beheerplan? Het beheerplan wordt door het collectief opgesteld als nadere invulling van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Aan de basis van die gebiedsaanvraag ligt het concept-beheerplan dat wordt opgesteld aan de hand van de informatie die wordt verkregen uit de voorintekening. Dit concept-beheerplan is noodzakelijk voor het collectief zelf om een goed onderbouwde gebiedsaanvraag te kunnen opstellen. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag kan het concept-beheerplan (eventueel na aanpassing waar nodig) worden vastgesteld als definitief beheerplan. In het (concept-)beheerplan werkt het collectief de ‘achterdeurafspraken’ uit en maakt zo inzichtelijk welk beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Het bevat een kaart met het gecontracteerde beheer en een onderbouwing van het beheermozaïek op basis van de beheerstrategie, met daarbij in tekst de volgende punten beschreven: • Samenhang in beheerpakketten, bijvoorbeeld door een beschrijving van de opbouw van beheermozaïeken: hoe wordt voldaan het provinciale natuurbeheerplan. • De beheerstrategie voor het gebied: hierin zijn de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan uitgewerkt in een gebiedseigen aanpak van het beheer, spelregels voor de achterdeur (bijvoorbeeld: hoe ziet een ecologisch en bedrijfseconomisch optimaal beheermozaïek er uit, welke typen beheerpakketten zijn voor dit gebied het meest geschikt (afweging ecologie/ bedrijfsmatige inpasbaarheid)) en eventuele regionaal maatwerkpakketten. • Samenwerking in het gebied met andere gebiedspartijen voor de afstemming en uitvoering van het beheer inclusief taakverdeling. • Inrichtingsmaatregelen of achterstallig onderhoud (onafhankelijk van financiering via gebiedsaanvraag of andere bronnen) • Aanvullende maatregelen (aanvullend op de beheerpakketten of het realiseren van ecologische randvoorwaarden - bijvoorbeeld predatiemaatregelen). • Eventuele aanvullende onderdelen op basis van voorwaarden in het provinciale natuurbeheerplan.

5 Het beheerplanproces

Het conceptbeheerplan vormt de basis voor de gebiedsaanvraag, maar wordt niet meegeleverd met de gebiedsaanvraag. De aanvraag omvat de ‘voordeurafspraken’ en wordt op een hoger abstractieniveau ingediend (bijvoorbeeld x ha leefgebied type y onderverdeeld in beheertypen en clusters van beheerpakketten z1 t/m z3). De afspraken in het concept-beheerplan (bijvoorbeeld beheermaatregel a op locatie b) worden hierin samengevoegd. Met het oog op een goede afstemming tussen het beheer door de verschillende gebiedspartijen is bespreking van de wederzijdse (concept)-beheerplannen onderdeel van het voortraject. Ook met de Provincie wordt het (concept-)beheerplan vroegtijdig besproken. Wanneer gaat het collectief aan de slag met het beheerplan? Het beheerplan wordt opgesteld op verschillende momenten in de beheercyclus: 1. In voorbereiding op het indienen van de gebiedsaanvraag: in het najaar voorafgaand aan de openstellingsperiode. Op basis van de voorintekening wordt een concept opgesteld. 2. Op basis van de beschikking wordt het concept eventueel aangepast en definitief gemaakt. 3. Jaarlijks voor aanvang van elk nieuw beheerjaar op basis de evaluatie en wijzigingsverzoeken van de deelnemers. 4. Tijdens het beheerjaar voor wijzigingen in eigendomsoverdrachten, verbeteringen in beheer en wijzigingsverzoeken van deelnemers, indien op ecologische grondslag verantwoord.


26

Hoe gaat het collectief te werk bij het opstellen van het beheerplan? Het collectief heeft de wensen en de animo voor de uitvoering van beheerpakketten per deelgebied geïnventariseerd en gebundeld tijdens de voorintekening. Het collectief toetst per leefgebied en/of deelgebied de beheerstrategie (bijvoorbeeld op basis van een beheermozaïek met een ecologische toets als ‘beheer-op-maat’ van Alterra) of voldaan wordt aan de voorwaarden/spelregels uit het provinciale natuurbeheerplan. De ecologische toets wordt verder uitgewerkt in de volgende paragraaf. Als er geen digitaal systeem voorhanden is, wordt handmatig per (set van) voorgenomen beheermaatregel(en) beoordeeld of deze voldoen aan de voorwaarden in het provinciale natuurbeheerplan en de beheerstrategie. Daarnaast wordt op kaart de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de spreiding van de doelsoorten. De coördinator beoordeelt de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid in relatie tot de gewenste ecologische kwaliteit. Samen met de ecologische commissie of andere (externe) experts worden oplossingen gezocht voor eventuele negatieve toets-resultaten, afwijkingen of knelpunten. Indien ook het bestuur akkoord is. wordt dit gemeld aan de deelnemers en anders wordt een tegenvoorstel teruggelegd bij de individuele deelnemer of bij een groep van deelnemers in het betreffende deelgebied. Bij een positief resultaat van de toets worden de geïnventariseerde beheerpakketten per deelnemer vastgelegd in een (ondertekende) intentieovereenkomst, die wordt omgezet in een deelnemerscontract na goedkeuring van de gebiedsaanvraag. Als de gewenste kwaliteit/ intensiteit van het beheer nog niet gehaald is, wordt opnieuw een voorintekeningsbijeenkomst in het desbetreffende gebied georganiseerd of worden (potentiële) deelnemers persoonlijk benaderd om de benodigde verbetering in het beheer te bespreken.

Omschrijf in het handboek hoe het collectief te werk gaat bij het opstellen van het beheerplan: • Wie stelt het beheerplan op (is eindverantwoordelijk)? • Wat zijn belangrijke beslismomenten bij de totstandkoming van het beheerplan? • Welke externen worden hierbij betrokken en op welke manier? • Hoe wordt de samenhang in de beheerpakketten getoetst en wordt beoordeeld of dit voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan? • Hoe wordt de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de verspreiding van de doelsoorten? • Hoe wordt gehandeld als op basis van voorintekening geen kwalitatief sterk beheerplan kan worden opgesteld? • Hoe wordt gehandeld als de eerste voorintekening niet het kwalitatief gewenste beheer oplevert? • Hoe worden afspraken teruggekoppeld aan de deelnemers? • Hoe is de samenwerking met de terreinbeheerders in het gebied georganiseerd? • Hoe gaat het collectief om met onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de resultaten van het beheerplan?

5 Het beheerplanproces

5.3 Ecologische toets Wat wordt verstaan onder de ecologische toets? De ecologische toets is een methode (digitaal dan wel handmatig) waarmee het collectief kan beoordelen of: -De gebiedsaanvraag tot doelbereik kan leiden. -De beheerafspraken voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan en mogelijk de eigen spelregels van het collectief.


27

Waarom wordt gewerkt met een ecologische toets? De voorlopige beheerafspraken (verzameld via de voorintekening) of wijzigingen in de beheerafspraken worden getoetst op ecologische effectiviteit. Dit gebeurt enerzijds als onderbouwing van de gebiedsaanvraag, anderzijds wordt deze toets uitgevoerd voor het collectief zelf om te beoordelen of zij de beoogde kwaliteit kan leveren dan wel kan voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan. De eerste jaren wordt er zwaar op ingezet om voldoende kwaliteit te realiseren en te borgen en om de deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in het totale beheerplan. De resultaten van de ecologische toets worden op drie manieren gebruikt: 1) Borging van voldoende kwaliteit van het beheer. 2) Onderbouwing van de gebiedsaanvraag en de mutaties daarvan. 3) Basis voor de gesprekken met de deelnemers voor het afsluiten dan wel het wijzigen van het deelnemerscontract. Wanneer gaat het collectief aan de slag met een ecologische toets? • De ecologische toets wordt uitgevoerd op verschillende momenten in het proces: • Voor de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het collectief ). • Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag. • Na wijzigingen in het beheer bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer. • Na evaluatie van het beheer. • Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens het seizoen of voor het volgende seizoen. Omschrijf in het handboek door wie en hoe de ecologische toets wordt uitgevoerd • Wie voert de ecologische toets uit en hoe wordt geborgd dat uitvoering van de ecologische toets onafhankelijk en objectief gebeurt? • Welke methode wordt hiervoor gebruikt? • Door wie en hoe wordt de mate van effectiviteit van het beheer in beeld gebracht? • Door wie en hoe worden de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid beoordeeld? • Hoe worden de gemaakte keuzes voor beheerpakketten onderbouwd? • Op welke momenten wordt de ecologische toets uitgevoerd?



5

28

Controle


6

29

6 Controle 6.1 Schouw Wat wordt verstaan onder schouw? Het collectief voert zelf de schouw uit bij de deelnemers met wie zij een deelnemerscontract heeft afgesloten. Het betreft dus een interne controle binnen het collectief. Om objectiviteit te kunnen waarborgen kan bij de uitvoering van de schouw een externe partij worden betrokken (zie ook tabel ‘wie’), maar de organisatie van de schouw is in handen van het collectief. De schouw houdt in: -Het collectief controleert of de deelnemer de beheerpakketten volgens afspraak (deelnemerscontract) uitvoert. Met andere woorden: er wordt gecontroleerd of een correcte besteding van de beheervergoeding plaatsvindt. -Het collectief beoordeelt de kwaliteit van de uitgevoerde beheerpakketten. -Het collectief doet (indien nodig) handreikingen om het beheer te verbeteren. Naast het feit dat de schouw een controlerende functie heeft, wordt met de schouw dus ook een extra moment gecreëerd waarop beoordeeld kan worden of het nodig is om het beheer bij te sturen om de gewenste natuurdoelen te kunnen realiseren.

Controle

Wanneer gaat het collectief aan de slag met de schouw? Een collectief kan verschillende redenen hebben om tot controle over te gaan: • Controle n.a.v. signalen dat beheer (bewust of onbewust) onjuist wordt uitgevoerd. • Reguliere periodieke controle waarbij volgens een bepaalde interval wordt gecontroleerd. (zie ook ‘stap 3: uitvoering schouw’ verderop in deze paragraaf ) • Combinatie van bovenstaande. Wie is bij de schouw aanwezig? Om het ‘lerende effect’ van de schouw optimaal tot uiting te laten komen is het van belang bevindingen terug te koppelen aan de deelnemer. Dat kan op verschillende manieren: • De schouw vindt bij voorkeur plaats in aanwezigheid van de deelnemer. Eventuele afwijkingen in het beheer en/of handreikingen voor een beter beheer kunnen daardoor direct worden besproken. Dat levert zowel tijdbesparing op voor het collectief (geen apart terugkoppelmoment), als een betere overdracht van kennis doordat deze aan de hand van de situatie in het veld kan worden verduidelijkt. • Als de deelnemer niet aanwezig is bij de schouw, volgt binnen een afgesproken periode een terugkoppelmoment (per mail, telefoon of anders). • Afgesproken wordt wie verantwoordelijk is voor de communicatie met de deelnemer.


6

30

Wat zijn de verschillende stappen in het schouwproces? Aandachtspunten of opties

Selectie te schouwen beheereenheden

Voorbeeldopties ter bepaling selectie : • Naschouwen [x%] NVWA bevindingen • Streven om ééns per[X ] jaar bij alle deelnemers te schouwen • De aselecte (willekeurige) steekproef beslaat ongeveer[X %] • Een gewogen steekproef op basis van [ aantal ha’s beheer/ aantal €’s vergoeding/ …]

Schouwformulieren

Voorbeeldopties te gebruiken formulieren: • Schouwformulier (met zover mogelijk ingevulde basisgegevens) • Bedrijfskaart • Historie van eerder uitgevoerde controles • Pakketvoorwaarden

Uitvoeren schouw

Aandachtspunten: • Moment van controle in relatie tot beheertype • Handelwijze bij afwijkingen/ twijfelgevallen (second opinion?) • Verdeling te controleren eenheden onder de schouwers (wie schouw wat) • Aanvullende afspraken (bijvoorbeeld uitsluitend opereren in duo’s, afspraken m.b.t. betreden percelen deelnemers, etc)

Vastleggen bevindingen (rapportage)

Aandachtspunten: • Per [deelnemer en/of type beheer] één schouwformulier • Afspraken voorzien van datum vastleggen op schouwformulier • Ondertekenen door schouwer en [ voor akkoord dan wel voor gezien door deelnemer] en door [vertegenwoordiger bestuur] • De rapportage wordt binnen [x werkdagen] na schouw afgerond door de schouwcommissie/ controleur

Verwerken bevindingen (administratie)

Aandachtspunten • De administratie wordt binnen [x werkdagen] na ontvangst van rapportage afgerond door [functie] • Schouwformulieren worden bewaard tot [x jaar na afloop van het deelnemerscontract]

Indien noodzakelijk: toepassen sanctie-beleid

Zie paragraaf ‘Sanctie- of herstelbeleid’

Controle

Processtap

6

Beschrijf in het handboek wie er binnen het collectief verantwoordelijk voor de schouw? Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van de schouw? Indien de schouw wordt uitgevoerd door een schouwcommissie, wat is de samenstelling van de commissie?


31

• Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende aandachtspunten: • Hoe wordt onafhankelijkheid van de schouwers gewaarborgd? Omschrijf in het handboek hoe wordt geschouwd en hoe de resultaten van de schouw worden vastgelegd? • Hoe verzorgt het collectief de schouw? (objectieve standaardprocedure) • Wie is verantwoordelijk voor het vastleggen van de bevindingen en het uitvoeren van de rapportage? • Hoe worden de bevindingen van de schouw gerapporteerd? • Hoe worden de bevindingen vastgelegd in de administratie?

6.2 Sanctie- of herstelbeleid van het collectief

Controle

Wat wordt verstaan onder sanctie- of herstelbeleid van het collectief? Het sanctie- of herstelbeleid van het collectief beschrijft de wijze waarop het collectief handelt bij het niet naleven van de afspraken uit het deelnemerscontract van deelnemers. Indien noodzakelijk worden sancties opgelegd. Binnen het sanctiebeleid valt echter ook de mogelijkheid tot herstel. Het bieden van een herstelmogelijkheid zorgt voor behoud van draagvlak bij de deelnemers en betere natuurresultaten. Een sanctiemaatregel wordt opgelegd afhankelijk van de mogelijkheid tot herstel en het resultaat hiervan. Waarom wordt gewerkt met een sanctie- of herstelbeleid van het collectief? Het collectief is eindbegunstigde en is daarmee eindverantwoordelijk voor de afgesproken prestaties op gebiedsniveau zoals weergegeven in een gebiedsaanvraag. De prestaties op gebiedsniveau vormen de optelsom van de prestaties op bedrijfsniveau met de individuele grondgebruikers. Het eventueel niet nakomen van gemaakt afspraken met individuele grondgebruikers vormt daarmee een risico voor het realiseren van de gebiedsaanvraag. Met de schouw ziet het collectief er op toe of individuele grondgebruikers de afspraken uit het deelnemerscontract nakomen. Indien dit niet het geval is, kan het collectief een aantal maatregelen treffen op basis van het sanctie- of herstelbeleid.

6

Wanneer gaat het collectief aan de slag met haar sanctie- of herstelbeleid? Het sanctie- of herstelbeleid wordt toegepast wanneer er afwijkingen worden geconstateerd tijdens de controles door het collectief. Dit kan in twee situaties aan de orde zijn: 1. Het collectief constateert op basis van haar eigen steekproef een afwijking. 2. Het collectief heeft op basis van een door de NVWA geconstateerde afwijking een aanvullende schouw uitgevoerd en geoordeeld dat de bevindingen van de NVWA correct zijn. Het sanctiebeleid geeft aan bij welk type afwijking welke sanctiemaatregel van toepassing is.


32

Omschrijf in het handboek wat het collectief heeft vastgelegd inzake haar sanctie- of herstelbeleid? • Wie is verantwoordelijk voor uitvoering van het sanctie- of herstelbeleid? • Welke sancties kunnen worden toegepast? • Hoe wordt bepaald welk type sanctiemaatregel wordt toegepast? • Hoe wordt bepaald of herstelmaatregelen kunnen worden toegepast? Hoe gaat het collectief te werk bij uitvoering van haar sanctiebeleid?

Schouwcommissie

Schouw

Beheerder Bestuur

Akkoord bevonden

Niet akkoord bevonden

Geen maatregel

Herschouw gewenst

Nog steeds niet akkoord bevonden

Maakt bezwaar: mediator ingezet

Geen overeenstemming gevonden

Bestuur past maatregelenbeleid toe

Maakt geen bezwaar:

Alsnog overeenstemming gevonden

Controle

Alsnog akkoord bevonden

Geen herschouw gewenst

Geen maatregel

Wel naar arrondissementsrechtbank

6

6.3 Controles nvwa Wat wordt verstaan onder de NVWA-controles? De NVWA controleert de collectieven. Naast een administratieve controle bij het collectief, controleert de NVWA steekproefsgewijs in het veld of de afspraken/prestaties waarvoor het collectief financiële middelen ontvangt, daadwerkelijk worden uitgevoerd. Resultaten van de controles worden dus ook teruggekoppeld aan de collectieven. De NVWA controleert ook of de individuele deelnemer zich houdt aan de ‘ross-compliance- eisen’ (randvoorwaarden op het gebied van milieu, voedselveiligheid, gezondheid en dierenwelzijn om inkomenssteun uit pijler 1 van het GLB te ontvangen). Hoewel het collectief momenteel alleen een rol vervult in pijler 2 van het GLB, komt de sanctie bij het collectief terecht indien een overtreding van de cross-compliance wordt geconstateerd bij de agrariër.


33

Wat gebeurt er als er sancties voortvloeien uit de NVWA-controles? Wanneer door de NVWA een afwijking wordt geconstateerd dan wordt daarover een controlerapport opgesteld. In dat rapport kan een reactie van de gecontroleerde worden meegenomen. Het betaalorgaan past de beschikking aan op basis van de controlerapporten. Deze gewijzigde beschikking staat open voor bezwaar en beroep. Wanneer deze controles aanleiding geven tot sanctionering dan zijn dit altijd sancties voor het collectief en niet voor de individuele deelnemer. Eventuele doorsanctionering is een interne aangelegenheid van het collectief. Om zelf een goed beeld te krijgen van de situatie kan het collectief ook een eigen schouw uitvoeren om te bepalen of de bevindingen van de NVWA gedeeld worden. Als dit niet het geval is kan worden gewerkt met onderstaande schema ‘geschil collectief en NVWA’. Omschrijf in het handboek hoe het collectief handelt naar aanleiding van de NVWA-controles? • Hoe koppelt het collectief de resultaten uit de NVWA controles terug aan de deelnemers? • Hoe communiceren het collectief en de Provincie over (gevolgen van) bevindingen? • Hoe verwerkt het collectief de kortingen die het Betaalorgaan oplegt? • Hoe wordt gehandeld in geval van een sanctie voor cross-compliance? • Hoe heeft het collectief de solvabiliteit geregeld voor het geval het Betaalorgaan een vordering instelt? • Hoe lost het collectief calamiteiten op?

Controle

Geschil collectief en NVWA Wanneer de NVWA tijdens veldcontroles afwijkingen constateert, zijn 2 scenario’s mogelijk: 1. Het collectief is het eens met de bevindingen van de NVWA 2. Het collectief is het niet eens met de bevindingen van de NVWA Schematisch kan het proces er bij deze twee mogelijkheden als volgt uitzien:

NVWA constateert tekortkomingen en stelt controlerapport op Betaalorgaan past beschikking aan op basis van dit rapport Beschikking staat open voor bezwaar en beroep

6 Schouw is het eens met bevindingen NVWA

Schouw is het oneens met bevindingen NVWA

Uitvoeren sanctiebeleid

Collectief tekent bezwaar aan tegen nieuwe beschikking


Collectief is gelijk gesteld

Beschikking bleek juist (RvO is in gelijk gesteld)

Geen maatregel

Collectief lost calamiteit op

34

Evaluatie


7

35

7 Evaluatie 7.1 Beheermonitoring Per beheertype en beoogde doelsoorten moet nog uitgewerkt worden wanneer, op welk moment en met welke methode de beheermonitoring uitgevoerd moet worden. Wat wordt verstaan onder beheermonitoring? Door het uitvoeren van de beheermonitoring krijgt de veldmedewerker een actueel beeld van de spreiding van de te beschermen doelsoorten in het gebied. De frequentie van de beheermonitoring hangt samen met de te beschermen doelsoorten en de frequentie waarmee het beheer aangepast kan worden: voor akkeren weidevogels jaarlijkse sturing, voor vleermuizen in gesloten landschappen xx-jaarlijks (nader in te vullen op basis van nog vast te stellen methode(s)). Waarom wordt gewerkt met beheermonitoring? Beheermonitoring is nodig om te kunnen toetsen of de natuurdoelen worden gehaald en om met deze gegevens te kunnen evalueren of en hoe het beheer eventueel moet worden bijgesteld. Naarmate doelsoorten meer flexibel zijn bij de keuze voor locaties voor foerageren, vestigen, voortplanten en/ of overwinteren, vraagt het beheer gericht op deze soorten zo actueel mogelijke data over de spreiding binnen een gebied. Dit, om te kunnen bepalen of beheer in het lopende jaar of voor het daaropvolgende jaar moet worden aangepast. Een belangrijk onderdeel van de evaluatie is te beoordelen of het beheer voldoende bescherming biedt voor overleving van adulte en juveniele exemplaren van de doelsoorten. Om gegevens goed vergelijkbaar en voor derden bruikbaar te maken is een gestandaardiseerde werkwijze voor de beheermonitoring wenselijk.

Evaluatie

De beheermonitoring staat los van de controles op de uitvoering van het beheer. Wanneer gaat het collectief aan de slag met de beheermonitoring? Afhankelijk van het beheertype en de te beschermen doelsoorten zijn er meerdere momenten waarop het zinvol is om de beheermonitoring uit te voeren: 1. Vooraf aan de beheerperiode/cyclus: om vast te stellen of het af te sluiten beheer op de goede locatie ligt en het gewenste type is. 2. Tijdens de beheerperiode: om te beoordelen of er lokaal (dus op perceelsniveau) wijzigingen in beheer nodig/mogelijk zijn bijv. naar aanleiding van wijzigingen in foerageer, vestigings- en/of voortplantingsgedrag van de te beschermen doelsoorten. 3. Voor afronding van de beheerperiode: om vast te stellen of het beheer het gewenste resultaat heeft opgeleverd en of er verbeteringen mogelijk zijn in het afgesloten beheer.

7

Hoe gaat het collectief te werk bij de beheermonitoring? Per beheertype en beoogde doelsoort moet uitgewerkt worden wanneer op welke moment(en), in welke frequentie en met welke methode de beheermonitoring uitgevoerd moet worden. Hierbij zal gewerkt worden met landelijke protocollen voor beheermonitoring, met het oog op de onderlinge vergelijkbaarheid. PM deze protocollen worden nog landelijk uitgewerkt. In deze protocollen zal centraal staan dat de beheermonitoring gegevens oplevert over:


36

• Locatie > soorten aanwezig/nabij. • Voldoende rust tijdens foerageren, vestigen, voortplanten en/of overwinteren. • Voldoende geschikt gebied (kwalitatief ) voor adulten en juvenielen met onderscheid naar seizoen en functie (foerageren, vestigen, voortplanten en/of overwinteren). De resultaten van de beheermonitoring moeten afhankelijk van het type/de soort binnen een bepaalde tijdsduur beschikbaar zijn voor de gebiedscoördinator en de deelnemer. Om de deelnemer mee te nemen in de ontwikkelingen van de doelsoorten op zijn bedrijf en binnen zijn gebied, is het logisch dat hij tijdig de resultaten krijgt. Beschrijf in het handboek hoe collectief te werk gaat bij de beheermonitoring? • Wie voert de beheermonitoring uit? • Wie is eindverantwoordelijk voor de beheermonitoring? • Volgens welke protocollen wordt de beheermonitoring uitgevoerd? • Hoe worden monitoringsresultaten door vrijwilligers verwerkt in de administratie? • Binnen welke tijdsduur zijn resultaten van de beheermonitoring beschikbaar? • Hoe worden de resultaten teruggekoppeld aan de deelnemers? • Hoe worden de resultaten uit de beheermonitoring gearchiveerd?

7.2 Evaluatie beheer per beheertype Wat wordt verstaan onder evaluatie beheer per beheertype In het provinciale natuurbeheerplan worden de spelregels voor kwaliteit en ruimtelijke samenhang gesteld. Het collectief neemt deze spelregels mee in de evaluatie van het beheer. Het collectief evalueert per deelgebied als volgt de kwaliteit en de ruimtelijke samenhang van het beheer: 1. Ze vormt zelf aan de hand van onder meer de beheermonitoring een mening over van het beheertype. 2. Ze wint advies in bij specialisten/adviseurs.

Evaluatie

Waarom wordt de evaluatie beheer per beheertype uitgevoerd? Het doel is om de ecologische effectiviteit te verhogen. Naar aanleiding van de evaluatie kan het beheerplan voor het volgend jaar worden aangepast, waar dit mogelijk is. Wanneer wordt de evaluatie beheer per beheertype uitgevoerd? Jaarlijks, de periode is afhankelijk van het type beheer. Maar altijd na afloop van de beheermonitoring en vóór het aanpassen van het beheerplan. Beschrijf in het handboek hoe het collectief te werk gaat bij de evaluatie beheer per beheertype? • Wie is verantwoordelijk voor de evaluatie? • Wie voert de evaluatie beheer per beheertype uit? • Beschrijf de wijze van evalueren voor elke betrokken groep. • Op welke punten wordt geëvalueerd? Let daarbij op de ruimtelijke samenhang. Het gaat er niet alleen om dat het puzzelstukje een effect heeft, maar dat de hele puzzel past. Het collectief beoordeelt of er een stevig geheel staat aan beheerlocaties en of deze elkaar voldoende aanvullen. • Hoe worden de resultaten van de evaluatie in de administratie vastgelegd? • Hoe wordt beoordeeld of de resultaten leiden tot wijzigingen in het beheerplan? Zo ja, wie voert deze wijzigingen door?


7

37

7.3 Evaluatie met deelnemers Wat wordt bedoeld met de evaluatie met de deelnemers? Het collectief stemt jaarlijks de uitvoering van het deelnemerscontract af met de deelnemers, daar waar de uitvoering verder verbeterd kan worden en of mogelijke knelpunten van de kwaliteit van het beheer zijn aangetroffen. Dit naar aanleiding van de schouw, beheermonitoring en/of de evaluatie van het beheer per beheertype. Tegelijkertijd legt het bestuur van het collectief verantwoording af aan de individuele deelnemers over de keuzes die gemaakt zijn bij het uitvoeren van de ‘voordeurafspraken’. Daarbij komen de gemaakte keuzes in het gevoerde beheer, de bereikte resultaten en de wijze waarop voldaan is aan de ‘voordeurafspraken’ aan de orde. Deze verantwoording kan statutair verplicht zijn.

Evaluatie

Waarom wordt geëvalueerd met de deelnemers? De evaluatie met de deelnemers heeft meerdere doelen: • Inhoudelijke evaluatie, gericht op het verbeteren van de effectiviteit van het beheer - ter voorbereiding op het aanpassen van het beheerplan • Een reden om jaarlijks het beheer af te stemmen met de deelnemers is dat het beheerplan om kwalitatieve redenen kan moeten worden aangepast. Deze aanpassingen kan het collectief niet doorvoeren zonder dat de betrokken deelnemers hiermee akkoord zijn. • Terugkoppeling aan en motivatie van de deelnemers - ter vergroting van het draagvlak, de kennis en de betrokkenheid van individuele deelnemers • Het is belangrijk dat deelnemers zien wat het effect van hun bijdrage is. Dit vraagt reguliere, individuele aandacht van het collectief. Het jaarlijks afstemmen van het beheer is hiervoor een ijkpunt. Deelnemers die met kunde en passie meewerken aan het doel zijn bepalend voor het succes van het collectief! • Kwaliteitsborging • Door de deelnemers te betrekken bij de overwegingen om het beheer te verbeteren (a +b) zal de betrokkenheid van de deelnemers groter worden en daarbij hun belangstelling voor het resultaat. • Als input voor het overleg met de Provincie. Wanneer wordt geëvalueerd met de deelnemers? Het afstemmen van het beheer met de deelnemers vindt plaats na de schouw, beheermonitoring en de evaluatie beheer per beheertype, en vóór het aanpassen van het beheerplan. Zo mogelijk ook voorafgaand aan het overleg met de Provincie, zodat de resultaten als input daarvoor benut kunnen worden. Hoe gaat het collectief te werk? Het collectief gebruikt gegevens uit een aantal andere stappen om te bepalen wat ze wil bespreken met welke deelnemers. De gegevens die het collectief gebruikt zijn: • Conclusies naar aanleiding van de schouw • Conclusies van de beheermonitoring • Evaluatie van het beheer per beheertype

7

Omschrijf in het handboek hoe de evaluatie met deelnemers wordt aangepakt • Wie voert de evaluatie met deelnemers uit? • Hoe wordt geëvalueerd met deelnemers? • Hoe handelt het collectief als ‘voordeurafspraken’ niet zijn gerealiseerd? • Hoe voert het collectief de evaluatie met de deelnemers uit?


38

7.4 Wijzigen van het beheerplan Wat kan aanleiding geven om het beheerplan te wijzigen? Wijzigingen van het beheerplan worden gebaseerd op de resultaten van: • De beheermonitoring • De controles op de uitvoering van het beheer De gegevens van de beheermonitoring worden aan de hand van kaarten geanalyseerd (digitaal of papier mede afhankelijk van het systeem van de ecologische toets). In de evaluatie wordt in beeld gebracht of er veranderingen zijn in: • Aantallen soorten of per soort: toe- of afname • Locaties waar de soort(en) gevestigd zijn: nieuwe vestigingen/ locaties verlaten Ook moet in beeld gebracht worden of het huidige beheer toereikend is om de geconstateerde veranderingen op te vangen: aanpassing van locaties/oppervlakte/type beheer). Daarnaast worden wijzigingsverzoeken van de deelnemers meegenomen in deze analyse. Voorstellen voor aanpassing van beheer worden door de coördinator voorgelegd aan de ecologische commissie of het bestuur (afhankelijk van het mandaat). Vermindering van de intensiteit van beheer vindt alleen plaats nadat geconstateerd is dat er geen doelsoorten geschaad worden, de kwaliteit van het beheermozaïek niet achteruitgaat of elders op een gelijkwaardige manier gecompenseerd kan worden. Na goedkeuring worden de beoogde wijzigingen besproken met individuele deelnemers en/of groepen van deelnemers afhankelijk van de grootte van de wijzigingen en de benodigde samenhang in het beheer.

Evaluatie

Deelnemers moeten worden geïnformeerd over de evaluatie van het beheerplan en de beheermonitoring. Het is daarom aan te raden om als afsluiting van een beheerseizoen of een beheerperiode (afhankelijk van het type leefgebied en het beheertype) een evaluatiebijeenkomst te organiseren waarin de resultaten van de beheermonitoring, gekoppeld aan het beheer, gedeeld worden. Deze bijeenkomst kan gebruikt worden als voorbereiding op gewenste wijzigingen in het beheerplan en biedt de deelnemers de mogelijkheid om met collega-deelnemers ervaringen uit te wisselen van het afgelopen seizoen over de uitvoering van het beheer, de bescherming van de soorten en de onderlinge samenwerking. Beschrijf in het handboek hoe het collectief te werk gaat bij het wijzigen van het beheerplan? • Hoe vaak wordt het beheerplan geëvalueerd en door wie? • Hoe worden de gegevens geanalyseerd? • Hoe moeten verzoeken tot wijziging beheer worden ingediend en hoe worden deze verzoeken (administratief ) afgehandeld? • Hoe worden verzoeken tot wijziging beoordeeld en afgehandeld? • Hoe wordt beoordeeld of een vermindering van de intensiteit van het beheer verantwoord is? • Hoe worden wijzingen in het beheer administratief vastgelegd? • In geval van beheer nabij natuurgebieden: hoe worden aanpassingen in beheer afgestemd met de terreinbeheerder? • Hoe worden deelnemers geïnformeerd over de evaluatie van beheerplan en beheermonitoring?


7

39

7.5 Evaluatie met provincie Wat wordt bedoeld met de evaluatie met de Provincie? Het collectief voert jaarlijks of één keer per twee jaar een evaluatiegesprek met de Provincie over de uitvoering van de voordeurafspraken en de tussentijds bereikte resultaten. Ook het beheerplan kan tijdens dit overleg worden besproken. Waarom wordt geëvalueerd met de Provincie? Op basis van beschikbaar gestelde informatie wordt met de Provincie besproken of voldaan wordt aan de verwachte resultaten. Als dat niet het geval is wordt besproken welke aanpassingen in de ‘voordeurafspraken’ wenselijk en mogelijk zijn voor verbetering van de resultaten. Overleg met de Provincie kan leiden tot aanpassing van de ‘voordeurafspraken’ voor de daaropvolgende jaren. Wanneer wordt geëvalueerd met de Provincie? Het evaluatiegesprek vindt jaarlijks plaats of één keer per 2 jaar aan het eind van het beheerseizoen als ook de resultaten en de kosten van het gerealiseerde beheer bekend zijn. Aanpassingen naar aanleiding van het evaluatiegesprek zouden moeten ingaan op 1 januari van het volgende jaar.

Evaluatie

Beschrijf in het handboek hoe de evaluatie met de Provincie wordt uitgevoerd? • Wie verzorgt de evaluatie met de Provincie? • Welke informatie wordt gebruikt als input voor de voorbereiding? • Hoe handelt het collectief als de voordeurafspraken niet gerealiseerd zijn?

7


40

Kwaliteit van de organisatie Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

8

41

8 Kwaliteit van de organisatie Wat betekent kwaliteit in organisatorisch opzicht voor het collectief? Het kwaliteitshandboek borgt de kwaliteit van de financiële, administratieve en uitvoeringsorganisatie van het agrarisch collectief. Gebruik van het handboek zorgt voor het optimaliseren van werkafspraken en de kwaliteit van het agrarisch natuurbeheer. Het handboek kan dienen als ondersteuning op weg naar certificering van het collectief. Kwaliteitsborging ligt in het hele proces van het werk van het collectief verankerd: het vormt de kern van het kwaliteitshandboek. Deze paragraaf beschrijft hoe het collectief de kwaliteit van haar bestuurders en medewerkers (mogelijk via derden) garandeert door middel van kennisborging en kennisontwikkeling. Waarom is er aandacht voor kwaliteit van de organisatie en wat betekent dit? Het leveren van kwalitatief verantwoord agrarisch natuurbeheer is de kernactiviteit van het collectief. Deze dienst wordt met publieke middelen betaald en voor het behalen van de gestelde doelen is uiteindelijk de overheid eindverantwoordelijk. Daarom is het van belang dat het collectief zowel bij het maken van afspraken over de te leveren dienst als bij de uitvoering en het eventuele bijstellen ervan, altijd kan aantonen dat zij deze verantwoordelijkheid aan kan. Een transparante werkwijze die laat zien dat middelen doelmatig worden ingezet is daarbij cruciaal.

Kwaliteit van de organisatie

Hoe borgt het collectief de kwaliteit van de organisatie? In deze paragraaf wordt onderscheid gemaakt naar de kwaliteiten die horen bij de verschillende functies binnen de organisatie en hoe de kennis binnen het collectief op peil wordt gehouden. De kwaliteit van het collectief als organisatie staat of valt met de kwaliteit van het bestuur en de medewerkers. Om hier grip op te krijgen zijn de benodigde kwaliteiten voor de verschillende taken beschreven in functiebeschrijvingen. Die zijn aan de hand van de werkzaamheden binnen het collectief opgesteld. Kwaliteit van de bestuurder De bestuurders van ANV’s die gezamenlijk het collectief vormen, zijn verantwoordelijk voor de inrichting van een organisatie die professioneel werkt. Dat vraagt om deskundige bestuurders met verschillende competenties. In het product ‘Een professioneel agrarisch collectief: profiel van bestuurders en organisatie’ zijn voorbeeldprofielen uitgewerkt voor de verschillende bestuursfuncties binnen een collectief. Kwaliteit van de medewerkers Het bestuur van het agrarisch collectief kan zich laten bijstaan door (externe) deskundigen, bijvoorbeeld inzet vanuit ANV’s, een dienstencentrum en andere expertise. Hierbij is onderscheid te maken in: 1. Mozaïekregisseur/ landschapscoördinator 2. Veldmedewerker 3. Administratieve- en financiële ondersteuning en


8

42

4. Ecologisch expert (kan ook externe deskundige zijn) of ecologische commissie 5. Onafhankelijke schouwcommissie (eventueel vervult deze commissie ook een rol als ecologische commissie, of wordt hier mee aangevuld – zie infoblok kennisborging met kennisleveranciers) Ook voor deze functies zijn voorbeelden van functieprofielen uitgewerkt. Kwaliteit van ingehuurde krachten (extern) Bij het aanstellen van medewerkers voor het collectief (binnen de interne organisatie dus) zal een sollicitatieprocedure veelal de keuze voor een medewerker bepalen. Indien het collectief voor bepaalde klussen er voor kiest om krachten (tijdelijk) in te huren van externe partijen (bijvoorbeeld stichtingen Landschapsbeheer, vrijwilligersorganisaties, zzp’ers, adviesbureaus) betekent dit wel dat het collectief van de externe mensen dezelfde kwaliteit moet kunnen verwachten als van de interne mensen. Dit vraagt van het collectief dat een bewuste keuze wordt gemaakt voor een externe uitvoerder (ervaringen uit het verleden geven helaas geen garantie voor de toekomst: bijv. bij voorintekening zal een commerciële partij bestaande klanten niet graag teleur stellen, terwijl dat vanuit het nieuwe stelsel voor het sturen op doelbereik soms wel moet gebeuren). Om deze keuze te kunnen maken, betekent dit dat het collectief een heldere (project)vraag voor de externe uitvoerder moet kunnen formuleren en vooraf een werkwijze voor beoordeling heeft vastgesteld die ertoe leidt dat (minimaal de gevraagde) kwaliteit geborgd is door de externe partij. Uiteraard kan de vraag ook bij meerdere partijen neergelegd worden waarna vanuit (de vooraf bekend gemaakte) beoordeling van de offertes een keuze kan worden gemaakt.

8.1 Kwaliteit van de bestuurders Het collectief werkt bij de benoeming van nieuwe bestuurders volgens een (in de statuten) vastgelegde procedure. • er wordt gewerkt met functieprofielen (bijgevoegd)


Omschrijf in het handboek hoe uw collectief de kwaliteit van haar bestuurders garandeert

8.2 Kwaliteit van de medewerkers Het collectief werkt bij de benoeming van nieuwe medewerkers volgens een vastgelegde procedure. • er wordt gewerkt met functieprofielen zodat per functie duidelijk is welke kennis minimaal binnen het collectief beschikbaar moet zijn Omschrijf in het handboek de kwaliteit medewerkers binnen collectief.

8


43

8.3 Kennis toereikend en op peil Het collectief zorgt ervoor dat taken en rollen binnen het collectief (bestuurders, medewerkers en deelnemers) op bekwame wijze worden uitgevoerd en dat deze bekwaamheid op het gewenste niveau wordt (gebracht en) gehouden. Het gaat daarbij om kennis en vaardigheden op het gebied van besturen, administratie, (EU-regelingen), schouw, ecologie/hydrologie en uitvoering van beheer. Vragen om de reeds aanwezige kennis binnen een collectief vast te stellen: • Welke kennis is in huis? • Aan welke kennis is behoefte? • Beschikken coördinatoren over de juiste kennis en vaardigheden? • Hoe wordt de kennis actueel gehouden? Omschrijf in het handboek de kennis van het collectief

Groeiproces: werken aan kwaliteit bestuurders en medewerkers Het stellen van kwaliteitseisen aan bestuurders en ingehuurd personeel (bijvoorbeeld: inzet vanuit ANV’s, dienstencentrum en andere expertise) is een uitgangspunt van de kwaliteitsborging van het collectief. Voor het invullen daarvan zal soms sprake zijn van een groeiproces (leren door te doen) vanuit de bestaande situatie.


Wanneer nieuwe bestuurders of medewerkers worden aangetrokken kan worden gewerkt met de nieuwe profielen en nieuwe kwaliteitseisen. Als beoogd bestuurders of medewerkers hiervan afwijken, vraagt dat een gemotiveerde voordracht. Daarnaast is het van belang dat het bestuur van het collectief van begin af aan nadenkt over het gezamenlijke leerproces: niet alleen voor de bestuurders van het collectief, maar er moet ook gezorgd worden voor de noodzakelijk scholing van de eventuele medewerkers en natuurlijk van de boeren/ deelnemers.

8.4 Kennisborging en -ontwikkeling bij de bestuurders van het collectief Om er voor te zorgen dat de kennis geborgd blijft en dat bestuurders zich blijven ontwikkelen, stelt u steeds deze vragen: • Hoe worden vaardigheden binnen uw collectief /bijgehouden en ontwikkeld? • Zijn er projecten en/ of trajecten waarbij werkend geleerd wordt? • Welke trainingen krijgen uw medewerkers? • Zijn er projecten waarbij werkende weg geleerd wordt? • Nemen uw medewerkers deel aan praktijknetwerken? • Hoe wordt de kennis actueel gehouden? Omschrijf in het handboek de kennisborging- en ontwikkeling bestuurders • Ontwikkelen van vaardigheden bij bestuurders middels trainingen (vraagt tijd, geld) • Werkende weg leren via projecten (info via voorbeelden) • Wat gebeurt er om kennis en vaardigheden bij bestuurders actueel te houden?


8

44

8.5 Kennisborging en -ontwikkeling bij de medewerker(s) van het collectief Om er voor te zorgen dat de kennis geborgd blijft en dat medewerkers zich blijven ontwikkelen, heeft u aandacht voor de volgende onderwerpen Omschrijf in het handboek de kennisborging en -ontwikkeling bij medewerkers van het collectief • Ontwikkelen van vaardigheden bij coördinatoren door middel van trainingen (vraagt tijd, geld) • Ontwikkelen kennis en vaardigheden via uitwisseling met collega-collectieven • Werkende weg leren via projecten • Lerende netwerken, praktijknetwerken (bijv. melkveeacademie, netwerken in de veehouderij etc) • Kennis ontwikkelen door zelf te experimenteren, op basis van nieuwe inzichten en daarnaar te handelen (onderzoekend leren)

8.6 Kennisborging en- ontwikkeling bij de deelnemers


Tenslotte zal het collectief ervoor zorgen dat de deelnemers over de nodige deskundigheid (gaan) beschikken voor het uitvoeren van de deelnemerscontracten. Om er voor te zorgen dat de kennis geborgd blijft en dat deelnemers zich blijven ontwikkelen, stelt u steeds deze vragen: • Hoe faciliteert u de deelnemers op het gebied van opleidingen en trainingen? • Organiseert u excursies en bijeenkomsten voor deelnemers? • Wijst u de deelnemers op praktijknetwerken? Het collectief werkt met een gedegen ecologische onderbouwing van het uit te voeren beheer. In alle fases van het proces wordt kennis over de bewuste thema’s benut. Beschrijf de kennisborging en- ontwikkeling bij de deelnemers • Kennis overdragen, vakgericht door middel van persoonlijke ontwikkeling (opleidingen en trainingen) • Kennis verzamelen door middel van bijeenkomsten, veldexcursies aansluitend bij werksituatie (informeel leren). • Lerende netwerken, praktijknetwerken (bijv. melkveeacademie, netwerken in de veehouderij etc).

Kennisborging met kennisleveranciers Het collectief is in de eerste plaats verantwoordelijk voor het afsluiten van effectieve beheerpakketten die leiden tot het bereiken van de gestelde doelen. Een gedegen onderbouwing van deze maatregelen is daarom gewenst. Hiervoor kan worden samengewerkt met kennisaanbieders, bijvoorbeeld door hen een plaats te geven in de ecologische commissie en/of schouwcommissie.

8


45

Het zal per gebied sterk verschillen aan welke kennis behoefte is en wie die kennis kan bieden. Soms kan een vogelwerkgroep voldoende zijn. Soms is een combinatie van partijen meer geschikt, afhankelijk van de kennis van de te bereiken (ecologische) doelen en de daarvoor benodigde beheerpakketten. Denk dus goed na over de vraag welke kennis uw collectief nodig heeft. Dit vraagt duidelijkheid over ieders rol in de samenwerking en de bijbehorende specifieke kennis en vaardigheden. Naast de nodige kwaliteiten/ vaardigheden bij bestuurders, coördinatoren en ook bij deelnemers vraagt dit een grote tijdsinspanning en coördinatie.

Optioneel ‘Derden’ (externe personen of partijen) houden je scherp. In samenwerking met derden werken aan de kennisborging- en ontwikkeling van het collectief is daarom aan te raden. Vragen om te bepalen welke kennis en welke derden nodig zijn: • Aan welke kennis is behoefte? • Is deze (in potentie) aanwezig binnen de bestuurders en medewerkers? • Zo nee: hoe willen we deze kennis borgen en ontwikkelen? • Hoe kunnen we de kennis van derden een vaste plek/ procedure geven in het collectief? • Wie hebben we daarvoor nodig? • En hoe gaan we die samenwerking vormgeven?


Beschrijf in het handboek de kennisborging- en ontwikkeling in samenwerking met derden: • Samenwerking bij de uitvoering van beheer • Onderzoek en kennisuitwisseling met adviesbureaus, collega-collectieven, onderzoeksorganisaties en onderwijsinstellingen over vraagstukken rond agrarisch natuurbeheer • Organisatorische samenwerking • Aansluiting bij (landelijke) onderzoeksnetwerken

8


46

Begrippenlijst 1

Afkorting of begrip

Definitie

Achterdeurafspraak

De doorvertaling van de gebiedsaanvraag naar beheercontracten met individuele deelnemers op basis van het beheerplan.

Agrarisch collectief

Een agrarisch collectief is een voor het ANLb 2016 (gecertificeerd) samenwerkingsverband in een (zelfgekozen) begrensd gebied dat bestaat uit agrariërs en andere landbeheerders in een streek die het beheer voeren over landbouwgrond en zich op vrijwillige basis hebben verenigd voor het uitvoeren van agrarisch natuuren landschapsbeheer. Het collectief is eindbegunstigde van de subsidie.

Agrarisch natuuren landschapsbeheer

Beheer op of aanpalend landbouwgrond ter bevordering van natuur en/of landschap in het landelijk gebied, inclusief waterkwaliteit.

Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer 2016 (ANLb)

Implementatie van het stelsel voor collectief agrarisch natuuren landschapsbeheer dat per 1 januari 2016 van kracht wordt

Agrarische natuurvereniging (ANV)

Een samenwerkingsverband van boeren en andere belanghebbenden voor het uitvoeren van agrarisch natuuren landschapsbeheer.

Beheercontract

Contract tussen deelnemer en agrarisch collectief waarin de afspraken voor het ANLB zijn vastgelegd

Beheerpakket

Een set van beheermaatregelen (op basis van de Catalogus Groen-Blauwe Diensten) en aanvullende beheervoorschriften passend binnen een beheertype

Beheerplan

Het plan waarin per deelnemer op locatie is vastgelegd welke beheerpakketten (in oppervlakte en locatie) wordt uitgevoerd incl. een beschrijving van het beheermozaïek als nadere invulling van een goedgekeurde gebiedsaanvraag ANLB 2016

Beheerstrategie

De vertaling van de voorwaarden uit het natuurbeheerplan naar een gebiedseigen aanpak van de uitwerking van het beheerplan, waarin rekening is gehouden met (a)biotiek, de landbouwpraktijk en andere factoren. De beheerstrategie wordt opgesteld door het collectief

Beheertype

Een eenheid op regionaal niveau met een eenduidig beheerregime en een kleine variatie in natuurwaarde en abiotische randvoorwaarden

Betaalverzoek

Jaarlijks verzoek van het agrarisch collectief tot uitbetaling van de toegekende subsidie

Bureaumedewerker

Medewerker voor de uitvoering van de administratieve taken binnen het collectief


Coördinator

Medewerker die het opstellen en het uitvoeren van het beheerplan incl. de

56 47

kleine variatie in natuurwaarde en abiotische randvoorwaarden Betaalverzoek

Jaarlijks verzoek van het agrarisch collectief tot uitbetaling van de toegekende subsidie

Bureaumedewerker

Medewerker voor de uitvoering van de administratieve taken binnen het collectief

Coördinator

Medewerker die het opstellen en het uitvoeren van het beheerplan incl. de veldinventarisaties coördineert

Cross-compliance

Het doorberekenen van financiële boetes binnen de Goede Landbouwpraktijken naar het ANLB

Deelgebied

Een logisch aaneengesloten gebied, waarbinnen beheercontracten liggen

Deelnemer

Grondgebruiker met agrarische grond met een beheercontract ANLB

Dienstencentrum

Derden die worden ingehuurd voor de uitvoering van taken binnen het collectief

Ecologische commissie

Een onafhankelijk ingestelde commissie waarin wijzigingen of knelpunten in het beheerplan worden beoordeeld voordat deze worden doorgevoerd

Ecologische effectiviteit

De mate waarin activiteiten bijdragen aan het natuurrendement

Ecologische toets

Een methode (digitaal dan wel handmatig) waarmee het collectief kan beoordelen of de beoogde resultaten van het agrarisch natuurbeheer kunnen worden gehaald

Eindbegunstigde subsidie

Ontvanger van overheidsgelden die verantwoordelijk en aansprakelijk is voor het realiseren van overeengekomen doelen

EU-conforme uitvoering stelsel

Uitvoeringsproces dat voldoet aan Europese wet- en regelgeving, en periodiek wordt gevalideerd door Europese en nationale audits

Gebiedsaanvraag

Een in nauwe afstemming met gebiedspartners tot stand gekomen, samenhangend ecologisch effectief en economisch efficiënt plan van een agrarisch collectief voor het uitvoeren van agrarisch natuuren landschapsbeheer in een bepaald gebied. Dit is in feite de subsidieaanvraag voor het ANLb 2016.

Gebiedscoalitie

Coalitie van een agrarisch collectief, belanghebbenden en vrijwilligers met als doel (het ondersteunen van) de uitvoering van een ecologisch effectief en economisch efficiënt agrarisch natuuren landschapsbeheer.

Gebiedspartners

Alle partijen in het gebied waarmee wordt samengewerkt: overheidsorganisaties, agrarische collectieven, terreinbeherende organisaties, soortenorganisaties en andere belanghebbenden, zoals dorpsraden of de VVV

Gebiedsprocessen

Gecertificeerde collectieven

57 Het koppelen van gebiedsbelangen en het verbinden van partijen met als doel een goede afweging van doelen en ruimtelijke belangen op een regionaal schaalniveau Collectief dat is gecertificeerd omdat het voldoet aan het kwaliteitskader certificering collectieven 48


Gedeelde ambitie

1

Set van doelen en activiteiten die in een streek worden ingezet. Deze set wordt

Gebiedsprocessen Gebiedsprocessen

Gecertificeerde collectieven Gecertificeerde collectieven Gedeelde ambitie Gedeelde ambitie

GIS GIS Kansenkaart Kansenkaart Leefgebied Leefgebied

Natuurbeheerplan Natuurbeheerplan

soortenorganisaties en andere belanghebbenden, zoals dorpsraden of de VVV Het koppelen van gebiedsbelangen en het verbinden van partijen met als doel een goede afweging van doelen en ruimtelijke belangen op een regionaal Het koppelen van gebiedsbelangen en het verbinden van partijen met als doel schaalniveau een goede afweging van doelen en ruimtelijke belangen op een regionaal schaalniveau Collectief dat is gecertificeerd omdat het voldoet aan het kwaliteitskader certificering collectieven Collectief dat is gecertificeerd omdat het voldoet aan het kwaliteitskader certificering collectieven Set van doelen en activiteiten die in een streek worden ingezet. Deze set wordt samengesteld op initiatief van provincies, door gebiedspartners, zoals Set van doelen en activiteiten die in een streek worden ingezet. Deze set wordt agrarische collectieven, andere overheden en natuuren soortenorganisaties samengesteld op initiatief van provincies, door gebiedspartners, zoals in een streek. Het doel hierbij is om met als uitgangspunt de ambities en kaders agrarische collectieven, andere overheden en natuuren soortenorganisaties van verschillende overheden, in gesprek te gaan met de streek om interactief in een streek. Het doel hierbij is om met als uitgangspunt de ambities en kaders en adaptief deze gezamenlijke ambitie te bepalen van verschillende overheden, in gesprek te gaan met de streek om interactief en adaptief deze gezamenlijke ambitie te bepalen Geografische Informatie Systemen

1

Geografische Informatie Systemen Resultaat van de processtap in het gebiedsproces die weergegeven wordt in het provinciale natuurbeheerplan Resultaat van de processtap in het gebiedsproces die weergegeven wordt in het provinciale natuurbeheerplan Een typering van agrarisch natuur op landelijk of regionaal niveau gebaseerd op abiotische condities als kader voor het indienen van een subsidieaanvraag Een typering van agrarisch natuur op landelijk of regionaal niveau gebaseerd ANBL2016 (gebiedsaanvraag) op abiotische condities als kader voor het indienen van een subsidieaanvraag ANBL2016 (gebiedsaanvraag) Plandocument waarin op basis van een gedeelde ambitie op provinciaal schaalniveau de overeengekomen doelen op het gebied van agrarisch natuurPlandocument waarin op basis van een gedeelde ambitie op provinciaal en landschapsbeheer worden vastgelegd. Het bevat een beheertypekaart van schaalniveau de overeengekomen doelen op het gebied van agrarisch natuurde huidige situatie en een ambitiekaart met toekomstige te realiseren doelen en landschapsbeheer worden vastgelegd. Het bevat een beheertypekaart van de huidige situatie en een ambitiekaart met toekomstige te realiseren doelen

NVWA

Het (aangepaste) provinciale beleidskader met een beschrijving van de te realiseren doelen en kwaliteiten, vormt een onderdeel van het Het (aangepaste) provinciale beleidskader met een beschrijving van de te Natuurbeheerplan. realiseren doelen en kwaliteiten, vormt een onderdeel van het Natuurbeheerplan. Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit

NVWA Programma van Eisen certificering collectieven Programma van Eisen certificering collectieven RvO

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit Voorwaarden waaraan een agrarisch collectief moet voldoen om gecertificeerd te worden Voorwaarden waaraan een agrarisch collectief moet voldoen om gecertificeerd te worden Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

SCAN

Stichting Collectief Agrarisch Natuurbeheer

Schouw

Controle op de uitvoering van de beheerpakketten 58

Schouwcommissie

Onafhankelijke commissie voor het beoordelen van beheer bij de schouw

Uitvoeringscontract

Een zakelijke overeenkomst tussen het agrarisch collectief en een dienstverlener voor de uitvoering van taken binnen het collectief

Veldmedewerker

De persoon die zich bezig houdt met de werkzaamheden in het veld, waar onder het verzamelen van veldgegevens om beheermonitoring uit te voeren

Voordeurafspraak

De afspraak tussen het collectief en de overheid voor de uitvoering van ANLB op basis van een gebiedsaanvraag


58

49

Checklist t.a.v. programma van eisen √

PvE

Omschrijving eis uit programma van eisen

KHB

1

Wijze waarop het collectief is ingericht en werkt

1a

beschrijving samenstelling collectief

1.1

1b

Beschrijving gebied

1.1

1c

Rechtsbevoegde rechtspersoon

1.1

1d

Financiële aansprakelijkheid

1.2

1e

Het collectief werkt met een interne audit

2.1

1f

Datum afgifte certificaat

1g

Verantwoordelijke functies en aanspreekpunten

1.1

1h

Contracteren van beheer door derden (niet boeren-beheerders)

4.2

1i

Controleresultaten worden teruggekoppeld aan deelnemers

6.3

1j

Geschillenprocedure

2.2

2

Wijze waarop de administratie is georganiseerd

2a

Het administratief systeem is beschreven

3.1

2a

De vereiste gegevens vastgelegd in het administratief systeem

3.2

2b

Stukken m.b.t. gebiedsaanvraag, betaalverzoek en mutaties worden tot minimaal 5 jaar na de laatste betaling bewaard.

3.2

2b

Digitale administratie is eenduidig en opvraagbaar

3.1

3

Contracten

3c

Wijze van vastleggen van afspraken met beheerders is vastgelegd

4.1

3c

Gebruikte contracten voldoen aan voorwaarden van het PvE

4.1

4

Interne controle

4a

Controleprotocol is beschreven incl. vastlegging bevindingen

6.1

4b

Werkwijze objectieve en onafhankelijke beoordeling interne veldcontrole is vastgelegd.

6.1

5

Sancties

Contactpersoon

1

60 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

50

5a

Sanctieprotocol is aanwezig

6.2

5b

Werkwijze kortingen vanuit Betaalorgaan vastgelegd

6.3

5c

Sancties cross compliance doorberekening vastgelegd

6.3

5d

Solvabiliteit is geregeld

6.3

6

Betalingen aan deelnemers

6a

Betaalwijze is beschreven

3.3

6b

Werkwijze opstellen totaaloverzicht betalingen per beheerder

3.3

7

Verantwoording

7a

Het bereiken van samenhang van beheerpakketten op gebiedsniveau is voldoende beschreven.

7.2

7b

De wijze waarop verbeteringen in beheerpakketten worden doorgevoerd is voldoende beschreven

7.2

8

Borging interne kennisinfrastructuur

8a

Kennisborging binnen het collectief (bestuurders, medewerkers, beheerders) is voldoende beschreven

8.3

8b

Verbeterpunten m.b.t. beheer, ondervonden op gebiedsniveau, worden benut door/ voor beheerders

8.3

1

61 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven

51


52

Kwaliteits handboek. handleiding. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 1

Recommend Documents