Královéhradecký kraj
směrnice NÁZEV:
Rady Královéhradeckého kraje, kterou se stanoví zásady evidence majetku v majetkovém informačním systému IS FaMa+
ČÍSLO: 24 PLATNOST OD: 1.5.2016 ROZSAH PŮSOBNOSTI: Královéhradecký kraj Krajský úřad Královéhradeckého kraje Příspěvkové organizace zřizované Královéhradeckým krajem
Vypracovalo: Za aktualizaci zodpovídá: Schválil:
odbor vnitra a krajský živnostenský úřad, majetkové oddělení odbor investic odbor vnitra a krajský živnostenský úřad, majetkové oddělení Rada Královéhradeckého kraje
1
Změnový list ke Směrnici č. 24
Změna č.
Původní vydání
Platnost od:
1.5.2016
Předmět změny:*) Změna č.1 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č. 2 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č.3 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č.4 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č. 5 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č. 6 Platnost od: Předmět změny:*) Změna č. 7 Platnost od: Předmět změny:*) *)
Předmětem změny se rozumí, v čem nastala úprava (článek, strana apod.), při rozsáhlejších úpravách možno uvést v celém rozsahu.
2
Královéhradecký kraj
SMĚRNICE
Č. 24
RADY KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE
KTEROU SE STANOVÍ ZÁSADY EVIDENCE MAJETKU V MAJETKOVÉM INFORMAČNÍM SYSTÉMU IS FAMA+
3
OBSAH Článek 1 ÚVOD 1.1. Předmět evidence 1.2. Subjekty provádějící evidenci 1.3. Způsob evidence 1.4. Odpovědnosti a kompetence Článek 2
LEGISLATIVA 2.1. Právní předpisy 2.2. Interní předpisy
Článek 3 EVIDENCE MAJETKU 3.1. Povinné údaje 3.2. Číselníky 3.2.1. Číselník druhů majetku 3.2.2. Číselník tříd majetku 3.2.3. Číselník kategorizace majetku 3.2.4. Číselník typů zdrojů financování 3.2.5. Číselník pohybů 3.2.6. Číselník dokladů nabytí 3.3. Inventarizační identifikátor 3.4. Název 3.5. Ocenění majetku 3.6. Okamžik zařazení dlouhodobého majetku 3.7. Převody majetku mezi krajem a PO Článek 4 INVENTARIZACE Článek 5 ODPISY Článek 6 ENERGETICKÝ MANAGEMENT Článek 7 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
4
POUŽITÉ ZKRATKY IS FaMa+ (FaMa+) PO KÚ KN EHP EU DHM DDHM JDDHM DNM DDNM JDDNM GP TZ PC RPC ZL
informační systém (aplikace) pro evidenci majetku s názvem FaMa+ od firmy Tesco SW příspěvková organizace, příspěvkové organizace krajský úřad katastr nemovitostí Evropský hospodářský prostor Evropská unie dlouhodobý hmotný majetek drobný dlouhodobý hmotný majetek jiný drobný dlouhodobý hmotný majetek dlouhodobý nehmotný majetek drobný dlouhodobý nehmotný majetek jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek geometrický plán technické zhodnocení pořizovací cena reprodukční pořizovací cena zřizovací listina
5
Článek 1 ÚVOD Zásady vedení majetku v majetkovém informačním systému IS FaMa+ metodicky upravují způsob evidence dat o majetku a jejich obsah za účelem dosažení jednotnosti evidence všemi organizacemi, které jsou do IS FaMa+ zapojeny. Předpokladem je, že organizace jsou seznámeny s uživatelským manuálem pro práci s IS FaMa+ a také s legislativou týkající se evidence majetku.
1.1. PŘEDMĚT EVIDENCE Předmětem evidence v IS FaMa+ je majetek, jehož vlastníkem je Královéhradecký kraj, nebo zřizovaná příspěvková organizace. 1. Majetek svěřený zřizovací listinou příspěvkovým organizacím kraje k hospodaření. Příspěvkové organizace majetek spravují, vedou o něm majetkovou a účetní evidenci. 2. Majetek, který prostřednictvím krajského úřadu spravuje kraj a vede o něm majetkovou a účetní evidenci. 3. Majetek ve vlastnictví příspěvkové organizace (např. pořízený z dotace z fondů EHP/Norska). V IS FaMa+ se na majetkových kartách podrobně evidují veškeré druhy a typy majetku.
1.2. SUBJEKTY PROVÁDĚJÍCÍ EVIDENCI IS FaMa+ je určen pro Krajský úřad Královéhradeckého kraje a pro příspěvkové organizace zřízené Královéhradeckým krajem.
1.3. ZPŮSOB EVIDENCE IS FaMa+ umožňuje pro evidenci majetku využívat moduly Evidence majetku, Prostorový pasport, Inventarizace, Centrální evidence nemovitostí a Energetický management. Pro samotnou evidenci majetku slouží základní modul Evidence majetku, který zajišťuje evidenci veškerých druhů majetku a v případě napojení IS FaMa+ na účetní software i realizaci všech účetních operací prováděných s evidovaným majetkem, které budou pomocí integrační vazby přenášeny do ekonomického systému kraje. S modulem Evidence majetku je provázán modul Prostorový pasport, který umožňuje detailní stavebně-technickou evidenci ploch z hlediska prostorových dispozic (areálů, budov, pater/sekcí a místností). Podle karet nemovitého majetku se založí záznamy ploch (parcel, budov, staveb atd.) do Prostorového pasportu. Tato data využije i modul Energetický management. Modul Inventarizace slouží k realizaci pravidelných, ale i nepravidelných, inventur majetku. Data k provádění inventarizací budou čerpána z modulu Evidence majetku.
6
Modul Centrální evidence nemovitostí přebírá informace z centrálního registru Katastru nemovitostí a tím rozšiřuje evidenci majetku a prostorový pasport o údaje z katastru nemovitostí. Modul Energetický management slouží k predikci, sledování a plánování spotřeby a nákladů všech druhů energií v objektech.
1.4. ODPOVĚDNOSTI A KOMPETENCE Každá organizace si určí (nejlépe v interní směrnici) své správce (odpovědné osoby) pro jednotlivé oblasti Evidence majetku a Inventarizace, Prostorový pasport a Energetický management, kteří budou zodpovědní za správu dat v dané oblasti. Pověřený pracovník KÚ povede seznam správců za každou organizaci. PO jsou povinny nahlásit jména a pracovní zařazení svých správců a každou další změnu těchto osob pověřenému pracovníkovi KÚ. Každá organizace má přístup pouze k datům za svou organizaci (vyjma KÚ – vybraní pracovníci) a správu svých dat provádí nezávisle na ostatních organizacích. KÚ jmenuje pro každou oblast metodické pracovníky, kteří poskytují metodickou podporu ostatním uživatelům. KÚ stanoví pracovníky, kteří spravují centrální číselníky.
Článek 2 LEGISLATIVA Při evidenci majetku je třeba dbát na to, aby veškeré úkony odpovídaly platné legislativě České republiky, českým účetním standardům, interním předpisům Královéhradeckého kraje a interním předpisům každé organizace.
2.1. PRÁVNÍ PŘEDPISY Subjekty provádějící evidenci se řídí zejména těmito právními předpisy (vše ve znění pozdějších předpisů): • • • • • •
Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, Vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, Vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole,
7
2.2. INTERNÍ PŘEDPISY Subjekty provádějící evidenci se řídí zejména těmito interními předpisy (vše ve znění pozdějších předpisů): • • • • • • • •
Příkaz ředitelky č. 7 o účtování dlouhodobého majetku a zásob v podmínkách Krajského úřadu Královéhradeckého kraje, Příkaz ředitelky č. 3 o oběhu účetních dokladů v podmínkách Krajského úřadu Královéhradeckého kraje, Příkaz ředitelky č. 48 upravující inventarizaci majetku a závazků Královéhradeckého kraje, Směrnice Rady kraje č. 17, upravující postupy účetního odepisování dlouhodobého majetku kraje, Směrnice Rady kraje č. 7, kterou se stanoví zásady k řízení PO zřízených krajem, Zásady Zastupitelstva kraje při majetkoprávních úkonech s nemovitým majetkem, Zásady Zastupitelstva kraje upravujícími hospodaření s majetkem Královéhradeckého kraje, Pro příspěvkové organizace platí mj. Metodický pokyn pro příspěvkové organizace Královéhradeckého kraje k odepisování majetku vydaný Královéhradeckým krajem a ustanovení zřizovací listiny týkající se majetku.
Článek 3 EVIDENCE MAJETKU 3.1. POVINNÉ ÚDAJE Každý majetek evidovaný v IS FaMa+ má svou vlastní kartu, na které je třeba vyplnit požadované údaje. Na kartě majetku musí být vyplněny tyto položky (povinné údaje): a) inventarizační identifikátor (generuje se automaticky), b) název majetku, c) údaje zadávané přes číselníky – tj. druh majetku, třída majetku, kategorizace majetku, typ pohybu, druh dokladu, útvar, místnost, odpovědná osoba, (typ transferu), d) vstupní cena, e) u odpisovaného majetku musí být nastaveny parametry pro odpisování – účetní odpisová skupina, odpisová sazba, měsíční odpis, doba používání, zůstatková cena, zbytková hodnota, f) u majetku pořízeného z dotace – poskytovatel transferu, název projektu, transferový podíl, výše transferu, měsíční rozpouštění transferu, g) u nemovitostí musí být zadány údaje z katastru nemovitostí (u pozemku číslo parcelní, u stavby číslo popisné/evidenční/bez č.p./bez č.e. a číslo stavební parcely pod stavbou, druh pozemku, způsob využití/stavby, výměra pozemku, katastrální území, obec, část obce, list vlastnictví) h) datum pořízení/změny/vyřazení, i) dodavatel, IČ dodavatele, j) majetkové účty (pro přenos do účetnictví v případě propojení s účetním software)
8
Každá organizace je povinna dodržovat, aby byly povinné údaje na všech jejích majetkových kartách vyplněny.
3.2. ČÍSELNÍKY Údaje o majetku se do IS FaMa+ zadávají z velké části přes číselníky, které mají povahu buď centrálních anebo lokálních. Centrální číselníky jsou nadefinovány krajem a jsou pro všechny účetní jednotky společné. Editovat je mohou pouze vybraní pracovníci krajského úřadu. V případě požadavku na změnu v centrálním číselníku je tedy třeba se obrátit na tuto konkrétní osobu. Jedná se o tyto číselníky: číselník druhů majetku, tříd majetku, kategorizace majetku, typů zdrojů financování, pohybů, druhů dokladů. Lokální číselníky si organizace sestavily během přípravné fáze přechodu na IS FaMa+ a spravují si je samy. Jde o číselníky útvarů, místností, odpovědných osob.
3.2.1. ČÍSELNÍK DRUHŮ MAJETKU Dlouhodobý hmotný majetek • samostatné movité věci a soubory movitých věcí s oceněním převyšujícím částku Kč 40.000,a s dobou použitelnosti delší než 1 rok (v číselníku tříd majetku: energetické a hnací stroje, pracovní stroje a zařízení, přístroje a zvláštní technická zařízení, dopravní prostředky, inventář), • kulturní předměty (bez ohledu na výši ocenění), • pozemky (bez ohledu na výši ocenění), • stavby (bez ohledu na výši ocenění) včetně nemovitých kulturních památek, • právo stavby (eviduje se na účtu 021 jako samostatný majetek), • technické zhodnocení provedené na pronajatém nebo vypůjčeném majetku v hodnotě převyšující Kč 40.000,- (třída majetku pro zhodnocení se zvolí podle třídy majetku, na kterém bylo zhodnocení provedeno), • věcné břemeno zřízené k cizímu pozemku nebo k cizí stavbě, není-li součástí ocenění nově pořizovaného majetku Drobný dlouhodobý hmotný majetek – majetek v ocenění od Kč 3.000,- a nepřevyšujícím částku Kč 40.000,- (v číselníku tříd majetku shodné zařazení) Jiný drobný dlouhodobý hmotný majetek – majetek v ocenění od Kč 500,- a nepřevyšujícím částku Kč 3.000,- (v číselníku tříd majetku shodné zařazení) Dlouhodobý nehmotný majetek – majetek nehmotné povahy v ocenění převyšujícím částku Kč 60.000,- a s dobou použitelnosti delší než 1 rok (v číselníku tříd majetku: software, ocenitelná práva a ostatní) Drobný dlouhodobý nehmotný majetek – majetek nehmotné povahy v ocenění od Kč 7.000,- a nepřevyšujícím částku Kč 60.000,- (v číselníku tříd majetku shodné zařazení)
9
Jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek – majetek nehmotné povahy v ocenění od Kč 500,- a nepřevyšujícím částku Kč 7.000,- (v číselníku tříd majetku shodné zařazení) Ostatní majetek (v číselníku tříd majetku shodné zařazení) Do ostatního majetku se zařadí majetek nespadající do žádného z předchozích druhů uvedených v číselníku. Investice – zatím platí pouze pro kraj stejně jako číselník investičních akcí a projektů Při zařazování dlouhodobého majetku, který má vztah k budově, lze jako vodítko pro určení, co je součástí stavby a co je samostatnou movitou věcí, použít pokyn Generálního finančního ředitelství č. D-22 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona o daních z příjmu. Jde o metodický pokyn ministerstva financí pro zařazení majetku z daňového hlediska, který je používán i pro účetní účely.
3.2.2. ČÍSELNÍK TŘÍD MAJETKU Zařazení do tříd majetku se volí podle cenového rozpětí stanoveného v číselníku a podle charakteristiky majetku. Každá organizace si ke každé třídě majetku přiřadí majetkový účet podle svého účtového rozvrhu.
3.2.3. ČÍSELNÍK KATEGORIZACE MAJETKU Používá se pro dlouhodobý majetek, který se odpisuje. Kategorizuje majetek podle číselníku klasifikace produkce CZ-CPA a číselníku klasifikace stavebních děl CZ-CC. Dlouhodobý majetek, který není uveden v číselníku kategorizace, se zařadí s přihlédnutím k charakteru podobného majetku, jenž je v číselníku uveden. V IS FaMa+ je nutno přiřadit kód kategorizace každému druhu majetku, tedy i neodpisovanému. Nejčastěji se použijí tyto kódy: 00.00.01 Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek 980000 Pozemky
3.2.4. ČÍSELNÍK TYPŮ ZDROJŮ FINANCOVÁNÍ Použije se pro evidenci transferů (dotací) k majetku. V číselníku jsou zadány projekty financované prostřednictvím transferu se základními údaji: kód projektu, název projektu, udržitelnost projektu, popř. komentář. Při zařazení majetku pořízeného z dotace se na kartě majetku zvolí zdroj financování (vybere se projekt z číselníku), vyplní se celková částka transferu a účet transferu. Po vytvoření karty majetku je potřeba na kartě (záložka Zdroje transferu) doplnit další údaje o transferu, a to poskytovatele 10
transferu, datum poskytnutí transferu, částku transferu od každého poskytovatele, je-li jich k jednomu transferu více. Poskytovatelé transferu se volí z číselníku firem. V číselníku firem jsou zadáni tito poskytovatelé: Regionální rada (pro projekty financované z EU) Ministerstvo zdravotnictví Ministerstvo životního prostředí Ministerstvo průmyslu a obchodu Ministerstvo práce a sociálních věcí Ministerstvo pro místní rozvoj V případě technického zhodnocení již zařazeného majetku, které je financováno z transferu, je třeba k okamžiku zařazení technického zhodnocení provést i zařazení transferu (na kartě majetku přes Funkce - Změna transferu). Je-li z transferu pořizováno více položek majetku a z podkladu pro zařazení nevyplývá přiřazení transferu ke konkrétní položce majetku, je nutno provést rozpočítání prostřednictvím poměru pořizovacích cen jednotlivých položek. Jestliže organizace přejímá majetek s dotací od jiné vybrané účetní jednotky, je povinna od předávajícího převzít i výši zůstatku dotace a přiřadit ji k danému majetku.
3.2.5. ČÍSELNÍK POHYBŮ Při jakékoliv změně v majetku je nutno pro tuto změnu vybrat konkrétní typ pohybu. Základní typy pohybů jsou zařazení, vyřazení, převod, ostatní. Použití některých druhů pohybů Svěření majetku k hospodaření PO – předává-li kraj majetek své PO k hospodaření v případech, kdy: 1. kraj nabyl majetek pro PO, 2. kraj majetek již vlastnil a orgán kraje rozhodl předat jej PO, 3. kraj na své náklady provedl technické zhodnocení majetku již svěřeného PO a toto zhodnocení předává PO k hospodaření. Vyjmutí majetku z hospodaření PO – vyjímá-li kraj majetek své PO z hospodaření za účelem dalšího nakládání s tímto majetkem (např. zcizení, převod na jinou organizaci, likvidace, nepotřebnost pro PO). Bezúplatné nabytí na základě právního předpisu – přechod majetku ze státu do vlastnictví krajů podle zákona č. 290/2002 Sb. (Jde o právní předpis, na základě kterého kraj nabyl majetek při svém vzniku a dále jej svěřil svým příspěvkovým organizacím.), popř. dle jiného právního předpisu (lze použít pro budoucí případy). Smlouva o bezúplatném převodu (nabytí/pozbytí) – pouze pro nabytí/pozbytí na základě smlouvy, která má přímo v názvu „ smlouva o bezúplatném převodu“.
11
Nabytí/Pozbytí na základě pozemkové úpravy – pouze pro pozemky – nabývají se/pozbývají se na základě rozhodnutí Státního pozemkového úřadu. Nabytí dle GP – pouze pro pozemky – vznikne-li podle geometrického plánu nový pozemek: 1. oddělením ze stávajícího pozemku, 2. nebo nahrazením původního pozemku z důvodu jeho přečíslování - Např. stavba na pozemku „zastavěná plocha a nádvoří“ se zbourá a pozemek „zastavěná plocha a nádvoří“ se v důsledku toho změní na pozemek typu „ostatní plocha“ a zpravidla dojde i ke změně číslování pozemku – vše na podkladě GP. V tomto případě se původní pozemek vyřadí pohybem Pozbytí dle GP a zařadí se s novými parametry pohybem Nabytí dle GP. Vstupní cena a výměra se nemění. Změna dle GP – pouze pro pozemky – dojde-li na základě geometrického plánu ke změně výměry pozemku (z důvodu oddělení části pozemku, se kterou se dále nakládá) nebo ke změně jiných údajů o pozemku (např. způsobu využití pozemku). Pozbytí dle GP – pouze pro pozemky – dojde-li podle geometrického plánu k zániku pozemku: 1. pozemek se sloučí do jiného pozemku, 2. nebo je přečíslován - Např. při dělení pozemku z p.p.č. 942 vznikne p.p.č. 942/1. Původní pozemek se vyřadí pohybem Pozbytí dle GP a zařadí se znovu s novým parcelním číslem s pohybem Nabytí dle GP. Nabytí/Pozbytí na základě oznámení katastrálního úřadu – použije se v případě obnovy katastrálního operátu (digitalizace), dále pro další změny v majetku, které sám provedl a oznámil katastrální úřad po přezkoumání dat v katastru nemovitostí. Změna pořizovací ceny – lze použít při dělení pozemků - Z původního pozemku se oddělí nový pozemek. Pořizovací cena (a výměra) původního pozemku se sníží o částku odpovídající odděleným m2 a zároveň se tato částka stane pořizovací cenou pro nově oddělený pozemek. Celkové ocenění pozemků se nemění!
3.2.6. ČÍSELNÍK DOKLADŮ NABYTÍ Informace k některým dokladům Právní předpis – nabytí na základě zákona či jiného právního předpisu (použije se při pohybu Bezúplatné nabytí na základě právního předpisu – v současné době pouze výjimečně) Usnesení orgánu – usnesení Rady nebo Zastupitelstva Královéhradeckého kraje Právní dokument – rozhodnutí soudu, notářský zápis Oznámení katastrálního úřadu – oznámení posílá katastrální úřad přes datovou schránku (zpravidla vlastníkovi nemovitosti) a může se týkat např. opravy chyby v katastru nemovitostí, změny katastrální hranice nebo jiné změny, kterou provádí sám katastrální úřad. Dále se tento doklad použije při obnově katastrálního operátu (digitalizaci).
12
3.3. INVENTARIZAČNÍ IDENTIFIKÁTOR Každé jednotlivé položce majetku je přiřazen jedinečný inventarizační identifikátor (inventární číslo). Ve FaMa+ je inventarizační identifikátor generován systémem. Je nastavena jedna společná řada inventarizačních identifikátorů pro všechny organizace. U majetku, který byl do FaMa+ migrován, jsou zachovány původní inventarizační identifikátory s doplněním kódu (prefixu) organizace. Dojde-li ke svěření majetku z kraje na PO nebo obráceně, původní inventarizační identifikátor zůstává zachován. Není přípustná vazba inventarizačního identifikátoru na skupinu (třídu) majetku, která umožňuje evidovat více stejných inventarizačních identifikátorů. Pokud organizace majetek dosud takto evidovala, musí tento nedostatek odstranit ještě před samotnou migrací dat do systému. Technické zhodnocení dlouhodobého majetku se vždy zapíše na kartu toho majetku, na němž bylo provedeno. Nelze evidovat technické zhodnocení odděleně od majetku pod samostatným inventárním číslem. Pouze v případě, financuje-li organizace technické zhodnocení cizího majetku (pronajatého, vypůjčeného) a má-li souhlas pronajímatele k odpisování TZ, založí pro toto TZ samostatnou kartu majetku. Evidence nemovitostí musí korespondovat se stavem vedeným v katastru nemovitostí. Nelze pod jeden inventarizační identifikátor slučovat více nemovitostí (např. všechny pozemky svěřené k hospodaření nelze evidovat jako jeden pozemek s jednou vstupní cenou, stejně tak nelze vést pod jedním inventárním číslem více staveb, jsou-li v katastru nemovitostí evidovány samostatně). Pokud organizace tímto způsobem nemovitosti eviduje, je třeba provést rozdělení. Tuto operaci je nutné realizovat před migrací dat do systému. Z toho důvodu se všem organizacím doporučuje, aby před migrací dat porovnaly svou evidenci se stavem v katastru nemovitostí. Majetkové oddělení KÚ může na žádost zdarma zajistit aktuální výpis z katastru nemovitostí.
Příklad rozdělení - pozemky: Organizace eviduje 4 pozemky typu ostatní plocha jako 1 pozemek s 1 vstupní cenou pod 1 inventárním číslem. Vypočítá cenu pozemku za m2 (PC)/výměra). Z katastru nemovitostí zjistí výměru každého pozemku, kterou vynásobí zjištěnou cenou za m2. 1 původní pozemek vyřadí a nově zařadí 4 pozemky. Vstupní cena původního pozemku se musí rovnat součtu cen 4 nových pozemků. Příklad rozdělení – stavby: Vstupní cenu a oprávky staveb lze rozdělit procentním poměrem staveb na celkové zastavěné ploše. Organizace eviduje 3 budovy pod jedním inventárním číslem se společnou vstupní cenou Kč 1.200.000,- a oprávkami Kč 300.000,-. V katastru nemovitostí jsou tyto budovy vedeny každá samostatně. Celková zastavěná plocha těchto 3 budov je 1.000 m2, z čehož zastavěná plocha pro 1. budovu činí 500 m2, pro 2. budovu 300 m2 a pro 3. budovu 200 m2. Rozdělení vstupní ceny a oprávek proběhne v následujícím poměru: 1. budova 50 % PC = Kč 600.000,oprávky = Kč 150.000,2. budova 30 % PC = Kč 360.000,oprávky = Kč 90.000,3. budova 20 % PC = Kč 240.000,oprávky = Kč 60.000,Pokračuje se v odpisování nastaveném pro původní budovu, jen od tohoto okamžiku probíhá na 3 kartách majetku. V průběhu výpočtu je doporučeno nezaokrouhlovat, aby byl výsledek co nejpřesnější. 13
3.4. NÁZEV Název majetku se zvolí tak, aby o něm a o účelu jeho využití co nejvíce vypovídal. Tedy ne jen „Budova“, ale např. „Budova bez čp na st 321-školní jídelna“, u pozemků se uvede alespoň druh a způsob využití podle katastru nemovitostí - např. „Ostatní plocha, ostatní komunikace-ppč 614/1“ nebo „Zastavěná plocha a nádvoří-stpč 836/9“.
3.5. OCENĚNÍ MAJETKU Majetek v evidenci musí být vždy oceněn. Ocenění nesmí mít nulovou hodnotu. Zařazuje-li se do evidence pozemek, na kterém jsou porosty (myšleno stromy, keře apod., neplatí pro pěstitelské celky trvalých porostů), jejich hodnota vstupuje do ocenění pozemku. Pořizovací cena Cena zahrnuje náklady pořízení a náklady související s pořízením majetku. Účetní předpisy určují, které náklady se do pořizovací ceny mohou zahrnout a které nikoliv. Interním předpisem si organizace stanoví, zda budou součástí pořizovací ceny i úroky z úvěru. Pořizovací cenou se oceňuje majetek pořízený za úplatu, tj.: • • •
koupě, směna, je-li cena ve smlouvě uvedena, technické zhodnocení.
Reprodukční pořizovací cena Jedná se o cenu, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Náklady související s pořízením se do této ceny nezapočítávají. RPC lze zjistit výpočtem z oceňovací vyhlášky, porovnáním s cenou obvyklou u obdobného majetku, nebo ze znaleckého posudku, který vypracuje odborník. RPC se aplikuje pro ocenění majetku v případě: • nabytí darováním – nejde-li o darování od vybrané účetní jednotky, • zjištění inventarizačního přebytku, • nabytí směnou, není-li cena ve smlouvě uvedena. Vlastní náklady Pořizuje-li organizace majetek ve vlastní režii, ocení jej vlastními náklady. Ocenění 1,- Kč Částkou 1,- Kč se oceňují kulturní památky, sbírky muzejní povahy, předměty kulturní hodnoty, církevní stavby, není-li známa jejich pořizovací cena. Ocenění se nezvyšuje o technické zhodnocení provedené na tomto majetku, technické zhodnocení se eviduje odděleně. Upozornění: V souladu s účetními předpisy může organizace měnit ocenění majetku jen ve výjimečných případech! Jedná se o tyto případy: •
technické zhodnocení - navyšuje vstupní cenu, 14
• • •
přecenění majetku určeného k prodeji reálnou hodnotou - neplatí pro účetní jednotky, které vedou účetnictví ve zjednodušeném rozsahu, změna v souboru majetku – část majetku, který je evidovaný jako soubor, se vyřazuje/zařazuje, oprava nesprávnosti.
Pozemky – obnova katastrálního operátu (digitalizace) Dochází-li u pozemku ke změně výměry v důsledku obnovy katastrálního operátu, vstupní cena pozemku se nemění (nepřepočítává se!), pouze se na kartě majetku zaznamená nová výměra pozemku. Popř. mění-li se pozemky evidované ve zjednodušené evidenci na pozemky katastru nemovitostí a mění-li se způsob využití pozemku, provede se změna analytické třídy pozemku, pokud ji účetní jednotka používá. Pokud digitalizací vznikne zcela nový pozemek, který nenahrazuje žádný z původních pozemků, oceňuje se reprodukční pořizovací cenou (je možno použít oceňovací vyhlášku).
Pozemky – dělení V případě rozdělení pozemku na více samostatných pozemků podle GP se vstupní cena rozdělí podle výměr jednotlivých pozemků (viz výše uvedený příklad). Celkové ocenění pozemků v evidenci zůstává beze změny! Je-li z původního pozemku dle GP oddělena část pozemku (z níž vznikne nový pozemek nebo se tato část sloučí do jiného vlastního pozemku), která zůstává v evidenci účetní jednotky, vstupní cenou tohoto pozemku je částka, o kterou byla snížena vstupní cena původního pozemku (tj. cena za m2 původního pozemku * výměra nového pozemku). Tato změna nemá vliv na celkové ocenění pozemků v evidenci! Je-li z původního pozemku oddělen dle GP nový pozemek za účelem jeho zcizení (pozbytí), vstupní cenou nového pozemku je částka, o kterou byla snížena pořizovací cena původního pozemku (tj. cena za m2 původního pozemku * výměra nového pozemku). Celkové ocenění pozemků se sníží o vstupní cenu zcizovaného (vyřazeného) pozemku.
Bezúplatný převod majetku mezi vybranými účetními jednotkami Dochází-li k bezúplatnému převodu majetku (darování, bezúplatný převod, svěření k hospodaření) mezi vybranými účetními jednotkami, přebírající účetní jednotka navazuje na výši ocenění majetku, které měla předávající účetní jednotka, tj. přebírá od ní pořizovací cenu, oprávky, popř. hodnotu rozpuštěné dotace, transferový podíl.
3.6. OKAMŽIK ZAŘAZENÍ DLOUHODOBÉHO MAJETKU Nově pořízený dlouhodobý majetek se zařazuje do evidence dnem, od kterého je způsobilý k užívání.
15
Stav způsobilý k užívání – způsobilost věci k obvyklému užívání, tj. její dokončení, splnění požadavků z technického a právního hlediska bez ohledu na to, kdy se začne skutečně používat či využívat. Rozhodující je obecná způsobilost dané věci, nikoliv způsobilost jiných souvisejících okolností. Dokládá se obvykle protokolem o předání a převzetí věci. Obdobně platí i pro technické zhodnocení. U staveb/technického zhodnocení staveb podléhajících kolaudačnímu řízení je to datum právních účinků kolaudačního souhlasu. Pokud je kolaudace pouze na část stavby, stavba se zařazuje do dlouhodobého majetku až po zkolaudování poslední části stavby. Toto neplatí, pokud je stavba tvořena samostatnými budovami. Stavby nepodléhající kolaudačnímu řízení se zařazují do evidence po jejich dokončení a uvedení do stavu obvyklého užívání (zpravidla na základě předávacího protokolu). Nově pořízený majetek zapisovaný do katastru nemovitostí (tj. nově nabytý majetek zpravidla na základě smluvního vztahu – nejčastěji kupní, darovací, směnnou smlouvou) se zařazuje dnem vzniku právních účinků vkladu do katastru nemovitostí. Tímto dnem přechází vlastnické právo mezi smluvními stranami. Stejné datum zařazení platí i pro věcná břemena. Ostatní dlouhodobý majetek pořízený na základě smluvního vztahu – vlastnické právo přechází k datu účinnosti smlouvy (zpravidla datum podpisu smlouvy všemi smluvními stranami, není-li ve smlouvě uvedeno jinak) a k tomuto datu se majetek zařadí Dlouhodobý majetek nabytý na základě jiného právního dokumentu se zařazuje ke dni nabytí právní moci dokumentu. Platí pro majetek nabytý od státu, dražbou, vydržením, majetek nabytý na základě rozhodnutí soudu, rozhodnutí pozemkového úřadu apod. Motorová vozidla se zařazují do majetku k datu registrace vozidla. Svěření majetku k hospodaření PO – Majetek je PO svěřen k hospodaření zřizovací listinou, a to k datu uvedenému na zřizovací listině. Další nemovitý majetek se PO svěřuje dodatkem zřizovací listiny k datu uvedenému v dodatku. V případě, kdy kraj nabývá nemovitý majetek pro PO prostřednictvím smlouvy s třetí osobou (výkup, darování, směna apod.) nebo na základě jiného právního dokumentu a schválilo-li zastupitelstvo kraje zároveň s nabytím majetku i jeho svěření příspěvkové organizaci a změnu ZL, přebírá PO majetek k datu shodnému s nabytím majetku krajem. Pro majetek zařazený způsobem Nabytí dle GP, Nabytí na základě oznámení katastrálního úřadu (nejčastěji obnova katastrálního operátu) se použije jako datum zařazení datum provedení zápisu do katastru nemovitostí.
3.7. PŘEVODY MAJETKU MEZI KRAJEM A PŘÍSPĚVKOVÝMI ORGANIZACEMI Kromě převodů majetku mezi útvary v rámci jedné organizace, které si provádí každá organizace sama podle svých potřeb, probíhají i převody majetku mezi krajem a příspěvkovými organizacemi a také mezi příspěvkovými organizacemi navzájem. Převody mezi krajem a PO se týkají především dlouhodobého majetku, zejména nemovitého majetku, a to z toho důvodu, že majetkoprávní úkony typu nabytí a zcizení nemovitostí může provádět pouze 16
zřizovatel PO, tj. kraj jako vlastník nemovitosti. Při nabytí nemovitého majetku proběhne převod majetku z kraje na PO, při zcizení proběhne převod z PO na kraj. Postup převodu majetku mezi krajem a PO v IS FaMa+ Nabytí majetku pro PO/technické zhodnocení svěřeného majetku financované krajem Příklad. Kraj pro potřeby PO vykoupí pozemek. K datu vzniku právních účinků vkladu do katastru nemovitostí pracovník KÚ ve FaMa+ zařadí pozemek pod účetní jednotku 0001-Královéhradecký kraj. Následně ihned ke stejnému datu provede pracovník KÚ převod pozemku z kraje (0001) na PO. Stejně probíhá i zaúčtování. To platí pro většinu případů, kdy se nově nabytý majetek účetně ihned v den nabytí převádí na PO. Obdobně tomu je i u technického zhodnocení již svěřeného majetku, které je financováno krajem a následně předáno PO. K převodu majetku (předání k hospodaření) se vyhotoví příslušný protokol (viz Sestavy).
Zcizení majetku Příklad. Kraj prodá budovu, která je pro PO nepotřebná. K datu vzniku právních účinků vkladu do katastru nemovitostí, u staveb nezapisovaných do KN k datu účinnosti smlouvy provede pracovník PO ve FaMa+ (na pokyn pracovníka KÚ) převod budovy z PO na 0001-Královéhradecký kraj. Ke stejnému datu pracovník KÚ budovu vyřadí z evidence. K převodu majetku (vyjmutí z hospodaření) se vyhotoví příslušný protokol (viz Sestavy).
Článek 4 INVENTARIZACE Inventarizace majetku se provádí v modulu Inventarizace majetku. PO použijí pro inventarizaci předem nadefinované tiskové sestavy.
Článek 5 ODPISY Při odpisování dlouhodobého majetku se příspěvkové organizace řídí mj. Metodickým pokynem pro příspěvkové organizace zřizované Královéhradeckým krajem k odpisování dlouhodobého majetku od 1.1.2015. Krajský úřad se řídí aktuálním zněním směrnice Rady Královéhradeckého kraje č. 17, kterou se stanoví postupy účetního odepisování dlouhodobého majetku Královéhradeckého kraje. Pro všechny organizace, které evidují majetek v IS FaMa+, je stanovena měsíční periodicita odpisování. Účetní uzávěrku si provádí každá účetní jednotka sama za sebe nezávisle na ostatních. Platí, že majetek se začíná odpisovat od 1. dne měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém byl majetek zařazen do evidence. Musí být zajištěno odpisování majetku po celou dobu jeho používání. Při vyřazení majetku se zaúčtují odpisy ještě za měsíc, v němž se majetek vyřazuje. 17
V případě pořízení použitého dlouhodobého majetku se odpisový plán stanoví pro zbývající předpokládanou dobu používání, předchozí doba používání se nezobrazuje. To neplatí v případě bezúplatného převodu dlouhodobého majetku mezi vybranými účetními jednotkami (obec – kraj, kraj – PO apod.). V tomto případě se navazuje výši ocenění a výši oprávek od poskytovatele majetku. V případě dlouhodobého hmotného majetku v podílovém spoluvlastnictví provádí každý spoluvlastník účetní odpis jen z části, kterou vlastní. Technické zhodnocení provedené na dlouhodobém majetku, který byl v minulosti zcela odepsán, zvyšuje cenu tohoto majetku. Majetek se začne znovu odpisovat. Zbytková hodnota Volba nastavení zbytkové hodnoty je ponechána v kompetenci organizace. IS FaMa+ umožňuje nejen procentní nastavení, ale i nastavení hranice částkou. Neodepisuje se: • • • • •
drobný dlouhodobý majetek (hmotný a nehmotný), pozemky, kulturní předměty, majetek určený k prodeji, který se oceňuje reálnou hodnotou, finanční majetek
Článek 6 ENERGETICKÝ MANAGEMENT Energetický management IS FaMa+ zavádí systém pro předpokládanou implementaci normy ČSN ISO 50001- Systém managementu hospodaření s energií. Jedná se o sledování spotřeb energií a nákladů vynaložených na provoz. Tyto údaje jsou sledovány celkem a následně za jednotlivé organizace, jejich části, odběrná místa a budovy. Získané informace jsou využívány při operativním řízení nákladů na jednotlivé energie, plánování nákupů energií, plány investic, vyhodnocení energetické politiky. Energetický management obsahuje následující číselníky: 1) 2) 3) 4)
Dodavatelé energií Smlouvy na dodávku energií Odběrná místa Fakturační měřící místa pro: a) elektřinu b) vodu c) teplo d) plyn e) ostatní energie 5) Došlé faktury za dodávku energií
Odpovědný pracovník zadává do jednotlivých formulářů programu údaje o spotřebách energií z došlých daňových dokladů, vlastních odečtů na odběrných měřících místech, případně dle odhadů spotřeby energie. Periodicita pořízení dokladů je různá (denní, měsíční, čtvrtletní, roční) vždy však musí navazovat na skutečnou účetní evidenci nákladů na energie. 18
