KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure Na de inbraak bij Diginotar is het vanaf 30 januari 2012 mogelijk om de oude certificaten van Diginotar te vervangen door nieuwe bij KPN. Hiertoe moet u de volgende procedure volgen.Een overzicht met de kosten vindt u op de laatste pagina. Registreren als abonnee bij KPN. Op de website https://kpnbapi.managedpki.com moet u een formulier invullen. Nadat het formulier is ingevuld kunt u dit afdrukken. Onderaan het formulier staan instructies die u moet volgen om de registratie af te ronden. Nadat u de door KPN gewenste zaken heeft ingestuurd ontvangt u na enige tijd een abonneenummer. Dat abonneenummer heeft u nodig bij de aanvraag van de certificaten.
Nieuwe certificaten aanvragen. Na 30 januari en nadat u het abonneenummer van KPN heeft ontvangen kunt u uw certificaten gaan aanvragen. Om nieuwe certificaten aan te vragen moet u 4 stappen uitvoeren, als u ook nog een postbus moet aanvragen zijn dit er 6:
Stap 1: aanmaken van nieuwe sleutels - Klik in de archiefbalk op "Aanvrager Authenticatie " of "Aanvrager Vertrouwelijkheid"
- Open het menu "Sleutels" en kies hier voor "Nieuw (ook voor verlengen)".
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure Het scherm "Sleutels aanmaken" wordt geopend. De volgende rubrieken zijn hierin aanwezig, waarbij elk veld met een sterretje (* ) een verplicht in te voeren veld is: • Sleutelnaam LoonSOM Connect zal standaardnamen aan uw sleutelbestanden geven, namelijk Authenticatie en Vertrouwelijkheid. U kunt (indien gewenst) afwijken van de standaardnamen door een eigen naam in te voeren in het veld 'Sleutelnaam' (bijv. uw bedrijfsnaam). Onder dit invulveld ziet u dan automatisch de namen voor de twee verschillende sleutels verschijnen, inclusief de toevoeging _a en _v om zodoende de sleutels te kunnen onderscheiden.
• Wachtwoord: Voer een wachtwoord in voor de sleutelbestanden. Dit wachtwoord geldt voor beide sleutelbestanden en moet minimaal vier karakters bevatten.
• Bevestig wachtwoord: Hiermee bevestigt u uw ingevoerde wachtwoord, ter voorkoming van typefouten.
• Verlengen middels: Hiermee geeft u aan dat u een bestaand certificaat wilt verlengen. Bij nieuwe aanvragen en bij de overgang van Diginotar naar KPN haalt u het vinkje weg.
• Bedrijfsnaam: Voer uw bedrijfsnaam in.
• Vestigingsadres: Geef het vestigingsadres van uw bedrijf in.
• Vestigingsplaats: Geef de vestigingsplaats van uw bedrijf in.
• Afdeling: Geef een eventuele afdeling in. (niet verplicht)
• Soort bedrijf: Selecteer het juiste soort bedrijf. Wanneer het een bedrijf is dat lid is van de Kamer van Koophandel, dan wordt het KvK nummer gevraagd.
• Filiaalnummer: Leeg laten. - Klik op 'OK' - Er wordt u gevraagd of u het sleutelwachtwoord wilt printen. Wij adviseren u (met klem) dit te doen en de print goed te bewaren.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure
- Beide sleutels worden nu aangemaakt. Deze kunt u zien door "Aanvrager Authenticatie" of "AanvragerVertrouwelijkheid" in de linker archiefbalk aan te klikken.
Stap 2: digitale aanvraag van certificaten Uw aangemaakte sleutels moeten gecertificeerd worden bij uw Certificaat Leverancier om er gebruik van te kunnen maken. U dient hiervoor in LoonSOM Connect een aantal handelingen te verrichten.De aanvraag voor certificaten moet eerst digitaal verstuurd worden naar uw Certificaat Leverancier (dit gaat overigens via de Belastingdienst-server). Volg hiervoor onderstaande stappen: - Klik in de archiefbalk onder ‘Certificaten en sleutels’ op het pictogram van de groep ‘Aanvrager authenticatie’ of ‘Aanvrager Vertrouwelijkheid’. Selecteer de aangemaakte sleutel in het rechterbovenscherm ;
· Kies in het menu 'Sleutels' de optie 'Certificaat aanvragen (ook verlengen).
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure · Een dialoog verschijnt waarin u uw contactgegevens moet invoeren en het door u eerder aangemaakte sleutelwachtwoord. Bij de overgang van Diginotar naar KPN moet u niet kiezen voor verlengen. Dit betreft nieuwe certificaten.
· Klik op ‘OK’ om de aanvraag te versturen · Aansluitend wordt u gevraagd om direct de digitale aanvraag van de andere sleutel te versturen. Ons advies is om dit dan ook te doen! Wanneer u dit niet doet moet u deze procedure nog een keer doorlopen voor het andere certificaat. Nadat de verbinding is verbroken, zijn de certificaten aangevraagd. U kunt dit controleren doordat er bij de status van uw sleutelbestanden ‘Aangevraagd’ staat. In het rechteronderscherm staat ook nu de Melding ‘Certificaat is aangevraagd’.
Hiermee is het elektronische gedeelte van de aanvraag voltooid. Bij nieuwe of vernieuwde certificaten dient U de aanvraag echter ook per fysieke post naar uw Certificaat Leverancier te versturen. Hiervoor dient u het "Aanvraagformulier Certificaten" uit te printen en op te sturen naar het adres op het formulier. Stap3: Afdrukken Aanvraagformulier Certificaten U bent verplicht om de procedure voor aanvragen van certificaten te completeren met een ingevuld aanvraagformulier, dat via fysieke post opgestuurd dient te worden naar uw Certificaat Leverancier. Dit formulier is standaard meegeleverd in LoonSOM Connect.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure • Kies in het menu "Bestand" voor "Afdrukken Aanvraagformulier Certificaten"
Selecteer allereerst uw reden van aanvraag - Het is een 'Eerste aanvraag'. Dus ook bij de overgang van Diginotar naar KPN de eerste keer dat u bij KPN certificaten aanvraagt kiezen voor 'Eerste aanvraag'. Er wordt u vervolgens gevraagd de volgende gegevens in te vullen. 1. (Handels)naam bedrijf / kantoor De naam van het bedrijf, dan wel het kantoor dient de (een) handelsnaam te zijn, en dient conform de inschrijving van de Kamer van Koophandel (KvK) te zijn. Bij niet-KvK organisaties dient hiervoor de gebruikelijk gehanteerde naam te worden ingevuld.
2. Nummer Kamer van Koophandel Hier dient het KvK-nummer ingevuld te worden waaronder het desbetreffende bedrijf is ingeschreven. Voor bedrijven/organisaties die niet ingeschreven staan bij de KvK kan dat onderdeel weggelaten worden.
3. Naam aanvrager(s) (vertegenwoordigingsbevoegd) Onder 'Naam aanvrager' wordt verstaan de voorletters, tussenvoegsels en achternaam van de natuurlijke (bedrijfs)vertegenwoordiger die bevoegd is om de aanvraag van de digitale certificaten te doen. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging dient kenbaar en conform de inschrijving van de KvK te zijn. Bij gezamenlijke of beperkte bevoegdheid volstaat de handtekening van één van de bevoegde directeuren. Bij niet-KvK organisaties verklaart de aanvrager middels de ondertekening dat hij/zij zelfstandig bevoegd is om DigiNotar certificaten aan te vragen. Tevens wordt het geslacht (man/vrouw) van de aanvrager aangegeven op het formulier.
4. Geboortedatum aanvrager(s) De geboortedatum dient conform het legitimatiebewijs te zijn (DDMMYY)
5. Vestigingsadres (volledig) Het werkelijke adres waar de organisatie gevestigd is, wordt hier volledig ingevuld (straat, huisnummer, postcode en plaats), conform de KvK inschrijving indien van toepassing.
6. Postadres (volledig) Hier dient het volledige correspondentieadres te worden ingevuld (postbus, nummer, postcode en plaats), conform de KvK inschrijving indien van toepassing.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure 7. Land Hier dient het land waar de organisatie gevestigd is, te worden ingevuld.
8. Telefoonnummer bedrijf Hier dient een algemeen telefoonnummer van de organisatie ingevuld te worden.
9. Faxnummer bedrijf Hier dient een algemeen faxnummer van de organisatie ingevuld te worden.
10. Emailadres aanvrager Hier dient het e-mailadres van de aanvrager van de organisatie ingevuld te worden. Indien de aanvrager niet over een persoonlijk e-mailadres beschikt, kan het algemene e-mailadres van de organisatie ingevuld worden.
11. Statutaire naam Als het bedrijf is ingeschreven bij de KvK dan dient hier de naam van het bedrijf ingevuld te worden zoals deze is geregistreerd bij de KvK.
12. Statutaire vestigingsplaats Als het bedrijf is ingeschreven bij de KvK dan dient hier de vestigingsplaats ingevuld te worden zoals deze is geregistreerd bij de KvK.
13. Naam afdeling (indien van toepassing) Indien het envelopcertificaat gebruikt wordt om een afdeling van een bedrijf te identificeren, dient hier de naam van de afdeling ingevuld te worden (optioneel veld). Als extra certificaten aangevraagd worden, is de afdeling verplicht!
14. Dossiernummer (indien van toepassing) ! LET OP Als u al met certificaten werkt kunt u het dossiernummer opzoeken door op het pijltje achteraan de rubriek te klikken krijgt u een lijst met alle beschikbare dossiernummers. Geef het dossiernummer mee van het laatst geldige certificaat. Vooral bij de overgang van Diginotar naar KPN is het van belang dat u het dossiernummer dat u bij Diginotar had doorgeeft aan KPN. U krijgt namelijk korting op de aanschaf van de nieuwe certificaten.
15. Abonneenummer Voordat u aan het aanvragen van certificaten begon heeft u zich aangemeld bij KPN. KPN heeft u een abonneenummer toegekend dat moet u hier invullen.
16. Sleutel Vertrouwelijkheid Selecteer in deze keuzelijst uw sleutel van Vertrouwelijkheid. Hierdoor wordt van zowel uw sleutel van Vertrouwelijkheid als van Authenticiteit de Fingerprint op het formulier geprint.
17. Plaats Vul de plaats in.
18. Naam aanvrager Vul de naam van de aanvrager in.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure 19. Nummer geldig identiteitsbewijs Vul het betreffende nummer in.
20. Geldig tot Vul de betreffende datum in.
Klik als u uw printerinstellingen gecontroleerd heeft op 'Afdrukken', Nadat u het formulier heeft afgedrukt kunt u deze dateren en ondertekenen. Voeg nog bij wat staat vermeld bij 'Gaarne bijvoegen'. Gebruik hiervoor de onderstaande checklist: · Heeft u het formulier ondertekend? (het origineel ondertekende formulier dient opgestuurd te worden) · Komt de handtekening op het aanvraagformulier overeen met de handtekening in het legitimatiebewijs? · Is het legitimatiebewijsbewijs waarvan een kopie is bijgevoegd geldig? · Is de kopie van het legitimatiebewijs compleet en duidelijk leesbaar? · Indien een kopie van Europese Identiteitskaart wordt bijgevoegd, dient zowel een kopie van voor- als achterzijde meegestuurd te worden in verband met de handtekening. · Is er een kopie van een recent uittreksel KvK bijgevoegd? (niet ouder dan 2 maanden) · Indien er een volmacht van toepassing is, stuur deze dan op samen met de aanvraag · Komt de naam van de aanvrager als vertegenwoordiger op het uittreksel KvK voor? Zo niet, dan alle uittreksels KvK toevoegen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. · Komen de bedrijfsgegevens op het formulier overeen met de gegevens op het uittreksel KvK? (zoals handelsnaam, adresgegevens) Stuur het formulier en de bijvoegsels op naar: KPN Corporate Market B.V. T.A.V. BApi Validatie Postbus 1082 7301 BH Apeldoorn
Let op de instructies die op het formulier vermeld worden.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure stap 4: Certificaten beschikbaar gesteld door KPN importeren op sleutelbestanden. Na het insturen van het formulier aan uw Certificaat Leverancier ontvangt u na enige tijd een brief en een e-mail van hen retour. Volg de instructies in deze brief of e-mail om uw certificaten op te halen van hun website. Bewaar deze certificaten in een map op uw pc en onthoudt waar. U kunt voor de zekerheid een kopie maken op bijvoorbeeld een diskette of usb-stick. 1. Zoek via 'Deze computer' op uw bureaublad of de 'Windows Verkenner' uw certificaten op. U zult zien dat tussen alle bestanden die u heeft opgeslagen er maar twee zijn waarvan de bestandsnaam eindigt met 'der.crt'. Open elk van deze bestanden en ga naar het tabblad 'Details'. Zoek het veld 'Sleutelgebruik' op en check welk bestand voor 'Digitale handtekening' (Authenticiteit) is en welk bestand voor 'Sleutelcodering, Gegevenscodering' (Vertrouwelijkheid) is. Onthoudt dit of schrijf dit op. 2. Klik in de archiefbalk op "Aanvrager Authenticatie".
3. Klik in het venster rechtsboven op de regel waar u de bestandsnaam ziet staan van het sleutelbestand van authenticiteit dat door u is aangemaakt.
4. U kunt nu het sleutelbestand van authenticiteit certificeren door in menu "Sleutels" "Certificaat importeren" te kiezen. U kunt deze actie ook direct via het icoontje op de knoppenbalk starten.
5. Voer de bestandsnaam in van het aan u toegezonden certificaat van authenticiteit. U heeft dit bestand in stap 1 reeds gevonden. U kunt er tevens naar toe bladeren met behulp van de "…" of "blader" knop.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure 6. Vul het wachtwoord in zoals u dat heeft ingevoerd bij het aanmaken van het sleutelpaar. 7. Klik op de OK – knop en het sleutelbestand van authenticiteit wordt gecertificeerd. U kunt controleren of dit correct heeft plaatsgevonden. In de statuskolom moet dan "Gecertificeerd" staan. 8. Klik in de archiefbalk op "Aanvrager Vertrouwelijkheid".
9. Klik in het venster rechtsboven op de regel waar u de bestandsnaam ziet staan van het sleutelbestand van vertrouwelijkheid dat door u is aangemaakt.
10. U kunt nu het sleutelbestand van vertrouwelijkheid certificeren door in menu "Sleutels" "Certificaat importeren" te kiezen.
11. Voer de bestandsnaam in van het aan u toegezonden certificaat van vertrouwelijkheid. U heeft dit bestand in stap 1 reeds gevonden. U kunt er tevens naar toe bladeren met behulp van de "…" "blader" knop. 12. Vul het wachtwoord in zoals u dat heeft ingevoerd bij het aanmaken van het sleutelpaar. 13. Klik op de OK – knop en het sleutelbestand van vertrouwelijkheid wordt gecertificeerd. U kunt controleren of dit correct heeft plaatsgevonden. In de statuskolom moet dan 'Gecertificeerd' staan. Zodra uw sleutels gecertificeerd zijn kunt u hier een backup van maken door beide sleutelbestanden te exporteren naar een map of diskette.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure Stap 5: Aanmeldingsformulier belastingdienst invullen en opsturen. Om te kunnen communiceren met de Belastingdienst heeft u een eigen postbus bij de Belastingdienst nodig. U kunt deze postbus aanvragen met behulp van een formulier dat u per fysieke post naar de Belastingdienst stuurt. Dit formulier is standaard meegeleverd met LoonSOM Connect en is zowel geschikt voor aangifte met Certificaten als met PIN. Gaat u aangifte doen met Certificaten, dan is het belangrijk dat deze reeds zijn geimporteerd op uw sleutelbestanden (status 'gecertificeerd') in LoonSOM Connect. - Kies in het menu "Bestand" voor "Afdrukken Aanmeldingsformulier Belastingdienst"
U dient de volgende velden af te lopen: 1. Bedrijfsgegevens Vul hier uw bedrijfsgegevens in. De gegevens 'Naam bedrijf' / 'Vestigingsadres' / 'Postcode+Plaats' / en 'Fiscaal nummer' of 'Beconnr' zijn verplicht. 2. Contactpersoon Vul hier de gegevens in van de contactpersoon die de Belastingdienst kan benaderen bij bijzonderheden m.b.t. (de aanmelding van) dit proces. De gegevens 'Achternaam' / 'Voorletters' / 'Telefoon zijn verplicht. 3. Dit aanmeldingsformulier betreft een wijziging. Geef aan of dit formulier een wijziging betreft of niet. Vink deze optie aan als u een bestaande postbus wilt uitbreiden met andere processen. U dient deze optie ook aan te vinken als u bijvoorbeeld met een bestaande postbus overstapt van PIN naar Certificaat gebruik (of andersom). 4a. Welk Softwarepakket (applicatie) gebruikt u? Geef hier Uitzend Software Diensten B.V. op en software pakket UBplus. 4b. Welke Belastingdienst-stromen wilt u met deze applicatie gaan verwerken? Geef hier aan welke processen vanuit het bij 4a ingevuld pakket gegenereerd gaan worden.Bijvoorbeeld 'Loonheffing' of 'Omzetbelasting' 4c. Ik heb een nieuwe postbus (E-mailaccount) nodig
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure - Vink deze optie aan Let op: Voor Loonheffing of Weekaanlevering heeft u altijd een nieuwe postbus voor nodig! 4d. Ik heb een nieuw proces-ID nodig - Vink deze optie niet aan. 4e. Ik wil een account voor de IP-Inbeldienst van de Belastingdienst. -Vink deze optie niet aan. Gaat u onderteken met Certificaten, selecteer dan bij 'Versleuteling' uw vertrouwelijkheidssleutel en bij 'handtekening' uw authenticatiesleutel (Dit gebeurt meestal al automatisch)De gegevens van uw certificaten worden dan op het formulier geprint. Daarom is het noodzakelijk dat uw certificaten zijn ingelezen in LoonSOM Connect voordat u dit formulier gaat afdrukken! · Klik als u uw printerinstellingen gecontroleerd heeft op 'Afdrukken'. · Stuur het formulier vervolgens naar het aan de linkeronderzijde van het formulier vermelde adres*. * Adres Belastingdienst
Belastingdienst/Centrale Administratie Informatieverwerking Team EBV, cluster GO Antwoordnummer 1230 7300 VB Apeldoorn
Stap 6: Instellingen van de postbus invoeren. Berichten (instellingen)
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure
Hier kan aangegeven worden welke berichten met het LoonSOM Connect programma verzonden kunnen worden. Zet een vinkje bij loonheffing vanaf 2006. De Instellingen voor de loonheffing vanaf 2006 zijn: Nadat u een postbus heeft aangevraagd bij de Belastingdienst, krijgt een brief van hen retour. Deze brief bevat gegevens die betrekking hebben op uw digitale postbus bij de Belastingdienst. Deze gegevens moeten ingevuld worden in het LoonSOM Connect pakket. Een Gebruikersnaam POP3/IMAP4 Mailbox instellen · Kies in het menu "Bestand" voor "Instellingen" · Selecteer in het linkerrijtje de optie "Berichten" · Selecteer loonheffing vanaf 2006. · Vul uw Postbus, Wachtwoord en -indien van toepassing- ProcesID in · Vink het betreffende proces waar u de gegevens heeft ingevuld aan · Vink de processen die wel beschikbaar zijn, maar niet gebruikt worden door u, uit (indien deze nog (automatisch) zijn uitgeschakeld) Aangifte met Certificaten Indien u aangifte doet via Certificaten, klikt u op 'OK'.
U Bapi is nu gereed voor het versturen van aangiftes met Loonsom Bapi.
KPN BAPI Certificaten aanvraag procedure
