Kontrola způsobu provádění výběrových řízení u Správy lesů města Tábora, s.r.o. Zápis o kontrole a) označení kontrolního a kontrolovaného orgánu kontrolní orgán - kontrolní výbor kontrolovaný orgán - Správa lesů města Tábora, s.r.o.
b) kontrolní skupina Mgr. Vítězslav Dohnal - vedoucí kontrolní skupiny Bc. Simona Žirovnická - členka kontrolní skupiny
c) místo a čas provedení kontroly Kontrola byla provedena následujícími způsoby získání podkladů od jednatele SLMT na základě emailu tajemnice výboru Mgr. Ivany Kramolišové ze dne 27.2.012 - Směrnice „Zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek" ze dne 1.4.2007 a přehledu o výběrových řízeních v SLMT v roce 2011 - získání podkladů o usneseních rady města vztahujících se k předmětu kontroly emailem od tajemnice výboru Mgr. Ivany Kramolišové ze dne 27.2.012 - pokyn tajemníka 19/2008 „Metodika zadávání zakázek malého rozsahu", usnesení osobním pohovorem vedoucího kontrolní skupiny s jednatelem SLMT Ing. Janem Kalafutem dne 25.6.2012 zasláním doplňujících dotazů jednateli SLMT emailem dne 25.6.2012 a odpovědí jednatele SLMT na tyto dotazy emaily ze dne 5. a 6.července 2012 zaslání doplňujících dotazů jednateli SLMT emailem dne 6.8.2012 a písemná a emailová odpověďjednatele ze dne 6.8.2012 a 7.8.2012 d) předmět kontroly Předmětem kontroly byl způsob provádění výběrových řízení u Správy lesů města Tábora, s.r.o. Kontrola byla omezena na výběrová řízení v roce 2011 s hodnotou nad 100 tis. Kč (limit zakázek s velmi malým finančním limitem podle pokynu tajemníka 19/2008). Podle výsledků kontroly bude případně provedena kontrola menších zakázek jako další kontrola.
e) kontrolní zjištění Kontrolní zjištění lze rozčlenit na několik obecnou část týkající se nesouladu směrnice SLMT se směrnicí města a dále na specifická zjištění k některých zakázkám: 1. Rozpor mezi Směrnicí SLMT a usnesením Rady Města Tábora Dne 13.10.2008 schválila Rada města Tábora usnesení č. 1829/41/08 s termínem plnění do 31.10.2008, kterým schválila metodickou směrnici o zadávání zakázek malého rozsahu
(dále ne „směrnice města")a současně uložila tajemníkovi městského úřadu a jednatelům společností se 100% majetkovou účastí zapracovat tuto směrnici do vnitřních předpisů organizací. V návaznosti na výzvu kontrolní skupiny předložil jednatel SLMT jako vnitřní předpis SLMT upravující zadávání veřejných zakázek Směrnici „Zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek" ze dne 1.4.2007. Porovnáním textu směrnice s metodickou směrnicí schválenou Radou města Tábora a pokynem tajemníka č 19/2008 byly zjištěny závažné rozdíly. Tyto rozdíly vyplývají zejméfna z toho, že obě směrnici stanovují odlišně finanční limity pro to, kdo rozhoduje o zadání veřejné zakázky a o jejím výběru. Tyto limity současně ovlivňují postup ve výběrovém řízení (kolik zájemců se oslovuje, zveřejňování na internetu, ustavování výběrové komise apod.). Základní rozdíly shrnuje následující tabulka: Směrnice města Směrnice SLMT Limit pro zadání Do 100 tis. Kč u nestavební zakázky, Do 500 tis. Kč rozhoduje jednatelem nebo Do 300 tis. Kč u stavební zakázky jednatel nebojím pověřený vedoucím odboru pracovník Limit pro možnost zadání 100 tis. - 2 mil. Kč nestavební 500 tis. Kč - 2 mil. Kč sta rostou/m ístosta rostou zakázky či tajemníkem 300 tis. - 2 mil. Kč stavební zakázky Od 2 mil. Kč Limit pro zadání radou Od 2 mil. Kč města Nad 500 tis. Kč Limit pro rozhodování o Nemá takto stanovený limit, o O nákupu osobních automobilů veřejné zakázce radou výběru rozhoduje ten, kdo je bez ohledu na výši ceny města oprávněn veřejnou zakázku zadat Limit pro možnost zadat Do 100 tis. Kč Do 250 tis. Kč u nestavebních a jednomu dodavateli Dále zcela nejasně upraveno v části 350 tis. u stavebních zakázek týkající se veřejných zakázek s vyšším finančním limitem v čl. 5 odst. 1 „Vyžadují-li to zvláštní okolnosti, může zadavatel přímo zadat jednomu zájemci veřejnou zakázku malého rozsahu na dodávky, služby a stavební práce, jejichž hodnota nepřesáhne 2 mil. Kč" a rovněž u zakázek se středním finančním limitem podle č. 4 odst. 2 v případě nutnosti řešit havarijní a neočekávané události mimořádného významu (povodně, havárie serveru apod.) Limit pro oslovení Zcela nelogicky umožněno od 2 mil. 250 tis. - 2 mil. Kč (ve směrnici uvedeno „zpravidla" alespoň 3 zájemců Kč („zakázka s vyšším finančním limitem"), když u zakázek se středním finančním limitem taková možnost dána není Nad 2 mil. Kč Limit pro oslovení Nad 100 tis. Kč u nestavebních a 300 tis. Kč u stavebních zakázek alespoň 5 zájemců v případě, kdy se zadavatel
Limit pro zveřejnění na internetu
Limit pro ustavení výběrové komise
Možnost nerespektovat doporučení výběrové komise
rozhodne, že výzvu nezveřejní na internetu Od 100 tis. Kč u nestavebních a 300 tis. Kč u stavebních zakázek (zakázky se středním nebo vyšším finančním limitem), s možností. nahradit přímým oslovením minimálně 5 zájemců nad 100 tis. Kč musí být vždy ustavena výběrová komise s výjimkou „zvláštních okolností" (čl. 5 odst. 1) a „havarijních a neočekávaných událostí mimořádného významu" (čl. 4 odst. 2) Pokud zadavatel nesouhlasí se závěry komise, může rozhodnout o novém posouzení. Poté ustanoví novou komisi. Důvody nového posouzení uvede k původnímu protokolu o posouzení
Nad 2 mil. Kč, možnost nahradit oslovení minimálně 5 zájemců
Od 250 tis. Kč u nestavebních a 350 tis. Kč u stavebních zakázek
neuvedeno
Na základě doplňujících otázek kontrolní skupiny uvedl jednatel SLMT následující vysvětlení toho, proč neuvedl směrnici SLMT do souladu se směrnicí města: a) současně se směrnicí existoval (a do dnešní doby existuje) směrnice ze dne 19.3.2007 schválená usnesením Rady města č. 338/8/07 o "Způsobu zadávání zakázek a výběrových řízení." b) směrnici SLMT sjednotil ze směrnicí města ze dvou pohledů - zabezpečit plynulý hospodářský chod společnosti a dále z pohledu nastavení finančních limitů zakázek takovým způsobem, aby se pohyboval v rámci mantinelů obou výše uvedených usnesení. Jednatel SLMT dále jako důvod pro nutnost specifického přístupu k výběrovým řízením v rámci SLMT uvedl to, že SLMT získala certifikát ISO 9001: 2008. Směrnice o zadávání veřejných zakázek je součástí Systému QMS a EMS Modul řády a směrnice. Z toho důvodu je povinna se řídit při VŘ, touto směrnicí, která byla v rámci certifikačního procesu kontrolována a odsouhlasena jako platná v řídícím systému společnosti. Platnost certifikace je od 9.6. 2010-9.6. 2013. Jednatel SLMT rovněž odkázal na platné stanovy společnosti, podle kterých Rada města rozhoduje o uzavření smluv, z nichž vznikne závazek společnosti v hodnotě převyšující 500 tis. Kč bez DPH. Kontrolní skupina považuje v tomto bodě podané vysvětlení za nedostatečné. Jestliže příslušný orgán města, v tomto případě Rada, přijme ke stejné věci 2 usnesení, je zcela logickým a běžným principem, že platí to, které bylo přijato jako druhé v pořadí. Není proto nutné předchozí usnesení výslovně zrušovat. Pokud o tomto zcela běžném principu jednatel SLMT nevěděl, měl se s dotazem ohledně vztahu obou zmíněných usnesení Rady města o postupu při zadávání veřejných zakázek, obrátit na vedení města. Stejně tak se měl na vedení města obrátit v případě, kdy podle jeho přesvědčení nebyly podmínky stanovené směrnicí
města pro SMLT v praxi použitelné, a to ať již z důvodu zabezpečení chodu společnosti nebo systému ISO. Rovněž měl upozornit na nesoulad mezi směrnicí města a stanovami společnosti. Pokud jde o odkaz jednatele společnosti na Stanovy SLMT, poukazuje kontrolní skupina na to, že podle čl. VIII. odst. 3 písm. I) rozhoduje Rada města také o způsobu zadávání veřejných zakázek. Z toho jasně vyplývá povinnost jednatele uvést do souladu vnitřní předpisy společnosti s usneseními rady v oblasti zadávání veřejných zakázek. Kromě nesouladu směrnice SLMT se směrnicí města plyne z provedené kontroly záv^ěr o nutnosti revidovat směrnici města a odstranit z ní nelogičnosti zmíněné výše v tabulce (možnost oslovení jednoho dodavatele v částí týkající se zakázek s vyšším finančním limitem podle čl. 5 odst. 1, standardní oslovování minimálně 3 zájemců u zakázek s vyšším finančním limitem). Dále plyne z kontroly nutnost uvést do souladu směrnici města, směrnici SLMT a stanovy společnosti. Kontrolní skupina dále předpokládá, že obdobné problémy mohou být v nesouladu mezi směrnicí města a směrnicemi dalších městských společností. Považuje proto za žádoucí tuto skutečnost prověřit. 2. Zakázky na odvoz dřeva v roce 2011 Tato zakázka byla v roce 2011 zadána celkem 4x (po čtvrtletí), vždy s předpokládanou hodnotou zakázky 250 tis. Kč bez DPH. Po provedení všech těchto čtyřech zakázek byla skutečná cena včetně DPH 967.116,50 Kč. Výběrové řízení probíhalo vždy tak, že byli přímo osloveni 2 potenciální dodavatelé. Zakázku vždy získala firma TRANS Josef Šťastný, Záboří 35. Druhým osloveným byla vždy společnost Šimák s.r.o. Tato společnost učinila nabídku jen při výzvě pro 1. čtvrtletí roku 2011, v dalších čtvrtletích již nereagovala. Ani v jednom případě nebyla výzva zveřejněna na internetu. Z informací poskytnutých jednatelem SLMT vyplynulo, že požadovanou službu mohou poskytovat i další dodavatelé. Ve výše uvedeném postupu shledala kontrolní skupina několik pochybení. Své závěry opírá kontrolní skupina v některých případech pouze o nesoulad se směrnicí města. Kontrolní skupina tak činí přesto, že směrnice města není pro SLMT přímo závazná. Tímto způsobem na jednom případě kontrolní skupina dokumentuje, jaký vliv mělo neuvedení směrnice SLMT do souladu se směrnicí města vliv na rozhodování o konkrétních zakázkách. Jedná se o následující pochybení: i. neuveřejnění výzvy na internetu je v rozporu s čl. 8 odst. 1 směrnice města. K této výhradě uvedl jednatel společnosti ve svém vysvětlení v emailu ze dne 5.7.2012, že směrnice SLMT ukládá nutnost zveřejnění na internetu až od výše 2 mil. Kč. Tento limit je v rozporu se směrnicí města . Kontrolní skupina jej považuje za naprosto nevyhovující, protože omezuje okruh subjektů, které se o zakázce mohou dozvědět a podat svou nabídku. ii. oslovení 2 potenciálních dodavatelů je v rozporu s čl. 5 směrnice SLMT (výše zakázky měla být 1 mil. Kč, nikoliv 250 tis. Kč), když měli být osloveni 3 zájemci. K tomu jednatel SLMT uvedl, že v minulém období byly oslovovány 3 subjekty, poté však jedna společnost zanikla. Současně uvedl, že dlouhodobě neoslovuje společnost Lesnictví Dagmar Kalafutová, která je nejblíže (důvodem je snaha vyhnout se podezřením na střet zájmů). Dále uvedl, že pokud by pustil do lesa více dopravců,
bude mít problémy uhlídat dřevní hmotu. Rovněž se obává toho, že čím cíce dopravců, tím větší riziko, že příště vykoupí dřevní hmotu někdo jiný. Oslovení dalších zájemců podle názoru jednatel rovněž omezuje operativnost fungování provozu. Toto vysvětlení nepovažuje kontrolní skupina za dostatečné, když na trhu působí v regionu Tábora i další subjekty schopné poskytnout požadované služby. Cílem oslovení více zájemců není „vpustit do lesa" více dopravců a omezení operativnosti. Cílem je ověřit, zda se v průběhu času neobjevil na trhu subjekt, který je schopen nabídnout a realizovat výhodnější podmínky. Následně by byla smlouva uzavřena opět s jedním dodavatelem. Oslovováním užšího okruhu zájemců se zadavatel této možnosti zbavuje, neustavení výběrové komise je v rozporu s čl. 4 odst. 1 směrnice města. Pokud by navíc zakázka nebyla rozdělena na čtyři části, přesáhla by limit 250 tis. Kč pro ustavení výběrové komise i podle čl. 3 odst. 1 směrnice SLMT. vypsání výběrového řízení na předpokládanou hodnotu zakázky 250 tis. Kč bez DPH v I. a II. čtvrtletí a na 150 tis. Kč ve III. a IV. čtvrtletí nebylo oprávněné, když v předchozích letech skutečná hodnota zakázek zejména v I. a III. čtvrtletí tyto limity výrazně převyšovala. Pokud by bylo výběrové řízení vypsáno podle skutečných hodnot zakázek v minulých 2 letech, dostala by se hodnota zakázky nad 250 tis. Kč, což by podle směrnice SLMT znamenalo, že by musela být ustavena výběrová komise, o zadání zakázky a výběru nejvhodnější nabídky měl podle čl. 2 odst. 1 směrnice města rozhodnout příslušný místostarosta, kontrolní skupina se dále zabývala otázkou, zda nedošlo k neoprávněnému rozdělení zakázky. Podle § 13 odst. 8 zákona o veřejných zakázkách „Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb; zadavatel je však povinen vždy dodržet zásady podle § 6 odst. 1." V daném případě se jednalo o stejné zakázky pořizované v průběhu jednoho účetního období. V emailové zprávě ze dne 6.7.2012 uvedl jednatel k dotazu týkajícímu se této věci svůj názor, podle nějž SLMT není ve smyslu zákona o veřejných zakázkách vůbec zadavatelem, když nesplňuje jednu ze 2 podmínek daných § 2 odst. 2, písmeno d)zákona č: 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. Podle tohoto ustanovení je zadavatel i společnost s majetkovým podílem města, která byla založena či zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu. Podle přesvědčení jednatele má SLMT činnost obchodní povahu (působí v hospodářské soutěži za standardních tržních podmínek, vykonává svou činnost především za účelem dosažení zisku a nese ztráty se svou činností spojené). Kontrolní skupina je toho názoru, že činnost SLMT nemá převážně obchodní povahu, když podle stanov SLMT „posláním společnosti je s péčí řádného hospodáře, při využití všech moderních nástrojů a při plném respektu k etickým a zákonným normám, všestranně spravovat a rozvíjet lesy a rybníky v majetku města Tábora vyváženým způsobem tak, aby byl maximalizován dlouhodobý a všestranný přínos ve prospěch současných a budoucích generací občanů města Tábora". Podle zakládací listiny SLMT je základní činností SLMT správa lesů ve
vlastnictví SLMT. Z těchto dvou dokumentů vyplývá, že cílem činnosti SLMT není maximalizace zisku, jako je tomu u „běžných" podnikatelských subjektů, ale jde o zájem širší, když zisk není kritériem jediným ani prvořadým. Z tohoto důvodu je podle názoru kontrolní skupiny SLMT „zadavatelem" ve smyslu zákona o veřejných zakázkách a je povinen respektovat veškeré povinnosti vyplývající z tohoto zákona, tedy i zákaz účelově rozdělovat zakázky. 3. Zakázka na opravu lesní cesty Pintovka a zakázka na pořízení vozidla technologické dopravy V případě těchto zakázek se projevila podobná pochybení vyplývající z odlišných limitů pro zadávání zakázek a výběr nejvhodnějších nabídek, jako v předchozím případě: i. výběrová řízení nebyla zveřejněna na internetu ii. o zadání výběrového řízení nerozhodl příslušný člen vedení města iii. nebyla ustavena výběrová komise iv. o výsledku výběrového řízení nerozhodl příslušný člen vedení města - v tomto bodě ale je pro úplnost nutné dodat, že podle vyjádření jednatele SLMT byla v jednom případě o výsledku výběrového řízení informována místostarostka ing. Bastlová a ve druhém výsledek projednala rada města. V rámci kontroly těchto výběrových řízení nebyly zjištěny žádné skutečnosti, které by nasvědčovaly tomu, že by byly zkráceny majetkové zájmy města. Z předložených nabídek byly vybrány ty nejvýhodnější, podmínky smluv odpovídaly podmínkám zveřejněným při zadání výběrového řízení a konečná cena odpovídala ceně nabídkové. f) návrh nápravných opatření s termínem odstranění zjištěných nedostatků S ohledem na kontrolní zjištění navrhuje kontrolní skupina následující nápravná opatření: 1. Projednání pochybení jednatele SMLT radou města. Kontrolní skupina pouze konstatuje, že z její kontrolní činnosti nevyplynuly poznatky o tom, že by pochybení vedlo k přímému majetkovému poškození SLMT nebo města Tábor. 2. Zajištění souladu mezi směrnicí města, směrnicí SLMT a stanovami SLMT. 3. Prověření, zda i v dalších společnostech se stoprocentní majetkovou účastí města neexistuje nesoulad mezi směrnicí města a směrnicemi těchto společností a v případě zjištění nesouladu jeho odstranění. g) podklady pro kontrolní zjištění
-
-
pokyn tajemníka 19/2008 „Metodika zadávání zakázek malého rozsahu" schválený usnesením Rady města Tábor ze dne 13.10.2008 č. 1829/41/08 Směrnice SLMT „Zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek" ze dne 1.4.2007 Směrnice "Způsob zadávání zakázek a výběrových řízení" schválená dne 19.3.2007 usnesením Rady města č. 338/8/07 přehled o výběrových řízeních v SLMT v roce 2011 emailové zprávy jednatele SLMT ze dne 5. a 6.července a 7.srpna 2012 písemná odpověď na otázky kontrolní skupiny ze dne 6.8.2012
-
zadání výběrových řízení na odvoz dřeva v roce 2011 kopie nabídek společností Trans Josef Šťastný a Šimák s.r.o. v roce 2011 přehled faktur uhrazených SLMT za odvoz dřeva v letech 2009 a 2010 Stanovy SLMT ve znění k 13.5.2012 výpis z obchodního rejstříku společnosti SLMT
h) poučení o možnosti podat námitky Prot\ tomuto zápisu o kontrole je kontrolovaný orgán oprávněn podat námitky, a to ve lhůtě do 20 dnů ode dne, kdy byl jednateli SLMT doručena tento zápis o kontrole (tato lhůta byla stanovena s ohledem na čerpání řádné dovolené jednatele SLMT).
V Táboře dne 14.11. 2012
Mgr. Vítězslav Dohnal
Bc. Simona Žirovnická
