event t n e m e g mana
event management
II/III
zkratce organizování velkých akcí, marketing, ale i obchod se zážitky. Kvůli krizi musel tento obor zásadně změnit svoji tvář. Co stačilo v minulém století, je dnes nudné a nezaujme. V oboru se stále více prosazují moderní trendy.
E
venty – společenské, sportovní, kulturní a jiné akce – zažily v poslední době výrazný propad. Úsporná opatření ze všech možných stran mající vliv na obraty a profity společností logicky vedou ke snižování výdajů na takovéto akce. Revoluce sociálních médií a nové on-line komunikační nástroje eventům také zrovna nepřejí. V době, kdy se skoro vše vyřizuje e-maily či jinou elektronickou komunikační podobou, kdy se kontakt se zákazníkem přesouvá z osobního na on-line a kdy se pro zaměstnance vytvářejí nejrůznější interní komunikační kanály, se nabízí jen velmi málo příležitostí pro navázání osobních kontaktů.
Event management často bývá odsouván na druhou kolej, kam ale rozhodně nepatří. Jeho důležitost nesmí být podceňována. Osobní kontakt, hlavně pak v oblastech vlivu na vázání zákazníků, partnerů a zaměstnanců, je klíčem k úspěchu ke zdokonalování produktů, služeb a ke zvýšení profitu společnosti.
Moderní technologie
Od roku 2008, kdy vypukla krize, nastoupil trend racionalizace a přísného sledování návratnosti investice.
Nezbytností je podle odborníků například používání moderních mobilních technologií ať už v samotném programu eventu, kdy slouží technologie ke zvýšení efektnosti vystoupení přednášejících, tak především v samotné organizaci akce. A právě optimalizace celého procesu plánování, přípravy a běhu akce může rozhodnout o úspěchu akce jako takové. Nároky účastníků se neustále zvyšují, takže je potřeba jim věnovat více času, který lze snadno ušetřit automatizací rutinních agend.
Díky rozvoji internetu a nástupu tabletů a chytrých mobilů v masovém měřítku je možné vyvinout komplexní digitální eventové platformy poskytující nástroje organizátorovi od A do Z během celé akce. Díky moderním platformám jsou organizátoři také schopni sesbírat co nejvíce informací o účastníkovi již během procesu seznamování. Nebo lze například propojit účastníky mezi sebou, neboť to je jeden z hlavních důvodů, proč lidé na akce chodí – networking a výměna zkušeností.
Nové trendy
foto profimedia.cz, foto na titulní straně profimedia.cz
Event management znamená ve
Nové technologie. Technika je již běžnou součástí eventů či kongresů
Dnes se stále více projevuje trend, kdy se eventy zaměřují na užší cílové skupiny, kde lze lépe vystihnout ideu či cíl. Další posun lze sledovat v propojení on-line marketingu do akcí. Organizace tak dnes směřuje k co nejužšímu propojení eventů s internetem, sociálními sítěmi, speciálními aplikacemi. Technologie také výrazně mohou pomáhat i při dalším trendu – požadování náročnějších zážitků v exotickýchv místech či při žádosti o nové typy akcí, které ještě málokdo absolvoval. >aa
na velmi lukrativní kontrakty. Dů vodem jsou celkem jednoduché počty. Pět tisíc účastníků násobeno přibližně 250 až 500 dolary na hlavu a den, dále násobeno pěti dny trvání kongresu, to je pro hostitelskou zemi pěkně velký objem zahraničního inkasa v řádu desítek až stovek milionů korun. Díky takovýmto akcím přináší jenom Kongresové centrum Praha každoročně do veřejných rozpočtů bezmála půl miliardy korun ročně.“
Běh na dlouhou trať
Velké kongresy se většinou připravují několik let předem. O místě konání většiny z nich se rozhoduje dva až tři roky dopředu. Ještě předtím se dva až tři roky předem sonduje terén, takže celkově je to práce až na šest let. Nejdřív se musí vytipovat místo konání (stát, město, kongresové centrum) a v jakém roce se daný kongres bude konat. Následně je potřeba oslovit asociaci, která jej pořádá, a vybrat v dané oblasti světově uznávanou osobnost, která jako ambasador přesvědčí prezidium asociace, že vybraná lokalita může kandidovat. S tímto ambasadorem je pak potřeba dát dohromady „bid“ – nabídku, co všechno je možné zajistit a kolik to bude stát, přednést kandidaturu a potom ji obhájit. Jestliže se to povede a destinace zvítězí, bývá tento ambasador zpravidla jmenován prezidentem chystaného kongresu. A140004036
Česko nabízí nejvyšší úroveň kongresové turistiky Kongresová turistika se dlouhodobě řadí k nejefektivnějším typům turistiky a je bezesporu významnou částí mezinárodního turistického ruchu. Výdaje kongresových delegátů zpravidla hradí jednotlivé organizace či společnosti, takže příjem z jejich pobytu bývá oproti běžným turistům výrazně vyšší.
K
ongresová turistika je poměrně vyjímečná forma cestovního ruchu. Předně mezinárodní i domácí účastníci takových akcí jsou odborníci, které spojuje stejný zájem o konkrétní problematiku s potřebou získání, výměny a rozšíření informací.
A to znamená specifičtější organizační přístup. Současně jednotliví účastníci často nejedou do cílové destinace pouze kvůli kongresu, ale také za poznáním dané země. To znamená, že pořadatel již neorganizuje pouze kongres a s ním související činnosti,
ale i různé doplňkové programy jako například návštěvy zajímavých míst příslušné lokality, divadel, muzeí, hradů a tak podobně. Z toho vyplývá, že hostit významný mezinárodní kongres je nejen finančně lukrativní, ale i organizačně
a technicky velmi náročné. Současně v Evropě či ve světě je o takové zakázky zájem, takže získat kongres není vůbec jednoduché. To potvrzuje i generální ředitel Kongresového centra Praha, největšího a nejvýznamnějšího takovéhoto zařízení v České republice, Michal Kárník: „Získat pro danou zemi právo hostit či pořádat událost formátu setkání hlav států či velký kongres s mnoha tisíci účastníky bývá stejně náročné, jako uspět v mezinárodních tendrech >>>
foto KCP
Eventové firmy přežily krizi díky racionalizaci nákladů
Exkluzivní destinace. Praha patří mezi nejžádanější kongresové destinace. Dokonce sama Asociace pro mezinárodní kongresy (ICCA) si vybrala Kongresové centrum Praha pro svůj vlastní kongres v roce 2017
To je samozřejmě obrovský přínos pro jeho profesní kariéru a celosvětovou prestiž. Následně se může začít připravovat samotný kongres ve vybraném centru.
Standardní nabídka nestačí
Ve výběru země či regionu pro pořádání akce hraje rozhodující roli mnoho faktorů. Například úspěšnost a oblíbenost dané destinace, tržní potenciál či mezinárodní renomé oboru a v neposlední řadě i rozsah pobídek pro organizátory, které je destinace schopna nabídnout. „I my
se snažíme lobbovat a nabídnout i něco navíc. Jednáme v součinnosti s pražským magistrátem, s Prague Convention Bureau a daným destinačním managementem o doprovodném programu s cílem vymyslet a nabídnout něco, co k nám lidi přitáhne. Personál Kongresového centra je na vysoké odborné úrovni a disponuje velmi rozsáhlými zkušenostmi. Díky tomu dokážeme vyhovět a najít správnou alternativu, jak organizátorům kongresu pomoci i s jejich mnohdy nestandardními přáními,“ říká Michal Kárník. Jeho slova potvrzuje fakt,
že podle celosvětové statistiky ICCA (International Congress and Convention Association) posílila Praha v loňském roce svou pozici v žebříčku nejúspěšnějších pořadatelských měst na 11. místo a že Praha konkrétně Kongresové centrum Praha společně letos získali možnost uspořádat v roce 2017 významný a prestižní kongres mezinárodní asociace sdružující největší organizátory a poskytovatele služeb v kongresovém průmyslu ICCA. A to lze v tomto tržním segmentu svým významem přirovnat k získání pořadatelství Olympijských her. >mik i n ze rce
MFEC
event management
IV/V
Event management je o předání emocí
A140004526
zbyly peníze, ale i nedílnou součástí skutečného marketingu a HR managementu.
Emoce a cíl
„Event management je o předání emocí. Jestliže si zaměstnanci určitou vizi, respektive sdělení
Media business Focused on your Events & Congresses
inze rce A141012995
Samozřejmě i samotné firmy mají stále náročnější požadavky. „Sice zábava a zážitky musí zůstat nedílnou součástí eventů, ale management
firmy dnes mnohem více dbá na to, aby událost přinesla i hmatatelné výsledky v podobě motivace zaměstnanců, oslovení klientů nebo posílení značky,“ upozorňuje Pýcha. Podle něj je paradoxní, že právě finanční krize přispěla k tomu, že firemní eventy již nejsou jen radovánkou, na kterou
spojí s příjemnou vzpomínkou nebo dokonce wow efektem, zafungují na vyšší úrovni než normálně,“ upozorňuje dále Pýcha. Je pochopitelně velký rozdíl mezi informací sdělenou e-mailem či při nekonečné poradě a konferencí s rautem, ke kterému hraje populární skupina. Samozřejmě k vytyčenému cíli lze dojít různě a levný event nemusí být méně účinný. Záleží pouze na originalitě a přesném výběru akcí k danému cíli. A právě přesné definování cíle je podle Pýchy pro efektivní event respektive pro jeho přípravu alfou a omegou. „Ideálním scénářem je dlouhodobé plánování a sladění eventů s firemní strategií. V praxi se však lze setkat spíše s opačnými příklady. Eventy jsou například pojímány jako součást krizového managementu, třeba kdy klesá morálka zaměstnanců nebo jsou problémy s klienty. Nesprávný či nedomyšlený koncept se nakonec může odrazit i na konečném efektu, a tak se může stát, že investice do eventu je promrhaná,“ říká na závěr Norbert Pýcha. Je tím vlastně zodpovězena i otázka, zda před profesionály dát přednost firemní referentce, která nemůže mít potřebné prostředky ani know-how k organizování větších eventů. >pol
O NÁS
Vydavatelství Mladá fronta organizuje pro většinu svých současných klientů a partnerů, pod značkou Mladá fronta Events & Congresses (MFEC), specializované akce od uzavřených pracovních setkání přes akce rozsáhlejší, s pevnou formální i programovou strukturou, až po akce ryze společenské. Mladá fronta Events & Congresses organizuje eventy, kongresy, tiskové konference, recepce, koktejly, galavečery, prezentace, workshopy, autogramiády a výstavy. Jen v roce 2013 Mladá fronta Events & Congresses uspořádala 170 akcí na klíč v Čechách, na Slovensku a v Rumunsku. Divize poskytuje kompletní organizaci jakékoli specializované a vzdělávací akce, a to od návrhu přes zpracování až po samotnou realizaci.
Náročnější představy
foto Event Arena
P
ojem event se již dostal do obecného povědomí jako něco víc než jen pořádání večírků na účet firmy. Přesto znalosti o jeho možnostech či současných trendech v představách managementu společností nejsou dostačující. Což je v pořádku, protože jako všechny obory v byznysu se i tento vyvíjí a rozšiřuje a jeho sledování a organizování vyžaduje samostatné odborníky a poměrně hodně času. „Pro nás jakožto profesionály v oboru event marketingu je naprostou samozřejmostí a přímo profesní nutností sledovat trendy a novinky v této oblasti. Vždy musíme být o několik kroků před našimi klienty, abychom jim mohli poskytnout perfektní servis. To znamená, že například sledujeme nově otevřené či zrenovované prostory, lokace, restaurace či trendy v oblasti gastronomie, akcí a podobně,“ říká Norbert Pýcha, jednatel firmy Event Arena, která je jedna z největších českých organizátorů korporátních eventů.
i n ze rce
Na mnoha akcích vydavatelství Mladá fronta organizačně participuje v rámci mediálních partnerství.
PORTFOLIO
regionální kongresy
tiskové konference
catering
E15 business café
sympozia
e-learning
ubytování
E15 business breakfast
národní kongresy
teambuildingy
E15 weekly
mezinárodní kongresy a akce
galavečeře
hostesky semináře Profit
školení
audio-video podpora
semináře
www.mfec.cz
doprovodné akce
konference Leading Minds Forum Euro setkání
event management
VI/VII
Vánoční eventy s fantazií a s emocemi Velkolepá fashion show se zaměstnanci v hlavních rolích versus pečené sele a dobré moravské víno. Využití agentury versus organizace svépomocí. Dva výrazné protipóly v realizaci firemních eventů na závěr roku.
D
obré jídlo, pití a hudební doprovod. Takový program neurazí, ale ani nepřekvapí. Organizace je obvykle v režii firmy samotné ve spolupráci s obsluhou v dané restauraci či cateringu. Důvodem k pořádání jednoduchého eventu nejsou jen finance, ale často i nedostatek času v závěru roku. Protipólem jsou dramaturgicky „vychytané“, tematicky stylizované eventy začínající už několik týdnů předem, vrcholí odpoledním programem s aktivním zapojením hostů a teprve potom přerůstají ve večerní party s živou hudbou. Tento způsob volí zejména duchem mladší a dynamičtější firmy, které chtějí připravit pro své lidi či klienty výjimečné zážitky. Většina firem se rozhodne pro zlatou střední cestu a kromě jídla, pití a hudby zařazuje na večírek nějakou formu zážitku. Například hazardní kasino s herními penězi, filmové kvízy, výuku tanců, ale i tradiční vánoční zvyky – lití olova, výrobu jednodu-
chých vánočních ozdob, zdobení perníčků a stromku, společné zpívání koled a tak dál.
Firmy volí profesionální servis
která na trhu eventů a zážitkových akcí operuje téměř 22 let. Z průzkumu podle něj vyplynuly i tři trendy, které se od eventů stále více vyžadují – lidé si chtějí hrát, odvázat se, bavit sami sebe, dále využít vlastních firemních produktů a při vánočním večírku uspořádat dobročinnou akci.
Bavit sebe sama
Na takové akci firmy většinou spolupracují se zajišťující agenturou. Příkladem může být vánoční hostina, kterou si zaměstnanci sami kompletně nachystají (vyzdobí sál, uvaří polévku, upečou cukroví, připraví bramborový salát). „Oblíbenost si víc a víc získává improvizační divadlo – herci účastníky naučí základům a následně proběhne obdoba televizní ,Partičky‘ na pikantní témata, která si kolegové vzájemně vhazují do arény – ,lásku u kopírky‘, ,šéfovy boty‘ a jiné. Atraktivní je právě
Přibližně polovina firem si objedná část programu u agentury. „Z průzkumu, který jsme realizovali mezi osmdesáti našimi současnými a potenciálními zákazníky, vyplynulo, že přibližně dvacet procent dotázaných firem si zajišťuje vánoční eventy zcela samo. Nejvíce, tedy padesát procent firem, využívá dílčích dodavatelů, kteří zajistí catering, hudbu, program, pozvánky. Zbylých třicet Tematicky stylizované eventy volí procent firem uvádí, že využívají služby na klíč, zejména duchem dynamičtější firmy kdy eventová agentura zajišťuje celkové projektové řízení pří- znalost kontextu daných situací ze prav i realizace akce, některé z nich strany publika,“ popisuje Jan Marek si dokonce nedovedou přípravu jednu z možností, jak zajistit pro takového eventu bez profesionálního zaměstnance netradiční program. zajištění představit,“ říká Jan Marek, „Pozornost mezi klienty vzbuzuje také jednatel společnosti Česká cesta, fashion show – přehlídka extrava-
gantních módních modelů, které si během programu účastníci sami vytvoří,“ dodává Jan Marek.
S vlastními produkty
Máte k dispozici bezpečnostní kamery? Zapojte je. Uvidíte, jak bude vaše lidi bavit řešení detektivní zápletky s jejich pomocí. Prodáváte drony? Servírujte s nimi jednohubky. Zkrátka zapojte do her předměty, s nimiž zaměstnanci běžně pracují – zábava tak získá další rozměr.
K Vánocům patří dobrý skutek
Firmy často využívají této příležitosti pro filantropické počiny. Party taková firma nevynechá, ta proběhne na závěr. Shromáždění většiny zaměstnanců na jedno místo však společnost využije například k výrobě hraček ze dřeva pro děti z dětských domovů. „Podoba vánočního či novoročního eventu obrovsky záleží na zájmu interního sponzora – většinou generálního ředitele firmy. Je důležité ho přimět k úvaze o hlubším smyslu programově zajímavého setkání, které podporuje firemní kulturu a loa jalitu jeho lidí,“ upozorňuje na závěr jednatel společnosti Česká cesta Jan Marek. >mik i n ze rce
A140004527
Event? Kdykoliv. Kdekoliv. Už 21 let. Přesvědčíme vás. Už o Vánocích?
www.ceskacesta.cz
facebook.com/outwardboundceskacesta
Fotonaut: „Vrátili jsme zábavu na firemní večírky!“ T
ento designový přístroj každého zaujme na první pohled. Vyzpovídali jsme proto Martina Proška, který za celým projektem stojí, aby nám řekl víc.
slat přes druhý displej fotonauta na e-mail nebo sdílet na Facebooku. A mnoho dalších drobností a detailů, které vytvářejí dokonalý celek.
Prozradíte nám, co to vůbec „fotonaut“ je? Všichni známe nevzhledné fotobudky z metra, kde si můžete udělat pasovky na počkání. Vzali jsme tenhle nápad, odstranili celou tu boudu kolem a přetvořili jej v designový fotografický přístroj, který dokáže cestovat po eventech a akcích – svatbách, plesech, firemních večírcích, výstavách, konferencích, veletrzích, road show, narozeninách... ...a hosté se baví? Přesně tak. Klasické fotokoutky s fotografem tu fungují už třeba 10 let i víc. Ale pořád před vámi stojí fotograf, který po vás chce úsměvy na vyžádání. A přiznejme si – lidé se neradi fotí. Na fotonautovi se lidé vidí, ovládají ho jednoduše sami přes dotykovou obrazovku a fotku si sami vytisknou za pár vteřin. A když se jim fotka nelíbí, tak ji prostě smažou. Fotonaut není pojízdný fotolab, je mnohem víc o zábavě a lidé tak odbourají zábrany. Během jedné akce jsme schopni udělat a rozdat i 1088 fotek, což je zatím náš rekord. A140004035
A v tom jste jedineční? Spíš bych řekl, že také v tom. Rozhodli jsme se nedělat kompromisy a nabízet bezpochyby nejlepší kvalitu našich služeb. Proto si hotovou profesionální fotografii odnášejí hosté už za 6,8 vteřiny. Naše fotopozadí reálně tiskneme na plátno, na které se tisknou profesio nální reprodukce obrazů, aby se nelesklo a zachovávalo si syté barvy. Fotografii v elektronické podobě si mohou hosté navíc okamžitě ode-
Jak jste na takový nápad přišli? Na rovinu nechci si ten nápad neprávem přivlastňovat – koncept mobilních fotobudek už funguje řadu let v USA. Když jsme ale začali hledat, jaké jsou možnosti, zjistili jsme, že jsou to většinou plastové ošklivé krabice, které se nám absolutně nelíbí a není to směr, kterým se chceme vydat. Sehnali jsme proto programátory, designéry, konstruktéry a dokonce i šperkaře, kteří odvedli neuvěřitelný kus práce, a vznikl tak fotonaut z matného hliníku, lesklých černých ploch a dřeva. Absolutně dokonalý designový kousek. Mimo rozhovor jste mi říkal, co všechno jste schopni zajistit... Přesně tak. Je to vlastně příležitost, jak si i my trochu zpestříme práci. Kromě klasických rekvizit v nejrůznějších stylech jsme zajišťovali pro klienty například originální kombinézu z NASA, pravou 45 let starou helmu z filmu Zítra vstanu a opařím se čajem, nebo brazilské tanečnice.
Máte za sebou nějaké úspěchy? Za největší úspěch beru to, kam se nám celou značku podařilo dostat za pouhé dva roky fungování. Bez jediného problému, který bychom nezvládli vyřešit, jsme připravili přes 350 akcí. Jezdíme na akce pro největší České společnosti, mimo jiné dva telefonní operátory, 10 finančních ústavů, 13 alkoholických i nealkoholických nápojů, leteckou společnost, výrobce automobilů, luxusní kosmetiku, síť parfumerií a mnoho dalších.
Poradíte mi nakonec nějaký recept na úspěch? Stojím si za tím, že když si vy sama zítra otevřete firmu třeba na zednické práce a budete svoji práci dělat svědomitě a poctivě, dodržovat termíny i ceny, jednat se zákazníky s úctou a respektem, protože jsou to oni, kdo vás živí, tak se u vás dveře netrhnou. Jednám tak, a snažím se to prosazovat i v celé firmě, abychom klientům práci jako dodavatelé co nejvíce usnadňovali, ne přidělávali. Vidím, že to má smysl, a díky našemu jednání se k nám naši klienti rádi vrací a doporučují nás dál. Více informací na www.fotonaut.cz i n ze rce
The only english language business weekly in The CzeCh RepubliC
