KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Kokom Komala
Disampaikan pada Kegiatan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa Kopertis Wilayah III Jakarta Selasa, 11 Nopember 2014
BIODATA • Kokom Komala, • Widyaiswara Griya Pamulang Estate e-mail:
[email protected] HP. 081320719326
TUJUAN • Setelah mengikuti kegiatan ini peserta diharapkan dapat berkomunikasi dengan baik sebagai bagian dari kemampuan penting untuk berkinerja dalam organisasi. 3
MOTTO OF THE DAY “Knowing is not enough, We must apply Willing is not enough, we must do” (Gothe) Mengetahui saja tidak cukup Kita harus mengaplikasikannya
Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya 4
KOMPONEN KOMUNIKASI
MENDENGAR AKTIF ETIKA KOMUNIKASI
PROSES KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI EFEKTIF (REACH)
JENIS KOMUNIKASI
HAMBATAN KOMUNIKASI KOMUNIKASI INTERPERSONAL & PUBLIK
PENGERTIAN KOMUNIKASI Hm . . . Apa arti komunikasi?
6
Komunikasi ----Communicatus (Latin) ; Berbagi atau milik bersama
Komunikasi adalah suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik 7
KOMUNIKASI EFEKTIF
Proses penyampaian pesan/informasi dari seseorang (pengirim) kepada yang lain (penerima) dengan menggunakan cara atau teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu.
jika pesan/informasi yang disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang diinginkan pengirim pesan/informasi. 8
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik 9
KOMUNIKASI Proses penyampaian informasi, ide & emosi melalui simbol, kata, gambar, angka, grafik dan diaktualisasikan dalam bentuk proses interaksi dua arah dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian maupun kesamaan arti yang dipahami oleh kedua pihak. 10
»Proses pertukaran informasi yang dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku. 11
KOMPONEN KOMUNIKASI • • • • • •
Komunitor Komunikan Pesan Interaksi Media Mutual Understanding (respon terhadap pemahaman yang sama)
12
AGAR KOMUNIKASI EFEKTIF : 1. Analisis Isi Pesan 2. Analisis penerima pesan 3. Etika komunikasi
13
ANALISIS ISI PESAN • 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap fokus pada topik pembicaraan • Sampaikan pesan dengan makna tunggal – hindari kesalahan persepsi • Perluas wawasan • Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan situasi penting. Jika perlu siapkan data pendukung, jujur. • Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai. 14
ANALISIS PENERIMA PESAN • • • •
Identifikasi lawan bicara Dengan berapa orang Anda berbicara Informasi demografis tentang lawan bicara Bagaimana hubungan Anda dengan lawan bicara • Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara, bicaralah dengan bahasa mereka--sederhana tapi jelas. • Informasi apa yang diinginkan.
15
Lanjutan
ANALISIS PENERIMA PESAN
• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan bicara • Apa saja yang sudah diketahui penerima pesan mengenai apa yang ingin Anda bicarakan • Kepribadian unik apa yang mungkin Anda hadapi • Sesuaikan dengan tempat, situasi dan nuansa percakapan. • Pastikan mereka menerima pesan Anda dan menginterpretasikan dengan benar 16
ETIKA KOMUNIKASI • Ramah • Jadilah yang pertama menyapa :”Assalammu’alaikum” atau “Halo “ • Tertariklah pada orang lain dengan tulus. Bersikap tidak pandang bulu. Menerima lawan bicara sebagaimana adanya. • Mau mendengarkan pembicaraan orang lain (terbuka) dan tidak melulu membicarakan diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi dua arah
17
• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau, kasar dan slank, istilah yang tidak dimengerti lawan bicara, porno, menyinggung sara, dan kontroversial. • Perhatikan norma sosial • Tidak boleh melupakan nama lawan bicara. • Jangan membicarakan kekurangan diri • Jangan membuat malu lawan bicara, menjelekkan orang lain di depan umum • Pertimbangkan tingkat kerahasiaan
18
KOMUNIKASI Publik
ide
Pengalaman masa lalu
Pesan
Persepsi noise
TUJUAN
MEMORI BARU
TINDAKAN
Saluran MEDIA INDERA
Skill Komunikasi
umpan balik
PROSES KOMUNIKASI Channel Television, telephone, Speaking, writing, computer
Sender Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes Values
Message
Interference
Feedback
Context
Receiver Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes Values
(Environment, status, time, etc) 20
Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.
Proses komunikasi menurut : 1. Model : Edwin B. Flippo INF
Membuat
12 November 2014
INF
PENGIRIM
SIMBOL
PENERIMA
Kode membaca
•Berbicara
•Kata-kata
•Mendengarkan
•Menulis
•Tindakan
•Membaca
•Bertindak
•Gambar
•Mengamati
•Menggam barkan
•Angka
21
2. Model : Stephen P. Robbin Pesan
Sumber
Pesan
Pengkodean
Pesan
Salur an
Pesan
Pembacaan Kode
Penerima
Umpan balik 12 November 2014
22
3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman
Pembuat
Penyam
Peneri
an Kode
paian
maan
Pembaca Tindak an
Ideasi Kode
Rintangan-rintangan yang mungkin
Umpan balik Kerangka referensi 12 November 2014
23
4. Model : Shannon dan Weaver
Sumber
Encoder
Saluran
pesan
Decoder
Penerima
pesan Gangguan
12 November 2014
24
5. Dosen dengan Mahasiswa
Penyam Sumber
Encoding
Pesan
paian
Gangguan
Decoding
Penerima
Pesan
Umpan balik
12 November 2014
25
Pesan
Sumber (Sender)
Pengkode an (Encode)
Pesan
Pesan
Saluran (Chanel)
Pengkode an
(Decode )
Pesan
Penerima (Receiver)
Umpan Balik 26
Proses dan unsur-unsur komunikasi
Menafsirkan Pesan
Pengirim
Menerima Pesan
12 November 2014
Menyusun Pesan
Menyampaikan Pesan
Penerima
27
PROSES KOMUNIKASI YANG GAGAL
A
A
A1 A2 PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA 12 November 2014
B 28
A
PROSES KOMUNIKASI YANG BERHASIL
A
A
A A PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA 12 November 2014
A 29
TAHAPAN DALAM KOMUNIKASI Tahap public areas (menghindari konflik, evaluasi diri) Tahap exploratory exchange (mengarah pada saling kenal
Tahap effective interaction (persahabatan akrab) Stable exchange stage (memiliki tahap emosi yang efektif thd lawan bicara) 30
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺menurut sifatnya ☺menurut jumlah yang berkomukikasi
Pribadi; Umum Perseorangan; Kelompok
Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan ☺menurut cara penyampaian (gbr, surat, blanko, naskah) Memberi perintah, ceramah, nasihat, saran, pidato, ☺menurut maksud komunikasi wawancara ☺menurut kelangsungan
Langsung; tidak langsung
☺perilaku
Formal; informal
☺menurut ruang lingkup 12 November 2014
Internal; eksternal
31
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺dari segi formal
Formal, non formal, informal
☺dari segi jarak
Langsung, tidak langsung
☺dari segi sarana/saluran/media yang digunakan
Surat,radio, televisi, internet, sms
☺dari segi tujuan ☺dari segi kedinasan ☺dari segi lawan bicara ☺dari segi hirarki 12 November 2014
Seminar, diskusi panel,rapat kerja, kampanye, dll Sesama rekan, atasan dan bawahan Satu orang, banyak orang Vertikal, horizontal
32
Manfaat komunikasi • • • •
Mengangkat harkat dan martabat seseorang Membina hubungan baik di tempat kerja Menjalin komunikasi perasaan Menentukan keberhasilan dalam kegiatan
Inti interaksi sosial = baik di dalam maupun di luar organisasi 12 November 2014
33
Faktor pengetahuan Faktor pengalaman HAMBATAN KOMUNIKASI
Faktor kecerdasan Faktor psikologis Faktor biologis/fisiologis 34
INFORMA SI
EKSPRESI
DA”WAH
FUNGSI KOMUNIKA SI
EKONOMI
SOSIAL
35
KAIDAH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
• • • • •
Respect Emphaty Audible Clear Humble
REACH
36
INTERPERSONAL COMMUNICATION
• Jenis : langsung/tatap muka, tidak langsung; telepon, surat, email. Dll • Komunikasi tatap muka : verbal dan non-verbal. • 3 V dalam komunikasi : visual, vocal, verbal • Komunikasi non-verbal: body language dan bahasa isyarat.
37
VOCAL • Komponen suara : - Artikulasi/kata-kata diucapkan dengan tepat dan mudah dimengerti - Lapal atau ucapan - Vocal/suara yang baik - Intonasi, tekanan, ketinggian nada - Pengulangan/repetition - Kecepatan/ speed
38
VOCAL/ SUARA YANG BAIK • Pernafasan yang baik • Aksen daerah yang tidak terlalu menonjol • Ekspresif • Lembut
39
VERBAL • Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru berbicara • Tidak bertele-tele, ringkas, to the point, jelas/spesifik, akurat. Hindari kata “segera”, “gampang diatur”, “bereslah”. Hindari bergumam atau mengucapkan katakata yang tidak jelas.
40
• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang, menggurui, merendahkan, menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung. • Tetaplah konsisten • Perhatikan tata bahasa dan penggunaan istilah • Jangan berbicara sambil membayangkan atau memikirkan hal lain • Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima kasih, mohon/tolong
41
NON-VERBAL • • • • • • • •
Kontak mata Ekspresi wajah Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin Gerakan kepala, tangan, dan badan Posisi tubuh Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori Jabat tangan Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly, gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan jika perlu.
42
SO CLEAR
(crystal clear communication “Kris Cole”)
• • • • • • •
Sit/stand Open Centre Lean (60 – 70 derajat) Eye Contact Apropriate Relaxed and Balanced 43
Jarak Individu Dlm Komunikasi (Allan Pease, 1981)
The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm) Bicara dengan teman dekat
The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm) Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m) Bicara dengan orang asing The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m) Bicara dengan pendengar Kelompok.
44
Persentase bahasa tubuh 7% Katakata
55% BahasaTubuh
38% Nada suara
(Albert Mehrabian ) 45
MAKNA BAHASA TUBUH No.
Bahasa Tubuh
Makna
1.
Berdiri tegap dan lurus
Eksptrovert, memandang diri sehat
2
Berdiri seperti kecapekan dengan kepala menunduk
Intropert, tidak merasa nyaman dengan situasi
3
Menggunakan gerakan badan secara Terbuka, berpandangan maju dan luas, bebas percaya kepada diri sendiri
4
Menggunakan gerakan badan secara Malu, tidak mampu memiliki kepastian terbatas dan sifat terttutup
5
Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena malu atau tertekan
6
Condong ke arah posisi yang dapat didekati, sedikit maju
Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap diikutsertakan dalam percakapan
7
Duduk gelisah atau sering melihat ke arah jam
Ingin mengakhiri percakapan, ada suara yang mendesak harus dilakukan, rasa
8
Menunduk sambil menjawab Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak 12 November 2014 rauf 46 pertanyaan, tidak melakukan kontak sukri berani mata
KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA
• • • •
DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION HORIZONTAL COMMUNICATION INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION
47
Implementasi tujuan & strategi • Instruksi pekerjaan & dasar rasional * Prosedur dan praktik * Umpan balik kinerja * Indoktrinasi •
*
* Masalah dan pengecualian * Saran perbaikan * Laporan kinerja * Keluhan dan perselisihan * Informasi Finansial dan akuntansi
KOMUNIKASI HORIZONTAL
Penyelesaian masalah intradepartemental Koordinasi interdepartemental Mengubah inisiatif dan perkembangan
48
PENYEBAB KEGAGALAN KOMUNIKASI
Perbedaan latar belakang budaya
Pendidikan Status sosial
49
KOMUNIKASI Komunikasi Verbal Komunikasi Non-Verbal
50
• Oral/ Spoken • Word Structure • Something WRITTEN
• • • • •
Body Language Eyes Contact Vocal Expression Intonation 51 Face Expression
MAKNA GERAKAN PENDENGAR • Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang, menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke meja • Cooperative gesture • Interruption gesture • Confidence gesture (berada di pihak pembicara) • Frustration gesture • Nervous gesture • Boredom gesture (menyangga kepala) 52
MENDENGAR AKTIF Upaya sungguhsungguh dan tulus untuk dapat memahami informasi yang diperlukan
• Mendengar aktif diperlukan dalam komunikasi antarpribadi dalam tugas sehari-hari.
• Mendengar aktif adalah menyimak anda memusatkan perhatian memaknai dengan benar pesan/informasi yang disampaikan 53
Hambatan mendengar aktif • Hambatan dari diri sendiri • Persepsi kita terhadap seseorang • Pesan yang terlalu panjang atau terlalu singkat 12 November 2014
54
Meningkatkan pengetahuan
Mengurangi salah paham
MANFAAT MENDENGAR AKTIF
Meningkatkan pencapaian tujuan
Pendalaman hubungan 55
MENJADI PENDENGAR AKTIF Memberikan perhatian dan minat
Mendengar dan menyimak dengan benar Memahami
Bereaksi 56
Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif :
- Berhenti berbicara - Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan - Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi pembicanaan yang lain - Beri kesempatan orang lain untuk berbicara - Jangan menghindar dari pembicaraan - Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain.
12 November 2014
57
…….Lanjutan……
Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif : - Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara - Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara - Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama - Saringlah butir-butir yang paling penting - Berterima kasihlah kepada kawan bicara - Berhenti berbicara 12 November 2014
58
Remember the three "Rs": - Respect yourself - Respect others - Responsible for all your actions.
59
60
