Komunikace písemná Nepodceňujme písemnou komunikaci Písemný styk je jedna z forem, jak získat nebo předat informace. V dnešní společnosti se forma písemné komunikace mění. Pomalu ustupujeme od dříve klasického zasílání dokumentů poštou, stále častěji využíváme internetovou síť, e-maily, SMSky …
Kultura písemného projevu si však stále zachovává svůj význam. U některých úkonů se dokonce podle platných právních norem bez písemných dokumentů neobejdeme (obchodní smlouvy …). Písemný dokument je vizitkou každého pisatele, vypovídá o úrovni instituce, úřadu, společnosti. Ovlivňuje image, kterou si firma snaží vytvořit.
Příjemce písemnosti zaujímá stanovisko nejen k obsahu (stylizaci), ale i k úpravě (formě), celkový dojem je rušen pravopisnými chybami. Dokument, kterým chceme dosáhnout své cíle, musí působit po všech stránkách profesionálně: •
musí být obratně formulován (stylizace je umění vybírat vhodná slova a kombinovat je tak, aby výstižně vyjadřovala naše myšlenky)
•
dokonale upraven (v souladu s ČSN 01 6901 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory)
•
musí být správný i po gramatické stránce (doporučujeme používat Pravidla českého pravopisu, poslední úpravy provedeny v r. 1993. Funkce PC Automatická oprava pravopisu je nedostačující.)
Výsledek vypovídá mnohé o našich schopnostech, dovednostech, znalostech …
Grafická úprava písemností Profesionálně zpracované písemnosti odpovídají ČSN 01 6910 (Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory, revize listopad 2002)
1 Mezery mezi znaky (shrnutí pravidel o mezerách) Za psaným slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo členícím znaménkem zásadně následuje mezera. V některých případech se však mezera nedělá:
1
• • • • • • • • • •
za tečkou – při číselném označování oddílů a pododdílů textu (3.5.1), v peněžních částkách (67.000 Kč), v adresách elektronické pošty (
[email protected]); za čárkou – k vyznačení desetinných míst (34,5 m) za dvojtečkou – při psaní časových údajů (09:10:16); v internetových adresách (http://www.fortuna.cz); před/za spojovníkem – v kalendářních datech (1999-04-09), ve složených přídavných jménech apod. (labsko-oderský, propan-butan, chcete-li); před/za lomítkem – v telefonních a faxových číslech (0 442/54 67 86), v číslech faktur, ve spisovných značkách (Li/357/99), ve zlomcích (3/4 kg), při vyjadřování fyzikálních pojmů (50 km/h); v internetových adresách (viz výše) apod. za znaménky +,-, jestliže vyznačují hodnotu čísla (-7 C) nebo mezní úchylky; při psaní samostatných výše položených značek (10 m2, potrubí ¾“, spád 30); při psaní indexů (H2SO4); následuje-li více členících znamének za sebou (ARKO, s. r. o., Cheb); při doplňování rubrik, je-li nedostatek místa.
2 Členící (interpunkční) znaménka
2.1 Tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník a otazník se připojují těsně za slovo bez mezery. Za interpunkčním znaménkem musí být mezera. Setká-li se více interpunkčních znamének za sebou, je mezera za posledním z nich. Končí-li věta zkratkou, tečka za ní je zároveň i tečkou za větou. Oslovila Vás naše nabídka? Kontaktujte nás na tel.: 862 938 761. Nabídka přišla 26. září 2005 od společnosti RENOMIA, spol. s r. o. 2.2 Tři tečky (výpustek) Třemi tečkami můžeme nahradit chybějící slovo, proto se mezi předcházejícím výrazem a výpustkem dělá mezera. Zajistíme pro Vás služby související s dopravou, revizí, …, dále pak.. 2.3 Spojovník, pomlčka Před ani za spojovníkem se mezera nedělá. Máte-li nějaké připomínky, kontaktujte nás, prosím, na adrese … Porotě předsedala JUDr. Jana Ticháčková-Malá, CSc. Pomlčka je oddělena od předcházejícího i následujícího výrazu mezerou. Nepodceňujme komunikační dovednosti – jsou předpokladem úspěchu.
2.4 Závorky a uvozovky 2
Závorky a uvozovky se k začátku a konci výrazu připojují bez mezer. Je-li v závorce celá věta, je ukončena tečkou, závorka se tudíž dostává až za ni. Nedostatečné znalosti etikety (společenského chování) jsou v určitých situacích neomluvitelné (zvláště u diplomatických pracovníků). Vyžadujeme perfektní znalost anglického jazyka. (Znalost španělštiny je výhodou.) 3 Zkratky Používání ustálených zkratek zrychluje písemný projev. Zkratku použijeme jen tehdy, jsme-li si jisti, že jí příjemce rozumí. Zkracujeme: Častá slova •
krácení začátkem – vypisujme první písmeno, počáteční skupinu končící souhláskou. Za zkratkou je tečka.
č. – číslo odb. – odbor odd. – oddělení •
ks – kus bří – bratří
fa – faktura
krácení s využitím charakteristických souhlásek – za zkratkou se tečka píše
kpt. – kapitán mld. – miliarda •
zn. – značka zvl. – zvláště p. – pan
krácení začátkem a koncem – za zkratkou se tečka nepíše
pí – paní fa – firma •
pozn. – poznámka příp. – případně zák. – zákon
rkp. – rukopis rtg. – rentgen
zkratky dvou nebo více slov – je-li zkratka tvořena začátkem slov, dělá se za tečkou mezera. Při automatickém lámání řádků se zkratky nesmí rozdělit (vkládáme pevnou mezeru)
t. r. – tohoto roku t. č. – toho času v. r. – vlastní rukou ale v z. – v zastoupení - začátky slov se někdy spojují a tvoří jednu zkratku. Za zkratkou se píše tečka. atd. – a tak dále
3
čj. – číslo jednací např. – na příklad tzn. – to znamená •
zkratky názvů měst a obcí – při zkracován názvů obcí nelze používat lomítko, možno krátit předložku a následující název, za zkratkami je vždy tečka.
Jablonec n. Jiz., Nové Město n. Mor., Kostelec n. Lab. •
akademické tituly, vědecké hodnosti – jejich zkratky jsou ustálené. Tituly uvedené před jménem se čárkou neoddělují, tituly uvedené ze jménem se čárkou oddělují
prof. RNDr. Jan Novák, CSc. doc. Ing. Petr Pokorný, PhD. Zkratky titulů uváděných před jménem absolventi VŠ Bc. (bakalář) Mgr. (magistr) MgA. (magistr umění) Dr., dr. (doktor) Ing. (inženýr) Ing. arch. (inženýr architekt)
PaedDr. (doktor pedagogiky) PhDr. (doktor filozofie) PhMr. (magist farmacie) DrPh., PharmDr. (doktor farmacie) ThDr. (doktor teologie)
JUDr. (doktor veškerých práv) MSDr. (doktor zubního lékařství) MUDr. (doktor všeobecné medicíny) MVDr. (doktor veterinární medicíny)
RNDr. (doktor přírodních věd) RSDr. (doktor sociálních věd) RTDr. (doktor technických věd)
pedagogicko-vědecké tituly as. (asistent) doc. (docent)
odb. as. (odborný asistent) prof. (profesor)
Zkratky titulů uváděných za jménem čestný titul dr. h. c. (doktor honoris causa) zkratky vědeckých hodností CSc. (kandidát věd) DrSc. (doktor věd) akademicko – vědecký titul PhD., Dr. (doktor ) Ing. Petr Novák, PhD. 4
•
právní označení firem – jsou-li zkratky právního označení umístěny za názvem společnosti, oddělují se čárkou
VŠMVV Praha, o. p. s. RENOMIA, spol. s r. o. a. s. – akciová společnost k. s. – komanditní společnost s. r. o., spol. s r. o. – společnost s ručením omezeným v. o. s. – veřejná obchodní společnost •
iniciálové zkratky – skládají se z velkých počátečních písmen krácených slov
FF UK, ČSN, ČKD, PSČ – vyslovují se jako písmena abecedy, méně často jako slovo (ČEZ)
4. Značky Značka jsou závazné grafické symboly, při psaní je nutné respektovat tato pravidla: za značkami se nepíšou tečky číselná hodnota a značka musí být napsány na stejném řádku ( mezi číslo a značku vkládáme pevnou mezeru) tvoří-li značku dva nebo více znaků, následují za sebou bez mezery (kWh) značky píšeme s počátečním malým písmenem tehdy, není-li odvozena od vlastního jména - m, hl, W, Pa. (Pokud se názvy těchto jednotek vypisují slovy, počáteční písmeno je malé – watt..) 4.1 Paragraf Při citaci zákonů nepíšeme mezi jednotlivými údaji čárku Podle § 250 odst. 2 písm. c) a podle § 252 odst.2 písm. a) Zákoníku práce 4.2 Stejnítka V sestavách je možno opakované výrazy (kromě čísel) nahradit stejnítkem. Umísťuje se pod první písmeno opakovaného slova.
Objednáváme :
katalog nápojů „ kosmetiky „ dárkových předmětů
Kč 158,30 „ 158,30 Kč 316,60
5
1 ks 2 ks 1 ks
4.3. Složená přídavná jména Mezi číslem a značkou nebo mezi číslem a slovním vyjádřením jednotky nepíšeme mezeru. 50km – čteme padesátikilometrová 14denní – čteme čtrnáctidenní s mezerou 50 km – čteme padesát kilometrů 14 dnů – čteme čtrnáct dnů Při slovním vyjádření jednotky se na švu složeniny nepíše spojovník ani slabika –ti7% = sedmiprocentní 30letý = třicetiletý 5. Číslice Za číslicemi, které označují číslovku řadovou, píšeme tečku, za číslovkami základními tečku nepíšeme. v 8. poschodí (v osmém) v Praze 8 5.1. Členění čísel Vícemístná čísla se člení po třech, trojice je oddělena mezerou (kromě letopočtů). 10 500 000 obyvatel, ujeli 3 200 km, psal se rok 1989 Před desetinnou čárkou ani za ní se nedělá mezera. 3 825,3 tun 2,5 ha lesa 5.2. Peněžní částky V peněžních částkách se skupiny tří čísel oddělují tečkou. Kč 1.500.000,-úvěr Kč 250.000,-5.3. Telefonní čísla Telefonní čísla se člení po trojicích. Při automatickém lámání řádků se nesmí rozdělit, vkládáme pevné mezery. tel.: +420 887 268 731 mobil: 777 285 321 fax: 286 321 728
6
5.4. Časové údaje Hodiny, minuty a sekundy se píší sestupně, dvoumístně, jednotlivé údaje se oddělují dvojtečkou. porada se koná v 09:30 hod. přijedeme ve středu v 18:20 h je 12:30 h 5.5. Kalendářní data Datum lze psát několika způsoby: Sestupně (rok-měsíc-den) 2005-11-26 ( před ani za spojovníkem se mezera nedělá) Vzestupně (den-měsíc-rok) 06.01.2005 (za tečkou se mezera nedělá) Měsíc i den je nutno psát dvojmístně. Při slovním vyjádření měsíce se den píše jednomístně, za tečkou je nutné udělat mezeru, název měsíce skloňujeme. 1. května 2005 17. listopadu 1989 6. Zvýrazňování textu Je nezbytné, aby nadpisy na stejné úrovni byly jednotně zvýrazněny. V textu zvýrazňujeme ty úseky, které mají upoutat pozornost čtenáře, usnadnit pochopení obsahu a vést k zapamatování. Word nám dává tyto možnosti: -
podtržení
-
vložení do rámečku
-
umístění na samostatný řádek
-
modifikace písma
-
vložení do uvozovek
-
proložení
7. Odstavce Úprava odstavců musí být provedena v celém textu jednotně.
8. Výčty Výčty zvyšují přehlednost textů. Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným řádkem.
7
Ve výčtu je nutné sladit interpunkci. Máme několik možností. •
Jednotlivá hesla jsou zakončena čárkou, na konci je tečka.
•
Jestliže jsou body výčtu dostatečně graficky odlišeny, interpunkční znaménka psát nemusíme.
•
Obsahují-li body výčtu celé věty, mohou začít velkým písmenem – pak musí končit tečkou, nebo mohou začít malým písmenem a končit středníkem – na konci celého výčtu je pak tečka.
Příklad Poštovní zásilky, které vyžadují zvláštní zacházení, musí být viditelně označeny. Patří k nim: a) neskladné balíky, b) balíky s křehkým obsahem, c) zásilky s živými zvířaty. LIPE, s. r. o., továrna na zámečnické výrobky, dodává: • • • •
okna dveře – celokovové, celoskleněné zábradlí dělicí stěny a příčky
Roznáška propagačních materiálů. Tuto službu poskytuje Česká pošta na základě smlouvy s objednavatelem: •
smlouvu je možno uzavřít na vybraných poštách, jestliže se okruh příjemců nachází v jejich dodávacím obvodu;
•
zasahuje-li okruh příjemců do více organizačních jednotek pošty, uzavírá smlouvu organizační jednotka, která je jim nejblíže společně nadřízená.
9. Číselné označování části textů -podle W: Formát – Odrážky a číslování
10. Úprava nadpisů Nadpis větších částí se od předcházejícího textu odděluje dvěma prázdnými řádky, od následujícího jedním prázdným řádkem. Pokud dílčí nadpis umístíme na začátek odstavce, je nutné zvýraznit ho a ukončit tečkou. Text pak pokračuje na stejném řádku..
8
Normalizovaná úprava písemností Normy pro úpravu písemností zajišťují estetický vzhled dokumentů a účelné logické uspořádání důležitých údajů. Znalost a dodržování norem svědčí o úrovni pisatele vytváří a ovlivňuje image celé instituce. Pro úpravu obchodní a úřední korespondence platí tyto základní normy:
ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem, ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, ČSN ISO 11180 Poštovní adresování.
Úřední a obchodní korespondence Forma dopisů je dána ČSN 01 6910 a měla by být i v dnešní době elektronické komunikace dodržována. Instituce má možnost vybrat si z následujících možností:
Vzor A1: Sloupcové odvolací údaje jsou zarovnány vlevo, adresové pole je vpravo (nejčastěji užívané). Vzor A2: Adresové pole je vlevo, sloupcové odvolací údaje jsou zarovnány od nové svislice vpravo. Vzor A3: Adresové pole je vpravo, řádkové odvolací údaje jsou pod adresou (nejméně využívané). Vzor B: Vzor bez předtisku. Do prvního řádku pod záhlaví píšeme pouze spisovnou značku nebo číslo jednací. Adresa příjemce a všechny další údaje se zarovnávají vlevo.
Náležitosti úředního dopisu 1. Záhlaví (hlavička) Obsahuje adresu odesílatele – tzn. Přesný název instituce, úplnou adresu včetně PSČ, je dovoleno připojit logo a další údaje (webová adresa, tel. spojení …). V praxi je hlavička uložena v paměti počítače nebo je předtištěna.
9
2. Odvolací údaje Sloupcové odvolací údaje se nejčastěji zarovnávají vlevo. Člení se do skupin prázdným řádkem.
Pořadí údajů:
1. sk.:
Váš dopis zn.: Ze dne: Naše značka:
Pořadí musí být vždy zachováno. Úřady místo údaje „Naše značka:“ předtiskují číslo jednací (Čj.:, Čís. jed.:) Značka je nejčastěji tvořena iniciálou toho, kdo dopis podepisuje / iniciálou toho, kdo dopis vyřizuje (pokud se jedná o stejného jedince, zůstává pouze 1 zkratka) / pořadové číslo dokumentu / rok.
No/N/035/05 – podepisuje Nový, vyřizuje Nováková, 35. dokument roku 2005 No/035/05 – vyřizuje i podepisuje stejná osoba (Nový) 2. sk.:
Vyřizuje: Tel.: Mobil: E-mail:
3. sk:
Datum:
V úřední korespondenci dáváme přednost sestupnému způsobu tvoření data, rok se doporučuje psát čtyřmístně, měsíc a den nutné psát dvojmístně. 2005-01-01 2005-12-21 3. Adresa příjemce Pokud jsou odvolací údaje zarovnané vlevo, adresa se umísťuje do adresového pole vpravo. . První řádek adresy je na stejném řádku jako „Naše zn.:“ Adresa nesmí obsahovat více než 6 řádků, řádkování je vždy 1.
Dodržujeme tyto zásady: -
adresa začíná vždy velkým písmenem, na konci řádku není interpunkční znaménko (kromě tečky za zkratkou)
-
všechny údaje se píší 1. pádě
-
PSČ se nikdy nepředsazuje, (vždy od levé svislice na stejném řádku jako pošta) od adresní pošty se odděluje dvěma mezerami 10
-
název pošty se píše velkými písmeny
-
v adrese nic nezvýrazňujeme (ani tučně ani podtržením nebo proložením)
Adresy fyzickým osobám:
Vážená paní Ing. Jana Nováková V Zátiší 14 276 01 MĚLNÍK
Vážený pan Ing. Jan Nový, CSc. nám. Míru 1120/14 120 00 PRAHA 2
Adresy právnickým osobám:
VŠMVV Praha, o. p. s. doc. Ing. Vít Pokorný Katedra informatiky Na Santošce 14 150 00 PRAHA 5
Ústav pro jazyk český AV ČR vědecká tajemnice Letenská 4 110 00 PRAHA 1
4. Textový sloupec Začíná pod datem (tj. pod posledním odvolacím údajem) po vynechání 2 prázdných řádků. (W – Formát – Odstavec – Mezery za – 24 b. – OK) Všechny údaje jsou zarovnány vlevo, možné je použít i zarovnání do bloku.
Heslovité vyjádření obsahu dopisu – začínáme velkým písmenem bez tečky (čárky) na konci, vždy zvýrazníme, nejlépe tučně, velikost písma neměníme.
Nabídka počítačů Objednávka kancelářských potřeb Reklamace služeb
Text dopisu začínáme oslovením , v žádném dokumentu by nemělo chybět. Tvoří první odstavec dopisu, proto je od dalšího textu oddělen prázdným řádkem. Zarovnává se vlevo. Za oslovením děláme čárku a další odstavec začíná malým písmenem. Oslovujeme zásadně 5.p.! Úřední dopis končí pozdravem, který je považován za poslední odstavec textu. Celý dokument zarovnáváme vlevo, lze použít i blokovou úpravu. Používáme jednoduché řádkování, mezery mezi odstavci nastavíme na 12 bodů.
11
Podpis. Po vynechání 3 – 5 mezer (36 – 60 b) vypíšeme titul, jméno a příjmení, na nový řádek funkci pracovníka, který bude dokument podepisovat (vše zarovnáme vlevo). Vlastnoruční podpis bude umístěn nad předepsané jméno.
Pokud používáme razítko, je nutné vynechat dostatečné místo. Hranaté razítko otiskujeme nad vlastnoruční podpis (nesmí zasáhnout ani do textu dopisu ani překrýt podpis) Pokud za obsah dopisu odpovídají dvě osoby, předepisují se jejich jména vedle sebe. Na prvním místě je podepsán pracovník funkčně vyšší. Jsou-li si osoby pracovně rovny, jejich jména se uvádějí v abecedním pořadí.
Podepisují-li dokument dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Posíláme-li dopis jako e-mailovou přílohu, za jméno odpovědného pracovníka přidáme zkratku v. r. (vlastní rukou)
Ing. Jan Novotný v. r. obchodní referent
(vlastnoruční podpis)
(vlastnoruční podpis)
PhDr. Dana Musilová ředitelka SPSŠ
Mgr. Renata Kolínová zástupce ředitele
Přílohy Po vynechání 2 – 4 řádků (24 - 48 b mezera - podle délky dopisu) se píše zmínka o přílohách. Slovo Příloha se zarovnává vlevo, na začátku je velké písmeno, na konci bez interpunkce. Zvýrazníme shodně s heslovitých vyjádřením obsahu dopisu. (nejčastěji tučně). Při uvádění příloh volíme jednu z následujících možností a) uvést počtem (Příloha, 3 přílohy) pokud o nich byla zmínka v textu b) při malém počtu lze jednotlivé přílohy vyjmenovat, každá položka se zvýrazní tučně c) pod zvýrazněný nadpis Přílohy jednotlivé dokumenty vyjmenujeme, ale již nezvýrazňujeme Příloha
(viz a)
Katalog dárkových předmětů Ceník
(viz b)
12
Přílohy Katalog dárkových předmětů Ceník
(viz c)
Rozdělovník Po vynechání 2 řádků (W mezera 24 b. pod) lze umístit upozornění, že kopii posíláme dalším adresátům. Slovo Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazní stejně jako Příloha, též bez interpunkce. Pod tento nadpis se píší netučně jména těch, kteří dokument t obdrží. Rozdělovník Mgr. Hlávková Ing. Janota
Zápatí dopisu Obsahuje údaje o instituci – bankovní spojení, IČO, DIČ, údaj o sídle instituce, údaj o registraci podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku (podle § 13 a Novely Obchodního zákoníku z 1. ledna 2001 nelze vynechat)
Písemnosti při uzavírání obchodních smluv
Poptávka Je to písemnost, pomocí níž kupující hledá vhodného prodávajícího př. vyjadřování Dovolte, abychom Vás jako před lety požádali o nabídku... Máme zájem o kvalitní zboží, proto Vás žádáme o nabídku... Na základě dobrých zkušeností rádi opět využijeme Vaše služby... Nabídka je odpovědí na poptávku (tj. vyžádaná nabídka). Iniciativa může vycházet i z iniciativy prodávajícího, který hledá odběratele pro své služby nebo zboží. Pak je důležité schopnost upoutat, originálně a nápaditě oslovit potencionální klienty. (nevyžádaná nabídka – může mít i jiné podoby než obchodní dopis) Způsoby vyjadřování - nevyžádaná nabídka V rámci dobré dosavadní spolupráce Vám přednostně nabízíme... Dovolte, abychom Vám oznámili, že... Doufáme, že Vás budeme moci již brzy zařadit mezi naše zákazníky.. Těšíme se na Vaši objednávku, která se jistě stane základem naší dobré spolupráce...
13
Vyžádaná nabídka (obsahově se od nevyžádané nabídky liší úvodní větou, ve které se děkuje za zaslání poptávky) Potěšilo nás, že máte zájem... Vítáme Vaše rozhodnutí využít naše zkušenosti... Rádi vyhovujeme Vašemu přání a zasíláme... Objednávka je buď návrhem nebo uzavřením kupní smlouvy. Písemná objednávka by se měla posílat doporučeně.
Písemnosti při porušování obchodních smluv
Reklamace Obsahem je - po úvodní větě - přesný popis závady a návrh na její odstranění. Na reklamaci je potřeba vždy odpovědět. Příklady vyjadřování Plně uznáváme Vaši reklamaci... Velice litujeme, že jste nebyli spokojeni..... Prosíme Vás, abyste omluvili závažné nedopatření... Doufáme, že Vám už nikdy nezavdáme příčinu, abyste si mohli stěžovat na naše služby. Vaši výtku bohužel nemůžeme přijmout, protože.. Pobídka (urgence) Při stylizaci urgencí je vhodné nejdříve poukázat na dosavadní dobrou spolupráci a teprve potom uvést důvody naší nespokojenosti a požadovat o jejich odstranění. I na urgence bychom měli odpovídat. Příklady vyjadřování Dosud nikdy jsme neměli důvod si stěžovat na... K našemu zklamání jsme zjistili, že jste nám dosud podle smlouvy č.... nedodali..
Upomínka úhrady faktur Jde o zvláštní druh pobídky. Odesláním faktury vzniká prodávajícímu pohledávka, pokud není uhrazena do konce lhůty splatnosti, je nutno ji upomínat.
Zásady stylizace obchodního dopisu Naším cílem by mělo být vytvořit dokument, který vyvolá zájem, přesvědčí adresáta o výhodnosti našich návrhů a přiměje ho k rychlé reakci.
14
Stylizace je umění vybírat vhodná slova a kombinovat je tak,aby výstižně vyjadřovala naše myšlenky.Samozřejmostí je věcná správnost a logické uspořádání myšlenek. Jeden odstavec má obsahovat pouze jednu myšlenku, jedině pak je celý dokument přehledný.
Své požadavky a návrhy sdělujeme jednoznačně, omezíme se na podstatné. Vyhýbáme se rozvláčnosti, která by vedla k zamlžení faktů. Volíme přiměřeně dlouhá souvětí, raději kratší než zbytečně květnatá. Vyhýbáme se opakování stejných výrazů, slovní zásoba českého jazyka vždy nabízí dostatečnou zásobu synonym. Dbáme na to, aby každý dokument byl i po gramatické stránce bezchybný.
Personální písemnosti Personální písemnosti mají formu individuálně stylizovaných písemností nebo vyplňovaných tiskopisů. V praxi se nejčastěji setkáváme s následujícími dokumenty – můžeme být jejich tvůrci i posuzovateli.
Žádost o místo Úpravě i stylizaci tohoto dokumentu věnujeme maximální pozornost, jenom tak dostaneme šanci při ústním pohovoru ukázat, že jsme tím nejvhodnějším kandidátem na obsazovanou pozici.
Úprava žádosti 1. Adresa žadatele – zarovnáme vlevo, obsahuje všechny náležitosti včetně PSČ ( viz. dříve – PSČ píšeme na stejný řádek před adresní poštu, nepředsazujeme) 2. Adresa příjemce – zarovnáváme vlevo po vynechání 3 – 4 řádků (W – mezera za 48 b.)
36 –
3. Datum – přisuneme k pravému okraji po vynechání 1 řádku (W – mezera za 12 b.). Uvádíme místo (nejčastěji v 1. p.), den číslicí jednomístně (za tečkou nezapomeneme mezeru), měsíc vypisujeme slovy – skloňujeme.) př. Praha 1. listopadu 2005 Sezimovo Ústí 12. ledna 2006 4. Heslovitý obsah žádosti – po vynechání 2 řádků (W – mezera 24 b.), zvýrazníme tučně, na konci neděláme tečku.
15
5. Text žádosti – je zarovnám vlevo. Začínáme oslovením, obsah je podle logiky členěn do odstavců. Žádost o místo není opakováním toho, co uvádíme v životopise. Důležité je zajímavým, originálním, ale stále přiměřeným způsobem vyzvednout ty znalosti a dovednosti, které nám pomohou získat náskok před ostatními kandidáty. Posledním odstavcem textu je pozdrav nebo vyjádření přesvědčení, že budeme pozváni k osobnímu pohovoru. 6. Podpis – žádost podepisujeme vlastní rukou nejčastěji vpravo. Pokud budeme dokument posílat elektronickou poštou, uvedeme za jméno zkratku v. r. 7. Přílohy – součástí žádosti o místo bývá životopis. O jeho zaslání se nezmiňujeme v textu, ale v poznámce Příloha. Způsob psaní se shoduje s obchodní korespondencí. př.
Přílohy Životopis Pracovní hodnocení
Životopis Pracovní hodnocení
Životopis V dnešní době jako přílohu k žádosti připojujeme buď životopis strukturovaný nebo profesní (je-li žádán). Údaje musí být pravdivé, přehledně uspořádané. Jak by podle personálních agentur mohl vypadat strukturovaný životopis, vidíme v následující ukázce
Jarmila Nová Jasmínová 1576/2 182 00 PRAHA 8 mob. 774 568 321
[email protected]
Ž I V O T O P I S Osobní údaje Jméno a příjmení: Datum a místo narození: Státní příslušnost: Národnost: Rodinný stav:
Jarmila Nová 1967-03-16 Praha ČR česká svobodná
Školní vzdělání 1973-09-01 – 1982-06-30 1982-09-01 – 1986-06-30
Základní škola Chabařovická Obchodní akademie Hovorčovická
16
Zaměstnání 1995-06-01 – 2006-04-30 1987-07-01 – 1995-05-31
Racio Group, a.s. marketingová ředitelka, PR Minimal, s. r. o marketingová konzultantka
Znalosti a schopnosti anglický jazyk – aktivně španělský jazyk – aktivně MS Word, MS Excel, MS Power Point, Internet, psaní všemi deseti dobré komunikační schopnosti, empatie, pečlivost, pozitivní naladění
Zájmy literatura, divadlo, hudba, fotografování, sport,
Praha 20. května 2006
Jarmila Nová v. r.
Pracovní hodnocení
Podle § 60 Zákoníku práce jsou pracovním posudkem veškeré písemnosti, týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen pracovní hodnocení vydat. Forma není upravena státní normou, přesto se v praxi téměř neliší.
Dokument je vytištěn na hlavičkovém papíře (v hlavičce je uvedena adresa organizace, která hodnocení vydává), je nadepsán Pracovní hodnocení nebo Pracovní posudek.
V prvním odstavci uvádíme identifikační údaje (jméno a příjmení pracovníka, datum narození, bydliště a pozici, na které pracoval.) Další odstavce obsahují konkrétní hodnocení, případně doporučení pro nového zaměstnavatele.
Po vynechání 2 – 3 řádků (W –mezera za 24 – 36 b) uvedeme místo a datum vypracování, měsíc vypisujeme slovy, zarovnáme vlevo.
17
Pracovník odpovědný za vypracování podepisuje dokument – nad předepsaný titul, jméno a příjmení a funkci. Vše je zarovnáno vlevo. Nad nadpisem musí být vynechané dostatečné místo pro razítko.
Skončení pracovního poměru
Dokumenty Rozvázání pracovního poměru dohodou, Výpověď z pracovního poměru nebo Zrušení pracovního poměru ve zkušební době má formu žádosti (viz. Žádost o místo)
Dohodu o rozvázání pracovního poměru uzavírají zaměstnavatel a zaměstnanec písemně. Výpovědí může ukončit musí být dána písemně, zaměstnavatel musí uvést důvody, zaměstnanec nikoli. Pracovní poměr končí po uplynutí výpovědní doby (viz. Zákoník práce). Ve zkušební době mohou obě strany okamžitě zrušit pracovní poměr i bez uvedení důvodu.
Dopisy společenského styku – Osobní dopisy Tyto dokumenty vyhotovují osobně lidé v řídících funkcích – starostové, předsedové úřadů a představenstev, ředitelé společností... Adresují je jiným stejně významným osobnostem, ale i vlastním podřízeným zaměstnancům. Nezaměňujme tyto formální dokumenty s dopisy soukromými. Osobní dopisy je třeba stylizovat jinak než dopisy obchodní. Z dopisu by měl jeho příjemce poznat, že ho vedoucí pracovník zná, že si ho váží, text by měl vyznít upřímně, taktně, bez frází. Dopisy společenského styku dělíme na: •
blahopřejné – podnětem bývá dosažení určitého úspěchu, získání významného postavení, dosažení životního jubilea...
•
děkovné – v nich vyjadřujeme poděkování za účast na určité akci, oceňujeme vynikající pracovní nasazení, děkujeme pracovníkovi odcházejícímu do důchodu za dlouholetou činnost ve firmě...
•
omluvné – významná osobnost písemně omlouvá svoji neúčast na akcích, na které byla pozvána formou osobního dopisu.
18
•
pozvání – přikládáme k tištěné pozvánce, etiketa vyžaduje, abychom významné osobnosti zvali osobním dopisem.
•
soustrastné – kondolenčním dopisem se snažíme zmínit zármutek a nabídnout pomoc při řešení vzniklé situace.
Formální úpravy osobních dopisů
Vlevo nahoře je uvedeno: titul, jméno a příjmení pisatele dopisu, pod: jeho funkce a název organizace, řádkování 1
Po vynechání 4 mezer (W - mezera - za - 48 b.) vpravo přisadíme místo a datum odeslání, měsíc vždy vypisujeme slovy.
Text dopisu začíná po vynechání 2 mezer (W – mezera - za - 24 b.), při psaní použijeme řádkování 1,5. Oslovení je zarovnáno vlevo. První řádek každého nového odstavce odrážíme o 1,25 vpravo (nebo 1x Tab). Posledním odstavcem je pozdrav (bez interpunkce), dopis ukončuje podpis umístěný vpravo – měl by být vždy vlastnoruční, protože tyto písemnosti by měly být posílány poštou. Pokud dokument posíláme jako přílohu e-mailu, vypisujeme jméno a příjmení doplněné zkratkou v. r.
Adresu příjemce umístíme do poloviny zbývajícího místa pod textem, zarovnáme vlevo, řádkujeme 1. Neuvádíme PSČ, proto ani název pošty není napsán velkým písmem.
Písemnosti při organizace a řízení instituce Písemnosti, které jsou potřebné při organizování a řízení instituce, jsou písemnosti interní, jejichž úprava není stanovená státní normou. Jejich forma se řídí vžitými zvyklostmi a interními předpisy. Úroveň interního písemného styku vypovídá mnoho o firemní kultuře instituce.
Stylizace všech interních dokumentů má být jednoznačná a stručná, jednotlivé pokyny a příkazy musí být logicky uspořádané.
19
Přehled písemností 1. Příkaz ředitele Formou písemných příkazů sdělují svá rozhodnutí nejvyšší vedoucí pracovníci organizací. Dokument je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším pracovníkům, kterým ukládá, aby zajistili splnění důležitého úkolu. Vydané příkazy se pořadově číslují. V úvodu se většinou zdůvodňuje, proč se příkaz vydává, obvyklé je ji odvolání se na interní směrnice, případně platné zákony. Vlastní sdělení je stylizováno v první osobě (ukládám, nařizuji...)
2. Směrnice Směrnice rozpracovávají jednotný a závazný postup, kterým se pracovníci řídí, pokud mají řešit specifické situace. Směrnice jsou podrobnější (i mnohostránkové dokumenty), jejich platnost je dlouhodobá (i několik let), často jsou výsledkem práce kolektivu odborných pracovníků. Dokument schvaluje ředitel podniku.
3. Oběžník Oběžníky jsou sdělením, s nímž má být seznámen široký okruh zaměstnanců. (např. organizační opatření, připravované akce...). Forma by se měla shodovat s ostatními interními dokumenty.
4. Metodické pokyny Cílem těchto dokumentů je podat srozumitelný návod, jak postupovat při plnění konkrétních organizačního úkolů .
5. Zprávy a hlášení Zpráva slouží k informování nadřízených orgánů o plnění úkolů, o výsledek jednání atd. Má obsahovat i kritické stanovisko pisatele a návrh na řešení vzniklé situace. Hlášení je stručná a přehledná informace zaměřená pouze na objektivní skutečnosti.
5. 1. Zpráva ze služební cesty obsahuje údaje o těchto faktech: účel cesty, účastníci, doba trvání cesty, firma a místo jednání, jména pracovníků, s nimiž bylo jednáno, průběh a výsledky jednání. Musí být jasně a stručně a věcně uvedeno, jakých dohod bylo dosaženo a jaký další postup je na základě jednání nutné dodržet. Dokument je uzavřen datem (zarovnáno vlevo, zvykem je uvést místo, den, měsíc slovy, rok) a podpisem předkladatele zprávy. 20
Př. Praha 6. května 2005
Zprávu předkládá: (vlastnoruční podpis) Ing. Tomáš Hlaváček
6. Porada 6.1 Pozvánka na poradu by měla obsahovat všechny důležité údaje pro adresáta: - pořádající organizace (hlavička) - název akce - den, datum a doba zahájení - místnost konání - program, popřípadě jména referentů Na důležitá jednání se pozvánky zasílají s měsíčním předstihem, na běžné týden předem.
6.2 Zápis z porady Údaje uvedená v zápisu jsou východiskem pro další jednání, jsou písemným dokladem o probíraných tématech a úkolech, které z jednání vyplynuly.
Náležitosti zápisu: V záhlaví se uvede název organizace, druh porady, datum a místo konání, jmenovitě přítomní, případně omluvení (při velkém počtu účastníků se odkazuje na prezenční listinu). Zaznamená se, kdo schůzi řídil, program a průběh jednání, závěry, ke kterým jednající dospěli a popř. úkoly a jména pracovníků odpovědných za jejich plnění. Dokument uzavírá datum zhotovení, jméno zapisovatele a podpis pracovníka, který odpovídá za správnost.
Část dokumentů, které jsme charakterizovali, bude tvořit každý z náš. Zbytek je nutné umět posoudit z pozice toho, kdo podepisuje, tzn. vedoucího pracovníka. Za právnost dokumentu odpovídá vždy ten, který je pod ním podepsán. Ten musí zhodnotit obsah – přiměřenost a výstižnost vyjadřování, musí vědět, zda dokument splňuje formální požadavky, nesmí mu uniknout ani gramatické chyby. Písemný kontakt často stojí na počátku vzájemné spolupráce. Jsou to první ukázky, ze kterých si příjemce dělá obrázek o úrovní práce společnosti, o řízení i fungování celé organizace.
21
Vybrané pravopisné zásady Podrobné poučení o psané podobě českého jazyka najdete v Pravidlech českého pravopisu, platná norma z r. 1993. (www.pravidla.cz)
1. Psaní velkých písmen
ve jménech ulic, náměstí, nábřeží, mostů... se v prvním slově, které následuje po obecném jménu (náměstí) píše počáteční velké písmeno. Je-li prvním výrazem předložka, píše se i slovo po ní následující s velkým písmenem.
nábřeží Kapitána Jaroše náměstí Bratří Synků ulice Ke Karlovu náměstí Mezi Zahrádkami dům U Tří lilií
obce, městské čtvrti a oblasti, sídliště
Mariánské Lázně, Horní Planá Malá Strana, Bílá Hora sídliště Severní Terasa (slovo sídliště se píše s velkým písmenem, je-li součástí oficiálního názvu – Sídliště Antala Staška)
oficiální jména institucí, organizací, jejich stálých orgánů...
Rada bezpečnosti Organizace spojených národů Spolková republika Německo Ministerstvo financí ČR Poslanecká sněmovna Filozofická fakulta Univerzity Karlovy Občanská demokratická strana Českobratrská církev evangelická (ale jednota bratrská, katolická církev, římskokatolická církev)
označení významných událostí a období
Konference o bezpečnosti a spolupráci v Evropě
22
Den lidských práv Vánoce, Velikonoce, Dušičky Nový rok, Svátek práce
jména vyznamenání, soutěží...
Řád bílého lva Primátorský štít Třicátý (30.) mezinárodní filmový festival v Karlových Varech
jména příslušníků národů, obyvatel určitého místa
Čech, Lužický Srb, Francouz Evropan, Pražan (tj. obyvatel Prahy – ale historicky příslušníci umírněného radikálního křídla v husitském hnutí – pražané, táborité.)
pozn.: V případě, kdy jsou vlastní jména užita ve smyslu obecném, píšou se s malým počátečním písmenem –jidáš (zrádce), lazar (nemocný, ubohý člověk), donchuán (svůdce). Malé písmeno se píše i v ustálených obratech (poradit se s vaňkem) a ve slovních hříčkách (pamatovat na navrátila)
Přídavná jména vytvořená z vlastního jména příponou „–ský, -ská, -ské“ mají počáteční písmeno malé:
Čech – český jazyk Krkonoše – krkonošská fauna
Přídavná jména přivlastňovací vytvořená z vlastního jména příponami „-ův, -ova, -ovo, -in, -ina, -ino“ se píší s velkým počátečním písmenem. Celsiova stupnice Libušino proroctví Novákovi (členové rodiny Nováků) – Novákové (nositelé jména Novák)
2. Zdvojené souhlásky víno -> vinný (sklep) vina -> on je vinen (povinen), ona vinna (povinna), ono vinno, oni vinni stejně povinný, povinně, povinnost ranní zprávy x rané baroko, brambory 23
cenný, jednostranný, spontánní, leccos
3. Předložky a předpony s/z 2.p. – předložka z (ze) –z náměstí, z hlavy 7.p. – předložka s (se) –sm prací, se mnou
předpona – s – má význam - směřování dohromady (sbírat) - shora dolů a z povrchu pryč (sjet, snést) - ustálené případy – sdělovat, skončit, skonat, spáchat, strávit (čas i potravu) stýskat si, slevit, stěžovat si
předpona – z - tam, de s tvoří k slovesům nedokonavým (průběžný děj) tvary dokonavé (ukončení děje) zcivilizovat, zděsit se, zkritizovat, ztížit - tam, kde se tvoří slovesa z podstatných a přídavných jmen
ocel -> zocelit, viditelný ->
zviditelnit - ustálené případy: zhostit se, zkoušet, zpívat, zpytovat, způsob
Nutné je rozlišovat dvojce •
odlišný je pravopis i výslovnost
směna (peněz)
změna (zaměstnání)
svolat (pozvat k jednání)
zvolat (vykřiknout)
svolit (souhlasit)
zvolit (vyvolit)
sjednat (smlouvu)
zjednat (pořádek)
•
slova se liší pravopisem, výslovnost je stejná
sběhlý (dav lidí)
zběhlý (zkušený)
shlédnout (dolů)
zhlédnout (film)
správa (orgán)
zpráva (informace)
trhat (dolů)
ztrhat (přílišnou námahou, kritikou)
stvrzovat (potvrdit)
ztvrzovat (učinit tvrdým)
24
4. Slova přejatá O pravopisu rozhoduje míra jejich zdomácnění - možno psát:
diskuse i diskuze (výslovnost podle napsaného) resort i rezort renesance i renezance
- ve slovech zakončených na –ismus – vyslovujeme vždy z, psát je možno dvojím způsobem romantismus i romantizmus pluralizmus i pluralismus - jen s se píše ve slovech s původní latinskou předponou disdiskriminace, disident (čti dysi) - ve slovech dres, patos, a chaos píšeme i vyslovujeme i při skloňování „s“ -> dresu, patosu - ve slovech dekret, demokracie, balkon, motocykl píšeme i vyslovujeme vždy „k“ - slova akorát, inkoust, plakát píšeme pouze s k, vyslovovat je možno s „k“ i „g“ ->plakát i plagát - složeniny s poly / poli poly, polys – z řečtiny mnohý, hojný, četný – polyfonický = mnohohlasý polis – z řečtiny město – poliklinika (městské zdravotnické zařízení)
5. Psaní mě – mně zájmeno já –
2. a 4. pád – mě, mne 3. pád – mi, mně 6. pád – jen o mně
píšeme: zapomněl, vzpomněl, připomněl, pomněnka, domněnka, rozumně (rozumný), tamější, rozuměl (rozumí).
6. Psaní spřežek - možno psát:
bezesporu i beze sporu bezpochyby i bez pochyby zpočátku i z počátku mimoto i mimo to
- dohromady se píšou složené číslovkové výrazy – jedenadvacet, devítistý - odděleně se píšou – dvacet jedna (kromě hospodářských písemností – pošt. pouk.) 25
Interpunkce Čárkou se oddělují:
- věty v souvětí - složky několikanásobných větných členů - výrazy, které jsou do věty vloženy nebo k ní volně připojeny
Interpunkce v souvětí - čárkou oddělujeme souřadně spojené věty hlavní i vedlejší, pokud nejsou spojeny spojkami a, i, ani, nebo s významem slučovacím. Slíbil cokoli, ale nic nesplnil. Onemocněl, a proto se jednání nezúčastnil. - čárkou oddělujeme větu řídící od závislé Obdivovali, jak rychle zvládl situaci, která i pro ně byla složitá. Jsou-li naše předpoklady správné, vše se již brzy vyřeší. - je-li mezi souřadně spojenými větami věta vedlejší, odděluje se čárkami po obou stranách. Pak se čárka dostává i před slučovací spojky a, i, ani, nebo Pověz mi, co čteš, a já ti povím, jaký jsi. Interpunkce ve větě jednoduché čárkou oddělujeme: několikanásobné větné členy, nejsou-li spojeny slučovacími spojkami a, i, ani, nebo Akce se zúčastnili studenti, jejich učitelé i celá třída významných hostí.
čárkou neoddělujeme:
ustálená spojení – dva tři lidé, ve dne v noci, křížem krážem přívlastky postupně rozvíjející – přední světové hokejové týmy údaje místa a času v datech – V Praze dne 18. května 2005
čárkou oddělujeme: větné členy jen volně připojené nebo do věty volně vložené: - přívlastek – Bedřich Smetana, zakladatel české národní hudby, se narodil v Litomyšli. - samostatný větný člen – Přesvědčit ho, to bylo opravdu umění. (ale Přesvědčit ho bylo umění.) - oslovení – Chci Vám, vážený pane primátore, znovu poděkovat, že jste přijal pozvání na tuto akci. - volný přívlastek – Tato kniha, vydaná už v roce 1980, patří k autorovým nejlepším
26
- citoslovce – Ach, jak Vám to mám říci! - vsuvku – Zašlete nám, prosím, své připomínky.
27
