Kodifikasi Peraturan Bank Indonesia
Kelembagaan Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan, Penerapan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern
Kodiifikasi P Peratu uran Baank Ind donesiaa
Ke elem mba aga aan
Pelaksa anaan n Fun ngsi Kepa atuha an, Pen nerap pan S Stand dar P Pelak ksana aan Fun ngsi A Audit Inte ern
Tim Peny yusun Ramlan G Ginting Dudy Isk kandar Gantiah Wu uryandanii Zulkarnain Sitompul Chirisstin Nataliia Hutabaarat Riska Rossdiana
Pusat Riset d dan Edukasi Bank Sentraal Bank Indoneesia Telp: 021 38 817321 Fax.: 021 35 501912 email: PRES@ @bi.go.id Hak Cipta © © 2012, Bank Indonesia 2012
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan dan Audit Intern
DAFTAR ISI
Paragraf
Daftar Isi Rekam Jejak Regulasi Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Dasar Hukum Regulasi Terkait Regulasi Bank Indonesia Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum
Ketentuan Umum Fungsi Kepatuhan Bank Direktur yang Membawahkan Fungsi Kepatuhan Independensi dan Kriteria Pengangkatan, Pemberhentian, dan/atau Pengunduran Diri Direktur yang Membawahkan Fungsi Kepatuhan Tugas dan Tanggung Jawab Direktur yang Membawahkan Fungsi Kepatuhan
Satuan Kerja Kepatuhan Independensi dan Kriteria Tugas dan Tanggung Jawab Satuan Kerja Kepatuhan
Pelaporan Alamat Penyampaian Laporan Sanksi
Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Penerapan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank Umum Ketentuan Umum Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank Pelaporan Alamat Permohonan dan Penyampaian Laporan Sanksi Administratif
Lampiran I Kewajiban Bank Umum Untuk Menerapkan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank BAB I Kebijakan Umum 1. Kebijakan Umum 2. Misi Audit Intern Bank 2.1. Mekanisme Pengendalian Umum 2.2. Fungsi SKAI 2.3. Peran Dewan Komisaris dalam hubungannya dengan fungsi SKAI 3. Indenpendensi 3.1. Dukungan 3.2. Kebebasan Menetapkan Metode 3.3. Obyektifitas 3.4. Bebas dari pertentangan kepentingan 4. Wewenang, Kedudukan dan Tanggung Jawab SKAI 5. Ruang Lingkup Pekerjaan Audit Intern 6. Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank
Halaman
Hal. i – iii Hal. iv Hal. v Hal. v Hal. v
Pg. 1 – 2 Pg. 3 – 6 Pg. 7 – 11
Hal. 1 – 2 Hal. 2 Hal. 3 – 5
Pg. 7 – 8
Hal. 3
Pg. 9 Pg. 10 – 11
Hal. 3 – 4 Hal. 4 – 5
Pg. 12 – 14
Hal. 6 – 7
Pg. 12 – 14 Pg. 15
Hal. 6 Hal. 6 – 7
Pg. 16 – 17 Pg. 18 Pg. 19 – 20
Hal. 7 – 9 Hal. 9 Hal. 9 – 10
Pg. 21 Pg. 22 – 25 Pg. 26 – 27 Pg. 28 Pg. 29 – 31
Hal. 10 Hal. 11 – 12 Hal. 12 Hal. 12 – 13 Hal. 13
Hal. 14 – 54
Hal. 14 Hal. 15 Hal. 15 – 18 Hal. 16 – 17 Hal. 18
Hal. 18 Hal. 18 – 19 Hal. 19 Hal. 19 Hal. 19 Hal. 19 Hal. 20 Hal. 20 Hal. 20 – 21
i
6.1. Hubungan SPFAIB dengan standar yang lain 6.2. Kontinuitas SPFAIB 6.3. Keterkaitan SPFAIB dengan pengawasan Bank Indonesia BAB II Profesionalisme 1. Profesionalisme 2. Kemahiran Profesionalisme 2.1. Latar Belakang Pendidikan 2.2. Pengalaman Kerja 3. Sikap Mental dan Etika 3.1. Sikap Mental Auditor Intern 3.2. Etika Auditor Intern 3.3. Tanggung Jawab Terhadap profesi 4. Kemampuan Komunikasi 4.1. Komunikasi dengan Auditee 4.2. Komunikasi dengan auditor ekstern BAB III Organisasi dan Manajemen 1. Organisasi dan Manajemen 2. Auditor yang Professional 3. Kedudukan dan Hubungan SKAI dengan Manajemen dan Dewan Komisaris 3.1. Kedudukan SKAI dalam organisasi 3.2. Kewajiban manajemen untuk menanggapi hasil laporan SKAI 3.3. Kedudukan, komunikasi, keanggotaan dan tanggung jawab Dewan Komisaris 4. Struktur Organisasi 5. Wewenang dan Tanggung Jawab 5.1. Internal Audit Charter 5.2. Wewenang dan Tanggung Jawab Kepala SKAI 5.3. Peran SKAI sebagai konsultan 6. Perencanaan 7. Kebijakan dan Prosedur 8. Pengembangan Auditor Intern dan Pendidikan Profesi 9. Pengendalian Mutu Audit 10. Hubungan SKAI dengan Auditor Ekstern BAB IV Ruang Lingkup Pekerjaan Audit Intern 1. Ruang Lingkup Pekerjaan Audit Intern 2. Hubungan Audit Intern dengan Struktur Pengendalian Intern BAB V Pelaksanaan Audit 1. Pelaksanaan Audit 2. Persiapan Audit 2.1. Metode Pendekatan Audit Intern 2.2. Penetapan Penugasan 2.3. Pemberitahuan Audit 2.4. Penelitian Pendahuluan 3. Penyusunan Program Audit 4. Pelaksanaan Penugasan Audit 4.1. Proses Audit 4.2. Bukti Audit 4.3. Evaluasi Hasil Audit 4.4. Supervisi 5. Pelaporan Hasil Audit
Hal. 21 Hal. 21 Hal. 21 Hal. 22 Hal. 22 – 23 Hal. 22 – 23 Hal. 23 Hal. 23 – 26 Hal. 23 – 24 Hal. 24 Hal. 25 – 26 Hal. 26 HaL. 26 Hal. 26 Hal. 27 Hal. 27
Hal. 28 – 30 Hal. 28 – 29 Hal. 29
Hal. 29 – 30 Hal. 30 Hal. 30 – 32 Hal. 31 Hal. 31 Hal. 31 – 32 Hal. 32 – 33 Hal. 33 Hal. 33 Hal. 33 – 34 Hal. 34 Hal. 35 Hal. 35 – 37 Hal. 38 Hal. 38 – 40 Hal. 38 Hal. 38 – 39 Hal. 39 Hal. 39 – 40 Hal. 40 Hal. 40 – 43 Hal. 40 – 41 Hal. 41 Hal. 41 – 42 Hal. 42 – 43 Hal. 43 – 46
ii
5.1. 5.2. 5.3.
Standar Pelaporan Materi Pelaporan Informasi khusus yang tidak dicantumkan dalam Laporan Hasil Audit 5.4. Proses Penyusunan Laporan 5.5. Penyampaian Laporan 6. Tindak Lanjut Hasil Audit BAB VI 1. Dokumentasi dan Administrasi 2. Dokumentasi Kertas Kerja Audit 2.1. Fungsi Kertas Kerja Audit 2.2. Penyusunan Dokumentasi Kertas Kerja Audit 2.3. Penyimpanan Kertas Kerja Audit 3. Administrasi Hasil Audit 3.1. Administrasi Komunikasi Audit 3.2. Administrasi kelengkapan pelaksanaan audit
Pengertian Istilah Lampiran 2 Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum Latar Belakang Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern Bank 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Bank 2. Pihak‐Pihak yang berkepentingan dengan Sistem Pengendalian Intern Bank 3. Faktor Pertimbangan dalam Penyusunan Sistem Pengendalian Intern Bank 4. Lingkungan Pengendalian Elemen Utama Sistem Pengendalian Intern Bank 1. Pengawasan oleh Manajemen dan Budaya Pengendalian 2. Identifikasi dan Penilaian Risiko 3. Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi 4. Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi 5. Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan Lain‐Lain
Hal. 43 – 44 Hal. 44 – 45
Hal. 45 Hal. 45 – 46 Hal. 46 Hal. 47 Hal. 48 Hal. 48 – 49 Hal. 48 Hal. 48 – 49 Hal. 49 Hal. 49 – 50 Hal. 50 Hal. 50 Hal. 51 – 54
Hal. 55 – 76 Hal. 55 Hal. 56 – 57 Hal. 57 – 60 Hal. 57 – 58
Hal. 58 – 59
Hal. 59 – 60 Hal. 60 Hal. 60 – 75 Hal. 61 – 64 Hal. 64 – 65 Hal. 65 – 69 Hal. 69 – 73 Hal. 73 – 75 Hal. 75 – 76
iii
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan dan Audit Intern
Rekam Jejak Regulasi Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan dan Audit Intern
iv
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan dan Audit Intern
Dasar Hukum : ‐ Undang‐Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang‐ Undang Nomor 10 Tahun 1998 ‐ Undang‐Undang Nomor 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang‐Undang Nomor 6 Tahun 2009 ‐ Undang‐Undang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah Regulasi Terkait : ‐ Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas ‐ Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1962 Tentang Perusahaan Daerah ‐ Undang‐Undang Republik Indonesia No. 17 Tahun 2012 Tentang Perkoperasian. ‐ Peraturan Bank Indonesia Nomor 11/25/PBI/2009 Perihal Perubahan Peraturan Bank Indonesia Nomor 5/8/PBI/2003 Tentang Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum ‐ Peraturan Bank Indonesia Nomor 13/23/PBI/2011 Tentang Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah Regulasi Bank Indonesia : ‐ Peraturan Bank Indonesia Nomor 13/2/PBI/2011 Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum ‐ Peraturan Bank Indonesia Nomor 1/6/PBI/1999 Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Penerapan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank Umum ‐ Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 5/22/DPNP 2003 Tentang Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum
v
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi Perbankan Kelembagaan
BAB I
1
Pasal 1 13/2/PBI/2011
Ketentuan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum Ketentuan Umum 1. Bank adalah Bank Umum sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang‐Undang Nomor 10 Tahun 1998, termasuk didalamnya kantor cabang bank asing, dan Bank Umum Syariah sebagaimana dimaksud dalam Undang‐ undang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah. 2. Kantor Cabang Bank Asing adalah kantor cabang dari bank yang berkedudukan di luar negeri yang bertanggung jawab kepada kantor pusat bank yang bersangkutan dan mempunyai alamat serta tempat kedudukan di Indonesia. 3. Dewan Komisaris: a. bagi Bank berbentuk hukum Perseroan Terbatas adalah dewan komisaris sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perseroan Terbatas; b. bagi Bank berbentuk hukum Perusahaan Daerah adalah pengawas sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perusahaan Daerah; c. bagi Bank berbentuk hukum Koperasi adalah pengawas sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perkoperasian. 4. Direksi: a. bagi Bank berbentuk hukum Perseroan Terbatas adalah direksi sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perseroan Terbatas; b. bagi Bank berbentuk hukum Perusahaan Daerah adalah direksi sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perusahaan Daerah; c. bagi Bank berbentuk hukum Koperasi adalah pengurus sebagaimana dimaksud dalam Undang‐Undang tentang Perkoperasian; d. bagi Kantor Cabang Bank Asing adalah pimpinan kantor cabang bank asing. 5. Budaya Kepatuhan adalah nilai, perilaku, dan tindakan yang mendukung terciptanya kepatuhan terhadap ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah. 6. Fungsi Kepatuhan adalah serangkaian tindakan atau langkah‐langkah yang bersifat ex‐ante (preventif) untuk memastikan bahwa kebijakan, ketentuan, sistem, dan prosedur, serta kegiatan usaha yang dilakukan oleh Bank telah sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah, serta memastikan kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada Bank Indonesia dan/atau otoritas pengawas lain yang berwenang. 7. Risiko Kepatuhan adalah risiko yang timbul akibat Bank tidak mematuhi dan/atau tidak melaksanakan peraturan perundang‐undangan dan ketentuan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah. 8. Prinsip Syariah adalah prinsip syariah sebagaimana dimaksud dalam Undang‐ undang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah.
1
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi 2 Pasal 2 (1) 13/2/PBI/2011 (2) (3)
Ketentuan Direksi wajib menumbuhkan dan mewujudkan terlaksananya Budaya Kepatuhan pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha Bank. Direksi wajib memastikan terlaksananya Fungsi Kepatuhan Bank. Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Fungsi Kepatuhan.
Khusus bagi Kantor Cabang Bank Asing, pelaksanaan pengawasan terhadap Fungsi Kepatuhan disesuaikan dengan struktur organisasi yang berlaku pada bank yang bersangkutan.
BAB II
Fungsi Kepatuhan Bank
3
Pasal 3 13/2/PBI/2011
4
Pasal 4 13/2/PBI/2011
5
Pasal 5 13/2/PBI/2011
6
Pasal 6 13/2/PBI/2011
Fungsi Kepatuhan Bank meliputi tindakan untuk: a. mewujudkan terlaksananya Budaya Kepatuhan pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha Bank; b. mengelola Risiko Kepatuhan yang dihadapi oleh Bank; Tindakan mengelola Risiko Kepatuhan dilaksanakan dengan mengacu pada ketentuan Bank Indonesia mengenai Manajemen Risiko Bagi Bank Umum. c. memastikan agar kebijakan, ketentuan, sistem, dan prosedur serta kegiatan usaha yang dilakukan oleh Bank telah sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah; dan d. memastikan kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada Bank Indonesia dan/atau otoritas pengawas lain yang berwenang. (1) Bank wajib memiliki Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dan membentuk satuan kerja kepatuhan. (2) Fungsi Kepatuhan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 3 dilaksanakan oleh satuan kerja kepatuhan. Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dan satuan kerja kepatuhan pada Bank Umum Syariah dan/atau Bank Umum Konvensional yang memiliki Unit Usaha Syariah wajib berkoordinasi dengan Dewan Pengawas Syariah terkait pelaksanaan Fungsi Kepatuhan terhadap Prinsip Syariah. (1) Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan aktif terhadap Fungsi Kepatuhan, dengan: a. Mengevaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank paling kurang 2 (dua) kali dalam satu tahun; b. Memberikan saran‐saran dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank. (2) Berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan, Dewan Komisaris menyampaikan saran‐saran dalam rangka peningkatan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan.
2
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi Ketentuan BAB III Direktur yang Membawahkan Fungsi Kepatuhan Bagian Pertama Independensi dan Kriteria 7
Pasal 7 13/2/PBI/2011
8
Pasal 8 13/2/PBI/2011
9
Bagian Kedua Pasal 9 13/2/PBI/2011
(1) Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan wajib memenuhi persyaratan independensi. Yang dimaksud dengan “persyaratan independensi” adalah tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham, dan/atau hubungan keluarga sampai derajat kedua dengan anggota Dewan Komisaris, Direksi, dan/atau pemegang saham pengendali atau hubungan dengan Bank yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen sebagaimana dimaksud dalam ketentuan mengenai Pelaksanaan Good Corporate Governace bagi Bank Umum. (2) Direktur Utama dan/atau Wakil Direktur Utama dilarang merangkap jabatan sebagai Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan. (3) Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dilarang membawahkan fungsi‐fungsi : a. bisnis dan operasional; Yang dimaksud dengan fungsi bisnis atau fungsi operasional antara lain meliputi kegiatan penghimpunan dan/atau penyaluran dana dan kegiatan keagenan. b. manajemen risiko yang melakukan pengambilan keputusan pada kegiatan usaha Bank; c. treasury; d. keuangan dan akuntansi; e. logistik dan pengadaan barang/jasa; f. teknologi informasi; dan g. audit intern. Calon Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan wajib memiliki integritas dan pengetahuan yang memadai mengenai ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku. Penilaian kriteria calon Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dalam paragraf ini mengacu pada ketentuan Bank Indonesia mengenai Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (fit and proper test) dan ketentuan mengenai pemanfaatan Tenaga Kerja Asing dan Alih Pengetahuan.
Pengangkatan, Pemberhentian, dan/atau Pengunduran Diri Direktur yang Membawahkan Fungsi Kepatuhan 1. Pengangkatan, pemberhentian, dan/atau pengunduran diri Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan mengacu pada ketentuan mengenai pengangkatan, pemberhentian, dan/atau pengunduran diri anggota Direksi sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Bank Indonesia yang mengatur mengenai Bank Umum dan Bank Umum Syariah. 2. Dalam hal Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan tidak dapat menjalankan tugas jabatannya selama lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut‐
3
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi
Ketentuan turut maka pelaksanaan tugas yang bersangkutan wajib digantikan sementara oleh Direktur lain sampai dengan Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dapat menjalankan tugas jabatannya kembali. Yang dimaksud dengan tidak dapat menjalankan tugas jabatannya disebabkan oleh hal‐hal yang bersifat sementara seperti cuti, sakit, dan dinas. 3. Dalam hal Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan berhalangan tetap, mengundurkan diri, atau habis masa jabatannya, maka Bank wajib segera mengangkat pengganti Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan. Yang dimaksud dengan “berhalangan tetap” antara lain meninggal dunia, mengalami cacat fisik, dan/atau cacat mental atau kondisi lain yang tidak memungkinkan yang bersangkutan untuk melaksanakan tugas‐tugasnya dengan baik atau kehilangan kewarganegaraan Indonesia. Pengangkatan pengganti Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dilakukan paling lambat 6 (enam) bulan setelah Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan berhalangan tetap, mengundurkan diri, atau habis masa jabatannya. 4. Selama dalam proses penggantian Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Bank wajib menunjuk atau menugaskan salah satu Direktur lainnya untuk sementara melaksanakan tugas Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan. 5. Direktur yang melaksanakan tugas sementara sebagai Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan, baik karena berhalangan sementara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) maupun berhalangan tetap sebagaimana dimaksud pada ayat (4), harus memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 7 ayat (2) dan ayat (3). 6. Dalam hal Direktur lain sebagaimana dimaksud pada ayat (5) tidak ada, maka jabatan Direktur yang membawakan Fungsi Kepatuhan dapat dirangkap sementara oleh Direktur lainnya yang membawakan fungsi‐fungsi sebagaimana dimaksud dalam paragraf 7 ayat (3). 7. Penggantian sementara jabatan Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (4) wajib dilaporkan kepada Bank Indonesia.
Bagian Ketiga
Tugas dan Tanggung Jawab Direktur yang Membawahkan Fungsi
10
Pasal 10 13/2/PBI/2011
(1) Tugas dan tanggung jawab Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan, paling kurang mencakup: a. merumuskan strategi guna mendorong terciptanya Budaya Kepatuhan Bank; b. mengusulkan kebijakan kepatuhan atau prinsip‐prinsip kepatuhan yang akan ditetapkan oleh Direksi; Yang dimaksud dengan “kebijakan kepatuhan” adalah prinsip‐prinsip yang akan dipergunakan untuk menyusun sistem, prosedur, dan pedoman internal dalam rangka harmonisasi antara kepentingan komersial Bank dengan ketaatan peraturan yang berlaku.
4
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi
Ketentuan c. menetapkan sistem dan prosedur kepatuhan yang akan digunakan untuk menyusun ketentuan dan pedoman internal Bank; d. memastikan bahwa seluruh kebijakan, ketentuan, sistem, dan prosedur, serta kegiatan usaha yang dilakukan Bank telah sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah; e. meminimalkan Risiko Kepatuhan Bank; f. melakukan tindakan pencegahan agar kebijakan dan/atau keputusan yang diambil Direksi Bank atau pimpinan Kantor Cabang Bank Asing tidak menyimpang dari ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐ undangan yang berlaku; Termasuk sebagai tindakan pencegahan antara lain memberikan pendapat yang berbeda/dissenting opinion apabila terdapat kebijakan dan/atau keputusan yang menyimpang dari ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku. Tanggungjawab Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan dalam melakukan tindakan pencegahan terbatas pada kewenangan Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan. g. melakukan tugas‐tugas lainnya yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan. Yang dimaksud tugas‐tugas lain yang terkait dengan fungsi kepatuhan antara lain adalah memantau dan menjaga kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada Bank Indonesia maupun otoritas pengawas lainnya yang berwenang.
11
Pasal 11 13/2/PBI/2011
(2) Tugas dan tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak menghilangkan hak dan kewajiban Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan sebagai anggota Direksi Bank sebagaimana diatur dalam Undang‐ Undang tentang Perseroan Terbatas, apabila untuk perbuatan‐perbuatan tertentu tersebut diperlukan keputusan dari seluruh anggota Direksi Bank. Yang dimaksud dengan “perbuatan‐perbuatan tertentu” adalah perbuatan‐ perbuatan yang terkait dengan corporate actions antara lain merger, konsolidasi, akuisisi, right issue, dan initial public offering (IPO). Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan wajib melaporkan pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 10 kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Dewan Komisaris, paling kurang secara triwulanan. Bagi kantor cabang bank asing, laporan disampaikan kepada pemimpin kantor cabang bank asing dengan tembusan kepada pihak yang berwenang mengawasi kantor cabang bank asing, sesuai dengan struktur organisasi Bank.
5
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi BAB IV Satuan Kerja Kepatuhan Bagian Pertama Independensi dan Kriteria
Ketentuan
12
Pasal 12 13/2/PBI/2011
(1) Satuan kerja kepatuhan harus independen. Yang dimaksud dengan “satuan kerja kepatuhan harus independen” adalah satuan kerja kepatuhan harus dibentuk secara tersendiri dan bebas dari pengaruh satuan kerja lainnya, serta mempunyai akses langsung pada Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan. Satuan kerja kepatuhan dibentuk di kantor pusat Bank, namun melaksanakan Fungsi Kepatuhan di seluruh jaringan kantor Bank. (2) Pejabat dan staf di satuan kerja kepatuhan dilarang ditempatkan pada posisi menghadapi conflict of interest dalam melaksanakan tanggung jawab Fungsi Kepatuhan. (3) Satuan kerja kepatuhan pada Bank Umum Konvensional yang memiliki Unit Usaha Syariah wajib didukung oleh personil yang mempunyai pengetahuan dan/atau pemahaman tentang operasional perbankan syariah. Kriteria kepala satuan kerja kepatuhan: a. memenuhi persyaratan independensi; Yang dimaksud dengan “persyaratan independensi” ada lah tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham, dan/atau hubungan keluarga sampai derajat kedua dengan anggota Dewan Komisaris, Direksi dan/atau pemegang saham pengendali atau hubungan dengan Bank yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen, sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Bank Indonesia mengenai Pelaksanaan Good Corporate Governace bagi Bank Umum. b. menguasai ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku; c. tidak melaksanakan tugas lainnya di luar Fungsi Kepatuhan; dan d. memiliki komitmen yang tinggi untuk melaksanakan dan mengembangkan Budaya Kepatuhan (compliance culture).
13
Pasal 13 13/2/PBI/2011
14
Pasal 14 13/2/PBI/2011
Bagian Kedua
Tugas dan Tanggung Jawab Satuan Kerja Kepatuhan
15
Pasal 15 13/2/PBI/2011
Dalam rangka melaksanakan Fungsi Kepatuhan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 3, tugas dan tanggung jawab satuan kerja kepatuhan paling kurang mencakup: a. membuat langkah‐langkah dalam rangka mendukung terciptanya Budaya Kepatuhan pada seluruh kegiatan usaha Bank pada setiap jenjang organisasi;
Pengangkatan, pemberhentian, atau penggantian kepala satuan kerja kepatuhan wajib dilaporkan kepada Bank Indonesia. Laporan pengangkatan, pemberhentian, atau penggantian kepala satuan kerja kepatuhan mengacu pada ketentuan pelaporan bagi Pejabat Eksekutif sebagaimana diatur dalam ketentuan Bank Indonesia mengenai Bank Umum dan Bank Umum Syariah.
6
Kelembagaan Paragraf Sumber Regulasi
16
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Ketentuan Langkah‐langkah dalam rangka mendukung terciptanya Budaya Kepatuhan antara lain pembuatan sistem, program, kerangka pikir (frame work), compliance charter, kode etik kepatuhan (compliance code of conduct), atau kebijakan kepatuhan (compliance policy). b. melakukan identifikasi, pengukuran, monitoring, dan pengendalian terhadap Risiko Kepatuhan dengan mengacu pada peraturan Bank Indonesia mengenai Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum; Dalam rangka melakukan proses pengelolaan Risiko Kepatuhan, satuan kerja kepatuhan berkoordinasi dengan satuan kerja manajemen risiko. c. menilai dan mengevaluasi efektivitas, kecukupan, dan kesesuaian kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank dengan peraturan perundang‐undangan yang berlaku; Terkait dengan tugas dan tanggungjawab butir c ini, satuan kerja kepatuhan dapat melakukan antara lain: 1. menilai rancangan kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur baru; 2. berinisiatif untuk melakukan penyempurnaan kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur berdasarkan informasi yang diperoleh. d. melakukan review dan/atau merekomendasikan pengkinian dan penyempurnaan kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank agar sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku, termasuk Prinsip Syariah bagi Bank Umum Syariah dan Unit Usaha Syariah; e. melakukan upaya‐upaya untuk memastikan bahwa kebijakan, ketentuan, sistem dan prosedur, serta kegiatan usaha Bank telah sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku; dan f. melakukan tugas‐tugas lainnya yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan. Tugas‐tugas lain meliputi antara lain: 1. Memastikan kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada Bank Indonesia dan/atau otoritas pengawas lain yang berwenang; 2. Melakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai Bank mengenai hal‐hal yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan terutama mengenai ketentuan yang berlaku; 3. Bertindak sebagai contact person untuk permasalahan kepatuhan Bank bagi pihak internal maupun eksternal.
BAB V
Pelaporan
Pasal 16 13/2/PBI/2011
Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan wajib menyampaikan laporan kepada Bank Indonesia tentang pelaksanaan tugasnya, meliputi: a. Rencana kerja kepatuhan yang dimuat dalam rencana bisnis Bank; Laporan rencana kerja kepatuhan paling kurang terdiri dari: a. rencana evaluasi pedoman internal; dan b. rencana kegiatan untuk mendorong dan/atau memelihara Budaya
7
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi
Ketentuan Kepatuhan, termasuk rencana sosialisasi ketentuan. Tata cara penyampaian rencana kerja kepatuhan yang dimuat dalam rencana bisnis Bank dilaksanakan dengan mengacu kepada ketentuan Bank Indonesia yang mengatur mengenai Rencana Bisnis Bank. b. Laporan kepatuhan; dan Laporan kepatuhan paling kurang terdiri dari: a. pelaksanaan tugas Fungsi Kepatuhan; b. Risiko Kepatuhan yang dihadapi; c. potensi Risiko Kepatuhan yang diperkirakan akan dihadapi ke depan; dan d. mitigasi Risiko Kepatuhan yang telah dilaksanakan. Laporan kepatuhan tersebut disajikan secara komparatif dalam 2 (dua) periode laporan. c. Laporan khusus mengenai kebijakan dan/atau keputusan Direksi yang menurut Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan telah menyimpang dari ketentuan Bank Indonesia dan/atau peraturan perundang‐undangan yang berlaku sebagai bagian dari tugas Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 10 ayat (1) huruf f. Laporan khusus Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan mengenai kebijakan dan/atau keputusan Direksi yang menyimpang dari ketentuan Bank Indonesia dan/atau peraturan perundang‐undangan yang berlaku paling kurang meliputi: a. nama Direksi beserta bidang tugasnya; b. tanggal pengambilan kebijakan atau keputusan kegiatan; c. aktivitas penyimpangan yang dilakukan; d. ketentuan Bank Indonesia dan/atau peraturan perundang‐undangan yang dilanggar; dan e. dampak yang ditimbulkan untuk jangka pendek dan menengah baik secara financial, gangguan terhadap kelangsungan usaha, maupun penurunan reputasi Bank.
17
Pasal 17 13/2/PBI/2011
(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 16 huruf b, wajib ditandatangani oleh Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan, dan disampaikan kepada Bank Indonesia secara semesteran dan diterima Bank Indonesia paling lambat 1 (satu) bulan setelah periode pelaporan berakhir dengan tembusan kepada Dewan Komisaris dan Direktur Utama. Apabila batas waktu penyampaian laporan jatuh pada hari libur maka laporan wajib disampaikan pada hari kerja sebelumnya. Contoh: Untuk laporan periode Januari sampai dengan Juni 2011, laporan paling lambat disampaikan tanggal 29 Juli 2011 karena tanggal 31 Juli 2011 jatuh pada hari Minggu. (2) Laporan kepatuhan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk pertama
8
Kelembagaan Paragraf Sumber Regulasi
18
19
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Ketentuan kalinya wajib disampaikan untuk periode pelaporan Juli sampai dengan Desember 2011. (3) Bank dianggap terlambat menyampaikan laporan kepatuhan apabila laporan diterima Bank Indonesia melampaui batas akhir waktu penyampaian laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tetapi belum melampaui 1 (satu) bulan setelah batas akhir waktu penyampaian laporan. Contohnya laporan periode Juli sampai dengan Desember 2011, batas akhir waktu penyampaian laporan adalah 31 Januari 2012. Laporan tersebut dinyatakan terlambat disampaikan apabila diterima di Bank Indonesia pada tanggal 1 sampai dengan 28 Februari 2012. (4) Bank dianggap tidak menyampaikan laporan kepatuhan apabila laporan tersebut belum diterima Bank Indonesia hingga akhir batas waktu keterlambatan sebagaimana dimaksud pada ayat (3). Laporan dinyatakan tidak disampaikan apabila sampai dengan tanggal 28 Februari 2012 laporan tidak diterima Bank Indonesia atau diterima Bank Indonesia setelah tanggal 28 Februari 2012. (5) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 16 huruf c disampaikan kepada Bank Indonesia paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak diketahui oleh Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan mengenai adanya penyimpangan.
BAB VI
Alamat Penyampaian Laporan
Pasal 18 13/2/PBI/2011
(1) Penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 14 ditujukan kepada Direktorat Perizinan dan Informasi Perbankan, Bank Indonesia, Jl. M.H. Thamrin No. 2, Jakarta Pusat 10350, dengan tembusan kepada Direktorat Pengawasan Bank terkait atau Kantor Bank Indonesia setempat. (2) Penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 9 ayat (7) dan Paragraf 16, ditujukan kepada: a. Direktorat Pengawasan Bank terkait, Bank Indonesia, Jl. M.H. Thamrin No. 2, Jakarta Pusat 10350, bagi Bank yang berkantor di wilayah kerja Kantor Pusat Bank Indonesia; atau b. Kantor Bank Indonesia setempat, bagi Bank yang berkantor pusat diluar wilayah kerja Kantor Pusat Bank Indonesia.
BAB VII
Sanksi
Pasal 19 13/2/PBI/2011
Bank yang tidak memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 2, Paragraf 4, Paragraf 5, Paragraf 6, Paragraf 7, Paragraf 8, Paragraf 9, Paragraf 10, Paragraf 11, Paragraf 12, Paragraf 13, Paragraf 14, Paragraf 15, Paragraf 16, dan Paragraf 17 dikenakan sanksi administratif antara lain berupa: a. teguran tertulis; b. penurunan tingkat kesehatan berupa penurunan peringkat faktor manajemen dalam penilaian tingkat kesehatan; c. larangan untuk turut serta dalam kegiatan kliring; d. pembekuan kegiatan usaha tertentu; e. pemberhentian pengurus Bank dan selanjutnya menunjuk dan mengangkat pengganti sementara sampai Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau
9
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi
f.
20
Pasal 20 13/2/PBI/2011
BAB I
21
Ketentuan Rapat Anggota Koperasi (RAT) mengangkat pengganti yang tetap dengan persetujuan Bank Indonesia; dan pencantuman anggota pengurus, pegawai, pemegang saham Bank dalam daftar tidak lulus melalui mekanisme penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test).
(1) Bank yang terlambat menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 17 ayat (3) dikenakan sanksi kewajiban membayar sebesar Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah) per hari keterlambatan. (2) Bank yang tidak menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 17 ayat (4) dikenakan sanksi kewajiban membayar sebesar Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan teguran tertulis oleh Bank Indonesia. Pengenaan sanksi kewajiban membayar tersebut tidak menghapus kewajiban yang bersangkutan untuk menyampaikan laporan.
Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Penerapan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank Umum Bank Umum Ketentuan Umum
Pasal 1 1/6/PBI/1999
1. Bank adalah Bank Umum sebagaimana dimaksud dalam Undang‐undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang‐undang Nomor 10 Tahun 1998, termasuk kantor cabang bank asing; 2. Kantor Cabang Bank Asing adalah kantor cabang dari bank yang berkedudukan di luar negeri yang secara langsung bertanggungjawab kepada kantor pusat bank yang bersangkutan dan mempunyai alamat serta tempat kedudukan di Indonesia; Ketentuan mengenai Kantor Cabang Bank Asing berpedoman pada Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia tentang Persyaratan dan Tata Cara Pembukaan Kantor Cabang, Kantor Cabang Pembantu dan Kantor Perwakilan dari Bank Yang Berkedudukan di Luar Negeri. 3. Direktur Kepatuhan (yang merupakan terjemahan dari Compliance Director) adalah anggota direksi Bank atau anggota pimpinan Kantor Cabang Bank Asing yang ditugaskan untuk menetapkan langkah‐langkah yang diperlukan guna memastikan kepatuhan Bank terhadap peraturan Bank Indonesia, peraturan perundang‐undangan lain yang berlaku dan perjanjian serta komitmen dengan Bank Indonesia; 4. Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank atau disingkat SPFAIB adalah ukuran minimal yang harus dipatuhi oleh semua Bank dalam melaksanakan fungsi audit intern.
10
Kelembagaan
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank
Paragraf Sumber Regulasi Ketentuan BAB III Standar Pelaksanaan Audit Intern Bank (1) Bank wajib menerapkan fungsi audit intern bank sebagaimana ditetapkan 22 Pasal 8 dalam Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank yang merupakan 1/6/PBI/1999 lampiran tidak terpisahkan dari ketentuan ini. Ayat (1) Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum merupakan SE 5/22/DPNP 2003 acuan standar Sistem Pengendalian Intern yang wajib dipenuhi oleh Bank No. 1 sehingga Bank dapat memperluas dan memperdalam sesuai dengan kebutuhan Bank. Pasal 8 (2) Dalam hal suatu Bank telah mempunyai standar audit intern sendiri maka 1/6/PBI/1999 standar tersebut harus sekurang‐kurangnya memenuhi Standar Pelaksanaan Ayat (2) Fungsi Audit Intern Bank sebagaimana dimaksud pada ayat (1). SE 1. Bank yang telah memiliki Sistem Pengendalian Intern namun belum 5/22/DPNP 2003 memenuhi acuan Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi No. 2‐5 Bank Umum, wajib menyesuaikan dan menyempurnakannya dengan berpedoman pada Lampiran ketentuan ini. 2. Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern, disampaikan kepada Bank Indonesia selambat‐lambatnya 30 (tiga puluh) hari sejak ditetapkannya pedoman yang disempurnakan. Penyempurnaan pedoman tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal yang dimuat dalam action plan atau selambat‐lambatnya tanggal 31 Desember 2004. 3. Dalam penyusunan Sistem Pengendalian Intern, Bank wajib mempertimbangkan total aset, produk dan jasa yang ditawarkan, termasuk produk dan jasa baru, kompleksitas operasional, jaringan kantor, profil risiko dari setiap kegiatan usaha, metode yang digunakan untuk pengolahan data dan pengukuran risiko, serta ketentuan terkait yang berlaku. 4. Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum sekurang‐ kurangnya mencakup 5 (lima) elemen pokok, yaitu: a. Pengawasan oleh manajemen dan budaya pengendalian; b. Identifikasi dan penilaian risiko; c. Kegiatan pengendalian dan pemisahan fungsi; d. Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi; dan e. Kegiatan pemantauan dan tindakan koreksi penyimpangan. 23 Pasal 9 Berdasarkan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank, Bank wajib: 1/6/PBI/1999 a. menyusun Piagam Audit Intern ( Internal Audit Charter); b. membentuk Satuan Kerja Audit Intern (SKAI); c. menyusun panduan audit intern. SKAI bertugas dan bertanggung jawab untuk : 24 Pasal 10 a. membantu tugas direktur utama dan dewan komisaris dalam melakukan 1/6/PBI/1999 pengawasan dengan cara menjabarkan secara operasional baik perencanaan, pelaksanaan maupun pemantauan hasil audit; b. membuat analisis dan penilaian di bidang keuangan, akuntansi, operasional dan kegiatan lainnya melalui pemeriksaan langsung dan pengawasan secara tidak langsung; c. mengidentifikasi segala kemungkinan untuk memperbaiki dan meningkatkan
11
Kelembagaan Paragraf Sumber Regulasi
25
Pasal 11 1/6/PBI/1999
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Ketentuan efisiensi penggunaan sumber daya dan dana; d. memberikan saran perbaikan dan informasi yang objektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkatan manajemen. (1) SKAI merupakan satuan kerja yang bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. (2) Dalam melaksanakan tugasnya SKAI menyampaikan laporan kepada direktur utama dan dewan komisaris dengan tembusan kepada Direktur Kepatuhan. Tembusan laporan SKAI kepada Direktur Kepatuhan dimaksudkan antara lain untuk dijadikan sebagai informasi dalam rangka penyempurnaan prosedur kepatuhan yang ada di setiap unit kerja. (3) Kepala SKAI diangkat dan diberhentikan oleh direktur utama Bank dengan persetujuan dewan komisaris.
BAB IV
Pelaporan
26
Pasal 13 1/6/PBI/1999
27
Pasal 15 1/6/PBI/1999
Bank wajib menyampaikan laporan kepada Bank Indonesia tentang pelaksanaan fungsi audit intern, yaitu: a. laporan pengangkatan atau pemberhentian kepala SKAI yang disertai dengan pertimbangan dan alasan pengangkatan atau pemberhentian; b. laporan pelaksanaan dan pokok‐pokok hasil audit intern termasuk informasi hasil audit yang bersifat rahasia; c. laporan khusus mengenai setiap temuan audit intern yang diperkirakan dapat mengganggu kelangsungan usaha bank; d. laporan hasil kaji ulang pihak ekstern yang memuat pendapat tentang hasil kerja SKAI dan kepatuhannya terhadap Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank serta perbaikan yang mungkin dilakukan. (1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 26 huruf a yang ditandatangani oleh direktur utama dan dewan komisaris, wajib disampaikan kepada Bank Indonesia selambat‐lambatnya 14 (empat belas) hari setelah tanggal pengangkatan atau pemberhentian kepala SKAI. (2) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 26 huruf b yang ditandatangani oleh direktur utama dan dewan komisaris, wajib disampaikan kepada Bank Indonesia setiap akhir bulan Juni dan Desember, selambat‐ lambatnya 2 (dua) bulan setelah bulan l aporan. (3) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 26 huruf c yang ditandatangani oleh direktur utama dan dewan komisaris, wajib segera disampaikan kepada Bank Indonesia selambat ‐lambatnya 7 (tujuh) hari sejak temuan audit diketahui. (4) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 26 huruf d wajib disampaikan kepada Bank Indonesia sekurang‐kurangnya sekali dalam 3 (tiga) tahun, selambat‐lambatnya 1 (satu) bulan setelah hasil kaji ulang oleh pihak ekstern diterima oleh Bank.
28
BAB V
Alamat Permohonan dan Penyampaian Laporan
Pasal 16 ayat 2 1/6/PBI/1999
Penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 27 dialamatkan kepada: a. Direktorat Pengawasan Bank, Bank Indonesia, Jl. M.H. Thamrin No. 2, Jakarta
12
Kelembagaan Paragraf Sumber Regulasi
Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Ketentuan 10110, bagi Bank yang berkantor pusat di wilayah Jabotabek; atau b. Kantor Cabang Bank Indonesia setempat, bagi Bank yang berkantor pusat di luar wilayah Jabotabek.
BAB VII
Sanksi Administrasi
29
Pasal 20 1/6/PBI/1999
30
Pasal 21 1/6/PBI/1999
31
Pasal 22 1/6/PBI/1999
(1) Bank yang tidak melaksanakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 22, Paragraf 23 dikenakan sanksi administratif. (2) Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa antara lain: a. teguran tertulis; b. penurunan tingkat kesehatan bank; c. pemberhentian pengurus bank dan selanjutnya menunjuk dan mengangkat pengganti sementara sampai Rapat Umum Pemegang Saham atau Rapat Anggota Koperasi mengangkat pengganti yang tetap dengan persetujuan Bank Indonesia; d. pencantuman anggota pengurus, pegawai Bank, pemegang saham dalam daftar orang tercela di bidang perbankan. Bank yang terlambat menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 27 dikenakan sanksi administratif berupa kewajiban membayar sebesar Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah) untuk setiap laporan per hari kelambatan. (1) Bank dianggap tidak menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 27 apabila Bank belum menyampaikan laporan dimaksud 30 (tiga puluh) hari setelah jangka waktu yang ditetapkan. (2) Bank yang tidak menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenakan sanksi administratif berupa kewajiban membayar sebesar Rp 60.000.000,00 (enam puluh juta rupiah) untuk setiap laporan dan sanksi administratif sebagaimana dimaksud dalam Paragraf 29 ayat (2).
13
Lampiran Lampiran11 1/6/PBI/1999
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
Lampiran Lampiran 2 2
Lamp. SE No.5/22/DPNP tanggal 29 September 2003
Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern bagi Bank Umum
Direktorat Penelitian dan Pengaturan Perbankan1 September 2003 55
I.
LATAR BELAKANG 1. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang efektif merupakan komponen penting dalam manajemen Bank dan menjadi dasar bagi kegiatan operasional Bank yang sehat dan aman. Sistem Pengendalian Intern yang efektif dapat membantu pengurus Bank menjaga aset Bank, menjamin tersedianya pelaporan keuangan dan manajerial yang dapat dipercaya, meningkatkan kepatuhan Bank terhadap ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta mengurangi risiko terjadinya kerugian, penyimpangan dan pelanggaran aspek kehati-hatian. 2. Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern Bank yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab dari pengurus dan para pejabat Bank. Selain itu, pengurus Bank juga berkewajiban untuk meningkatkan risk culture yang efektif pada organisasi Bank dan memastikan hal tersebut melekat di setiap jenjang organisasi. 3. Sistem Pengendalian Intern perlu mendapat perhatian Bank, mengingat bahwa salah satu faktor penyebab terjadinya kesulitan usaha Bank adalah adanya berbagai kelemahan dalam pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Bank, antara lain: a. kurangnya mekanisme pengawasan, tidak jelasnya akuntabilitas dari pengurus Bank dan kegagalan dalam mengembangkan budaya pengendalian intern pada seluruh jenjang organisasi; b. kurang memadainya pelaksanaan identifikasi dan penilaian atas risiko dari kegiatan operasional Bank; c. tidak ada atau gagalnya suatu pengendalian pokok terhadap kegiatan operasional Bank, seperti pemisahan fungsi, otorisasi, verifikasi dan kaji ulang atas risk exposure dan kinerja Bank; d. kurangnya komunikasi dan informasi antar jenjang dalam organisasi Bank, khususnya informasi di tingkat pengambil keputusan tentang penurunan kualitas risk exposure dan penerapan tindakan perbaikan; e. kurang memadai atau kurang efektifnya program audit intern dan kegiatan pemantauan lainnya; f.
kurangnya komitmen manajemen Bank untuk melakukan proses pengendalian intern dan menerapkan sanksi yang tegas 1
56
terhadap pelanggaran ketentuan yang berlaku, kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan Bank.
II.
RUANG LING KUP S IS TE M P ENG END ALIAN IN TER N BAN K 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Bank a. Pengertian Pengendalian intern merupakan suatu mekanisme pengawasan yang ditetapkan oleh manajemen Bank secara berkesinambungan (on going basis), guna: 1) menjaga dan mengamankan harta kekayaan Bank; 2) menjamin tersedianya laporan yang lebih akurat; 3) meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku; 4) mengurangi dampak keuangan/kerugian, penyimpangan termasuk kecurangan/fraud, dan pelanggaran aspek kehati-hatian; 5) meningkatkan efektivitas organisasi dan meningkatkan efisiensi biaya. b. Tujuan 1) Kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Tujuan Kepatuhan) Tujuan Kepatuhan adalah untuk menjamin bahwa semua kegiatan usaha Bank telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang -undangan yang berlaku, baik ketentuan yang dikeluarkan oleh pemerintah, otoritas pengawasan Bank maupun kebijakan, ketentuan, dan prosedur intern yang ditetapkan oleh Bank. 2) Tersedianya informasi keuangan dan manajemen yang benar, lengkap dan tepat waktu (Tujuan Informasi) Tujuan Informasi adalah untuk menyediakan laporan yang benar, lengkap, tepat waktu dan relevan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawa bkan.
2
57
3) Efisiensi dan efektivitas dari kegiatan usaha Bank (Tujuan Operasional) Tujuan Operasional dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menggunakan aset dan sumber daya lainnya dalam rangka melindungi Bank dari risiko kerugian. 4) Meningkatkan efektivitas budaya risiko (risk culture) pada organisasi secara menyeluruh (Tujuan Budaya Risiko) Tujuan Budaya Risiko dimaksudkan untuk mengidentifikasi kelemahan dan menilai penyimpangan secara dini dan menilai kembali kewajaran kebijakan dan prosedur yang ada di Bank secara berkesinambungan. 2. Pihak-pihak yang berkepentingan Pengendalian Intern Bank
dengan
Sistem
Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab semua pihak yang terlibat dalam organisasi Bank, antara lain: a. Dewan Komisaris Dewan Komisaris Bank mempunyai tanggung jawab melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian intern secara umum, termasuk kebijakan Direksi yang menetapkan pengendalian intern tersebut. b. Direksi Direksi Bank mempunyai tanggung jawab menciptakan dan memelihara Sistem Pengendalian Intern yang efektif serta memastikan bahwa sistem tersebut berjalan secara aman dan sehat sesuai tujuan pengendalian intern yang ditetapkan Bank. Sementara itu Direktur Kepatuhan wajib berperan aktif dalam mencegah adanya penyimpangan yang dilakukan oleh manajemen dalam menetapkan kebijakan berkaitan dengan prinsip kehati -hatian.
3
58
c. Satuan Kerja Audit Intern (SKAI) SKAI harus mampu mengevaluasi dan berperan aktif dalam meningkatkan efektivitas Sistem Pengendalian Intern secara berkesinambungan berkaitan dengan pelaksanaan operasional Bank yang berpotensi menimbulkan kerugian dalam pencapaian sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen Bank. Disamping itu, Bank perlu memberikan perhatian kepada pelaksanaan audit intern yang independen melalui jalur pelaporan yang memadai, dan keahlian auditor intern khususnya praktek dan penerapan penilaian risiko. d. Pejabat dan pegawai Bank Setiap pejabat dan pegawai Bank wajib memahami dan melaksanakan Sistem Pengendalian Intern yang telah ditetapkan oleh manajemen Bank. Pengendalian intern yang efektif akan meningkatkan tanggung jawab pejabat dan pegawai Bank, mendorong budaya risiko (risk culture) yang memadai, dan mempercepat proses identifikasi terhadap praktek perbankan yang tidak sehat dan terhadap organisasi melalui sistem deteksi dini yang efisien. e. Pihak-pihak ekstern Pihak-pihak ekstern Bank antara lain otoritas pengawasan Bank, auditor ekstern, dan nasabah Bank yang berkepentingan terhadap terlaksananya Sistem Pengendalian Intern Bank yang handal dan efektif. 3. Faktor Pertimbangan dalam Penyusunan Sistem Pengendalian Intern Bank Bank harus memiliki Sistem Pengendalian Intern yang dapat diterapkan secara efektif, dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut: a. total aset; b. jenis produk dan jasa yang ditawarkan, termasuk produk dan jasa baru; c. kompleksitas operasional, termasuk jaringan kantor; d. profil risiko dari setiap kegiatan usaha; 4
59
e. metode yang digunakan untuk pengolahan data dan teknologi informasi serta metodologi yang diterapkan untuk pengukuran, pemantauan, dan pembatasan (limit) risiko; dan f.
ketentuan dan peraturan perundang -undangan yang berlaku.
4. Lingkungan Pengendalian (Control Environtment) Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan komitmen, perilaku, kepedulian dan langkah-langkah dewan Komisaris dan Direksi Bank dalam melaksanakan kegiatan pengendalian operasional Bank. Unsur-unsur lingkungan pengendalian meliputi: a. struktur organisasi yang memadai; b. gaya kepemimpinan dan filosofi manajemen Bank; c. integritas pegawai;
dan
nilai-nilai
etika
serta
kompetensi
seluruh
d. kebijakan dan prosedur sumber daya manusia Bank; e. atensi dan arahan manajemen Bank dan komite lainnya, seperti Komite Manajemen Risiko; dan f.
faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi operasional Bank dan penerapan manajemen risiko.
III. ELEM EN UTAM A SISTE M PEN GEN DALIAN INTE RN BANK Pengendalian Intern Bank terdiri dari lima elemen utama yang satu sama lain saling berkaitan, yaitu Pengawasan oleh Manajemen dan Kultur Pengendalian (Management Oversight and Control Culture), Identifikasi dan Penilaian Risiko (Risk Recognition and Assessment), Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi (Control Activities and Segregation of Duties), Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi (Accountancy, Information and Communication), serta Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan/Kelemahan (Monitoring Activities and Correcting Deficiencies). Pengendalian Intern sekurang-kurangnya mencakup lima elemen utama, yaitu: 5
60
1. Pengawasan oleh Manajemen dan Kultur Pengendalian a. Dewan Komisaris Dewan Komisaris mempunyai tanggung jawab sebagai berikut: 1) mengesahkan dan mengkaji ulang secara berkala terhadap kebijakan dan strategi usaha Bank secara keseluruhan; 2) memahami risiko utama yang dihadapi Bank, menetapkan tingkat risiko yang dapat ditolerir (risk tolerance), dan memastikan bahwa Direksi telah melakukan langkahlangkah yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko tersebut; 3) mengesahkan struktur organisasi; 4) memastikan bahwa Direksi telah memantau efektivitas pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern. Dalam rangka memenuhi tanggung jawab tersebut, maka dewan Komisaris: 1) harus dapat bersikap obyektif serta memiliki pengetahuan dan kemampuan serta keingintahuan mengenai kegiatan usaha dan risiko Bank; 2) harus berperan secara aktif untuk memastikan adanya perbaikan terhadap permasalahan Bank yang dapat mengurangi efektivitas Sistem Pengendalian Intern, seperti adanya hambatan dalam arus informasi dari bawahan kepada pimpinan dan kelemahan dalam pelaksanaan fungsi keuangan, hukum dan audit intern; 3) secara berkala mengadakan pertemuan dengan Direksi dan pejabat eksekutif Bank untuk membahas efektivitas Sistem Pengendalian Intern; 4) melakukan kaji ulang terhadap hasil evaluasi pelaksanaan pengendalian intern yang dibuat oleh Direksi, SKAI dan auditor ekstern; 5) secara berkala melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti dengan tepat atas
6
61
temuan dan rekomendasi yang disampaikan oleh otoritas pengawasan Bank , auditor intern dan auditor ekstern; 6) secara berkala melakukan kaji ulang terhadap validitas strategi Bank yang telah ditetapkan. b. Direksi Direksi mempunyai tanggung jawab sebagai berikut: 1) melaksanakan kebijakan dan strategi yang telah disetujui oleh dewa n Komisaris; 2) mengembangkan prosedur untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko yang dihadapi Bank; 3) memelihara suatu struktur organisasi yang mencerminkan kewenangan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang jelas; 4) memastikan bahwa pendelegasian wewenang berjalan secara efektif yang didukung oleh penerapan akuntabilitas yang konsisten; 5) menetapkan kebijakan pengendalian intern; dan
dan
strategi
serta
6) memantau kecukupan pengendalian intern.
dan
efektivitas
dari
prosedur sistem
Dalam rangka melaksanakan tanggungjawab tersebut, Direksi harus melakukan langkah-langkah, antara lain : 1) menugaskan para manajer/pejabat dan staf yang bertanggungjawab dalam kegiatan atau fungsi tertentu untuk menyusun kebijakan dan prosedur pengendalian intern terhadap kegiatan operasional serta kecukupan organisasi; 2) melakukan pengendalian yang efektif untuk memastikan bahwa para manajer/pejabat dan pegawai telah mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan; 3) mendokumentasikan dan mensosialisasikan struktur organisasi yang secara jelas menggambarkan jalur 7
62
kewenangan dan tanggung jawab pelaporan serta menyelenggarakan suatu sistem komunikasi yang efektif kepada seluruh jenjang organisasi Bank; 4) mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi pengendalian intern telah dilaksanakan oleh manajer/pejabat dan pegawai yang memiliki pengalaman dan kemampuan yang memadai; 5) melaksanakan secara efektif langkah perbaikan atau rekomendasi dari auditor intern dan atau auditor ekstern, antara lain dengan cara menugaskan pegawai yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya. c. Budaya Pengendalian Dewan Komisaris dan Direksi bertanggungjawab dalam meningkatkan etika kerja dan integritas yang tinggi serta menciptakan suatu kultur organisasi yang menekankan kepada seluruh pegawai Bank mengenai pentingnya pengendalian intern yang berlaku di Bank. Dalam rangka menciptakan budaya pengendalian tersebut, langkah-langkah yang harus diperhatikan dan dilakukan oleh Bank, antara lain: 1) Dewan Komisaris dan Direksi harus menjadi role model bagi seluruh pegawai atau memiliki komitmen pribadi yang tinggi terhadap pengembangan Bank yang sehat; 2) Dewan Komisaris dan Direksi harus mampu mengelola sumber daya manusia, termasuk dalam proses penempatan pegawai yang sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan dan perilakunya; 3) meningkatkan kesadaran seluruh pegawai Bank mengenai pentingnya efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan selanjutnya pegawai mengkomunikasikan pada pihak manajemen yang terkait mengenai setiap permasalahan yang terjadi dalam kegiatan operasional Bank. Untuk mendukung budaya pengendalian tersebut maka seluruh kebijakan, standar dan prosedur operasional harus didokumentasikan secara tertulis dan tersedia bagi setiap pegawai yang terkait. 8
63
Dalam rangka memperkuat nilai-nilai etika, Bank harus menghindari kebijakan dan praktek yang dapat mengakibatkan dorongan atau peluang untuk melakukan penyimpangan atau pelanggaran, seperti penekanan pada pencapaian target jangka pendek dengan mengabaikan dampak risiko yang bersifat jangka panjang, sistem kompensasi yang terlalu didasarkan kinerja jangka pendek, pemisahan fungsi yang tidak efektif dan pengenaan sanksi yang terlalu ringan atau terlalu berlebihan atas pelanggaran yang dilakukan. 2. Identifikasi dan Penilaian Risiko a. Penilaian risiko merupakan suatu serangkaian tindakan yang dilaksanakan oleh Direksi dalam rangka identifikasi, analisis dan menilai risiko yang dihadapi Bank untuk mencapai sasaran usaha yang ditetapkan. b. Risiko dapat timbul atau berubah sesuai dengan kondisi Bank, antara lain: 1) perubahan kegiatan operasional Bank; 2) perubahan susunan personalia; 3) perubahan sistem informasi; 4) pertumbuhan yang cepat pada kegiatan usaha tertentu; 5) perkembangan teknologi; 6) pengembangan jasa, produk atau kegiatan baru; 7) terjadinya penggabungan usaha (merger), konsolidasi, akuisisi dan restrukturisasi Bank; 8) perubahan dalam sistem akuntansi; 9) ekspansi usaha; 10) perubahan hukum dan peraturan; dan 11) perubahan perilaku serta ekspektasi nasabah.
9
64
c. Suatu Sistem Pengendalian Intern yang efektif mengharuskan Bank secara terus menerus mengidentifikasi dan menilai risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran. Penilaian risiko harus pula dilakukan oleh auditor intern sehingga cakupan audit yang dilakukan lebih luas dan menyeluruh. d. Penilaian ini harus dapat mengidentifikasi jenis risiko yang dihadapi Bank, penetapan limit risiko, dan teknik pengendalian risiko tersebut. Metodologi penilaian risiko harus menjadi tolak ukur untuk membuat profil risiko dalam bentuk dokumentasi data, yang bisa dikinikan secara periodik. Penilaian risiko juga meliputi penilaian terhadap risiko yang dapat diukur (kuantitatif) dan tidak dapat diukur (kualitatif) maupun terhadap risiko yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan, dengan memperhatikan biaya dan manfaatnya. Selanjutnya Bank harus memutuskan untuk mengambil risiko tersebut atau tidak dengan cara mengurangi kegiatan usaha tertentu. e. Penilaian tersebut harus mencakup semua risiko yang dihadapi, baik oleh risiko individual maupun secara keseluruhan (aggregate ), yang meliputi risiko kredit, risiko pasar, risiko likuiditas, risiko operasional, risiko hukum, risiko reputasi, risiko strategik, dan risiko kepatuhan. f. Pengendalian intern perlu dikaji ulang secara tepat dalam hal terdapat risiko yang belum dikendalikan, baik risiko yang sebelumnya sudah ada maupun risiko yang baru muncul. Pelaksanaan kaji ulang tersebut antara lain dengan melakukan evaluasi secara terus menerus mengenai pengaruh dari setiap perubahan lingkungan dan kondisi serta dampak dari pencapaian target atau efektivitas pengendalian intern dalam kegiatan operasi dan organisasi Bank. 3. Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi Kegiatan pengendalian harus melibatkan seluruh pegawai Bank, termasuk Direksi. Oleh karena itu kegiatan pengendalian akan berjalan efektif apabila direncanakan dan diterapkan guna mengendalikan risiko yang telah diidentifikasi. Kegiatan pengendalian mencakup pula penetapan kebijakan dan prosedur pengendalian serta proses verifikasi lebih dini untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur tersebut secara konsisten dipatuhi, serta merupakan kegiatan yang tidak terpisahkan dari setiap fungsi atau kegiatan Bank sehari-hari.
10
65
a. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian meliputi kebijakan, prosedur dan praktek yang memberikan keyakinan pejabat dan pegawai Bank bahwa arahan dewan Komisaris dan Direksi Bank telah dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian tersebut akan dapat membantu Direksi termasuk Komisaris Bank dalam mengelola dan mengendalikan risiko yang dapat mempengaruhi kinerja atau mengakibatkan kerugian Bank. Kegiatan pengendalian diterapkan pada semua tingkatan fungsional sesuai struktur organisasi Bank, yang sekurangkurangnya meliputi: 1) Kaji Ulang Manajemen (Top Level Reviews ) Direksi Bank secara berkala meminta penjelasan (informasi) dan laporan kinerja operasional dari pejabat dan staf sehingga memungkinkan untuk mengkaji ulang hasil kemajuan (realisasi) dibandingkan dengan target yang akan dicapai, seperti laporan keuangan dibandingkan dengan rencana anggaran yang ditetapkan. Berdasarkan kaji ulang tersebut, Direksi segera mendeteksi permasalahan seperti kelemahan pengendalian, kesalahan laporan keuangan atau penyimpangan lainnya (fraud). 2) Kaji Ulang Kinerja Operasional (Functional Review) Kaji ulang ini dilaksanakan oleh SKAI dengan frekuensi yang lebih tinggi, baik kaji ulang secara harian, mingguan, maupun bulanan. a) melakukan kaji ulang terhadap penilaian risiko (laporan profil risiko) yang dihasilkan oleh satuan kerja manajemen risiko; b) menganalisis data operasional, baik data yang terkait dengan risiko maupun data keuangan, yaitu melakukan verifikasi rincian dan kegiatan transaksi dibandingkan 11
66
dengan output (laporan) yang dihasilkan oleh satuan kerja manajemen risiko; dan c) melakukan kaji ulang terhadap realisasi pelaksanaan rencana kerja dan anggaran, guna : (1) mengidentifikasi signifikan;
penyebab
penyimpangan
yang
(2) menetapkan persyaratan untuk tindakan perbaikan (correctiv e actions). 3) Pengendalian Sistem Informasi a) Bank melaksanakan verifikasi terhadap akurasi dan kelengkapan dari transaksi dan melaksanakan prosedur otorisasi, sesuai dengan ketentuan intern. b) Kegiatan pengendalian sistem informasi dapat digolongkan dalam dua kriteria, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. (1) Pengendalian umum meliputi pengendalian terhadap operasional pusat data, sistem pengadaan dan pemeliharaan software, pengamanan akses, serta pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi yang ada. Pengendalian umum ini diterapkan terhadap mainframe, server, dan users workstation, serta jaringan internal - eksternal. (2) Pengendalian aplikasi diterapkan terhadap program yang digunakan Bank dalam mengolah transaksi dan untuk memastikan bahwa semua transaksi adalah benar, akurat dan telah diotorisasi secara benar. Selain itu, pengendalian aplikasi harus dapat memastikan tersedianya proses audit yang efektif dan untuk mengecek kebenaran proses audit dimaksud. 4) Pengendalian Aset Fisik (Physical Controls) a) Pengendalian aset fisik dilaksanakan untuk menjamin terselenggaranya pengamanan fisik terhadap aset Bank.
12
67
b) Kegiatan ini meliputi pengamanan aset, catatan dan akses terbatas terhadap program komputer dan file data, serta membandingkan nilai aktiva dan pasiva Bank dengan nilai yang tercantum pada catatan pengendali, khususnya pengecekan nilai aktiva secara berkala. 5) Dokumentasi a) Bank sekurang-kurangnya memformalkan dan mendokumentasikan kebijakan, prosedur, sistem dan standar akuntansi serta proses audit secara memadai. b) Dokumen tersebut harus diperbarui secara berkala guna menggambarkan kegiatan operasional Bank secara aktual, dan harus diinformasikan kepada pejabat dan pegawai. c) Atas suatu permintaan, dokumen harus senantiasa tersedia untuk kepenting an auditor intern, akuntan publik dan otoritas pengawasan Bank Indonesia. d) Akurasi dan ketersediaan dokumen harus dinilai oleh auditor intern ketika melakukan audit rutin maupun non rutin. b. Pemisahan Fungsi 1) Pemisahan fungsi dimaksudkan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Bank harus mematuhi prinsip pemisahan fungsi ini, yang dikenal sebagai “Four-Eyes Principle”. 2) Apabila diperlukan, karena perubahan karakteristik kegiatan usaha dan transaksi serta organisasi Bank, Direksi Bank wajib menetapkan prosedur (kewenangan), termasuk penetapan daftar petugas yang dapat mengakses suatu transaksi atau kegiatan usaha yang berisiko tinggi. 3) Sistem Pengendalian Intern yang efektif mensyaratkan adanya pemisahan fungsi dan menghindari pemberian wewenang dan tanggung jawab yang dapat menimbulkan berbagai benturan kepentingan (conflict of interest). 13
68
Seluruh aspek yang dapat menimbulkan pertentangan kepentingan tersebut harus diidentifikasi, diminimalisir, dan dipantau secara hati-hati oleh pihak lain yang independen, seperti Akuntan Publik. 4) Dalam pelaksanaan pemisahan fungsi tersebut, Bank harus melakukan langkah-langkah, antara lain: a) menetapkan fungsi atau tugas tertentu pada Bank yang harus dipisahkan atau dialokasikan kepada beberapa orang dalam rangka mengurangi risiko terjadinya manipulasi data keuangan atau penyalahgunaan aset Bank; b) pemisahan fungsi tersebut tidak terbatas pada kegiatan front dan back office, tetapi juga dalam rangka pengendalian terhadap: (1) persetujuan atas pengeluaran dana dan realisasi pengeluaran; (2) rekening nasabah dan rekening pemilik Bank; (3) transaksi dalam pembukuan Bank; (4) pemberian informasi kepada nasabah Bank; (5) penilaian terhadap kecukupan dokumentasi perkreditan dan pemantauan debitur setelah pencairan kredit; (6) kegiatan usaha lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan yang signifikan; (7) independensi fungsi manajemen risiko pada Bank. 4. Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi yang memadai dimaksudkan agar dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dan digunakan sebagai sarana tukar menukar informasi dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. a. Sistem Akuntansi
14
69
1) Sistem Akuntansi meliputi metode dan catatan dalam rangka mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat/membukukan dan melaporkan transaksi Bank. 2) Untuk menjamin data akunting yang akurat dan konsisten dengan data yang tersedia berdasarkan hasil olahan sistem maka proses rekonsiliasi antara data akunting dan sistem informasi manajemen wajib dilaksana kan secara berkala atau sekurang-kurangnya setiap bulan. Setiap penyimpangan yang terjadi wajib segera diinvestigasi dan diatasi permasalahannya. Proses rekonsiliasi juga wajib didokumentasikan sebagai bagian dari persyaratan proses jejak audit secara keseluruhan. b. Sistem Informasi 1) Sistem Informasi harus dapat menghasilkan laporan mengenai kegiatan usaha, kondisi keuangan, penerapan manajemen risiko dan pemenuhan ketentuan yang mendukung pelaksanaan tugas dewan Komisaris dan Direksi. 2) Sistem pengendalian intern yang efektif sekurangkurangnya menyediakan data/informasi internal yang cukup dan menyeluruh mengenai keuangan, kepatuhan Bank terhadap ketentuan dan peraturan yang berlaku, informasi pasar (kondisi eksternal) dan setiap kejadian serta kondisi yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. 3) Sistem Pengendalian Intern sekurang-kurangnya menyediakan sistem informasi yang dapat dipercaya mengenai seluruh aktivitas fungsional Bank, terutama aktivitas fungsional yang signifikan dan memiliki potensi risiko tinggi. Sistem informasi tersebut, termasuk sistem penyimpanan dan penggunaan data elektronik, harus dijamin keamanannya, dipantau oleh pihak yang independen (auditor intern) dan didukung oleh program kontinjensi yang memadai. 4) Bank sekurang-kurangnya mengorganisasikan suatu rencana pemulihan darurat (contingency recovery plan) dan sistem back-up untuk mencegah kegagalan usaha yang berisiko tinggi. Prosedur, proses, dan sistem back-up harus 15
70
didokumentasikan dan dinilai kembali efektivitasnya secara berkala. Untuk memastikan bahwa seluruh rencana dan proses pemulihan darurat (contingency recovery plan) dan sistem back-up telah bekerja secara efektif maka pelaksanaan proses dan sistem tersebut harus didokumentasikan dan diuji secara berkala. Bank harus mendokumentasikan pelaksanaan pengujian berkala tersebut dan Direksi Bank memberikan perhatian yang penuh terhadap temuan kelemahan pada sistem yang didasarkan atas pengujian tersebut serta selanjutnya mengambil langkah perbaikan yang diperlukan.
5) Bank sekurang-kurangnya memiliki dan memelihara sistem informasi manajemen yang diselenggarakan, baik dalam bentuk elektronik maupun bukan elektronik. Mengingat bahwa sistem informasi elektronik dan penggunaan teknologi informasi tersebut mempunyai dampak risiko maka Bank harus mengendalikannya secara efektif guna menghindari adanya gangguan usaha dan kemungkinan timbulnya kerugian Bank yang signifikan. 6) Khususnya yang berkaitan pengendalian intern terhadap penyelenggaraan sistem dan teknologi informasi, Bank harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) ketersediaan bukti dan dokumen yang memadai dalam rangka mendukung proses jejak audit (audit trail). Proses jejak audit tersebut harus dilaksanakan secara efektif dan didokumentasikan untuk memastikan bahwa proses otomasi telah bekerja secara efektif dan akurat. SKAI wajib melakukan penilaian terhadap efektivitas dan akurasi proses jejak audit tersebut ketika melakukan evaluasi pelaksanaan pengendalian intern Bank; b) pelaksanaan pengendalian terhadap sistem komputer dan pengamanannya (general controls) maupun pengendalian terhadap aplikasi software dan prosedur manual lainnya (application controls); c) antisipasi terjadinya risiko gangguan atau kerugian yang disebabkan oleh faktor-faktor yang berada di luar 16
71
jangkauan pengendalian rutin Bank sehingga Bank harus menyelenggarakan sistem pemulihan (recovery) dan rencana kontinjensi serta pengecekan secara berkala atas kemungkinan terjadinya hal-hal yang sulit diprediksi sebelumnya (disaster and recovery plan). d) Sistem informasi harus menyediakan data dan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu, dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan dan disajikan dalam format yang konsisten. e) sebagai bagian dari proses pencatatan atau pembukuan, sistem informasi harus didukung oleh sistem akuntansi yang baik termasuk penetapan prosedur dan jadwal retensi pencatatan transaksi.
c. Sistem Komunikasi 1) Sistem komunikasi harus mampu memberikan informasi kepada seluruh pihak, baik intern maupun ekste rn, seperti otoritas pengawasan Bank, auditor ekstern, pemegang saham dan nasabah Bank. 2) Sistem Pengendalian Intern Bank harus memastikan adanya saluran komunikasi yang efektif agar seluruh pejabat/pegawai Bank sepenuhnya memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. 3) Direksi Bank harus menyelenggarakan saluran/jalur komunikasi yang efektif agar informasi yang diperlukan terjangkau oleh pihak yang berkepentingan. Persyaratan ini berlaku untuk setiap informasi, baik mengenai kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, eksposur risiko dan transaksi aktual maupun mengenai kinerja operasional Bank. 4) Struktur organisasi Bank harus memungkinkan adanya arus informasi yang memadai, yaitu informasi ke atas, ke bawah dan lintas satuan kerja/unit: a) informasi ke atas untuk memastikan bahwa dewan Komisaris, Direksi dan pejabat eksekutif Bank mengetahui risiko dan kinerja operasional Bank. 17
72
Saluran informasi ini harus dapat merespon untuk pelaksanaan langkah-langkah perbaikan dan dapat diketahui oleh jajaran manajemen. b) informasi ke bawah untuk memastikan bahwa tujuan, strategi dan ekspektasi Bank serta kebijakan dan prosedur yang berlaku telah dikomunikasikan kepada para manajer di tingkat bawah dan para pelaksana. c) informasi lintas satuan kerja/unit untuk memastikan bahwa informasi yang diketahui oleh suatu satuan kerja tertentu dapat disampaikan kepada satuan kerja lain yang terkait, khususnya untuk mencegah benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan dan untuk menciptakan koordinasi yang memadai.
5. Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan a. Kegiatan Pemantauan 1) Bank harus melakukan pemantauan secara terus menerus terhadap efektivitas keseluruhan pelaksanaan pengendalian intern. Pemantauan terhadap risiko utama Bank harus diprioritaskan dan berfungsi sebagai bagian dari kegiatan Bank sehari-hari termasuk evaluasi secara berkala, baik oleh satuan-satuan kerja operasional maupun oleh Satuan Kerja Audit Intern (SKAI). 2) Bank harus memantau dan mengevaluasi kecukupan Sistem Pengendalian Intern secara terus menerus berkaitan dengan adanya perubahan kondisi intern dan ekstern serta harus meningkatkan kapasitas sistem pengendalian intern tersebut agar efektivitasnya dapat ditingkatkan. 3) Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh Bank dalam rangka terselenggaranya kegiatan pemantauan yang efektif, sekurang-kurangnya adalah: a) memastikan bahwa fungsi pemantauan telah ditetapkan secara jelas dan terstruktur dengan baik dalam organisasi Bank; 18
73
b) menetapkan satuan kerja/pegawai yang ditugaskan untuk memantau efektivitas pengendalian intern; c) menetapkan frekuensi yang tepat untuk kegiatan pemantauan yang didasarkan pada risiko yang melekat pada Bank dan sifat/frekuensi perubahan yang terjadi dalam kegiatan operasional; d) mengintegrasikan Sistem Pengendalian Intern ke dalam kegiatan operasional dan menyediakan laporan rutin seperti jurnal pembukuan, management review dan laporan mengenai persetujuan atas eksepsi/ penyimpangan dari kebijakan dan prosedur yang ditetapkan (justifikasi atas irregularities) yang selanjutnya dilakukan kaji ulang; e) melakukan kaji ulang terhadap dokumentasi dan hasil evaluasi dari satuan kerja/pegawai yang ditugaskan untuk melakukan pemantauan; f)
menetapkan informasi/feed back dalam suatu format dan frekuensi yang tepat.
b. Fungsi SKAI 1) Bank harus menyelenggarakan audit intern yang efektif dan menyeluruh terhadap sistem pengendalian intern. Pelaksanaan audit intern tersebut yang dilaksanakan oleh SKAI harus didukung oleh tenaga auditor yang independen, kompeten, dan memiliki jumlah yang memadai. 2) Sebagai bagian dari Sistem Pengendalian Intern, SKAI harus melaporkan hasil temuannya secara langsung kepada dewan Komisaris atau Komite Audit (apabila ada), Direktur Utama, dan Direktur Kepatuhan. 3) SKAI harus melakukan penilaian yang independen mengenai kecukupan dari dan kepatuhan Bank terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 4) Dalam menetapkan kedudukan, wewenang, tanggung jawab, profesionalisme, organisasi dan ruang lingkup tu gas SKAI maka Bank wajib berpedoman pula kepada ketentuan Bank Indonesia yang berlaku tentang Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern (SPFAIB). 19
74
c. Perbaikan Kelemahan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan 1) Kelemahan dalam pengendalian intern, baik yang diidentifikasi oleh satuan kerja operasional (risk taking unit), SKAI maupun pihak lainnya, harus segera dilaporkan kepada dan menjadi perhatian pejabat atau Direksi yang berwenang. Kelemahan pengendalian intern yang material harus juga dilaporkan kepada dewan Komisaris. 2) Langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan Bank dalam rangka memperbaiki kelemahan pengendalian intern, antara lain: a) setiap laporan mengenai kelemahan dalam pengendalian intern atau tidak efektifnya pengendalian risiko Bank harus segera ditindaklanjuti oleh dewan Komisaris, Direksi dan pejabat eksekutif terkait;
b) SKAI harus melakukan kaji ulang atau langkah pemantauan lainnya yang memadai terhadap kelemahan yang terjadi dan segera melaporkan kepada dewan Komisaris, Komite Audit (apabila ada), dan Direktur Utama dalam hal masih terdapat kelemahan yang belum diperbaiki atau tindakan korektif belum ditindaklanjuti; c) untuk memastikan bahwa seluruh kelemahan segera ditindaklanjuti maka Direksi harus menciptakan suatu sistem yang dapat menelusuri kelemahan pada pengendalian intern dan mengambil langkah perbaikan; d) dewan Komisaris dan Direksi harus menerima laporan secara berkala berupa ikhtisar mengenai hasil identifikasi seluruh permasalahan dalam pengendalian intern.
IV. LAIN -LAIN Dalam penerapan pengendalian intern, Bank wajib pula memperhatikan aspek-aspek pengendalian intern yang ditetapkan dalam ketentuan Bank Indonesia lainnya, antara lain sebagaimana diatur dalam: 20
75
1. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 27/162/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 27/7/UPPB masingmasing tanggal 31 Maret 1995 tentang Kewajiban Penyusunan dan Pelaksanaan Kebijaksanaan Perkreditan Bagi Bank Umum; 2. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 27/164/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 27/9/UPPB masingmasing tanggal 31 Maret 1995 tentang Penggunaan Teknologi Sistem Informasi oleh Bank; 3. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 28/119/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 28/13/UD masingmasing tanggal 29 Desember 1995 tentang Transaksi Derivatif; 4. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 31/150/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 31/12/UPPB masingmasing tanggal 12 November 1998 tentang Restrukturisasi Kredit sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 2/15/PBI/2000 tanggal 12 Juni 2000;
5. Peraturan Bank Indonesia Nomor 1/6/PBI/1999 tanggal 20 September 1999 tentang Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Standard Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank (SPFAIB); 6. Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/10/PBI/2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Penerapan Prinsip Mengenal Nasabah (Know Your Customer Principles) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/23/PBI/2001 tanggal 1 3 Desember 2001; 7. Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 3/29/DPNP tanggal 13 Desember 2001 perihal Pedoman Standar Penerapan Prinsip Mengenal Nasabah; 8. Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/22/PBI/2001 tanggal 13 Desember 2001 tentang Transparansi Kondisi Keuangan Bank; 9. Peraturan Bank Indonesia Nomor 5/10/PBI/2003 tanggal 11 Juni 2003 tentang Prinsip Kehati-hatian dalam Kegiatan Penyertaan Modal; 10. Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 5/ 21 /DPNP tanggal 29 September 2003 perihal Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum. 21
76
