Klokkenluidersbeleid. Klokkenluidersbeleid

Klokkenluidersbeleid


Versienummer Versiedatum Vervaldatum van versie Versiestatus

2.2 14 augustus 2015 15 augustus 2016 LIVE

Documenttype Beleid ID-nummer document Documentclassificatie Openbaar Niet gecontroleerd indien afgedrukt of gedownload Pagina 1 van 6


Inleiding en documentcontrole Dit document is bedoeld om informatie te verstrekken met betrekking tot het beleid, de procedures, normen of richtsnoeren van G4S Group en zal periodiek worden bijgewerkt om veranderingen weer te geven vanwege zakelijke vereisten of infrastructuur. Dit document MOET worden beoordeeld en goedgekeurd door de aangewezen goedkeurder(s) van de G4S Group Head Office (hoofdkantoor van de G4S groep) om te zorgen voor technische juistheid en zakelijke geldigheid. Documenteigenaar en -goedkeurder(s) Eigenaar Group General Counsel (bedrijfsadvocaat van de groep) Goedkeurder(s) Group General Counsel (bedrijfsadvocaat van de groep)

Versiecontrole Versie Versiedatum 29/06/2011 0.01

0.02 1.0 2.0 2.1 2.2

05/07/2011 12/08/2011 22/04/2013 30/06/2014 14/08/2015

Documentgeschiedenis

1e opgemaakte conceptversie 2e opgemaakte conceptversie 1e live document Nieuwe conceptversie voor discussie 2e live document 2015/16 Update

Interne distributielijst Alle G4S-werknemers

Externe distributie Documenten die als Vertrouwelijk of Alleen voor Intern Gebruik zijn geclassificeerd, mogen niet worden gereproduceerd of vrijgegeven aan een externe partij door de ontvanger zonder de uitdrukkelijke toestemming van de genoemde G4S documenteigenaar. De inhoud en classificatie van dit document moeten in overweging worden genomen voordat autorisatie wordt verleend. De eigenaar van dit document moet het distributieformaat/de distributieformaten, kopieertoestemmingen en procedures voor documentteruggave of verwijdering aangeven. Versienummer Versiedatum Vervaldatum van versie Versiestatus




Introductie Bij G4S hebben we allemaal de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat we de kernwaarden van ons bedrijf behouden, de wet naleven en de belangrijke verplichtingen die we zijn aangegaan in ons beleid voor bedrijfsethiek nakomen. Om onze cultuur van ethiek en integriteit, een van onze kernwaarden, te helpen versterken, worden werknemers sterk aangemoedigd bezorgdheden over wangedrag, zoals overtredingen van wetten, voorschriften of bedrijfsbeleid te melden. Dit zal G4S helpen een open cultuur te ontwikkelen in de omgang tussen managers, werknemers en degenen met wie zij handelen. Het klokkenluidersbeleid van de groep moet voor iedereen beschikbaar zijn en werknemers zullen regelmatig over het klokkenluiderssysteem worden geïnformeerd via een grote reeks kanalen zoals trainingen, welkomstdocumentatie, informatieborden, intranet en beleidshandleidingen.

G4S Speak Out - Ernstig wangedrag Speak Out is het wereldwijde klokkenluiderssysteem van G4S, bestaand uit een onafhankelijke specialistische hotline en een casemanagementprovider. Speak Out biedt een gratis telefoondienst en internetmelding, is 24 uur per dag en zeven dagen per week beschikbaar met vertaalfaciliteiten en verschaft een vertrouwelijk kanaal voor werknemers om bezorgdheden over ernstig wangedrag te melden. Contactgegevens zijn te vinden op de website van ons bedrijf en op de speciale Speak Out website (www.g4s-speakout.com). Ernstig wangedrag is gedrag of handelingen zoals grote overtredingen van groepsbeleid of de wet, handelingen die een daadwerkelijke en serieuze bedreiging vormen voor het welzijn of de veiligheid van haar werknemers of anderen of die een ernstig financieel verlies kunnen veroorzaken. Ernstig wangedrag dient gewoonlijk in eerste instantie, wanneer dat geschikt is, te worden gemeld aan uw lijnmanager of lokale human resources manager. Overige bezorgdheden Overige bezorgdheden zoals vragen over betalingen, problemen met uniformen, geschillen onder collega’s of algemene arbeidsgrieven dienen te worden gericht aan de lijnmanager, supervisor of lokale klachtenlijn.





Anonimiteit en vertrouwelijkheid Alle bezorgdheden die in goed vertrouwen worden geuit, worden serieus genomen en met respect behandeld. Misbruik of melding van vermeend wangedrag waarvan bekend is dat het niet correct is, is onacceptabel en zal door het bedrijf worden aangepakt. De meest effectieve manier om een bezorgdheid te uiten, is door het openlijk te doen. Openheid maakt het gemakkelijker om de bezorgdheid te beoordelen, indien gepast te onderzoeken en om meer informatie te verkrijgen indien noodzakelijk. We begrijpen echter wel dat u in bepaalde omstandigheden een probleem op vertrouwelijke basis wilt melden. Onderhevig aan wettelijke beperkingen en in alle omstandigheden behandelt G4S alle gemelde informatie als vertrouwelijk. Om gemelde problemen volledig te kunnen onderzoeken en te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, dient bepaalde informatie met betrekking tot het probleem te worden gedeeld. Iedereen die een melding onderzoekt, is verplicht alle informatie vertrouwelijk te houden. Hoewel wij u aanmoedigen u te identificeren, nemen we anonieme meldingen net zo serieus en worden zij net zo zorgvuldig onderzocht. Toch kan de effectiviteit van een onderzoek beperkt worden als u ervoor kiest niet te worden geïdentificeerd. Onderhevig aan lokale wettelijke beperkingen, is het uw beslissing om anoniem te blijven en zal er nooit een poging worden ondernomen door het bedrijf om de identiteit van een klokkenluider te achterhalen of heimelijk te ontdekken. Procedure voor het omgaan met klokkenluiderskwesties Teamwerk en samenwerking zijn een van onze kernwaarden en we geloven dat wanneer er problemen ontstaan, we er het best mee kunnen omgaan als werknemers en hun managers en collega’s deze samen op een constructieve manier oplossen. We verwachten van onze managers dat ze een cultuur aanmoedigen waarin werknemers het gevoel hebben bezorgdheden te kunnen melden zonder angst voor vergelding en dat ze op een constructieve manier reageren op problemen die werknemers met oprechtheid melden. In eerste instantie moedigen we u aan uw bezorgdheden te melden via uw normale meldingslijn, HR manager of de G4S-advocaat die uw team ondersteunt. Als u ernstig wangedrag wilt melden of de kwestie betreft een senior manager (zoals leden van het zakelijke, landelijke of regionale management of van het bestuur van de groep) kunt u contact opnemen met de G4S Speak Out hotline of website om deze kwesties te melden. Zodra de gegevens door Speak Out zijn verzameld, zal het team Compliance and Ethics (team naleving en ethiek) uw bezorgdheid beoordelen en erop reageren en het noodzakelijke onderzoek doen in overeenstemming met de normen van de groep.





We zullen ervoor zorgen dat u op geen enkele wijze wordt gestraft voor het in goed vertrouwen melden van een bezorgdheid, zelfs als duidelijk wordt dat deze ongegrond was of de verstrekte informatie onjuist was. Als u een bezorgdheid meldt, wordt u serieus genomen en gerespecteerd. Intimidatie of informele druk die op werknemers die bezorgdheden melden wordt uitgeoefend, wordt niet getolereerd en zal worden behandeld als represaille, wat een ernstig misdrijf is in overeenstemming met disciplinaire bedrijfsprocedures. Indien u echter de website of hotline van Speak Out misbruikt, of als u willens en wetens valse beweringen doet, is dat onacceptabel en wordt het behandeld als een ernstige disciplinaire kwestie. Onderhevig aan regionale wettelijke beperkingen, zijn typische ernstige wanpraktijken die met Speak Out kunnen worden gemeld onder andere:            

Schendingen van de wet- of regelgeving Misleiding van klanten of uitbuiting van klantrelaties en/of normen Intimidatie of discriminatie met betrekking tot senior management Onveilige werkomstandigheden of gezondheids- of veiligheidsrisico’s Schendingen van bedrijfsbeleid, -procedures of -waarden door senior managers Omkoping en corruptie Misdrijven, geweld of dreiging met geweld door senior managers Misbruik van vertrouwelijke informatie Vervalsing, geheimhouding of vernietiging van financiële documenten boekhoudfraude Belangenverstrengeling Prijsafspraken, andere kartel- of concurrentiebeperkende activiteiten Handel met voorkennis

of

Bezorgdheden gemeld via Speak Out worden door het team Compliance and Ethics beoordeeld en opgevolgd. Indien noodzakelijk wordt er een onderzoeker aangesteld voor de zaak en het onderzoek zal volgens een overeengekomen procedure en in overeenstemming met groepsnormen verlopen. De onderzoeker kan iemand binnen G4S zijn of, indien noodzakelijk, iemand van buiten G4S.

Iedereen die een bezorgdheid via Speak Out meldt, zal:     

Worden geïnformeerd over hoe hun bezorgdheid wordt behandeld Een schatting krijgen van hoelang het onderzoek zal duren Geadviseerd worden over hoe verdere informatie te verstrekken die relevant is voor het onderzoek Geïnformeerd worden, indien noodzakelijk, over de uitslag van het onderzoek Geadviseerd worden dat als hij of zij nadeel denkt te ondervinden door de melding, hij of zij dit moet melden aan de voorzitter van de Ethics Steering Group (stuurgroep





ethiek) of de voorzitter van het Group Audit Committee (Auditcommissie van de groep) via [email protected] Bestuur en toezicht Het Klokkenluidersbeleid en algemeen toezicht op klokkenluidersmeldingen en onderzoekspraktijken worden gezamenlijk gecontroleerd door de General Counsel van de groep, de Chief Financial Officer (financieel directeur) van de groep en de Human Resources Director (directeur personeelszaken) van de groep. De Director of Risk and Audit (directeur van risico en audit) van de groep heeft de algemene verantwoordelijkheid voor het beoordelen van de effectiviteit van de regelingen van G4S voor vertrouwelijke melding en klokkenluiders. De G4S Ethics Steering Group en het G4S Audit Committee kunnen de klokkenluidersregelingen van de groep ook beoordelen. Het doel van het Audit Committee is ervoor te zorgen dat de regelingen worden toegepast en effectief zijn. De Ethics Steering Group, het Audit Committee en de MVO-commissie (MVO, maatschappelijk verantwoord ondernemerschap) ontvangen periodieke verslagen over gevallen en onderzoeken naar beweringen van ernstige aard. Informatie over de effectiviteit van de Speak Out-regelingen van G4S wordt openbaar gemaakt in ons jaarlijkse MVO-verslag.




Klokkenluidersbeleid. Klokkenluidersbeleid

Recommend Documents