Microsoft Access adalah salah satu aplikasi dari Microsoft Office yang digunakan untuk pengelolaan database. Data adalah bahan mentah yang dapat diolah. Mungkin dalam kehidupan sehari2 di kantor, di pusat perbelanjaan, di toko komputer atau lainnya kita selalu berhadapan dengan apa yang dikatakan data seperti struk penjualan, lap. data pegawai, struk gaji, transkrip nilai dsb. Database adalah sekumpulan table yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Tabel terdiri atas Field dan Record. Field adalah Variable yang mewakili suatu kumpulan record/data dan record adalah sekumpulan data yang mengandung arti. Pada tutorial kali ini kita akan membahas pembuatan pembuatan database dan table dengan menggunakan Microsoft Access. Buka Microsoft Access, Klik menu File – New
Klik Blank Database
Simpan nama database : dbmahasiswa Sebagai contoh kita akan membuat table tmahasiswa sebagai berikut : Field Data Type Description/Caption Format / Lookup Name *)Npm Text(10) NPM Nmmhs Text(100) Nama alamat Text(100) Alamat Telp Text(15) Telpon HP Text(15) No. HP Tplhr Text(50) Tempat Lahir Tglhr Date/Time Tanggal Lahir Medium Date jurusan Text(35) Jurusan Lookup Wizard (Isikan dengan Manajemen Informatika, Komputer Akuntansi)
Tutorial Microsoft Access
Agama
Text(35)
Agama
Jekel
Text(6)
Jenis Kelamin
Pend
Text(3)
Pendidikan akhir
Lookup Wizard(Isikan dengan Islam, Hindu, Budha, Kristen Katholik, dan Kristen Protestan Lookup Wizard(Isikan dengan Pria, Wanita) Lookup Wizard(Isikan dengan SMU, D1, D3, S1, S2
*)Primary Key Langkah pengerjaan :
Klik New
Pilih Design View – OK
Pengisian npm
Pengisian tanggal lahir
Isikan data jurusan seperti gambar di atas
By Shu Galih
Klik Text – kemudian pilih Lookup Wizard…
2
Tutorial Microsoft Access
Pilih I will type in the values that I want – klik Next
Ketik data pada Lookup – Next
Tentukan label Lookup, klik Finish Tentukan juga field – field lainnya, gunakan Primary Key untuk memberikan Field kunci pada npm
By Shu Galih
3
Tutorial Microsoft Access
Aktifkan field npm, Edit – Primary Key Simpan table dengan nama : tmahasiswa
Keterangan Icon : Membuka table : Mengedit table : Membuat table baru : Menghapus table Membuat relasi antar table Table yang dibutuhkan tmatkul Field Data Type Name *)kdmatkul Text(10) nmmatkul Text(100) jumsks Number *) Keterangan Primary Key Primary Key = Field yang uniqe
By Shu Galih
Description/Caption
Format / Lookup
Kode Mata Kuliah Nama Mata Kuliah Jumlah SKS
Byte
(tidak boleh ada data yang sama)
4
Tutorial Microsoft Access
tnilai Field Name *)npm kdmatkul Nabsen Ntugas Nmid Nuas
Data Type
Description/Caption
Format / Lookup
Text(10) Text(10) Number Number Number Number
NPM Kode mata kuliah Nilai Absen Nilai Tugas Nilai Mid Nilai UAS
Diambil dari table tmahasiswa Diambil dari table tmatkul Integer Integer Integer Integer
Pada NPM tentukan field name : npm, Data Type : Text, dan Field size=10, klik Text Pilih Lookup Wizard
Pilih I want the lookup column to look up the values in a table or query. Data yang akan menjadi pilihan Lookup berasal dari table atau query. Klik Next >
Pilih table yang diinginkan – Next >
By Shu Galih
5
Tutorial Microsoft Access
Pilih npm dan nmmhs klik Next >
Pengurutan data berdasarkan npm (Ascending) – Klik Next >
Hilangkan check pada Hide key column (recommended).
By Shu Galih
6
Tutorial Microsoft Access
Pilih npm – Next > Klik Finish
Klik No saja bila belum ingin menyimpan data Lakukan hal yang sama pada field kdmatkul dengan pilihan table tmatkul dan isikan data lainnya Simpan nama table : tnilai
Klik No untuk tidak membuat Primary Key Walaupun lebih baik Anda mengisikan data table pada Form, tapi sebagai latihan Anda diminta mengisikan data tmahasiswa dan tmatkul sebanyak 10 data. Membuat Relasi table (Berguna untuk mengawasi cara kerja field table supaya tidak ada kesalahan) Tools – Relationships
Add ketiga table By Shu Galih
Atur Posisi ketiga table
7
Tutorial Microsoft Access
Tari Field npm(tmahasiswa) ke npm(tnilai)
Enforce Referential Integrity ( Mengawasi dan memberitahukan apabila ada perubahan atau penghapusan data yang berhubungan) Cascade Update Related Fields (Bila data npm di tmahasiswa diubah, maka akan merubah data npm di tnilai) Cascade Delete Related Record (Bila data mahasiswa di hapus maka data nilai akan terhapus juga) Buat relasi seperti berikut :
Isikan data tnilai Semoga tutorial ini bermanfaat !!
By Shu Galih
8
