King voor Windows. Release 5. King. voor Windows. financieel én logistiek

King voor Windows

Release 5

King voor Windows ®

financieel én logistiek

Inhoudsopgave 3

Inleiding

4

Even voorstellen… Quadrant, de maker van King

6

Waarom King? King vergeleken met andere pakketten

9

Welke King? Kies de versie die u nodig hebt

10

King-versies Overzicht van de mogelijkheden

12

Wat kan King? Toelichting op de mogelijkheden

22

Opties Uw standaardpakket op maat

24

Hoe nu verder? Snel aan de slag met King

Aan de informatie in deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Functies, specificaties en overige kenmerken kunnen wijzigingen ondergaan, zonder dat dit uitdrukkelijk wordt vermeld.

King voor Windows Release 5

2

Inleiding In deze brochure kunt u alles lezen over King Software. King is een programma voor de financiële en logistieke automatisering, ontwikkeld door Quadrant Software BV te Capelle aan den IJssel.

Bent u op zoek naar een software-pakket voor de administratieve automatisering, dan is het verstandig om King in die keuze te betrekken. King is immers een van de beste administratieve pakketten van Nederland! King wordt geproduceerd door Quadrant Software BV, gerenommeerd producent van standaard-software sinds 1981. Deze brochure geeft een overzicht van het King-assortiment en beschrijft de boekhouding, de facturering, het relatiebeheer en het voorraadbeheer. King is leverbaar in een aantal standaardversies. Elke versie is op zich compleet en biedt een groot aantal mogelijkheden. Een overzicht van de King-versies en hun functionaliteit vindt u in deze brochure. U kunt dan zelf bepalen welke versie van King voor u het meest geschikt is. Over de volgende Quadrant-producten is afzonderlijke documentatie beschikbaar: • King-opties; de meeste standaardversies zijn uit te breiden met opties (los verkrijgbare modules).

• Een beknopt overzicht vindt u op bladzijde 22 van deze brochure. Wilt u meer informatie over een optie, dan kunt u hierover aparte documentatie aanvragen; • Queen boekhoud-software; de eenvoudige uitvoering van King; • Cursussen; opleiding in het werken met King; • Service-ABonnement; geeft recht op o.a. gratis telefonische ondersteuning en updates; • Ondersteuning op locatie; als u er ondanks telefonische ondersteuning toch niet zelf uitkomt. In deze brochure kunt u eerst kennismaken met Quadrant. Vervolgens wordt aangegeven waardoor King zich onderscheidt van andere pakketten en waar u op moet letten bij de keuze van een King-versie. Het assortimentsoverzicht vindt u in het hoofdstuk Welke King? In het hoofdstuk Wat kan King? worden de belangrijkste mogelijkheden van King kort toegelicht.

Wilt u meer weten? Een CD met de 30-dagen-proefversie van King is gratis verkrijgbaar. Ook kunt u onze website www.kingsoftware.nl raadplegen of contact opnemen met onze verkoopafdeling, telefoon (010) 264 63 20. Onze verkoopmedewerkers kunnen uw vragen beantwoorden en u het adres geven van een Kingdealer bij u in de buurt.

King voor Windows Release 5 3

Even voorstellen… Quadrant, de maker van King Quadrant Software BV is een werkmaatschappij van Quadrant Automatisering BV. Quadrant werd opgericht in 1981 en bracht als één van de eerste bedrijven een boekhoudpakket voor de PC op de Nederlandse markt. Met dit pakket kon de financiële administratie van bedrijven goedkoop en eenvoudig worden geautomatiseerd. In 1986 werd een eenvoudige versie uitgebracht onder de naam Queen en in 1987 kwam het complete assortiment onder de naam King op de markt. Vanaf het eerste begin waren King en Queen een groot succes. De kwaliteit van de programmatuur, samen met de scherpe prijsstelling, vormen de pijlers onder het succes van King.

Marktleider Met 30.000 verkochte King- en Queen-pakketten is Quadrant uitgegroeid tot nummer 2 op de markt van financiële en logistieke software. Het marktaandeel van King zal alleen maar groter worden. Op internet-gebied bijvoorbeeld is King de koploper. Zakendoen via internet? Dat kan met de King-webwinkel. De volledige functionaliteit van King beschikbaar via internet? Dat kan met King Online. Internet zal in het MKB een steeds grotere rol gaan spelen. King is daar klaar voor!

Kwaliteit Kwaliteit staat bij Quadrant hoog in het vaandel. Sinds 1995 is Quadrant ISO 9001 gecertificeerd; een bewijs dat bij Quadrant kwaliteit, klantgerichtheid en efficiency voorop staan. Het werken volgens de ISO 9001-norm betekent voor onze klanten een kwaliteitswaarborg, niet alleen van onze producten, maar ook van de advisering, levering en ondersteuning. Ook de uitgebreide testprocedures vallen onder de ISO-normering.

Communicatie

In 1995 behaalde Quadrant als eerste gespecialiseerde aanbieder van boekhoud-software het felbegeerde ISO 9001-certificaat.


Open communicatie met onze gebruikers vinden wij belangrijk. Suggesties en wensen van onze gebruikers zijn altijd welkom. Via enquêtes wordt regelmatig de tevredenheid van de King- en Queen-gebruikers gepeild. Voor al onze relaties is er het QM. Dit magazine verschijnt enkele keren per jaar en bevat interviews met King-gebruikers en adviseurs, een rubriek met veel gestelde vragen, een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen en het meest actuele assortiments- en prijsoverzicht. QM wordt gratis toegezonden aan alle King- en Queen-gebruikers. Voor actuele informatie over Quadrant, King en Queen kunt u ook terecht op onze website www.kingsoftware.nl.

Het pand van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel

Kies voor kwaliteit! Kortom: achter King staat een solide organisatie. Een hele geruststelling voor u als ondernemer, want de financiële en logistieke administratie is voor een onderneming van vitaal belang. Die vertrouwt u niet toe aan de eerste de beste, maar daarvoor kiest u King!


Waarom King? King vergeleken met andere pakketten Waarom juist King? Die vraag is niet zo moeilijk te beantwoorden:

Functionaliteit King biedt een volledig assortiment, van alleen eenvoudig boekhouden tot aan complete financiële en logistieke automatisering. Een greep uit de mogelijkheden: • boekhouden, met journaal, dagboeken en grootboek, balans, voorlopige én definitieve boekingen, debiteuren, crediteuren, openstaande posten , aanmaningen, vreemde valuta’s, budgettering, kostenplaatsen / kostendragers, BTW-aangifte en telebankieren; • facturering, met orderinvoer, tarieven, kortingen, afdrukken facturen met instelbare factuur-layout; • logistiek, met artikelen, bestellingen, magazijnontvangsten, prijsafspraken, levering, omzetoverzichten, vertegenwoordigers, enz. Een overzicht van de functies per King-versie vindt u op bladzijde 10-11. Los verkrijgbaar zijn speciale functies als Factuurhistorie, Point of Sale, Webwinkel, Partijenregistratie, Serienummers, Rechten per gebruiker, Koppeling met CBS-IRIS, Inkoopcombi– naties, enz. Via de export- en importfuncties van King kan gemakkelijk een koppeling worden gerealiseerd met bijv. een branchepakket.

Gunstig geprijsd Vanaf de allereerste release in 1987 wordt King gekenmerkt door een opvallende prijs/prestatieverhouding. Voor een bescheiden prijs krijgt u een compleet pakket van topklasse, vanaf de kleinste versie tot de meest uitgebreide multi-user-configuratie.

Compleet De gunstige prijs valt temeer op, als u bedenkt dat veel functies en mogelijkheden bij King in de standaardversies zitten, die bij veel andere pakketten als extra module of optie moeten worden aangeschaft. Het King-assortiment is gebaseerd op volledige standaardversies. Er zijn versies met of zonder factureren, versies met of zonder voorraadbeheer, enz. Daarnaast kunt u kiezen voor 1 gebruiker of voor 2, 5, 10, 20 of meer gebruikers. Dit assortiment biedt voor elke ondernemer, organisatie of vereniging een passende oplossing. Elke versie is op zich compleet en voor elke versie geldt: wat u mag verwachten zit er standaard in; wat u niet nodig hebt hoeft u niet te kopen. Speciale functies zijn als optie (los) verkrijgbaar. Kortom: King biedt u gemak, vrijheid en flexibiliteit. U kiest gewoon de King-versie die het beste past in uw situatie.

Stabiel En dat is niet vanzelfsprekend voor een Windows-pakket! Er wordt weleens gezegd: “King is stabieler dan de omgeving waarin het draait!” King voor Windows is vanaf de fundamenten


opnieuw opgezet en het resultaat is een robuust boekhoudpakket, dat de voordelen van Windows ten volle weet te benutten, client/ server én volledig 32-bits. Ook tegen onjuiste invoer is King beveiligd. In de client/serverstructuur worden alle database-gegevens via de server opgeslagen en opgevraagd. Invoercontrole vindt dus centraal plaats en niet door elk programma afzonderlijk. Dat bevordert ook weer de stabiliteit van het pakket. Alle gegevens van de administratie worden beheerd in de relationele database Adaptive Server Anywhere van Sybase. En wat heel belangrijk is: deze administratie-database is optimaal beveiligd tegen hardware-storingen. Zelfs als tijdens het boeken de stroom uitvalt, blijft de integriteit van de gegevens intact en hoeft u in het ergste geval alleen de laatste journaalpost opnieuw in te voeren!

Gebruiksvriendelijk Quadrant wil software leveren die gemakkelijk in het gebruik is (ook voor ondernemers met beperkte kennis van boekhouden) en toegespitst op de dagelijkse praktijk. In de loop der jaren is de functionaliteit steeds verder uitgebreid, maar niet ten koste van de gebruiksvriendelijkheid. Wat dat betreft heeft King ook wel een naam hoog te houden! Om enkele punten te noemen: • eenvoudige installatie via een handige wizard; • duidelijke opbouw, alle programma’s zijn te vinden via het compacte hoofdmenu; • volledig multi-tasking, dus tijdens bijv. het invoeren van boekingen kunt u een openstaande post opzoeken of een debiteur toevoegen, zonder dat u het boekingsscherm hoeft te verlaten; • te bedienen via muis én toetsenbord; voor sommige handelingen is de muis erg handig, maar voor het invoeren van gegevens is toch het toetsenbord nodig. King is zo ontworpen, dat er niet onnodig gewisseld hoeft te worden tussen muis en toetsenbord; • duidelijke handleiding met schermvoorbeelden, gericht op de beginnende gebruiker, en daarnaast een uitvoerig helpsysteem; • een complete voorbeeldadministratie wordt meegeleverd; zo kunt u gemakkelijk zien hoe bepaalde functies werken. Gegevens hieruit kunt u ook direct gebruiken in uw eigen administratie, door bijvoorbeeld delen van het rekeningschema over te nemen; • de defaults bij het invoeren van boekingen, NAW-gegevens, orders, tarieven, artikelen, magazijnontvangsten, bestellingen, enz., zijn vrij instelbaar. U kunt de standaardinstellingen gebruiken, of de default-waarden zelf instellen. U kunt King op die manier helemaal naar uw hand zetten. Door een juiste keuze van default-instellingen gaat het invoeren van de dagelijkse mutaties (bijna) vanzelf! Overbodig invoerwerk en fouten worden hierbij voorkomen;

Slechts drie soorten vensters Dit is een voorbeeld van een zoekvenster, in dit geval van de leveringscondities. U kunt met de muis of met de pijltjestoetsen een leveringsconditie aanwijzen en vervolgens op de knop ‘Wijzigen’ drukken (of dubbelklikken op de leveringsconditie) om de bijbehorende gegevens te bekijken of te wijzigen. U kunt hier ook nieuwe leveringscondities toevoegen en niet-gebruikte leveringscondities verwijderen.

Dit is een voorbeeld van een mutatievenster. U kunt hier de gegevens van een leveringsconditie inzien, aanvullen en wijzigen. Als u in het zoekvenster op een andere leveringsconditie klikt, worden de gegevens van die leveringsconditie in dit mutatiescherm weergegeven.

• er zijn maar drie soorten schermen in King: naast dialoogvensters voor vragen en meldingen kent King zoekvensters om gegevens op te zoeken en mutatievensters om gegevens te wijzigen. Alle zoekvensters werken op dezelfde manier en ook alle mutatievensters hebben dezelfde opbouw en structuur. Hierdoor wordt de leertijd bekort en zullen ook minder ervaren gebruikers toch snel aan de slag kunnen met King; • de layouts van facturen, orderbevestigingen, aanmaningen, bestelbrieven, etiketten, enz. zijn vrij instelbaar. Het instellen van de layout is echter niet verplicht. Tal van standaard-layouts worden namelijk meegeleverd. U kunt die eenvoudig aan uw wensen aanpassen en direct gebruiken; • de instelling van een afdrukvenster kan worden opgeslagen, zodat u de gewenste instellingen niet telkens zelf moet invoeren; • een door Quadrant bedachte techniek is het ‘vastpinnen’ of bevriezen van vensters. Elk venster kan worden vastgepind en blijft dan ongewijzigd op het scherm staan (bijvoorbeeld een debiteur die straks nog gebeld moet worden); ondertussen kan in het pakket gewoon worden verder gewerkt!

Dit is een voorbeeld van een dialoogvenster,

Helpdesk

in dit geval een melding. U kunt kiezen tus-

King-gebruikers met een ServiceAbonnement (SAB) kunnen met al hun vragen over King terecht bij de vakkundige helpdesk. De helpdesk van Quadrant is goed bereikbaar en streeft ernaar, om alle vragen en problemen in één keer af te handelen. SAB-houders krijgen ook de updates (nieuwe releases) van de programmatuur gratis. Het afsluiten van een SAB is overigens niet verplicht.

sen ‘Doorgaan’, waarbij King het saldo op de tegenrekening van het dagboek boekt, of ‘Terug’, om zelf alsnog een tegenboeking te maken. Deze melding moet afgehandeld worden voordat u verder kunt met de betreffende actie.


Uw accountant

Alle modules gemakkelijk te vinden

King heeft een sterke positie bij accountants- en administratiekantoren, mede door de goede controlemogelijkheden. Ook de mogelijkheden om gegevens uit te wisselen zijn uitgebreid: gegevens kunnen geëxporteerd worden in vele formaten. Exporteren van de Auditfile is als optie (los) verkrijgbaar. De financiële gegevens uit King kunnen door bijna elk accountants- of administratiekantoor worden verwerkt. Niet voor niets kreeg King in 2002 van de SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Administratieconsulenten) een 8 als rapportcijfer!

Alle modules en functies van King zijn te benaderen via het overzichtelijke hoofdmenu. Vaak kunt u ook vanuit het ene programma direct een ander programma starten. Vanuit programma Debiteurgegevens bijvoorbeeld, kunt u via de knop “Ga naar...” direct naar de openstaande posten van die debiteur, een order voor die debiteur aanmaken, zijn voorraadmutaties inzien, enz. Het hoofdmenu is volledig instelbaar per gebruiker, maar het standaardmenu kan altijd worden teruggezet. Ook kunnen zelf werkbalken worden gemaakt met veel

Daarom King Een pakket met zoveel goede eigenschappen, op de markt gebracht door een ervaren organisatie: daar kunt u uw administratieve automatisering aan toevertrouwen! Lees in de volgende hoofdstukken welke versie van King voor u de beste keus is.


gebruikte functies in King. Een aangepaste menu-indeling en de werkbalken kunnen worden overgenomen van een andere King-gebruiker en zelfs van een andere administratie.

Welke King? Kies de versie die u nodig hebt King is branche-onafhankelijk. U vindt King dan ook bij allerlei soorten bedrijven: groothandels, accountantskantoren, adviesbureau’s, fabrieken, de detailhandel, import/exportbedrijven, enz. King is leverbaar in een aantal basisversies, van alleen boekhouden voor één gebruiker tot uitgebreide financiële en logistieke automatisering voor tientallen gebruikers.

Bepaal vooraf wat uw automatiseringsbehoeften zijn en over welke mogelijkheden de software daarom moet beschikken. De keuze voor de juiste versie van King is dan niet moeilijk meer. Het King-assortiment biedt voor elke onderneming, organisatie of vereniging een standaardpakket op maat: alleen boekhouden (King S en King SI), of boekhouden én factureren (King SF en King M), eventueel aangevuld met artikelen (King MA) of een voorraadadministratie (King L en King XL). In het staafdiagram op de volgende pagina ziet u wat de verschillen per versie zijn. En om King helemaal aan te passen aan uw wensen, kunnen de pakketten ook nog met opties worden uitgebreid.

King M: boekhouden en factureren De kern van het assortiment van King wordt gevormd door King M. King M is een compleet boekhoudprogramma, inclusief budgettering, facturering, relatiebeheer en ledenadministratie. King M is een veel verkochte King-versie, speciaal ontwikkeld voor het midden- en kleinbedrijf dat inkopen doet, facturen verstuurt en over klanten en prospects beschikt.

King MA: artikelen King MA is speciaal ontwikkeld voor bedrijven die wel artikelen factureren maar geen voorraad bijhouden. King MA beschikt over de functionaliteit van King M met als extra’s: artikelen, afdrukken pakbonnen, wijzigen artikelprijzen, levering, info/afdruk verkochte aantallen per artikel. Er zijn geen magazijnontvangsten of aantallen op voorraad.

King L en XL: voorraadadministratie Als u de voorraadadministratie wilt automatiseren met King, hebt u versie L of XL nodig. King L bevat een eenvoudige maar complete voorraadadministratie. De mogelijkheden van King XL zijn zeer uitgebreid en ook voor grote bedrijven toepasbaar. Extra ten opzichte van King L: prijsafspraken, omzetstatistieken, bestellingen, twee magazijnen per artikel, enz. Speciale modules als partijenregistratie, serienummers, meerdere magazijnen en locaties, afdrukken barcodes, enz. kunnen als optie (los) worden aangeschaft.

King op maat De opties geven u de mogelijkheid uw pakket helemaal aan te passen aan uw specifieke eisen en wensen. Naast de functies die eigenlijk door iedereen gebruikt worden, zijn er uiteraard ook functies die alleen in een bepaalde situatie van toepassing zijn. Zo heeft niet iedereen behoefte aan Uitleverhistorie, Partijenregistratie of Point of Sale. Voor dergelijke toepassingen heeft King optionele modules (opties). Op bladzijde 22 is te zien met welke opties King kan worden uitgebreid.

Multi-user King is vanaf versie SI ook als multi-user-programma verkrijgbaar. King ondersteunt de netwerken Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP en Windows 2003, Novell Advanced Netware en Linux. Multi-user-versies zijn leverbaar voor 2, 5, 10, 20, 30, 40, 50 of meer gebruikers.

King Online De volledige King-functionaliteit is ook beschikbaar als Onlinetoepassing. Programmatuur en administratie(s) worden dan via internet benaderd. Verder maakt het geen verschil of u King op uw computer hebt staan of dat u Online werkt. Voordelen van King Online zijn: op elke computer met internet-verbinding kan met King worden gewerkt, u hoeft zelf geen backups meer te maken, uw accountant kan in zijn kantoor ‘over uw schouder’ meekijken, enz. Uw King-administraties bevinden zich in de zwaar beveiligde bunkers van RDC Datacentrum in Amsterdam. Alleen u hebt toegang tot de gegevens, niemand anders! Bij King Online betaalt u niet een eenmalig bedrag voor de licentie, maar betaalt u maandelijks een bedrag voor de hosting en het gebruik van King. Een investering is dus niet nodig.

Doorgroeimogelijkheden Doorgroei naar een grotere versie, naar een multi-user-versie of naar een groter aantal gebruikers is altijd mogelijk (binnen de meest recente release). U betaalt dan slechts het prijsverschil tussen beide versies.

King S, SF en SI: minder kan ook Het kan ook voorkomen dat King M meer biedt dan u nodig hebt. Als u bijvoorbeeld niet met King wilt factureren, dan voldoet wellicht King SI. King SF (mét facturering) is een eenvoudige uitvoering van King M en King S is weer een eenvoudige uitvoering van King SI; S en SF missen o.a. voorlopige boekingen en nog een paar functies, maar zijn daardoor wel weer wat goedkoper.


King-versies Overzicht van de mogelijkheden

Boekhouden • aansluiting met vorig boekjaar (boeken in vorige/huidige boekjaar tegelijk) • voorlopige boekingsgangen invoeren/wijzigen • definitieve journaalposten achteraf beperkt wijzigen • automatische boekingen • defaults bij invoeren boekingen instelbaar per dagboek • rekeningschema vrij instelbaar • debiteuren en crediteuren geïntegreerd in het rekeningschema • balans in willekeurige volgorde, specificatieniveau instelbaar • balans op scherm, balans afdrukken • balans/mutaties per kostenplaats/kostendrager • boeken in elke valuta • mutaties inzien/afdrukken van journaal, dagboek, grootboek • afdrukken van kant-en-klaar aangifteformulier Omzetbelasting Relatiebeheer • naast debiteuren en crediteuren 1000 andere NAW-bestanden • met contactpersonen/gezinsleden, met verzendadressen • debiteurgroepen • relaties kopiëren van ene naar andere NAW-bestand • layout afdrukken/etiketten instelbaar • koppeling met e-mail, bijv. Outlook • afdrukken (samenvoegen) naar MS Word-document • extra invoerrubrieken • defaults bij invoeren NAW-gegevens instelbaar • exporteren NAW-gegevens naar bestand t.b.v. samenvoegen • etiketten afdrukken o.b.v. selectiecodes Orderinvoer/Facturering/Levering • facturering en levering apart of gecombineerd • orders met tariefregels en tekstregels, vanaf MA ook artikelregels • deelfacturatie/deellevering • bijhouden orderstatus: concept, goedgekeurd, vrijgegeven voor facturering, vrijgegeven voor verzamellijst, verzamellijst afgedrukt, verzamellijst verwerkt, vrijgegeven voor levering • kredietbewaking • afdrukken orderbevestiging, proformanota • afdrukken verzamellijst (picklist), pakbon • defaults bij orderinvoer instelbaar • overzichten van openstaande orders • reserveren goederen bij invoer/goedkeur order, voorraad afboeken bij levering • batch-facturering, directe facturering (baliefacturering) • contributie-orders (automatische ordergeneratie van contributies/abonnementen voor debiteuren/contactpersonen) • prijsafspraken per debiteur/debiteurgroep en artikel/ opbrengstgroep Openstaande posten/Aanmaningen • aanmaningen/rekeningoverzichten/bellijst • blokkeren debiteuren of afzonderlijke posten voor aanmaningen • aanmaningenteller bijhouden per post • ouderdomsanalyse • afdruk kredietoverschrijdingen • factuurbedrag automatisch te verhogen met administratiekosten

Bestelmodule Prijsafspraken Twee magazijnen per artikel Omzetstatistieken Vertegenwoordigers Voorraadmodule Magazijnontvangsten Artikelen reserveren Artikelenstambestand Levering goederen Pakbonnen Orderinvoer o.b.v. artikelen Deelfacturering/deellevering Contributie-orders Orderinvoer o.b.v. tarieven Instelbare defaults bij orderinvoer/facturering Tarieven Facturering (batch en direct) Orderbevestigingen en proformanota’s Openstaande posten Aanmaningen Automatische boekingen Budgettering Kostenplaatsen/kostendragers Voorlopige boekingen invoeren/wijzigen Definitieve boekingen invoeren Aansluiting met vorig boekjaar Vreemde valuta’s Balans en resultatenrekening afdrukken Dagboeken, journaal en grootboek Exporteren stamgegevens/financiële gegevens Exporteren NAW-gegevens voor samenvoegen Relatiebeheer Telebankieren met alle grote banken Telebankieren met Girotel Multi-user leverbaar Client/server-installatie mogelijk Voor actuele prijzen: www.kingsoftware.nl > King > Prijslijst

Kies een standaardpakket: alleen boekhouden (King S en King SI), of boekhouden én factureren (King SF en King M), eventueel aangevuld met artikelen (King MA) of een voorraadadministratie (King L en King XL). Een overzicht van los bij te kopen functies (opties) vindt u op pagina 22.

S

SF

SI

M

MA

L

XL

Budgettering • jaar- en periodebudgetten per grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, rubriek, paragraaf, subparagraaf • budgetten automatisch te bepalen o.b.v. de cijfers van vorig boekjaar Artikelen • artikelstamgegevens, incl. adviesprijs, inkoopprijs • per artikel meerdere EAN-codes • per artikel twee afbeeldingen • per artikel twee magazijnen • omschrijvingen in meer regels en verschillende talen • extra invoerrubrieken • back-orders inzien/afdrukken • leverbare backorders afdrukken • wijzigen prijzen en verwerken prijswijzigingen apart • etiket-layout vrij instelbaar • artikelmutaties inzien/afdrukken Voorraad • voorraadoverzichten afdrukken • besteladvieslijst afdrukken • registratie magazijnontvangsten • inkoopfactuur kan tegelijk met de magazijnontvangst worden geboekt • bestelmodule, match bestelling/magazijnontvangst • reserveringen inzien/afdrukken • invoeren voorraadcorrecties (bijv. inventarisatie) Omzetstatistieken • inzien/afdrukken omzet per debiteur/artikel/opbrengstgroep/ tarief • inzien/afdrukken omzet per vertegenwoordiger • vertegenwoordiger gekoppeld aan gebruikerscode • vertegenwoordiger gekoppeld aan order Export • exporteren stamgegevens / financiële gegevens naar bestand • beschikbare export-bestandsformaten: xml, html, ascii, MS Excel, MS Access, QuattroPro En verder natuurlijk … • vreemde valuta’s • betalingscondities • leveringscondities • taalcodes • client/server-installatie mogelijk • multi-user mogelijk • gebruikerscodes per administratie • blokkeren periodes • instelbaar hoofdmenu, werkbalken


Wat kan King? Toelichting op de mogelijkheden Hier volgt een korte beschrijving van de belangrijkste mogelijkheden van King. U kunt hier lezen wat King allemaal kan, hoe u het pakket aan uw eisen en wensen kunt aanpassen en welke management-informatie u kunt genereren. Als u iets wilt weten wat u in deze brochure niet kunt vinden, belt u dan gerust met onze afdeling Verkoop.

De basis van elk boekhoudprogramma

Instelbare defaults bij invoeren boekingen

De financiële administratie werkt zoals u van een gerenommeerd pakket als King mag verwachten: bij het invoeren van de journaalposten helpt het programma u waar mogelijk; u kunt een grootboekrekening snel vinden via gemakkelijke zoekvensters; King weet of een bepaalde post gewoonlijk debet of credit geboekt wordt; debiteuren en crediteuren kunt u niet alleen vinden via het nummer of de zoekcode van de debiteur/crediteur, maar ook via het factuurnummer of het factuurbedrag.

Per dagboek kunt u een aantal gegevens vastleggen, zoals de dagboeksoort en de te gebruiken tegenrekening. Ook instellingen zoals de BTWboeking (bij de debiteur/crediteur boeken of bij de kosten/opbrengsten) kunt u hier kwijt. Daarnaast kunt u ook de default-waardes voor de rubrieken instellen. Als u bijvoorbeeld bij boekingen in dit dagboek als omschrijving van een journaalregel altijd de rekeningnaam (of de zoekcode) van de vorige journaalregel in wilt vullen, dan geeft u dat hier op als default en u kunt de rubriek bij het invoeren van journaalregels gewoon overslaan!

Voorlopige en definitieve boekingen Invoeren boekingen Journaalregels die bij elkaar horen vormen een journaalpost. Journaalposten moeten altijd in evenwicht zijn. Journaalposten die in een bepaalde sessie worden ingevoerd, vormen een boekingsgang. We onderscheiden voorlopige boekingsgangen (waarvan de journaalposten nog gewijzigd kunnen worden) en definitieve boekingsgangen. Hier ziet u in het bovenste gedeelte de journaalregels van een journaalpost, en in het onderste gedeelte de details van de laatst ingevoerde journaalregel. De rubriek “Bedrag” is geselecteerd, en omdat dat een numerieke rubriek is, kunt u hier een rekenmachine oproepen via de knop rechts van de rubriek.

Werken in twee boekjaren tegelijk Met de module ‘Aansluiting met vorig boekjaar’ (standaard in alle King-versies) is het geen probleem om alvast aan het nieuwe boekjaar te beginnen terwijl het oude boekjaar nog niet is afgesloten. Met ‘Aansluiting met vorig boekjaar’ kunt u de journaalregels die er in het oude boekjaar zijn bijgekomen, op elk willekeurig moment laten opnemen in de beginbalans van het nieuwe boekjaar. De beginbalans van het nieuwe boekjaar sluit dan weer 100% aan op de gegevens van het oude boekjaar. Deze proce dure kan meermalen worden uitgevoerd.


Ingevoerde journaalposten worden opgenomen in een boekingsgang. Een boekingsgang bevat de journaalposten van bijvoorbeeld telebankieren, een factureergang of het inboeken van inkoopfacturen. U hebt de keuze uit voorlopige en definitieve boekingsgangen. Voorlopige boekingsgangen kunnen nog worden gewijzigd of verwijderd, van definitieve boekingsgangen kan alleen de omschrijving worden gewijzigd; deze kunnen niet meer worden verwijderd. De gegevens van voorlopige boekingsgangen kunnen ook worden opgenomen in financiële overzichten, zoals de dagboeken, het grootboek, de balans en de openstaande posten; u hebt dan toch een volledig overzicht van uw financiële situatie. Voorlopige boekingen kunnen ook worden meegenomen in overzichten voor extern gebruik, zoals aanmaningen of de BTW-aangifte.

Dagboeken, Journaal en Grootboek De ingevoerde boekingen zijn gemakkelijk terug te vinden in het Dagboek (alle boekingen van een bepaald boekstuk bij elkaar), in het Journaal (alle boekingen in volgorde van verwerking) en in het Grootboek (alle boekingen op een bepaalde grootboekrekening, dus ook van een bepaalde debiteur of crediteur, gesorteerd op referentienummer of op boekdatum).

Vreemde valuta’s

Valuta’s

Naast de basisvaluta kan een onbeperkt aantal vreemde valuta’s worden bijgehouden. Voor elke valuta wordt de koers per periode bijgehouden, en ook het saldo in die betreffende valuta. Zodoende kunt u direct uw ‘positie’ in elke valuta aflezen. Op een grootboekrekening (dus ook op een debiteur of crediteur) kunt u in iedere willekeurige valuta boeken. Koersverschillen worden automatisch verwerkt.

In het bovenste venster kunt u een valuta opzoeken, toevoegen of verwijderen. U kunt sorteren op valutanummer, valutacode of omschrijving. Het aantal vreemde valuta’s is onbeperkt. De gegevens van een valuta ziet u in het onderste venster, te beginnen met de stamgegevens. Op het tabblad Algemeen kunt u o.a. de koersverschillenrekening invullen voor deze valuta. Met de info-knop (die met de i) kunt u direct het zoekvenster met de grootboekrekeningen op scherm vragen. De Koersen & Saldi (uw positie in deze valuta) staan op het andere tabblad.

Periodes De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij, als het boekjaar maar precies één jaar omvat. De kortst mogelijke periode is één dag; het aantal periodes is verder onbeperkt. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk, bijvoorbeeld van 1 oktober t/m 30 september. De boekdatum bepaalt tot welke periode een journaalpost behoort. Hierdoor is het altijd mogelijk om in elke gewenste periode te boeken. U kunt ook achteraf wijzigingen aanbrengen in de beginbalans. Periodes hoeven niet te worden afgesloten, zodat alle historische informatie gedurende het gehele boekjaar beschikbaar blijft. Het is echter wel mogelijk om een of meer periodes af te grendelen, wanneer deze bijvoorbeeld reeds door de accountant zijn gecontroleerd. In afgegrendelde periodes kan dan niet meer geboekt worden. Afgegrendelde periodes kunt u wel weer vrijgeven.

Zoekvenster grootboekrekeningen In dit zoekvenster vindt u alle grootboekrekeningen. U kunt weer zoeken op elke kolom, of gewoon een nummer of zoekcode intikken. Rechts kunt u aangeven welke soorten rekeningen getoond moeten worden; u kunt dus eenvoudig alle debiteuren crediteurrekeningen weglaten, of juist alle resultaten-, kosten- en opbrengstenrekeningen.

Automatische boekingen Al jarenlang standaard in King: de mogelijkheid om regelmatig terugkerende boekingen buiten de financiële administratie om vast te leggen (boeking en tegenboeking) en deze periodiek te verwerken. Dit is uitermate handig voor bijvoorbeeld afschrijvingen, huur of verdeling van verzekeringspremies over verschillende periodes. Als het door te boeken bedrag volledig doorgeboekt is, dan vervalt de automatische boeking. Dit gebeurt als bijvoorbeeld een machine na een aantal periodes of boekjaren geheel is afgeschreven.

Mutatievenster grootboekrekeningen Ook hier vindt u de belangrijkste gegevens van een grootboekrekening bovenaan, terwijl de overige gegevens overzichtelijk zijn ondergebracht op tabbladen. Per grootboekrekening kunt u ook kostenplaatsen en kostendragers opgeven.


NAW-gegevens Hier ziet u de gegevens van een debiteur. Bovenaan staan de belangrijkste gegevens, de rest is verdeeld over een aantal tabbladen, zoals het correspondentie-adres. Met de driehoekjes rechtsboven kunt u snel naar de eerste, vorige, volgende of laatste debiteur bladeren. Met de knop “Zoeken” kunt u het zoekvenster met de debiteuren opvragen. Daaronder vindt u een aantal zelf te benoemen extra invoerrubrieken, hier “Regiocode” en “Website-beheer”. Nog meer extra gegevens kunt u kwijt op het tabblad Opmerkingen. Niet alleen voor de debiteur is er een aparte rubriek voor het e-mail-adres, maar ook voor elke contactpersoon van de debiteur. Vanuit deze rubriek kan direct uw e-mail-client, bijv. Outlook, worden gestart.

Zoekvenster crediteuren Dit is het zoekvenster van de crediteuren. De gegevens zijn in eerste instantie gesorteerd op crediteurnummer. Als u klikt op “Zoekcode” in de kop van de kolom, worden ze gesorteerd op zoekcode in oplopende volgorde (de kleinste eerst), en als u nogmaals klikt op “Zoekcode”, worden ze gesorteerd in aflopende volgorde. U kunt sorteren op elke zichtbare kolom, dus ook op naam, woonplaats, enz. U kunt ook gewoon een nummer of zoekcode intikken in het veld onderaan op het scherm. De volgorde en de

Automatische tegenboeking Daarnaast kent King ook andere vormen van automatische boekingen. Aan een grootboekrekening kan een tegenrekening worden gekoppeld, zodat er bij het boeken op die grootboekrekening automatisch een tegenboeking op die tegenrekening gemaakt wordt. Alle facturen van bijvoorbeeld KPN worden dan automatisch geboekt op Telefoonkosten, die van het schoonmaakbedrijf op Schoonmaakkosten, enz.

Telebankieren Telebankieren is mogelijk met alle versies. Met King S en SF kunt u bestanden van de Postbank verwerken (Girotel); telebankieren met de overige banken (ABN-AMRO, ING-bank, Rabobank, enz.) zit standaard in de grotere versies, en kan als optie worden aangeschaft voor King S en SF. De openstaande posten van de crediteuren kunnen gemakkelijk verwerkt worden tot betalingsopdrachten. Per crediteur kunt u aangeven, of die in de betalingsopdrachten moet worden meegenomen. Creditnota’s kunnen verrekend worden met te betalen facturen. Betalingen kunnen geagendeerd worden, zodat ze precies op de vervaldatum worden betaald. U kunt verschillende facturen voor dezelfde crediteur in één bedrag betalen, zodat u bespaart op bankkosten.

breedte van de kolommen kunt u zelf bepalen door met de kolommen te schuiven. U kunt een crediteur selecteren door op de regel te dubbelklikken of door op de knop Wijzigen te klikken. U kunt hier ook crediteuren toevoegen en verwijderen.

Extra invoerrubrieken Meer invoerrubrieken nodig dan de standaardrubrieken van King? Geen probleem. Voor debiteuren, crediteuren, contactpersonen en andere relaties, verzendadressen en artikelen kunnen onbeperkt extra invoerrubrieken worden aangemaakt. Het type rubriek is instelbaar: een tekst- of getalveld, selectievakje of keuzelijst, enz. In de zoekvensters kan ook op extra rubriek worden gezocht. De extra rubrieken kunnen worden afgedrukt op o.a. facturen, orderbevestigingen, proformanota’s en pakbonnen; de vrije artikelrubrieken ook op bestelbrieven.


Debiteuren, Crediteuren en andere Relaties Per relatie (debiteur, crediteur) kunt u de gebruikelijke stamgegevens bijhouden: naam, vestigingsadres, correspondentieadres, een onbeperkt aantal verzendadressen en contactpersonen of gezinsleden, financiële gegevens, een onbeperkt aantal zelf te definiëren extra invoerrubrieken, enz. Daarnaast kunt u per relatie commentaar opslaan in extra tekstregels (opmerkingen). Met de Ledenadministratie kunt u automatisch facturen genereren voor abonnementen of lidmaatschappen, op basis van contributiecodes en selectiecodes. Aan de hand van de postcode wordt automatisch de woonplaats ingevuld, alsmede het kengetal van het telefoonnummer. De taalcode bepaalt de taal van facturen, aanmaningen, prijslijst, enz. De gegevens van een debiteur kunnen worden gekopieerd naar een crediteur of relatie (en andersom).

Orderinvoer en Facturering Tijdens het invoeren van een order wordt het ordertotaal op het scherm getoond, terwijl er ook gecontroleerd wordt op de kredietruimte (kredietlimiet minus openstaand saldo minus openstaande orders). Per order kunt u vastleggen of op de factuur de prijzen inclusief of exclusief BTW worden afgedrukt. Ook de valuta kan per order verschillend zijn. Op basis van een order kunt u een orderbevestiging of een proformanota afdrukken. Per order wordt de status bijgehouden: concept, goedgekeurd, vrijgegeven voor verzamellijst, verzamellijst afgedrukt, verzamellijst verwerkt, vrijgegeven voor levering, vrijgegeven voor facturering. Prijsafspraken kunnen tijdens de orderinvoer worden vastgelegd of gemuteerd. Met de factureermodule van King hebt u de mogelijkheid om de factuur-layout zelf in te stellen, al dan niet voorzien van een aangehechte acceptgiro. De facturen kunnen ook worden afgedrukt op losse acceptgiro’s. U kunt facturen direct afdrukken, of eerst de orders invoeren en daarna alle facturen afdrukken (ook verzamelfacturen). De boekingen van de facturering worden bij de facturering automatisch aangemaakt.

Invoeren orders Per order worden veel vaste gegevens bijgehouden, zoals de betalings- en leveringsconditie en de valutacode van de debiteur. U zult die gegevens echter niet steeds opnieuw willen invoeren. Daarom kunt u die vaste gegevens voor orders (eenmalig) vastleggen. U komt dan direct op het tabblad Orderregels. Ook hier kunt u vooraf allerlei instellingen vastleggen, zodat de order snel en efficiënt kan worden ingevoerd. Een orderregel is een artikelregel, tariefregel of tekstregel. Op het scherm kunt u direct het ordertotaal zien, zowel inclusief als exclusief BTW. King kan bij orderinvoer een melding geven bij openstaande posten en/of overschrijding van de kredietlimiet. Na invoer van een order kan direct een factuur worden afgedrukt en een betaling worden geboekt. Ingevoerde orders kunnen ook worden verzameld, zodat de facturering op een later tijdstip kan plaatsvinden. In dat geval kunnen meer orders voor dezelfde debiteur op één verzamelfactuur worden afgedrukt.

Openstaande posten De openstaande posten van Jansen & De Groot staan in

Openstaande posten

het bovenste deel van het

U kunt per debiteur de mutaties, deelbetalingen en openstaande posten op het scherm weergeven. U kunt een overzicht afdrukken van alle openstaande posten per debiteur met ouderdoms-analyse, of een overzicht van de debiteuren in volgorde van het openstaande saldo. Het is mogelijk om per openstaande post opmerkingen in te voeren. Er verschijnt dan (desgewenst) een melding tijdens het boeken en bij een betaling op die factuur. Dat is gemakkelijk bij vooruitbetalingen: zodra de betaling binnen is krijgt u een melding en kunt u de bestelling uitleveren. Openstaande posten kunnen ook geblokkeerd worden. Een geblokkeerde openstaande post telt niet mee bij de bepaling of er een aanmaning verstuurd moet worden, en er kan ook niet op geboekt worden. Zo voorkomt u dat een dispuutfactuur wordt afgeboekt, terwijl de betaling voor een andere factuur bestemd was. Van elke openstaande post wordt een overzicht bijgehouden met daarin de relevante gegevens: factuurdatum, vervaldatum, factuurbedrag, deelbetalingen, openstaand saldo, eventuele betalingskorting of kredietbeperking, geblokkeerd of niet, aantal keren aangemaand, een eventuele opmerking of melding, enz.

venster. De details van een openstaande post vindt u in het onderste gedeelte. Niet alleen de omschrijving en de vervaldatum kunt u hier wijzigen, maar ook de status: u kunt een openstaande post eenvoudig blokkeren voor aanmaningen (dispuutfactuur), en u kunt ook instellen dat King een melding moet geven als er een betaling op deze factuur plaatsvindt (bijvoorbeeld als er pas geleverd mag worden na ontvangst van de betaling). Ook gegevens als deelbetalingen, betalingskorting, kredietbeperking en het aantal aanmaningen kunnen hier worden ingezien. Via de knop “Vaste gegevens OSP” kunt u o.a. de volgorde instellen waarin de openstaande posten auto matisch worden afgeletterd, en met de andere knoppen kunt u direct alle relevante gegevens opvragen: NAW-gegevens, mutaties en rekeningsaldi.


Instelbare layouts De layout van de NAWlijsten en -etiketten, facturen, orderbevestigingen, proformanota’s, pakbonnen, artikeletiketten, bestelbrieven en prijslijsten is geheel vrij instelbaar. U kunt precies aangeven waar welk veld moet worden afgedrukt, welke tekst ervóór komt, welk lettertype, welke kleur, hoeveel decimalen, enz. U kunt ook plaatjes toevoegen. Rekenvelden zijn ook mogelijk. Er zijn eigenlijk zóveel instelmogelijkheden, dat het instellen van een layout wellicht erg inge wikkeld lijkt. Om u toch snel op weg te helpen, worden er standaard-layouts meegeleverd, die u eenvoudig aan uw eigen wensen aan kunt passen. Op het afdrukvoorbeeld kunt u steeds zien hoe de afdruk er uit gaat zien. In dit afdrukvoorbeeld kunt u ook zoeken op tekst of getal.

Afletteren van openstaande posten De openstaande posten van een debiteur of crediteur kunt u tijdens het invoeren van boekingen opvragen om betalingen af te letteren. Hierbij kunt u zowel de definitieve als de voorlopige boekingen mee laten tellen. Openstaande posten kunnen automatisch worden afgeletterd. Bij kas-, bank en giroboekingen hoeft u alleen het bedrag en de debiteur in te voeren en komt King zelf met de bijbehorende openstaande posten. U kunt hierbij zelf instellen in welke volgorde King de posten moet aflopen: in volgorde van vervaldatum, factuurdatum of factuurnummer. Als u niet weet van wie een betaling afkomstig is, kunt u een openstaande post, en daarmee de debiteur, ook opzoeken aan de hand van het factuurnummer of het betaalde bedrag.

Rekeningoverzichten, Aanmaningen en Bellijsten Exploitatie-overzicht Het exploitatie-overzicht geeft u informatie over de kosten, opbrengsten en behaalde marge, bijvoorbeeld per opbrengstgroep of van een bepaalde kostenplaats of project. Het overzicht is vrij instelbaar (duizend verschillende indelingen zijn mogelijk!) en kan ook worden afgedrukt.

U kunt automatisch rekeningoverzichten of aanmaningen versturen naar uw debiteuren. U kunt een bellijst afdrukken van debiteuren die onlangs een aanmaning hebben ontvangen en nog steeds niet betaald hebben, zodat u weet wie u moet bellen voordat u een volgende aanmaning gaat versturen. De periode tussen vervaldatum en eerste aanmaning is instelbaar, evenals de periode tussen eerste aanmaning en bellijst voor eerste aanmaning, de periode tussen eerste en tweede aanmaning, enz. Op het aanmaningenoverzicht kunt u zien hoe vaak iemand is aangemaand voor zijn openstaande posten.

Overzichten Op elk moment kan, met één druk op de knop, een resultatenrekening worden gegenereerd. De balans kan in elke willekeurige valuta worden weergegeven. Er kunnen cumulatieve ‘van-tot’-overzichten worden gegenereerd van allerlei gegevens. Ter vergelijking kan de huidige periode naast voorgaande periodes worden gezet, of het huidige boekjaar naast het vorige boekjaar (op scherm).


Balans en Resultatenrekening Alle rekeningsaldi vindt u terug in de Proefbalans; deze sluit uiteraard automatisch aan op de saldi van de grootboekmutaties. De Proefbalans kan worden gesaldeerd tot de Saldibalans, waarna de Resultatenrekening en de Eindbalans een duidelijk overzicht geven van de financiële positie van de onderneming. De volgorde waarin de grootboekrekeningen op de balans worden afgedrukt kunt u zelf bepalen: in volgorde van rekeningnummer of in een van de zelf te definiëren, variabele volgordes. De mate van detaillering is ook instelbaar tot op rekeningniveau. Een derde mogelijkheid is een variabele balans in scontro-vorm. Hierbij worden eerst de kosten en opbrengsten afgedrukt op een resultatenrekening. Vervolgens wordt een balans afgedrukt met links de activa en rechts de passiva.

Kostensoorten, Kostenplaatsen en Kostendragers U kunt kostensoorten uitsplitsen naar verschillende afdelingen, bijvoorbeeld verwarmingskosten en personeelskosten naar kantoor, magazijn en expeditie. Per kostensoort kunt u dan gemakkelijk terugvinden hoe het totaalbedrag is verdeeld over de verschillende afdelingen; per kostenplaats kunt u zien welke kostensoorten er naar de betreffende afdeling zijn doorbelast. Een extra dimensie vormen de kostendragers; hiermee kunnen de kosten van verschillende kostenplaatsen worden doorbelast naar een kostendrager (bijvoorbeeld een product). Balans en grootboekmutaties kunnen worden afgedrukt per kostenplaats of kostendrager.

Balans De balans kan ook op scherm worden weergegeven, eventueel met de bedragen van een ander boekjaar ter vergelijking, of in een andere valuta. Als de cursor-balk op een grootboekrekening staat, kunt u via de knop Mutaties direct de bijbehorende mutaties opvragen!

Variabele balans In King 4 was dit al een mooie functie: de mogelijkheid om balansen in verschillende volgordes af te drukken. De mogelijkheden zijn verder uitgebreid, en de bediening is alleen maar eenvoudiger geworden: u stelt zelf de structuur samen en sleept met de muis de grootboekrekeningen naar de juiste rubriek, paragraaf of subparagraaf. Ook kan er per rubriek, paragraaf of subparagraaf een budget worden ingevoerd. Op basis daarvan kan dan een prognose worden afgedrukt.

Relatiebeheer en Mailings Per adres kunt u allerlei selectiecodes toekennen, zoals junior, senior, krijgt de wintercatalogus, moet bezocht worden. Het programma kan selecteren op basis van deze codes, en bepaalde adressen op een lijst of op etiketten afdrukken, of wegschrijven naar een bestand. Voor een mailing kunnen de adressen geheel automatisch op etiketten worden afgedrukt volgens de normen van de TPG (de voormalige PTT-Post), compleet met KIX-code. Daardoor kunt u besparen op de portokosten. De gekozen selecties kunnen worden opgeslagen.

Contributie - orders Als u een heleboel gelijksoortige orders voor verschillende debiteuren tegelijk wilt invoeren, bijv. voor contributies of abonnementen, dan kunt u dat ook automatiseren. Aan de hand van de selectiecodes van de debiteuren kunt u aangeven wat er aan elke debiteur in rekening moet worden gebracht. U kunt ook vaste tekstregels toevoegen en vervolgens met één druk op de knop de orders genereren en eventueel direct factureren.


Artikelen Het artikel-invoervenster. Bovenaan ziet u het artikelnummer (20 posities, alfanumeriek), de zoekcode en de interne artikelomschrijving. Op de tab Omschrijvingen kunt u per taalcode de omschrijving vastleggen die op documenten zoals de factuur en de bestelbrief wordt afgedrukt. Op de tab Vrije rubrieken staan de extra invoerrubrieken die door de gebruiker kunnen worden aangemaakt. Per artikel is er een vaste leverancier; bij het invoeren van magazijnontvangsten bent u aan die vaste leverancier overigens niet gebonden.

Info artikelen U hebt een klant aan de lijn die een bepaald artikel wil bestellen. U wilt dan snel zien of dat artikel op voorraad is en hoeveel die klant daarvoor moet betalen. Dat kan met programma Info artikelen. U ziet hier alle informatie van het artikel op één venster bijelkaar. Aanvullende informatie (bijvoorbeeld de voorraad uitgesplitst naar magazijn) kan via de knop Informatie worden opgevraagd.

Artikelen Per artikel kunnen tal van gegevens worden bijgehouden: omschrijvingen per taalcode, kostprijs en verkoopprijs, met de BTW-code van de kostprijs en verkoopprijs, de adviesprijs, de minimumvoorraad per magazijn, EAN-codes, twee afbeel– dingen, enz. Voor de vaste leveranciervan dat artikel kunt u o.a. de artikelomschrijving van die leverancier bijhouden, de bestelgrootte, de ordergrootte en de inkoopprijs. Daarnaast kan voor de artikelen een onbeperkt aantal extra invoerrubrieken worden aangemaakt, die ook afgedrukt kunnen worden op o.a. de factuur en de bestelbrief. Artikelen kunnen worden bijgehouden met of zonder voorraad. Van de voorraadartikelen worden de voorraad, de voorraadmutaties, de reserveringen, de backorders en de omzet bijgehouden. Die gegevens kunnen overigens ook per debiteur worden opgevraagd. De boekwaarde wordt bijgehouden tegen vaste verrekenprijs (artikelkostprijs). Per artikel kunnen één (L) of twee (XL) magazijnlocaties worden bijgehouden, met elk één locatie, bijv. het schapnummer. Het wijzigen van artikelprijzen verloopt in King in twee stappen. Eerst legt u de prijswijzigingen vast: dat kan de kostprijs zijn, de verkoopprijs of beide. Prijzen kunnen ook per leverancier of opbrengstgroep worden verhoogd of verlaagd met een vast percentage. Vervolgens kunnen op elk willekeurig moment die prijswijzigingen worden geactiveerd. Bij een wijziging van de kostprijs worden automatisch journaalposten aangemaakt om de boekwaarde van de voorraad aan te passen.

Verzamellijst In veel bedrijven zal de verkoper na het invoeren van de order niet zelf naar het magazijn lopen om de te leveren artikelen te pakken, maar wordt dit overgelaten aan de magazijnmedewerker(s). Om dit proces in goede banen te leiden kunt u gebruik maken van de verzamellijst (magazijn-picklist). De procedure is als volgt: de verzamellijst wordt afgedrukt, de magazijnmedewerker gaat met deze lijst het magazijn in en verzamelt de goederen. Eventuele afwijkende aantallen noteert hij/zij op de lijst, bijvoorbeeld omdat de beschikbare voorraad onvoldoende blijkt te zijn. De correcties op de verzamellijst worden vervolgens in de verkooporder verwerkt, zodat deze de juiste aantallen bevat. Vervolgens kan de order worden ‘vrijgegeven voor levering’.


Levering

Leveren

De levering van de goederen kan in King vóór, na of tegelijk met de facturering plaatsvinden. Tegelijk met de levering kunnen de pakbonnen worden afgedrukt. Per order kan worden ingesteld of deellevering en zijn toegestaan. Bij de levering kan een verwerkingsverslag (welke orders zijn wel/niet geleverd) en een financieel verslag worden afgedrukt. De journaalposten voor de levering en de voorraadmutaties worden automatisch aangemaakt. Er kan een overzicht worden afgedrukt van de leverbare backorders, dus van de artikelen die in backorder staan maar die inmiddels weer geleverd kunnen worden. Dit overzicht kan afgedrukt worden per artikel of per order. Is de voorraad niet toereikend voor álle backorders, dan kunt u zelf bepalen welke order de hoogste prioriteit heeft en welke order nog even moet wachten.

De orders die zijn ‘vrijgegeven voor levering’ kunnen worden uitgeleverd, al dan niet via een verzamellijst (pick list). Er kan daarbij een pakbon worden afgedrukt. De te leveren orders zijn te selecteren op debiteur, ordernummer, magazijn en leverdatum. Via de knop Sluitregels kunt u op de pakbonnen een extra tekstregel afdrukken.

Magazijnontvangsten Tegelijk met de magazijnontvangsten kunnen de inkoopfactuur en de prijsverschillen worden geboekt

Magazijnontvangsten

(als u de artikelen

De binnenkomende goederen kunnen in King worden geregistreerd. U kunt zelf aangeven of de inkoopfactuur gelijk moet worden geboekt en tegen welke prijs de artikelen moeten worden ingevoerd: de vaste verrekenprijs of de werkelijke inkoopprijs. Afhankelijk van uw keuze kunnen ook de eventuele prijsverschillen gelijk worden geboekt. Magazijnontvangsten kunnen worden ingevoerd zonder dat ze direct administratief worden verwerkt. De administratieve verwerking kan namelijk ook achteraf worden uitgevoerd, op elk willekeurig moment. De voorraad wordt dan automatisch bijgewerkt. Defaults bij het invoeren van de magazijnontvangsten zijn instelbaar. In combinatie met de Bestelmodule kan bij het invoeren van de binnengekomen goederen gebruik worden gemaakt van de gegevens van de geplaatste bestellingen. U hoeft alleen het ontvangen aantal te controleren en eventueel de inkoopprijs in te voeren, en kunt de hele bestelregel zó overnemen naar de magazijnontvangst. Dubbel invoerwerk blijft u dus bespaard. Bovendien kan op die manier in de bestelling worden bijgehouden of alle bestelde artikelen ook binnengekomen zijn.

invoert tegen de werkelijke inkoopprijs). Ingevoerde magazijnontvangsten blijven bewaard en hoeven dus niet gelijk administratief te worden verwerkt. Per magazijnontvangst kan worden aangegeven of die is goedgekeurd. Alleen goedgekeurde magazijnontvangsten kunnen worden verwerkt in de King-administratie.

Voorraadoverzichten Een voorbeeld van het afdrukvenster van het voorraadoverzicht. U kunt aangeven of alle artikelen moeten worden afgedrukt, of alleen de artikelen met een magazijnvoorraad of vrije voorraad ongelijk aan nul. Een andere optie is de afdruk Magazijnvoorraad, waarop tevens de totale boekwaarde wordt aangegeven.


Bestellingen

Afwijkende prijs Als bij de orderinvoer van een artikel voor die debiteur een afwijkende prijs wordt gebruikt, wordt dat aangegeven met een sterretje. Een rood sterretje bij een nieuwe afwijkende prijs, en een zwart sterretje bij een bestaande prijsafspraak. Een nieuwe prijsafspraak kunt u desgewenst gelijk opslaan, zodat het programma de volgende keer direct met die prijs komt. Gaat het om een eenmalige korting, dan hoeft u de afwijkende prijs natuurlijk niet vast te leggen en kiest u voor Nee.

Met King L kan een besteladvieslijst worden afgedrukt, die rekening houdt met minimumvoorraad en bestelgrootte. De XL-versie bevat een complete bestelmodule, waarmee de bestellingen kunnen worden aangemaakt. Geplaatste bestellingen blijven bewaard, en King houdt daarin bij hoeveel bestelde eenheden inmiddels ontvangen zijn en hoeveel er nog binnen moeten komen. U kunt dus altijd een overzicht opvragen van de openstaande bestellingen.

Prijsafspraken Omzetstatistieken De omzet kan worden ingezien en afgedrukt per artikel, debiteur, tarief of opbrengstgroep. De marge kan worden weergegeven als bedrag en als percentage. De omzetgegevens kunnen eventueel worden uitgesplitst naar periode.

Budgettering

Vertegenwoordiger

U kunt een jaarbudget vastleggen voor een groot-

Elke order kan aan een vertegenwoordiger worden gekoppeld. Elke vertegenwoordiger kan zodoende een overzicht opvragen van zijn/haar openstaande orders. De omzet per vertegenwoordiger wordt geboekt bij de facturatie van de order. Per vertegenwoordiger kan de provisieberekening worden vastgelegd. Ook kan elke vertegenwoordiger aan een gebruikerscode worden gekoppeld, zodat wanneer King door medewerker N wordt gestart, automatisch de bijbehorende vertegenwoordigercode wordt geselecteerd bij de orderinvoer. De omzet per vertegenwoordiger kan worden ingezien / afgedrukt, eventueel uitgesplitst naar periode, debiteur, artikel, tarief of opbrengstgroep.

boekrekening, een (sub)paragraaf of een rubriek van het rekeningschema, een kostenplaats of een kostendrager. Dat jaarbudget kunt u dan volgens een bepaalde sleutel, de budgetverdelingscode, verdelen over de periodes. Het is ook mogelijk periodebudgetten handmatig in te voeren, dus zonder gebruik te maken van een budgetverdeling. U kunt een onbeperkt aantal budgetverdelingen vastleggen. In dit scherm kunt u de budgetverdeling invoeren voor de verdelingscode “seizoen”. Hier is het budget in de winter kennelijk lager dan in de zomer.


In King kunt u prijsafspraken vastleggen voor een combinatie van debiteur / debiteurgroep en artikel/opbrengst-groep. Die afwijkende prijs kan een korting zijn, een verkoopprijs of beide. Afwijkende prijzen per debiteur/artikel kunnen ook tijdens de orderinvoer worden vastgelegd of gemuteerd. Het programma komt standaard met de meest specifieke prijsafspraak (en als er geen prijsafspraak is, dan gewoon met de standaardprijs en -korting). Op de prijslijsten per debiteur en per debiteurgroep, wordt uiteraard rekening gehouden met de geldende prijsafspraken.

Management-overzichten

Exporteren

King maakt gebruik van maximaal 10.000 verschillende opbrengstgroepen; de hoogte en de winstgevendheid van de verschillende soorten omzet kunnen gemakkelijk worden afgelezen. Per klant kan daarnaast de omzet (inclusief BTW) per periode worden teruggevonden, per leverancier de totale inkoopwaarde (inclusief BTW) per periode. Met de variabele verslaglegging kunnen de financiële gegevens naar eigen wens worden gerepresenteerd: de volgorde is instelbaar, het specificatieniveau en de omschrijvingen van de rubrieken, paragrafen en subparagrafen. De gegevens voor de BTW-aangifte kunnen op een duidelijk overzicht worden afgedrukt. Als optie is de module Omzetstatistieken verkrijgbaar (standaard vanaf XL), waarbij de omzet en de gerealiseerde marge per debiteur, per tarief, per artikel en per periode wordt bijgehouden.

Met een handige wizard maakt u snel een exportbestand aan met King-gegevens. De exportinstellingen blijven bewaard, zodat u die maar eenmaal hoeft vast te leggen. Een nieuwe prijslijst voor op uw website is dus in een handomdraai gerealiseerd.

Koppeling met MS Word De procedure is eenvoudig: vanuit King maakt u een Word-document aan met Kingsamenvoegvelden. Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de King-velden die u niet nodig hebt haalt u er uit, de King-velden die u wel gebruikt zet u op de juiste

Koppelingen

plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed. Als u een relatie op het

King heeft uitgebreide mogelijkheden op het gebied van uitwisseling van gegevens en koppelingen met andere applicaties. De belangrijkste stamgegevens en financiële gegevens in King kunnen in vele formaten worden geëxporteerd naar andere applicaties. Een overzicht van uw artikelen compleet met verkoopprijzen in html-formaat bijvoorbeeld is in King geen enkel probleem. U kunt gegevens exporteren naar ASCII, xml, html, MS Excel, MSAccess, QuattroPro en het klembord. Vanuit andere applicaties kunnen NAWgegevens, journaalposten, artikelen, orders en grootboekrekeningen worden aangeleverd en verwerkt in King voor Windows (optie).

scherm hebt, kunt u zijn/haar gegevens eenvoudig kopiëren naar de standaardbrief en de brief vervolgens afdrukken. Het aantal standaardbrieven dat u kunt gebruiken is onbeperkt.

Muismenu Als u op de rechtermuisknop drukt, krijgt u een context-gevoelig menu. Vastpinnen, Knippen, Kopiëren en Plakken kunt u overal gebruiken, maar BTW eruit halen en BTW erbij tellen zijn alleen mogelijk als u bij “Invoeren boekingen” (zie bladzijde 12) vanuit de rubriek “Bedrag” op de rechtermuisknop klikt.

Een handige functie binnen Windows is de mogelijkheid om gegevens op het scherm te kopiëren naar een andere rubriek of een andere applicatie. Selecteren, knippen en plakken via het klembord worden door King volledig ondersteund. De gegevens van een debiteur, crediteur of relatie kunnen op eenvoudige wijze worden samengevoegd met een MS-Word-document. Een koppeling met MS Outlook is beschikbaar voor debiteuren, crediteuren, contactpersonen en andere relaties.


Opties Uw standaardpakket op maat

Accountants-toolkit

Handmatige bestellingen

Speciaal voor accountants: toolkit met de Balanced Scorecard van Synaxion (Light) en de opties Audit-file in XML-formaat, Instelbare layouts financieel en logistiek, Uitwisseling voorlopige boekingsgangen.

Handmatig invoeren van bestellingen. Standaard vanaf XL.

I AX

Afdruk van de openstaande posten debiteuren / crediteuren zoals die op een bepaalde datum waren. Inclusief betalings- /overschrij– dingsanalyse debiteuren.

Afdrukken barcodes

L Historische openstaande posten

Afdrukken barcodes artikelen, debiteuren en crediteuren. Het barcodetype is instelbaar.

I M A L X

S FIMALX

Inkoopcombinaties

Artikelinfo met afbeeldingen Per artikel alle informatie bij elkaar die u nodig hebt als een klant u belt: prijzen (incl. prijsafspraken) en voorraadgegevens. Standaard vanaf XL.

Per debiteur aan te geven wie de factuur moet krijgen, welke prijsafspraken moeten worden gebruikt en waar de omzet op moet worden geboekt.

A L X

A L

Inlezen journaalposten in ASCII-formaat

Audit-file in XML-formaat

S F I M A L X

Export van de Audit-file (XML-formaat) voor de Belastingdienst en uw accountant.

S FIMALX Automatische bestellingen Bestellingen worden automatisch aangemaakt, om de artikelvoorraad weer op niveau te brengen. Alleen in combinatie met Handmatige bestellingen.

L X Automatische verdeling naar kostenplaatsen en kostendragers Overboeken van bedragen of aantallen van een kostenrekening naar kostenplaatsen en/of kostendragers volgens een op te geven percentageverdeling.

Importeren ASCII-bestand met journaalposten in King.

Inlezen NAW-gegevens in ASCII-formaat Importeren ASCII-bestand met NAW-gegevens in King.

S F I M A L X Inlezen artikelen in ASCII-formaat Importeren ASCII-bestand met artikelen in King.

A L X Instelbare layouts financieel Zelf in te stellen layout van de financiële overzichten.

I M A L X Instelbare layouts logistiek Zelf in te stellen layout van de logistieke overzichten.

I MALX

A L X

Exploitatie-overzicht

Koppeling met CBS-IRIS

Overzicht van kosten en opbrengsten volgens een zelf te maken indeling. Standaard vanaf MA.

King verzamelt alle gegevens die u voor de CBS-aangifte nodig hebt; periodiek exporteert u die naar CBS-IRIS.

F IM

L X

Factuur-layout per debiteur

Koppeling met webwinkel

Factuur-layout excl. en incl. BTW per debiteur instelbaar.

Uw King-administratie volledig geïntegreerd met een webwinkel.

F MALX

A L X

Factuurhistorie

Koppelingen-toolkit

Inclusief bijbehorende orders en orderregels; de factuur kan nogmaals worden afgedrukt.

Bevat de drie Inlezen ASCII-opties en de vijf XML-koppelingen.

F MALX King voor Windows Release 5 22

S F I M A L X

Meerdere magazijnen en magazijnlocaties

Uitwisseling voorlopige boekingsgangen

Per artikel voorraad bijhouden in meerdere magazijnen en per magazijn in meerdere locaties.

Uw accountant exporteert een boekingsgangen met zijn correcties; u importeert die boekingsgang weer in King.

X

I M A L X

Omzetstatistieken

Vertegenwoordigers

Bijhouden van de omzet per artikel, tarief, debiteur en opbrengstgroep, uit te splitsen naar periode. Standaard vanaf XL.

Per order kan de vertegenwoordiger worden bijgehouden, omzet wordt op de vertegenwoordiger geboekt. Standaard vanaf XL.

F MAL

F M A L

Overzicht omzet per debiteur per BTW-rekening

XML-koppeling artikelen

Inclusief afdruk van de Intracommunautaire leveringen.

Importeren en exporteren van XML-bestand met artikelen.

F IMALX

A L X

Partijenregistratie

XML-koppeling grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers

Per artikel meer partijen bij te houden, eventueel met aparte kostprijs en verkoopprijs. Ook geschikt voor eenmalige artikelen. Voorraad per partij bijgehouden.

Importeren en exporteren van XML-bestand met grootboekrekeningen, kostenplaatsen of kostendragers.

X

S F I M A L X

Point of Sale I

XML-koppeling journaalposten

Invoeren en verwerken van kassaverkopen en andere kasmutaties.

Importeren en exporteren van XML-bestand met boekingsgangen.

A LX

S F I M A L X

Point of Sale II

XML-koppeling NAW-gegevens

De functionaliteit van Point of Sale I, met daarbij bonhistorie, kasmutatie-historie, EAN-codes per artikel en gebruikersrechten Point of Sale.

Importeren en exporteren van XML-bestand met NAW-gegevens.

A LX

XML-koppeling orders

Rechten per gebruiker

F M A L X

Instelbare rechten per gebruiker per administratie.

S F I M A L X Importeren en exporteren van XML-bestand met verkooporders.

I MALX Serienummerregistratie Per artikel serienummers bij te houden, inclusief garantie-administratie.

X Telebankieren Inlezen van rekeningafschriften van ABNAMRO, Rabobank, enz. Standaard vanaf SI en M.

S F Uitleverhistorie Inclusief bijbehorende orders en orderregels; pakbon kan nogmaals worden afgedrukt.

A LX Het assortiment Opties wordt voortdurend uitgebreid. Kijk voor een actueel overzicht en voor meer informatie over de opties op de website www.kingsoftware.nl > King > Opties King voor Windows Release 5 23

Hoe nu verder? Snel aan de slag met King Wij hopen dat u na het lezen van deze brochure een goed beeld hebt gekregen van King voor Windows. Als u nog vragen hebt of een demonstratie wilt van het pakket, dan kunt u het beste contact opnemen met de afdeling Verkoop van Quadrant. Daar kunt u ook terecht voor een gratis demo-CD en het adres van een King-dealer, en kan men u informeren over de cursusmogelijkheden voor (toekomstige) King-gebruikers.

King-dealers

King-cursussen

Service-Abonnement

Quadrant beschikt over een uitgebreid dealerkanaal. Er zijn enige honderden King-dealers, verspreid over heel Nederland. Er is dus altijd een King-dealer bij u in de buurt. Een selectie vindt u op onze website, www.kingsoftware.nl > King > Dealeradressen. King-dealers zijn er echter in soorten en maten. Sommigen kunnen u van dienst zijn bij het hele automatiseringstraject: de inventarisatie van de behoeften, de levering en installatie van de apparatuur, de implementatie van King en de ondersteuning bij het voeren van de administratie. Anderen richten zich op een specifieke branche of doelgroep of beperken zich tot het automatiseren van de bedrijven waarvoor zij ook de administratie verzorgen. Wij kunnen u de King-dealer adviseren die het beste bij u past. U kunt bij onze dealers altijd terecht voor een vrijblijvende demonstratie van King.

Door een King-gebruikerscursus te volgen raakt u snel bekend met de mogelijkheden van onze software. Veel King-gebruikers volgen zo’n cursus nadat ze de programmatuur hebben aangeschaft. Het is echter ook mogelijk eerst een cursus te volgen en daarna het pakket aan te schaffen. Bij de diverse King-Trainingcenters, verspreid over het land, kunt u de (uniforme) cursussen volgen. Behalve de King-cursussen zijn er algemene cursussen over Windows of over (computer) boekhouden. Zowel voor beginners als voor gevorderden. Tijdens een cursus kunt ook u nuttige ervaringen uitwisselen met andere King-gebruikers. Uitgebreide cursusinformatie is te verkrijgen bij onze afdeling Verkoop.

Wij adviseren u om bij aanschaf van King een Service-Abonnement (SAB) af te sluiten. Hiermee bent u verzekerd van gratis telefonische ondersteuning bij het werken met King (helpdesk) en hebt u recht op gratis toezending van nieuwe releases (updates). Bovendien gelden voor SABhouders lagere uurtarieven voor ondersteuning op locatie dan voor King gebruikers zonder SAB, en worden aan SAB-houders geen behandelingskosten in rekening gebracht wanneer zij hun Kingpakket willen uitbreiden (upgraden). Een SAB is echter niet verplicht. Ook zonder SAB kunt u een update aanschaffen, maar dat is altijd duurder dan het abonnementstarief.

Wij helpen u graag verder! Verkoop-afdeling van TiPi: telefoon: 0485 52 33 66 fax: 0485 57 87 11 e-mail: [email protected] of kijk op www.tipi.nl

Dank voor uw interesse in King voor Windows. Wij hopen u spoedig als nieuwe King-gebruiker te mogen begroeten!


King voor Windows. Release 5. King. voor Windows. financieel én logistiek

Recommend Documents