Kerio Outlook Connector (Offline Edition)

Kerio Outlook Connector (Offline Edition) Návod pro snadnou implementaci  Kerio Technologies s.r.o. Všechna práva vyhrazena. Datum vydání: 1. ˇ cervna 2010

Kerio Connect nabízí novou generaci doplˇ nku Kerio Outlook Connector. Tato nová generace oznaˇ covaná jako Kerio Outlook Connector (Offline Edition), umožˇ nuje uživatel˚ um aplikace Microsoft Outlook pracovat se svým poštovním úˇ ctem i v dobˇ e, kdy právˇ e nemohou být pˇ ripojeni k aplikaci Kerio Connect. Cílem tohoto dokumentu je pomoci správc˚ um poštovních server˚ u s pˇ rechodem na Kerio Outlook Connector (Offline Edition) tak, aby byl pˇ rechod bezproblémový a krátce poukázat na základní rozdíly mezi obˇ ema doplˇ nky pro Microsoft Outlook (dále jen Outlook), které spoleˇ cnost Kerio Technologies nabízí.

1 KOC versus KOFF První generace doplˇ nku Kerio Outlook Connector (dále jen KOC) umožˇ novala práci s poštovním úˇ ctem pouze v pˇ rípadˇ e, že existovalo online spojení mezi klientem a serverem. Nová verze doplˇ nku Kerio Outlook Connector (Offline Edition) (dále jen KOFF ) pˇ rináší uživatel˚ um možnost pracovat se svým poštovním úˇ ctem i v dobˇ e, kdy se nelze pˇ ripojit k poštovnímu ˇ serveru. Mimo to obsahuje i celou radu dalších vylepšení, jakými jsou napˇ ríklad vyhledávání v tˇ elech zpráv, seskupování zpráv a mnoho dalších.

2 Pˇ rípravy Nejprve je tˇ reba provést pˇ rípravu: 2.1 Aktualizace klient˚ u Pˇ red instalací doplˇ nku KOFF je na klientské stranˇ e tˇ reba zajistit, aby operaˇ cní systém a balík Microsoft Office (pˇ rípadnˇ e aplikace Outlook) mˇ ely nainstalované poslední aktualizace. Podporované operaˇ cní systémy a vyžadované aktualizace Service Pack: • Windows 2003 Server SP3 • Windows XP SP2 • Windows Vista s poslední nainstalovanou aktualizací Service Pack. Podporované verze aplikace Outlook a vyžadované aktualizace Service Pack: • Outlook XP SP3 • Outlook 2003 SP3 1

• Outlook 2007 SP1 • Outlook 2010

2.2 Volné místo na disku Lokální úložištˇ e je implementováno nad souborem lokální databáze. Jeho velikost je dána souˇ ctem velikosti uložených dat a pomocných databázových struktur. Ve srovnání se souborem ve formátu .eml na serveru je tˇ reba poˇ cítat s vˇ etším prostorem na disku. Velikost konkrétní databáze nelze jednoduše vypoˇ cítat. Závisí zejména na povaze obsahu schránky daného uživatele. U jednoduchých zpráv bez pˇ ríloh m˚ uže být pomˇ er dat a pomocných informací i 1:1, takže lokální databáze m˚ uže mít dvojnásobnou velikost než data uložená na serveru. Pˇ rílohy zpráv však naopak zabírají v lokální databázi ménˇ e místa než na serveru, protože jsou uloženy v nativním formátu, zatímco v souborech .eml na serveru se používá kódování Base64 (zde je pomˇ er 3:4). Velikost lokální databáze m˚ uže být i menší než velikost schránky uživatele na serveru, pokud uživatel v nˇ ekterých složkách synchronizuje pouze hlaviˇ cky zpráv. Podstatnou informací je i to, že se velikost souboru lokální databáze automaticky nezmenšuje se smazanými zprávami, nicménˇ e uvolnˇ ený prostor se použije pro zprávy nové. Z tohoto d˚ uvodu je tˇ reba poˇ cítat s postupným nar˚ ustáním velikosti tohoto souboru. Poslední a nejd˚ uležitˇ ejší informací je umístˇ ení souboru lokální databáze na klientovi. Tento soubor je standardnˇ e uložen na systémovém disku v profilu pˇ ríslušného uživatele: • Windows Vista: C:\Users\\AppData\Local\Kerio\Outlook Connector\ • Windows 2000/XP: C:\Documents and Settings\\Local settings\Application Data\Kerio\Outlook Connector\ Uvedenou cestu nelze zmˇ enit, ale je možné použít nástroj Junction od spoleˇ cnosti Microsoft, který slouží k vytvoˇ rení symbolických link˚ u v souborovém systému NTFS. Tento nástroj lze stáhnout z WWW stránek spoleˇ cnosti Microsoft: http://www.microsoft.com/technet/sysinternals/FileAndDisk/ Junction.mspx

2.3 Sít’ová komunikace KOFF na rozdíl od pˇ redchozí verze doplˇ nku používá pro komunikaci se serverem výhradnˇ e protokol HTTP, resp. HTTPS (KOC používal IMAP a SMTP). Je tedy tˇ reba zajistit, aby tato komunikace mezi klientem a serverem nebyla nijak blokována.

2

3 Instalace Tuto ˇ cást lze chápat jako doporuˇ cený postup pˇ rechodu ˇ ci zavádˇ ení nového doplˇ nku KOFF do produkˇ cního prostˇ redí.

3.1 Kerio Connect Prvním krokem celého pˇ rechodu je instalace nebo upgrade samotné aplikace Kerio Connect. Tento proces je jednoduchý, intuitivní, popsaný v dokumentaci a netˇ reba se mu tedy v tomto dokumentu speciálnˇ e vˇ enovat. Tento krok je nutný, protože doplnˇ ek KOFF neumí spolupracovat se staršími verzemi Kerio Connect než 6.5.0.

3.2 Aktualizace KOC V pˇ rípadˇ e, že je již v produkˇ cním prostˇ redí používána pˇ redchozí verze Kerio Connect (6.4.x) a doplnˇ ek KOC pro aplikaci Outlook, doporuˇ cuje se pˇ red pˇ rechodem na nový doplnˇ ek KOFF provést nejdˇ ríve upgrade stávajících doplˇ nk˚ u KOC na aktuální verzi Kerio Connect. Upgrade na novou verzi bude klient˚ um automaticky nabídnut po upgradu serveru a spuštˇ ení aplikace Outlook na klientských stanicích.

3.3 Instalace KOFF Instalace doplˇ nku KOFF se nijak zásadnˇ e neliší od instalace doplˇ nku pˇ redchozí generace. Pokud se jedná o první instalaci doplˇ nku pro aplikaci Outlook, je tˇ reba nejprve nainstalovat MS Outlook a alespoˇ n jednou ho spustit. Po instalaci KOFF je tˇ reba vytvoˇ rit nový profil aplikace Outlook. V pˇ rípadˇ e, že se jedná o pˇ rechod z KOC na KOFF, instalaˇ cní pr˚ uvodce nejdˇ ríve odinstaluje KOC a pak nainstaluje KOFF. V tomto pˇ rípadˇ e není tˇ reba vytvᡠret nový profil, protože se provede automatická konverze stávajícího profilu. Popis samotné konverze je v následující kapitole.

3.4 Konverze profilu Instalaˇ cní pr˚ uvodce provádí konverzi všech profil˚ u doplˇ nku KOC, ale pouze uživatele, který je bˇ ehem instalace na poˇ cítaˇ ci pˇ rihlášen, z formátu KOC do formátu KOFF. Pokud je bˇ ehem konverze profilu dostupný Kerio Connect, provede se konverze vˇ cetnˇ e konfigurace úˇ ctu. Pˇ ri následném spuštˇ ení aplikace Outlook se stejným profilem se spustí poˇ cáteˇ cní synchronizace zpráv do lokální databáze. V pˇ rípadˇ e, že se konverze profil˚ u provádí v okamžiku, kdy Kerio Connect není dostupný, pˇ revod konfigurace se nedokonˇ cí. Pro synchronizaci nastavení úˇ ctu na server je tˇ reba otevˇ rít dialog pro konfiguraci úˇ ctu v daném profilu a dokonˇ cit konfiguraci stisknutím tlaˇ cítka OK. Tato akce musí být provedena, když je Kerio Connect dostupný. Pro úplnost ještˇ e cesta ke konfiguraˇ cnímu dialogu: Start → Nastavení → Ovládací panely → Pošta → Vlastnosti → E-mailové úˇ cty → Zmˇ enit . Pracuje-li na stejném poˇ cítaˇ ci více uživatel˚ u, musejí všichni tito uživatelé (kteˇ rí neprovádˇ eli instalaci) provést konverzi profilu ruˇ cním spuštˇ ením konverzního nástroje: Start → Programy → Kerio → Outlook Profile Conversion Utility. 3

Konverze profil˚ u z doplˇ nku KOC na KOFF neovlivní úˇ cty jiných typ˚ u (IMAP, POP3 apod.)

3.5 Globální instalace prostˇ rednictvím Active Directory Doplnˇ ek KOFF lze rovnˇ ež instalovat pro všechny uživatele pˇ rímo z domény Active Directory, nicménˇ e tento zp˚ usob instalace nedoporuˇ cujeme použít v pˇ rípadˇ e, pokud by mohlo dojít k hromadné synchronizaci velkého poˇ ctu klient˚ u souˇ casnˇ e, což by mˇ elo za následek velké vytížení serveru. Tato problematika je popsána podrobnˇ eji níže.

4 Poˇ cáteˇ cní synchronizace Poˇ cáteˇ cní synchronizace je proces, který se spouští pˇ ri prvním pˇ rihlášení uživatele do novˇ e vytvoˇ reného profilu aplikace Outlook s doplˇ nkem KOFF. Pˇ ri tomto procesu se kopírují data ze serveru na poˇ cítaˇ c uživatele a vytvᡠrí se tak lokální databáze KOFF.

4.1 Jak funguje poˇ cáteˇ cní synchronizace Aby bylo možné pracovat s e-mailovým úˇ ctem i v režimu offline (bez pˇ ripojení k serveru), musí být všechna uživatelská data (e-mailové zprávy, kontakty, události, úkoly a poznámky) uložena v lokální databázi na poˇ cítaˇ ci klienta. Synchronizace lokální databáze se serverem probíhá na pozadí bez nutnosti interakce s uživatelem. KOFF nepoužívá soubory PST, ale vlastní vestavˇ enou databázi (Firebird verze 2).

4.2 Výchozí nastavení synchronizace Výchozí nastavení pro úvodní synchronizaci má následující parametry: • Složka Doruˇ cená pošta (Inbox) je synchronizována plnˇ e (tzn. do lokální databáze se ukládají kompletní zprávy vˇ cetnˇ e všech pˇ ríloh). • V ostatních poštovních složkách se synchronizují pouze hlaviˇ cky zpráv. • Šifrované zprávy a zprávy s elektronickým podpisem se vždy synchronizují plnˇ e. • Složky jiného typu než pošta (kontakty, kalendᡠre, úkoly a poznámky) se vždy synchronizují plnˇ e. Toto výchozí nastavení lze samozˇ rejmˇ e mˇ enit (viz dokumentace). Užiteˇ cným tipem ale m˚ uže být nastavení plné synchronizace všech složek. Pro toto nastavení kliknˇ ete pravým tlaˇ cítkem myši na koˇ renovou složku (Schránka uživatele...), zvolte Vlastnosti složky... / Synchronizace složek / Synchronizovat celé zprávy a Aplikovat tato nastavení na všechny podsložky.

4.3 Dopad na výkon serveru a klienta Poˇ cáteˇ cní synchronizace je velmi nároˇ cná na systémové zdroje klienta i serveru. Rychlost a celkové trvání procesu poˇ cáteˇ cní synchronizace je ovlivnˇ eno nˇ ekolika faktory: • Vytížení serveru závisí pˇ redevším na poˇ ctu souˇ casnˇ e se synchronizujících klient˚ u. Limitujícím faktorem na stranˇ e serveru je pevný disk. Napˇ r. pˇ ri testech na serveru 4

v konfiguraci Pentium 4, 2.4 GHz, 1 GB RAM a HDD 7200 ot/min byla pˇ ri synchronizaci nˇ ekolika klient˚ u souˇ casnˇ e rychlost pˇ renosu dat ze serveru na klienty cca 120 MB/min. Pokud je to možné, doporuˇ cuje se instalovat KOFF na klientské stanice postupnˇ e a rozložit tak zátˇ ež serveru v ˇ case. Ostatní uživatelé mohou zatím používat KOC. • Vytížení klienta závisí na objemu dat a struktuˇ re složek v uživatelském úˇ ctu. V pr˚ ubˇ ehu poˇ cáteˇ cní synchronizace však m˚ uže dojít ke zhoršení doby odezvy aplikace Outlook. Ikona v oznamovací oblasti nástrojové lišty zobrazuje aktuální stav synchronizace. Po jejím skonˇ cení bude poˇ cítaˇ c vykazovat opˇ et normální chování.

4.4 Nasazení KOFF Tato sekce obsahuje doporuˇ cený postup zavádˇ ení doplˇ nku KOFF do produkˇ cního prostˇ redí. Výchozím stavem je aktuální verze aplikace Kerio Connect na serveru a KOC alespoˇ n verze 6.5.0 na všech klientech. Krok 0 Nainstalovat nový Kerio Connect na server a doplnˇ ek KOC na klientské stanice. Krok 1 Nainstalovat doplnˇ ek KOFF na jeden poˇ cítaˇ c, provést poˇ cáteˇ cní synchronizaci a seznámit se s jeho funkcemi. Krok 2 Nainstalovat doplnˇ ek KOFF na malý poˇ cet klient˚ u (cca 5), provést synchronizaci, sledovat zatížení serveru a rychlosti jednotlivých synchronizací. Krok 3 Na základˇ e zatížení serveru a rychlosti synchronizace upravit poˇ cet souˇ casnˇ e se synchronizujících klient˚ u a provést jejich upgrade a poˇ cáteˇ cní synchronizaci Krok 4 Pˇ redchozí bod opakovat pro všechny zbývající klienty. Tento postup je pouze postupem doporuˇ ceným, nikoliv nutným!

ˇešení problém˚ 5 R u 5.1 Problém s free/busy Výchozím protokolem pro free/busy v novém profilu je HTTPS. Problém m˚ uže nastat v pˇ rípadˇ e, že Kerio Connect používá certifikát podepsaný sám sebou (výchozí stav po instalaci). V takovém pˇ rípadˇ e se v oznamovací oblasti nástrojové lišty zobrazí bublinová zpráva s chybou

5

a free/busy nebude funkˇ cní. Pro zprovoznˇ ení funkce je tˇ reba nainstalovat tento certifikát na klientovi do seznamu d˚ uvˇ eryhodných certifikát˚ u.

5.2 Nekompatibilita požadavk˚ u na úkoly Doplnˇ ek KOFF používá pro zadávání úkol˚ u (task requests) stejný formát jako rozhraní Kerio WebMail. Z toho d˚ uvodu jsou tyto položky nekompatibilní s doplˇ nkem KOC.

5.3 Pˇ rechod zpˇ et na KOC V pˇ rípadˇ e, že nastanou závažné problémy pˇ ri používání doplˇ nku KOFF, lze se bez vˇ etších komplikací vrátit zpˇ et na KOC. Ten je sice pˇ ri instalaci KOFF odebrán, nicménˇ e oba doplˇ nky mohou být nainstalovány souˇ casnˇ e na jednom poˇ cítaˇ ci. Po instalaci doplˇ nku KOC je tˇ reba vytvoˇ rit nový profil, protože ten p˚ uvodní byl zkonvertován pro KOFF. Instalaˇ cní pr˚ uvodce doplˇ nku KOC neodinstaluje KOFF.

5.4 D˚ uležité záznamy S novým doplˇ nkem KOFF pˇ ribyly i možnosti, jak tuto komunikaci podrobnˇ eji zaznamenávat do soubor˚ u záznam˚ u na serveru. Tyto soubory jsou pak užiteˇ cné pˇ ri komunikaci s technickou podporou Kerio Technologies: • Záznamy KOC Offline requests, WebDAV requests a HTTP server ze záznamu Debug. • Soubor debug.log z profilu pˇ ríslušného uživatele (pˇ resná cesta viz umístˇ ení souboru lokální databáze, sekce 2.2). Pozor na to, že složka Local Settings je standardnˇ e v systému skrytá a je tˇ reba zapnout zobrazení skrytých soubor˚ u a složek.

5.5 Problémy se synchronizací a konverzí dat V pˇ rípadˇ e, že selže synchronizace zprávy ze serveru na klienta, obdrží klient podrobné hlášení, kde je uvedeno ˇ císlo chyby. Zprávy, které se nepodaˇ rilo synchronizovat, se na serveru ukládají do složky Store / Mail / / / __keriomapi__STORE\Failed_Conversions. Zprávy, které se nepodaˇ rilo synchronizovat z klienta na server, jsou uloženy ve složce Local Failures. Tyto zprávy lze exportovat z aplikace Outlook ve formátu MSG. V obou pˇ rípadech Vás prosíme o zabalení pˇ ríslušné zprávy do archivu ve formátu ZIP a její zaslání vˇ cetnˇ e chybového hlášení technické podpoˇ re Kerio Technologies.  Kerio Technologies. Všechna práva vyhrazena. Tento dokument je urˇ cen pro produkt Kerio Connect ve verzi 6.5.0 a vyšší. Zmˇ eny vyhrazeny. Tento dokument není plnohodnotnou náhradou dokumentace k produktu. Odpovídající verze administrátorského a uživatelského manuálu k produktu jsou k dispozici na WWW stránkách spoleˇ cnosti Kerio Technologies. Microsoft , Windows , Internet Explorer , Active Directory , a Outlook  jsou registrované ochranné známky spoleˇ cnosti Microsoft Corporation. 6