,·
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN T 'I NGGJ DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA NO. 12/DJ/KEP/1983 tentang Pengembangan Pedoman Pelayanaa Tata Usaha Perguruan Tinggi di Lingkangan Departemea Pendidikan dan Kebudayaan
Di perbanyak oleb : SUB BAGIAN TATA USAHA
BIRO ADMINfSTRASI UMUM INSTJTUT PI!RTANIAN BOGOR
DAFTAR lSI Hal aman DA F T A R I S I
•
0
•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
KAT A PEN G ANT A R ••••••••••••••••••••••••••••••••••••
iii
SALINAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NO. 12/DJ/Kep/1983 TGl. 11 PESRUARI 1983 TENT.t\NG PENGEMBANGAN PEDm~AN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
I.
POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI Dt LINGKUNGAN DEPARTEMEN PEND I Dl KAN DAN KEBUDAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1. Dasar Penyusun an Pola Klasifikasi ••••••••••••••••••• 2. Jenjang Masalah Kearsipan •••••••••••••••••••••••••••
Ill.
.· 1 1 :1
3•
Ko de Kr as i f i kas i • • • • • • . • • • • • . • • • . • • • . • • • . • • • . • . • • . . .
2
4. 5. 6.
Bidan g Klasifikasi •••••••••••••••••••••••••••••••••• Pen gg unaan Kode Klasifikasi •••••• .-.................. Daftar Kode Klasiflkasi Kearslpan Bi dang Substantif di Lin gkun gan Universitas/lnstltut Ne geri ••••••••••• Dafta r Kode Klasifikasi Kearsipan Bidan g Fasil itatif Di Lin gkun gan Universitas/lnstitut Ne geri •••••••••••
23
24
PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ••••••
45
1.
45
7. II.
iv
Pendahuluan •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
4
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Arsip Dinamis dan Statis •••••••••••••••••••••••••••• Kegun aan Jadwal Retensi ••••••••••••••••••••••••••••• Dasar Penentuan J adwal Retensi •••••••••••••••••••••• lnventarisasi Arsip ••••••••••••••••••••••••••••••••• Menilai Kegunaan Arsip •••••••••••••••••••••••••••••• Bentuk Pol a J adwol Retensi •••••••••••••••••••••••••• Tatacara Penyusun0n Jadwa I Retens i ••••••••• , • • • • • • • •
46 47 48 49 50 54 55
9.
Penyusutan Arsip •••o•••••••••••••••••••••••·········
56
PEDOf'.1AN PENYUSUNAN TATA RUANG KANTOR PERGURUAN Tl NGG I Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN •••••••••
74
2.
1.
Pendahuluan .......................................... Pen ge rt i an . . . . . . . . . . . . . . • . . • . . • • • . . • . • . . . . • . . . . . . . . •
75
74
3. 4. 5.
Macam-macam Tata Ruan g Kantor ••••••••••• , • • • • • • • • • • Pedoman Penyusunan Tata Ruan o Kantor • • • • • •.• • • • • • • • • • Pembakuan Alat-atat Ke rja •••••••••••••••••••••••••••
78 79 86
ii Halaman
IV.
PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGJ Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN •••••••
97
1.
Pendahuluan •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
97
2. 3. 4. 5. 6.
Pen ge rt i Sn •.••••••••••••••••••••••• Pentin gnya Pembakuan Formull r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pe doman Pemb uatan Fo rmu I i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Prosedur Pembuatan Formul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pen gen dall an Fo rmul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
98 99 100 104 105
«" •
I
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
KATA PENGANTAR Pedoman Pelayanan Ketata Usahaan untuk rerguruan tlnggi di lingkungan Departemen Pendldikan dan Kebudayaan diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggl Nomor 027/DJ/Kep/1979, tertanggal 10 April 1979. Dalam pelaksanaan teknisnya pedoman pelayanan ketata-usahaan perlu di kembangkan di maslng-maslng perguruan tinggl, mengingat renjelasan di dalam Lampiran maslh berslfat pola. Hal tersebut dimaksudkan agar dapat lebih menunjang kelancaran pokok perguruan t'J ngg i.
tugas
Pengembangan ini mel iputl beberapa hal, yaitu pola klasifikasl kearsipan, penyusunan jadwal retensl arslp, penyusunan tata ruang kantor dan pembakuan formulir. Semoga pengembangan pedoman pelayanan tata usaha inl dapat membantu para petugas dan pejabat yang menangani bidang ketata-usahaan di Perguruan Tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Jakarta, 11 Februarl 1983 Direktur Jenderal Pendidikan Tlnggi ttd. D.A. TISNA AMIDJAJA
iii
SAL INAN
KERJTUSAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTH1EN PEND ID I KAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA No. 12/DJ/Kep/1983
tentang PENGEMBANGAN PEDOMAN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI, Menimbang : a. bahwa perkembangan pe kerjaan ope rasional di perguruan tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan perlu diimbangi dengan peningkatan pelaksanaan ketata usahaannya; b. bahwa berhubung dengan hal tersebut pada butir a di atas dipandang perlu mengembangkan Pedoman Pelayanan Tata Usaha Perguruan Tinggi. Menglngat . : 1. Undang-undang No. 22 tahu~ 1961; 2. Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1980; 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia: a. No. 44 tahun 1974; b. No. 45 tahun 1974, sebagaimana telah dlubah/dltambah terakhir dongan Keputusan Preslden No.15 tahun 1982; c. No. 86/M tahun 1976; d. No. 59/M tahun 1978; 4. Keputusan Menter! Pendidikan dan Kebudayaan No.0222c/0/ 1980.
M E MU T U S K A N Menetapkan: Pertama
Memberlakukan ketentuan sebagaimana tersebut dalam lampiran I, I I, II I dan IV Keputusan lni sebagal Pengembangan Pedeman Pelayanan Tata Usaha Perguruan Tinggi di llngkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
-2Kedua
Hal-hal fain yang befum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri.
Ketiga
Jfka ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini diadakan perubahan sebagaimana mestinya.
Keempat
Keputusan inf mulai berlaku sejak ditetapkan.
akan
Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal: 11 Februari 1983 DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI ttd. D.A. TISNA AMIDJAJA
LAMP IRAN Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor : 12/0J/Kep/1983 Tangga I : 11 Februar i 1983
I. POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI 01 LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 1. DASAR PENYUSUNAN POLA KLASIFIKASI Universitas/lnstitut Negeri sebagai suatu lembaga pendidikan tinggi mempunyai fungsi sebagai pengemban Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tri Dharma tersebut meliputi Dharma Pendidikan dan Pengajaran, Dharma Penelitian dan Dharma Pengabdian Kepada Masyarakat. Dalam melaksanakan Tri Dharma, unlversitas/institut perlu dltunjano oleh kegiatan administrasi. Dengan demikian kegiatan administrasi dalam lingkungan universitas/institut yang mel iputi kegiatan teknis/substantif dan penunjangan/fasi I itatif harus menunjang Tri Dharma di atas. Semua kegiatan tersebut perlu di ikuti dengan pelayanan tata usaha yang rapi dan teratur. Guna menjamin keseragaman dalam pelayanan tata usaha, maka dlkeluarkanlah Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha bagi Universitas/lnstl~ tut Negeri. Buku Pedoman tersebut mel iputi 7 (tujuh) bab, satu diantaranya adalah Bab VI tentang Pedoman Penataan Berkas, merupakan pola baru dalam cara-cara menyimpan/menata arsip. Cara menyimpan/ menata arsip tersebut didasarkan atas klasifikasi masalah yang terkandung di dalam masing-masing warkat dljabarkan darl Tri Dharma Perguruan Tlnggi. 2. JENJANG MASALAH KEARSIPAN Secara berjenjang masalah-masalah itu dlbagi menjadl: 1. Masalah Utama; 2. Masalah; 3. Sub Masalah; Masalah Utama mengikat suatu arsip sepanjang hal ltu menyangkut
• 2
tugas pokok/penunjang Universitas/lnstitut tersebut sehlngga mempunyai lingku p yang luas. Sedangkan Masalah merupakan bagian dari Masalah Utama. Sub Masalah meru pa kan bagian yang efementer, jadi fingkupnya pun febih sempit dari Masalah dan karenanya mempunyai f lngkup yang lebih sempit. Masalah-masalah dalam arsip Unlversitas/lnstitut dibedakan menjadi bidang substantif yang mel iputi tugas pokok pendidikan dan pengajaran, penel itian, pengabdian pada masyarakat dan kemaha siswaan, serta bidang fasifitatif yang menyangkut tugas administrasi umum Universitas/lnstltut. 3. KOOE KLAS IF I KAS I Guna memudahkan cara mengingat, maka pe fba9a i bidang substantlf dengan jenjangnya masing-masing diberi kode yang jerdiri dari gabungan huruf dan angka. Masalah Utama diberi kode satu huruf ka plta l. Untuk mas a Iah d.i ber i kode angka arab sampa i 2 dig ita I. · Sedang untuk bidang fasil ltatif Masalah Utama diberi kode 2 huruf kapltal, untuk Masalah dan Sub Masafah sama seperti pada bidan9 substantif. 4. Bf DANG KLAS f F I KAS f Pembidangan yan g disusun dafam po fa kfasifika~i kearsi pa n ini me I i put! : 1. (I) 2. (M)
Pendidikan dan Pengajaran; Penel itian;
3. (C)
Pengabdian pada Masyarakat; 4. <X) Kemahasiswaan; 5. (PR) Perencanaan; 6.
7.
3
5. PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI Cara menggunakan kode klaslfikasi dalam rangka menyimpan dan menata arsi p telah dikemukakan dalam Buku Pedoman. Satu hal yang pe rlu dlsampaikan disini ialah banyak keluhan-keluhan dari Universitas/lnstitu+ bahwa kode klasifikasl yang dilampirkan sebagai contoh dalam Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha di lingkungan perguruan tinggi masih belum sepenuhnya mencakup kehidupan masalah yang ada. Bertolak dar! kenyataan itu, Tim mencoba meningkatkan kegunaan kode klasifikasi kears1 pa n itu sehingga lahir pola klasifikasi yang sekarang (lihat daftar kode klasifikasi berikut>. Kodenya tidak berbeda, hanya item masalah. Masalahnya mengalaml renambahan, renyesuaian me lalui pimpinan yang menangani bldangnya masing-masing di unit-unit organisasi pe rguruan tlnggi. Diharapkan kode klasifikasi masalah kearsi pan yang baru ini dapat lebih memenuhi kebutuhan yang nyata-nyata ada. Bagi Universitas/lnstitut yang sementara telah membenahi arslpnya dan telah berjalan dengan kode yang lama, klranya sudah blsa memulai memikirkan secara berangsur-angsur untuk menyesuaikan dengan kode yang baru. .,
A! DAFTAR KOOE KLASIFIKASI KEARSIPAN ~ !DANG SUBSTANTIF Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI I KODE
I
l I
l, , 00
01 02 03
MASALAH PEND IDI KAN DAN PENGAJ ARAN Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara Undang-Undang Dasar 1945 . Ketetapan MPR Undang-Undang
04 05 06 07
Peraturan Pemerlntah Pengganti Undang-Undang Peraturan Pemerintah Ke putusan Presiden lnstruksi P resld~
08
-------------------------
09 01 l
I
I 01 02 03 04 05 06 07 08
09 10
11 12 13
I
-------------------------
Pe ~aturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kep Ke r utusan Menter! Ker utusan Bersama Mente r! lnstruksl Menter! Edaran Menter! . Kerutusan Di rektur Jendera I Ke putusan Bers ama Direktur Jenderal lnstruksi Direktur Jenderal Edaran Direktur Jenderal Keputusan lns pektur Jenderal lnstruksi lns r ektur Jenderal Edaran lns pektur Jenderal
-------------------------
5
K0 D E
OT 01 02 03 04 05 06
MA S A L A H Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departe~ntal Keputusan Menteri Keputusan Bersama lnstruksi Menter! Edaran Menteri Keputusan Badan Admlnistrasi Kepegawalan Negara (BAKN) lnstruksi Badan Administrasi Kepegawalan Negara (BAKN)
07
Edaran Badan Administrasi Kepegawaian Negara CBAKN)
08
Keputus an Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN) lnstruksi Lembaga Administrasi Negara (LAN) Ed a run Lembaga Administrasi Negara (LAN)
09 10 11 12
Konse p l
03 01
I s s u e s
02
Permasalahan Pokok Perurnusan Kebljakan
03 04 05 04 01 02 03 04 05 06 07 08
Jenjang (Strata) Pe ndidikan Program Sarjana CS1) Program Pasca Sarjana (S2) Program Doktor (S3) Program Spes ialis Program Spesialis I I Program Akta Program Akta I I Program 1\kta I I I
6
K0 D E
I
09 10 11 12 13 14
~1ASALAH
Program Program Program Program Program Program
Akta IV Akta V (s 01) Diploma Diploma I I (S 02) Dirloma I I I (S 03) Khu5us
15 16 05 01 02 03 04 05 06
Ku r i k u I u m Mata Kul iah Da5ar Umum Mata Kuliah Keahl ian Da5ar Mata Kuliah Keahlian Khu5us s i I a b i Mata Kuliah Kejuruan Kurikulum Inti
07 08 06 01 02 03 04 05 06 07 08
Pengembangan Kurikulum dan Si lab! Per5iapan Perumu5an Perumusan/Penyu5unan Percobaan/Perintisan/Try out Pen I Ia ian Penyempurnaan Pengukuhan Program Materi
09
07
I I
10
Ko n 01
5
o r
5
i a
Pendidikan
7
MA S A L A H
K0 0 E
I
I
02
Matematika dan I lmu Pengetahuan
03
Sosial Psi koiOfJ i Pertanian Hukum Ekonomi Sastra dan Fi lsafat Seni Kedokteran ·
04 05 06 07 08 09 10 11 12
Antar Bidang Te knologi
13 14
Karya llmiah
08 01
Lomba Karya I lmiah
02
Penu I i san 0 i ktat Penu I i san Buku Penul isan Skri psi Penulisan Thesis Penul isan Disertasi Naskah Pidato Pengukuhan Guru Besar Naskah Pidato Dies Natalis Naskah Pldato lnaugurasl Research Pa per/Masalah Penel itlan
03 04 05 06 07 08 09 10 11
------------------------------------------------------------------------' Bimbingan dan Penyuluhan
09 02
Bimbingan Mahasiswa Bimbingan Siswa
03
Bimbingan Belajar
01
""
8
MA S A L 1\ H
K0 0 E
I
04
Blmblngan Masyarakat
05
Gimblngan Mlnat
06 07 10
P
01
r a
k t
i k u m
03
Praktikum Pendidikan Praktikum/Praktek La pa ngan Praktlkum Micro Teaching
04
Praktikum Laborat orium
02
05 06 11 01 02 03 04 05
Sistem Pengajaran Sistem Tahunan Sistem Semester Slstem Kredit Slstem Module Sistem Pengajaran Terr adu
06 07 12
04
Belajar dan Mengajar Metoda Program Tujuan Pendidlkan Program Pengajaran Slstem lnstrukslonal (PPSI)
05
Desain Sistem lnstruksional
~roses
01 02 03
06 07 13 01
Peningkatan Mutu Penataran
9
MA S A L A H
K0 D E
I
02
Seminar/Lokakarya Dalam Negeri
03
Seminar/lokakarya Luar Negerl
04
Pencangkokan Tugas Belajar dl Dalam Negeri Tugas Belajar dl Luar Negerl Pembibitan/Pemanduan
05 06 07 08 09
Peniti pan Latlhan
10 11 14 01 02 03 04 05 06 07 08 15 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
--------------------------------------Pagelaran/Pameran/Festlfal Seni Seni Sen! Muslk Seni Kria Seni Ru pa dan Desain Sen! Drama App resiasi
----------------------------------------------------------------------------Pendldikan dan Pengajaran Penerimaan Mahaslswa Baru Jadwa l Tahun Akademi Perku I i ahan Ujian Transki p Study Judicium Wisuda Ij azah Mutasi Mahasiswa/Scorsing Ucapan Pengukuhan Doktor HC Guru Besar
•
10
MA S A L A H
K 0 0 E
I
I 12
As i stens i .
13 14 16
Kelembagaan Penunjang Dewan Penyantun Senat Universitas/lnstitut Senat Fakultas Badan Koordinasi Kemahasiswaan Himpunan lkatan Sarjana Badan Koordinasi Keaktifan Intern Mahasiswa
01 02 03 04 05
06 07
Penasehat Akademis
08 09 17
01
--------------------------------------- dst. --------------------------------------- dst.
02 Ml
I
IPENELITIAN
00 I
I
01 02 03 04 05
Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara Undang-Undang Dasar 1945 Keteta pan Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) Undang-undang Peraturan Pemerintah Penggantl Undang-undang Pe ruturan Pemer·i ntah
06 07
Keputusan Presiden lnstruksi Presiden
08 09
--------------------------------------I
---------------------------------------
11
K 0 D E
of
01
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
MA S A L A H Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Keputusan Menter! Keputusan Bersama Menteri lnstruksi Menteri Edaran Menteri Keputusan Direktur Jenderal Keputusan Bersama Direktur Jenderal lnstruksl Direktur Jenderal Edaran Dlrektur Jenderal Keputusan lnspektur Jenderal lnstruksl lnspektur Jenderal Edaran lnspektur Jenderal
12 13 02
I I 01 02 03 04 05 06
Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departemen Keputusan Menteri Keputusan Bersama lnstruksi Menter! Edaran Menter! Keputusan Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN) lnstruksi Badan Adminlstrasl Kepegawaian Negara (BAKN)
07
Ed a ran Bad an Admin i stras i 'Kepegawa ian Negara (BAKN)
08
Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN) lnstruksi Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN) Edaran Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)
09 10 11 12
12
MA S A L A H
K0 D E
-
03
I
Ko n 01 02 03
5
e p
5
Issues Perma5alahan Pokok Perumusan Kebljakan
04 05 04
P e d o ma n
01 02 03 04
Kerangka Pengembangan Penel itlan dl Perguruan Tinggi Pelaksanaan Pengembangan Penelitian dl Perguruan Tingot Format Usulan Penel itian Format Laporan Penelitian
05 06 P e r I z i n a n
05 01 02 03 04 06 01 02 03 04 05 06 07 08 09
Perlzlnan Administratif Perizinan Operatif ------------- ~ -------------------------
--------------------------------------Pelaksanaan/Operaslonal Pene I it ian Murn i Penelltian Terapan Penel ltian Teknologl Pene I It ian Sen i Penelitian Pendidikan/lnstituslonal Penel itian Publika5i Monitoring/Evaluasi/Penyiapan Penelitian
-----------------------------------------------------------------------------
13
MA S A l A H
K0 D E
07 01
02 03 04 05
06 07
08
Pengembangan/Peningkatan Ketra~pilan Pendidikan dan Keguruan Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam So5ial, Budaya dan Praktek Psikologi Pertanlan/Peternakan Hukum Ekonomi
14
Sa5tra den Fi l5afat Tekno log i Kedokteran/Kedokteran Gi g i Antar Bidang (Se ni) Agama Demoorafi Lingkungan Hidup
15
J a s a
09 10
11 12 13
16
17
08
I n 5 t 01
02 03 04 05
06 07
08
09 10 11
12 13
i t u 5 i o n a I
rendidikan dan Keguruan Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam So5ial, Budaya dan Politik P5ikolog i Pertanian/Peternakan Hukum Ekonomi Sa5tra dan Fil5afat Teknotooi Kedokteran/Ked okteran Gigi Antar Bidang (Seni) Agama dan Humanlora Demograf i
14 -
MA S A L A H
K0 0 E
I
14
Li ngkungan HI dup
15
J a 5 a
16 17
09
I I
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
Pengembangan I lmu Aengetahuan, Teknologi 5erta Seni Pendidikan dan Keguruan Matematlka dan llmu Pengetahuan Alam So5ial, Budaya dan Pol itlk P5ikologl Pertanlan/Peternakan Hukum Ekonomi Sa5tra dan Fl l5afat
14
Teknologi Kedokteran/Kedokteran Gig! Antar Bidang Agama dan Humaniora Demograf I Li ngkungan Hid up
15
J a 5 a
11 12 13
16 17 10 01 02 03 04 05 06 07 08
Stud! Sektoral dan Regional Pendidikan dan Keguruan Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam So51al, Budaya dan Politik P5lkologi Rertanian/Peternakan Hukum Ekonomi Sa5tra dan Fi l5afat
15
M A S A L 1\ H
K0 0 E
I 09 10 11
Teknologi
13 14
Kedokteran/Kedokteran Gigi Antar Bldang <Seni) Agama dan Humanlora Demografi Li ngkungan Hi dup
15
J a s a
12
16 17
11
I I
Ke r j a s a m a 01 02 03 04 05
Universltas/lnstltut/Sekolah Tlnggi Negeri Universltas/lnstitut/Akademi/Sekolah Tinggl Swasta Departemen/Lembaga non Departemen Pemerintah Daerah Luar Nege ri
06 07
Has i I Pene I it I an
12 01 02 03
Laporan Dokumentas i Pub I ikasi/Penyebaran lnformasi
04 05 13 01 02 03 04 05 06
Saran a . Ke pegawa i an Keuangan Perlengkapan Tempat
16
K0 DE
-
14
I
K o n s o r s i a
01 02
03 04 05 06 07 08 09
10 11 12 13 15
MA S A L A H
Pendldikan dan Keguruan Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam Sosial, Budaya dan Politik Psikologi Pertanian/Peternakan Hukum Ekonomi Sastra clan Fi lsafat Teknologi Kedokteran/Kedokteran Gigi Antar Bidang
I I
01 02
c
--------------------------------------- dst. --------------------------------------- dst. PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
00 01 02 03 04 05 06 07
08 09
Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Tertlnggi dan Lembaga Tinggi Negara Undang-undang Dasar 1945 Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat CMPR) Undang-Undang Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang Peraturan Pemerintah Keputusan Presiden lnstruksi Preslden
17 K0 0 E
~
01
02 03 04 05 06 07 03 09 10 11
MA S A L A H Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Pendidikan dan Kebudayaan Keputusan ~~enteri Keputusan Bersama Menteri lnstruksl Menteri Edaran Menter! Keputusan Oirektur Jenderal Keputusan Bersama Oirektur Jenderal I nstruks i 0 i rektur Jende ra I Edaran Oirektur Jenderal Keputusan lnspektur Jenderal lnstruksi lnspektur Jenderal Edaran lnspektur Jenderal
12 13 02 01 02 03 04 05 06 07
Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Lain dan Non Oepartemental Keputusan Menteri Keputusan Bersama Menteri lnstruksi Menteri Edaran Menter i Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara CGAKN) lnstruksi Badan Administrasi Kepeg~walan Neg a ra ( OAKN) Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (8/\KN)
08
Keputusan Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)
09
lnstruksi Lembaga Admlnistr~si Negara (LAN) Edaran Lembaga Administrasl Negara
10 11 12
18
K0 0 E
I
03
I
01 02 03 04 05
MA S A L A H Peraturan Perundang-undangan Produk Universitas/ lnstitut/Kopertis Keputusan Rektor/Kopertis Keputusan Bersama lnstruksi Rektor/Kopertis Edaran Rektor/Kopertis Keputusan Dekan/Ketua Lembaga
06 07 04
Konsepsl 01 02 03
Issues Permasalahan Pokok Perumusan Kebijakan
04 05 05 01 02
P e rencanaan Pedoman/Juklak Program Ker ja
03 04 06 01 02 03 04 05 06 07 08
Pengembangan/Penerapan dan Pengenalan I lmu Pengetahuan dan Te knologi serta Seni Pend i d i kan I Imu ~1atemat i ka dan I I mu Pengetahuan Sosial Psikologi Pertan ian Hukum Ekonomi Sastra dan Fi lsafat
,
19
MA S A L A H
K 0 0 E
-
09
Teknologi
10 11
Kedokteran Antar Bidang (Seni)
12
J a s a
13 14 07 01 02 03 04 05
------------------------------------Ke r j a S a ma Unlversitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi Negeri Universitas/lnstltut/Sekolah Tinggi/Akademl Swasta Oepartemen/Lembaga Non Oepartemen Peme r in ta h Dae rah ( Pemda) Luar Negeri
06 07 08 01 02 03
Bantuan Mahaslswa Pengajar Saran a
04 05 K u I I a h
09
Ke r j a
03
Kul lah Kerja Nyata (KKN) Kul iah Kerja Lapangan (KKL) Kemah Kerj a Mahasiswa (KKM)
04
Bimblngan Kemasyarakatan
05
Bakti Sosial Mahasiswa Latihan Kerja Keterampilan Kel il ing (LKKK) Evaluasi
01 02
06 07
20
MA S A l A H
K0 DE
-
08
Laporan
09 10 11
Penyebaran lnformasi
01 02
------------------------------------- dst.
10
I
X
------------------------------------- dst.
K E M A H A S I S WA A N
00
I 01 02 03 04 05 06 07 08 09 01 01 02 03 04 05 06
07 08
Peraturan Rerundang-undangan Produk Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara Undang-undang Dasar 1945 Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR> Undang-undang Reraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang Peraturan Femerintah Keputusan Preslden lnstruksi Presiden
Pe raturan Perun dang-undangan Produk Departemen Pendidiknn dan Kebudayaan Keputusan Menter! Keputusan Bersama Menter! lnstruksi Menter! Edaran Menteri Keputusan Dlrektur Jenderal Keputusan Bersama Direktur Jenderal lnstruksi Dlrektur Jenderal Edaran Direktur Jenderal
21
MA S A L A H
K0 D E
r-r·
I
09
Keputusan lnspektur Jenderal
10
Instruks i Inspektur Jendera I
11
Ed a ran Inspektur Jen dera I
12 13 02
Peraturan Perundang-undangan Produk Lain dan Lembaga Non Oepartemental 01
Keputusan Menteri
02
Keputusan Bersama
03
lnstruksi Menteri
04
Edaran
05
Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
06
lnstruksl Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
07
Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (BAKN)
08
Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN)
09
lnstruksi Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)
10
Edaran Lembaga Administrasi Negara (LAN)
~1enteri
11 12 03
--------------------------------------Konseps
01
Issues
02
Permasalahan Pokok
03
Pe rumusan Keb i j akan
04 05 04
Ke s e j a h t e r a a n 01
Blmbingan Penyuluhan
02
Tunjangan Belajar/Beasiswa
22
K0 D E
MA S A l A H
-r03
Pengadaan dan Penyelenggaraan Bursa Buku Pengadaan dan Penyelenggaraan Asrama
04
Pengadaan dan Penyelenggaraan Kafetaria Pengadaan dan Penyelenggaraan Poliklinik Pengadaan dan Penyelenggaraan Koperasi
05 06 07
--------------------------------------
08 09 05
M i n a t
01
01 ahraga Kesen 1an Pers Kampus Peclnta AI am Kemah Ker ja Pramuka Resimen Mahasiswa Widya Wisata
02 03 04 05 06 07 08 09
--------------------------------------
10
Kebutuhan Dasar
06
Pengembungan Kemampuan Penalaran Pengembangan Kreatifitas Pengembangan Ketajaman Penglnderaan
01 02 03 04 05
01
I I
P
01 02 03 04
e mb l n a a n Pendidikan Pers Kampus Mahasiswa Pola Pembinaan dan Pengembangan Pers Kampus Pemilihan ~~ahaslswa Teladan Pembentukan Badan Kerjasama Antar Lembaga Kemahasiswaan
23 K0 D E
-
MA S A l A H
05
Pembinaan/Pengembangan lkatan Senat Mahasiswa Sejenis (ISMS)
06 07
Lomba Karya lnovatif Produktif Pekan Olahraga dan Sent
08 09
Pembinaan Kemahasiswaan Penel itian Masalah Kemahasiswaan
10
Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa CLKMM)
11
Resimen Mahasiswa CMENWA)
12
Mahasiswa Indonesia dl Luar Negeri Kerjasama Antar lnstansi
13 14 15
--------------------------------------- dst.
01 02
--------------------------------------- dst.
08
24 DAFTAR KODE KLASIFIKASI KEARSIPAN BIDANG FASILITATIF Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI
-======================================================================= MA S A L A H
K0 D E
FR 00 01
02 03
04
05 06 07
08
09 10 11 12 13
14 15 16
17 18
19 20 21
22 23
24 01 01
P E R E NC ANAAN Peraturan Perundang-undangan Undang-Unda~g Dasar 1945 Ketetapan Maje I is Pe rmusyawaratan Rakyat (MPR) Undang-un dang Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang Peraturan Pemerintah Keputus an Presiden lnstruksi Presiden Keputusan Bersama Tlngkat Menteri Keputusan Menter! lnstruksi Menteri Edaran Menteri Keputusan Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama Keputusan Pimpinan Unit Utama lnstruksi Pimpinan Unit Utama Memo Pimpin an Unit Utama Not a Pimpin an Unit Utama Edaran Pimpinan Unit Utama Pengaturan Peri z in an Keputusan Rektor Keputusan Kopertis Instruks i Rektor lnstruksi Kopertis Edaran Rektor Edaran Kopertis Konseps Inovas I
25
K 0 D E
MA S A l A H
-
02
Perumusan Kebijakan
03
-----------------------------------------------------------------------------
04 02
R
01 02 03 04 0.5 06 07 08 09 10 11
u t i n Pengumpulan Data Pengolahan Data Evaluasi Data Pen yaj ian Data Penyusunan Data Penyusunan Program Penyusunan Uraian Keglatan Penyusunan Daftar Usulan Kegiatan Pelaksanaan Proqram Pengawasan Pengen da I ian
12 13 03
P e m b a n g u n a n
Pengumpulan Data Pengo Ia han Data Evaluasi Data Pen yaj ian Data Penyusunan Rencana
01 02 03 04 05
Penyusunan Program Penyusunan Pola Operasional Penyusunan Daftar Usulan Proyek Pelaksanaan Program Pengawasan Pengendall an
06 07 08 09 10 11 12 13
j
26 K0 0 E
ofn
+ .
M A S A l A H Laporan
Ru t i
01
Bulanan
02
Trlwul an
03 04
Tengah Tahun
n
Tahunan
05 06 05
Laporan Pembangunan
01
Bu I an an
02
Trlwul an
03
Tengah Tahunan
04
Tahunan
05 06 06
I I
E v a I u a s i
01
Rutin
02
Pemb an gun an
03 04
--------------------------------------- dst. i
07 01
---------------------------------------
02
--------------------------------------- dst.
KEUANGAN •.
00
Peraturan Perundang-undangan
01
Undang-Undang Dasar 1945
02
Ketetapnn Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR)
03
Undang-un dang
04
Peraturan Pemerlntah
27
K0 D E
-
I
MA S A l A H
05
Keputusnn Presiden
06
lnstruksi Presiden Keputusan Bersama Tingkat Menter! Keputusan ~~enter! lnstruksi Menteri Edaran Menteri Keputusan Bersama Tingkat Pimplnan Unit Utama Keputusan Pimpinan Unit Utamn lnstruksi Pimpinan Unit Utarna Memo Pimpinan Unit Utama Nota Pimpinan Unit Utama Edaran Pimpinan Unit Utama
07 08 09 10 11
12 13 14 15 16 17 18 19
Pengaturan Peri z in an Keputusan Rektor Keputusan Kopertis
20 21 01 01 02 03 04 05 06 07 08 09
Perencan aan Angg a ran Rutin Data Urai an Kegiatan Operasional Rutin (UKOR) Terurc:li UKOR lnduk Memo Program Koordinatif <MPK) Nota Keuangan Daftar Usul an Ke giat r.n (DUK) Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara r. ( RAPBN )
---------------------------------------------------------------------------
28
MA S A L A H
K 0 D E
ol I
01
02 03 04 05 06 07
Perenca~aan
Anggaran Pembangunan
Data Uraian Kegiatan Operasional Pembanqunan (UKOP) lnduk Uraian Keglatan Operasional Pembangunan (UKOP) Terurai Memo Program Koordinatif (MPK) Nota Keuangan Daftar Usulan Proyek
08 09 03
Penyusunan Anggaran Rutin 01 02 03 04 05 06 07
Plafon Pra Daftar !sian Keglatan (DIK) Daftar lsian Kegiatan (DIK) Usulan Revis! DIK/Dispensasi Persetujuan Revisi Usulan Pencairan Pe rsetuj uan Pen ca i ran
08 09
04 01 02 03 04 05 06 07 08
Penyusunan Anggarcm Pembangunan Plafon Pra DIP Lemba ran Ke r j a Daftur lsian Proyek
29 K0 D E
~1
-
09 10
/\ S A L A H
Usul Pencalran Persetujuan Penca iran
11 12 05 01 02 03 04 05
,. Pelaksanaan Anggaran Rutin Surat Permintaan Pembayaran <SPP) Surat Perintah Memboyar Uang (SPMU> Surat Persetujuan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan/Menteri Keuangan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Laporan Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)
06 07 06 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
Pelaksanaan Anggaran Pembangunan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Perintah Membayar Uang (SPMU) Surat Persetujuan Menteri Pendldikan dan Kebudayaan Surat Persetujuan Menter! Keuangan Surat Persetujuan Menteri Keuangan/BAPPENAS Surat Persetujuan Tim Pengendalian Surat Persetujuan Plmpinan Unit Utama Surat Persetujuan Pemimpin Pr0yek Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Laporar Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)
11
07
I I
12
01 02 03 04
Perhitungan Anggaran Rutin Daftar Perhitungan Anggaran Nota Keberatan
-----..
30 K0 D E
0~
01
02
MA S A L A H Perhitungan Anggaran Pembangunan Daftar Perhltungan Anggaran Nota Keberatan
03 04 09
01 02 03 04
Perbendaharaan Pembangunan Pengangkatan dan Pemberhentian Bendaharawan Tuntutan Ganti Rugi
Berita Acara Pemeriksaan Laporan
05
06 10 01 02 03 04
OS 06 07 08
Pendapatan Negara/APBN Pajak Has i I Penjual an Sewa Buruh Pungutan Ganti Rugl Bunga Plutang Kelebihan Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendldikan (SPP) Pendapatan lain-fain
09
10
Anggaran Belanja Tambahan CAST)
11 01 02 03 04
Usul-usuf Surat Keputusan Menter! Keuangan
31
K0 D E
~1
AS AL AH
12 01 02 K E P E G A WA I A N 00
I
01
02 03 04 05
06 07 08
09 10 11
12 13 14
15 16 17
18 19
20 21 22
23 24
Peraturan Perundang-undangan Undang-Undang Dasar 1945 Ketetapan Majel is Permusyawaratan RakyatCMPR) Undang-undang Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang Peraturan Pemerintah Keputusan Preslden lnstruksi Presiden Keputusan Bersama Tingkat Menteri Keputusan Menteri lnstruksi ~~nterT Edaran Menteri Keputusan Badan Admlnistra~i Kepegawaian Negara
32
M A S A L 1\ H
K 0 0 E
-
25
Keputusan Kopertis
26
Keputusan Yayasan
27 28 01
Pe ren can a an Keb utuhan Pegawa i 01 02
lnventarisasi Jabatan /\nalisa Jabatan
03
Uraian Jabatan
04 05
Evaluasl Jabatan Kual ifikasi Jabatan
06
Klasifikasi Jabatan
07
Daftar Urutan Kepangkatan
08 09 02
Formas i Pegawa i 01
._;!;,~~ .~~.:- ~.. - ~ .· '4i~
...,...
02
Keadaan Pegawa i Kebutuhan Pegawal
03
Anqga ran Pegawa i
04
Statistik Pegawai
05
Pengusulan Formasi
~t·
06
Penetapan Formas i
,,
07 08
Pengadaan Pegawa i
03 01
Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sip! I
02
Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Slpil
03 04
Pemindahan Uang Pesanqon Pembarian Uang Pesangon
05
Rehab i I i tas i
"
' ·, .. J :4. ~·
33
~~ASALAH
K0 D E
-
06
Pelimpahan
07
Perbantuan Pega~ai Penari kan Kemba I i Tenaga Perbantuan
08 09 10
Memperkerjakan Pegawai Banqsa Asing Dl peker jakan
11 12
-------------------------------------Pembinaan Pegawai
04
01 d2
03 d4
05
Sumpah/Janji Pegawai Sumpah/Janji Jabatan Kehai kan Pangkat Kenai kan Gaj i
06
Penyesuaian ljazah Penlnjauan Masa Kerja
07
Pemberian Tunjangan Masa Kerja
08
c
09
Pemberian Tugas Belajar Dalam Ne9eri Hukuman Jabatan Pemberian Tugas Belajar Luar Negeri
10 11
u t i
12 13 05
06
I I
· Pemberhentian Pegawai
01 02 03
Tata Usaha Kepegawaian Kartu Daftar Ulang (KARDAF) Pengajuan ~omor lnduk Pegawai (NIP) Daftar Pemegang Nomor lnduk Pegawai
05
Pengajuan Kartu Pegawai dari Unit (KARPEG) Pengajuan Kartu Pegawa i ke BAKN (KARPEG)
06
Daftar Pemegang KARPEG
07
---------------------------------------------------------------------------
04
08
34
MA S A L A H
K0 D E
~
Kesejshteraan Pegawai
01
Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN)
02
T~b ung a n
03
Asuransi Kesehatan (ASKES)
04
Koperas i
05
Pe rumah an
06
Rekreasi
07
Olnh Raga
08
Kesenian
09
f\ngkutan
Pembangunan Nasional (TABANAS)
10 11 08
Pendidikan dan Latihan Pegawai 01
An a l isa Kebutuhan
02
lnventarisasi Kebutuhan/S a rana
03
Sekolah Staf Pimpinan Administrasi (SESPA)
04
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Madya <SEPADYA)
05
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Lanj utan ( SEPALA)
06
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Dasar ( SEPADA)
07
Keter:1mpil an lainnya - ~~~
08 09
Ke r j a s a m a
09 01 02
Departemen Keuanqan BGdan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) Lembaga Administrasi Negara (LAN)
03 04
Unit Utama
05
Unive rsitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi
06
Kopertis
.
.
35
K 0 DE
I
MA S A l A H
07
Arsip Nasional
08
Biro Pusat Statistlk
09
Pusat Pendid il an dan Lrut1h an regawa i ( FUSD I KLAT)
10
Lembaga Persahabatan
11
Pemerintah Daerah
12 13 10 01 02
TL
I00
T AT Al AKS ANA I
Peraturan Perun dan g-un dangan 01
Undang-Undang Dasar 1945
02
Ketetapan
03
Undang-undang
04
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
05
Peraturan Pemerintah
06
Keputusan rresiden
07
lnstruksi Presiden
08
Keputusan Bersama Tingkat Menteri
09
Keputusan Menteri
10
lnstruksi Menteri
11
Edaran ~~enteri Keputusan Bersama Tingkat Pimp in an Unit Utama
12
~~aje
I is rermusyawaratan Rakyat(MPR)
13 14
Keputusan Pimpinan Unit Utama
15
Memo Pimpinan Unit Utama
16
Nota Pimpinan Unit Utama
17
Edaran Pimpinan Unit Utama
lnstruks i Pimpinan Unit Utama
36 K 0 DE
~~A
-
SALAH
18
Pengaturan Perizinan
19
Kep utusan Rektor Keputusan Kopertis
20 21 22 01
--------------------------------------------------------------------------0 r g a n
s a s
01
Struktur
02
Fungsi
03 04
Wewenang
05
Pe rinci an Tu ga s
06
Tanggung Jawab
Pembagian Tugas
07 08 02
-------------------------------------Tata Kerja
01
Sistem dan Prosed ur
02
Pedoman/ J uk I ak
03 04
Pembinaan/Efisiensi Sistem lnformasi Manajemen CSIM)
05 06
-------------------------------------- dst.
01
--------------------------------------
02
-------------------------------------- dst.
03
00
U M U M
I
Pe raturan Perundang-undangan 01
Undang-Undang Dasar 1945
02
Ketetapan Majel Is Permusyawaratan Rakyat(MPR)
37
M A .$ A L A H
K 0 D E
I
03
Undang-undang
04
Peraturan Peme rint ah Penggant i Undang-undang
05
Peraturan Peme rintah
06
Keputusan Presiden
07 08
lnstruksi Presiden Keputu5an Ber5ama Tingkat Menteri
09
Keputu5an Menteri
10
ln5truk5i Menteri
11
Edaran Menteri
12
Keputu5an Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama
13
Keputusan Pimpinan Unit Utama
14
ln5truksi Pimpinan Unit Utama
15
~1emo
16
Pimp i nan Unit Utama Nota Pimp in an Unit htama
17
Edaran Pimpinan Unit Utama
18
Peraturan Periz inan
19
Keputusan Rektor
20
Kerutu5an Koperti5
21 22 01
I r
llts~~J~~-l-L'-~~~~-~~~----------- -~-~~-r~~-~~~~~!-~~---------------
K e t a t a
U
5
01
Per5uratan
02
Kawnt I Telegr am
03
Surat Panggi I an I Undangan
04
R e 5
05
--------------------------------------
06 02
I I
a h a a n
Kerumah Tangga an 01
Li5trik
02
Ai
r
38
K0 D E
MASf-1LAH
03
fle ra I a tun Kantor
04
AI at Mob i I i tas
05
Kenman on /
Ketert i ban
06 07
KebersLhan
I Keind ahan
Paka i an Di n as
08
Perlengkapan Pol ikl inik
09
Mes in Di se I
10
Bengke I
11 12 03
II I
F'rotokol
01
Upacara Hari Nnslonal
02
Upaca ra Pe I anti kan
03
Upacara Pemberian Pen ghargaan
04
Upacara Pengambilan Sumpnh
05
Upacara Penandatanganan Dokumen
06
Up aca r a Bendera
07
flenerimaan Tamu
08
Rapat
I Janji
I Sid ang
09 10 04
PerjaiAnan Dinas Dalam Negeri
01
Perencanaan Pe rj a l anan Din as
02
Perm i nt ann Pe r j a I annn Din as
03
Surat Tuq as
04
Surat Pe rintah Perjalanan Dinas (SPPD)
05 06
39
MA S A l A H
K 0 0 E
~
Perjal anan Dinas Luar Negeri
01
Perencanaan Per ja I an an Di nas
02
Permintaan Perjalanan Dinas
03
Surat Tugas
04
Surat Perintah Perjalanan Dinas CSPPO)
05
lji~ ke Luar Negeri
06 07 06
Permintaan Penggandaan
01
Tik
02
Stens i I
03
Foto Copy
04
Skener (Schanner)
05
Cetak
06
J II i d
07 08 07
Penyerahan Penggandaan
01
Tik
02
Stens i I
03
Foto Copy
04
Skener
05
Cetak
06
J iI id
07 08 08
Penerbitan
01
Bull ~tin
02
Hasi I Penel itian
40
MA S A L A H
K 0 DE
-
03
Naskah Pidato
04 05
Dokumen Phis i k
09 01
Kontrak Tanah
02
Kontrak Bangunan
03
Kontrak Kerjasama
04 05
Kontrak Hak Cipta Pemil ikan Tanah
06
Pem il ikan Bangunan
07
Pemil ikan Kendaraan
08
Pemit ikan Peratatan Kantor
09
Maket
10
Gambar- gamba r asli
11 12 10
Perencanaan Perlengkapan 01
Rencana Kebutuhan Barang Bergerak
02
Rencana Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
03
Rencana Penyaluran
04
Penyusutan/Penghapusan
05
----------------------------------;---
06
Pengadaan Perlengkcpan Dalam Negeri
11
02
Pra Kua I if i kas i Surat Penunjukan
03
Tender
04
Surat Persetujuan
05
Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja <SPK)
01
41
MA S A L A H
K 0 DE
---r
06
Kontrak
07
Ak t e
08
Berita Acara Penyerahan Tuntutan (Claim)
09 10 1l 12 01 02 03 04 05 06
Pengadaan Perlengkapan Luar Negeri Pra Kual ifikasi Tender Surat Persetujuan Surat Perintah Kerja CSPK) Kontrak
08
Ak t e Berita Acara Claim
09
Licence of Credit (LC)
10
I j in Import Be.u Masuk
07
11 12 13
13
Bantuan Perlenqkapan Dalam Negeri 01 02 03 04 05 06 07 08
Kriteria Bantuan Selektif Konsentrasi Pemerataan Penggunaan Bersama (Common Use) Persetujuan Berita Acara
42
K 0 D E
:r
MA S A L A H Bantuan Pe rlengkapah Luar Negeri
01
Peralatan Laboratorium Diuraikan Lebih Lanjut
02
Medi a Pengajaran Dluralkun Lebih Lanjut
03
---------------------------------------------------------------------------
04 15
H i b a h
01
Ten aga a h I i
02
Pera I atan
03
Gedung-~edun~
04 05 16
Perlengkapan Dibuat Sendiri 01 02
Alat Pe raga Peralatan Laboratorium
03 04 17
Tuka r Menukar Fasi I itas 01
Usulan
02
Pe rset ujuan
03 04
Penafsiran Ha rg a Surat Perjanjian
05
Beri ta Aca r a
06 07 Pinj~man
18 01 02 03 04
Barang/Perlengkapan
Bukti Peherimaan Bukti Pengeluaran
43
K 0 DE
~
MA S A L A H P er g u da n ga n
01
Bukt i Pene ri maan Bukti Penge lu a r an/Penye r ahan
02 03
Be rita Aca ra La poran
04 05 06 20
Pe m e l i ha r aa n 01
Tanah Ban gun an
02
1\l at-a l at Kantor AI at Mob i I itas Buku Pe r pusta kaan Al at Te knik
03 04 05 06 07 08 21
P
e n y a
01
I
u r a n
03
Al at-a lat Kantor AIat Mob i I itas Buku Pe r pusta kaan
04
Al at Te knis/Ai at Bengke l
02
05 06 22
.....-------------------------------------~> •
'I
n v e n t a r 01 02 03 04 05
1
s a s
Tanah Ban gun an Al at-a l at Kantor AI at ~1ob i I itas Buku Pe rpusta kaan
44
MA S A L A H
K 0 0 E I
I
06
AI at Tekn i s/Bengkel
07 08 23
I I
P e n g h a p u s a n
01 02
Usul Penghapusan Keputusan Penqhapusan
05
Pemusnahan Lelan g Sewa Bel i
06
Beri t a Acara
03 04
07 08 24
0 a n a 01 02 03 04
25 01 02
I n d u k
Yayasan Perguruan Tin gg i Swasta CYArTIS) Pus at Yayasan Perguruan Tingg i Swasta CYAPTIS) Wi I ayah
45
Lampi ran Keputusan Nemer Tan gga l
II Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi : 12/DJ/Kep/1983 : 11 Pebruari 1983
PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI DILINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN · KEBUDAYAAN
PENDAHULUAN Den gan makin berkembanqn ya kegiatan Perguruan Tinggl dari waktu ke waktu, baik kegiatan yan g bersifat rutin maupun pembangunan menyebabkan makin besarnya volume arsip pada masing-masing Perguruan Tin gg i tersebut. Dengan keadaan .yang demikian itu pe rlu adanya penataan arsip yang sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan gangguan ke rja dan pemborosan pikiran, tenaga, waktu, dan fasi I itas l ain nya. Pentingnya penataan arsip dengan sebaik-baiknya ini telah ditegaskan oleh Undang -undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kea rsipan, yang dalam pasal 3 menyatakan bahwa : tujuan kears i pan i a·l ah untuk menj ami n kese I amatan bah an pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehldupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegi atan Pemerintah. Yan g dimaksud a rsip dalam pedoman ini ialah arsip menurut Undangundang No.7 tahun 1971 (pasal 1) yaitu: 1.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima ol e h Lembaga-lembaga Nega ra dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, da lam rangka pelaksanaan ke g iatan pemerintah;
2.
Naskah-naskah yan g dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam r angka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Di dalam bidan g kearsipan, j adwal retensi arsip merupakan salah
satu sub
sistem dari pada sistem kears lpan.
46
Dengan demikian merupakan salah satu unsur utama dalam melaksanakan sistem kearslpan, khususnya dengan adanya jadwal retensi arslp akan memudahkan penyusutan dan penghapusan arsip.
Bi Ia pelaksanaan penyu-
sutan dan penghapusan arsip dapat dilaksanakan dengan tertib, akan memudahkan penemuan kembal i arsip yang dibutuhkan dan menjamin keselamatan bahan bukti pertanggung jawaban nasional .
Oleh karena itu
jadwal retensi arsip mutlak perlu dimi I ikl oleh setiap Universitas/ lnstitut Negeri dalam I ingkun~an Departemen Pendidikan dan Kebudayaan . ARSIP
DINIV~IS
DAN STATtS
Arsip-arsip mil ik Universitas/lnstitut tidak seluruhnya setiap harl dipergunakan di dalam proses kerja, tetapi ada kemungkinan satu arsip sekal i dipakai kemudian habis kegunaannya atau kemungkinan lain, sekal i dipakai dalam proses kerja sehari-hari, kemudian lama tidak diperlukan lagi tetapi masih mempunyal ni lai guna . Dalam hal tersebut di atas Undanq-undang No. 7 Tahun 1971 di dalam pasal 2 telah membedakan fungsi arsip sebagai b6rikut : Arsip dinamis, yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehldupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelcnggaraan administrasi negarn; Arsip statis, yakni arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari admlnistrasi negara . Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksanaan tugas pekerjaan sehari-hari.
Berdasar-
kan funqsinya dan juga untuk kepentingan tu9as pekerjaan, arsip dinamis dapat digolongkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif (semi statis). Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di I inqkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organlsasi.
Pada saat-saat t e rtentu arsip aktif
men~alami
perobahan nilai dan artinya, menurut fungsinya dalam administrasi,
47
sehingga nilai dan artinya dalam kehidupan administrasi mulai berkurang.
Artinya bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan l agi .
Pada tahap ini arsip dikatakan menenpai tahap inaktif. Arsip inaktif adalah a rsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi seeara terus-menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi . satunn
Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada
~erja/unit
pengolah akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di
Pusat Penyimpanan Arsip. 3.
KEGUNAAN J ADWAL RETENS I Pada maslng-masing Universitas/lnstitut arsip- arsip terelpta sebagai akibat pelaksanaan kegiatan yan,g ber·aneka ragam sebagai pelaksanaan fungsi Universitas/lnstitut, besar keel lnya jumlah arsip yan g tereipta ditentukan oleh besar keel lnya kegiatan yang di laksanakan. Semakin besar kegiatannya semakin banyak jumlah arsip yang dieiptakan . Peningkatan jumlah ars ip yang dleiptakan akan menimbulkan b8rbagai masalah apabila tidak dimbangi dengan adanya kebijaksanaan penyusutan dan penghapusan. Yang dimaksud penyusutan da lam pedoman ini ialah pengertian penyusutan menurut pasal 2 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1977, yang menyatakan bahwa Penyusutan Arsip adalah : 1.
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengo l ah ke Unit Kearsipan dalam I ingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;
2.
Memusnahkan arslp sesuai dengan ketentuan-ketentuan yAng berlaku;
3.
Menyerahkan a rsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Naslona I. Dengan di lakukannya penyusunan dan penghapusan arsip- arsip itu
akan memberikan keuntungan antara l a in: 1.
Arsip-arsip aktif yang seeara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif;
2,
Memudahkan penqelolaan dan penqawasan balk a rsip aktif maupun a rs i p in a kt i f ;
3.
Memudahkan penemuan kemba I i;
48
4.
Akan meningkatkan efisiensi kerja;
5.
Memudahkan pemindahan arslp-arsip yang berni t a l permanen/abadl ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia;
6.
Menyelamatkan arsip-arsip yan g bersifat permanen seba ga i bahan bukti pe rtanggun g jawaban dlbidang pemerintahan. Untuk memudahkan pelaksanaan penyusutan dan penghapusan diperlu-
kan jadwa l retensi arslp yang telah tersusun kedalam daftar j adwal retensi.
Ja di j adwal retenst ada la h suatu daftar yan g memuat kebijak-
san aan, seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan . Den gan demikian Jadwa l Retensi itu merupakan su atu daftar yang menunjukkan 1.
Lamanya masing-masin g a rsip disimpan pada file aktif (satu an kerja), sebelum dipindahkan ke Pus at Penyimpanan Arslp (file in active);
2.
J angka waktu l amanya penyimpanan masln g-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ata upun dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesi a . Dengan adanya Jadwa l retensi ini akan memberikan kegunaan antara
lain untuk: 1.
Memudahkan penyisihan arsip-arsip den ga n tepat bagi arsip-arsip
2.
yan g tidak memil iki jan gka waktu simpan l ama ; Memudahkan penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan laqi bag i kepentingan administrasi;
3.
t-1emudahkan peme l ih a r aan arsip-arsip yang bernllai permanen.
Oleh karena penyusunan jadwa l retensi yang bal k itu tid a k mudah, maka diperlukan udany a ketel itian, pengeta hu an dan penguasaan mater! permasalahan yan g terkandun g dalam a rsip at au kelompok arsip .
atau J adwal
retensi arslp yang balk henda knya dapat memenuhi syarat-sya rat :
se-
derhana, log is, konsfsten , a kuras i jelas dan tepat/ben a r. DASAR PENENTUAN JAD\'JAL RETENS I Dalam menentukan jadwal retensi diperlukan banyak pertimbangan balk ditinjau dari seg i yuridis (atau peraturan pe rundan gan yang berlaku) ma upun segi adm inistratlfnya.
49 Dari segi peraturan perundangan yan g ·berl a ku penentuan jadwa l retensi ini dapat diperhatikan an t a r a l a in : 1.
Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kears i pan;
2.
Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3.
Kitab Undan g-undang Hukum Dag ang (KUHD) (terutama pasal 6 ayat 3);
4.
Peraturan-peraturan dari BAKN yan g be rhubun gan dengan masalahmasalah kepegawa i an yan g darat d i gun a kan ana log untuk penentuan jadwal retensi;
5.
Peraturan-peraturan dari BEPEKA yan g berhubun gan dengan mas a lahmasalah keuangan yan q dapat digunakan analog untuk penentuan jadwa I retens i . Penentuan jadwal retensl ditinjau s ecara administratif dimaksud-
kan karena pada hakekatnya yan g mempunyai kewenangan dan tanggung jawab atas a rsip adalah pimpinan tertinggi dari Universitas/lnstitut, maka apabila pimpinan yang bers ang kutan menentukan kebijaksanaan penyusutan dan penghapusan arsip adalah bisa dimengerti sepanjang tidak bertentangan dengan pe raturan yan q berlaku. Dal am pasal 4, Peraturan tetapkan : 1.
Pe~erintah
No. 34 Tahun 1979 telah di-
Setiap a rsi p ditentukan retensinya atas da sar nilai kegunaannya dan d ituan gkan dalam bentuk jadwal retensi a rsip;
2.
Arsip Nasional menetapKan pedoman untuk digunakan seba ga i petunjuk dalam menentukan ni Ia ! g una a rsip;
3.
Lembaga -l emba ga Ne ga ra atau Badan-badan Pemerintahan masingmasing wa jib memi I iki j adwa l retensi a rsip yang berupa daftar berisi sekuran g-kurangnya jenis arsip beserta jan gka waktu penyimpanannya seauai ni lai keg unaannya dan sebaga i pedoman penyusutan ars i p.
5.
INVENTARISASI ARSIP Langkah pertama untuk menyusun jadwal retensi ada l ah mengadakan inventarisasi a rsip.
Maksud mengadakan inventarlsasi arsip ini ial ah
untuk mendaftar secara l engkap informasi yan g terkandung di dalam arsip serta memperhatikan bentuk phisik a rsipnya .
50
Baik intormasi/isi arsip yang terkandung di dalamnya maupun bentuk phisik arsip adalah faktor-faktor yan g menentukan jangka waktu penyimpanan arsip dan juga untuk memudahkan peni laian kegunaan sesuatu arsip dengan t epa t. lnventarisasi arsip ini berguna untuk : 1.
Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya, letak lokasi eari arsip-arsip yang bersan gkutan;
2.
Mengetahui arsip-arsip yan g sama (dupl ikat);
3.
Dengan adanya invent a risasi arsip akan dapat diketahui bahwa di dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarnya dapat disisihkan langsung, tetapi mun gkin pula bahan yan g secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya sebagai kelengkapan data sejarah. lnventarisasi arsip dapat disusun secara sistematis dalam bentuk
lembaran ataupun kartu-kartu.
Sistematika penyusunannya dapat secara
indeks relatif menurut kelompok berdasa rkan pola klasitlkasi dengan dilengkapi pula keterangan-ke teran gan tentang jenis-jenis/sifat arsipnya serta satuan kerjanya yang meml I lkl. Akan lebih mudah laqi apabila sudah tersedia pola klasifikasl arsip. Karena pada pola klasifikasi arsip tel ah diketahui semua masalah yang ada pada I in gkungan suatu organ i sas i, dari masa I ah yan g umum sapa i dengan yang lebih t e rperinci.
Di dalamnya juga kel ihatan I ingkungan
serta urutan logi s-kronologisnya pada masing-masing masalah utama . Melalui masalah-masalah yang terkandun g dalam pola klasitikasi arsip tersebut dapat di laksanakan penilaian kegunaannya . Untuk mend apa tkan keterangan selengkap-lengkapnya menqenai arsip maka dattar inventarisasi a rsip Unive rslt as /lnstitut dapat dicatat kedalam lembaran/kartu atau buku dengan kolom-kolom seperti tersebut dalam lembaran/kartu atau buku denaan kolom-kolom seperti tersebut dalam Iampi ran No.1. 6.
MENILAI KEGUNAAN ARSIP Tidak semua arsip harus dislmpan untuk selama-lamanya karena ada diantara arslp itu yan0 sudah habis·kegun aannya sehin gga perlu di-
., 51
hapuskan tanpa sesuatu resiko dikemudian harl.
Logikanya adalah tidak
perlu menyimpan arsip kalau tldak ada ni lai kegunaannya. Dengan adanya inventarisasi arsip akan memudahkan di dafam penilaian arsip, baik atas dasar jenisnya, phisiknya maupun atas dasar informasl yanq terkandung di dalam sekefompok atau suatu arsip .
Akan
tetapl yang pal inq penting adalah penilaian atas informasinya/isinya. Dengan penilaian atas kegunaannya sesuatu arslp akan memudahkan di dafam penentuan jangka waktu penyimpanannya . Di dafam meni lai kegunaan sesuatu arsip dirasakan sangat suka r oleh karena arsip-arsip umumnya mempunyai sifat yang beraneka ragam dan kequnaan yang bermacam-macam bagi kepentingan Universitas/fnstitut, . lebih . la g i tidak ada kriteria yang mutlak untuk menentukan ni lai kegunaan arsip .
Oleh sebab itu penilaian hanya dapat
~ilakukan
secara
umum. Meskipun demikian peni Ia ian hendaknya diusahakan setepat-tepatnya, untuk maksud ini peni Ia ian dapat berpedoman kepada hal-hal berikut 1.
Fen! laian tidak hanya menentukan tin gg i rendahnya tinqkat linqkup kepentingan dan kegunaan arsip , akan tetapi juga menilai frekuensi penggunaannya balk terhadap arsip aktif maupun inaktif;
2.
Peni laian diselenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam hubungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi Universitas/lnstitut.
Sejauh mana keterl ibatan arsip di dalam kehi-
dupan Universitas/lnstitut; 3.
Peni Ia ian harus memperhitungkan arti dari sumber arsip itu sendiri. Harus mengingat kedudukan dari maslng-masin q unit organisasi (unit pengolah), struktur pemerintahan, sifat kegiatan-keqiatannya dengan unit organisasi yang lebih besar dan juga yang lebih keel!;
4.
Penllaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi dari Universitas/lnstitut yang bersangkutan, artinya tidak dapat menilai berda sarkan bag ian demi ba g ian atau berdasarkan atas maslng-masing unit organisasi (unit pengolah) . Tetapi harus mengkaitkan antara a rsip satu den0an kelompok arsip lainnya;
5.
Penilaian disamping menentukan kegunaan dari Universitas/lnstitut sendiri juga memperhitunqkan kegunaan-keg unaan lainnya, seperti untuk kebutuhan penel itian i lmiah, serta kepentingan lainnya.
52 Mengen a i ni la i kegunaan a rsip dapat ditinjau dari berb aga i seai (as pe k) kepentingan antara l a in 1,
Aspek Administrasi . Suatu a rsip mempunyai ni lai guna adminlstrasi apabi Ia isinya me ru pa kan perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat berdasarkan wewenan g don tang gun g jav1ab karena jabatannya, contohnya untara lain: - arsip - a rsip yang berkenaan dengan usul-usul Universitas/lnstitut yan g mencakup pula pelaksanaannya; arsip- arsip yang be rkenaan dengan Universitas/lnstitut mengenai struktur, personal i a , instruksi, pedoman kerja, dsb .; - a rsip-arsip yang berkaitan den9an fungsi dan pencapaiannya termasuk a rsip- a rsip tent ang keputusan suatu kebijaksan aan, perobahan dan pelaksanaan kebij a ksanaan, proqram kerja, dsb.
2.
Aspek Dokumentasi. Suatu arsip mempunyai ni l a i guna dokumentasi apabila isinya mengandun g informasl seperti pada kequn aa n adm inistrasi, berkaitan dengan hasi I penel itian, bahan-bahan publ ikasi, dsb .
3.
Aspek Hukum. Suatu arsip mempunyai ni lai guna hukum apabi Ia isinya memuat kepastian hak dan kewajiban dan atau sebaga i alat bukti atau sarana hukum lainnya yan g otentik . Misalnya: arsip yan g menyangkut hak pa t ent, kontrak, sewa bel i,dsb.
4. · Aspek Fiskal. Suatu arsip mempunyai ni lai guna fiskal apabifa isinya mengandung informasi tentan g ba ga imana uang dipero leh, dibagikan , diawasi dan dibelanjakan .
Den ga n kata lain arsip-arsip yan g men qa ndun g infor-
masi tentan g bahan-bahan pembuktian dib idang keuan ga n. 5.
Aspek Perorangan . Suatu arsip mempunyai nifai guna pe roran gan apabila isinya kut data oeroran~an, antara la in
menyan~
- arsip-arsip tentang kelahiran, perkawinan, adopsi, kewarganegaraan, surat ke teran ga n meninq ga l;
•
53
- arsip-arsip yan g menyan gkut rlw ayat hidu p; - arsip-arsi p t entan g pendidikan dan pe ke r jaan; - arsip-arsip medis dan kesehatan, dsb . 6.
Aspek Pemeriksaan . Suatu arsip mempunyai nilai gun 3 pemeriksaan apa bil a isinya dapat dipergunakan sebagai bah an pemeriksaan , misalnya arsip-arsip yan g menyan gkut mas a l ah keuan qan dan pe rp a jakan.
7.
Aspek Penunjang .
·
Suatu arsip mempunyai ni lai guna penunjan g apa bi Ia islnya mempunyai daya tunjan g ba Ri tindakan-tlndakan hukum atau tindakan yanq memil iki keteran gan tambahan yan g pe rlu untuk membentuk suatu penge rtian len gka p dari suatu dokumentasi utama. 8.
As pe k Sejarah . Suatu arsip mempunyai nl lai guna sejarah apabi Ia isinya men gandung bahan, data/informasi tentang kejadian-kejadian/pe ristiwa-peristiwa dalam proses perkembangan penyelenggaraan Universitas/lnstitut .
9.
Aspe k Penel itian . Suatu arsip mempunyai ni lai quna penel itian/i lmlah ap abi Ia isinya men0andung bahan, data/informasl yan g dapat dipergunakan seba Ra i obyek penel itian dan pengembanqan i lmu pengetahuan.
Berdasarkan penilaian yan g telah di la ksanakan tersebut di atas akan menghasilkan dua kategori , yakni arsip pentin g dan tidak penting. Arsip pentin g yan g dimaksud adalah a rsi p
pentin~
balk untuk
ke ~1 unaan
Universitas/lnstitut pencipta arsip sendiri (ni l a i primer), maupun ba g i kebutuhan/kequn aan l a innya
se ~ert i
untuk kegunaan penel itian
ilmiah, kepentin gan perorangan ataupun inst ansi lain (ni lai s e kunder) . Arsip-arsip . pentin g ini pada umumnya be rni lai pe rman en, yang nantinya akan diserahkan/dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia, sedan gkan arsip tidak penting berarti tid ak penting ditinjau dari kepentin gan/kegun aan Universitas/lnstitut yanq bersangkutan, maupun kepentingan/kequnaan la innya . Arsip-arsip tidak pentin g ini berni l a i simpan sementara , sebelum mencapai jangka waktu dimusnahkan .
54 BENTUK POLA JADWAL RETENS I Se tel a h se su atu a rs i p dl l a kukan penil a i an at as keg un aannya , l angkah se l anjutny a menentukan j a dw a l re t ensi (j angka waktu penyimpanan) . Jadwa l re t ensi ini ditentukan se j ak penci pt aan a r s i p.
Pe nentuannya
tida k dap at mutl a k/ pa sti ka re na keg un aanny a a rs i p be lum dapa t d ike t ahui den gan pa sti .
De n ~a n
de miki an pe nentu anny a d id as a rkan at as pe r-
kiraan yanq log is dengan mempe rtimb anqkan bebe r apa pe rsy a r at an yang t e lah dikemuka kan d imuka . Yang pe rlu mendapa tkan pe rh ati an d i da lam menent ukan j adwa l re t ensi ada la h menentukan be r apa lama umur se ke lompo k a rs i p seca ra kese luruh an.
Da ri umur kese luruh an t e rsebut kemu d i an dl pe rinci la9 i
be r apa lamanya j angka wa ktu penylmra nan untuk a rsi p aktif dan in aktif . Den gan ka t a la in be rapa lamanya se su atu a r s i p/se ke lompok a r s i p ha rus disimpan pada s atu an ke rj a ( unit pennol ah) sebe lum d i pin dahkan ke Pus at Pe nyimpa nan Arsi p, dan be r apa lamanya a rsi r in aktif d isi mpan pa da Pus at Penyi mpa nan Arsi p se be lum d imusnahkan at a upun se be lum dipinda hkan ke Ar s i p Nas ion a l Rep ubl ik In done si a . Den gan adanya penent uan ·j adwa l re t e nsi akan le bih mempe rmu dah da lam pe nyusutan/ pemln da han a rsi p da ri fil e aktif Unit Pengol a h ke Pus at Penyimpanan Arsi p, se rtn a kan dike t ahui denqan pa sti kapan be rakhirnya j angka wa ktu penyi mpanan a rsi r in aktif untuk sege ra dipin dahkan ke Arsi p Nas ion c l Rep ubl ik In done si a at a u dimusn ahkan. Bentuk Jadwa l Re t ens i pada da s a rny a ti da k bany ak be rbeda de ngan bentuk kl asifika si a rsi p, yakni be rbe ntuk t abe l .
Di da lam t abe l di -
t entukan t e rl e bih dohulu pembi dangan ke lompo k menqena i masal a h pokok (ma in subject) ke mudi an d i po rinci kepada mas a la h-mas a l ah (sub je ct) dan sub-ma s a l ah (s ub-sub ject) . Se ti ap ke lompok be rkas/a rsi p d ltent ukan t e rl e bih dahulu ke se luruh an j angka waktuny a , kemud ian di perinci ba ik untuk a rsi p a ktif maupun inaktif .
Dis amp in q d iten tuk an j anqka waktu penyi mp an annya , j uga pe rlu
dite t ap kan apa ka h se su at u a r s i r d imusn ahkan ka re na bernil a i sementa ra at a u d i p in da hkan ke Arsi p Nasion a l Rep ub l ik In done si a (korena be rnilai pe rman en) .
55 Dengan demikian yanq tercantum pada tabel keteranqan yang mel iputi 1. Pokok
~1asa
Iah;
2. Masalah ; 3. Sub Masalah; 4. Jan0ka waktu penyimpanan untuk arsip aktif Qan inaktif; 5. Nilai yan0 mel iputi: sementara dan permanen; 6. Keteranqan
yan~
menunjukkan arsip ditransfer atau dimusnahkan .
Sebagai contoh rota jadwal retensi arsip Universitas/lnstitut yan9 perlu dikembangkan lebih lanjut tersebut pada contoh nomor 8. 8.
TATA CARA PENYUSUNAN JADWAL RETENS I Dalam pasal 5 Peraturan Pemerintah No . 34 Tahun 1979 telah di tentukan siapa yan g berhak menentukan jadwal retens i yan g bunyi selen gkapnya seba ga i berikut 1. Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (3) ditetapkan oleh Pimpinan Lemba ga -lembaga Ne0ara atau Badan-badang Pemerintahan masinn-masinq setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional; 2.
Dalam menentukan retensi a rsi p ke uan qan dan atau arsip ke pega waian terlebih dahulu perlu didengar pertimban9an Ketua Badan Pemeriks a Keuan gan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepeqawaian Negara;
3.
Untuk Jadwa I Retens i Ars i p Pemerl ntahan Daerah d i tetapkan sesua i den~an
ketentuan ayat (1) dan ayat (2) dengan terlebih dahulu mem-
pertimbanqkan pendapat Menteri · Dalam 4.
Ne~wrl.
Setiap perubahan Jadwa l Retensi Arslp ditetapkan sesuai denqan cara sebaga imana dlmaksud dalam aya t
(1),
aya t (2) dan ayat (3) .
Secara garls besar penyusunan jadwal retensi untuk Universitas/ lnstitut dapat dilakukan sebaqai berikut: 1.
Pimpinan Universitas/lnstitut menyusun rencana jadwal retensi dengan memperhatikan pedoman-pedoman peni laian keC)unaan sesuatu a rsip dimuka;
56
2.
Untuk mendapatkan rencana jadwal re tensi yanq tepat Pimpinan Universitas/lnstitut darat dibantu ol eh tim atau panitia yan g dibentuk untuk maksud t e rsebut;
3.
Apabi Ia rencana jadwal retensi telah disusun dan telah direriksa kemudian diserahkan kepada Arsir Nasional melalui Sekretariat Jenderal Departemen P danK untuk ditelaah kembal i. Pene I a a han in i d i maksudkan untuk mengh i ndari kemunq k i nan-kemun qkinan musnahnya arsir-arsip yan g dipandang penting untuk kepentin ga n nasional. Denqan demikian yan g ditelaah kembal i bukan jangka waktu penyimranannya akan tetapi nilainya;
4.
Jika jadwal retensi telah ditelaah baik oleh Departemen P danK maupun Arsip Naslonal Republ ik Indonesi a maka jadwal retensi tersebut dapat di laksanakan setelah memperoleh
p~nqesahan
dari Pim-
pinan Universitas/lnstitut yan g bersangkutan . 9.
PENYUSUTAN ARS I P A.
PEMINDAHAN DARI UNIT PENGOLAH KE PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
Berdasarkan jadwal retensi arsip yan g ada maka pemindahan maupun pemusnahan dapat dilaksanakan denoan e fektif dan selektif. Tindak pertama yan 9 dilaksanakan untuk memindahkan arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip adalah menyianqi (weedin g ) arsip ycnq telah sampai jangka waktu re nyimpan annya, dan yang sudah tidak diperqunakan ln g i baqi Unit Pengolnh (s atuan kerja) yan0 bersangkutan . Dari hasil weedin g tersebut akan menghasi lkan : arsip yan q dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip, dan arsip-arsip kan oleh satuan kerja itu sendiri.
yan~
dimusnah-
Denqan demikian arsip-arsip yan g
akan disimpan pada Pusat Penyimpanan Arsip hanyalah arsir-arsip yang terri I i h saja. Persiapan-persiapan yan q pe rlu diseleng0arakan dalam pemindahan a rs i p ada I ah: 1.
Menyiapkan peralatan seperti: folder, box, dan lain-l a in;
2.
Membuat daftar arsip-arsip yan q akan dipindahkan yan g berisi tentanq
57
-Nama Unit Penqolah yan q memindahkan; - Pokok Mas a I ah; - Masalah; - Jan gka waktu penylmpanan be rkas; - Tahun berkas yang bersangkutan; - Jenis pAisik arsl p ( photo, peta, dl 1.); - Keadaan phisik arsi p (baik, rusak, dll.); - Jumlah berkas . 3.
~-1empersla p kan
berita acara pemindahan arsi p.
Pemindahan arsip
dari Unit Pen golah ke Pusat Penylmpanan Arsi p dilaksanakan per berkas , den gan demikian tldak lembar pe r le mbar. Jangka waktu pemlndahannyapun harus di laksanakan berdasarkan waktuwaktu tertentu, mlsalnya setiap 6 bulan sekal I . Pemindahan dilaksanakan bersama-sama dengan kartu kendal i
PEMUSNAHAN OLEH UNIT PENGOLAH Terhadap arsl p-arsi p yan g tidak penting bagi kegunaan Unit Pe-
ngolah dalam I ingkun gan Universitas/lnstitut, dapat dimusnahkan . Khususnya yang menyan gkut surat-surat rutin/biasa, se perti undangan dan sej enisnya . Dalam melaksanakan pe musnahan harus dlperhatikan ketentuan~ ketentuan berikut : den~an
1.
Pemusnahan dilaksanakan akan dimusnahkan;
2.
Diketahui oleh peja bat- pe jabat yanq be rwenanq;
3.
Pemusnahan dilakukan dengan be rita acara pemusnahnn (I ihat contoh 6) .
C.
PEMINDAHAN ARSIP STATIS KE ARSI P NAS IONAL REPUBLIK INDONESIA
membuat da ftar arsi p-arsip yang
Tidak s emua a rsi p yan g berada di Pusat Penyimpanan Arsi p yan g telah sampai pada jan gka waktunya harus di p ind ahkan ke Arsi p Naslonal . Arsip~arsi p yan g di p indahkan ke Arsi p Nasional hanyalah arsi p-arsip
58
yang terpil ih saja yaknl yang memourlyal Nllai Permanen .
Di luar da-
ri pada nilai permanen tersebut dlmusnahkan. Untuk keperluan tersebut setiap Universitas/lnstltut harus mengadakan peh -seleksl -an arsi p, dengan bertitlk tolak kepada jadwal retensl arsip•
Dari jadwal
retensl ltu pula dapat dlketahui berakhlrnya masa slmpan, arslp secara keseluruhan, dan nilai dari maslng-maslng kelompok arsip. Dart hasll pen-seleksi-an akan menghasilkan arsip-arslp yang akan diplndahkan (permanen) dan arsip- arslp yang akan dimusnahkan (sementara). Arslp-arsip yang akan dipindahkan ke Arsi p Nasional dibuatkan daftarnya yan g isinya mencaku p tentang 1.
Nama Universitas/lnstltut yang mengirimkan;
2. 3.
Kode dan pokok masalah; Kode dan masalah;
4. Jenis phlslk arsip ( photo, mikrofllm, dl I.); 5. ·Tahun, bulan, tang~al berkas; 6. Sistem penyimpanannya; 7. Juml ah berkas . Daftar arsip ini penting baik bagi Universitas/lnstitut yang mengirimkan maupun Arsip Nasional untuk men getahui arsip apa yang akan disimpan di Arslp Nasional. Oisamping daftar
pen~erahan
arsip juga disertai den gan berita
acara penyerahan arsl n yang dibuat oleh lnstitut {I ihat contoh 7).
masing~masing
Universitas/
Arsip-arsip yang dikirimkan harus sudah dalam bentuk teratur secara berkas .
Dimana setiap berkas yang isinya sama disusun secara
lengkap menjadi satu, dengan di lengkapi pula tanda-tanda (kode) dari masing-masin g berkas.
Setiap berkas yang dlserahkan juga dlsertai
dengan kartu kendal inya (contoh daftar pem indahan statis ke Arsip Nasional I ihat contoh 4). D.
PEMUSNAHAN OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
Terhadap arsip-arsip yan g tidak bernilai permanen (sementara/ tidak penting) da pa t dimusnahkan oleh Pusat Penylmpanan Arsip Universitas/lnstitut den gan ketentuan-ke tentuan sebaga i berikut :
1
59
1.
Mendaftar secara lengkap a rsi p-a rsl p yang akan dimusnahkan dengan perincian sebagai berikut: -N ama Universitas/lnstitut yang ckan memusnahkan; - Kode dan Pokok Masalah; - Kode dan Masalah; - Jenls phlsik ars i p; - Tanggal, bulan dan tahun berkas; - Jumlah berkas.
2.
Pemusnahan diselenggarakan denqan membuat berita acara pemusnahan arsip (I ihat contoh 6). Di dalam melaksanakan pemusnahan hendaknya arsip benar-benar musnah, dengan diketahui/disetujui oleh pejabat yang berwenang. Pemusnahan dapat diselenggarakan balk dengan cara dibakar, dilebut maupun dicacah (contoh daftar pemusnahan arsip I ihat contoh 3 dan 5). Berdasarkan hal-hal tersebut di atas secara garis - garis besar
Universitas/lnstitut dapat melakukan penyusutan arsip yang dipandang perlu untuk dlpindahkan atau dimusnahkan setelah segala ketentuanketentuan atau persyaratan nya dipenuhi, dengan cara-cara sebagai berikut: a.
P impinan Universitas/lnstitut menyusun rencana daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia atau yang akan dimusnahkan;
b.
Untuk menyusun daftar arslp yang akan dipindahkan atau dimusnahkan secara tepat, Pimpinan Universitas/lnstitut dapat dlbantu oleh tim atau pan iti a yang dibentuk khusus untuk maksud tersebut;
c.
Apabila daftar tersebut telah tersusun dan telah dlperiksa kebenarannya, kemudian diajukan kepada Arsip Nasional Republlk lndones i a me Ia I u i Sekretari at .len deral Departemen Pend i d i kan dan Kebudayaan;
d.
Jika arsip yang akan dirindahkan atau dimusnahkan telah mendapat persetujuan, maka Pimpinan Universitas/lnstitut dapat melaksanakan pemindahan atau pemusnahan dengan membuat berita acara .
-----
Contoh : 1
~
OAFTAR INVENTARISASI ARSIP UNIVERSITAS/INSTITUT 01 LINGKUNGAN DEPARTEHEN PEND IDIKAN DAN KEBUDAYAAN
========================================================================================================r======= Nomor urut
I
I
I 1 I I
I 1 I I
1Tangga I l I Ars i r I
Pembuat
:
l l
Ditujukan
I 1 I I
I
I
:
I
I 1 I I
I 1 I I
I ah
I I
7
:
:
:
I
I
I
l p • 1 enytmI pa n an I
I 1 I I
13
I I
l Pokok : Mnsu ! ah l Sub I Kode 1Tempat l Bentuk : Juml ah I Golo- I J.angka l I Mas a- l I ~1asa- 1K I as i- I Peny i m I F is i k l berkus/ l ngan I ltJaktu I I 1 I I
I ah
I I
5
I 1 I I
f'k 1 as1.
I 1 I I
ponan
I 1 I I
. ars1p .
I 1 I I
I em b ar I Satuan
I 1 I I
Ars1. p
Keterangan
-----1--------i--------i---------~------~--------~------~-------~-------~-------t--------t------t-------+------1
I I
2
I I
3
I !
4
I I
6
I I
8
I I
9
I I
10
I I
11
I I
12
I I
14
-----~--------J--------i---------~------~--------~------~-------~-------t-------t--------t------t-------+------1 I I I I
I I I I
I I I
I I I
I I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
Contoh : 2 \()
Unive rsitas/lnstitut: F a kultas
SURAT !SIAN PEMINDAHAN ARSI P KE SURAT PENYIMPANAN ARSIP.
---------------------------------------------------"-------------------------------------------------------------------------~~l!_~~~9~l~~-----------------------~ Arsi p- a rsi p t e rcantum dnlam Da ft a r di b~ wah ini berdasarkan j adwa l Ret ensi Arsi p <S.K. Re ktor No.: •••••••••••••••••••• ) setuju di p indahkankan ke r us at Penyi mpan an Ars i p.
Disetujui
~
Ha r ap tinj au kemb a l i
~
II
11 11
11 11 11 11 II
11
............
Tangga I :
Dekan
IL---------------------------------------------------------11
II II
11
Diterima pa da t angga l :
Lok ~ si
Pe nyi mranan :
II
Tangga I : Kepa la Unit Pengol ah
~
11 11 11 11
::
............................ •
Kepa l a Pus at Ponyimpan Arst r
===================================================~~========================================================== DAFTAR ARSI P YANG 01 PINDAHKAN
------------------------------------------------------------------r---------r------------------r--------------I I I I I I 1 1
1
Nomor I Tq I /81 n/ I Kode dan : Kode dan I J angka I S i stem Pe- 1 Juml ah 1 Kond is i 1 Je n is 1 K t urut I Thn Be rkas l Pokok l Masal ah l Penyimra nan I nyimpanan l Be rkas l Arsi p I fi s ik ~ e e r anaan 1 I I I I I I I I 1 M as a I ah 1 1 1 1 1 1 1 1 -----J-----------i-----------i----------~-----------~-----------~---------~---------~--------~--------------1 I I I I I
I
Contoh : 3
N
10
Universitas/lnstitut:
SURAT !SIAN PEMUSNAHAN ARSIP OLEH UNIT PENGOLAH
F a k u I t a s
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------11
II II II
Unit Penqolah :
------------------------------------------------~·II
Setuju
D
Arsip-arsip tercal")tum Dalam Daftar di bawah ini ll berdasarkan Jndwal Retensi Arsir <S.K. Rektor ll No.: •••••••••••••••••••••• ) dapat d i musn ahkan. ll
Harap tinjau kemba I i
D
Catatan l ain -lain Tanggal :_ _ _ _ __
Dekcm
II
1 ·~-------------------------------------------------------------
Pemusnahan dilaksanakan pada tanqgal:
............. ., ....... . Kepala Unit Pengolah
Tanggal : _ _ _ _ __
Berita Acara Pemusnahan Nomor :
Ketua Tim Pemusnahan
=============================================================================================================== DAFTAR ARSIP YANG DAPAT Dl MUSNAHKAN
-----------------------.-----------------,-------------------,--------------.---------------.-----------------J um k I ah Nomor 1 Tgi/Bin/Tahun ' Ko de dan po ko k Kode dan Masalah Jenis Fisik : I Keterangan 8 urut . : Berkas : Masalah J _____ j_______________L______ ::_~=----L------------------------i---------------1-----------------~,------------ 1
1
I
1 1
I
I
1
I I I I I I II
I I I I I I I I
1 1
'
I I I I : I I
I I I : 1 I I
I I
I
1
I
1
1
Contoh : 4 1'1"\ \()
SURAT ISI AN PENYERAHAN ARSI P STATIS KE ARSI P NASIONAL
Unive rsita s/lnstitut : Pus nt Penyimpa nan Arsi p
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------Asa l Arsi p:
---------------------------------------------------------Lokas i dan Kode Tangga l Pene rimaan:
Penyimpanan
---------------------------------------------------------Arsi p- a rsi p t e rcantum da l am da fta r di bawa h lnl be rdas a rkan j adwa l Re t ensi Arsl p (S.K.Re ktor No •••••••••• ) su da h dapn t d i golon gkan se baga i a rsi p statis dan pe rlu dise r ahkan ke Arsl p Nasion a l.
Se tuju
0
Ha r ar tinj au kemba I i
0
............... De kan
Tangga I:
Dlte rima pa da ta n ~gn l: Be rita Aca r a Penyerah an No.:
Lokas I Penyimpanan:
.......................... A.n. Ke pa l a Arsl p Nasion a l
Tanqga I : Kepa l a Pus at Penyimpa nan Arsl p/ Kep a l a Biro ••••••••••••••.•.•••
================================================================================================================ DAFTAR ARSI P STATIS
-------,------------.----------,-----------,------------,-----------,-------.----------.------------------------
l K8 t l e r angan 1 1 1 I l l -------L------------t----------t-----------f------------~-----------,-------,----------,-----------------------Nomor lTg i/Bin/Thn I Kode dan l Pokok Urut l Be rkas 1 1 Mas a I ah 1 I I I
I I I I I
II I I I I I I I I
l l
Kode dan I Slstem Pe- : Jumla h Masa l ah l nyimra nan l Be rkas
: Jenls : Kondisi Flsik l Arsi p
l
Contoh : 5 ..;;t
SURAT ISIAN PEMUSNAHAN ARSI P OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARS I P
\0
Universitas/lnstitut: PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
----------------~~~ ~-;~~~~---------------------------l---~-~-~----0---------:-----~~-~----L--T--~-~-~---~-~--
-----------------------------------------------------:: Arsip-ars1. p t ercan t um d a I am 0a ft ar d.1 bawa h .1n1• be r- II11 dasarkan Jadwa I Re tens i Ars i p ( S. K. Rektor No.: •••••• ::
•••••••••••••••••••••••.•••••• ) dapat dimusn ah kan.
::
a r ap 1~Jau kemba l I
e UJ u
..............
a. a an 1a In
a 1n-
Tangga l:
II Dekan II II 11~-----------------------------------------------------. •
..........................
II II II II
Tangga I :
Kepala Pus at Penylmpa n un Arsir/Kepo l a Biro ••••••••
Pemusnahan di l a ks an akan pada t angga l: Be rita Acara Pem usn ahan Nomor :
:: II II II 11
•••••••••••••••••••••••
::
Ketua Tim Pemusnahan
II
======================================================M====================================================== DAFTAR ARSIP YANG DAPAT DIMUSNAHKAN
-------T----------------------------------------------------------------------------------------------------1 I I I I I • I I Nomor Uru t
1 1 1 I I
Tg l Bin T~n Be r ka s
1 1 1 I I
Kode dan Po kok M<3 s aa 1 h
1 1 1 I I
K d d M h o o an as a 1 a
1 1 1 I I
Jen1s F.lSI. k
1 1 1 I I
Jumlah Be r k as
1 1 1 I I
K t e e r an gan ·
-------~---~----------r-----------------r-------------------r----------r------------r-----------------------1 I I
65
Contoh : 6 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARS IP Nomor :
Pada hari ini tanggal •••••••••••••••••••• yang bertanda tangan di bawah lni , berdasarkan Surat Keputusan Rektor No •••••••• • •••••••••••• • • tanggal ••••••••••• •• ••••• dan Surat Tugas No . •••••••••••• • •••••••••••• tanggal •• • •• • • • ••••••••• • telah melakukan pemusnahan arsip- arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *> a. b. c.
Penghancuran Pembakaran Pelebur~n secara kimia
1• • ••• • ••••••••• • • • ••••••••••
NIP:
2 . . . .. . ...... .. ............. .
NIP:
3. . .. . ...................... .
NIP:
*)
Co ret yang t i dak per f u.
66
Contoh : 7 BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATI S NoriJor :
Pada hari ini, tanggal ••••••••••••••••••••••• bulan Tahun kami yang bertanda tangan di bawah ini :
.....
1.
..............
Na ma Jabatan N 1
r
dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Universitas/lnstitut
............................ 2.
y~ng
selanjutnya disebut Pihak Kesatu;
N a m a
Jab atan N I P
dalam hal in! bertindak atas nama dan untuk Arsip Nasional Republ ik Indonesia yang se l anjutny a disebut Plhak Kedua; menyatakan telah mengadak~n serah terima arsip- arsip statis tercantum dalam daftar terlampir untuk dlsimpan di Arsip Nasiona l Republik Indonesia.
Yang menerima Pihak Kedua , a . n. Kepala Arsip Nasional R.I .
Yan g menyerahkan Pihak Kesatu, a. n. Rektor
...............................
........................... .
67
Contoh : 8 DAFTAR RETENSI ARSIP UNIVERSITAS/INSTITUT •••••••.••••••••••••• BI DANG : ADMIN ISTRAS I AKADHH K DAN KEMAH AS ISWAAN
I•
====~========================================r.==========t=============
No. urut
1•
2. 3. 4.
5. 6.
7. 8. 9.
10. 11.
12. 13. 14.
15. 16.
17. 18.
19.
20. 21.
M a s a I a h
Keterangan
---------------------------------------------------·------------2 I 3 I 4 ----------------------------------------·----------·------------Permintaan bantuan tenaga pengajar/ penguj i Pene I i ti an Pengembangan Kurikulum Laporan KKN Lomba Karya I lmiah Program Gelar Program Non Gelar Sistem Kredit Dies Natal is Pengukuhan Guru Besar Praktikum Lapangan Praktlkum ~1engajar Tugas Belajar Pasca Sarjana Ujian-ujian Penerimaan Mahasiswa Baru Permintaan Data An a I is a Data Penyajian Data Tabulasl Data Sistem Semeste r
23. 24.
Sistem Tahunan Pengembangan Kurfkulum dan Silabi Peningkatan Mutu
25 .
Pen i I a ian dan Lega I i sas i I jazah
22.
J angka Retens i
3 th
Permanen 5 th 3 th 3 th 10 th 10 th 5 th 2 th 2 th 5 th 3 th
5 th
10 th
Permanen 2 th 2 th 2 th Permanen Permanen 5 th 10 th 5 th 10 th 5 th
68 2
I
3
26.
Dewan Penyantun
10 th
27 .
Konsorsium
10 th
28 .
Ker jasama
10 th
29 .
Alumni
10 th
30 .
N K K
7 th
31.
B K K
7 th
32 .
Statistik
10 th
33,
Lokakarya
5 th
34 . 35 ,
Laporan Tahun an
5 th
Kartu Mahasiswa
9 th
36 .
Ap I i kas i
5 th
I
4
69 II• BIDANG : ADMINISTRASI UMUM ====~====================================
No. urut
M a s a I a h
------------- -------------Jangka Retens I
Keterangan
---·------------------------------------------------------------2 I 3 I 4
--------------------~---------------~-------------~--------------
Administrasl Kearsipan 1•
Surat-surat Pengantar
2 th
2.
Surat-surat Tugas
2
3.
Surat-surat Undangan
3 bl
th
Administrasi Keuangan 4.
Anqgaran Proyek
5.
Berita Acara Pemeriksaan Keuangan Belanja Pegawai
6,
7.
Biaya Kesejahteraan (sandan g pangan) untuk Karyawan
2 tH 11 th
2 th
s,
Biaya perjalanan/lembur/uang saku
2 th 3 th
9.
Bi aya pembinaan
3 th
10.
Buku Kas
11.
Bukti Pembayaran/Pengel uaran
3 .th
12.
Admin i stras i Materi i I Bukt i Setoran
6 th
13.
11 th
I Ke Iengkapan Te Iepon pe rmanen berupa telepon nomor
14.
Nota faktur penyaluran materiil
6 th
15.
Pengadaan dan Penya luran kantor
2 th
16.
Pengadaan pe laksanaan pembel ian barang
6 th
Pengadaan pelaksanaan penyerahan gudang
3 th
17. 18. 19.
20.
Pengadaan pesanan material di De a I er
1 th
Pengawasan berita pemeriksaan material
6 th
Pengawasan lnventarisan Material
Perman en
Administrasi Proyek 21.
Evaluasi proyek sektor pendidikan
10 th
70
------------------------------------------------------------------2 I 3 . I 4 ---------------------------------------------------·-------------22.
Laporan kuarta I p royek dae rah
6 th
23 .
Laporan proyek officer
6 th
24.
Laporan proyek tahunan Departemen
6 th
25.
Laporan proyek non tahunan Departemen
6 th
Banqunan Kampus
I
26.
Pengendal ian lnventarisasi Tanah
Permanen
27.
Penyediaan lokasi kampus
Permanen
28.
Proyek khusus ban gunan dil ingkungan kampus
Permanen
K e h u m a s a n
29.
Dokumentasi photo
Perman'.=m
30. I
Dokumentas i pers cl i pp ing/guntin gan beri ta
Permanen
31 .
Dokumentasi Transkrip
Pe rmanen
32.
Penerbitan Bulletin
Permanen
33.
Pub I i kas i Folder
10 th
K o mp u t e r i s a s
34.
Anal isa dan penyajian dnta statistik
Permanen
35.
Penyajian data visual
Permanen
36.
Permintaan data statistik bulanan
37.
Sensus/survey dan hasilnya
Permanen
38.
Tabulasi
Permanen
1 th
Lapo ran Berka I a
39.
Laporan berka I a Faku I tas
40.
Laporan KKN Fakultas
0 r 41.
I
~
2 th 10 th
a n i s a s i
Pembentukan UPT /I nsta I as i /Faku I tas baru
Permanen
Pejabat Universitas/lnstitut
I
I
42 .
Penganqkatan sebaga i pejabat
75 th
43.
Pembe rhentian untuk sementara
75 th
11
----------------------------------------------------------------2 L.... ·__________ 3 L-------------4
----------------------~.---------- -----
44 . 45.
Pemecatan jabatan
75 th
Pemindahan (mutasi) jabatan
75 th
Pe r aturan Perundang-undangan
46 .
Undan g Undang Dasar
Permanen
4 7.
TAP MPR
Pe rmanen
48 .
Un dan g-un danq
Permanen
49 .
Pe r aturan Pemerintah
Permanen
50.
Pe r aturan Presiden
Permanen
51.
Penetapan Presiden
Permanen
52.
Keputusan Pr es i den
Permanon
53.
lnstruksi Pres iden
Permanen
54. 55.
Edaran Pr es i den
Permanen
Keputusan Menteri
Perman en
56.
Ed a r an Mente ri
r-'e rmanen
Su rvey dan Statistik
57.
Keterangan ldzin Survey
58.
Pengolahan data teknis hasil peneI itian
Permanen
59.
Perenca n aan survey dan penel itian
20 th
60 .
Permohonan izin survey
1 th
61.
Cuti besar
6 th
62.
Cuti tahunan
1 th
1 th
Data Pegawa i
63.
Kartu lnduk Pegawa i
75 th
64.
Laporan Kepegawa i an
2 th
Gajl Pegawai
65.
Kenai kan gaj i
66.
Tunjan gan jabatan
3 th 75 th
Hubungan Pegawai
67 .
Penerbit/hukuman jabatan
75 th
72
___________ ------------~--------------------------------------------------..,. . 3 I 4
-----------------------·-----------~--------------
Kepangkat~
, Pengangkatan #Jatan
68.
Kenai kar
69.
Kenaik;
70.
Serah terimo jabatan
71.
Usul penyesuaian ijazah
pangkat
75 th 75 th
5 th th
Kesejahteraan Pegawai 72.
Asuransi Kesehatan
73. 74.
Kesejahteraan Pegawai (kesehatan, kematian, kecelakaan taspen) Pengantar Uj ian Kesehatnn
75.
Surat/Kartu Perawat Kesehatan
76.
Usul tambahan anggota keluarqa
75 th
5 th
th 10
th
1 th
Lama ran
77.
Hasil Psikotest
78.
Lamaran yang ditolak
79.
Lamaran yang memenuhi syarat
75 th
80.
Screening lamaran yang lulus
3 th
81 •
Testing administrasi lamaran
1 th
75 th
1 th
Perhatlan Pegawai 82. 83.
I
Pemberhentian atas permintaan sendirl
75 th
Pemberhentian dengan hak pensiun
75 th
Pemindahan/Penempatan 84.
Pemindahan pegawai (tour of duty)
85. 86.
Usul lolos butuh Pensiun anak
87.
Pensiun duda/jonda
75 th
18
th th
1
th
Pendidikan Personil 88.
ljazah/Sertipikat Pendidikan
75 th
89.
Kursus-kursus/Latihan Personil
10
th
90.
Pendidikan dalam/luar negeri
75
th
91.
Pengembangan karier regawai
Permanen
setelah men inggal
73 2 P e n
~
4
h a r g a a n
92.
Pegawai Teladan
Permanen
93.
Surat/Piagam Penghargaan Pegawai
Permanen
Peni laian Kecakapan Pegawai 6 th
94. 95.
Penilaian kecakapan (conduite staat) Sumpah jabatan
75 th
96.
Sumpah Pegawai
75 th
----------------------------------------------------------------------
•
75 masalah tataruan g kantor yan g efisien merupakan masalah yang penting bagi pimpinan Perguruan Tinggi terutama dalam usaha pengendal ian volume pekerjaan kantor secara tertib dan teratur.
Oleh karena ltu
tataruang kantor di lln gkungan Perg uru an Tin gg i hendaknya mendapatkan perhatian dan penataan yang seb a ik-baiknya agar kel ancaran pekerjaan leblh dapat terjamin. 2.
PENGERT I AN Penyusunan tataruan g kantor merupakan kegiatan penyusunan alat-alat kantor pada letak yan g tepat serta pengaturan tempat kerja, warna dindin g , cahaya, udara dan suara, yan g menimbulkan kepuasan bagl pihak- pihak yan g berkepentingan.
Pihak-pihak yanq berkepentingan ini
misalnya pegawai yang menggunakan perlengkapan yang bersan gkutan maupun pihak luar yang berhubunqan dengan kantor tersebut. Tataruang kantor yang tidak tersusun balk tentu saja akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga karena beberapa pegawa i harus mondarmandir dari satu meja ke meja yang lain sehingga akan mengurangi kecepatan bekerja, di samping pegawai akan terganggu di dalam ketenangan bekerjanya. Oleh karenanya t ataruang kantor harus dapat disusun den gan sebaikbaiknya.
Dalam menyusun tataruang kantor yang balk hendaknya mem- .
berikan kesan antara l a in : 1.
Kantor memberi kan kesan a I iran peker jaan sec:'lra I an car;
2. 3.
Kantor nampak rapi, bersih, tertib dan sehat; Kantor memberikan kesan yang menyenan gkan dan . tidak nampak berdesak-desakan.
Jadi tujuan penyusunan tataruang kantor yan g baik ingin mendapatkan kemanfaatan a.
Mencegah penqhamburan tenaga dan waktu para pegawai karena mondar-
b.
mandir yan~ sebetulnya tidak perlu; Menjamin kelanca ran proses pekerjaan yan g bersangkutan;
c.
Memungkinkan pemakaian ruangan kerja secara efektif dan efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yan g sebanyak-banyaknya;
(
d.
76
Mencegah para peqawai di bagian lain terganggu oleh pub! ik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam pelaksanaan maksud di atas asas -asas tataruang yang seyogyanya di ikuti oleh setiap Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut 1.
Asas jarak terpendek Ruangan haruslah dipergunakan sebalk mungkin, sehingga pekerjaan atau pelaksanaan kegiatan dapat melalul jarak yang sependek mun gkin;
2.
Asas mengal irnya kegiatan Pelaksanaan keg iatan diusahakan dengan urutan teratur, yan g mengal ir dari yang satu ke yang lain dengan berturutan;
3.
Asas memudahkan pengawasan Penataan ruan gan haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pe laksanaan pekerjaan .
Bila dianggap perlu pada bagian -
bagian tertentu pengaturan kursi dan meja pegawai, posisinya membel·akangi atasan langsung. 4.
Asas fleksibil itas ruangan Ruangan yang mudah diubah-ubah disesuaikan dengan kebutuhan. Ada baiknya apabila pembatasan ruangan dibuat berupa penyekat yang mudah dipindah - pindah letaknya sesuai dengan kebutuhan.
5.
Asas hubun gan masyarakat Pen9aturan ruangan yan g memudahkan pihak luar yang akan berhubungan dengan sesuatu bagian.
Bagian yan g melayani pub Ilk mis alnya :
perijinan , pendaftaran, pembayaran, di letakkan dl tempat yan g dapat lan gsun g menghadap ke luar (kalau perlu dibuatkan loket). 6.
Asas men ghi lan gkan gangguan . Gangguan terhadap satu sama lain hendaknya dapat dihi langkan atau dikurangi sebanyak mungkin . Suara bisinq dijauhkan dari bagian yang banyak membutuhkan pemikiran at au ketenangan; misalnya bagi an pengetikan , bengkel dan lain bagian yang keq iatannya menimbulkan suara men ggang gu, hendaknya dijauhkan dari bagian-bagian yan g membutuhkan ketenan gan.
Hal-hal yan g jika berdekatan dapat
77
menimbulkan kebakaran, hendaknya dljauhkan satu sama lain; misalnya penyimpanan bensin harus jauh dari pekerjaan las I istrik dan lain-lain. Begitu pula halnya den gan gangguan kesehatan hendaknya dicegah. 7.
Asas Protokoler Pengaturan ruang kerja hendaknya menunjukkan kesan formal sehingga perlu ada antara lain lambang Garuda Pancasila, bendera Merah Putih , gamba r Presiden dan Wakil Presiden dan lambang/bendera Perguruan Tinggi (khususnya dalam ruan gan plmpinan). Contoh perbandingan antara tataruan g yan g mengabaikan asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja (gambar 1) dan tataruang yan g mengindahkan kedua asas itu (gambar 2) sebaga! berikut :
•
/
~ fB II
.~
~
~
~
~
.
:~
I
~
Jf I.. 10 .D
E ru 0
~
II @.
a
I
®
.
~
.. ~
•
....... ~
I..
rc
.D
E ru 0
I ~
&!J
t'![;:::,
JW&I @I
B
.........
~~
11~ ~~
~
~ .
~~~
!&\
'V
~
;'\
L
~
@lt221 r;:w
a ~
~ 4)
78 3.
MACAM-MACN~
TATA RUANG KANTOR
Pada hakekatny3 tataruang kantor dibedakan dalam 2 macam, yakni 1.
Tataruang terpisah-pisah Tataruan g terpisah-pisah merupakan susunan ruangan untuk bekerja yang terbagi-bagi dalam beberapa kesatuan. Pembag ian ini dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sen9aja dibikin pemisahan buatan misalnya dengan menggunakan penyekat kayu atau dindin~
2.
kaca.
Tataruang terbuka Tataruang terbuka merupakan susunan ruanqan kerja yang tidak terpisah - pisahkan . yang terbuka.
Semua aktivitas dilaksanakan dalam satu ruangan Ruanoan kerja yang besar dan terbuka lebih baik
dar! pada ruangan kerja yang sama luasnya tetapi terbagi atas satuan-satuan keci I. Selain itu ruangan kerja terbuka lebih memuaskan dari pada ruangan yan g t erpisah-pisah, karena : a . Memunqkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap semua pegawa i; b. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai .
Hal ini
dapat menurr1buhkan rasa persatuan yang leb ih erat karena mereka merasa bekerjasama pada sntu ruangan; c. Leblh memudahkan tersebarnya cahaya dan pe red aran udara, sehingga memungklnkan terjaminnya ruangan yang sehat; d. Kalau terjadi pen i"·ibahan pegawai dan alat-olat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan , tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya. Bagi masing-masing Perguruan Ting g i hendaknya dapat mengqunakan macam tataruang kantor ba ik terplsah-pisah atau terbuka dengan menyesuaikan keadaan setempat.
Tentu saja bila keadaan memungkinkan
hendaknya dlgunakan tata ruang terbuka.
Misalnya Baqian Tata Usaha
Fakultas yang terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Ba0ian Akademik dan
79
Kemahaslswaan menggunakan satu ruangan terbuka. dapat
4.
ju~a
Sebal lknya Fakuitas
menggunakan tataruan0 terpisah-pisah.
PEDOMAN PENYUSUNAN TATARUANG KANTOR Pada umumnya suatu tataruang kantor yang baik memenuhi syarat-syarat sebagai berlkut : 1.
Dalam tataruanq hendaknya
se~ala
proses penyelesaian pekerjaan
dapat menempuh asas jarak terpendek. Karena itu di dalam menyusun ruangan kerja hendaknya proses penyelesaian sesuatu pekerjaan diatur men g ikuti arah garis lurus yan g berjalan maju ke depan , bukan maju-mundur atau bersilanq; 2.
Ran qkaian pekerjaan hendaknya darat dijalankan dalam ruan gan kerja secara lancar.
Ruanqan yan g menjamin kelancaran pekerjaan
ialah ruanaan yang penempatan para pegawai dan pe ralatan-peralatan kantor menurut rangkai an urutan penyelesaian suatu pekerjaan; 3.
Seqenap ruan gan kerja hendaknya dipergunakan secara efektif dan efisien .
Syarat ini menghendaki agar semua ruangan kerja diman-
faatkan sebaik mun gkin balk secara menegak (vertikal) atau mendatar (horizontal).
Jangan sampai penyusunan ruan ga n memberikan
kesempatan di satu ruangan ada yan g berdesak-desakan, di ruang lain diperqunakan untuk pertemuan 4.
yan ~
tidak bermanfaat;
Kesehatan dan kenyamanan kerja para pegawai hendaknya dapat dipel ihara. Ruan ga n yang cukup memberikan kebebasan peredaran udara dengan banyaknya venti lasi atau pemasanqan ai r conditioning, penerangan cah aya yan g cukup, dan kedap suara;
5.
Dapa t menjamin adanya pengawasan terhadap pekerjaan yan g dilakukan oleh pegawai.
Ruan qan terbuka seperti yang dikemukakan di
muka merupakan salah satu ruan ga n yan g menjamin syarat itu; 6.
Dapat memberikan kesan yanq baik bagi pihak luar, yang berkunjuno di kantor tersebut. Pengaturan ru angan kerja yanq artistik tanpa meninggalkan prinsip-prinsip efisiensi kerj a sehingga dapat menarik pihak luar yang berkunjung ke dalamnya a kan dapat menin 0katkan fun gsi hubungnn masyarakat;
80
7.
Susunan tempat kerja hendaknya mudah diubah sewaktu-waktu tanpa menggan gg u kelancaran pekerjaan.
Susunan semacam ini bersifat
lentuk (flexible) dan peralatan mudah dipindah-pindah.
Ruangan
terbuka amat membantu untuk maksud ini; 8.
Susunan letak satuan-satuan kerja dalam ruangan kerja tersebut hendaknya memenuhi hal-hal berikut ini: a)
Satuan-satuan kerja yang aktivitasnya banyak melayani umum, hendaknya di letakkan di tempat yan g mudah dikunjunqi orang luar tanpa meng1anggu pegawai - pegawai lain yang sedang beker j a;
b)
Satuan-satuan kerja yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan
dal~m
satu tempat atau di-
dekatkan satu sama lain; c)
Satuan-satuan kerja yang melakukan pekerjaan yan g sifatnya gaduh, hendaknya dijauhkan dan di letakkan tersendiri.
9.
Tataruan g kerja hendaknya memberikan perasaan aman kepada para pegawai.
Hal ini amat penting karena
kea~anan
bekerja akan mem-
buat pegawal tenang dan dapat bekerja dengan baik.
Janganlah
ruangan kerja berdekatan dengan tempat penylmpanan barang-b arang yang membahayakan yang dapat meled a k sewaktu-waktu, atau ruangan kerja yang depat pusat al iran I istrik yan g tidak terkontrol dengan baik sehinaqa terancam akan terbakar; 10.
Dalam tataruang kantor hendaknya meja kerja
yan~
diper~unakan
para pegawai ser~gam. Keseragaman ini . akan membuat efektivitas pengawasan juga akan member! kesan baik dan rapih. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yan g khusus maka setiap meja kerja biasa sebaiknya berukuran 70 x 120 em.
Untuk pejabat pimpinan ukuran
lebih besar daripada pegawai biasa sekitar 80 x 140 em . Pada sebuah meja yan g berukuran 70 x 120 em sebetulnya luas yang ~
dipergunakan be kerja misalnya untuk menqetik dan menu! is, hanya kira-ki ra 60 x 80 em, luas lebihnya diper9unakan menaruh bendabenda yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas.
·~
81 Jika pada suatu
per~uruan
tingg l karena keadan yan g terpaksa
tidak dapat menyusun tata ruang kerj an ya seperti yan g dimaksud dalam syarat-syarat tersebut di atas , setidak-tidaknya bagi masing -maslng Perguruan Tinggl dalam menyusun tataruan g kerjanya diusahakan mendekatl persyaratan tersebut atau paling tidak dalam menyusun tataruang kantor polanya seperti yan g dlmaksud dalam persyaratan tersebut di atas. Untuk memperoleh susunan tataruang kantor yang balk, masingmasing Perguruan Tin gq i dapat
~~nyusun
tataruang kantor dengan
cara (teknik) sebaga l berikut a.
~~eja-meja
b.
Pada tataruan g
kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke arah yan g sama; yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat
terdiri atas beberapa baris; c.
Di antara baris-baris meja itu disediakan Iorang untuk keperluan lalu I intas para pegawal .
Sebaiknya di tengah ruan g-
an terdapat sebuah Ioran g utama yanq lebarnya 120 em. Loronglorong l a innya cukup selebar 80 em .
Lebar 120 em itu dibuat
. berdasarkan perhitungan bahwa Iebar dada seseorang yang normal kira-kira 60 em, sehingga Ioran g tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan.
Sedang per-
hitungan Iorang yang 80 em didasarkan kepada tebal tubuh seseorang yan g rata-rata tidak melebihi 40 em. Oengan demikian kalau Ioran g ltu dipakai berpapasan oleh 2 oran g , masingmasing dapat lewat dengan memiringkan dirinya. d.
Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibe I a kangnya ( ruang untuk duduk pegawa i ) se Iebar 80 em.
Be r-
dasarkan jarak in i dan Iebar Iorang tersebut rada huruf e di atas, maka bagi setiap pegawai yan g memakai meja 2 (70 x 120 em) hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3t m • Jadi ruan g seluas 5 x 5 (=25m2 > dapat dipakai oleh maximum 7 pegawai.
..
82
e.
Pada tata ru ang terbuka di mana be kerja banya k orang, apabila pegawal-pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-maslng pejabat yang bertanggung jawab atas kelom pok itu.
f.
Pegawni yang mengerjakan pekerjaanlembur, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat
~tau
melukis gambar-gambar
yan g halus, dibe ri temp at yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya . lni demi untuk kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya. g.
Pegawai. yang bertugas men anoani urusan-urusan yan g mengandung resiko besar, ditempatkan di pojok yan g tidak serin g dilalui lalu I int as orang-orang. kat dari kaca .
Ka l au perlu dapat dibuatk an penye-
Pegawai yang bertuqas demiklan itu mis a lnya
para kas ir. Dengan dem ikl an t e rjaminlah keaman an uan g yan g berada di bawah t anggung jawabnya. h.
Pegawai yan g serln g melakukan hubungan kerja dengan bagianbagian lalnnya at a u denga n pub I ik, ditempatkan di dekat pintu. Dengan demlklan orang-orang yan g ha rus men ghubun g iny a tidak mondar-mandir melewati meja-me j a dan men gganggu pegawal l a innya .
i.
Lemari dan a lat-al at perlengkapan l ai nnya dit a ruh di dekat pegawai yan gpa l in q serinJ mempergunakan benda-benda itu.
j.
Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, mis a lnya mesin stensil, ditaruh dekat jendele, sehingga gema su a ranya sebag ian besar dapat l anqsun g terbuanq ke lua r ruan gan at au dibuat penyekat yang ked ap suara.
k.
Meja yan g memuat a lat-a l at yang ba ny ak memberikan oetaran, misalnya saja mesin hitun g, ti dak boleh men empe l tembok atau tian g.
I.
lni untuk mencega h ge t a r an mengganggu seluruh ruan gen.
Lemari yan g be rat atau pet i besi dapa t diletakkan menempel tembok atau tian g , sehingga mendapat pen yangJa untuk menambah keku at anny a .
m.
Bag ian pe jabat pimpinan yan g sering harus menerima tamu pentin g dan membicarakan urus an yan g bersifat rahasi a , dapatlah
83
dibuatkan kamar tamu tersendiri.
Tapi apablla tiap-tiap pe-
jabat pimpinan membutuhkan kamar tersendiri untuk keperluan berunding , agar dapat menghemat ruanq dan alat perabotan sebaiknya dibuatkan saja 1 kamar konperensi.
Kamar ini dapat
dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan tersebut di atas itu.
Kamar ini sekal igus dapat pula diperuntukkan se-
bagai ruangan rapat ant ara pimpinan dengan para pejabat pen -
' ting dalam organisasinya. n.
Apabi l a seseorang kepala atau tenaga ahl i karena sifat pekerjaannya benar-benar memb~tuhkan ruann tersendiri 1 dapat2 lah dibuatkan kantor pribadl berukuran 2,5 x 3,6 meter (9m )~ Tataruang yang baik untuk kamar kerja pribadi itu kira-kira seperti gambar berikut :
Contoh
Susunan tataruang kantor terbuka dengan pejabat pimpinan ditempatkan dibelakang bawahan ( Gambar 3 ). ·
Gambar
80 em
11
'
E
U I
'
'
(j)
"0
.~
~
'
120 em .)#'
·-
Cl ~l , CJ-·
g\.0
~ttl
-
,
3
. 'C.• /
'=.7
Q .g;n~'< J~ -
-
w
80 em
c (j) ·-,:· > . q
·
'-..._./
,
Q
I
... intu
80 - ...._ em '
~]
,---, n 0
l=r Lo-J
tfl
....
...... ...._
I \~
I
""'"7 ••
u
I'·-.:;::::::::::;
[:::J I
i
~
I
'"--'"" 80 em
'] .t.intu
11
84
Contoh
Susun an tataruan g kantor tersendiri baqi pimpinan Gambar 4.
1-
('
r
F _l
Kursi Tamu
Meja
I
l!>
_,
[:i_
Kursi
G ~1
e j
a
~ j...
Rak Buku
Lemari Ars i p
I I I
1........11
85
Langkah-langkah dalam merancang suatu tataruanq kantor adalah sebagai berikut : 1). Pertama hendaknya dibuat
~ambar
denah kantor yang
Untuk ini dapatlah kiranya dipakai skala 1 : 40 .
bersan~kutan.
Kalau lngin
gambar yang lebih besar boleh saja, yaitu perbandingan pada skala itu diperkecil .
Pada gambar denah itu harus dicantumkan pula ke-
terangan mengenai panjang dan lebarnya ruang yang bersangkutan. Demikian pula dilukiskan dimana letak pintu, jendela dan pilar gedung . 2). Langkah berikutnya ialah mempelajari segenap masuk dalam I ingkungan kantor itu. kantoran dicatat. lalu
ditentuk~n
pekerjaa~
yang ter-
Hendaknya semua aktivitas per-
Setelah diketahul macam-macamnya pekerjaan,
proses pelaksanaannya .
Dengan demikian diperoleh
gambaran mengenal urut-urutan penyelesaian pekerjaan - pekerjaan itu. Pada orqanlsasi yang baru, gambaran mengenai macamnya dan rangkaian pelaksanaan pekerjaan kantor itu akan menentukan pegawai yang harus dipekerjakan. 3). Tinggal lah klni menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai itu.
Pedoman peqoman seperti telah diuraikan pada huruf a sampai n
di atas hendaknya dijadikan petunjuk. Untuk menjalankan penyusunan itu, buatlah guntingan gambar yang berwujud meja dan kursinya serta lemari atau perabotan lainnya.
Bentuk gambar meja dan kursl itu
dapat kiranya dicontoh dari gambar-gambar di muka .
Guntingan-gun-
tingan gambar ini harus dlbuat menurut skala yan0 sama seperti gambar denah di atas.
Agar lebih praktls guntingan-guntingan gam-
bar ini hendaknya dibuat dari kertas berwama, sebaiknya kertas yang agak tebal, misalnya karton. 4). Selanjutnya tataruang dirancang dengan menjejerkan guntlngangunti ngan gambar meja dan kurs i di atas gambar· denah. Guntinganguntingan gambar itu digeser-geserkan sehingga tercapai susunan yang balk,
Kemudian dlteruskan dengan guntingan-guntingan gambar
yang menunjukkan lemari dan perabotan lainnya. Asalkan gambar denah dan guntingan-guntingan gambar itu dibuat menurut skala dengan cermat, pasti akan diperoleh gambaran yang tepat mengenai ruang yang sesungguhnya.
,
Dari gambar denah ltu orang dapat mengetahui
4
86
lantai yang masih kosong, letak pilar gedung atau pintu dan jendela. Kesemua ini diperlukan untuk menempatkan perabotan kantor itu pada letak yang tepat.
Apabila sudah diperoleh suatu tataruang yang kira-
nya terbaik lekatkanlah guntingan - guntingan gambar tersebut dengan pe rekat pada gambar denah.
Dengan ini selesailah rencana tataruang
kantor yang diperl ukan. Dengan rancangan itu sebagai petunjuknya, tinogal lah disusun perabotan kantor di atas lantai yang sesungguhny a. Untuk mencegah kekel iruan dan penqhamburan
ten~0a,
sebaiknya pe r abot-
an itu diberi nomor urut pada gambarnya maupun pada benda yang se- sungguhnya.
Dengan demikian sewaktu memindah-mindahkan perabotan itu
ke dalam ruangan, pe laksanaannya berjalan dengan tertib dan sekal igus be res . Suatu tataruang kantor hendaknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak blsa berubah l agi .
Arabila kelak sesuatu tataruang ter-
nyata masih dapat diperbaiki , hendaknya pimplnan tidak ragu-ragu untuk menyempurnakannya.
Sebai knya secara berkala dilakukan peninj auan
terhadap sesuatu tataruang kRntor, misalnya setiap tahun sekal i. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor atau organisasi yang
bersan~kutan.
Apabila pada suatu ketika terjadi
perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut, peninjauan kembal i merupakan keharusan.
Hal-hal yang umumnya meng-
haruskan perubahan suatu tataruang kantor ialah : a. Penambahan atau pengurannan pegawai pada kantor yang bersangkutan; b. Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat- alat kerja lainnya; c. Perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan; d. Penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yan9 be rs angkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya. 5.
PEMBAKUAN ALAT-ALAT KERJA Di samping hal-hal tersebut di atas , benda-benda dan alat-alat yang lazim dipakai di kantor-kantor juga memer lukan ketentuan-ketentuan pengadaannya yang baku.
87
Beberapa ketentuan baku dari a lat-al at tersebut adalah
seba~ai
beri-
kut: 1>. Me j a
k e r j a
Bagi pejabat pimpinan atau dibutuhkan .
pe~awa i
biasa, meja kerja inl san gat
Oleh karena itu pemenuhan alat kebutuhan kerja ini,
hendaknya diperhatikan.
Adapun meja kerja yan g baik yan g tidak
mengganggu kelancaran kerja, dan yan g dapat menlngkatkan efektif dan efisiensl kerja ialah meja kerja yan g hendaknya memenuhi persyaratan sebagal berikut: a. Dari pe rmukaan meja hin gga lantal hendaknya tidak seluruhnya tertutup~
Meja kerja yan g baik ialah yan g mempunyai kaki dan
bagi an bawahnya terbuka.
Meja kerja sererti in i memberi kebe-
basan pe redaran udara dan memudahkan pembersihan lantai. Den gan demikian pe jabat yang memperg unakan tidak merasa panas di bag i an ka k i ny a. b. Permukaan meja seyogyanya tidak mengki fat dan berwarna gelap . Permukaan mej a yan g mengkilat dan berwarna ge lap akan menyilaukan mata dan mempermudah lelahnya mata . ge lap tersebut memberikan
pe rte ntan ~an
Apala~i
warna meja yang
yan g tajam dengan warna-
wam a alat kerja yan g lain seperti warna putih dari kertas akan mempermudah kelelahan mata.
Oleh karena itu permukaan meja ja-
ngan mempergunakan pel itur atau cat yan g mengkilat, yang dapat memantulkan cahaya ke arah mata . kaca supaya
men g~ unakan
Meja yan g menggunakan alas
kaca yan g tidak memantulkan cahaya
(mis. poloraid) atau dibawahnya di letakkan karton. c. Tingg l meja hendaknya berklsar antara 70 - 72 em. Ukuran ini untuk orang Indonesia cukup memadai, tidak terlalu tin gg i dan tidak pula terlalu rendah. d. Ukuran luas meja hendaknya tidak berlebih-lebihan .
Permukaan
yan g terlampau luas dalam kenyataan tidak dipergunakan untuk bekerja.
Sebal iknya menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas,
map-map atau benda-benda la innya vang seyogyanya disimpan dalam lemari atau rak. Tumpukan berkas-berkas yan g men gg unun 9 di atas meja akan memberikan suasan a ke rja yang mengganggu e fektifitas dan efisiensi . mencukup i:
Karena ltu ukuran berikut ini kiranya sudah
88 - meja pimpinan
: 80 x 130 em.
- meja pegawai biasa : 70 x 120 em. - meja tik
: 50 x 100 em. Bagi pejabat yang tugasnya harus sering memakai mesin tik, hendaknya bekerja dengan meja bentuk 'L'.
tesin tik tersebut khusus diperuntuk-
kan baginya dan di letakkan di sebelah kanannya .
Bagian meja sebelah
kanan ini hendaknya kira-kira 10 em lebih rendah dari permukaan meja induknya. Contoh meja bentuk L ini, I ihat qambar berikut Gambar
5.
Setiap pekerjaan yang bereorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja tersendiri agar dapat tereapai efektivitas dan efisiensi kerja. Misalnya soja seorang pejabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambar-gambar, bagan-ba0an, peta-peta atau lembaran-lembaran warkat lainnya yang Iebar, apabi Ia bekerja dengan mempergunakan meja bentuk biasa lembaran-lembaran gambar tersebut akan terpaksa dioulung dan di letakkan ii sisi meja atau di dalam lemari.
Kalau rejabat itu akan
memerlukan sebuah 0ambar, mungkin ia harus mondar-mandir menuju ke tempat peny impanan dan kemudian diikuti dengan keqiatan yang senantiasa membuka dan tidak efisien .
mengqulun~
kembal i gambar-gambar tersebut.
Hal ini
Perbuatan ini dapat dihindari jika kepadanya disedia-
kan meja yang mempunyai permukaan rangkap seperti
~ambar
berikut.
Gambar- gambar , bagan - bagan , peta - peta , dan warkat-
89 warkat lainnya yan g Iebar di letakkan pada permukaan sebelah bawah. Dengan demikian jlka memerlukan qambar-gambar , maka dengan mudah dan segera dapat dikeluarkan. Gambar
6.
Untuk pegawai yang tugasnya satu dengan lainnya bertal ian erat, dapat disediakan meja bentuk 'Z' yang dapat dipergunakan oleh dua pe9awai . Meja bentuk Z ini selain kegunaannya yang memungkinkan kerjasama yang sangat erat antara 2 pegawai tersebut, dapat
pula
mandirnya pegawai dan menqhemat luas l antai . bar berikut :
Contoh meja sererti gam-
Gambar
7.
____
,
menceqah
mondar-
90
2). K u r s i Kelengkapan meja supaya dapat dipergunakan untuk bekerja dengan balk ialah kursl.
Kursl yang balk dan efisien lalah kursl yang
dirancang seimbang dengan meja yaMg dipergunakan bekerja dan disesuaikan dengan pejabat yang akan mempergunakannya.
Pada umum-
nya kursl yang berputar dan be~da, d~buat dengan konstruksi yang kuat, beralaskan bahan yang empuk, amat bermanfaat untuk pejabatpejabat. Lebih-lebih untuk pejabat yang mempergunakan meja berbentuk L. Tingg i rendahnya kursi hendaknya memperhatikan pedoman yang mengatakan bahwa pejabat yang mempergunakan kursi tersebut dapat duduk dengan kedua kakinya menapak ke lantai. Jangan sampai menggantung atau mel ipat kaki jika duduk di atasnya . Tlnggi kursl seperti pedoman ini · umumnya sekitar 45 em .
Keda l aman. tempat.du-
duk hendaknya jangan sampai terlampau dalam, sehingga membuat kaki
menggantu~g
apabila akan menyandarkan punggung ke belakang .
Demikian pula sebal iknya jangan sampai terlalu pendek dan sempit, sehingga membuat p}nggang Iekas Ieiah. Bentuk kursi untuk pejabat pimpinan, pegawai, juru tik, sekretaris, tidak sama.
Untuk pejabat plmplnan, dianjurkan kursi yang
beroda dan berputar bersandaran punqgung dan tangan. Untuk pegawai yang memerlukan meja berbentuk Z kursi berputar tanpa be~ r~da
cocok untuknya.
Untuk Sekretaris, kursi
be~da
dan berputar
bersandaran pun gg ung tanpa sandaran tangan dapat dipergunakan . Untuk juru tik, kursi tanpa sandaran pungqung dan tangan, tanpa baroda dan berputar dapat dianjurkan untuknya.
91 Contoh-contoh kursi sebagai berikut Gambar
8,
I~ . 'l\ \ '
' i -.
.·~
I
I' ; :.: '
'
/~-
:· L ~
/$~ ----r1T7//' \ ·I I ' • \
.
I
•
1
..;J.
.
1 '' I I
!'. 1
"'~.
_ _,) •.
\
'
·• ..
I~ ''. I
'
(Pi· ~.
r
ll . !, \·. ' .
\ 1'
\
,\
1\
[\
1\1
I '
!
: '. : i ~ i ·'
·, \. •
•
I (.'/!; '('.t
·\
\ I ' : r \r r ,\ \ \ f •' : t ' " I'' '
If·
'
, •..\\ ' t!
',
(i
• f· ·.
1
,.-..
,;/ \
.v·------- '·~--
• . ';:
· , · " ~ ' .. ~\
I,
... .____ : . , . ~.... .
. I
\ ,
.\ \
'
tl ,
,
I.
\
{
i
·
\r; \ .i!
.,,
,!-.!:!~" \'.t'
~1
,,,~.':-,..J•.Li.I...4 ..S-4..N}f~ ~ ...
J' ,\ .
"l.. , .. ,rrl t ( l ; ' I' l '
I
.'. . I
.
I
l r' )
.
;
'. •
\
,,.,.,\
t\'i II
. \,_ 'I'
.- -~ ·'"' L......-rr-~:~ / .\. .
•
,. '.
?-
f
J:·\
i \ ; ~~
I I
/ _ .....
.../ /
\
~ · '10~\)
s~~~ ~/
?)
Gamba r ku rs i pejabat pimplnan .
\)
~-u
c::-; \ ' ~ .
/
r"
. . . . .-- ---.. .
. I
I
\ r ·_. . _-:.J
u
Gambar kursi pegawai blasa.
.\ . r
Gambar kursi untuk juru tik
Gambar kursl untuk sekretaris.
92
3). Alat-alat tul is Seorang pe jabat yan g efisien hendaknya mempunyai a lat-alat tul is yang lengkap.
Jangan sampai terjadi hanya karen a tidak tersedia
lembaran kertas tul is, suatu pekerjaan dapat tertunda atau tidak dapat terlaks ana sama sekal i.
Alat tul is yang san0at diperlukan
oleh setiap pegawai atau pejabat antara lain : pu l pen atau sejenisnya sepertl bal I point , tint a , kertas atau bloknote, jepltan kertas (papercl lp) dan pens! I. Selanjutnya benda-benda lain yang diperlukan ialah : kelengkapan kertas seperti kertas karbon, mistar, karet penghapus, kertas penghisap , perekat , map blasa, map jepltan, a l at penajam pensil, alat pelubang kertas, dan a lat penjepit kertas. Beberapa alat lain yang dapat memperlancar pekerjaan misalnya : pisau I ipat atau sllet, gunting , paku pa yun g (pines), bak surat, alat penancap surat atau kertas, dan alas meja yang berlapis kertas penghisap tlnta. Alat-alat tul is yang berupa mesln, seperti misalnya mesin tik, mesin hi tun g, mesin stensi I, mesin kopl (copyin g machine) dan mesin-mesin lainnya yang modern dapat kiranya di lengkapkan baqi pekerjaan-pGkerjaan pejabat yan g tugasnya amat memerlukan mesinmesin tersebut. Untuk memungkinkan pegawai atau pejabat segera mulai bekerja setelah tiba di kantor
sehin~ga
mencerminkan tingkah laku pegawai
atau pepabat yan g efisien, hendaknya alat- alat keperluan tuftsmenu! is seperti yang tersebut d i atas telah disiapkan sebelumnya. Misalnya pulpen, pensi I, pisau , lem perekat, dan lain sebagainya telah di l etakkan pada tempat yan g telah disediakan.
Setiap pagi
pesuruh atau sekretarisnya diminta menyiapkan alat- alat tersebut. Dengan demikian begitu pejabat tiba dl kantor dan duduk di belakang meja kantor tanpa membuang-buan g waktu dan tenaga dapat seketlka memulai bekerja. 4) . J am
Pejabat atau pegawai yang efisien pada umumnya ada lah orang yang sadar akan waktu. Waktu baginya amat bermanfaat sekal i.
Pejabat
93
yang sedemiklan ini tahu persis setiap w~ktunya dipergunakan untuk melakukan jenis pekerjaan apa . Ia tahun juga secara tepat apabila ia membuang waktu terlampau banyak untuk sesuatu pekerjaan .
Untuk membantunya agar selalu sadar akan waktu, maka memi I i-
ki jam merupakan suatu keharusan· baginya.
Jam ini dapat berupa
arloj i tangan, lonceng dindlnq atau jam meja .
Loncen g din ding
hendaknya dipasang di hadapan atau menghadapi ke arah peja bat atau pegawai dan jan0an di letakkan di
bel~kan g
sehingga setiap
kal i ingin tahu j am ber apa saat itu pejabat atau pegawai tersebut harus memal ingkan ke pa la atau badannya ke belakang.
Memutar tu-
buh dan · kepala ke belakang untuk mel ihat jam tersebut merupakan penghamburan tenaga dan waktu yan g tidak perlu. Kebiasaan bertanya-tanya tentan g jam berapa saat itu kepada kawankawan sekerja, hanya karena ia tidak memil iki jam dan harus segera memulal bekerja, adalah ciri cara kerja efisien .
yan~
tida k efektif dan
Karen a itu untuk men gharga i waktu, sehingga menjadi
orang yang sadar akan waktu dan efisien maka sediakanlah jam.
5). A I m a n a k Alat
lai~
untuk membantu pejabat at a u pegawai agar sadar akan
waktu lalah almanak atau penang9alan . ~tau
Perjanjian-perjanjlan
urusan-urusan untuk waktu yan g akan datang dapat dicatat
pada almanak tersebut . Almanak meja atau almanak harlan yang diletakkan di atas meja yang terdlri dari lembaran-lembaran yan g mudah dilepas amat membantu dalam bekerja.
Semua rencana kerja setiap harinya dapat
dicatat pada almanak tersebut.
Setiap pagi pesuruh atau sekre-
taris ditugaskan membal ik lembaran tan gga l beg itu pejabat tiba di meja kerja, harus diselesaikan hari itu.
se~era
yan~
kemarin .
Jadi
dapat mel ihat apa yang
lni juga akan dapat menghemat ba-
nyak waktu dan tenaga untuk sel a lu menginoat-inqat dulu apa yang harus dikerjakan pa<)l hari itu . Selain almanak tersebut dapat pula seoran g pegawai atau pejabat menyediakan buku agenda yann memuat catatan-catatan untuk hari,
94
tanggal dan jam.
Semua urusan-urusan atau perjanjian dicatat dl
dalamnya dan dibuka setiap hari untuk mengin gatkan urusan-urusan apa yang per lu diselesaikan pada hari tersebut. 6). B u k u
t a t a n
c a
Pejabat yan g efisien mempunyai alat penolong l ain untuk membuat dirinya semakin tanqkas dalam pekerjaann ya . Alat tersebut ialah buku catatan . ensiklopedi pribadi .
Buku ini merupakan semacam
Keteran ga n-keteran gan penting yang dijum-
painya da lam menjalankan tugas pekerjaan sehari-hari dicatat dalam buku itu .
Keterangan ini dapat berupa apapun , dari suatu
nama pe raturan baru , guntin gan surat kabar, sampai tanggal dan nomor sepucuk surat yang penting untuk kelancaran pekerjaan . Untuk membuat buku ini sebaiknya dipergunakan buku klapper tebal yang memuat huruf abjad di te pi kanannya . Buku ini merupakan alat peningat yan g mudah dan cepat dan ti dak usah membuang-buang waktu, t enaga dan pikiran jika
men~hadapi
kesul itan da lam peke rjaannya. 7) . K e r a n j a n g
s a mp a h
Alat ini kel ihatannya sepintas san qat remeh, tetapl alat lni dapat membantu para pejabat bekerja efektif dan eflsien .
Selain
alat lni bermanfaat untuk menjaga kebersihan lantai, juga memungkinkan pejabat mengadakan pembersihan isl laci atau lemari. Laci atau lemari yan g bebas dari segala macam barang yang sudah tidak diper lukan la gi akan menambah kecepatan pejaba t tersebut mengambi I sesuatu benda yang dikehendaki .
Bebaskanlah permukaan
meja, l ac i dan l emari dari barang-baran g yang sudah tidak dibu tuhkan l agi .
Jangan sampai terjadi barang-barang yang sudah ti -
dak dibutuhkan tersimpan bersama-sama baranq-baran g yan g masih diperlukan . paksa harus
Sehinqga jika akan membutuhkan sesuatu barang termembuan ~ -bu ang
dan lain sebaga inya .
tenaqa, waktu, membonqkar, memil ih
Untuk membersihkan barang-barang tersebut
dan dalam laci dan lema ri, maka keranjang sampah amat membantu pejabat tersebut.
95
t u I I s Untuk melancarkan pekerjaan seperti mlsalnya memberi . penjelasanpenjelasan kepada bawahan, menghitung angke-angka biaya perjalanan, biaya pembel ian sesuatu baranq, pen gumuman kepada bawahan, acara/tugas plmpinan, sebaiknya pejabat pimpinan mempunyai papan tu I is.
8). P a p a n
9). A I a t
h i t u n g
Untuk keperluan menghitung angka-angka sebaiknya seorang rejabat mempunyai alat hitung. Alat hitun g ini dapat disediakan mulai dari yang sederhana seperti sempoa sampai ke kalkulator, jika blaya memungklnkan . Alat-alat hitung ini selain memudahkan juqa menghemat tenaga, pikiran dan waktu. 10). P e I b a g a i
d
a f t a r
Bag i pejabat yang sering berhubungan dengan pejabat-pejabat lain dengan mempergunakan telpon, sebaiknya membuat daftar yang memuat nomor-nomor telpon mereka. Atau pejabat yang sering bepergian dengan mempergunakan jasa an gkutan umum, seperti bus, kereta api dan pesawat terbang hendaknya juga mempunyai daftar keberangkatan dan tibanya kendaraan-kendaraan tersebut. Daftar-daftar tersebut hendaknya disimpan nada tempat yang memudahkan mencarlnya. Seperti daftar telpon para pejabat diletakan di atas meja atau di papan tul is. Demiklan juqa keteran qan-keterangan lain yang berulanq kali dibutuhkan hendaknya dltulis menjadi pelbagai daftar dan ditempelkan di tempat yang pal lng mudah di linat sepertl misalnya pada pintu lemari, tembok, papan-papan pengumuman dan lain sebag ainya~ 11). Alat-alat komunikasi Bagi pejabat yang men0inginkan kemudahan dan penghematan tenaga dan waktu, alat-alat komunikasi ini sekarang sudah banyak dlpakai. Alat-alat ini memudahkan baginya jlka akan berhubungan denqan
96.
pejabat-pejabat lain balk ke luar atau di dalam kantor.
Hubungan
ke dalam bagi kantor modern sekarang ini sudah banyak dipergunakan alat-alat seperti telpon lokal, dan lnterkom.
Adapun hubung-
an ke luar, alat seperti t elpon, radi o
•
97 Lamp I ran Keputusan Nomor Tan gga l
IV Direktur Jenderal Pendidikan Tlngqi : 12/DJ/Kep/1983 : 11 Pebruari 1983
PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTE~1EN PENDIDIKAN DAN i(EBUDAYAAN
1•
PENDAHULUAN Dalam setlap Perguruan Tinggi mulai pucuk plmpinan sampal tin gkat satuan unit kerja terbawah tentu dilakukan tatausaha atau sering juga '
I
dlsebut pekerjaan kantor (office work). Tata usaha yang merupakan segenap ran gkaian aktlvitas menghimpun, me~catat, ,
•
mengolah, mengg,a ndakan, men g irimkan dan menylmpan keteran g-
!
:
an~keterangan '
berperan untuk melayani pe laksanaan suatu peke rjaan .
operatlf Perguruan Tlnngi den,gan cara menyediakan pe lbagal keteran.gan juga keteran;gan-keterangan bagi, pimpl,nan Per;-guru.an "J;in gg i untuk
mem-
buat atau me I akuka,n tl ndakan yann tepat, dan me I an carkah pe rketnbangan Perguruan Tlngat •. Perpaduan pe I aksanaan tatausaha dan. penggunaan pe I baga i barang perbe. ' kalan serta penogunaan konsepsf
riklran. manusia yang berupa abjad,
angka, tanda-tanda baca, tanda httung dan sistem tul isan, akan terctpta benda-benda hasil kerja tatausaha yan g dap at berupa segala rnacam warkat, formul ir, buku dan ben.da-benda berketerangan lalnnya, mi-. salnya almanak. Macam-macam kerj'a ketatausahaan pada Perquruan Tinggi berkembang terus sesual dengan perkembangan pekerjaan operatifnya, di sampinq itu, plmplnan Perguruan Tlnggi menohendaki setiap pembuatan ke putusan dapat dlputuskan secara tepat dan cerat.
Untuk hal
ini sudah barang
tentu dlbutuhkan segala macam keteran(]an (info rmas i) berdasarkan fakta yang benar dan up-to-date. Untuk memperoleh keterannan yanq benar dan up-to-date tersebut, maka segala keterangan yang menyan gkut Perguruan Tin gq i perlu dicatat secara teratur dan lenqkap.
98
Sa lah s atu a lat yang pentin g untuk pencat at an ke t e r angan i a lah fo rmul ir.
Den gan de miki an fo rmul ir dapa t d i pergunakan untuk men gumpul -
kan atau men e ruskan kete r angan . 2.
PENGERT I AN Yan g dimaksu d den 0an fo rmul ir i a l ah lemba ran ka rtu at a u lemba r an · ke rtas be rukuran t e rtentu yang d ice t a k at a u d istensi I
de n ~a n
ura i an-
ura ian, ko lom-ko lom, ga ris- ga ris at a u ru ang-ru an9 untuk men ghimpun dan me nyampaikan ke teranga n yan9 di pe rlukan.
Peng isi an ke teranqan
dapat di la kukan dengan jalan menu! is sesuatu, mencoret se suatu uralan
yan ~
sudah terter a pa da f o rmul ir , atau membubuhkan sesuatu tan da.
Apab ila formulir ini dici ptakan , d irancan g, dan d i perqun akan secara te pa t dengan formul ir tersebut akan banyak men ghemat: pikiran , ten aga , waktu, ru an9 dan materi a l serta memu dahkan penqumpul an, pencatatan, pen qolah an, pen g iriman serta p9nyimpanan keter angan- keteran gan . Keuntun gan l a in den ga n
p en ~g una a n
fo rmul ir i a l ah men ghin dari tanya
j awab yanq ti da k perlu dan menj amin pe la yanan yanq s ama terh adap siapar un. Tap i se ba l iknya apab il a pembuat an fo rmul ir itu di l akukan se cara serampan gan dan pertumbuhanny a ti da k diken da l ikan, su atu instansi mudah dij anqkiti o leh peny akit t at a usaha (f.o rmistis), ya itu pencl pt aan t e rus-menerus fo rmul lr- fo rmul lr ba ru untuk setl ar ma cam urusan yan g d langqap pe rlu s ambl I t e rus mempertahankan pe lbaqa i fo rmul ir lama yanq su da h ada dan su dah ba nya k juml ahnya . Untuk mence9ah at a u men gatasi ha l t e rseb ut di atas, ma ka pe rlu seka li d i la kukanpemba kuan rlan pengen da l i an t e rhad ap l ahirny a , hi dupnya da n berakh i rnya se ti ap macam fo rmu I i r . Aqa r su pa ya pengq un aan fo rmul i r di· se ti ap Pe rguru an Tin qg i ben a rbena r men ghemat wa ktu dan -t-e nana , ma ka se ti ap fo rmul i r 1) . Ha rus dirancanq ( de si gn) denqan seba ik- ba ikny a ; 2).
Hnrus di pe rqun akan se ca ra t era t;
3) . Ha rus di awa sl pe ngg un aa nnya .
• 99
3.
PENTINGNYA PEMBAKUAN FORMULIR Sering dijumpai pada beberapa Perquruan Tin(jgi terdapat beberapa macam formul ir yang masinq-masing formul ir menghendaki terlalu banyak keterangan yang tidak perlu , disusun kurang balk, dan ada dalam ukuran kertas yang berbeda-beda . -Hal demikian ini sudah tentu tidak akan me I anca rkan pe I aksanaan proses kerja dan menyu I i tkan pengawasan . Untuk memecahkan masalah tersebut nampaknya perlu formul ir-formul ir yang digunakan oleh masing-masinq Perguruan Tinggi diadakan pembakuan (standardisasi). Pembakuan merupakan dasar perbandingan yang dapat dipakai untuk meni lai suatu tindakan atau suatu hasi I.
Pembakuan ditetapkan untuk
mengukur jumlah dan mutu pekerjaan da lam suatu instansi. Untuk
membak~kan
formul ir
yan~
benar-benar dapat dipakai di setiap
Perguruan Tlnggi secara seraqam merupakan hal yang tidak mudah. Untuk ini perlu terlebih dahu lu di lakukan penel itian pada Perquruan Tinqgi guna mengetahui macam-macam formul ir yan0 relevan, kemungkinankemungkinan mana dalam peneraran/penggunaannya dapat berbeda menurut pola tata-kerja masinq-masing Perquruan Tinggi dan untuk mengetahui kemungkinan-kemungkinan mana yang dapat dibuat formul ir yang khas/ khusus, yang hanya ada pada Pe rguruan Ti nqg i yanq memi I i k i tata ker ja khusus.
Selanjutnya setelah di lakukan anal isa baru dapat disusun
pembakuannya . Dalam pembakuan ini, terutama dipersoalkan aspek-aspek formul ir yang menyangkut : ukurannya, mutu kertas dan bentuk huruf cetak.
Tujuan
pembakuan formul i r ada I ah untuk mencapa i keseragaman aspek- aspek f Is i k in i.
Formul i r-formul i r yang ukurannya ti dak teratur (berubah-
ubah, bergan ti- ganti , ti dak tetap) dapat menambah biaya-biaya percetakan formul i r bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan .
Juga for-
mul ir-formulir yang ukurannya tidak biasa, dapat menimbulkan kesul itan mengenai penyimpanannya. Banyaknya ukuran formul ir yang berbeda, beda dalam Perguruan Tin ggi hendaknya ditekan sampai sedikit mungkin. Formul ir yang kertasnya kuranq balk mutunya tidak akan tahan lama, jika terus menerus dipakai dan disimpan agak lama.
Mutu kertas yanq
10.0
dlpil ih untuk formul ir hendaknya sesuai dengan tujuannya. Jika formul ir ltu mempunyai arti yanq khusus, atau akan digunakan untuk waktu lama, mak8 bag! formulir itu hendaknya dip! I ih kertas yang bermutu tinggl. Pada umumnya kertas yanq dibuat dart sulphite rupanya bagus, darat dipakai dan tldak mudah rusak (misalnya untuk ijazah). Mutu kertas yang dl pa kai oleh sesuatu Perguruan Tlnqgl jangan terlalu berbeda-beda, dan macamnya hendaknya dljaga supaya sediklt mun gkin. 4.
PEOOMAN PEMBUATAN FORMUL I R Sebelum adanya pembakuan formul ir yan g benar-benar baku baqi setlap Perguruan Tin gg i, maka rada setiap Perguruan Tin gg i dapat dibuatkan formul lr denqan pedoman sebagai berikut : 1.
Setlap penciptaan formul ir hendaknya mempunyal maksud/kegunaan yan q jelas. Bila denqan sehelai kertas biasa dapat dikumpulkan dan disampaikan keteran ~a n-keteran ga n dengan sama mud ahnya, maka formul ir tldak pe rlu dicirtakan. Untuk hal ini daoat dllakukan pende katan dengan mengajukan beberapa pe rtanyaan : a. Apakah tujuan dari renciptaan formul ir tersebut; b. Jlka ada tujuan, apa yan g pa l inq pentin q; c. Apakah tujuannya cukup pe ntin q dan cukup lama untuk dlbuatd.
kan formul lr; Da pa tkah tujuan itu seluruhnya dltampung den ga n formul ir tersebut;
e.
Apakah sudah ada formul lr yan g sedan g dlpakai yan g dapat diub ah sedikit, atau yan g sebaqian besar sudah menampung kebutuhannya.
2.
Setiap mocam formul ir yan g diciptakan hendaknya diadakan pembakuannya terutama men qenai ukurannya, jenls kertas, tipe huruf, wa manya. a.
Untuk menentukan ukuran/bentuk dapat dilakukan r endekatan denqan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebaga i berikut : (1) Siapa yan g akan diminta mengisi fo rmul ir; (2) Apakah lnformasl itu sudah dalam keadaan slap pakai atau masih harus diolah dahulu;
101 (3) Apakah sudah tidak ada jalan lain untuk memperoleh lnfor-
mas i I tu; (4) Sampai dl mana dapat dijamin bahwa lnformasi ltu selalu akan Ienqkap; (5) Apakah dapat digunakan: - beberapa copy sekal
i~us
- sistem pemasukan yang satu kal I saja (tidak perlu dipindahkan ke formul ir lain lagi) - sistem singkatan/kode - sistem slmbol/lambang - kotak kosong (tanpa garis) - tanpa bolak-bal ik dalam pengetikan . b.
Untuk menentukan jenis kerta dapat dilakukan pendekatan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : (1) Bagaimana dan siapa yan0 akan memakainya. Jika banyak
yan~
memakai, maka harus dibuat dari kertas
yang kuat dan tahan cara penggunaan yang kasar. (2) Bagaimana akan disimpan; - memal
(3) Bagaimana cara mengisinya; - diketik - di tul is - di co ret - di lobangi.
3.
Setiap formul ir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana: a.
Bagian tercetak yang diterapkan hendaknya memakai kata-kata at~u
.kal imat yang jelas dan tegas;
b.
Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan;
c.
lnformasi pokok yang diper lukan harus diisi di tengah-tengah kertas yang mudah ditemukan dan dibaca;
/
102 d.
Blla formul ir akan disortir dan disimpan menurut abjad atau nomor hendaknya nama (abjad) dan nomor ditaruh di tempat yang menyolok, misalnya dipojok atas kanan atau kirl atau di bagian bawah sekal i.
4.
Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formul ir hendaknya diatur susunannya secara loqis atau praktis sehingga memudahkan pen~isian
formul ir.
Blla perlu dicantumkan petunjuk cara peng-
isian dan dicantumkan pada bagian bawah/atau bagian l ain asal jelas. 5.
Bagian yang harus dl lsi dengan keterangan hendaknya diberi ruang kosong yang cukup sehingga tul !san jelas.
6.
Bila mungkin, keterangan-keterangan yang perlu dltulis ofeh penglsi formul ir yang sudah dicantumkan, diberi kotak-kotak sehingga tlnggal diberl tanda tertentu pada kotak dari keterangan yang dimaksud atau dlcoret bagian-bagian yanq tidak perlu.
7.
Setlap formul lr hendaknya mempunyai juduf nama dan bila macamnya sudah cukup banyak hendaknya diberi kode/nomor a.
Nama formul ir harus dibakukan dan dicetak atas formul ir yang bersangkutan untuk mencegah kesimpangsluran. Nama harus pendek (singkat) akan tetapi cukup jelas menunjukkan kepada slfat, tujuan atau maksud dari formul lr;
b.
Nomor formul lr juga dibakukan dan dicetak atas formul ir untuk memudahkan baglan arsip yang harus menyimpannya dan dengan cepat menemukan kembali jlka diperlukan . Misalnya de ngan menggunakan sistem desimal .
Dua angka pertama di depan
titik desimal , dipakai untuk nomor : biro/baglan/seksi atau satuan kerja yang fain (00 sampai 09).
Kemudian di befakang
dlbuat nomor yang lebih fengkap. Contoh kode 00.10 :
00 10
8.
= Kantor Pusat = Nomor urut macam
formul ir.
Setlap formul ir hendaknya mempunyai ukuran tertentu menurut kebutuhan penqgunaan don penyimpanan :
103 a.
Ukuran formul ir hendaknya dibuat sesuai dengan temoat penyim~anannya
dan b.
misalnya filin g cabinet, dos kartotik, ordner
seba ~a inya.
Bila sesuatu macam fo rmul ir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disedlakan bagian tepi yan 9 kosong secuku pnya untuk keperluan penjepitan.
9.
Setiap formul ir hen da knya dicetak dengan ti pe huruf yang jelas dan seragam : a.
Biasanya yang d i paka i adalah huruf ti pe Gotik dan tepat, menurut kebutuhan (ukuran huruf 6 punt, 8, 10 atau 12);
b.
10.
Hendaknya tidak memi I ih tipe huruf yan g sukar dibaca bilamana ceta kannya luntur.
Hendaknya tidak mempergunakan titik-titik atau garis-garis di ruan q yan g harus di isi bilamana tidak betul-betul rerlu terutama formul ir yan g harus diisi dengan mesin ketik.
11.
Hendaknya tidak mempe rgunakan huruf-huruf cetakan berwarna , kecua l i jikalau warna itu mempunyai arti tertentu atau merupakan suatu kode (s andi) tertentu.
12.
Formul ir yan g akan dipakal ke luar maupun ke da l am Perguruan Tin gg i hendaknya memuat nama Perquruan Tinggi yan g bersangkutan, sedang formul ir untuk keperluan Intern ti da k pe rlu dibubuhi nama pe rguruan tin gg i yan9 bersangkutan.
13.
Formul ir
ber~anda
dengan tembusan yan g diperlukan o iGh beberapa
satuan organisasi, untuk memudahkan distribusi sebaiknya dibuat dalam wama yan g berlainan - Wa rna putih untuk asl i; - Warna biru muda untuk durlikat; - Warna jambu untuk tri p! ikat; I
14.
- Warna kunln g untuk kwardupl ikat. Bila dana memungkinkan dapat diciptakan formul ir yan g tembus tanpa carbon (NCR= No Carbon Required).
104 15.
Formul ir yang belum terpakal dapat dlsimpan kedalam tempat (afmari atau rak) terkunci guna penqamanannya dan disusun menurut urutan kode formul ir.
5.
PROSEDUR PEMBUATAN FORMULIR Setiap Perguruan Tin gg i
sebaik~ya
mempunyai/menunjuk seorang peja-
bat yang sediklt banyak dapat dlanggap ahl i formul ir (form designer) misalnya
Kep~la
Biro Admfnistrasi Umum atau dari Bagian Perencanaan
untuk diserahi tuga s penciptaan dan perancangan formul ir-formul ir. Pembuatan sesuatu formul ir baru dan pemakaiannya dalam kantor pada dasarnya mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan dan dapat menambah beban pekerjaan yang telah ada.
Oleh karena itu
perlu ditentukan bahwa suatu macam formulir bar.u tidak boleh dlcetak dan dipakai dalam peredaran tanpa terlebih dahulu diperiksa dan disetujui oleh petugas
yan~
ditunjuk menjalankan pengendal ian formul Jr.
Dalam pembuatan formul lr di
Per~uruan
Tin gg i proses pembuatannya da-
pat dilakukan sebagai berikut : 1.
Desainer mendiskusikan atau menginterview Pejabat atau Kepala Ba~ian yan~
2.
memlnta formulir;
Desainer bertukar p ikiran dengan Pejabat-pejabat dan pegawai yang biasa bekerja dengan formul ir-formul ir, memperhatikan penqalaman-pengalaman mereka dengan para pengisi, pemrosesan, penyimpanannya dan sebagainya;
3.
Desainer meminta kete ga san lagi dari pihak yang memerlukan formul ir tentan g : tujuan formul ir, dan data yanq in g in diperoleh, cara pemakaiannya, cara penylmpanannya dan sebaga inya;
4.
Desainer mulai membuat design biasanya beberapa buah contoh;
5.
Oesainer memperl ihatkan dan mendiskusikan contoh-contoh formul ir yan g sudah didesign dengan pihak yan g memerlukan formul lr beserta
J
pegawai-pegawai yang akan mempergunakannya; 6.
Keputusan akhir diambil oleh pimpinan Perguruan Tinggi setelah disempurnakan seperlunya.
105
6.
PENGENDALIAN FORMULIR Sebagaimana telah dijelaskan bahwa tujuan penggunaan formul ir adalah penghematan unsur usaha seperti pikiran, tenaga,
waktu~
material ;
menghindari tanya jawab yang tldak perlu; menjamin pelayanan yang sama ; maka bila formul ir tidak dikendal ikan bukan menimbulkan efisiensl kerja, tetapi sebaliknya malahan akan menyul itkan dan timbul pemborosan-pemborosan.
Di lain pihak akan timbul tumpukan formul ir
yang tidak dipakai lagi, atau
seten~ah-setengah
pemakaiannya, dan
ada pula yang sudah usang. Untuk menqatasi hal-hal tersebut maka perlu dllakukan penqendal ian formulir (form control).
Pengendalian formulir merupakan aktivitas
teratur yang me I i put i : a.
Mencegah jangan sampai ada formul ir yang tidak dipergunakan sebagaimana mestinya;
b.
~~ncegah
jan gan sampai ada formul ir yang dlubah tanpa persetuju-
an sebelumnya; c.
Mence gah jangan sampai ada formul ir baru tanpa diketahui pimpinan;
d.
Mencegah jangan sampai ada perubahan-perubahan pada pekerjaan kantor rutin tanpa diketahui atau disetujui ofeh pimpinan.
Jika
suatu pekerjaan rutin sudah tidak dapat menqikuti kebutuhan, maka harus diadakan penyesuai an den gan direncanakan sebelumnya dan dengan keputusan pimpinan. Dalam men9embangkan pengendal ian formul ir dl Perguruan Tinggi dapat dilakukan langkah-lanqkah sebaqai berikut 1.
Pimpinan Perguruan Tinggi menetapkan pejabat sentral yang berwenan g dan bertanggung jawab atas semua formul ir yang beredar dl Perguruan Tinqgi misalnya Kepala Biro Administrasi Umum atau pejabat yang oleh pimpinan Perguruan Tinggi dianqgap cukup mampu.
2.
Kepada semua pejabat di I in qkunqan Perguruan Tinggi yang berdi instruksikan untuk tidak menqadakan perubahan apapun pada formul ir-formul ir yanq berlaku, atau mengadakan formul ir
sangk~n
baru tanpa melalui pejabat sentral tersebut di atas. terakhir tetap pada
pimpin ~ n
Perauruan Tinqqi.
Keputusan
~~
i
106
3.
Pengendal ian fonmul ir mencakup juga pencetakan dan penggunaannya. Pejabat pengendalian mempelajari, menoecek, mennanalisa semua formul ir yan g diusulkan, yan g sedang berlaku apakah memenuhi syarat-syarat teknis yang menyangkut : ukuran, tingkatan, mutu kertas, tebal, berat, ga ris, huruf, dan sebagainya.
4.
J!ka sesuatu macam formulir tldak memenuhi sya rat-syarat teknls tersebut dl atas, pejabat pengendal i meninjau kembali formul ir tersebut untuk diusahakan ketepatannya dalam fun gsinya memperlancar pekerjaan dan penghematan tenaga dan waktu.
it
t
I
I I
I
I
