UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2006/2007
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang Pada PT. Pralon Chitra Angelia (0700707780) Marysa (0700709003) Eunike Soraya I. (0700710232) Kelas/Kelompok : 07 PAA/ Kelompok 1 Abstrak Tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar aktivitas operasional perusahaan lebih efektif dan efisien. Metode penelitian yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi akuntansi ini yaitu metode studi pustaka, metode fact-finding, dan metode analisis dan perancangan sistem. Metode studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan bahan-bahan serta teori sebagai pendukung dalam perancangan sistem informasi akuntansi. Metode fact-finding dilakukan dengan mengkaji sistem yang sedang berjalan dan observasi terhadap operasional perusahaan. Metode analisis dan perancangan sistem dengan menggunakan object oriented system development. Dari hasil penelitian ditemukan beberapa kelemahan pada sistem berjalan, antara lain: pencatatan transaksi penjualan dan piutang dagang yang belum terintegrasi, pembuatan laporan yang tidak efisien dan efektif, serta pengelolaan volume jumlah data perusahaan. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa perlu dilakukan pengembangan pada sistem berjalan sehingga memberikan kemudahan dalam mengolah dan mengelola data, serta menghasilkan informasi yang dapat mendukung Manajer dalam mengambil keputusan. Kata kunci: Analisis, perancangan, sistem, informasi, akuntansi, penjualan, piutang dagang.
vii
PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat yang telah diberikan oleh-Nya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya, untuk memenuhi salah satu syarat gelar kesarjanaan dalam program jenjang pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara Jakarta. Penulisan skripsi ini tidak akan berjalan dengan baik dan tepat pada waktunya tanpa bimbingan, dukungan, serta bantuan dari pihak lain. Oleh karena itu, perkenankanlah kami untuk mengungkapkan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan berperan dalam penyusunan skripsi ini, yaitu kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S. Kom, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 4. Ibu Noerlina, S. Kom, MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi merangkap dosen pembimbing, yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penulisan skripsi ini.. 5. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan bimbingan. 6. Bapak Dharmakumara, Bapak Henry Solichin, dan Ibu Betty E. Pursulessy dari PT.Pralon yang telah memberikan kesempatan, meluangkan waktu, dan membantu memberikan berbagai informasi dalam melakukan penelitian hingga terselesaikannya penulisan skripsi ini.
viii
7. Seluruh keluarga penulis yang telah memberikan dukungan dan pengorbanan selama penulisan skripsi ini. 8. Seluruh teman-teman lainnya yang telah banyak memberikan semangat, dukungan, bantuan, dan pengorbanan selama penulisan skripsi ini. 9. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan dapat dikembangkan lebih lanjut.
Jakarta, Januari 2007
Penulis
ix
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar........................................................................................................ i Halaman Judul Dalam....................................................................................................ii Halaman Persetujuan Hardcover...................................................................................iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji............................................................................iv Abstrak.........................................................................................................................vii Prakata.........................................................................................................................viii Daftar Isi ............. ..........................................................................................................x Daftar Tabel .................................................................................................................xv Daftar Gambar............................................................................................................xvii Daftar Lampiran ..........................................................................................................xx
BAB 1
BAB 2
PENDAHULUAN ....................................................................................1 1.1
Latar Belakang .................................................................................1
1.2
Ruang Lingkup ................................................................................3
1.3
Tujuan dan Manfaat .........................................................................4
1.4
Metodologi Penelitian ......................................................................5
1.5
Sistematika Penulisan ......................................................................6
LANDASAN TEORI ................................................................................8 2.1
Sistem Informasi Akuntansi .............................................................8 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .................................8 2.1.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi .......................................9
x
2.1.3 Pengertian Proses Bisnis dan Event ......................................10 2.1.4 Agent …………………………………………………..…...11 2.1.5 File ………………………………….……………………..12 2.1.6 Attribute dan Relationship ………………………...……….12 2.1.7 Form ………………………...………………………..…… 14 2.1.8 Laporan ………………………………………………….…15 2.2
Jaringan …………………………………………………………. 16
2.3
Object-Oriented Analysis and Design …………………..……….19 2.3.1 The Object Oriented System Life Cycle ………………….. 19 2.3.2 Keunggulan Pendekatan Object-Oriented …………………25
2.4
Unified Modelling Language …………………………………….27 2.4.1 UML Activity Diagram …………………………………….27 2.4.1.1
Klasifikasi UML Activity Diagram .......................27
2.4.1.2
Komponen UML Activity Diagram .......................28
2.4.2 Rich Picture …………………………….………………….29 2.4.3 UML Class Diagram .............................................................29 2.4.4 UML Use case Diagram ……………………………...……30 2.4.5 Navigation Diagram .............................................................30 2.5 Penjualan .......................................................................................31 2.5.1 Pengertian Penjualan ............................................................31 2.5.1.1 Penjualan Tunai ....................................................... 31 2.5.1.2 Penjualan Kredit .......................................................31 2.5.2 Fungsi yang Terkait ..............................................................32
xi
2.5.3 Prosedur Penjualan ...............................................................33 2.6
Piutang .......................................................................................... 35 2.6.1 Pengertian Piutang ............................................................... 35 2.6.2 Transaksi dalam Piutang ...................................................... 35
2.7
Jurnal.......................................................... ....................................36
2.8
Pengendalian Internal …………………………………………....37 2.8.1 Pengertian Pengendalian Internal .........................................37 2.8.2 Komponen Pengendalian Internal ................................. .......37 2.8.3 Tujuan Pengendalian Internal ............................................ ..38 2.8.4 Tipe-tipe Aktivitas Pengendalian ...................................... ...39
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN..........................................................42 3.1
Gambaran Umum Perusahaan .......................................................42 3.1.1 Sejarah Perusahaan ..............................................................42 3.1.2 Struktur Organisasi ...............................................................43 3.1.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang ……..45 3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan .....................................................51
3.2
Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang …………………………………………………………...52 3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan ………………………………….52 3.2.2 Rich Picture ………………………………………………..54 3.2.2.1 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai ……………...54 3.2.2.2 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit ……………..55
xii
3.2.3 Identifikasi Events …………………………………………56 3.2.3.1 Prosedur Penjualan Tunai ……………………………56 3.2.3.2 Prosedur Penjualan Kredit …………………………...57 3.2.4 Formulir dan Laporan Pada Sistem Penjualan dan Piutang Dagang ……………………………………………………..58 3.2.4.1 Formulir Pada Sistem Penjualan dan Piutang Dagang 58 3.2.4.2 Laporan Pada Sistem Penjualan dan Piutang Dagang 64 3.2.5 Workflow Table ……………………………………………65 3.2.5.1 Prosedur Penjualan Tunai ……………………………65 3.2.5.2 Prosedur Penjualan Kredit …………………………...68
BAB 4
3.3
Spesifikasi Sistem Berjalan ……………………………………...71
3.4
Analisis Temuan Hasil Survei …………………………………...71
3.5
Identifikasi Kebutuhan Sistem …………………………………...78
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN …………………………79
4.1
Prosedur yang Diusulkan ……………………………………….79
4.2
Activity Diagram ………………………………...……………….84 4.2.1 Overview Activity Diagram ………………………….84 4.2.2 Detailed Activity Diagram …………………………...85
4.3
UML Class Diagram ……………………………………………..92
4.4
UML Use-Case Diagram ………………………………………93
4.5
Rancangan Database……..………………………………………94
xiii
4.6
Rancangan Formulir…………………………………………….104
4.7 Perancangan Layar ……………………………………………...113 4.8
Perancangan Laporan ...................................................................133
4.9
Navigation Diagram.....................................................................137
4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem .............................................146 4.10.1 Matriks Rencana Pengolahan Data ............................146 4.10.2 Matriks Distribusi Laporan ........................................147 4.10.3 Matriks Level Akses ..................................................148 4.11 Rencana Implementasi .................................................................149 4.12 Estimasi Kapasitas Penyimpanan yang Dibutuhkan ....................151
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN .......................................................................157
5.1
Kesimpulan ..................................................................................157
5.2
Saran ............................................................................................158
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
xiv
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan Tunai ……………………………………56 Tabel 3.2 Event Table Prosedur Penjualan Kredit……………………………………57 Tabel 3.3 Workflow Table Prosedur Penjualan Tunai ……………………………….65 Tabel 3.4 Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit ………………………………68 Tabel 4.1 Master Pelanggan ……………………………………………………….....94 Tabel 4.2 Master Produk …………………………………………………………..…95 Tabel 4.3 Transaksi Surat Penawaran Header ……………………………………….95 Tabel 4.4 Transaksi Surat Penawaran Detail ..................................................….........97 Tabel 4.5 Transaksi Order Entry Header ....................................................................97 Tabel 4.6 Transaksi Order Entry Detail.......................................................................99 Tabel 4.7 Transaksi Pengiriman Header ....................................................................99 Tabel 4.8 Transaksi Pengiriman Detail ......................................................................100 Tabel 4.9 Transaksi Faktur Header ............................................................................101 Tabel 4.10 Transaksi Faktur Detail ............................................................................101 Tabel 4.11 Transaksi Pembayaran. ............................................................................102 Tabel 4.12 Transaksi Piutang Dagang........................................................................102 Tabel 4.13 Database Master Pelanggan………………………………………….....153 Tabel 4.14 Database Master Produk……………………………………………..…154 Tabel 4.15 Database Transaksi Surat Penawaran Header ………...………………..154 Tabel 4.16 Database Transaksi Surat Penawaran Detail .................…..........…........155 Tabel 4.17 Database Transaksi Order Entry Header ...............................................156
xv
Tabel 4.18 Database Transaksi Order Entry Detail...................................................157 Tabel 4.19 Database Transaksi Pengiriman Header..................................................157 Tabel 4.20 Database Transaksi Pengiriman Detail....................................................158 Tabel 4.21 Database Transaksi Faktur Header .......................................................159 Tabel 4.22 Database Transaksi Faktur Detail............................................................159 Tabel 4.23 Database Transaksi Pembayaran. ............................................................160 Tabel 4.24 Database Transaksi Piutang Dagang.......................................................160
xvi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Topologi Star Network ………………………………………………….17 Gambar 2.2 Topologi Bus Network ………………………………………………….17 Gambar 2.3 Topologi Ring Network …………………………………………………17 Gambar 2.4 Topologi Hierarchical Network…………………………………………17 Gambar 2.5 Topologi Hybrid Network ………………………………………………18 Gambar 2.6 System Life Cycle ……………………....................................................24 Gambar 3.1 Struktur Organisasi ..................................................................................44 Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai ………………………………...54 Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit ………………………………..55 Gambar 4.1 Overview Diagram Penjualan dan Piutang Dagang ……………...……..84 Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Membuat SPH ……………………………...85 Gambar 4.3 Detailed Activity Diagram Membuat KP ……………………………….86 Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram Menyiapkan Pesanan ……………………....87 Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang …………………………..88 Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat DO ………………………………89 Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Faktur ……………………………90 Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Membuat Faktur (Lanjutan) ………………91 Gambar 4.9 Class Diagram…………………………………………………………..92 Gambar 4.10 Use Case Diagram……………………………………………..………93 Gambar 4.11 Rancangan Formulir Surat Penawaran Harga ......................................104 Gambar 4.12 Rancangan Formulir Konfirmasi Penjualan... ......................................105 Gambar 4.13 Rancangan Formulir Surat Jalan.................... ......................................106
xvii
Gambar 4.14 Rancangan Formulir Delivery Order....................................................107 Gambar 4.15 Rancangan Formulir Faktur........................... ......................................108 Gambar 4.16 Rancangan Formulir Faktur Pajak Standar...........................................109 Gambar 4.17 Rancangan Formulir Faktur Pajak Sederhana .....................................110 Gambar 4.18 Rancangan Formulir Bukti Pembayaran........ ......................................111 Gambar 4.19 Rancangan Formulir Perintah Pengiriman..... ......................................112 Gambar 4.20 Rancangan Layar Login................................. ......................................113 Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu........................................................................114 Gambar 4.22 Rancangan Layar CompanyProfile.......................................................115 Gambar 4.23 Rancangan Layar Customer Master ............... .....................................116 Gambar 4.24 Rancangan Look Up Customer Master.................................................117 Gambar 4.25 Rancangan Layar Product Master........................................................118 Gambar 4.26 Rancangan Look Up Product Master.............. .....................................119 Gambar 4.27 Rancangan Layar Penawaran......................... ..................................…120 Gambar 4.28 Rancangan Look Up Penawaran...........................................................121 Gambar 4.29 Rancangan Layar Order Entry....................... ......................................122 Gambar 4.30 Rancangan Look Up Order Entry......... ...............................................123 Gambar 4.31 Rancangan Layar Surat Jalan......................... ......................................124 Gambar 4.32 Rancangan Look Up Surat Jalan.................... ......................................125 Gambar 4.33 Rancangan Layar Faktur Tunai...................... ......................................126 Gambar 4.34 Rancangan Layar Faktur Kredit..................... ......................................127 Gambar 4.35 Rancangan Look Up Faktur..................................................................128 Gambar 4.36 Rancangan Layar User Right................................................................129
xviii
Gambar 4.37 Rancangan Layar Change Password....................................................130 Gambar 4.38 Rancangan Layar Cetak Laporan Penjualan.........................................131 Gambar 4.39 Rancangan Layar Cetak Laporan Piutang...... ......................................132 Gambar 4.40 Rancangan Laporan Penjualan Per Produk (Jumlah Rp.)...... ..............133 Gambar 4.41 Rancangan Laporan Penjualan Per Produk (Berat Kg.)......... ..............133 Gambar 4.42 Rancangan Laporan Penjualan Per Pelanggan....................... ..............134 Gambar 4.43 Rancangan Laporan Penjualan Per Daerah............................ ..............134 Gambar 4.44 Rancangan Laporan Penjualan Harian................................... ..............135 Gambar 4.45 Rancangan Laporan Piutang................................................. ...............135 Gambar 4.46 Rancangan Laporan Pajak....................................................................136 Gambar 4.47 Rancangan Laporan Piutang Per Sales.................................................136 Gambar 4.48 Navigation Diagram Form Login ……………………………………137 Gambar 4.49 Navigation Diagram Customer Master………………………………138 Gambar 4.50 Navigation Diagram Product Master………………………...………139 Gambar 4.51 Navigation Diagram Form Penawaran…………………………. ...…140 Gambar 4.52 Navigation Diagram Form Order Entry ..……………………………141 Gambar 4.53 Navigation Diagram Form Surat Jalan……………………………… 142 Gambar 4.54 Navigation Diagram Form Faktur…………………………………....143 Gambar 4.55 Navigation Diagram Form User Right…………………………....… 144 Gambar 4.56 Navigation Diagram Form Change Password……………………… 145 Gambar 4.57 Navigation Diagram Form Sales Report……………………………..146 Gambar 4.58 Navigation Diagram Form Receivables Report...……………………147 Gambar 4.59 Topologi Dial-Up………………………......…………….………………152 Gambar 4.60 Topologi WAN…………………......…………………………………….152
xix
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Penawaran…….….……………………………………………….L1 Lampiran 2 Konfirmasi Penjualan.….……………………………………………….L2 Lampiran 3 Delivery Order…..…….…. …………………………………………….L3 Lampiran 4 Perintah Pengiriman….………………………………………………. ...L4 Lampiran 5 Surat Jalan……………... ……………………………………………….L5 Lampiran 6 Faktur…………………...……………………………………………….L6 Lampiran 7 Bukti Pembayaran……... ……………………………………………….L7 Lampiran 8 Faktur Pajak Standar…... ……………………………………………….L8 Lampiran 9 Faktur Pajak Sederhana............................................................................L9 Lampiran 10 Laporan Penjualan Per Produk (Jumlah Rp.)………………………... L10 Lampiran 11 Laporan Penjualan Per Produk (Jumlah Rp.)………………………... L11 Lampiran 12 Laporan Penjualan Per Produk (Berat Kg.)…………………………. L12 Lampiran 13 Laporan Penjualan Per Produk (Berat Kg.)…………………………. L13 Lampiran 14 Laporan Penjualan Per Pelanggan……………………………………L14 Lampiran 15 Laporan Penjualan Per Pelanggan……………………………………L15 Lampiran 16 Laporan Penjualan Per Daerah……………………………………….L16 Lampiran 17 Laporan Penjualan Per Daerah……………………………………….L17 Lampiran 18 Laporan Penjualan Harian…………………………………………....L18 Lampiran 19 Laporan Penjualan Harian…………………………………………....L19 Lampiran 20 Laporan Penjualan Harian…………………………………………....L20 Lampiran 21 Laporan Piutang Per Sales………………………………………...….L21 Lampiran 22 Laporan Piutang Per Sales…………………………………….…..….L22
xx
Lampiran 23 Laporan Piutang …………………………………….…..……….. ….L23 Lampiran 24 Laporan Piutang …………………………………….….. ………..….L24 Lampiran 25 Laporan Pajak …………………………………….…..……....…..….L25 Lampiran 26 Laporan Pajak …………………………………….…..……....…..….L26 Lampiran 27 Jurnal………………………………………………………….….. ….L27 Lampiran 28 Simbol Pada UML Activity Diagram……………….…... ………..….L28 Lampiran 29 Simbol Pada UML Use Case..............……………….…..………..….L29 Lampiran 30 Simbol Pada Rich Picture..................……………….….. ………..….L30
xxi
