KAYS KFT MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYVE

KAYS KFT MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYVE

Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi, minőségügyi megbízott Jóváhagyta: Kaisz Krisztián, ügyvezető igazgató

A kézikönyv jelen példánya: változtatás köteles példány  információs példány X (az érvényes változatot kell megjelölni) Átadás dátuma:

Példány sorszáma:

Átadó aláírása:

A kézikönyv másolása, közzététele, átadása a vállalkozáson kívüli személyek részére az ügyvezető igazgató és a minőségügyi megbízott előzetes hozzájárulása nélkül TILOS!

Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Fájl neve: MIKK_2.doc

Jóváhagyta: Kaisz Krisztián CSAK INFORMÁCIÓ!

Verzió: 2 Oldalszám: 1 /26

Készült: 2009. augusztus 16. Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.

Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék.........................................................................................................................2 1.Minőségpolitika.......................................................................................................................3 2.Hatályba léptető nyilatkozat...................................................................................................3 3.A Kays Kft bemutatása............................................................................................................4 3.1. Alapadatok.................................................................................................................................4 3.2. Termékek, szolgáltatások..........................................................................................................4 3.3. A vállalkozás története..............................................................................................................4 3.4.Szervezeti felépítés......................................................................................................................5

4.Alkalmazási terület, folyamattérkép.......................................................................................6 5. Folyamatleírások...................................................................................................................8 5.1. Belső audit..................................................................................................................................8 5.1.1. A folyamat leírása..................................................................................................................................8

5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenységek.....................................................................................9 5.2.1. A folyamat leírása................................................................................................................................10

5.3. Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése..................................................................11 5.3.1. A dokumentálás általános követelményei...........................................................................................11 5.3.2. A dokumentumok kezelése..................................................................................................................12 5.3.3 Feljegyzés, formanyomtatvány.............................................................................................................15

5.4. Beszerzés, szállítók..................................................................................................................17 5.4.1. A folyamat leírása................................................................................................................................18

5.5. Megrendelések teljesítése........................................................................................................19 5.5.1. A folyamat leírása................................................................................................................................19

5.6. A vezetőség felelőssége............................................................................................................20 5.6.1. A folyamat leírása................................................................................................................................20

5.7. Vezetőségi átvizsgálás..............................................................................................................21 5.7.1. A folyamat leírása................................................................................................................................21

5.8. Személyzet és okatások............................................................................................................22 5.8.1. A folyamat leírása................................................................................................................................22

5.9. Gépek és berendezések karbantartása...................................................................................23 5.9.1. A folyamat leírása................................................................................................................................23

5.10. Nem megfelelő termékek kezelése........................................................................................24 5.10.1. A folyamat leírása..............................................................................................................................24

5.11. Mérőeszközök kezelése..........................................................................................................25 5.11.1. A folyamat leírása..............................................................................................................................26





1. Minőségpolitika Mottónk: Műanyag alapanyag minden formában… Granulátum, regranulátum, darálék. Célunk, hogy • partnereink szemében többek legyünk konkurenseinknél azáltal, hogy termékeink és vállalkozásunk fő ismérvei a kiváló minőség, a megbízhatóság és a versenyképes ár • termékeinkkel hírnevet, megbecsülést és megérdemelt eredményt realizáljunk, úgy hogy közben a hazai piac meghatározó valamint az európai piac elfogadott műanyagipari kompaundáló vállalkozásává váljunk • vevőink igényeinek maradéktalanul megfeleljünk • megfeleljünk az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványnak, ami elősegíti vállalkozásunk folyamatainak, termékeinek és minőségirányítási rendszerének folyamatos fejlesztését • valamennyi dolgozónk hozzájáruljon céljaink eléréséhez • beszállítóinkkal kölcsönösen előnyös kapcsolatot építsünk ki

2. Hatályba léptető nyilatkozat Ezen minőségirányítási kézikönyvben leírt minőségirányítási rendszer a Kays Kft alábbi tevékenységeire vonatkozik: • műszaki műanyag darálékok, regranulátumok, elfekvő granulátum készletek kereskedelme és raktározása • az ehhez kapcsolódó feldolgozási lépések (fémmentesítés, homogenizálás, átcsomagolás, alvállalkozó általi újrahasznosítás / regranulálás) A kézikönyv összefoglaló módon tartalmazza az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit, (kizárva a szabvány 7.3. Tervezés és fejlesztés fejezetét, mivel ezt a tevékenységet a Kft-nél nem végezzük) fejezetenként bemutatva a követelmények teljesítésének módját a kapcsolódó eljárások, egyéb szabályozások által, és körvonalazza a minőségirányítási rendszerben alkalmazott dokumentáció szerkezetét. A társaság munkatársai felelősséget viselnek minőségpolitikánk megvalósításáért, a minőségi célkitűzések teljesítéséért, a minőséget befolyásoló tevékenységek előírásszerű végrehajtásáért. Minden munkatársnak joga és kötelessége, hogy a folyamat bármely fázisában tapasztalt, minőséget károsan befolyásoló jelenséget észlelve azt jelezze, illetve hatáskörének megfelelően megszüntesse. A kézikönyvet és a hozzá csatlakozó minőségügyi dokumentumokat hatályba léptetem, és elrendelem a teljes dokumentációval leírt rendszer működtetését. Mosonmagyaróvár, 2009. augusztus 16. Kaisz Krisztián Ügyvezető





3. A Kays Kft bemutatása 3.1. Alapadatok A társaság neve: Kays Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Bejegyzett székhelye: 9200 – Mosonmagyaróvár, Tűzliliom utca 14/A. Irodája: 9200 – Mosonmagyaróvár, Erzsébet tér 11. fsz. Raktára: 9028 – Győr Kismegyer, Külső Sági út, Hrsz: 01367/1. Tulajdonosok: Kaisz Krisztán, Kaiszné Csehi Györgyi

3.2. Termékek, szolgáltatások Vállalatunk elsődlegesen műszaki műanyag • darálékok • regranulátumok illetve • elfekvő granulátum készletek kereskedelmével foglalkozik. Az általunk vásárolt termékek feldolgozása címén esetenként • fémmentesítést • homogenizálást • átcsomagolást • és alvállalkozó általi újrahasznosítást (regranulálást) is végzünk.

3.3. A vállalkozás története A Kays Kft 2004 áprilisában alakult családi vállalkozásként, idegen tőke bevonása nélkül. Cégünket azzal a céllal hoztuk létre, hogy utat nyissunk a műszaki műanyagok másodnyersanyagként történő hasznosítása terén jelentkező piaci kereslet és kínálat között. A Föld kimerülőfélben lévő szénhidrogénbázisai és a hulladékká vált műanyagok nehézkes ártalmatlanítása valamint rendkívül lassú lebomlása t miatt napjainkra mind nagyobb jelentőséggel bír a műanyagok újrahasznosítása. Egyre gyakrabban nyer bizonyosságot, hogy az újrahasznosított anyagok versenyképes áron tudják felvenni a harcot a fröccstechnológiákban az eredeti nyersanyagokkal. Vállalkozásunk 4 fős létszámmal a Bécs-Budapest tengely képzeletbeli középpontján, 2 helyszínen tevékenykedik: székhelyünk és irodánk Mosonmagyaróváron, 550 m2-es raktárunk pedig Győr – Kismegyeren üzemel.




Készült: 2009. július 15. Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.

Kereskedelmi tevékenységünket az EU határain belül folytatjuk, legtöbb vevőnk és beszállítónk a magyar illetve az európai piacról kerül ki. Mára a Kays Kft az alapítás óta eltelt idő kitartó munkájának és a piac alapos feltérképezésének köszönhetően kiváló beszállítói bázissal és vevői kapcsolatrendszerrel rendelkezik. 2007. év elején alvállalkozó segítségével bérmunka rendszerben történő újrahasznosításra, regranulálására is kiterjesztettük profilunkat. Hosszútávon a bérmunka jellegű tevékenységet meg akarjuk szűntetni, ezt a feldolgozási lépést is házon belülre szeretnénk hozni egy saját gyártósorba történő beruházást követően. 2007. augusztusától valamennyi telephelyünkön elérhető vállalatirányítási informatikai rendszert (ERP) működtetünk. Ennek bevezetése modulonként történik, bővítése jelenleg is folyamatban van. Mostanáig a beszállításokat, a kiszállításokat, a készletnyilvántartást és a számlázást kezelő modulok működnek. Tevékenységünket időközben a kereskedelem és az alvállalkozói regranulálás mellett házon belüli feldolgozási lépésekkel is bővítettük. 2008. májusában vásároltunk egy fémmentesítő majd 2008 októberében egy homogenizáló berendezést annak érdekében, hogy egyenletes, homogén anyagminőséget és fémmentes darálékokat tudjuk biztosítani vevőinknek. 2009 augusztusában egy 2 csigás kompaundáló berendezést vásároltunk, ami utat nyitott számunkra az eddigi alvállalkozói bérmunkák kiszorítására. Vállalati folyamatainkat a kezdetektől az ISO 9000 szabványcsalád elvei szellemében alakítottuk ki, majd a 2009. évben kidolgoztuk az ISO 9001:2008 szabványnak megfelelő vállalati működést. Ezt követően vevőink és önmagunkkal szemben támasztott igényeink alapján minőségiránytási rendszerünket független fél bevonásával tanusítattuk.

3.4. Szervezeti felépítés

Minőségügyi megbízott Kaiszné Csehi Györgyi

RAKTÁR Bódor Attila Ladányi Sándor

ÉRTÉKESÍTÉS Kaisz Krisztián

ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓ Kaisz Krisztián

ÜGYVEZETŐI ASSZISZTENS Varga Mária

FELDOLGOZÁS nn

BESZERZÉS Kaisz Krisztián

Munkavédelmi megbízott

IT

Pénzügy, könyvelés, bérszámfejtés

1. ábra Organigram





Vállalkozásunk lineáris, funkcionális elven szerveződik. Az organigram szürke mezői külső megbízottakat és erőforrásokat, a fehér mezők pedig belső, a Kft alkalmazásában álló munkavállalókat jelentenek. Az ügyvezetőnek mind a belső, mind a külső funkciókra utasítási és ellenőrzési jogköre van. Az ügyvezető igazgató mellett törzskar jelleggel dolgozik a minőségügyi megbízott, akinek a belső funkciókra szakmai ellenőrzési és utasítási jogköre van.

4. Alkalmazási terület, folyamattérkép A Kays Kft minőségirányítási rendszer-dokumentációja egyértelműen tartalmazza a folyamataink sorrendjét, kapcsolódási pontjait és kölcsönhatásait. Az irányítási rendszer folyamatainak csoportosítása: 1. Vezetési, irányítási folyamatok 2. Erőforrásokkal kapcsolatos folyamatok 3. Megvalósítási, értékteremtési folyamatok 4. Mérési, elemzési folyamatok, melyek a folyamatos fejlődést támogatják A folyamatleírások mindegyike besorolható a fenti csoportok valamelyikébe, hogy melyikbe, azt a folyamattérkép mutatja meg. A folyamatok azonosítása elnevezésükkel történik, külön számazonosítást nem alkalmaztunk.





VEVŐI KÖVETELMÉNYEK

Személyzet és oktatások

MEGVALÓSÍTÁS

VEZETÉS Gépek, berendezések karbantartása

Megrendelések teljesítése Helyesbítő és megelőző tevékenységek

Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése

Beszerzés, szállítók

Nem megfelelő termék kezelése

Vezetőség felelőssége

Mérések, elemzések

Vezetőségi átvizsgálás

Belső audit

Mérő eszközök

Folyamatos rendszerfejlesztés

ERŐFORRÁSOK

VEVŐK ELÉGEDETTSÉGE 2. ábra: Folyamatok térképe





5. Folyamatleírások 5.1. Belső audit • • •

A folyamat célja: A Kays Kft működési folyamatainak folyamatos javítása, a jobbítási potenciálok ill. a szabványtól való eltérések rendszeres feltárása és kijavítása által. Kulcskifejezések: auditterv, audit eltérés, auditjelentés, javító intézkedések Folyamat hatékonyságának mérőszámai: végrehajtott auditok száma, %-os auditeredmény

5.1.1. A folyamat leírása Bemenet

Folyamat leírása

Dokumentum, megelõzõ folyamat, segédeszköz

Kimenet

Folyamatábra

MB

Auditterv

10: Auditigény merülhet fel: - minõségi hibák, ügyfélreklamációk - belsõ audit utóauditja - szervezeti módosítások valamint - tervezett auditok esetén.

10

Auditigény felmérése

Auditor

MIR dokumentáció

20

Audit elõkészítése

Audit ellenõrzõ listája

Szabvány

Auditor, auditált

Audit ellenõrzõ listája

Folyamat leírása

Feladat, feljegyzés

30

Együttmûködik

ÜV

20: Az elõkészítés magába foglalja: - korábbi idõszak auditeredményeinek áttekintését -ellenõrzõlista elkészítését a szabványkövetelmények és a vállalati folyamatszabályozás alapján - az érintetekkel való egyeztetést

Kitöltött audit ellenõrzõlista

Audit végrehajtása

Auditor, auditált

40

Eredmény kommunikálása

Tárt fel az audit hiányosságokat ill. jobbítási potenciálokat?

Auditjelentés

Vezetõségi átvizsgálás

Auditor, auditált

50

Utóaudit idõpontjának meghatározása Auditor, auditált

ÜV

40: 70%-os auditeredmény alatt az utóaudit kötelezõ, egyéb esetben opcionális, de a tervezett intézkedések viszaellenõrzésének akkor is meg kell történnie, ha nincs utóaudit.

Igen Nem

30: Az audit végrehajtásának szakaszai: - dokumentáció felülvizsgálata - bevezetõ megbeszélés - ellenõrzés az ellenõrzõlista alapján - értékelés: 10 = követelmény teljesen teljesül, 5 = részben teljesül, kisebb eltérés, 3 = elégtelenül teljesülsül, jelentõs eltérés, 1 = nem teljesül, N = nem értelmezhetõ - jobbítási potenciálok és eltérések feljegyzése

Helyesbítõ és megelõzõ tevékenységek

50: lehetõség szerint legyen elegendõ idõ az utóauditig a tervezett javítõ intézkedések foganatosítására

60

Audit lezárása





5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenységek • • •

A folyamat célja: A Kays Kft működése során észlelet eltérések, nem megfelelőségek megszűntetése. Kulcskifejezések: vevői reklamáció, szállítói reklamáció, auditeltérés, PDCA elv, javító intézkedések Folyamat hatékonyságának mérőszámai: nyitott / lezárt vevői reklamációk aránya, nyitott / lezárt szállítói reklamációk aránya






Folyamat leírása


Reklamáció


Folyamatábra

MB

Folyamat leírása

Kimenet

10: Az eltérés lehet: - vevõreklamáció, - a feldolgozás során feltárt belsõ hiba - alvállalkozói hiba - a minõségügyi rendszer ellenõrzései során feltárt eltérések

10 Eltérés jellegének meghatározása

Auditjelentés MB Megrendelések teljesítése

20

Eltérés jogosságának vizsgálata

20: Jogosulatlan egy eltérés abban az esetben, ha pl. a vevõeklamáció tárgyát képezõ anyag nem a Kays Kft. terméke.

Belsõ audit

Jogos az eltérés?

Vevõi / szállítói rendelések

Nem

Szerzõdések

ÜV, RK, ADM

Érintettek tájékoztatása

Igen

ÜV, RK, MB

Együttmûködik

30: A hibák forrásai lehetnek: ember, anyag, gép, módszer, környezet

30

Hibaanalízis, eltérés okának meghatározása Minõségirányítási kézikönyv

ÜV, MB

Akcióterv

40

Javító intézkedések kijelölése

AD, ÜV, RK

Reklamációs jelentés

ADM


50

Javító intézkedések végrehajtása Nem

MB

40: Azonnali, hosszútávú és megelõzõ intézkedéseket is kell tervezni és foganatosítani.

Reklamációkezelõ lap

60

RK, ÜV, ADM

Intézkedések eredményének mérése

Hatékony a bevezetett javító intézkedés?

70: Az általánosítás vonatkozhat más jövõbeli feldolgozási folyamatokra vagy más ügyfelekre, ahol fennál a hiba fellépésének kockázata. A 40-70 lépésekben a PDCA módszer elve érvényesül.

Igen

MB

70

Érintettek tájékoztatása

A megoldás általánosítása




RK ÜV


5.3. Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése •

• •

A folyamat célja: A Kays Kft tevékenységét szabályozó dokumentumok és adatok megfelelő – és csakis a megfelelő – kiadásai rendelkezésre álljanak mindenütt, ahol a minőségirányítási rendszer hatékony működése szempontjából lényeges tevékenységet végeznek. Célja továbbá a feljegyzések készítésének, azonosításának, gyűjtésének és megőrzésének általános szabályozása Kulcskifejezések: érvényesség, minőségügyi kézikönyv, folyamatleírások, munkautasítások, alkalmazandó külső szabályozások, feljegyzés, formanyomtatvány Folyamat hatékonyságának mérőszámai: -

5.3.1. A dokumentálás általános követelményei A Kays Kft minőségirányítási rendszere biztosítja, hogy meghatározott és szabályozott folyamatok szerint végezzük a tevékenységeket. Meghatároztunk és irányítunk számos egymással összefüggő folyamatot, ahol az egyik folyamatunk kimenete egyben a következő folyamatunk bemenetét is jelenti. A Kays Kft minőségirányítási rendszer-dokumentációja egyértelműen tartalmazza a folyamataink sorrendjét, kapcsolódási pontjait és kölcsönhatásait. Az irányítási rendszer folyamatainak csoportosítását a folyamattérkép tartalmazza (ld. 4. fejezet). A Kays Kft olyan dokumentációs rendszert hozott létre és tart fent, amelynél figyelembe veszi a szerződéses követelményeket, hatósági előírásokat, a különböző, a szervezetre vonatkozó szabványokat, törvényeket és a belső szabályozást. A minőségirányítási rendszer dokumentációja: •

minőségpolitika, minőségcélok

•

minőségirányítási kézikönyv és folyamatleírások

•

munkautasítások és tervek

•

igazoló feljegyzések

A minőségirányítási rendszer dokumentációja magába foglalja a rendszer megfelelő működését igazoló feljegyzéseket is. A feljegyzéseket meg kell őrizni, hogy bizonyítékul szolgáljanak arra, hogy a minőségirányítási rendszer megfelel a követelményeknek és eredményesen működik.

5.3.1.1. Minőségirányítási kézikönyv Egységes szerkezetbe, a minőségirányítási kézikönyvbe fűztük egybe a következő dokumentumokat:





•

Hatályba léptetés és cégbemutató

•

Minőségpolitika

•

Folyamatok áttekintése

•

Folyamatleírások

A folyamatleírások meghatározzák az egyes vállalati folyamatok lefutását, felelőseit, választ adnak a folyamat lépéseire vonatkozó Mit? és Ki? kérdésekre, valamint kitérhetnek a Hogyan? Mikor? Hol? és Mivel? kérdések válaszaira is. Tartalmazzák a folyamatok kapcsolódási pontjait, ellenőrzési pontjait, a felhasználandó és készítendő dokumentumokat, feljegyzéseket. Vállalati folyamataink leírásakor, az eljárás utasításokban folyamatábrákat használtunk. Ezeken az egyezményes folyamatábra jelöléseket alkalmaztuk a dokumentumok, folyamatlépések, döntési pontok, kapcsolódó folyamatok jelölésére. Valamennyi folyamatlépést jelölő mező bal felső sarkában definiáltuk az adott lépés felelősét az ő funkciójának rövidítésével, melyek a következők: • RK: raktár • ADM: ügyvezetői asszisztens • MB: minőségügyi megbízott • ÜV: ügyvezető igazgató

5.3.1.2. A végrehajtással kapcsolatos munkautasítások Ezek az előírások a munka elvégzésére, az ellenőrzések és vizsgálatok gyakorlati végrehajtására vonatkozó, részletes leírások. Munkautasítást akkor rögzítünk egy tevékenységre, ha annak végrehajtására a kézikönyv és az eljárások szabályozása nem biztosítja egyértelműen a tevékenység eredményességét és hatékonyságát.

5.3.1.3. Feljegyzések Adott műveletek, eljárások végrehajtásának igazolása feljegyzésen, formanyomtatványok kitöltésével történik. A feljegyzések készítése történhet papír formátumban és/vagy elektronikus adathordozón.

5.3.1.4. Termékekre vonatkozó dokumentáció Ide sorolandók az anyagok műszaki adatlapjai és minőségtanúsítványai. Ezeket esetenként beszerzéskor szállítóink vagy rendeléskor vevőink bocsáthatják rendelkezésünkre illetve vevői igény szerint mi magunk bocsáthatjuk értékesített anyagaink mellé vevőink rendelkezésére.

5.3.2. A dokumentumok kezelése A minőségirányítási rendszer dokumentumait a minőségügyi megbízott felügyeli. Biztosítania kell, hogy • megtörténjen a dokumentumok megfelelőség szempontjából való ellenőrzése Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Fájl neve: MIKK_2.doc




• • • • • •

(jóváhagyása) kiadás előtt, megtörténjen a dokumentumok időszakos átvizsgálása, szükség esetén naprakésszé tétele és újbóli ellenőrzése megtörténjen a dokumentumok módosításainak és érvényes kiadási állapotának azonosítása a dokumentumok megfelelő változatai álljanak rendelkezésre az alkalmazási helyeken, a dokumentumok olvashatók és könnyen azonosíthatóak legyenek az elavult dokumentumokat érvénytelenítsék és ezek újbóli használatba vétele ne történhessen meg a szükségesnek ítélt külső dokumentumok azonosítottak és elosztásuk felügyelt legyen.

5.3.2.1. A dokumentumok jóváhagyása és kiadása Törekedni kell az azonos típusú dokumentumok egységes formai és tartalmi kivitelére. Ennek szempontjait a minőségügyi megbízott érvényesíti. A kidolgozandó dokumentumok rendszerbe illesztését a minőségügyi megbízottal kell egyeztetni. A dokumentumok készítéséért és módosításáért a minőségügyi megbízott és a folyamatok szakmai gazdái felelősek. Az érvényes dokumentumok és a feljegyzés formátumok érvényes minta példányai minden dolgozó számára az ERP vállalatirányítási rendszeren keresztül érhetők el (csak olvasási és mentési jog minden felhasználónak). A módosítás alatt álló részek jóváhagyásig a minőségügyi megbízott számítógépén a \Tervezet mappában találhatók. Az érvénytelenné váló dokumentum változat archiválásra kerül a minőségügyi megbízott számítógépén az \Ervenytelen mappában. Ezekhez csak a minőségügyi megbízottnak van hozzáférési joga, megakadályozva az érvénytelen verziók forgalomba kerülését. A módosulásokról az érintettek elektronikus értesítést kapnak (email). Minden kinyomtatott dokumentum a kinyomtatás pillanatától csak információs példány, amely nem áll módosítás felügyelet alatt, felhasználás előtt aktualitását a felhasználónak kötelessége ellenőrizni a vonatkozó nyilvántartások alapján. A jóváhagyott dokumentumok elhelyezése a hálózaton a minőségügyi megbízott feladata és hatásköre. Egy új dokumentum bevezetéséhez a folyamatgazdának meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (ismertetés, oktatás, tárgyi feltételek stb.).

5.3.2.2. A dokumentumok tárolása Elektronikus formában tárolt dokumentumok:  A változtatási szolgálat alatt álló érvényes belső dokumentumok  A feljegyzés formátumok érvényes minta példányai (ha van),  A változtatási szolgálat alatt álló belső dokumentumok bevont (érvénytelen) változatainak egy-egy példányát. Papíralapú tárolt dokumentumok:  a minőségirányítási rendszer vonatkozású feljegyzések gyűjtött, lefűzött példányait Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Fájl neve: MIKK_2.doc




 külső dokumentumok Az állagmegóvó tárolási rendet úgy kell kialakítani, hogy az újrakereshetőség könnyen kivitelezhető legyen.

5.3.2.3

A dokumentumok módosítása

A dokumentumok módosításait, új kiadásait felülvizsgálatok megállapításai, vagy a vállalati folyamatok változása tehetik szükségessé. A módosított dokumentumot ugyanazon szinten kell jóváhagyni, mint amelyen az eredeti dokumentum jóváhagyása történt. A jóváhagyó ellenőrzés során meg kell vizsgálni, hogy a tervezett módosítás milyen kölcsönhatásban áll más előírás dokumentumokkal. Ezekre a hatásokra tekintettel kell lenni, és szükség esetén további módosítások végrehajtásáról kell intézkedni. A bevont dokumentum egy elektronikus példányát meg kell őrizni, a többit meg kell semmisíteni. Az érvénytelenített elektronikus dokumentumok megőrzési ideje 3 év, amely indokolt esetben meghosszabbítható. A dokumentumok módosításának bevezetéséhez meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (ismertetés, oktatás, tárgyi feltételek stb.).

5.3.2.4

Külső dokumentumok kezelése

A külső dokumentumokat a vállalattól független szervezetek adnak ki, a vállalat tevékenységére hatással vannak, és a vállalat számára követelmény vonatkozásuk van. A külső dokumentumok legalább negyedévente történő aktualizálásáért, megjelenítéséért és nyilvántartásba vételéért (elektronikus vagy nyomtatott) az alábbi személyek felelősek: Külső dokumentum Jogszabályok

Kategória

Felelős

Számviteli jogszabályok Bér- munkaügyi jogszabályok Tűz- és munkavédelmi jogszabályok Mérésügy, kalibrálások Kereskedelmi szabályozások, Ptk

Külső megbízott: könyvelő Külső megbízott: könyvelő Munkavédelmi megbízott Minőségügyi megbízott Külső megbízott: ügyvédi iroda Szabványok Minőségirányítási rendszer követelményei Minőségügyi megbízott Méréstechnikai és műbizonylatokkal Minőségügyi megbízott kapcsolatos szabványok Munkakörnyezettel Munkahelyi kockázatértékelés Munkavédelmi megbízott kapcsolatos dokumentumok Érintésvédelmi és emelőgép vizsgálatok Munkavédelmi megbízott (kézi elektromos gépek, épület, gyártó berendezések) A jogszabályok a www.mhk.hu oldalról az ingyenes jogszabály szolgáltatás menüpont alatt elérhetők. A szabványok tárolásáért, megőrzéséért a minőségügyi megbízott felel, az eredeti példányok rendszerezve, dossziékban vagy elektronikusan tárolva kerülnek megőrzésre. Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Fájl neve: MIKK_2.doc




A külső dokumentumok megőrzési idejét azok hatályossága szabja meg. A megállapodás jellegű dokumentumok tárolási ideje 5 év. Az előírt megőrzési idő lejártakor a selejtezést az ügyvezető jóváhagyásával kell végezni. Indokolt esetben a megőrzési idő meghosszabbítható az ügyvezető döntése alapján.

5.3.3 Feljegyzés, formanyomtatvány Olyan dokumentum, amely egy eseményről, elvégzett tevékenységről vagy elért eredményről információt, objektív bizonyítékot szolgáltat.

5.3.3.1. Minőségügyi feljegyzések készítése A minőségügyi feljegyzések készülhetnek bármilyen adathordozón, pl. hagyományos módon papíron vagy elektronikus adathordozón. A minőségügyi feljegyzéseket szabályozott alakban kell készíteni, a célra rendszeresített formátumok alkalmazásával. A minőségügyi feljegyzések készítésénél figyelembe kell venni az alábbi követelményeket:  a feljegyzéseket megnevezéssel kell ellátni  a feljegyzés egyértelműen hozzárendelhető kell legyen a termékhez, tevékenységhez, eseményhez stb. amelyre vonatkozik  a feljegyzéseket egyértelműen és jól olvashatóan kell megírni  a papírra készült feljegyzések kötelező tartozéka a dátum és a készítő aláírása  számítógépes bizonylatok, adatállományok esetén a - hozzáférési jogosultsággal rendelkező - felhatalmazott személyek a felvitel, illetve az aktualizálás végrehajtásával igazolják a kiállítást. A készített minőségügyi feljegyzések formai és tartalmi megfelelőségét a szakterület vezető ellenőrizni köteles.

5.3.3.2. A formátumok rendszerbe állítása A minőségügyi feljegyzések külalakját, tartalmi elrendezését meghatározó formátumokat jóvá kell hagyni és rendszerbe kell állítani. A jóváhagyott feljegyzés formátumokat a minőségügyi megbízott nyilvántartásba veszi. A formátum változatszáma nem függ a kapcsolódó folyamatleírás kiadás számának változásától. Új formanyomtatvány bevezetésekor vagy alakjának módosításakor a formátum kidolgozására, illetve módosítására kerülhet sor. A minőségügyi megbízott feladata biztosítani, hogy a formátum változások miatt szükségessé váló módosításokat elvégezzék, és a változásokat az érintett előírásokba szabályosan átvezessék. A módosítások vagy új formanyomtatvány típusok, bevezetéséhez meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (oktatás, begyakorlás, nyomtatványok biztosítása stb.). Formátum módosítása vagy megszüntetése esetén gondoskodni kell az érvénytelenné vált fel nem használt űrlapok begyűjtéséről és selejtezéséről.

5.3.3.3 A minőségügyi feljegyzések gyűjtése és megőrzése





A minőségügyi feljegyzéseket meg kell őrizni annak igazolására, hogy a megkövetelt minőséget elérték és a minőségügyi rendszer hatékonyan működik. A feljegyzés példányok gyűjtésének és tárolásának felelőse az illetékes vállalati terület, aki a feljegyzést használja. A tárolási rendet úgy kell kialakítani, hogy az újrakeresés könnyen kivitelezhető legyen. Biztosítani kell, hogy a feljegyzések tárolásánál a környezeti hatások ne okozhassanak minőségromlást, vagy információ veszteséget. Biztosítani kell a feljegyzésekhez való hozzáférést a vevő vagy képviselője számára - ha a szerződés azt előírja. A minőségügyi feljegyzések megőrzési időtartamának szempontjai vállalkozásunknál az alábbiak:  a termék megfelelőségét igazoló feljegyzések megőrzésének időtartama 10 év, figyelembe véve a termékfelelősségi törvény előírásait („A gyártót a termékfelelősségi törvényben meghatározott felelőssége az adott termék általa történő forgalomba hozatalától számított tíz évig terheli) valamint a termékeinkből fröccsöntött alkatrészek várható felhasználási idejét.  a minőségügyi rendszer működését dokumentáló feljegyzéseket és a termék előállítása közben keletkező egyéb, közbenső jellegű feljegyzéseket 2 évig kell tárolni. A megőrzési időket a formanyomtatványok listáján rögzítettük. A megőrzési időt a tárgyév zárásától kell számítani. A megőrzési idő lejárta után a gyűjtött feljegyzéseket selejtezni kell a minőségügyi megbízott felügyeletével.





5.4. Beszerzés, szállítók • • •

A folyamat célja: a vevői rendelések kielégítésének folytonos biztosítása. Olyan hosszútávú partnerek kiválasztása, akik képesek a Kays Kft követelményeinek megfelelő teljesítményt nyújtani. Kulcskifejezések: megrendelés, hosszútávú partner, értékelt beszállító, szállítói szerződés Folyamat hatékonyságának mérőszámai: szállítási határidő, szállítói teljesítmény






Folyamat leírása


Kimenet

Folyamatábra

Vevõi igény (ajánlatkérés, rendelés, megkeresés)

ÜV

10: Elsõdlegesen raktárról történik a vevõi rendelések teljesítése.

Van raktáron a szükséges anyagból?

Kedvezõ szállítói ajánlat

Megrendelések teljesítése

van

nincs

ÜV

20 Potenciális szállítók elõzetes felkutatása

ERP raktárkészlet lista

ÜV értékelt szállítók listája

Együttmûködik

10

Raktárkészlet felülvizsgálata

Elõre látható, várható piaci igény

Folyamat leírása


30 Minták bekérése

RK vagy vevõ

20: A lehetséges szállító kiválasztásakor elsõdlegesen a már értékelt, korábbi partnereket keressük meg. Preferáljuk az értékeléskor jó minõsítést kapott szállítókat. Törekvésünk, hogy velük hosszútávú szállítói szerzõdéseket fektessünk le. Új vagy nem a legjobb értékelést kapott szállítót csak akkor vonunk be, ha a keresési feltételeket a pereferált, meglévõ szállítók nem tudják kielégíteni.

ADM

Szállítói minta

Minta vizsgálati eredménye (ERP)

40

Minta elõzetes vizsgálata

Minta megfelelõ?

nem

ÜV

igen

50

ÜV

Szállító tájékoztatása, beszerzési folyamat leállítása

60

Kays Kft ajánlata a szállítónak

Megrendelés, áralku a szállítóval

60: Ha a Kays Kft mint vevõ lép fel egy ügyletben, akkor gyakori, hogy nem a szállítói árajánlatot fogadja/ utasítja el, hanem õ maga tesz ajánlatot a beszerzendõ termékre.

Áralku sikeresen zárult?

nem

igen

ÜV

70

ADM

Megrendelés Megrendelés

ÜV Szállító visszaigazolása

80

Visszaigazolás ellenõrzése

nem

Egyeztetés a szállítóval: mail, fax, tel.

80: Ár, mennyiség, anyag, határidõ teljesülésének vizsgálata. A szállítóval való egyeztetés után szükség esetén módosulhatnak a megrendelési adatokat.

Visszaigazolás megfelelõ? Visszaigazolás a vevõnek

igen

ÜV

90

Nyitott rendelés nyomon követése



Anyagbeérkezés, megrendelések teljesítése


90: ha a beszerzést vevõi igény inicializálta, a szállítói visszaigazolás után igazolható vissza a vevõi követelmények teljesülése

ADM


5.5. Megrendelések teljesítése • • •

A folyamat célja: a vevői rendelések kielégítésének folytonos biztosítása, 4Mmegfelelő áru, megfelelő helyen, megfelelő vevőnél, megfelelő időben Kulcskifejezések: idegenáru ellenőrzés, továbbfeldolgozás Folyamat hatékonyságának mérőszámai: szállítói reklamációk, árbevétel


Folyamat leírása


Kimenet

Folyamatábra

RK


RK

20

ERP adatrögzítés

Mintavétel Azonosított minta

Ellenõrzési terv RK Mintatárolási utasítás

30

Idegenáru ellenõrzés

nem

igen

RK

40

házon belül feldolgozott anyag

Anyag bevételezése

ÜV

50

Továbbfeldolgozás szükségességének vizsgálata

Továbbfeldolgozás? nem

Vevõi megrendelés

igen

ÜV

RK

60

alvállalkozónak rendelkezésre bocsájtott anyag feldolgozás utáni visszaérkezése

Reklamációs jelentés_szállítók

Áru megfelelõ?

Vevõi megrendelés

Együttmûködik

10 Anyagbeérkezés

Mintavételi terv

Folyamat leírása


Helyesbítõ és megelõzõ tevékenységek Zárolt anyag az ERP seletjraktár készletben

Mérlegjegy

Visszaigazolás a vevõnek

KOLI lista

Szállítólevél

30: Az idegenáru ellenõrzés mennyiségi és mintavételezés alapján történõ, minõségi átvételt jelent. Vizsgált jellemzõk: tömeg, optikai tulajdonságok (szín, szemcseméret), fémmentesség, folyásindex mérés, csomagolás sérülésmentessége. A vizsgálati értékek rögzítése az ERP vállaltirányítási rendszerben történik. Anyagzárolás esetén a palettát piros szalaggal / piros mérlegjeggyel vizuálisan is jelölni kell és a zárolt tételt fizikálisan is el kell különíteni az erre kijelölt selejtraktár helyre. A minta a mintatároló polcon kerül archiválásra. 40: a raktári betárolás elsõdleges szempontja, hogy az azonos típusú anyagok lehetõség szerint azonos területre kerüljenek 50: továbbfeldolgozás lehet: homogenizálás, fémmentesítés, átcsomagolás, alvállalkozó általi regranulálás A továbbfeldolgozás megvalósíthatóságának függyvényében igazolható vissza a vevõi igények teljesülése.

Számla

Kiszállítás a vevõnek

70

Továbbfeldolgozás hol történjen?

KOLI lista

Továbbfeldolgozás helyszíne?

Munkautasítások (homogenizálás, fémmentesítés, átcsomagolás)

alvállalkozónál

RK

Szállítólevél

80 Házon belüli továbbfeldolgozás

alvállalkozó

90

90: a regranulálásra alvállakozóhoz továbbküldött anyag esetén a szállítólevél Megjegyzés rovatában szerepel a regranulálási megbízás, vagyis hogy mi az igényünk az anyag feldolgozása kapcsán.

Alvállalkozói továbbfeldolgozás (regranulálás)





5.6. A vezetőség felelőssége • • •

A folyamat célja: a kitűzött vállalati célok teljesülése, nyomonkövetése Kulcskifejezések: minőségirányítási kézikönyv, minőségpolitika, organigram, munkaköri specifikációk, minőségtervezés Folyamat hatékonyságának mérőszámai: minőségcélok


Folyamat leírása


Érdekelt felek elvárásai

Kimenet

Folyamatábra

ÜV

10

Minõségpolitika Megbízás

Minõségpolitika meghatározása Vezetõségi átvizsgálás ÜV Piaci adatok, információk

Személyzet és oktatása

20

Oktatási Megbízás jegyzõkönyv

Minõségpolitika megismertetése

Iparági szabályozás ÜV

Folyamat leírása


Minõségügyi Megbízás dokumentáció

30

10: Az érdekelt felek közé tartoznak: dolgozók, vevõk, piaci patrnerek, társadalom, beszállítók. A minõségpolitika meghatározása magába foglalja a szervezet, az erõforrások és a folyamatok meghatározásást ill. megváltoztatásást.

Együttmûködik

MB

MB

30: minõségügyi rendszer felügyelete, jobbítása, fejlesztése

Minõségpolitika megvalósítása

ÜV

40

40: A minõségcéloknak a minõségpolitikából kell erdniük, mérhetõnek és folyamatosan nyomon követettnek kell lenniük.

Minõségcélok kitûzése ÜV

50

Minõségcélok Megbízás

Célok követése

Teljesül a célkitûzés?

nem

igen

ÜV

60 Minõségtervezés

ÜV

80

Szükséges oktatások végrehajtása

ÜV, MB

90

Folyamatok rendszerének meghatározása


Belsõ audit


Organigram Megbízás

60: A minõségtervezés kiterjed: a vevõi elvárások azonosítására, az erõforrások, az üzleti folymatok, a kapcsolódó dokumentumok és feljegyzések, a vizsgálatok és mérések valamint a beszerzett termékekkel szembeni követelmények megtervezésére

70

Felelõsségek meghatározása a minõségügyi rendszerben ÜV

ADM


Munkaköri Megbízás specifikáció

Oktatási Megbízás jegyzõkönyv

70: A felelõsségek meghatározása munkaköri specifikációk formájában történik. Kiterjed a pozíciók, illetékességek, helyettesítési szabályok, jogkörök definiálására.

MB

Személyzet és oktatása Minõségirányítási Megbízás Kézikönyv



5.7. Vezetőségi átvizsgálás • • •

A folyamat célja: a kitűzött célok teljesülésének ellenőrzése és visszacsatolás Kulcskifejezések: minőségpolitika, bemenő adatok az átvizsgáláshoz, átvizsgálás eredménye Folyamat hatékonyságának mérőszámai: minőségcélok


Folyamat leírása

Dokumentum, megelõzõ folyamat, segédeszköz Vevõk visszajelzései

Auditjelentés

Beszállítók értékelése


Folyamatábra

ADM, MB

Folyamat leírása

Együttmûködik

10

Átvizsgálás bemenõ adatait összegyûjteni

ADM, MB

20

Adatok rendezése, kiértékelése

Javító és megelõzõ intézkedések

Megelõzõ vezetõségi átvizsgálás

Kimenet

ÜV

20

MB

Jelentés készítése

ÜV

30

Eredmények kiértékelése

Minõségpolitika, minõségcélok

Minõségcélok teljesülnek?

igen

Minõségpolitika, minõségcélok módosítása

Nem

ÜV

40


Javító intézkedések meghatározása

MB

50

Átvizsgálás jegyzõkönyve

Eredményekrõl feljegyzés készítése

ÜV

60


MB

Intézkedések kiértékelkése





5.8. Személyzet és okatások • • •

A folyamat célja: kvalifikált munkaerő biztosítása, tudásszint bővítése Kulcskifejezések: oktatási terv, kiválasztás, munkaköri specifikáció Folyamat hatékonyságának mérőszámai: tervezett és végrehajtott oktatások, oktatások eredményessége


Folyamat leírása

Dokumentum megelõzõ folyamat, segédeszköz

Organigram

Kimenet

Folyamatábra

ÜV

Folyamat leírása


10

Toborzás

Együttmûködik

ADM

Személyzet tervezése Munkaköri specifikáció

Pályázó szeméyles anyagai

ÜV

20

Munkaszerzõdés

Kiválasztás nem felelt meg

20: A kiválasztás a pályázó személyes adottságainak valamint a munkaköri specifikációban foglaltaknak az összevetése alapján történik.

3 hónap próbaidõ

megfelelt

ÜV

30

MB

Végleges felvétel

oktatás végzõje

40

Oktatási jegyzõkönyv

50

Oktatási jegyzõkönyv

Oktatás

oktatás végzõje

Hatékonyság mérése




40: Oktatási igény merül fel: - új dolgozó felvételekor - minõségpolitika, folyamatok vagy formanyomtatványok változásai esetén - új termék, technológia, mérõeszköz megjelenése esetén - hiányzó ismeretanyag esetén - jogszabályban elõírt, kötelezõ rendszerességû oktatások esetén (tûz- és munakvédelem)

MB, oktató


5.9. Gépek és berendezések karbantartása • • •

A folyamat célja: a megrendelések teljesítése során szükséges gépi erőforrások hibamentes rendelkezésre állása Kulcskifejezések: preventív, tervszerű karbantartás Folyamat hatékonyságának mérőszámai: -


Folyamat leírása

Dokumentum megelõzõ folyamat, segédeszköz

Kimenet

Folyamatábra

ÜV

10

Gépkönyvek Karbantartási terv készítése

Karbantartási terv

RK / szakszervíz

20

Karbantartási terv

Karbantartás dokumentálása

Karbantartás végrehajtása


Folyamat leírása



10: A karbantartási munkák lehetnek tervezett, preventív karbantartások vagy hiba esetén végrehajtott, eseti karbantartások. A preventív karbantartási mûveleteket a dolgozók, az eseti meghibásodásokkor a beavatkozásokat pedig külsõ szakemberek végzik.

Együttmûködik

MB

ÜV 20: karbantartást igényel minden gép, eszköz, berendezés.



5.10. Nem megfelelő termékek kezelése • • •

A folyamat célja: a követelményeknek nem megfelelő termék azonosítása és felügyelet alatt tartása, hogy megelőzzük annak véletlen felhasználását vagy kiszállítását Kulcskifejezések: eltérési engedély, utómunka Folyamat hatékonyságának mérőszámai: selejtraktárban lévő készlet mennyisége


Folyamat leírása


Kimenet

Folyamatábra

RK, vevõ


10

Vevõi reklamáció

Nem megfelelõ termék észlelése


RK, vevõ

20


Zárolás további intézkedésig

Vevõi elvárás

ÜV, vevõ

30

Eltérés mértékének vizsgálata

Iparági szabályozás

Eltérés akceptálható?

igen

Megrendelések teljesítése Eltérési engedély

nem

ÜV, vevõ 40 Utómunka lehetõségének vizsgálata

Árkorrekció a számlán Reklamációs jelentés a szállítónak

Utómunkálható? nem

RK/ beszállító/ alvállakozó

60

ÜV

RK

50 Intézkedés a megsemmisítésrõl / elszállításról

Utómunka

Folyamat leírása


70

Utómunkált anyag ellenõrzése idegen áruként


Együttmûködik

10: Nem megfelelõ termék észlelhetõ: - áruátvételkor - a feldolgozási folyamatok során - kiszállítás után a vevõnél. Ha a nemmegfelelõséget a vevõ észleli, akkor törekednünk kell a vevõi igény mielõbbi kielégítésére és a vevõ lehetõség szerint azonnali kárpótlására. A vevõi reklamációkra 24 órán belül reagálnunk kell, ami alatt természetesen nem a végleges megoldásról való informálást hanem egy elsõdleges kapcsolatfelvételt, azonnali, rövidtávú intézkedés foganatosítását értjük. 20: Anyagzárolás esetén a palettát piros szalaggal és/vagy piros mérlegjeggyel vizuálisan is jelölni kell és a zárolt tételt fizikálisan is el kell különíteni az erre kijelölt selejtraktár helyre. 30: nem megfelelõ anyag felhasználása csak a vevõ vagy az ügyvezetõ írásos engedélye alapján történhet. Az eltérési engedély alapján kiszállított paletta sárga szalagos színjelölést és/vagy sárga mérlegjegyet kap. 60: Utómunka alatt leggyakrabban fémszeparálást, újradarálást vagy a sérült csomagolású termék átcsomagolását értjük. Törekedni kell, hogy az utómunka költségét az viselje, akitõl a hibás termék származik. 70: Az utómunkált anyag idegen áruként kezelendõ. Az idegenáru ellenõrzés minõségi és mennyiségi vizsgálatát is el kell végezni rajta. Utómunkált anyag akkor és csak akkor kaphat fehér színû mérlegjegyet, ha vizsgálata befejezõdött és a nem megfelelõséget az utómunka megszûntette.





5.11. Mérőeszközök kezelése • • •

A folyamat célja: megrendelések teljesítése során felhasznált mérő – és vizsgálóeszközök kifogástalan állapota és kalibráltsága Kulcskifejezések: kalibrálás, hitelesítés, kalibrálási jegyzőkönyv Folyamat hatékonyságának mérőszámai: kalibrálatlan / összes mérőeszköz arány






Folyamat leírása


Kimenet

Folyamatábra

ÜV

Mérési igény

ÜV

20

20: vizsgálóeszköz iránti követelmények, alkalmazási terület, állapot, alkalmasság

Meglévõ mérõeszközök áttekintése

Van alkalmas mérõeszközünk?

Együttmûködik

10: A felmerülõ mérési, ellenõrzési feladathoz kell meghatározni a mérési tartományt, a gyakoriságot valamint az egyéb mérési követelményeket.

10

Mérõeszközök beszerzésének tervezése

Mérõeszközök listája

Folyamat leírása


nincs

Beszerzés

nem

Mérési feladat elvégzése

ADM

van

mérõszemély

30

Kalibrációs allapot felülvizsgálata

Felülvizsgálat esedékes?

igen

MB

Felülvizsgálat gyakorisága: évente egyszer vagy gyakrabban, ha ezt az eszköz állapota megköveteli (pl. megsérül)

40

Vizsgálati eszköz bevonása

Külsõ szolgáltató

50

Ellenõrzés jegyzõkönyve

Kalibrálás, ellenõrzés

MB

60 Mérõeszközök listája

Eszköz átvétele

50: eszköz mûszaki állapota, pontossága, mérési eltérések 60: Vizsgálati eszközt a listára felvezetni, következõ vizsgálat idõpontját meghatározni, eszközt megjelölni úgy hogy a kalibráció lejárati dátuma az eszközön látható legyen a mérõszemélyek számára

Vizsgálati eszköz megfefelõ? igen

MB

nem

MB

70

Felhasználónak visszaadni

80 Bevonni és pirossal megjejölni a zárolt állapotot

Beszerzés





KAYS KFT MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYVE

Recommend Documents