KOMMUNIKÁCIÓS TERV A Halasi Többcélú Kistérségi Társulás „Soltvadkert-Selymes-Pirtó-Kiskunhalas településeket összekötő közlekedésbiztonsági kerékpárút” című KÖZOP-3.2.0/b-08-2008-0009 azonosító számú projektjéhez kapcsolódóan. 1.
Helyzetelemzés
A térségben működő önkormányzatok képviselő-testületei a közös területfejlesztési programok megvalósítása érdekében hozták létre a Halasi Többcélú Kistérségi Társulást 2005. február 1-jén. A társulás a 25/2006 (09.27.) sz. határozatában kiemelt megvalósítandó feladatként fogadta el a kistérség és a települési projektek között a Pirtó-KiskunhalasKunfehértó mintegy 20 km-nyi szakaszra vonatkozóan, a közút mellett létrehozandó kerékpárút megtervezését és kivitelezését. A pályázható források eltérő lehetőségei miatt a projektet ütemezni kellett Az I. ütem az 53. számú országos közút mellett haladó nyomvonal (Soltvadkert/Selymes-Kiskunhalas között), míg a II. ütem az 5412-es számú közút mellett haladó szakaszt jelenti – Kiskunhalas-Kunfehértó között. Jelen projekt az I. ütem megvalósítását tűzi ki célul. A közlekedésbiztonsági kerékpárút egyúttal a körülötte található idegenforgalmi, fürdő és turisztikai létesítményeket tekintve turisztikai jelentőséggel is bír. A kistérség a 311/2007. (XI.17.) Korm. Rendelet 2. sz. melléklete alapján hátrányos helyzetű térség. A fejlesztés eredménye: A projekt révén összefüggő kerékpárutat alkotnak a Kiskunhalas belterületén már meglévő kerékpárutak is, a Soltvadkert-Selymestől Soltvadkerten át Kiskőrösig futó helyközi kerékpárút, valamint a Soltvadkert központi belterületet a Vadkerti tó üdülőterülettel összekötő turisztikai kerékpárút – így a már meglévő elemek hálózatba szervezése is megvalósul. Összességében a projekttel megvalósuló kerékpáros közlekedési hálózat hossza 31,9 km lesz. A pályázott szakaszon az átlagos napi forgalom jelenleg az Országos Közúti Adatbank alapján 28 jármű/nap. A projekt megvalósulása után ez várhatóan 120 jármű/nap lesz. A projekt révén az összefüggő kerékpárút-hálózattal érintett lakosság 13118 fő. A projekttel tehermentesített 53. számú közút forgalma 8484 E/nap. Gazdasági hatások A turisztikai vonzerő növekedése A kerékpárút nyomvonala turisztikai intézmények mellett halad, továbbá 12 vállalkozást érint Társadalmi hatások: A hosszú távú gazdaságfejlesztési célok eléréséhez szükséges lakókörnyezet megteremtése A biztonságos munkába járás feltételeinek megteremtésére a legolcsóbb és leggyorsabb A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
1
közlekedési mód A települések közti biztonságos kerékpáros közlekedés és a külterületi tanyás térségek biztonságos bekapcsolása Kerekes-székkel és babakocsival közlekedők akadálymenetes közlekedésének biztosítása Környezeti hatás: • Gépkocsiforgalom mérséklése, ezáltal a levegő szennyezettségének csökkenése A projekt közvetett (externális) hasznai alapján meghatározhatjuk a projekt további jelentős – közvetetten jelentkező – hatásait. Ezek haszna pénzben nehezen kifejezhető, jelentőségük mégsem hagyható figyelmen kívül. Egészségügyi kiadások megtakarítása Ingatlanok értékének növekedése Turizmus jövedelmének növekedése Növények, állatok eszmei értéke
2.
Célkitűzések meghatározása
Stratégiai célkitűzések
Kommunikációs célok
Egyéb célok, részcélok
3.
társadalmi egyetértés, lakossági együttműködés lakosság és a civil szervezetek hatékony informálása, támogatásuk elnyerése kerékpárút-hálózat kiépítése a terveknek megfelelően a projekt szakmai tartalmának megismertetése a lakossággal a lakosság megfelelő arányú aktív részvételének elérése a tiszta és egészséges környezet értékének hangsúlyozása a lakosság környezettudatosabb életének elősegítése A zöld, környezetvédelmi csoportok megszólítása, velük való hatékony kommunikáció A partnerekkel történő hatékony szakmai párbeszéd kialakítása
Célcsoportok azonosítása Fő kategóriák
Szegmentált alábontás Polgármesterek Jegyzők Alpolgármesterek Aljegyzők Képviselő-testületek Köztisztviselők Közalkalmazottak
Vezetői kör
Alkalmazottak teljes köre
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
2
Egyéb alkalmazottak A települések állandó lakosai A települések ideiglenes lakosai Helyi családok Egyedül élő idős emberek A települések új lakosai Belföldi turisták Külföldi turisták Környezetvédő szervezetek Sporttal foglalkozó szervezetek Gyerekekkel, ifjúság nevelésével foglalkozó szervezetek Egyéb szervezetek Helyi kisvállalkozók A térségben működő nagyobb cégek Beszállítók Működési környezet (szomszédok, környező lakosság) Helyi sajtó (Halasi Tükör) Térségi média (Halas rádió, HalasTV stb.) Megyei sajtó (Petőfi Népe)
Lakosság
Turisták
Civil szervezetek
Vállalkozások Egyéb partnerek
Sajtó, média
4.
Kommunikációs stratégia
A széleskörű, hatékony és folyamatos kommunikáció nagy hangsúlyt kap mind a projekt előkészítése, mind a megvalósítás szakaszában, mind pedig a megvalósítást követő időszakban. Az előkészítés időszakában történő kommunikáció célja a figyelemfelhívás, a megfelelő tájékoztatás, a projekt bemutatása. Ez a szakasz a tervek szerint 2009. március elejétől – 2010. március végéig tart. A megvalósítás során történő kommunikáció célja a folyamatos tájékoztatás a fejlesztés szükségszerűségéről, projekt menetéről, időbeli ütemezéséről, információnyújtás a projekt eredményeiről, előnyeiről. Ez a szakasz a tervek szerint 2010 áprilisától 2010. augusztus végéig tart. A megvalósítást követő kommunikáció célja a kerékpárút-hálózat működtetésének kommunikációs támogatása. Ez a szakasz 2010. őszétől kezdődik. A kommunikációs stratégia fő eszközei: Sajtó: A sajtón keresztül a célcsoportok legnagyobb része hatékonyan és hitelesen elérhető. Az alapinformációkat így kívánjuk átadni, elsősorban a települési újság cikkein keresztül, illetve sajtóközlemény készítésével és sajtótájékoztató szervezésével. Honlap: önálló projekt honlapra fel kívánjuk helyezni a kapcsolódó anyagokat a lakosság tájékoztatása érdekében. A projektoldal kialakítása az előírásoknak megfelelően, a kötelező tartalmi és formai elemekkel megjelenítve készül el. Személyes informálás, előadás fórumokon vagy közmeghallgatáson keresztül: A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
3
elsősorban a lakosság körében fontos eszköz. A prezentációk során a közvetlen, személyes, kétirányú kommunikáció előnyét használjuk ki, valamint az átadható információ nagyobb mennyiségét. A rendezvényeken, nyilvános eseményeken nem közvetítünk szegregációt. Önkormányzati hirdetmények kihelyezése a faliújságon, illetve a települési hirdetőtáblákon. Hirdető- és emléktáblák kihelyezése az arculati kézikönyv szerint.
Az előkészítési szakaszban az első négy eszközt kívánjuk alkalmazni, a megvalósítási szakaszban pedig mind az 5 eszközt használni tervezzük.
5.
Célcsoportok – üzenetek – eszközök
Fő célcsoportok
Vezetői kör
Alkalmazottak teljes köre
Lakosság
Turisták
Civil szervezetek
Vállalkozások
Üzenetek A kerékpárút-hálózat kiépítése révén nő az életszínvonal a településen. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a hosszú távú gazdaságfejlesztési célok eléréséhez szükséges lakókörnyezet megteremtéséhez. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a csökkentéséhez a levegőszennyezettség településen és környékén. A kerékpárút-hálózat kiépítése révén nő az életszínvonal a településen. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a hosszú távú gazdaságfejlesztési célok eléréséhez szükséges lakókörnyezet megteremtéséhez. A kerékpárút-hálózat kiépítése szükséges a település vonzó természeti környezetének megóvása érdekében. A kerékpárút-hálózat kiépítése révén nő a lakosság életminősége a településen. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a hosszú távú gazdaságfejlesztési célok eléréséhez szükséges lakókörnyezet megteremtéséhez. A kerékpárút-hálózat kiépítése révén a település vonzó üdülési, természeti környezetben helyezkedik el. A kerékpárút-hálózat kiépítése szükséges a település vonzó természeti környezetének megóvása érdekében. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a csökkentéséhez a levegőszennyezettség településen és környékén. A kerékpárút-hálózat kiépítése révén nő az
Eszköz
Szóbeli vezetői tájékoztatás Helyi média Honlap
Szóbeli tájékoztatás Helyi média Honlap
Hirdetőtáblák Hirdetmények Lakossági fórum vagy közmeghallgatás Sajtó, média Írásos értesítés Honlap Hirdetőtáblák Hirdetmények Honlap Írásos értesítés Személyes kapcsolat Lakossági fórum, közmeghallgatás Hirdetőtáblák Honlap Írásos értesítés
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
4
életszínvonal a településen. A kerékpárút-hálózat kiépítése hozzájárul a hosszú távú gazdaságfejlesztési célok eléréséhez szükséges lakókörnyezet megteremtéséhez. Egyéb partnerek
A kerékpárút-hálózat kiépítése révén nő az életszínvonal a településen.
Sajtó
A célcsoportoknak közvetített fenti üzenetek.
6.
Személyes kapcsolat Hirdetőtáblák Lakossági fórum, közmeghallgatás Honlap Írásos értesítés Személyes kapcsolat Hirdetőtáblák Honlap Sajtóközlemény Sajtótájékoztató Rendezvény Honlap
A tájékoztatás során használt publikációs eszközök
A projekt előkészítő szakasza 1)
Kutatás
2)
Lehetséges kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv készítése Véleményvezérek azonosítása, interjúk Civil szervezetek felkutatása, véleményük megismerése Közvélemény kutatás Hatástanulmány készítése Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése Tervezés
3)
A projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjainak összegyűjtése Cselekvési (kommunikációs) terv A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel Előkészítés
Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák vagy szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók
A pályázat során vállalt kommunikációs eszközök az alábbiaknak megfelelően kerülnek megvalósításra: A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
5
Kommunikációs feladat / eszköz Lehetséges kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv készítése Véleményvezérek azonosítása, interjúk Civil szervezetek felkutatása, véleményük megismerése Közvélemény-kutatás az érintett lakosság, vállalkozások, civil szervezetek körében Hatástanulmány készítése Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése A projekt menetrendjének összeállítása Cselekvési (kommunikációs) terv A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában
Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése
Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók
Eredmény Kockázatok felmérése c. dokumentum Válságkommunikációs terv c. dokumentum Interjú leiratok Kutatási jelentés Emlékeztető Kutatási jelentés Kutatási jelentés Hatástanulmány c. dokumentum a kockázatok bekövetkezésének hatásáról Kutatás eredményének rögzítése Feljegyzés
Megvalósulás ideje 2010. év eleje 2010. év eleje 2010. év eleje 2010. év eleje 2010. év eleje
2010. év eleje folyamatosan 2010.08.01-ig
Projekt menetrend
2010. év eleje
Kommunikációs terv
2010. év eleje
Jegyzőkönyv –határozat Sajtólista elérhetőségekkel Sajtóközlemény Cikk a település honlapján Halasi Tükörben és egyéb médiákban megjelent cikkek Sajtótájékoztató Fotók, meghívottak listája, jelenléti ív Médiaelemzés Cikkek, elemzés Szórólap-leírás készítése, nyomtatása, terjesztése a helyi lakosság körében Honlapon megjelenő cikkek, hírek Lakosság tájékoztatása fórum/közmeghallgatás keretében Prezentáció, emlékeztető vagy jegyzőkönyv, fotók A tervezett beruházás bemutatására a Polgármesteri Hivatal épületében szórólap, a
folyamatosan
folyamatosan folyamatosan folyamatosan folyamatosan
folyamatosan
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
6
közmeghallgatás meghívói, tájékoztató képes anyag elhelyezése A projekt megvalósítási szakasza
Információs központ működtetése szükség szerint Rendezvény a projekt indításakor Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése „A” típusú hirdetőtáblák elhelyezése Kockázatok folyamatos figyelése, szükség esetén krízismenedzsment Információs anyagok, kiadványok készítése Fotódokumentáció készítése Kisebb értékű szóró-reklámajándékok készítése a meghatározott uniós arculati elemekkel A honlapon folyamatos utalás az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével.
A projekt megvalósítását követő szakasz
Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó rendezvény szervezése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; „D” típusú emlékeztető táblák elhelyezése. A projekt megvalósítási és a megvalósítást követő szakasza Tervezi a használatát? Igen Nem x x x x
Eszköz „A” típusú hirdetőtábla „B” típusú hirdetőtábla Tájékoztatási tábla „C” típus Emlékeztető tábla „D” típus Nyomtatott sajtó (cikkek, interjúk) Televízió Rádió Internet (banner) Nyitórendezvény Záró rendezvény Egyéb rendezvény, konferencia Sajtótájékoztató Sajtóközlemény Szórólap, vagy egyéb nyomdai kiadvány PR film
Célérték (darab) 2
2
x
2
x x
1 1 x
x x x x
1 1 1 1 1
x
1
x
x
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
7
Önálló internetes honlap Zöld szám, információs központ (ügyfélszolgálat) szükség esetén DM levélkampány Telemarketing Közvéleménykutatás Reklámtárgy Egyéb: 7.
x
1
x
1 x x
x x
Időzítési terv Feladat/eszköz Honlap létrehozása/fenntartása Az „A” típusú hirdetőtábla kihelyezése Beruházás indító nyitórendezvény Beruházás indító sajtótájékoztató Sajtóközlemény a beruházás indításáról Cikk vagy interjú a beruházás indításáról Információs központ kialakítása szükség esetén Megvalósítás folyamán rendezvény szervezése Megvalósítás során sajtóközlemény Megvalósítás során sajtótájékoztató Cikk vagy interjú a beruházás állásáról TV-ben megjelenés a beruházással kapcsolatban Szórólap vagy nyomdai kiadvány a beruházásról Reklámtárgy készítése a projekttel kapcsolatban Beruházás zárórendezvénye Beruházást záró sajtótájékoztató Sajtóközlemény a beruházás lezárultáról Cikk a beruházás lezárultáról Folyamatos, a működést támogató sajtómunka A „D” típusú hirdetőtábla kihelyezése
8.
1 1
Időzítés 2009. 2010. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Kivitelezés módja
A Halasi Többcélú Kistérségi Társulás az előkészítési időszak során felmerülő összes A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
8
nyilvánossági feladat ellátására a HBF Hungaricum Kft-t választotta ki. A kommunikációs döntéseket a kft folyamatosan egyezteti a társulás illetékesével. A kampányidőszak végén elvégzi a munka értékelését, és javaslatot tesz az esetleges módosításról, pontosításról.
9. Költség terv A társulás az előkészítési időszak során felmerülő összes nyilvánossági feladat ellátására a HBF Hungaricum Kft-t választotta ki. A nyilvánossági feladatok ellátására a kiválasztott cég egyösszegű árajánlatot adott, melynek összege 2.000.000 Ft + ÁFA. Az alábbiakban a HBF Hungaricum Kft. adatszolgáltatása alapján részletezzük az ebben szereplő tevékenységeket, az árakat a szerint adjuk meg, hogy a pályázatban mely költségtételek lettek megjelölve és elfogadva: Tájékoztatás során használt eszközök
Ár nettó Ft
Lehetséges kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv készítése Véleményvezérek azonosítása, interjúk Civil szervezetek felkutatása, véleményük megismerése Közvélemény-kutatás Hatástanulmány készítése Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése A projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjainak összegyűjtése Cselekvési (kommunikációs) terv o Célcsoportok meghatározása o A projekt kommunikációs tartalmának összeállítása: üzenetek meghatározása és az eszközök kiválasztása o Időzítés meghatározása A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Nyomtatott sajtó
300.000
Televízió
250.000
Rádió
100.000
Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Belföldi tanulmányút szervezése újságírók számára igény esetén Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) készítése és lakossági terjesztése Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók
150.000 200.000
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
9
Információs központ működtetése szükség szerint Sajtótájékoztató a projekt indításáról Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése Kockázatok folyamatos figyelése, esetleges krízismenedzsment Információs anyagok, kiadványok készítése Fotódokumentáció készítése Kisebb értékű szóró-reklámajándékok készítése a meghatározott uniós arculati elemekkel A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. Sajtónyilvános ünnepélyes megnyitó rendezvény szervezése Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó rendezvény szervezése Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Nyílt nap ügyfelek, partnerek, lakosság stb. részére A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése Összesen:
100.000 100.000
350.000 450.000
2.000.000
10. Értékelés A projekt végeztével értékelésre kerül a kommunikációs tevékenység: Eszköz
Sajtómunka
Rendezvények Honlap
Értékelési módszer Újságírók személyes visszajelzései Sajtófigyelés, megjelent sajtócikkek, tudósítások elemzése (megjelenés szám, üzenetek felhasználása, szövegkörnyezet, minősítésük stb.) Meghívottak – résztvettek aránya Feltett kérdések száma, személyes visszajelzések Látogatási szám
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap finanszírozásával valósul meg
10
