KIVONAT Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2013. december 17-én megtartott nyílt ülésének jegyzőkönyvéből Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 2014. évre vonatkozó ellenőrzési terv elfogadásáról 9 igen szavazattal, tartózkodás és ellenszavazat nélkül az alábbi határozatot hozta: Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testületének 481/2013. (XII.17.) Kt. sz. határozata a 2014. évre vonatkozó éves ellenőrzési terv elfogadásáról Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119. § (5) bekezdésének felhatalmazása alapján a 2014. évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet e határozat melléklete szerint jóváhagyja. Felelős: Szabó Tamás polgármester Dr. Feik Csaba jegyző Határidő: azonnal Kmf.
Szabó Tamás sk. polgármester
Dr. Feik Csaba sk. jegyző
Vajdics András sk. képviselő jkv. hitelesítő
Wimmer Sándor sk. képviselő jkv. hitelesítő
„Melléklet a 481/2013. (XII.17.) Kt. sz. határozathoz”
2014. évi belső ellenőrzési terv Ercsi Város Önkormányzata A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet előírta a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervkészítési kötelezettséget, továbbá meghatározta az éves ellenőrzési terv tartalmát. Az éves ellenőrzési terv kockázatelemzés alapján felállított prioritások, és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrások figyelembe vételével, a Stratégiai Ellenőrzési Tervvel összhangban került összeállításra. Az éves ellenőrzési terv az abban nem szereplő tanácsadói tevékenységre, és a soron kívüli ellenőrzési feladatok végrehajtására tartalékidőt tartalmaz.
1.) Az ellenőrzési terv előkészítése
A Polgármesteri Hivatal hatályos Stratégiai Ellenőrzési Tervében meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek a Polgármesteri Hivatal működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. A Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ellenőrzések, amelyek a következők: -
A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; Az önkormányzat 100%-os, illetve többségi tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; A feladatellátás – teljesítmény ellenőrzése; A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; Az Európai Uniós pályázatokkal kapcsolatos dokumentumok, elszámolások; Az értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; A korábbi külső (ÁSZ) és belső ellenőrzések során feltárt hiányosságok, hibák megszüntetésére tett intézkedések végrehajtása; A belső kontroll rendszer működtetése
-
Az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények „átfogó” ellenőrzése. A kockázatos területek ellenőrzése „téma”, vagy „cél” ellenőrzés formájában.
A 2014. évi belső ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés a belső ellenőrzési kézikönyv kockázatelemzési modellje alkalmazásával készült. A Polgármesteri Hivatal tevékenységei közül elsődlegesen azok a folyamatok és tevékenységek kerültek kiválasztásra, amelyekben forráshiány, jogszabályváltozás, emberi erőforrás kockázatok előfordultak.
2. A tervet megalapozó elemzések, kockázatelemzések Az éves ellenőrzési terv összeállítását megalapozó elemzések, általános felmérések, és kockázatelemzések előzték meg. Az éves ellenőrzési terv készítése során figyelembe vett dokumentumok, a Bkr. előírásai, a belső ellenőrzési kézikönyv, a belső ellenőrzés nemzetközi és hazai standardjai, valamint az államháztartásért felelős minisztérium módszertani útmutatója. a) Az elvégzett (kockázat)-elemzések rövid összefoglalása A kockázatelemzés módszertana az ellenőrzési kézikönyvben, a stratégiai tervben és a kockázatkezelési szabályzatban rögzített. Az alkalmazott mátrix 12 kockázati szempontot súlyoz a vizsgált folyamatok kapcsán. Az így kapott számértékek alapján lesz „alacsony”, „közepes”, „magas” kockázatú egy-egy esemény, tevékenység. A belső ellenőrzés kiemelten a beszámolók, pénzforgalmi információk és mérlegjelentések megalapozottságára, a bevételek beszedésére, a gazdálkodás hatékonyságára, előirányzatok betartására, intézményi szabályozottságra, annak gyakorlati megvalósulására terjedt ki.
b) A kockázatelemzés eredménye Az előzőekben részletezett módon megtörtént a kockázatelemzés, ezen belül: - a működés, tevékenység főfolyamatokra tagolása, - a főfolyamatokon belül a részfolyamatok meghatározása, - az egyes folyamatok céljainak meghatározása és a folyamatok általános jellemzése, - a folyamatokhoz tartozó kockázatok azonosítása, - a kockázatok hatásának, és valószínűségének meghatározása, illetve ezek együttes értékelése, elemzése, - a kockázatok összesítése. A folyamatos jogszabályi változások, a 2013. évi ellenőrzési tapasztalatok, a jelentésekben foglalt megállapítások alapján, a kockázatelemzést követően, a belső ellenőrzési vezető arra a következetésre jutott, hogy a belső ellenőrzési terv összeállításakor változatlanul kiemelt szempontként kell kezelni a belső szabályozottság témakörét, és a hatékony vagyongazdálkodást. A 2014. évi belső ellenőrzési feladatainak tervezését a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzat által igényelt központi támogatások jogszerűsége, - a költségvetési beszámoló megalapozottsága,
- a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás) - az irányított/felügyelt szervek ellenőrzése, - korábbi belső ellenőrzések során tapasztalt hibák kijavításának vizsgálata.
3. Az elvégzendő ellenőrzési folyamatok jellemzői Az ellenőrzési folyamatokhoz kapcsolódnak - főfolyamatként a tervezéssel és végrehajtással kapcsolatban ellátott, külön meghatározott ellenőrzési tevékenységek, és az azokhoz kötődő dokumentálás, - folyamatokként azon szakmai tevékenységek, melyek általában a vizsgált szervezetre jellemzőek, és az azok működésével kapcsolatos dokumentálás. Az ellenőrzéshez kapcsolódó kockázati tényezők, hogy a dokumentumok, szabályozások, eljárásrendek megismerése, betartása, illetve a betartás hiánya, valamint az aktualizálás elmaradásának tényszerű megismerése nem lehet teljes körű, így nincs tökéletesen zárt rendszer.
Ercsi, 2013.november 29.
Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető
Ellenőrzési kapacitás-tervezés 2014. évre A belső ellenőrzési vezető feladatai A 2014. évi belső ellenőrzési terv nem tartalmaz 2013. évről áthúzódó belső ellenőrzést. A megbízott belső ellenőr a belső ellenőrzési vezető feladatait is ellátja: (40 nap) belső ellenőrzési kézikönyv felülvizsgálata, aktualizálása
(10 nap)
kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítása
(10 nap)
ellenőrzések összehangolása, ellenőrzési programok készítése
(10 nap)
ellenőrzési nyilvántartások vezetése
(10 nap)
1.) Ellenőrzési szerv kapacitása, ellenőrzési napok alakulása 2014. évben •
éves naptári napok száma
365 nap
•
szabadnapok száma
104 nap
•
munkaszüneti napok száma
•
szabadság
33 nap
•
egyéb (továbbképzés, rendkívüli elfoglaltság)
15 nap
•
belső ellenőrzési vezetői feladatok
40 nap
•
Összes rendelkezésre álló idő
8 nap
165 nap
2. ) 2014. évi rendszeres ellenőrzéshez szükséges idő
150 nap
3.) 2014. évi soron kívüli ellenőrzésre fordítható idő (10%)
15 nap
Ercsi , 2013.11.29. Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint ellenőrzési vezető
ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV 2014. Ercsi Város Önkormányzata Sorszám
Ellenőrzés tárgya
Ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak
Kockázat elemzési azonosító
Ellenőrzés típusa
Ellenőrzött szerv, szervezeti egység
Ellenőrzés tervezett ütemezése
Ellenőrzésre fordítandó kapacitás
1.sorsz.
Pénzügyi
intézmények
Január, Február
38
2. sorsz.
Szabályszerű ségi
polgármesteri hivatal
Március
15
3.sorsz.
Teljesítmény ell.
nonprofit kft.
Május, Június
18
Pénzügyi
polgármesteri hivatal, intézmények
Augusztus,
10. sorsz.
Szeptember
Cél:szabályszerűség, alátámasztottság 1.
2013. évi központi támogatások, igénylések, felhasználások jogszerűségét megalapozó dokumentumok vizsgálata
Időszak: 2013. év Módszer: adatbekérés, helyszíni vizsgálat Cél:a szabályosság
2.
2013. évi beszámoló megbízhatóságának vizsgálata
Időszak: 2013. év Módszer: adatbekérés Cél: szabályosság, eredményesség
3.
Járóbet szakellátás átfogó vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél:a szabályozottság , szabályszerűség elemzése
4.
A készpénzkezelés vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt
24
Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél: szabályosság, megalapozottság 5.
A köznevelési tevékenység átfogó vizsgálata
Időszak:2013. év
17.sorsz.
Rendszerell.
óvodák
Október
25
18. sorsz.
Rendszerell.
intézmények
November, December
30
Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél: a folyamatok működésének minősítése 6.
A FEUVE rendszer működésének vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt Módszer: helyszíni ellenőrzés
Összes szükséges ellenőrzési kapacitás
Ercsi, 2013. november 29.
150
ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV 2014. Ercsi Város Önkormányzata Sorszám
Ellenőrzés tárgya
Ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak
Kockázat elemzési azonosító
Ellenőrzés típusa
Ellenőrzött szerv, szervezeti egység
Ellenőrzés tervezett ütemezése
Ellenőrzésre fordítandó kapacitás
1.sorsz.
Pénzügyi
intézmények
Január, Február
38
2. sorsz.
Szabályszerű ségi
polgármesteri hivatal
Március
15
3. sorsz.
Teljesítmény ell.
nonprofit kft.
Pénzügyi
polgármesteri hivatal, intézmények
Szeptember
Október
Cél:szabályszerűség, alátámasztottság 1.
2013. évi központi támogatások, igénylések, felhasználások jogszerűségét megalapozó dokumentumok vizsgálata
Időszak: 2013. év Módszer: adatbekérés, helyszíni vizsgálat Cél:a szabályosság
2.
2013. évi beszámoló megbízhatóságának vizsgálata
Időszak: 2013. év Módszer: adatbekérés Cél: szabályosság, eredményesség
3.
Járóbet szakellátás átfogó vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél:a szabályozottság , szabályszerűség elemzése
4.
A készpénzkezelés vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt
10. sorsz.
November, 18 December
Augusztus, 24
Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél: szabályosság, megalapozottság 5.
A köznevelési tevékenység átfogó vizsgálata
Időszak:2013. év
17.sorsz.
Rendszerell.
óvodák
18. sorsz.
Rendszerell.
intézmények
Módszer: helyszíni ellenőrzés Cél: a folyamatok működésének minősítése 6.
A FEUVE rendszer működésének vizsgálata
Időszak: aktuálisan kijelölt
Május,
Ercsi, 2013. november 29.
30 Június
Módszer: helyszíni ellenőrzés Összes szükséges ellenőrzési kapacitás
25
150
Ellenőrzés tárgya
KOCKÁZATELEMZÉS ERCSI VÁROS 2014. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERVÉHEZ Belső Bevétel/ Külső Előző Vezetői Pü. szab. Rendszer Kölcsö kontroll Változás költség- befolyás ellenőrzés aggályok valósz. komplex n-hatás Összes érték. szint
Állami hozzájárulások igénylése, megalapozottsága, elszámolása
99
Beszámoló készítése
92
Döntési hatás
Munkatárs képzetts.
Közvélemény
10
8
8
6
18
4
4
9
12
6
6
8
15
8
8
9
18
6
4
6
4
3
3
8
15
8
12
3
12
2
4
6
12
3
3
8
5
8
8
3
12
4
4
6
4
6
6
5
4
4
3
6
2
4
3
4
3
3
8
82
10
4
8
6
12
4
4
6
8
6
6
8
81
10
4
8
6
18
6
4
3
8
3
3
8
Jogszabályi változások miatti szabályozás átvezetése
52
5
4
4
3
6
2
8
3
4
6
3
4
Készletek nyilvántartása
60
10
4
8
3
6
2
6
3
4
3
3
8
Készpénzzel való gazdálkodás
87
15
12
8
3
12
2
4
6
8
3
6
8
Kötelezettségvállalás,utalványozás,ellenjegyzés,érv ényesítés,szakmai teljesítés igazolás 60
10
4
4
3
6
2
4
3
4
6
6
8
Költségvetési rendelet évközi végrehajtása
5
4
8
3
12
2
4
3
4
3
6
10
8
8
6
6
6
4
6
8
6
6
10
8
4
6
6
4
6
6
8
6
3
1
8
8
3
12
2
6
6
8
6
6
A gazdálkodás szabályossága az egészségügyi ellátó rendszerekben 88 Beruházások, felújítások végrehajtása
74
Bizonylatok kiállítása, könyvviteli rendszerben történő feldolgozása 49
8
Szociális juttatások szabályszerűsége Humán erőforrás gazdálkodás
62
Közbeszerzés szabályozottsága, eljárások összhangja 82 Leltározás, selejtezés végrehajtása 75 Vagyongazdálkodás rendszere
83
8
8 8 8
Nyújtott támogatások elszámolása
84
Köznevelési feladatok ellátása (átfogó vizsgálat) 99 Államháztartási belső kontrollok kiépítettsége, FEUVE működtetése 91
Ercsi, 2013. november 29.
Összeállította: Mikóné Horváth Rita mb.belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető
5
4
8
6
18
6
6
6
8
3
6
8
15
12
8
3
12
6
8
6
12
6
3
8
15
12
12
6
6
6
4
6
4
6
6
8
Kockázatelemzés összegzése Ercsi Város 2014. évi belső ellenőrzési tervéhez A kockázatelemzés a stratégiai terv kockázatelemzési modellje, Ercsi Város belső ellenőrzési kézikönyve, valamint a vezetés tapasztalatai alapján történt. A kockázatok minősítése: 43-70 pont között Alacsony 71-100 pont között Közepes 101- pont fölött Magas Javasolja az ellenőrzés valamennyi „Magas” kockázatúnak minősített folyamat vizsgálatát, és a „Közepes” kockázatúnak minősítettek közül minden 85 pontértéket meghaladó kockázat bevonását.
Sorszám
Ellenőrzés tárgya
Összesített pontszám
A kockázatok alapján kijelölt ellenőrzési pontok vagy folyamatok Igényjogosultság alapdokumentumai, leigényelt támogatás helyessége Mérleg alátámasztottsága, a főkönyvi könyvelés és a beszámoló egyezősége, pénzmaradvány elszámolás. Szabályozottság, szabályosság Operatív gazdálkodási folyamatok alapdokumentumai, bevételek/ráfordítások hatékonyságvizsgálata, az eredményességet befolyásoló tényezők Dokumentáltság ellenőrzése, az aktiválandó összeg meghatározása, a beruházás üzembe-helyezése, ideje Bizonylatok kiállításának tartalmi és formai kellékei, főkönyvi könyvelésben feldolgozásuk A szociális juttatások alapdokumentumainak vizsgálata. A folyamat jellemzői. Alkalmazottakkal kötött szerződések jogszerűsége, besorolások helyessége, bérkiadások szabályszerűsége Belső szabályzatok aktualizálása, a jogszabályi környezet változása miatti átvezetések, gyakorlati alkalmazás Készletmozgások bizonylatolása, ennek csatolása a beérkező számlákhoz, főkönyvi könyvelés részére adatszolgáltatás, készletek fizikai ellenőrzése Pénzgazdálkodással összefüggő jogkörök szabályozása, elszámolásra kiadott összegek szabályszerűsége, pénzgazdálkodás bizonylatolása Kötelezettségvállalás rendjének kialakítása, alap-bizonylatolás ellenőrzése, utalványrendelet szabályszerűségének ellenőrzése
1.
Állami hozzájárulások igénylése, megalapozottsága, elszámolása
99 Közepes
2.
Beszámoló készítése
92 Közepes
3.
Egészségügyi gazdálkodása értékelése
ellátó szervezetek szabályozottságának
4.
Beruházások, felújítások végrehajtása
5.
Bizonylatok kiállítása, könyvviteli rendszerben történő feldolgozása
88 Közepes
74 Közepes
49 Alacsony
Szociális juttatások szabályszerűsége
82 Közepes
7.
Humán erőforrás gazdálkodás
81 Közepes
8.
Jogszabályi változások szabályozás átvezetése
9.
Készletek nyilvántartása
10.
Készpénzzel való gazdálkodás
87 Közepes
11.
Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás
60 Alacsony
6.
miatti
52 Alacsony
60 Alacsony
12.
Költségvetési végrehajtása
rendelet
évközi
62 Alacsony
13.
Közbeszerzés szabályozottsága, eljárások összhangja
14.
Leltározás, selejtezés végrehajtása
82 Közepes 75 Közepes
83 Közepes 15.
Vagyongazdálkodás rendszere
16.
Nyújtott támogatások elszámolása
17.
Köznevelési feladatok ellátása
18.
Államháztartási belső kontrollok részét képező FEUVE folyamata
84 Közepes 99 Közepes 91 Közepes
Bevételek beszedésének időarányos elérése, kiadások időarányos felhasználása, a tervezés és az előirányzat- gazdálkodás összhangja Jogszabályi illeszkedés, gyakorlati megfelelés, eljárások szabályszerűsége Ütemterv készítés és leltározás végrehajtása, kiértékelés teljes körűsége, selejtezési gyakorlat vizsgálata A beszerzési folyamatok, nyilvántartások teljes körűsége, pontossága,a mozgások bizonylatolása, a felhasználás és elszámolás zártkörűsége, felelőssége, vagyon-elemek fizikai ellenőrzése, a hasznosítás helyzete Pályázatok dokumentáltságának szabályszerűsége, elszámolás bizonylatolása A gazdálkodás szabályossága, tervezés, végrehajtás, operatív folyamatok elemzése A kontroll rendszer szabályozottsága, gyakorlati megfelelősége, kialakított kontroll szerepe a megelőzésben, a FEUVE minősítése
Ercsi, 2013. november 29.
Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető
