JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN PHP DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS SEBELAS MARET

Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

SARIFUDIN I 0305056

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010 commit to user i


digilib.uns.ac.id

LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi:

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN PHP DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS SEBELAS MARET Ditulis oleh: Sarifudin I 0305056

Mengetahui,

Dosen Pembimbing I

Dosen Pembimbing II

Yusuf Priyandari, ST, MT NIP 19791222 200312 1 001

Irwan Iftadi, ST, M.Eng NIP 19700404 199603 1 002

Pembantu Dekan I Fakultas Teknik UNS

Ketua Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS

Ir. Noegroho Djarwanti, MT NIP 19561112 198403 2 007

Ir. Lobes Herdiman, MT NIP 19641007 199702 1 001

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

LEMBAR VALIDASI Judul Skripsi:

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN PHP DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS SEBELAS MARET

Ditulis oleh: Sarifudin I 0305056

Telah disidangkan pada hari Selasa tanggal 19 Januari 2010 Di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta, dengan Dosen Penguji 1. Ir. Lobes Herdiman, MT NIP 19641007 199702 1 001

2. Ir. Munifah, MSIE, MT NIP 19561215 198701 2 001

Dosen Pembimbing 1. Yusuf Priyandari, ST, MT NIP 19791222 200312 1 001

2. Irwan Iftadi, ST, M.Eng NIP 19700404 199603 1 002

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan di bawah ini, Nama

: Sarifudin

Nim

: I 0305056

Judul tugas akhir

: Perancangan Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara Berbasis Web Menggunakan Pemrograman PHP di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun tidak mencontoh atau melakukan plagiat dari karya tulis orang lain. Jika terbukti bahwa Tugas Akhir yang saya susun mencontoh atau melakukan plagiat dapat dinyatakan batal atau gelar Sarjana yang saya peroleh dengan sendirinya dibatalkan atau dicabut. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian

hari

terbukti

melakukan

kebohongan

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 1 Februari 2010

Sarifudin I 0305056

commit to user iv

maka

saya

sanggup


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan di bawah ini, Nama

: Sarifudin

Nim

: I 0305056

Judul tugas akhir

: Perancangan Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara Berbasis Web Menggunakan Pemrograman PHP di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun sebagai syarat lulus Sarjana S1 disusun secara bersama-sama dengan Pembimbing 1 dan Pembimbing 2. Bersamaan dengan syarat pernyataan ini bahwa hasil penelitian dari Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun bersedia digunakan untuk publikasi dari proceeding, jurnal, atau media penerbit lainnya baik di tingkat nasional maupun internasional sebagaimana mestinya yang merupakan bagian dari publikasi karya ilmiah Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.


Sarifudin I 0305056

commit to user v


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Sarifudin, NIM : I 0305056. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN PHP DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS SEBELAS MARET. Skripsi. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Januari 2010. Sistem inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri belum optimal. Selama ini, pengelola jurusan mengalami kesulitan dalam aktivitas inventarisasi barang seperti pencarian lokasi barang, pembaruan data inventaris, perpindahan barang, peminjaman barang dan pelaporan ke tingkat universitas. Alat bantu yang digunakan hanya berupa lembar kerja (worksheet). Adapun aplikasi sistem inventarisasi barang milik negara yang ada saat ini hanya menangani sistem inventarisasi sampai level fakultas. Oleh karena itu, penelitian ini merancang sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret. Perancangan sistem informasi ini terdiri dari delapan tahap, yaitu tahap analisis sistem lama, analisis kekurangan sistem, analisis kebutuhan sistem, desain sistem, desain database, desain interface, pembuatan program aplikasi dan pengujian program. Program aplikasi dirancang berbasis web dengan menggunakan pemrograman PHP. Program yang dirancang dapat diakses oleh multiuser. Hasil pengujian program menunjukkan bahwa aplikasi ini berjalan dengan baik dan mendukung proses inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret. Sistem informasi ini dapat diakses di seluruh ruangan di Jurusan Teknik Industri dan memberi kemudahan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan di level jurusan dan universitas.

Kata kunci: Sistem Informasi, Inventarisasi Barang Milik Negara, Web, PHP xx + 160 halaman; 110 gambar; 45 tabel; 7 lampiran Daftar pustaka: 13 (1996-2009)

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT Sarifudin, NIM : I0305056. DESIGN OF WEB-BASED INFORMATION SYSTEM USING PHP FOR STATE-OWNED GOODS STOCKTAKING IN INDUSTRIAL ENGINEERING DEPARTMENT SEBELAS MARET UNIVERSITY. Thesis. Surakarta : Industrial Engineering Department Engineering faculty, Sebelas Maret University, January 2010. The system of state-owned goods stocktaking in Industrial Engineering Department is not already optimal. So far, the department manager found difficulties in stocktaking the goods, Such as finding the goods location, updating the goods data, removing the goods, borrowing the goods and reporting the goods data to university. Up to now, the equipment used is only worksheet, and at that time, the system of state-owned goods stocktaking application only enables working in university and faculty. Therefore, this research designs the web-based information system for state-owned goods stocktaking in Industrial Engineering Department Sebelas Maret University. The design of information system consists of 8 steps, they are old system analysis, lack of system analysis, system necessary analysis, system design, database design, interface design, application program building, and program application validation. The application program designed based on web using PHP. The program designed enables to be accessed by multiuser. The results of program validation show that this application runs well and supports the state-owned goods stocktaking process in Industrial Engineering Department Sebelas Maret University. The information system can be accessed in all rooms in Industrial Engineering Department, and provides ease of making the report needed by the department and university.

Keywords: Information System, State-Owned Goods Stocktaking, Web, PHP. xx + 160 pages; 110 pictures; 45 tables; 7 enclosures Bibliographies: 13 (1996-2009)

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT yang memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan yang baik ini, dengan segenap kerendahan dan ketulusan hati, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Siti Nurjanah dan Bapak Sholikan serta Istiqomah yang selalu memberikan doa, kasih sayang dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. 2. Ir. Lobes Herdiman, M.T. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Yusuf Priyandari, ST, MT dan Irwan Iftadi, ST, M.Eng selaku dosen pembimbing yang sabar dalam memberikan pengarahan dan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. 4. Ir. Lobes Herdiman, MT dan Ir. Munifah, MSIE, MT selaku dosen penguji skripsi yang berkenan memberikan saran dan perbaikan terhadap skripsi ini. 5. Roni Zakaria, ST, MT selaku pembimbing akademik yang senantiasa memberikan bimbingan selama penulis kuliah. 6. Dosen, Staf dan Karyawan Jurusan Teknik Industri, atas segala bimbingan, kesabaran dan kerjasamanya selama penulis kuliah. 7. Teman-teman Teknik Industri 2005 yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangatnya. Semoga persahabatan ini selalu terjaga selamanya. 8. Teman-teman Kos U, Kos Widuri 3 dan Kos Gedung Putih (GP) Terima kasih atas persahabatannya selama ini. 9. Teman-teman spesial selama di kuliah di UNS – Brian, Galih, Diesel, Bison, Aji, Redy, Susanto dan Adi.


commit to user viii

Penulis


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

ABSTRAK

vi

ABSTRACK

vii

KATA PENGANTAR

viii ix

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL

xiv

DAFTAR GAMBAR

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

xx

BAB I

PENDAHULUAN

I-1

1.1 LATAR BELAKANG

I-1

1.2 PERUMUSAN MASALAH

I-3

1.3 TUJUAN PENELITIAN

I-3

1.4 MANFAAT PENELITIAN

I-3

1.5 BATASAN MASALAH

I-3

1.6 ASUMSI PENELITIAN

I-4

1.7 SISTEMATIKA PENULISAN

I-4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II-1

2.1 INVENTARISASI

II-1

2.2 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

II-3

2.2.1 Definisi Sistem

II-3

2.2.2 Konsep Dasar Informasi

II-6

2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

II-8

2.2.4 Sistem Informasi Manajemen

II-9

2.3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

II-11

2.3.1 Identifikasi Sistem Awal

II-11

2.3.2 Pengembangan Kriteria Evaluasi

II-12 II-13

2.4 DESAIN SISTEM 2.4.1 Data Flow Diagram (DFD)

commit to user ix

II-13


digilib.uns.ac.id

2.4.2 Diagram Alir (Flowchart) 2.5 DESAIN BASIS DATA (DATABASE)

BAB III

II-16 II-19

2.5.1 Pengertian Basis Data

II-19

2.5.2 Perencanaan Basis Data Secara Umum

II-20

2.5.3 Sistem Manajemen Basis Data

II-20

2.5.4 Teknik Normalisasi

II-22

2.5.5 Basis Data MySQL

II-23

2.6 DESAIN ANTARMUKA (INTERFACE)

II-25

2.7 PEMROGRAMAN WEB

II-27

2.7.1 Pengenalan Web

II-27

2.7.2 Hyper Text markup Language (HTML)

II-27

2.7.3 Contoh Dokumen HTML

II-30

2.7.4 Cascade Style Sheet (CSS)

II-31

2.7.5 Pre Hipertext Procesor (PHP)

II-33

METODOLOGI PENELITIAN

III-1

3.1 TAHAP IDENTIFIKASI MASALAH

III-2

3.2 TAHAP PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

III-3

3.2.1 Analisis Sistem Lama

III-3

3.2.2 Analisi Kekurangan Sistem

III-3

3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem

III-3

3.2.4 Desain Sistem Baru

III-5

3.2.5 Desain Database

III-5

3.2.6 Desain Interface

III-5

3.2.7 Pembuatan Program

III-6

3.2.8 Pengujian Program

III-6

3.3 TAHAP ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

III-6

3.4 TAHAP KESIMPULAN DAN SARAN

III-7

3.4.1 Kesimpulan

III-7

3.4.2 Saran

III-7

commit to user x


BAB IV

digilib.uns.ac.id

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

IV-1

4.1 ANALISIS SISTEM LAMA

IV-1

4.1.1 Proses Pengadaan Barang

IV-2

4.1.2 Proses Penomoran Barang

IV-3

4.1.3 Proses Perpindahan Barang

IV-3

4.1.4 Proses Peminjaman Barang

IV-3

4.1.5 Proses Pelaporan Kerusakan Barang

IV-4

4.1.6 Proses Pemeliharaan Barang

IV-4

4.1.7 Proses Penghapusan Barang

IV-4


IV-5


IV-5

4.2 ANALISIS KEKURANGAN SISTEM

IV-5

4.2.1 Proses Pengadaan Barang

IV-6

4.2.2 Proses Penomoran Barang

IV-6

4.2.3 Proses Perpindahan Barang

IV-6

4.2.4 Proses Peminjaman Barang

IV-7

4.2.5 Proses Pelaporan Kerusakan Barang

IV-7

4.2.6 Proses Pemeliharaan Barang

IV-7


IV-7

4.2.8 Proses Pelaporan Inventarisasi Barang

IV-8

4.2.9 Proses Pengecekan Barang

IV-8

4.3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

IV-8

4.3.1 Menentukan Tujuan Utama (major goal)

IV-8

4.3.2 Menentukan Intermediate Goal

IV-10

4.3.3 Menentukan Minor Goal

IV-11

4.3.4 Menentukan Output yang Harus Dihasilkan

IV-12

4.3.5 Menentukan Input yang Dibutuhkan

IV-13

4.3.6 Menentukan Operasi yang Dilakukan

IV-14

4.4 DESAIN SISTEM BARU

IV-15

4.4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Inventarisasi BMN

IV-20

4.4.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Inventarisasi BMN

commit to user xi

IV-21


digilib.uns.ac.id

4.4.3 DFD Level 1 Proses Administrasi

IV-22

4.4.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Barang

IV-23

4.4.5 DFD Level 1 Proses Pelaporan Barang

IV-24

4.4.6 DFD Level 2 Proses Administrasi Barang Inventaris

IV-25

4.4.7 DFD Level 2 Proses Administrasi Barang non Inventaris

BAB V

IV-26

4.4.8 DFD Level 2 Proses Administrasi User

IV-26

4.4.9 DFD Level 2 Proses Administrasi Ruangan

IV-27

4.4.10 DFD Level 2 Proses Administrasi Kategori

IV-28

4.4.11 DFD Level 2 Proses Proses Pengadaan Barang

IV-29

4.4.12 DFD Level 2 Proses Penomoran Barang

IV-29

4.4.13 DFD Level 2 Proses Perpindahan Barang

IV-30

4.4.14 DFD Level 2 Proses Peminjaman Barang

IV-30

4.4.15 DFD Level 2 Proses Kerusakan Barang

IV-31

4.4.16 DFD Level 2 Proses Pemeliharaan Barang

IV-31

4.4.17 DFD Level 2 Proses Penghapusan Barang

IV-32

4.4.18 DFD Level 2 Proses Pengecekan Barang

IV-32

4.4.19 DFD Level 2 Proses Pelaporan Inventarisasi Barang

IV-33

4.5 DESAIN DATABASE

IV-34

4.6 DESAIN INTERFACE

IV-49

4.6.1 Desain Menu Perangkat Lunak

IV-49

4.6.2 Desain Form Masukan

IV-52

4.6.3 Desain Form Keluaran

IV-69

4.6.4 Desain Aplikasi Server

IV-74

4.6.5 Desain Aplikasi Klien

IV-75

4.7 PEMBUATAN PROGRAM

IV-76

4.8 PENGUJIAN PROGRAM

IV-98

ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

V-1

5.1 ANALISIS SISTEM BARU

V-1

5.2 ANALISIS PROGRAM APLIKASI

V-4

5.3 ANALISIS PENGUJIAN SISTEM

V-5

commit to user xii


BAB VI

digilib.uns.ac.id

5.3.1 Validasi Program Aplikasi

V-5

5.3.2 Validasi Sistem

V-6

5.3.3 Faktor Penentu Keberhasilan

V-8

KESIMPULAN DAN SARAN

VI-1

6.1 KESIMPULAN

VI-1

6.2 SARAN

VI-1

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL II-35

Tabel 2.1 Logika Operator Tabel 4.1 Rekap kekurangan sistem lama dan kebutuhan sistem baru

IV-11

Tabel 4.2 Input sistem berdasarkan output yang harus dihasilkan

IV-14

Tabel 4.3 Atribut barang inventaris (unnormalized)

IV-34

Tabel 4.4 Atribut barang non inventaris (unnormalized)

IV-35

Tabel 4.5 Atribut user (unnormalized)

IV-35

Tabel 4.6 Atribut ruangan (unnormalized)

IV-36

Tabel 4.7 Atribut sumber dana (unnormalized)

IV-36

Tabel 4.8 Atribut pengadaan barang (unnormalized)

IV-36

Tabel 4.9 Atribut penomoran barang (unnormalized)

IV-36

Tabel 4.10 Atribut perpindahan barang (unnormalized)

IV-37

Tabel 4.11 Atribut peminjaman barang (unnormalized)

IV-37

Tabel 4.12 Atribut kerusakan barang (unnormalized)

IV-37

Tabel 4.13 Atribut pemeliharaan barang (unnormalized)

IV-38

Tabel 4.14 Atribut penghapusan barang (unnormalized)

IV-38

Tabel 4.15 Atribut barang (1NF)

IV-39

Tabel 4.16 Atribut user (1NF)

IV-39

Tabel 4.17 Atribut ruangan (1NF)

IV-40

Tabel 4.18 Atribut sumber dana (1NF)

IV-40

Tabel 4.19 Atribut penomoran barang (1NF)

IV-40

Tabel 4.20 Atribut perpindahan barang (1NF)

IV-40

Tabel 4.21 Atribut peminjaman barang (1NF)

IV-41

Tabel 4.22 Atribut kerusakan barang (1NF)

IV-41

Tabel 4.23 Atribut pemeliharaan barang (1NF)

IV-41

Tabel 4.24 Atribut penghapusan barang (1NF)

IV-42

Tabel 4.25 Atribut master_barang (2NF)

IV-42

Tabel 4.26 Atribut master_user (2NF)

IV-43

Tabel 4.27 Atribut master_ruangan (2NF)

IV-43

Tabel 4.28 Atribut master_sumber_dana (2NF)

IV-43

Tabel 4.29 Atribut penomoran_barang (2NF)

IV-43

commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.30 Atribut perpindahan_barang (2NF)

IV-44

Tabel 4.31 Atribut peminjaman_barang (2NF)

IV-44

Tabel 4.32 Atribut kerusakan_barang (2NF)

IV-44

Tabel 4.33 Atribut pemeliharaan_barang (2NF)

IV-44

Tabel 4.34 Atribut penghapusan_barang (2NF)

IV-45

Tabel 4.35 master_barang

IV-46

Tabel 4.36 master_user

IV-47

Tabel 4.37 master_ruangan

IV-47

Tabel 4.38 master_sumber_dana

IV-47

Tabel 4.39 penomoran_barang

IV-47

Tabel 4.40 perpindahan_barang

IV-47

Tabel 4.41 peminjaman_barang

IV-48

Tabel 4.42 kerusakan_barang

IV-48

Tabel 4.43 pemeliharaan_barang

IV-48

Tabel 4.44 penghapusan_barang

IV-48

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR II-4

Gambar 2.1 Elemen - elemen sistem Gambar 2.2 Simbol entitas luar pada DFD

II-14

Gambar 2.3 Simbol arus data di DFD

II-14

Gambar 2.4 Simbol proses di DFD

II-15

Gambar 2.5 Simbol berkas di DFD

II-15

Gambar 2.6 Simbol input

II-16

Gambar 2.7 Simbol proses

II-17

Gambar 2.8 Simbol output

II-17

Gambar 2.9 Simbol percabangan

II-17

Gambar 2.10 Simbol prosedur

II-18

Gambar 2.11 Simbol garis alir

II-18

Gambar 2.12 Simbol terminator

II-18

Gambar 2.13 Simbol on-page connector

II-19

Gambar 2.14 Simbol off-page connector

II-19

Gambar 2.15 Simbol komentar

II-19

Gambar 2.16 Fungsi –fungsi DBMS

II-21

Gambar 2.17 Contoh dokumen HTML dalam browser

II-31

Gambar 2.18 Contoh Penggunaan CSS

II-32

Gambar 3.1 Metodologi Penelitian

III-1

Gambar 4.1 Diagram konteks sistem inventarisasi lama

IV-1

Gambar 4.2 Data flow diagram level 0 sistem inventarisasi lama

IV-2

Gambar 4.3 Model Hirarki Sistem Informai BMN di Jurusan Teknik Industri

IV-16

Gambar 4.4 Diagram konteks Sistem Informasi Inventarisasi BMN di IV-20

Jurusan Teknik Industri Gambar 4.5 Data flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Inventarisasi BMN di Jurusan Teknik Industri

IV-21

Gambar 4.6 Data flow diagram level 1 proses administrasi

IV-22

Gambar 4.7 Data flow diagram level 1 proses pengelolaan barang

IV-23

Gambar 4.8 Data flow diagram level 1 proses pelaporan barang

IV-24

Gambar 4.9 Data flow diagram level 2 proses administrasi barang inventaris

IV-25

commit to user xvi


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.10 Data flow diagram level 2 proses administrasi sumber dana

IV-26

Gambar 4.11 Data flow diagram level 2 proses administrasi user

IV-26

Gambar 4.12 Data flow diagram level 2 proses administrasi ruangan

IV-27

Gambar 4.13 Data flow diagram level 2 proses administrasi sumber dana

IV-28

Gambar 4.14 Data flow diagram level 2 proses pengadaan barang

IV-29

Gambar 4.15 Data flow diagram level 2 proses penomoran barang

IV-29

Gambar 4.16 Data flow diagram level 2 proses perpindahan barang

IV-30

Gambar 4.17 Data flow diagram level 2 proses peminjaman barang

IV-30

Gambar 4.18 Data flow diagram level 2 proses kerusakan barang

IV-31

Gambar 4.19 Data flow diagram level 2 proses pemeliharaan barang

IV-31

Gambar 4.20 Data flow diagram level 2 proses penghapusan barang

IV-32

Gambar 4.21 Data flow diagram level 2 proses pengecekan

IV-32

Gambar 4.22 Data flow diagram level 2 proses pelaporan inventarisasi IV-33

barang Gambar 4.23 Hubungan antar tabel pada bentuk normal kedua database sistem inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri

IV-45

Gambar 4.24 Menu Samping Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara di Jurusan Teknik Industri

IV-49

Gambar 4.25 Menu Atas Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara di Jurusan Teknik Industri

IV-50

Gambar 4.26 Form tambah data barang inventaris

IV-52

Gambar 4.27 Form untuk memilih data barang inventaris yang diedit

IV-53

Gambar 4.28 Form edit data barang inventaris

IV-54

Gambar 4.29 Form hapus data barang inventaris

IV-54

Gambar 4.30 Form tambah data barang non inventaris

IV-55

Gambar 4.31 Form untuk memilih data barang non inventaris yang diedit

IV-56

Gambar 4.32 Form edit data barang non inventaris

IV-56

Gambar 4.33 Form hapus data barang non inventaris

IV-57

Gambar 4.34 Form tambah data user

IV-57

Gambar 4.35 Form untuk memilih data user yang diedit

IV-58

Gambar 4.36 Form edit data user

IV-58

Gambar 4.37 Form hapus data user

IV-59

commit to user xvii


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.38 Form tambah data ruangan

IV-59

Gambar 4.39 Form untuk memilih data ruangan yang diedit

IV-60

Gambar 4.40 Form edit data ruangan

IV-60

Gambar 4.41 Form hapus data ruangan

IV-60

Gambar 4.42 Form tambah data sumber dana

IV-61

Gambar 4.43 Form untuk memilih data sumber dana yang diedit

IV-61

Gambar 4.44 Form edit data sumber dana

IV-62

Gambar 4.45 Form hapus data sumber dana

IV-62

Gambar 4.46 Form untuk memilih data barang yang diberi nomor inventaris

IV-63

Gambar 4.47 Form untuk memasukkan data nomor inventaris

IV-63

Gambar 4.48 Form untuk memilih data barang yang dipindahkan

IV-64

Gambar 4.49 Form untuk memasukkan data perpindahan barang

IV-64

Gambar 4.50 Form untuk memilih data barang yang dipinjam

IV-65

Gambar 4.51 Form untuk memasukkan data peminjaman barang

IV-65

Gambar 4.52 Form pengembalian barang

IV-66

Gambar 4.53 Form untuk memilih data barang yang rusak

IV-66

Gambar 4.54 Form untuk memasukkan data kerusakan barang

IV-67

Gambar 4.55 Form untuk memilih data barang yang dipelihara

IV-67

Gambar 4.56 Form untuk memasukkan data pemeliharaan barang

IV-68

Gambar 4.57 Form untuk memasukkan data penghapusan barang

IV-68

Gambar 4.58 Form laporan pengadaan barang

IV-69

Gambar 4.59 Form laporan penomoran barang

IV-70

Gambar 4.60 Form laporan perpindahan barang

IV-70

Gambar 4.61 Form laporan peminjaman barang

IV-71

Gambar 4.62 Form laporan kerusakan barang

IV-71

Gambar 4.63 Form laporan pemeliharaan barang

IV-72

Gambar 4.64 Form laporan penghapusan barang

IV-72

Gambar 4.65 Form laporan inventarisasi bulanan

IV-73

Gambar 4.66 Halaman depan aplikasi server

IV-75

Gambar 4.67 Halaman depan aplikasi klien

IV-75

Gambar 4.68 Diagram alir logika pemrograman proses login

IV-76

Gambar 4.69 Diagram alir logika pemrograman proses logout

IV-77

commit to user xviii


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.70 Diagram alir logika pemrograman proses tambah barang IV-78

inventaris Gambar 4.71 Diagram alir logika pemrograman proses edit barang inventaris

IV-79

Gambar 4.72 Diagram alir logika pemrograman proses hapus barang IV-80

inventaris Gambar 4.73 Diagram alir logika pemrograman proses tambah barang non

IV-81

inventaris

Gambar 4.74 Diagram alir logika pemrograman proses edit barang non IV-82

inventaris Gambar 4.75 Diagram alir logika pemrograman proses hapus barang non

IV-83

inventaris Gambar 4.76 Diagram alir logika pemrograman proses tambah user

IV-84

Gambar 4.77 Diagram alir logika pemrograman proses edit user

IV-84

Gambar 4.78 Diagram alir logika pemrograman proses hapus user

IV-85

Gambar 4.79 Diagram alir logika pemrograman proses tambah ruangan

IV-86

Gambar 4.80 Diagram alir logika pemrograman proses edit ruangan

IV-87

Gambar 4.81 Diagram alir logika pemrograman proses hapus ruangan

IV-88

Gambar 4.82 Diagram alir logika pemrograman proses tambah sumber dana

IV-89

Gambar 4.83 Diagram alir logika pemrograman proses edit sumber dana

IV-90

Gambar 4.84 Diagram alir logika pemrograman proses hapus sumber dana

IV-91

Gambar 4.85 Diagram alir logika pemrograman proses penomoran barang

IV-92

Gambar 4.86 Diagram alir logika pemrograman proses perpindahan barang

IV-93

Gambar 4.87 Diagram alir logika pemrograman proses peminjaman barang

IV-94

Gambar 4.88 Diagram alir logika pemrograman proses pengembalian barang

IV-95

Gambar 4.89 Diagram alir logika pemrograman proses kerusakan barang

IV-96

Gambar 4.90 Diagram alir logika pemrograman proses pemeliharaan barang

IV-97

Gambar 4.91 Diagram alir logika pemrograman proses penghapusan barang

IV-98

commit to user xix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN Buku Induk Inventaris Barang

L-1

Daftar Barang dalam Proses Inventaris

L-2

Kartu Inventaris Barang (KIB)

L-3

Daftar Inventaris Ruangan (DIR)

L-4

Daftar Inventaris Lainnya (DIL)

L-5

Lembar Mutasi Barang Triwulan (LMBT)

L-6

Laporan Tahunan (LT)

L-7

Buku Catatan non Inventaris

L-8

commit to user xx


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan beberapa hal pokok mengenai penelitian ini, yaitu latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi penelitian dan sistematika penulisan.

1.1

LATAR BELAKANG Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan

pelaporan hasil pendataan barang milik negara/daerah (PP Nomor 6 tahun 2006). Inventarisasi merupakan suatu aktivitas penting bagi suatu organisasi. Inventarisasi memberikan informasi tentang jumlah dan kondisi barang yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Proses inventarisasi ini terdiri dari proses pencatatan pengadaan barang, pencatatan perpindahan barang, pencatatan kerusakan barang, pencatatan pemeliharaan barang, dan pencatatan penghapusan barang. Sistem informasi inventarisasi barang milik negara yang ada di Universitas Sebelas Maret Surakarta saat ini belum sampai level jurusan. Sistem tersebut hanya mengakomodir kebutuhan inventarisasi barang di tingkat fakultas dan universitas. Sedangkan informasi yang diberikan universitas kepada jurusan hanya berupa dokumen dalam bentuk lembar kerja. Pada kenyataannya, proses pemakaian, pemindahan dan pergerakan barang lebih banyak terjadi di level jurusan, misal perpindahan alat dari satu laboratorium ke laboratorium lain, peminjaman barang oleh civitas akademika, atau updating kondisi barang oleh para pengguna barang. Fungsi sistem inventarisasi tersebut di Jurusan Teknik Industri sebatas untuk pencatatan nama, nomor inventaris, kondisi dan lokasi awal barang. Sistem tersebut sama sekali tidak mencatat akitivitas pemakaian, pemindahan atau pergerakan barang. Dampak terbesar dari lemahnya sistem tersebut adalah sulitnya mencari informasi terkini mengenai lokasi, pihak pemakai, ataupun kondisi suatu barang. Selain lemah dari sisi fungsi, sistem tersebut bersifat single user, yakni hanya satu pihak saja yang dapat melakukan updating inventaris barang. Idealnya, masing-masing pengelola baik jurusan bahkan sampai level pengelola laboratorium dapat memberikan laporan terkini

commit to user I-1


digilib.uns.ac.id

mengenai kondisi barang ke dalam aplikasi sistem informasi inventarisasi barang milik negara. Selain tidak adanya aplikasi sistem informasi inventarisasi barang milik negara, hasil pengamatan awal terhadap proses inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri menunjukkan adanya sejumlah permasalahan. Permasalahan pertama adalah belum ada format laporan standar yang digunakan masing - masing pengelola laboratorium sehingga pihak pengelola jurusan mengalami kesulitan saat melakukan rekap inventaris barang secara keseluruhan di tingkat jurusan. Kedua, belum ada proses pencatatan perpindahan barang setiap kali terjadi perpindahan barang. Hal tersebut mengakibatkan sulitnya melakukan pengecekan kondisi dan letak barang. Kedua masalah tersebut pada akhirnya mengganggu proses inventarisasi di level fakultas dan universitas. Permasalahan ketiga adalah aplikasi yang digunakan di Jurusan Teknik Industri hanya berupa lembar kerja di komputer. Hal tersebut mengakibatkan kesulitan dalam pencatatan riwayat pemakaian atau perpindahan barang. Permasalahan keempat adalah data inventarisasi barang terdistribusi pada masing - masing pengelola laboratorium dan jurusan. Hal tersebut mengakibatkan adanya duplikasi data, isi data tidak sama di masing-masing pihak, sulitnya melakukan penggabungan data, dan sulitnya melakukan pencarian informasi barang yang terkini. Idealnya, data inventaris barang tersimpan dalam bentuk database dalam satu komputer yang dapat diakses bersama oleh semua pihak pengelola (multiuser). Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa saat ini sangat diperlukan aplikasi sistem informasi inventarisasi barang milik negara yang memenuhi kebutuhan sistem inventarisasi di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Sistem informasi tersebut harus dapat mengatasi kekurangan-kekurangan sistem lama dan mendukung fitur multiuser, single database dan easy to find information. Sistem informasi tersebut diharapkan dapat dimanfaatkan oleh pengelola barang milik negara di Jurusan Teknik Industri sampai level laboratorium.

commit to user I-2


digilib.uns.ac.id

1.2 PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

1.3 TUJUAN PENELITIAN Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini, yaitu: 1. Menganalisis kebutuhan sistem untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem yang lama. 2. Merancang sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

1.4 MANFAAT PENELITIAN Manfaat yang diharapkan dari perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri ini, yaitu: 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Mempermudah proses pencatatan inventaris barang oleh masing-masing pihak pengelola barang (multiuser). 3. Mempermudah proses pencarian data barang, updating kondisi barang dan proses pelaporan inventarisasi barang ke tingkat fakultas. 4. Mendukung dan mempermudah inventarisasi barang milik negara di tingkat Fakultas Teknik dan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

1.5 BATASAN MASALAH Agar penelitan ini tidak terlalu luas topik pembahasannya maka diperlukan adanya pembatasan masalah, adapun batasan masalah dari penelitian ini adalah: 1. Penelitian ini fokus pada permasalahan inventarisasi yang terjadi di Jurusan Teknik Industri. 2. Penelitian ini tidak memperhitungkan faktor biaya dalam perancangan sistem baru.

commit to user I-3


digilib.uns.ac.id

3. Aplikasi yang dirancang berbasis web dan menggunakan bahasa pemrograman berbasis HTML, PHP dan javascript. 4. Aplikasi yang dirancang menggunakan database server MySQL.

1.6 ASUMSI PENELITIAN Asumsi – asumsi yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu: 1. Sistem yang dikaji tidak berubah selama penelitian berlangsung. 2. Kebutuhan hardware dan software pendukung tersedia.

1.7 SISTEMATIKA PENULISAN Penulisan penelitian dalam laporan skripsi ini mengikuti uraian yang diberikan pada setiap bab yang berurutan untuk mempermudah pembahasannya. Dari pokok-pokok permasalahan dapat dibagi menjadi enam bab seperti dijelaskan di bawah ini. BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini berisikan pendahuluan yang meliputi latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II

: STUDI PUSTAKA Berisi mengenai landasan teori yang mendukung dan terkait langsung dengan penelitian yang akan dilakukan dari buku, jurnal penelitian, internet dan sumber literatur lainnya.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Berisi tentang uraian langkah-langkah penelitian yang dilakukan, selain juga merupakan gambaran kerangka berpikir penulis dalam melakukan penelitian dari awal sampai penelitian selesai. BAB IV : PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Berisi

tentang

data-data/informasi

yang

diperlukan

dalam

menganalisis permasalahan yang ada serta perancangan sistem dengan menggunakan metode yang telah ditentukan.

commit to user I-4


BAB V

digilib.uns.ac.id

: ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Analisis berisi penjelasan dari output yang didapatkan pada tahapan pengumpulan dan pengolahan data; interpretasi hasil merupakan ringkasan singkat dari hasil penelitian.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Berisi tentang kesimpulan yang diperoleh dari perancangan sistem dan analisis yang telah dilakukan serta saran yang diberikan untuk perbaikan.

commit to user I-5


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini akan dibahas mengenai landasan teori yang dipakai dalam penelitian ini, yaitu inventarisasi, konsep dasar sistem informasi manajemen, pengembangan sistem informasi, desain sistem, basis data, desain interface dan pemrograman web. Landasan teori ini digunakan peneliti sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian.

2.1 INVENTARISASI Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan barang milik negara/daerah (PP Nomor 6 tahun 2006). Inventarisasi merupakan suatu aktivitas penting bagi suatu organisasi. Inventarisasi memberikan informasi tentang jumlah dan kondisi barang yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Fungsi inventarisasi adalah pertama, untuk kesempurnaan pengurusan dan pengawasan tata usaha keuangan negara dan kedua, untuk tercapainya pengawasan yang efektif terhadap keuangan/ kekayaan negara. Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik negara yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui APBN atau diperoleh di luar APBN sesuai peraturan perundangan yang berlaku, pada dasarnya adalah barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun (Hendrato, 2005), meliputi: 1. Barang tidak bergerak. Misalnya: tanah, bangunan. 2. Barang bergerak. Misalnya: kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium, peralatan kantor. 3. Barang persediaan dalam gudang dan tempat penyimpanan lainnya. Istilah – istilah inventarisasi yang sering digunakan dalam melakukan inventarisasi barang secara umum adalah sebagai berikut (Hendrato, 2005). 1. Inventarisasi barang Kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran Barang Milik Negara (BMN) pada suatu saat tertentu.

commit to user II-1


digilib.uns.ac.id

2. Laporan inventaris Daftar yang menunjukan catatan sejumlah Barang Milik Negara (BMN). 3. Barang Milik Negara (BMN) Semua barang yang berasal / dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari APBN atau yang diperoleh di luar APBN. 4. Barang Bagian kekayaan negara yang terdiri dari satuan – satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan dinilai, kecuali uang. 5. Barang tidak bergerak Menurut sifat dan penggunaannya tidak dapat dipindah-pindahkan 6. Barang bergerak Menurut sifat dan penggunaannya dapat dipindahkan. 7. Barang habis pakai Menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaiannya kurang dari satu tahun. 8. Barang persediaan Barang yang masih disimpan dalam gudang dan belum digunakan dalam proses kegiatan dinas. 9. Barang inventaris Barang yang berada dalam penguasaan, pengurusan dan dibiayai oleh departemen yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari satu tahun. 10. Buku ( induk ) inventaris Dokumen untuk mencatat jumlah dan nilai seluruh barang inventaris. 11. Kartu Inventaris Barang (KIB) Kartu yang digunakan untuk mencatat data asal inventaris, riwayat selama penggunaan, mutasi dan lain – lain. Kategori barang yang tercatat dalam kartu inventaris barang, yaitu tanah, bangunan, gedung, kendaraan bermotor dan senjata api. 12. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) Daftar yg memuat catatan barang inventaris yang berada dalam setiap ruang kerja, aula, wisma, sekolah, rumah sakit, laboratorium dan sebagainya.

commit to user II-2


digilib.uns.ac.id

13. Daftar Inventaris Lainnya (DIL) Daftar yang memuat barang-barang inventaris yang tidak tertampung dalam KIB dan DIR. 14. Buku catatan non inventaris Buku untuk mencatat seluruh barang non inventaris, yaitu barang yang tidak dibiayai oleh departemen atau barang yang belum jelas status hukumnya. Dalam proses inventarisasi barang terdapat beberapa laporan yang harus dilakukan. Instrumen pencatatan pelaporan dan dokumen inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) menurut Hendrato (2005), yaitu: 1. Buku Induk Barang Inventaris 2. Daftar Inventaris Ruangan ( DIR ) 3. Kartu Inventaris Barang ( KIB ) 4. Daftar Inventaris Lain ( DIL ) 5. Lembar Mutasi Barang Triwulan ( LMBT ) 6. Laporan Tahunan ( LT ) 7. Buku Catatan non Inventaris 8. Daftar Barang dalam Proses Inventaris

2.2 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2.2.1 Definisi Sistem Menurut Kristanto (2003) sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem merupakan kumpulan-kumpulan elemen yang saling berkaitan untuk melalukan proses terhadap masukan (input) dan mengolah masukan tersebut sehingga menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.

commit to user II-3


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.1 Elemen-elemen sistem Sumber : Kristanto, 2003 hal. 2

Elemen-elemen sistem pada gambar 2.1 dijelaskan dan diuraian dalam Kristanto (2003), sebagai berikut: 1. Tujuan Sistem. Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem itu dibuat. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Batasan Sistem. Batasan sistem merupakan suatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturanperaturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain. 3. Kontrol Sistem. Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap masukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

commit to user II-4


digilib.uns.ac.id

4. Input. Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima semua masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya. 5. Proses. Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna. Misalnya sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap digunakan. 6. Output. Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini dapat berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya. 7. Umpan Balik. Umpan balik merupakan elemen dari sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang diluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangnya. Pangestu (2009) mengklasifikasikannya, sebagai berikut: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (phisical sistem). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human made sistem). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine sistem. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh manmachine sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem tertentu beroperasi dengan

commit to user II-5


digilib.uns.ac.id

tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.2.2 Konsep Dasar Informasi Konsep dasar informasi harus dipahami dengan baik agar sistem informasi dapat didesain secara efektif dan berguna bagi manajemen. Dengan memahami informasi dengan baik, seorang analis sistem dapat menyiapan metode-metode dan informasi yang berkualitas untuk mencapai tujuan utama dalam perancangan sistem informasi. Menurut Kristanto (2003), informasi didefinisikan sebagai kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima. Informasi sangat mendukung terciptanya sistem yang handal. Tanpa informasi sistem akan menjadi kaku dan tidak efektif. Sedangkan Pangestu (2009) mendefinisikan informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk

commit to user II-6


digilib.uns.ac.id

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Dari definisi tersebut terlihat bahwa informasi merupakan kumpulan data yang yang diolah menjadi sebuah bentuk yang bermanfaat bagi pengguna. Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi terdiri dari data – data yang sudah diolah. Misalnya dalam menyusun informasi laporan keuangan, data-data yang dibutuhkan adalah data pembelian, data penjualan, dan data – data lain yang berpengaruh pada aliran kas. Data-data tersebut kemudian diolah sehingga diperoleh informasi tentang saldo yang diperoleh perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dalam mendefinisikan informasi yang berkualitas atau tidak tergantung pada empat hal yang dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi, relevan dan ekonomis. Keempat hal tersebut dijelaskan sebagai berikut (Kristanto, 2003): 1. Akurat, Informasi yang dihasilkan harus benar dan tidak menimbulkan kesalahpahaman bagi orang yang menerima informasi tersebut. Adapun akurat meliputi completeness, correctness, dan security. Dalam prakteknya, mungkin dalam menyampaikan informasi banyak sekali gangguan-gangguan yang datang yang dapat mengubah isi dari informasi tersebut. 2. Tepat Waktu, Informasi yang diterima harus tepat waktu. Jika informasi itu terlambat untuk disampaikan mungkin informasi itu sudah tidak berguna lagi. Informasi yang terlambat disampaikan jika digunakan untuk mengambil keputusan dapat berakibat fatal. Karena keadaan akan cepat berubah sehingga untuk mengambil keputusan perlu informasi yang paling aktual. Oleh karena itu, informasi ini berharga dan bernilai tinggi. Sehingga dibutuhkan teknologi – teknologi terbaru dan sistem yang handal untuk untuk mendapatkan, mengolah dan menyampaikan sebuah informasi secara tepat waktu.

commit to user II-7


digilib.uns.ac.id

3. Relevan, Informasi harus releven terhadap orang yang menerima informasi tersebut. Karena sebuah informasi dapat sangat berguna bagi seseorang, tetapi tidak berguna bagi yang lainnya. Misalnya informasi tentang kerusakan sebuah mesin bubut tidak tepat bila disampaikan kepada seorang programmer, tetapi sangat tepat bila disampaikan kepada ahli teknik. Sehingga sistem yang relevan ini dapat berguna bagi penerima informasi. 4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya, Informasi harus memenuhi nilai ekonomis, efisien, dan dapat dipercaya. Nilai ekonomis dan efisien dapat dinilai dari perbandingan antara biaya yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi tersebut dengan seberapa bermanfaat informasi yang didapat. Sedangkan dapat dipercaya berarti informasi itu benar dan dapat dipertanggunagjawabkan.

2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Kristanto, 2003). Kumpulan data yang digunakan dalam sistem informasi ini akan diolah, kemudian disajikan dalam bentuk formulir – formulir, grafik, tabel, dan bentuk lainnya. Sehingga kumpulan data yang sebelumnya tidak mempunyai arti menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pengguna setelah diolah dalam sistem informasi. Sistem informasi dapat dibagi menjadi enam komponen. Komponen komponen tersebut diuraikan oleh Kristanto (2003), sebagai berikut: 1. Masukan (input), Input adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sebuah sistem informasi. Input dapat berupa sebuah data, atau sekumpulan data dan dokumen – dokumen yang kemudian membentuk formulir – formulir tertentu. Sekumpulan data mengalami proses pencatatan, pengkodean, pengeditan, dan lainnya.

commit to user II-8


digilib.uns.ac.id

2. Proses, Proses adalah suatu tindakan yang mengolah data masukan menjadi data keluaran. Proses ini memiliki algoritma tertentu sehingga dapat mengolah data menjadi informnasi yang berguna bagi pengguna. 3. Keluaran (output), Output adalah semua keluaran yang berasal dari input yang telah diolah dalam proses. Komponen ini adalah komponen yang akan diperoleh pengguna. Output berisi informasi yang berguna bagi pengguna sehingga pengguna dapat mengambil keputusan yang tepat sesuai dengan informasi yang didapat. 4. Teknologi, Teknologi adalah sebuah perangkat yang berfungsi untuk mengolah sistem informasi menjadi lebih handal. Teknologi dapat berupa perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan juga manusia. Perangkat keras berupa perangkat CPU, monitor, mouse, keyboard dan lain-lain. Perangkat lunak berupa aplikasi yang digunakan. Sedangkan manusia berfungsi sebagai programmer, analisis sistem, atau bekerja sebagai maintenance sistem. 5. Basis Data (Database), Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data. Basis data ini disimpan dalam perangkat keras dan diolah oleh perangkat lunak. Basis data ini terdiri dari kumpulan file – file yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu. 6. Kendali (control), Kendali adalah sebuah tindakan yang digunakan untuk menjaga sistem informasi agar tetap berjalan dengan baik. Kendali berperan sangat penting untuk sebuah sistem informasi. Karena jika sistem informasi ini tidak lagi berfungsi dengan baik, output yang diperoleh pun tidak lagi akuran dan relevan.

2.2.4 Sistem Informasi Manajemen SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua

commit to user II-9


digilib.uns.ac.id

tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Pangestu, 2009). Sistem Informasi Manajemen ini bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk akhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tindakan pada proses mengambil keputusan dan dapat digunakan juga untuk memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah, standar dan situasi sekarang. Sistem informasi juga dapat memberikan cara yang sulit atau kompleks namun dapat menghasilkan dengan cepat dan akurat informasi yang diporoleh. Selain itu juga dapat mendukung berbagai

gaya

dan

pilihan

pengambilan

keputusan

serta

memberikan

kemungkinan bagi pengambilan keputusan kelompok (Kristanto, 2003). Sistem informasi manajemen telah berkembang pesat dalam waktu singkat. Dan sistem informasi manajemen berbasis komputer telah digunakan pada hampir semua organisasi besar. Kristanto (2003) menjelaskan ada empat fokus utama yang akan ditekankan pada perkembangan sistem informasi berbasis komputer yaitu fokus pada data, fokus pada informasi, fokus kepada pendukung keputusan, dan fokus pada komunikasi. Berikut ini adalah contoh – contoh sistem informasi manajemen dalam sebuah organisasi (Pengestu, 2009). 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system). 3. Sistem informasi personalia (personnel information systems). 4. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems). 6. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

commit to user II-10


digilib.uns.ac.id

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems). 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems).

2.3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2.3.1 Identifikasi Sistem Awal Identikasi sistem merupakan suatu tindakan yang dilakukan peneliti untuk mengetahui sejauh mana sistem lama berjalan Kristanto (2003). Identifikasi sistem ditujukan untuk mengetahui kelemahan – kelemahan sistem lama. Dalam identifikasi sistem lama dilakukan pengumpulan informasi yang digunakan dalam proses identifikasi dan analisis sistem. Teknik pengumpulan data menurut Kristanto (2003) dibagi menjadi tiga yaitu dengan pengamatan, teknik wawancara langsung dan teknik kuisioner/daftar pertanyaan. 1. Pengamatan Teknik pengumpulan informasi melalui observasi atau pengamatan mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya data yang dikumpulkan mempunyai keandalan yang tinggi, analisis sistem melalui observasi dapat melihat langsung proses – proses yang ada dalam sistem, dapat digambarkan lingkungan fisik dari kegiatan, dan sebagainya. Kerugian teknik observasi, antara lain: pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu, observasi dapat mengganggu proses yang sedang diamati, dan sebagainya. 2. Teknik Wawancara Langsung Teknik wawancara melibatkan dua sisi antara user dengan pengembang sistem informasi. Teknik wawancara ini memiliki kelebihan diantaranya member kesempatan pada pewawancara untuk memberikan motivasi agar yang diwawancarai

dapat

menjawab

secara

bebas

terbuka

memungkinkan

pewawancara mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang, kebenaran hasil wawancara dapat dinilai dari sikap yang diwawancarai, dan lain – lain. Kelemahan teknik ini adalah membutuhkan waktu lama.



digilib.uns.ac.id

3. Teknik Kuisioner Teknik kuisioner memungkinkan untuk mendapatkan dari sejumlah besar orang dengan biaya yang wajar. Isi dari kuisioner berupa pertanyaan terstruktur yang dapat dijawab tanpa harus bertatap muka. Kebaikan teknik ini adalah kuisioner dapat tersebar banyak, responden tidak merasa terganggu. Sedangkan kerugiannya adalah tidak diketahui 100% responden menjawab dengan jujur atau tidak.

2.3.2 Pengembangan Kriteria Evaluasi Kriteria – kriteria evaluasi menurut Kristanto (2003) dapat dijelaskan, sebagai berikut: 1. Pencarian tujuan Sudahkan sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan, dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan yang ditetapkan. 2. Sudahkah tepat pada waktunya? Tepat pada waktunya dapat dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhanm waktu jawaban (respone time) atau waktu operational lainnya. 3. Biaya yang diperlukan Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya per unit, biaya pemeliharaan, atau biaya lainnya seperti biaya operational, investasi dan implementasi. 4. Kualitas yang diperoleh Kriteria dalam hal kualitas adalah adakah dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahkan data/informasi diperbaiki. 5. Kapasitas produk Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa dekade mendatang. 6. Efisiensi dan produktifitas Kriterianya adalah apakah sistem lebih efisien daripada sebelumnya. Dan sudahkah produktifitas pemakai dari manajemen lebih ditingkatkan dari



digilib.uns.ac.id

sebelumnya, termasuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat, karena informasi yang dihasilkan oleh sistem baru. 7. Ketelitian / validitas Yang termasuk dalam kriteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan – kesalahan yang sebelumnya terjadi dapat diatasi atau ditangani atau berkurang volumenya. 8. Keandalan / reabilitas Apakah sistem baru yang dipakai lebih sedikit terhadap kemacetan dibanding dengan sistem sebelumnya.

2.4 DESAIN SISTEM Desain sistem suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru (Kristanto, 2003). Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru. Alat bantu yang digunakan dalam desain sistem adalah Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data (Data Dictionary), Diagram Konteks, Daftar Kejadian dan lain – lain. Tetapi yang biasa digunakan dalam desain sistem adalah Data Flow Diagram (DFD). Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifik yang terperinci untuk pengembangan sistem baru. Dimulai dari spesifikasi output sistem yang diperlukan, mencakup isi format, volume dan frekuensi laporan – laporan dan dokumen – dokumen (Kristanto, 2003).

2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang di luar sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003). Data flow diagram (DFD) merupakan alat yang cukup populer, karena DFD ini dapat menggambarkan entitas, proses, arus data dan data store dalam sebuah sistem dengan terstruktur, terperinci dan jelas. DFD memiliki simbol-simbol yang masing-masing mempunyai arti berbeda-beda dalam



digilib.uns.ac.id

menggambarkan sebuah sistem, berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam Data flow diagram (DFD). 1. Entitas luar (External Entity) Entitas luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang berhubungan dengan sistem. Hubungan ini dapat berupa proses memberikan input pada sistem ataupun menerima output dari sistem. Entitas luar ini dapat berupa orang, organisasi atau sistem. Entitas luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dapat dilihat seperti pada gambar 2.2.

Gambar 2.2 Simbol entitas luar pada DFD Sumber : Kristanto, 2003 hal 56

2. Aliran data (Data flow) Arus data menggambarkan masukan dan keluaran setiap proses atau subsistem (Goal, 2008). Arus data ini digambarkan berupa anak panah yang sederhana yang menghubungkan entitas, proses dan data store. Hal tersebut menyatakan adanya aliran data yang terjadi antara entitas, proses dan data store. Arus data ini harus diberi nama yang jelas pada atas atau samping tanda panah. Hal tersebut untuk menjelaskan data apa yang mengalir tersebut. Simbol arus data dapat dilihat pada gambar 2.3.

Gambar 2.3 Simbol arus data di DFD Sumber : Kristanto, 2003 hal 47

3. Proses (Process) Proses adalah kegiatan yang melibatkan data. Proses DFD digunakan untuk menggambarkan apa yang terjadi pada data, bukannya apa yang terjadi pada bahan mentah (Goal, 2008). Pada physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang. Simbol proses dapat dilihat pada gambar 2.4.



digilib.uns.ac.id

Gambar 2.4 Simbol proses di DFD Sumber : Kristanto, 2003 hal 47

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, meliputi: a. Pengenal/ nomor proses Pengenal merupakan nomor yang ada pada simbol proses menunjukkan level DFD dan nomor proses. Pengenal digunakan untuk member kemudahan dalam membaca Proses DFD. b. Nama Proses Nama proses menunjukkan proses apa yang diwakili oleh simbol proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap unutk menggambarkan proses yang terjadi. Nama proses biasanya merupakan suatu kalimat yang diawali dengan kata kerja dan menujukkan diskripsi dari proses yang terjadi. Nama proses biasanya diletakkan di bawah nomor proses. c. Kegunaan Fisik Kegunaan fisik menunjukkan kegunaan dari proses tersebut. Kegunaan fisik ini bersifat optional, dan biasanya diabaikan dalam penggunaan simbol proses DFD. 4. Berkas atau penyimpanan data (Data store) Penyimpanan data atau arsip adalah tempat sederhana untuk menyimpan data dalam jangka waktu yang lama. Bisa saja dalam sebuah lemari rak, buku petunjuk/ pedoman atau arsip computer. Pada sistem terkomputasi, data kemungkinan disimpan pada sistem manajemenen basis data (DBMS/database management system) (Goal, 2008). Nama berkas ditulis di dalam simbol berkas menunukkan nama file atau dokumen yang disimpan. Simbol dari data store dapat dilihat pada gambar 2.5.

Gambar 2.5 Simbol berkas di DFD Sumber : Kristanto, 2003 hal 58



digilib.uns.ac.id

2.4.2 Diagram Alir (Flowchart) Flowchart adalah representasi grafik dari langkah-langkah yang harus diikuti dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol merepresentasikan suatu kegitan tertentu (Dewi, 2009). Flowchart membagi suatu permasalahan ke dalam segmen-segmen yang lebih terperinci, sehingga menolong analis dan programmer dalam menyelesaikan permasalahan tersebut. Flowchart mempermudah dalam membuat alternatif penyelesaian penyelesaian masalah. Terdapat beberapa jenis flowchart, diantaranya: 1. Diagram Alir Proses (Process Flowchart) 2. Diagram Alir Program (Program Flowchart) 3. Diagram Alir Sistem (System Flowchart) 4. Diagram Alir Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) 5. Diagram Alir Skematik (Schematic Flowchart) Flowchart terdiri dari sekumpulan simbol, simbol-simbol tersebut masingmasing memiliki arti tersendiri. Berikut adalah simbol-simbol flowchart standar dan pengertiannya dalam Dewi (2009). 1. Simbol Input Simbol input digambarkan dengan bangun jajar genjang seperti pada gambar 2.6. Simbol ini digunakan untuk melambangkan kegiatan penerimaan input. Dalam simbol ini, dapat dituliskan input yang diperlukan pada suatu waktu secara satu per satu maupun secara keseluruhan, tetapi biasanya input yang dimasukkan pada suatu waktu, dituliskan secara bersamaaan secara keseluruhan dengan tujuan efisiensi ruang gambar.

Gambar 2.6 Simbol input Sumber: Dewi, 2009 hal 3

2. Simbol Proses Simbol proses digambarkan dengan bangun persegi panjang seperti pada gambar 2.7. Simbol ini digunakan untuk melambangkan kegiatan pemrosesan input. Dalam simbol ini, dapat dituliskan operasi-opersai yang dikenakan pada



digilib.uns.ac.id

input, maupun operasi lainnya. Sama seperti aturan pada input, penulisan dapat dilakukan secara satu per satu maupun secara keseluruhan.

Gambar 2.7 Simbol proses Sumber: Dewi, 2009 hal 3

3. Simbol Output Simbol output digambarkan seperti gambar 2.8. Simbol ini digunakan untuk melambangkan kegiatan penampilan output. Dalam simbol ini, dapat dituliskan senua output yang harus ditampilkan oleh program. Penulisannya dapat dilakukan satu per satu maupun secara keseluruhan.

Gambar 2.8 Simbol output Sumber: Dewi, 2009 hal 3

4. Simbol Percabangan atau decision Simbol percabangan digambarkan dengan bangun belah ketupat seperti pada Gambar 2.9. Simbol ini digunakan untuk melambangkan percabangan, yaitu pemeriksaan terhadap suatu kondisi. Dalam simbol ini, dapat dituliskan keadaan yang harus dipenuhi. Hasil dari pemeriksaan ini adalah Yes atau No. jika pemeriksaan menghasilkan keadaan yang benar, maka jalur yang harus dipilih adalah jalur berlabel Yes, sedangkan jika pemeriksaan menghasilkan keadaan salah, maka jalur yang harus dipilih adalah jalur yang berlabel No. Penulisan keadaannya secara satu persatu.

Gambar 2.9 Simbol percabangan Sumber: Dewi, 2009 hal 4

5. Simbol Prosedur Simbol prosedur digambarkan dengan bangun seperi gambar 2.10. simbol ini berperan sebagai blok pembangun dari suatu program. Prosedur prosedur memiliki suatu flowchart yang berdiri sendiri diluar flowchart utama. Jadi



digilib.uns.ac.id

dalam simbol ini, cukup dituliskan nama prosedurnya saja, seperti jika melakukan pemanggilan suatu prosedur pada program utama (main program). Penulisan nama prosedur dilakukan satu per satu.

Gambar 2.10 Simbol prosedur Sumber: Dewi, 2009 hal 4

6. Simbol Garis Alir Simbol garis alir atau flowlines digambarkan dengan anak panah seperti pada gambar 2.11. Simbol ini digunakan untuk menghubungkan setiap langkah dalam flowchart dan menunjukan kemana arah aliran diagram. Anak panah ini harus mempunyai arah dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah. Anak panah ini juga dapat diberi label, khususnya jika keluar dari simbol percabangan.

Gambar 2.11 Simbol garis alir Sumber: Dewi, 2009 hal 4

7. Simbol Terminator Simbol terminator digambarkan dengan bangun seperti gambar 2.12. Terminator berfungsi untuk menandai awal dan akhir dari suatu flowchart. Simbol ini biasanya diberi label start atau mulai untuk menandai awal dari flowchart, dan label stop atau selesai untuk menandai akhir dari flowchart. Jadi dalam sebuah flowchart pasti terdapat sepasang terminator yaitu terminator.

Gambar 2.12 Simbol terminator Sumber: Dewi, 2009 hal 5

8. Simbol Konektor Simbol konektor digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dalam sebuah flowchart dengan keadaan on page atau off page. On page connector digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dari flowchart dalam satu halaman, sedangkan off page connector



digilib.uns.ac.id

digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dari flowchart dalam halaman yang berbeda. Connector ini biasanya saat media yang digunakan untuk mengambar flowchart tidak cukup luas untuk memuat gambar secara utuh, jadi perlu dipisah-pisahkan. Dalam sepasang connector biasanya diberi label tertentu yang sama agar lebih mudah diketahui pasangannya.

Gambar 2.13 Simbol on-page connector Sumber: Dewi, 2009 hal 5

Gambar 2.14 Simbol off-page connector Sumber: Dewi, 2009 hal 5

9. Simbol Komentar Simbol komentar atau annotation digunakan untuk menuliskan komentar atau keterangan yang dirsa penting. Dalam simbol ini, dapat dituliskan komentar apapun dan sebanyak apapun, hal ini berguna untuk memperjelas langkahlangkah dalam flowchart.

Gambar 2.15 Simbol Komentar Sumber: Dewi, 2009 hal 5

Gambar 2.15 Simbol Komentar Sumber: google.com

2.5 BASIS DATA (DATABASE) 2.5.1 Pengertian Basis Data Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data (Simarmata, 2007). Basis data ini tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Basis data terkomputasi dapat di-update, file dapat terorganisasi, dan informasi dapat dibaca, dicari dengan cepat, dan di-retrieve menggunakan komputer (Simarmata, 2007).



digilib.uns.ac.id

Dengan basis data ini setiap orang atau bagian dapat memahami data sebagai suatu hal yang berguna. Karena basis data memberikan informasi kompleks terhadap sebuah permasalahan. Sumber data untuk basis data ini ditangani oleh sebuah aplikasi sendiri. Jadi, sumber data untuk basis data akurat dan terpercaya.

2.5.2 Perencanaan Basis Data Secara Umum Dalam membuat suatu basis data diperlukan suatu langkah atau tahapan agar pengorganisasian file dapat menjadi lebih baik. Langkah utama tersebut, yaitu: 1. Menentukan tipe-tipe file. Basis data dibentuk dari suatu kumpulan file. Kumpulan file tersebut dapat digolongkan, sebagai berikut: a. File induk (master file) b. File transaksi (transaction file) c. File laporan (report file) d. File sejarah (history file) e. File pelindung (backup file) f. File kerja (working file) 2. Membuat organisasi dan akses file. Organisasi file diartikan sebagai pengaturan dari record-record pada database. Organisasi file ini dapat dilakukan secara berurutan dan secara acak. Sedangkan akses file diartikan sebagai suatu metode program komputer dalam membaca record-record dari suatu file. Pengaksesan data dapat dilakukan secara urut atau secara langsung.

2.5.3 Sistem Manajemen Basis Data Istilah basis data sering disalahgunakan sebagai sinonim untuk sistem manajemen basis data atau Database Management Sistem (DBMS), padahal keduanya tidak sama. Sistem manajemen basis data adalah mekanisme perangkat lunak dalam pengelolaan data (Simarmata, 2007). Sistem manajemen basis data ini sudah dikembangkan untuk mengatasi berbagai kesulitan dalam penggunaan sistem pengelolaan file.



digilib.uns.ac.id

Menurut Simarmata (2007) sistem manajemen basis data (DBMS), terdiri dari: 1. Suatu koleksi model, program dan tabel –tabel. 2. Suatu metode akses dan sebuah metodologi akses. 3. Sekumpulan masukan data, manipulasi data, pelaporan, dan tool-tool retrieval. 4. Ketentuan built-in untuk keamanan dan integritas data. 5. Sekumpulan file, record, serta uraian – uraian elemen. 6. Peraturan tentang logika untuk mengonstruksi file dan menangani data. 7. Spesifikasi untuk menyimpan data fisik. DBMS dimasukkan ke dalam empat kelompok utama, seperti terlihat dalam gambar 2.8.

Gambar 2.16 Fungsi –fungsi DBMS Sumber : Simarmata, 2007 hal 15

Simarmata (2007) menjelaskan fungsi – fungsi DBMS sebagai berikut. 1. Definisi data. Penjelasan struktur data baru untuk suatu basis data, pemindahan struktur basis data, serta pemodifikasian struktur dari data yang ada. 2. Perawatan data. Memasukkan data baru ke dalam struktur data yang ada, memperbaruhi data di dalam struktur data yang ada, dan menghapus data yang ada.



digilib.uns.ac.id

3. Retrieval data. Peng-query-an data yang ada oleh pengguna akhir dan pengekstrakan data sebagai penggunaan oleh program aplikasi. 4. Kontrol data. Menciptakan dan mengawasi pengguna basis data, dan pengawasan kinerja basis data.

2.5.4 Teknik Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relasinya (Kristanto, 2004). Teknik normalisasi digunakan pada tahap perancangan model konseptual database. Sebelum dilakukan perancangan model konseptual dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada pada spesifikasi yang akan datang. Berikut ini beberapa konsep yang harus diketahui dalam menyusun database dengan teknik normalisasi (Kristanto, 2004). 1. Field (Atribut Kunci). Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. 2. Candidate Key (Kunci Kandidat). Merupakan satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entitas. 3. Primary Key (Kunci Primer). Merupakan satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. 4. Alternate Key (Kunci alternatif). Merupakan kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 5. Foreign Key (Kunci Tamu). Satu atribut (atau satu set atribut) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Teknik normalisasi terdiri dari empat tahap perancangan, yaitu basis data bentuk tidak normal, basis data bentuk normal kesatu, basis data bentuk normal kedua dan basis data bentuk normal ketiga. Tahapan normalisasi ini dijelaskan oleh Kristanto (2004), sebagai berikut:



digilib.uns.ac.id

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat juga tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu semua data dibentuk dalam format flat file (file datar/ rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field – field berupa “atomic value”. Tidak ada file atribut yang berulang – ulang atau atribut bernilai ganda (multi value). Setiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata – kata sehingga artinya lain. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/ primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan primary key. Primary key haruslah unik dan dapat mewakili atribut kunci lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah tergantung hanya pada satu primary key dan pada primary key secara keseluruhan.

2.5.5 Basis Data MySQL SQL (Structured Query Language) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO (International Standards Organization) dan ANSI (the American National Standars Institute) yang dikenal dengan sebutan SQL86 (Kadir, 2003). SQL ini dapat digunakan untuk mengambil data (query), membuat tabel (create table), menginput data (insert), mengedit data (update) dan menghapus data (delete).



digilib.uns.ac.id

MySQL adalah database server yang paling terkenal dan menggunakan bahasa pemrograman SQL. Bahasa pemrograman ini termasuk bahasa pemrograman yang mudah dipahami. Berikut ini perintah dasar MySQL (Stephens, et al). 1. CREATE TABLE Perintah CREATE TABLE digunakan untuk membuat tabel. Contoh penggunaannya, sebagai berikut: CREATE TABLE `tabel_barang` ( ìd_barang` INT NOT NULL , `nama` VARCHAR( 40 ) NOT NULL , `harga` VARCHAR( 40 ) NOT NULL , PRIMARY KEY ( ìd_barang` ) ) ENGINE = MYISAM ; Perintah diatas merupakan perintah untuk membuat tabel dengan nama tabel adalah tabel_barang yang mempunyai tiga field. Yaitu Field id_barang dengan bentuk data integer, nama dengan bentuk data varchar(40) dan harga dengan bentuk data varchar(40). 2. SELECT Perintah SELECT digunakan untuk menampilkan data dalam tabel. Contoh penggunaannya, sebagai berikut: SELECT nama FROM `tabel_barang` Perintah diatas merupakan perintah untuk menampilkan field nama dari tabel tabel_barang. 3. INSERT INTO Perintah INSERT INTO digunakan untuk memasukkan data ke dalam database. Contoh penggunaannya, sebagai berikut: INSERT INTO `tabel_barang` ( ìd_barang` , `nama` , `harga` ) VALUES ('1', 'Komputer', '90000000'); Perintah diatas merupakan perintah untuk memasukkan data id_barang, nama dan harga, yang masing – masing mempunyai nilai 1, Komputer dan 9000000. 4. UPDATE Perintah UPDATE digunakan untuk meng-update data ke dalam database. Contoh penggunaannya, sebagai berikut:



digilib.uns.ac.id

UPDATE `tabel_barang` SET ìd_barang` = '3', `harga` = '45000000' WHERE `tabel_barang`.ìd_barang` = ‘1’ Perintah diatas merupakan perintah untuk meng-update data id_barang, harga dimana id_barang dari 1 diganti 3 dan harga dari 9000000 diganti dengan 45000000. 5. DELETE Perintah DELETE digunakan untuk menghapus data dalam database. Contoh penggunaannya, sebagai berikut: DELETE FROM `tabel_barang` WHERE ‘id_barang’ = 3 Perintah diatas merupakan perintah untuk untuk menghapus data pada tabel_barang yang mempunyai id_barang = 3. 6. DROP TABLE Perintah DROP TABLE digunakan untuk menghapus sebuah tabel dalam database. Contoh penggunaannya, sebagai berikut: DROP TABLE ‘tabel_barang’ Perintah diatas merupakan perintah untuk menghapus tabel ‘tabel_barang’.

2.6 DESAIN ANTARMUKA (INTERFACE) Interface (antarmuka) pengguna merupakan tampilan di mana pengguna berinteraksi dengan sistem (Al Fatta, 2007). Tujuan dari antarmuka pengguna adalah untuk memungkinkan pengguna menjalankan setiap tugas dalam kebutuhan pengguna (user requirement). Jadi dalam membangun sebuah antarmuka pengguna harus berdasar pada kebutuhan pengguna. Dalam mengembangkan antarmuka pengguna perlu diingat beberapa prinsip antarmuka pengguna yang lain, yaitu: 1. Antarmuka yang baik tidak mengharuskan pengguna untuk mengingat tampilan antarmuka pengguna. 2. Antarmuka pengguna menampilkan apa yang dimengerti oleh pengguna atau visualisasi keadaan dari sistem yang sekarang. Ada beberapa hal yang harus dihindari dalam merancang interface (antarmuka), yaitu: 1. Menampilkan terlalu banyak informasi dan terlalu banyak pilihan.



digilib.uns.ac.id

2. Menampilkan terlalu sedikit informasi, terlalu sedikit pilihan dan tanpa konteks. 3. Eksploitasi struktur menu standar yang sudah familiar dengan perangkat lunak yang sering digunakan pengguna. Adapun tahapan dalam merancang interface menurut Al Fatta (2007) dijelaskan, sebagai berikut: 1. Desain perangkat lunak/ menu. Desain perangkat lunak/ menu meliputi desain menu yang akan ditampilkan dalam aplikasi yang dirancang. Desain menu mengakomodasi kebutuhan dari administrator dan user. Desain menu harus dibuat mudah untuk dipahami. Biasanya menu dibagi menjadi beberapa kategori dan di setiap kategori menu terdapat submenu yang berhubungan dengan menu sebelumnya. 2. Desain antarmuka. Desain antarmuka merupakan desain tampilan dari masing – masing menu yang dirancang. Desain antarmuka ini, meliputi: a. Desain form masukan Desain form masukan merupakan desain form yang berfungsi sebagai masukan data ke sistem atau ke basis data. Desain form masukan disesuaikan dengan kebutuhan data yang disimpan dalam basis data. b. Desain aplikasi server Desain aplikasi server merupakan desain yang dijadikan tampilan bagi administrator.

Desain

aplikasi

server

berdasarkan

kebutuhan

administrator. c. Desain aplikasi klien Desain aplikasi klien merupakan desain yang dijadikan tampilan bagi user. Desain aplikasi klien berdasarkan kebutuhan user. d. Desain form keluaran Desain form keluaran meliputi desain laporan dan desain tampilan dokumen yang tersimpan. Dalam mendesain form keluaran didasarkan pada keinginan bagaimana data ditampilkan.



digilib.uns.ac.id

2.7 PEMROGRAMAN WEB 2.7.1 Pengenalan Web World Wide Web (WWW) atau biasa disebut dengan Web atau Website, merupakan suatu sumber daya internet yang berkembang pesat. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu text pendek menjadi acuan untuk membuka dokumen yang lain (Kadir, 2003). Web telah digunakan banyak orang untuk keperluan organisasi. Fungsi penting web adalah menyampaikan informasi ke semua orang. Web pada perkembangannya juga digunakan untuk komersial. Sejarah web dimulai pada bulan maret 1989 (Kadir, 2003). Pada saat itu, Tim Berner-Lee yang bekerja di Laboratorium Fisika Partikel Eropa atau yang dikenal dengan nama CERN (Consei European pour la Recherce Nuclaire) yang berada di Genewa, Swiss, mengajukan protokol sistem distribusi informasi internet yang digunakan untuk berbagai informasi di antaranya para fisikawan. Protokol inilah yang selanjutnya dikenal sebagai World Wide Web dan dikembangkan oleh World Wide Web Consorsium (W3C). Sebagaimana diketahui, W3C adalah konsorsium dari sejumlah organisasi yang berkepentingan dalam pengembangan berbagai standar yang berkaitan dengan Web (Kadir, 2003). Aplikasi Web dibagi menjadi dua yaitu aplikasi Web Statis dan aplikasi Web Dinamis. Aplikasi Web Statis dibentuk dengan menggunakan HTML saja. Kekurangan aplikasi Web Statis adalah terletak pada kurang dinamisnya web yang dibuat. Sehingga ketika ingin melakukan perubahan, harus diubah seluruh sistemnya. Sedangkan aplikasi Web Dinamis jika ingin melakukan perubahan cukup merubah dibagian tertentu saja (Kadir, 2003). Pada dasarnya yang digunakan dalam pemrograman web adalah HTML. Tetapi dalam perkembangannya HTML ini dapat disisipi dengan script-script bahasa pemrograman lainnya seperti vbscript, javascript, php dan lainya. Inilah yang membuat web saat ini lebih handal.

2.7.2 Hyper Text Markup Language (HTML) HTML adalah kependekan dari Hyper Text Markup Language, yang artinya tata cara penulisan yang digunakan dalam dokumen Web (Setiawan, 2004).



digilib.uns.ac.id

Dokumen HTML ini merupakan dokumen teks murni yang dapat dibuat dengan editor teks biasa seperti notepad atau notepad++. Dokumen HTML ini dapat dibuka dengan browser seperti mozilla firefox, opera, internet explore, flock dan lain – lain. HTML mampu menampilkan gambar, video dan suara. Dalam dokumen HTML dikenal istilah tag, yaitu sebuah elemen dalam HTML yang diapit oleh tanda kurang dari (<) dan lebih dari (>). Contoh tag – tag dasar HTML, sebagai berikut: a. HTML Tag html merupakan merupakan identitas dari dokemen HTML. Setiap dokumen HTML selalu diawali dengan tag ini. Cara penulisan tag html adalah pada awal dokumen HTML dan pada akhir dokumen HTML. b. Head Head atau merupakan tag kepala yang berisikan title, meta, dan script yang di-include-kan. Contoh script yang di-inclide-kan, yaitu javascript dan vbscript. Cara penulisan tag head adalah pada awal tag dan pada akhir tag. c. Title Title merupakan tag yang dituliskan di dalam tag head yang berfungsi untuk memberikan judul pada dokumen HTML. Judul ini nantinya akan tertulis di atas browser. Cara penulisan tag title adalah pada awal tag dan pada akhir tag. d. Body Body merupakan bagian tubuh dalam sebuah dokumen HTML. Di dalam body inilah tulisan – tulisan yang ditampilkan dalam browser dituliskan. Cara penulisan tag body adalah pada awal tag dan pada akhir tag. e. Heading Heading merupakan bagian untuk menuliskan topik utama dalam sebuah dokumen HTML. Tag heading memiliki enam buah ukuran huruf yaitu 1, 2, 3, 4, 5, dan 6. Ukuran huruf yang paling besar adalah 1 dan yang paling kecil adalah 6.



digilib.uns.ac.id

f. Paragraf Tag paragraf merupakan tag yang menandakan bahwa tulisan itu adalah sebuah paragraf. Cara penulisan tag adalah diawal paragraf dengan
dan diakhir paragraf dengan
. g. Font Tag font merupakan tag yang digunakan untuk mengatur bentuk dan tampilan suatu huruf dalam dokumen HTML. Cara penulisan tag adalah diawal huruf dengan dan diakhir paragraf dengan . Di dalam tag font terdapat beberapa properti anatar lain size untuk mengatur ukuran huruf, color untuk mengatur warna huruf, face yang digunakan untuk mengatur jenis huruf, dan sebagainya. h. Break Line Tag break line digunakan untuk memotong kalimat didalam sebuah dokumen HTML. Cara penulisan tag break line adalah diawal huruf dengan
atau
di akhir sebuah kalimat yang akan dipotong. i. Horizontal Line Tag horizontal Line digunakan untuk menggambarkan sebuah garis mendatar dalam dokumen HTML. Cara penulisan tag horizontal line yaitu
. j. Marquee Tag marquee digunakan untuk menuliskan text berjalan dalam sebuah dokumen HTML. Cara penulisan tag marquee adalah diawali dengan <marquee [properti]> dan diakhiri dengan . k. Comment Jika ingin menambahkan sebuah komentar dalam sebuah dokumen HTML tetapi komentar itu tidak ditampilkan dalam browser maka ditambahkan tag comment. Cara penulisan tag comment adalah diawali dengan .



digilib.uns.ac.id

2.7.3 Contoh Dokumen HTML Berikut ini adalah contoh sebuah dokumen HTML (Carr, dkk., 1996):

Dokumen HTML diatas akan menghasilkan tampilan di browser seperti terlihat pada gambar 2.9.



digilib.uns.ac.id

Gambar 2.17 Contoh dokumen HTML dalam browser Sumber : Carr dkk., 1996

2.7.4 Cascade Style Sheet (CSS) CSS digunakan oleh web designer untuk mengatur style elemen yang ada dalam halaman web, mulai dari memformat text, sampai pada memformat layout. Tujuan dari penggunaan CSS ini adalah supaya diperoleh suatu kekonsistensian style pada elemen tertentu (Ari, 2007). Berikut ini adalah contoh penggunaan CSS.



digilib.uns.ac.id

Text yang tercetak merah adalah contoh CSS. CSS yang sudah didefinisikan dalam tag kemudian akan dipanggil di tag HTML. CSS diatas akan menghasilkan perubahan rata text pada tampilan di browser. Hasil eksekusi dokumen di atas dapat dilihat pada gambar 2.10.

Gambar 2.18 Contoh Penggunaan CSS Sumber : Ari, 2007 hal 37



digilib.uns.ac.id

2.7.5 Pre Hipertext Procesor (PHP) PHP (Pre Hypertext Prepocessor) adalah bahasa pemrogaman yang dieksekusi di dalam dokumen HTML. PHP merupakan skrip yang berjalan di server dan sangat popular di lingkungan linux. Saat ini, PHP dapat berjalan di pada berbagai platform, dari UNIX hingga Windows (Kadir, 2003). Sintaks PHP akan dijalankan pada server sedangkan yang dikirim ke browser hanya hasilnya saja. Inilah yang merupakan kelebihan sintaks PHP, yaitu securitas yang tinggi. Bahasa PHP ini ditulis menyatu dalam dengan tag – tag HTML. Penulisan bahasa PHP ini dimulai dengan tanda . Berikut ini contoh penulisan bahasa PHP yang menyatu dengan tag HTML.

File diatas mengandung bahasa PHP, yaitu:

1. Tipe Data dalam PHP Tipe data dalam PHP dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu dijelaskan sebagai berikut. a. Integer Tipe data integer adalah semua bilangan bulat antara -147483648 sampai +2147483647. b. Floating point Tipe data floating point merupakan tipe data desimal. c. Boolean Tipe data boolean merupakan tipe data yang memiliki dua nilai, yaitu true dan false.



digilib.uns.ac.id

d. Array Tipe data array merupakan data yang menyimpan data-data lainnya. Data yang disimpan dalam array dapat berjumlah satu atau banyak. e. String Tipe data string merupakan tipe data yang berupa teks. Penulisan tipe data string ini di dalam PHP diapit dengan tanda petik dua (“). f. Obyek Tipe data obyek adalah tipe data yang dapat berupa fungsi, variabel atau pun bilangan biasa. 2. Variabel Variabel dalam php diawali dengan simbol $. Misalnya : $angka = 55, mempunyai arti sebuah variabel yang bernama angka dengan nilai berupa bilangan integer 55. Nama variabel dapat berupa kumpulan angka, huruf atau underscore. Pendeklarasian variabel dalam PHP selalu diikuti dengan pemberian nilai. Jika terdapat nama variabel yang sama maka nilai dari variabel tersebut sama dengan variabel yang dideklarasikan paling akhir. 3. Operator Operator

digunakan

untuk

melakukan

manipulasi

data.

Operator

diklasifikasikan menjadi empat jenis yaitu arihtmetic operator, relational operator dan logical operator. 1) Arithmetic operator Arithmetic operator digunakan untuk melakukan perhitungan matematika dasar. Misalnya: $perkalian = 10 * 4; Operator * berfungsi untuk mengalikan kedua bilangan (10 dan 4). Ada jenis arithmetic operator lainnya, yaitu: + : penjumlahan -

: pengurangan

/

: pembagian

% : nilai sisa pembagian



digilib.uns.ac.id

2) Relational operator Relational operator digunakan untuk membandingkan nilai dari dua data. Hasil perbandingan dinyatakan dalam nilai boolean. Jenis-jenis relational operator, yaitu: = = : memeriksa apakah ruas kanan bernilai sama dengan ruas kiri. ! = : memeriksa apakah ruas kanan tidak bernilai sama dengan ruas kiri. <

: memeriksa apakah ruas kiri bernilai lebih kecil dengan ruas kanan.

> = : memeriksa apakah ruas kiri bernilai lebih besar atau sama dengan ruas kanan. < = : memeriksa apakah ruas kiri bernilai lebih kecil atau sama dengan ruas kanan. 3) Logical operator Logical operator digunakan untuk membandingkan dua nilai boolean. Hasil dari penggunaan logical operator juga menunjukkan subuah nilai boolean. Tabel 2.1 menunjukkan contoh dari logika operator. Tabel 2.1 Logika Operator Ruas Kiri

Operator

Nama

Ruas Kanan

Hasil

True

&&

And

True

True

True

&&

And

False

False

False

&&

And

True

False

False

&&

And

False

False

True

||

Or

True

True

True

||

Or

False

True

False

||

Or

True

True

False

||

Or

False

False

4. Statement Control a. Statement If Penulisan statement if, sebagai berikut: If ( ekspresi ) { PernyataanA;



digilib.uns.ac.id

} Else { PernyataanB; } atau If (ekspresiA) PernyataanA; Else if (ekspresB) PernyataanB; Else PernyataanC; b. Statement Switch Penulisan Statement Switch, sebagai berikut: switch (ekspresi) { case ekspresiA: pernyataanA; break; case ekspresiB: pernyataanB; break ---- dst ---case ekspresiN: pernyataanN; break; } c. Statement While Penulisan statement While, sebagai berikut:


digilib.uns.ac.id

Echo ”Ini bilangan ke- ” $A; $A ++; } } ?> d. Statement FOR Penulisan statement FOR, sebagai berikut: e. Statement Foreach Penulisan statement foreach, sebagai berikut: foreach (variabel_array as key = > value) { StatementA; StatementB; .... } 5. Include dan Require Include dan Require digunakan untuk mengambil atau memanggil file eksternal. Fungsi include dan require sangat penting karena dapat memanggil beberapa bentuk tidak hanya file HTML ataupun PHP. Contoh penggunaan Include dan Require, sebagai berikut: Misal terdapat kita mempunyai file bernama data_rahasia.inc. Di dalam data tersebut terdapat beberapa data dan data tersebut akan dipanggil ke dalam file PHP dan dijadikan file array. Penulisan include, sebagai berikut:



digilib.uns.ac.id

Fungsi PHP diatas akan menuliskan data dalam file data_rahasia.inc dalam bentuk data array. 6. Fungsi Operasi dalam PHP Fungsi operasi dalam PHP adalah suatu fungsi untuk melakukan suatu tindakan atau perintah tertentu dalam PHP. Dalam PHP terdapat ratusan fungsi dengan kegunaan yang berbeda–beda. Misalnya dalam memanipulasi data string dapat digunakan fungsi strlen( ), strrev( ), str_pad( ), substr( ), str_replace( ), strcmp( ) dan sebagainya.



digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini diuraikan secara sistematis mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun langkahlangkah yang dilakukan dalam penelitian ini ditunjukkan pada gambar. 3.1. Mulai

Identifikasi Masalah Studi Literatur

Pengamatan sistem awal

Perumusan Masalah

Tujuan Penelitian

Analisis Sistem Lama

Analisis Kekurangan Sistem Analisis Kebutuhan Sistem

Desain Sistem Baru

Desain Database

Desain Interface

Pembuatan Program

Pengujian Program

Program telah lulus diuji?

Analisis dan Interpretasi Hasil Kesimpulan dan Saran

Analisis dan Interpretasi Hasil

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 3.1 Diagram alir metodologi penelitian

commit to user III-1


digilib.uns.ac.id

Diagram alir metodologi penelitian pada gambar 3.1 dapat diuraikan, sebagai berikut:

3.1 TAHAP IDENTIFIKASI MASALAH Tahap ini diawali dengan studi literatur, pengamatan sistem awal, perumusan masalah, penentuan tujuan penelitian. Langkah-langkah yang ada pada tahap identifikasi masalah tersebut dijelaskan pada subbab berikut ini. 1. Studi pustaka, Studi pustaka dilakukan untuk mendukung proses penyelesaian penelitian ini. Studi pustaka dilakukan dengan mencari informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri. Studi pustaka ini dilakukan dengan mempelajari beberapa literatur, yaitu buku, internet, jurnal, dan penelitian yang berkaitan. Teori yang harus dikuasai dalam studi pustaka ini yaitu mengenangi konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi manajemen, konsep perancangan sistem, perancangan database, perancangan interface dan pembuatan program berbasis web. 2. Pengamatan sistem awal, Pengamatan sistem awal dilakukan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan. Pengamatan sistem ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan pengguna sistem. Wawancara dilakukan terhadap pengguna sistem di tingkat Jurusan Teknik Industri dan di tingkat Fakultas Teknik. Selain melakukan wawancara, peneliti juga mencoba sistem aplikasi yang digunakan di tingkat Fakultas Teknik. Dengan melakukan pengamatan sistem ini maka dapat diketahui kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem lama. 3. Perumusan masalah, Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, kemudian disusun sebuah perumusan masalah. Perumusan masalah dilakukan dengan menetapkan sasaran-sasaran yang akan dibahas untuk kemudian dicari solusi pemecahan masalahnya. Perumusan masalah dilakukan agar peneliti dapat fokus dalam membahas permasalahan yang dihadapi. Adapun permasalahan yang akan dibahas lebih lanjut adalah bagaimana merancang sistem informasi



digilib.uns.ac.id

inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Tujuan penelitian, Tujuan penelitian ditetapkan agar penelitian yang dilakukan dapat menjawab dan menyelesaikan rumusan masalah yang dihadapi. Adapun tujuan penelitian yang ditetapkan dari hasil perumusan masalah adalah menganalisis kebutuhan sistem untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem yang lama dan merancang sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.2 TAHAP PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 3.2.1 Analisis Sistem Lama Analisis sistem lama dilakukan untuk mengetahui proses - proses yang terjadi pada sistem lama. Analisis sistem lama ini menggunakan data flow diagram (DFD). DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang di luar sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003). Dengan data flow diagram (DFD) akan diketahui proses yang terjadi dan aliran data pada sistem lama. Dari analisis sistem lama ini juga diketahui proses – proses yang belum berjalan dengan baik pada sistem lama.

3.2.2 Analisis Kekurangan Sistem Analisis kekurangan sistem dilakukan untuk mengetahui kekurangan – kekurangan pada sistem lama. Analisis kekurangan sistem ini dilakukan pada proses – proses yang terjadi pada sistem lama. Dalam analisis kekurangan sistem dijelaskan kekurangan – kekurangan sistem lama dan akibat – akibat yang yang ditimbulkan dari kekurangan tersebut.

3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan setelah melakukan analisis sistem lama dan analisis kekurangan sistem. Dari analisis sistem lama dan analisis kekurangan



digilib.uns.ac.id

sistem didapat kekurangan dan permasalahan sistem lama. Fungsi analisis kebutuhan sistem adalah menentukan kebutuhan sistem baru yang dapat mengurangi atau mengatasi kekurangan dan permasalahan sistem lama tersebut. Analisis kebutuhan sistem yang dilakukan berdasarkan urutan analisis kebutuhan sistem yang dikemukakan oleh Kristanto (2003). Urutan – urutan analisis kebutuhan sistem ini, yaitu: 1. Menentukan tujuan utama (major goal), Pertama yang dilakukan dalam melakukan analisis kebutuhan sistem adalah menentukan tujuan utama (major goal). Tujuan utama berisi alasan – alasan mengapa sistem baru perlu didesain. Tujuan utama ini disusun berdasarkan analisis kekurangan sistem lama. 2. Menentukan intermediate goal, Intermediate goal diartikan sebagai tugas – tugas yang dapat dilakukan oleh sistem dengan sedikit atau tanpa biaya ekstra. 3. Menentukan minor goal, Minor goal yaitu fungsi-fungsi yang dapat dilakukan sistem baru untuk organisasi, yang memang ada pada sistem baru tanpa tambahan biaya sama sekali. 4. Menentukan output yang harus dihasilkan, Output sistem disusun berdasarkan kebutuhan sistem baru. Output sistem ini berupa informasi – informasi dalam form yang dapat mengatasi kekurangan – kekurangan sistem lama. 5. Menentukan input yang diperlukan, Input sistem ditentukan berdasarkan output yang diinginkan. Input sistem ini mengakomodasi kebutuhan sistem yang akan diproses menjadi output yang diinginkan. 6. Menentukan operasi yang dilakukan, Operasi sistem merupakan sebuah proses yang mengubah input sistem menjadi output sistem yang diinginkan.



digilib.uns.ac.id

3.2.4 Desain Sistem Baru Pada desain sistem baru ini dilakukan perancangan terhadap proses – proses dan aliran data pada sistem baru. Desain sistem baru ini menggunakan data flow diagram (DFD). Desain sistem baru ini terdiri dari tiga tahap. Pertama adalah merancang model hirarki sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri. Kedua adalah merancang diagram kontek. Dan ketiga adalah merancangan level – level DFD. Sistem baru yang dirancang sampai pada DFD level ke-2.

3.2.5 Desain Database Desain database dalam perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta ini menggunakan teknik normalisasi. Proses normalisasi diartikan sebagai proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya (Kristanto, 2004). Teknik normalisasi sering digunakan untuk merancang database karena teknik ini mudah digunakan dan dapat menghasilkan database yang optimal. Proses perancangan database dengan teknik normalisasi ini dapat dimulai dari dokumen dasar yang dipakai dalam sistem (Kristanto, 2004). Dokumen dasar dalam rancangan sistem informasi inventarisasi barang di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta ini adalah berupa data store yang didapat pada desain sistem baru. Proses normalisasi dilakukan dalam empat langkah yaitu menyusun bentuk unnormalized, bentuk normal kesatu (1NF), bentuk normal kedua (2NF) dan bentuk normal ketiga (3NF).

3.2.6 Desain Interface Interface (antarmuka) pengguna merupakan tampilan di mana pengguna berinteraksi dengan sistem. Tujuan dari antarmuka pengguna adalah untuk memungkinkan pengguna menjalankan setiap tugas dalam kebutuhan pengguna (user requirement) (Al Fatta, 2007). Desain interface ini dilakukan dalam dua tahap perancangan berdasarkan tahap perancangan interface yang dikemukakan oleh Al Fatta (2007). Yaitu tahap



digilib.uns.ac.id

perancangan perangkat lunak / menu dan tahap perancangan interface yang terdiri dari desain form masukan, desain aplikasi server, desain aplikasi klien dan desain form keluaran.

3.2.7 Pembuatan Program Pembuatan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta ini menggunakan bahasa pemrograman berbasis web. Bahasa pemrograman yang dipakai dalam perancangan ini adalah html dan php. Dalam pembuatan program ini juga digunakan css dan javascript. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai logika – logika pemrograman yang dirancang dengan menggunakan diagram alir (flowchart).

3.2.8 Pengujian Program Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan sistem atau belum. Pengujian sistem ini terdiri dari dua tahap, yaitu validasi program aplikasi dan validasi sistem. Validasi program aplikasi terdiri dari dua tahap yaitu black box testing dan white box testing. Black box testing dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan (Al Fatta, 2007). Jika ditemukan kesalahan output dalam black box testing maka dilakukan white box testing. White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak (Al Fatta, 2007). Sedangkan validasi sistem adalah tahap untuk mengetahui apakah program yang dibuat ada kesalahan atau tidak dalam pengolahan data dan sistem harus dapat diterapkan pada sistem inventarisasi sesungguhnya.

3.3 TAHAP ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bagian ini berisi tentang analisis hasil perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri. Analisis hasil



digilib.uns.ac.id

perancangan ini meliputi analisis sistem baru, analisis program aplikasi dan analisis pengujian sistem.

3.4 TAHAP KESIMPULAN DAN SARAN 3.4.1 Kesimpulan Bagian ini berisi tentang kesimpulan yang didapat dari perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta ini.

3.4.2 Saran Bagian ini berisi tentang saran - saran yang diberikan kepada peneliti selanjutnya untuk mengembangkan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta ini lebih lanjut.



digilib.uns.ac.id

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi tentang tahapan perancangan sistem inventarisasi barang milik negara. Tahapan perancangan ini berdasarkan metodologi yang telah dibuat.

4.1 ANALISIS SISTEM LAMA Tahap analisis sistem lama merupakan tahap awal dalam perancangan sistem inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap proses – proses yang dilakukan pada sistem lama dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Hasil identifikasi sistem menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas dalam sistem lama belum berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga terjadi kesulitan saat melakukan analisis pada sistem lama. Oleh karena itu, analisis sistem lama ini menggunakan DFD hanya sampai pada level ke–0. Gambar 4.1 menunjukkan diagram konteks sistem lama. Sistem inventarisasi lama ini terdapat tiga entitas yaitu TU-TI, penanggungjawab laboratorium dan Fakultas Teknik. Tugas dari TU-TI adalah meng-update data inventaris dan memasukkan master data. Sedangkan laporan inventaris barang di setiap laboratorium dibuat oleh penanggungjawab laboratorium. Kemudian, laporan tersebut direkap oleh TU-TI untuk dilaporkan ke Fakultas Teknik.

Gambar 4.1 Diagram konteks sistem inventarisasi lama Gambar 4.2 menunjukkan data flow diagram (DFD) level ke-0 sistem inventarisasi lama. Pada sistem inventarisasi lama terdapat sembilan proses dan tiga entitas. Analisis sistem yang dilakukan meliputi sembilan proses tersebut.

commit to user IV-1


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.2 Data flow diagram level 0 sistem inventarisasi lama 4.1.1 Proses Pengadaan Barang Proses pengadaan barang dibagi menjadi dua kategori. Pertama, pengadaan barang dengan biaya kurang dari lima juta. Kedua, pengadaan dengan biaya lebih dari lima juta. Pengadaan barang kategori pertama dilakukan langsung oleh pihak jurusan. Bukti pengadaan barang untuk kategori ini hanya berupa kuitansi pembayaran. Sedangkan, pengadaan barang kategori kedua dilakukan oleh panitia pengadaan yang dibentuk oleh pihak jurusan Teknik Industri dan Fakultas Teknik. Pengadaan barang kategori ini dilakukan dengan menunjuk sebuah penyedia untuk melakukan pengadaan barang. Jika perkiraan biaya pengadaan kurang dari lima puluh juta maka akan dilakukan penunjukan sebuah penyedia secara langsung. Sedangkan untuk perkiraan biaya lebih dari lima puluh juta dilakukan lelang yang diikuti minimal tiga penyedia.

commit to user IV-2


digilib.uns.ac.id

Secara umum, proses pengadaan barang ini telah berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Tetapi masih ada permasalahan yang terjadi, yaitu proses pengadaan barang di tingkat laboratorium belum tercatat secara baik.

4.1.2 Proses Penomoran Barang Proses penomoran barang merupakan proses yang penting dalam melakukan inventarisasi barang karena proses ini adalah proses awal dalam inventarisasi barang dimana barang diberi nomor inventaris dan dibedakan satu dengan lainnya. Pemberiaan nomor ini mempermudah dalam mengidentifikasi atribut barang, mempermudah dalam proses pencarian barang dan sebagainya. Proses penomoran barang pada sistem inventarisasi lama dilakukan di tingkat fakultas dan universitas. Proses penomoran pada sistem lama berjalan lambat. Bahkan ada barang yang telah dibeli selama setahun belum diberi nomor. Hal ini dikarenakan proses inventarisasi ditingkat Universitas Sebelas Maret yang kurang baik. Selain itu, masalah yang cukup mengganggu dalam proses inventarisasi barang adalah nomor inventaris yang ditempel pada barang memiliki kualitas yang kurang baik. Sehingga setelah beberapa tahun nomor tersebut sudah hilang atau tidak terlihat.

4.1.3 Proses Perpindahan Barang Proses perpindahan barang merupakan proses dimana barang inventaris mengalami perpindahan dari ruangan satu ke ruangan yang lainnya. Proses perpindahan barang ini terjadi karena kebutuhan masing – masing laboratorium di jurusan Teknik Industri yang berubah. Misalnya jika terjadi perubahan layout ruangan di laboratorium tertentu, tentu saja kebutuhan kursi dan meja pun berubah sehingga terjadi perpindahan barang. Proses perpindahan barang ini belum tercacat dalam sistem inventarisasi lama.

4.1.4 Proses Peminjaman Barang Proses peminjaman barang merupakan proses dimana barang milik negara di jurusan Teknik Industri dipinjam oleh pihak tertentu. Misalnya, LCD yang dipinjam oleh mahasiswa untuk kepentingan seminar. Selama ini, proses

commit to user IV-3


digilib.uns.ac.id

peminjaman barang milik negara di jurusan Teknik Industri belum tercatat dengan baik. Sehingga jika ada kehilangan barang tertentu, sulit untuk mengidentifikasi siapa yang membawa atau bertanggung jawab.

4.1.5 Proses Pelaporan Kerusakan Barang Proses pelaporan kerusakan barang marupakan proses dimana pengelola barang di jurusan Teknik Industri melaporkan kerusakan barang ke Fakultas Teknik. Proses pelaporan kerusakan barang ini bertujuan agar dilakukan pemeliharaan terhadap barang yang mengalami kerusakan tersebut. Tetapi proses ini sering tidak dilakukan dan menunggu proses pengecekan barang. Pada proses pengecekan barang ini baru diketahui adanya kerusakan barang.

4.1.6 Proses Pemeliharaan Barang Proses pemeliharaan barang merupakan proses yang dilakukan terhadap barang inventaris yang rusak. Proses ini perlu dilaporkan ke tingkat Fakultas Teknik

karena

memerlukan

biaya.

Tetapi

dalam

kenyataannya,

biaya

pemeliharaan ini sering dibiayai sendiri dari dana jurusan Teknik Industri. Proses pemeliharaan ini tidak dilaporkan ke Fakultas Teknik. Permasalahan yang sering muncul dalam proses pemeliharaan barang adalah barang yang mengalami pemeliharaan tidak di-update kondisi dan spesifikasinya. Contohnya adalah ketika terjadi kerusakan pada DVD-ROM sebuah komputer. Kemudian DVD-ROM itu diganti dengan DVD-ROM baru dengan spesifikasi yang berbeda. Hal tersebut membuat data inventarisasi di jurusan Teknik Industri berbeda dengan data di Fakultas Teknik.

4.1.7 Proses Penghapusan Barang Proses

penghapusan

barang

merupakan

proses

dimana

dilakukan

penghapusan barang inventaris ketika barang tersebut telah rusak berat dan tidak dapat digunakan lagi. Setelah proses penghapusan barang kemudian barang tersebut akan dibuang atau digudangkan. Tetapi kenyataannya, selama ini belum ada proses penghapusan barang di jurusan Teknik Industri. Hal ini berkaitan dengan proses penomoran barang. Nomor yang diberikan kepada barang sering

commit to user IV-4


mengalami

kerusakan.

digilib.uns.ac.id

Sehingga

pengguna

barang

kesulitan

dalam

mengidentifikasi barang. Proses penghapusan barang ini seharusnya dilakukan karena pada kenyataannya banyak barang yang sudah digudangkan tetapi masih tercatat sebagai barang produktif.

4.1.8 Proses Pengecekan Barang oleh Fakultas Proses pengecekan kondisi barang merupakan proses dimana pengelola barang di Fakultas Teknik membentuk tim untuk memeriksa barang inventaris yang ada di jurusan Teknik Indutri. Proses pengecekan barang ini tidak dilakukan secara periodik. Biasanya, dilakukan bersamaan dengan proses penomoran barang. Dalam proses pengecekan barang ini akan dicatat perubahan yang terjadi pada barang, antara lain kondisi dan letak barang.

4.1.9 Proses Pelaporan Inventarisasi Barang Proses pelaporan inventarisasi barang merupakan pelaporan kondisi barang saat ini. Kondisi barang ini dinyatakan dalam persentase. Proses pelaporan inventarisasi barang ini lakukan tidak menentu. Kadang sebulan sekali, tetapi kadang enam bulan baru melakukan pelaporan kondisi barang. Hal ini dikarenakan pengelola di jurusan Teknik Industri kesulitan dalam melakukan pencarian barang. Proses pelaporan inventarisasi barang ini belum mempunyai format standar. Hal ini diikuti dengan proses pelaporan di level laboratorium yang melaporkan inventaris laboratorium dengan menggunakan format yang berbeda – beda. Akibatnya, proses inventarisasi menjadi terganggu.

4.2 ANALISIS KEKURANGAN SISTEM Setelah melakukan analisis sistem inventarisasi lama maka dilakukan analisis terhadap kekurangan – kekurangan sistem informasi inventarisasi lama. Analisis kekurangan sistem ini menjelaskan permasalahan yang terjadi pada sistem lama. Hasil dari analisis kekurangan sitem lama ini kemudian dijadikan sebagai acuan perbaikan sistem yang dilakukan. Dengan melakukan analisis

commit to user IV-5


digilib.uns.ac.id

kekurangan sistem maka diharapkan perbaikan sistem yang dilakukan lebih terfokus dalam mengatasi permasalahan yang ada.

4.2.1 Proses Pengadaan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses pengadaan barang yaitu proses pengadaan barang di tingkat laboratorium belum tercatat secara baik. Permasalahan ini mengakibatkan tidak teridentifikasinya barang yang telah dibeli oleh pihak laboratorium. Sehingga barang tersebut tidak terinventarisasi. Selain itu, akibat lain yang ditimbulkan adalah jika bukti pembelian itu hilang atau tidak ada, maka biaya pengadaan ini harus ditanggung oleh pihak laboratorium.

4.2.2 Proses Penomoran Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses penomoran barang ini adalah proses penomoran yang lambat, bahkan hingga satu tahun setelah proses pengadaan barang, penomoran barang ini belum dilakukan. Proses penomoran yang lambat ini mengakibatkan barang tersebut sulit untuk diidentifikasi dan diinventarisasi dengan baik. Sehingga proses inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri pun berjalan tidak optimal. Selain permasalahan itu, ada permasalahan lain dalam proses penomoran barang yaitu kualitas nomor inventaris yang ditempel pada barang kurang baik. Sehingga setelah beberapa tahun nomor tersebut sudah hilang atau tidak terlihat. Hal ini mengakibatkan adanya kesulitan saat melakukan identifikasi terhadap barang tersebut. Permasalahan lainnya adalah nomor inventaris barang kadang tidak cocok dengan data yang tersimpan.

4.2.3 Proses Perpindahan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses perpindahan barang ini yaitu proses perpindahan barang ini belum tercacat dalam sistem inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri. Akibatnya, barang yang telah dipindah dari tempatnya semula tidak diketahui keberadaannya dengan pasti. Proses pencarian dan pengecekan barang pun menjadi sulit. Akibat lebih lanjut yang ditimbulkan adalah proses pelaporan inventarisasi barang yang lambat dan tidak akurat.

commit to user IV-6


digilib.uns.ac.id

4.2.4 Proses Peminjaman Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses peminjaman barang ini adalah belum adanya pencatatan peminjaman barang. Hal ini akan menimbulkan masalah jika terjadi kehilangan atau kerusakan barang. Permasalahan tersebut adalah tidak adanya pihak yang bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan barang tersebut.

4.2.5 Proses Pelaporan Kerusakan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses pelaporan ini barang ini adalah lambatnya proses pelaporan kerusakan barang bahkan sering kerusakan barang tersebut tidak dilaporkan sama sekali. Selain itu, kerusakan pada barang inventaris ini tidak tercatat dalam sistem inventarisasi barang. Sehingga barang inventaris tertentu tidak diketahui apakah pernah rusak atau belum.

4.2.6 Proses Pemeliharaan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses pemeliharaan barang ini adalah terkait dengan tidak dilaporkannya kerusakan barang sehingga pemeliharaan dilakukan oleh pihak jurusan Teknik Industri sendiri. Permasalahan yang lain adalah tidak di-update-nya kondisi dan spesifikasi barang setelah pemeliharaan. Hal tersebut menimbulkan kesalahpahaman antara pengelola barang di jurusan Teknik Industri dengan pengelola barang di Fakultas Teknik mengenai spesifikasi barang saat proses pengecekan barang.

4.2.7 Proses Penghapusan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses penghapusan barang ini adalah sulitnya operator mengidentifikasi barang yang akan dihapus. Kesulitan ini berkaitan dengan kualitas nomor inventaris yang tertempel pada barang yang kurang baik. Sehingga ketika barang tersebut sudah rusak dan akan dihapus maka nomor inventaris yang tertempel pada barang tersebut juga sudah rusak.

commit to user IV-7


digilib.uns.ac.id

4.2.8 Proses Pelaporan Inventarisasi Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses pelaporan inventarisasi barang ini adalah proses pelaporan inventarisasi barang ini belum mempunyai format standar yang baku. Hal ini diikuti dengan proses pelaporan di level laboratorium yang melaporkan inventaris laboratorium dengan menggunakan format yang berbeda – beda. Akibatnya, pengelola barang di jurusan Teknik Industri kesulitan dalam merekap data. Proses pelaporan inventarisasi ke tingkat Fakultas teknik pun mengalami keterlambatan.

4.2.9 Proses Pengecekan Barang Permasalahan yang terjadi dalam proses pengecekan barang ini adalah proses pencarian barang yang sulit. Kesulitan ini terjadi akibat tidak tercatatnya perpindahan barang dan belum adanya aplikasi yang mendukung proses pencarian barang. Akibatnya, proses pengecekan barang pun lambat dan sulit.

4.3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Analisis kebutuhan sistem ini dilakukan dalam lima tahap, yaitu menentukan tujuan utama (major goal), menentukan intermediate goal, menentukan minor goal, menentukan output yang diinginkan, menentukan input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut dan menentukan operasi yang dilakukan untuk mengolah input menjadi output yang diinginkan. Analisis kebutuhan sistem ini terfokus pada penyelesaian masalah yang telah diidentifikasi sebelumnya. Sehingga diharapkan sistem baru yang dirancang akan lebih baik dari sistem lama. Berikut ini tahapan analisis kebutuhan sistem.

4.3.1 Menentukan Tujuan Utama (major goal) Tujuan utama dalam perancangan sistem inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri ini berdasarkan analisis sistem lama dan analisis kekurangan sistem lama yang telah dilakukan. Tujuan utama ini juga harus mengakomodasi keinginan user. Berikut ini adalah tujuan utama yang ditetapkan dalam perancangan sistem inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri.

commit to user IV-8


digilib.uns.ac.id

1. Adanya pencatatan pengadaan barang sampai ke tingkat laboratorium. Database tersebut harus dapat diakses oleh semua penangungjawab laboratorium. Sehingga penanggungjawab laboratorium dapat memasukkan data pengadaan barang setelah melakukan pembelian barang. Adanya pencatatan pengadaan barang ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi saat proses pengadaan barang yaitu tidak terinventarisasinya sebuah barang karena tidak tercatat dengan baik. 2. Adanya penomoran barang di tingkat jurusan Teknik Industri disamping mendapatkan nomor inventaris dari Universitas. Ketika dilakukan pengadaan barang, barang tersebut harus langsung diberi nomor. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses identifikasi dan pencarian barang. Penomoran barang di tingkat jurusan Teknik Industri dilakukan karena lambatnya proses penomoran yang dilakukan oleh pihak Universitas. Selain itu, pengelola sistem inventarisasi lama menyarankan agar kualitas kertas nomor inventaris yang diberikan pada barang inventaris dapat lebih baik. Tujuannya, agar nomor inventaris tersebut tidak rusak sampai barang inventarisnya dihapus. Untuk mengatasi permasalahan ketidakcocokan nomor inventaris dengan data yang tersimpan maka dibutuhkan aplikasi yang mendukung update data setiap saat. 3. Adanya proses pencatatan perpindahan barang. Catatan perpindahan barang ini digunakan untuk mengidentifikasi letak barang saat ini. Dengan adanya pencatatan perpindahan barang ini maka proses pencarian dan pengecekan kondisi barang menjadi lebih mudah dan akurat. 4. Adanya proses pencatatan peminjaman barang. Dengan adanya proses pencatatan peminjaman barang maka akan diketahui berapa sering sebuah barang digunakan. Dan jika terjadi kerusakan dapat diidentifikasi bagaimana barang tersebut dapat rusak. 5. Adanya proses pencatatan kerusakan barang. Adanya catatan kerusakan barang ini membantu dalam proses pelaporan kerusakan barang dan proses pemeliharaan barang. Dengan catatan kerusakan barang ini dapat diketahui bahwa sebuah barang tertentu pernah rusak atau tidak. Proses pelaporan kerusakan barang ini disarankan dilakukan secara periodik.

commit to user IV-9


digilib.uns.ac.id

6. Adanya pelaporan kerusakan barang dan pencatatan pemeliharaan barang. Adanya pelaporan kerusakan barang akan membantu pencairan dana pemeliharaan barang oleh Fakultas Teknik, sedangkan catatan pemeliharaan barang ini akan membantu dalam peng-update-an kondisi dan spesifikasi barang. Sehingga ketika terjadi perubahan pada spesifikasi barang, tidak terjadi kesalahpahaman antara Administrator jurusan Teknik Industri dengan Fakultas Teknik mengenai spesifikasi barang saat proses pengecekan barang. 7. Adanya proses pencatatan penghapusan barang dan kualitas kertas nomor inventaris yang berikan dapat lebih baik. Adanya kualitas kertas nomor inventaris yang baik maka diharapkan proses penghapusan dapat dilakukan dengan baik. Proses penghapusan juga dapat dilaporkan ke Fakultas Teknik karena adanya pencatatan penghapusan barang. 8. Adanya format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang. Dengan adanya format standar untuk pelaporan inventarisasi barang maka diharapkan tidak ada kesulitan dalam merekap data dan proses pelaporan inventarisasi barang pun dapat lebih mudah. Proses pelaporan inventarisasi barang ini seharusnya dilakukan secara periodik pada jangka waktu tertentu. 9. Adanya proses pencarian barang pada aplikasi komputer yang dibuat. Adanya proses pencarian barang akan mempermudah dalam pencarian data dan letak barang. Hal ini akan mempermudah dalam proses pengecekan barang.

4.3.2 Menentukan Intermediate Goal Intermediate goal merupakan tugas – tugas yang dapat dilakukan oleh sistem informasi inventarisasi barang milik negara ini diluar tujuan utama. Intermediate goal yang dapat ditetapkan dalam perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri antara lain. 1. Sistem informasi yang dirancang dapat dijalankan oleh multiuser. Sehingga setiap penanggungjawab laboratorium dapat segera meng-update data barang ketika terjadi perubahan data barang. 2. Sistem informasi yang dirancang memanfaatkan jaringan intranet melalui kabel LAN sehingga aplikasi sistem informasi dapat dijalankan di semua ruangan di jurusan teknik Industri.

commit to user IV-10


digilib.uns.ac.id

3. Sistem informasi yang dirancang dapat langsung mencetak laporan yang diinginkan. Sehingga proses pelaporan dapat berlangsung cepat dan akurat.

4.3.3 Menentukan Minor Goal Pada perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri ini tidak ditentukan minor goal. Mojor goal dan Intermediate goal sudah mencukupi untuk perancangan sistem baru. Tabel 4.1 menunjukkan rekap kekurangan sistem lama dan kebutuhan sistem baru. Kebutuhan sistem baru ini meliputi tujuan utama (mojor goal) dan intermediate goal. Kebutuhan sistem baru ini akan menjadi acuan dari desain sistem yang dirancang, meliputi output, input dan proses yang terjadi dalam perancangan sistem inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri. Tabel 4.1 Rekap kekurangan sistem lama dan kebutuhan sistem baru No

Kekurangan Sistem Lama

Kebutuhan Sistem Baru

1

2

3 4 5

Proses pengadaan barang di tingkat laboratorium belum tercatat dengan baik - Proses penomoran barang yang lambat - Kualitas kertas nomor inventaris kurang baik - Nomor inventaris tidak cocok dengan data tersimpan Proses perpindahan barang belum tercatat Proses peminjaman barang belum tercatat Proses pelaporan kerusakan barang tidak tercatat, berjalan lambat dan sebagian tidak dilaporkan

6

- Proses pemeliharaan barang tidak tercatat dan dilakukan oleh jurusan Tekinik Industri sendiri - Spesifikasi barang tidak di-update setelah pemeliharaan

7

Operator kesulitan mengidentifikasi barang yang akan dihapus

Tujuan Utama (Major Goal) Adanya pencatatan pengadaan barang sampai ke tingkat laboratorium di dalam sebuah database - Adanya penomoran di tingkat jurusan Teknik Industri - Adanya kertas nomor inventaris dengan kualitas lebih baik - Adanya aplikasi yang dapat diupdate setiap saat Adanya proses pencatatan perpindahan barang Adanya proses pencatatan peminjaman barang Adanya proses pencatatan kerusakan barang dan pelaporan kerusakan secara periodik - Adanya proses pencatatan pemeliharaan dan pelaporan kerusakan barang ke tingkat Fakultas Teknik - Adanya aplikasi yang dapat diupdate setiap saat Adanya kertas nomor inventaris dengan kualitas lebih baik



digilib.uns.ac.id

Tabel 4.1 Rekap kekurangan sistem lama dan kebutuhan sistem baru (lanjutan) No 8 9

Kekurangan Sistem Lama Belum ada format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang Pencarian barang yang sulit ketika proses pengecekan barang

10

11

12

Kebutuhan Sistem Baru Adanya format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang Adanya aplikasi yang dapat diupdate setiap saat Intermediate Goal Sistem informasi yang dirancang dapat dijalankan oleh multiuser Sistem informasi yang dirancang memanfaatkan jaringan intranet (LAN) agar aplikasi dapat dijalankan di semua ruangan di jurusan Teknik Industri Sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan secara cepat dan akurat

4.3.4 Menentukan Output yang Harus Dihasilkan Output sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri ini berupa data dan laporan yang mendukung proses inventarisasi barang. Data dan laporan yang diinginkan sebagai output sistem ini, yaitu: 1. Data pengadaan barang. Berisi tentang detail barang, tanggal pengadaan, biaya pengadaan dan sumber dana berasal. 2. Data penomoran barang inventaris. Berisi tentang pemberian nomor inventaris oleh Fakultas Teknik. 3. Data perpindahan barang. Berisi tentang daftar perpindahan barang yang digunakan untuk mengetahui histori perpindahan barang dan dimana letak barang sekarang. 4. Data peminjaman barang. Berisi tentang daftar peminjaman barang. Dengan dokumen ini maka diketahui barang mana yang sering dipinjam. 5. Data kerusakan barang. Berisi tentang daftar kerusakan barang. Dengan daftar kerusakan barang ini maka akan diketahui barang apa saja yang harus dilakukan pemeliharaan barang dan barang apa saja yang harus dihapus.



digilib.uns.ac.id

6. Data pemeliharaan barang. Berisi tentang daftar pemeliharaan barang. Daftar pemeliharaan barang ini berisi tentang kapan barang tersebut diperbaikan dan berapa biaya yang dibutuhkan. 7. Data penghapusan barang. Berisi tentang daftar penghapusan barang. Laporan ini berfungsi untuk mengetahui barang apa saja yang telah dihapus. 8. Buku induk barang inventaris. Berisi tentang jumlah dan nilai semua barang inventaris yang dimiliki jurusan Teknik Industri. 9. Daftar barang dalam proses inventaris. Berisi tentang barang-barang yang belum diberi nomor inventaris. 10. Kartu inventaris barang (KIB). Berisi tentang catatan data asal inventaris, riwayat selama penggunaan, mutasi dan lain – lain. Kategori barang yang tercatat dalam kartu inventaris barang, yaitu tanah, bangunan, gedung, kendaraan bermotor dan senjata api. 11. Daftar inventaris ruangan (DIR). Berisi tentang catatan barang inventaris yang berada dalam setiap ruang kerja, aula, wisma, sekolah, rumah sakit, laboratorium dan sebagainya. 12. Daftar inventaris lainnya (DIL). Berisi tentang barang-barang inventaris yang tidak tertampung dalam KIB dan DIR. 13. Lembar mutasi barang triwulan (LMBT). Berisi tentang catatan mutasi barang selama tiga bulan terakhir. 14. Laporan tahunan (LT). Berisi tentang laporan semua barang inventaris yang dimiliki oleh jurusan teknik Industri. 15. Buku catatan non inventaris. Berisi tentang seluruh barang non inventaris atau barang yang belum jelas status hukumnya.

4.3.5 Menentukan Input yang Dibutuhkan Input sistem ditentukan berdasarkan output yang diinginkan. Tabel 4.2 menunjukkan input sistem yang diperlukan untuk menghasilkan output sistem yang diinginkan. Input sistem ini merupakan masukan data tertentu yang disimpan dalam database yang kemudian diproses untuk memperoleh output tertentu.



digilib.uns.ac.id

Tabel 4.2 Input sistem berdasarkan output yang harus dihasilkan No

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Output

Input

Data pengadaan barang yang tersimpan dalam Data pengadaan barang database Data penomoran barang yang tersimpan dalam Data penomoran barang database Data perpindahan barang yang tersimpan dalam Data perpindahan barang database Data peminjaman barang yang tersimpan dalam Data peminjaman barang database Data kerusakan barang yang tersimpan dalam Data kerusakan barang database Data pemeliharaan barang yang tersimpan Data pemeliharaan barang dalam database Data penghapusan barang yang tersimpan dalam Data penghapusan barang database Data inventarisasi barang Data inventarisasi barang yang tersimpan dalam bulanan database Buku induk barang Data barang inventaris yang tersimpan dalam inventaris database Daftar barang dalam Data barang inventaris belum dinomori yang proses inventaris tersimpan dalam database Kartu Inventaris Barang Data barang inventaris dengan kategori tertentu (KIB) yang tersimpan dalam database Daftar Inventaris Barang Data barang inventaris dalam ruangan yang (DIR) tersimpan dalam database Daftar Inventaris Lain Data barang inventaris yang tersimpan dalam (DIL) database Lembar Mutasi Barang Data mutasi barang yang tersimpan dalam Triwulan (LMBT) database Data barang inventaris yang tersimpan dalam Laporan Tahunan (LT) database Buku catatan non Data barang non inventaris yang tersimpan inventaris dalam database

4.3.6 Menentukan Operasi yang Dilakukan Operasi yang dilakukan untuk mengubah input sistem menjadi output sistem yang diinginkan diperlukan sebuah database yang dapat menyimpan data – data mengenai inventarisasi barang. Database tersebut kemudian diakses untuk mendapatkan output yang diinginkan. Database yang dibuat berbasis mysql yang dapat diakses di seluruh ruangan Teknik Industri. Penyimpanan data dan aliran data secara detail akan dijelaskan pada bagian desain sistem.



digilib.uns.ac.id

4.4 DESAIN SISTEM BARU Perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri ini dimulai dengan membuat desain sistem baru. Desain sistem baru ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat yang populer dan sering digunakan karena dapat menggambarkan entitas, proses dan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas. Data Flow Diagram (DFD) dapat digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah ada maupun sistem yang akan dibuat yang dikembangkan secara logika. Dalam mendesain suatu sistem dengan Data Flow Diagram (DFD), langkah pertama yang dilakukan adalah membuat model hirarki dari sistem yang akan dibangun. Model hirarki ini dibuat untuk mengambarkan proses - proses yang terjadi pada sistem. Model hirarki yang dibuat belum menggambarkan aliran data dan entitas yang terlibat. Tujuannya adalah supaya dipahami terlebih dulu proses – proses yang terlibat dalam sistem ini. Gambar 4.3 menunjukkan model hirarki perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri.



digilib.uns.ac.id



digilib.uns.ac.id

Model hirarki pada gambar 4.3 terdiri dari empat level yang dapat diuraikan, sebagai berikut: 1. Top level, merupakan level yang mencakup keseluruhan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta, digambarkan dalam diagram konteks pada gambar 4.4. 2. Level 0, level ini merupakan level tertinggi yang sudah mengambarkan entitas, aliran data dan proses dalam sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta secara jelas. Level 0 digambarkan pada gambar 4.5 yang terdiri dari tiga proses utama, yaitu a. Proses administrasi b. Proses pengelolaan barang c. Proses pelaporan 3. Level 1, merupakan penjelasan dari level 0 yang sudah dibagi menjadi proses – proses yang lebih detail. a. Level 1 proses administrasi, digambarkan pada gambar 4.6 yang terdiri dari lima proses, yaitu : i.

Administrasi barang inventaris

ii. Administrasi non inventaris iii. Administrasi user iv. Administrasi ruangan v. Administrasi sumber dana b. Level 1 proses pengelolaan barang, digambarkan pada gambar 4.7 yang terdiri dari delapan proses, yaitu: i. Pengadaan barang ii. Penomoran barang iii. Perpindahan barang iv. Peminjaman barang v. Kerusakan barang vi. Pemeliharaan barang vii. Penghapusan barang viii. Pengecekan barang



digilib.uns.ac.id

c. Level 1 pelaporan barang, digambarkan pada gambar 4.8 yang terdiri dari delapan proses, yaitu: i. Pelaporan pengadaan barang ii. Pelaporan penomoran barang iii. Pelaporan perpindahan barang iv. Pelaporan peminjaman barang v. Pelaporan kerusakan barang vi. Pelaporan pemeliharaan barang vii. Pelaporan penghapusan barang viii. Pelaporan inventarisasi barang 4. Level 2, merupakan penjelasan dari level 1 yang masih memerlukan penjelasan dari proses yang dilakukan. a. Level 2 administrasi barang inventaris, digambarkan pada gambar 4.9 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menambah barang inventaris ii. Mengedit barang inventaris iii. Menghapus barang inventaris b. Level 2 administrasi barang non inventaris, digambarkan pada gambar 4.10 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menambah barang non inventaris ii. Mengedit barang non inventaris iii. Menghapus barang non inventaris c. Level 2 administrasi user, digambarkan pada gambar 4.11 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menambah user ii. Mengedit user iii. Menghapus user d. Level 2 administrasi ruangan, digambarkan pada gambar 4.12 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menambah ruangan ii. Mengedit ruangan iii. Menghapus ruangan



digilib.uns.ac.id

e. Level 2 administrasi sumber dana, digambarkan pada gambar 4.13 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menambah sumber dana ii. Mengedit sumber dana iii. Menghapus sumber dana f. Level 2 pengadaan barang, digambarkan pada gambar 4.14 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Mengajukan proposal pengadaan ii. Mengadakan barang iii. Mencatat pengadaan barang g. Level 2 penomoran barang, digambarkan pada gambar 4.15 yang terdiri dari dua proses, yaitu: i. Penomoran barang ii. Mencatat penomoran barang h. Level 2 perpindahan barang, digambarkan pada gambar 4.16 yang terdiri dari dua proses, yaitu: i. Memindahkan barang ii. Mencatat perpindahan barang i. Level 2 peminjaman barang, digambarkan pada gambar 4.17 yang terdiri dari empat proses, yaitu: i. Meminjam barang ii. Mencatat peminjaman barang iii. Mengembalikan barang iv. Mencatat pengembalian barang j. Level 2 kerusakan barang, digambarkan pada gambar 4.18 yang terdiri dari dua proses, yaitu: i. Mengecek kondisi barang ii. Mencatat kerusakan barang k. Level 2 pemeliharaan barang, digambarkan pada gambar 4.19 yang terdiri dari dua proses, yaitu: i. Melakukan pemeliharaan barang ii. Mencatat pemeliharaan barang



digilib.uns.ac.id

l. Level 2 penghapusan barang, digambarkan pada gambar 4.20 yang terdiri dari dua proses, yaitu: i. Melakukan penghapusan barang ii. Mencatat penghapusan barang m. Level 2 pengecekan barang, digambarkan pada gambar 4.21 yang terdiri dari tiga proses, yaitu: i. Menyusun tim pengecekan barang ii. Melakukan pengecekan barang iii. Update data sesuai hasil pengecekan n. Level 2 pelaporan invantarisasi barang, digambarkan pada gambar 4.22 yang terdiri dari delapan proses, yaitu: i.

Buku induk barang inventaris

ii.

Daftar barang dalam proses inventaris

iii.

Kartu Inventaris Barang (KIB)

iv.

Daftar Inventaris Ruangan (DIR)

v.

Daftar Inventaris Lainnya (DIL)

vi.

Lembar Mutasi barang Triwulan (LMBT)

vii.

Laporan Tahunan (LT)

viii.

Buku catatan non inventaris

4.4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Inventarisasi BMN Data Inventaris Jurusan Teknik Industri

0 TU – TI (Administrator)

Master Data

Proses Inventarisasi Barang

Laporan - Laporan

Fakultas Teknik

Interface web

Penanggungjawab Laboratorium (User)

Update Data Barang

Interface web

Gambar 4.4 Diagram konteks Sistem Informasi Inventarisasi BMN di jurusan Teknik Industri



digilib.uns.ac.id

Diagram konteks pada gambar 4.4 terdapat tiga entitas yang terlibat yaitu entitas TU-TI (Administrator), Penanggungjawab Laboratorium (User) dan Fakultas Teknik. Administrator memberikan input pada sistem berupa master data. Administrator memperoleh output dari sistem berupa interface web. User memberikan input pada sistem berupa update data barang. User memperoleh output dari sistem berupa interface web. Sedangkan Fakultas Teknik memberikan data inventaris ke Administrator dan memperoleh output dari sistem berupa laporan – laporan proses inventarisasi barang.

4.4.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Inventarisasi BMN

Gambar 4.5 Data flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Inventarisasi BMN di jurusan Teknik Industri



digilib.uns.ac.id

DFD level 0 terdiri dari tiga proses. Proses pertama adalah proses administrasi. Proses administrasi merupakan proses memasukkan data master yang dilakukan oleh administrator. Data master yang terlibat dalam proses ini adalah data barang inventaris, data barang non inventaris, data user, data ruangan dan data sumber dana. Setelah proses administrasi semua data master tersebut disimpan dalam database. Proses kedua adalah proses pengelolaan barang. Proses pengelolaan barang dilakukan ketika barang telah berada di jurusan Teknik Industri. Data yang terlibat dalam proses ini adalah data barang inventaris, data pengadaan barang, data penomoran barang, data perpindahan barang, data peminjaman barang, data kerusakan barang, data pemeliharaan barang dan data penghapusan barang. Semua data yang terlibat disimpan dalam database. Proses ketiga adalah proses pelaporan. Proses pelaporan ini merupakan proses pelaporan proses pengelolaan barang kepada Fakultas Teknik.

4.4.3 DFD Level 1 Proses Administrasi

Gambar 4.6 Data flow diagram level 1 proses administrasi Proses administrasi ini dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Proses administrasi terdiri dari proses administrasi barang inventaris, administrasi barang non inventaris, administrasi user, administrasi ruangan dan administrasi sumber dana.



digilib.uns.ac.id

4.4.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Barang

Gambar 4.7 Data flow diagram level 1 proses pengelolaan barang Proses pengelolaan barang ini terdiri dari delapan proses. Proses pengecekan barang dilakukan oleh tim yang terdiri atas Fakultas Teknik, TU-TI (Administrator) dan Penanggungjawab laboratorium (User). Entitas – entitas tersebut memberikan input pada sistem berupa data barang inventaris aktual. Output yang diperoleh dari proses ini berupa update data barang inventaris. Proses pengadaan barang dan penomoran barang dilakukan oleh TU-TI (Administrator) dan Fakultas Teknik. Entitas TU-TI (Administrator) dan Fakultas Teknik memberikan input berupa data pengadaan dan penomoran barang yang kemudian disimpan dalam database. Sedangkan proses perpindahan barang, peminjaman barang, kerusakan barang, pemeliharaan barang dan penghapusan barang dilakukan oleh Penanggungjawab Laboratorium (User). Penanggungjawab Laboratorium (User) memberikan input berupa data – data pengelolaan barang tersebut yang kemudian disimpan dalam database.



digilib.uns.ac.id

4.4.5 DFD Level 1 Proses Pelaporan Barang

Gambar 4.8 Data flow diagram level 1 proses pelaporan barang Proses pelaporan barang merupakan proses pelaporan aktivitas barang kepada Fakultas Teknik. Proses pelaporan yang paling penting adalah proses pelaporan inventarisasi tahunan. Proses pelaporan ini berupa pelaporan kondisi dan letak barang saat ini. Proses ini dilakukan oleh TU-TI (Administrastor) dengan meng-query data barang inventaris kemudian mencetaknya untuk dilaporkan ke Fakultas teknik. Sedangkan proses pelaporan lainnya bersifat



digilib.uns.ac.id

optional. Jika diperlukan, maka proses tersebut dilaporkan ke Fakultas Teknik. Tetapi jika tidak, maka akan disimpan sebagai data historis dalam database.

4.4.6 DFD Level 2 Proses Administrasi Barang Inventaris

Gambar 4.9 Data flow diagram level 2 proses administrasi barang inventaris Proses

administrasi

barang

inventaris

dilakukan

oleh

TU-TI

(Administrator). Proses ini terdiri dari tiga proses yaitu menambah data barang inventaris, mengedit data barang inventaris dan menghapus data barang inventaris. Proses menambah data barang inventaris dilakukan ketika terjadi proses pengadaan barang inventaris. Input proses ini berupa data barang inventaris baru. Proses mengedit data inventaris barang dilakukan ketika terjadi perubahan spesifikasi detail barang atau jika terjadi kesalahan input data barang inventaris sebelumnya. Input proses ini berupa data barang inventaris terkini (update). Sedangkan proses menghapus data barang inventaris dilakukan ketika terjadi proses penghapusan barang. Proses ini dilakukan oleh TU-TI (Administrator) dengan meng-query data barang inventaris dan mengubah kondisinya menjadi dihapus. Proses administrasi barang inventaris ini menghasilkan data barang inventaris yang disimpan dalam database.



digilib.uns.ac.id

4.4.7 DFD Level 2 Proses Administrasi barang non inventaris

Gambar 4.10 Data flow diagram level 2 proses administrasi non inventaris Proses administrasi barang non inventaris dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Proses ini terdiri dari tiga proses yaitu menambah data barang non inventaris, mengedit data barang non inventaris dan menghapus data barang non inventaris. Proses menambah data barang non inventaris dilakukan ketika terjadi proses pengadaan barang non inventaris. Input proses ini berupa data barang non inventaris baru. Proses mengedit data barang non inventaris dilakukan ketika terjadi perubahan spesifikasi detail barang atau jika terjadi kesalahan input data barang non inventaris sebelumnya. Input proses ini berupa data barang non inventaris terkini (update). Sedangkan proses menghapus data barang non inventaris dilakukan ketika terjadi proses penghapusan barang. Proses ini dilakukan oleh TU-TI (Administrator) dengan meng-query data barang non inventaris dan mengubah kondisinya menjadi dihapus. Proses administrasi ini menghasilkan data barang non inventaris.

4.4.8 DFD Level 2 Proses Administrasi User

Gambar 4.11 Data flow commit diagramto level user2 proses administrasi user IV-26


digilib.uns.ac.id

Proses administrasi user dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Proses ini terdiri dari tiga proses yaitu menambah data user, mengedit data user dan menghapus data user. Proses menambah data user dilakukan ketika ada user baru yang masuk dalam sistem. Input dari proses ini berupa data user baru. Proses mengedit data user dilakukan ketika terjadi perubahan data user atau jika terjadi kesalahan input data user sebelumnya. Input dari proses ini berupa data user terkini (update).

Proses

menghapus

data

user dilakukan oleh

TU-TI

(Administrator) dengan meng-query data user yang dihapus. Proses ini dilakukan ketika ada user yang tidak masuk dalam sistem tetapi tercatat dalam sistem. Sedangkan user yang pernah masuk dalam sistem tetapi sudah keluar dari sistem, tidak dihapus karena digunakan sebagai data historis. Proses administrasi user ini menghasilkan data user yang disimpan dalam database.

4.4.9 DFD Level 2 Proses Administrasi Ruangan

Gambar 4.12 Data flow diagram level 2 proses administrasi ruangan Proses administrasi ruangan dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Proses ini terdiri dari tiga proses yaitu menambah data ruangan, mengedit data ruangan dan menghapus data ruangan. Proses menambah data ruangan dilakukan ketika terjadi penambahan ruangan dalam sistem. Input dari proses ini berupa data ruangan baru. Proses mengedit data ruangan dilakukan ketika terjadi perubahan data ruangan atau jika terjadi kesalahan input data ruangan sebelumnya. Input dari proses ini berupa data ruangan terkini (update). Proses menghapus data ruangan dilakukan oleh TU-TI (Administrator) dengan meng-query data ruangan yang



digilib.uns.ac.id

dihapus. Proses ini dilakukan ketika ada ruangan yang tidak digunakan oleh sistem tetapi tercatat dalam sistem. Sedangkan ruangan yang pernah digunakan sistem tetapi tidak digunakan pada saat ini, tidak dihapus karena digunakan sebagai data historis. Proses administrasi ruangan ini menghasilkan data ruangan yang disimpan dalam database.

4.4.10 DFD Level 2 Proses Administrasi Sumber dana

Gambar 4.13 Data flow diagram level 2 proses administrasi sumber dana Proses administrasi sumber dana dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Proses ini terdiri dari tiga proses yaitu menambah data sumber dana, mengedit data sumber dana dan menghapus data sumber dana. Proses menambah data sumber dana dilakukan ketika terjadi penambahan sumber dana dalam sistem. Input dari proses ini berupa data sumber dana baru. Proses mengedit data ruangan dilakukan ketika terjadi perubahan data sumber dana atau jika terjadi kesalahan input data sumber dana sebelumnya. Input dari proses ini berupa data ruangan terkini (update). Proses menghapus data sumber dana dilakukan oleh TU-TI (Administrator) dengan meng-query data sumber dana yang dihapus. Proses ini dilakukan ketika ada sumber dana yang tidak digunakan oleh sistem tetapi tercatat dalam sistem. Sedangkan sumber dana yang pernah digunakan sistem tetapi tidak digunakan pada saat ini, tidak dihapus karena digunakan sebagai data historis. Proses administrasi sumber dana ini menghasilkan data sumber dana yang disimpan dalam database.



digilib.uns.ac.id

4.4.11 DFD Level 2 Proses Proses Pengadaan Barang

Gambar 4.14 Data flow diagram level 2 proses pengadaan barang Proses pengadaan barang terdiri dari tiga proses yaitu pengajuan proposal pengadaan, pengadaan barang dan pencatatan pengadaan barang. Pengajuan proposal dilakukan oleh TU-TI (Administrator) yang kemudian disetujui oleh Fakultas Teknik melalui SK Dekan Fakultas Teknik. Setelah proposal disetujui, kemudian dilakukan pengadaan barang. Jika biaya pengadaan barang kurang dari 50 juta maka dilakukan penunjukkan penyedia secara langsung. Jika biaya pengadaan barang lebih dari 50 juta maka dilakukan lelang untuk yang diikuti minimal tiga penyedia. Setelah melakukan pengadaan barang, dilakukan proses pencatatan data pengadaan barang. Pada sistem rancangan, pencatatan langsung dilakukan oleh TU-TI (Administrator). Hal ini untuk mengatasi permasalahan sistem lama yang proses pencatatannya dilakukan oleh Fakultas Teknik sehingga sebagian barang tidak tercatat dengan baik.

4.4.12 DFD Level 2 Proses Penomoran Barang

Gambar 4.15 Data flow diagram level 2 proses penomoran barang



digilib.uns.ac.id

Proses penomoran barang merupakan proses pemberian nomor inventaris oleh Universitas Sebelas Maret. Permasalahan yang terjadi pada proses penomoran sistem lama yaitu pemberian nomor inventaris yang lambat. Bahkan sampai setahun setelah pengadaan barang belum dilakukan proses penomoran. Untuk mengatasi masalah tersebut maka pada sistem baru dirancang prosedur bahwa setelah proses pengadaan barang diberi penomoran oleh TU-TI (Administrator). Nomor yang diberikan adalah nomor registrasi yang merupakan nomor pengenal barang di tingkat jurusan teknik Industri.

4.4.13 DFD Level 2 Proses Perpindahan Barang

Gambar 4.16 Data flow diagram level 2 proses perpindahan barang Proses perpindahan barang terdiri dari dua proses yaitu proses pemindahan barang dan proses mencatat perpindahan barang. Proses pemindahan barang dilakukan oleh penanggungjawab laboratorium (user). Setelah melakukan pemindahan barang, user langsung melakukan proses pencatatan data perpindahan barang ke dalam database.

4.4.14 DFD Level 2 Proses Peminjaman Barang

Gambar 4.17 Data flow diagram level 2 proses peminjaman barang



digilib.uns.ac.id

Proses peminjaman barang terdiri dari empat proses yaitu proses meminjam barang, mencatat peminjaman barang, mengembalikan barang dan mencatat pengembalian barang. Proses meminjam barang dilakukan oleh peminjam dengan membuat surat ijin peminjaman. Setelah proses meminjam barang, user melakukan proses mencatat data peminjaman barang ke dalam database. Proses pengembalian barang harus dilakukan oleh peminjam dan tidak boleh diwakilkan. Setelah proses pengembalian barang, user melakukan proses mencatat pemeliharaan barang ke dalam database.

4.4.15 DFD Level 2 Proses Kerusakan Barang

Gambar 4.18 Data flow diagram level 2 proses kerusakan barang Proses kerusakan barang terdiri dari dua proses yaitu mengecek kondisi barang dan mencatat kerusakan barang. Proses mengecek kondisi barang dilakukan pleh penanggungjawab laboratorium (user), setelah mengetahui bahwa ada barang yang rusak maka akan dilakukan proses mencatat kerusakan barang ke dalam database.

4.4.16 DFD Level 2 Proses Pemeliharaan Barang

Gambar 4.19 Data flow diagram level 2 proses pemeliharaan barang Proses pemeliharaan barang terdiri dari dua proses yaitu melakukan pemeliharaan barang dan mencatat pemeliharaan barang. Proses pemeliharaan



digilib.uns.ac.id

barang dilakukan oleh penanggungjawab laboratorium (user). Setelah melakukan pemeliharaan barang, user langsung melakukan proses pencatatan data perpindahan barang ke dalam database.

4.4.17 DFD Level 2 Proses Penghapusan Barang

Gambar 4.20 Data flow diagram level 2 proses penghapusan barang Proses penghapusan barang terdiri dari dua proses yaitu melakukan penghapusan barang dan mencatat penghapusan barang. Proses penghapusan barang dilakukan oleh penanggungjawab laboratorium (user). Setelah melakukan penghapusan barang, user langsung melakukan proses pencatatan data penghapusan barang ke dalam database.

4.4.18 DFD Level 2 Proses Pengecekan Barang

Gambar 4.21 Data flow diagram level 2 proses pengecekan Proses pengecekan barang terdiri dari tiga proses yaitu menyusun tim pengecekan barang, melakukan pengecekan barang dan update data sesuai hasil pengecekan. Proses penyusunan tim pengecekan barang dilakukan oleh Fakultas Teknik. Tim yang dibentuk beranggotakan pengelola barang id tingkat Fakultas Teknik dan TU-TI. Setelah tim terbentuk, selanjutnya dilakukan proses



digilib.uns.ac.id

pengecekan barang. Hasil dari pengecekan barang tersebut kemudian disimpan di dalam database sistem informasi inventarisasi jurusan Teknik Industri dan sistem inventarisasi Fakultas Teknik.

4.4.19 DFD Level 2 Proses Pelaporan Inventarisasi Barang

Gambar 4.22 Data flow diagram level 2 proses pelaporan inventarisasi barang

Proses pelaporan inventarisasi barang terdiri dari delapan. Proses pelaporan inventarisasi dilakukan oleh penanggungjawab laboratorium (user). Semua proses pelaporan, hasilnya dilaporkan ke Fakultas Teknik kecuali buku catatan non inventaris. Buku catatan inventaris ini dibuat sebagai dokumen/ laporan dalam lingkup Teknik Industri.



digilib.uns.ac.id

4.5 DESAIN DATABASE Tahapan desain database merupakan tahapan perancangan database untuk mendukung sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Indutri Universitas Sebelas Maret Surakarta. Desain database ini terdiri dari tiga tahapan yaitu tahap analisis kebutuhan database, tahap perancangan model konseptual database dan tahap perancangan fisik database. 1. Tahap analisis kebutuhan database Pada tahap analisis kebutuhan database ditentukan entitas beserta atributnya yang akan dimasukkan ke database. Entitas – entitas yang terlibat merupakan data store dari data flow diagram (DFD) yang sudah dirancang sebelumnya. Berikut ini adalah data store yang akan dijadikan entitas dalam perancangan database. a. Data barang inventaris b. Data barang non inventaris c. Data user d. Data ruangan e. Data sumber dana f. Data pengadaan barang g. Data penomoran barang h. Data perpindahan barang i. Data peminjaman barang j. Data kerusakan barang k. Data pemeliharaan barang l. Data penghapusan barang Dari data store di atas ditentukan entitas beserta atribut – atributnya. Atribut – atribut tersebut ditentukan berdasarkan kebutuhan informasi dari entitas entitasnya. 1) Entitas : barang inventaris Tabel 4.3 Atribut barang inventaris (unnormalized) Atribut no_registrasi no_inventaris nama_barang



digilib.uns.ac.id

tipe_barang satuan jumlah thn_pengadaan harga sumber_dana kondisi masa_penggunaan status ruangan 2) Entitas : barang non inventaris Tabel 4.4 Atribut barang non inventaris (unnormalized) Atribut no_ registrasi nama_barang tipe_barang satuan jumlah sumber_barang thn_pengadaan harga status kondisi ruangan 3) Entitas : user Tabel 4.5 Atribut user (unnormalized) Atribut username password nama nip/nim alamat telp email hak_akses



digilib.uns.ac.id

4) Entitas : ruangan Tabel 4.6 Atribut ruangan (unnormalized) Atribut ruangan nama_ruangan kepala_ruangan telp 5) Entitas : sumber dana Tabel 4.7 Atribut sumber dana (unnormalized) Atribut sumber dana detail 6) Entitas : pengadaan barang Tabel 4.8 Atribut pengadaan barang (unnormalized) Atribut no_registrasi no_inventaris nama_barang tipe_barang satuan jumlah sumber _barang thn_pengadaan harga ruangan 7) Entitas : penomoran barang Tabel 4.9 Atribut penomoran barang (unnormalized) Atribut id_penomoran no_ registrasi no_inventaris nama_barang tipe_barang tgl_penomoran



digilib.uns.ac.id

8) Entitas : perpindahan barang Tabel 4.10 Atribut perpindahan barang (unnormalized) Atribut id_perpindahan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_perpindahan pemindah ruangan_asal ruangan_tujuan keterangan 9) Entitas : peminjaman barang Tabel 4.11 Atribut peminjaman barang (unnormalized) Atribut id_peminjaman no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_pinjam tgl_kembali peminjam pemberi_ijin keterangan status 10) Entitas : kerusakan barang Tabel 4.12 Atribut kerusakan barang (unnormalized) Atribut id_kerusakan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_kerusakan kondisi status_perbaikan keterangan



digilib.uns.ac.id

11) Entitas : pemeliharaan barang Tabel 4.13 Atribut pemeliharaan barang (unnormalized) Atribut id_pemeliharaan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_pemeliharaan kondisi biaya sumber_dana keterangan 12) Entitas : penghapusan barang Tabel 4.14 Atribut penghapusan barang (unnormalized) Atribut id_penghapusan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_penghapusan 2. Tahap perancangan model konseptual database Dalam merancang model konseptual database digunakan teknik normalisasi. Teknik ini terdiri dari empat tahap yaitu bentuk tidak normal (unnormalized), bentuk normal kesatu (1NF), bentuk normal kedua (2NF) dan bentuk normal ketiga (3NF). Berikut ini adalah tahapan perancangan model konseptual database dengan menggunakan teknik normalisasi. a. Bentuk tidak normal (unnormalized) Bentuk tidak normal (unnormalized) database sistem informasi inventarisasi yang dirancang adalah seperti yang tersaji pada bagian analisis kebutuhan database. Bentuk database tidak normal ini tidak mempunyai syarat apapun. b. Bentuk normal kesatu (1NF) Bentuk normal kesatu (1NF) database harus memenuhi syarat yaitu tidak ada atribut yang berulang – ulang atau atribut bernilai ganda (multi value),



digilib.uns.ac.id

setiap field hanya memiliki satu pengertian. Dari database bentuk tidak normal terlihat ada beberapa entitas yang memiliki atribut sama dan identik. Entitas yang memiliki atribut yang sama adalah barang inventaris, barang non inventaris dan pengadaan barang. Ketiga entitas ini dapat disatukan menjadi entitas barang. Berikut ini adalah entitas – entitas yang sudah memenuhi syarat sebagai bentuk norml kesatu. 1) Entitas : barang Tabel 4.15 Atribut barang (1NF) Atribut no_ registrasi no_inventaris nama_barang tipe_barang satuan jumlah thn_pengadaan harga sumber_dana kondisi masa_penggunaan status ruangan 2) Entitas : user Tabel 4.16 Atribut user (1NF) Atribut username password nama nip/nim alamat telp email hak_akses



digilib.uns.ac.id

3) Entitas : ruangan Tabel 4.17 Atribut ruangan (1NF) Atribut ruangan nama_ruangan kepala_ruangan telp 4) Entitas : sumber dana Tabel 4.18 Atribut sumber dana (1NF) Atribut sumber dana detail 5) Entitas : penomoran barang Tabel 4.19 Atribut penomoran barang (1NF) Atribut id_penomoran no_registrasi no_inventaris nama_barang tipe_barang tgl_penomoran 6) Entitas : perpindahan barang Tabel 4.20 Atribut perpindahan barang (1NF) Atribut id_perpindahan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_perpindahan pemindah ruangan_asal ruangan_tujuan keterangan



digilib.uns.ac.id

7) Entitas : peminjaman barang Tabel 4.21 Atribut peminjaman barang (1NF) Atribut id_peminjaman no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_pinjam tgl_kembali peminjam pemberi_ijin keterangan status 8) Entitas : kerusakan barang Tabel 4.22 Atribut kerusakan barang (1NF) Atribut id_kerusakan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_kerusakan kondisi keterangan 9) Entitas : pemeliharaan barang Tabel 4.23 Atribut pemeliharaan barang (1NF) Atribut id_pemeliharaan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_pemeliharaan kondisi biaya sumber_dana keterangan



digilib.uns.ac.id

10) Entitas : penghapusan barang Tabel 4.24 Atribut penghapusan barang (1NF) Atribut id_penghapusan no_ registrasi nama_barang tipe_barang tgl_penghapusan c. Bentuk normal kedua (2NF) Bentuk normal kedua (2NF) database harus memenuhi syarat yaitu data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Jadi, atribut yang bukan kunci dan tidak tergantung pada primary key sebuah tabel akan dielimininasi. Contohnya pada entitas perpindahan barang terdapat atribut yang tidak tergantung secara fungsi pada primary key. Atribut tersebut adalah no_inventaris, nama_barang dan tipe_barang, sehingga atribut ini harus dieliminasi. Atribut nama_barang dan tipe_barang dieliminasi karena atribut ini tergantung pada atribut no_inventaris. Sedangkan atribut no_inventaris tidak dieliminasi karena atribut ini dijadikan foreign key untuk mengetahui spesifikasi barang yang dipindahkan. Pada bentuk normal kedua ini tabel telah diberi nama dan ditentukan primery key-nya. 1) Tabel : master_barang Tabel 4.25 Atribut master_barang (2NF) Atribut no_ registrasi (PK) no_inventaris nama_barang tipe_barang satuan jumlah thn_pengadaan harga sumber_dana (FK) kondisi



digilib.uns.ac.id

masa_penggunaan status ruangan (FK) 2) Tabel : master_user Tabel 4.26 Atribut master_user (2NF) Atribut username (PK) password nama nip/nim alamat telp email hak_akses (FK) 3) Tabel : master_ruangan Tabel 4.27 Atribut master_ruangan (2NF) Atribut ruangan (PK) nama_ruangan kepala_ruangan telp 4) Tabel : master_sumber dana Tabel 4.28 Atribut master_sumber dana (2NF) Atribut sumber dana (PK) detail 5) Tabel : penomoran_barang Tabel 4.29 Atribut penomoran_barang (2NF) Atribut id_penomoran (PK) tgl_penomoran no_inventaris no_ registrasi (FK)



digilib.uns.ac.id

6) Tabel : perpindahan_barang Tabel 4.30 Atribut perpindahan_barang (2NF) Atribut id_perpindahan (PK) tgl_perpindahan pemindah ruangan_asal ruangan_tujuan keterangan no_ registrasi (FK) 7) Tabel : peminjaman_barang Tabel 4.31 Atribut peminjaman_barang (2NF) Atribut id_peminjaman (PK) tgl_pinjam tgl_kembali peminjam pemberi_ijin keterangan status no_ registrasi (FK) 8) Tabel : kerusakan_barang Tabel 4.32 Atribut kerusakan_barang (2NF) Atribut id_kerusakan (PK) tgl_kerusakan kondisi keterangan no_ registrasi (FK) 9) Tabel : pemeliharaan_barang Tabel 4.33 Atribut pemeliharaan_barang (2NF) Atribut id_pemeliharaan (PK) tgl_pemeliharaan kondisi



digilib.uns.ac.id

biaya sumber_dana keterangan no_ registrasi (FK)

10) Tabel : penghapusan_barang Tabel 4.34 Atribut penghapusan_barang (2NF) Atribut id_penghapusan (PK) tgl_penghapusan no_ registrasi (FK)

Pada bentuk normal kedua database juga dibentuk hubungan antar tabel (entity relationship diagram). Gambar 4.23 menunjukkan hubungan antar tabel pada bentuk normal kedua database sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri.

Gambar 4.23 Hubungan antar tabel pada bentuk normal kedua database sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri



digilib.uns.ac.id

d. Bentuk normal ketiga (3NF) Bentuk normal ketiga (3NF) database harus memenuhi syarat yaitu relasi harus dalam bentuk kedua dan semua atribut bukan primary key tidak punya hubungan yang transitif, semua atribut bukan primary key harus tergantung hanya kepada primary key. Pada database sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri, bentuk normal keduanya sama dengan bentuk normal ketiga karena seluruh atribut yang ada tergantung penuh dengan primary key-nya. 3. Tahap perancangan fisik database Pada bagian desain logik tabel yang sudah mengalami normalisasi akan menghasilkan tabel-tabel baru. Pada tahap perancangan fisik database, tabeltabel tersebut akan diwujudkan secara fisik yaitu dengan merancang tabel tersebut di dalam database server, yaitu database MySql. Rancangan yang dilakukan meliputi nama tabel, tipe tabel dan ukuran tabel.

Tabel 4.35 master_barang Field no_registrasi no_inventaris nama_barang tipe_barang satuan jumlah thn_pengadaan harga sumber_dana kondisi

Type

varchar varchar varchar varchar varchar integer varchar integer varchar enum(‘Baik’,’Rusak Ringan’,’Rusak Berat’,’Hilang’,’Dihapus’) masa_penggunaan integer status enum(‘Ada’,’Dipinjam’,’Diperbaiki’) ruangan varchar


Size Keterangan 30 PK 70 70 70 30 4 12 12 30 FK

3 30 FK


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.36 master_user Field username password nama nip/nim alamat telp email hak_akses

Type varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar

Size

Keterangan 30 PK 30 70 30 70 30 70 30 FK

Tabel 4.37 master_ruangan Field ruangan nama_ruangan kepala_ruangan telp

Type varchar varchar varchar varchar

Size

Keterangan 30 PK 120 70 30

Tabel 4.38 master_sumber_dana Field sumber dana detail

Type varchar varchar

Size

Keterangan 30 PK 120

Tabel 4.39 penomoran_barang Field id_penomoran tgl_penomoran no_inventaris no_registrasi

Type integer date varchar varchar

Size

Keterangan 6 PK 70 30 FK

Tabel 4.40 perpindahan_barang Field id_perpindahan tgl_perpindahan pemindah ruangan_asal ruangan_tujuan keterangan no_registrasi

Type varchar date varchar varchar varchar varchar varchar


Size

Keterangan 6 PK 30 30 30 120 30 FK


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.41 peminjaman_barang Field id_peminjaman tgl_pinjam tgl_kembali peminjam pemberi_ijin keterangan status no_registrasi

Type integer date date varchar varchar varchar enum(‘Dipinjam’,’Kembali’) varchar

Size Keterangan 6 PK

30 30 120 30 FK

Tabel 4.42 kerusakan_barang Field id_kerusakan tgl_kerusakan kondisi

keterangan no_registrasi

Type integer date enum(‘Baik’,’Rusak Ringan’,’Rusak Berat’,’Hilang’,’Dihapus’) varchar varchar

Size

Keterangan 6 PK

120 30 FK

Tabel 4.43 pemeliharaan_barang Field id_pemeliharaan tgl_pemeliharaan kondisi biaya sumber_dana keterangan no_registrasi

Type interger date integer integer varchar varchar varchar

Size

Keterangan 6 PK

3 12 30 120 30 FK

Tabel 4.44 penghapusan_barang Field id_penghapusan tgl_penghapusan no_registrasi

Type integer date varchar


Size

Keterangan 6 PK 30


digilib.uns.ac.id

4.6 DESAIN INTERFACE Desain interface atau desain tatap muka terdiri dari lima tahap desain, yaitu desain menu perangkat lunak, desain form masukan, desain form keluaran, desain aplikasi server dan desain aplikasi klien.

4.6.1 Desain Menu Perangkat Lunak Desain menu perangkat lunak meliputi desain menu – menu yang akan di tampilkan dalam aplikasi yang dibuat. Menu aplikasi yang dibuat terdiri dari dua bagian yaitu menu samping dan menu atas. Gambar 4.24 menunjukkan menu samping dan gambar 4.25 menunjukkan menu atas.

Gambar 4.24 Menu Samping Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara di jurusan Teknik Industri Menu pada bagian samping terdiri dari dua menu utama yaitu indeks menu dan indeks ruangan. Indeks menu terdiri dari lima submenu yaitu halaman utama, tentang SIMBMN, FAQ, Kontak dan logout. Sedangkan indeks ruangan terdiri dari ruangan – ruangan atau laboratorium - laboratorium yang dimiliki jurusan Teknik Industri. Sedangkan menu bagian atas terdiri dari enam menu utama yaitu halaman utama, administrasi, pengelolaan barang, data, laporan, pencarian dan bantuan.



digilib.uns.ac.id

Menu administrasi terdiri dari lima submenu yaitu administrasi barang inventaris, administrasi barang non inventaris, administrasi user, administrasi ruangan dan administrasi sumber dana. Menu pengelolaan barang terdiri dari enam submenu yaitu penomoran barang, perpindahan barang, peminjaman barang, kerusakan barang, pemeliharaaan barang dan penghapusan barang. Menu laporan terdiri dari delapan submenu yaitu laporan pengadaan barang, laporan penomoran barang, laporan perpindahan barang, laporan peminjaman barang, laporan kerusakan barang, laporan pemeliharaan barang¸ laporan penghapusan barang dan laporan data inventaris dengan spesifikasi tertentu.

Menu Atas

Halaman Depan

Administrasi

Administrasi Barang Inventaris Administrasi BHP Administrasi User Administrasi Ruangan Administrasi Kategori

Pengelolaan Barang

Penomoran Barang Perpindahan Barang Peminjaman Barang Kerusakan Barang Pemeliharaan Barang Penghapusan Barang

Gambar 4.25 Menu Atas Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara di jurusan Teknik Industri



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.25 Menu Atas Sistem Informasi Inventarisasi Barang Milik Negara di jurusan Teknik Industri (lanjutan)



digilib.uns.ac.id

4.6.2 Desain Form Masukan Form masukan pada sistem informasi inventarisasi ini berupa form – form isian yang akan disimpan dalam database. Form masukan dirancang berdasarkan kebutuhan database yang dirancang. Berikut ini adalah form – form masukan yang dirancang. a. Form tambah data barang inventaris Form tambah data barang inventaris merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data barang inventaris ke dalam database. Data barang inventaris yang dimasukkan dalam database adalah data detail atau data atribut barang inventaris. Form tambah data barang inventaris ini dapat dilihat pada gambar 4.26.

Gambar 4.26 Form tambah data barang inventaris



digilib.uns.ac.id

b. Form edit data barang inventaris Form edit data barang inventaris merupakan form yang berfungsi untuk mengedit data barang inventaris yang tersimpan dalam database. Form edit data barang inventaris terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang inventaris yang akan diedit dan form untuk mengedit data barang inventaris. Form untuk memilih data barang inventaris yang diedit dan form edit data barang inventaris ini dapat dilihat masing – masing pada gambar 4.27 dan gambar 4.28.

Gambar 4.27 Form untuk memilih data barang inventaris yang diedit



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.28 Form edit data barang inventaris c. Form hapus data barang inventaris Form hapus data barang inventaris merupakan form yang berfungsi untuk menghapus data barang inventaris yang tersimpan dalam database. Form hapus data barang inventaris ini dapat dilihat pada gambar 4.29.

Gambar 4.29 Form hapus data barang inventaris



digilib.uns.ac.id

d. Form tambah data barang non inventaris Form tambah barang non inventaris merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data barang non inventaris ke dalam database. Data barang non inventaris yang dimasukkan dalam database adalah data detail barang non inventaris atau atribut barang non inventaris. Form tambah data barang non inventaris ini dapat dilihat pada gambar 4.30.

Gambar 4.30 Form tambah data barang non inventaris e. Form edit data barang non inventaris Form edit data barang non inventaris merupakan form yang berfungsi untuk mengedit data barang non inventaris yang tersimpan dalam database. Form edit data barang non inventaris terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang non inventaris yang diedit dan form untuk mengedit data barang non inventaris. Form untuk memilih data barang non inventaris yang diedit dan form edit data barang non inventaris ini dapat dilihat masing – masing pada gambar 4.31 dan gambar 4.32.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.31 Form untuk memilih data barang non inventaris yang diedit

Gambar 4.32 Form edit data barang non inventaris f. Hapus data barang non inventaris Form hapus data barang non inventaris merupakan form yang berfungsi untuk menghapus data barang non inventaris yang tersimpan dalam database. Form hapus data barang non inventaris ini dapat dilihat pada gambar 4.33.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.33 Form hapus data barang non inventaris g. Form tambah data user Form tambah data user merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data user ke dalam database. Data user ini terdiri dari data username, password, nama, nim/ nip, alamat, telepon, email dan hak akses. Form tambah data user ini dapat dilihat pada gambar 4.34.

Gambar 4.34 Form tambah data user



digilib.uns.ac.id

h. Form edit data user Form edit data user merupakan form yang berfungsi untuk mengedit data user yang tersimpan dalam database. Form edit data user terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data user yang diedit dan form untuk mengedit data user. Form untuk memilih data user yang diedit dan form edit data user ini dapat dilihat masing – masing pada gambar 4.35 dan gambar 4.36.

Gambar 4.35 Form untuk memilih data user yang diedit

Gambar 4.36 Form edit data user i. Form hapus data user Form hapus data user merupakan form yang berfungsi untuk menghapus data user yang tersimpan dalam database. Form hapus data user ini dapat dilihat pada gambar 4.37.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.37 Form hapus data user j. Form tambah data ruangan Form tambah data ruangan merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data ruangan ke dalam database. Data ruangan ini terdiri dari data kode, nama dan kepala ruangan dan serta telepon. Form tambah data ruangan ini dapat dilihat pada gambar 4.38.

Gambar 4.38 Form tambah data ruangan k. Form edit data ruangan Form edit data ruangan merupakan form yang berfungsi untuk mengedit data ruangan yang tersimpan dalam database. Form edit data ruangan terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data ruangan yang diedit dan form untuk mengedit data ruangan. Form untuk memilih data ruangan yang diedit dan form edit data ruangan ini dapat dilihat masing – masing pada gambar 4.39 dan gambar 4.40.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.39 Form untuk memilih data ruangan yang diedit

Gambar 4.40 Form edit data ruangan l. Form hapus data ruangan Form hapus data ruangan merupakan form yang berfungsi untuk menghapus data ruangan yang tersimpan dalam database. Form hapus data ruangan ini dapat dilihat pada gambar 4.41.

Gambar 4.41 Form hapus data ruangan



digilib.uns.ac.id

m. Form tambah data sumber dana Form tambah data sumber dana merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data sumber dana ke dalam database. Data sumber dana ini terdiri dari data nama sumber dana dan detail sumber dana. Form tambah data sumber dana ini dapat dilihat pada gambar 4.42.

Gambar 4.42 Form tambah data sumber dana n. Form edit data sumber dana Form edit data ruangan merupakan form yang berfungsi untuk mengedit data sumber dana yang tersimpan dalam database. Form edit data sumber dana terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data sumber dana yang diedit dan form untuk mengedit data sumber dana. Kedua form tersebut dapat dilihat masing – masing pada gambar 4.43 dan gambar 4.44.

Gambar 4.43 Form untuk memilih data sumber dana yang diedit



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.44 Form edit data sumber dana o. Form hapus data sumber dana Form hapus data sumber dana merupakan form yang berfungsi untuk menghapus data sumber dana yang tersimpan dalam database. Form hapus data sumber dana ini dapat dilihat pada gambar 4.45.

Gambar 4.45 Form hapus data sumber dana p. Form penomoran barang Form penomoran barang merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data nomor inventaris barang ke dalam tabel master_barang. Form penomoran barang terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang yang diberi nomor inventaris dan form untuk memasukkan data nomor inventaris. Data penomoran barang ini terdiri dari data nomor registrasi, nomor inventaris dan tanggal penomoran. Form untuk memilih data barang yang diberi nomor inventaris dan form untuk memasukkan data nomor inventaris ini dapat dilihat pada gambar 4.46 dan gambar 4.47.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.46 Form untuk memilih data barang yang diberi nomor inventaris

Gambar 4.47 Form untuk memasukkan data nomor inventaris q. Form perpindahan barang Form perpindahan barang merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data perpindahan barang ke dalam tabel perpindahan_barang. Form perpindahan barang terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang yang dipindahkan dan form untuk memasukkan data perpindahan barang. Data perpindahan barang ini terdiri dari nomor inventaris, tanggal perpindahan, pemindah, ruangan asal, ruangan tujuan dan keterangan. Form untuk memilih data barang yang dipindahkan dan form untuk memasukkan data perpindahan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.48 dan gambar 4.49.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.48 Form untuk memilih data barang yang dipindahkan

Gambar 4.49 Form untuk memasukkan data perpindahan barang r. Form peminjaman barang Form peminjaman barang merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data peminjaman barang ke dalam peminjaman_barang. Form peminjaman barang terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang yang dipinjam dan form untuk memasukkan data peminjaman barang. Data peminjaman barang ini terdiri dari nomor registrasi, tanggal pinjam, tanggal kembali, peminjam, pemberi ijin dan keterangan. Form untuk memilih data barang yang dipinjam dan form untuk memasukkan data peminjaman barang ini dapat dilihat pada gambar 4.50 dan gambar 4.51.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.50 Form untuk memilih data barang yang dipinjam

Gambar 4.51 Form untuk memasukkan data peminjaman barang s. Form pengembalian barang Form pengembalian barang merupakan form yang berfungsi mengedit data status peminjaman dari status dipinjam menjadi kembali. Form pengembalian barang ini dapat dilihat pada gambar 4.52.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.52 Form pengembalian barang t. Form kerusakan barang Form kerusakan barang merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data kerusakan barang ke dalam tabel kerusakan_barang. Form kerusakan barang terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang yang rusak dan form untuk memasukkan data kerusakan barang. Data kerusakan ini terdiri dari data nomor registrasi, tanggal kerusakan, kondisi kerusakan dan keterangan. Form untuk memilih data barang yang rusak dan form untuk memasukkan data kerusakan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.53 dan gambar 4.54.

Gambar 4.53 Form untuk memilih data barang yang rusak



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.54 Form untuk memasukkan data kerusakan barang u. Form pemeliharaan barang Form

pemeliharaan

barang

merupakan

form

yang

berfungsi

untuk

memasukkan data pemeliharaan barang ke dalam tabel pemeliharaan_barang. Form pemeliharaan barang terdiri dari dua form yaitu form untuk memilih data barang yang dipelihara dan form untuk memasukkan data pemeliharaan barang. Data pemeliharaan ini terdiri dari data nomor inventaris, tanggal pemeliharaan, kondisi setelah pemeliharaan, biaya, sumber dana dan keterangan. Form untuk memilih data barang yang dipelihara dan form untuk memasukkan data pemeliharaan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.55 dan gambar 4.56.

Gambar 4.55 Form untuk memilih data barang yang dipelihara



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.56 Form untuk memasukkan data pemeliharaan barang v. Form penghapusan barang Form penghapusan barang merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data penghapusan barang ke dalam tabel penghapusan_barang. Form penghapusan barang terdiri dari satu form yaitu form untuk memilih data barang yang dihapus. Form untuk memilih data barang yang dihapus dilihat pada gambar 4.57.

Gambar 4.57 Form untuk memasukkan data penghapusan barang



digilib.uns.ac.id

4.6.3 Desain Form Keluaran Form keluaran pada sistem informasi inventarisasi ini berupa form – form laporan pengelolaan barang. Form laporan yang dirancang terdapat delapan form yang telah ditentukan pada analisis kebutuhan sistem. Berikut ini adalah form – form keluaran yang dirancang. 1. Laporan pengadaan barang Form laporan pengadaan barang merupakan form yang menginformasikan detail barang yang dibeli. Detail barang tersebut meliputi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/merk barang, ukuran, jumlah, tanggal pengadaan, harga, asal dana dan kondisi serta terdapat ruangan tempat barang tersebut disimpan. Form laporan pengadaan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.58.

Gambar 4.58 Form laporan pengadaan barang 2. Laporan penomoran barang Form laporan penomoran barang merupakan form yang menginformasikan proses penomoran barang atau inventarisasi yang dilakukan oleh Fakultas Teknik. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/ merk barang, tanggal penomoran dan ruangan. Form laporan penomoran barang ini dapat dilihat pada gambar 4.59.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.59 Form laporan penomoran barang 3. Laporan perpindahan barang Form laporan perpindahan barang merupakan form yang menginformasikan proses perpindahan barang antar ruangan di jurusan Teknik Industri. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe / merk barang, tanggal pemindahan, ruangan asal, ruangan tujuan dan keterangan mengapa barang tersebut dipindah. Form laporan perpindahan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.60.

Gambar 4.60 Form laporan perpindahan barang 4. Laporan peminjaman barang Form laporan peminjaman barang merupakan form yang menginformasikan proses peminjaman barang. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor



digilib.uns.ac.id

registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/ merk barang, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, peminjam, pemberi ijin dan keterangan peminjaman serta ruangan. Form laporan peminjaman barang ini dapat dilihat pada gambar 4.61.

Gambar 4.61 Form laporan peminjaman barang 5. Laporan kerusakan barang Form laporan kerusakan barang merupakan form yang menginformasikan proses kerusakan. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/ merk barang, tanggal kerusakan, kondisi dan keterangan kerusakan. Form laporan kerusakan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.62.

Gambar 4.62 Form laporan kerusakan barang



digilib.uns.ac.id

6. Laporan pemeliharaan barang Form laporan pemiliharaan barang merupakan form yang menginformasikan proses pemeliharaan barang yang mengalami kerusakan. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/ merk barang, tanggal pemeliharaan, kondisi barang setelah pemeliharaan, biaya, sumber dana dan keterangan. Form laporan pemeliharaan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.63.

Gambar 4.63 Form laporan pemeliharaan barang 7. Laporan penghapusan barang Form laporan penghapusan barang merupakan form yang menginformasikan proses penghapusan barang. Form laporan ini terdiri dari informasi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/ merk dan tanggal penghapusan. Form laporan penghapusan barang ini dapat dilihat pada gambar 4.64.

Gambar 4.64 Form laporan penghapusan barang



digilib.uns.ac.id

8. Laporan inventarisasi bulanan Form laporan inventarisasi bulanan merupakan form yang menginformasikan proses keadaan barang saat ini kepada Fakultas Teknik. Form laporan ini terdiri dari informasi detail barang yang meliputi nomor registrasi, nomor inventaris, nama barang, tipe/merk barang, satuan, jumlah, tanggal pengadaan, harga, asal dana dan kondisi barang serta ruangan tempat barang tersebut disimpan. Form laporan inventarisasi bulanan ini dapat dilihat pada gambar 4.65.

Gambar 4.65 Form laporan inventarisasi bulanan 9.

Buku induk inventaris barang Buku induk inventaris barang merupakan laporan yang menginformasikan mengenai keadaan semua barang barang inventaris yang dimiliki jurusan Teknik Industri, UNS. Contoh buku induk inventaris barang dapat dilihat pada lampiran I.

10. Daftar barang dalam proses inventaris Daftar

barang

dalam

proses

inventaris

merupakan

laporan

yang

menginformasikan mengenai barang dalam proses inventaris, yaitu barang yang belum mendapatkan nomor inventaris dari Fakultas Teknik. Contoh daftar barang dalam proses inventaris dapat dilihat pada lampiran I.



digilib.uns.ac.id

11. Kartu Inventaris Barang (KIB) Kartu inventaris barang merupakan laporan yang menginformasikan data asal inventaris, riwayat penggunaannya dan mutasi. Kategori barang yang tercatat dalam kartu inventaris barang, yaitu: tanah, bangunan, gedung, kendaraan bermotor dan senjata api. Contoh KIB dapat dilihat pada lampiran I. 12. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) Daftar inventaris ruangan merupakan laporan yang menginformasikan barang inventaris yang berada dalam ruangan tertentu. Contoh daftar inventaris ruangan dapat dilihat pada lampiran I. 13. Daftar Inventaris Lain (DIL) Daftar inventaris lain merupakan laporan yang menginformasikan barangbarang inventaris yang tidak tertampung dalam KIB dan DIR. Contoh daftar inventaris lain dapat dilihat pada lampiran I. 14. Lembar Mutasi Barang Triwulan (LMBT) Lembar mutasi barang triwulan merupakan laporan yang menginformasikan mutasi barang yang terjadi selama tiga bulan terakhir. Contoh lembar mutasi barang triwulan dapat dilihat pada lampiran I. 15. Laporan Tahunan (LT) Laporan tahunan merupakan laporan yang menginformasikan keadaan seluruh barang inventaris yang berada di jurusan Teknik Industri. Contoh laporan tahunan dapat dilihat pada lampiran I. 16. Buku catatan non inventaris Buku catatan non inventaris merupakan laporan yang menginformasikan tentang barang non inventaris yang dimiliki jurusan Teknik Industri. Contoh buku catatan non inventaris dapat dilihat pada lampiran I.

4.6.4 Desain Aplikasi Server Aplikasi server merupakan aplikasi yang dirancang untuk administrator pada sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tampilan dan fungsi yang terdapat pada aplikasi server dirancang dan hanya dapat diakses untuk administrator. Halaman depan aplikasi server ditunjukkan pada gambar 4.66.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.66 Halaman depan aplikasi server 4.6.5 Desain Aplikasi Klien Aplikasi klien merupakan aplikasi yang dirancang untuk user pada sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tampilan dan fungsi yang terdapat pada aplikasi klien dirancang untuk kebutuahan user. Halaman depan aplikasi klien ditunjukkan pada gambar 4.67.

Gambar 4.67 Halaman depan aplikasi klien



digilib.uns.ac.id

4.7 PEMBUATAN PROGRAM Tahapan pembuatan program merupakan tahapan perancangan logika – logika pemrograman berbasis web. Pada bagian ini dijelaskan logika pemrograman dengan menggunakan diagram alir. Berikut ini adalah logika pemograman untuk masing – masing proses pada perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri. 1. Proses Login Proses login merupakan proses yang terdapat pada halaman index. Proses ini mengharuskan user mengisi username dan password. Username dan password yang diisikan kemudian dicocokan dengan data username dan password yang tersimpan dalam database. Jika username dan password benar, user dapat masuk ke dalam sistem informasi inventarisasi BMN jurusan Teknik Industri. Jika username dan password salah, maka user akan tetap berada di halaman index. Gambar 4.68 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses login.

Gambar 4.68 Diagram alir logika pemrograman proses login



digilib.uns.ac.id

2. Proses Logout Proses loguot merupakan proses untuk keluar dari sistem informasi inventarisasi ini. Dalam proses logout ini dilakukan proses penghapusan session yang terbentuk dalam proses login. Penghapusan session ini berfungsi untuk menghapus data - data user yang baru saja masuk sistem informasi ini. Setelah proses login maka tampilan web akan kembali ke tampilan index. Gambar 4.69 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses logout.

Gambar 4.69 Diagram alir logika pemrograman proses logout 3. Proses Tambah Barang Inventaris Proses tambah barang inventaris merupakan proses memasukkan barang inventaris ke dalam database. Proses memasukkan data barang inventaris ini dimulai dengan memilih menu tambah barang inventaris, kemudian melakukan input data barang inventaris. Setelah proses query dan data barang inventaris tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data barang inventaris berhasil disimpan. Gambar 4.70 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses tambah barang inventaris.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.70 Diagram alir logika pemrograman proses tambah barang inventaris 4. Proses Edit Barang Inventaris Proses edit barang inventaris merupakan proses meng-update data barang inventaris ke dalam database. Proses edit barang inventaris ini dimulai dengan memilih menu edit barang inventaris dan memilih data barang inventaris yang diedit, kemudian melakukan input data barang inventaris. Setelah proses query dan data barang inventaris tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data barang inventaris berhasil di-update. Gambar 4.71 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses edit barang inventaris.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.71 Diagram alir logika pemrograman proses edit barang inventaris 5. Proses Hapus Barang Inventaris Proses hapus barang inventaris merupakan proses menghapus data barang inventaris yang tersimpan dalam database. Data barang inventaris yang sudah dihapus kemudian disimpan dalam tabel penghapusan_barang dan kondisi pada tabel master_barang diubah menjadi dihapus. Setelah data penghapusan barang inventaris disimpan dalam database, kemudian muncul peringatan bahwa data barang inventaris telah dihapus. Gambar 4.72 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses edit barang inventaris.



digilib.uns.ac.id

Mulai

Memilih Menu Hapus Data Barang Inventaris

Memilih Data Barang Inventaris yang akan Dihapus

Anda Benar akan Menghapus Data Barang Inventaris

onClick="if(confirm('Anda yakin ingin menghapus data inventaris nomor ?')){return true;}else{return false;}

Mengupdate Kondisi Barang Inventaris = dihapus

UPDATE master_barang SET kondisi = 'dihapus' WHERE no_inventaris = '$nomor'

Menyimpan Data Penghapusan Barang

INSERT INTO penghapusan_barang VALUES (null , now(), '$nomor')

<script language="javascript"> alert ("Data inventaris telah dihapus");

Peringatan Bahwa Data Barang Inventaris Telah Dihapus

Selesai

Gambar 4.72 Diagram alir logika pemrograman proses hapus barang inventaris 6. Proses Tambah Barang non Inventaris Proses tambah barang non inventaris merupakan proses memasukkan non inventaris ke dalam database. Proses memasukkan data barang non inventaris ini dimulai dengan memilih menu tambah non inventaris, kemudian melakukan input data non inventaris. Setelah proses query dan data barang non inventaris tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data non inventaris berhasil

disimpan.

Gambar

4.73

menunjukkan

pemrograman proses tambah barang non inventaris.


diagram

alir

logika


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.73 Diagram alir logika pemrograman proses tambah barang non inventaris 7. Proses Edit Barang non Inventaris Proses edit barang non inventaris merupakan proses meng-update data barang non inventaris ke dalam database. Proses edit barang non inventaris ini dimulai dengan memilih menu edit barang non inventaris dan memilih data barang non inventaris yang diedit, kemudian melakukan input data barang non inventaris. Setelah proses query dan data barang non inventaris tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data barang non inventaris berhasil di-update. Gambar 4.74 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses edit barang non inventaris.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.74 Diagram alir logika pemrograman proses edit barang non inventaris 8. Proses Hapus Barang non Inventaris Proses hapus barang non inventaris merupakan proses menghapus data barang non inventaris yang tersimpan dalam database. Data barang non inventaris yang sudah dihapus kemudian disimpan dalam tabel penghapusan_barang dan kondisi pada tabel master_barang diubah menjadi dihapus. Setelah data penghapusan barang non inventaris tersimpan dalam database, kemudian muncul peringatan bahwa data barang non inventaris telah dihapus. Gambar 4.75 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses hapus data barang non inventaris.



digilib.uns.ac.id

Mulai

Memilih Menu Hapus Data Batang non Inventaris

Memilih Data Batang non Inventaris yang akan Dihapus

Anda Benar akan Menghapus Data Batang non Inventaris

onClick="if(confirm('Anda yakin ingin menghapus data bhp nomor ?')){return true;}else{return false;}

Mengupdate Kondisi Batang non Inventaris = 0

UPDATE master_barang SET kondisi = '0' WHERE no_registrasi = '$nomor'

Menyimpan Data Penghapusan Barang

INSERT INTO penghapusan_barang VALUES (null , now(), '$nomor')

Peringatan Bahwa Data Batang non Inventaris Telah Dihapus

<script language="javascript"> alert ("Data bhp telah dihapus");

Selesai

Gambar 4.75 Diagram alir logika pemrograman proses hapus barang non inventaris 9. Proses Tambah User Proses tambah user merupakan proses memasukkan user ke dalam database. Proses memasukkan data user ini dimulai dengan memilih menu tambah user, kemudian melakukan input data user. Setelah proses query dan data user tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data user berhasil disimpan. Gambar 4.76 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses tambah user.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.76 Diagram alir logika pemrograman proses tambah user 10. Proses Edit User Proses edit user merupakan proses meng-update data user ke dalam database. Proses edit user ini dimulai dengan memilih menu edit user dan memilih data user yang diedit, kemudian melakukan input data user. Setelah proses query dan data user tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data user berhasil di-update. Gambar 4.77 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses user.

Gambar 4.77 Diagram alir logika pemrograman proses edit user



digilib.uns.ac.id

11. Proses Hapus User Proses hapus user merupakan proses menghapus data user yang tersimpan dalam database. Setelah berhasil melakukan penghapusan data user, kemudian muncul peringatan bahwa data user telah dihapus. Gambar 4.78 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses hapus data user.

Gambar 4.78 Diagram alir logika pemrograman proses hapus user 12. Proses Tambah Ruangan Proses tambah ruangan merupakan proses memasukkan ruangan ke dalam database. Proses memasukkan data ruangan ini dimulai dengan memilih menu tambah ruangan, kemudian melakukan input data ruangan. Setelah proses



digilib.uns.ac.id

query dan data ruangan tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data ruangan berhasil disimpan. Gambar 4.79 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses tambah ruangan.

Gambar 4.79 Diagram alir logika pemrograman proses tambah ruangan 13. Proses Edit Ruangan Proses edit ruangan merupakan proses meng-update data ruangan ke dalam database. Proses edit User ini dimulai dengan memilih menu edit ruangan dan memilih data ruangan yang diedit, kemudian melakukan input data ruangan. Setelah proses query dan data ruangan tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data ruangan berhasil di-update. Gambar 4.80 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses ruangan.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.80 Diagram alir logika pemrograman proses edit ruangan 14. Proses Hapus Ruangan Proses hapus ruangan merupakan proses menghapus data ruangan yang tersimpan dalam database. Setelah berhasil melakukan penghapusan data ruangan, kemudian muncul peringatan bahwa data ruangan telah dihapus. Gambar 4.81 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses hapus data ruangan.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.81 Diagram alir logika pemrograman proses hapus ruangan 15. Proses Tambah Sumber dana Proses tambah sumber dana merupakan proses memasukkan sumber dana ke dalam database. Proses memasukkan data sumber dana ini dimulai dengan memilih menu tambah sumber dana, kemudian melakukan input data sumber dana. Setelah proses query dan data sumber dana tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data sumber dana berhasil disimpan. Gambar 4.82 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses tambah sumber dana.

.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.82 Diagram alir logika pemrograman proses tambah sumber dana 16. Proses Edit Sumber dana Proses edit sumber dana merupakan proses meng-update data ruangan ke dalam database. Proses edit sumber dana ini dimulai dengan memilih menu edit sumber dana dan memilih data sumber dana yang diedit, kemudian melakukan input data sumber dana. Setelah proses query dan data sumber dana tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data sumber dana berhasil

di-update.

Gambar

4.83

menunjukkan

pemrograman proses sumber dana.


diagram

alir

logika


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.83 Diagram alir logika pemrograman proses edit sumber dana 17. Proses Hapus Sumber dana Proses hapus sumber dana merupakan proses menghapus data sumber dana yang tersimpan dalam database. Setelah berhasil melakukan penghapusan data sumber dana, kemudian muncul peringatan bahwa data sumber dana telah dihapus. Gambar 4.84 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses hapus sumber dana.



digilib.uns.ac.id

Mulai

Memilih Menu Hapus Data Sumber Dana

Memilih Data Sumber Dana yang akan Dihapus

Anda Benar akan Menghapus Data Sumber Dana

Menghapus Data Sumber Dana

Peringatan Bahwa Data Sumber Dana Telah Dihapus

onClick="if(confirm('Anda yakin ingin menghapus data kategori ?')){return true;}else{return false;}

DELETE FROM master_kategori WHERE ruangan = '$kategori' <script language="javascript"> alert ("Data kategori telah dihapus"); document.location='../ home.php?page=query¶m=hapus_kategori';

Selesai

Gambar 4.84 Diagram alir logika pemrograman proses hapus sumber dana 18. Proses Penomoran Barang Proses penomoran merupakan proses memasukkan data penomoran barang ke dalam database. Proses penomoran barang ini dimulai dengan memilih menu penomoran barang dan memilih data barang yang diberi nomor, kemudian melakukan input data penomoran barang. Setelah proses query dan data penomoran barang tersimpan dalam database, dilakukan updating pada data barang. Kemudian muncul peringatan bahwa data penomoran barang berhasil disimpan. Gambar 4.85 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses penomoran barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.85 Diagram alir logika pemrograman proses penomoran barang 19. Proses Perpindahan Barang Proses perpindahan barang merupakan proses memasukkan data perpindahan barang ke dalam database. Proses perpindahan barang ini dimulai dengan memilih menu perpindahan barang dan memilih data barang yang dipindahkan, kemudian melakukan input data perpindahan barang. Setelah proses query dan data perpindahan barang tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data perpindahan barang berhasil disimpan. Gambar 4.86 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses perpindahan barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.86 Diagram alir logika pemrograman proses perpindahan barang 20. Proses Peminjaman Barang Proses peminjaman barang merupakan proses memasukkan data peminjaman barang ke dalam database. Proses peminjaman barang ini dimulai dengan memilih menu peminjaman barang dan memilih data barang yang dipinjam, kemudian melakukan input data peminjaman barang. Setelah proses query dan data peminjaman barang tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data peminjaman barang berhasil disimpan. Gambar 4.87 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses peminjaman barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.87 Diagram alir logika pemrograman proses peminjaman barang 21. Proses Pengembalian Barang Proses pengembalian barang merupakan proses meng-update status barang yang dipinjam menjadi kembali. Proses pengembalian barang ini dimulai dengan memilih menu pengembalian barang, kemudian memilih data barang yang akan dikembalikan. Setelah proses query dan data perpindahan barang tersimpan dalam database, maka akan muncul peringatan bahwa data pengembalian barang berhasil disimpan. Gambar 4.88 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses pengembalian barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.88 Diagram alir logika pemrograman proses pengembalian barang 22. Proses Kerusakan Barang Proses kerusakan barang merupakan proses memasukkan data kerusakan barang ke dalam database. Proses kerusakan barang ini dimulai dengan memilih menu kerusakan barang dan memilih data barang yang rusak, kemudian melakukan input data peminjaman barang. Setelah proses query dan data kerusakan barang tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data kerusakan barang berhasil disimpan. Gambar 4.89 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses kerusakan barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.89 Diagram alir logika pemrograman proses kerusakan barang 23. Proses Pemeliharaan Barang Proses pemeliharaan barang merupakan proses memasukkan data pemeliharaan barang ke dalam database. Proses pemeliharaan barang ini dimulai dengan memilih menu pemeliharaan barang dan memilih data barang yang dipelihara, kemudian melakukan input data pemeliharaan barang. Setelah proses query dan data pemeliharaan barang tersimpan dalam database, maka muncul peringatan bahwa data pemeliharaan barang berhasil disimpan. Gambar 4.90 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses pemeliharaan barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.90 Diagram alir logika pemrograman proses pemeliharaan barang 24. Proses Penghapusan Barang Proses penghapusan barang merupakan proses memasukkan data penghapusan barang ke dalam database. Proses penghapusan barang ini dimulai dengan memilih menu penghapusan barang dan memilih data barang yang dipelihara, kemudian melakukan input data penghapusan barang. Setelah proses query dan data penghapusan barang tersimpan dalam database dan kondisi pada tabel master_barang diubah menjadi dihapus, kemudian muncul peringatan bahwa data penghapusan barang berhasil disimpan. Gambar 4.91 menunjukkan diagram alir logika pemrograman proses penghapusan barang.



digilib.uns.ac.id

Gambar 4.91 Diagram alir logika pemrograman proses penghapusan barang 4.8 PENGUJIAN PROGRAM Tahap akhir dari penelitian ini adalah pengujian program aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah program berjalan dengan baik atau tidak, adakah kesalahan pada program dan dapat diterapkan atau tidak pada sistem nyata. Langkah pengujian yang dilakukan, sebagai berikut: 1. Validasi Program Aplikasi, untuk menguji apakah program berhasil atau tidak bila dijalankan. Validasi program aplikasi dilakukan dengan memasang program aplikasi inventarisasi barang milik negara ini ke server dan kemudian dilakukan input data. Server yang digunakan dalam pengujian program aplikasi ini memiliki spesifikasi, sebagai berikut: a. Komputer Server - Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz - RAM 256 MB



digilib.uns.ac.id

- Hard disk 80 GB - Sistem Operasi Windows XP - Web Server Apache versi 2 - PHP versi 5 - Database Server MySQL versi 5 - Database manager phpMyAdmin versi 2.9.1.1 b. Komputer Client - Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz - RAM 256 MB - Hard disk 80 GB - Sistem Operasi Windows XP - Web Browser Mozilla Firefox, Opera, Flock, Google Chrome Pengujian ini terdiri dari dua tahap, black box testing yaitu menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan dan white box testing yaitu melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Kriteria yang diukur dalam tahap validasi program ini, antara lain: a. Keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server. Indikator keberhasilannya adalah komputer klien dapat memanggil data dari server, dan server dapat menyimpan data informasi baru yang diinputkan dari komputer klien. b. Keberhasilan rancangan database untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan. Indikator keberhasilannya adalah database dapat menambah, menghapus dan meng-update data. c. Keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan.

Indikator

keberhasilannya

adalah

interface

web

dapat

menyajikan tampilan seperti yang diinginkan saat dijalankan pada browser yang berbeda. d. Keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan. Indikator keberhasilannya adalah program dapat



digilib.uns.ac.id

mengolah infomasi dari database menampilkan informasi yang diinginkan, misalnya laporan tahunan. 2. Validasi Sistem Informasi Inventarisasi, untuk mengetahui apakah program yang dibuat ada kesalahan atau tidak dalam pengolahan data dan dapat diterapkan pada sistem inventarisasi sesungguhnya. Langkah validasi sistem yaitu dengan membuat simulasi sistem inventarisasi. Kriteria yang diukur dalam tahap validasi sistem informasi inventarisasi ini adalah proses-proses dalam sistem inventarisasi ini dapat berjalan sesuai dengan hasil rancangan.



digilib.uns.ac.id

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Pada bab ini membahas tentang analisis dan interpretasi hasil perancangan dalam penelitian yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Tujuan bab ini adalah memberikan informasi yang lebih jelas mengenai hasil perancangan sistem dan mampu memberikan solusi dari permasalahan penelitian.

5.1

ANALISIS SISTEM BARU Analisis

sistem

inventarisasi

lama

dilakukan

untuk

mengetahui

permasalahan dan kekurangan yang ada pada sistem, sehingga dapat diketahui kebutuhan-kebutuhan sistem. Kebutuhan yang berhasil diidentifikasi selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan sistem baru. Dengan demikian, sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan dari sistem inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hasil dari analisis kebutuhan sistem inventarisasi, sebagai berikut: 1. Adanya pencatatan pengadaan barang sampai ke tingkat laboratorium. 2. Adanya

pencatatan

proses

penomoran

barang,

perpindahan

barang,

peminjaman barang, kerusakan barang, pemeliharaan barang dan penghapusan barang. 3. Adanya nomor registrasi di tingkat Jurusan Teknik Industri. 4. Adanya kertas nomor inventaris dan nomor registrasi dengan kualitas yang baik. 5. Adanya format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang. 6. Aplikasi yang dirancang dapat di-update setiap saat. 7. Sistem informasi yang dirancang dapat dijalankan oleh multiuser. 8. Sistem informasi yang dirancang memanfaatkan jaringan intranet (LAN) agar aplikasi dapat dijalankan di semua ruangan di Jurusan Teknik Industri. 9. Sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan secara cepat dan akurat. Desain sistem dilakukan dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Hasil desain sistem ini adalah proses-proses yang berkaitan dengan inventarisasi barang, aliran data dan data store yang dihasilkan. Proses-proses yang berkaitan

commit to user V-1


digilib.uns.ac.id

dengan inventarisasi barang ini, terdiri dari 3 proses pada level 0, 13 proses pada level 1, 43 proses pada level 2. Sedangkan data store yang dihasilkan berjumlah 12 data store. Hasil desain sistem menunjukkan bahwa terdapat kesesuaian antara kebutuhan sistem dan desain sistem baru. Hal ini ditunjukkan adanya kesesuaian kebutuhan sistem dengan sistem baru, diantaranya adanya pencatatan pengadaan barang sampai ke tingkat laboratorium, adanya pencatatan proses penomoran barang, perpindahan barang, peminjaman barang, kerusakan barang, pemeliharaan barang dan penghapusan barang, adanya kertas nomor inventaris dan nomor registrasi barang di tingkat Jurusan Teknik Industri dengan kualitas yang baik, adanya format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang, sistem informasi yang dirancang dapat dijalankan oleh multiuser, sistem informasi yang dirancang memanfaatkan jaringan intranet (LAN) agar aplikasi dapat dijalankan di semua ruangan di jurusan Teknik Industri dan sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan secara cepat dan akurat. Desain sistem baru memiliki beberapa perbedaan dengan sistem lama, perbedaan tersebut meliputi entitas yang terlibat, proses-proses yang terjadi, data store, input data, pengolahan data, dokumentasi, pelaporan, pengamanan data dan informasi yang disajikan. Berikut ini perbedaan antara sistem lama dengan sistem baru. 1.

Entitas yang terlibat Entitas sistem lama dan sistem baru terdiri dari tiga entitas, yaitu Fakultas Teknik, TU-TI (pengelola barang di tingkat jurusan) sebagai administrator dan pengelola barang di tingkat laboratorium sebagai user. Perbedaan antara sistem lama dengan sistem baru, yaitu pada sistem lama pengelola laboratorium hanya memberikan laporan inventarisai laboratorium ke pengelola jurusan. Sedangkan pada sistem baru, pengelolaan barang di tingkat laboratorium ikut berperan aktif dalam pengelolaan barang secara menyeluruh.

2.

Proses yang terjadi Proses inventarisasi pada sistem lama terdiri dari sembilan proses, yaitu proses pengadaan barang, penomoran, perpindahan, peminjaman, kerusakan,

commit to user V-2


digilib.uns.ac.id

pemeliharaan, penghapusan dan proses pelaporan barang. Sedangkan proses inventarisasi pada sistem baru terdiri dari tiga proses utama yaitu administrasi, pengelolaan barang dan pelaporan. Ketiga proses ini dijabarkan menjadi proses-proses yang lebih detail sampai DFD level 2. Perbedaan antara sistem lama dengan sistem baru, yaitu proses-proses yang terjadi pada sistem baru dijabarkan lebih detail daripada sistem lama. 3.

Data store Data store pada sistem lama hanya berupa data barang inventaris. Sedangkan sistem baru terdapat dua belas data store. Data store pada sistem baru ini tersimpan dalam database, sehingga data historis proses inventarisasi barang dapat tersimpan dengan baik dan dapat diakses kapan saja.

4.

Input data Input data pada sistem lama dilakukan oleh pengelola barang di tingkat jurusan. Sedangkan input data pada sistem baru dilakukan oleh pengelola barang di tingkat jurusan sebagai administrator dan pengelola barang di tingkat laboratorium sebagai user. Dengan adanya pengelola barang di tingkat laboratorium diharapkan proses inventarisasi barang dapat berjalan efektif dan data yang disajikan lebih akurat.

5.

Pengolahan data Pengolahan data pada sistem lama dilakukan oleh pengelola barang di tingkat jurusan. Sedangkan pengolahan data pada sistem baru dilakukan oleh pengelola barang di tingkat jurusan sebagai administrator dan pengelola barang di tingkat laboratorium sebagai user. Dengan adanya pengolahan data di tingkat laboratorium diharapkan proses pengelolaan data dapat berjalan efektif dan data yang disajikan lebih akurat.

6.

Pelaporan Proses pelaporan inventarisasi barang pada sistem lama hanya dilakukan dalam satu bentuk bentuk laporan, yaitu laporan data barang dalam lembar kerja. Proses pelaporan ini belum memiliki format standar, sehingga pengelola laboratorium melaporkan data barang inventaris dalam format yang berbeda-beda. Akibatnya, rekap data di tingkat jurusan menjadi sulit. Sedangkan pelaporan inventarisasi barang pada sistem baru dalam bentuk

commit to user V-3


digilib.uns.ac.id

PDF yang siap dicetak. Pelaporan pada sistem baru ini juga telah memiliki format standar dan sama. Dengan adanya format standar dalam proses pelaporan dan dalam bentuk PDF yang siap cetak, diharapkan proses pelaporan inventarisasi barang dapat dilakukan dengan cepat dan data yang disajikan akurat. 7.

Informasi yang disajikan Informasi yang disajikan pada sistem lama berupa data barang inventaris dalam lembar kerja. Sedangkan informasi yang disajikan pada sistem baru terdiri dari data master, data pengelolaan barang dan laporan. Dengan adanya data-data yang lebih lengkap diharapkan informasi yang disajikan dapat lebih baik dan mudah dalam pencarian data barang.

5.2

ANALISIS PROGRAM APLIKASI Program aplikasi dibuat sesuai dengan rancangan sistem dan rancangan

interface yang dihasilkan pada tahap desain sistem dan desain interface. Program aplikasi ini disusun dalam beberapa menu terpisah. Hal ini ditujukan untuk mempermudah dalam penggunaan program aplikasi tersebut. Menu-menu tersebut, antara lain: 1. Menu adminitrasi, merupakan menu yang disajikan untuk menambah, mengedit dan menghapus data master. Data master dalam proses administrasi ini terdiri dari data barang inventaris, data barang non inventaris, data user, data ruangan dan data sumber dana. 2. Menu pengelolaan data, merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data-data yang berkaitan proses pengelolaan barang milik negara. Proses pengelolaan barang ini terdiri dari proses penomoran barang, perpindahan barang, peminjaman barang, kerusakan barang, pemeliharaan barang dan penghapusan barang. 3. Menu data, merupakan menu yang digunakan untuk melihat data-data yang berkaitan proses pengelolaan barang milik negara. Menu lihat data ini terdiri dari data pengadaan barang, data penomoran barang, data perpindahan barang, data peminjaman barang, data kerusakan barang, data pemeliharaan barang dan data penghapusan barang.

commit to user V-4


digilib.uns.ac.id

4. Menu laporan, merupakan menu yang digunakan untuk mencetak laporanlaporan yang berkaitan dengan proses inventarisasi barang milik negara. Menu laporan ini terdiri dari buku induk barang inventaris, daftar barang dalam proses inventaris, Kartu Inventaris Barang (KIB), Daftar Inventaris Ruangan (DIR), Daftar Inventaris Lain (DIL), Lembar Mutasi Barang Triwulan (LMBT), Laporan Tahunan (LT) dan buku catatan non inventaris. 5. Menu pencarian, merupakan menu yang digunakan untuk memudahkan dalam pencarian data barang. Menu pencarian ini menyajikan pencarian multi keyword, yang dapat mencari barang dengan beberapa kata kunci sekaligus. 6. Menu bantuan, merupakan menu tambahan yang terdiri dari submenu cetak nomor registrasi dan submenu buku petunjuk manual. Submenu cetak nomor registrasi digunakan untuk mencetak nomor registrasi barang, sedangkan submenu buku petunjuk penggunaan digunakan untuk melihat buku panduan penggunaan program aplikasi sistem inventarisasi barang milik negara.

5.3

ANALISIS PENGUJIAN SISTEM Analisis pengujian sistem bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem

bekerja. Analisis pengujian sistem ini terdiri dari analisis validasi program aplikasi, analisis validasi sistem dan analisis faktor penentu keberhasilan (critical success factor).

5.3.1 Validasi Program Aplikasi Kriteria yang diukur dalam tahap validasi program adalah keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server, keberhasilan rancangan database untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan, keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan dan keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan. 1. Keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server. Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa komputer klien dapat terhubung dengan komputer server dengan baik. Hal ini ditunjukkan dengan komputer klien yang dapat memanggil data dari komputer server dan komputer

commit to user V-5


digilib.uns.ac.id

server dapat menyimpan data informasi baru yang diinputkan dari komputer klien. 2. Keberhasilan

rancangan

database

untuk

menyimpan

data-data

yang

dibutuhkan. Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa database dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini ditunjukkan dengan database yang dapat difungsikan untuk menyimpan, mengedit dan menghapus data. Tetapi terdapat kendala jika database diakses oleh multiuser, yaitu ketika user memasukkan data barang inventaris secara bersama-sama, data yang tersimpan adalah data yang diinputkan pertama. Sedangkan data yang lainnya tidak akan tersimpan karena data tersebut memiliki nomor registrasi yang sama, nomor registrasi tersebut adalah hasil dari proses auto increment. Untuk mengatasi kendala tersebut maka dibuatkan sebuah peringatan gagal memasukkan data dan proses input data harus diulangi. 3. Keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan. Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa interface terlihat sesuai dengan rancangan pada browser-browser sering digunakan, seperti Mozilla Firefox, Opera dan Flock. Tetapi interface ini terlihat tidak sesuai rancangan pada broswer-browser baru, seperti Google Chrome. Hal ini dapat diakibatkan oleh script HTML yang kurang tepat atau kemampuan browser yang berbeda sehingga tidak dapat menampilkan interface dengan sempurna. 4. Keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan. Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa program dapat menghasilkan output yang diingikan. Output tersebut berupa data-data dan laporan-laporan yang berhubungan dengan proses inventarisasi.

5.3.2 Validasi Sistem Kriteria yang diukur dalam tahap validasi sistem informasi inventarisasi ini adalah proses-proses dalam sistem inventarisasi ini dapat berjalan sesuai dengan hasil rancangan.

commit to user V-6


digilib.uns.ac.id

1. Proses pengadaan barang Proses pengadaan barang merupakan proses pertama dalam sistem inventarisasi barang. Barang inventaris yang telah dibeli, kemudian diberi nomor registrasi di tingkat Jurusan Teknik Industri dan dicatat ke dalam program aplikasi. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. 2. Proses penomoran barang Proses penomoran barang merupakan proses pemberian nomor inventaris terhadap barang milik negara. Nomor inventaris ini didapat dari pihak universitas. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan barang inventaris telah diberi nomor registrasi dari Jurusan Teknik Industri. Sehingga saat dilakukan penomoran barang, mudah menemukan barang yang bersangkutan. 3. Proses perpindahan barang Proses perpindahan barang merupakan proses memindahkan barang dari satu ruangan ke ruangan lain. Catatan perpindahan barang ini digunakan untuk laporan perpindahan barang setiap tiga bulan atau sering disebut Lembar Mutasi Burang Triwulan (LMBT). Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. 4. Proses peminjaman barang Proses peminjaman barang ini terdiri dari proses meminjam barang dan mengembalikan barang. Proses peminjaman barang ini perlu dicatat untuk mengetahui historis peminjaman barang. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. 5. Proses kerusakan barang Proses kerusakan barang merupakan proses pencatatan barang yang diketahui mengalami kerusakan. Catatan kerusakan barang ini digunakan untuk data historis kerusakan barang dan sebagai rekomendasi untuk dilakukan pemeliharaan barang. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. 6. Proses pemeliharaan barang Proses pemeliharaan barang merupakan proses perbaikan terhadap barang yang rusak. Proses pemeliharaan barang ini perlu dicatat untuk mengetahui historis

commit to user V-7


digilib.uns.ac.id

pemeliharaan barang. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik. 7. Proses penghapusan barang Proses penghapusan barang merupakan proses penghapusan barang milik negara yang sudah tidak layak atau rusak berat. Proses penghapusan barang ini perlu dicatat untuk mengetahui historis penghapusan barang. Hasil pengujian sistem menunjukkan proses ini dapat berjalan dengan baik.

5.3.3 Faktor Penentu Keberhasilan Faktor penentu keberhasilan atau critical success factor (CSF) adalah serangkaian keadaan yang harus dicapai agar sistem dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan tujuannya. Keberhasilan implementasi sistem inventarisasi barang milik negara di Jurusan Teknik Industri dapat dilihat dari empat faktor, yaitu: 1. Dukungan manajemen Dukungan manajemen merupakan hal yang penting dalam implementasi sistem informasi yang dilakukan. Tanpa adanya dukungan, implementasi sistem informasi tidak akan tercapai dan tidak memberikan manfaat bagi organisasi. Dalam hal implementasi sistem informasi inventarisasi barang milik negara, manajemen Jurusan Teknik Industi UNS telah memberikan dukungan dan komitmennya.

Sehingga,

diharapkan

implementasi

sistem

informasi

inventarisasi barang milik negara dapat berjalan sesuai dengan tujuan organisasi. 2. Data barang inventaris yang lengkap dan akurat Data-data barang inventaris yang dimiliki Jurusan Teknik Industri harus lengkap dan akurat. Hal ini untuk mempermudah proses implementasi. Jika data barang inventaris yang ada kurang lengkap dan tidak akurat, maka prosesproses inventarisasi barang menjadi terganggu. 3. Keterlibatan pengguna dalam proses inventarisasi Pengguna sistem terdiri dari administrator dan user. Administrator merupakan pengurus barang di tingkat jurusan dan User merupakan pengurus barang di tingkat laboratorium. Pengguna sistem ini harus ikut dalam proses evaluasi

commit to user V-8


digilib.uns.ac.id

sistem dan program aplikasi sehingga tercipta sistem informasi inventarisasi barang yang lebih baik dengan didukung program aplikasi yang handal. 4. Sosialisasi yang intensif Sosialisasi diperlukan untuk memberitahukan kepada pengguna sistem agar tercipta sistem yang sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Sosialisasi juga dilakukan terhadap program aplikasi yang dibuat agar pengguna sistem tidak mengalami kesulitan dalam penggunaannya.

commit to user V-9


digilib.uns.ac.id

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan dan analisis mengenai perancangan sistem informasi inventarisasi barang milik negara yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan, yaitu: 1. Kebutuhan sistem informasi inventarisasi barang milik negara di jurusan Teknik Industri meliputi sistem pencatatan proses-proses yang terjadi, nomor registrasi barang di tingkat Jurusan Teknik Industri, format standar dalam proses pelaporan inventarisasi barang dan sistem informasi yang multiuser serta dapat di-update setiap saat. 2. Sistem informasi inventarisasi barang milik negara yang dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan sistem dan dapat dijalankan dengan baik.

6.2 SARAN Saran-saran yang diberikan, yaitu: 1. Implementasi sistem secara menyeluruh perlu dilakukan dalam jangka waktu yang lama. Hal ini bertujuan untuk mengetahui performance sistem baru sehingga dapat dilakukan pengembangan sistem secara berkelanjutan. 2. Pendataan barang inventaris secara lengkap dan akurat perlu dilakukan agar sistem informasi inventarisasi ini dapat berjalan optimal. 3. Perbaikan script HTML pada program aplikasi perlu dilakukan agar program aplikasi dapat diakses oleh semua browser dengan baik.

commit to user VI-1

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010

Recommend Documents