10/19/2016
PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI SWAKELOLA
Diklat Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kementerian Keuangan Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
DAFTAR ISI TUJUAN PELATIHAN KETENTUAN UMUM PERENCANAAN SWAKELOLA PELAKSANAAN SWAKELOLA PENGAWASAN DAN EVALUASI SWAKELOLA 2
1
10/19/2016
TUJUAN PELATIHAN SETELAH MATERI INI DISAMPAIKAN, DIHARAPKAN PESERTA MAMPU: • Memahami ketentuan umum pengadaan barang/jasa melalui swakelola • Memahami tata cara perencanaan pekerjaan swakelola • Memahami tata cara pelaksanaan pekerjaan swakelola • Memahami tata cara pengawasan dan evaluasi pekerjaan swakelola
3
KETENTUAN UMUM SWAKELOLA Kegiatan pengadaan barang/jasa yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh: 1. K/L/D/I sebagai Penanggungjawab Anggaran; atau 2. Instansi Pemerintah Lain; atau 3. Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola 4
2
10/19/2016
KETENTUAN UMUM Pekerjaan pengembangan industri pertahanan, industri alutsista dan industri almatsus dalam negeri Penelitian dan pengembangan dalam negeri Pekerjaan industri kreatif, inovatif dan budaya dalam negeri
Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi K/L/D/I yang bersangkutan Pekerjaan survei, pemrosesan data, pengujian, pengembangan sistem
Pekerjaan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan Swakelola
Pekerjaan dimana operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat atau dikelola oleh K/L/D/I Pekerjaan yang tidak diminati oleh penyedia barang/jasa Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu Penyelenggaraan diklat, kursus, seminar, penyuluhan, dll Pekerjaan untuk proyek percontohan dan survei yang bersifat khusus 5
KETENTUAN UMUM Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab Anggaran: a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh K/L/D/I 1
b. Menggunakan pegawai sendiri dan pegawai K/L/D/I lain c. Bila menggunakan tenaga ahli, tidak melebihi 50% dari keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam pekerjaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain pelaksana swakelola:
2
a. Direncanakan dan diawasi oleh K/L/D/I b. Pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh K/L/D/I lain Swakelola oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola:
3
a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh kelompok masyarakat b. Sasaran ditentukan oleh K/L/D/I penanggungjawab anggaran c. Pekerjaan utama tidak boleh menggunakan subkontrak
6
3
10/19/2016
KETENTUAN UMUM Penyerahan
Pelaksanaan
Pelaporan dan Pertanggung jawaban
Pengawasan
Perencanaan
7
KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Penanggungjawab Anggaran MENTERI/ KEPALA DAERAH
ULP
PA/KPA
PPK
PP
PPHP
TIM SWAKELOLA
TIM PERENCANA
TIM PELAKSANA
TIM PENGAWAS 8
4
10/19/2016
KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain PA/KPA
PPHP
Nota kesepahaman
TIM PELAKSANA
PPK
TIM PERENCANA
PIMPINAN
ULP/PP
TIM PENGAWAS 9
KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat PA/KPA
PPHP
PPK
TIM PERENCANA
PIMPINAN POKMAS
TIM PENGADAAN
TIM PELAKSANA
TIM PENGAWAS 10
5
10/19/2016
KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat 1. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa hanya diserahkan kepada kelompok masyarakat pelaksana swakelola yang mampu melaksanakan pekerjaan; 2. Pengadaan pekerjaan konstruksi hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana; 3. Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Penanggung Jawab Anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat 11
TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Penanggungjawab Anggaran Penyusunan Rincian KAK K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola
Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Tim Perencana Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan
Pembentukan Tim Swakelola
Tim Pelaksana
Tim Pengawas
Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan) Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan kepada PA/KPA (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP)12
6
10/19/2016
TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola Penawaran tertulis dan Pembuatan MoU dengan Instansi Pemerintah Lain
Penyusunan Rincian KAK
Tim Perencana di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran
Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan
Tim Pelaksana Instansi Pemerintah Lain
Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan)
Pembentukan Tim Swakelola
Kontrak dengan Tim Pelaksana
Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll
Tim Pengawas di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran 13
Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan di instansi pemerintah lain (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP)
TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Kelompok Masyarakat K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola
Penetapan Kelompok Masyarakat sebagai Tim Pelaksana Swakelola
Tim Perencana pada Pokmas
Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan
Tim Pelaksana pada Pokmas
Kontrak dengan Ketua Pokmas
Pembentukan Tim Swakelola oleh Pokmas
Penyusunan Rincian KAK
Tim Pengawas pada Pokmas versi_9.1
Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan) Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/ Bahan/Alat dll
Pembentukan Tim Pengadaan 14
7
10/19/2016
KONTRAK PADA SWAKELOLA PPK mengadakan kontrak dengan pelaksana swakelola pada instansi pemerintah lain, atau dengan pelaksana swakelola dengan kelompok masyarakat Kontrak swakelola paling kurang berisi: 1.Para pihak; 2.Pokok pekerjaan yang diswakelolakan 3.Nilai pekerjaan yang diswakelolakan 4.Jangka waktu pelaksanaan; dan 5.Hak dan kewajiban para pihak. 15
TAHAPAN PERENCANAAN Kegiatan perencanaan Swakelola meliputi: penetapan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan; penyusunan jadwal pelaksanaan dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan pekerjaan/kegiatan; perencanaan teknis dan penyiapan metode pelaksanaan yang tepat agar diperoleh rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan yang sesuai; penyusunan rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci serta dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan/atau rencana kerja harian; dan penyusunan rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran. 16
8
10/19/2016
TAHAPAN PELAKSANAAN (1) 1. Pekerjaan dilaksanakan mengacu pada: • Rincian Kerangka Acuan Kerja (KAK) • Kontrak/MoU untuk swakelola yang dilakukan oleh instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dan kelompok masyarakat. 2. Pengadaan barang, peralatan, jasa lainnya, dan/atau tenaga ahli perseorangan dilakukan oleh: • ULP/Pejabat Pengadaan pada instansi Penanggungjawab Anggaran atau intansi pemerintah lain pelaksana swakelola • Tim Pengadaan untuk swakelola kelompok masyarakat (dengan memperhatikan prinsip dan etika pengadaan). 3. Pembayaran dilakukan secara berkala. 17
TAHAPAN PELAKSANAAN (2) 4. Pencairan dana swakelola oleh kelompok masyarakat disalurkan langsung kepada kelompok masyarakat tersebut, dengan tahapan: • 40% total dana apabila kelompok masyarakat telah siap • 30% total dana apabila pekerjaan selesai 30% • 30% total dana apabila pekerjaan selesai 60%. 5. pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara berkala berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borongan. 6. pembayaran gaji tenaga ahli yang diperlukan dilakukan berdasarkan Kontrak.
18
9
10/19/2016
TAHAPAN PELAKSANAAN (3) 7. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang menggunakan Uang Persediaan (UP)/ Uang Muka kerja dipertanggung-jawabkan secara berkala maksimal secara bulanan. 8. Kemajuan fisik dicatat setiap hari dan dievaluasi setiap minggu. 9. Kemajuan non fisik atau perangkat lunak dicatat dan dievaluasi setiap bulan. 10. Pengawasan pekerjaan fisik di lapangan dilakukan oleh pelaksana yang ditunjuk oleh PPK. 11. Membuat laporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi. 12. Membuat laporan realisasi pekerjaan. 13. Melaksanakan penyerahan hasil pekerjaan. 19
TAHAPAN PENGAWASAN (1) Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan swakelola, meliputi : 1) Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan; 2) Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi: a. Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan; b. Pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan; dan c. Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan. 20
10
10/19/2016
TAHAPAN PENGAWASAN (2) .
3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan; dan 4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan.
21
TAHAPAN EVALUASI 1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan yang meliputi: a) Pengadaan dan penggunaan bahan; b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli; c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan; e) Pelaksanaan fisik; dan/atau f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan. 2) Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya. 22
11
10/19/2016
TAHAPAN PENGAWASAN & EVALUASI • Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan • Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan swakelola selanjutnya 23
Terima Kasih
Kementerian Keuangan Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
12
