Jaké zvíře chovat ve firmě zaměřené na prodej a distribuci textilu, oděvů a obuvi …
… určitě takové, které se Vaší firmě
dobře přizpůsobí
informační systém, který se Vám přizpůsobí
Obsah Představujeme Vám IS KARAT
5
Dvacet způsobů jak zlepšit chod Vaší společnosti
6
Reference
18
Případová studie – ADLER Czech, s.r.o.
20
Technické informace
24
Představujeme Vám informační systém KARAT KARAT je komplexní podnikový informační systém. Je určen pro řízení středních a velkých výrobních a obchodních společností a rovněž organizací podnikajících v sektoru služeb. Progresivní technologie, modularita, uživatelská flexibilita a v neposlední řadě škálovatelnost – to jsou vlastnosti, díky kterým je KARAT skutečně komplexním informačním systémem. Jeho hlavní předností je lehká přizpůsobivost potřebám podniku, čímž jsou minimalizovány případné vícenáklady při jeho implementaci. Dlouhodobé zkušenosti s vývojem informačních systémů a řada úspěšně realizovaných projektů jsou zárukou kvality a spolehlivosti. Informační systém KARAT se stává mimořádně užitečným tam, kde hledáte vysoké zabezpečení všech vložených a zpracovaných dat, optimalizaci a zrychlení logistických procesů, podporu řízení a manažerského rozhodování. Povede vás k efektivnímu využívání vašich zdrojů. Informační systém KARAT zajistí dlouhodobé zhodnocení a rychlou návratnost vaší investice. Samozřejmostí je, že informační systém je rozvíjen v souladu s platnou účetní, daňovou legislativou a českými a slovenskými právními předpisy. Soulad a respektování těchto norem je potvrzován pravidelným auditem.
Dvacet způsobů jak zlepšit chod Vaší společnosti Podívejte se na cesty, které Vám poskytnou lepší přehled o situaci vašeho podnikání.
1. Evidence informací o zboží, výrobku, materiálu, službě • členění zboží do stromové struktury • nastavení příznaků/hodnot, podle kterých systém se zbožím dále pracuje (např. neobjednávat – zboží nelze objednat u dodavatele, neprodávat – zboží nelze prodat, výprodej – jedná se o zboží, které již nebude, minimální odběr – minimální množství, které musí zákazník odebrat atd.) • evidence obalu, v jakém je zboží dodáváno (využito při vykazování EKO-KOM, či sledování hmotnosti), v závislosti na jeho druhu pak může být na skladě samostatně sledován • skladování, objednávání a prodej zboží může probíhat v různých měrných jednotkách (kus, balení, kg)
• definice limitů pro kontrolu nízké prodejní či nízké/vysoké nákupní ceny • při překročení definovaných limitů může být uživatel varován e-mailem nebo si limity kontrolovat v systému • připojení libovolného množství příloh ke zboží (certifikát, návod k použití, záruční list, obrázky) nejrůznějších typů (textová poznámka, obrázek v libovolném formátu, Word, Excel, obecný soubor) a pokud je v počítači software schopný s danou přílohou pracovat, je možné otevřít přílohu přímo z informačního systému • všechny vlastnosti zboží lze přenést na internetový obchod
2. Automatizovaná podpora 3. Propracovaná podpora komunikace se zákazníky náhrad a ekvivalentů zboží – evidence Poptávek a Nabídek • možnost automatické záměny jednoho zboží za jiné (produkt od několika výrobců v podobné cenové relaci) • pokud zákazník neuvede přesného výrobce, lze mu prodat náhradu • při objednávání zboží lze nastavit mechanismus automatické rezervace náhrad dle stavu skladu • náhrady lze definovat jedno nebo obousměrně • nastavení více náhrad pro jedno zboží s určením priority
8
• přizpůsobení systému nejrůznějším způsobům komunikace se zákazníky • podpora práce operátorky na telefonu, okamžitá komunikace s internetovým obchodem • generování nabídek, případně závazných objednávek, na základě poptávky od zákazníka (lze sledovat verze nabídky) • odesílání nabídek (případně objednávek) e-mailem jednotlivě, případně hromadně v nočních dávkách
• na základě znalosti dodacích lhůt dodavatele se zákazník může dozvědět předběžný termín dodání zboží, i když není skladem • generování zálohové faktury k objednávce a nastavení zákazu expedice dokud není zálohová faktura uhrazená • možnost definice rámcových objednávek (závazná objednávka odběru zboží na definované období) a jejich postupné vykrývání
4. Efektivní způsob zásobování • vstupní kontrola při dodání zboží podpořená systémem • vygenerování příjemky na základě objednávky k dodavateli (je nastaveno, aby v tento moment přijaté zboží nebylo možné prodávat, tzv. nepotvrzený příjem)
• fyzická kontrola zboží, polepení příslušnými štítky, zvážení, případně další potřebné operace – informace se zanesou do systému, následně se příjem potvrdí a zboží je možné prodávat
5. Automatizace expedice zboží • ne vždy, když je zboží skladem, je vhodné expedovat zákazníkovi. KARAT může hlídat případy, kdy nenabízí zboží k expedici (zákazník je „neplatič“, zákazník požaduje dodání celé objednávky, zákazník nezaplatil zálohu) • generované položky služeb lze během expedice měnit (např. změna balného a dopravného při zabalení zboží do méně balíků než bylo původně propočteno)
• před vlastní expedicí je možné provést výstupní kontrolu zboží (fyzická kontrola, kompletace zboží, zabalení do balíků, vytištění potřebných dokumentů) a doklady lze snímat a identifikovat čtečkou čárových kódů • automatizovaný tisk dokumentů dle povahy objednávky (počet kopií dodacího listu, faktury, štítky, složenka, jazyková mutace tisků, tisk dokumentů na různých tiskárnách apod.)
• v závěru dne je možné vytisknout podklady pro odevzdávané balíky na poštu, odeslat maily zákazníkům, že jim byl odeslán balík službou PPL • zautomatizování celého procesu – jednou akcí se provede hromadné vygenerování všech dokladů a jejich rozeslání na jednotlivé tiskárny (e-maily)
9
6. Komunikace IS KARAT – Webshop • definice rozhraní, které komunikuje on nebo offline s Webshopem klienta • typické informace přenášené mezi systémem a Webshopem: sortiment a jeho vlastnosti, aktuální stavy skladů, identifikace zákazníka a informace o něm, objednávky a jejich stav, uskutečněné prodeje
7. Podpora jehličkových tiskáren • jehličkové tiskárny jsou již přežitkem, ale některé jejich vlastnosti jsou nenahraditelné (tisk na průklepový papír, náklady na tisk) • používají se v situacích, kdy není třeba prezentovat firmu (tisky pro interní potřebu) • KARAT podporuje tisk na jehličkových tiskárnách i v textovém režimu
8. Evidence a výstupy v oblasti logistiky • firmy mají ze zákona povinnost nejrůznějších výkazů a evidencí v oblasti logistiky • informační systém KARAT pro textilní sortiment podporuje zejména: vykazování EKO-KOM (evidence obalů), vykazování Intrastat (evidence pohybu zboží mezi státy EU)
9. Efektivní řešení komunikace s obchodními řetězci • systém nabízí veškeré standardy elektronické komunikace (nejčastěji využíván formát EDI) s obchodními řetězci • řešení potřebné agendy (objednávky, faktury vydané, dodací listy, atd.) v případě EDI komunikace
• objednávání produktů pomocí objednávkových portálů na úrovni webových aplikací, výsledkem je automatická objednávka přenesená z velkoskladu přímo do systému • na úrovni objednávkových portálů může partner sledovat stavy objednávek, rezervací apod.
10. Flexibilní cenotvorba a slevy • cenotvorba nabízí řadu variant, jak dojít k prodejní ceně (v závislosti na dalších parametrech) • podpora ceníků odběratelských i dodavatelských (dále ceníky běžné, partnerské, akční) • mechanismy vyhodnocující výhodné (nejnižší) ceny v porovnání s cenami partnerů
• ovlivnění ceny řadou slev (sleva absolutní, procentuelní, SKONTO, položková, dokladová) • nastavení slevy na úrovni partnerů, ceníků či přímo na koncových dokladech (závisí na nastavení systému) • zpracování libovolného ceníku (ceník maticový, ceník zohledňující srážkový systém apod.) na úrovni zakázkových řešení
11. Možnost evidence smluvních dokumentů jednotlivých partnerů • evidence smluvních dokumentů partnerů v elektronické podobě • vyhodnocení důležitých parametrů smlouvy (splatnosti, ceníky, dodací podmínky apod.) dle aktuální smlouvy nebo jejího dodatku při pořízení dokladů (dodací listy, fakturace apod.)
12. Optimalizace procesu vychystávání a rezervace skladových zásob • několik stupňů rezervací v případě skladových zásob („měkká“ či „tvrdá“ blokace, ruční nebo automatická rezervace) • sledování skladové disponibility na úrovni skladových karet, následné zohlednění vydaných objednávek a výrobních příkazů • automatické vykrytí objednávky skladovou zásobou (po zaevidování došlé objednávky)
12
• nástroje na generování objednávek vydaných na doplnění skladu (do nastaveného maxima) v případě nedostatku zásob • mnohem jednodušší vychystávání objednávek při vhodném nastavení procesů
13. Propracované možnosti manažerských výstupů a vyhodnocení • široké možnosti v oblasti manažerských statistik a vyhodnocování (položkové výběry, pohledy, sestavy, kontingenční tabulky a grafy) • vyhodnocování je postaveno nad celou databází, lze v rámci jednoho požadavku kombinovat data z různých evidencí systému
• vyhodnocení odběratelů nejen podle odebraných produktů, ale i podle platební morálky a jiných kritérií je typickým příkladem • vyhodnocení na úrovni manažerského chování (sestavení libovolného manažerského výkazu s rozpady na analytické rozměry) je „třešničkou na dortu“
14. Příjemné řešení práce s pobočkami včetně poboček v zahraničí • on-line centralizace dat z různých poboček pomocí vzdálených přístupů • speciální řešení pro dceřiné společnosti (i v zahraničí) • přímé propojení společností na úrovni synchronizace potřebných dokladů (objed-
návky, dodací listy, fakturace apod.) ušetří administrativu spojenou s vedením propojených společností • konsolidace spřízněných společností na úrovni účetnictví
13
15. Efektivní a jednoduché řešení problematiky dopravy • evidence pro tvorbu trasy (závozu) • vyhodnocování výtěžnosti a využití vozidla na úrovni závozu • tisk „Nakládkových listů“ a itineráře závozu v evidencích dopravy • číselník vozidel a řidičů, evidence technických kontrol či evidence čerpání pohonných hmot
• napojení systému závozů na řadu systémů třetích stran v případě vyhodnocování tras pomocí mapových podkladů a GPS modulů • informační systém KARAT je využíván i u společností, které se zabývají výhradně přepravou
16. Optimalizace práce se skladovými zásobami pomocí on-line terminálů • usnadnění práce ve skladech pomocí přenosných on-line terminálů se čtečkami čárových kódů • on-line přehled o stavu zásob na skladu
• řešení expedice homogenních i nehomogenních palet, nakládky vozidel a inventury pomocí terminálů • řízení priority vychystání jednotlivých dodávek
17. Podpora systému vratek a reklamačních řízení • řada řešení v oblasti reklamačních řízení • při jednoduchých řešeních bývá využita evidence reklamačních zakázek • v případě složitějších reklamačních procesů systém disponuje modulem Reklamace
• podpora reklamačních skladů, odběrateldběratelských a dodavatelských reklamací,í, záležitosti tisku reklamačních protokolů apod.
18. Podpora více způsobů úhrad (faktoring, kompenzace, avíza) • nastavení různých způsobů hrazení pohledávek a závazků (standardně je implementována podpora úhrad pomocí faktoringových společností tzv. faktoring) • uskutečnění plateb souhrnným Avízem o hromadné platbě
• standardně je nabízena možnost vzájemných zápočtů pohledávek a závazků ků • řešení různých smluvních podmínek ínek pro určení doby splatnosti (na úrovni nastavení astavení partnerů) • tvorba splátkového kalendáře
19. Komplexní řešení pro podnikové prodejny • zpracování podnikových prodejen několika způsoby • vlastní řešení realizované s využitím modulu Paragonová pokladna (maloobchodní prodej, naskladňování vlastních podnikových prodejen, inventarizace apod.)
• napojení na pokladní systémy třetích stran (je plně automatizované, včetně převádění dat) • komplexní řešení, která mohou obsahovat hardwarové vybavení podnikových prodejen (čtečky, tiskárny, zobrazovací zařízení, pokladní šuplík, fiskální modul, atd.)
20. Efektivní inventarizace pomocí on-line terminálů • efektivní inventarizace pomocí on-line čteček čárových kódů • inventarizace po jednotlivých šaržích i hromadně • inventarizace může být prováděna více pracovníky současně
16
• inventarizace pomocí on-line terminálů zamezuje inventurním duplicitám • řešení namátkových kontrol stavu skladových zásob (na částečně rozebraných paletách) • automatické generování rozdílových dokladů (přebytky a manka) při uzavření inventury
Reference z oblasti velkoobchodu s textilem CYKLO WORLD a. s. Největší prodejce jízdních kol v České republice prodávající pouze vyzkoušené výrobky od předních evropských a světových značek. Sídlo společnosti: Brno www.cykloworld.eu
ADLER Czech, s. r. o.
ALPSPORT, s. r. o.
Dodavatel značkového reklamního textilu pro reklamní agentury. Společnost si vybudovala dobré jméno na trhu a dnes je jedničkou ve svém oboru.
Distributor a přímý dovozce mnoha značek vybavení na cestu do přírody, také provozuje internetový obchod a maloobchodní prodejny v Brně, Ostravě, Praze.
Sídlo společnosti: Ústí nad Labem
Sídlo společnosti: Heřmanice u Oder
www.adler.info
www.alpsport.cz
Případová studie Úspěšné řešení ve velkoobchodu s textilem www.adler.info ADLER Czech, s.r.o. se od svého vzniku v roce 2000 zaměřuje na dodávku reklamního textilu. Jeho hlavními zákazníky jsou především reklamní agentury. Společnost si v poměrně krátkém čase vybudovala dominantní pozici a dnes je v oboru jedničkou na českém trhu. Společnost usiluje o maximální kvalitu poskytovaného zboží a nabízených služeb. Všechny
procesy od vývoje výrobku až po konečnou distribuci jsou řízeny dle požadavků systému řízení jakosti ISO 9001:2001. Současně došlo k certifikaci zavedeného systému minimalizujícího dopady činnosti společnosti na životní prostředí dle ISO 14001:2005.
Expanze podniku by se neobešla bez otevřeného a flexibilního ERP řešení Se zvyšujícími se nároky na zpracování informací a strategickým záměrem prosadit se na trzích EU rozhodlo vedení společnosti o pořízení vyspělého komplexního ERP řešení. Dosavadní ekonomický systém, který zabezpečoval pouze zpracování účetní agendy, již přestal vyhovovat potřebám firmy. Jeho peer-to-peer architektura
výrazně omezovala přenos a správu podnikových dat, současnou práci více klientů a způsobovala nahodile se vyskytující chyby. Management navíc postrádal možnost parametrizace systému, aby jej mohl lépe přizpůsobovat rychle se měnícím požadavkům moderní, rozvíjející se firmy.
Další expanze společnosti tak začala být přímo závislá na pořízení flexibilního ERP systému, jehož integrální součástí by byla aplikace určená pro elektronické obchodování.
vyhoví podmínkám společnosti Adler. Byl totiž ochoten vstřícněji komunikovat a plnit specifické požadavky klienta, ať už jde o přizpůsobení funkcionality systému na míru nebo o kvalitu zabezpečení implementačních a servisních služeb.
možnostmi světových podnikových řešení. Během výběrového řízení ale jejich dodavatelé nebyli schopni a ochotni poskytnout takovou úroveň služeb, jako KARAT Software. Nabízeli většinou hotová řešení a nebyli příliš ochotni následovat naše specifické požadavky. Proto jsme nakonec zvolili řešení KARAT a čas ukázal, že jsme udělali dobře“.
Proč Adler vsadil na IS KARAT Výběrové řízení bylo zahájeno v únoru 2004, a to nejprve na poradenskou firmu, která by zabezpečila výběr toho nejvhodnějšího řešení a jeho dodavatele. Zpočátku management společnosti inklinoval k volbě ERP systému od světového producenta. Nakonec se však na základě kvality zpracovaných nabídek a osobních konzultací ukázalo, že dodavatel tuzemského řešení lépe
Martin Hausenblas, spolumajitel společnosti Adler, k tomu uvádí: „Nejprve jsme byli nadšeni
21
České ERP řešení pro mezinárodní podnikání Management společnosti ADLER Czech, s.r.o. nutně potřeboval nahradit práci obchodníků elektronickým obchodem a tím výrazně rozšířit spektrum zákazníků. Primárním cílem projektu proto bylo nasazení řešení, které by umožnilo vícejazyčné a víceměnové elektronické obchodování. Ke klíčovým procesům společnosti Adler patří také řízení vztahů se zákazníky. Správa portfolia 15 000 klientských firem se neobejde bez efektivního řízení kontaktů, využití segmentace a strukturovaných cílených marketingových kampaní.
22
KARAT se vyplácí již po půl roce Nasazení CRM funkcionality bezprostředně navazující na elektronický obchod představovalo druhý hlavní cíl projektu. V rámci odbytového jádra KARATu byl realizován rezervační systém, jehož pomocí se podařilo významně změnit způsob práce obchodníků. „Podstatou našeho podnikání je realizace velkého množství malých obchodních případů. Přidaná hodnota práce obchodníka je v těchto případech nulová, proto jsme požadovali automatizaci obchodního procesu. Obchodníky pak můžeme využít teprve při řešení velkého obchodního kontraktu,“ uvádí Martin Hausenblas a dodává: „Rezervační systém nám také umožnil nabízet zboží, které je teprve na cestě do skladu, a to tím, že poskytuje reálná data v reálném čase.“
Obchodní aktivity společnosti Adler jsou úspěšně řízeny pomocí českého ERP systému KARAT. Konkrétním měřitelným přínosům řešení v obchodní oblasti a jeho rychlé návratnosti pro zákazníka napomohlo vyvinutí a zavedení elektronického obchodu v rámci řešení KARAT, a to za využití technologií Sun Microsystems. Sun servery byly zvoleny z důvodu použití plně 64bitové technologie, která přináší vyšší výkon, vyšší míru spolehlivosti a škálovatelnosti. Také tyto servery nabízí jednotnou správu všech systémů pomocí vestavěných systémových procesorů.
Implementace úspěšně pokračuje Dalšími kroky, před nimiž společnost stojí, jsou nasazení telefonní ústředny kontaktního centra a reklamačního systému v prostředí KARATu. „Rozhodli jsme se v podniku sbírat data o tom, co nefunguje správně. Chceme každou reklamaci ukončit korektním způsobem,“ komentuje další záměry rozvoje projektu Martin Hausenblas. „Poslední oblast, jejíž pokrytí informačním systémem máme v plánu, je controlling, na který vypracujeme speciální projekt. Vyhodnocování efektivity, produktivity práce, nákladovosti a dalších ekonomických ukazatelů pak bude moci využít zpětné vazby, kterou získáme z již fungujících součástí systému,“ uzavírá Martin Hausenblas.
KLÍČOVÉ PŘÍNOSY • vybudování elektronického obchodu a rezervačního systému • zvýšení obratu generovaného elektronickým obchodem – v ČR o 10 %, v zahraniční o desítky % (v Polsku např. o 70 %) • meziroční zvýšení zisku o 20 % • návratnost investice – pět měsíců • zvýšení produktivity práce obchodníka – o 100 %
ROZSAH ŘEŠENÍ Ekonomika, Finance, Personalistika a mzdy, Obchod, Odbyt a sklady, E-shop
Technické informace
Pokryté oblasti: • účetnictví a výkazy • finance • majetek • personalistika a mzdy • skladové hospodářství • nákup
Informační systém KARAT KARAT Software a.s. čeština, slovenština, angličtina KARAT Software a.s. a autorizované partnerské společnosti střední a větší společnosti, řádově desítky uživatelů obchod, služby, servis, výroba komplexní podnikový informační systém grafické prostředí MS Windows Intel (x86), RISC MS Windows Server, UNIX (Sun Solaris, IBM AIX atd.), Linux MS Windows Client/Server KARAT Modeler MS SQL Server, Sybase Adaptive Server Enterprise, Sybase Adaptive Server Anywhere
• • • • •
prodej marketing a obchod – CRM plánování a řízení výroby manažerské řízení a rozhodování specializovaná řešení (WorkFlow, Řízení projektů, apod.)
www.k karatsoftware.com
Zpracovalo VERTIGO.CZ
Název: Výrobce: Jazyk aplikace: Distributor: Řešení pro: Zaměření: Charakter: Uživatelské prostředí: Platforma: Operační systém – server: Operační systém – klient: Databázová architektura: CASE nástroje pro vývoj: Podporované DB servery:
