Jaarvergadering + Discussieavond

Jaarvergadering + Discussieavond

Alumni Sportclub Exstudiantes Groningen 28 september 2011

Jaarvergadering + discussieavond A.S. Exstudiantes Groningen - 28 september 2011

Programma ALV + discussieavond A.S. Exstudiantes Groningen Het bestuur van Exstudiantes Groningen wil de avond van de jaarvergadering graag andere invulling geven. De reden is dat op de traditionele ALV (zoals in april) erg weinig belangstelling was. De ALV gaf aan dat één jaarvergadering voldoende zou zijn. Toch wil het bestuur graag van gedachte wisselen met de leden over de vereniging. De opzet voor woensdag 28 september is daarom als volgt: Om half 8 begint de korte en krachtige ALV. Alle stukken staan twee weken van te voren op de nieuwe website, en alle mededelingen en dergelijke worden uitgewerkt, maar niet voorgelezen. Concrete vragen vanuit de ALV over de financiën, speerpunten of overige zaken worden indien mogelijk voor de ALV ter discussie gesteld en indien gewenst tijdens de ALV kort aangestipt. Op die manier denkt het bestuur tussen half 9 en 9 uur de ALV zelf te kunnen sluiten en is er ruimte voor een informeler deel. Onder het genot van een drankje wordt er gesproken over Exstudiantes als vereniging, over de identiteit, de activiteiten, de toekomst en dergelijke. Meer informatie verderop.


Agenda Algemene ledenvergadering Alumni Sportclub Exstudiantes Datum: Tijd: Locatie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Woensdag 28 september 2011 19:30 uur (tot 20:30 uur) Restaurant Overstag, Gedempte Zuiderdiep 137-139 te Groningen Opening Vaststellen agenda Notulen ALV 20 april 2011 Mededelingen en ingekomen stukken (informatie) Secretarieel jaarverslag 2010-2011 (voorstel) Evaluatie bestuursjaar 2010-2011 (voorstel) Afrekening 2010-2011 en Balans 30 juni 2011 (voorstel) Begroting 2011-2012 met contributieverhoging (voorstel) Speerpunten 2011-2012 (voorstel) Bedanken en instellen commissies (informatie en voorstel) W.V.T.T.K. Rondvraag Sluiting

- bijlage 1 - bijlage 2 - bijlage 3 - bijlage 4 - bijlage 5 - bijlage 6 - bijlage 6 - bijlage 7

Toelichting agenda: 5. De Notulen worden alleen inhoudelijk besproken. Alle opmerkingen naar aanleiding van de notulen van 20 april 2011, zijn opgenomen in het document met de NAV’s 4. Alle bestuursmededelingen zijn opgenomen in het document met mededelingen. 5. Melvin behandelt het secretarieel jaarverslag, dit wordt niet helemaal voorgelezen. 6. Sybrand evalueert kort het bestuursjaar. Op de ALV in april is dit deels gebeurd. 7. Kornelis presenteert de Afrekening en de Balans. 8. Kornelis presenteert de Begroting. De inmiddels doorgevoerde contributieverhoging wordt vastgelegd. 9. Het bestuur stelt voor om een nieuwe commissie in te voeren: ICE: Internet Commissie Exstudiantes De voorgestelde commissieleden worden op de ALV voorgedragen.


Opzet discussieavond A.S. Exstudiantes Groningen Datum: Tijd: Locatie:

Woensdag 28 september 2011 20:30 uur (21:00 uur) Restaurant Overstag, Gedempte Zuiderdiep 137-139 te Groningen

Tijdens en voorafgaande aan de discussieavond kunnen alle leden onderwerpen aandragen. Enkele vragen die het bestuur ter discussie wil stellen, zijn de volgende: - Wat vind je van de identiteit van Exstudiantes Groningen en hoe zou deze kunnen worden doorontwikkeld? - Wat vind je van de activiteiten (*) van Exstudiantes (Groningen) en welke zou je toegevoegd zien? Enkele ideeën: > Jaarlijkse toernooi & borrel met Exstudiantes Utrecht > Diner in goed restaurant > Golf > Zomeravondvoetbal > Netwerkborrel met bedrijven > Bierproeverij (op zondag in de Kale Jonker of in België) > Bezoek Polen en of Oekraïne tijdens EK > Bezoek Estudiantes de la Plata in Buenos Aires (spaarplan) - Vind je dat de groei van Exstudiantes beperkt (exclusief) zou moeten blijven? - Zouden er andere sporten passen onder de noemer Alumni Sportclub zoals bv wielrennen (bv toeren), veldvoetbal, volleybal, tennis enz... - In hoeverre zou Exstudiantes moeten streven naar een 'eigen' en gezelligere wedstrijden trainingsaccommodatie en ben je bereid hier een organisatorische of financiële bijdrage aan te leveren (bv bardienst, spaarplan, inrichting)?

(*) in 2010-2011 waren de activiteiten: Nieuwelingentoernooi, Openingsborrel, Bitterballenborrels, wijnproeverij (Kerst), Jaarfeest, Pitch & Putt, vrijdagmiddagborrel. Jaarvergadering + discussieavond A.S. Exstudiantes Groningen - 28 september 2011

Notulen Algemene ledenvergadering A.S. Exstudiantes – 20 april 2011

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63

Datum & tijd: woensdag 20 april 2011, 20.00 uur Locatie: Restaurant Overstag, Gedempte Zuiderdiep 137-139, Groningen Aanwezig namens het bestuur: Sybrand Jissink, Melvin Kilsdonk, Kornelis de Vries, Harmen Jentsje Doevendans en Roderik Derksen. Aanwezige overige leden: Francisco Junoy Montolio, Vincent Neef (later), Wendy Kramer, Alien Vos, Diony Buikema-Kentie, Riepko Buikema, Maarten van Loo, Lennart Hofstra, Wendy Kramer en Jehonne Koree. Afwezig met specifieke kennisgeving: Pieter Dijkstra, Marloes Clemens en Marije Plantinga. 1. Opening Nadat Melvin de afwezigen met specifieke kennisgeving heeft opgenoemd, opent Sybrand om 20.10 uur de vergadering. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt als volgt vastgesteld: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Opening Vaststellen agenda Notulen ALV 1 juli 2010 Mededelingen en ingekomen stukken Instellen AEX Financiën (Informatie) Oprichting en aansluiting stichting Exstudiantes (voorstel) Opzetten afdeling veldvoetbal (voorstel) W.V.T.T.K. Rondvraag Sluiting

3. Notulen ALV 1 juli 2010 Sybrand bespreekt pagina voor pagina de notulen van de afgelopen ALV. Opmerkingen over spelen taalfouten worden niet besproken, deze kunnen per e-mail worden verstuurd. Er zijn enkele opmerkingen naar aanleiding van de notulen: r.83: Uit de reacties in de enquête is gebleken dat de leden niet heel veel behoefte hebben aan contacten met het bedrijfsleven. Dit was niet verwacht. Het bestuur heeft niet de intentie de leden activiteiten op te leggen waar te weinig animo voor is. Er is daarom gekozen om eerst geen netwerkborrel of iets dergelijks te organiseren. r.86-87: De sportieve doelstellingen van drie kampioenschappen en een beker zijn alle drie niet gehaald. Exstudiantes 1 mocht een klasse hoger starten dan tijdens de vorige ALV bekend was en heeft nog een goede kans op de nacompetitie. Het kampioenschap zit er niet meer in. Bovendien werd heren 1 halverwege het seizoen opeens in de A-categorie van de beker geplaatst en hierin direct uitgeschakeld. Heren 4 had de pech dat er één team beter was, en wordt 2e. De verwachting was dat er bij heren 2, 3 of 4, of eventueel bij de dames mogelijkheden zouden zijn voor een kampioenschap. Wellicht is het niveau toch overschat. Andere oorzaken zouden kunnen zijn: het niet kunnen trainen, het relatief grote aantal afwezigen, of het feit dat de leden een dagje ouder worden… r.91-93: Het bestuur is wel bezig geweest met visie en toekomst, maar er ligt nog geen beleidsplan. Het is nog niet bekend op welke ALV er een beleidsplan zal liggen. r.101-109: Het bestuur heeft enkele keren gesproken met Drs. Vijfje en uitgangspunten van de samenwerking afgesproken. Afgesproken is dat beide verenigingen proberen de leden behorende bij de doelgroepen (studenten vs. afgestudeerden) bij de club te halen. Bij Drs. Vijfje zijn echter mogelijkheden om als afgestudeerde te spelen en bij Exstudiantes spelen studentes. Beide verenigingen kunnen en willen leden niet dwingen. De identiteit van de club, de activiteiten en de financiële voordelen moeten ervoor zorgen dat bij beide verenigingen de leden komen van de bijbehorende doelgroep. De samenwerking is nog niet geformaliseerd middels een contract. Dit is nog wel de bedoeling. De komende weken wordt het contact geïntensiveerd vanwege de naderende

1


64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126

overschrijvingsdatum. Het idee van het bij elkaar drinken in de stamkroeg van de winnaars, is helaas bij een idee gebleven. r.110-111: Het bestuur heeft gesproken met het bestuur van The Knickerbockers (TKB). Deze gesprekken verlopen moeizaam. TKB ziet Exstudiantes in eerste instantie nog niet als ideaal verlengstuk, maar is net als Drs. Vijfje eerst ook was, bang voor een leegloop van de selectie. TKB is ook principiëler in het niet verlenen van contactgegevens van oud leden en houdt vast aan regels dat dit eigenlijk niet zou mogen. Dit loopt via de Stichting Oud Leden (SOK). De communicatie met de SOK laat te wensen over. r.113-118: Het bestuur heeft een gesprek gehad met de dragende kracht achter het Alumni netwerk van de RUG. Het gesprek was positief en beide organisaties hebben afgesproken contact met elkaar te blijven houden en na te denken over wat voor elkaar betekend kan worden. Voor Exstudiantes is het netwerk een middel om met afgestudeerden in contact te komen en zijn er PRmogelijkheden. Riepko vraagt wie onze contactpersoon is. Sybrand antwoord dat dit Frank Schmidt is, Riepko kent hem niet. r.118: De Hanze heeft een Alumninet. Hiermee is contact gelegd. r.120-128: Het ontwikkelen van een juiste identiteit is een belangrijk, maar lastig traject. Bij deze identiteit denkt het bestuur aan het gezellig met elkaar zaalvoetballen, een biertje drinken en onderlinge sociale contacten over werk, privé, enz. Belangrijk voor de identiteit zijn ook de activiteiten. De wijnproeverij is een voorbeeld van een zeer passende en erg gewaardeerde activiteit. Er wordt geprobeerd de activiteiten zoveel mogelijk op de wensen van de leden af te stemmen. Meer over de activiteiten volgt bij de mededelingen. Helaas heeft het bestuur uit de enquête begrepen dat er leden zijn die zich bij een exstudentenvereniging iets anders hadden voorgesteld. Dit is een punt van zorg waaraan gewerkt wordt. r.218-220: Harmen heeft een plan ontwikkeld voor het bemannen van het wedstrijdsecretariaat. Het uitgangspunt is hierbij dat als een team niet hoeft te spelen, dat het team ook niet naar de sporthal wil komen voor het wedstrijdsecretariaat. Gevolg is dus dat teams bij elkaar moeten ‘wedseccen’. Dit blijkt lang niet altijd makkelijk. Vooral bij Exstudiantes 1 (A-categorie) is het soms lastig om iemand te vinden die vlagt en iemand die achter de tafel zit. Ook is het lastig wanneer er maar één teams speelt, het secretariaat te bemannen, waardoor Harmen deze taak vaak op zich neemt. r.227-229: Het openingsevenement en de constitutieborrel hebben beide plaatsgevonden aan het begin van het seizoen. Deze evenementen waren behoorlijk succesvol. r.248-254: Alle tenues voor het seizoen 2011-2012 zijn voorzien van een sponsor. Ondanks meerdere pogingen is er geen sponsor voor reserveshirts gevonden. r.288-291: Bij het kiezen van het font, heeft het bestuur gekozen voor een strak en zakelijk font. r.312-313: Het bestuur zal in het evaluatiemoment niet alleen kijken naar de rest van het seizoen, maar ook de komende twee seizoenen en wellicht verder. Het rookbeleid is hierin belangrijk. r.339-340: Er is niet gekozen vooreen borgsysteem. In geval van schade aan de tenues, zal deze wel op de teams worden verhaald. Sybrand vraagt of er verder nog vragen en/of opmerkingen over de notulen zijn. Deze zijn er niet en de notulen van de ALV van 1 juli zijn hierbij vastgesteld. 4. Mededelingen in ingekomen stukken Sybrand: Algemene terugblik afgelopen periode Het bestuur kijkt positief terug op de periode sinds de vorige ALV en nu. Vrijwel alle formaliteiten waren tijdig geregeld en de competitiestart was prima. De reacties op onze nieuwe vereniging met een geheel nieuw concept zijn zeer positief. Ook op het tenue zijn veel positieve reacties geweest.

2


127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190

Het spelen op donderdag in de Wijert bleek veel beter dan in eerste instantie gedacht. Sporthal Kardinge beviel matig en de eerste indruk in Selwerd is positief. De opkomst bij activiteiten was vrij goed. Vooraf was de inschatting gemaakt dat leden behoefte zouden hebben aan meer activiteiten, maar dit bleek niet het geval. De structurele opkomst in de stamkroeg bleek lager dan verwacht. Het bestuur heeft de frequentie van vergaderen verlaagd van eenmaal per week naar ongeveer eenmaal per maand en dat bevalt goed. Het blijkt dat een drukke baan in combinatie met het bestuur soms best pittig is. Toch is er tijd vrij gemaakt voor de nieuwe initiatieven (staan op agenda) en is het bestuur betrokken bij de KNVB-zaken. In 2011 is er regelmatig getraind. Sportief vallen de resultaten dan misschien iets tegen, sociaal is het wel ongeveer wat er van verwacht was en die verwachtingen waren heel positief en enthousiast. Een compliment dus voor alle leden! Activiteiten Aan het begin van het seizoen is de AEX door het bestuur ingesteld met als doel activiteiten te organiseren voor de vereniging (agendapunt 5). De AEX heeft een zeer succesvolle wijnproeverij georganiseerd en twee Bitterballenborrels (BBB’s). Uit een inventarisatie bleek dat er eigenlijk niet voldoende leden geïnteresseerd waren in een weekendje, netwerketentjes of beachsoccer. Er zal met de AEX worden geëvalueerd en er wordt gekeken naar een jaarfeest op dinsdag 10 mei of zaterdag 21 mei. Raad van Advies Dit seizoen heeft het bestuur de RvA eenmaal bijeengeroepen en wel op 8 december 2010. Alle vier RvA-leden waren aanwezig, dus ook Sebastiaan Landers uit Leiden en Ignas van den Einde uit Utrecht. Tijdens de vergadering is ondermeer gesproken over veldvoetbal, Exstudiantes Utrecht en de identiteit van de vereniging. Het bestuur heeft de RvA-bijeenkomst als zeer nuttig ervaren en is van mening dat de bijeenkomst doorslaggevend is geweest voor de bestuurlijke activiteiten op het gebied van veldvoetbal en de ‘afdeling Utrecht’. Toekomst Exstudiantes Het bestuur heeft nagedacht over de toekomst van Exstudiantes en dan vooral over hoe het bestuur de vereniging volgend seizoen ziet. Het bestuur ziet graag dat de vereniging gaat groeien. Ten eerste is dit omdat er dan meer leden af zullen komen op de activiteiten zoals borrels, evenementen en trainingen. Daarnaast is gebleken dat veel teams behoefte hebben aan een groot assortiment aan spelers die benaderd kunnen worden om mee te spelen. Los daarvan is de vereniging interessanter voor sponsoren wanneer meer leden zijn. Heel belangrijk is de gedachte dat Exstudiantes voor alle afgestudeerden een vervolg wil bieden op sportief gebied aan de studententijd. Het bestuur denkt structureel te kunnen acteren op alle niveau’s waarbij het maximum bij de heren één klasse lager ligt dan het niveau van Drs. Vijfje 1. Op dit moment is dat de hoofdklasse. Wellicht dat met structurele training een zelfde niveau kan worden bereikt. Bij de dames is de bedoeling te gaan spelen op alle niveau’s in het district. De afgelopen maanden heeft het bestuur ervaren dat de KNVB onze vereniging direct als een belangrijke speler ziet. De gemeente echter ziet Exstudiantes nu nog als klein, maar met veel potentie. Ook daarom is een groei gewenst. Een prestatief karakter is zeker gewenst vanwege het feit dat dit meer aanzien geeft en dat er ook ruimte is voor afgestudeerden die prestatief willen zaalvoetballen. Melvin: Leden Exstudiantes heeft op dit moment 76 leden. Dit betreft 50 heren, waarvan 9 X-leden, 26 dames waarvan 10 dames X-lid zijn. Het X-lidmaatschap is afgelopen jaar ingesteld en bevalt erg goed. Het bestuur gaat er vanuit dat een groot deel van de leden ook volgend seizoen voor Exstudiantes blijft spelen. In de vorige ledenmail stond de afmeldingsprocedure vermeld en tot op heden is er één afmelding binnen. Voor een aantal leden is het nog niet duidelijk of ze in de toekomst in Groningen zullen blijven. De verwachting is dat in ieder geval de kern van de teams gehandhaafd kan blijven. X-leden Over het algemeen is het bestuur tevreden over het systeem met de X-leden. De beschikbaarheid van de X-leden is tot nu toe nog niet wat er van verwacht werd, maar dit komt grotendeels doordat zij vaak op een laat tijdstip gebeld worden. Voor volgend jaar zal gekeken worden naar een manier voor de X-leden om aan te geven wanneer zij beschikbaar zijn. Daarnaast helpt het wel wanneer X-leden regelmatig komen trainen, de aanvoerders herkennen de X-leden en

3


191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254

zullen eerder bellen. Het valt op dat actieve X-leden vaker spelen dan X-leden die weinig aanwezig zijn. Het bestuur heeft hier geen moeite mee zolang de X-leden dat ook niet hebben. Studenten Bij Exstudiantes spelen enkele studenten, met name bij de dames. Zij kiezen ervoor niet bij Drs. Vijfje te spelen om veelal persoonlijke redenen. Het bestuur heeft ervoor gekozen deze dames met open armen te ontvangen om een damesafdeling te realiseren. In het geval van dames die al bijna afgestudeerd zijn, is de keuze om niet meer voor een studentenvereniging te gaan spelen een logische. Bij dames die nog net studeren, is dit minder logisch. Het bestuur bekijkt de situatie per seizoen zowel vanuit de morele gedachte, als vanuit praktisch en persoonlijk de meest wenselijke. Potentiële nieuwe leden (zaalvoetbal) Naast enkele losse leden, hebben zich in totaal bijna vier nieuwe teams gemeld. Er is interesse getoond van een volledig team van Drs. Vijfje om lid te worden, nog een half herenteam en een half damesteam. Daarnaast ook nog enkele losse dames en heren. Ook is er een speler van Drs. Vijfje die met een heel vriendenteam wil komen. Tevens heeft zich een team afgestudeerden van GRC gemeld. Tot slot heeft een damesteam van ON geïnformeerd over de mogelijkheden om volgend jaar bij ons te komen spelen. Exstudiantes is dus bekend bij diverse ex-studenten! Enquête Afgelopen seizoen heeft het bestuur een enquête gehouden. Deze is door maarliefst 55 mensen hebben ingevuld. Interessante resultaten waren: De accommodatie in Kardinge kreeg gemiddeld een 5,15. Sfeerloos, koud en ver weg werden veel als reden genoemd. De kale Jonker kreeg een 7,25. Leden vinden het een goede kroeg, alleen het feit dat er weer gerookt wordt is voor velen een groot minpunt en reden om ergens anders heen te gaan. Aan de hand van een PowerPoint presentatie bespreekt Melvin de resultaten betreffende veldvoetbal, trainingsbehoefte en belangrijke aspecten van de vereniging. Lennart valt het op dat toekomstige veldvoetballers bijna allemaal willen trainen in tegenstelling tot de zaalvoetballers. Sybrand bevestigt dat de animo om in de zaal te trainen inderdaad lager is. Wendy vraagt hoeveel dames zich hebben aangemeld. Sybrand antwoordt dat dit er zes van Oranje Nassau en vijf van Drs. Vijfje zijn. Francisco vraagt hoeveel X-leden er op het veld komen. Het bestuur is van plan 20 spelers per team in te delen. Graag ziet het bestuur ook dat er voldoende X-leden komen. Kornelis Financiën (Agendapunt 6) De financiën worden bij agendapunt 6 besproken. Bankzaken Ondanks het feit dat er nog geen automatisch incassosysteem is, bevalt de Rabobank goed. Vanaf 2011-2012 zal Exstudiantes automatische incasso hebben. Boekhouding Het boekhoudprogramma van de KNVB blijkt dusdanig complex dat er is besloten het eerste seizoen de boekhouding in Excel te doen en de boekhouding volgend boekjaar vanaf het begin met het KNVB-programma in te voeren. Kascommissie De kascommissie is dit seizoen nog niet bijeengeroepen. Wel is de commissie per e-mail geïnformeerd over de financiën en hebben gereageerd met nuttige opmerkingen. Diony vraagt wanneer er een begrotings-ALV verwacht wordt. Het bestuur geeft aan dat dit in juni zal zijn. Hierop vraagt Diony zich af of dat wel nut heeft omdat ze verwacht dat er een lage opkomst zal zijn. Diony stelt een ALV aan het begin van het seizoen voor. Het bestuur geeft aan dit in overweging te nemen. Harmen: Competitie 2010-2011 De competitie is over het algemeen goed verlopen. Veel teams hadden helaas een onregelmatig wedstrijdverloop. Dit komt doordat er relatief weinig uren waren, voor zes teams. Het voetballen

4


255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318

op donderdag was qua opkomst bij de dames een probleem. De eerste twee maanden zijn er daarom enkele wedstrijden uitgesteld. Vanaf het moment dat Exstudiantes op vrijdag ging voetballen, is dit enorm verbeterd. Helaas zijn we ook vaak geconfronteerd met andere ploegen die wedstrijden uit wilden stellen. Heren 1 haalt wellicht de nacompetitie, en hiervoor zal dan ruimte bijgehuurd moeten worden. Trainingen 2010-2011 Afgelopen seizoen heeft Exstudiantes eerst samen met Drs. Vijfje getraind bij de ACLO, een enkele keer in Beatrixoord en in 2011 per twee a drie weken in diverse hallen. De opkomst van de trainingen is lager dan verwacht. Het bestuur denkt dat dit vooral aan de trainingstijden, locatie en het gebrek aan structuur in de trainingsmomenten ligt. Zoals eerder gezegd wordt dit komend jaar anders aangepakt. Sybrand geeft aan dat er ook te weinig structuur in de trainingsmomenten zit, dit is aangegeven door de leden. Gerichte teamtrainingen hebben de voorkeur boven trainingen waarin iedereen gemengd voetbalt. Wedstrijdsecretariaat Het beheren van het wedstrijdsecretariaat gaat over het algemeen goed. Wel is te zien dat er veelal dezelfde personen zitten, dit zijn vaak de aanvoerders. Als er een wedstrijd wordt afgelast, is het moeilijk om mensen te vinden voor de andere wedstrijd. Grotendeels kan dit met communicatie te maken hebben van de aanvoerders richting de teams. Dit zal volgend jaar scherper opgevolgd moeten worden. Op het volgende aanvoerders overleg zal dit punt mee genomen worden, van de leden verwachten we hier ook een bijdrage in. Aanvoerdersoverleg Het aanvoerdersoverleg was zeer geslaagd en zal herhaald worden. De aanvoerders zullen volgend jaar aan het begin van het seizoen en halverwege bijeen geroepen worden. Het bestuur heeft veel informatie van de aanvoerders gekregen waaronder bijvoorbeeld de behoefte aan training en de manier erop en de manier van communicatie richting de x-leden. Open Friese Kampioenschappen De Dames zijn tot in de kwartfinale gekomen van de Open Friese Kampioenschappen, daarin hebben ze verloren van de nummer 2. De heren zijn ook tot de finale dag doorgedrongen, maar zijn daar niet verder dan de poulerondes gekomen. Dames (eredivisie) De dames hebben een lastig seizoen achter de rug. De opkomst was, helemaal in het begin, niet goed en de verwachte wisselwerking tussen het eerste en het tweede bleef in eerste instantie grotendeels uit. Er is toen een aantal wedstrijden uitgesteld. Daarnaast was de opkomst bij trainingen lager dan verwacht. Voor volgend jaar zullen er meer dames bij moeten om twee teams te kunnen laten voetballen. Ook is er, door het ontbreken van de benodigde zeer hoge ambitie, besloten om niet mee te gaan doen aan de landelijke eredivisie. Aan de vorming van deze eredivisie heeft Exstudiantes een actieve bijdrage geleverd. Overwogen is om samen met Drs. Vijfje een damesteam in te schrijven. Het bestuur heeft het standpunt ingenomen dat wanneer de dames van Exstudiantes dit echt wilden, dat het bestuur zou proberen dit te realiseren. Deze echte ambitie bleef uit. De damesafdeling is belangrijk voor onze vereniging en heeft daarom extra de aandacht. Zaalvoetballocaties Afgelopen seizoen heeft Exstudiantes eerst gespeeld in De Wijert, vervolgens in Kardinge en inmiddels in Selwerd. Tussendoor is er een avond geweest in De Brug. Er is getraind in Beatrixoord, Lewenborg en Beijum. In de stad zelf is heeft alleen sporthal Vinkhuizen onze vereniging niet mogen vereren. Sporthal Corpushuys is een hal die geëxploiteerd wordt door een andere afdeling van de gemeente. Daarnaast is er nog het Alfa Sportcentrum en de hallen van de ACLO. Op basis van de mogelijke sporthallen heeft het bestuur een wensenlijst gemaakt voor volgend jaar. De criteria zijn locatie, sociale faciliteiten, prijs en technische kwaliteiten van de hal. Hier de prioriteiten zoals het bestuur dit ziet, er van uitgaande dat via de ACLO alles vol is: 1. 2. 4. 3. 5. 6. 7.

De Wijert Selwerd Lewenborg De Brug Corpushuys Beijum Beatrixoord

5


319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381

8. 9. 10.

Vinkhuizen Kardinge Alfa Sportcentrum (bijna 1,5 maal duurder)

Jehonne stelt voor om de Brug op plaats 3 te zetten. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Wendy vraagt of de kantine in Selwerd altijd dicht is op vrijdagavond. Sybrand zegt dat dit ons ook negatief heeft verrast. Er is toegezegd dat dit éénmalig zou zijn. Lennart vraagt of wij weten waarom Drs. Vijfje uit de Alfa-hal weg gaat en of dit geen optie zou zijn. Sybrand vertelt dat er meer zaalaccommodatie op de ACLO vrij komt en dat Drs. Vijfje hier gebruikt van gaat maken. Harmen vertelt dat de Alfa-hal anderhalf keer zo duur is dan een hal van de gemeente. Het bestuur gaat de optie bij het Alfa College onderzoeken. Diony meldt dat er wat haar betreft nogal een verschil zit tussen bijvoorbeeld De Wijert op donderdag en Kardinge op vrijdag. Het bestuur beaamt dit. Wendy vraagt wanneer het bekend wordt wat de speeldag zal zijn. Sybrand antwoordt dat we binnenkort (medio mei) verwachten iets van de gemeente te zullen horen. Het bestuur zal soepel zijn met eventuele afmeldingen vanwege de speeldag. KNVB-structuur Dit seizoen is de KNVB bezig de structuur te veranderen. Hierdoor wordt de afdeling zaalvoetbal meer autonoom en kan er groei gerealiseerd worden, zowel kwalitatief als kwantitatief. Het bestuur heeft een actieve rol gespeeld in discussies over deze structuur. Meer informatie is bij het bestuur verkrijgbaar. Exstudiantes Zaal 2011-2012 Exstudiantes wil groeien. Hiervoor wordt voor het seizoen 2011-2012 een aanvraag geplaatst bij de gemeente waarbij uitgegaan wordt van 9 teams op de vrijdagavond (drie structurele uren). Het bestuur wil ook volgend jaar twee damesteams. De leden voor de extra herenteams hebben zich grotendeels al, onder voorbehoud, aangemeld. Als iedereen die interesse heeft getoond daadwerkelijk komt spelen, kunnen er bijna drie damesteams en acht herenteams worden gevuld. Accommodatieaanvraag 2011-2012 Het bestuur wil drie uur op de vrijdagavond plus een trainingsmogelijkheid op een doordeweekse dag, bij voorkeur de maandag, anders de woensdag. Gezien het huidige beleid van de gemeente verwacht het bestuur volgend jaar een andere hal beschikbaar te krijgen dan Kardinge. Het huidige beleid is er namelijk op gericht om efficiënter met ruimte om te gaan. Uit het aanvoerdersoverleg en de enquête is gebleken dat de vrijdagavond de speelavond moet blijven. Daarnaast is het uit het aanvoerdersoverleg gebleken dat er een behoefte is om te trainen maar dat één keer in de maand een gerichte training op het eigen niveau de voorkeur geniet boven wekelijks/tweewekelijks gemengd trainen. Selectie en prestatie Voor het aanzien van de vereniging, de status binnen de gemeente, de KNVB en voor sponsoren is een hoog niveau gewenst. Daarnaast sluit Exstudiantes beter aan als verlengstuk van Drs. Vijfje wanneer het niveau van Drs. Vijfje benaderd wordt, zodat nieuwe leden op diverse niveaus in kunnen stromen. Om dit te bereiken wordt EXS 1 een selectieteam en EXS 2 een prestatieteam. Voor komend seizoen houdt dit in dat er een technische commissie ingesteld wordt die de spelers van het eerste selecteert. Daarnaast zal aan het eerste duidelijk gemaakt worden dat het prestatievoetbal is, dit kan betekenen dat sommige spelers af en toe wat minder spelen dan andere spelers. In eerste instantie betreft dit alleen de heren. Bij de dames is het afgelopen seizoen de drive er niet geweest om veel te trainen en uit het aanvoerders overleg kwam deze wens ook niet naar voren, eens per maand is voldoende. Mededelingen Roderik Stamkroeg Uit de enquête is gebleken dat veruit de meeste leden de Kale Jonker een zeer geschikte kroeg vinden voor Exstudiantes. Een groot nadeel is het rookbeleid dat in het najaar is ingevoerd in de Kale Jonker. Doordat er gerookt wordt sinds december, is de opkomst van onze leden flink gedaald. In maart heeft het bestuur met Bas Berendsen, eigenaar van de Kale Jonker, over het rookbeleid gesproken. Afgesproken is om ongeveer eenmaal per maand een rookvrije vrijdagavond vanaf ongeveer 22 uur te organiseren. Op 1 april is de 1e rookvrije borrel geweest en dit was met

6


382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445

een behoorlijke opkomst een succes te noemen. Het bestuur en de AEX willen in de lente en zomermaanden de animo peilen om een vrijdagmiddagborrel te organiseren. Sponsoring Het begrootte bedrag van 1500 euro voor sponsoring dit seizoen is gehaald. Voor het huidige seizoen en komend seizoen is het bestuur druk met de lancering van een nieuwe website en meer (web)sponsoring. Het is de bedoeling dat er volgend jaar meer teams bijkomen en dus zoekt het bestuur naar meer sponsoren. Het bestuur heeft als doelstelling voor elk nieuw team een shirtsponsor te regelen en structureel meer sponsorgeld binnen te halen voor de gehele vereniging. Website Het bestuur is bezig met een nieuwe website. De bedoeling is om ook een koppeling te maken met de KNVB zodat het programma en uitslagen makkelijker kunnen worden ingevoerd. Daarnaast wordt de nieuwe website gebruiksvriendelijker waardoor het mogelijk is dat meerdere personen de website up to date kunnen houden. Tevens zullen de sponsoren beter zichtbaar worden op de nieuwe website. Merchandise Afgelopen seizoen heeft het bestuur de wensen van de leden gepeild en op basis hiervan merchandise besteld bij Muta-sport. In totaal zijn er 23 broeken besteld, 22 truien en één polo en deze zijn als het goed is nu bij vrijwel iedereen binnen. Het bestuur heeft nog vijf polo’s over die tegen elk aannemelijk bod kunnen worden verkregen. Ondanks de niet verkochte polo’s is er bijna geen verlies gemaakt met betrekking tot de merchandise. Diony vraagt of er voor komend seizoen al sponsoren zijn benaderd of dat we deze op het oog hebben. Roderik en Sybrand laten weten dat zij enkele bedrijven op het oog hebben. Lennart vraagt wanneer de nieuwe site komt. Roderik antwoord dat het wat vertraging heeft opgelopen, maar binnenkort hopelijk zal worden afgemaakt. De ALV wordt kort onderbroken voor een pauze. 5. Instellen AEX Sybrand stelt voor de volgende personen te installeren als commissielid van de AEX: Diony Kentie (voorzitter), Bas Groeneveld, Lennart Hofstra, Vincent Neef en Marijn Hiddinga. Ondanks dat deze al enige tijd functioneert, vinden wij het als bestuur gepast om ze officieel voor te stellen en te installeren. De ALV heeft geen bezwaar en de AEX is formeel geïnstalleerd. 6. Financiën Kornelis schetst de stand van zaken omtrent de financiën. Onze begroting lijkt reëel te zijn. De sponsorinkomsten zijn 900 euro hoger, de contributieopbrengsten daarentegen 100 euro lager. De zaalhuur volgt de begroting, maar kan hoger uitvallen indien de nacompetitie wordt gehaald. Een licht positief resultaat ligt in de lijn van de verwachting wat een goede prestatie te noemen is. Er zal wel een probleem met de liquiditeit ontstaan. De tenues zijn in één keer aangeschaft maar worden over drie seizoenen afgeschreven. Hierdoor zal in mei of juni een negatief saldo ontstaan. Het bestuur wil dit oplossen door leden om een vervroegde contributiebetaling te vragen. Ook zal de bestuurslening later worden terugbetaald (vier bestuursleden hebben ieder 250 euro aan de vereniging geleend in de oprichtingsperiode). In de begroting is rekening gehouden met een subsidie van de gemeente. De gemeente geeft echter geen beschikking af. Er is veelvuldig geprobeerd contact op te nemen met de gemeente, maar dit verloopt alles behalve soepel. Het gaat om 1300 à 1400 euro. Kornelis gaat hier de komende tijd meer druk achter zetten. 7. Oprichting en aansluiting Stichting Exstudiantes. Aan de hand van bijlage 2 informeert Sybrand de aanwezigen over de stand van zaken met betrekking tot de oprichting van Exstudiantes Utrecht. Vorig jaar had het bestuur gehoopt naast enkele teams in Groningen, ook een team in Utrecht in te kunnen schrijven. De KNVB stak hier toen een stokje voor met als reden: Een vereniging komt uit in het district van de KNVB waaronder de vestigingsplaats van de vereniging valt. De KNVB wil dat er een bestuur is gevestigd in het district waar de vereniging speelt.

7


446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489 490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 506 507 508

In eerste instantie is er gedacht over een subvereniging, een moedervereniging en allerlei andere constructies. Uiteindelijk heeft het bestuur van Exstudiantes uitgesproken niet verantwoordelijk te willen zijn voor de dagelijkse gang van zaken en ook niet verantwoordelijk te willen zijn voor het gedrag van de vereniging (en leden) in andere steden. Wanneer er naast een vereniging in Groningen alleen goede bekenden in Utrecht spelen, is de situatie te overzien. Een organisatie met een verantwoordelijk bestuur in Groningen en een groot netwerk in het hele land, is echter onwenselijk bevonden. Na juridisch onderzoek en overleg met geïnteresseerden in Utrecht, is besloten dat de meest geschikte vorm om in meerdere steden onder de naam Exstudiantes te spelen als volgt is: er wordt een stichting opgericht die een landelijke overkoepelend karakter heeft. Hieronder vallen vervolgens de verenigingen in de verschillende steden. De verenigingen zijn in deze structuur autonoom en hebben een eigen bestuur. De stichting biedt de verenigingen het recht op gebruik van naam, aangepast logo en kan verenigingen helpen met de oprichting. Het kader om in een stad te sporten onder de naam Exstudiantes wordt dus gegeven, de drempel is laag, het daadwerkelijke opzetten van de vereniging dient lokaal te gebeuren. De stichting zal eerst bestaan uit een klein stichtingsbestuur met afgevaardigden uit beide steden. De stichting heeft aan heel algemeen doel, namelijk het simuleren van sport, het organiseren van activiteiten en het ondersteunen van de verenigingen. Een belangrijke taak is echter wel de controle op de verenigingen en dan met name op de identiteit. Het is niet de bedoeling dat verenigingen de naam Exstudiantes krijgen waarbij het ledenbestand grotendeels niet heeft gestudeerd en er weinig vergelijking is met de andere vereniging(en). De vereniging kan deelnemer worden van de stichting en hiervoor een verzoek indienen. Het stichtingsbestuur oordeelt over de toelating. Eenmaal toegelaten is een vereniging een zogenaamde ‘deelnemer’ en wordt een afvaardiging van de vereniging uitgenodigd op de jaarlijkse vergadering van de stichting. De stichting heeft kosten voor zaken als statuten, KvK, bankkosten, bestuurskosten en kosten voor de organisatie van activiteiten. De stichting organiseert jaarlijks activiteiten om de deelnemers met elkaar in contact te brengen. Hiervoor kan de stichting overigens een beroep doen op leden van de verenigingen (deelnemers). Het organiseren van evenementen als borrels en toernooien voor Exstudiantes in Groningen (en de te verwachten vereniging in Utrecht) kost zoveel geld dat het redelijk lijkt om een bepaalde bijdrage per lid te vragen. De stichting zal voorlopig niet financieel krachtig zijn om grote activiteiten zelf te organiseren. De stichting heeft er baat bij om eigen vermogen op te bouwen. Exstudiantes Groningen heeft als voorloper relatief eerst wat minder voordeel van de stichting, vergeleken met Exstudiantes Utrecht voor wie formele zaken deels worden geregeld (naam, logo, website, opzet statuten, opzet HR enz). Eventuele aanstaande verenigingen hebben nog meer baat als de oprichtingskosten geleend kunnen worden. In de toekomst zal ook Exstudiantes Groningen optimaal profiteren van het (te verwachten) landelijke netwerk, de koepelfunctie van de stichting, de activiteiten en wellicht de financiële voordelen. Het bedrag per lid wat een deelnemende vereniging zou moeten afstaan, wordt geraamd op 5 euro per lid per jaar. In de huidige situatie van Exstudiantes betekent dit ruim 350 euro, hetgeen genoeg is voor de statuten, maar daarnaast weinig extra’s biedt. Voor de vereniging geldt dat de som der delen meer is dan het geheel. Zo staat een vereniging in allerlei zaken sterker richting gemeentes en KNVB, via de stichting. Ook kunnen leden van de verenigingen eenvoudig overstappen naar gelijksoortige verenigingen in andere steden (zodra het netwerk is toegenomen). Concreet levert het de huidige leden op korte termijn op, dat er kortere lijntjes zullen zijn naar de contacten in Utrecht en dat er gezamenlijke activiteiten zullen komen. Verwacht wordt dat er extra korting bedongen kan worden bij de aanschaf van tenues waardoor de afdracht terug verdiend wordt. Heel praktisch wordt geprobeerd gezamenlijke sponsoring binnen te halen en is het de bedoeling dat de verenigingen de website zullen delen, waarvoor gezamenlijk meer kennis aanwezig is. In Utrecht is de situatie zo dat Ignas van den Einde, medeoprichter A.S. Exstudiantes, de afdeling Utrecht wil leiden. Ignas is bezig met de aanmeldprocedure bij de KNVB en wordt hierbij ondersteund door het bestuur A.S. Exstudiantes (Groningen). Het animo in Utrecht is groot, zonder actieve PR hebben zich veel geïnteresseerden gemeld. De KNVB Utrecht is enthousiast. De KNVB in Zeist heeft echter nog niets laten horen op ons voorstel.

8


509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534 535 536 537 538 539 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559 560 561 562 563 564 565 566 567 568 569

Om verwarring te voorkomen, zal de vereniging A.S. Exstudiantes (Groningen), mede op last van de KNVB, een naamsverandering moeten doorvoeren naar A.S. Exstudiantes Groningen. In eerste instantie wordt deze wijziging alleen bij de KNVB aangepast, bij een volgende statutenwijziging zal dit ook bij de notaris zijn. De naam van de Stichting zal worden: Stichting Alumni Sportclub Exstudiantes. Het voorstel is om het stichtingsbestuur te laten bestaan uit: Sybrand Jissink Voorzitter Ignas van den Einde Secretaris Kornelis de Vries Penningmeester In de toekomst, zeker wanneer Exstudiantes zich als een vlek over Nederland verspreidt, ligt het voor de hand te werken met een stichtingbestuur wat niet alleen bestaat uit bestuursleden vanuit de verenigingen. Riepko plaatst een kanttekening bij samen activiteiten organiseren, het is in Groningen al lastig om iets te organiseren. Sybrand vertelt dat het onderling toernooitje ontzettend goed bevallen is. Sybrand spreekt echter ook zijn zorg uit en gaat deels mee in de zorgen van Riepko. Toch verwacht het bestuur dat er voldoende animo zal zijn voor gezamenlijke activiteiten. Kornelis vult voor de duidelijkheid aan dat de stichting geen winstoogmerk heeft. Diony vraagt of Exstudiantes Utrecht bedoeld is voor oud-Groningers of ook voor Utrechtse oudstudenten. Sybrand benadrukt dat Exstudiantes juist voor iedere ex-student open staat. Jehonne heeft een vraag over het logo: dames hebben shirts zonder Groningen erop. Roderik zegt dat Groningen erop staat, alleen erg klein. Kornelis ziet hier geen probleem in, het is iets puur formeels dat de logo’s moeten verschillen. Lennart vraagt zich af of je als jonge vereniging geld moet stoppen in een stichting die je weinig op zal leveren. Roderik denkt dat het geld terug verdiend zal worden aan korting voor tenues en betere sponsormogelijkheden. Sybrand doet (namens het bestuur) het volgende voorstel Het bestuur stelt voor om: In te stemmen met het oprichten van de stichting Exstudiantes In te stemmen met het eerder genoemde stichtingsbestuur Een verzoek in te dienen voor aansluiting bij de stichting Exstudiantes met een afdracht van 5 euro per lid. Er is geen stemming gewenst waardoor het voorstel per acclamatie wordt aangenomen. 8. Exstudiantes veldvoetbal (voorstel) Sybrand informeert aan de hand van bijlage 1 over het plan om een veldvoetbalafdeling te starten. Hiervoor is het hele seizoen aandacht geweest en er is een werkgroep ‘veldvoetbal’ ingesteld, bestaande uit: Sybrand Jissink, Harmen Jentsje Doevendans en Vincent Neef. De KNVB had aangegeven de voorkeur te hebben dat Exstudiantes de licentie van een vereniging over zou nemen en tipte hiervoor Groen Geel. Uit gesprekken met Groen-Geel bleek dat het juist veel beter ging met Groen Geel en zij hier niet voor open stonden. Wel staan ze open voor samenwerking. Uit de enquête onder de leden en een vragenlijst naar potentiële leden kwamen enkele belangrijke zaken naar voren: De leden hebben een sterke voorkeur voor spelen op zaterdag Veel leden vinden een kantine niet beslist nodig en een stamkroeg ook prima Leden willen graag kunnen trainen Van de huidige leden hebben ongeveer 20 leden aangeven te willen veldvoetballen, dit bleek uit de enquête. Bij de niet-leden is er een grote groep twijfelaars. In het geval dat alle twijfelaars zouden gaan veldvoetballen, zou dit ruimschoots voldoende zijn voor twee herenteams met ongeveer 20 spelers per team en enkele X-leden. Voor de dames ligt het lastiger. Er zijn bij de dames een aantal namen genoemd van geïnteresseerden, maar dit is niet concreet geworden.

9


570 571 572 573 574 575 576 577 578 579 580 581 582 583 584 585 586 587 588 589 590 591 592 593 594 595 596 597 598 599 600 601 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 614 615 616 617 618 619 620 621

Veldvoetbal op Zernike is onmogelijk op zaterdag. De werkgroep heeft met de gemeente meerdere gesprekken gevoerd over accommodatie. Deze waren eerst moeizaam, maar werden langzaam hoopgevend. Op twee sportparken is aangegeven dat er mogelijkheden zijn, te weten sportpark Het Noorden en Coendersborg. Exstudiantes heeft zelf geïnformeerd naar de mogelijkheden om te spelen op sportpark Corpus den Hoorn. Voor het ontvangst van de tegenstander en het aanbieden van koffie vooraf en een drankje na de wedstrijd, is een kantine eigenlijk een must. Vandaar dat samenwerking nodig is met de verenigingen die op de sportparken spelen. Op Het Noorden zou dit met VVK, vv Groningen of Potetoes zijn. Vanwege het grote verschil in identiteit met deze verenigingen, zag het bestuur dit niet zitten. Op Coendersborg zou Amicitia het beste bij Exstudiantes passen en aan hen is een verzoek gedaan omtrent de kantine, waarop positief is gereageerd. De gemeente is echter tegenstrijdig wat betreft de mogelijkheden en pas begin april komt er een vervelend bericht. Eigenlijk lijken er alleen mogelijkheden te zijn op sportpark Het Noorden en heeft alleen vv Groningen behoefte aan samenwerking. Tot overmaat van ramp geeft de gemeente aan dat er voldoende verenigingen zijn en Exstudiantes zich bij een andere vereniging aan zou moeten sluiten. De gemeente vindt dat er te veel voetbalverenigingen zijn en er worden geen nieuwe verenigingen toegelaten. Een alternatief is te starten op zondag te Zernike, buiten de gemeente om, en mogelijk te trainen op sportpark het Noorden. Op zondag is er ruimte en hierdoor zouden we vrijwel zeker kunnen starten met veldvoetbal. Dit zou betekenen dat er geen damesveldvoetbal georganiseerd kan worden omdat er geen zondagcompetitie is. Door de recente ontwikkelingen is het niet het juiste moment om het veldvoetbal uitgebreider te behandelen. Ook het voorstel is ander van aard: Namens het bestuur stelt Sybrand voor om: Het bestuur een mandaat te geven voor verdere onderhandelingen met de KNVB en gemeente en het in gang zetten van de eventuele oprichting van een veldtak. Er is geen stemming nodig waardoor het voorstel per acclamatie wordt aangenomen. 9. W.V.T.T.K. Geen onderwerpen. 10. Rondvraag, Lennart spreekt allereerst zijn waardering uit voor het bestuur. Hij geeft complimenten voor de wijze waarop de vereniging bestuurd wordt en hoeveel er al gerealiseerd is in één jaar. Hij vraagt of er een actieve leden uitje komt. Als bestuur vinden wij dit een goed idee en zal er over nadenken. Vincent vraagt wanneer het jaarfeest zal plaatsvinden. Sybrand antwoordt dat dit na de vergadering beslist wordt. Diony deelt de complimenten die Lennart eerder gaf. Riepko kan zich ook vinden in de complimenten. Namens Yannick vraagt hij of Exstudiantes 4 óf volgend jaar Jeroen Verhoeven in de goal kan krijgen óf er kleinere keepershirts geleverd kunnen worden. Het bestuur antwoord dat hier naar gekeken zal worden. 11. Sluiting Sybrand bedankt alle aanwezigen en nodigt iedereen uit voor een borrel. Om 21.55 uur wordt de vergadering gesloten.

10

Secretarieel jaarverslag Alumni Sportclub Exstudiantes Groningen Seizoen 2010-2011

Secretarieel jaarverslag A.S. Exstudiantes 2010-2011

1

Oprichting Op 10 mei 2010 werd A.S. Exstudiantes officieel opgericht door Sybrand Jissink en Ignas van den Einde. De vereniging is opgericht om oud-studenten de mogelijkheid te bieden om samen te voetballen en buiten het sportieve aspect ook een sociale en netwerkfunctie te vervullen. Op 13 mei 2010 kwam het beoogd bestuur voor het eerst samen. Tijdens deze vergadering werden de bestuursfuncties als volgt vastgesteld: Sybrand Jissink Melvin Kilsdonk Kornelis de Vries Harmen Jentsje Doevendans Roderik Derksen

Voorzitter Secretaris Penningmeester Wedstrijdsecretaris Externe contacten

Ignas van den Einde kon door zijn verhuizing naar Utrecht geen bestuursfunctie meer vervullen. In korte tijd is vervolgens de inschrijving bij de KNVB voltooid, zijn er contacten gelegd met toekomstige leden en is er beleid voor het eerste seizoen uitgestippeld. Daarnaast werd er een tenue ontworpen en met behulp van aspirant lid Darko Veenstra is het huidige logo ontwikkeld. In café de Kale Jonker werd een geschikte stamkroeg gevonden. De interesse om bij Exstudiantes te voetballen nam ondertussen snel toe. Een groot deel van de geïnteresseerden had een Drs. Vijfje verleden, maar ook spelers van The Knickerbockers en overigen meldden zich. Dit was een bevestiging voor het bestuur van de behoefte aan een vereniging voor oud-studenten en de levensvatbaarheid van de plannen. De vereniging werd definitief ingeschreven bij de KNVB. Op 1 juli 2010 vond de oprichtings-ALV plaats in het Heerenhuis. Op deze goed bezochte ALV gingen de toekomstig leden akkoord met alle door het bestuur ingebrachte hamerstukken, zoals de contributie van 150 euro. Hiermee waren de formele zaken die bij het oprichten van een verenigingen horen gerealiseerd. Leden Op basis van het aantal aanmeldingen werd er besloten om 6 teams in te schrijven bij de KNVB, 4 heren- en 2 damesteams. Gedurende het jaar is het ledenaantal opgelopen tot 76. Dit waren 50 heren (9 X-leden) en 26 dames (10 X-leden). Het X-leden systeem werd ingevoerd om spelers onderdak te bieden die onvoldoende tijd hebben om structureel in een team te spelen, maar wel graag bij de vereniging betrokken willen zijn. Deze leden hebben geen vast team en daardoor geen recht op speeltijd. Toch zijn X-leden wel degelijk ook Exstudiant. Bij Exstudiantes spelen enkele studenten. Deze hebben bewust gekozen voor Exstudiantes en niet voor een studentenvereniging zoals Drs. Vijfje. Met het bestuur van Drs. Vijfje zijn afspraken gemaakt over het benaderen van studenten en oud-studenten.


2

Sponsoren Naast kroegsponsor de Kale Jonker werd er voor elk team een sponsor gevonden, dit waren: Noordhof Uitgevers IBB Makelaardij Hypotheekshop Zuidhorn I4Marketing Assurantieabonnement.nl Door de teamsponsoring kon er voor elk team een set tenues aangeschaft worden. Alle sponsoren zijn voor drie jaar vastgelegd. Gedurende het jaar is restaurant Overstag vastgelegd als sponsor. Dit restaurant sponsort in natura, enkele malen per jaar kan Exstudiantes van de zaal boven het restaurant gebruik maken om bijvoorbeeld de ALV te houden. Daarnaast kan deze zaal gebruikt worden voor activiteiten van de vereniging. Pokerlistings.com sponsort de vereniging in ruil voor vermelding op de website. Competitie, bekercompetitie en toernooien. De competitiestart verliep goed, alle formaliteiten waren tijdig geregeld. In voorbereiding op de competitie is er meerdere malen getraind op de ACLO en op Beatrixoord. Op 10 augustus 2010 was er een openingstraining, dit was de eerste sportieve activiteit van Exstudiantes. Exstudiantes 1, Drs. Vijfje 1 en USVF speelden vervolgens op 13 augustus een mini-toernooi. Ruim een week later acteerde EXS 1 niet onverdienstelijk op het Drs. Vijfje Top Toernooi, waar een zevende plaats werd behaald. De eerste officiële wedstrijd van Exstudiantes eindigde direct met dubbele cijfers, op 2 september 2010 won dames 1 met 20-0. Eline Veenhof mag zich de eerste doelpuntenmaker van Exstudiantes noemen. In het begin van de competitie werd er op donderdagavond in sporthal de Wijert gespeeld. Dit werd door vrijwel iedereen erg goed gewaardeerd en in de aangrenzende kantine werd regelmatig wat gedronken na de wedstrijden. Later in het seizoen werd er in sporthal Kardinge gespeeld en nog enkele wedstrijden in sporthal Selwerd. Over sporthal Kardinge waren het bestuur en de leden minder tevreden. Het was er te koud in de winter en er ontbraken essentiële zaken zoals een scorebord en doelen die vastgezet konden worden. In het algemeen ontbrak het aan een vaste eigen plek. Exstudiantes 1 werd vlak voor het begin van de competitie door de KNVB van de 2e naar de 1e klasse overgezet. De competitiestart verliep prima en Exstudiantes heeft de gehele competitie bovenaan meegedraaid. Het kampioenschap verdween helaas buiten zicht, maar de nacompetitie werd behaald. In de nacompetitie werd in de eerste twee rondes Futsal Buitenpost en ZVF (Franeker) uitgeschakeld. In de finale was competitiegenoot ZVV Reuz in de verlenging helaas de gelukkigste. De herkansing een week later ging niet door, Futsal Winsum trok zich op het laatste moment terug. Zo promoveerde Exstudiantes zonder te spelen naar de hoofdklasse. Ook bij de overige teams werden er geen kampioenschappen behaald. De bekercompetitie werd begonnen in de B-categorie. Deze indeling is gemaakt toen Exstudiantes nog in de 2e klasse uit zou komen. In eerste instantie is dit niet hersteld na de plaatsing in de 1e klasse. Later is dit alsnog gebeurd en Exstudiantes heren 1 werd direct uitgeschakeld. Secretarieel jaarverslag A.S. Exstudiantes 2010-2011

3

Zowel heren 1 als dames 1 namen deel aan de Open Friese Kampioenschappen in Franeker. Beide teams zijn doorgedrongen tot de finaledag. Waar heren 1 de poulefase niet doorkwam, behaalde dames 1 de kwartfinale. Hierin werd verloren van de uiteindelijke finalist van het toernooi. Veldvoetbal Er is dit jaar door het bestuur gewerkt aan een veldvoetbalafdeling van Exstudiantes. Sybrand en Harmen hebben hierover meerdere gesprekken gevoerd met de KNVB en gemeente. Namens de leden heeft Vincent Neef actief bijgedragen aan de plannen. Het is helaas bij plannen gebleven. De gemeente is van mening dat er momenteel al teveel verenigingen zijn en biedt geen ruimte aan een nieuwe vereniging. Een mogelijkheid zou zijn om een slecht draaiende vereniging ‘over te nemen’. Het is erg jammer, temeer omdat de huidige veldenbezetting van de gemeente erg inefficiënt is en Groningen graag hoogopgeleide mensen aan de stad wil binden. Het bestuur ziet een alumnisportvereniging perfect in dit plaatje passen. Student en Stad en het CDA zijn dezelfde mening toegedaan, zij hebben in de gemeenteraadsvergadering vragen gesteld over onze situatie. Commissies Exstudiantes had dit seizoen de volgende commissies: De activiteitencommissie AEX: Diony Kentie (vz), Lennart Hofstra, Bas Groeneveld, Vincent Neef en Marijn Hiddinga. Kascommissie: Roelof Romp en Mark Imandt. Raad van Advies: Diony Kentie, Ignas van den Einde, Sebastiaan Landers en Marije Plantinga. Activiteiten Door het bestuur werd op 15 oktober 2010 een zeer succesvol openingsfeest georganiseerd voor leden, sponsoren en overige relaties. Hoewel de opkomst van sponsoren en relaties tegenviel, waren de leden in grote getale op komen dagen. De AEX heeft gedurende het jaar twee bitterballenborrels gehouden. Op 23 december vond er een succesvolle wijnproeverij/kerstfeest plaats in restaurant Overstag. De reacties van de leden op een dergelijke ‘bijzondere’ activiteit waren erg positief. Op 10 mei 2011 werd het eerste Exstudiantes jaarfeest gehouden in restaurant Overstag. Met een groot aantal leden en aankomend leden werd er gegeten en een pubquiz gespeeld. 19 juni werd er op Kardinge Pitch and Putt gespeeld, een dag waarop het weer helaas niet meewerkte. Er bleek dit jaar te weinig animo voor een weekendje weg, netwerkavonden of beachsoccer. Bestuurlijk Het bestuur is van mening dat het een goed bestuursjaar is geweest. Uiteraard was het een flinke inspanning vooral omdat het een eerste jaar betrof met veel nieuwe zaken. Door goede afspraken over verantwoordelijkheden, veel inzet en de nodiger ervaring is het Secretarieel jaarverslag A.S. Exstudiantes 2010-2011

4

bestuur erin geslaagd de club te besturen door uiteindelijk eenmaal per maand te vergaderen. Ondanks dat het bestuur onderling altijd erg kritisch is, bleef de goede sfeer het hele jaar bewaard. Financieel is er uiteindelijk een positief resultaat gedraaid. De liquiditeit was soms een probleem, vanwege de enorme investeringen. Terugblik Het bestuur kijkt terug op een mooi eerste seizoen en ziet ernaar uit om voort te bouwen op datgene wat afgelopen jaar is neergezet. Uit de gehouden enquête blijkt ook dat het merendeel van de leden erg tevreden is. De wens om bij Exstudiantes te gaan spelen blijkt ook uit het aantal aanvragen om te komen zaalvoetballen. Alle teams, sponsoren, actieve leden en andere betrokkenen worden bedankt voor hun inzet en steun afgelopen seizoen.


5

Evaluatie bestuurjaar A.S. Exstudiantes Groningen 2010-2011 Algemeen Voor het eerste bestuursjaar waren geen concrete speerpunten geformuleerd. Wel waren er enkele doelstellingen. In het algemeen wilde het bestuur de vereniging in het eerste jaar op professionele wijze besturen en dit ook uitstralen naar buiten. Zakelijk, georganiseerd en ambitieus zijn herkenbare termen. De vereniging is financieel gezond en veel leden voelen zich betrokken. Exstudiantes is op de kaart gezet als zaalvoetbalvereniging en daar kan iedereen trots op zijn. Doelstellingen De doelstellingen zoals geformuleerd op de oprichtings-ALV van 1 juli 2010: - Veldvoetbal Dit doet is niet gerealiseerd met als reden dat de gemeente niet wil dat er een extra club bij komt. Het bestuur betreurt dit enorm en is van mening dat alles is gedaan dit doel te realiseren. De externe omstandigheden laten dit niet toe. - Open staan voor andere sporten Het bestuur heeft open gestaan voor andere sporten, maar concreet heeft dit niets opgeleverd. Er zijn ideeën geopperd om een wielertak op te starten. - Vestigen in meerdere steden Dit doet is uiteindelijk gerealiseerd en wel op een veel complexere wijze dan eerst was gedacht. Uiteindelijk is er gekozen voor de constructie van een overkoepelende stichting waaraan de autonome verenigingen kunnen deelnemen. Het bestuur is trots dat ondanks het lastig doordringen van dit concept bij de KNVB, dat dit toch is gelukt. - Afgestudeerden in contact brengen met bedrijven Het bestuur heeft geïnventariseerd naar de wens van de leden op dit gebied. Deze bleek lager dan verwacht. Dit is de reden dat dit doel is uitgesteld. - Sportief: drie kampioenschappen en de beker De sportieve doelstellingen zijn niet behaald. De conclusie is dan ook dat dit toch wat tegen is gevallen. Belangrijke oorzaak is wel dat Exstudiantes 1 na het formuleren van de doelstellingen zowel in de competitie als in de beker hoger is ingedeeld. Ondanks dat veel doelstellingen niet helemaal zijn behaald, is het bestuur niet ontevreden. De lat lag erg hoog, en door diverse externe factoren zijn enkele doelstellingen niet bereikt. Bovendien neemt de noodzaak van een doel af indien er weinig behoefte is.

Evaluatie bestuurjaar 2010-2011 A.S. Exstudiantes Groningen

1

Begroting & Resultaat A.S. Exstudiantes Groningen

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Baten Contributie Sponsoring Subsidies Donateurs Merchandise Restitutie zaalhuur Diversen Totaal

€ € € € € € € €

Lasten KNVB-kosten Zaalhuur Tenues Materialen Wedstrijdsecretariaat Verenigingsactiviteiten Administratie Representatie Vergaderingen Bestuurskosten Internet & E-mail Oprichtingskosten Toernooien en oefenduels Merchandise Afdracht stichting Voorzieningen Subtotaal Onvoorzien Resultaat Totaal

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

Begroot 10-11

9.500 1.500 1.700 0 0 0 0 12.700 Begroot 10-11

3.400 5.000 1.000 300 250 500 350 300 100 250 100 500 0 0 0 0 12.050 650 0 12.700

Resultaat 10-11

9.450 3.020 1.392 0 1.040 99 389 15.390 Resultaat 10-11

3.315 4.761 1.158 607 100 666 263 199 183 291 58 500 230 1.024 0 0 13.355 0 2.034 15.390

Begroot 11-12

20.250 5.000 3.100 50 1.000 100 0 29.500 Begroot 11-12

6.000 13.800 2.150 1.200 200 1.400 400 400 150 450 0 0 800 1.000 625 400 28.975 525 0 29.500

Afrekening 2010-2011 + Begroting 2011-2012 Exstudiantes Groningen - ALV 28 sep 2011

Specificatie baten

Begroot 10/11 Resultaat 11/12

1. Contributie

Begroot 11/12

B 10/11

R 10/11

B 11/12

1.1 Leden 1.2 X-leden

€ €

9.000 500

8.400 1.050

19.700 550

Totaal

€

9.500

9.450

20.250

B 10/11

R 10/11

B 11/12

2. Sponsoring 2.1 Stamkroegsponsor 2.2 Teamsponsoren 2.3 Sponsoring leverancier 2.4 Overige sponsoren

€ € € €

1.000 500 0 0

1.000 1.600 200 220

1.500 3.000 200 300

Totaal

€

1.500

3.020

5.000

B 10/11

R 10/11

B 11/12

3. Subsidies 3.1 Gemeente

€

1.700

1.392

3.100

Totaal

€

1.700

1.392

3.100

B 10/11

R 10/11

B 11/12

4. Donateurs 4.1 Inkomsten donateurs

€

0

0

50

Totaal

€

0

0

50

5. Merchandise

B 10/11

R 10/11

B 11/12

5.1 Verkoop merchandise

€

0

1.040

1.000

Totaal

€

0

1.040

1.000

R 10/11

B 11/12

6. Restitutie zaalhuur

B 10/11

6.1 Restitutie zaalhuur

€

0

99

100

Totaal

€

0

99

100

7. Diversen

€

7.1 Trainingen 7.2 Materialen

€ €

0 0

379 10

0 0

Totaal

€

0

389

0

8. Totaal

€

12.700

15.390

29.500

B 10/11

R 10/11

B 11/12

Specificatie baten - Afrekening 2010-2011 + Begroting 2011-2012

Specificatie lasten 9. KNVB-kosten

B 10/11 R 10/11 B 11/12

9.1 Verenigingscontributie 9.2 Contributie per lid 9.3 Wedstrijdgelden 9.4 Bekerdeelname 9.5 Spelerspassen 9.6 Overschrijvingen 9.7 Scheidsrechterskosten 9.8 Mededelingen 9.9 Sportlink 9.10 Overig 9.11 Tuchtzaken

€ € € € € € € € € € €

50 700 432 26 182 105 1.500 100 150 155 0

45 416 372 26 288 328 1.649 118 0 55 19

Totaal

€

3.400

3.315

10. Zaalhuur

50 700 750 50 350 150 3.675 125 0 100 50 6.000

B 10/11 R 10/11 B 11/12

10.1 Wedstrijden Alfa 10.2 Wedstrijden Gemeente 10.3 Trainingen Gemeente 10.4 Trainingen selectie 10.5 Trainingen BEA

€ € € € €

0 4.500 500 0 0

0 3.598 578 0 586

4.500 2.800 4.000 2.500 0

Totaal

€

5.000

4.761

13.800

11. Tenues

B 10/11 R 10/11 B 11/12

11.1 Zes tenues thuis 2010-2011 11.2 Vijf tenues thuis 2011-2012 11.3 Tenue uit

€ € €

1.000 0 0

1.158 0 0

1.158 992 0

Totaal

€

1.000

1.158

2.150

12. Materialen

B 10/11 R 10/11 B 11/12

12.1 Ballen 12.2 Overig

€ €

250 50

445 162

950 250

Totaal

€

300

607

1.200

13. Wedstrijdsecretariaat

B 10/11 R 10/11 B 11/12

13.1 Tassen 13.2 Consumpties arbitrage

€ €

50 200

0 100

0 200

Totaal

€

250

100

200

14. Verenigingsactiviteiten

B 10/11 R 10/11 B 11/12

14.1 Activiteiten AEX 14.2 Activiteiten door bestuur

€ €

400 100

446 220

800 600

Totaal

€

500

666

1.400

Specificatie lasten - Afrekening 2010-2011 + Begroting 2011-2012

15. Administratie

B 10/11 R 10/11 B 11/12

15.1 Bankkosten 15.2 Communicatie 15.3 KvK 15.4 Archivering 15.5 Overig

€ € € € €

200 75 25 25 25

117 21 53 0 73

275 25 50 25 25

Totaal

€

350

263

400

16. Representatie

B 10/11 R 10/11 B 11/12

16.1 Presentjes en dergelijke 16.2 Kledingvergoeding bestuur

€ €

50 250

55 144

150 250

Totaal

€

300

199

400

17-Vergaderingen

B 10/11 R 10/11 B 11/12

17.1 ALV's

€

100

183

150

Totaal

€

100

183

150

18. Bestuurskosten

B 10/11 R 10/11 B 11/12

18.1 Vergoeding telefoonkosten 18.2 Reiskosten 18.3 Overig

€ € €

100 50 100

100 152 39

150 250 50

Totaal

€

250

291

450

19. Internet & E-mail

B 10/11 R 10/11 B 11/12

19.1 Website + mailaccounts

€

100

58

0

Totaal

€

100

58

0

20. Oprichtingskosten

B 10/11 R 10/11 B 11/12

20.1 KNVB 20.2 Statuten

€ €

500 0

500 0

0 0

Totaal

€

500

500

0

21. Toernooien en trainers

B 10/11 R 10/11 B 11/12

21.1 Toernooien 21.2 Oefenduels 21.3 Trainers

€ € €

0 0 0

215 15 0

300 300 200

Totaal

€

0

230

800

22. Merchandise

B 10/11 R 10/11 B 11/12

22.1 Kosten merchandise

€

0

1.024

1.000

Totaal

€

0

1.024

1.000

23 Afdracht stichting

B 10/11 R 10/11 B 11/12

23.1 5 euro per lid

€

0

0

625

Totaal

€

0

0

625


24. Voorzieningen

B 10/11 R 10/11 B 11/12

24.1 Lustrum

€

0

0

400

Totaal

€

0

0

400

Subtotaal

€

12.050

13.355

28.975

25. Onvoorzien

B 10/11 R 10/11 B 11/12

24.1 Onvoorziene kosten

€

650

0

1.425

Totaal

€

650

0

1.425

27. Resultaat

B 10/11 R 10/11 B 11/12

25.1 Resultaat

€

0

2.034

0

28. Totaal

€

12.700

15.390

30.400


Balans A.S. Exstudiantes Groningen 30-jun-11

Debet Voorraad tenues Voorraad materialen Voorraad merchandise Vooruitbetaalde bedragen Debiteuren Rabobank Kas Vordering KNVB Totaal

2011 € 2.316 €0 €0 €0 € 315 € 2.318 €0 €0 € 4.949

Credit Eigen Vermogen Voorzieningen Lening bestuur Vooruitontvangen bedragen Crediteuren Resultaat

Totaal

Balans 30 juni 2011

2011 €0 € 100 € 1.000 € 1.041 € 773 € 2.034

€ 4.949

Toelichting Afrekening A.S. Exstudiantes Groningen 2010-2011 Algemeen: De afrekening bij de begroting van het eerste bestuursjaar van Exstudiantes (Groningen) is positief. Er is een behoorlijk positief resultaat geboekt doordat er meer inkomsten zijn geweest (voornamelijk sponsoren) en iets minder kosten dan begroot.

Toelichting specificatie baten: 1.1 Contributie leden Er zijn minder inkomsten geweest bij de contributie, doordat enkele teams (vooral dames 2) niet gevuld was met tien spelers. 1.2 Contributie X-leden De contributie van X-leden is aanmerkelijk hoger uitgevallen. Er waren afgelopen jaar 21 X-leden. 2. Sponsoring De sponsorinkomsten waren voorzichtig begroot. Ten tijde van het begroten zijn alleen de toegezegde sponsorbedragen begroot. Uiteindelijk heeft het bestuur onder andere zes shirtsponsors gevonden en de Kale Jonker als stamkroeg. Deze post is mede daardoor meer dan twee keer zo groot geworden. 3. Subsidie Bij de begroting is rekening gehouden met de subsidie van de gemeente (1/3 van de huur). Uiteindelijk heeft de vereniging minder aan zaalhuur hoeven uit te geven, mede omdat het mogelijk bleek huur bij de gemeente te annuleren. De subsidie geldt alleen voor het huren van gemeentelijke sportaccommodaties. Er is geen subsidie over de huur van de BEA-hal. De gemeente heeft 2033 euro subsidie uitbetaald. Het bedrag boven 1/3 van de huur is op de balans geplaatst. 5. Merchandise De inkomsten van de merchandise waren dit jaar even groot als de lasten, de kruispost is post 22.1. Het bestuur heeft niet als doel om winst te maken op merchandise. 6. Restitutie zaalhuur Van de KNVB heeft de vereniging eenmaal een bedrag van 99 euro terug ontvangen als gevolg van het (te laat) afzeggen van een wedstrijd door een tegenstander. 7.1 Trainingen De vereniging had het afgelopen jaar geen structurele trainingsmogelijkheid en hiervoor ook niet de financiële middelen. Er was een klein potje voor incidentele trainingen. Daarnaast zijn er trainingen geweest die door de leden zelf zijn betaald. Deze post betreft deze inkomsten van de leden. 7.2 Materialen Aan het begin van het seizoen heeft het bestuur extra kousen aangeschaft. Hiervan is een deel verkocht. Toelichting Afrekening 2010-2011 + Begroting 2011-2012 + Balans 30 juni 2011

1

Toelichting specificatie lasten: 9. KNVB De kosten voor de KNVB vielen uiteindelijk iets lager uit dan begroot. De meeste posten spreken voor zich. Exstudiantes moest 100 euro meer uitgeven voor spelerspassen welke soms twee maal betaald moesten worden. 9.9 Sportlink Deze post voor het boekhoudprogramma is geboekt bij post 15.5 omdat dit niet onder de KNVB valt. Komend jaar vervalt deze post omdat er een eigen boekhoudsysteem is. 9.11 Tuchtzaken Exstudiantes heeft één boete gekregen voor dames 1. Besloten is dit door de vereniging te laten betalen omdat dames 1 weinig aan deze boete kon doen. 10.2 Wedstrijden gemeente Deze post viel lager uit dan begroot, mede omdat ongebruikte uren geannuleerd konden worden. Tegenover deze zaalhuur staat de subsidie van de gemeente (post 3.1). 10.3 Trainingen gemeente De post ‘trainingen’ betreft de extra trainingsuren die de vereniging heeft gehuurd in 2011. In totaal zijn dit 13 geweest. Tegenover deze kostenpost van 578 euro staat 379 euro (post 7.1) aan ontvangsten van de leden die wilden trainen. Een aantal trainingen (4) heeft de vereniging betaald. De reden dat Exstudiantes niet meer trainingen heeft vergoed, is omdat het erg laat bekend was dat er subsidie vanuit de gemeente zou komen. 11. Tenues De tenues worden in drie jaar afgeschreven, dus de kosten worden verdeeld over drie jaar. 12. Materialen De ballen vielen duurder uit dan begroot, vooral omdat het aantal benodigde ballen en de prijs hiervan niet goed was ingeschat. Daarnaast heeft de vereniging diverse materialen aangeschaft ten behoeve van het wedstrijdsecretariaat en van de trainingen (zoals hesjes). 13.1 Tassen Muta heeft elk team een eigen teamtas gesponsord. 13.2 Consumpties arbitrage Het bestuur houdt er rekening mee dat er nog een rekening komt vanuit Kardinge voor de scheidsrechtersconsumpties. Deze post is als voorziening opgenomen op de balans.

Toelichting Afrekening 2010-2011 + Begroting 2011-2012 + Balans 30 juni 2011

2

14. Verenigingsactiviteiten De verenigingsactiviteiten waren erg populair en de kosten zijn vanwege de hoge opkomst ook hoger uitgevallen. Vooral de wijnproeverij en het jaarfeest waren succesvol. De activiteiten door het bestuur zijn drankjes en bitterballen die op naam van de vereniging zijn verstrekt aan de leden. In de meeste gevallen is er voor gekozen dat het bestuur één of twee drankjes en een versnapering betaalde, en de leden zelf de rest. Voor het jaarfeest, de wijnproeverij en Pitch en Put dienden de leden zelf het merendeel van de kosten te betalen. Er is voor gekozen om de kosten voor de activiteiten die via het bestuur lopen, op de nemen in de afrekening. Eigen bijdragen van de leden bij de activiteiten, worden niet mee genomen. 15.1 Bankkosten Deze vielen lager uit mede omdat er nog geen automatische incasso was. 15.2 Communicatie Het gaat hier om postzegels, enveloppen en dergelijke. 15.5 Overige administratiekosten Dit betreft sportlink. 16.1 Presentjes en dergelijke Dit betreft presentjes zoals het ingelijste shirt in de Kale Jonker en diverse bedankjes. 16.2 Kledingvergoeding bestuur Het bestuur heeft bestuurspolo’s besteld als representatieve kleding. 17. Vergaderingen Dit zijn de kosten van twee ALV’s, inclusief drankjes na de tijd 18.1 Vergoeding telefoonkosten Het bestuur heeft besloten het begrote bedrag uit te keren, een exacte inschatting van de werkelijke kosten is vrijwel onmogelijk. 18.2 Reiskosten De reiskosten zijn hoger uitgevallen doordat er naast KNVB-vergaderingen in Heerenveen ook nog overige bijeenkomsten waren ondermeer in Zeist. 18.3 Overige bestuurskosten Dit zijn de kosten voor de voorzittershamer.


3

20.1 Oprichtingskosten KNVB De KNVB rekent 500 euro borg voor oprichtingskosten. Deze krijgt een vereniging terug wanneer de vereniging zich uitschrijft bij de KNVB. 20.2 Statuten De statuten zijn vergoed door Trip advocaten en notarissen. 21. 1Toernooien Het bestuur heeft besloten de kosten te vergoeden op prestatieve toernooien zoals de Open Friese Kampioenschappen en het Drs. Vijfje Top Toernooi. 20.2 Oefenduels Het bestuur heeft de scheidsrechterskosten vergoed van een oefentoernooi van Exstudiantes 1. 22. Merchandise Dit is de kruispost van 5.1. 24. Onvoorzien Alle gemaakte kosten zijn onder de begrote posten komen te vallen. Er zijn verder geen onvoorziene kosten gemaakt. 26. Resultaat De lasten vallen uiteindelijk lager uit dan de baten, waardoor een mooi resultaat van 2034 euro resteert. Met dit resultaat wordt het eigen vermogen opgebouwd.


4

Toelichting Balans A.S. Exstudiantes Groningen 30 juni 2011 Debet Voorraad tenues: Dit betreft 2/3 deel van de aanschafprijs van de tenues, dit omdat er over drie jaar wordt afgeschreven. Debiteuren: Dit betreft twee personen die vlak na 30 juni voor Pitch en Putt hebben betaald en het bedrag wat de KNVB terug betaalde aan de hand van de eindafrekening. Op 1 augustus 2011 waren er geen debiteuren meer. Rabobank: Dit is het bedrag wat op 30 juni 2011 op de Rabobank stond. Credit Eigen vermogen: Op 30 juni 2011 was er nog geen eigen vermogen. Op 30 juni 2011 wordt het resultaat van 2010-2011 verplaatst naar het eigen vermogen. Voorzieningen: Dit is de reservering voor de consumpties van de arbitrage. Vooruitontvangen bedragen: Dit zijn de bedragen die Exstudiantes al heeft ontvangen van de gemeente en van Muta sport. Verwacht wordt dat het bedrag van de gemeente nog verrekend wordt. Het sponsorgeld van Muta (600 euro) wordt geboekt in drie jaar. Crediteuren: Dit zijn de kosten voor de gemeente en de Rabobank welke na 30 juni betaald zijn, maar welke tot het boekjaar 2010-2011 behoren. Begin augustus is de laatste rekening binnengekomen en betaald. Resultaat: Dit is het resultaat wat is geboekt in het eerste verenigingsjaar.


5

Toelichting Begroting A.S. Exstudiantes Groningen 2011-2012 Toelichting specificatie baten: 1.Contributie Begroot zijn 110 betalende leden. Het merendeel betaalt 175 euro contributie, de spelers van EXS 1 en 2 betalen 25 euro per persoon extra, omdat er extra trainingsfaciliteiten voor hen komen. Begroot zijn 15 Xleden. Het bestuur heeft ervoor gekozen om deze contributie niet te verhogen om het X-lidmaatschap laagdrempelig te houden. 2. Sponsoring Met de Kale Jonker is al een verbeterd contract afgesproken dat 500 euro per jaar meer oplevert. Daarnaast zijn er vier betalende shirtsponsors bijgekomen waarvan de stersponsor (Argo Schoonmaakservice) 750 euro per jaar betaalt. 3. Subsidie De subsidie is precies gebaseerd op 1/3 deel van de posten voor kosten aan de gemeente (10.2 + 10.3 + 10.4). 4. Donateurs Het bestuur denkt dit jaar donateurs te vinden voor de vereniging. 5. Merchandise Vanwege het succes van de merchandise van vorig jaar zal er dit jaar opnieuw een merchandiseronde plaatsvinden. Er is weer een kruispost opgenomen bij de ‘lasten’ en wederom wordt er gekozen om geen winst te begroten 6. Restitutie zaalhuur Gebaseerd op de ervaring van vorig jaar verwacht het bestuur een kleine restitutie voor het geval een tegenstander te laat afzegt. 7. Diversen Dit jaar komt een aparte post voor trainingen niet meer terug, omdat de vereniging deze zal betalen.


6

Toelichting specificatie lasten: 9. KNVB-kosten Op basis van de eindafrekening van de KNVB kan deze post vrij nauwkeurig worden berekend. De post spelerspassen is verhoogd, omdat die moesten worden besteld als gevolg van de door de KNVB verplicht voorgeschreven statutaire naamswijziging; elk lid moet 'Exstudiantes Groningen' op het pasje hebben. 10. Zaalhuur De wedstrijden Alfa zijn als volgt berekend: 5 weken 4 uur, 15 weken 2 uur en 13 weken 3 uur a 48,50 euro. De wedstrijden Gemeente zijn als volgt berekend: 14*2 + 20*1 + 4 (aug) a 52,50 euro (hier gaat de subsidie nog van af). De trainingen zijn opgenomen als aparte post en als volgt berekend: 10x in aug, 7 weken 2,5 uur, 27 weken 1,5 uur. Hiervoor geldt hetzelfde uurtarief als voor de wedstrijden. De bedragen zijn afgerond. Er is een aparte post voor trainingen van de selectie opgenomen. Er zal komend jaar een structurele trainingsmogelijkheid aangeboden worden voor de selectieteams. Het is beleid om de hogere teams meer trainingsmogelijkheden te bieden. 11. Tenues Er zijn vijf nieuwe teamtenues besteld. De prijs is hetzelfde gebleven bij Muta (zonder sponsoring). 12. Materialen Deze post is begroot voor extra ballen (twee per team plus extra trainings- en wedstrijdballen), hesjes, dopjes, aanvoerdersbanden etc. 13. Wedstrijdsecretariaat De post voor consumpties arbitrage is verhoogd omdat er meer wedstrijden zijn. 14. Verenigingsactiviteiten De vereniging zal komend jaar diverse verenigingsactiviteiten ontplooien. De posten zijn flink verhoogd omdat het bestuur graag ziet dat er geïnvesteerd wordt in de activiteiten. 15. Administratie De vereniging heeft een incassomogelijkheid, welke 1 euro extra per incasso kocht (maximaal 110 per jaar). Daarnaast zullen er meer bankmutaties zijn als gevolg van het hogere ledenaantal. 16. Representatie Het bestuur heeft graag wat extra ruimte voor relaties als Drs. Vijfje en Exstudiantes Utrecht. 17. Vergadering Het bestuur begroot één ALV en verwacht een redelijk hoge opkomst.


7

18.2 Reiskosten De reiskosten zijn iets hoger begroot omdat het vorig jaar wat te laag bleek. 19. Internet & E-mail Deze kostenpost zal met ingang van dit jaar door de Stichting Exstudiantes worden gedragen. 20. Oprichtingskosten Trip Advocaten heeft gratis de naamswijziging notarieel doorgevoerd zonder kosten te rekenen. 21. Toernooien en trainers. Het bestuur zal de selectieteams faciliteren om deel te nemen aan toernooien. Verder is er geld begroot voor een vergoeding voor externe trainers. 22. Merchandise Dit is de tegenpost van 5.1. 23. Afdracht Stichting Op de vorige ALV is besloten tot overdracht van het concept Exstudiantes naar een nieuw op te richten Stichting, waarbij de vereniging zich zal aansluiten als deelnemer. De Stichting financiert de website en zal de vereniging faciliteren. Gerekend wordt met een afdracht van 5 euro per lid. 24. Voorzieningen Het bestuur is van mening dat er een behoorlijke reservering moet komen voor het lustrum. 25. Onvoorzien Dit is de sluitpost.


8

Actieve speerpunten A.S. Exstudiantes Groningen 2011-2012 Algemeen Bij deze speerpunten is er bewust voor gekozen alleen de doelen te formuleren en niet de middelen, welke ter invulling zijn van het bestuur. De actieve speerpunten heeft het bestuur in principe zelf in de hand. Later volgen de passieve speerpunten, waarbij dit niet zo is. Organisatorisch 1. Ontwikkelen beleidskader omnivereniging De vereniging heet 'Alumni Sportclub' en bewust geen zaalvoetbalclub. Het bestuur wil uitzoeken hoe de organisatie van de vereniging er uit zou moeten zien op het moment dat er meer sporten dan alleen zaalvoetbal worden beoefend. 2. Opzetten basis beleidsplan Het bestuur wil het huidige beleid vastleggen en de basis maken van een beleidsplan. 3. Website Het bestuur een website realiseren die qua informatievoorziening en praktisch gebruik voldoet aan de behoeften. 4. Relaties verenigingen verstevigen en verbeteren Het bestuur wil de relaties met Drs. Vijfje en Exstudiantes Utrecht verstevigen. Tevens zal er gekeken worden naar andere verenigingen waarvan A.S. Exstudiantes mogelijk ook een verlengstuk kan worden. Sportief 5. Deelname aan de haalbare KNVB-klassen Het streven is om herenteams actief te krijgen in de hoofdklasse t/m 4e klasse en damesteams in de hoofdklasse t/m 1e klasse. Op termijn is het doel dat de dames ook in de 2e klasse spelen. Praktisch komt het er op neer dat EXS 2 of 3 moet promoveren, EXS 1 niet mag degraderen en er een damesteam in de 1e klasse moet komen. Identiteit 6. Identiteit doorontwikkelen Het bestuur wil samen met de leden de identiteit van de vereniging doorontwikkelen met bijpassende activiteiten.

Speerpunten A.S. Exstudiantes Groningen 2011-2012

1

Passieve speerpunten A.S. Exstudiantes Groningen 2011-2012 1. Veldvoetbalmogelijkheden volgen Het bestuur wil alert blijven op der ontwikkelingen op het gebied van veldvoetbal. Vanwege de afhankelijkheid van de gemeente heeft het bestuur niet in de hand. 2. Donateursbeleid ontwikkelen Ondanks dat het binnenhalen van donateurs niet een hoofddoel is van de vereniging, wil het bestuur toch een eerste opzet maken voor een donateursbeleid. Dit is een passief speerpunt omdat het eigenlijk al wordt gerealiseerd middels het afmeldingsformulier. Het contact met oud leden en het opbouwen van het netwerk is belangrijker dan het binnenhalen van geld. 3. Ontwikkelingen sporthallencomplex volgen In Groningen zijn er plannen voor een nieuw te bouwen sporthallencomplex. Exstudiantes zou hier met Drs. Vijfje een belangrijke rol in kunnen spelen. Deze plannen staan nog in de kinderschoenen, maar kunnen erg belangrijk worden. Het bestuur wil ondervinden of deze ontwikkelingen voor Exstudiantes interessant zijn.

Speerpunten A.S. Exstudiantes Groningen 2011-2012

2

Jaarvergadering + Discussieavond

Recommend Documents