2014.11.17.
IV. fejezet: A KÖZIGAZGATÁS INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA Ügykezelői alapvizsga diasor Készítette: Rejtélyi Hajnalka, 2014
1
A közigazgatás informatikai támogatása A fejezetben azon eszközök és technológiák kerülnek bemutatásra, melyek szükségesek a XXI. században a közigazgatási feladatok megfelelő szintű ellátásához. Mindezen eszközök használatával lehetőség nyílik a közigazgatásban minden igényt kielégítő szolgáltatások nyújtására, akár az ügyintézési határidők csökkentésére. Szó lesz többek között: • • • •
Az alkalmazható technológiai eszközökről A jogszabályi környezetről Az elterjedt gyakorlatokról (jó és rossz példa egyaránt) A rendszerben rejlő lehetőségekről.
1
2014.11.17.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása • A fejezetben megismerkedünk az ügyviteli munka során mindennaposan alkalmazott eszközök rövid történetével, azok működésével. • Nem csupán az eszközök használhatóságát, hanem az ezekkel kapcsolatos az IT biztonságot érintő fogalmakat is tisztázzuk a fejezetben.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Számítógép)
Számítógép: adatok tárolására és programok feldolgozására alkalmas elektronikus eszköz Kliens: • • • • •
PC – személyi számítógép Notebook Vékony kliens Táblagép Okostelefon
Szerver: kiszolgáló funkcionalitás • • • •
Autentikáció – felhasználói azonosítás Autorizáció - jogosultságkezelés Adattárolás Szolgáltatás kiajánlás
4
2
2014.11.17.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Számítógép) Autentikációs lehetőségek: • Tudásalapú hitelesítés ovalamilyen felhasználónév és jelszó ismerete szükséges a hitelesítéshez okevésbé biztonságos, mert a biztonság a jelszó erősségétől függ
• Eszközalapú hitelesítés valamilyen azonosító eszköz (chip kártya, token) alkalmazása szükséges a hitelesítéshez
• Tulajdonság alapú hitelesítés a felhasználó valamely tulajdonsága jogosít a belépésre (pl. ujjlenyomat, íriszkép, arcarány stb.)
Egyfaktoros – többfaktoros hitelesítés Attól függően, hogy az ismert azonosítási módszerek közül mennyit használunk. 5 A hitelesítés biztonsági szintje a faktorok számával egyenes arányban nő.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása Számítógép • Autorizáció: A szerverben tárolt adatokhoz való hozzáférési jogosultságot határozza meg.
- fájl szintű jogok - megosztás szintű jogok
• Adattárolás: Az adatok megbízható, megfelelő redundanciával rendelkező központi tárolása
• Szolgáltatás kiajánlás: A különböző felhasználók által igénybe vehető szolgáltatások, pl. web, levelezés stb.
6
3
2014.11.17.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Szoftverek) Szoftverek csoportosítása: Operációs rendszerek: • szöveges
• grafikus Legelterjedtebb: Microsoft Windows
Általános célú szoftverek: • Szövegszerkesztők (dokumentum szerkesztők) • Táblázat kezelők • Adatbázis kezelő • Levelező szoftver stb.
Elektronikus iktatás
Speciális célú alkalmazások: • Választási szoftver • Földhivatali rendszer 7
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Hálózatok)
Hálózat:
valamilyen célból összekötött számítógépek
összessége. pl.: csoportmunka, központosított nyomtatás, központi menedzselhetőség
Alapját képezi: • • • • •
Elektronikus levelezésnek Központi adattárolásnak Központi nyomtatásnak Csoportmunkának Elektronikus közigazgatásnak 8
4
2014.11.17.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Csoportmunka) A csoportmunka a projekt szemléletű működés alapja, lehetővé teszi, hogy több ember ugyanazon anyagon dolgozzon egy időben.
Leggyakrabban az alábbi szolgáltatások használatát takarja: • Levelezőrendszer • Azonnali üzenetküldő szolgáltatás • Portál szolgáltatás
9
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Adatbiztonság)
Adatbiztonság: az összegyűjtött adatvagyon sérthetetlenségét, integritását, használhatóságát és bizalmasságát lehetővé tevő technológiák és szervezési módszerek összessége.
Az adatokkal szemben támasztott követelmények: • Bizalmasság • Sértetlenség • Hitelesség • Letagadhatatlanság
• Rendelkezésre állás 10
5
2014.11.17.
Az ügyviteli munka informatikai támogatása (Adatbiztonság) Az adatbiztonság szintjei: • Fizikai védelem: Az adatokat érő fizikai behatások elleni védelem
• Logikai védelem: Tulajdonképpen illetéktelen hozzáférés elleni védelem, azaz már informatikai eszközökkel igyekszünk az adatokkal szemben támasztott követelményeket biztosítani.
• Rejtjelzés: eljárás, melynek során egy algoritmus segítségével a számunkra fontos adatokat elfedjük, illetéktelen számára olvashatatlanná tesszük.
11
Elektronikus iktatás • A fejezetben megismerjük az elektronikus iktatás feltételeit és követelményeit. • Szó lesz az elektronikus iktatás fajtáiról, a kapcsolódó előnyökről, hátrányokról, a szükséges biztonsági követelményekről. • A fejezetben megtárgyaljuk az Informatikai biztonság törvényi szabályozását, illetve annak átültetését a gyakorlatba.
6
2014.11.17.
Elektronikus iktatás Az elektronikus iktatórendszerek típusai
Elektronikus iktatás: a szervezet ügyviteli folyamatainak elektronikus útra terelése.
Típusai: • Elektronikus iktatókönyv: • A rendszerben csak az iratok tulajdonságai (metaadatai) találhatók meg
• Elektronikus iratkezelő-rendszer: o A rendszerben a teljes anyag, annak metaadatai, illetve az irat teljes útja megtalálható o A közigazgatásban egységes elektronikus iratkezelő-rendszer nincs
Az, hogy melyik fajtát alkalmazzák, az adott szervezet informatikai fejlettségétől, illetve a rendelkezésre álló anyagi forrásoktól függ. 13
Elektronikus iktatás Az elektronikus iktatórendszerek típusai Elektronikus iktatókönyv előnyei: • Egységes iktatószám rendszer • Előre definiált tárgyszó lista • Előre definiált dolgozó és vezetői lista • Könnyebb visszakereshetőség akár több paraméter alapján • Könnyebb statisztika és kimutatás készítési lehetőség
Elektronikus iktatókönyv hátrányai: • Az iratok útja nehezen követhető nyomon • Nem kezeli a rendszer az elektronikusan érkezett iratokat • Az irattárba helyezés a hagyományos módon történik • Nehéz az iratok visszakeresése
14
7
2014.11.17.
Elektronikus iktatás Az elektronikus iktatórendszerek típusai Az elektronikus ügyiratkezelés előnyei: • Az elektronikusan érkező dokumentumok kezelése megegyezik a hagyományosakéval • Az irat útja pontosan nyomon követhető • Az előadói ív az irattal együtt elektronikusan létezik • A dokumentumok megtalálhatók a rendszerben Az elektronikus iratkezelés hátrányai: • Pontosan kell definiálni az iratok útját • Nagyon jól kell a felhasználói jogosultságokat beállítani • Kezelni kell a különleges kezelésű iratokat • Pontosan meg kell jelölni az iratok érkezésének helyét • A felhasználók és a vezetők informatikai érettségét fejleszteni kell 15
Elektronikus iktatás Az elektronikus iktatás főbb jellemzői Az elektronikus iktatás főbb jellemzői: • iratok útjának nyomon követése; • egységes iktatószámok és iktatási módszer; • előre definiált mezők, amelyek gyorsítják a munkafolyamatot; • iratok csoportosítása; • dossziéba helyezés; • könnyű visszakereshetőség; • különböző listák készítése, akár vezetői kontrollcélokra. 16
8
2014.11.17.
Elektronikus iktatás Az elektronikus rendszerek biztonsága Szabályozás: 2013. évi L. törvény az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról
Alapelvek: • A szerveknél működő elektronikus rendszereket biztonsági osztályba kell sorolni • A szerveket is biztonsági osztályba kell sorolni • A szervezetnél történt biztonsági eseményeket jelenteni kell az ágazati, annak híján a kormányzati eseménykezelő központnak. 17
Elektronikus iktatás Az elektronikus rendszerek biztonsága Elektronikus információs rendszer: Az adatok, információk kezelésére használt eszközök, eljárások, valamint az ezeket kezelő személyek együttese. Ide tartoznak: • Számítástechnikai rendszerek és hálózatok • Helyhez kötött, mobil és egyéb rádiófrekvenciás, valamint műholdas elektronikus hírközlési hálózatok, szolgáltatások • Rádiós vagy műholdas navigáció • Automatizálási, vezérlési és ellenőrzési rendszerek (vezérlő és adatgyűjtő, távmérő, távérzékelő és telemetriai rendszerek) • A fentiek felderítéséhez, lehallgatásához vagy zavarásához használható rendszerek 18
9
2014.11.17.
Elektronikus iktatás Biztonsági osztály, biztonsági esemény Biztonsági osztály: Az információs rendszer, illetve az abban kezelt adat bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának kockázata alapján 1-5-ig számozott fokozatok. Minél magasabba a biztonsági osztály száma, annál szigorúbb védelmi szabályok szükségesek hozzá.
Biztonsági esemény: Olyan nem várt esemény, mely az elektronikus információs rendszer működésében kárt, vagy az abban tárolt adatok esetében adatvesztést okoz.
Kezelésének lépései: •Bekövetkezett biztonsági esemény dokumentálása •Következményeinek felszámolása •A bekövetkezés okainak és felelőseinek megállapítása •A hasonló biztonsági események jövőbeni előfordulásának 19 megakadályozása
Elektronikus közigazgatás • A fejezetben megismerjük az elektronikus közigazgatás szintjeit, osztályozzuk saját szervezeteink elektronikus közigazgatási szolgáltatásait. • Szó lesz az elektronikus közigazgatás feltételeiről, az elektronikus aláírásról. • A fejezetben megtárgyaljuk az ügyfelek részére kialakított elektronikus ügyintézési lehetőségeket. • Számba vesszük az elektronikusan intézhető közigazgatási szolgáltatásokat. • Áttekintjük az elektronikus tájékoztatási kötelezettség szabályait és az egyéb elektronikus eszközökkel történő kapcsolattartást
10
2014.11.17.
Elektronikus közigazgatás
Elektronikus közigazgatás: a hatósági ügyek interneten keresztül történő ügyintézését jelenti. Az e-közigazgatás nem teljes körű, alkalmazhatósága az érintett szervek informatikai fejlettségének, valamint ez erre fordítható források függvénye. Az elektronikus szolgáltatásokat fejlettségük alapján szintekbe soroljuk:
• • • • •
Első szint: elektronikus tájékoztatási szolgáltatás Második szint: egyirányú interakciót biztosító szint Harmadik szint: kétirányú interakciót biztosító szint Negyedik szint: teljes körű elektronikus ügyintézés Ötödik szint: targetizáció 21
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Az elektronikus aláírás az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt, azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Az elektronikus aláírást aszimmetrikus kulcsú kriptográfiai eljárással hozzuk létre. Fajtái: • Egyszerű elektronikus aláírás • Fokozott biztonságú elektronikus aláírás • Minősített elektronikus aláírás 22
11
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Szabályok: Az elektronikus aláírás alkalmazásainak szabályait az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény határozza meg. • Az elektronikus aláírás használata az ügyfél számára nem tehető kötelezővé. • Az elektronikus ügyintézéshez az ügyfél számára legalább fokozott biztonságú, elektronikus aláírás szükséges • A hatóság számára minősített elektronikus aláírás használata szükséges. • Az elektronikus aláírás joghatása nem tagadható meg csupán azért, mert elektronikus formában létezik • Az elektronikus aláírás nem használható azon ügyek intézése esetében, melyek személyes megjelenést igényelnek, pl. családjogi ügyekben. 24
12
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Kulcs
Szimmetrikus kulcsú eljárás: • Előnyei: Nyílt szöveg Titkosított szöveg Titkosítás Megfejtés • Elméletileg fejthetetlen • Elektronikus eszközökkel rendkívül gyorsan végre hajtható • Nagy múlttal rendelkező, kiforrott eljárás
Nyílt szöveg
• Hátránya: • A kulcs nyilvánosságra kerülése a rejtjelzés megtörését jelenti • Problémás a kulcselosztás • Alkalmazása: • Elektronikus kommunikáció titkosítása • PGP levelek tartalmának titkosítása stb. 25
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Aszimmetrikus kulcsú eljárás: • Előnyei: • Gyakorlatilag fejthetetlen • Egyéb alkalmazási lehetőségeket is rejt • A rejtjelzés és a megfejtés kulcsa eltér→megszűnik a kulcselosztás problémája
• Hátrányai: • Nagyon lassú és bonyolult a folyamat
Nyilvános kulcs
Magán kulcs
• Alkalmazása: • Elektronikus aláírás Nyílt szöveg Titkosítás • PKI infrastruktúrák • Szimmetrikus kulcsú eljárás kulcsának cseréjéhez
Titkosított szöveg
Megfejtés Nyílt szöveg
26
13
2014.11.17.
Működése Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás
27
14
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Ügyintézés elektronikus aláírással Alapelvek: • Csak valódi névre kiállított elektronikus aláírás használható • Használata az ügyfél számára nem tehető kötelezővé • Bármely szabványos elektronikus aláírást el kell fogadni
Folyamata: • az ügyfél beküldi az elektronikus aláírással ellátott dokumentumot • a hatóság ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét o megfelelő aláírás esetén megkezdődhet az ügyintézés o sikertelen azonosítás esetén az ügyfelet hiánypótlásra szólítja 29 fel
Elektronikus ügyintézés Elektronikus aláírás Aláírás érvényességének ellenőrzése Hitelesítés szolgáltató közreműködésével Az aláírás érvényes: • hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványhoz kapcsolódik • az azonosításkor érvényes (nem szerepel a visszavonási listán) • a hitelesítés-szolgáltató az adatok egyezőségét igazolja vissza
30
15
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés SZEÜSZ SZEÜSZ olyan elektronikus ügyintézést megkönnyítő szolgáltatás, mely az ügyfélközpontú ügyintézési megközelítésnek rendeli alá a szolgáltatók informatikai infrastruktúráját, meghatározva ezzel annak fejlesztési irányait és biztonsági követelményeit. A Ket. 2011. évi módosítása vezette be. Szabályok szolgáltatóknak: • Előzetes bejelentés alapján • Törvényi előírásoknak megfelelő IT infrastruktúra • Adatok védelmének biztosítása • Kötelezően előírt szolgáltatást nem lehet megszűntetni Szabályok ügyfeleknek: • Használat regisztrációhoz kötött • A kötelezően használandó SZEÜSZ díjmentes 31
Elektronikus ügyintézés SZEÜSZ Az ügyfelek részére kötelezően nyújtandó szolgáltatások: • Az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása • Az ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről • Összerendelési nyilvántartás szolgáltatás • Azonosítási szolgáltatás természetes személy ügyfelek részére • Biztonságos kézbesítési szolgáltatás • Elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás • A hatóság nyilatkozattételével kapcsolatos elektronikus igazolás szolgáltatása • Elektronikus fizetési és elszámolási rendszer • Iratérvényességi nyilvántartás 32
16
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés SZEÜSZ Az ügyfelek részére kötelezően nyújtandó szolgáltatások: • • • • • • • • • • •
Kormányzati hitelesítés-szolgáltatás Kormányzati elektronikus aláírás ellenőrzési szolgáltatás Központi azonosítási ügynök ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés Elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása Papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá Iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás Központi érkeztetési ügynök Központi kézbesítési ügynök A törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletben kötelezően nyújtandóként előírt további szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás. (pl.:Interaktív virtuális ügyfélszolgálat, Személyre szabott ügyintézési felület, Elektronikus űrlap) 33
Elektronikus ügyintézés
Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer A Központi elektronikus szolgáltató rendszer (Központi Rendszer) az elektronikus közszolgáltatás nyújtását, illetve igénybe vételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek összessége. Részei: • • • • • •
Az elektronikus kormányzati gerinchálózat (EKG) A kormányzati portál A kormányzati ügyfél-tájékoztató központ Az ott megjelenő szolgáltatások És ügyintézési lehetőségek Valamint azok fenntartói és üzemeltetői
34
17
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer
35
Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu Ügyfélkapu az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus közigazgatási ügyintézést, illetve az elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó szervekkel.
Használata regisztrációhoz kötött: • A regisztrációs szerv – területileg illetékes okmányiroda – előtt személyes megjelenítéssel • Ideiglenes regisztrációval, mely egy elektronikus űrlap kitöltésével jár, ennek beküldését követően egy 30 napig érvényes ideiglenes kódot kap az ügyfél. Ez alatt a 30 nap alatt a regisztrációs szerv előtti személyes megjelenéssel lehet véglegesíteni a regisztrációt • Elektronikus aláírással az interneten 36
18
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu
37
Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu
38
19
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu Az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások I.: • értesítés okmányok érvényességi idejének lejártáról; • internetes okmányirodai szolgáltatások (ügyintézés kezdeményezése és időpontfoglalás: vezetői engedély ügyintézés, lakcímváltozás-bejelentés, lakcímigazolvány pótlás/csere, úti okmány ügyintézés stb.); • hatósági erkölcsi bizonyítvány, hatósági bizonyítvány igénylése elektronikus kérelmezés útján; • Kormányzati Portál szolgáltatásai; • Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala Adatszolgáltatás letiltása és visszavonása szolgáltatása; • Nemzeti Adó- és Vámhivatal szolgáltatásai; • Nemzeti Munkaügyi Hivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóság szolgáltatásai; • stb. 39
Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu Az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások II.:
• E-felvi, internetes felsőoktatási jelentkezés; • • • •
Országos Egészségbiztosítási Pénztár szolgáltatásai; Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság szolgáltatásai; MVH Agrártámogatási kérelmek; Ingatlankereső, Cégkereső, Gépjárműkereső
Az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások teljes köre a www.magyarorszag.hu honlapon tekinthető meg.
20
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés Hivatali kapu A Hivatali kapu része a központi elektronikus szolgáltató rendszernek, melyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által számára biztosított szolgáltatásokhoz. Nyújtott szolgáltatások: • Hitelesen lehet küldeni/fogadni elektronikus üzeneteket • Időbélyeggel ellátott iratok küldésének lehetősége • Hivatalos iratok küldésének/fogadásának elektronikus nyugtázása • A küldött, illetve a fogadott iratokhoz való naplózott hozzáférés • Titkosított, megbízható kommunikáció garantálása, illetve az iratok sértetlenségének szavatolása • Azonosítás/viszontazonosítás lehetősége 41
Elektronikus ügyintézés Ügyintézés ügyfélkapun keresztül Ügyintézés ügyfélkapun keresztül • Az ügyfél az azonosítóval és a regisztrációs kódjával azonosítja magát csak sikeres azonosítással jut be az ügyfélkapun. • Ezután kiválaszthatja a szolgáltatást nyújtó intézményt, aki igény szerint további azonosítást kérhet. • Az ügyfélkapu SSO rendszerű, azaz az ügyfél több szolgáltatást is igénybe vehet anélkül, hogy ki, vagy átjelentkezne. 42
21
2014.11.17.
Elektronikus ügyintézés
Elektronikus tájékoztatási szolgáltatás Elektronikus tájékoztatási szolgáltatás az államigazgatási szervek részére kötelezően előírt feladat Az adatszolgáltatás tartalma: • Szervezeti, személyzeti adatok: a szerv megnevezése, elérhetősége, felépítése, ügyfélfogadási rend, stb. • Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok: A szerv feladat és hatásköre, illetékessége, az általa nyújtott közszolgáltatások, stb. • Gazdálkodási adatok: A szerv éves költségvetése, beszámolója, a foglalkoztatottak száma, a juttatások összesített értéke, közbeszerzési információk stb. A publikált adatoknak: • pontosnak • hitelesnek • folyamatosan elérhetőnek kell lenniük A frissítés gyakorisága is kötelezően előírt. 43
Elektronikus ügyintézés
Kapcsolattartás egyéb elektronikus eszközökkel Az ügyfelekkel való kapcsolattartás legfontosabb alapelvei: • Ügyfelek pontos azonosítása • Ügyintézés pontos dokumentálhatósága • Folyamat pontos rekonstruálhatósága
Az egyéb elektronikus eszköz lehet: • Telefon • Telefax • Sms
Nem terjedt el a közigazgatásban Leginkább: • Időpont foglalásra • Egyeztetésre • Érdeklődésre használják.
44
22
2014.11.17.
A közigazgatás informatikai támogatása Ellenőrző kérdések • A fejezetben megismerkedhettünk az ügykezelő munka és az elektronikus ügyintézés eszközeivel és technikáival. Megismerhettünk a kiajánlott szolgáltatások technológiai és szabályozási hátterét. • Kérdések: • Ismertesse az elektronikus közigazgatás szintjeit. • Ismertesse az adatvédelem szintjeit. • Mi a különbség az elektronikus iktatókönyv és az elektronikus iratkezelő rendszer között? • Mit jelent az államigazgatási szervek elektronikus rendszereinek biztonsági osztályba sorolása? • Az elektronikus tájékoztatási kötelezettség tükrében mely adatokat kell a közigazgatási szervezetek honlapjának tartalmaznia?
KÖSZÖNJÜK A FIGYELMÜKET! SIKERES FELKÉSZÜLÉST KÍVÁNUNK!
46
23
