internet

-1-

Protocol VUmc intranet / internet

VU medisch centrum / dienst communicatie / MM Licher / Protocol intranet - internet VUmc / versie1.2 / 13-11-2006

-2-

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2

Inleiding Doel van het protocol Deelnemers aan de Vumc web- en intranetsite

2 Doelen en doelgroepen van de VUmc web- en intranetsite 2.1 Doelen van de VUmc web- en intranetsite 2.2 Doelgroepen van de VUmc web- en intranetsite 2.2.1 Interne doelgroepen 2.2.2 Externe doelgroepen 2.3 Kwaliteitseisen t.a.v. de VUmc web- en intranetsite 3 Redactioneel beheer 3.1 Redactieformule 3.1.1 Technische functionaliteit van de VUmc web- en intranetsite 3.1.2 Informatie op de VUmc web- en intranetsite 3.1.3 Huisstijl van de VUmc web- en intranetsite 3.2 Feedback door bezoekers van de Vumc web- en intranetsite 3.3 Bewaking van de redactieformule 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3

Beheer en organisatie van de website werkzaamheden Beheer Overlegorganen De Stuurgroep Webcommunicatie(SW) De klankbordgroep internet/intranet (KG) Het Webcoördinatoren overleg Het subweb redactie overleg (SR) Web functionarissen De VUmc webcoördinatoren De subweb redacteuren De auteurs / redacteuren De medewerkers die alleen content plaatsen Betrokken afdelingen van VUmc De dienst communicatie De dienst informatica en proces ondersteuning (IPO) Locale IT-beheren

5

Overzicht relevante andere documenten


-3-

1 Inleiding 1.1 Doel van dit protocol Het Protocol VUmc intranet/internet legt de gemaakte keuzes en de diverse taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per overlegorgaan, organisatieonderdeel en betrokken functionaris met betrekking tot het intranet en internet van VUmc vast. Doordat VUmc voor alle organisatie-onderdelen gebruik maakt van één content management systeem voor het beheer van het intranet en de website zijn VUmc-brede protocollaire afspraken noodzakelijk. Dit protocol voorziet in deze afspraken door een pakket aan richtlijnen dat de organisatie en het totale beheer van deze sites vergemakkelijkt. Alle gemaakte afspraken zijn en worden er zoveel mogelijk in opgenomen zodat voor iedereen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. De subwebredacties van de diverse organisatie-onderdelen van VUmc met een subwebsite op het intranet/internet van VUmc dienen aan dit alles een verdere invulling te geven. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen die met de VUmc website en intranet beoogd worden en de doelgroepen waarvoor de sites worden gemaakt in kaart gebracht. Hoofdstuk 3 gaat over de redactieformule en de bewaking daarvan. Ook de feedback door bezoekers van de website komt aan de orde. In hoofdstuk 4 worden vervolgens de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse overlegorganen, functionarissen en afdelingen beschreven.

1.2 Deelnemers aan de VUmc web- en intranetsite Alle organisatieonderdelen die voor 100% tot VUmc behoren kunnen deelnemen aan de nieuwe VUmc website en intranet. Onderdelen die niet 100% VUmc zijn kunnen, indien VUmc penvoerder is, deelnemen aan het webplatform. Hiermee kunnen echter wel vormgevingskosten gemoeid zijn. Het deelnemen aan het systeem brengt naast grotere mogelijkheden (vb: het eenvoudig zelf toevoegen van informatie door de medewerkers van de organisatieonderdelen het hergebruiken van informatie die door anderen is samengesteld) ook een aantal beperkingen met zich mee. Onderdelen van VUmc zullen zich moeten committeren aan het gezamenlijke beleid en de algemeen geldende afspraken. Om verwarring bij de bezoeker van de VUmc-website en het intranet te voorkomen dient bijvoorbeeld bepaalde gelijksoortige informatie in elke subwebsite gelijkvormig opgenomen te worden. Dit speelt met name bij de volgende informatie: agenda, nieuws, ziektebeelden en (wetenschappelijke)onderzoeken. Daarnaast staat ook de vormgeving en de wijze van navigeren door de site vast.


-4-

2 Doelen en doelgroepen van de VUmc web- en intranetsite 2.1 Doelen van de VUmc web- en intranetsite De website en het intranet van VUmc zijn communicatiekanalen waarmee VUmc op een efficiënte, effectieve en aansprekende wijze wil communiceren met haar diverse doelgroepen. Doelstelling: VUmc wil middels zijn website en intranet: • • • • •

zichzelf presenteren en op een transparante wijze zijn missie, taken, organisatiestructuur en activiteiten betreffende opleiding, onderzoek en de maatschappelijke dienstverlening op het gebied van zorg uitdragen door de doelgroepen gewenste en/of benodigde informatie op een heldere manier aanbieden de contacten met de te onderscheiden doelgroepen bevorderen, vereenvoudigen en faciliteren een bijdrage leveren aan het werven van nieuwe patiënten, medewerkers en studenten het werken en studeren aan VUmc faciliteren

Het voordeel van het plaatsen van de betreffende informatie op het internet en intranet zal duidelijk zijn: het is effectief en efficiënt. De manier waarop dit alles gebeurt is vraaggericht (en niet aanbodgericht). Dat wil zeggen dat de doelgroepen met hun vragen en behoeften centraal staan. Elke bijdrage van een medewerker of organisatieonderdeel van VUmc aan de sites dient te voldoen aan minstens één van bovenstaande doelstellingen. 2.2 Doelgroepen van de VUmc web- en intranetsite VUmc onderscheidt onder anderen de volgende doelgroepen: 2.2.1 Interne doelgroepen • • • • • • • • •

Directie / bestuur Managers Artsen Verpleegkundigen Wetenschappers / onderzoekers Administratief personeel Ondersteunend personeel Studenten (in mindere mate omdat zij voornamelijk gebruik zullen gaan maken van het VU studenten portaal) Overige medewerkers

2.2.2 Externe doelgroepen • • • • • • • • • • • • •

Patiënten (kinderen) Bezoekers van patiënten Algemeen publiek Professionals (specialisten in andere zorginstellingen,huisartsen, fysiotherapeuten etc) Onderzoekers Studenten Potentiële studenten Docenten Pers & Media (journalisten) Medewerkers VUmc Medewerkers partner ziekenhuizen Potentiële medewerkers Alumni


-5-

• •

(potentiële) vrijwilligers Bedrijfsleven en (semi-)overheden (incl. sponsors en subsidieverstrekkers)

2.3 Kwaliteitseisen t.a.v. de VUmc web- en intranetsite • • • • • • •

De website van VUmc moet op het internet goed gevonden worden m.b.v. de meest gebruikte zoekmachines. De diverse doelgroepen moeten gemakkelijk de door hen gewenste informatie op de VUmc website en intranetsite vinden, of deze doelgroepen zijn via de website en het intranet tenminste in staat om contact op te nemen met de juiste functionarissen van VUmc. Het gewenste profiel van VUmc, zoals vermeld in de missie en visie van VUmc, moet op de juiste wijze voor het voetlicht worden gebracht. De regionale en landelijke media en het algemene publiek moeten correct en tijdig worden geïnformeerd over beleidsontwikkelingen, bestuurlijke beslissingen, en over de reikwijdte en resultaten van patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek van VUmc. Zowel medewerkers als studenten dienen de VUmc website en intranetsite te ervaren als goede en handige instrumenten bij hun werk en studie. Er dient bij de werving van medewerkers en studenten via de website één VUmc-lijn herkenbaar te zijn. De website van VUmc en intranet wordt qua vormgeving als een eenheid ervaren. De uitstraling ondersteunt de gewenste Corporate Identity.


-6-

3 Redactioneel beheer Het redactioneel beheer is het hart van de website-organisatie. De verbeterde nieuwe VUmc web- en intranetsite vereist echter een systematische aanpak. Niet louter vanwege de gezamenlijke gegevensopslag, maar vooral vanwege de eisen van leesgemak, eenduidigheid, actualiteit, betrouwbaarheid, volledigheid en hanteerbaarheid betreffende de aangeboden informatie. 3.1 Redactieformule De redactieformule heeft betrekking op de (technische) functionaliteit, de inhoud (informatie) en de huisstijl van de sites van VUmc. De redactieformule geldt voor de gehele website en intranet van VUmc. 3.1.1 Technische functionaliteit van de VUmc web- en intranetsite Een website dient goed te werken. Dat betekent niet alleen dat de website goed bereikbaar moet zijn (conform de dienstsverleningsovereenkomst die is opgesteld met de dienst informatica en proces ondersteuning (IPO)), maar vooral ook dat alle informatie bereikbaar is (goed werkende links etc, taak van de webcoördinatoren en de redacteuren van de subwebsites). Daarnaast is van belang dat de website bezocht kan worden met de meeste gangbare browsers (taak van de webcoördinatoren). NB Een slecht werkende website brengt een negatieve uitstraling met zich mee voor VUmc! Verder kan een website functionaliteiten kennen die het de bezoeker vergemakkelijken om contact te leggen met VUmc (o.a. zoekmogelijkheden, formulieren en routeplanners). VUmc streeft er naar om daar waar het effectief en efficiënt is, dergelijke functionaliteiten aan te bieden.

3.1.2 Informatie op de VUmc web- en intranetsite • • •

De informatie dient voor de verschillende doelgroepen inzichtelijk ontsloten te zijn door middel van een duidelijke pijler- en menu indeling. De informatie dient qua presentatie en uitstraling aangepast te zijn aan de betreffende doelgroep. De informatie dient goed leesbaar, eenduidig, actueel, betrouwbaar, volledig en hanteerbaar te zijn. o Leesbaar (aangenaam of gemakkelijk te lezen) heeft een aantal aspecten: correct taalgebruik (Nederlands, Engels) een taalgebruik dat bij de betreffende doelgroep past een opmaak van teksten die geschikt is voor beeldschermgebruik o Eenduidig wil zeggen dat de informatie zo geformuleerd is dat de tekst niet voor tweeërlei uitleg vatbaar is en verwarring wordt voorkomen. o Actueel (werkzaam of van kracht zijnd) wil zeggen dat de geboden informatie altijd de laatste stand van zaken betreft. o Betrouwbaar (deugdelijk, geloofwaardig) wil zeggen dat de informatie geen onjuistheden of vaagheden bevat, maar betekent ook dat alle links in het web correct werken. Ook moet men kunnen afgaan op de juistheid en authenticiteit van de informatie. o Volledig (waaraan niets ontbreekt) wil zeggen dat alle aspecten die te maken hebben met een bepaald onderwerp aan de orde komen. o Hanteerbaarheid wil zeggen dat de bezoeker niet moet verdrinken in de hoeveelheid of complexiteit van de informatie, maar daarin gemakkelijk zijn weg moet kunnen vinden.

3.1.3 Huisstijl van de VUmc web- en intranetsite VUmc hecht er belang aan, dat de web- en intranetpagina's van VUmc herkenbaar zijn aan hun vormgeving en uniforme structuur. Potentiële aanbieders van informatie dienen zich te conformeren aan de richtlijnen en voorschriften betreffende de website. De website is opgemaakt in één vaste huisstijl die geldt voor alle organisatieonderdelen. De huisstijl wordt beschreven in Huisstijl en beeldplan internet/intranet VUmc.


-7-

3.2 Feedback door de bezoekers van de VUmc web- en intranetsite Een belangrijke bron van informatie ten aanzien van het functioneren van de website is de bezoeker van de site zelf. De bezoeker zal soms de behoefte hebben om feedback te geven op de website of heeft behoefte aan verduidelijking of hulp. •

•

•

De website en het intranet zullen zodanig ingericht worden dat een bezoeker gemakkelijk feedback kan geven over de werking of de inhoud van de website of hulp of verduidelijking kan vragen over de inhoud van de informatie. Van belang is hierbij dat de feedback zoveel mogelijk direct terechtkomt bij de juiste medewerker van VUmc Bij feedback op de website en het intranet van VUmc (zowel positief als negatief), of een vraag om hulp, krijgt de bezoeker altijd een spoedige en gepaste reactie. De medewerker van VUmc dient zich te realiseren dat zijn of haar reactie mede het beeld zal bepalen dat de bezoeker van VUmc zal hebben Een andere bron van feedback is het gebruik door webmedewerkers van de geïnstalleerde analyse software (statistieken). Deze software maakt nauwkeurige analyse van het website- en intranetbezoek mogelijk.

3.3 Bewaking van de redactieformule • • •

De kwaliteit van de website en het intranet van VUmc wordt in eerste instantie bewaakt door de twee VUmc webcoördinatoren en de diverse redacties van de subwebsites Voor elke subwebsite dient bovendien het hoofd van de afdeling/dienst van de betreffende subwebsite op afstand toezicht te houden. Het hoofd is ook eindverantwoordelijk voor de subwebsite Daarnaast vindt een systematische check betreffende de kwaliteit plaats door de VUmc webcoördinatoren die de diverse onderdelen van de site systematisch controleren t.a.v. de redactieformule in samenhang met de gemaakte afspraken

NB. VUmc is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites, waarheen bepaalde links op de VUmc website verwijzen. Het is de verantwoordelijkheid van de redacteur die de link aanmaakt om de betrouwbaarheid van de inhoud van de informatie waarnaar de link verwijst te controleren.


-8-

4 Beheer en organisatie van de webwerkzaamheden 4.1 Beheer De website www.VUmc.nl , die als domeinnaam is geregistreerd, is eigendom van VU medisch centrum. Zowel het beheer van de website als de daarop aangeboden informatie vallen onder verantwoordelijkheid en toezicht van de raad van bestuur van VUmc. Gezien enerzijds de complexe organisatie van VUmc en anderzijds het grote scala van gebruiksmogelijkheden van een website en het overweldigende aanbod van beschikbare informatie heeft de raad van bestuur er voor gekozen om de techniek en de organisatie van de website centraal aan te sturen, maar het beheer van de content zoveel mogelijk decentraal te doen plaatsvinden door medewerkers (subweb redacteuren, auteurs, medewerkers die content plaatsen) die ook vanuit hun andere werkzaamheden bij de betreffende informatie betrokken zijn. De beheerstaak van de RvB omvat onder meer: • • • • •

Toezicht op de algemene randvoorwaarden voor de webinformatie Beheer van de informatie Inrichting van de website Toepassing van de webhuisstijl Beheer van de technische voorzieningen

De RvB heeft de dienst communicatie en de IPO belast met deze taken. Beide diensten hebben elk een webcoördinator aangesteld als aanspreekpunt voor alle activiteiten met betrekking tot de website. De webcoördinatoren waarborgen dat de bijdragen van de (subweb)redacteuren van de subwebsites op elkaar afgestemd worden. Aandachtspunten hierbij zijn onder meer de inhoud, de menustructuur, het bestandbeheer, het werken volgens de redactieformule en het rechtenbeheer. De webcoördinator van de dienst communicatie van VUmc beheert het corporate gedeelte van de website, de pijler overzichtpagina’s en andere overzichtpagina’s die hij van belang acht. Formeel zal het hoofd van een afdeling verantwoordelijk zijn voor de content van zijn gedeelte op de website (subweb). In de praktijk zijn het de aangewezen subweb redacteuren van een afdeling die de subwebsite beheren.

4.2 Overlegorganen 4.2.1 De stuurgroep webcommunicatie(SW) • • • • • • •

ontwikkelt beleid betreffende de benodigde doorontwikkeling van de website draagt zorg voor het regelen van de benodigde financiering en de benodigde personele inzet en beheert het budget stuurt de weborganisatie aan betreffende de te volgen strategie adviseert de RvB over het al dan niet afsluiten van onderdelen van de website als die zich niet houden aan de gemaakte afspraken betreffende presentatie en ordening van de informatie ziet er op toe dat de op corporate niveau afgesproken elementen van de strategische communicatie op een juiste manier worden verwerkt in de website is eindverantwoordelijk voor de content van de VUmc website, alsmede voor de bewaking van de redactieformule voor de site als geheel is bevoegd om advies van de klankbordgroep intranet/internet (KG) over te nemen dan wel gemotiveerd ter zijde te leggen.

De SW adviseert in dezen de raad van bestuur. De SW bestaat uit het hoofd IPO (of gedelegeerde), hoofd dienst communicatie (of gedelegeerde), de


-9-

beide webcoördinatoren van IPO en dienst communicatie. De SW komt vier keer per jaar bijeen.

4.2.2 De klankbordgroep internet/intranet (KG) De KG adviseert over: • • • • •

de kwaliteit van de website waarbij de nadruk ligt op de algehele functionaliteit de hantering van de redactieformule de (benodigde) content van het corporate gedeelte van de website en de subwebsites het (her)gebruik van centrale (corporate) informatie en centraal gestuurde informatie in de diverse subwebsites de homepages en hoofdmenu’s van de (sub)websites op internet en intranet

De KG adviseert gevraagd en ongevraagd de SW, de webcoördinatoren en zo nodig ook de redactieleden van de subwebsites over alle zaken die de communicatiekracht en de kwaliteit van intranet en internet van VUmc betreffen. De KG bestaat uit de beide webcoördinatoren en medewerkers uit diverse disciplines van VUmc. De KG komt twee keer per jaar bijeen of op verzoek van één van de leden.

4.2.3 Het webcoördinatoren overleg • • • • • • • •

ontwikkelt standaarden voor de website en intranet draagt zorg voor de afstemming tussen de verschillende subwebsites ontwikkelt gezamenlijk beleid ten aanzien van het praktisch werken met de website bespreekt beslissingen van de SW en vertaalt deze naar werkvoorschriften voor de onder hen vallende redactieleden van de subwebsites Bespreekt adviezen van de KG en brengt deze in bij de SW verwerkt wensen van de eigen subwebredacties tot gezamenlijke voorstellen richting SW geeft de SW feedback betreffende het functioneren van de website en de wensen daaromtrent. inventariseert de stand van zaken en geeft aan wat de gewenste ontwikkelingsrichting van de website als geheel is.

De webcoördinatoren overleggen frequent

4.2.4 Het subweb redactieoverleg (SR) Een subweb redactie bewaakt • • •

de kwaliteit van het eigen subweb waarbij de nadruk ligt op de algehele functionaliteit de hantering van de redactieformule in het eigen subweb de (benodigde) content van de eigen subweb

De frequentie en inhoud van het overleg wordt door de diverse subweb redacties zelf bepaald.

4.3 Webfunctionarissen 4.3.1 De webcoördinatoren (functioneel beheer) •

bewaken de kwaliteit van de content van de VUmc website en het intranet, alsmede de redactieformule (technische functionaliteit, inhoud (informatie), huisstijl en beeldplan van de sites van VUmc )


- 10 -

• • • • • • • • • • • • • • •

zijn bevoegd om aanwijzingen te geven over de inhoud en (menu)opbouw van de website en het intranet en haar subwebsites zijn het eerste aanspreekpunt voor en coördinator van de dagelijkse gang van zaken rond de website zijn voor de subweb redacties het aanspreekpunt voor advisering over lange termijn keuzes met betrekking tot de kwaliteit van internet en intranet zien toe op het (her)gebruik van corporate- en andere centrale informatie (doelgroepen) binnen de algemene pagina´s dragen zorg voor het beheer van de algemene pagina´s van internet en intranet van VUmc waarborgen het toepassen van de redactieformule (technische functionaliteit, inhoud (informatie), huisstijl en beeldplan van de sites van VUmc) bewaken de samenhang in informatie tussen de diverse subwebsites en adviseren betreffende de samenhang binnen een subwebsite doen aanbevelingen over de verdere doorontwikkeling en uitbouw van de website en intranet coördineren en verzorgen de aanvragen van nieuwe subwebsites en verkorte URL’s coördineren de aanvragen van medewerkers om gebruik te maken van het systeem (useraccounts) en maken in overleg met de subwebredacteuren nieuwe gebruikeraccounts aan beheren het protocol en zien toe op de toepassing ervan door de subwebredacteuren verzorgen de registratie van domeinnamen zijn secretaris van de VUmc klankbordgroep (KG) zijn adviseur van de stuurgroep webcommunicatie (SW) onderhouden de contacten met de externe partners met betrekking tot het content management systeem en sturen deze aan

4.3.2 De subwebredacteuren • • • • • • • • • • • •

zorgen ervoor dat de actuele namen van de gebruikers en gegevens van de subwebredacties altijd bekend gemaakt worden aan de webcoördinatoren van de dienst communicatie en IPO. zijn het eerste aanspreekpunt voor en coördinator van de dagelijkse gang van zaken rond de onder hen vallende subwebsites adviseren de eigen beheersorganisatie over het eigen subweb dragen zorg voor het beheer van de eigen homepage en het hoofdmenu waarborgen het toepassen van de redactieformule (technische functionaliteit, inhoud (informatie), huisstijl en beeldplan)binnen het eigen subweb ondersteunen en, adviseren de aan de betreffende subweb verbonden subwebauteurs, redacteuren en medewerkers die content plaatsen vragen/regelen nieuwe user-accounts aan voor auteurs en redacteuren deze accounts worden alleen aangevraagd nadat de webcoördinatoren en subwebredacteuren zich ervan vergewist hebben dat de nieuwe user voldoende is ingewerkt voor het websysteem bewaken de samenhang in informatie tussen de diverse onder hen resulterende subwebsites en zien toe op de toepassing van de gemaakte afspraken met de webcoördinatoren zien toe op de verwerking van de adviezen en aanwijzingen van de webcoördinatoren en de eventuele eigen redactieraad doen aanbevelingen over de verdere doorontwikkeling en uitbouw van de VUmc website en intranet zien toe op de toepassing van dit protocol

4.3.3 De auteurs / redacteuren Uiteraard kunnen ook anderen informatie aandragen voor de VUmc website en intranet. Dat is alleen maar toe te juichen. De sites zullen op deze wijze breder gedragen worden dan in een situatie dat alleen de specialisten (webcoördinatoren, subwebredacteuren) zorg dragen voor toevoegen van teksten voor de website en intranet. Iemand die voor de website schrijft noemen we “auteur”. Vaak zal deze medewerker ook zijn eigen redacteur zijn. Soms is de redactie echter aan een andere medewerker uitbesteed. De auteur houdt zich bezig met en is aanspreekbaar op:


- 11 -

• • • • •

schrijven van de inhoud (heeft echter niet alleen een “schrijfrecht”, maar ook een “schrijfplicht” d.w.z. de plicht om verouderde informatie aan te passen of te verwijderen) controle van de inhoud (volgens de redactieformule) eventueel doorspreken van teksten met de subwebredacteur of webcoördinator bewaken van de samenhang in informatie beantwoordt op correcte wijze de feedback en vragen van bezoekers van de website, zijn of haar onderdeel betreffende

4.3.4 De medewerkers die content plaatsen Diverse medewerkers kunnen belast zijn met het op de site plaatsen van informatie die aangeleverd wordt door auteurs of redacteuren van een subweb. De medewerkers die content plaatsen zijn verantwoordelijk voor de opmaak van de betreffende pagina’s (zoals beschreven in het beeldplan van de website) en het goed werken van aangebrachte links etc. Het betreft hier dus meer een ‘technische’ verantwoordelijkheid. De leverancier van de informatie (auteur/redacteur) blijft echter verantwoordelijk voor de inhoud van de informatie (en het voldoen daarvan aan de redactieformule).

4.4 Betrokken afdelingen van VUmc

4.4.1 De dienst communicatie • • •

• • •

•

de dienst communicatie is belast met de algemene coördinatie van de communicatie van VUmc waaronder de communicatie via de VUmc website en intranet bij de dienst is één van de VUmc webcoördinatoren ondergebracht de dienst laat zich bij het redactioneel beheer van internet en intranet assisteren door een netwerk van contactpersonen die als vertegenwoordiger van de verschillende subwebsites (projectgroepen, diensten, etc.) primair verantwoordelijk zijn voor het aandragen van specifieke informatie en het onderhoud daarvan tevens verzorgt de dienst communicatie een aantal services. Hieronder vallen onder meer het opstellen en onderhouden van een wekelijkse corporate agenda, het maken en plaatsen van nieuws- en persberichten, het opmaken en beschikbaar stellen van de VUmc knipselkrant ook subwebs voor speciale VUmc evenementen en projecten worden vanuit de dienst communicatie aangestuurd en beheerd medewerkers van de dienst communicatie, hebben de bevoegdheid, op aanwijzing van de VUmc webcoördinatoren, wijzigingen aan te brengen in teksten op het corporate gedeelte van de website en intranet die geplaatst zijn door subweb redacteuren en auteurs. E.e.a. zal altijd geschieden in overleg met de betreffende subwebredacteur de dienst communicatie beheert (samen met de IPO) het budget van de VUmc website en intranet en stelt de jaarlijkse begroting op. Op welke wijze het budget wordt samengesteld is nog onderwerp van gesprek

4.4.2 De dienst informatica en proces ondersteuning (IPO) • • • • • •

de IPO verzorgt het technisch beheer van de servers en de applicatie verzorgt en beheert de technische documentatie betreffende het CMS attendeert de webcoördinatoren op nieuwe ontwikkelingen is verantwoordelijk voor de beveiliging van de website en houdt zich aan de regelingen aangaande de privacy zoals die bij VUmc gelden een en ander wordt vastgelegd middels een dienstverleningsovereenkomst (DVO) de IPO beheert, samen met de dienst communicatie, het budget van de VUmc website en intranet en stelt de jaarlijkse begroting op. Op welke wijze het budget wordt samengesteld is nog onderwerp van gesprek


- 12 -

4.4.3 Locale IT-werkplekondersteuners De locale IT-werkplekondersteuners dragen zorg voor het installeren van de benodigde applicaties op de werkplek van de medewerkers die met de website moeten werken. Dit kan o.a. betreffen: • •

het installeren van CMS desktopapplicatie Morello het installeren van de juiste browser (minimaal IE 6)


- 13 -

5 Overzicht relevante documenten (gedeeltelijk nog te verschijnen) • • •

Huisstijl en beeldplan website en intranet VUmc (versie 1.0, 01-01-2007) Handleiding aanvraag intra-internetsites binnen VUmc en/of bevoegdheden (versie 1.1, 18-122006) VUmc CMC Morello van Mediasurface december 2006, Morellocursus voor medewerkers die met de VUmc website en/of intranet gaan werken(kijk op http://intranet/vernieuwd/)

Nog verder uitwerken: •

• •

Hergebruik van (corporate) informatie in andere subwebsites Uitwerking diverse procedures (om de eenvormigheid van de site te garanderen zullen er nog voorschriften ontwikkeld worden voor o.a., verkorte URL’s, routeplanners, contactformulieren etc) diverse huishoudelijke reglementen


internet

Recommend Documents