Integriteitscode
Woningstichting Heteren
Status:
Definitief, 11 februari 2014
Integriteitscode Woningstichting Heteren
1
Integriteit Integriteit en daaruit voortvloeiend integer handelen is belangrijk voor de werkzaamheden die Woningstichting Heteren verricht als volkshuisvester in haar werkgebied. Woningstichting Heteren streeft ernaar om zo integer mogelijk te zijn in de omgang met huurders, klanten, leveranciers, relaties, met elkaar als medewerkers en met bedrijfseigendommen. Bij de invulling van het begrip integriteit zijn openheid, transparantie, eerlijkheid en vertrouwen essentieel. Bij de toepassing in het dagelijks gebruik gaat het om houding en gedrag, uitstraling én geloofwaardigheid van organisatie en individuele medewerkers van de woningstichting. Met deze integriteitscode leven we regels na waarop we zowel intern als extern aanspreekbaar zijn. De code is niet uitputtend, met andere woorden: we zijn aanspreekbaar op de onderwerpen die staan uitgewerkt, en handelen in de geest van deze code. Eigen verantwoordelijkheid, en het bespreekbaar maken van onderwerpen met collega’s en leidinggevenden is minstens zo belangrijk. De integriteitscode geldt voor: Medewerkers (werknemers in dienst van Woningstichting Heteren, medewerk(st)ers met een tijdelijk contract, stagiairs en medewerk(st)ers dop uitzendbasis werkzaamheden voor de woningstichting verrichten). Bestuur Raad van Commissarissen
Vanuit deze hoedanigheid wordt de integriteitscode van Woningstichting Heteren jaarlijks besproken met medewerkers, bestuur en Raad van Commissarissen (RvC). Beleid alleen is namelijk niet voldoende. Met continue aandacht (ook bij werving en selectie) wordt het bewustzijn van integer handelen, en navenant de risico’s die de woningstichting loopt, gestimuleerd. Dit houdt ook in dat waar nodig de code word geactualiseerd.
Leefregels Onderstaande regels leven we als medewerkers, bestuur en RvC na in het belang van de woningstichting en de taak die zij vervult als maatschappelijk ondernemer: !
Klanten/huurders worden professioneel en met respect behandeld. Informatie van de klant/huurder wordt alleen functioneel, en in het belang van de taak de Woningstichting Heteren vervult, gebruikt.
!
Medewerkers behandelen elkaar met respect, discrimineren en (seksueel) intimideren elkaar noch de klant of externe relaties niet.
!
Woningstichting Heteren verstrekt en communiceert op transparante wijze informatie, zowel binnen als buiten de organisatie.
!
Medewerkers zijn verplicht nevenwerkzaamheden vooraf op te geven en voor (betaalde) nevenfuncties moet men officieel toestemming vragen.
!
Leveranciers waarmee Woningstichting Heteren samenwerkt worden op objectieve gronden en na zorgvuldige afweging geselecteerd.
Integriteitscode Woningstichting Heteren
2
!
Bescheiden (relatie)geschenken en/of uitnodigingen voor evenementen, feestelijke gelegenheden of reizen/excursies worden (vooraf) gemeld aan de leidinggevende en alleen aangenomen als er geen sprake is van omkoop, persoonlijk gewin of anderszins wat de reputatie van Woningstichting Heteren kan schaden.
!
De middelen van Woningstichting Heteren zijn bedrijfsmiddelen gericht op het beter functioneren van de medewerker(s). Medewerkers zijn terughoudend in het privé gebruik ervan.
!
In geval van diefstal, fraude en/of corruptie wordt aangifte gedaan bij de politie.
In geval van (vermoeden van) handelingen die haaks staan op hetgeen beschreven in deze code en/of reputatieschade betekenen voor Woningstichting Heteren, wordt melding gemaakt. Woningstichting Heteren kent hiervoor een klokkenluidersregeling.
Uitwerking Klanten en huurders Woningstichting Heteren is een betrokken corporatie met een hoge mate van dienstverlening. Dit vereist van al onze medewerkers een correcte, dienstverlenende instelling om op professionele wijze om te gaan met zowel nieuwe als bestaande klanten en huurders. Dit betekent concreet dat elke klant/huurder met respect wordt behandeld ongeacht afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. Hierin passen geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. Iedere vorm van machtsmisbruik moet worden voorkomen en tegengegaan. Het spreekt voor zich dat alle medewerkers van Woningstichting Heteren met vertrouwelijke informatie van klanten en huurders vertrouwelijk omgaan. De privacy van klanten/huurders wordt gerespecteerd, informatie wordt op betrouwbare wijze opgeslagen en van beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Dit alles in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Medewerkers (collega’s) Woningstichting Heteren wil een constructieve, prettige en veilige werkomgeving bieden waarin voor elke medewerker ruimte is om zijn of haar taak naar behoren uit te voeren. Hierbij past een respectvolle omgang waarbij machtsmisbruik, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of anderszins niet wordt geduld. Binnen de organisatie is daartoe ook de klokkenluiderregeling opgesteld, waarbij van ongewenst gedrag zoals hierboven benoemd (op veilige wijze) melding kan worden gemaakt. Bovenstaande is ook van kracht betreft de omgang met klanten, huurders en andere externe relaties. Informatieverstrekking Op integere wijze met informatie omgaan betekent het zorgen voor ‘de juiste informatie op het juiste moment’. Dit geldt zowel aan klanten/huurders, naar partners, overheidsinstellingen, (overkoepelende) instellingen die werkzaam zijn in het belang van de volkshuisvesting als intern naar medewerkers en RvC. Het bewust achterhouden van informatie is in deze zin strafbaar. Nevenwerkzaamheden- en functies Er is niets op tegen om nevenwerkzaamheden- en/of functies te verrichten. Zo kan bijvoorbeeld het bekleden van nevenfuncties ook duiden op een vorm van betrokkenheid in de samenleving. Volstrekte Integriteitscode Woningstichting Heteren
3
openheid mede in het belang van Woningstichting Heteren is daarin vanzelfsprekend. Op geen enkele wijze morgen nevenwerkzaamheden- en/of functies de medewerker in conflict brengen met de functie waarvoor hij of zij is aangesteld. Woningstichting Heteren maakt daarin geen onderscheid naar een betaalde of onbetaalde nevenwerkzaamheid of –functie. In beide gevallen kan er namelijk sprake zijn van belangenverstrengeling. Vanuit deze hoedanigheid zijn medewerkers van Woningstichting Heteren verplicht om nevenwerkzaamheden- en/of functies vooraf op te geven en voor betaalde nevenfuncties officieel toestemming te vragen. Leveranciers Woningstichting Heteren onderhoudt relaties met leveranciers, waarvan de woningstichting bekwaamheid verwacht op het terrein waarvoor zij worden betaald c.q. ingehuurd. Elke leverancier wordt op objectieve gronden en na zorgvuldige afweging geselecteerd, waarbij wordt gekeken naar een prijskwaliteit verhouding die past bij het profiel van de woningstichting als maatschappelijk ondernemer. Bij het aangaan van een samenwerkingsverband stelt Woningstichting Heteren zich op als partner die een open eerlijke relatie onderhoud waar beide partijen baat bij kunnen hebben. Indien er sprake is van een onbetamelijke beïnvloeding die niet correspondeert bij hetgeen opgeschreven in deze integriteitscode, dan zal dit leiden tot uitsluiting van de leverancier. Geschenken & uitnodigingen Woningstichting Heteren wil voorkomen dat relatiegeschenken kunnen worden gezien als tegenprestatie voor een geleverde/te leveren dienst. Hiertoe hanteren we de volgende regels en uitgangspunten: !
! ! !
Geschenken met een alledaags karakter (fles wijn, pen, bos bloemen, waardebonnen, etc.) met een waarde van maximaal €50,- zijn acceptabel. Deze worden echter wel gemeld bij de leidinggevende. Ditzelfde geldt voor bedrijfsattenties van geringe waarde in de vorm van promotiemateriaal (agenda’s, pennen, kalanders, etc.). Geschenken aangeboden op het privé adres worden niet in ontvangst genomen (of retour gezonden). Alle overige geschenken zoals bijvoorbeeld kerstpakketten worden verzameld en verdeeld onder de medewerkers.
Met uitnodigingen wordt open en transparant omgegaan naar collega’s en organisatie. Daarbij worden de volgende vuistregels in acht genomen: ! ! ! ! ! !
Elke uitnodiging wordt vooraf gemeld aan de leidinggevende. De medewerker maakt alleen gebruik van de uitnodiging als de direct leidinggevende daarvoor toestemming heeft gegeven. Bekeken wordt of de uitnodiging relevant is voor Woningstichting Heteren en of het informele contact noodzakelijk is. Van de uitnodiging moet geen tegenprestatie worden verwacht. De uitnodiging mag niet in strijd zijn met de gangbare fatsoensnormen en evenmin met de letter en geest van de integriteitscode. Iedere medewerker neemt zijn verantwoordelijkheid bij (informele) contacten met derden zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken en blijft zich professioneel opstellen. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat dan wordt dit aan de leidinggevende gemeld.
Integriteitscode Woningstichting Heteren
4
Onze externe relaties zijn op de hoogte van onze integriteitscode en de wijze waarop we omgaan met geschenken en uitnodigingen. Wij gaan ervan uit dat zij zich hieraan houden.
Bedrijfsmiddelen Bij gebruik van eigendommen van Woningstichting Heteren zoals telefoons, auto’s, het kopieerapparaat, internet, etc. geldt zorgvuldig gebruik. Medewerkers zijn gerechtigd bedrijfsmiddelen in beperkte mate naar redelijkheid en billijkheid privé te gebruiken mits dit geen consequenties heeft voor de uitoefening van de functie (zowel in tijd als opgedragen werkzaamheden). Specifiek voor het gebruik van de telefoon geldt dat gesprekskosten die in het buitenland worden gemaakt, altijd voor rekening van de medewerker (tenzij aantoonbaar gemaakt voor zakelijk gebruik) komen. Openheid en transparantie blijven ook hier de stelregel. Diefstal, fraude en/of corruptie Bij zaken die onder dit terrein van integriteit vallen, geldt slecht één conclusie: het zijn strafbare feiten waarop sancties staan. Bij diefstal en/of corruptie wordt aangifte gedaan bij de politie. Worden er bij het indienen van declaraties bewust fouten gemaakt, dan kunnen daarop rechtspositionele maatregelen volgen.
Tot slot Zoals gezegd is deze code niet uitputtend. Continue aandacht is vereist in het dagelijks functioneren, juist wanneer situaties zich voordoen waar regels voor ontbreken of niet helder zijn. Het nemen van verantwoordelijkheid voor het eigen handelen, elkaar aanspreken en overleggen zijn van belang om integer te handelen en integriteit als onderwerp te laten leven in de organisatie. Deze code is gezien door elke medewerker, vastgesteld door de directeur-bestuurder op 4 februari 2014 en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen in de vergadering van 11 februari 2014.
Integriteitscode Woningstichting Heteren
5
