Integrált vállalatirányítási rendszerek Dr. Kovács, Imre

Integrált vállalatirányítási rendszerek Dr. Kovács, Imre

Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Integrált vállalatirányítási rendszerek Dr. Kovács, Imre Publication date 2011 Szerzői jog © 2011 Szent István Egyetem Copyright 2011, Szent István Egyetem. Minden jog fenntartva,

Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Tartalom Bevezetés ........................................................................................................................................... iv 1. Az információgazdálkodás elméleti kérdései ................................................................................ 1 1. 1.1. Az információ értelmezése ............................................................................................. 1 2. 1.2. A minőségi információ szerepe a döntési folyamatban ................................................. 3 2. A vállalkozás rendszerelméleti modellezése ................................................................................. 8 1. 2.1. Rendszerelméleti alapok ................................................................................................ 8 2. 2.2. A vállalkozások modellezése ....................................................................................... 12 3. A vállalati kommunikáció szerepe ............................................................................................... 15 1. 3.1. A kommunikáció szerepe a vállalkozás működésében ................................................. 15 2. 3.2. A Menedzsment Információs Rendszerek logikai felépítése ........................................ 18 4. Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése ....................................................................... 23 1. 4.1. Az üzleti vállalkozás folyamatai .................................................................................. 23 2. 4.2. Az üzleti tranzakciók feldolgozása ............................................................................... 26 5. Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai ..................................................... 30 1. 5.1. Az SAP bemutatása, szolgáltatásai .............................................................................. 30 2. 5.2. Az SAP termékei, megoldásai ...................................................................................... 36 6. Az ERP rendszerek áttekintése .................................................................................................... 43 1. 6.1. Az ERP rendszer kialakítása, legfontosabb jellemzői .................................................. 43 2. 6.2. Az SAP ERP rendszerének felépítése .......................................................................... 50 7. AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai ........................................................... 55 1. 7.1. Belépés, általános beállítások az SAP Business One rendszerben ............................... 55 8. Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben .................................................................. 65 1. 8.1. Az üzleti partnerek törzsadatai ..................................................................................... 65 2. 8.2. A cikktörzs adatok kezelése ......................................................................................... 76 9. A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben .............................................. 82 1. 9.1. A beszerzés folyamatának legfontosabb elemei ........................................................... 82 10. Az értékesítési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben ......................................... 87 1. 10.1. Az értékesítés folyamatának legfontosabb elemei ...................................................... 87 Felhasznált irodalom .................................................................................................................... xciii Fogalomtár ................................................................................................................................... xciv

iii Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Bevezetés Napjainkban a vállalkozások eredményét számtalan tényező befolyásolja. Valamennyi üzleti vállalkozás legfőbb célja a jövedelmének maximalizálása, amelyet termékek előállítása és/vagy szolgáltatások elvégzésével ér el. Ahhoz, hogy egy üzleti vállalkozás vezetésének munkája sikeres legyen elengedhetetlen a naprakész információk birtoklása. A vállalkozások működése szempontjából a termelési folyamatok mellett kitüntetett szereppel bír az információkkal való gazdálkodás, hiszen a hiteles forrásból származó információk birtoklása egyfajta hatalmat, döntéshozatali képességet is jelent. A kellő információk megszerzésének, tárolásának, feldolgozásának és prezentálásának technikai eszközei mind hardver, mind szoftver oldalon rendelkezésre állnak. Fontos kérdés az, hogy a vállalkozások menedzsmentje hogyan tud élni a felkínált lehetőségekkel. Az információgazdálkodás feladatait ma már számtalan integrált vállalatirányítási információs rendszer segíti. A piacon elérhető és megvásárolható integrált rendszerek az üzleti folyamatok valamennyi szegmensét képesek leképezni. A bevezetésük akár néhány hét alatt megtörténhet. A vállalatirányítási rendszerek másik nagy területét alkotják a vállalkozások saját maguk által kialakított rendszerek. Igaz, ezek akár jobban szolgálhatják a vállalkozás kommunikációs rendszerét, ugyanakkor kialakításuk és bevezetésük több időt és erőforrást vesz igénybe. Legyen a használandó rendszer akár saját (a vállalkozás által kifejlesztett), akár standard fejlesztésű egy pontban megegyezik valamennyi, ez pedig az egyes elemek közötti integritás. Az integráció esetünkben azt jelenti, hogy a vállalakozáson belül lezajló műszaki, termelési, kereskedelmi, raktározási, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve menedzsment folyamatokat egységes, integrált adatfolyammá tereljük. A konszolidált adatokat a rendszerben csak egyszer rögzítjük, majd a jogosultságok birtokában, több modulban is használjuk. A tananyagunk két fő területet ölel át. Az első négy fejezet ismeretanyaga az információgazdálkodás elméleti kérdéseihez kapcsolódó kérdéseket taglalja. A további hat fejezet a gyakorlati ismeretek bővítését szolgálja. A gyakorlati ismeretek elsajátításához egy a piacon kapható (SAP BO) rendszer működésén keresztül mutatjuk meg az integrált vállalatirányítási rendszerek működésének mechanizmusát. Bízom abban, hogy az egyes fejezetekben lévő tudásanyag kellő mélységű ismerete segíti eligazodni az Olvasót e folyamatosan fejlődő szakterületen.

iv Created by XMLmind XSL-FO Converter.

1. fejezet - Az információgazdálkodás elméleti kérdései Az I. témakör célja: Az információ fogalmának, szerepének megismertetése. A hallgató: • értelmezze helyesen az adat és az információ fogalmát, • értse meg az adatfeldolgozás elvi folyamatát, • ismerje meg az információ legfontosabb kritériumait, • ismerje fel az információ és a döntés közötti szoros kapcsolatot.

1. 1.1. Az információ értelmezése „Információs társadalomban élünk”, halljuk a különböző médiákból. Sokszor felvetődik a kérdés, hogy miért van szükségünk az információ birtoklására, mi az a belső késztetés, amely hajt bennünket az információ megszerzésére? Évszázadokon keresztül a mesés kincset rejtő térképeket keresték, majd a csaták támadási terveivel repülő postagalambok befogásával próbálkoztak nagyon-nagyon sokan. A technika fejlődésével a legális információk megszerzése egyrészről egyszerűbb lett, másrészről a megszerzésük anyagi áldozattal jár. Ebben a fejezetben azt tekintjük át, hogy valójában mi is az információ, miért szükséges a megszerzése, és mennyit érdemes áldozni a jól tájékozottságért. A vállalati életben jól informáltnak lenni egyrészt versenyelőnyt jelent, másrészt kellő informáltság szükségeltetik a megalapozott műszaki-gazdasági döntések megalapozásához. Az információ ezáltal a vállalkozások egyik meghatározó erőforrásává vált. Így, hasonlóan a többi erőforráshoz be kell szerezni, biztonságosan tárolni kell, fel kell dolgozni, át kell adni mindazon résztvevőnek, akinek szüksége van rá. Ez a munka ma már elképzelhetetlen a számítógépes hálózatok alkalmazása nélkül, de mielőtt tovább mennénk tekintsük át, hogy mit is értünk az információ fogalma alatt. Az adat és az információ értelmezése Adat és információ: a hétköznapi szóhasználatban gyakran keverjük, sokszor egymás szinonimájaként használjuk a két kifejezést. Pedig informatikai értelemben nagyon fontos különbséget tenni közöttük. Adatnak nevezünk olyan tényeket, fogalmakat vagy utasításokat, amelyek alkalmasak emberi vagy gépi feldolgozásra, értelmezésre, illetve kommunikációra. (ISO 27001 szabvány) Az információ jelentéssel bíró adat, amely döntéshozatalra közvetlenül felhasználható. Az információ csökkenti egy esemény bekövetkezésével vagy be nem következésével kapcsolatos tudásunk bizonytalanságát. Ha például egy áruházban vonalkódos leolvasó rendszer segítségével regisztrálják a napi eladásokat, nyilvántartva az éppen eladott áru nevét, kódját és árát, akkor a számítógép adatokat tart nyilván. Ha ezt feldolgozzák és kiszámítják, hogy az egyes cikkekből mennyit adtak el aznap, mennyi van még belőlük raktáron és mennyi az aznapi teljes bevétel, akkor ezek már olyan információk, melyekből az értékesítési menedzser fontos döntéseket (pl.: raktárkészlet kimerülőben van, utánrendelés szükséges) hozhat. Az adat és az információ relatív fogalmak. Ami az egyik ember számára adat, az másoknak lehet információ, és fordítva. Az is előfordulhat, hogy egy adat ugyanannak az embernek egy más szituációban már információ. Egy cég alkalmazottai részére a havi fix fizetésük összege fontos információ, ebből kiindulva hozzák meg a családjukat érintő pénzügyi döntéseket. A vállalat vezetője számára, a cég költségvetésének megtervezésekor, az egyes dolgozók bére csak adat, hiszen a költségvetés szempontjából csak ezek összege a fontos. Ha viszont egy adott dolgozó fizetésemeléséről kell döntenie, akkor a dolgozó fizetése már információ a közvetlen vezetője számára is. Adat és információ kapcsolatát mutatja a 1. animáció.

1 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az információgazdálkodás elméleti kérdései

1. animáció. Az adatfeldolgozás egyszerű folyamata Adatfeldolgozás: Az információs rendszer feladata éppen az, hogy az adatokat feldolgozza és információvá alakítsa. A számítógépes rendszer számára az adat a bemenet, azaz a nyersanyag, amelyből tárolás és feldolgozás után információt állít elő. Ez az információ már alkalmas arra, hogy a menedzsert a döntések meghozatalában támogassa. Nagyon lényeges, hogy az információs rendszerek adatok helyett információkat hozzanak létre, vagyis a felhasználónak ne kelljen terjedelmes számítógépes listákból, a szükségtelen adatok halmazából kikeresgélnie a valóban használható ismeretet, illetve ne kényszerüljön további kézi számítgatásokra mielőtt a szükséges információhoz hozzájutna. Egy adatnak akkor van információtartalma a fogadó fél számára, ha felfogja, megérti a közleményben foglaltakat. Az érthetőségnek viszont az a feltétele, hogy a közlés észlelhető (pl. hallható, papíron vagy monitoron látható) legyen, továbbá annak a nyelvnek a jelölési (szintaktikai) és értelmezési (szemantikai) szabályai szerint történjen, amelyet a címzett ismer. A „window” szót valamennyien el tudjuk olvasni, de ez azok számára, akik nem tanultak angol nyelvet nem ismerik a jelölés mögötti tartalmi konvenciót (szemantikai probléma). Számunkra, akik a latin karaktereket használjuk a japán vagy kínai karakterek sem mondanának semmit (szintaktikai probléma). Információ tehát egyik esetben sem születik. (2. ábra)

2. ábra. Kínai karakterek


Az információgazdálkodás elméleti kérdései Az információk adatokból jönnek létre egy feldolgozási folyamat eredményeként. Emberre vonatkoztatva ezt a feldolgozási folyamatot gondolkodásnak nevezzük, míg ha technikai eszközök végzik, akkor adatfeldolgozásról beszélünk. Bár az információ-feldolgozás - az egészen egyszerű eljárásokat kivéve - még belátható ideig az emberi gondolkodás és a gépi adatfeldolgozás kombinációja marad, mégis egyértelmű, hogy hatékonysága jelentősen fokozható a számítógépek alkalmazása révén. (3. ábra).

3. ábra. A gépi adatfeldolgozás eszközei Az informáltság a feltétele annak, hogy az egyes személyek, szervezetek a politikai, gazdasági döntésekben érdemileg részt vehessenek, érdekeiket érvényre juttathassák. Másképpen kifejezve: az információ hatalmat, a gazdasági életben versenyképességet jelent. Az információs lehetőségek felhasználása vállalati eredményjavulásban realizálódhat, míg az információk hasznosításának elhanyagolása eredményromláshoz vezet. Az információ bizonylatok, jelentések, utasítások, nyilvántartások formájában folytonosan keletkezik, áramlik a vállalatban, s könnyen belátható, hogy e nélkül célirányos, összehangolt tevékenység nem lenne elképzelhető. Ha szélsőséges esetben a vállalat nem szerezne információkat az értékesítési és a beszerzési piacok keresleti, kínálati helyzetéről, a kialakult árviszonyokról, s nem ezeket az információkat felhasználva dolgozná ki termelési programját, s kombinálná a termelési tényezőket, akkor csak ötletszerűen, „vaktában” termelhetne, képtelen lenne struktúráját és tevékenységét úgy megszervezni, hogy környezetével eredményes kapcsolatot alakítson ki, s emiatt rövidesen dezorganizálódna, működésképtelenné válna. Az adatok, információk értékes javak, ezért - a materiális erőforrásokhoz hasonlóan - előállításukat, megőrzésüket, elosztásukat, felhasználásukat racionálisan kell végezni, gazdálkodni kell velük. Ez annál is inkább szükséges, mivel az információk megszerzése, előállítása jelentős költséget, eszközlekötést okoz, számottevő emberi munkaidőt igényel. Az információgazdálkodás célja - hasonlóan más gazdálkodási területekhez - az, hogy az információk iránti reális igényt a lehető legkisebb eszközlekötéssel és költségfelhasználással lehessen kielégíteni. Összefoglalás Az adat és információ nem egymás szinonimája. Az adatok feldolgozásra alkalmas tények, míg a jelentéssel bíró adatok az információk. Az információ hatalmat, a gazdasági életben versenyképességet jelent. Az információ értelmezéséhez meg kell felelni a szintaktikai és szemantikai kritériumoknak. Kérdések: 1. Értelmezze az adat fogalmát! 2. Értelmezze az információ fogalmát! 3. Vázolja fel az adatfeldolgozás egyszerű folyamatát! 4. Sorolja fel az információ kritériumait!

2. 1.2. A minőségi információ szerepe a döntési folyamatban 3 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az információgazdálkodás elméleti kérdései Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • megérteni az információ minőségét befolyásoló kritériumokat, • rendszerezni az információk és a döntések kapcsolatát, • különbséget tenni a pragmatikus, szemantikus és motivációs információk között. Az információ minősége Az előző fejezetben megállapítottuk, hogy a kellően megalapozott döntésekhez információkra van szükség. Felvetődik azonban a kérdés, hogy mitől lesz az információ valóban hasznos és jelentéssel bíró a menedzser számára? Mi jellemzi a jó minőségű információt? Tekintsük át röviden azt a hat kritériumot, mely az információ minőségét leginkább befolyásolja. A jó információ legfontosabb kritériumai: 1. Releváns; 2. Időszerű; 3. Pontos; 4. Ellenőrizhető; 5. Teljes; 6. Könnyen érthető. 1. Releváns: A jó minőségű információ mindenekelőtt releváns, vagyis a tárgyhoz tartozó. Hasznos és fontos az adott döntés meghozatala szempontjából és javítja annak minőségét. Annak eldöntéséhez például, hogy valakit a felvételi eredménye alapján egy adott egyetemre vagy főiskolára felvegyenek-e vagy sem, fontos információ az illető pontszáma és a felvételi ponthatár. Lényegtelen viszont a döntés szempontjából a testmagasság, a hajszín vagy a testsúly. 2. Időszerű: Fontos, hogy az információ, amit a döntéshozatalhoz felhasználunk, ne legyen elavult. Bizonyos problémáknál ez naprakész adatokat jelent, vannak azonban olyan esetek, ahol a régebbi információ is még időszerű lehet. Az egyetemi felvétel elbírálásánál az aktuális évre vonatkozó pontszámokat és ponthatárokat kell ismerni. Ha viszont még a felvételi vizsga előtt elemezni szeretnénk, hogy mennyi esélyünk lehet a bejutásra, akkor az elmúlt néhány év adataira van szükségünk, hogy megállapíthassuk, hogyan alakult az elmúlt években a ponthatár. 3. Pontos: A döntéshozatalhoz felhasznált információ legyen pontos, vagyis hibamentes. Sajnos a mindennapi gyakorlatban nem mindig lehet ahhoz ragaszkodni, hogy minden adat pontos legyen. Ilyenkor egy elfogadható hibahatáron belül kell azokat tartani. Ha például rövid idő áll a rendelkezésünkre a döntés meghozatalához, akkor fontosabb lehet gyorsan dönteni, mint a teljesen pontos adatokat begyűjteni. A pénzügyi döntésekben, főleg a nagyobb volumenűekben ezzel szemben szinte mindig ragaszkodunk a hibátlan értékekhez. 4. Ellenőrizhető: Fontos, hogy az információ pontosságáról meg tudjunk győződni, ellenőrizni tudjuk azt. Ezt egyrészt megtehetjük úgy, hogy olyan információval hasonlítjuk össze, melyről tudjuk, hogy pontos. A másik módszer a nyomkövetés, amikor az összegzett információt visszavezetjük az eredeti, részletes adatra, vagy a részletes adatot követjük addig, amíg összegzett információ lesz belőle. 5. Teljes: A teljesség azt jelenti, hogy beszerezzünk minden olyan információt, melyre a döntéshez szükségünk van. Itt nagyon fontos vigyázni arra, hogy a felesleges dolgokat szűrjük ki, hiszen a menedzser számára a túl sok információ éppen olyan káros, mint a túl kevés. 6. Könnyen érthető: Manapság egyre fontosabb, hogy az információ ne csak tartalmában, hanem formájában is megfelelő legyen. Úgy kell tehát azt tálalnunk, hogy világos, jól érthető, könnyen áttekinthető és vonzó legyen a felhasználó számára. A táblázatos, grafikus megjelenítés nagyban segítheti ezeknek a szempontoknak az érvényre juttatását. A döntés és az információ kapcsolata 4 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az információgazdálkodás elméleti kérdései Ahogyan a korábbi fejezetünkben taglaltuk, az információk fontos szerepet kapnak a menedzserek mindennapi munkájuk gyakorlása közben a döntések meghozatalában. A döntés cselekvési alternatívák közüli választás. A döntés valójában ciklikus folyamat, amely a probléma felismerésétől, a probléma megoldására alkalmas módszer kiválasztásán, a megoldási alternatívák kidolgozásán keresztül halad az alternatívák közötti választás aktusáig, majd a döntésnek a végrehajtás egységei felé történő továbbításával folytatódik, és a végrehajtás tényleges eredményeinek kiértékelésével fejeződik be. A kiértékelés alapján - a megengedhetőnél nagyobb kedvezőtlen eltérés esetében - újabb ciklus veheti kezdetét. Egy döntési feladat az is, hogy melyik vonattal mikor és hová utazhatunk. www.mav-start.hu. A döntés szükséges feltételei a következők: • információ az új problémát felvető változásokról; • információ a cselekvési lehetőségekről; • információ az alternatívák megvalósításának várható eredményéről (következményeiről); • információ a döntéshozó céljáról (milyen eredményt kíván elérni a kiválasztott alternatíván alapuló cselekvéssel); • információ az alternatívák közötti választás ismérvéről (vagyis arról, hogy az alternatívák kívánatos és nem kívánatos várható következményeit ismerve, milyen elvek, megfontolások, szempontok szerint kell döntenünk); • információ továbbítása a végrehajtás céljából (feltéve, hogy a döntéshozó és a végrehajtó nem ugyanaz a személy) és végül • információ visszacsatolása a végrehajtás során elért tényleges teljesítményekről. A felsorolás érzékelteti, hogy az információ a döntési folyamat minden fázisában szerepet kap, a döntések üzemanyaga és terméke is egyúttal. (Mondhatnánk: a döntés információt alakít át információvá.) Az információs tevékenység elsődleges célja pedig éppen az, hogy a vállalat különböző irányítási szintjeit a döntésekhez szükséges mértékben tájékoztassa. A döntések szempontjából a vezetőket egyrészt a közelebbi, vagy a távolabbi jövő, másrészt pedig a múlt érdekli. (4. ábra). Az információs rendszerben nagy jelentősége van a prognózisnak, vagyis a gazdasági jellemzők jövőbeli értékei meghatározásának.


Az információgazdálkodás elméleti kérdései

4. ábra. A kínai gazdasági mutatók alakulásának prognózisa Információra azonban nemcsak azért van igény, hogy a bekövetkezett vagy várható változásokhoz alkalmazkodva tudatosítsuk a döntés szükségességét és meghozzuk a döntést, hanem azért is, hogy értékeljük a már meghozott és végrehajtott (illetve a végrehajtás folyamatában levő) döntéseket. Az így szerzett - a múltra vonatkozó - ismereteket felhasználhatjuk a későbbi hasonló döntési helyzetekben a döntési eljárás módosítására, illetve - szükség esetén - kiigazító beavatkozásokat eszközölhetünk a még éppen zajló folyamatokban. Természetesen nem lehetünk azonban elégedettek azzal az információs rendszerrel, amely csak a múlt eseményeinek és állapotainak a regisztrálására korlátozódik. Az elmondottak mellett látni kell, hogy az operatív vállalati működéshez szükséges információk jelentős része nem vált ki döntést, pontosabban: a „nem kell tenni semmit” döntést eredményezi. Ha pl. a vevő határidőre megfizeti a tartozását, akkor nyilván nem küldünk neki a fizetésre felszólító levelet, de a pénz beérkezéséről mindenképpen értesülnünk kell. Az információ tartalmi jellemzői Láttuk, hogy az információs tevékenység szerepe abban áll, hogy a vállalati rendszer különböző szintű vezetőihez, végrehajtó egységeihez olyan információk jussanak el, amelyek azoknál ésszerű döntést, cselekvést, vagyis a rendszer céljával összhangban álló, előrelátható reakciót váltanak ki. Az eredményes kommunikációnak ugyanis az információáramlás csak szükséges, de nem elegendő feltétele. Hatékony kommunikáció csak akkor jön létre, ha a címzett az információt felveszi, feldolgozza, s arra reagál. Így annak a körülménynek, hogy az információ tartalma milyen hatással van a címzettre, különös jelentősége van. Az információ hasznossága ugyanis ezzel: a címzett viselkedésére és célfüggvényére gyakorolt hatással áll összefüggésben. Az információkat tartalmi jellemzőik alapján szemantikus, pragmatikus és motivációs információknak különíthetjük el. A szemantikus információk útján a fogadó tényekről értesül, ezáltal tájékozottsága nő, választási lehetőségei javulnak. Ezek a tények vonatkozhatnak a cselekvési alternatívák halmazára (ilyenek lehetnek egy pl. egy beruházás tervezésekor az újabb, eddig még figyelembe nem vett technológiai változatot leíró információk), vagy befolyásolhatják az alternatíváknak tulajdonított eredményeket. A pragmatikus információk a közlő érdekében álló cselekvés végrehajtását írják elő a címzettnek. Ez esetben tehát utasításokról, munkavégzési szabályzatokról, rendelkezésekről, tiltásokról van szó. Ilyen információkat a döntéshozók állítanak elő. Végül a motivációs információk a címzett értékrendszerét, preferenciáit befolyásolják. Az anyagi ösztönzés szabályai, vagy a dolgozóknak a vállalati célokkal való azonosulását kiváltó intézkedések emelhetők ki közülük. 6 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az információgazdálkodás elméleti kérdései A vezetők döntéshozatali tevékenysége keretében az információk egyik formából a másikba alakulnak át. A döntés során a döntési problémát leíró (szemantikus) információk tervekké, beavatkozási utasításokká, ösztönző rendelkezésekké (vagyis pragmatikus és motivációs információkká) változnak át. Összefoglalás Az információ minőségét hat tényező befolyásolja. A jó információ releváns, pontos, ellenőrizhető, teljes és könnyen érthető. A vezetői döntéseket az információk támasztják alá. Az információ a döntési folyamat minden fázisában szerepet kap, a döntések üzemanyaga és terméke is egyúttal. A prognózisok a jövőre vonatkoznak, de a múltbeli tényekre támaszkodnak. Kérdések: 1. Sorolja fel az információ minőségét befolyásoló tényezőket! 2. Értelmezze a prognózis fogalmát! 3. Sorolja fel az információ és a döntések kapcsolódási pontjait!


2. fejezet - A vállalkozás rendszerelméleti modellezése A II. témakör célja: A rendszerelmélet alapfogalmainak megismertetése, a vállalkozások rendszer-elméletű megközelítése. A hallgató: • értelmezze helyesen a rendszer, alrendszer és elem fogalmát, • tudja elkülöníteni a rendszert a környezetétől, • ismerje meg az input, output és az interfész kapcsolatát, • értse meg a vállalkozás, mint modell felépítését.

1. 2.1. Rendszerelméleti alapok Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • értelmezze helyesen a rendszer, alrendszer és elem fogalmát, • tudja elkülöníteni a rendszert a környezetétől, • ismerje meg az input, output és az interfész kapcsolatát, • értse meg a vállalkozás, mint modell felépítését. Rendszerelméleti alapfogalmak Ebben a fejezetben megismerkedünk a rendszer, az alrendszer, a befogadó rendszer, az elem fogalmával. Megnézzük, mi alkotja egy rendszer környezetét, hogyan határozható meg egy rendszer határa, mi az input és az output, mi a visszacsatolás és mi az interfész. Szó lesz a fekete doboz elméletről, foglalkozunk a nyitott és zárt rendszerekkel, valamint a fogalmi és fizikai rendszer különbözőségével. Ezt követően a vállalkozást írjuk le a rendszerelmélet segítségével. A rendszer fogalma A rendszer egy bizonyos határon belül valamilyen cél érdekében együttműködő elemek halmaza. A definíció alapján például egy vállalat rendszernek tekinthető, hiszen a vállalat, határain belül, egy adott cél érdekében együtt dolgozó erőforrásokból áll. A célt a vállalat vezetése határozza meg. A rendszer azon részeit, amelyek önmagukban is rendszerek, vagyis amelyek további szerkezete a rendszer szempontjából lényeges, alrendszereknek nevezzük. Az alrendszer nem más, mint rendszer a rendszeren belül. Ha egy vállalatot tekintünk rendszernek, akkor az a legtöbb esetben olyan funkcionális alrendszerekre bontható, mint pénzügy, marketing, gyártás, könyvelés és emberi erőforrások. Ezek a funkcionális egységek alrendszerek, hiszen önmagukban is meglehetősen bonyolultak és tovább bonthatók. A gyártási alrendszeren belül létezhetnek szerszámozással, megmunkálással, összeszereléssel és minőségellenőrzéssel foglalkozó egységek. A rendszer legkisebb egységeit, melyek szerkezete az adott feladat szempontjából lényegtelen, azaz tovább már nem bontjuk, elemeknek hívjuk. Egy vállalat szempontjából egy adott dolgozó például elemnek számít, hiszen az ember belső „szerkezete” ebben az esetben már nem lényeges.


A vállalkozás rendszerelméleti modellezése A vizsgált rendszer általában egy nagyobb rendszernek a része. Ezt a nagyobb rendszert hívjuk befogadó rendszernek. (A vizsgált rendszer ilyenkor természetesen a nagyobb rendszer alrendszerének tekinthető.) A vállalat esetében az adott iparág tekinthető befogadó rendszernek, amelyen belül a cég működik. Elem, alrendszer, rendszer és befogadó rendszer minden esetben relatív fogalmak. Egy adott objektum lehet akár elem, akár alrendszer, akár rendszer, akár befogadó rendszer attól függően, hogy éppen mi képezi a vizsgálat tárgyát. Kicsit később, a környezet fogalmának megbeszélése után látunk majd erre példát. A rendszer határa és környezete A rendszerek valamilyen szempontból megkülönböztethető egységet alkotnak, amit a határ fogalmával tudunk kifejezni. A rendszer határa az a közeg, amely a rendszert más rendszerektől elválasztja. Biológiai vagy fizikai rendszerek – mint például egy sejt vagy egy gép – határait könnyű megadni, mert azok fizikailag is léteznek. (5. ábra)

5. ábra. Az emberi test, mint biológiai rendszer Információs rendszerek esetén nem tudjuk a határt megnevezni, csak elméletileg létezik. A rendszer határát azáltal definiáljuk, hogy az elemzés során eldöntjük, mi tartozik a rendszerbe és mi nem. A rendszer határánál általában nem ér véget a világ, a rendszerek mindig valamilyen őket körülvevő közegben, környezetben helyezkednek el. A környezet és a határ szorosan összefüggő fogalmak. Mielőtt a környezetet pontosan definiálnánk, nézzünk meg egy példát. Egy vállalat környezetét alkotják például a konkurens cégek, az üzletfelek, akiktől a nyersanyagokat beszerzi, és akik felé a késztermékeket értékesíti, de tágabb értelemben ide tartozik az adott iparág helyzete vagy a világgazdasági helyzet alakulása is. Ezek a tényezők mind kívül esnek a rendszeren, hatással vannak a vállalat teljesítményének alakulására és a vállalat vezetői általában nem képesek jelentősen befolyásolni. Őket a makro-, illetve mikrokörnyezetbe sorolhatjuk be. A rendszer határának megállapításával mind a rendszert, mind annak környezetét meghatározzuk. Egy konkrét rendszer definiálása mindig egy vizsgálódó, elemző személy által történik, és filozófiai értelemben az elemző mindig része a rendszernek, ezért a következő két kérdés segítséget nyújthat annak eldöntéséhez, hogy mi van a rendszeren belül, és mi tartozik a környezethez: 1. Fontos-e az adott objektum a vizsgált rendszer céljainak eléréséhez? 2. Tudja-e a rendszer elemzője jelentősen befolyásolni az adott objektum paramétereit? Ha a válasz mindkét kérdésre „igen”, akkor az adott objektum a rendszer határain belül található, máskülönben azon kívül helyezkedik el. Ennek alapján definiálni tudjuk a környezetet is. 9 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

A vállalkozás rendszerelméleti modellezése Környezetnek nevezzük a rendszer határain kívül eső világnak azt a részét, amely a vizsgált rendszerre hatással van, de a rendszer elemzője nem tudja jelentősen befolyásolni a paramétereit. Üzleti rendszereknél annak megállapítása, hogy hol helyezkedik el a vizsgált rendszer határa, alapos megfontolást igényel. Ha a vizsgált rendszer egy nagyobb rendszer része, akkor ez a nagyobb rendszer, azaz a befogadó rendszer minden esetben a környezet egy részét képezi. Az, hogy egy adott objektum rendszer, alrendszer, befogadó rendszer, elem vagy éppen környezet, mindig az adott feladattól függ. Input, output és interfész Az input lehet jel és fenntartó input. (6. ábra). A jel inputok azok a bemenetek, amelyekből a rendszer a kimeneteket, az outputokat állítja elő, míg a fenntartó inputok biztosítják a rendszer működését.

6. ábra. Hangbemenet, mint input Egy termelő vállalat esetében a jel input a felhasznált nyersanyagokat jelenti, fenntartó inputnak pedig például a cég működéséhez szükséges elektromos áram, gáz, munkaerő stb. tekinthető. Outputnak nevezzük azokat az energiákat, melyeket a rendszer a környezetébe kibocsát. Az output lehet hasznos output, vagyis azok a végtermékek, melyeket a rendszer a céljainak megfelelően előállít, és lehet hulladék output, vagyis olyan melléktermékek, amik a feldolgozás során keletkeznek. A rendszerek általában nem egymástól elszigetelten működnek, hanem egymással kölcsönhatásban, egymáshoz kapcsolódva. Szükség van tehát a különböző rendszerek közötti kapcsolat megteremtésére. Azt a felületet vagy közeget, amely az egyik rendszer outputját a másik rendszer inputjára továbbítja, interfésznek nevezzük. Az interfész tehát mindig a két rendszer határa között helyezkedik el. Ahhoz, hogy egy rendszer „önműködő” legyen, szükség van az outputokról az inputok felé mutató visszacsatolásra. A visszacsatolás során mérjük a rendszer kimenetét, és ha szükséges, olyan módon változtatjuk meg a bemenetet, hogy a rendszer a céloknak megfelelően működjön, azaz a kívánt kimeneti értékeket szolgáltassa. (7. animáció)


A vállalkozás rendszerelméleti modellezése 7. animáció. A visszacsatolással rendelkező rendszer A fekete doboz elmélet Előfordulhat olyan eset, amikor a vizsgált rendszer túlságosan bonyolult ahhoz, hogy elemezni tudjuk, hogy megértsük a belső működését. Az is elképzelhető, hogy nincs is szükség a pontos szerkezet és felépítés ismeretére. Ilyenkor elegendő az inputok és outputok vizsgálata alapján meghatározni a rendszer működését, vagyis megvizsgálni, hogy adott bemeneti értékek esetén milyen kimeneteket állít elő. Ebben az esetben a fekete doboz elméletet alkalmazzuk, azaz a rendszer belső felépítését figyelmen kívül hagyva kizárólag az inputok és az outputok közötti összefüggések alapján próbálunk következtetéseket levonni a rendszer működésével kapcsolatban. A fekete dobozok használatának két feltétele van. Egyrészt a doboz működésének időben állandónak kell lennie, másrészt pedig az egyes fekete dobozoknak egymástól függetlenül kell működniük. Mikor és hogyan használja a rendszerelemző a fekete doboz elméletet? Nézzük meg ezt is egy példán keresztül! Ha egy vállalat, mint komplex rendszer működését vizsgáljuk, akkor a korábbiakban már említett módon, funkcionális egységekre bontható a legtöbb cég (marketing, gyártás, könyvelés, pénzügy stb.). A rendszer egészét vizsgálva megelőzendő, hogy elvesszünk az apró részletekben, célszerű első közelítésben fekete doboznak tekinteni az egyes területeket. Ez nem jelent mást, minthogy a belső szerkezetet és felépítést figyelmen kívül hagyva csak a be- és kimeneteket és ezek kapcsolatát vizsgáljuk. A későbbi elemzés során aztán szükségessé válhat, hogy belepillantsunk a fekete dobozokba is, és egy szinttel lejjebb folytassuk vizsgálódásunkat. Azok a dolgok, amelyeket egy adott rendszer elemzése során elemnek tekintünk, tulajdonképpen nem mások, mint fekete dobozok, melyeket tovább már nem bontunk, és melyek belső szerkezete számunkra már lényegtelen. Nyitott és zárt rendszerek Zárt rendszereknek nevezzük az olyan rendszereket, melyek nem tartanak kapcsolatot a környezettel, azaz nincs sem inputjuk, sem outputjuk. Ilyen rendszerek csak szigorú laboratóriumi körülmények között létezhetnek. A valóságban minden rendszer nyitott egy bizonyos fokig, azaz fogad inputokat a környezetéből, és bocsát ki outputokat is. A zárt rendszerek, bár a valóságban ilyeneket nem nagyon találunk, mégis fontosak a rendszerelmélet számára. Ha ugyanis egy rendszer csak elhanyagolható kölcsönhatásban van a környezettel, akkor az analízist nagymértékben megkönnyíti, ha zártnak tekintjük. A nyitott és zárt rendszerek kérdésével szorosan összefügg az entrópia fogalma. Az entrópia nem más, mint a rendszer belső rendezetlenségének a mérőszáma. Nyitott rendszerek esetén a belső rendet a fenntartó inputok szabályozzák. Ilyenkor, a fenntartó inputoktól függően, az entrópia lehet állandó, illetőleg nőhet vagy csökkenhet. Egy zárt rendszernek ellenben nincsenek bemenetei, így az entrópiája sohasem csökkenhet. A fizikai és a fogalmi rendszer Egy vállalat, az emberi test, a személyi számítógépem mind fizikai rendszerek. Fizikailag léteznek és azért fontosak számunkra, amik ők valójában. A fogalmi rendszer a valóságban nem létezik, csak egy fizikai rendszert reprezentál. A fogalmi rendszer éppen e reprezentáció miatt fontos. Ha például elkészítjük egy versenyautó számítógépes modelljét, akkor fogalmi rendszert alkottunk meg. Ezt tökéletesítve hozhatjuk létre magát a versenyautót, azaz a fizikai rendszert. A rendszertervezésben először mindig egy absztrakt, azaz fogalmi rendszert alkotunk, amely csak a tervező fejében, papíron vagy számítógépben létezik, és ebből kiindulva hozzuk létre a tényleges, azaz a fizikai rendszert.


A vállalkozás rendszerelméleti modellezése Összefoglalás A rendszer egy bizonyos határon belül valamilyen cél érdekében együttműködő elemek halmaza. A rendszerek alrendszerekből és elemekből állnak össze. A rendszert a környezettől a rendszer határa választja el. A rendszerbe inputok áramlanak és azt az interfészen keresztül outputok hagyják el. Megkülönböztetünk fizikai és fogalmi rendszereket. Ha a rendszerek belső szerkezetét ne vizsgáljuk, akkor feketedoboz-elméletről beszélünk. Kérdések: 1. Ismertesse a rendszer, alrendszer és elem fogalmát! 2. Melyik két kérdés megválaszolásával tudjuk a rendszert a környezetétől elhatárolni? 3. Mi jellemzi a nyitott rendszereket?

2. 2.2. A vállalkozások modellezése Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • felvázolni a vállalkozás főfolyamatait, • megtervezni a vállalkozás alrendszereinek kapcsolódási pontjait, • kapcsolatot teremteni a vállalkozás inputjai és outputjai között. A vállalkozás anyagi és irányítási folyamatai A vállalkozás absztrakt, egyszerűsített rendszer-modelljét láthatjuk a 8. animáción. Az animációból jól kivehető, hogy a vállalkozás fő folyamatait az anyagi folyamatok jelentik, az irányítási folyamat feladata ezek működésének biztosítása. Minden vállalkozás életében elsődlegesek az anyagi (termék-előállítási) folyamatok, hiszen ezek vezetnek a vállalkozási cél eléréséhez.

8. animáció: A vállalkozás rendszerelméleti modellje A folyamatrendszerek horizontális és vertikális tagolásával olyan al- és részrendszerekhez jutunk, amelyek a vállalkozások viszonylag állandó paneljeit alkotják. Az ezekben lezajló folyamatokat rendszerezve és csoportosítva feltárhatók azok a tipikus folyamatok, amelyek általában fellelhetők egy termelő/szolgáltató vállalkozásban. Az ábrából látható, hogy az anyagi- és az irányítási folyamatrendszer három-három alrendszerre különíthető el, úgymint:


A vállalkozás rendszerelméleti modellezése • Az input alrendszer a termelési tényezők rendszerbe vitelét hivatott biztosítani. Ezek meghatározására, felkutatására, bevitelére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására stb. alkalmas részrendszerek alkotják az input alrendszert. • A rendszerbe jutó erőforrások átalakítása termékké, szolgáltatássá, az átalakító (konvertáló) alrendszer feladata. Ennek részrendszerei a fejlesztéssel, illetve a termeléssel (9. ábra) kapcsolatosak. • Az output alrendszer az előállított termékek (szolgáltatások rendszerből történő kivitelét), a többletérték realizálását szolgálja.

9. ábra. Termelési folyamat, mint alrendszer az autógyártásban Az anyagi folyamatrendszer zavartalan működéséhez feltétlenül szükség van az irányítási rendszer megfelelő működésére. Az irányítási alrendszer valósítja meg az integrációt az egyes vállalati al- és részrendszerek között. Az integráció fogalom (integratio) jelentése a latinból származik, és lefordítva a következőt jelenti: „Egy egység újbóli helyreállítása. Egy folyamat, amely az egész létrehozásához vezet.” Ebből a megfontolásból az irányítási rendszer: egy, a politika és a célok rögzítésére, valamint a célok megvalósítására szolgáló rendszer. Egy szervezet irányítási rendszere különböző irányítási (al-, rész-) rendszereket foglalhat magában (integrált irányítási rendszer). Ezek lehetnek innovációs, termelésirányítási, valamint környezeti vagy pénzügyi-gazdasági irányítási rendszerek. Egy irányítási rendszer minden esetben tartalmazza a vállalaton belüli szervezeti felépítést és folyamatszervezést. Mindig előnyben kell részesíteni az integratív elképzeléseket annak érdekében, hogy egymás mellett működő több szervezet esetében elkerüljék a vállalaton belüli kettős szabályozásokat. Az integrált irányítási rendszer egymással összehangolt tevékenységek egy szervezet vezetése és irányítása céljából, a minőségi, a környezetvédelmi, a munkabiztonsági és más további szempontok igényeit beleértve. A rendszer valamennyi integrált alkotórész folyamatos fejlesztésére törekszik. Az integrált irányítási rendszer alkotórészei az irányítási politika, célok, programok, tervezés, szabályozás és fejlesztés. A különböző irányítási (al-, rész-) rendszerek elméletileg és metodikailag nagymértékben hasonlítanak egymásra. Éppen ezért például a környezetirányítási rendszerek viszonylag könnyen integrálhatók egy meglévő minőségirányítási rendszer szerkezetébe. A rendszer szemléletű megközelítés előnyei Foglaljuk röviden össze, melyek azok az előnyök, melyeket egy bonyolult probléma kezelésénél a rendszerszemléletű megközelítés jelent: • Segít abban, hogy a feladatot komplex egészként lássuk, és ne vesszünk el a részletekben. • Bonyolult folyamatok elemzéséhez jó módszert biztosít a rendszer áttekinthető alrendszerekre bontásával. 13 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

A vállalkozás rendszerelméleti modellezése • Mivel meglehetősen absztrakt megközelítés, így igen általános is, sok alkalmazási területe képzelhető el. • Az egyes rendszereknek sok a hasonló tulajdonsága, így látszólag teljesen különböző problémák is kezelhetők egymással analóg módon. • Összetett problémák leírásához is aránylag egyszerű, jól érthető módszert biztosít, így különböző szakképzettséggel rendelkező szakemberek között a kommunikáció eszköze lehet. • Hangsúlyozza a kisebb részek együttműködésének jelentőségét, a rendszer és környezetének kapcsolatát, valamint a visszacsatolás jelentőségét. Mindezen előnyök indokolttá és szükségessé teszik, hogy egy menedzser tisztában legyen a rendszerelméletben használatos fogalmak jelentésével, és aktívan tudja alkalmazni is azokat. Összefoglalás A vállalkozások folyamatai két főfolyamatra bonthatók, úgymint az anyagi és az irányítási főfolyamatra. Az anyagi főfolyamaton belül megkülönböztetünk: input, konvertáló és anyagi alrendszereket. A rendszerelméleti megközelítéssel a sokféle vállalkozási formák könnyedén leírhatók, modellezhetők. Kérdések: 1. Sorolja fel a vállalkozás főfolyamatait! 2. Milyen alrendszerekből áll a vállalkozások anyagi főfolyamata? 3. Mi a feladata az irányítási főfolyamatnak?


3. fejezet - A vállalati kommunikáció szerepe A III. témakör célja: A vállalati kommunikáció elemeinek megismertetése, a Menedzsment Információs Rendszer tartalmi elemeinek bemutatása. A hallgató: • tudja felvázolni a kommunikáció elemeit, kapcsolataikat, • ismerje meg a kommunikáció típusait, • határozza meg a kommunikációs csatornák fő irányait, • értse meg a Menedzsment Információs Rendszer felépítésének logikáját.

1. 3.1. A kommunikáció szerepe a vállalkozás működésében Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • értelmezni a kommunikáció fogalmát, • modellezni a kommunikációs folyamatokat, • megkülönböztetni az egyes kommunikációs típusokat és csatornákat, A kommunikáció elemei Kommunikációnak nevezzük az információ átvitelét egyik személytől a másikhoz, vagy a szervezet egyik egységétől a másikhoz. Az információ: a tudást gyarapító, kedvező esetben bizonytalanságot csökkentő új hír, adat, ismeret, jelzés, amely a szervezetek működését integráló folyamatok egyik összetevője. A kommunikáció minden vállalkozás sikeressége szempontjából alapvető fontosságú, különösen ott, ahol sok embert foglalkoztatnak. Az üzleti vállalkozás legtöbb esetben egy magasan szervezett közösségi tevékenység, ily módon fejlett információs rendszerre van szüksége. Háttér információkat igényel, utasításokat, tervezési és ellenőrzési információkat, adatokat a döntéshozatalhoz és mindemellett sok mindent, ami nem kapcsolódik szorosan a szervezethez, azonban érinti annak teljesítményét. Ilyen tekintetben a kommunikáció legfőbb feladata annak biztosítása, hogy az információ vagy az üzenet eljusson a „címzett”-hez és azt a „feladó” szándékai szerint értelmezzék. Amíg az üzenet végighalad a kommunikációs csatornán, torzulást szenvedhet, hiszen az eljuttatás során számos zavaró, torzító akadályba ütközhet. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy az igénybevett csatorna a lehető legalkalmasabb legyen és az akadályozó tényezők potenciális torzító hatását a minimumra csökkentsük. A kommunikáció alapmodelljét szemlélhetjük meg a 10. ábrán.


A vállalati kommunikáció szerepe

10. ábra. A kommunikáció alapmodellje Amikor kommunikálunk, gondolatokat vagy érzéseket, esetleg mindkettőt adunk át. Általában azért, hogy mások magatartását, gondolkodását és hozzáállását befolyásoljuk. Ebből következik, hogy a kommunikáció során mindig tudnunk kell, hogy adott esetben mi a célunk, miként akarunk más embereket befolyásolni, hogy a partner milyen válasza vagy cselekvése győzött meg arról, hogy a kommunikációnk sikeres volt. A vállalati kommunikáció négy típusáról a következők ismerete szükséges: • Tájékoztatás. Egyszerűen az lehet vele a célunk, hogy másokat olyan információkkal lássunk el, amelyek birtokában megalapozottabb döntéseket tudnak hozni. Ennek egyik legegyszerűbb változata a reklámok. (11. ábra)

11. ábra. A reklám, mint a tájékoztatás eszköze • Utasítás. Ha valakit valamire utasítunk, meg akarjuk változtatni viselkedését. Azt akarjuk, hogy megcsináljanak olyan valamit, amit másképp nem biztos, hogy megtennének. • Motiválás. Ha valakit motiválunk, meggyőzünk vagy bátorítunk, szintén egy konkrét magatartás-változást szeretnénk elérni, vagy éppen ellenkezőleg, meg akarjuk előzni a magatartás megváltozását, amiről úgy gondoljuk, hogy bizonnyal megtörténne, ha nem lenne sikeres a kommunikációnk. Az utasítás és a motiváció között általában annyi a különbség, hogy utóbbi esetben nem vagyunk teljesen biztosak a dolgunkban. • Információ-szerzés. A tájékoztatással ellentétben ilyenkor az a célunk, hogy másoktól kapjunk információkat bizonyos kérdések kapcsán. Ez is többféleképpen történhet. Például feltehetünk konkrét kérdéseket, esetleg elmondhatjuk véleményünket, vagy egyszerűen csak hagyjuk, hogy másik fél kibeszélje magát és azt figyelmesen végighallgatjuk.



A gyakorlati kommunikáció során természetesen előfordulhat az is, hogy az említett négy típust kombináltan használjuk. Arra kell figyelni, hogy mindig tudjuk a partnerek célját, cselekedetük mozgatóit. A kommunikációs csatornák és irányok A kommunikációs csatornákat formális és informális kategóriákban sorolhatjuk. A formális kommunikáció közé soroljuk a hivatali megbeszéléseket, értekezleteket. (12. ábra)

12. ábra. Vezetői értekezlet Ezek a hierarchikus, illetve azonos szintű kapcsolatokhoz kötődnek, amelyek szükségszerűen léteznek a szervezet különböző részei között. A formális úton folyó kommunikáció a szervezeti szükségletekkel összhangban folyik és alapvetően lefelé, fölfelé, oldalirányban halad, vagy bizonyos esetekben kisugárzódik. • A lefelé irányuló információ a hatáskör közvetlen hierarchikus vonalai mentén halad, a követendő politikát, eligazításokat és utasításokat közvetít. • A felfelé irányuló információ, általában ugyancsak a hatáskör közvetlen vonalai mentén halad, zömmel az alsóbb szintű vezetési tevékenység eredményeire vonatkozó információkat, illetve híreket is közvetíthet a felsőbb vezetési szintek számára elbírálásra és mérlegelésre szánt javaslatokkal együtt. • Oldalirányú információ az, amely a szervezet különböző egységeiben dolgozó vezetők és/vagy alkalmazottak között folyik. Az ilyen természetű kommunikáció kiemelkedően fontos a szervezet egyedi tevékenységeinek összehangolására. • A kisugárzás az információ általános szétszórását jelenti. Egy gazdasági szervezetben a kisugárzás általában a vezetéstől indul ki, de a szakszervezetek, a szakmai érdekvédelmi szervezetek és társadalmi bizottságok is alkalmazhatják. Bármilyen legyen is az információ áramlás iránya a vállalati információáramlás elképzelhetetlen célszerűen kialakított informatikai hálózatok alkalmazása nélkül. Összefoglalás A kommunikáció folyamatában információ áramlik az adótól a vevő irányába. Az információt szállító közeget, médiumnak nevezzük. A vállalati kommunikáció lehet tájékoztatás, utasítás, motiválás és információ-szerzés. A vállalati kommunikáció részei a formális és az informális kommunikáció. A kommunikációs csatornák irányai megegyeznek a vállalati hierarchia irányaival. Kérdések: 1. Sorolja fel a kommunikációs modell elemeit!



2. Röviden jellemezze a kommunikáció típusait! 3. Milyen irányokat ismer a vállalati kommunikációban?

2. 3.2. A Menedzsment Információs Rendszerek logikai felépítése Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • értelmezni az információs rendszer elemeit, • felvázolni a vállalkozások legfontosabb tevékenységeit, • felépíteni a vállalkozás döntéshozóinak hierarchiáját, • összerendelni a MIR elemeit. Menedzsment Információs Rendszerek (MIR) A kifejezésről gyakran úgy gondolják, hogy ez a papírmunka komputerizálását jelenti. Mások úgy vélik, hogy ez a cég üzleti tevékenysége minden szeletének számítógépesítését jelenti, annak érdekében, hogy teljes körű adatbázist hozzanak létre, amely minden tevékenységről képes információt szolgáltatni, beleértve a versenytársak és más külső intézmények tevékenységeit is. Ezek a vélekedések félreértésen alapulnak. Még ha a Menedzsment Információs Rendszerek a mai környezetben alkalmaznak is számítógépeket, e nélkül is létezhetnek és definiálhatók. A Menedzsment Információs Rendszer: a vállalkozás környezetére, belső működésére és tranzakcióira vonatkozó információk • összegyűjtését, • feldolgozását, • tárolását és • szolgáltatását végző személyek, tevékenységek és eszközök összessége. Elemei: a döntéshozó, az információk és a technikai apparátus (13. ábra.).

13. ábra. A Menedzsment Információs Rendszer elemei A MIR szerepe Az információt maga a vállalkozás és a külső környezet egyaránt létrehozhatja, a szervezet pedig megpróbálhatja az információ egy részét megszerezni annak érdekében, hogy segítse a menedzsment munkáját. Az ezzel kapcsolatos döntési folyamat a következő kérdésekből áll:



• Milyen információt kell begyűjteni? • Hogyan kell megszerezni, elemezni és továbbítani? • Ki kapja, mikor és milyen formában? • Milyen célra használják fel? Ezek az összetevők képezik a Menedzsment Információs Rendszerek alapját. Egy szervezetnek mind a tervezéshez, mind a működéshez információkra van szüksége. A tervezéshez szükség lehet belső és külső információra egyaránt. A legjellemzőbb belső adatok a következők: • Termelőkapacitás. • Marketing és elosztási lehetőség és tervek. • Költségek és az eladási árak szerkezete. (14. ábra) • A termékek diverzifikálására vonatkozó tervek és programok. • Pénzügyi struktúrák, szűk keresztmetszetek és terek, • Személyzeti teljesítmény és fejlesztési tervek.

14. ábra. A vállalkozói költségek alakulása A leggyakrabban szükséges külső adatok a következők: • A kormányzat, a helyi hatóságok és különböző ügynökségek által közreadott statisztikai és gazdasági adatok. • Kereskedelmi és ipari statisztikák és információk. • Vállalatok közötti összehasonlítások. (15. ábra) • Piaci információ a pillanatnyi és a potenciális versenytársak tevékenységéről, beleértve az eladások trendjét, a felvásárlásokat és összeolvadásokat, valamint a gyártmányfejlesztést.



15. ábra. A vállalatok piaci részesedése a mobilpiacon 2008-ban Az ellenőrzés információ-szükségletei Az ellenőrzéshez szükséges információk legfőbb feladata, hogy a menedzsert a szervezet saját teljesítményére vonatkozó ismeretekkel (adatokkal, tényekkel) lássák el, és olyan területekre irányítsák figyelmüket, amelyek beavatkozást kívánnak, amennyiben a tervezetthez képest eltérések tapasztalhatók. Az információ ennek megfelelően kizárólagosan a menedzsment ellátását szolgálja. Általában az egyéni felelősség területeire koncentrálva szem előtt tartja a decentralizált anyagi felelősség elvét. A Menedzsment Információs Rendszer célja az, hogy ellássa a menedzsereket a lényeges információkkal, segítve ezzel a szervezet működésének kézben tartását, illetve a döntéshozatal folyamatát. Az információk jelentős részét a szervezeten belüli folyamatok és rendszerek hozzák létre, ugyanakkor fontos annak felismerése is, hogy nem keletkezhet minden fontos információ a szervezeten belül. (Például: a stratégia szintű döntéseket a külső forrásokból származó információk nélkül képtelenség meghozni.) Az ellenőrzés koncepciójához hozzátartozik, hogy a különböző szinten dolgozó menedzsereknek különböző típusú információkra van szüksége. A legfelsőbb szintű vezetés széles alapokon nyugvó, összefoglaló információt igényel a stratégiai tervezéshez. A középszintű vezetői ellenőrzéshez a felsőbb szintű tervekről és az alsóbb szintű teljesítményekről kell információ. A munkahelyi szintű menedzsernek pedig a teljesítményre vonatkozó részletes információkra van szüksége, valamint az eltérések számszerűsített elemzésére ahhoz, hogy hatékony módosító lépéseket tehessen. A részletesség, a gyakoriság, a terjedelem és a célirányosság egymástól különböző elvárásainak integrálásához hatékony vezetői beszámolási rendszerre van szükség. A Menedzsment Információs Rendszernek, az eddigiek szellemében a következő jellemzőkkel kell rendelkeznie: • Meg kell felelnie a felhasználó szükségleteinek, ennek érdekében a leendő felhasználókat szorosan be kell vonni a célok meghatározásába, tehát a MIR-be és annak tervezésébe. • Annak alapján szolgáltasson, amilyen alapon az, felhasználásra kerül. Ez azt is jelenti, hogy az ellenőrzési információt idejében kell továbbítani ahhoz, hogy annak alapján lépéseket tehessenek, és olyan gyakorisággal, amilyen gyakorisággal a menedzsment képes a szükséges módosító lépéseket megtenni. Emellett azt is jelenti, hogy a felhasználó szempontjából megfelelő formában kell rendelkezésre állnia. • A rendszer legyen rugalmas, alkalmazkodjon a szervezet növekedéséhez, változásához. Ez nemcsak a növekedés lehetőségének fenntartását jelenti, hanem esetleg olyan elemek eltávolítását is a rendszerből, amelyek többé már nem lényegesek. A rendszert szabályos időközönként felül kell vizsgálni, hogy biztosítható legyen a költséghatékony működtetés. • Végül megfelelő rendszert és ellenőrzést kell létrehozni az információs rendszer biztonságának érdekében és a bizalmas jelleg megőrzésére. Általános esetben a Menedzsment Információs Rendszer a vezetői döntések támogatására hivatott, számszerű és nem számszerű információkat is kezelő, (általában) számítógépes rendszer.(16. ábra)



16. ábra. Menedzsment Információs Rendszer-modell Fő elemei: • elektronikus adatfeldolgozó (EAF) rendszer, • vállalatirányítási információs rendszer (VIR), • döntéstámogató rendszer/ek (DTR), • szakértői rendszer/ek (SZR), • felső vezetői támogató rendszer/ek (FVTR) A MIR és az információs technológia Az információs technológia terén az utóbbi években végbement gyors fejlődés jelentős változásokat hoz a gazdasági életben is. A rendszerek nagyobb hatékonysága és megnövekedett teljesítőképessége, amely alacsony költségekkel párosul, azt jelenti, hogy a vezető egyre könnyebben tud információhoz jutni és azt feldolgozni. Ez ugyanakkor a korábbiaknál nagyobb fegyelmet igényel annak érdekében, hogy a menedzserek ne vesszenek el a túl sok adat között, amelyet képtelenek feldolgozni. Ehelyett nagyobb hangsúlyt kell fektetni a szükséges, hasznos és felhasználható információk meghatározására. Ezért szükséges, hogy a szervezet információs stratégiája felsőszintű döntéseken alapuljon, és semmiképpen sem az alsóbb szintű menedzserek alkalmi, ötletszerű döntésein. A megfelelő információs stratégia megválasztásának bonyolultsága ellenére a rendelkezésre álló nagy teljesítőképességű számítógéprendszerek sok hasznos eszközzel segítik a menedzsert az ellenőrzés és a döntéshozatal terén. A számítógépek két leggyakoribb felhasználási területe: az adatbázis-rendszerek kezelése és a modellezés. Adatbázis-rendszerek Az adatbázis-rendszerek adatok rögzítésére, szervezésére, osztályozására, indexelésére és módosítására adnak lehetőséget, amelynek segítségével meghatározható a vonatkozó információ és elkészíthetők a szükséges jelentések. Modellezés A modellezés a szervezet leképezését jelenti, a valóságban létező változók és elemek közti kapcsolódások közül annyival, amennyivel csak lehetséges. A cél az, hogy segítse a döntéshozatalt oly módon, hogy különböző 21 Created by XMLmind XSL-FO Converter.


feltételek fennállása mellett szimuláljuk a rendszer viselkedését. A modell ugyan mindig a valóság valamilyen leegyszerűsített képét adja, de tartalmazhatja mindazokat a lényegesebb elemeket is, amelyek a szervezet működését érintik. Összefoglalás A Menedzsment Információs rendszer az információk összegyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végzi el. A vállalkozói információk belső és külső forrásból egyaránt származhatnak. A Menedzsment Információs Rendszer célja az, hogy ellássa a menedzsereket a lényeges információkkal, segítve ezzel a szervezet működésének kézben tartását, illetve a döntéshozatal folyamatát. Kérdések: 1. Sorolja fel az információ kezelésével kapcsolatos tranzakciókat! 2. Sorolja fel a vállalati döntéshozatal rétegeit! 3. Milyen tevékenységek merülnek fel egy vállalkozás működése során? 4. Mi a MIR legfőbb célja?


4. fejezet - Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése A IV. témakör célja: Az üzleti vállalkozás folyamatainak, főbb funkcióinak leképzése, modellezése. A hallgató: • ismerje meg az üzleti vállalkozás funkcióit, • tudja leképezni az üzleti körforgás menetét, • értelmezze helyesen az üzleti tranzakció fogalmát, • tanulja meg a tranzakció feldolgozás legfontosabb lépéseit.

1. 4.1. Az üzleti vállalkozás folyamatai Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • az üzleti vállalkozások folyamatainak szétbontására, • kapcsolatot teremteni az egyes vállalati funkciók között, • felismerni a pénz vállalati körforgásban betöltött szerepét. A vállalkozás folyamatainak modellezése, a tranzakció feldolgozás Ebben a fejezetben a vállalkozás funkcióit leíró informatikai kérdésekkel, majd az adatfeldolgozást végző tranzakció-feldolgozó rendszerekkel, és az alsó, esetleg a középvezetői réteg igényeit támogató vezetői információs rendszerekkel fogunk részletesen foglalkozni. Előtte azonban, a vállalatoknál általánosan meglévő funkcionális tagolódás miatt röviden áttekintjük az egyes funkcionális területeken működő információs rendszereket. Funkcionális információs rendszerek Minden vállalatnál, annak szervezeti formájától függetlenül, létezik egy hagyományos funkcionális területek szerinti felbontás. A leggyakoribb felosztás öt területet különböztet meg: marketing, gyártás, pénzügy, könyvelés, emberi erőforrások. Nem meglepő, hogy az információs rendszerek is funkcionális alapon alrendszerekre tagolódnak, ahol minden alrendszer egy-egy terület speciális igényeit elégíti ki. Az információs rendszerek termelési funkciók szerinti felosztását funkcionális információs rendszereknek. nevezzük. A funkcionális területek szerinti tagolódás főleg az alsóbb szintű rendszerekre, így a tranzakció-feldolgozó és a vezetői információs rendszerekre jellemző, ezek egyértelműen funkcionális alrendszerekre bonthatók. Ésszerű tehát a fejezet témáját képező két rendszer ismertetése előtt néhány szóban kitérni a funkcionális információs rendszerekre is. Az üzleti körforgás A vállalkozások nagyon sokfélék lehetnek. Ahány vállalkozás, annyiféle tevékenységi kör. Vannak gyártással foglalkozó vállalatok, amelyek különböző nyersanyagok felhasználásával valamilyen terméket állítanak elő. Vannak kereskedők, akik már kész termékek értékesítésével foglalkoznak. Végül vannak szolgáltatók, akik valamilyen szolgáltatást nyújtanak az ügyfeleiknek, mint például a tanácsadó, az ingatlanközvetítő vagy a könyvelő cégek. Bármennyire különbözőek is az egyes területeken működő vállalkozások, a 17. animáción bemutatott üzleti körforgás mindegyiknél szinte teljesen azonos formában található meg. Ezeket a tevékenységeket minden vállalkozásnak el kell látnia, teljesen függetlenül attól, hogy milyen területen is működik.


Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése A vállalkozás indításakor, pénzügyi szempontból, az első feladat, hogy megfelelő mennyiségű pénz álljon rendelkezésre a befektetéshez. Ennek a megszerzése történik a pénzügyi tevékenység során, amikor a vállalat befektetői és hitelezői rendelkezésre bocsátják a szükséges összeget. A pénzt ezek után be kell fektetni különböző erőforrásokba. Ki kell fizetni az alkalmazottak munkabérét, nyersanyagokat kell vásárolni, más cégek szolgáltatásait kell igénybe venni. Ez a befektetési tevékenység. A következő lépés, vagyis az átalakítási tevékenység során a vásárolt nyersanyagokat késztermékekké, vagy szolgáltatásokat alakítjuk át. Gyártó cégek esetén ez maga a gyártási folyamat, viszonteladóknál a termék raktározása, szolgáltatóknál pedig az adott szolgáltatás nyújtása. A készterméket, szolgáltatást természetesen el is kell adni, lehetőleg magasabb áron, mint a ráfordítások költsége, azaz következik az értékesítési tevékenység. Az itt befolyt pénzek és a beérkezett számlák újra a pénzügyi tevékenységbe kerülnek, és kezdődhet az egész folyamat elölről. Időlegesen előfordulhat, hogy olyan pénzösszegekkel is rendelkezünk, melyeket nem akarunk, vagy nem tudunk újra visszaforgatni az üzletbe. Ezeket értékpapírok, bankbetétek formájában helyezzük el, hogy szükség esetén ismét hozzáférhetőek legyenek. Mivel az üzleti körforgás tevékenységeit minden vállalkozásnál el kell látni, így a hagyományos funkcionális területek is ezen tevékenységekhez igazodnak. A marketing, mint funkcionális terület például egyértelműen az értékesítési tevékenységhez kapcsolódik. A gyártás a befektetési és az átalakítási, a könyvelés és a pénzügy a pénzügyi, a befektetési és az értékesítési, míg az emberi erőforrások mind a négy tevékenységhez kapcsolhatók. Nagyon fontos tehát az üzleti körforgás tevékenységeinek ismerete és szem előtt tartása, amikor az egyes funkcionális területek információs rendszereit vizsgáljuk.

17. animáció. Az üzleti körforgás egyszerűsített modellje Információs rendszerek az egyes funkcionális területeken Ebben a tartalmi egységben röviden, felsorolásszerűen áttekintjük, hogy milyen fontosabb funkcionális alrendszerek léteznek egy-egy vállalatnál. A felosztás természetesen az öt, már említett funkcionális terület szerint történik. Ezt mutatja a 18. animáció.


Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése

18. animáció. A funkcionális információs rendszer tagolódása A fontosabb funkcionális alrendszerek és az általuk ellátott legfontosabb feladatok a következők: Marketing alrendszer • on-line tranzakciók lebonyolítása (a tranzakció-feldolgozó rendszerek kapcsán ezzel majd részletesebben is foglalkozunk), • piackutatás, • eladások elemzése, előrejelzése, • hirdetési stratégia megtervezése, felügyelete, értékelése. Gyártási alrendszer • raktárkezelés - nyersanyag, félkész termék és késztermék raktárak kezelése, felügyelete, • termelés ütemezése, • gyártási költségek becslése, • minőségellenőrzés, • számítógéppel segített tervezés (CAD: Computer Aided Design) és gyártás (CAM: Computer Aided Manufacturing), • Ezen funkciók összességét integrált gyártórendszereknek (CIM: Computer Integrated Manufacturing) szokás nevezni. Könyvelési alrendszer • vevő oldali számlák kezelése, • szállító oldali számlák kezelése, • naplófőkönyv, • bérszámfejtés. Pénzügyi alrendszer • pénzügyi ellenőrzés, • pénzügyi előrejelzés, • pénzügyi tervezés, • költségvetés, • készpénz és hitelgazdálkodás, 25 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése • portfolió menedzsment. Emberi erőforrások alrendszer • munkaerő-tervezés, • személyes adatok nyilvántartása, • továbbképzések szervezése, • munkaerő ráfordítások elemzése, tervezése. Fontos megjegyezni, hogy a fenti felosztás és csoportosítás inkább csak példa értékű, és nem az egyetlen lehetséges megoldás. Egyrészt az egyes tevékenységek felsorolása természetesen messze nem lehet teljes, másrészt elképzelhető bizonyos tevékenységek más alrendszerekhez csatolása is. Azt azonban nagyon fontos látnunk, hogy az információs rendszerek, főleg alsóbb szinteken, mindig valamilyen funkcionális terület igényeit szolgálják ki. Összefoglalás Az üzleti vállalkozások mindennapi tevékenységeit öt nagy területe tudjuk elkülöníteni a tevékenységek jellegét figyelembe véve. Ez az öt terület: a marketing, gyártás, pénzügy, könyvelés és emberi erőforrások. Mind az öt terület szerves részét képezi az üzleti körforgásnak. Az üzleti körforgás során a vállalkozások erőforrásokat vásárolnak, majd ezeket alakítják át termékekké és/vagy szolgáltatásokká, ezáltal elégítik ki a fogyasztói igényeket és tesznek szert jövedelemre. Kérdések: 1. Melyik öt területre osztható fel egy üzleti vállalkozás tevékenység-halmaza? 2. Milyen elemekből épül fel egy vállalkozás üzleti körfolyamata? 3. Melyek a legfontosabb feladatai a marketing és gyártási tevékenységeknek? 4. Melyek a legfontosabb feladatai a pénzügy és könyvelési tevékenységeknek?

2. 4.2. Az üzleti tranzakciók feldolgozása Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • definiálni az üzleti tranzakció fogalmát, • megtalálni az összefüggést az adatfeldolgozás és a tranzakció kezelés között, • különbséget tenni a kötegelt és a valós idejű tranzakció feldolgozás között. A tranzakció-feldolgozó rendszerek (TPS) Amikor a számítógépeket az üzleti életben elkezdték használni, először kizárólag nagy mennyiségű adat tárolására és kezelésére alkalmazták őket, a menedzseri döntéshozatal támogatása csak később jött szóba. Bár a fejlődés során, egyre több, különböző célt szolgáló információs rendszer került a piacra, az információs szint alapját az üzleti folyamatok bonyolítását szolgáló tranzakció-feldolgozó rendszerek (Transaction Processing System: TPS) képezik. A tranzakció nem más, mint egy az üzletmenettel kapcsolatos elemi esemény. Tranzakció például egy termék eladása, megvétele, egy áru megrendelése vagy éppen a vételár kifizetése. Minden tranzakció egy sor adat keletkezését vonja maga után. Ha például egy vállalkozás értékesít egy adott terméket, akkor az a raktárkészlet csökkenését és a bevételek növekedését vonja maga után. Nyilván kell tartani a vevőknek kibocsátott számlákat, az eladás helyét és idejét, hitelkártyával történő vásárlás esetén a kártya adatait is.


Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése Mindezen adatok nyilvántartását és feldolgozását természetesen nagymértékben segítheti egy számítógépes rendszer. Mivel adatfeldolgozásra valamilyen formában - akár manuálisan, akár számítógépesen - minden cégnek szüksége van, egy tranzakció-feldolgozó rendszer ma már stratégiai jelentőséggel bír és elengedhetetlen a piaci versenyképesség biztosításához. A TPS feladata a napi üzletmenettel kapcsolatos adatok gyűjtése, felvétele, tárolása, feldolgozása és megjelenítése. A tranzakció-feldolgozó rendszer az adatokra fókuszál, a vezetői döntéshozatalhoz közvetlenül nem sok információt szolgáltat. A cél a nagyszámú tranzakció pontos és biztonságos kezelése, a gyakran ismétlődő, strukturált tevékenységek támogatása. A rendszer természetesen az előző szakaszban leírtak szerint funkcionális alrendszerekre tagolható, melyek egy-egy funkcionális terület speciális igényeit kielégítve látják el ezeket a feladatokat. A TPS nagy jelentősége a fent említettek mellett, hogy a külvilággal ez a rendszer tartja a kapcsolatot, vagyis ez a rendszer továbbítja az adatokat a környezet felé, és ide érkeznek a kívülről érkező adatok is. A tranzakciófeldolgozó rendszer szolgáltatja a vállalatnál használt összes többi információs rendszer adatbázisát. A tranzakció-feldolgozás folyamata A tranzakció-feldolgozás folyamata a 19. animáción látható módon öt lépésre osztható: adatok bevitele (1), tranzakciók feldolgozása (2), adatbázisok karbantartása (3), jelentések készítése (4) és lekérdezések feldolgozása (5).

19. animáció. A tranzakció-feldolgozás folyamata ad) 1. Az adatok bevitele A tranzakciókkal kapcsolatos adatokat össze kell gyűjteni, át kell alakítani a számítógép számára érthető formára, és ellenőrizni kell azokat. A problémát az adatok megszerzésének és bevitelének gyorsasága és pontossága jelenti. Az adatbevitel régebben kizárólag manuális módszerekkel történt. Az adatok papíron érkeztek, összegyűjtötték őket, és az alkalmazottak a billentyűzeten keresztül vitték be azokat a rendszerbe. A manuális adatbevitel hátránya, hogy lassú, nagy a hibaszázaléka, sok embert igényel és mindezek miatt meglehetősen költséges. A hagyományos manuális adatbevitelt manapság egyre inkább felváltják az automatizált módszerek. Ilyenek például a vonalkódos leolvasók, a mágneskártyás rendszerek, az optikai jel- és karakterfelismerők (OMR: Optical Mark Readers és OCR: Optical Character Readers), a hangfelismerő rendszerek vagy az érintésre működő monitor, az úgynevezett touch-screen is. Ezekkel az eszközökkel az adatbevitel lényegesen gyorsabb, megbízhatóbb és kisebb munkaerő-igényű. ad) 2. A tranzakciók feldolgozása Az üzleti tranzakciók adatainak feldolgozására alapvetően két módszer áll rendelkezésre: a kötegelt vagy más néven batch, és a valós idejű, vagy real-time feldolgozás. 27 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése A kötegelt adatfeldolgozás lényege, hogy az adatokat összegyűjtik, csoportosítják, és külön fájlokban (úgynevezett tranzakciós állományokban) tárolják őket a feldolgozásig. A törzsfájl aktualizálása periodikusan történik. Egy ilyen rendszer blokkvázlata látható a 20. animáción.

20. animáció. A kötegelt feldolgozás A két módszer közül ez a régebbi, de még ma is használjuk, ha nagyon nagy mennyiségű adatot kell feldolgozni, ha az állományokat nem szükséges azonnal frissíteni és naprakészen tartani, valamint ha a jelentések is csak periodikusan kellenek. Ilyen eset például a ledolgozott órák alapján a fizetési jegyzék előállítása, amelyre csak havonta van szükség. Szintén batch feldolgozást alkalmaz egy áruház, ha a napi tranzakciókat összegyűjtik, és zárás után elküldik a központi számítógépre. A módszer előnye, hogy a periodikus frissítések nem terhelik annyira a rendszert, és kialakítása is egyszerűbb. Nagy hátránya viszont, hogy az adatbázis nem minden pillanatban időszerű, így az azonnali lekérdezésekre nem lehet érdemben válaszolni.

21. animáció. A valós idejű feldolgozás Manapság egyre gyakrabban valós idejű adatfeldolgozást alkalmaznak, melynek lényege, hogy a keletkező adatokat átmeneti tárolás nélkül a keletkezésükkor azonnal feldolgozzák. Ennek eredményeként az adatbázisok mindig időszerűek, az azonnali lekérdezésekre is helyes válaszokat kapunk. Real-Time feldolgozást alkalmaznak például a reptéri helyfoglaló rendszereknél és egyre több banki rendszernél is. Ezeknél nagyon fontos követelmény a megbízhatóság és a biztonság. A rendszer működése stratégiailag fontos, így nem omolhat össze, és védekezni kell az illetéktelen felhasználókkal szemben is. Mindezek jelentősen növelik a rendszer bonyolultságát és árát, amely egyben a legnagyobb hátránya is. Egy valós idejű rendszer blokkvázlata látható a 21. animáción. ad) 3. Az adatbázisok karbantartása


Az üzleti vállalkozás folyamatainak modellezése A tranzakció-feldolgozó rendszerek egyik legfontosabb feladata, hogy karbantartják a vállalati adatbázisokat, a napi üzleti eseményeknek megfelelően elvégzik a megfelelő változtatásokat. Ha például egy áru értékesítésre került, akkor növelik a bevételek összegét és csökkentik az árukészletet. Ha egy ügyfél adataiban, például címében, telefonszámában változás történik, akkor a TPS szintén módosítja a megfelelő adatbázisokat. A cél az, hogy az állományok mindig hibátlanok és szükség szerint naprakészek legyenek. A TPS által ilyen módon karbantartott fájlok képezik majd a rájuk épülő magasabb szintű információs rendszerek adatbázisát. ad) 4. A jelentések készítése A tranzakció-feldolgozó rendszerek rendszeres időközönként, vagy amikor igény van rá, jelentéseket készítenek egy adott időszakban történt tranzakciókról. A jelentések nem kifejezetten menedzserek számára készülnek, részletes, pontos kimutatásokat tartalmaznak, nyomkövetésre, ellenőrzésre adnak lehetőséget. Ilyen jelentések például az ellenőrző listák, amelyek egy adott időszak valamennyi tranzakcióját felsorolják, a hibajelentések, melyek a feldolgozás alatt a rendszer által érzékelt hibákat (pl. hiányzó adatok, hibás számlaszám stb.) tartalmazzák, vagy a könyvelési listák, amelyek a cég pénzügyi helyzetét dokumentálják egyenlegek, főkönyvi összegek formájában. ad) 5. A lekérdezések feldolgozása A tranzakció-feldolgozó rendszerek általában lehetőséget nyújtanak a felhasználóknak arra, hogy az őket érdeklő adatokhoz közvetlenül, lekérdezések formájában is hozzáférhessenek. Egy áruházi alkalmazott például kíváncsi lehet, hogy egy adott árucikkből mennyi van még raktáron, egy bankszámla tulajdonosa lekérdezheti a számlája egyenlegét, vagy egy menedzser közvetlenül hozzáférhet egy beosztottjának adataihoz. Ezeket a funkciókat a TPS általában előre definiált párbeszéd ablakokkal, esetleg lekérdező nyelvek használatával teszi lehetővé. Összefoglalás Az üzleti vállalkozások tevékenységeiben az üzletmenettel kapcsolatos elemi eseményeket tranzakcióknak nevezzük. Tranzakció egy termék eladása, megvétele, egy áru megrendelése vagy éppen a vételár kifizetése. A tranzakció feldolgozó rendszerek feladata a napi üzletmenettel kapcsolatos adatok gyűjtése, felvétele, tárolása, feldolgozása és megjelenítése. A tranzakció-feldolgozás történhet kötegelt módon vagy valós időben. Kérdések: 1. Mit nevezünk üzleti tranzakciónak? 2. Mit takar a TPS mozaikszó? 3. Sorolja fel a tranzakció feldolgozó rendszerek feladatait!


5. fejezet - Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai Az V. témakör célja: Az SAP példáján és termékein keresztül az integrált vállalatirányítási információs rendszerek felépítésének a bemutatása. A hallgató: • kapjon átfogó képet egy standard integrált informatikai rendszereket fejlesztő cégről, • ismerje meg az SAP fejlődésének legfontosabb állomásait, • lássa át az SAP termék-portfólióját, • ismerje meg az SAP szolgáltatásait.

1. 5.1. Az SAP bemutatása, szolgáltatásai Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • átlátni az SAP fejlődősének szakaszait, • megérteni az SAP sikerének kulcsát, • leírni az SAP szolgáltatásait. Az SAP bemutatása, az SAP AG története Ebben a témakörben az SAP által kifejlesztett integrált vállalatirányítási rendszeren keresztül mutatjuk be a vállalatirányítási rendszerek alapjait. Az SAP a vállalati szoftverpiac alapítói közé tartozik. Mára már, a világ harmadik legnagyobb szoftver cégévé vált és nemcsak a német üzleti és gazdasági körökben tekintik igazi sikertörténetnek a cég fejlődését. Az SAP sohasem tartozott a tipikus német cégek közé. Talán az alapítók lelkesedése, a cég belső kultúrája, vagy a nehéz időszakokban is megújulásra képes működése tette ilyen sikeressé. A következő ábra (22. ábra) az elmúlt évtizedek technológiai kihívásait, változásait mutatja, melyeknek mindig meg kellett felelnie.


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai

22. ábra. Az SAP technológiai kihívásai A cég neve a kezdeti időszakban Systemanalyse und Programmentwicklung volt, majd később változott a most is aktuális Systeme Anwendungen Produkte szócsoportra, melynek rövidítése az SAP (angolul: Systems, Applications and Products in data processing, magyarul: Rendszerek, Alkalmazások és Termékek az adatfeldolgozásban) Akkori elképzelésük, mely egy napra kész információkat nyújtó szoftver volt, mára valósággá vált. Az SAP az e-business szoftvermegoldások terén a világ vezető vállalata. A mySAP.com® e-business platformnak köszönhetően az üzleti életben világszerte jobb kapcsolatok ápolhatók az ügyfelekkel és partnerekkel, gördülékenyebbé válnak a tevékenységek, jelentős hatékonyságnövelés érhető el a teljes logisztikai láncban. 2010-ben 120 országban az SAP® rendszer mintegy 95.000 installációja fut. A 23. ábrán az SAP AG fejlődési tendenciáit szemlélhetjük napjainkig, így nyomon követhetjük azt a növekedési folyamatot, ahogyan az ötfős cégből egy nemzetközileg is tevékeny konszern vált.



23. ábra. Az SAP fejlődésének mérföldkövei 1973: Az SAP kifejleszti az első pénzügyi szoftverét, az RF System megoldását, amely a későbbiekben alapját képezi az SAP R/1® rendszernek. 1977: Az SAP központja Weinheimből Walldorfba költözik. Az előző évben az SAP 25 alkalmazottja 3,8 millió dollár árbevételt ért el. 1981: A müncheni ipari kiállításon az SAP bemutatja az új SAP R/2® -es szoftvermegoldását. Egy év alatt, az SAP már 250 ügyfelet szolgál ki és kb. 100 alkalmazottat foglalkoztat. 1986: Az előrejelzésekhez képest korábban, az SAP árbevétele eléri a 100 millió márkát. A cég vállalatokat alapít Ausztriában és Svájcban. 1988: Az SAP részvénytársasággá alakul. A cég részvényeit bevezették a Frankfurti Tőzsdére, ahol bekerült - a börze meghatározó indexét - a DAX-ot befolyásoló részvények kosarába. A vállalat új leányvállalatokat alapít, és üzletét kiterjeszti USA-ra. 1990: Az SAP további leányvállalatokat alapít, partnerkapcsolatokat és együttműködéseket alakít ki és megalapítja az első, 100%-os tulajdonú leányvállalatait. A vállalat több, mint 1.700 alkalmazottja munkájának segítségével elérte az 500 millió márkás árbevételt. 1992: Az első ügyfelek bevezetik az SAP R/3® szoftvert. 1996: 4.300 érdeklődő vett részt az SAP ipari konferenciáján Bécsben, a SAPPHIRE rendezvényen. Az SAP legnagyobb ügyfeleivé vált a Coca-Cola és a Deutsche Telekom. Ebben az évben 30.000 SAP R/3® felhasználóra kötöttek szerződést. 1998: Az SAP-t már a New York-i tőzsdén is jegyzik. Az alkalmazottak száma 50%-kal nő és eléri a 19.000 főt. 1999: Hasso Plattner bejelenti a mySAP.com licensz létrehozását, amely az SAP új, üzleti megoldásának családját jelenti az Internet századában. Az ERP szoftvert továbbfejlesztik, és működését kiszélesítik, hogy megfelelő legyen az elektronikus üzletvitel megoldásaihoz. 2002: A vállalat egy vállalati csoporttá szerveződik. Hivatalos leányvállalatai közé tartozik az SAP Portals, SAP Markets, SAP Hosting és az SAP SI. Az SAP új globális szervezeti átalakítást hajt végre, kialakítja a Global Professional Services Organization-t (GPSO), azaz a nemzetközi tanácsadó egységét, amely egy egységes, integrált, globális szervezet. A GPSO magában foglalja az összes SAP ország valamennyi SAP tanácsadási részlegét és valamennyi SAP iparági megoldáshoz kapcsolódóan szolgáltatásokat kínál a megoldás teljes


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai életciklusára. A 2002. év teljes bevétele eléri 7.4 milliárd eurót. 2002. március 18-án, a Frankfurti tőzsdén egy SAP részvény értéke 174 euró volt, ami a négyszerese a bevezetéskori értéknek. 2010: A vállalat 2009 évi árbevétele 10.672 millió euró. Az SAP teljes idős alkalmazottainak a száma 47.600 fő a világ 50 országában. Az SAP termékeit 2400 partner értékesíti. Az SAP mint világcég Minden cégnek, amely terjeszkedni akar és világcéggé alakul, nem ugorhatja át a kezdeti nehézségeket. Az SAP története is így alakult. Egy kis szoftvercégből az üzemgazdasági felhasználói szoftverpiac óriásává vált. A cég az R/3® szoftverrel robbant be a piacra 1992-ben. Ahogyan programrendszerének kiépítésénél is tette, fokozatosan építette ki a partnercégek és ügyfelek igényeinek megfelelően a külföldi üzlethálózatát. 1978-ban például az amerikai, gazdasági gépeket gyártó John Deere az SAP RF pénzügyi modult szerette volna bevezetni az európai és afrikai leányvállalataihoz. Az SAP-nak ez a lehetőség megnyitotta az utat a nemzetközi pénzügyi életbe is, ahol az új követelményeknek megfelelően szoftvereket a fizetési forgalom, devizakérdések és ország specifikus mérlegelőírásaira kellett átírnia és átállítania. Ma az SAP egy nemzetközileg is tevékeny konszern, összes üzleti részesedésének 80%-a külföldről származik. A nemzetközi piacok megszerzésével Németországon kívüli munkaerőt is kellett szereznie. A nemzetközi management tudatos vállalati döntés volt, ezek irányítják a számtalan nációból összetevődő teameket. Az SAP multinacionalitását alátámasztja a globális kutatási háló is. A walldorfi székhely mellett az SAP nemzetközi fejlesztési központokkal is kapcsolatban áll. Ezeknek az SAP laboroknak a decentrikus berendezkedése miatt megnőtt a jelentőségük. A laborok elhelyezkedése a következőképpen néz ki (24. ábra):

24. ábra. Az SAP kutató-fejlesztő központjainak hálózata A nemzetközi fejlődés következtében a vállalat fogékonyabb lett más kultúrák szoftverigényei iránt. Ezen kívül a világ különböző régióiban működő SAP laborok egy plusz impulzust adnak a vállalaton belül a tudás áramlásának.


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai Az SAP AG székhelye, a vállalati fejlesztések központja és a vezetés is Walldorfban található. A walldorfi központ a vállalaton belüli elosztási lánc kiinduló láncszeme. Itt folyik a megoldások ki- és továbbfejlesztése, a stratégiai és logisztikai tervezés, valamint a központi adminisztráció és emberi erőforrás gazdálkodás nemzetközi szinten. Innen mennek az információk és utasítások a regionális központoknak, onnan pedig a leányvállalatokhoz. A Corporate Functions részlegek ugyancsak ide csatlakoznak. A fejlesztések részben más régiókban is folynak, mint például Észak-Amerikában, Dél-Ázsiában. A helyi Service Centerek az országos szervezetekhez tartoznak, és az ottani régióban szolgálják ki az ügyfeleket. Az SAP tudatosan törekszik arra, hogy közvetlen párbeszédet folytasson, és folyamatosan együttműködjön ügyfeleivel. Ennek érdekében a 120 országban jelenlévő SAP már 54 leányvállalatot hozott létre világszerte, amelyek egyik legfőbb feladata, hogy az SAP rendszert a helyi igényeknek megfelelően átalakítsa, rendszeresen aktualizálja és folyamatos támogatást nyújtson a felhasználók számára. Az SAP egész Európát lefedi a keleteurópai térségben szinte mindenhol önálló leányvállalatok működnek. Az SAP nemzetközi sikerének építőkövei Az alkalmazások oldaláról: • Hozzáadott érték a vállalat számára • Erősíti az alkalmazottak közti együttműködést • Minden méretű vállalkozásra • Más rendszerekkel való együttműködés lehetősége • Iparági tapasztalatok A technológia oldaláról • Megfizethető ár • Nyílt alkalmazás • Platformfüggetlenség • Skálázhatóság • Biztonság • Megbízható működés Az SAP Magyarországon Az SAP 1989 óta van a magyar piacon, az első időben szerződéses partnerei kínálták ezt a három betűvel fémjelzett integrált ügyviteli rendszert. Az egyre növekvő igények mind magasabb szintű kiszolgálása érdekében az SAP 1996-ban saját budapesti képviseleti irodát nyitott, majd 1998. január 1-én megalakult az SAP AG 100 %-os leányvállalataként az SAP Hungary Kft. Az 1998-ban 5 fővel induló cég alkalmazottainak száma mára eléri az 500 főt. Az elmúlt évek komoly alkalmazkodási próbatétel volt az SAP számára is, teljes informatikai és iparági szaktudását arra fordította, hogy olyan megoldásokat fejlesszen, amelyekkel a vállalkozások zökkenőmentesen kapcsolódhatnak beszállítóik, ügyfeleik és partnereik üzletmenetéhez, a hazai piac igényeinek megfelelően. A vállalat ügyfélkörébe tartoznak a hazai nagyvállalatok és a magyar piacon működő multinacionális cégek leányvállalatai, logisztikai központjai. Többek között: a MOL Nyrt., az OTP Bank Nyrt., a Hungaropharma Gyógyszer kereskedelmi Zrt., a Fővárosi Vízművek Zrt., az Audi Hungária Motor Kft., a DREHER Sörgyárak Zrt., a Magyar Nemzeti Bank, a Magyar Fejlesztési Bank Zrt., a Magyar Posta Zrt., a Lapker Zrt., és az Egis Zrt. Az SAP szolgáltatásai


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai Az SAP az integrált standard szoftverek és a kapcsolódó szolgáltatások piacának vezető szállítója. A társaság szolgáltatásai világszerte az SAP saját hálózatán, valamint partnervállalatain keresztül érhetők el. A szoftverház a szolgáltatásairól ISO 9001 tanúsítvánnyal rendelkezik. Néhány jellemző tevékenység, amelyek bizonyítják, hogy a SAP a szoftverek értékesítése után sem hagyja magára ügyfeleit. Tanácsadás Az SAP saját tanácsadó csapatával, illetve partnerei bevonásával minden bevezetési és üzemeltetési kérdésben segíti ügyfeleit. Az SAP Hungary Kft. és tanácsadói támogatást nyújtanak a felhasználóknak, hogy hatékonyan és önállóan tudják az SAP testre szabott rendszerét saját céljaikra alkalmazni. Az SAP egyúttal lehetőséget biztosít ügyfeleinek arra is, hogy igényeiknek megfelelően tovább tökéletesíthessék saját rendszerüket. Ehhez rendelkezésre állnak az SAP központi fejlesztéseiről szóló legfrissebb információk is. Oktatás Az SAP felismerte az oktatás ill. továbbképzés szükségességét, és célja ezen szükséglet magas színvonalon való kielégítése, annak érdekében, hogy az ügyfelek az SAP-rendszer nyújtotta lehetőségeket a legszélesebb körben ki tudják használni. A felkínált tanfolyami skála az alapszintű tanfolyamoktól a mySAP.com komponensek tanfolyamain keresztül az ágazat specifikus termékeket is tartalmazza. A tanfolyamok az SAP Hungary Kft. - a modern infrastruktúra igényeit maximálisan kielégítő eszközökkel felszerelt - Oktatási Központjában kerülnek megrendezésre, de az SAP mindig készen áll arra, hogy az ügyfelek egyedi igényeit figyelembe véve és azokat közösen megvitatva „személyre szabott” úgynevezett inhouse oktatást alakítson ki. Ügyféltámogatás Az SAP bázis és az alkalmazási modulok területén a felhasználók számára a helyi támogatást az SAP Hungary Kft. szolgáltatja. A SAP Hungary Kft. ügyféltámogató csoportja biztosítja a magyarországi ügyfelek számára többek között az SAP R/3® helyi támogatását, bázis tanácsadást, az új technológiák és új rendszerplatformok technikai támogatását. Magyar nyelvű telefonos diszpécser szolgálat is rendelkezésére áll az SAP R/3® felhasználók számára. Az ügyféltámogató csoport emellett körlevelek segítségével tájékoztatja a hazai R/3® felhasználókat a rendszerrel kapcsolatos minden egyes fontos változásról. Fejlesztés és honosítás A SAP termékek az SAP AG központi fejlesztésének eredményei. Ahhoz, hogy a kifejlesztett szoftverek megfelelő minőségben és a helyi követelményeknek megfelelően alkalmazhatók legyenek, szükség van a termék honosítására. A cég minden honosított terméknél kötelezettséget vállal arra, hogy a megoldásokban figyelembe vett vonatkozó jogszabályok, előírások későbbi változásait is figyelemmel kíséri, ezek módosításait átvezeti a termékeken. A termékmenedzsment és -fejlesztés célja, hogy mindig naprakész illetve megfelelő minőségű rendszert biztosítson az SAP felhasználói számára. Összefoglalás Az SAP (Systems, Applications and Products in data processing) a világ egyik vezető vállalata az integrált informatikai rendszerfejlesztők között. Az SAP kutatási, fejlesztési központjai az egész világot lefedik. Az SAP Magyarországon 1996 óta van jelen, 1998 óta SAP Hungary Kft-ként önálló leányvállalatként. Az SAP legfontosabb szolgáltatásai közé tartozik a tanácsadás, oktatás, ügyféltámogatás, fejlesztés és honosítás. Kérdések: 1. Jellemezze az SAP fejlődésének mérföldköveit! 2. Hogyan jellemezhető az SAP multinacionális felépítése? 3. Hol találhatók az SAP kutató-fejlesztő központjai? 4. Jellemezze az SAP sikerének építőköveit! 5. Jellemezze az SAP szolgáltatásait!



2. 5.2. Az SAP termékei, megoldásai Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • átlátni az SAP termékeinek szerkezetét, • megérteni az ERP rendszerek alapjait, • jellemezni az SAP egyes termékeit. Az SAP termékei Maga a standard szoftver nem SAP–találmány. Az SAP bővítette felhasználói területét és vállalatokra integrálta az egyes folyamatokat, azaz az egyes részlegekre szétszóródó folyamatokat és információkat a számítógép segítségével áttekinthető folyamatokká állította össze, így központilag tervezhető, irányítható és kiértékelhető formában megjelenítve azokat. A rendszert úgy képzelték el, hogy az mindig kész legyen az információt azonnal szolgáltatni. Az üzemnek fontos információt a jövőben csak egyszer kelljen bevinni a rendszerbe a folyamat kezdetén. Vegyük példának a szállítói számlákat. A megrendelésnél egyszer elektronikusan beviszik az adatokat, jelentősen csökkentve ezzel a költségeket. Amennyiben a bemenő számlák nagyrészt már tartalmazzák a szükséges adatokat, amelyek a megrendelésnél már megvoltak, az árubevitelt a gép felismeri és a számlavizsgálat a számítógép által regisztrált adatok segítségével automatizálttá válik. Világszerte valamennyi vállalakozás számára érzékelhető a globalizáció, a gazdasági struktúraváltás, korábbi piacok megváltozásának, átrendeződésének, és a verseny fokozódásának a hatása. Aki fenn akar maradni, csakis a legjobb vállalatirányítási módszerekkel, a piaci igények változásaira a legrövidebb idő alatt reagálni képes üzletmenet kialakításával érheti el céljait és válhat sikeressé. A gyors és helyes döntések titka az optimális információellátás és áramoltatás, amelyhez az SAP megfelelő integrált megoldást kínál. (25. ábra)

25. ábra. Az SAP termék-portfóliója


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai A SAP teljes ajánlata, az Enterprise Service Architecture – vállalati szolgáltatási architektúra (R/3, R/3 Enterprise, mySAP ERP, mySAP Solutions és mySAP Business Suite – valamint SAP NetWeaver, SAP Business One, SAP All in One és SAP xApps) a jelenlegi legteljesebb megoldáskészlet opció. (26. ábra)

26. ábra. A vállalati szolgáltatási architektúra Az internet megjelenése előtt a vállalatok elsősorban belső üzleti folyamataik optimalizálására helyezték a hangsúlyt. Az elektronikus kommunikáció olcsó és széleskörű elérhetőségével lehetővé vált az üzleti folyamatok kiterjesztése mind a beszállítók, mind az ügyfelek irányába. A fejlődés ellenére az üzleti tranzakcióknak még mindig csak egy töredéke bonyolódik az interneten keresztül és az elektronikus kereskedelemről is hamis kép él az emberek fejében. Gyakran ugyanis az elektronikus vásárlással azonosítják, és elsősorban az új bevásárlási lehetőségekre gondolnak, ahol on-line elektronikus játékokat, könyveket vagy CD-ket rendelhetnek. Ám az elektronikus kereskedelem ennél jelentősen több. Ezt a problémát felfedezve fejlesztett ki a kilencvenes évek végén az SAP egy olyan elektronikus üzleti platformot, mely megoldást nyújt az interneten keresztül bonyolított minden releváns üzleti folyamat optimális integrációjára. Ez az a platform, melyet akkor mySAP.com névre kereszteltek el. A mySAP.com teljes üzleti környezetet szállít az elektronikus kereskedelemnek. (27. ábra)



27. ábra. Az SAP üzleti megoldásainak gyűjteménye Ma ugyanez a megoldáscsalád a mySAP Business Suite nevet viseli, mivel a cég úgy gondolja, hogy ez a név jobban tükrözi, mi is valójában a platform – egy teljesen integrált üzleti megoldás. A mySAP Business Suite egyszerre megoldáscsalád, illetve integrációs és alkalmazásplatform. Nyílt vállalati alkalmazásokat biztosít, amelyek az információ és az eljárások integrálásával maximalizálják az üzleti kapcsolatokból származó nyereséget. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik, hogy a felhasználók konzisztens eredményeket érjenek el a vállalati hálózatokon keresztül - és biztosítják a rugalmasságot, amely az állandóan változó vállalati környezethez való alkalmazkodáshoz szükséges. A mySAP Customer Relationship Management A CRM olyan komplex szoftvermegoldás, amely egységesíti az ügyfélkapcsolati folyamatokat a marketing, az értékesítés, a szerviz és az elemzés területén. Operatív, analitikus és kollaboratív CRM Az operatív CRM irányítja és szinkronizálja az ügyfél-interakciókat a marketing, az értékesítés és a szerviz területén. Az analitikus CRM segítséget nyújt az információforrások optimalizálásában annak érdekében, hogy elősegítse a profitábilis ügyfelek megtartását. A kollaboratív CRM elősegíti az együttműködést a szállítókkal, a partnerekkel és az ügyfelekkel a folyamatok tökéletesítése, és az ügyfelek igényeinek kiszolgálása érdekében. A mySAP Supply Chain Management Az SCM megtervezi, végrehajtja és menedzseli az ellátási lánc működésének minősége szempontjából lényeges eseményeket - ezzel javítja az ellátási lánc-hálózatok kezelésének hatékonyságát és az ügyfelek elérésének hatásfokát.


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai A mySAP SCM alkalmazást használó részlegek, üzletágak és teljes vállalatok átláthatóbbá tehetik készletgazdálkodási, tervezési és ütemezési folyamataikat, hamarabb előre jelezhetik a problémákat, szükség esetén gyorsan korrigálhatják ütemterveiket és tranzakcióikat, továbbá fokozottan proaktív módon kezelhetik a kiterjesztett ellátási láncot. A mySAP Product Lifecycle Management A mySAP PLM az egyetlen, napjainkban kapható elektronikus üzleti megoldás, amely lehetővé teszi az együttműködő tervezést, az egyéni termékfejlesztést, illetve a több üzleti partnerrel közösen végzett projekt-, eszköz- és minőségkezelést. A PLM integrálja a fejlesztési folyamat résztvevőit: a tervezőket, beszállítókat, gyártókat és fogyasztókat. Így tehát a tervezés továbbá már nem egy lineáris értéklánc, hanem egy háromdimenziós, a közös célra összpontosító együttműködő közösség. Ez ideális megoldást jelent minden olyan cég számára, amely aktív minőségkezeléssel kívánja javítani az eszközök és üzemek teljesítményét; valamint minden olyan iparág számára, ahol a karbantartási költségek és a berendezések megbízhatósága közvetlenül befolyásolja a nyereségességet. A mySAP Supplier Relationship Management Mivel a beszállítók mind nagyobb részt vállalnak az ügyfeleknek nyújtott érték megteremtésében, ezért fontos, hogy a vállalatok a beszerzési kategória összes szállítóját integrálni tudják informatikai környezetükbe. Ebben nyújt segítséget a mySAP SRM. Az SRM integrálja a beszállítókat a vállalkozás termelési folyamataiba. Az SRM mérsékli az eladott áruk beszerzési értékét, ésszerűsíti a beszállítói kört, és gyors beruházás megtérülést garantál azáltal, hogy az összes szállító esetében, valamennyi megvásárolt termékre és szolgáltatásra nézve, a szervezet minden szintjén automatizálja a folyamatokat. A mySAP SRM segítségével a vállalat bármely termék és szolgáltatás vonatkozásában együttműködést folytathat valamennyi beszállítójával. Ily módon azonnal optimalizálhatja a beszállítók kiválasztását, lerövidítheti ciklusidőit és élvezheti a koncentrált beszerzési stratégiák kínálta előnyöket. Az SAP NetWeaver Az SAP NetWeaver átfogó integrációs és alkalmazásplatform a meglévő informatikai beruházások előnyeit kihasználva alapozza meg a jövő innovatív és rugalmas vállalatközi folyamatainak bevezetését. Az SAP NetWeaver adja az SAP xApps és a mySAP Business Suite megoldások futtatásának hátterét. Az SAP NetWeaver technológiákon és szervezeteken átívelve képes megvalósítani a dolgozók, az információk és az üzleti folyamatok integrációját. Kategóriájában páratlan üzleti információs, tudás- és törzsadat- menedzselési módszereket alkalmaz a strukturált és a strukturálatlan információk összegyűjtésére, valamint a különféle rendszerekben elszigetelten tárolt adatok összehangolására. A mySAP Enterprise Resource Planning Az SAP Netweaver platformra épülő mySAP ERP komplett megoldást kínál a vállalatok számára pénzügyeik, emberi erőforrásaik, működési folyamataik és vállalati szolgáltatásaik menedzseléséhez. A mySAP ERP az üzleti folyamatok és a technológia integrációjának soha nem látott, új szintjeit valósítja meg a vállalaton belül, és megteremti a fokozatos bővítés alapjait. A mySAP ERP felhasználói az SAP megoldáskínálatának bármely elemére továbbléphetnek - így igény szerinti időzítéssel, tetszőleges funkciókat vezethetnek be az ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM), a termékéletciklus-menedzselés, valamint az ellátási lánc és a szállítói kapcsolatok kezelése terén. A standard SAP R/3 és az SAP R/3 Enterprise Az SAP tehát a vállalati folyamatokat integrálja és tökéletesíti. A szoftver-rendszer alapját három főmodul képezi: • Pénzügyi, 39 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai • Logisztikai, • Emberi Számviteli rendszere egy olyan általános megoldás, amely a pénzügy, a beruházás-menedzsment, a controlling, a pénzügyi menedzsment és a vállalati controlling összes aspektusát felöleli. A logisztika az SAP-nál magában foglalja a beszerzés, az anyaggazdálkodás, a termelés, a raktározás, a minőségbiztosítás, a karbantartás, szervizmenedzsment és az értékesítés teljes folyamatát. Az SAP HR modulja integrálja az adminisztratív és stratégiai HR tevékenységeket, főbb funkciói közé tartozik a teljes körű személyi törzsadat-kezelés, az időgazdálkodás és a bérszámfejtés is. Az SAP a komponens alapú R/3® rendszerrel világszerte az üzemgazdasági standardszoftver-piacon van. A szoftverrendszert 24 nyelvre fordították le. A megoldásokkal, technológiai teljesítőképességükkel, ügyfélorientált működésükkel és minőségi szakmai hozzáértésükkel igen jó pozíciót foglalnak el. A komponens alapú szoftver alapkoncepciója a megosztott adattartással és a központi relációs adatbankkal sokoldalú opciókat nyit meg az információmenedzsment kialakításához. Az R/3® a vezető hardver gyártók legmodernebb platformjaira is beállítható, ezáltal kitűnő teljesítmény és rövid válaszadási idő biztosítható. Az SAP xApps Napjaink üzleti környezetében a folyamatos fejlődés már nem elég a sikerhez. Állandó megújulásra van szükség. Ehhez pedig a vállalatnak összhangot kell teremtenie meglévő rendszerei és új üzleti stratégiái között. Az SAP xApps alkalmazáscsalád a folyamatos fejlődést és megújulást ösztönzi. A meglévő heterogén rendszereket végponttól végpontig terjedő, keresztfunkcionális folyamatokká alakítja a versenypiaci reagálókészség javítása érdekében. Az SAP xApps alkalmazások a dolgozók, az információk és a folyamatok jobb összehangolásával egyszerűsítik, és hatékonyabbá teszik a vállalati stratégiák kivitelezését. A vállalat alaptevékenységében végrehajtott beruházások előnyeit kiterjesztve hozzájárulnak a stratégiailag legfontosabb értékek - a munkatársak, az ismeretek, a termékek, az üzleti kapcsolatok és az informatikai háttér - megtérülésének maximálásához. Az üzleti fejlődést és megújulást támogató SAP xApps alkalmazások egyedi jellemzői: Keresztfunkcionalitás - különféle alkalmazásokon, technológiákon és szervezeteken átívelve segítik az üzleti folyamatok lebonyolítását. Összetett jelleg - nagy rugalmassággal üzleti folyamatokká integrálják a meglévő rendszereket és az új funkcionális elemeket. Együttműködés - az alapvető üzleti folyamatok keretében támogatják az ad hoc csapatmunkát. Tartalomközpontú szemlélet - adott üzleti folyamaton belül kapcsolatot teremtenek a rendelkezésre álló ismeretek és a strukturált információk között. Kulcsr@kész SAP a kis-és középvállalatok számára A SAP Hungary Kft. a kis- és középvállalatok számára alakította ki új termékét, a Kulcsr@kész SAP-t. A termék alapgondolata az, hogy a folyamatok feltérképezésére és újraszervezésére fordított idő lecsökkenthető a rendszer előzetes beállításával egy általános szervezeti és funkcionális igény alapján. A Kulcsr@kész SAP lényegében előrekonfigurált integrált megoldáscsomag. Ez azt jelenti, hogy az SAP R/3® számtalan lehetősége közül kiemeli azokat a modulokat és opciókat, amelyek képesek kiszolgálni egy kis és közepes vállalkozás folyamatait. A Kulcsr@kész SAP középpontjában ennek megfelelően a pénzügyi és számviteli, a kontrolling, az eszközgazdálkodási, az anyaggazdálkodási és az értékesítési modulok állnak. Ezáltal mérsékelhetők a bevezetés költségei, elérhetőbbé téve az SAP R/3®-at, de nem csökkennek a felhasználó lehetőségei az SAP teljes tárházának a kiaknázásában. Az ügyfél az SAP R/3® összes komponensét megkapja, amiket igényei és erőforrásai függvényében bármikor aktivizálhat. Az alkalmazás „finomhangolását” az adott vállalatnál az egyes komponensek paraméterezésével lehet elvégezni.


Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek alapjai A Kulcsr@kész SAP azon termelő vagy kereskedő, kis és közepes méretű vállalkozásoknak készült, amelyek gazdasági folyamatai jól tipizálhatók, szervezeti felépítésük, termelési vagy értékesítési folyamataik viszonylag egyszerűbbek, de igényük van egy biztonságos és további lehetőségeket is tartalmazó vállalatirányítási rendszerre. Az SAP Business One A magukat minél előbb az iparág piacvezető cégei között látni kívánó kis és közepes méretű vállalkozások számára az alapvető üzleti folyamatok optimalizálása jelenti a legfontosabb feladatot. Ez a lépés olyan új üzleti szoftvert kíván, amelyik gyorsan bevezethető, egyszerűen használható és a leghatékonyabban használja ki a meglévő informatikai infrastruktúrát. És miközben hatékonyan kell kezelnie az üzleti gazdálkodást a jövőbeni növekedés során, megfizethetőnek is kell lennie, hogy ésszerű beruházásnak minősüljön. A tananyag későbbi fejezeteiben egy-egy példát az SAP BO csomagon keresztül fogok bemutatni. Az SAP megoldásai különböző vállalati méretekre Az SAP termékstratégiája szempontjából nagyon fontos, hogy minden vállalati méretre tud megfelelő megoldást nyújtani. Ilyen szempontból azonban figyelembe kell venni az üzleti folyamatok komplexitását is. (28. ábra)

28. ábra. Az SAP megoldások minden vállalati méretben alkalmazhatók A vállalati méretek és a termelési folyamatok bonyolultsága mellett az SAP 27 iparágban kínál iparág specifikus megoldásokat. Ezek a megoldások lehetővé teszik, hogy az adott iparág jellemző üzleti folyamatait támogassák. (29. ábra)



29. ábra. Az SAP iparág specifikus megoldásai Összefoglalás Megállapíthatjuk, hogy az SAP integrált vállalatirányítási információs rendszer moduláris felépítésű. A rendszer a modularitásának köszönhetően a teljes vállalkozási folyamatot képes leképezni a standard szoftverek segítségével. A rendszer modularitásának köszönhetően a vállalkozásoknak lehetőségük van az egyes elemek önálló működtetésére is. Kérdések: 1. Milyen elemekből áll az SAP Üzleti megoldás csomagja? 2. Melyik vállalkozói szektornak fejlesztették ki a Kulcsr@kész SAP-t? 3. Mit jelentenek a PLM, SCM mozaikszavak? 4. Melyik három megoldáscsomagot kínálja az SAP a vállalati méret függvényében? 5. Mely iparágakra nyújt megoldás az SAP rendszer?


6. fejezet - Az ERP rendszerek áttekintése A VI. témakör célja: Az ERP rendszerek legfontosabb jellemzőinek számbavétele, az SAP ERP rendszerfunkcióinak megismertetése. A hallgató: • értelmezze helyesen az ERP fogalmát, • értse meg az ERP rendszerek vállalati alkalmazásának szükségszerűségét, • ismerje meg az ERP rendszerek jellemzőit, • lássa át az SAP ERP rendszerének funkcióit.

1. 6.1. Az ERP rendszer kialakítása, legfontosabb jellemzői Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • helyesen értelmezni az ERP fogalmát, • meghatározni az ERP rendszerek létrehozásának módszereit, • röviden megfogalmazni az ERP legfontosabb jellemzőit. Az ERP rendszerek felépítése Világszerte tapasztalható a gazdasági struktúraváltás, a korábbi piacok megváltozása, a verseny fokozódása. Aki fenn akar maradni, az tudja, hogy csakis a legjobb irányítással, a lehető legrövidebb reakcióidő mellett sikerülhet. A gyors döntések titka az optimális információellátás- és áramoltatás. Az ERP (Enterprise Resource Planning) vállalati erőforrás tervező rendszer az üzemgazdasági alkalmazások integrált megoldása, amely valamennyi vállalati területen alkalmazható. Az egyes részterületek egymás közötti integrációjával, valamint a logisztikai és emberi erőforrás alkalmazások bevonásával a vállalat összes részlege egységes irányítási rendszerrel dolgozhat. A logisztikai lánc kapcsolódási pontjait követve, optimalizálni lehet a belső folyamatokat. A rendszer használhatósága nem függ a vállalat méretétől. A funkciókat használhatja kisebb kereskedelmi cég éppúgy, mint nemzetközi konszern. A nemzetközi vállalatok számára az ERP rendszer nemzetközileg is alkalmazható rugalmas szoftver. A rendszer - többnyelvűségével, a pénznemek rugalmas kezelésével, az adók, a beszámolók, valamint a fizetési forgalom adott országhoz igazított funkcióival- kielégíti a világ jelentős ipari országai által támasztott igényeket. Az ERP rendszerek gerince az a vállalati gazdálkodási modell, melyet a fejlesztők nemzetközi tekintélyű szakértők bevonásával alkottak meg. Az eredeti célkitűzés egy tetszőleges iparágban működő multinacionális konszern integrált irányítása, ahol a szokásos funkciókon túl fontos szerepet kap a bonyolult és folyamatosan változó szervezeti struktúra leképezése, a nagy mennyiségű adat naprakész feldolgozása és konszolidálása valamint a különböző országok eltérő igényeinek és nyelveinek egyszerű kezelése. Az ERP rendszerek lehetnek úgy nevezett fejlesztett eszközök, vagy standard szoftver megoldások. Fejlesztett megoldás esetén a vállalat saját informatikai szakemberei vagy egy megbízott szoftverfejlesztő cég a vállalati folyamatokat feltérképezve, azokra pontosan rászabva alakít ki egy megoldást egy ingyenes vagy licenc díj ellenében elérhető szoftver segítségével.


Az ERP rendszerek áttekintése

Az ERP rendszerek alatt általában standard rendszereket értünk, az azt jelent, hogy egy szoftverfejlesztő vállalat standardizált gazdasági folyamatokat leképez informatikailag, és ezt licenc díj ellenében a felhasználók rendelkezésére bocsátja. A standard szoftver fejlesztője a kifejlesztett megoldást folyamatosan tovább fejleszti, általában az adott megoldás verziójaként hozza forgalomba. A felhasználóknak lehetőségük van arra, hogy úgy nevezett karbantartási díj fejében megfelelő alapszolgáltatásokat, így a szoftver folyamatos javítását, bármilyen felmerülő probléma megoldását, valamint az újabb szoftver verziókat elérje. A standard ERP rendszerek jellemzői A standard ERP rendszereket számtalan jelzővel tudunk illetni. Ezekből – a teljesség igénye nélkül – a legfontosabbak a következők: • A folyamatosság • Az optimalizálás és rugalmasság • Technológiai értékmérők – az ERP technológiai felépítése • Kliens / Szerver architektúra • A moduláris felépítés • Az integráltság • A valós idejű működés • A rugalmasság • A változások követése • Az adatvédelem • A felhasználó azonosítás • A jogosultsági rendszer • A naplózási és auditálási lehetőségek • A nyelvfüggetlenség • A nyitott rendszer (kapcsolat külső rendszerekhez) • A korlátlan kimutatás-készítési lehetőségek • A dokumentációk A folyamatosság Az standard ERP rendszerek fejlesztése, bővítése és karbantartása folyamatos. Mint ahogy eddig is, az új verziók folyamatosan követik a felhasználók igényeit, a törvényi változásokat, valamint az új vállalati folyamatokat. Az összes jelenleg rendelkezésre álló alkalmazás a következő verziókban is elérhető. Az optimalizálás és rugalmasság Az ERP rendszerek legújabb verziói dinamikusabb és rugalmasabb verzióváltási stratégiát tesznek lehetővé, mivel az új funkciókat tartalmazó bővítések opcionálisan használhatók. Ezáltal először végrehajtható a technikai infrastruktúra verzióváltása, amit csak később követ a funkcionális bővítések aktiválása és bevezetése. Technológiai értékmérők – az ERP technológiai felépítése Az ERP rendszer kész megoldást kíván nyújtani a vállalat valamennyi alapvető működési területére. A vállalatok eltérő tevékenységi köréből, gazdasági környezetéből és szervezeti struktúrájából adódó



különbségeket a rendszer képes rugalmasan követni, az egyes alternatívák programmódosítások nélkül, pusztán paraméterek megfelelő, ellenőrzött módon történő megadásával állíthatók be. Az ERP rendszer moduláris felépítésű, moduljai lefedik egy vállalat ügyvitelének és gazdálkodás irányításának teljes vertikumát az operatív munkától a vezetői információs rendszerig; pénzügy, számvitel, tárgyieszközgazdálkodás, költséggazdálkodás, beruházások, beszerzés, számlaellenőrzés, készletgazdálkodás, raktárvezetés, anyagszükséglet számítás, termelésirányítás, kapacitástervezés, kalkuláció, értékesítés, szállítás, emberi erőforrás gazdálkodás, bérszámfejtés, minőségbiztosítás, karbantartás, stb. Kliens / Szerver architektúra Az ERP rendszer egy hardver és szoftver szinten elkülönített háromszintű kliens/szerver architektúrát eredményez. Ezek a szintek a következők: • adatbázis-kezelő szint, • alkalmazás szint, • alkalmazás megjelenítő (prezentációs) szint. Ez a többszintű stratégia optimálisan kihasználja a különböző szinteken található számítógépek eltérő költségeit és teljesítményét. Így lehetővé válik olyan alkalmazások bevezetése, amelyek a felhasználó igényeinek maximális kielégítésére és nem a szűkös erőforrásokkal való gazdálkodásra törekszenek.

30. ábra. Kliens – szerver kapcsolat A hardver rendszer központosítható, de akár két vagy három szintre is kiterjeszthető. Ez egy jól meghatározott erőforrás növekedési stratégia kialakítását teszi lehetővé. Az újabb és újabb felhasználók belépésével együtt járó számítástechnikai erőforrásigény növekedést a rendszer hardver architekturális szintjeinek növelésével, az egyes architekturális szinteken rendelkezésre álló szerver kapacitások átstrukturálásával, illetve a kliens/szerver architektúra megfelelő szintjén történő újabb szerverek üzembe helyezésével rugalmasan lehet bővíteni. A többszintű ERP konfigurációban külön számítógépek látják el a megjelenítést, az alkalmazások futtatását és az adatbázis kezelését. A felhasználók több alkalmazási szerverhez férnek hozzá. Az alkalmazás szerverek egymással párhuzamosan dolgozhatnak ugyanahhoz az adatbázishoz hozzáférve. Ugyanakkor a végfelhasználók számára könnyebb és rugalmasabb a munka, mivel a felhasználói munkahelyeken telepített megjelenítő munkaállomások csak megjelenítési feladatokat látnak el, így egy adott munka-állomáson található számítógépen az ERP megjelenítő szoftverének futtatása mellett a felhasználók által korábban megszokott egyéb irodai alkalmazások szoftverei is futtathatók. A moduláris felépítés A programcsomag egy úgynevezett bázisrendszerből és az erre épülő modulokból áll. A bázisrendszer tartalmazza a teljes adatbázist, a működést biztosító eszközöket, a fejlesztőkörnyezetet, teljes irodaautomatizálási rendszert és a külső rendszerek kapcsolódását lehetővé tevő interfészeket. A bázisrendszerre épülő modulok különböző gazdálkodási területeket fednek le. A modulok önállóan is alkalmazhatók, bevezetésüknek sem a sorrendje, sem az időzítése nem kötött.



31. ábra. Az ERP moduláris felépítése A modularitásból származó legfontosabb üzleti előnyök: • Szabadon eldönthető, hogy mely modulokra, azon belül mely komponensekre van szükség és melyekre nem. • Lehetővé teszi, hogy a legfontosabb modulokkal lehessen elkezdeni a rendszer használatbavételét, a legsürgősebb feladatokra koncentrálva. • A rendszerhez bármikor újabb modulok integrálhatók anélkül, hogy az a meglévő modulok működését zavarná. Az integráltság A rendszer moduljai közös adatbázison dolgoznak. Nincsenek inkonzisztens adathalmazok, nincs szükség az egyes funkciókat ellátó modulok között külön adatátvitelre. Egy felhasználó szemszögéből nézve az integráció egyrészt a különböző alkalmazási területek (pl. számvitel, anyaggazdálkodás, értékesítés) integrált együttműködését jelenti, másrészt a területileg, szervezetileg elkülönülő felhasználó csoportok adatainak egységes kezelését. Az integráció középpontja egy olyan egységes adatállomány, mely lehetővé teszi hogy a konszern valamennyi szervezeti egysége automatikusan ugyanazt a számlakeretet, anyagszám rendszert, vevő illetve szállító azonosítót használja. A rendszer egyszerre biztosítja a konszern egységes információigényét és a szervezeti egységek önálló gazdálkodását.

32. ábra. Az ERP integrálja az egyes modulokat A valós idejű működés A rendszer valós idejű voltából következik, hogy a rendszerbe bevitt adatok gyakorlatilag azonnal, a bevitel pillanatában kerülnek ellenőrzésre és jutnak be a közös adatbázisba. Így egyrészt a rendszerben mindig az



aktuális állapot látható, másrészt az ellenőrzést a rendszer a teljes körű vállalati információ alapján tudja elvégezni. A rendszerbe az adatokat keletkezésük helyén viszik be a felhasználók, és az információ a bevitel pillanatában automatikusan eljut a gazdálkodás valamennyi érintett területére. Ezzel szükségtelenné válik a rendszer moduljai között a bonyolult csatlakozási felületek definiálása és az adatok utólagos áttöltése.

33. ábra. Az ERP valós idejű adatfeldolgozást biztosít A rendszer valós idejű működéséből számos üzleti előny származik: • Az adatok ilyen módon történő feldolgozása lecsökkenti a papírmunka mennyiségét, lecsökkenti a beérkező bizonylatok feldolgozási idejét, így nagy mennyiségű munkaidőt szabadít fel és felgyorsítja az adatok feldolgozását. • Az adatok gyorsabb feldolgozása jelentős lépéselőnyhöz juttatja a döntéshozókat. • Az adatok azonnali széleskörű ellenőrzése minimalizálja az adatbevitelkor elkövetett hibák esélyét. Azonnali, megbízható adatokkal támogatott döntések meghozatalát teszi lehetővé a végrehajtói szinten. A rugalmasság A rendszert alkalmazó cégek tevékenységi köre, a különböző országok törvényi előírásai, az egyes vállalatok szervezeti struktúrái egészen eltérőek lehetnek, amit a szoftvernek programmódosítások nélkül követnie kell. Az ERP rendszerek a vállalati igényeknek megfelelően testre szabhatóak, melyhez a szoftverfejlesztő cég egy mintát is kiszállíthat. Természetesen minden vállalatnál vannak olyan speciális igények, - elsősorban különböző kimutatások - melyek a standard rendszernek nem képezik részét. Ebben az esetben kap szerepet a rendszerrel együtt szállított fejlesztői környezet, melynek segítségével ezek egyszerűen elkészíthetők. A paraméterezhetőség előnye, hogy a kipróbált és bevált módon működő rendszert úgy lehet az egyedi igényekhez igazítani, hogy nem a programkódban kell változtatni, ami ezernyi hibalehetőséget jelentene rövid és hosszú távon egyaránt, hanem a módosítást a rendszer által ellenőrzött körülmények között végezhetjük el úgy, hogy végül is a rendszer alapvető működőképességét nem befolyásolja. Az egyszer beállított paraméter táblák átvehetők a rendszer újabb verzióiban is, míg az esetleges programkód módosítást minden egyes verziónál újra és újra el kellene végezni. A változások követése A dokumentált vállalati adatmodell és a rendelkezésre bocsátott eszközök, valamint a megjelenő új verziókban megvalósuló új funkciók lehetővé teszik, hogy az ERP rendszerrel gyorsan követni tudják az ügyfél



szervezetében fellépő változásokat. A vállalat esetleges átszervezésekor is pusztán a már jól ismert paraméterek átállítására van szükség, mely a produktív rendszer üzemeltetésében nem okoz fennakadást. Az adatvédelem Az ERP rendszer egy integrált adatbázison alapuló rendszer. Ezen adatbázisban tárolt adatok biztonságát az operációs rendszer szintjén, az adatbázis-kezelő szintjén és az alkalmazás szintjén kell biztosítani. A hálózaton továbbított adatok biztonságáról hálózati szinten kell gondoskodni.

34. ábra. Az ERP biztosítja az adatok védelmét A rendszer biztonságának egyik legfontosabb eleme, annak biztosítása, hogy a rendszerbe csak a rendszer használatára jogosult felhasználók jelentkezhessenek be. Ezt a célt szolgálja az ERP rendszerek felhasználó azonosító mechanizmusa. A megjelenítő állomásokról a bejelentkezés felhasználói névvel és jelszóval lehetséges. A jogosultsági rendszer Az ERP rendszerben a felhasználók tevékenységét jogosultsági rendszer szabályozza. Ez a jogosultsági rendszer kiterjed a felhasználó által futtatható tranzakciókra, a tranzakciók funkcióira, illetve a tranzakciók által elérhető adatokhoz történő hozzáférésekre.

35. ábra. Csak a jogosult felhasználók léphetnek be az ERP rendszerekbe A naplózási és auditálási lehetőségek Az ERP a rendszer alapvető működését befolyásoló eseményekről rendszernaplót vezet. Létezik applikációs szerverenkénti és egy központi rendszernapló is. A rendszernapló tartalmazza az esemény bekövetkezésének időpontját, a felhasználó nevét, a tranzakció nevét, a hiba rövid megnevezését.



Az audit információs rendszer segítségével az ERP rendszer biztonságtechnikai szempontokon alapuló részletes vizsgálatát lehet elvégezni. A biztonsági audit napló segítségével rögzíteni lehet a rendszerbiztonsággal kapcsolatos beavatkozásokat, amelyek a rendszer ellenőrzése szempontjából szükségesek. Ezen kívül az ERP rendszerekben a naplózási lehetőségek széles tárháza található meg, így az alkalmazás, workflow, változási bizonylatok, táblamódosítások, felhasználói törzsrekordban történt változások naplózása. A nyelvfüggetlenség Az ERP rendszerek egyik fontos követelménye a nyelvfüggetlenség. A rendszer minden megjelenő szöveget nyelvi kulcs szerint rendezett adatbázis relációban tárol, így biztosított, hogy ugyanazt az alkalmazást egyszerre több nyelven is lehessen használni.

36. ábra. Az ERP rendszerek több nyelvet is támogatnak A nyitott rendszer (kapcsolat külső rendszerekhez) Az ERP rendszer egyszerű, jól dokumentált és könnyen kezelhető standard interfészt nyújt a külső adatfeldolgozó rendszerek felé, megkönnyítve a több lépcsőben történő kiépítést. Ha az ERP nyílt architektúrájú rendszer, ezt azzal is biztosítja, hogy nemzetközi szabványokat és a gyártóktól független specifikációkat alkalmaz. A korlátlan kimutatás-készítési lehetőségek Egy nem integráltan működő rendszerben kimutatásokat csak egy-egy részrendszeren belül (pl. számviteli részrendszer vagy beszerzési részrendszer) lehet könnyen elvégezni, míg a több területet is átölelő kimutatások elkészítése nehézkes, esetleg hosszas manuális munkát is igénylő feladat. Az ERP rendszerek fontos követelménye a korlátlan kimutatás készítés lehetőségének biztosítása.

37. ábra. Az ERP rendszerek korlátlan kimutatási lehetőséget biztosítanak A dokumentációk



Az ERP rendszert a szoftver fejlesztője részletes, többnyelvű dokumentációval látja el. Ez a dokumentáció általában a rendszerből, vagy a weben keresztül on-line módon is elérhető. Összefoglalás Az ERP rendszerek a vállalati erőforrások gazdálkodását támogatják. A működésük gerincét a vállalati gazdálkodási modell alkotja. Kialakításukat tekintve az ERP rendszerek lehetnek fejlesztett eszközök, vagy standard szoftver megoldások. Az ERP rendszerek legfontosabb jellemzői: a folyamatosság, az optimalizálás és rugalmasság, technológiai értékmérők – az ERP technológiai felépítése, kliens / szerver architektúra, a moduláris felépítés, az integráltság, a valós idejű működés, a rugalmasság, a változások követése, az adatvédelem, a felhasználó azonosítás, a jogosultsági rendszer, a naplózási és auditálási lehetőségek, a nyelvfüggetlenség, a nyitott rendszer (kapcsolat külső rendszerekhez), korlátlan kimutatás-készítési lehetőségek, a dokumentációk csatolása. Kérdések: 1. Definiálja az ERP fogalmát? 2. Mi alkotja az ERP rendszerek működésének a gerincét? 3. Hogyan alakíthatók ki ERP rendszerek? 4. Soroljon fel legalább ötöt az ERP jellemzői közül!

2. 6.2. Az SAP ERP rendszerének felépítése Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • rendszerezni az egyes vállalati tevékenységeket, • átlátni a vállalati értékteremtés folyamatát, • röviden jellemezni a SAP ERP rendszerének legfontosabb területeit. A mySAP ERP rendszerének funkcionális jellemzői Az ERP rendszerek különböző, egymással integrált kapcsolatban lévő üzemgazdasági területeket támogatnak:

38. ábra. A mySAP ERP megoldástérképe Pénzügy-számvitel A Számvitel központi komponens a vállalat eredmény releváns adatainak rögzítésére, vezérlésére és elosztására. A vállalati számvitel a külső és belső számvitelből tevődik össze.



A külső számvitel, a pénzügy modul fedi le a törvényes előírásoknak megfelelően a főkönyvet és üzletági könyvelést a kapcsolódó mellékkönyvekkel. A pénzügy az alábbi komponenseket foglalja magába: • Főkönyv • Vevőkönyvelés • Szállítókönyvelés A pénzügy rendszer lehetővé teszi a magyar és a nemzetközi jogi előírások betartását, amely egyben a rendszer nemzetközi alkalmazhatóságának előfeltétele. Az integrált rendszerek előnyeként a gazdasági események feldolgozása, a beszámolás ill. számadás csaknem teljesen automatizált aktualizálásokon keresztül történik. A vállalat pénznemén kívül lehetőséget nyújt a könyvelések más pénznemben történő párhuzamos vezetésére is. A párhuzamos pénznemben vezetett könyvelésekhez tetszőleges kritériumok alapján állítható be a párhuzamos pénznemre történő átszámítási árfolyamtípus. A gazdasági események rögzítése a bizonylati elv alapján történik és így teljes egészében ellenőrizhető az egyedi bizonylattól egészen a mérlegig vezető képzeletbeli útvonal. A könyveléshez nyitott periódusok vállalatonként vezérelhetők. Közvetlenül a könyvelés után már feldolgozható a számlamegjelenítés, az egyenleg- és összeglista, valamint a mérleg és eredménykimutatás-kiértékelés. A pénzügy adatait a törzsadatok és mozgásadatok alkotják. Valamennyi komponens törzsadata esetén a rendszer az egyes tevékenységeket, mint létrehozás, módosítás, megjelenítés, zárolás, törlésre előjegyzés, elkülönülten kezeli. A törzsadatok létrehozása illetve bármely módosítása a rendszerben mezőszinten visszaellenőrizhető módosítási dátum, módosítást végző felhasználói azonosító és módosult adattartalom standard módon történő megjelenítésével. Kontrolling A kontrolling biztosítja a vezetői döntéshozáshoz szükséges információkat. A vállalat valamennyi folyamatának koordinálására, felügyelésére és optimalizálására szolgál. A tényadatok vezetésén kívül a Kontrolling egyik fő feladata a tervezés. A tényadatok és tervezés összehasonlításával meghatározhatók az eltérések. Az eltérések elemzése az üzemi folyamatok irányítását teszi lehetővé. Az eredményszámítások, mint pl. a fedezetszámítás, az adott terület, a vállalat gazdaságosságának ellenőrzését teszik lehetővé. A pénzügy és kontrolling modul általában az ERP rendszer önálló komponensei. A két komponens között az adatcsere folyamatosan történik. Így a pénzügyi modulból valamennyi költség releváns könyvelés automatikusan kerül a kontrolling modulba.

39. ábra. A Kontrolling a vezetői döntéshozatal bázisa Az emberi erőforrás-gazdálkodás



Az emberi erőforrás-gazdálkodás olyan átfogó megoldás, amely lehetővé teszi a személyügyi ügyintézők, a közép- és felsővezetők részére, hogy eredményesebben kezeljék a legfontosabb vállalati befektetést: magát a dolgozót. Az ERP rendszerekben működő HR modul lehetővé teszi, hogy az emberierőforrás-gazdálkodás területén a taktikai és reaktív eljárásmódot stratégiai és pro-aktív ügykezeléssé változtassuk. Az adminisztratív rutinmunkák helyett a felhasználó az értékteremtő tevékenységekre koncentrálhat, és aktívan szembesülhet a mai üzleti élet kihívásaival. A dolgozói teljesítmény optimalizálása érdekében az emberi erőforrás-gazdálkodás végigkíséri a felhasználót a dolgozó üzemhez, vállalathoz való tartozásának minden szakaszán, a felvételtől a támogatáson át a fejlesztésig.

40. ábra. Az emberi erőforrás-gazdálkodás a munkaerőre fókuszál Az emberi erőforrás-gazdálkodás lehetővé teszi, hogy a dolgozók gyorsabban cseréljenek egymással információt és a szorosabb együttműködéshez interaktív kapcsolatokat építsenek fel. A dolgozók részére egyszerűbb hozzáférést biztosítunk a fontos információkhoz, szolgáltatásokhoz és funkciókhoz. Ennek a következménye az, hogy növekszik a feladatok és összefüggések áttekinthetősége és átláthatósága. Növekedni fog a hatékonyság és a termelékenység a munkahelyen. Ugyanakkor csökken a ráfordítás és a költség az emberierőforrás-gazdálkodási folyamatok vonatkozásában. Ezzel az emberi erőforrás-gazdálkodás elősegíti a munkaerő teljesítményének és hatékonyságának a javítását, vagyis kulcsot ad a hosszú távú vállalati sikerhez. A rendszer rugalmas skálázhatósága lehetővé teszi, hogy megoldásai egyformán sikeresen alkalmazhatók globálisan, konszern méretekben és kis vagy közepes vállalatoknál. A logisztika A logisztika jelentős funkcionális részét képzi az ERP rendszereknek. A logisztikán belül a következő almodulokat különböztetjük meg, melyek egymással és a pénzügy, kontrolling valamint az emberi erőforrásgazdálkodással integráltak. Az ERP rendszerek általában a következő logisztikai modulokkal rendelkeznek: • Anyaggazdálkodás • Beszerzés • Értékesítés • Raktárgazdálkodás • Szállítmányozás • Termelés • Karbantartás Lényeges nézete az ERP rendszerek megoldásainak az iparági megoldások. Ezek az iparágban leggyakrabban alkalmazott gyakorlatnak felelnek meg.



41. ábra. A logisztikai modul felöleli az értékteremtés folyamatát Anyaggazdálkodás A vállalatok tevékenységében fellépő anyaggazdálkodási funkciókat és folyamatokat támogatja. Az anyaggazdálkodás-modul célja, hogy lefedjen olyan műveleteket, amelyek az anyag szükséglettervezéséhez, anyagbeszerzéshez, készletvezetéshez, számlaellenőrzéshez és anyagértékeléshez szükségesek. Beszerzés A beszerzési modul termékek és szolgáltatások külső beszerzését támogatja. Lehetővé teszi az igények feldolgozását, megfelelő beszerzési forrás kiválasztását. Gondoskodik az árubeérkezés, és a fizetés követéséről is. Értékesítés Az értékesítés modulja az értékesítési folyamatok támogatását biztosítja a vevői ajánlatkészítés, vevői rendelés, keretszerződés és számlázás segítségével. Raktárgazdálkodás A raktárgazdálkodási modul az ERP rendszer egyéb logisztikai moduljaival szorosan együttműködve, azt kiegészítve illeszkedik a komplex integrált logisztikai rendszerbe. A készletgazdálkodási modulból érkező árubeérkezési bizonylatok alapján az árubeérkezési zónában található áru betárolása transzportrendelés alapján történik, mely bizonylat már tartalmazza a betárolás konkrét helyét. Árukiadás esetében a szállítólevél az alapja a raktári árumozgásnak, ennek alapján készül a transzportrendelés, amely a törzsadatokban meghatározott kitárolási stratégiának megfelelően jelöli ki a kiadandó áru tárhelyét.

42. ábra. A készletgazdálkodás alapja a raktárkezelés



SAP Business One - Raktárak A tárhelyes raktárvezetés jellemzői: Lehetőség van különböző raktártípusok definiálására mely egy fizikai vagy logikai raktárterületet jelent. A raktártípusok térbeli, műszaki és szervezeti adottságaikban különböznek egymástól. Így lehet blokk raktár, polcos vagy magasraktár. Az így kijelölt raktárakban tárhelyeket definiálunk, mely a legkisebb felismerhető egység egy raktáron belül. A tárhely azt a pontos helyet jelöli a raktárban, ahol egy bizonyos áru található ill. tárolható. A különböző típusú raktárakhoz ki és betárolási stratégiát rendelünk. Szállítmányozás A logisztikai folyamat lényeges eleme, mely a kiszállítás végrehajtásáért, a disztribúció tervezéséért, a transzport tervezésért és végrehajtásért, a transzport költségek követéséért, valamint a külkereskedelmi folyamatok támogatásáért felel. A szállítmányozás integráltan kapcsolódik az anyaggazdálkodás/beszerzés, értékesítés, és pénzügy/kontrolling folyamatokhoz. Termelés A termeléstervezés kitűnő megoldást kínál a gyártóknak a termelés tervezésére és irányítására, amely megfelel a globális termelési hálózatok magas igényeinek. A termelési módszerek széles spektrumát kínálja minden általános gyártásfajtára: az egyszeri, egyedi vagy változatgyártástól a sorozatgyártáson át a tömeggyártásig. Karbantartás A karbantartási modul támogatja a karbantartási osztályokat a karbantartási tennivalók tervezésénél, irányításánál és végrehajtásánál. A széles funkcionalitási lehetőségek garantálják az ‚ad hoc‘ karbantartástól kezdve a megelőző karbantartáson keresztül a beállított műszaki objektumok kezelésétől a kiértékelési és elemzési eszközig az ágazattól majdhogynem független felhasználási lehetőségeket. Összefoglalás Az SAP ERP rendszere hat fő gazdálkodási területet ölel fel, támogat. Az elemzések teszik lehetővé az egyes modulok riportjainak készítését. A pénzügyi modul támogatja a számviteli folyamatot és kontrollingot. A humánerőforrás modul végzi a dolgozói adatok nyilvántartását és az ahhoz kapcsolódó feladatok elvégzését. A beszerzési és logisztikai modul végzi az erőforrások felkutatását és a vállalkozásba való bejutását. A termékfejlesztés és gyártási modul az értékteremtés folyamatát támogatja, míg a szolgáltatás a vállalkozás egyéb feladatait öleli fel. Kérdések: 1. Sorolja fel az SAP ERP rendszerének legfontosabb területeit! 2. Mely területek tartoznak az elemzési modulhoz? 3. Milyen tevékenységeket támogat a pénzügyi modul? 4. Melyik folyamatban található a készletgazdálkodási modul? 5. Mi a feladata az emberierőforrás-gazdálkodás modulnak?


7. fejezet - AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai A VII. témakör célja: Az SAP Business One rendszer felépítésének, fő moduljainak a megismertetése. A hallgató: • ismerje meg a SAP Business One rendszer fő moduljait, • találjon összefüggést a SAP BO és a Windows környezet ikonjai között, • kapjon képet az SAP BO rendszerbe való belépésről. • ismerje meg az SAP BO alapbeállításának feladatait.

1. 7.1. Belépés, általános beállítások az SAP Business One rendszerben Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • jogosultságának megfelelően egy SAP BO rendszerbe belépni, • cége adatait módosítani, • a rendszer indulásához szükséges alapbeállításokat elvégezni. Szerver telepítés Kliens telepítés Az SAP Business One jellemzői, fő területei Az SAP Business One (a későbbiekben esetenként SAP BO kifejezésként használva) kifejezetten a kis- és középvállalkozások részére kifejlesztett programcsomag. A felhasználói kör szerényebb igényeihez idomulva könnyen használható, intuitív navigációs lehetőségeket és számos eszközt nyújt a testreszabáshoz, az ismerős Microsoft Windows környezetben. Alkalmazása és karbantartása is könnyű, gyorsan bevezethető, nagy teljesítményű, bővíthető, igen megbízható, valamint belőle összetettebb megoldások is könnyen kialakíthatók. A mindenki számára hozzáférhető standardok használata következtében az SAP Business One könnyen integrálható más rendszerekkel. A „Húzd és Nézd” funkció segítségével a felhasználók eltérő adatbázisokból is könnyen áthúzhatják munkaasztalukra az információkat. E szoros integráció új távlatokat nyit más üzleti rendszerek számára. Lerövidíti a tanulási életciklust is, hiszen a felhasználóknak nem kell új eszközöket megtanulniuk az elemző és marketingfeladatok elvégzéséhez. Az SAP Business One legfontosabb tulajdonsága a nagy teljesítőképesség. Összetett elemző eszközeinek köszönhetően a cégvezetés teljes körűen ellenőrzése alatt tudja tartani a céges információkat és tevékenységeket. Az SAP Business One segítségével a vezetők és a dolgozók hatékonyabban elérhetik és felhasználhatják az információkat - így megalapozottabb döntéseket hozhatnak. Az SAP BO a sikeres üzleti működés valamennyi lényeges folyamatát lefedi. Tartalmi keretek miatt pusztán az alapbeállítási, törzsadat-kezelési, beszerzési és értékesítési területeire térünk ki ebben, illetve a következő (810.) fejezetekben. Az SAP Business One rendszer legfontosabb területei címszavakban a következők: • Üzleti ügyvitel


AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai • Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) • Gyártás • Humán erőforrás menedzsment Üzleti ügyvitel • Pénzügyi számvitel - Pénzügyi tranzakciók kezelése: főkönyvi műveletek, főkönyvi számlabeállítás és karbantartás, főkönyvi feladások, árfolyam-korrekció és költségvetés-készítés. • Banki műveletek - Pénzügyi feldolgozási feladatok elvégzése: pénzbeérkezések, csekk-kiállítás, betétkezelés, hitelkártyás fizetések, banki egyeztetések. • Értékesítés és disztribúció - Árajánlatok készítése, ügyfélmegrendelések bevitele, szállítások szervezése, készletegyenlegek készítése, számlák és vevőállomány kezelése. • Beszerzés - Beszállítói szerződések és tranzakciók kezelése: beszerzési megrendelések kiadása, készletinformációk frissítése, import tételek értékének kiszámítása, visszáruk és jóváírások kezelése, fizetések feldolgozása. Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) • Értékesítési lehetőségek kezelése - Az összes értékesítési lehetőség kezelése az első telefonhívástól kezdve az ügylet sikeres lezárásáig. • Üzleti partnerek kezelése - Az ügyfelekkel, viszonteladókkal és beszállítókkal kapcsolatos összes információ kézben tartása: profil, a kapcsolat történetének összegzése, számlaegyenleg, az értékesítési csatorna elemzése. • Szervizkezelés - A szervizfeladatok támogatása, szerződéskezelés, szerviz megtervezése, ügyfélinterakciók nyomon követése, ügyféltámogatás. Gyártás • Raktárgazdálkodás - Készletszintek kezelése, tételkezelés, árlisták, különleges ármegállapodások, raktárok közötti szállítások, készletműveletek. • Jelentéskészítés - Jelentések készítése a vállalati működés szinte minden aspektusáról: szállítói és ügyféltartozások, forgalom, cash flow, ügyfélkapcsolati események összegzése, könyvelés, raktári készletek, pénzügyi kimutatások, árképzés, ügyféltevékenység. Humán erőforrás menedzsment • Dolgozói adatok nyilvántartása – csoportok létrehozása, osztályok kezelése, személyes adatok aktualizálása • teljesítménymérés, minősítések elvégzése, szabadságolási tervek, távollétjelentés. Bejelentkezés az SAP Business One rendszerbe Az SAP BO rendszerbe a Windows-ba történő bejelentkezés után, az Asztalon található „SAP Business One" ikonra kattintva tudunk bejelentkezni. A telepítés során beállítható azonban, hogy a számítógép bekapcsolása után azonnal a rendszer elinduljon más alkalmazások használata nélkül.

Néhány másodperces várakozás után megjelenik a bejelentkezési ablak, ami az utoljára használt adatbázisba való bejelentkezést teszi lehetővé számunkra. A bejelentkezés a felhasználói kód és a jelszó megadásával az adott vállalkozás adatbázisába való bejutást teszi lehetővé. (43. ábra). A rendszer lehetőséget ad több adatbázis kezelésére is, ebben az esetben azonban más felhasználói kóddal és jelszóval kell rendelkeznünk. Fontos,


AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai mindig győződjünk meg arról, hogy mely adatbázisba léptünk be. Az egyes adatbázisok különböző cégeket vagy egy cégen belül az éles és a tesztcélokra használt adatok elkülönítését szolgálhatják. A rendszer háttérszínei különböző adatbázisokban (környezetekben) eltérőre állíthatók, ez segíti a felhasználót abban, hogy könnyen eldönthesse, melyik környezetben van éppen. Ezen kívül a bejelentkezést követően a rendszer a Főmenü tetején is jelzi, hogy mely felhasználó és melyik környezetbe van bejelentkezve. Ha nem a megfelelő környezetben van a felhasználó, akkor az Adminisztráció / Cég kiválasztása menüben lehetőség nyílik a környezet változtatáshoz (tesztből átlépni az élesbe, vagy az élesből a teszt környezetbe). A Cég kiválasztása ablakban a rendszer az aktuális elérhető környezeteket mutatja, innen kiválasztható a kívánt környezet.

43. ábra. Belépés az SAP BO rendszerbe Az alapfunkciók, a rendszer használatának alapjai Bejelentkezés után a baloldalon az SAP BO rendszer Főmenüjét láthatjuk. Amennyiben a Főmenü valamilyen ok miatt mégsem látszana, a CTRL+O billentyűk egyidejű lenyomásának hatására előhívhatjuk, illetve a rendszer egyes moduljai elérhetőek a menüsorban található „Modulok" menüből is. A rendszer az egyes műveletekhez különböző bizonylatokat hoz létre, amelyet a képernyő jobb oldalán jelenít meg. (44. ábra).


AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai

44. ábra. Az SAP BO fő moduljai A képernyő felső részén látható a rendszer menüsora és egy ikonsor. Az alábbiakban ezek használatát mutatjuk be röviden. Az egérrel az egyes ikonokra állva néhány másodperc múlva a rendszer megjeleníti, hogy mely funkciók gyors elérésére szolgálnak. Az SAP BO menüsora és az ikonsor A menüsor „Fájl” és „Szerkesztés” menüiben található funkciók és az ikonok többsége megegyezik a Windowsból már jól ismert funkciókkal, illetve ikonokkal. Az eszközsor olyan ikonok gyűjteménye, amelyek könnyű hozzáférhetőséget biztosítanak általánosan használt funkciókhoz. Az ikonok által képviselt funkciók a menüsorban is rendelkezésre állnak A Navigációs nyíl segítségével navigálhatunk egy objektum kódjáról a definíciójára. A „Húzd és Nézd” funkció különösen hatékony eszközt nyújt két üzleti objektum összekapcsolására egy lekérdezés létrehozása érdekében. Ebben az esetben az egér bal nyomógombjával megragadva az adott objektumot és elengedve a megfelelő pozícióban gyorsan elkészíthető kimutatásokat tudunk létrehozni. A gazdasági eseményeket megjelenítendő bizonylatok a rendszerben elmenthetőek tervezetként is, ami azt jelenti, hogy a rendszer nem zárja le a bizonylatot, így a későbbiek folyamán a bizonylattervezet előhívásával módosíthatóak. A bizonylat tervezettként való mentését a „Fájl” menüpontban tehetjük meg. A „Nézet” menü funkciói közül kiemelten fontos a „Felhasználói mezők” funkció, ami a felhasználói mezőket teszi a képernyőn láthatóvá. Ebben a nézetben azokat az űrlapokat, bizonylatokat jeleníthetjük meg, amelyek számunkra a legfontosabbak. Az „Adatok" menü alább kiemelt funkciói lényegesek a mindennapos használat szempontjából, így ezeket részletesebben is bemutatjuk: Keresés illetve Hozzáadás: a rendszerben az egyes képernyők keresési illetve hozzáadási vagy módosítási módban lehetnek. A törzsadatok általában (így az Üzleti partner törzsadatok is) alapbeállításként keresési módban jelennek meg, míg a bizonylatok alapvetően hozzáadás módban. Szükség eseten a két „üzemmód” között válthatunk, ha ezekre a funkciókra kattintunk.



Funkciók elérése az ikonsorból: a Keresés funkció a érhető el.

ikonnal, míg a Hozzáadás funkció a

ikonnal

Első adatrekord, Következő adatrekord, Előző adatrekord, Utolsó adatrekord: a funkciók segítségével az egyes adatrekordok (pl. üzleti partnerek) között válthatunk, lépegethetünk.

Funkciók elérése az ikonsorból: az egyes funkciók a

ikonokkal érhetők el.

Sor létrehozása és Sor törlése: a funkciók segítségével egyes felhasználói táblákban új sort hozhatunk létre, illetve törölhetünk meglévő adatot. A Sor létrehozása funkció a CTRL+I, a Sor törlése funkció a CTRL+K billentyűkombinációkkal is végrehajtható. A „Modulok” menüből elérhető a rendszer összes modulja, például, ha a bejelentkezés után nem látszik a baloldalon a Főmenü. Az „Eszközök” menüben lehetőség van megfelelő jogosultság birtokában a felhasználó által látható mezők meghatározására, speciális táblák, lekérdezések megtekintésére illetve módosítására. Az „Ablakok” menüből láthatók és elérhetők a megnyitott ablakok, illetve a menü funkciói lehetőséget nyújtanak az ablakok bezárására és elrendezéséhez. Jelszóváltás az SAP BO-ban A felhasználók megváltoztathatják az SAP BO rendszerbe történő belépéshez használt jelszavukat az Adminisztráció / Definíciók / Általános / Jelszó módosítása menüpont alatt. Ekkor a rendszer kéri a régi jelszót, valamint az Új jelszót kétszer. A jelszó minimális hossza 4 karakter. A jelszó megváltoztatása időnként célszerű, hiszen az elkészített bizonylatokhoz ez által csak a jogosult felhasználó fér hozzá. Egyszeri beállítások az SAP BO-ban A cégadatok létrehozása Az Adminisztráció - Rendszerbeállítások - Cégadatok útvonalon tudjuk a cég adatait módosítani. Itt válasszuk az általános regiszter Ország nyelve fülét és megadhatjuk a vállalat általános címadatait. (45. ábra).



45. ábra. Cégadatok létrehozása, módosítása A Munkaszüneti napok definiálásához válasszuk az Új érték definiálása pontot. Ekkor felnyílik a munkaszüneti napok tábla, melyben megadhatjuk egy évre vonatkozóan az ünnepnapokat. Amennyiben a rendszerben már vannak definiálva az adott évre munkaszüneti napok, úgy azok kiválasztása után az előtte lévő narancssárga színű navigációs nyíl segítségével előhívhatjuk a munkaszüneti napok ablakot, és igényünk szerint módosíthatjuk azt. (46. ábra).



46. ábra. Munkaszüneti napok beállítása Általános beállítások elvégzése Az általános beállításokat az Adminisztráció – Rendszerbeállítások – Általános beállítások útvonalon tehetjük meg. Elsőként az Üzleti partnereinkhez szorosan kapcsolódó beállításokat végezhetjük el. (47. ábra).



47. ábra. Az általános beállítások elvégzésének felülete Az alapértelmezett fizetési feltételek megadásához definiálni tudunk különféle fizetési feltételeket a vevőkhöz, illetve szállítókhoz egyaránt. Ezek után ki tudjuk választani a legáltalánosabban használt fizetési feltételt. Ugyan ebben az ablakban definiálhatunk az adott fizetési feltételhez skontót, illetve az adott fizetési feltételhez hitelkeret, obligókeretet is. (48. ábra).

48. ábra. A fizetési feltételek beállítása


AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai Amennyiben a Cég használni kíván költségkeretet, úgy itt kell bejelölni a költségkeret használatát, mely alapján figyelmeztetési módokat határozhatunk meg és bejelölhetjük, mely bizonylatokat figyelje a rendszer. A megjelenítés fülön a képernyő alapbeállításait, úgymint a képernyő szín, dátum, mértékegységek stb. beállításait végezhetjük el. Külön fülön tudjuk beállítani a képernyő megjelenítése során használt betűk stílusait is. (49. ábra).

49. ábra. A képernyőn való megjelenítés beállítása Az útvonalak menüpont alatt azokat a mappákat és sablonokat tudjuk megjelölni, amelyek szükségesek az adatok exportálásának elvégzéséhez. A rendszerből kiexportált adatok MS Office formátumban jelennek meg MS Word esetén .doc, Excel esetében .xls kiterjesztésben. (50. ábra).

50. ábra. Az exportáláshoz szükséges sablonok mappáinak útvonalai A készlet menüpont alatt a raktárgazdálkodáshoz szükséges általános beállítások elvégzésére van lehetőség. Alapértelmezett raktár meghatározásához először definiálnunk kell a raktárakat az Adminisztráció -


AZ SAP Business One rendszer felépítése, alapbeálításai Definíciók - Készlet - Raktár meghatározás menü alatt. Az Aktualizálás gombbal tárolhatjuk a rögzített adatokat. (51. ábra).

51. ábra. Az alapértelmezett raktár definiálása A fenti beállításokat csak a rendszer indulásakor szükséges beállítani. A későbbiekben csak akkor kell a módosításokat elvégezni az adott űrlapokon, ha ez feltétlenül indokolt. Összefoglalás Az SAP Business One rendszer 11 fő modulból áll, amelyek támogatják a vállalati üzleti és ügyviteli, ügyfélkapcsolat-kezelési, gyártási és a humán erőforrás menedzsment tevékenységeket. A rendszer több vállalkozás adatait képes kezelni, de a jogosultságoknak megfelelően csak egy adatbázisába léphetünk be. A rendszer általános beállításai keretében azokat a módosításokat végezhetjük el, amelyek a rendszer indulásához szükségesek. Kérdések: 1. Sorolja fel az SAP BO rendszer főmenüit! 2. Milyen adatok szükségesek a SAP BO rendszerbe való belépéshez? 3. Hogyan tudunk keresgélni az egyes adatrekordok között? 4. Hol tudjuk a képernyő beállításait módosítani? 5. Milyen formátumokba tudunk adatokat exportálni az SAP BO rendszerből?


8. fejezet - Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben A VIII. témakör célja: Az SAP Business One törzsadat műveleteinek bemutatása. A hallgató: • ismerje meg az üzleti partner fogalmát, legfontosabb tulajdonságait, • sajátítsa el a törzsadatok kezelésének legfontosabb funkcióit, • kapjon képet a cikktörzs adatok beállításának módjairól, • ismerje fel a rekordok közötti kapcsolódási pontokat.

1. 8.1. Az üzleti partnerek törzsadatai Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • átlátni a vállalkozás üzleti partnereinek típusait, • üzleti partnerei között végrehajtani a keresési funkciót, • új üzleti partnereket létrehozni a rendszerben. Keresés a meglévő üzleti partnerek között A vállalkozás üzleti partnereinek adatait a főmenü Üzleti partner / Üzleti partner-törzsadatok útvonalon érhetjük el. Az üzleti partnereink főbb tulajdonságait nyolc regiszteren rögzíthetjük. A legördülő mező segítségével rögzíthetjük, hogy vevő vagy szállítóként visszük be a rendszerbe az üzleti partnereinket. (52. ábra).


Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben

52. ábra. Az üzleti partner vevő, vagy szállító lehet Ha tudjuk, hogy az ügyfél neve pl. „Poli” karaktersorral kezdődik, akkor a Név mezőbe ezt írjuk be a végére téve egy csillag karaktert, mint keresési feltételt, és nyomjuk meg a „Keresés" gombot. Ekkor a rendszer csak azon vevőket listázza, amelyek neve e kifejezéssel kezdődik. (53. ábra).



53. ábra. Keresés az üzleti partnerek között Összetett keresésre is van lehetőség az üzleti partnerek között. Ekkor akár kettő vagy több információt is megadhatunk. Ekkor csak azokat a partnereket listázza a rendszer, amelyek a megadott feltételek közül mindegyiket teljesítik. Új üzleti partnerek adatainak rögzítése Amennyiben az üzleti partnerünk még nem szerepel a rendszerben, akkor adatait rögzítenünk kell. Az üzleti partner nevének es kódjának megadása után a legördülő listában találhatók az előzőleg definiált csoportok. Üzleti partner Amennyiben egy szállító egyben vevője is a cégnek, akkor a partnertörzsben szállítóként és vevőként is rögzíteni kell, és a szállítónál a Kapcsolt vevő, a vevőnél a Kapcsolt szállító rovatban a kell kiválasztani a másikat a fizetések konszolidációjának biztosítása érdekében. A pénznem menüben választható ki, hogy az adott szállító milyen pénznemet használ. A nyitó egyenlegek felvitele eseten az adott partner nyitóegyenlegének pénznemet célszerű először beválasztani, majd a nyitó után változtatható a pénznem. (54. ábra).



54. ábra. Az üzleti partnerek csoportjai A kiszállítási mód megadásához előre tudunk kiszállási módokat definiálni. Üzleti partnerünk tárgyalópartneréhez e-mail címet is meg tudunk adni. Ebben az esetben a rendszerből közvetlen e-mailt küldhetünk a partner számára. (55. ábra).



55. ábra. A tárgyalópartner email címének megadása



56. ábra. Az üzleti partnerek címeinek rögzítése Több szállítási cím is megadható egy vevőhöz, ekkor a konkrét bizonylaton választhatjuk ki az aktuális tranzakcióban alkalmazandó címet. (56. ábra).



57. ábra. A fizetési feltételek külön-külön definiálhatók Az üzleti partner rögzítése alakalmával a rendszer az általános beállítások értékesítés regiszterén a vevők/szállítók számára megadott fizetési feltételt ajánlja fel, ami helyett a legördülő menüből itt más is választható vagy az Új érték definiálásának választása után itt meghatározható az adott partnerhez alkalmazandó fizetési feltétel. (57. ábra). A kijelölt fizetési feltételhez tartozó árlista automatikusan megjelenik a fizetési feltétel kiválasztásával, ehelyett más árlista is kijelölhető a partnerhez. Az Adminisztráció / Definíciók / Bank / Bankok menüpontban megadott bankok közül választhat bankot, majd adja meg a partner bankszámla számát.



58. ábra. Az üzleti partner bankszámlájának rögzítése A partnerhez megadható, hogy a rendszer figyelembe vegye-e a munkaszüneti napokat a határidők kiszámításánál. (Esetleg partnerenként eltérő munkaszüneti nap definíció is alkalmazható.) A munkaszüneti napok definiálásával a hetedik témakörben foglalkoztunk. (58. ábra).



59. ábra. A saját bank adatai A fizetési rendszer regiszteren a Saját bank rovatban választható ki az a bank és saját bankszámlaszám, melyet a rendszer a számla kiállításakor a számlára kinyomtat. A Saját bank adatait a 7. fejezetben leírtaknak megfelelően töltöttük fel. (59. ábra). Az adott üzleti partnert zárolhatja is, nem-fizetés vagy megszűnés esetén, ha nem szeretné, hogy bizonylat kiállítás történjen felé: A Pénzügy / Általános regiszteren az egyeztető és előlegkezelési számlák rendszerbeállításkor megadott értéke jelenik meg, ezek az adott partnerre megváltoztathatók. (60. ábra).



60. ábra. Az egyeztető és előlegkezelési számlák beállítása



61. ábra. Az üzleti partner áfa státusának beállítása A Pénzügy / Adó fülön tudjuk kiválasztani a partner Áfa státusát a legördülő mező segítségével. (61. ábra). A Tulajdonság regiszteren a partnerek vevő/szállítócsoportjától független osztályozására alkalmas tulajdonságok állíthatók be. A tulajdonságok megnevezését az Adminisztráció / Definíciók / Üzleti partner / Üzleti partner tulajdonságok menüpont alatt határozhatjuk meg. (62. ábra).



62. ábra. Az üzleti partner tulajdonságainak definiálása A Megjegyzések fülön szöveges megjegyzéseket írhatunk a partnerről, illetve képet is csatolhatunk a partner adataihoz. Összefoglalás Az SAP Business One adatbázisában kezelhetjük a vállalkozás üzleti partnereit. Az üzleti partnereink adatait az Üzleti partner / Üzleti partner törzsadatok útvonalon érjük el. Üzleti partnereink közé a vevőinket és a beszállítóinkat soroljuk, amelyekkel gazdasági jogviszony jön létre. Az üzleti partnereink adatainak beállításához nyolc regiszter áll rendelkezésünkre. Kérdések: 1. Milyen útvonalon érhetjük el az üzleti partnerek törzsadatait? 2. Hol tudjuk módosítani a tárgyalópartner telefonszámát? 3. Melyik regiszteren állíthatjuk be az egyeztető és előlegszámlák adatait? 4. Milyen beállításokat végezhetünk el a fizetési rendszer regiszteren? 5. Zárolhatjuk-e a kifizetéseinket a vevőink felé?

2. 8.2. A cikktörzs adatok kezelése Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • kilistázni a vállalkozás cikktörzsét, • keresni a cikkek között, 76 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben • rögzíteni új cikkek adatait a rendszerben. Cikktörzs Cikktörzs adatok kezelése A cikktörzs adatok az Általános területből és hat további regiszterből állnak. Az egyes regiszterek lehetővé teszik a szükséglettervezés és gyártás, az eladás, beszerzés és raktározás illetve a tervezés adatainak kezelését. Az SAP BO lehetőséget nyújt valamennyi beszerzett, gyártott, eladott vagy raktáron tárolt cikk kezelésére. A szolgáltatások is definiálhatók cikként. Az egyes cikkekhez azokat az adatokat kell rögzíteni, amelyek az adott területen relevánsak. Ezeket az adatokat a rendszer automatikusan használja a beszerzéshez, értékesítéshez gyártáshoz, raktárkezeléshez és könyveléshez. Az SBO ebből következően optimális támogatást nyújt az üzleti folyamatokhoz. Az értékesítésben segítséget nyújt rendelések, szállítólevelek és kimenő számlák létrehozásához.

63. ábra. A cikktörzs adatok általános regisztere Cikkszám: a cikk egyedi alfanumerikus azonosítója. EAN-kód: a cikk nemzetközi cikkszáma (EAN) vagy vonalkód. Leírás: cikk leírása. Idegen nyelvű leírás: A cikk más nyelven történő megnevezésének rögzítésére szolgál. Cikktípus: az adott cikk besorolható típusonként. Cikkek: cikként definiálunk. Munka: a munka végrehajtásával eltöltött idő kiszámítása (Szolgáltatás) Utazás: a technikus utazással eltöltött idejének kiszámítása (Szolgáltatás) Cikkcsoport: A cikkeket csoportokba rendezhetjük. Egy cikk csak egy csoporthoz rendelhető hozzá. Árlista: a cikkek értékesítési és beszerzési árait definiálhatjuk akár üzleti partnerenként, akár az idő 77 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben függvényében. (63. ábra). Lehetőségünk van a cikkek közötti keresésre is a már korábban megszokott módon. Ha tudjuk, hogy a cikk neve p1. a „reklám” karaktersorral kezdődik, akkor a „Leírás” mezőbe ezt írjuk be a végére téve egy csillag karaktert, mint keresési feltételt, és nyomjuk meg a „Keresés" gombot. Ekkor a rendszer csak azon cikkeket listázza, amelyek neve e kifejezéssel kezdődik. A megjelenő cikk sorára kétszer kattintva, vagy egyszer a sorra majd a „Kiválasztás" gombra kattintva megjeleníthetjük a keresett cikk adatait. Ha csak a megnevezés egy részét tudjuk, akkor a 'Leírás' mezőbe ezt írjuk be csillagok közé téve (p1.: *reklám* , mint keresési feltételt, és nyomjuk meg a „Keresés" gombot. Ekkor a rendszer csak azon cikkeket listázza, amelyek nevében valahol szerepel ez a kifejezés. Cikk-kategóriák: Készletezhető cikkek: Olyan készlettranzakciók, mint például az áttárolás, kizárólag készletezhető cikkeken hajtható végre. Ha cikk csak készletezhetőként definiáltuk, akkor nem értékesíthető és nem szerezhető be. Értékesíthető cikkek: Ezeket a vevők megvásárolják. Ide soroljuk a szolgáltatásokat, Csak akkor hozhatunk létre vevői rendelést, ha a cikket értékesítési cikként definiáltuk, melyeket nem kell sem beszerezni, sem pedig raktározni. Beszerzési cikkek: Ezeket a szállítóktól vásároljuk meg. Csak akkor hozhatunk létre szállítói megrendelést, vagyis akkor tudunk a szállítónál rendelni, ha a cikket beszerzési cikként definiáltuk. Befektetett eszközök: A vállalkozás több értékteremtési ciklusában vesznek részt. Itt befektetett eszközként definiálhatjuk a cikkeket. A cikket csak megvásárolni lehet. A befektetett eszközök beszerzési cikkek, nem kerülnek értékesítésre, valamint a gyártásban sem vesznek részt nyersanyagként. Ehelyett a vállalaton belül kerülnek felhasználásra. A cikk lehet például számítógép. Az ilyen cikkeket a beszerzési, értékesítés és készletezhető cikktől függetlenül kell karbantartani. Ha egy befektetett eszközhöz bejövő számlát vagy árubeérkezést rögzítünk, az értéket a rendszer a megfelelő befektetett eszköz - számlára könyveli és nem a beszerzési számlára. Az ÁFA könyvelése az üzemi és vagyonértékek ÁFÁ-ja megnevezésű számlára történik és nem a cikkbeszerzések ÁFA számlájára.



64. ábra. A cikkek beszerzési adatainak rögzítése A beszerzési és értékesítés adatok regisztereken adhatók meg a cikk fő beszállítója és a beszerzéssel kapcsolatos egyéb adatok. Itt tudjuk megadni a beszerzés/értékesítés során használatos beszerzési egységeket, a beszerzési egységekben található mennyiségeket, azok paramétereit, illetve a beszerzési/értékesítési csomagolási egységek fő adatait. A beszerzési egység a vállalkozás által beszerzett készletek legfontosabb paramétereit tartalmazza. Ezeket az adatokat a rendszer az előzetes szállítási feladatok optimalizálásához is felhasználja. (pl: komissiózási listák összeállításához). (64. ábra).



65. ábra. A cikktörzs készletadatainak beállítása A Készletadatok regiszteren adandó meg: • a cikkel kapcsolatos könyveléseknél használt főkönyvi számlák forrása (lehet cikkcsoport, raktár vagy cikkenként meghatározott) • a Készletegységnél adja meg, hogy a cikk a raktáron milyen egységben legyen nyilvántartva. • a készletértékelési módszert • a szükséges / minimális / maximális készlet mennyiséget (ezeket az adatokat raktáranként kell megadni, ha a ’Készletvezetés raktárak szerint’ be van jelölve) (65. ábra). A tábla alsó részében a cikk tárolására kijelölt raktárakhoz rendelt sorok láthatók. A rendszer beállítható úgy, hogy minden raktár automatikusan megjelenjen minden cikknél, de választható a cikkenkénti raktárkiválasztás is. A raktárhoz tartozó sorokban látható a raktárban lévő készlet es a kiszállítandó illetve megrendelt mennyiségek. (Es a szükséges /minimális / maximális mennyiségek, ha a ’Készletvezetés raktárak szerint’ be van jelölve.) A tábla jobb alsó sarkában lévő „Alapértelmezett raktár” funkcióval kijelölhet egy raktárt alapértelmezett raktárnak. A Tervezés regiszteren a rendszer által az anyagszükséglet-tervezés során a cikknél alkalmazott paraméterek állíthatók be. A tulajdonság fülön bejelölhet különböző tulajdonságokat az adott cikkre vonatkozóan. A tulajdonságok megnevezése az Adminisztráció / Definíciók / Cikktulajdonságok Készletvezetés menüpont alatt állítható be. A Megjegyzések regiszteren szöveges megjegyzések illetve képek kapcsolhatók a cikk adataihoz. A Hozzáadás gombbal rögzítheti a cikket a rendszerben.


Törzsadatkezelés az SAP Business One rendszerben Összefoglalás Az SAP Business One lehetőséget nyújt a vállalkozás működéséhez felhasznált és értékesítendő termékek, cikkek adatainak kezeléséhez. A termékek adatait a cikktörzs adatokban tárolhatjuk, módosíthatjuk. Külön kezeli a rendszer a forgóeszközöket és a befektetett eszközöket. A cikktörzs adataiban szereplő cikk rekordok jelennek meg majd a beszerzés és az értékesítés folyamatában. Kérdések: 1. Melyik főmenüben érhetjük el a cikktörzs adatokat? 2. Hogyan tudunk a cikkeink között keresni? 3. Milyen cikkcsoportokat hozhatunk létre? 4. Milyen beállításokat végezhetünk el a készletadatok regiszteren? 5. Van-e és milyen kapcsolat a cikkek és a raktárak között?


9. fejezet - A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben A IX. témakör célja: A beszerzés folyamatának és legfontosabb lépéseinek megismertetése. A hallgató: • lássa át a vállalkozások beszerzési folyamatát, • ismerje meg a beszerzési folyamat legfontosabb elemeit, • kapjon képet a megrendelés elemeiről, • emelje ki az árubeérkezés és bejövő számla feldolgozásának azonos elemeit.

1. 9.1. A beszerzés folyamatának legfontosabb elemei Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • átlátni a vállalkozás beszerzési folyamatát, • elkészíteni egy szállítói megrendelést, • szállítólevél alapján különböző árukat beérkeztetni a rendszerbe, • lekönyvelni a bejövő számlákat. A beszerzési folyamat fontosabb elemei Az SAP Business One lehetővé teszi a teljes beszerzési folyamat ellenőrzését. Beszerzés bizonylatok: Megrendelés (szállítónál történő rendelés) – Árubeérkezés – Bejövő számla. A fentieken kívül a következő kiegészítő gazdasági műveletek kezelhetők külön beszerzési bizonylatokkal: Visszáru, Jóváírás. A Megrendelés kivételével az összes beszerzési bizonylat jogerős bizonylat, mivel általuk a szállítóval szerződéses jogviszony jön létre. A Megrendelés csupán információs forrásként szolgál a rendszerben. Megrendelés: egy megrendelés felvitelekor a könyvelésnél nem kerül sor értékalapú változás könyvelésére. Ugyanakkor a megrendelt mennyiségek megjelennek a készletgazdálkodásban. A megrendelt mennységek különböző beszámolókban és ablakokban jeleníthetők meg. Árubeérkezés: ez a bizonylat az áru megérkezésekor jön létre. Egy árubeérkezés rögzítésénél a készlet a raktárban nő, a mennyiségek aktualizálásra kerülnek. Ha a vállalat folyamatos készletvezetési rendszert üzemeltet az SBO a készletértékek aktualizálásához is létrehozza a releváns könyveléseket. Bejövő számla: bejövő számla fogadásánál sor kerül a szállító vonatkozó számláinak számvitelben történő könyvelésére. Ha egy megrendelés alapján történő szállítás nem előzi meg a bejövő számlát és raktárban kezelt cikkek beszerzéséről van szó, akkor a számla könyvelésekor a készlet növelése is megtörténik. A megrendelés folyamata Megrendelés aktualizálása: Miután létrehoztunk egy megrendelést, annak összes adatát módosíthatjuk feltéve, hogy nem lettek létrehozva az illető megrendelésre hivatkozó magasabb szintű bizonylatok.


A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben Megrendelés visszavonása és lezárása: Ha beszerzési folyamat leállt és a megrendelés még nem lett (részben vagy egészben) magasabb szintű beszerzési bizonylatba, mint pl. egy árubeérkezésbe vagy bejövő számlába, átmásolva, akkor visszavonhatjuk azt. Ha egy megrendelés részben be lett másolva egy magasabb szintű beszerzési bizonylatba, akkor az lezárható, de nem vonható vissza. A rendszer automatikusan rögzíti a megrendelés létrehozásának a dátumát, amely egyben a könyvelési dátum is lesz. A dátum szükség esetén módosítható, de ebben az esetben a számok és a számladátumok folyamatossága megszakad. A megrendelés a fejlécen kívül három területből áll, úgymint a: • • •

66. ábra.)

A Tartalmi regiszteren a megrendelt cikkek legfontosabb adatait adjuk meg. A Logisztika regiszteren adhatjuk meg, hogy mely címre kérjük a szállítást. Osztott megrendelés: Alárendelt megrendelések létrehozása, ahol a megrendelés több mint egy raktárt érint. Engedélyezve: Alapértelmezettként megjelölt. Ha eltávolítjuk a jelölést, abban az esetben a megrendelés célbizonylatokba (pl. szállítólevélbe) másolása nem engedélyezett.

66. ábra. A megrendelés bizonylata A Pénzügyi regiszterben található a: Naplóbejegyzés: Alapértelmezett megjelenítés. Megrendelés - XXX, ahol XXX a szállítókód. Módosítható. 83 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben Fizetési feltételek: Üzleti Partner törzsadatoknál beállítható. Projekt: Üzleti Partner törzsadatoknál megadott. Módosítható. Visszavonás dátuma: Ez után a dátum után az árukat a szállítótól már nem kell elfogadni. Beérkezendő áruk várt dátuma (Igénybeérkezés dátuma): A beérkezendő áruk várt dátuma. Alapértelmezett a Szállítás dátuma. Az árubeérkezés Az árubeérkezés bizonylatát akkor hozzuk létre, amikor a korábban megrendelt árut megkaptuk a szállítótól. Árubeérkezéskor az áruk a raktárba kerülnek és a mennyiségeket a rendszer aktualizálja. Ha a vállalat folyamatos készletvezetési rendszert működtet, az SAP BO automatikusan generálja a releváns könyveléseket a készletértékek aktualizálásához. Az árubeérkezés bizonylata a korábban elkészített megrendelés célbizonylata. Így a megrendelés összes adatát, mint forrás adatokat, át tudjuk másolni az árubeérkezés bizonylatába. (67. ábra.)

67. ábra. Az árubeérkezés bizonylata A megrendelésből történő másolás után a megrendelés (alapbizonylat) nem módosítható, státusza zárttá válik. Az árubeérkezés a hozzáadás után nem módosítható, mert naplóbejegyzést hoz, illetve számviteli bizonylatot hoz létre. Az árubeérkezés után a rendszer aktualizálja a készletértékeket és a készlet mennyiségét. A részben és teljesen kiszállított cikkek világosszürke színnel jelennek meg a megrendelési bizonylatban. Az árubeérkezéskor a következő naplóbejegyzés történik: • T/261 – Kereskedelmi áru beszerzési áron • K/268 – ÁB/SZB 84 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben Az árubeérkezés a megrendeléshez hasonlóan három (Tartalom, Logisztika és Pénzügy) területet ölel fel. Az árubeérkezést követi az áruval érkező Bejövő számla rendszerben történő rögzítése. A bejövő számla rögzítése Ha egy bejövő számla megérkezett, a rendszer a szállítóra vonatkozó számlákat a számvitelben könyveli. Abban az esetben, ha a megrendelésünk hibátlanul kiszállításra került, akkor a bejövő számla ellenőrzése után lehetőségünk nyílik az árubeérkezés bizonylatában lévő adatok átmásolására. Ebben az esetben az árubeérkezés a bejövő számla forrásbizonylata. (68. ábra.)

68. ábra. A bejövő számla rögzítése Ha egy megrendelés alapján történő szállítás nem előzte meg a bejövő számlát, és ha a raktárban nyilvántartott cikkeket szereztünk be, a rendszer a készletet a számla könyvelésekor is növelni fogja. Ha a készlet aktív és a bejövő számlák aktualizálása előzetes árubeérkezés nélkül történik, a rendszer üzenetet küld a könyvelés végrehajtásáról, melyben áruk beérkezésének hiányára hívja fel a figyelmet. A megrendelésre hivatkozó bejövő számla növeli a készlet mennyiségét és értékét. Az árubeérkezési bizonylatára való hivatkozás csak az értéket aktualizálja. Ha a bejövő számláknak nincs hivatkozásuk bizonylatra, akkor mind a mennyiségek, mind az értékek aktualizálása megtörténik. A bejövő számla a létrehozás után nem módosítható. A számviteli bizonylatot megjeleníthetjük a beérkező számlából. Az árubeérkezés bizonylatában a részben vagy teljesen számlázott cikkek világos szürke színnel jelennek meg. A bejövő számláról jól jegyezzük meg: • Hivatalos dokumentum.


A beszerzési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben • Létre kell hozni a rendszerben. • Bejövő számla nem módosítható a rögzítést követően • Bejövő számla helyesbítése a Beszerzési jóváírás. • Megrendelésre történő szállításra hivatkozó bejövő számla rendszerbeli rögzítésénél a rendszer nem könyvel változásokat a készleten. Ha a bejövő számla egy megrendelés alapján történő szállításra való hivatkozás nélkül lett létrehozva, akkor a készletváltozások a bejövő számlával is könyvelésre kerülnek. • Bejövő számla során keletkeznek a számvitelben könyvelendő értékek. • Az árubeérkezés és a megrendelés a bejövő számla bázisbizonylata egyidejűleg. Összefoglalás Az SAP Business One rendszer a beszerzési folyamat valamennyi elemét támogatja. A beszerzési folyamat legelső lépése a megrendelés készítése a beszállítók felé. A megrendelés alapján el tudjuk végezni az áruk beérkeztetését. A bejövő számla könyvelése után csak annak jóváírására van lehetőség. Kérdések: 1. 1. Mi a beszerzési folyamat első lépése? 2. 2. Hogyan nevezzük az árubeérkezés forrásbizonylatát? 3. 3. Hogyan tudjuk az árubeérkezés adatait a bejövő számla bizonylatába átmásolni? 4. 4. Milyen adatokat rögzítünk a bejövő számla könyvelésekor? 5. 5. Törölhető-e a bejövő számla?


10. fejezet - Az értékesítési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben A X. témakör célja: Az értékesítés folyamatának és legfontosabb lépéseinek megismertetése. A hallgató: • lássa át a vállalkozások értékesítési folyamatait, • ismerje meg az értékesítés folyamatának legfontosabb elemeit, • találja meg a beszerzés és az értékesítés folyamata közötti kapcsolódási pontokat.

1. 10.1. Az értékesítés folyamatának legfontosabb elemei Ennek a tanulási egység tananyagának elsajátítása után Ön képes lesz: • kiállítani egy vevői ajánlatot, • elkészíteni egy vevői rendelést, • a vevői rendelés adatai alapján elkészíteni egy szállítólevelet, • kiállítani egy számlát. Az értékesítési folyamat fázisai Az Értékesítés modul a teljes értékesítési folyamatot magában foglalja – az üzleti partnerek számára történő ajánlatok készítésétől a számlázásig. Az SAP Business One számos értékesítési bizonylatot bocsát rendelkezésünkre. Az egyes értékesítési bizonylatok az értékesítési folyamat egyes szakaszaihoz kapcsolódnak. Az értékesítési folyamat magában foglalja az ajánlat, a rendelés, a szállítólevél és a kimenő számla bizonylatait. Az ajánlatok, a rendelések és a szállító levelek elkészítését az adott szakterület előírásai, szabályzatai határozzák meg, elkészítésük nem kötelező. A kimenő számla elkészítése viszont kötelező. Ha a számla elkészítésekor nem hivatkozunk a szállítólevélre, abban az esetben a számla módosítja a készletet. Bizonylat létrehozásakor mindig hivatkozhatunk egy vagy több korábban létrehozott bizonylatra (az ajánlatok kivételével). Ha bizonylatot hozunk létre egy létező bizonylatra való hivatkozással, csak a még nyitott státusú bizonylatok jelennek meg. Az összes olyan bizonylat státusa nyitott, amelyhez még nem létezik célbizonylat. A nyitott bizonylatok státusa addig marad nyitott, amíg az összes tétel át nem kerül egy célbizonylatba, vagy amíg manuálisan nem zártuk le vagy nem vontuk vissza azokat. Célbizonylatba teljesen átmásolt alapbizonylatok már nem módosíthatók. Az ajánlatkészítés Az SAP Business One rendszerben megjelenő ajánlat jogilag nem kötelező érvényű dokumentum. Általában csak információs célokra használatos és az értékesítési folyamatban az első eleme lehet. Az ajánlat létrehozása nem vált ki olyan könyvelést, amely a készletvezetésben vagy a számvitelben mennyiségeket vagy értékeket módosítana. (69. ábra.)


Az értékesítési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben

69. ábra. A vevőnek tett ajánlat bizonylata Az ajánlathoz engedményszázalékot is tudunk megadni, amely csökkenti a bruttó árat. Az ajánlat létrehozását követően a benne szereplő valamennyi adat módosítható, amennyiben még nem készültek az ajánlatra hivatkozó magasabb szintű bizonylatok a rendszerben. Ha az értékesítési folyamat leáll és az ajánlat még nem lett átmásolva magasabb szintű értékesítési bizonylatokba, akkor az ajánlat még visszavonható. Ha egy ajánlat már részben be lett másolva egy magasabb szintű bizonylatba, akkor az ajánlat még lezárható, de már nem vonható vissza. Az ajánlat egyik esetben sem törölhető. Továbbra is megjeleníthető és duplikálható, de nem módosítható és nem másolható be egy magasabb szintű bizonylatba. Ezen túlmenően a visszavont vagy lezárt ajánlatok nem jelennek meg a Nyitott tételek beszámolóban. Az ajánlat a megrendelés bizonylatához hasonlóan három (Tartalom, Logisztika és Pénzügy) regiszterből áll. A vevői rendelés Az, hogy a rendelés jogilag kötelező érvényű-e vagy sem, a vállalat ügyvitelétől függ. A vállalat csak egy rendelés létrehozása után gyárthat terméket vagy szállíthat cikkeket. Amikor rendeléseket rögzítünk, nem kerül sor értékalapú módosítások könyvelésére a Számvitelben. Ugyanakkor – ha a rendelés elkészült a cikkekhez – a rendelési mennyiségek nyilvántartása a Készletvezetésben a vevő számára foglaltként történik. Vevői rendelés – Logisztika regiszter – Megrendelés jelölése A vevői rendelés létrehozását követően a Megrendelés visszaigazolása ablak nyílik meg és abból kiválaszthatjuk a megrendeléshez a vevői rendelésben lévő cikkeket és mennyiségeket. 88 Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Az értékesítési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben A megrendelések automatikusan elkészülnek és a vevői rendelés és a szállítói megrendelés közötti kapcsolat is létrejön. (70. ábra.)

70. ábra. A vevői rendelés bizonylata A vevői rendelést elkészíthetjük a vevőnknek tett ajánlatunkból is a releváns adatok átmásolásával. A szállítás A szállítólevél jogilag kötelező érvényű dokumentum. Szállítólevél nélkül az árukat csak akkor szállíthatjuk ki, ha előzőleg már elkészült egy számla. Szállítólevél rögzítésénél a vonatkozó anyagkiadás könyvelésére is sor kerül. Az áruk elhagyják a raktárt és a rendszer könyveli a megfelelő készletváltozásokat. Ha a készlet változik, a Számvitelben levő értékek is változnak (folyamatos készletrendszer). A szállítólevél elkészítése után - és ez igaz bármely bizonylatra – ki tudjuk nyomtatni. A nyomtatási elrendezés szabadon szerkeszthető, bár a tartalmára jogi előírások vonatkoznak. A nyomtatás után a szállítólevél kíséri a termék útját egészen a fogyasztóig. A szállítólevél rögzítése után a raktárkészlet a kiszállított mennyiséggel csökken. A rendszerben a szállítólevél hozzáadása után a raktárkészlet értéke is aktualizálásra kerül és elvégzi a rendszer a szükséges könyveléseket is. (71. ábra.)



71. ábra. A szállítólevél elkészítése A szállítólevél státusza egészen addig marad nyitott, amíg egy magasabb rendű célbizonylatba át nem másoljuk az adatait. A kimenő számla elkészítése Ha a kiszállítás megtörtént, akkor kiállítjuk a vevőnk részére a kimenő számlát a kiszállított cikkekről. A számla törvényileg kötelező érvényű dokumentum. A számla beérkezését követően könyvelések történnek a megfelelő vevői számlákon a Számvitelben. Ha a számlát nem előzte meg szállítólevél és raktáron levő cikkeket értékesít, a készlet a számla kibocsátásával együtt módosul. A számlát mindig a vonatkozó szállítólevélre való hivatkozással kell létrehoznia, mert így biztosíthatjuk, hogy ne történjen olyan könyvelés, amely a számlával készletváltozást okozhat. Ha a számlát a szállítólevélre való hivatkozás nélkül hozzuk létre, egy készletet módosító automatikus könyvelés történik. Azaz amennyiben egy szállítólevél már létezik a tranzakcióhoz és egy számlát erre a szállítólevélre való hivatkozás nélkül hoz létre, hibák léphetnek fel a készletvezetésben, mivel a szállítási mennyiség kétszer lett könyvelve! (72. ábra.)



72. ábra. A kimenő számla rögzítése Ha egy értékesítési folyamathoz azonos időben hozunk létre egy szállítólevelet és egy számlát, akkor előbb a szállítólevelet rögzítsük és csak azután állítsuk ki a számlát. Ugyanakkor elegendő lehet a számlát is létrehozni, mivel a szállításhoz ez is elegendő. Az értékesítés során lehetőségünk van kimenő készpénzes számla kiállítására is. Abban az esetben, ha a kiszállított termékek valamilyen ok miatt visszaszállításra kerülnek akkor az értékesítés folyamatában az értékesítési jóváírást kell kitöltenünk. A kimenő számla státusa mindaddig „nyitott” marad, ameddig a vevőnk a vételár kiegyenlítéséről nem gondoskodott. A bruttó vételár kiegyenlítése és rendszerbeli könyvelése után a kimenő számlánk már nem módosítható, státusa zárttá válik. A kimenő számla és a többi bizonylat sorszámozása folyamatos, a rendszer által generált formában történik. Összefoglalás Az SAP Business One rendszer az értékesítés teljes folyamatát támogatja az vevői ajánlat elkészítésétől a számla kiállításáig. folyamat valamennyi elemét támogatja. Az értékesítés első, bár nem kötelező eleme a vevői ajánlat elkészítése. Ezt követően készíthető el a megrendelés és a termék útját kísérő szállítólevél. Az értékesítési folyamatot a kimenő számla elkészítése zárja le. Kérdések: 1. Mi az értékesítési folyamat első lépése? 2. Mi a szállítás forrásbizonylata? 3. Hogyan tudjuk a szállítólevél adatait a kimenő számla bizonylatába átmásolni?


Az értékesítési folyamat lépései az SAP Business One rendszerben 4. Milyen adatokat rögzítünk a kimenő számla könyvelésekor? 5. Törölhető-e a kimenő számla?


Felhasznált irodalom 1. Husti I.: Menedzsment ismeretek Oktatási segédlet, SZIE GMK, Rendszertechnikai és Menedzsment Intézet, Gödöllő, 2006. 2. Husti I.: Mezőgazdasági vállalkozói kézikönyv Dinasztia Kiadó, Budapest, 2001. 3. Husti I. – Herger T. – Lajos A.: Integrált vállalatirányítási rendszerek SZIE GMK, Gödöllő, 2006. 4. Kovács G.: Gazdasági informatika - mezőgazdasági alkalmazásokkal Gödöllői Agrártudományi Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Vállalatgazdasági Intézet Gazdasági Informatikai Tanszék, Gödöllő, 1994. Webhelyek: 1. www.sap.com 2. www.sap.hu 3. http://help.sap.com 4. http://service.sap.com

xciii Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Fogalomtár adat Azok a tények, fogalmak vagy utasítások, amelyek alkalmasak emberi vagy gépi feldolgozásra, értelmezésre, illetve kommunikációra. adatbázis-rendszer Az adatbázis-rendszer adatok rögzítésére, szervezésére, osztályozására, indexelésére és módosítására ad lehetőséget, amelynek segítségével meghatározható a vonatkozó információ és elkészíthető a szükséges jelentés. adatfeldolgozás Az adatok információkká történő átalakításának folyamata. alrendszer Az alrendszer nem más, mint rendszer a rendszeren belül. befektetési eszköz Befektetett eszközök: A vállalkozás több értékteremtési ciklusában vesznek részt. befogadó rendszer Az alrendszert tartalmazó nagyobb strukturált rendszer. beszerzési egység A vállalkozás által beszerzett készletek legfontosabb paraméterei. CRM A CRM (Customer Relationship Management) olyan komplex szoftvermegoldás, amely egységesíti az ügyfélkapcsolati folyamatokat a marketing, az értékesítés, a szerviz és az elemzés területén. döntés Cselekvési alternatívák közüli választás. elem A rendszer legkisebb egységeit, melyek szerkezete az adott feladat szempontjából lényegtelen, azaz tovább már nem bontjuk, elemeknek hívjuk. ERP Az ERP (Enterprise Resource Planning) vállalati erőforrás tervező rendszer az üzemgazdasági alkalmazások integrált megoldása, amely valamennyi vállalati területen alkalmazható. értékesíthető cikkek Azokat a cikkeket nevezzük értékesíthető cikkeknek, amelyek értékesítése engedélyezett. feketedoboz-elmélet A rendszer belső szerkezetét nem elemző rendszerelmélet. formális kommunikáció A szervezet struktúrájához köthető információcsere.

xciv Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Fogalomtár

funkcionális információs rendszerek Az információs rendszerek termelési funkciók szerinti felosztását funkcionális információs rendszereknek. nevezzük. információ Olyan jelentéssel bíró adat, amely döntéshozatalra közvetlenül felhasználható. input A környezetből a rendszerbe bemenő energiákat inputnak nevezzük. integráció Az integráció fogalom (integratio) jelentése a latinból származik, és lefordítva a következőt jelenti: „Egy egység újbóli helyreállítása. Egy folyamat, amely az egész létrehozásához vezet.” interfész Azt a felületet vagy közeget, amely az egyik rendszer outputját a másik rendszer inputjára továbbítja, interfésznek nevezzük. készletezhető cikkek Azokat a cikkeket nevezzük készletezhető cikkeknek, amelyek raktári elhelyezése fizikailag lehetséges. kommunikáció Kommunikációnak nevezzük az információ átvitelét egyik személytől a másikhoz, vagy a szervezet egyik egységétől a másikhoz. kontrolling A kontrolling biztosítja a vezetői döntéshozáshoz szükséges információkat. kötegelt adatfeldolgozás A kötegelt adatfeldolgozás lényege, hogy az adatokat összegyűjtik, csoportosítják, és külön fájlokban (úgynevezett tranzakciós állományokban) tárolják őket a feldolgozásig. modellezés A valóság adott szempont szerinti leképezése. Menedzsment Információs Rendszer A vállalkozás környezetére, belső működésére és tranzakcióira vonatkozó információk összegyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek és eszközök összessége. output Outputnak nevezzük azokat az energiákat, melyeket a rendszer a környezetébe kibocsát. PLM A PLM (Product Lifecycle Management, termékélet ciklus menedzsment) integrálja a fejlesztési folyamat résztvevőit: a tervezőket, beszállítókat, gyártókat és fogyasztókat. prognózis A múlt értékeire alapozott jövőbeli gazdasági jellemzők meghatározásának folyamata. rendszer xcv Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Fogalomtár

A rendszer egy bizonyos határon belül valamilyen cél érdekében együttműködő elemek halmaza. rendszer határa A rendszer és a környezet közötti elválasztó terület. SCM Supply Chain Management (Ellátási lánc menedzsment) megtervezi, végrehajtja és menedzseli az ellátási lánc működésének minősége szempontjából lényeges eseményeket. SRM Beszállítói kapcsolatkezelő rendszer (Supplier Relationship Management), amely a vállalkozás beszállítóit integrálja az értékteremtő folyamatba. tranzakció A tranzakció az üzletmenettel kapcsolatos elemi esemény. valós idejű adatfeldolgozás A valós idejű adatfeldolgozás lényege, hogy a keletkező adatokat átmeneti tárolás nélkül a keletkezésükkor azonnal feldolgozzák.

xcvi Created by XMLmind XSL-FO Converter.

Integrált vállalatirányítási rendszerek Dr. Kovács, Imre

Recommend Documents