Podvojné ú etnictví
!"
2
#"
$"
Obsah INSTALACE PROGRAMU EXWIN
7
SPUŠT NÍ PROGRAMU EXWIN
8
REGISTRACE PROGRAMU
9
OKNO HESLO
10
ZAŠKRTÁVACÍ POLÍ KO P ÍSTUP
11
ZAŠKRTÁVACÍ POLÍ KO PRÁVO ZM N
11
TLA ÍTKO ZAV I / VSTUP
11
HLAVNÍ MENU
12
NABÍDKA SOUBOR
13
OKNO NOVÝ KLIENT
14
OKNO OTEV ENÍ KLIENTA
15
OKNO SPRÁVCE
16
TABULKA P ÍSTUPOVÝCH HESEL
16
OKNO SPRÁVCE – KARTA SPRÁVA
17
TLA ÍTKO VFP SIMULACE
17
OKNO SPRÁVCE – KARTA ARCHIVACE
18
OKNO MOŽNOSTI
19
MOŽNOSTI - KARTA CELKOVÉ NASTAVENÍ
19
MOŽNOSTI - KARTA NASTAVENÍ KLIENTA
20
NABÍDKA Ú ETNICTVÍ
25
3
NABÍDKA KNIHY
25
EXWIN ZÁKLADNÍ PRACOVNÍ PLOCHA
26
Ú TOVÁNÍ
27
STRUKTURA Ú ETNÍ V TY
28
TLA ÍTKO PO IZOVÁNÍ Ú ETNÍCH V T
30
Ú TOVÁNÍ POHYBOVNÍKEM
35
Ú TOVÁNÍ Ú TOVACÍ TABULKOU
36
Ú TOVÁNÍ P EDDEFINOVANÝM ZP SOBEM – JEDEN DOKLAD
38
Ú TOVÁNÍ P EDDEFINOVANÝM ZP SOBEM – HROMADNÉ Ú TOVÁNÍ
39
Ú TOVÁNÍ PO ÍZENÍM Ú ETNÍ V TY V KNIHÁCH
41
OPRAVY Ú ETNÍCH V T
42
OPRAVA Ú ETNÍ V TY V KNIHÁCH
46
VÝPISY Z Ú ETNÍHO DENÍKU
47
ÍSELNÍKY
49
ÍSELNÍK Ú T
50
ÍSELNÍK ST EDISEK
53
ÍSELNÍK AKCÍ
54
ÍSELNÍK SAZEB DPH
55
Ú TY PRO Ú TOVÁNÍ ZÁKLADU DPH
57
KURZOVNÍ LÍSTEK
58
ÍSELNÍK KONTAKT
60
POHYBOVNÍK
63 4
ÍSELNÍK POKLADNÍCH POZNÁMEK
66
ÍSELNÍK BANK
67
DA OVÁ ODPISOVÁ TABULKA
68
ODPISOVÉ PLÁNY
69
PÁROVÁNÍ FAKTUR A PLATEB
71
TISKY Ú ETNÍCH SESTAV
72
SPECIÁLNÍ INNOSTI
76
EXPORT A IMPORT DAT
83
VÝKAZY A P ÍDAVNÉ MODULY
87
VÝKAZY – VOLBA DEFINOVATELNÉ VÝKAZY
88
KNIHA VYDANÝCH FAKTUR
93
KNIHA VYDANÝCH FAKTUR MENU
98
KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR
105
KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR MENU
109
KNIHA OSTATNÍCH. ZÁVAZK A POHLEDÁVEK
115
KNIHA OSTATNÍCH ZÁVAZK A POHLEDÁVEK MENU
120
BANKA
123
BANKA MENU
126
POKLADNA
130
POKLADNA MENU
134
DLOUHODOBÝ MAJETEK
138
DLOUHODOBÝ MAJETEK MENU
149
5
VÝB R PODLE PODMÍNKY
152
RO NÍ ZÁV RKA
156
TLA ÍTKO UZAV ENÍ VÝSLEDKOVÝCH Ú T
157
TLA ÍTKO UZAV ENÍ MAJETKOVÝCH Ú T
158
TLA ÍTKO P EVOD ZISKU
159
TLA ÍTKO UZAV ÍT KLIENTA
160
TLA ÍTKO NÁVRAT P ED RO NÍ ZÁV RKU
161
RO NÍ ZÁV RKA - P ENOS RO NÍCH VÝSLEDK
162
TLA ÍTKO ZALOŽIT KLIENTA
163
TLA ÍTKO PROVE P ENOS
164
KALKULA KA
168
PROGRAM STRUKTURA
169
PROGRAM EXWIN2X
170
6
Instalace programu ExWin Instalaci spustíte z instala ního CD pomocí programu SETUP.EXE. Klepn te na tla ítko Start ve spodní lište Windows, poté na možnost Spustit a do p edloženého okénka napište D:\setup.exe (za p edpokladu, že vaše CD mechanika se jmenuje D: , jinak napište její skute n p i azení písmeno). Po spušt ní instala ního programu postupujte podle pokyn . P ed vlastní instalací je nutno souhlasit s licen ní smlouvou. Instalace nahraje všechny pot ebné soubory do zvoleného adresá e (standardn je to adresá C:\znovu\EwXin\) a vytvo í pot ebné zástupce. Zástupce programu ExWin umístí na Plochu. V nabídce Programy vytvo í novou složku ExWin, ze které je možno volat program ExWin i další pomocné programy a zobrazit tento manuál (ve formátu PDF).
7
Spušt ní programu ExWin Program ExWin je možno spustit poklepáním na ikonu ExWin na Ploše po íta e, nebo p es nabídku Start – Programy zvolením složky ExWin a klepnutím na ikonu ExWin.
8
Registrace programu Program ExWin je t eba registrovat na každém po íta i, na kterém je spušt n. Po nainstalování programu má uživatel 60 dn na zaregistrování. To, že program dosud není registrován, je oznámeno vždy po zadání hesla ke vstupu do programu. Pokud program nebude do 60 dn zaregistrován, p estane být funk ní a bude možné pouze provést registraci. I pokud registra ní lh ta projde, všechna vaše data samoz ejm z stanou zachována a po registraci budou op t pln p ístupná. P i registraci postupujte takto: V menu Soubor zvolte volbu Registrace. V prvním okénku nazvaném registra ní kód je n kolik znak . Tuto sekvenci znak si p esn opište a zašlete ji firm Znovu s.r.o. Poté m žete okno registrace op t uzav ít a dál pracovat s programem. Pokud zapomenete registra ní kód, sta í op t vstoupit do volby Registrace, zde je registra ní kód stále zobrazen. Firma Znovu s.r.o. vám poté p id lí váš registra ní klí . Ten zapište v okn registrace do okénka s názvem registra ní klí a poté stiskn te tla ítko Provést registraci. O úsp šn provedené registraci budete informováni. Pokud se registrace nezda í, p esv te se, že jste správn zadali registra ní klí (jedná se pouze o velká písmena bez diakritiky). Pokud jste zadali klí správn a p esto se registrace neda í, opište si znovu váš registra ní kód a kontaktujte firmu Znovu .s.r.o.
9
Okno Heslo Pro vstup do programu nejprve nastavte kurzor do okénka pro zadání hesla (tak, že do n j klepnete myší). Pak zadejte své heslo (pozor rozlišují se velká a malá písmenka, také dejte pozor, abyste psali správn písmena s diakritikou). Poté stiskn te ENTER. Pokud jste zadali heslo správn , zobrazí se vaše uživatelské jméno a v zaškrtávacích polí kách nastavení vašich p ístupových práv. Poté stiskn te tla ítko "Vstup". Pokud jste nezadali heslo správn , zobrazí se hláška "Chybné heslo". Stiskn te ENTER a zkuste zadat heslo znovu, nebo stiskn te tla ítko "Zav ít" pro ukon ení programu.
10
Zaškrtávací polí ko P ístup Pokud zadáte správné heslo, zobrazí se zde vaše p ístupová práva. Pokud je polí ko ve sloupci P ístup zaškrtnuto, pak máte oprávn ní vstoupit do vybraného subsystému programu ExWin. Zaškrtnuté polí ko znamená, že do vybraného subsystému m žete vstoupit a m žete v n m zobrazovat a tisknout data. Zda m žete data i po izovat a m nit, je ur eno vedlejším zaškrtávacím polí kem ve sloupci Právo zm n. Subsystémy programu ExWin jsou následující: • • • • • • •
Ú etnictví - práce s ú etní osnovou a ú etním deníkem, tisky a výpisy ú etních dat. KVF - kniha vydaných faktur. KDF - kniha došlých faktur OZP - kniha ostatních závazk a pohledávek Banka - bankovní výpisy, komunikace s bankou Pokladna - hotovostní doklady DM - dlouhodobý majetek
Zaškrtávací polí ko Právo zm n Pokud zadáte správné heslo, zobrazí se zde vaše p ístupová editovací práva. Pokud je polí ko ve sloupci P ístup zaškrtnuto, pak máte oprávn ní vstoupit do vybraného subsystému programu ExWin. Zaškrtnuté polí ko znamená, že ve vybraného subsystému m žete data po izovat a m nit.
Tla ítko Zav i / Vstup Pokud klepnete do tohoto tla ítka, je-li na n m nápis "Zav i", pak se ukon í program ExWin. Pokud jste však zadali správné p ístupové heslo, zm nil se název tla ítka na "Vstup". Pak stisk tohoto tla ítka zav e okno Heslo a zobrazí základní pracovní plochu programu ExWin.
11
Hlavní menu V horní ásti pracovní plochy programu ExWin je hlavní menu. Obsahuje tyto nabídky: • Soubor • Ú etnictví • Knihy • Ostatní • Help
12
Nabídka Soubor Zde je nabídka základních inností se systémem ExWin. Klikn te myší na zvolenou položku. Pokud kliknete myší kamkoli mimo okno Soubor, nabídka se op t zav e. K dispozici jsou tyto volby: •
Otev ít klienta - nabídne seznam existujících klient
•
Zav ít klienta - umožní zav ít práv otev eného klienta a poté otev ít jiného.
•
Nový klient - umožní založit nového klienta, pokud chcete založit klienta jen pro ú tování dalšího období již existujícího klienta, nepoužívejte tuto volbu, ale použijte tla ítko "P enos ro ních dat" p ímo z nabídky v klientovi.
•
Vymazat klienta - nabídne seznam klient a umožní zcela zrušit vybraného klienta.
•
Archiv – prohlížení archivovaných klient
•
Registrace
•
Správce - nastavení hesel, p ístupových práv, archivace klient
•
Možnosti - nastavení možností programu ExWin. Pokud je práv otev en n jaký klient, tak umožní i nastavit jeho základní vlastnosti - název klienta, délku ú tu, zda používá st ediska, zadat ísla d ležitých ú t , zvolit periodu odepisování dlouhodobého majetku atd.
•
Konec - ukon í innost programu ExWin. Pokud je práv otev en n jaký klient, tak jej nap ed uzav e.
13
Okno Nový klient Tato volba slouží k založení zcela nového klienta (tedy nikoli dalšího ú etního roku pro již stávajícího klienta – to se provádí v ro ním p enosu dat). Zde je t eba zadat název klienta (doporu ujeme název nebo zkrácený název firmy a rok ú etního období), poté kalendá ní rok po átku ú etního období a kalendá ní m síc prvního m síce ú etního období. Nap íklad je-li ú etní období shodné s kalendá ním rokem, zadejte letopo et a m síc 01, za íná-li ú etní období t eba v dubnu, zadejte letopo et do kterého tento duben spadá a jako m síc uve te íslo 04. V polí • • • •
ku pro výb r ú etní osnovy zvolte jednu z možností: Osnova pro podnikatele Osnova pro neziskové organizace Prázdná ú etní osnova Uložený vzor (tato možnost se zobrazí, pouze pokud n jaké další vzory ú etních osnov jsou v adresá i ExWin/Osnovy).
Vyberete-li možnost Uložené vzory (pokud ovšem n jaké uložené vzory jsou – dá se uložit ú etní osnova libovolného jiného klienta jako vzor ve volb íselníky – íselník ú t ), pak se zobrazí další okénko s možností vybrat (klepnutím myší na název) uložený vzor ú etní osnovy a ten na íst do nového klienta (sou asn se na te i k n mu p íslušný uložený íselník kód DPH). Nakonec stiskn te tla ítko Založit klienta. Program založí adresá nového klienta a oznámí vám jeho p id lené íslo (toto íslo si pamatovat nemusíte, zobrazuje se vždy, když do klienta vstoupíte). Každý klient se založí se standardním nastavením. M žete však ihned stisknout tla ítko Nastavit údaje o klientovi a provést pot ebná nastavení. M žete tak u init i kdykoli pozd ji pomocí volby hlavního menu Soubor – Možnosti – karta Nastavení klienta.
14
Okno Otev ení klienta Zde vyberte klienta, kterého chcete otev ít. Bu to vysvi te jeho název a stiskn te ENTER, nebo na n j klikn te myší a poté stiskn te tla ítko Vybrat. Seznam klient je set íd n podle názvu klient .
15
Okno Správce Pokud má uživatel nastaveno p ístupové právo správce systému, m že vstoupit do tohoto okna, které je ur eno pro správu hesel, nestandardní úpravy databází a archivaci klient .
Tabulka p ístupových hesel Zde je možné nadefinovat jednotlivé uživatele a p id lit jim p íslušná oprávn ní. V polí ku Heslo je desetiznakové heslo. Pozor - rozlišují se malá a velká písmena. V zadávání hesla p i vstupu do programu se heslo nezobrazuje. To n kdy iní potíže p i p epíná mezi anglickou a eskou klávesnicí, proto je vhodné v hesle nepoužívat písmena s diakritikou. V polí ku Uzivatel je název uživatele. Další polí ka ozna ují p ístupová práva. Pokud je v polí ku hodnota T, pak daný uživatel p ístupové právo vlastní, pokud je zde hodnota F, pak nikoli. Významy jednotlivých polí ek jsou následující: Ucet Ucetup Kvf Kvfup Kdf Kdfup Ozp Ozpup Banka Bankaup Pokl Poklup Dm Dmup Spravce systému.
- právo na vstup do zobrazení ú etních v t - právo na ú tování a zm nu ú etních v t - právo na vstup do knihy vydaných faktur - právo zm n v knize vydaných faktur - právo na vstup do knihy p ijatých faktur - právo zm n v knize p ijatých faktur - právo na vstup do knihy ostatních závazk a pohledávek - právo zm n v knize ostatních závazk a pohledávek - právo vstupu do modulu Banka - právo zm n v modulu Banka - právo vstupu do modulu pokladní doklady - právo zm n v modulu pokladní doklady - právo vstupu do modulu Dlouhodobý majetek - právo zm n v modulu Dlouhodobý majetek - smí m nit a p id lovat p ístupová práva a hesla a provád t správu
Tla ítko Zrušit heslo umožní zrušit ádek o uživateli. Nejmén jeden uživatel však musí být založen. Proto poslední ádek nelze zrušit. Po stisknutí tla ítka se program ješt zeptá, zda má ádek opravdu zrušit.
16
Tla ítko P idat heslo p idá prázdný ádek do tabulky hesel. Pokud se poté pokusíte uzav ít okno Správce, budete upozorn ni, že v tabulce hesel se vyskytuje prázdné heslo. Do prázdného ádku m žete p ímo zapsat libovolné heslo a uživatele a nadefinovat p ístupová práva.
Okno Správce – karta Správa Na druhé kart je možno zadat internetovou adresu da ového kalendá e. Ten lze v programu poté vyvolat ve speciálních innostech stiskem tla ítka Da ový kalendá . Standardn je zde nastavena cesta k da ovému kalendá i na serveru firmy ZNOVU s.r.o. Je též možno povolit další spušt ní programu ExWin (standardn lze program ExWin na témže po íta i spustit jen jednou, pokud však odškrtnete polí ko Zakázat opakované spušt ní, tak je možno tento program spustit libovoln krát. Z bezpe nostních d vod to však nedoporu ujeme).
Tla ítko VFP simulace Tla ítko otev e nové okno, které umožní p ímo zadávat p íkazy jazyka Visual FoxPro, p ípadn prohlížet a editovat soubory. Tuto volbu m l používat jen programátor znalý jazyka VFP a rovn ž znalý vnit ní struktury databázového systému ExWin. V okamžiku stisknutí tla ítka nesmí být otev en žádný klient. Po ukon ení VFP simulace je t eba p ed dalším používáním program ExWin nejprve ukon it a znovu spustit.
17
Okno Správce – karta Archivace Zde je zobrazen seznam všech klient . V tabulce je možné vybrat klienta a stiskem tla ítka Archivovat lze p esunout celého klienta do archivu. Tím se uvolní místo v seznamu klient (maximální možný po et klient v tomto seznamu je 99). Nelze archivovat klienta, která má ješt v seznamu p edchozí ú etní období. Nap íklad, pokud jsou v seznamu klient uvedeni tito navazující klienti: První obchodní a.s. 2000 První obchodní a.s. 2001 První obchodní a.s. 2002 První obchodní a.s. 2003 Nelze provést archivaci První obchodní a.s. 2001, je nutno nejprve archivovat První obchodní a.s. 2000 , teprve poté rok 2001 atd. Data v archivu lze normálním zp sobem prohlížet a tisknout sestavy, nelze je však m nit.
18
Okno Možnosti Zde lze zm nit n které parametry programu a to jak parametry spole né pro všechny klienty, tak parametry jednotlivých klient . Pro nastavení parametr klienta je nutné nejprve do konkrétního klienta vstoupit.
Možnosti - karta Celkové nastavení Zde lze nastavit tyto možnosti: •
Používat monitorování systému - pokud je polí ko zaškrtnuté, evidují se zm ny v systému, zejména chyby, ke kterým dojde.
•
Mazat monitoring po dn - pokud se používá monitorování systému automaticky se v monitorovacím souboru odmazávají v ty, které jsou starší než po et zadaných dn
•
Zobrazovat krátkou nápov du na modré lince v dolní ásti pracovní plochy
Tla ítko Zm nit nastavení umožní opravovat nastavení Tla ítko Obnovit nastavení zruší práv provád né zm ny a nastaví zp t p vodní nastavení Tla ítko Uložit nastavení uloží nastavení jako trvalé. Tla ítko Zobrazit monitorovací protokol (je p ístupné pouze tehdy, pokud je otev en n jaký klient) otev e nové okno s protokolem o innosti programu (v etn záznamu o chybách)
19
Možnosti - karta Nastavení klienta V tabulce Nastavit se vybere pot ebné nastavení a stiskem Enter (nebo dvojím klepnutím myši, p ípadn stiskem tla ítka Zadat vybrané nastavení) se otev e okno s možnostmi nastavení. V horní ásti je popis daného nastavení, k emu slouží a jaké hodnoty je t eba zadat. V dolní polovin okna jsou možnosti pro výb r nebo zadání pot ebných hodnot (nap íklad název a adresa kleinta, nebo zda je plátcem DPH apod.). P ípadné práv provedené zm ny lze zrušit stiskem tla ítka Obnovit p vodní hodnoty. Pokud nevíte jakou hodnotu zadat, m žete stisknout tla ítko Nastavit obvyklé hodnoty. Pokud zm níte nastavení, uložte jej stiskem tla ítka Uložit nastavení. Pak je možno zadávání ukon it, nebo p ejít na další p ípadn i p edchozí nastavení. Pro každého klienta lze nastavit tyto údaje: •
Název klienta v seznamu klient
•
Základní údaje o klientovi :
o název o adresa o telefon o fax o e-mail o www - adresa webových stránek o I O a DI o spisové íslo (údaj pro fakturaci) o název banky o
íslo ú tu, pokud má klient více bankovních ú t , zadejte sem ten, na který mají nej ast ji docházet platby vydaných faktur, ísla ostatních ú t
o kód ú tu BIC o faktury vy izuje - údaj se tiskne na fakturu •
Zda se používají nákladová st ediska. Pokud se nastaví jejich používání je možné sledovat výsledkové ú ty (tisk výsledovky, výpisy) v rozlišeni pro jednotlivá st ediska. 20
•
Typ ú etní osnovy – lze zvolit n kterou z p eddefinovaných osnov, nebo uloženou osnovu z jiného klienta (pokud již byly n jaké osnovy uloženy v jiném klientovi ve volb Ú etnictví - íselníky – Ú etní osnova. Vybrat ú etní osnovu lze však pouze tehdy, pokud v klientovi ješt nebylo ú továno.
•
Zda je klient plátce DPH
•
Po áte ní a kone ný m síc ú etního období
•
Používání nákladových st edisek. Pokud se nákladová st ediska používají, zda se má kontrolovat, že u každého výsledkového ú tu je zadáno íslo st ediska a zda se má kontrolovat, že i u každého majetkového ú tu je zadáno íslo st ediska.
•
Délka ísla st ediska (3 nebo 7 znak )
•
Délka ísla ú tu (5 nebo 6 íslic)
•
Možnosti zm n v klientovi – zda lze m nit vše, nebo jen ú etní data, nebo jen data knih faktur, majetku, pokladna a banka.
•
Zda po íta je centrální nebo periferní (nemá nic spole ného s lokální sítí, všechny po íta e v síti mají být stejného typu - standardn centrální). Rozd lení na centrální a periferní po íta se používá v p ípad , že na n kterých (obvykle vzdálených) po íta ích se po izuje jen ást ú etnictví, které je pak t eba p ipojit v centru k celkovému ú etnictví. Z periferního na centrální po íta se pak p enáší vždy jen nov po ízené údaje. Po p enosu pak již tyto údaje nelze na periferním po íta i upravovat. Je tedy možné, aby na periferním po íta i se po izovaly nap íklad jen n které knihy, m že se tam ovšem po izovat vše.
•
Syntetické ú ty, které program pot ebuje rozlišovat. Jde o ú ty: o Zálohy provozní (p ijaté i vzdané), krátkodobý as dlouhodobý úv r, sm nky - tyto ú ty jsou pot eba, aby program dokázal odlišit vlastní zaú tování faktury od zaú tování platby. o Ú et banka a pokladna – program v ú tování automaticky dopl uje analytiku ú tu podle ísla pokladny nebo bankovního ú tu. Pot ebuje však znát íslo syntetiky. o Ú et DPH – program dokáže automaticky generovat ú etní v ty o DPH, analytiku dosadí podle použitého kódu sazby DPH (viz íselníky – DPH kódy), zde je pot eba zadat syntetiku. o Ú et odpis – p i ú tování odpis se m že používat více ú t pro odpisy (u každého majetku je kolonka pro íslo ú tu odpis ). Zde je pot eba zadat spole ná syntetika.
•
Analytické ú ty, které program pot ebuje k automatickému ú tování. Jde o ú ty: 21
o kurzovní rozdíly (zisk a ztráta) – program dokáže automatiky doú tovat kurzovní rozdíl u zaplacené faktury (pokud je faktura zcela zaplacena v cizí m n , ale v K je rozdíl, tak tento rozdíl doú tuje podle typu faktury a podle znaménka rozdílu jako kurzovní zisk nebo ztrátu). o analytika ú tu odb ratelé a dodavatelé, která se použije, pokud se ú tuje faktura odb ratele nebo dodavatele, který není uveden v íselníku kontakt , nebo který tam uveden je, ale nemá p i azenu vlastní analytiku. Jedná se tedy o analytiku ur enou pro nerozlišené odb ratele nebo dodavatele (v íselníku kontakt m že mít každý kontakt vypln nu vlastní analytiku ú tu odb ratelé, dodavatelé, nebo oboje nebo žádnou). •
Definice pokladen
•
Definice bankovních ú t
•
Perioda ú etního odepisování dlouhodobého majetku (ro ní nebo m sí ní)
•
Výb r P edcházející klienta - obsahuje íslo klienta pro p edchozí ú etní období (pokud existuje, jinak je zde 00)
•
Výb r Následující klient - obsahuje íslo klienta pro následující ú etní období (pokud existuje, jinak je zde 00)
•
Sazby DPH
•
Nastavení p enosu dat p es Internet pomocí FTP. Zde nastavení pot ebných hodnot, a to: internetová adresa serveru FTP jméno uživatele serveru název adresá e klienta na FTP serveru p ístupové heslo k serveru Adresu, jméno uživatele a heslo vám sd lí váš internetový provider. Adresá klienta je pot eba na serveru vytvo it. Jeho jméno je libovolné, nesmí však obsahovat mezery. Tento adresá klienta pak musí obsahovat tyto podadresá e : u k v kvf kdf ozp banka pok kont
22
•
Nastavení údaj o Homebankingu
•
Základní údaje pro vydané faktury – jako standardní doba splatnosti, obvyklý konstantní symbol atd.
•
Jak se mají kontrolovat ísla faktur mezi jednotlivými knihami.
•
Podoba zálohové faktury (vystavovat s DPH nebo bez DPH)
•
Jak ú tovat základ DPH a DPH u faktur z EU
•
Zda se variabilní symbol píše vždy velkými písmeny a íslicemi, nebo zda jsou povoleny i malá písmena
•
Zda se na pokladní doklady tiskne informa ní cena v EUR
•
Zda se používá jedna nebo dv
•
Zda se bude p i párování v bance a v pokladn p enášet název odb ratele nebo dodavatele ze spárované faktury do poznámky v bance (p ípadn v pokladn ) nebo do kolonky Plátce / p íjemce (resp. Od / komu).
•
V pokladn lze nastavit možnost zaokrouhlit celkovou ástku, pokud se po ítá celková ástka v etn DPH z ástek bez DPH. Výpo et v tom p ípad probíhá následovn :
ady doklad pro p íjmy a výdaje z pokladny
a) Nejprve se spo te DPH z uvedeného základu a celková ástka nezaokrouhlená zvláš pro každou sazbu. b) Poté se zaokrouhlí celkové ástky za jednotlivé sazby (19%, 5% a bez DPH), podle zvoleného zp sobu (na padesátihalé e nebo celé koruny). c) Poté je zp tn vypo tena DPH a základ DPH (ta se zaokrouhlí podle nastaveného zp sobu zaokrouhlování DPH v pokladn - viz výše, zp sob zaokrouhlení DPH však již nemá na celkovou ástku vliv).
"%& ' ( % % % ) *+ 2 3 "%4! 2 5 2 ) % " 6 .% !$.
,!! -! $. /0% 1 . ! 54 $ 54 $
K dispozici jsou tyto možnosti zaokrouhlení celkové ástky: o nezaokrouhlovat o zaokrouhlovat na padesátníky o zaokrouhlovat na celé koruny P i zaokrouhlení na padesátníky se postupuje takto:
23
Desetinná ást
Zaokrouhleno na 0 až 25 26 až 74 75 až 100
0 50 100
•
Jak zaokrouhlovat DPH v knihách. Lze vybrat ze dvou zp sob zaokrouhlování DPH: - nezaokrouhlovat (což vlastn fakticky znamená zaokrouhlit na halé e) - zaokrouhlovat na desetihalé e sm rem nahoru V knize faktur p ijatých, vydaných a v knize ostatních závazkù a pohledávek m že být zvolen jiný zp sob zaokrouhlování DPH než v knize pokladna.
•
Nastavení zaokrouhlovacího zbytku pro odepisování majetku. Pokud p i výpo tu posledního ú etního nebo speciálního odpisu se neodepíše majetek do nulové z statkové ceny, ale na z statkové cen zbude n jaká malá hodnota (nap íklad vinou zaokrouhlovacích chyb), pak tato hodnota m že být ješt zahrnuta do tohoto odpisu, pokud je menší nebo rovna než je zde zadaná hodnota. Standardn je nastavena hodnota 10.00 K avšak m že být nastavena od 1.00 K do 999.00 K . Hodnoty se nastavují zvláš pro ú etní a speciální odpis.
•
Zda se v knihách má používat plný formulá pro zadávání všech údaj nebo pouze zjednodušený formulá , kde jsou pouze údaje nutné pro ú tování.
•
Zda se má pamatovat íslo naposled zadaného ú etního dokladu p i ú tování.
•
Barva pracovní plochy. Pokud klepnete na tla ítko Vybrat barvu ze seznamu, zobrazí se seznam základních barev. Pokud na n kterou klepnete a potvrdíte volbu stiskem tla ítka O.K., nastaví se tato barva. Pomocí tla ítka Definovat vlastní barvy m žete vybrat jakoukoli barvu.
24
Nabídka Ú etnictví Nabídka umož uje vstup do pracovních okem klienta ur ených pro práci s ú etnictvím. Rychlejší p ístup k t mto innostem je stiskem tla ítka s ikonou pat i né innosti pod hlavním menu (tla ítka jsou zobrazena pouze pokud je otev en n jaký klient).
Nabídka Knihy Nabídka umož uje vstup do pracovních okem klienta ur ených pro práci s knihami prvotních doklad . Rychlejší p ístup k t mto innostem je stiskem tla ítka s ikonou pat i né innosti pod hlavním menu(tla ítka jsou zobrazena pouze pokud je otev en n jaký klient).
25
ExWin základní pracovní plocha Základní pracovní plocha programu ExWin. Její velikost lze m nit standardními zp soby pro zm nu velikosti okna ve Windows. Pokud je otev en n jaký klient, je v horní ásti plochy zobrazen název klienta, otev ené ú etní období a pod ním jsou tla ítka pro práci s jednotlivými ástmi programu ExWin. Klepnutím na "Soubor" se otev e menu pro práci s klienty (výb r klienta, založení nového klienta, zrušení klienta), pro nastavení základních možností (nastavení celého programu i nastavení základních údaj o klientovi), hesel a pro ukon ení programu. Ukon it program lze též kdykoli klepnutím na k ížek v pravém horním rohu této plochy (okna). Ve spodní ásti plochy m že být zobrazen proužek se stru nou nápov dou. Zda je tento proužek viditelný lze nastavit pomocí volby "Soubor" -> "Možnosti" a zde pak zaškrtávacího polí ka "Zobrazovat krátkou nápov du" Ve volb Možnosti v klientovi lze zadat barvu pracovní plochy odlišnou pro každého klienta.
26
Ú tování Ú tování znamená po izování v t ú etního deníku. To je možné jednak p ímo z hlavní nabídky pomocí tla ítka Po izování ú etních v t, jednak v knihách, kde jsou k dispozici tyto základní možnosti ú tování: pohybovníkem ú tovací tabulkou jedním p eddefinovaným zp sobem (jeden doklad) jedním p eddefinovaným zp sobem (hromadné ú tování) p ímým zapsáním ú etní v ty Krom t chto základních zp sob je k dispozici ješt automatické ú tování kurzovních rozdíl v Knize vydaných faktur, ú tování leasingu v Knize ostatních závazk a pohledávek a speciální ú tovací tabulka v knize Pokladna.
27
Struktura ú etní v ty V systému ExWin se používá struktura, kdy jedna ú etní v ta se skládá z dvou v t databázových. První ást ú etní v ty (první databázová v ta) obsahuje údaje vztahující se k první mu ú tu ú etní souvztažnosti, druhá ást pak údaje vztahující se k druhému ú tu souvztažnosti. Krom toho jsou zde údaje shodné v obou ástech v ty ( íslo ú etního dokladu a ú etní období, ástka K , ástka cizí m ny, zkratka cizí m ny). Ke každému z obou ú t ú etní souvztažnosti se tak m že p i adit vlastní poznámka, íslo prvotního dokladu, íslo st ediska, íslo akce a kód DPH. V každé polovin v ty je však i údaj o souvztažném ú tu a stran souvztažného ú tu, takže vlastn každá p lka v ty si nese v sob údaj o celé ú etní souvztažnosti. Nap íklad pokud se ú tuje ú et 31110 Má dáti proti ú tu 60110 Dal, pak v první ásti v ty jsou uvedeny tyto údaje: Ú et Strana Ú et souvztažný Strana souvztažná
31110 M 60110 D
Zatímco v druhé ásti téže ú etní v ty jsou uvedeny údaje: Ú et Strana Ú et souvztažný Strana souvztažná
60110 D 31110 M
Údaje o ú tech a stranách jsou zde tedy uvedeny jakoby k ížem. To je dobré jednak pro kontrolu a navíc, pokud nepot ebujeme na výpise všechny údaje o celé ú etní v t , ale sta í údaje o ú etní souvztažnosti, vysta íme s první ástí ú etní v ty. To se dá využít nap íklad v individuálním výpisu z ú etního deníku p i p enosu dat (do textového souboru nebo do MS Excel), kdy p enesením jen první ásti v ty snížíme rozsah p enášených dat.
28
V každé p lce ú etní v ty se evidují tyto údaje: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Ú etní období (den ú etního p ípadu formou RRMMDD). íslo ú etního dokladu. Eviden ní íslo pro rozlišení skupin nebo typu deníkových v t. Ú et Strana ú tu íslo st ediska íslo akce (projektu, zakázky apod.) Poznámka Faktura. Interní íslo faktury Variabilní symbol íslo pokladního dokladu nebo bankovního výpisu Kód DPH Zkratka cizí m ny, je-li v ta v cizí m n ástka K (kladná nebo záporná, v obou ástech v ty je stejná) ástka cizí m ny (kladná nebo záporná, v obou ástech v ty je stejná) Ú et souvztažný Strana souvztažná Datum po ízení v ty (po íta ové datum) Kód toho, kdo v tu po izoval (ve výpisu se nezobrazuje) Po adí v ty (ve výpisu se nezobrazuje). Jde o íslo s jedním desetinným místem. Ob ásti v ty mají stejné íslo p ed desetinnou te kou, ale první v ta má za desetinnou te kou nulu, druhá v ta má za desetinnou te kou jedni ku. Pokud se toto íslování poruší, mohou p estat správn fungovat n které ásti programu. Tato chyba se odstraní spušt ním indexace (z volby Speciální innosti v hlavním menu).
29
Tla ítko Po izování ú etních v t Volba umož uje p ímé ú tování do deníku. Po otev ení okna zadejte íslo ú etního dokladu - nejedná se o íslo prvotního dokladu (faktury, bankovního výpisu atd.) ale o íslo, kterým se dají ozna it ú etní v ty, které k sob logicky pat í, nap íklad doklady z ur itého m síce, nebo doklady týkající se vydaných nebo p ijatých faktur atd. N jaké íslo musíte zadat, ale je možné používat jedno íslo i pro celý ú etní deník. Pokud místo zadání ísla dokladu klepnete do tla ítka Doklady, zobrazí se okno, kde je jednak seznam již vytvo ených doklad a rovn ž seznam doklad , které byly uloženy jako vzory. Pokud vyberete již existující doklad, tak ten se celý na te do po izovací tabulky, pokud vyberete n který uložený vzor, budete mu ješt muset p i adit nové íslo a rovn ž m žete vybrat, které hodnoty se z uloženého vzoru mají do nového dokladu p enést, p ípadn paušáln p epsat n které údaje (poznámka, íslo st ediska, íslo akce, variabilní symbol) Po zadání ísla dokladu se zobrazí zadávací tabulka. Ukazují se ty i ú etní v ty, zapisovat novou v tu (nebo opravovat) lze jen v posledním tvrtém ádku. Pokud chcete p ejít na jinou ú etní v tu v rámci dokladu, stiskn te bu tla ítka Nahoru nebo Dol nebo v okénku pro zadání období stiskn te šipku nahoru nebo dolu. Pokud jsou okénka ve tvrtém ádku vybarvena bíle, znamená to, že tuto ú etní v tu m žete opravovat (lze opravovat pouze nov p idané ú etní v ty, ty staré m žete zde jen prohlížet – pro jejich opravu je nutné použít volbu Opravy, nikoli Po izování). Pokud v tu chcete opravovat, pak v okénku pro zadání období stiskn te ENTER. Pokud si to b hem oprav rozmyslíte, stiskn te klávesu Escape a opravy se zruší (v ta se nezm ní). Pokud naopak chcete opravenou v tu uložit, proklepejte všechna okénka klávesou ENTER.
30
P i po izování nové v ty postupujte takto: 1. nejprve zadejte ú etní období formou RRMMDD. Pokud ovšem p edchozí v ta obsahovala zaú tování základu DPH (a má vypln n kód DPH), pak lze stiskem mezerníku vygenerovat ú etní v tu o DPH.. 2. Pokud jste v p edchozí v t zaú tovali v tu o základu DPH (a zadali jste kód sazby DPH), m žete nyní stisknout mezerník a to vygeneruje v tu o DPH. Ú et se p itom dosadí podle nastavení tabulky kód DPH (viz íselníky – kódy DPH). ástka se spo te automaticky, pokud je t eba zaú tovat jinou ástku je samoz ejm možno ji p epsat, stejn jako jakýkoli údaj ve vygenerované v t 3. zadejte íslo prvního ú tu. Pokud stisknete ENTER na prázdné okénko, p enese se íslo z p edchozí v ty. Pokud napíšete íslo kratší než na kolik íslic jsou ú ty, bude íslo dopln no nulami (zadáte-li 211, doplní se p i p timístné ú etní osnov na 21100). M žete stisknout klávesu F3 a vybrat ú et (p ípadn založit nový). Totéž lze u init po dvojím poklepání myší. P i zobrazení íselníku ú t lze pot ebný ú et nejrychleji nalézt tak, že se voln na klávesnici napíše íslo ú tu na jednu, dv nebo t i první íslice. Hledané íslo se tedy jen voln vy uká na klávesnici, aniž by se zapisovalo do n jakého okénka.) 4. zadejte stranu u prvního ú tu. Stranu m žete m nit stiskem kláves M a D a stiskem mezerníku. 5. zadejte íslo st ediska (pokud je používáte). F3 nebo dvojí poklepání myší op t zobrazí íselník st edisek (p ípadn umožní nové st edisko založit). Stisk * (hv zdi ky) p enese íslo st ediska z p edchozí ú etní v ty. 6. zadejte íslo akce. Neznáte-li je, op t m žete použít klávesu F3 nebo dvojí poklepání myší. Stisk * (hv zdi ky) p enese íslo akce z p edchozí ú etní v ty. 7. zadejte poznámku (17 znak ). Stisk * (hv zdi ky) p enese poznámku z p edchozí ú etní v ty. 8. zadejte íslo faktury, variabilní symbol nebo íslo (do okénka íslo se zapisuje bu íslo pokladního dokladu nebo íslo bankovního výpisu). Mezi zobrazením faktury, variabilního symbolu a ísla se p epíná stiskem klávesy Tabelátor (plstí pouze pro ú etní v tu, ve které jste) nebo stiskem tla ítek Faktura, Variab nebo íslo, která jsou umíst na u horní lišty okna. Stisk t chto tla ítek zm ní zobrazení u všech ty ech práv zobrazených ú etních v t, tedy celý sloupe ek. 9. zadejte kód DPH, pokud jste plátci DPH a pokud se ú etní v ta týká DPH (základu nebo vlastní dan ). Stisk klávesy F3 nebo poklepání myší op t zobrazí íselník sazeb DPH. 31
10. zadejte zkratku cizí m ny, pokud je ú etní v ta v cizí m n . Rovn ž je možné stisknout hv zdi ku a vyvolat kurzovní lístek. Zde je pak možné vyhledat kurz v souboru kurz nebo si prohlédnout kurzovní lístek NB (vyžaduje p ipojení k Internetu). 11. zadejte ástku K nebo ástku v cizí m n . P epíná se mezi nimi op t pomocí Tabelátoru nebo stiskem tla ítek K nebo ástka v horní ásti okna. Rovn ž je možno stisknout hv zdi ku a vyvolat kurzovní lístek. 12. zadejte druhé íslo ú tu. Zadává se obdobn jako to první. 13. zadejte stranu u druhého ú tu. 14. zadejte st edisko u druhého ú tu. Lze použít klávesu F3, dvojí stisk myši nebo klávesu / (lomítko) pro p enos ísla st ediska z první ásti této ú etní v ty nebo * (hv zdi ku) pro p enos ísla st ediska z p edchozí ú etní v ty. 15. zadejte íslo akce. Lze použít klávesu F3, dvojí stisk myši nebo klávesu / (lomítko) pro p enos ísla akce z první ásti této ú etní v ty nebo * (hv zdi ku) pro p enos ísla akce z p edchozí ú etní v ty. 16. zadejte poznámku k druhému ú tu. Lze použít klávesu / (lomítko) pro p enos poznámky z první ásti této ú etní v ty nebo * (hv zdi ku) pro p enos z p edchozí ú etní v ty. 17. zadejte íslo faktury nebo variabilního symbolu nebo íslo (pokladní doklad nebo bankovní výpis). To je ovšem nutné pouze tehdy, pokud se má hodnota lišit od hodnoty zadané v první ásti této ú etní v ty. Pokud zde má být hodnota stejná, nechte polí ko prázdné, po stisku klávesy ENTER se hodnota p enese automaticky. 18. zadejte kód DPH k druhému ú tu (pokud je jiný než kód v první ásti v ty, pokud je stejný, nemusí se polí ko vypl ovat – kód z první ásti v ty se doplní automaticky) 19. Po stisku klávesy ENTER v tomto okénku se provede kontrola ú etní v ty. Pokud bude nalezena chyba, budete na ni upozorn ni a ú etní v ta se neuloží, ale z stane otev ena. V tom p ípad bu chybu opravte a znovu stiskn te ENTER v tomto okénku, nebo stiskn te klávesu Escape, ímž se práv po izovaná v ta zruší.
32
B hem po izování máte k dispozici tato tla ítka: Ulož ádek Uloží práv zadávaný nebo opravovaný ádek. Není t eba toto tla ítko ma kat, to se provede automaticky, pokud stisknete klávesu ENTER v okénku pro zadání druhého ísla faktury (nebo variab. symbolu nebo ísla) Uložit doklad Uloží nov po ízené v ty a uzav e okno Po izování ú etních v t. Nahoru Posune zobrazené v ty dokladu nahoru. Dol Posune zobrazené v ty dokladu dol . Vymaž Umožní vymazat nov po ízenou ú etní v tu. Nap ed se ješt zeptá. SUM synt Spo te tyto údaje v rámci po izovaného ú etního dokladu : íslo syntetického ú tu název ú tu strana po áte ního z statku obrat Má Dáti za doklad obrat Dal za doklad kone ný stav za doklad do sou t se zahrnou všechny ú etní v ty po izovaného dokladu, nejen v ty nov po ízené. Pokud však poté stisknete tla ítko Jen za nov po ízená data, zobrazí se sou ty jen za nov p idané ú etní v ty. Tla ítko Tisk umožní sou ty vytisknout. SUM anal Spo te tytéž údaje jako SUM synt, ovšem za analytické ú ty. Po zobrazení sou t za syntetiky nebo analytiky lze stisknout tla ítko Jen za nov po ízená data, což se te údaje jen pro nov po ízené v ty v rámci po izovaného ú etního dokladu. Stisk tla ítka Za celý doklad op t se te údaje za celý ú etní doklad. Pokud však poté stisknete tla ítko Jen za nov po ízená data, zobrazí se sou ty jen za nov p idané ú etní v ty. Tla ítko Tisk umožní sou ty vytisknout
33
Tisk Vytiskne nov po ízené v ty. Stavy Pokud se nezadá íslo ú tu, zobrazí kone né stavy všech ú t z práv po izovaného dokladu, nejprve však musíte zadat období ke kterému se mají stavy spo ítat (zadávejte období formou RRMMDD). Pozor: do kone ného stavu budou zahrnuty i práv po ízené (by dosud nezaložené ú etní v ty). Pokud se vyplní polí ko pro íslo ú tu spo te kone ný stav pouze tohoto ú tu, a to jen z ú etních v t již uložených. V tomto p ípad se po ítá stav pro libovolný ú et (nejen pro ú ty obsažené v práv po izovaném dokladu). Uložit jako vzor Umožní po izovaný doklad uložit jako vzor pro p íští použití. Musíte zadat jméno vzoru. Jméno zadávejte pouze jako písmena (bez há k a árek), ísla, mezery, p ípadn znak podtržítko. Jméno p itom nesmí za ínat mezerou a jeho délka je omezena na 30 znak . Zav ít Zav e okno Po izování ú etních v t. Pokud byly po ízeny nové v ty, zeptá se, zda je má zrušit. Odpovíte-li Ano, pak všechny nov po ízené v ty se zruší. Odpovíte-li Ne, okno se neuzav e. Pak stiskn te tla ítko Uložit doklad, který nové v ty uloží a okno zav e.
34
Ú tování pohybovníkem V knihách lze k ú tování použít pohybovník, který však musí být p edem nadefinován (ve volb íselníky – Pohybovník). Lze je vyvolat tla ítkem Ú tuj 1 Po otev ení okna pro ú tování pohybovníkem nejprve zadejte íslo ú etního dokladu a ú etní období (formou RRMMDD). V tabulce Pohybovník pak jsou zobrazeny všechny nadefinované pohyby, které máte v dané knize k dispozici (posunem v tabulce doprava zobrazíte p esnou ú etní definici každého pohybu. V této tabulce vyberte pot ebný pohyb a klepn te na tla ítko Vyber Pohyb. Do okének pro ástku K (a p ípadn další ú etní údaje) zadejte pot ebné hodnoty. Po zadání poslední hodnoty se pohyb automaticky založí do tabulky Zaú továno. P itom se automaticky dopl uje analytika ú t 311 resp. 321. Pokud se jedná o fakturu odb ratele (dodavatele), který má v íselníku kontakt vypln nu vlastní analytiku, pak se tato analytika dosadí, pokud v íselníku analytika vypln na není, nebo pokud odb ratel (dodavatel) v bec není v íselníku kontakt uveden, použije se analytika pro nerozlišené subjekty (tato analytika se zadává u každého klienta v menu Soubor – Možnosti). V p ípad pokladny a banky se doplní analytika p íslušného ú tu 211 nebo 221. Pohyb z této tabulky je možno kdykoli smazat, pokud na n j klepnete myší a poté stisknete tla ítko Zrušit pohyb (program se poté pro jistotu optá, zda má vybraný pohyb opravdu zrušit). Po zaú tování každého pohybu se v tabulce Sou ty zobrazuje, kolik je zatím zaú továno na jednotlivých analytických ú tech. Pokud je již zaú tován celý doklad, m žete vygenerovat ú etní v ty do deníku stiskem tla ítka Zaú tovat. Pokud místo toho stisknete tla ítko Zav ít, pak se žádné ú etní v ty neuloží (nedojde k vlastnímu zaú tování). Pokud b hem ú tování zjistíte, že n jaký pot ebný pohyb není nadefinován, m žete jej nadefinovat po stisku tla ítka Založit nový pohyb.
35
Ú tování ú tovací tabulkou Lze je vyvolat v knihách tla ítkem Ú tuj 2 Po otev ení okna pro ú tování tabulkou je t eba zadat íslo ú etního dokladu a ú etní období (formou RRMMDD). V knihách faktur je možno zaškrtnou (nebo naopak odškrtnout) polí ko Ú tovat i zálohu. V okénkách Ú tuje se, se zobrazuje jaká ástka z dokladu se práv ú tuje (platí pro doklady s DPH). Nejprve je t eba zaú tovat základ horní sazby DPH (libovolným po tem ú etních v t), poté se ú tuje horní sazba DPH, pak základ dolní sazby, dolní sazba, pak ástka osvobozena od DPH a nakonec p ípadný zaokrouhlovací rozdíl (tzv. halí ové vyrovnání, tj. rozdíl mezi celkovou ástkou uvedenou na dokladu a ástkami za jednotlivé sazby DPH). Pokud je zaškrtnuto polí ko Ú tovat i zálohu, pak se ješt ú tuje odpo et zálohy k faktu e. Je-li doklad bez DPH, ú tuje se celková ástka na dokladu.
2
7* ( 2% * " ) - 4 % ( 7* 2'3 %4. % 22 ! 7* " 2 2.*. 7* 5- )8 (( . !'! . ) ' 9 ! ! 2)*. " 5- )8% 2 :! (9 ; %4. % 23 % 4') ( *. " 5- )2 % * 3 < *. 7* "2 )' 3 " " ! *. =% %4% *. - ) %4. %2 3 !'! . ) ' Ú et1 nebo ú et2 jsou již p edvypln ny, je však možno je p epsat. V knihách vydaných a p ijatých faktur se automaticky dopl uje analytika ú t 311 resp. 321. Pokud se jedná o fakturu odb ratele (dodavatele), který má v íselníku kontakt vypln nu vlastní analytiku, pak se tato analytika dosadí, pokud v íselníku analytika vypln na není, nebo pokud odb ratel (dodavatel) v bec není v íselníku kontakt uveden, použije se analytika pro nerozlišené subjekty (tato analytika se zadává u každého klienta v menu Soubor – Možnosti). V p ípad pokladny a banky se doplní analytika p íslušného ú tu 211 nebo 221. Po vypln ní všech údaj na jednom ádku se vygeneruje ú etní v ta, která se zobrazí v tabulce. Okénka pro ísla ú t jsou nyní prázdná, ale stiskem klávesy ENTER se sem p enesou ú ty z p edchozí ú etní v ty. P i ú tování je možno klávesou F3 nebo dvojím poklepáním myši zobrazit pot ebný íselník (ú t , st edisek, akcí, sazeb DPH. P i zobrazení íselníku ú t lze pot ebný ú et nejrychleji nalézt tak, že se voln na klávesnici napíše íslo ú tu na jednu, dv nebo t i první íslice. Hledané íslo se tedy jen voln vy uká na klávesnici, aniž by se zapisovalo do n jakého okénka.) Po zaú tování Základu DPH se automatiky dosadí pot ebný ú et DPH.
36
V tabulce zobrazující jak vypadají vygenerované ú etní v ty je možno ru n p episovat poznámky, které se uloží k ú tu 1 a k ú tu 2 Stiskem tla ítka Zrušit se dosud vygenerované v ty vymažou a je možno ú tovat znovu. Po zaú tování všech ástek na dokladu se zp ístupní tla ítko Zaú tovat, jehož stisk provede vlastní zaú tování dokladu do ú etního deníku. Je též možno ú tovat DPH pro faktury z EU. Fakturu je t eba zapsat tak, že se celková ástka v K zapíše do K celkem i do K bez DPH. Pak p i ú tování faktury se zaú tuje celková ástka faktury b žným zp sobem. Po vytvo ení ú etních v t o celkové ástce (p ípadn o záloze) se však místo tla ítka Zaú tovat stiskne tla ítko Doú tovat DPH. Do okének vedle tla ítka se pak p epíše celková ástka faktury do p íslušného polí ka podle toho, jakou sazbu je t eba uplatnit (pokud mají být uplatn ny ob sazby, je t eba ástku K rozd lit do obou okének). Po stisku klávesy ENTER v okénku pro základ horní sazby se vygeneruje ástka DPH (zaokrouhlování se ídí nastavením v Možnostech) a tu je možno zaú tovat na dva ú ty DPH sou asn se zobrazí okénko pro kód DPH u druhého ú tu. Poté, co se takto zaú tuje celá DPH je možno celé zaú tování uložit stiskem tla ítka Zaú tovat. Pokud je v Možnostech na kart Nastavení klienta 2 zaškrtnuto okénko Ú tovat základ DPH u faktur EU, pak se zobrazuje ješt okénko (pod základy DPH), kam je t eba napsat íslo ú tu pro zaú tování základu DPH. V ta o základu bude vygenerována automaticky ke každé sazb (ú tuje se na jeden ú et na stranu Má dáti i Dal - takže kone ný stav tohoto ú tu je roven nule).
37
Ú tování p eddefinovaným zp sobem – jeden doklad Tento zp sob ú tování je p ístupný v knihách faktur a v Knize ostatních závazk a pohledávek. Lze je vyvolat tla ítkem Ú tuj 3 Po otev ení okna se zobrazí p ednastavená akontace pro jednotlivé ástky na faktu e, tedy pro základy a vlastní da , pro ástku osvobozeno nebo bez DPH, pro zaú tování zaokrouhlovacího rozdílu a pro zaú tování odpo tu zálohy – záloha se ú tuje pouze tehdy, pokud se ponechá zaškrtnuté polí ko Záloha. P i prvním vyvolání okna jsou okénka pro ú ty prázdné, dosazené hodnoty se však zapamatují pro p íští použití (kdykoli je možné je p epsat jinými ísly ú tu). Stejn tak se zadávají a pamatují kódy DPH. P i zadávání ú t a kód DPH je samoz ejm možné stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit pat i ný íselník. P i zobrazení íselníku ú t lze pot ebný ú et nejrychleji nalézt tak, že se voln na klávesnici napíše íslo ú tu na jednu, dv nebo t i první íslice. Hledané íslo se tedy jen voln vy uká na klávesnici, aniž by se zapisovalo do n jakého okénka. Analytiky ú t 311 a 321 se dosadí podle aktuálního odb ratele nebo dodavatele. Pokud má odb ratel (dodavatel) svoji analytiku uvedenu v íselníku kontakt , použije se tato analytika, pokud ne použije se analytika bez rozlišení (zadává se ve volb Soubor – Možnosti). Pokud je doklad ozna en íslem st ediska nebo akce, pak se zobrazí i tyto údaje a ty se pak p enesou do ú etní v ty (je možné je p epsat). Ú etní období se p ebere z dokladu (z údaje datum zdanitelného pln ní u faktur nebo údaje datum v pokladn ). íslo ú etního dokladu je t eba pokaždé vyplnit znovu. Stiskem tla ítka Zaú tovat se vygenerují pat i né ú etní v ty do ú etního deníku.
2 7* ( 2% * " ) - 4 % ( 7* 2'3 %4. % 22 ! 7* " 2 2.*. 7* 5- )8 (( . !'! . ) ' 9 ! ! 2)*. " 5- )8% 2 :! (9 ; %4. % 23 % 4') ( *. " 5- )2 % * 3 < *. 7* "2 )' 3 " " ! *. =% %4% *. - ) %4. %2 3 !'! . ) '
38
Ú tování p eddefinovaným zp sobem – hromadné ú tování Tento zp sob ú tování je p ístupný v knihách faktur a v Knize ostatních závazk a pohledávek a v knize Pokladna. Lze je vyvolat z MENU pomocí volby Hromadné ú tování Po otev ení okna se zobrazí p ednastavená akontace pro jednotlivé ástky na faktu e, tedy pro základy a vlastní da , pro ástku osvobozeno nebo bez DPH, pro zaú tování zaokrouhlovacího rozdílu a pro zaú tování odpo tu zálohy – záloha se ú tuje pouze tehdy, pokud se ponechá zaškrtnuté polí ko Záloha. P i prvním vyvolání okna jsou okénka pro ú ty prázdné, dosazené hodnoty se však zapamatují pro p íští použití (kdykoli je možné je p epsat jinými ísly ú tu). Stejn tak se zadávají a pamatují kódy DPH. P i zadávání ú t a kód DPH je samoz ejm možné stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit pat i ný íselník. P i zobrazení íselníku ú t lze pot ebný ú et nejrychleji nalézt tak, že se voln na klávesnici napíše íslo ú tu na jednu, dv nebo t i první íslice. Hledané íslo se tedy jen voln vy uká na klávesnici, aniž by se zapisovalo do n jakého okénka. Je t eba zadat od kterého dokladu do kterého (v etn ) se mají doklady ú tovat. U faktur je možno zvolit, zda se mají vybírat faktury od ísla do ísla nebo od datumu do datumu (jedná se o datum zdanitelného pln ní) – podle nastavení p epína e vpravo naho e (datum se zadává formou DD.MM.RRRR). V Pokladn se zadává od ísla dokladu do ísla dokladu a navíc i íslo pokladny. íslo ú etního dokladu je t eba pokaždé vyplnit znovu. Jako ú etní období se u každého dokladu použije datum dokladu (v p ípad faktur datum zdanitelného pln ní). Pokud však datum na dokladu nespadá do otev eného ú etního období, pak se použije období, které se zobrazuje ve spodní ásti okna (je ozna eno jako Období pro zaú tování doklad mimo ú etní období) – dosazuje se sem automaticky poslední den ú etního období, je však možno jej p epsat. Stiskem tla ítka Zaú tovat se vygenerují pat i né ú etní v ty do ú etního deníku. P itom se vynechají všechny doklady, které již jsou n jak zaú továny. Analytiky ú t 311 a 321 se dosadí podle aktuálního odb ratele nebo dodavatele. Pokud má odb ratel (dodavatel) svoji analytiku uvedenu v íselníku kontakt , použije se tato analytika, pokud ne použije se analytika bez rozlišení (zadává se ve volb Soubor – Možnosti). Stejn tak se v pokladn dosadí pat i ná analytika ú tu 211 podle ísla pokladny. Pokud je doklad ozna en íslem st ediska nebo akce, pak se tyto údaje také p enesou do ú etních v t.
39
2 7* ( 2% * " ) - 4 % ( 7* 2'3 %4. % 22 ! 7* " 2 2.*. 7* 5- )8 (( . !'! . ) ' 9 ! ! 2)*. " 5- )8% 2 :! (9 ; %4. % 23 % 4') ( *. " 5- )2 % * 3 < *. 7* "2 )' 3 " " ! *. =% %4% *. - ) %4. %2 3 !'! . ) '
40
Ú tování po ízením ú etní v ty v knihách I v knihách lze ú tovat tak, že se p ímo zapíše ú etní v ta do ú etního deníku. K tomu je t eba stisknout tla ítko Zaú továno, pak se zobrazí okno, kde jsou všechny ú etní v ty daného dokladu (faktury, jiného závazku nebo pohledávky, bankovního výpisu nebo pokladního dokladu). Stiskem tla ítka Nová v ta je pak možno po ídit novou ú etní v tu.
41
Opravy ú etních v t
Oprava v t ú etního deníku je možná po stisku tla ítka Opravy ú etních v t z hlavního menu.
V okn Opravy je možné opravovat nebo mazat libovolné ú etní v ty. K dispozici je i jednoduchý vyhledávací aparát.
Po otev ení okna se zobrazí zadávací tabulka. Ukazují se ty i ú etní v ty, opravovat lze jen v posledním tvrtém ádku. Pokud chcete p ejít na jinou ú etní v tu, stiskn te bu tla ítka Nahoru nebo Dol nebo v okénku pro zadání období stiskn te šipku nahoru nebo dolu nebo klávesy PgDn nebo PgUp
Pokud v tu ve tvrtém ádku chcete opravovat, pak v okénku pro zadání období stiskn te ENTER. Pokud si to b hem oprav rozmyslíte, stiskn te klávesu Escape a opravy se zruší (v ta se nezm ní). Pokud naopak chcete opravenou v tu uložit, proklepejte všechna okénka klávesou ENTER.
42
P i oprav v ty m žete opravovat tyto údaje: •
ú etní období formou RRMMDD
•
íslo prvního ú tu. M žete stisknout klávesu F3 a vybrat ú et (p ípadn založit nový). totéž lze u init po dvojím poklepání myší.
•
stranu u prvního ú tu. Stranu m žete m nit stiskem kláves M a D a stiskem mezerníku.
•
íslo st ediska (pokud je používáte). F3 nebo dvojí poklepání myší op t zobrazí íselník st edisek (p ípadn umožní nové st edisko založit).
•
íslo akce. Neznáte-li je, op t m žete použít klávesu F3 nebo dvojí poklepání myší.
•
poznámku (17 znak )
•
íslo faktury, variabilní symbol nebo íslo (do okénka íslo se zapisuje bu íslo pokladního dokladu nebo íslo bankovního výpisu). Mezi zobrazením faktury, variabilního symbolu a ísla se p epíná stiskem klávesy Tabelátor (platí pouze pro ú etní v tu, ve které jste) nebo stiskem tla ítek Faktura, Variab nebo íslo, která jsou umíst na u horní lišty okna. Stisk t chto tla ítek zm ní zobrazení u všech ty ech práv zobrazených ú etních v t, tedy celý sloupe ek.
•
kód DPH, pokud jste plátci DPH a pokud se ú etní v ta týká DPH (základu nebo vlastní dan ). Stisk klávesy F3 nebo poklepání myší op t zobrazí íselník sazeb DPH.
•
zkratku cizí m ny, pokud je ú etní v ta v cizí m n . Rovn ž je možné stisknout hv zdi ku a vyvolat kurzovní lístek.
•
ástku K nebo ástku v cizí m n . P epíná se mezi nimi op t pomocí Tabelátoru nebo stiskem tla ítek K nebo ástka v horní ásti okna. Rovn ž je možno stisknout hv zdi ku a vyvolat kurzovní lístek.
•
druhé íslo ú tu. Zadává se obdobn jako to první.
•
stranu u druhého ú tu.
•
st edisko u druhého ú tu. Lze použít klávesu F3, dvojí stisk myši
• •
íslo akce. Lze použít klávesu F3, dvojí stisk myši poznámku k druhému ú tu.
43
•
íslo faktury nebo variabilního symbolu nebo íslo (pokladní doklad nebo bankovní výpis). To je ovšem nutné pouze tehdy, pokud se má hodnota lišit od hodnoty zadané v první ásti této ú etní v ty. Pokud zde má být hodnota stejná, nechte polí ko prázdné, po stisku klávesy ENTER se hodnota p enese automaticky.
Po stisku klávesy ENTER v tomto okénku se provede kontrola ú etní v ty. Pokud bude nalezena chyba, budete na ni upozorn ni a ú etní v ta se neuloží, ale z stane otev ena. V tom p ípad bu chybu opravte a znovu stiskn te ENTER v tomto okénku, nebo stiskn te klávesu Escape, ímž se opravy zruší.
44
B hem práce s oknem Opravy máte k dispozici tato tla ítka: Ulož ádek Uloží práv zadávaný nebo opravovaný ádek. Není t eba toto tla ítko ma kat, to se provede automaticky, pokud stisknete klávesu ENTER v okénku pro zadání druhého ísla faktury (nebo variab. symbolu nebo ísla) Zm nit doklad Zm ní íslo dokladu u v ty zobrazené ve tvrtém ádku (zp ístupní se okénko s íslem dokladu a zde je možné íslo dokladu p epsat). Nahoru Posune zobrazené v ty dokladu nahoru. Dol Posune zobrazené v ty dokladu dol . Vymaž Umožní vymazat ú etní v tu. Nap ed se ješt zeptá. Stavy Zobrazí kone né stavy ú t z ú etní v ty zobrazené ve tvrtém ádku, nejprve však musíte zadat období ke kterému to má stavy spo ítat (zadávejte období formou RRMMDD). Vyhledej Umožní vyhledat ú etní v tu podle zadaného kritéria. Najde to první v tu v deníku. Další Pokud byla vyhledána ú etní v ta, je možné stiskem tohoto tla ítka vyhledat další v tu podle stejného kritéria. Oprava v ty Umožní opravit v tu ve tvrtém ádku. Totéž lze u init, pokud ve tvrtém ádku v okénku Období stisknete ENTER. Doklady Zobrazí seznam ú etních doklad v deníku. Vybráním ísla dokladu se výpis p esune na první v tu tohoto dokladu. Zav ít Zav e okno.
45
Oprava ú etní v ty v knihách I v knihách lze opravovat v ty ú etního deníku. K tomu je t eba stisknout tla ítko Zaú továno, pak se zobrazí okno, kde jsou všechny ú etní v ty daného dokladu (faktury, jiného závazku nebo pohledávky, bankovního výpisu nebo pokladního dokladu). Vybere se pot ebná ú etní v ta a stiskem tla ítka Oprava v ty je pak možno ú etní v tu m nit.
; 3 7* "' "( . 7* . 3) " * 5 *. % 3 "' " 5 2 2 2 6 7* . 3 *. 2 ( (2 5 5* ! 2 5( 2 ( !5*. 2 2 8 %4. 2%4!7* . % ')- )" &> ' (2 5* !*. % $ 5- ) 2 5 * !7* . 3)( *. - )" 59% "2 " ' ".( (2 % ! 3) 6 %4! % 3 2. ' ?%4! % 3 5 3) 7* . 3 >2) " ' ". % 3$ @ (3 % 2 %4! % 3 %4%. 6 *. % 2 . 2 2 ' *. %! 9% %! " . 6 " > " ! " " ! " "' " .
46
2
2 8*. - ) *. 3 8 ' % ! 3)9" "7* . 2 . "
Výpisy z ú etního deníku Stisk tla ítka Výpisy p edloží další nabídku možných výpis z ú etního deníku, a to: •
Stav a obrat ú tu k datu - spo te po áte ní a kone né stavy, jakož i obraty libovolného syntetického nebo analytického ú tu ke konci zadaného dne. Výpis je možný za celého klienta, nebo za jedno st edisko, nebo za jednu akci.
•
Stav a obrat ú tu za období - spo te po áte ní a kone né stavy, jakož i obraty libovolného syntetického nebo analytického ú tu za zadané období. Výpis je možný za celého klienta, nebo za jedno st edisko, nebo za jednu akci.
•
Vývoj stavu ú tu - zobrazí vývoj kone ného stavu a obrat libovolného ú tu v jednotlivých m sících ú etního období.
•
Zisk - zobrazí vývoj zisku (i vývoj náklad a výnos ) za jednotlivé m síce ú etního období za celého klienta nebo za st edisko, p ípadn za akci.
•
Sou ty za ú etní doklady - spo te sou ty na stranách Má dáti a Dal za jednotlivé ú etní doklady (položka Doklad ú etního deníku, nikoli prvotní doklady) a dále též sou ty, které zahrnou jen výsledkové ú ty (náklady, výnosy) za doklady. Výpis je možné vytisknout.
47
•
Individuální výpisy - p edloží ú etní deník, ze je kterého je možné vybírat v ty podle libovolné podmínky. Výsledky výb ru je možné vytisknout, p ípadn uložit do Clipboardu (schránky Windows) nebo p enést do aplikace MS Excel. Pro snazší orientaci v deníku je možno po klepnutí pravou pá kou myši na sloupec deníku zm nit barvu tohoto sloupce. Pokud zv tšíte okno výpisu, zv tší se i tabulka s ú etním deníkem, takže je vid t více údaj najednou. K dispozici jsou tyto tla ítka: Podmínka. Umožní vybrat v ty podle libovolné podmínky. Podmínky je možno ukládat a op tovn používat. P esn jší popis výb ru dat podle podmínky viz kapitola Výb r podle podmínky. Set ídit. Zobrazované ú etní v ty je možno set ídit podle vybraného údaje. Hledej. Lze vyhledat v tu podle zadaného údaje. Další. Pokud byla v ta vyhledána podle zadaného údaje, pak je možno stiskem tohoto tla ítka provést další vyhledání od v ty, která je práv zvolena. Pokud nastavíte ukazatel myši na toto tla ítko a ponecháte myš chvilku v klidu, zobrazí se vyhledávací kritérium. Oprava. Stisk tla ítka otev e okno Opravy ú etních v t a nastaví práv zvolenou v tu. Po stisku ENTER je pak možno tuto v tu opravovat. Ukázka tisku. P edloží tiskovou podobu deníku. Pokud je nastavena podmínka, jsou zahrnuty jen v ty vyhovující podmínce. Tisk. Tisk ú etních v t. Pokud je nastavena podmínka, jsou zahrnuty jen v ty vyhovující podmínce. P enos do. Umožní vybrat n které údaje deníku a tyto údaje p enést do schránky Windows, do programu MS Excel nebo uložit do textového souboru. Pokud je nastavena podmínka, jsou zahrnuty jen v ty vyhovující podmínce. Zobraz Doklad. Po jeho stisku se zobrazí prvotní ú tovaný doklad v pat i né knize. Pokud je v dané ú etní v t uvedeno víc prvotních doklad , nebo pokud program nedokáže jednozna n ur it, kde má doklad hledat, p edloží seznam, kde je t eba vybrat knihu, v níž má být doklad vyhledán.
48
íselníky Stisk tohoto tla ítka nabídne seznam íselník : ú etní osnova íselník st edisek íselník akcí íselník sazeb DPH ú ty pro ú tování základu DPH kurzovní lístek íselník kontakt (odb ratel a dodavatel ) údaje o vlastním klientovi pohybovník pro ú tování v knihách íselník pokladních poznámek íselník bank da ová odpisová tabulka odpisové plány pro individuální ú etní odpis majetku jiný než podle da ového odpisu Po založení nového klienta je nutné vstoupit do íselníku ú t a založit analytický ú et pro pokladnu (tím se sou asn založí nová pokladna a umožní vám zadat její název a po áte ní stav) a analytický ú et pro banku (op t založí p íslušný ú et s možností zadat jeho jméno, íslo a po áte ní stav).
49
íselník ú t Slouží k údržb používaných ú t . Nelze ú tovat na ú et, který není uveden v íselníku ú t . Ú ty jsou rozd leny na syntetické (mají t i platné íslice a poté hv zdi ky) a analytické (na p t nebo šest íslic). K syntetickému ú tu m že být 100 až 1000 analytických ú t ( íslo syntetiky plus 00 až 99 nebo 000 až 999). Ke každému analytickému ú tu pat í práv jeden syntetický ú et. Zobrazovat v okn lze všechny ú ty, nebo jen syntetické nebo jen analytické ú ty, podle nastavení p epína e V tabulce lze rychle vyhledat pot ebný ú et tím, že se na klávesnici napíše íslo hledaného ú tu (jen tak voln se vy uká íslo ú tu na jeden, dv nebo t i íslice, aniž by se íslo zapisovalo do n jakého okénka). Obdobný zp sob rychlého vyhledání ú tu pak funguje i p i výb ru ú tu p i ú tování (po vyvolání íselníku ú t klávesou F3). Ve spodní ásti okna je též ada tla ítek ozna ených íslicemi. Klepnutím na takové tla ítko se ú ty posunou na první ú et za ínající danou íslicí . Tla ítko Po . z st. slouží k zadání nebo zm n po áte ního z statku analytického ú tu (zm na se automaticky promítne do zm ny po áte ního stavu syntetiky). Pokud m níte po áte ní stav ú tu pokladny nebo banky nezapome te tento po áte ní stav zadat i p íslušné knize k dané pokladn nebo bankovnímu ú tu, automaticky se totiž tato zm na neprovede. Tla ítka: Nový Založení nového ú tu. Pokud má být založen zcela nový ú et, který ješt nemá žádný syntetický ú et, je t eba nejprve založit pat i nou syntetiku. Tu lze založit tak, že se zadá pouze t ímístné íslo. Zadá se název syntetiky a zadá se charakteristika ú tu a strana po áte ního z statku (Má dáti nebo Dal). Pokud se zakládá analytický ú et, zadá se jen p ti i šestimístné íslo, název ú tu a strana po áte ního z statku. Pokud zadáte analytický ú et pokladny nebo banky, tak se automaticky založí nová pokladna (v knize Pokladna) nebo nový bankovní ú et (v knize Banka). V tom p ípad po založení ú tu se ihned zobrazí okno z p íslušné knihy pro zadání dalších dopl ujících informací o pokladn nebo ú tu (v etn p ípadného po áte ního stavu)
50
Oprava Oprava údaj o ú tu (krom
ísla ú tu).
Zruš opravy Pokud se zakládá nový ú et nebo opravuje starý, zruší provád né opravy
Uložit Pokud se zakládá nový ú et nebo opravuje starý, uloží provád né opravy
Tisk Vytiskne íselník ú t
Vymazat Vymazat lze jen ú et na který se ješt neú tovalo a který má nulový po áte ní z statek.
Uložit ú etní osnovu jako vzor Ú etní osnovu lze uložit jako vzor (bez stav ) pro použití v jiných nov zakládaných klientech. Po stisku tla ítka se zobrazí okénko s hláškou: Zadejte název osnovy (bez mezer, te ek, árek apod.) A okénko, do kterého zadejte název ukládané osnovy (nap íklad osnova_pro_cestovni_kancelar) a stiskn te Enter. P i zadávání jména rad ji nepoužívejte eské znaky s há ky a árkami, nepoužívejte ani mezeru a jiné speciální znaky. Pokud zadáte jméno osnovy, která je již uložena, pak se program zeptá, zda má uložený soubor p epsat. Osnovy se ukládají adresá e Exwin/osnovy a ukládá se nejen vlastní íselník ú t , ale i tabulka sazeb a kód DPH.
51
Jiná jazyková verze Pro každý ú et mohou být krom hlavního používaného názvu založeny ješt t i další názvy. K tomu, aby se používali na výpisech a tiscích, je t eba tyto názvy p esunout do hlavního názvu. P itom se starý hlavní název uloží na místo nového. Takto lze názvy zadávat i p ehazovat. V okn Jazyková verze íselníku ú t se zobrazuje v tabulce v prvním sloupci názvy ú t v jazyce, který je práv používán, ve zbývajících t ech sloupcích jsou další t i jazykové verze. Pokud v seznamu Použít jazyk vyberete jiný jazyk a poté stisknete tla ítko P esu prohodí se obsah vybraného sloupce a sloupce práv používaného jazyka.
" > . 5 ! ( 5 %! 2 *. . 7*& " >! )! $ 7* 87*)9% % 2 )8% 2 )9 *. > * 3" >. % 2 >. " 2 (( . " % * *. @ (3 ( 5 " >! )! $ 7* 87*)9% ' .7* 87*)9
52
íselník st edisek Pokud se používá ú tování na nákladová st ediska je nutné založit íselník st edisek. Nelze ú tovat na st edisko, které není v íselníku st edisek. O st edisku se drží tyto údaje: • íslo (na 3 nebo 7 míst) – m že obsahovat nejen íslice ale libovolné znaky. • název
K dispozici jsou tla ítka: Nový Založí nové st edisko Oprava Oprava údaj o st edisku. Pokud se zm ní íslo st ediska, zm na se promítne do všech soubor , tedy do ú etního deníku i do knih faktur a dalších knih. Zruš opravy Pokud se zakládá nové st edisko nebo opravuje staré, zruší provád né opravy Uložit Pokud se zakládá nové st edisko nebo opravuje staré, uloží provád né opravy Tisk Vytiskne íselník st edisek Po áte ní stav ú tu za st edisko Po stisku tla ítka lze zadat íslo analytického majetkového ú tu a po áte ní stav tohoto ú tu pro práv vybrané st edisko. Tla ítko Uložit poté uloží zdaný po áte ní stav.
53
íselník akcí Pokud se používá ú tování na akce je možné založit íselník akcí. Lze však ú tovat na akci, které není v íselníku akcí. O akci se drží tyto údaje: • íslo – libovolný rozlišovací kód akce, mohou zde být libovolné znaky • název • poznámka
K dispozici jsou tla ítka: Nový Založí novou akci. Oprava Oprava údaj o akci. Pokud se zm ní íslo akce, zm na se promítne do všech soubor Zruš opravy Pokud se zakládá nová akce nebo opravuje stará, zruší provád né opravy Uložit Pokud se zakládá nová akce nebo opravuje stará, uloží provád né opravy Vymazat Vymaže íslo akce z íselníku. Tisk Vytiskne íselník akcí
54
íselník sazeb DPH Pokud je klient plátce DPH je t eba aby byl nadefinován íselník sazeb DPH. íselník obsahuje tyto údaje: •
typ ur uje, zda se jedná o da placenou na vstupu nebo výstupu hodnota "I" pro da na vstupu hodnota "O" pro da na výstupu
•
kód - íslice nebo písmeno ozna ující sazbu DPH. V podstat se jedná o libovolný znak, avšak jen n které jsou podporované p i tisku da ového p iznání k DPH. Jedná se o tyto kódy: 2 Snížená sazba dovoz - vstup 3 Základní sazba dovoz - vstup 4 Snížená sazba tuzemsko - vstup 5 Základní sazba tuzemsko - vstup 7 Snížená sazba tuzemsko - výstup 8 Základní sazba tuzemsko - výstup 9 osvobozená pln ní - výstup S vývoz zboží - výstup Z vývoz služby - výstup D mezinárodní p eprava - výstup W vrácení dan – základní sazba výstup V vrácení dan – snížená sazba výstup Pokud se zadá jiný kód, program na to upozorní a zeptá se, zda má takový kód opravdu založit
•
název
•
analytika ú tu 343, který se pro danou sazbu používá.
•
sazba udaná v procentech
Tla ítka: Nový Založí novou sazbu DPH Oprava Oprava sazby Vymazat Vymaže sazbu Tisk 55
Tisk íselníku sazeb DPH
56
Ú ty pro ú tování základu DPH Správná funkce programu (zejména tisk sestav o DPH) p edpokládá, že program dob e rozliší ú ty, kde je ú tován základ DPH a DPH od ú t , kde je ú tovaná celková ástka. V tomto íselníku je tedy t eba nadefinovat ú ty, na které se ú tuje základ DPH a nikdy celková ástka v etn DPH. Ú ty se nemusí uvád t na všechny místa, tak nap íklad uvede-li se ú et 5, znamená to, že všechny ú ty za ínající íslicí 5 jsou zahrnuty mezi ú ty na n ž se ú tuje pouze základ DPH. Tla ítka: Nový Založí nový ú et (nebo skupinu ú t za ínajících zadanými íslicemi) Oprava Oprava ísla ú tu Vymazat Vymaže íslo ú tu
57
Kurzovní lístek Pro snadnou práci s cizími m nami je k dispozici kurzovní lístek, který obsahuje kurzy m n. Kurzovní lístek je spole ný pro všechny klienty. Obsahuje tyto údaje: m na - zkratka m ny datum - ve tvaru jako se uvádí období u ú etního dokladu, tedy RRMMDD pom r v jakém se udává kurz k K (u EUR je to 1, u SKK je to 100 apod.) St ed - kurz st ed Nákup Prodej Valuty Nemusí být vypln ny údaje o všech kurzech. Pro vyhledávání v kurzovním lístku slouží okénko M na a Datum. Zadá-li se m na a stiskne dvakrát ENTER, zobrazí se jen kurzy p íslušné m ny. Zadá-li se i datum, zobrazí se kurz dané m ny ze zadaného dne. Zadá-li se jen datum, zobrazí se všechny kurzy daného dne.
Tla ítka na kart 1 (Kurzovní lístek): Nová v ta Založí v tu o kurzu. Den kurzu zadávejte formou RRMMDD. Oprava v ty Oprava starého kurzu Vymaž v tu Vymaže v tu o kurzu Pro celý m síc Podle práv vybraného kurzu vygeneruje v ty se stejnou hodnotou pro celý m síc. Nejd ív se však samoz ejm zeptá, zda tak má u init.
58
Tla ítka na kart 2 (Zobrazení / na tení kurzu) Zobraz dnešní kurzy NB Stáhne z Internetu dnešní kurzy a zobrazí je v MS Exploreru Kurzy NB ke dni Stáhne z Internetu kurzy ze dne zadaného do okénka Datum a zobrazí je v MS Exploreru Na íst ro ní kurzy Použije textový soubor z kurzy ROC_KURZY_RRRR.txt pro zadanou m nu a zadaný rok a dosadí je do kurzovního lístku (výsledek je pak vid t na kart 1). P ed na tením program zjistí jaké má soubor kurz datum a zeptá se, zda má tento soubor použít. Stáhnout ro ní kurzy NB Aby bylo možno použít p edešlé tla ítko a na íst ro ní kurzy, musí být nejd íve v hlavním adresá i ExWin uložen textový soubor kurz NB s názvem ROC_KURZY_RRRR.txt. Toto tla ítko jej stáhne z Internetu a uloží pod stejným názvem do hlavního adresá e ExWin (obvykle C:\znovu\ExWin). Pokud nastanou b hem stahování problémy (nap íklad stahování trvá již déle než 90 sekund) program se zeptá, zda má ve stahování pokra ovat. Odpovíte-li Ano, bude stahovat dalších 90 sekund. Pak se znovu zeptá. Odpov d t i podruhé Ano asi nemá cenu, protože soubor není tak velký, aby se jej nepoda ilo stáhnout za 3 minuty. Nejspíš došlo k n jaké chyb v p ístupu na Internet. Odpov zte tedy Ne a pokuste se stáhnout soubor pozd ji (p ípadn zjist te, co se stalo s p ipojením k Internetu). Pokud nemáte p ístup k Internetu z po íta e, kde provozujete ú etní program ExWin, m žete soubor kurz stáhnout na jiném po íta i z adresy: wdb.cnb.cz/cnb/docs/ROCKURZY/ROC_KURZY_RRRR.txt kde místo posledních písmen RRRR dosadíte p íslušný letopo et, tedy nap íklad wdb.cnb.cz/cnb/docs/ROCKURZY/ROC_KURZY_2003.txt pro kurzy z roku 2003 a pak tento soubor, nap íklad pomocí diskety, nahrát na po íta s ú etnictvím do adresá e ExWin. Jak vid t, v tšina inností na této kart vyžaduje p ístup k Internetu a nainstalovaný prohlíže MS Internet Explorer.
59
íselník kontakt íselník kontakt slouží k zaznamenání astých obchodních partner . O každém partnerovi se vedou tyto údaje: •
íslo - interní jedine né íslo (p i po izování nového kontaktu lze stiskem klávesy F7 vygenerovat další volné íslo)
•
Název (dv okénka, na faktu e se pak tyto dv sebou.)
•
Adresa (ulice, m sto, stát, PS )
•
Fax
•
e-mail
•
Telefon (až t i ísla)
•
Banka - název banky
•
íslo bankovního ú tu v národním tvaru
•
íslo bankovního ú tu IBAN
ásti názvu tisknou pod
•
Kód bankovního ú tu BIC
•
I O
•
DI
•
Odb ratel - zaškrtnuto, pokud kontakt je na odb ratele
•
Dodavatel - zaškrtnuto, pokud je kontakt na dodavatele, zaškrtnuty mohou být ob položky, nebo také žádná. Podle toho, co je zaškrtnuto, tak se kontakt zobrazuje p i nabídce kontakt v knize vydaných (jen odb ratelé) a p ijatých (jen dodavatelé) faktur.
•
Analytika odb ratele - pokud je kontakt odb ratelem a má p i azenu vlastní analytiku ú tu 311, pak sem se tato analytika zapíše, pokud zde není nic, pak se ú tuje na spole nou nerozlišenou analytiku ú tu 311 (tato nerozlišená analytika se zadává v menu Soubor - Možnosti)
60
•
Analytika dodavatele - pokud je kontakt dodavatelem a má p i azenu vlastní analytiku ú tu 321, pak sem se tato analytika zapíše, pokud zde není nic, pak se ú tuje na spole nou nerozlišenou analytiku ú tu 321 (tato nerozlišená analytika se zadává v menu Soubor - Možnosti)
•
Plátce DPH - zda je kontakt plátcem dan
•
Doba splatnosti pro daného odb ratele. M že nabývat hodnot 0 – 999 a udává se ve dnech. Pokud se toto polí ko ponechá prázdné, pak se p i vystavení faktury tomuto odb rateli použije standardní doba splatnosti (nastavená ve volb Soubor – Možnosti – Nastavení klienta ).
i nikoli.
Tla ítka: Nový Založení nového kontaktu Oprava Oprava kontaktu Vymazat Vymaže kontakt z íselníku Tisk Vytiskne íselník kontakt Zruš výb r Pokud jsou vybrány jen n které kontakty, pak stisk tohoto tla ítka op t zobrazí celý soubor (sou asn vymaže okénka pro vyhledávání). Malá tla ítka T i nad tabulkou kontakt ur ují jak bude zobrazovaný íselník set íd n, zda podle ísla (první tla ítko) nebo podle názvu (druhé tla ítko).
Vyhledávání v souboru kontakt V souboru lze vyhledat kontakt podle názvu, I O, m sta nebo ulice. Hledaný údaj je t eba zapsat do pat i ného okénka (ve spodní ásti okna) a poté stisknout ENTER. Polí ko Vyber v názvu vyhledá kontakt podle libovolného textu uvnit první nebo druhé ásti názvu.
61
P enos íselníku kontakt do následného klienta - p i p enosu ro ních dat do následného klienta se p enese i íselník kontakt . P i každém p enosu se p enesou nov p idané kontakty i zm ny stávajících. Program p itom kontroluje, zda íslo nov zadávaného kontaktu není již v následném klientovi, aby nedošlo k duplicit stejných ísel u r zných kontakt . V dob , kdy ješt není definitivn uzav en p edchozí lo ský klient, nelze m nit kontakty, které již jsou založeny v lo ském klientovi, aby se nerozešly údaje o témže kontaktu. Opravy lze pak provád t pouze v lo ském klientovi a všechny zm ny se p enesou do tohoto p i p enosu ro ních výsledk . Tento zp sob ale nemusí vždy vyhovovat. Proto ve volb Soubor - Možnosti na Kart Nastavení klienta je nastavení Povolení zm na kontakt existujících v lo ském roce: •
Povolit zm nu kontakt existujících v lo ském roce – po zaškrtnutí lze m nit v íselníku kontakt i kontakty z lo ského roku ješt p ed uzav ením lo ského klienta. Na druhou stranu p enos zm n kontakt z lo ského klienta do tohoto lze provést pouze jednou, dokud je letošní íselník prázdný. Poté se již nep enášejí zm ny v íselníku, ale jen nov založené kontakty. Všechny dodate né zm ny je t eba ud lat ru n .
62
Pohybovník Pohybovník slouží k ú tování v knihách pro "neú etní", kte í pak jen vybírají správný ú etní pohyb (na základ jeho slovního popisu) a p i azují k n mu ú tovanou ástku. O každém ú etním pohybu se evidují tyto údaje: •
typ pohybu - v které knize se pohyb používá.
•
název pohybu - název by m l p esn vyjad ovat ú tovanou situaci.
•
ú et 1 - první ú et ú etní souvztažnosti.
•
strana 1 - strana (M nebo D) prvního ú tu
•
znaménko 1 - pokud je zde plus (+), bude k prvnímu ú tu p i azena ástka K , tak jak ji zadá ten, kdo bude pomocí tohoto pohybu ú tovat. Je-li zde mínus (-), zaú tuje se ástka opa ná. To se používá v bance p i ú tování výdaj z ú tu, kde ástka na výpise je záporná, ale my ji chceme zaú tovat jako kladnou (ovšem na stranu Dal ú tu banky)
•
ú et 2 - souvztažný ú et
•
strana 2 - strana souvztažného ú tu (M nebo D)
•
znaménko 2 - op t umož uje obrátit znaménko ú tované ástka (záporné znaménko se používá v podstat jen v bance p i ú tování výdaj z ú tu)
•
zaškrtávací polí ko st edisko - pokud je polí ko zaškrtnuto, pohyb p i vlastním ú tování umožní zadat íslo st ediska.
•
zaškrtávací polí ko akce - pokud je polí ko zaškrtnuto, pohyb p i vlastním ú tování umožní zadat íslo akce.
•
zaškrtávací polí ko DPH - pokud je polí ko zaškrtnuto, pohyb p i vlastním ú tování umožní zadat kód sazba DPH.
63
Pohyby týkající se banky a pokladny nemusejí obsahovat p esné íslo analytiky ú tu banka nebo pokladna, ale sta í zadat syntetiku s nulami, tedy nap íklad pro zaú tování p íjmu do banky sta í založit pohyb 22100 (souvzt.ú et)
M+ D+
a to i v p ípad , že ú et 22100 p ímo neexistuje. P i vlastním ú tování program automaticky dosadí p íslušnou analytiku ú tu banka, podle toho, který bankovní ú et se ú tuje (totéž platí i pro pokladnu, pokud existuje více pokladen).
Obdobné pravidlo platí pro ú ty odb ratelé a dodavatelé. Pohyb se zakládá s analytikou pro nerozlišené odb ratele a dodavatele, pokud se však použije pro ú tování faktury od odb ratele nebo dodavatele, který má p i azenu svoji vlastní analytiku, bude tato analytika použita.
64
Tla ítka Nový Založí nový pohyb, k tomu je nejprve t eba vybrat do které knihy pohyb pat í (pomocí seznamu vlevo vedle tabulky pohyb ) Oprava Oprava pohybu Zrušit Vymaže pohyb Tisk Tisk pohybovníku (nebo jeho práv zobrazené ásti).
65
íselník pokladních poznámek Pokud se v pokladn asto používají stejné poznámky na dokladech je možné si tyto poznámky uložit do íselníku poznámek. V pokladn p i po izování je pak možno poznámku vybrat zadáním jejího ísla (v okénku pro poznámku zadejte ísli poznámky a stiskn te ENTER), nebo stiskem klávesy F3 (nebo poklepáním myší) v okénku pro zadání poznámky lze zobrazit íselník poznámek. O poznámce se evidují tyto údaje: • •
íslo poznámky vlastní text poznámky.
Tla ítka Nová Založení nové poznámky Oprava Oprava poznámky Vymazat Zruší poznámku.
66
íselník bank Pro tisk p íkazu k úhrad a n které další innosti je t eba znát údaje o bankách. K tomu slouží íselník bank.
O bance se evidují tato údaje: •
kód banky - je sou ástí ísla ú tu uvedeno obvykle za lomítkem
•
zkratka banky
•
název banky
Tla ítka Nová banka Založí v tu o nové bance Opravit Vymazat
67
Da ová odpisová tabulka Odpisová tabulka slouží pro výpo et da ových odpis . V tabulce jsou tyto údaje: o Rok od kterého daný ádek tabulky platí o M síc od kterého ádek platí (v roce uvedeném v p edchozím údaji) o Odpisová skupina o Doba odepisování v letech o Sazba pro lineární odpis v prvním roce odepisování o Sazba pro lineární odpis v dalších letech odepisování o Sazba pro lineární odpis po zhodnocení o Koeficient pro zrychlené odepisování v prvním roce o Koeficient pro zrychlené odepisování v dalších letech o Koeficient pro zrychlené odepisování po zhodnocení Tla ítka Zm na Zm na libovolného údaje - p epsáním údaje p ímo v tabulce. Ulož Uloží zm ny. Nová skupina P idá ádek s další odpisovou skupinou – údaje pro jednotlivé sazby je t eba vyplnit.
68
Odpisové plány íselník kód odpisových plán . Ú etního odpisový plán se musí použít pokud ú etní odepisování dlouhodobého majetku není totožné s da ovým. K dispozici jsou p eddefinované kódy: • Kód 990 - externí odpis - p ed každým ukon ením odpisového období se zadá ru n spo tený odpis •
Kód 998 - rovnom rné odepisování po dobu tolika let, kolik ur uje da ová odpisová tabulka, za ne se odepisovat v m síci po ízení majetku. Toto odepisování není shodné s lineárním da ovým odpisem. Jednak p i lineárním da ovém odpisu se první rok používá jen polovi ní sazba a p i da ovém odepisování ur uje odpisová tabulka po et kalendá ních rok odepisování. U odepisování dle kódu 998 je tomu však jinak. Odepisuje se stále stejn . M sí ní odpis se vypo te podle vzorce: VSTUPNÍ CENA _________________ Po et rok * 12 a navíc, za neme-li odepisovat nap íklad v roce 2005, v m síci 05, tak da ové odepisování skon í (pokud použijeme 1. odpisovou skupinu) v roce 2008, avšak ú etní odepisování skon í až v m síci 04 v roce 2009. P itom Po et rok zna í po et let odepisování v dané da ové skupin podle da ové tabulky platné v okamžiku po ízení majetku. Pokud se da ová tabulka zákonem zm ní, tohoto odepisování se to nedotkne. (program ve skute nosti pracuje tak, že si poznamená po et rok odepisování podle platné tabulky a poté vždy volá výpo et pro kód 902 až 940 – z toho také plyne, že doba odepisování nem že být delší než 40 let, pokud bud n kdy zákonem stanovena doba u n které skupiny delší, bude k dispozici update souboru odpisových plán na www.znovu.cz/exwin). Pokud p i zm n odpisové tabulky budete chtít zm nit odpisovou dobu i u majetku odepisovaného podle kódu 998 nebo 999 použijte n který z odpisových plán 902 až 940. Výše uvedený vzore ek se použije vždy p i výpo tu m sí ního odpisu, takže pokud dojde ke zhodnocení majetku, odpis se automaticky zvýší. P edchozí odpisy se však už znovu nep epo ítají, což povede k tomu, že majetek bude odepisován ješt déle (odepisuje se do té doby, dokud bu to není vy azen, nebo dokud není ú etní z statková cena nulová).
69
•
Kód 999 - je obdobný jako kód 998, avšak odepisovat za ne až v m síci následujícím po m síci za azení majetku (takže také o m síc pozd ji skon í).
•
Kód 902 až 940 – jedná se o rovnom rné odepisování trvající 2 až 40 rok . Dá se použít nap íklad pro odepisování drobného majetku, který se neodepisuje da ov ale pouze ú etn .
Kódy 998, 999 a kódy 902 až 940 jsou zadány formou m sí ního procenta, odepisují se tedy p íslušný po et m síc (nikoli kalendá ních let) a to i v p ípad , že je nastavena ro ní perioda výpo tu ú etních odpis .
Dále je možné vytvá et libovolné odpisové plány s kódy 1 až 899. U každého nového plánu se ur uje jaké procento odpisu ze vstupní ceny se použije který m síc. Pokud používáte ro ní ú etní odepisování, zadávejte procento ro ního odpisu do poledního m síce roku (nebo p íslušný podíl ro ního procenta i do více m síc – výsledný ro ní pak bude jejich sou et od m síce po ízení, byl-li majetek po ízen tento rok, nebo sou et všech ro ních procent, byl-li založen d íve – pokud jsou vypln ny všechny m síce, lze tentýž plán používat pro m sí ní i ro ní odepisování). M síc a rok zde p itom neur uje kalendá ní m síc a rok, ale m síc a rok života majetku, je-li majetek za azen nap íklad v kv tnu, použije se v kv tnu procento uvedené v roce 1, v m síci 1, v ervnu procento uvedené v roce 1, m síci 2 atd., v kv tnu p íštího roku se pak použije procento uvedené v roce 2, m síci 1. Individuální odpisové plány lze m nit i b hem odepisování majetku.
70
Párování faktur a plateb
Tla ítko otev e okno, kde je možné provád t párování zaú tování faktur a zaú tování plateb. Páruje se podle interního ísla faktury nebo podle variabilního symbolu. Párovat lze jeden konkrétní analytický ú et, nebo celý ú et syntetický. Párovat lze platby v K i v cizí m n . Párování rozepsané znamená, že se budou zobrazovat všechny v ty o faktu e (pokud je faktura zaú tována více ú etními v tami). Tedy kolika v tami byla faktura zaú tována, tolik ádk bude o faktu e na výpise. Párování kumulované znamená, že se v ty o faktu e (pokud je faktura zaú tována více ú etními v tami) se tou do jednoho ádku. V ty o platbách se vždy zobrazují rozepsané, tedy kolik je plateb daného dokladu, tolik ádk bude ve výpise. Jako výsledek párování se p edloží bu jen nespárované platby a faktury nebo všechny, v etn spárovaných (podle toho, zda je i není zatrženo zaškrtávací polí ko I zaplacené. K dispozici je i kontrola výsledk ú etního párování s údaji v knihách faktur (pouze pro ú ty 311 a 321).
Pokud se zaškrtne polí ko Všechny lo ské faktury, pak se nepoužívá soubor starých nespárovaných p edpis a plateb NREST, ale otev e se ú etní deník z p edcházejícího klienta (z p edchozího ú etního období – pokud existuje) a k párování se používají oba ú etní deníky (letošní i lo ský) a lo ský soubor NREST. Výsledek párování se zobrazí v tabulce. Je možné si prohlédnout jak bude vypadat tisková sestava. Sestavu lze vytisknout, p i emž je možné zadat jen ur ité strany sestavy, které se mají tisknout (sestava m že být n kdy velmi dlouhá).
71
Tisky ú etních sestav Tla ítko otev e okno s výb rem možných tiskových sestav. sestavy:
dispozici jsou tyto
Rozvaha Výsledovka P edvaha Deník Hlavní kniha Výkaz DPH P íloha k výkazu o DPH Pohyb valut Sumá valut Ú etní doklady Po áte ní rozvaha Dále je k dispozici prohlížení sestav uložených do formátu HTML (vyžaduje nainstalovaný MS Internet Explorer) Prohlížení a tisk starých sestav a jejich p evod do formátu MS Excel, PDF, HTML a textového formátu. P ed vyvoláním sestavy je t eba zadat období (m síce od do), kterých se má tisk týkat (s výjimkou po áte ní rozvahy, která je vždy k po átku ú etního období). Pro tisk sestav o ro ní záv rce zadejte m síc 13. Po vytvo ení sestavy se sestava vždy nejprve zobrazí. Po klepnutí na tla ítko s obrázkem tiskárny se sestava vytiskne.
Rozvaha Obsahuje všechny rozvažné ú ty. Je možno zvolit rozvahu za syntetické ú ty nebo analytické ú ty a zda se mají data týkat celé firmy nebo jen vybraného st ediska nebo akce (lze vybrat jedno st edisko nebo akci nebo zadat tisk za více nebo všechna st ediska resp. akce).
Výsledovka Obsahuje všechny výsledkové ú ty. Je možno zvolit rozvahu za syntetické ú ty nebo analytické ú ty a zda se mají data týkat celé firmy nebo jen vybraného st ediska nebo akce (lze vybrat jedno st edisko nebo akci nebo zadat tisk za více nebo všechna st ediska resp. akce). 72
P edvaha Obsahuje všechny ú ty s výjimkou podrozvahových.
Deník Tisk ú etního deníku. Lze vybrat tisk ú etní v ty na jeden nebo dva ádky. Tisk na jeden ádek je kratší, ale nevejdou se na n j všechny údaje z ú etní v ty.
Hlavní kniha Všechny ú etní v ty set íd né podle ú t . Lze zvolit, zda se mají data týkat celé firmy nebo jen vybraného st ediska nebo akce (lze vybrat jedno st edisko nebo akci nebo zadat tisk za více nebo všechna st ediska resp. akce).
Výkaz DPH Sestava o DPH za zvolené období. Obsahuje údaje o základech a DPH za jednotlivé typy sazeb a sloupe ek rozdíl, kde se ukazuje rozdíl DPH od ideáln spo tené hodnoty ze základu.
P íloha k DPH Sestava o DPH za zvolené období. Obsahuje údaje o základech a DPH za jednotlivé typy sazeb a jednotlivé da ové doklady a sloupe ek rozdíl, kde se ukazuje rozdíl DPH od ideáln spo tené hodnoty ze základu.
Pohyby valut P ehled ú etních v t o kurzovních pohybech.
73
Sumá valut P ehled za jednotlivé m ny. Pro každou m nu obsahuje jeden ádek: zkratka m ny, ástka Má dáti a ástka Dal.
Vybrané doklady Umož uje tisk vybraných ú etních doklad (p edloží jejich seznam).
Po áte ní rozvaha Zobrazí, p ípadn vytiskne rozvahu za firmu s údaji pouze o po áte ních stavech analytických (i syntetických) ú t a rozdíl aktiv a pasiv (ten má zde být samoz ejm roven nule).
HTML P edloží seznam sestav, které byly d íve uloženy do formátu HTML. Vybranou sestavu lze pak zobrazit pomocí MS Internet Explorer.
Sestavy Každá vytvo ená sestava se uloží na disk. Zde se zobrazí jejich seznam. Název sestavy, pro jaké období byla vytvo ena a datum a as, kdy byla vytvo ena. Tuto sestavu je pak možno zobrazit, vytisknout nebo p enést do formátu MS Excel, HTML nebo do textového formátu. Je-li na po íta i instalován MS Excel zobrazí se sestava p ímo v n m. Pokud instalován není, musí se zadat jméno souboru, kam bude sestava ve formátu sešitu xls uložena. Je-li na po íta i nainstalován Adobe Acrobat Destiler, pak lze sestavu uložit i do formátu PDF. P i p enosu do t chto formát je t eba zadat jméno cílového souboru (zadávejte jméno bez p ípony). Výsledný soubor se pak uloží do adresá e ExWin\KLnn\Dokument, kde nn je íslo klienta. P i p evodu hlavní knihy do Excelu lze (v p ípad , že sestava je p íliš dlouhá) zadat, do kterého do kterého ísla ú tu se má kniha p enést (nap íklad zadá-li od ísla 2 do ísla 2, pak se p enesou jen dvojkové ú ty).
74
Tisková sestava Rozvaha obsahuje i sloupce po áte ní stav roku. Ten se však zobrazuje pouze na sestav ve formátu HTML nebo na sestav zobrazené v Excelu (na tiskovou sestavu se již tento sloupec nevejde). Tisková sestava Výsledovka obsahuje i sloupec Stav za období. Ten se však zobrazuje pouze na sestav ve formátu HTML nebo na sestav zobrazené v Excelu.
75
Speciální innosti Vyvolá okno s nabídkou speciálních inností, zejména reindexace soubor (obnova t ídících soubor ), kontrola dat, zálohy, export a import dat. K dispozici jsou tyto tla ítka: Indexace Znovuvytvo í t ídící soubory a provede n které další úpravy soubor . Je dobré tuto innost spustit vždy po p ípadném nestandardním ukon ení programu (nap íklad po výpadku proudu). K jejímu spušt ní je však t eba (pokud se pracuje v síti), aby nikdo jiný s tímto klientem nepracoval (nem l jej otev ený). Volbu spus te i tehdy, pokud se nap íklad n jaký soubor zobrazuje chybn , nebo se vyskytnou jiné potíže. Rovn ž je nutné spustit vždy, když se vymaže n jaký doklad (faktura, pokladní doklad atd.)
Validace Provede formální kontrolu databáze. Pokud je vše v po ádku vypíše hlášku: Database container is valid Pokud skon í validace hláškou o chyb , zav ete program ExWin a spus te program Struktura (menu Windows Start – Programy – ExWin – Struktura), vyberte kleinta, ve kterém validace neprob hla úsp šn a spus te opravu.
76
Záloha dat na disk DBF Provede rychlou zálohu dat klienta na pevný disk do adresá e ExWin\KLnn\zaloha\dbf
Záloha dat na disk TXT Provede zálohu dat na disk, kdy databázové soubory p evede do textové podoby (soubory pak zabírají mén místa).
Záloha na disketu TXT Provede zálohu dat na jednu nebo více disket, p i emž p evede databáze na textový formát. Soubory pak zabírají mén místa a v p ípad pot eby jsou data snadno itelná textovým editorem. Jako odd lova sloupc je použit znak tabelátor.
Záloha na disketu ZIP Zálohuje data pomocí interního zipovacího programu. Nejprve se vytvo í ZIP soubor a ten se poté kopíruje na disketu. Pokud se nevejde na jednu, program požádá o vložení další. Po adí disket je nejlépe si na diskety poznamenat, nebo p i obnov dat z t chto disket je t eba zachovat stejné po adí.
77
Kopie dle výb ru Umožní zkopírovat celého klienta nebo jen vybranou libovolného adresá e nebo na libovolný (i sí ový) disk.
ást soubor
do
Nejprve je t eba vybrat v seznamu Kam kopírovat disk a adresá , kam se bude kopírovat. Pak stiskn te tla ítko Vyber, poté zvolte co se má kopírovat klepnutím na kole ko vedle vybraných dat. Lze zvolit z t chto možností: ú etnictví knihy vše vydané faktury p ijaté faktury ostatní závazky a pohledávky pokladna banka dlouhodobý majetek kontakty Pak je možno zadat jméno autora a poznámku do okének ve spodní ásti okna a pak stiskem tla ítka Kopíruj provést vlastní kopii. Pokud se nejprve zaškrtne polí ko Kopie na FTP, pak se kopie provádí p enosem p es Internet na FTP server. Nastavení hodnot serveru musí být provedeno ve volb Soubor – Možnosti – Karta Nastavení klienta.
78
Na tení z výb ru Umožní na íst data, která byla uložena p edchozí volbou (kopie dle výb ru). P ed vlastní kopií zobrazí, jaká data kopie obsahuje a p ípadnou poznámku, kterou p i kopii u inil autor kopie. Nejprve je t eba vybrat adresá s uloženými daty. Správný adresá (za íná znaky KLnn – kde nn je íslo klienta, ze kterého byla kopie provedena a následuje znak nebo znaky ozna ující výb r) poznáte podle toho, že pokud jej vyberete zobrazí se ve spodních okénkách informace o datech, které adresá obsahuje, tedy jaké údaje a datum a as kopie. Rovn ž se zobrazí autor a jeho poznámka (pokud je autor kopie vyplnil). Stiskem tla ítka Na ti data se uložená data na tou do aktuálního klienta.
A * . " '3 %4 > 2 . ! ! %42 * . 2 % 2 ! $ " 2 =' ! %42 * . " '3 % " % $. *. ; !%42 * .2 " '3
Pokud se místo vybrání adresá e zaškrtne polí ko Na íst z FTP serveru, program se p ipojí pomocí Internetu k nastavenému FTP serveru (jeho nastavení viz p edchozí oddíl Kopie dle výb ru) a zobrazí seznam adresá FTP serveru. Z nich je možno vybrat adresá s pot ebnými daty a stiskem tla ítka Na ti data se data p enesou z FTP serveru do po íta . Nejprve se všechny soubory p enesou do adresá e PRENOS (podadresá složky klienta KLnn\Prenos) a teprve pokud se úsp šn p enesou všechna data, tak se nakopírují do aktuálního klienta.
! " #$
%
79
Vrátit p ed na tení dat z výb ru. Volba Na tení z výb ru p emaže stávající data novými. Pokud se pot ebujete vrátit do stavu p edtím, m žete použít toto tla ítko. Obnova dat DBF Provede obnovu dat z uložené zálohy ve formátu DBF. POZOR – provedením obnovy p epíšete všechna data klienta soubory ze zálohy. Po provedení obnovy dat ukon ete klienta, znovu do n j vstupte a spus te indexaci.
Obnova dat TXT Provede obnovu dat z uložené zálohy ve formátu TXT. POZOR – provedením obnovy p epíšete všechna data klienta soubory ze zálohy. Po provedení obnovy dat ukon ete klienta, znovu do n j vstupte a spus te indexaci.
Obnova z diskety TXT Provede obnovu dat z uložené zálohy na disketách ve formátu TXT. Diskety vkládejte ve správném po adí. POZOR – provedením obnovy p epíšete všechna data klienta soubory ze zálohy. Po provedení obnovy dat ukon ete klienta, znovu do n j vstupte a spus te indexaci.
Obnova z diskety ZIP Provede obnovu dat z uložené zálohy na disketách ve formátu WinZip. Diskety vkládejte ve správném po adí. POZOR – provedením obnovy p epíšete všechna data klienta soubory ze zálohy. Po provedení obnovy dat ukon ete klienta, znovu do n j vstupte a spus te indexaci.
80
NREST Zobrazí okno se souborem NREST – nespárované faktura a platby z p edchozích ú etních období. Soubor je možno prohlížet, ale i opravovat. Umož uje i jednoduché vyhledávání.
Kontrola dat Provede kontrolu ú etních v t deníku. P ípadné nesrovnalosti (nemusí se vždy nutn jednat o chybu) zobrazí. Výpis je možno vytisknout. P ed vlastní kontrolou je možno zadat, zda se mají hledat jen jasné chyby, nebo i podez ení na chybu (nap íklad existuje-li ú etní v ta obsahující ú et DPH, avšak chybí v ní kód DPH, m že to být chyba i nemusí, proto p i nastavení Jen chyby se zpráva o této v t nezobrazí, pokud se nastaví možnost Chyby i podez ení, pak se informace o této v t ve výpisu zobrazí). Dále je p ed vlastním spušt ním procesu kontroly možno zaškrtnout polí ko Opravovat. V tom p ípad se program pokusí opravit ty chyby, které by jinak uživatelsky opravit nebylo možné. Jedná se o tyto chyby: - Pokud v ídícím souboru KOREKT.dbf je málo v t, program je doplní podle standardního nastavení. - Pokud v knize vydaných nebo p ijatých faktur nebo v knize ostatních závazk a pohledávek je rozdíl mezi celkovou platbou faktury a sou tem jednotlivých plateb této faktury, opraví celkovou platbu podle sou tu plateb, nebo naopak vytvo í novou v tu o platb (nejprve se program zeptá, zda má opravu provést a poté jak má tuto chybu opravit). - Pokud v knize vydaných nebo p ijatých faktur nebo v knize ostatních závazk a pohledávek je rozdíl mezi datem platby uvedeným na faktu e a mezi datem poslední platby v souboru plateb, zapíše na faktur datum poslední platby nebo to má být na faktu e uvedeno, jestliže byla faktura placena vícekrát (nejprve se program zeptá, zda má opravu provést). - Pokud je v knize vydaných faktur chyba v zadání faktury tabulkou zboží – tabulka je zadána, ale netiskne se, nebo pokud se v záhlaví tabulky tiskne cena s DPH (a zadána je p itom cena bez DPH) nebo naopak. - Pokud se v ú etním deníku vyskytují ísla ú tu chybné délky, upraví je na správnou délku. Kontroly jednotlivých blok soubor se provád jí postupn .
81
Souvztažnosti Stiskem tla ítka Souvztažnosti se zobrazí tabulka obsahující všechny použité souvztažnosti v ú etním deníku a po et, kolikrát byla daná souvztažnost použita. Souvztažnosti jsou set íd ny od nejmén používané k nejpoužívan jší. P ehled je možno vytisknout stiskem tla ítka Tisk souvztažností.
Da ový kalendá Stisk tla ítka Da ový kalendá zobrazí p ehled, kdy se mají platit jaké dan . Zobrazuje se webová stránka ze serveru firmy ZNOVU s.r.o., je tedy t eba mít v tu chvíli p ístup k Internetu. Pokud chcete zobrazovat jinou stránku, nastavte její adresu v menu Soubor – Správce na druhé kart .
82
Export a import dat Pokud se má provést export, p ípadn import všech dat ur itého klienta nebo celého ú etnictví, p ípadn celé knihy (nebo knih), pak je t eba použít volbu Kopie dle výb ru pro export na zdrojovém po íta i a Na tení z výb ru pro import na cílovém po íta i (popis viz p edchozí kapitola Speciální innosti). Pokud je však pot eba provést pouze export, p ípadn import nov po ízených vydaných faktur, p ípadn nov po ízených plateb vydaných faktur, pak je t eba použít volbu Import dat na centrálním po íta i, na periferním po íta i pak volbu Export dat. (Zda je po íta centrální nebo periferní se ur uje v menu Soubor Možnosti - na první kart klienta.). Ob volby jsou v okn Speciální innosti.
EXPORT Jedná se o p enos nov po ízených dat z periferního do centrálního po íta e. Nejprve je t eba zadat kam se budou p enášená data zapisovat. Je možno zadat disketu nebo jiný disk (i sí ový) a zde zadat libovolný adresá (složku), nesmí se p itom jednat o adresá ve kterém je nainstalován program ExWin ani o žádný jeho podadresá . Cílový disk a adresá je možné vepsat do okénka nebo stisknout tla ítko Procházet… a zde disk a adresá vybrat. Pokud používáte opera ní systém Windows XP nebo vyšší, lze i vytvo it nový adresá . Pak je možnosti: -
t eba v seznamu vybrat o jaký export se bude jednat. Jsou zde tato Ú etnictví (ú etní deník) vydané faktury a jejich platby p ijaté faktury a jejich platby ostatní závazky a pohledávky a jejich platby bankovní výpisy pokladní doklady
83
Po stisku tla ítka Prove nový export se provede vlastní export. P i exportu se nová data uloží krom zvoleného cílového adresá e též do podadresá e klienta Export. Poslední p enos tak lze kdykoli znovu nahrát na p enosový disk (pokud se nap íklad ukáže, že disketa, na kterou se data nahrály je vadná) stiskem tla ítka Znovu poslední export.
#
+ % *( % 23 :% %4. $. 2! 8 %4. 2 2! ) 4 !% >2 :% % $! . 2 48 > 9 2! % 2 2 % ' 2 4 " %. %4 5 52! 8 % %( 3 % 2 $ $ :% 2 )% B+ C=,9 D 25 ! %4. 2 " >! 2 4EF =C % 2 . % ) 4 2 6.% 2 2 4 % >2 :% " ) %4. 2 GHAIH 8 2) " :% 5 !) 2 :% 9 < ' % >. ( ! 2 )5 %( . 2 4& 2 '3 $ )%4 5 52! $ . % *. *!2 ( 2 ( % 6 " . ' " 3(% 2 5( ) 4!"
84
IMPORT P i importu je op t nejprve t eba zadat zdrojový disk a adresá v n mž jsou data pro import. Pak se zvolí typ importu. K dispozici jsou stejné možnosti jako u Exportu (p i importu vydaných faktur je možno navíc importovat soubor faktur ODBER.dbf, který produkují n které starší programy pro MS DOS) Po stisku tla ítka Prove nový import program zjistí, zda v uvedeném zdrojovém adresá i jsou pot ebná data a jaké mají datum vytvo ení. Zeptá se, zda tyto data použít pro import. P i importu se data nejprve z p enosového disku nahrají do adresá e Import a poté se zobrazí seznam importovaných dat. Sou asn se provede kontrola, zda importované doklady již na centrálním po íta i jsou - podle ísla faktury, ísla pokladního dokladu nebo podle ísla bankovního výpisu, data, která na centrálním po íta i podle této kontroly již jsou pak budou p i vlastním importu vynechána. (pozor – pokud vymažete fakturu, ale poté neprovedete indexaci, pak rovn ž nelze importovat fakturu s íslem stejným, jako m la faktura vymazaná – po každém vymazání faktury je nutné spustit indexaci z volby Speciální innosti - indexace). Tato kontrola však nelze provést u plateb faktur - proto pozor, aby se stejné platby nep enesly vícekrát. Výsledek kontroly se zobrazí v samostatném okn . Výsledek kontroly lze rovn ž vytisknout. Pak musí uživatel rozhodnout, co s importovanými daty ud lat. Má tyto možnosti: o ned lat nic - nejbezpe n jší možnost o nahrát nové doklady. U faktur též jejich platby (pokud v importu platby jsou) - to je též bezpe ná volba. U pokladny a banky budou p i p enosu ignorovány doklady, které mají uvedeno neexistující íslo bankovního ú tu nebo pokladny. o nahrát nové doklady a všechny platby (pokud v importu platby jsou). Tato volba už vyžaduje kvalifikované rozhodnutí. Pokud totiž import obsahuje krom nových plateb i n jaké již v centrálním po íta i existující, hrozí nebezpe í, že se n které platby nahrají podruhé. Naopak pokud jsou v importu i nové platby d íve p enesených faktur, pak je pot eba tuto volbu spustit, aby se aktualizovaly platby starých faktur. Tato možnost je jen u p enosu faktur nebo ostatních závazk a pohledávek. o nahrát platby - tato možnost je p ístupná pouze tehdy, pokud v importu nejsou žádné faktury, ale pouze platby. Tato možnost je jen u p enosu faktur nebo ostatních závazk a pohledávek. U plateb nelze zkontrolovat, zda již na centrálním po íta i jsou, proto s p enosem plateb opatrn , aby nedošlo k vícenásobnému importu týchž plateb – to platí i o p edchozí možnosti
85
V importovaných dokladech je vymazáno íslo kontaktu (odb ratele nebo dodavatele), protože není zaru eno, že ísla kontakt na periferním a centrálním po íta i jsou stejná. Periferní po íta proto m že používat sv j nezávislý íselník kontakt . Pro analýzu pohledávek je pak pot eba použít jako rozlišující údaj pro odb ratele jeho I O (p ípadn DI ). Pokud je v dokladech uvedeno neexistující íslo st ediska, bude doklad importován, ale íslo st ediska z n j bude vymazáno. Pokud provedete import, oznámí se výsledek, zda byly importovány n jaké doklady, i ne. Pokud totiž spustíte import v p ípad , že všechny importované doklady již v centrálním po íta i existují (s výjimkou plateb faktur), nebo v p ípad , že v importovaných bankovních výpisech je použito neexistující íslo ú tu, p ípadn v pokladních dokladech neexistující íslo pokladny, pak tyto doklady budou vynechány a nena tou se žádná data. Sestavu obsahující p ehled všech doklad , které byly práv importovány lze po importu vytisknout. P ed vlastním importem doporu ujeme provést zálohu dat ve formátu DBF (Speciální innosti - Záloha dat na disk DBF). Pokud by data po importu byla z jakéhokoli d vodu nevyhovující, je možno se snadno vrátit p ed import pomocí volby Speciální innosti - Obnova dat DBF.
=' 2 vrátí všechna data klienta do podoby, jaká byla v okamžiku provedení zálohy, nejen importovanou knihu. Pokud tedy po importu byly provedeny n jaké zm ny, ty se pak obnovou dat ztratí.
86
Výkazy a p ídavné moduly Zobrazí další nabídku. Na pot ebnou volbu klepn te myší a potí stiskn te tla ítko Vybrat. K dispozici je p ímo zabudovaná volba: Definovatelné výkazy Zde se pak zobrazují též názvy všech dalších p ídavných modul , které jsou instalovány.
87
Výkazy – volba Definovatelné výkazy Definovatelné výkazy umožní vytvo it libovolný výkaz po ítaný z údaj ú etního deníku. Definice probíhá tak, že se ur í název výkazu a poté se zadávají jednotlivé ádky výkazu. Každý ádek obsahuje popis ádku a po ítanou hodnotu (ta ovšem být u n kterých ádk být nemusí). Hodnota se pak po ítá bu to z ú etního deníku nebo z ostatních ádk (jako jejich sou et nebo rozdíl). Hodnoty po ítané z ú t mohou obsahovat po áte ní stav ú tu (nebo více ú t ), obraty ú tu (ú t ), rozdíl obrat nebo kone ná stav. Tyto hodnoty se op t mohou v rámci jednoho ádku s ítat i od ítat.
Výkazy se definují obecn , p i vlastním výpo tu jsou pak dosazeny konkrétní hodnoty z jednotlivých ú t . P itom se dá vybrat, zda se mají zahrnout hodnoty za celou firmu, nebo jen pro n které st edisko (nebo více st edisek) nebo jen pro n kterou akci (nebo více akcí). Lze též zadat období (rok a m síc), ke kterému bude výkaz spo ten. P itom je možno ur it, zda se bude po ítat za celé zadané období (sestava bude obsahovat jeden sloupec ísel) nebo pro jednotlivé m síce (sestava bude obsahovat tolik sloupc , kolik m síc do období zahrneme).
Po vyvolání volby se otev e okno Výkazy, kde je zobrazen seznam již vytvo ených výkaz . Pokud n který výkaz (v horní tabulce) vyberete (je pak zobrazen zelen ), tak ve spodní levé tabulce se zobrazí seznam ádk tohoto výkazu. V prvním sloupe ku je íslo ádku. Ve druhém název ádku. Ve t etím je ozna eno, co ádek obsahuje. Mohou zde být tyto hodnoty:
88
• • • • • • • • • • • •
Text jedná se o nadpis výkazu nebo jeho jednotlivých ástí. Prázdný ádek lze vložit na libovolné místo ve výkazu pro p ehlednost Jednoduché podtržení – nap íklad pro podtržení ádk p ed sou tem Dvojité podtržení Sou et z ádk – to znamená, že tento ádek je sou tem (nebo rozdílem) vybraných p edchozích ádk . Kone né z statky – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl kone ných z statk ú t (také to ovšem m že být kone ný z statek jen jednoho ú tu) Po áte ní z statky – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl po áte ních stav ú t Obraty Má Dáti – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl obrat Má dáti ú t (jedno zda je mín n obrat za jeden m síc nebo za více m síc – to se ur í až p i konkrétním výpo tu výkazu). Obraty Dal – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl obrat Dal ú t . Rozdíl obrat Má Dáti - Dal – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl rozdílu obrat Má dáti mínus Dal Rozdíl obrat Dal – Má dáti – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl rozdílu obrat Dal mínus Má dáti. Procento z ádku – ádek je definován jako sou et nebo rozdíl ze zadané procentní hodnoty jiných ádk .
Klepnutím na n který ádek se v tabulce vpravo zobrazí, jak je daný ádek vypo ítáván (pokud jde o po ítaný ádek, ádky mohou obsahovat také jen nadpisy nebo podtržení, pak se v pravé spodní tabulce samoz ejm zp sob výpo tu nezobrazí). V této tabulce jsou dva sloupce. Sloupe ek ozna ený Zn, zde je bu znaménko plus (to znamená že ú et nebo ádek uvedený vedle znaménka se p i ítá) nebo mínus (ú et nebo ádek uvedený vedle znaménka se ode ítá). Vedle znaménka je pak íslo ú tu nebo jiného ádku výkazu, který se s ítá (p ípadn ode ítá), abychom získali výslednou hodnotu ádku. Protože ísla ádk p íliš ne íkají, je možno v p ípad , že ádek je definován jako sou et (nebo rozdíl) jiných ádk , stisknout tla ítko Ukaž definici ádku, která zobrazí jak je ádek nadefinován, ovšem místo ísla ádk ukazuje jejich názvy. V okn jsou k dispozici ješt tyto tla ítka: Tisk – zobrazí okno pro výpo et výkazu s možností jej poté prohlížet nebo tisknout nebo p enést do programu MS Excel. Plánování – do jednotlivých ádk výkazu (do t ch, které se po ítají z ú t ) lze zapsat jejich plánovanou hodnotu, která je pak na tiskové sestav porovnána se skute nou spo tenou hodnotou.
89
Nový – umožní nadefinovat nový výkaz. Oprava – oprava stávajícího výkazu. Vymazat – zruší vybraný výkaz. Zav i – zav e okno Výkazy.
90
Definice nového výkazu P i definici nového výkazu nejprve zadejte název výkazu a poté nadefinujte jeho jednotlivé ádky klepnutím na tla ítko P idat ádek (což p idá nový ádek na konec výkazu) nebo na tla ítko Vložit ádek p ed (což vloží nový ádek p ed ádek, který je práv v tabulce vybrán). Poté zadejte o jaký typ ádku jde, tedy jaký bude mít obsah. Vyberte jednu z výše popsaných možností (Text. Prázdný ádek. Jednoduché podtržení. Dvojité podtržení. Sou et z ádk . Kone né z statky. Po áte ní z statky. Obraty Má Dáti. Obraty Dal. Rozdíl obrat Má Dáti – Dal. Rozdíl obrat Dal – Má dáti) Pak zadejte název ádku (pokud se nemá jednat o podtržení nebo prázdný ádek). Jedná-li se o výpo etní ádek, tak poté klepn te na tla ítko Zadat zp sob výpo tu. V dalším okn ur ete které ú ty ( ádky) se mají p i ítat a které ode ítat a to tak, že p ed pot ebný ú et ( ádek) zaškrtnete polí ko ve sloupci + (plus pro p i ítání) nebo – (mínus pro ode ítání), tím, že na polí ko klepnete myší. Pokud chcete p i íst (nebo ode íst) celou t ídu ú t , pak najd te první ú et této skupiny (nap íklad první ú et 5), zaškrtn te sloupec plus nebo mínus a stiskn te tla ítko T ída. Tím se ozna í všechny ú ty dané skupiny. Pokud se poté rozhodnete n který ú et z této skupiny se sou tu vylou it, m žete u n j odškrtnout zna ku ve sloupci plus nebo mínus (op t tím, že na daný sloupec u daného ú tu klepnete myší). Obdobn lze ozna ovat celé skupiny ú t (nap íklad 51) nebo celé syntetické ú ty (nap íklad 518). Pokud definujete ádek jako procento z jiných ádk , pak u každého ádku, který jste ozna ily, vypl te i procento. Po ukon ení definice ádku klepn te na tla ítko Zav i a pak v okn pro definici nového výkazu klepn te na tla ítko Uložit. Definici libovolného ádku lze i poté zm nit stiskem tla ítka Oprava, p ípadn lze pomocí tla ítka Výmaz ádku ádek zcela z výkazu odstranit. Pokud je nadefinován celý výkaz, tak je t eba jej uložit stiskem tla ítka Konec definice výkazu.
91
Tisk výkazu Po stisku tla ítka Tisk se zobrazí okno, kde je t eba zadat konkrétní hodnoty pro výpo et výkazu. Lze zvolit, zda má být výkaz vytvo en pro celou firmu, pro st edisko (nebo více st edisek), pro akci (nebo více akcí, p ípadn jen pro ú etní v ty neobsahující íslo akce). Pak je t eba vybrat, zda výkaz má obsahovat kumulace údaj za vybraná období, nebo spo ítat údaje pro každý m síc vybraného období nebo pro každé tvrtletí vybraného období). Výkaz lze po ítat podle údaj v K nebo v cizí m n . Pokud se jedná o sestavu za více m síc (p ípadn tvrtletí), lze p idat ješt jeden sloupec obsahující po áte ní stavy prvního m síce ( tvrtletí). Vypo tené údaje mohou být zaokrouhleny podle zvoleného zp sobu. Nakonec je t eba vybrat období pro které bude výkaz vytvo en. Stisk tla ítka Výpo et provede vlastní výpo et a otev e okno, kde je možno ur it, jak má být sestava zobrazena. Sestavu je možno prohlížet na obrazovce, vytisknout nebo zobrazit pomocí programu MS Excel.
92
Kniha vydaných faktur Vyvolá okno se seznamem vydaných faktur. V knize faktur jsou evidovány tyto typy faktur: o faktura (pohledávka - da ový doklad) o dobropis (závazek - da ový doklad) - k ur ité faktu e o dobropis (závazek - da ový doklad) - volný o zálohová faktura (není da ový doklad) - nemá uvedeny údaje o DPH (pokud není v nabídce Soubor – Možnosti – Nastavení klienta 2 zaškrtnuto polí ko zálohová faktura s DPH – pokud zaškrtnuté je, pak se zálohová a proforma faktura v podstat neliší) o proforma faktura (není da ový doklad) - má tvar jako kone ná faktura, takže m že obsahovat i údaje o DPH o penaliza ní faktura (da ový doklad) - vystavuje se ke konkrétní faktu e, ástku po ítá ze zadaného procenta denního penále z nezaplacené ástky a po tu dní po splatnosti.
O faktu e se evidují tyto údaje: íslo faktury - jedine né maximáln desetimístné íslo (mohou být i jiné znaky než íslice). Vhodným zavedením p ed íslí jednotlivých íselných ad je t eba se vyhnout tomu, aby stejné íslo bylo p id leno vydané nebo p ijaté faktu e, pop ípad jinému závazku i pohledávce. ada faktur by m ly zamezit i tomu, aby se nevystavovala stejná ísla faktur v r zných letech. P i zadávání nového ísla faktury je možné stiskem klávesy F7 vygenerovat íslo automaticky. V tom p ípad zadejte nejprve p ed íslí íselné ady a teprve poté stiskn te klávesu F7, íslo bude dopln no na deset míst nejbližším vyšším volným íslem v dané íselné ad . íslo kontaktu - odb ratele, pokud je tento veden v íselníku kontakt . P i zadávání lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit íselník kontakt (v tomto p ípad se nezobrazuje celý íselník, ale jen ty kontakty, které jsou ozna eny jako odb ratelé). Zde lze odb ratele vyhledat, p ípadn založit nového. Každý kontakt má p i azeno jedine né íslo, takže lze p ímo zadat íslo kontaktu, program pak jen zkontroluje, zda toto íslo existuje. Polí ko pro íslo kontaktu však m že z stat prázdné.
93
Název odb ratele (dv polí ka), jeho adresa, I O a DI . Pokud zadáte íslo kontaktu (nebo odb ratele vyberte z íselníku kontakt ) doplní se údaje o odb rateli automaticky. Jinak je vhodné je vyplnit (alespo název a I O). Zda je odb ratel plátcem DPH i nikoli. P edm t fakturace - stru ný popis, eho se faktura týká, prvních 17 znak se p enáší do ú etních v t. Zp sob úhrady - údaj se tiskne na faktur, ale má jen informa ní charakter. Jsou zde tyto možnosti : bankou hotov zálohou barter zp sob úhrady lze pozd ji (stejn jako všechny ostatní údaje) m nit, takže lze vytisknout fakturu, na které je napsáno, že má být placena bankou a pozd ji, po vzájemném zápo tu, ji ozna it jako barterovou fakturu. Datum zdanitelného pln ní Datum vystavení Datum splatnosti platby.
Datum platby - pokud je faktura placena vícekrát, je zde poslední datum
St edisko - íslo st ediska, pokud se st ediska používají a pokud má být celá faktura zaú tována na toto st edisko. Akce - íslo akce, pokud je faktura spojená s akcí Specifický symbol Konstantní symbol
94
íslo bank. ú tu. P i po izování se automaticky p ednastaví ú et zadaný jako hlavní ú et klienta, lze jej však p epsat. Stiskem tla ítka F3 nebo poklepáním myší se zobrazí seznam vašich bankovních ú t (zadaných v knize Banka). Poklepáním na íslo ú tu se poté tento ú et p enese do faktury. Pokud klepnete na tla ítko P enést íslo ú tu p enese se do faktury eské íslo ú tu. Klepnete-li na tla ítko P enést íslo IBAN, pak se do faktury zapíše toto íslo a sou asn kód BIC. Do faktury se též p enese název banky. íslo ú tu lze též zapsat z volné ruky. Pokud p itom zadáte íslo IBAN, pak se do faktury p enese i íslo BIC (je-li u ú tu zadáno). Podle ísla ú tu se p enese i pot ebný název banky. Pokud zadáte íslo ú tu, které není uvedeno v íselníku bankovních ú t (v knize Banka). Pak vás na to program p ed uložením faktury upozorní a m žete ješt íslo zm nit (ale nemusíte, samoz ejm ). Smlouva / objednávka - íslo smlouvy nebo objednávky. Celkem K (to jest v etn DPH, pokud je klient plátce DPH) Základ 19 a 5 %, DPH 19 a 5 %, ástka osvobozená od DPH. Pokud zadáte celkovou ástku a pak v polí ku pro základ dan nebo pro DPH stisknete klávesu F5, program se zeptá, jakou sazbu dan má použít (19 nebo 5 nebo 0) a automaticky dopo te DPH se zaokrouhlením DPH na desetníky nahoru. Pokud ponecháte celkovou ástku prázdnou a vyplníte okénka pro základy (a p ípadn okénko pro osvobozeno - bez DPH) a stisknete klávesu F5, automaticky se dopo te DPH a celková ástka. Záloha k této faktu e. Zkratka cizí m ny, je-li faktura v cizí m n . ástka v cizí m n . Pokud p i po izování stisknete v polí ku pro ástku hv zdi ku, zobrazí se kurzovní lístek. Zaplaceno K Zaplaceno v cizí m n . Údaje o DPH v cizí m n . ádek textu o kurzu. Pokud je faktura v cizí m n m že se sem zapsat jaký kurz byl použit. Pokud se k p epo tu použije kurzovní lístek, pak po stisku tla ítka Text kurz se doplní informace z kterého dne je použitý kurz. Ke každé faktu e m že být p ipsána libovoln dlouhá poznámka. Pro její zadání, zobrazení nebo opravu je t eba klepnout myší na ikonu poznámkového bloku vedle ozna ení typu faktury. Pokud je ikona modrá, znamená to, že k faktu e není napsána žádná poznámka. Pokud je ikona erná, znamená to, že n jaká poznámka již byla zadána.
95
Ve spodní ásti okna knihy vydaných faktur jsou tyto tla ítka: Nová po stisku vyberte typ faktury, kterou chcete založit. Vypl te všechny pot ebné údaje. Pokud chcete zadávat text k faktu e, stiskn te tla ítko TEXT. Zde je možné zadat jednak libovolný text k faktu e, jednak zadat tabulku zboží. Pokud zadáte tabulku zboží, pak se po uložení tabulky ceny z tabulky automaticky promítnou do kolonek faktury. V tabulce lze m nit názvy prvních dvou sloupc tabulky, program si p itom tyto zm ny zapamatuje pro p íští zadávání nové faktury. Do sloupce cena se zadává bu cena bez DPH nebo v etn DPH (zm nit to lze stiskem tla ítek S DPH a Bez DPH ). Tabulka m že mít maximáln 999 ádk . Po vypln ní všech údaj stiskn te tla ítko Ulož pro uložení. Stisk tla ítka Zruš fakturu neuloží a program se vrátí do režimu prohlížení faktur. Hledej otev e okno pro jednoduché vyhledání faktury. Program vybere faktury, které vyhovují zadanému kritériu. Je možno vyhledávat: - íslo faktury - sta í zadat jen za átek ísla - Odb ratel - zadá-li se text, vyhledají se faktury, které mají v názvu odb ratele na libovolné pozici zadaný text. Zadá-li se íslo kontaktu, vyberou se faktury odb ratele s tímto íslem podle íselníku kontakt . Zadá-li se I O, vyberou se faktury podle uvedeného I O odb ratele. - K - zadá se celková ástka a ješt je možno zadat rozp tí plus / mínus. Zadá-li se nap íklad K = 500.00 a rozp tí = 5.00 vyberou se všechny faktury s celkovou ástkou 495.00 K až 505.00 K . - M na - podle zkratky m ny - ástka - podle zkratky m ny a ástky v cizí m n (op t možno zadat rozp tí plus / mínus). - Datum zdanitelného pln ní. - Datum platby (datum poslední platby). - Faktury z ur itého roku (podle data zdanitelného pln ní). - Nesplacené faktury.
96
- Nesplacené faktury po datumu splatnosti. Zm na Uloženou fakturu je možno m nit. Ú tuj 1 Ú tování faktury podle zadaného pohybovníku. Ú tuj2 Ú tování v ú tovací tabulce. Ú tuj 3 Ú tování podle jednoho p edem nastaveného zp sobu. Zaú továno Zobrazí všechny ú etní v ty ozna ené p íslušným íslem faktury (tedy i v ty o platb , odpo tu zálohy atd.). Zde je možno tyto v ty m nit, p ípadn rušit. MENU Zobrazí menu s další nabídkou inností. Zav i Zav e okno knihy vydaných faktur.
97
Kniha vydaných faktur MENU V menu jsou p ístupné tyto innosti Hromadné ú tování Umožní více vybraných faktur zaú tovat stejným zp sobem. P i procesu ú tování se program vyhýbá fakturám, které již jsou zaú továny. Od které do které faktury (v etn ) se má ú tovat, lze zadat bu podle po izovacího ísla faktury nebo podle data zdanitelného pln ní. Pokud se na okn pro hromadné ú tování zaškrtne polí ko Záloha bude se ú tovat i záloha, pokud je na faktu e uvedena. V ta o záloze bude mít p itom u obou ú t uvedeno íslo ú tované faktury. Pokud je t eba aby u ú tu záloha bylo uvedeno íslo jiné ( íslo zálohové faktury), je t eba toto dodate n opravit v oprav ú etní v ty (tla ítko Zaú továno).
Sou ty Spo te sou ty numerických údaj Výb r podle podmínky.
za faktury vybrané ve volb MENU -
P evedení proforma FA Pokud je vystavena proforma faktura, lze ji po jejím zaplacení p em nit na plnohodnotnou faktur se stejným íslem pomocí této volby. Podmínkou je, že je faktura zaplacena a že se jedná o proforma fakturu nebo zálohovou fakturu (na zálohové faktu e je p ípadn poté t eba doplnit údaje o DPH).
Výb r podle podmínky Umožní vybrat faktury podle individuáln vytvo ené podmínky. Podmínky lze ukládat a pozd ji op t použít (p ípadn upravit). P esn jší popis výb ru dat podle podmínky viz kapitola Výb r podle podmínky.
98
Platby faktur Zobrazí platby zvolené faktury. Zde je možno založit novou platbu, zm nit údaje o platb p ípadn platbu vymazat. Pokud nesouhlasí sou et jednotlivých plateb a celková zaplacená ástka na faktu e, použijte k oprav volbu Speciální innosti tla ítko Vydané faktury ve sloupci Kontrola dat p i zatrženém polí ku Opravovat.
Analýza pohledávek Analyzuje platby faktur. Je t eba vybrat typ analýzy, zadat zda se má týkat jednoho konkrétního odb ratele nebo všech odb ratel . Zadat datum ke kterému se analýza provádí (zahrne pouze faktury a platby do tohoto data v etn ).Musí se vybrat jak je definován odb ratel (jak má program poznat, které faktury pat í kterému odb rateli) - zde jsou možnosti : - íslem - jedná se o íslo kontaktu, pokud jsou odb ratelé vedeni v íselníku kontakt - I O - pokud je vypl ováno - DI - pokud je vypl ováno Pokud se zvolí, že se má analýzy týkat jen jednoho odb ratele, musí se zadat jeho identifikace ( íslo kontaktu nebo I O nebo DI podle zvoleného nastavení) K dispozici jsou tyto analýzy: - P ehled dle m síc v roce - spo te za jednotlivé m síce vybraného roku celkem fakturovanou ástku, kolik bylo zaplaceno v as, kolik pozd a kolik je stále dlužno. To vše podle stavu k zadanému datu. - Platby podle skupin. Pro jednotlivé odb ratele a v rámci odb ratele pak pro jednotlivé faktury rozd lí platby podle toho, jak dlouho byly po splatnosti dané faktury do skupin: do data splatnosti 1 den až 30 dn po splatnosti 31 den až 60 dn po splatnosti 61 den až 90 dn po splatnosti 91 den až 120 dn po splatnosti 121 den až 180 dn po splatnosti 181 a více dn po splatnosti - Dlužné ástky podle skupin. Obdobn jako v p edchozím p ípad rozd lí do skupin dlužné ástky ne jednotlivých fakturách. Výpis je op t vždy za odb ratele a v rámci odb ratele pak za jeho faktury. Pokud je ovšem vybrána možnost analýzy po odb ratelích (lze použít jen u této analýzy), pak se zobrazí jen celkové dlužné ástky pro každého odb ratele.
99
- Prošlé po zadané dob . Vybere nezaplacené faktury, kde od doby splatnosti ub hlo zadané rozp tí dn . Zobrazí vždy íslo faktury, kolik iní dlužná ástka, datum splatnosti a kolik uplynulo dn po splatnosti. - Nesplacené ke dni. Vybere faktury, které jsou k zadanému dni stále nezaplacené. Zobrazí stejné údaje jako v p edchozím p ípad . Po výpo tu analýzy jsou zp ístupn na tla ítka Prohlížení / Tisk a Excel (p enese vytvo enou analýzu do souboru pro MS Excel). Pokud je t eba po ítat nová analýza, je t eba stisknout tla ítko Nová analýza.
100
Tisk faktury / e-mail Okno obsahuje tla ítka pro tyto možnosti: Prohlížení tiskové podoby na obrazovce Tisk faktury. Tla ítko Uložit do TXT souboru uloží fakturu jako textový soubor obsahující pouze jednoduché ádky bez jakéhokoli formátování (v kódu eština pro Windows CP 1250, jako ukon ova ádk použity znaky CR LF). Faktura se uloží do souboru FAKTURA íslofaktury.TXT do adresá e Faktury pod adresá em klienta, p i standardní instalaci tedy do adresá e: \ZNOVU\ExWin\KLnn\Faktury kde KLnn je adresá em klienta (nn je dvoumístné íslo klienta). Další možností je odeslat fakturu e-mailem - po stisku tla ítka s obrázkem poštovní schránky umožní program odeslat textovou podobu faktury elektronickou poštou. Podmínkou je p ítomnost instalovaného ovlada e ActiveX MS MAPI na po íta i, ze kterého se mail odesílá. Pokud není ovalda nainstalován, je t eba v nabídce Soubor – Možnosti – Nastavení klienta zadat, že se nemá používat mail pro odesílání faktur. Tla ítko pro odeslání faktury se pak nezobrazuje. Je-li faktura ozna ena íslem odb ratele a v íselníku kontakt má tento odb ratel zapsanou e-mailovou adresu, pak se tato adresa automaticky dosadí do adresy p íjemce, jinak je t eba adresu dopsat ru n . Odesílaný text lze p ed vlastním odesláním libovoln upravovat. Fakturu lze odeslat jako prostý text, nebo ve formátu HTML, podle nastavení p epína e pod tla ítkem schránky. Pokud chcete posílat faktury ve formátu HTML, nesmíte mít ve svém programu pro odesílání pošty nastaveno, že se pošta má posílat jen jako prostý text. Pokud se v odesílané faktu e chybn zobrazují n která eská písmenka, p epn te nastavení v Soubor - Možnosti - Nastavení klienta 2 - Používat e-mail faktury s iso8859-2 na opa né, než práv je.
101
Hromadný tisk Umožní vytisknout více faktur najednou
Tisk knihy faktur Vytiskne knihu faktur. Pokud je nastaven výb r faktur (Výb r podle podmínky), pak tiskne jen faktury zahrnuté do výb ru. Pokud mají být do tisku zahrnuty jen faktury s datem zdanitelného pln ní do ur itého data a sou asn i pouze platby uskute n né do téhož data, vypl te polí ko pro datum (ve tvaru DD.MM.RRRR). Ve výb ru pod tímto polí kem lze navíc zvolit, zda se mají zobrazovat všechny faktury, nebo jen nezaplacené, nebo jen ty, které nejsou p esn zaplacené (tj. ty, které jsou zaplaceny mén nebo více, než mají být).
Tisk zaú tování Vytiskne základní údaje o faktu e plus jak je zaú tovaná. Sestava zahrnuje všechny vybrané faktury (od ísla do ísla).
P enos faktur Umožní vybrat položky faktur a ty pak p enést do textového souboru nebo do programu MS Excel nebo uložit do schránky Windows (odtud je pak možné data uložit kamkoli stiskem kláves Ctrl V). Pokud jsou vybrané jen n které faktury (volbou Výb r podle podmínky), p enášejí se jen vybrané faktury.
102
Storno faktury Ozna í vybranou fakturu za stornovanou. Naopak pokud se použije na stornovanou fakturu, je možno ji op t "oživit".
Zrušit fakturu Zcela vymaže fakturu z knihy faktur. Pokud je pak t eba založit nová faktura s týmž íslem, je t eba nejprve spustit Indexaci (volba Speciální innosti).
Definice text faktur Umožní p eddefinovat asto používané texty na fakturách.
Ú tování kursových rozdíl Zaú tuje kursový zisk nebo ztrátu u faktur vedených v cizí m n , které jsou v cizí m n zcela zaplaceny, ale v K se ástka zaplaceno nerovná celkové ástce. Rovn ž vygeneruje v tu o platb do souboru plateb (takže faktura se pak jeví jako zcela zaplacená). Lze ú tovat kurzovní rozdíl vybrané faktury nebo všech faktur.
Ú tování platebních rozdíl Zaú tuje mimo ádný zisk nebo ztrátu u faktur, které jsou v podstat zaplaceny, avšak mezi ástkou K k platb a platbou je malý rozdíl. Rovn ž vygeneruje v tu o platb do souboru plateb (takže faktura se pak jeví jako zcela zaplacená). Lze ú tovat rozdíl jen u vybrané faktury nebo u všech faktur. P itom se zadá, jak velký m že být (v absolutní hodnot ) rozdíl mezi ástkou K a platbou (p edpokládají se halí ové rozdíly, teoreticky však lze zadat až hodnotu 99.99 K ). Zaú tují se rozdíly až do zadané ástky v etn .
103
Platby v cizí m n Zobrazí platby faktur v cizí m n pro vybraného odb ratele a pro vybrané faktury (od data do data zdanitelného pln ní) Zobrazují se údaje: o faktura o datum faktury o poznámka o p edpis K o p edpis m na o zaplaceno K o zaplaceno m na o datum platby o saldo K o saldo m na sestavu je možno p enést do MS Excel. P ehled zaú tovaného Sestaví p ehled, kde ke každé faktu e uvede ástku celkem a ástku, kterou je faktura zaú tována. P ípadné rozdíly zvýrazní barevn .
Seznam faktur (DPH) P ehledná sestava da ových doklad s uvedenými ástkami za jednotlivé sazby DPH a ástkou celkem. Dají se vybrat faktury zahrnuté do sestavy (od ísla do ísla nebo podle data zdanitelného pln ní.
104
Kniha došlých faktur Vyvolá okno se seznamem došlých faktur. V knize faktur jsou evidovány tyto typy faktur: o faktura (závazek - da ový doklad) o dobropis (pohledávka - da ový doklad) o zálohová faktura (není da ový doklad) o proforma faktura (není da ový doklad) o penaliza ní faktura (da ový doklad) O faktu e se evidují tyto údaje: íslo faktury - jedine né maximáln desetimístné íslo (mohou být i jiné znaky než íslice). Vhodným zavedením p ed íslí jednotlivých íselných ad je t eba se vyhnout tomu, aby stejné íslo bylo p id leno vydané nebo p ijaté faktu e, pop ípad jinému závazku i pohledávce. ada faktur by m ly zamezit i tomu, aby se nevystavovala stejná ísla faktur v r zných letech. P i zadávání nového ísla faktury je možné stiskem klávesy F7 vygenerovat íslo automaticky. V tom p ípad zadejte nejprve p ed íslí íselné ady a teprve poté stiskn te klávesu F7, íslo bude dopln no na deset míst nejbližším vyšším volným íslem v dané íselné ad . Variabilní symbol - dodavatelovo íslo faktury. Pokud zadáte symbol, která již n jaká faktura má, budete na to upozorn ni, takovou fakturu však lze založit (je možné, že r zní dodavatelé používají stejná ísla). íslo kontaktu - dodavatele, pokud je tento veden v íselníku kontakt . P i zadávání lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit íselník kontakt (v tomto p ípad se nezobrazuje celý íselník, ale jen ty kontakty, které jsou ozna eny jako dodavatelé). Zde lze dodavatele vyhledat, p ípadn založit nového. Každý kontakt má p i azeno jedine né íslo, takže lze p ímo zadat íslo kontaktu, program pak jen zkontroluje, zda toto íslo existuje. Polí ko pro íslo kontaktu však m že z stat prázdné. Název dodavatele (dv polí ka), jeho adresa, I O a DI . Pokud zadáte íslo kontaktu (nebo dodavatele vyberte z íselníku kontakt ) doplní se údaje o dodavateli automaticky. Jinak je vhodné je vyplnit (alespo název a I O).
105
P edm t fakturace - stru ný popis, eho se faktura týká, prvních 17 znak se p enáší do ú etních v t. Zp sob úhrady - údaj se tiskne na faktur, ale má jen informa ní charakter. Jsou zde tyto možnosti : bankou hotov zálohou barter zp sob úhrady lze pozd ji (stejn jako všechny ostatní údaje) m nit. Datum zdanitelného pln ní Datum p ijetí faktury. Datum splatnosti. platby.
Datum platby - pokud je faktura placena vícekrát, je zde poslední datum
St edisko - íslo st ediska, pokud se st ediska používají a pokud má být celá faktura zaú tována na toto st edisko. Akce - íslo akce, pokud je faktura spojená s akcí Specifický symbol Konstantní symbol íslo bank. ú tu, kam má být faktura placena, pokud má být placena bankou. Smlouva / objednávka - íslo smlouvy nebo objednávky Celkem K (to jest v etn DPH, pokud je klient plátce DPH a pokud je faktura uvedena s DPH). Základ 19 a 5 %, DPH 19 a 5 %, ástka bez DPH. Pokud zadáte celkovou ástku a pak v polí ku pro základ dan nebo pro DPH stisknete klávesu F5, program se zeptá, jakou sazbu dan má použít (19 nebo 5 nebo 0) a automaticky dopo te DPH se zaokrouhlením DPH na desetníky nahoru. Pokud ponecháte celkovou ástku prázdnou a vyplníte okénka pro základy (a p ípadn okénko bez DPH) a stisknete klávesu F5, automaticky se dopo te DPH a celková ástka. Záloha k této faktu e. Zkratka cizí m ny, je-li faktura v cizí m n . 106
ástka v cizí m n . Pokud p i po izování stisknete v polí ku pro ástku hv zdi ku, zobrazí se kurzovní lístek. Zaplaceno K Zaplaceno v cizí m n . Údaje o DPH v cizí m n . ádek textu o kurzu. Pokud je faktura v cizí m n m že se sem zapsat jaký kurz byl použit. Pokud se k p epo tu použije kurzovní lístek, pak po stisku tla ítka Text kurz se doplní informace z kterého dne je použitý kurz. Ke každé faktu e m že být p ipsána libovoln dlouhá poznámka. Pro její zadání, zobrazení nebo opravu je t eba klepnout myší na ikonu poznámkového bloku vedle ozna ení typu faktury. Pokud je ikona modrá, znamená to, že k faktu e není napsána žádná poznámka. Pokud je ikona erná, znamená to, že n jaká poznámka již byla zadána.
Ve spodní ásti okna knihy vydaných faktur jsou tyto tla ítka: Nová po stisku vyberte typ faktury, kterou chcete založit. Vypl te všechny pot ebné údaje. Po vypln ní všech údaj stiskn te tla ítko Ulož pro uložení. Stisk tla ítka Zruš fakturu neuloží a program se vrátí do režimu prohlížení faktur. Hledej otev e okno pro jednoduché vyhledání faktury. Program vybere faktury, které vyhovují zadanému kritériu. Je možno vyhledávat: - íslo faktury - sta í zadat jen za átek ísla - Dodavatel - zadá-li se text, vyhledají se faktury, které mají v názvu dodavatele na libovolné pozici zadaný text. Zadá-li se íslo kontaktu, vyberou se faktury dodavatele s tímto íslem podle íselníku kontakt . Zadá-li se I O, vyberou se faktury podle uvedeného I O dodavatele. - K - zadá se celková ástka a ješt je možno zadat rozp tí plus / mínus. Zadá-li se nap íklad K = 500.00 a rozp tí = 5.00 vyberou se všechny faktury s celkovou ástkou 495.00 K až 505.00 K . 107
- M na - podle zkratky m ny - ástka - podle zkratky m ny a ástky v cizí m n (op t možno zadat rozp tí plus / mínus). - Datum zdanitelného pln ní. - Datum platby (datum poslední platby). - Faktury z ur itého roku (podle data zdanitelného pln ní). - Nesplacené faktury. - Nesplacené faktury po datumu splatnosti.
Zm na Uloženou fakturu je možno m nit. Ú tuj 1 Ú tování faktury podle zadaného pohybovníku. Ú tuj2 Ú tování v ú tovací tabulce. Ú tuj 3 Ú tování podle jednoho p edem nastaveného zp sobu. Zaú továno Zobrazí všechny ú etní v ty ozna ené p íslušným íslem faktury (tedy i v ty o platb , odpo tu zálohy atd.). Zde je možno tyto v ty m nit, p ípadn rušit. MENU Zobrazí menu s další nabídkou inností. Zav i Zav e okno knihy p ijatých faktur.
108
Kniha došlých faktur MENU V menu jsou p ístupné tyto innosti Hromadné ú tování Umožní více vybraných faktur zaú tovat stejným zp sobem. P i procesu ú tování se program vyhýbá fakturám, které již jsou zaú továny. Od které do které faktury (v etn ) se má ú tovat, lze zadat bu podle po izovacího ísla faktury nebo podle data zdanitelného pln ní. Pokud se na okn pro hromadné ú tování zaškrtne polí ko Záloha bude se ú tovat i záloha, pokud je na faktu e uvedena. V ta o záloze bude mít p itom u obou ú t uvedeno íslo ú tované faktury. Pokud je t eba aby u ú tu záloha bylo uvedeno íslo jiné ( íslo zálohové faktury), je t eba toto dodate n opravit v oprav ú etní v ty (tla ítko Zaú továno).
Sou ty Spo te sou ty numerických údaj Výb r podle podmínky.
za faktury vybrané ve volb MENU -
P evedení proforma FA Pokud je p ijata proforma faktura, lze ji po jejím zaplacení p em nit na plnohodnotnou faktur se stejným íslem pomocí této volby. Podmínkou je, že je faktura zaplacena a že se jedná o proforma fakturu nebo zálohovou fakturu (na zálohové faktu e je p ípadn poté t eba doplnit údaje o DPH).
Výb r podle podmínky Umožní vybrat faktury podle individuáln vytvo ené podmínky. Podmínky lze ukládat a pozd ji op t použít (p ípadn upravit). P esn jší popis výb ru dat podle podmínky viz kapitola Výb r podle podmínky.
109
Platby faktur Zobrazí platby zvolené faktury. Zde je možno založit novou platbu, zm nit údaje o platb p ípadn platbu vymazat. Pokud nesouhlasí sou et jednotlivých plateb a celková zaplacená ástka na faktu e, použijte k oprav volbu Speciální innosti tla ítko P ijaté faktury ve sloupci Kontrola dat p i zatrženém polí ku Opravovat
Analýza závazk Analyzuje platby faktur. Je t eba vybrat typ analýzy, zadat zda se má týkat jednoho konkrétního dodavatele nebo všech dodavatel . Zadat datum ke kterému se analýza provádí (zahrne pouze faktury a platby do tohoto data v etn ).Musí se vybrat jak je definován dodavatel (jak má program poznat, které faktury pat í kterému dodavateli) - zde jsou možnosti : íslem - jedná se o íslo kontaktu, pokud jsou dodavatelé vedeni v íselníku kontakt I O - pokud je vypl ováno DI - pokud je vypl ováno Pokud se zvolí, že se má analýza týkat jen jednoho dodavatele, musí se zadat jeho identifikace ( íslo kontaktu nebo I O nebo DI podle zvoleného nastavení) K dispozici jsou tyto analýzy: - P ehled dle m síc v roce - spo te za jednotlivé m síce roku celkem fakturovanou ástku, kolik bylo zaplaceno v as, kolik pozd a kolik je stále dlužno. - Platby podle skupin. Pro jednotlivé dodavatele a v rámci dodavatele pak pro jednotlivé faktury rozd lí platby podle toho, jak dlouho byly po splatnosti dané faktury do skupin: do data splatnosti 1 den až 30 dn po splatnosti 31 den až 60 dn po splatnosti 61 den až 90 dn po splatnosti 91 den až 120 dn po splatnosti 121 den až 180 dn po splatnosti 181 a více dn po splatnosti - Dlužné ástky podle skupin. Obdobn jako v p edchozím p ípad rozd lí do skupin dlužné ástky na jednotlivých fakturách. Výpis je op t vždy za dodavatele a v rámci dodavatele pak za jeho faktury. Pokud je ovšem vybrána možnost analýzy po dodavatelích (lze použít jen u této analýzy), pak se zobrazí jen celkové dlužné ástky pro každého dodavatele.
110
- Prošlé po zadané dob . Vybere nezaplacené faktury, kde od doby splatnosti ub hlo zadané rozp tí dn . Zobrazí vždy íslo faktury, kolik iní dlužná ástka, datum splatnosti a kolik uplynulo dn po splatnosti. - Nesplacené ke dni. Vybere faktury, které jsou k zadanému dni stále nezaplacené. Zobrazí stejné údaje jako v p edchozím p ípad . Po výpo tu analýzy jsou zp ístupn na tla ítka Prohlížení / Tisk a Excel (p enese vytvo enou analýzu do souboru pro MS Excel). Pokud je t eba po ítat nová analýza, je t eba stisknout tla ítko Nová analýza. Tisk košilky faktury Vytiskne k faktu e tzv. košilku, na které jsou vypln ny údaje: název firmy íslo faktury variabilní symbol ástka K s DPH ástka K bez DPH název dodavatele datum p ijetí datum zdanitelného pln ní Košilka pak obsahuje tabulku, kde je možno v každém ádku vyplnit: st edisko akce p edm t fakturace K bez DPH schválil poznámka Košilky se liší pro plátce a neplátce DPH. Pro každého klienta lze vytvo it individuální košilku jako soubor typu FoxPro Report s názvem KOSILKA.FRX, který je t eba umístit do adresá e klienta KLnn.
Poznámka k faktu e Umožní zadat nebo zm nit poznámku - volba totožná s klepnutím myši na ikonku poznámkového bloku v okn knihy faktur.
111
Tisk p íkazu k úhrad Vytiskne hromadný p íkaz k úhrad . Nejprve je t eba zadat, zda má být p íkaz v K nebo cizí m n (pokud se ovšem cizí m na používá). Poté je t eba vybrat faktury, které mají být zaplaceny. erven jsou p itom zobrazeny faktury, pro n ž již byl p íkaz vytišt n. Po stisku tla ítka Vybrat se zobrazí údaje na p íkazu k úhrad . erven zobrazené údaje jsou chybné. Poté lze p íkaz prohlížet nebo vytisknout. P itom lze zvolit, zda na p íkazu má být uvedeno i íslo faktury a název dodavatele. V tom p ípad se tiskne na ší ku papíru. Po stisku tla ítka Zav i se program zeptá, zda byl p íkaz opravdu vytišt n. Pokud odpovíte Ano, program si zapamatuje, že k vybraným fakturám již byl p íkaz vytišt n. To ovšem jen pro informaci, samoz ejm , že lze dodate n vytisknout i p íkaz k platb faktury, který již byl d íve vytišt n.
Tisk knihy faktur Vytiskne knihu faktur. Pokud je nastaven výb r faktur (Výb r podle podmínky), pak tiskne jen faktury zahrnuté do výb ru. Pokud mají být do tisku zahrnuty jen faktury s datem zdanitelného pln ní do ur itého data a sou asn i pouze platby uskute n né do téhož data, vypl te polí ko pro datum (ve tvaru DD.MM.RRRR). Ve výb ru pod tímto polí kem lze navíc zvolit, zda se mají zobrazovat všechny faktury, nebo jen nezaplacené, nebo jen ty, které nejsou p esn zaplacené (tj. ty, které jsou zaplaceny mén nebo více, než mají být).
Tisk zaú tování Vytiskne základní údaje o faktu e plus jak je zaú tovaná. Sestava zahrnuje všechny vybrané faktury (od ísla do ísla).
P enos faktur Umožní vybrat položky faktur a ty pak p enést do textového souboru nebo do programu MS Excel nebo uložit do schránky Windows (odtud je pak možné data uložit kamkoli stiskem kláves Ctrl V). Pokud jsou vybrané jen n které faktury (volbou Výb r podle podmínky), p enášejí se jen vybrané faktury.
112
Storno faktury Ozna í vybranou fakturu za stornovanou. Naopak pokud se použije na stornovanou fakturu, je možno ji op t "oživit". Zrušit fakturu Zcela vymaže fakturu z knihy faktur. Pokud je pak t eba založit nová faktura s týmž íslem, je t eba nejprve spustit Indexaci (volba Speciální innosti).
Platby v cizí m n Zobrazí platby faktur v cizí m n pro vybraného odb ratele a pro vybrané faktury (od data do data zdanitelného pln ní) Zobrazují se údaje: faktura datum faktury poznámka p edpis K p edpis m na zaplaceno K zaplaceno m na datum platby saldo K saldo m na sestavu je možno p enést do MS Excel.
P ehled zaú tovaného Sestaví p ehled, kde ke každé faktu e uvede ástku celkem a ástku, kterou je faktura zaú tována. P ípadné rozdíly zvýrazní barevn .
Seznam faktur (DPH) P ehledná sestava da ových doklad s uvedenými ástkami za jednotlivé sazby DPH a ástkou celkem. Dají se vybrat faktury zahrnuté do sestavy (od ísla do ísla nebo podle data zdanitelného pln ní.
113
Ú tování kursových rozdíl Zaú tuje kursový zisk nebo ztrátu u faktur vedených v cizí m n , které jsou v cizí m n zcela zaplaceny, ale v K se ástka zaplaceno nerovná celkové ástce. Rovn ž vygeneruje v tu o platb do souboru plateb (takže faktura se pak jeví jako zcela zaplacená). Lze ú tovat kurzovní rozdíl vybrané faktury nebo všech faktur.
Ú tování platebních rozdíl Zaú tuje mimo ádný zisk nebo ztrátu u faktur, které jsou v podstat zaplaceny, avšak mezi ástkou K k platb a platbou je malý rozdíl. Rovn ž vygeneruje v tu o platb do souboru plateb (takže faktura se pak jeví jako zcela zaplacená). Lze ú tovat rozdíl jen u vybrané faktury nebo u všech faktur. P itom se zadá, jak velký m že být (v absolutní hodnot ) rozdíl mezi ástkou K a platbou (p edpokládají se halí ové rozdíly, teoreticky však lze zadat až hodnotu 99.99 K ). Zaú tují se rozdíly až do zadané ástky v etn .
114
Kniha ostatních. závazk a pohledávek Vyvolá okno se seznamem t ch závazk a pohledávek, které nelze za adit ani do knihy vydaných faktur, ani do knihy p ijatých faktur. Obsahuje speciální aparát pro práci s leasingovým kalendá em. V knize faktur jsou evidovány tyto typy doklad : o závazek - da ový doklad o pohledávka - da ový doklad o leasing - da ový doklad (závazek) o závazek – p ijatá záloha s DPH o pohledávka – zaplacená záloha s DPH
O dokladu se evidují tyto údaje: Typ dokladu (pohledávka, závazek, leasing) íslo dokladu - jedine né maximáln desetimístné íslo (mohou být i jiné znaky než íslice). Vhodným zavedením p ed íslí jednotlivých íselných ad je t eba se vyhnout tomu, aby stejné íslo bylo p id leno vydané nebo p ijaté faktu e, pop ípad jinému závazku i pohledávce. ada doklad by m ly zamezit i tomu, aby se nevystavovala stejná ísla v r zných letech. P i zadávání nového ísla je možné stiskem klávesy F7 vygenerovat íslo automaticky. V tom p ípad zadejte nejprve p ed íslí íselné ady a teprve poté stiskn te klávesu F7, íslo bude dopln no na deset míst nejbližším vyšším volným íslem v dané íselné ad . Variabilní symbol - není nutné zadat - u leasingového kalendá e je zde íslo leasingové smlouvy (resp. íslo leasingového kalendá e). U p ijaté nebo zaplacené zálohy zde m že být variabilní symbol z bankovního výpisu, p ípadn íslo zálohové faktury.
115
íslo kontaktu - subjektu za nímž je veden závazek nebo pohledávka, pokud je tento veden v íselníku kontakt . P i zadávání lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit íselník kontakt Zde lze subjekt vyhledat, p ípadn založit nový. Každý kontakt má p i azeno jedine né íslo, takže lze p ímo zadat íslo kontaktu, program pak jen zkontroluje, zda toto íslo existuje. Polí ko pro íslo kontaktu však m že z stat prázdné. Název subjektu (dv polí ka), jeho adresa, I O a DI . Pokud zadáte íslo kontaktu (nebo subjekt vyberte z íselníku kontakt ) doplní se údaje automaticky. Jinak je vhodné je vyplnit (alespo název a I O). P edm t dokladu - stru ný popis, eho se pohledávka i závazek týká, prvních 17 znak se p enáší do ú etních v t. Datum dokladu Datum splatnosti. platby.
Datum platby - pokud je doklad placen vícekrát, je zde poslední datum
St edisko - íslo st ediska, pokud se st ediska používají a pokud má být celý doklad zaú tována na toto st edisko. Akce - íslo akce, pokud je doklad spojen s akcí. Pokud se jedná o leasing automobilu, zadejte ást poznávací zna ky, tak aby se daly jednotlivé automobily rozeznat. Specifický symbol Konstantní symbol íslo bank. ú tu, kam má být doklad placen, pokud má být placen bankou. Smlouva / objednávka - íslo smlouvy nebo objednávky Celkem K (to jest v etn DPH, pokud je klient plátce DPH a pokud je doklad uveden s DPH). Základ 19 a 5 %, DPH 19 a 5 %, ástka bez DPH. Pokud zadáte celkovou ástku a pak v polí ku pro základ dan nebo pro DPH stisknete klávesu F5, program se zeptá, jakou sazbu dan má použít (19 nebo 5 nebo 0) a automaticky dopo te DPH se zaokrouhlením DPH na desetníky nahoru. Pokud ponecháte celkovou ástku prázdnou a vyplníte okénka pro základy (a p ípadn okénko bez DPH) a stisknete klávesu F5, automaticky se dopo te DPH a celková ástka.
116
Záloha k tomuto dokladu. V p ípad zaplacené zálohy p ipadající na jednu splátku.
leasingu je zde odpo et p edem
Zkratka cizí m ny, je-li doklad v cizí m n . ástka v cizí m n . Pokud p i po izování stisknete v polí ku pro ástku hv zdi ku, zobrazí se kurzovní lístek. Zaplaceno K Zaplaceno v cizí m n . Ke každému dokladu m že být p ipsána libovoln dlouhá poznámka. Pro její zadání, zobrazení nebo opravu je t eba klepnout myší na ikonu poznámkového bloku vedle ozna ení typu dokladu. Pokud je ikona modrá, znamená to, že k dokladu není napsána žádná poznámka. Pokud je ikona erná, znamená to, že n jaká poznámka již byla zadána.
Ve spodní ásti okna knihy vydaných faktur jsou tyto tla ítka: Nová po stisku vyberte typ dokladu, který chcete založit. Vypl te všechny pot ebné údaje. U leasingu zadejte údaje o první splátce, všechny další pak lze vygenerovat automaticky. Po vypln ní všech údaj stiskn te tla ítko Ulož pro uložení. Stisk tla ítka Zruš fakturu neuloží a program se vrátí do režimu prohlížení doklad . Pokud se zakládala v tu o leasingu. zeptá se program, zda se má vygenerovat leasingový kalendá . Pokud odpovíte ano, p edloží tabulku. Nejprve zadejte celkový po et splátek (v etn té první, kterou jste práv založili) a stiskn te tla ítko Vygenerovat kalendá . Pak je možné kalendá uložit. Leasingový kalendá lze vygenerovat i pozd ji pomocí volby v MENU.
Hledej otev e okno pro jednoduché vyhledání faktury. Program vybere doklady, které vyhovují zadanému kritériu. Je možno vyhledávat: - íslo dokladu - sta í zadat jen za átek ísla - Subjekt - zadá-li se text, vyhledají se doklady, které mají v názvu subjektu na libovolné pozici zadaný text. Zadá-li se íslo kontaktu, vyberou se doklady subjektu 117
s tímto íslem podle íselníku kontakt . Zadá-li se I O, vyberou se doklady podle uvedeného I O. - K - zadá se celková ástka a ješt je možno zadat rozp tí plus / mínus. Zadá-li se nap íklad K = 500.00 a rozp tí = 5.00 vyberou se všechny doklady s celkovou ástkou 495.00 K až 505.00 K . - M na - podle zkratky m ny - ástka - podle zkratky m ny a ástky v cizí m n (op t možno zadat rozp tí plus / mínus). - Datum. - Datum platby (datum poslední platby). - Doklady z ur itého roku (podle data zdanitelného pln ní). - Nesplacené doklady. - Nesplacené doklady po datumu splatnosti.
Zm na Uložený doklad je možno m nit.
Ú tuj 1 Ú tování dokladu podle zadaného pohybovníku. Ú tuj2 Ú tování v ú tovací tabulce. Ú tuj 3 Ú tování podle jednoho p edem nastaveného zp sobu.
118
Zaú továno Zobrazí všechny ú etní v ty ozna ené p íslušným íslem dokladu (tedy i v ty o platb , odpo tu zálohy atd.). Zde je možno tyto v ty m nit, p ípadn rušit. MENU Zobrazí menu s další nabídkou inností. Zav i Zav e okno knihy ostatních závazk a pohledávek.
119
Kniha ostatních závazk a pohledávek MENU V menu jsou p ístupné tyto innosti Ú tování leasingu Zaú tuje m sí ní p edpisy všech dosud nesplacených leasingových kalendá v etn p ípadného odpo tu zálohy. Sou ty Spo te sou ty numerických údaj za doklady vybrané ve volb MENU Výb r podle podmínky.
Leasingový kalendá Na základ v ty o první splátce založí v ty o celém leasingovém kalendá i.
Výb r podle podmínky Umožní vybrat doklady podle individuáln vytvo ené podmínky. Podmínky lze ukládat a pozd ji op t použít (p ípadn upravit). P esn jší popis výb ru dat podle podmínky viz kapitola Výb r podle podmínky.
Platby Zobrazí platby zvoleného dokladu. Zde je možno založit novou platbu, zm nit údaje o platb p ípadn platbu vymazat. Pokud nesouhlasí sou et jednotlivých plateb a celková zaplacená ástka na faktu e, použijte k oprav volbu Speciální innosti tla ítko Ost. záv. a pohled. ve sloupci Kontrola dat p i zatrženém polí ku Opravovat
120
Tisk p ehledu o leasingu pro zadaný leasing (podle variabilního symbolu) vytvo í sestavu, kde je uvedeno: datum splátky výše splátky ástky o základech dan a o DPH ástka odpo tu zálohy výše platby datum platby jak bylo placeno
Tisk p íkazu k úhrad Vytiskne hromadný p íkaz k úhrad . Pamatuje si, ke kterým fakturám se již p íkaz tiskl. Tisk knihy ostatních závazk a pohledávek Vytiskne knihu ozp. Pokud je nastaven výb r doklad podmínky), pak tiskne jen doklady zahrnuté do výb ru.
(Výb r podle
Tisk zaú tování Vytiskne základní údaje o dokladu plus jak je zaú tován. Sestava zahrnuje všechny vybrané doklady (od ísla do ísla).
121
P enos doklad Umožní vybrat položky doklad a ty pak p enést do textového souboru nebo do programu MS Excel nebo uložit do schránky Windows (odtud je pak možné data uložit kamkoli stiskem kláves Ctrl V). Pokud jsou vybrané jen n které doklady (volbou Výb r podle podmínky), p enášejí se jen vybrané doklady.
Storno dokladu Ozna í vybraný doklad za stornovaný. Naopak pokud se použije na stornovaný doklad, je možno jej op t "oživit". Zrušit doklad Zcela vymaže doklad z knihy. Pokud je pak t eba založit nový doklad s týmž íslem, je t eba nejprve spustit Indexaci (volba Speciální innosti). P ehled zaú tovaného Sestaví p ehled, kde ke každému dokladu uvede ástku celkem a ástku, kterou je doklad zaú tován. P ípadné rozdíly zvýrazní barevn .
Seznam doklad (DPH) P ehledná sestava da ových doklad s uvedenými ástkami za jednotlivé sazby DPH a ástkou celkem. Dají se vybrat doklady zahrnuté do sestavy (od ísla do ísla nebo podle data zdanitelného pln ní. Sestava se vytvá í zvláš za závazky a zvláš za pohledávky.
Tisk dokladu zál. DPH Tisk da ového dokladu o p ijaté záloze. P ed tiskem dokladu o p ijaté záloze s DPH lze na doklad doplnit t i ádky libovolného textu (již uložený text lze též zm nit).
122
Banka Zobrazí okno se seznamem bankovních výpis . V tomto modulu je možná práce s bankovními výpisy - jejich po izování, oprava, stahování ze systému Homebanking, ú tování, platby faktur. M že být založeno více ú t . Každý ú et je ozna en analytikou ú tu 221 (tedy máme-li založeny analytické ú ty 221 10 a 221 20, pak m žeme v modulu Banka pracovat s ú ty 10 a 20). V okn Banka se zobrazují ádky jednotlivých bankovních výpis . O každém ádku se vedou tyto údaje: - íslo ú tu (viz výše) - íslo bank. výpisu - Datum operace - Text - popis operace. Prvních 17 znak se p enáší do ú etní v ty. - ástka K - v p ípad p íjmu do banky je ástka kladná, v p ípad , že se jedná o výdej z bankovního ú tu, musí být ástka záporná. - Od / komu - od koho peníze p išly, nebo komu se posílají - Faktura - naše interní íslo faktury, pokud je známe. - Variabilní symbol uvedený na výpise - Konstantní symbol - Zkratka cizí m ny - ástka v cizí m n - íslo st ediska, pokud je operace spojena se st ediskem - íslo akce, pokud je operace spojena s akcí
123
Ve spodní ásti okna jsou tato funk ní tla ítka: Nový Umožní po ídit nový ádek bankovního výpisu Oprav Umožní opravu ádku bankovního výpisu. Pokud opravíte íslo ú tu nebo íslo bankovního výpisu, pokusí se program najít odpovídající ú etní v tu v ú etním deníku (podle ísla ú tu, ísla výpisu a ástky K ). Pokud se mu to poda í, opraví automaticky v ú etní v t íslo ú tu a íslo bank. výpisu. Pokud najde více ú etních v t, neprovede žádné automatické opravy v ú etním deníku, ale upozorní vás, abyste tak u inily ru n (zaú tování tohoto ádku výpisu poté jakoby zmizí z výpisu zaú tování opravovaného bankovního výpisu. V ú etním deníku samoz ejm v ta nebo v ty z stanou, ovšem se starým íslem ú tu i výpisu - to je t eba opravit ru n ) Pokud opravíte další údaje z ádku bankovního výpisu, nesmíte zapomenout provést stejné opravy i v souvisejících souborech - v ú etní v t a (pokud se ádek výpisu týkal platby faktury nebo jiné pohledávky i závazku), pak je nutné opravit ru n i p íslušnou v tu o platb v knize p ijatých nebo vydaných faktur, p ípadn v knize ostatních závazk a pohledávek. Vymazat Vymaže ádek bankovního výpisu. Pokud byl ádek výpisu již zaú tován, je t eba p íslušnou ú etní v tu vymazat ru n v opravách. Založ Založí nový ádek bankovního výpisu nebo uloží práv provedené opravy.
KVF Pokusí se dohledat platbu v knize vydaných faktur. Zobrazí knihu faktur a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak fakturu zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy faktur, jednak se do ádku bankovního výpisu automaticky dosadí správné íslo faktury. KDF Pokusí se dohledat platbu v knize p ijatých faktur. Zobrazí knihu faktur a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak fakturu zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy faktur, jednak se do ádku bankovního výpisu automaticky dosadí správné íslo faktury a správný variabilní symbol.
124
OZP Pokusí se dohledat platbu v knize ostatních závazk a pohledávek. Zobrazí knihu a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak doklad zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy, jednak se do ádku bankovního výpisu automaticky dosadí správné íslo dokladu a správný variabilní symbol. Ú tuj 1 Umožní zaú tovat ádek bankovního výpisu pomocí pohybovníku Ú tuj 2 Zaú tování pomocí ú tovací tabulky. Zaú továno Zobrazí všechny ú etní v ty vybraného bankovního výpisu (pozor, nejen v ty vybraného ádku, ale celého výpisu). Menu Zobrazí menu s další nabídkou inností. Zav ít Zav e okno Banka.
125
Banka MENU V MENU jsou tyto innosti: Vyhledat íslo výpisu Najde zadaný výpis
Vyhledat K Najde ádek výpisu podle zadané ástky K (možno zadat rozp tí). P itom p íjmy jsou evidovány kladnou ástkou, výdaje z ú tu zápornou.
Vyhledat ástku m ny Najde ádek výpisu podle ástky v cizí m n a zkratky m ny. Op t možno zadat rozp tí.
Vyhledat fakturu Najde ádek výpisu podle interního ísla faktury
Vyhledat variabilní symbol Najde ádek výpisu podle variabilního symbolu.
Vyhledat datum výpisu Najde ádek výpisu podle data transakce.
Vyhledat text Najde ádek výpisu podle textu, nebo ásti textu uvedeného na libovolné pozici v poznámce.
Bankovní ú ty – saldo Zobrazí po áte ní stav, obrat p íjm a výdaj a kone ný stav libovolného ú tu k libovolnému datu (je t eba vybrat ú et v tabulce, zadat pot ebné datum a stisknout tla ítko Zobraz). Zobrazuje údaje v K i v cizí m n .
126
Zde je možné i opravovat po áte ní stav ú tu v knize Banka (netýká se po áte ního stavu ú tu 221 – ten se dá zm nit v íselníku ú t ) a též m nit název bankovního ú tu, název banky a íslo ú tu – jak národní íslo, tak mezinárodní íslo IBAN a kód BIC (je t eba v tabulce vybrat daný ú et, stisknout tla ítko Zobraz a poté tla ítko Zm na, zm nit pot ebné údaje a pak stisknout tla ítko Ulož zm ny).
>! ' .7* " % " *. . 7*& " > . 2 6. )!) ) ! $ 5 7* G " > . 5 7* % J ! 2 *. . 7*& > ." 2 ! 2 ! -! * .72 ( 7* 8 " 7* ' ) *. 7* 9
Import bankovních výpis Umožní na íst bankovní výpisy ze systému HomeBanking. Pro fungování této volby je t eba nejprve v íselnících ve volb Klient nastavit používání homebankingu, vybrat typ homebankingu a zadat cestu do adresá e, kde jsou uloženy stažené soubory bankovních výpis . Po vstupu do volby Import bankovních výpis se zobrazí seznam dostupných soubor . Pak je možno stisknout tla ítko Bankovní výpis, které vybraný soubor zobrazí (v jeho p vodní podob ). Stisk tla ítka Vybrat zobrazí okénka pro íslo ú tu (sem zadejte analytiku p íslušného ú tu), pro íslo výpisu a datum výpisu (p edsvítí se údaje ze souboru). Po vypln ní je možno stiskem tla ítka Import zobrazit na ítaný bankovní výpis. Ze souboru se na ítají tyto údaje: íslo komitenta konstantní symbol variabilní symbol ástka K text údaje variabilní symbol a text lze p itom m nit. K dispozici jsou tato tla ítka Bankovní výpis. Zobrazí zdrojový soubor. 0 VS smazat (resp. 0 VS dosadit). Stisk tohoto tla ítka smaže (nebo naopak dosadí) vedoucí nuly (tj. nuly uvedené p ed íslem zleva) ve variabilním symbolu. Neuložit. Vrátí program do výb ru soubor aniž by importoval data. Uložit. Importuje zobrazený bankovní výpis do systému Banka.
127
Tisky - bankovní výpisy - vytiskne ádky zadaných bankovních výpis - zaú tování - vytiskne p ehled o tom, jak je bankovní výpis zaú tován.
P ehled zaú tovaného Zobrazí vždy celkovou ástku na výpisu (na celém výpisu nikoli jen na jednom ádku) a jakou ástkou je tento výpis zaú tován. P ípadné rozdíly zobrazí barevn . Nejprve je t eba v horním seznamu bankovních ú t vybrat ú et a poté klepnout na tla ítko Zobraz p ehled o všech výpisech. Pokud je pot eba zobrazit p esn jší údaje o n kterém výpisu, klepn te na n j a poté stiskn te tla ítko Zobraz vybraný výpis, které zobrazí okno s dv ma tabulkami. V první jsou ádky vybraného výpisu set íd né podle K . V druhé je pak zaú tování tohoto výpisu rovn ž set íd né podle K ( ástky ú tované na stanu Dal mají p itom p evrácená znaménka aby odpovídaly ástce na výpisu).
P enos výpis Umožní vybrat položky z ádku bank. výpis , íslo ú tu a rozp tí výpis , které poté p enese do textového souboru nebo programu MS Excel nebo je uloží do schránky Windows (odtud je pak možno je p enést kamkoli stiskem kláves Ctrl V).
Záloha s DPH Pokud se v bance p ijme záloha, je možno po stisku tohoto tla ítka ihned založit da ový doklad v knize ostatních závazk a pohledávek - Závazek - p ijatá záloha s DPH. íslo dokladu lze zadat nebo vygenerovat a doklad lze poté vytisknout (volba Menu - Tisk dokladu zál. DPH ) a DPH zaú tovat. P ed tiskem dokladu o p ijaté záloze s DPH lze na doklad doplnit t i ádky libovolného textu (již uložený text lze též zm nit).
128
Hromadné ú tování. Po zvolení se zobrazí okno se všemi ádky práv vybraného výpisu (nebo zadejte jiný výpis, p ípadn ást ísla výpisu a stiskn te ENTER). Lze zapsat íslo ú tu banky a souvztažný ú et a zaškrtáním polí ek v prvním sloupci tabulky vybrat, které ádky se mají zaú tovat. Musí se též zadat íslo ú etního dokladu. Po stisku tla ítka Zaú tovat je každý zaškrtnutý ádek zaú tován podle znaménka ástky K . Je-li ástka kladná, pak se zaú tuje na ú et Banka stranu Má Dáti a na souvztažný ú et na stranu Dal. Je-li ástka záporná, zaú tuje se jako kladná (tedy v absolutní hodnot ) na ú et Banka stranu Dal a na souvztažný ú et na stranu Má Dáti. K ú tu Banka se p enese poznámka z polí ka bankovního výpisu Text. K souvztažnému ú tu se p enese poznámka z polí ka Od / Komu (je-li vypln no, jinak se také p enese text). Zaú tované ádky jsou poté v tabulce zobrazeny zelen (pouze ovšem v okn Hromadné ú tování, nikoli po návratu do okna Banka). Poté lze p ípadn p edkontaci zm nit, vybrat (zaškrtnutím ) další ádky bankovního výpisu a zaú tovat je.
! "
J %4!7* ') " 7*
. ( "2 42 ' 7* ( 6$ ) 5" 6
129
.
%! ( ! >')
'
Pokladna Zobrazí okno se seznamem pokladních doklad . M že být založeno více pokladen. Každá pokladna má p id leno íslo, které je shodné s analytikou ú tu 211 odpovídající dané pokladn . V okn Pokladna se zobrazují jednotlivé pokladní doklady a to bu to p íjmové nebo výdajové (mezi nimi lze p epínat pomocí tla ítka P epni na výdaje resp. P epni na p íjmy. O pokladním dokladu se evidují tyto údaje: - íslo pokladny - íslo pokladního dokladu - 7 znak , doporu ujeme ozna ovat p íjmové doklady písmenem P a po adovým íslem dokladu v rámci roku a výdajové doklady písmenem V a po adovým íslem v rámci roku s vedoucími nulami (nap íklad P000001 nebo V000025 apod.) P i po izování nového dokladu je k dispozici (pomocí tla ítka F7) funkce, která vygeneruje další volné íslo a to práv podle výše uvedených pravidel. Pokud však nechcete funkci generování ísla používat, nemusíte se tohoto pravidla držet. rozhodn však dávejte pozor, aby se íslo pokladního dokladu nemohlo rovnat íslu bankovního výpisu ( ehož lze nap íklad dosáhnout tím, že íslo bankovního výpisu bude za ínat písmeny BV apod.) - Datum dokladu - íslo kontaktu, pokud je doklad vystavován nebo naopak p ijat od n koho, koho máme v íselníku kontakt . P i po izování sta í napsat íslo kontaktu nebo lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit íselník kontakt . - Plátce / p íjemce - název nebo jméno - Identifikace - p esn jší identifikace plátce nebo p íjemce (nap . íslo OP apod.) - íslo st ediska - íslo akce - Faktura - naše interní íslo faktury, pokud je doklad platbou faktury - Variabilní symbol - je-li doklad platbou faktury s variabilním symbolem - Poznámka - text charakterizující doklad, prvních 17 znak se p enese do ú etní v ty. V Pokladn lze používat systém p eddefinovaných poznámek. Pak p i zadávání poznámky lze pouze napsat íslo poznámky (a stisknout ENTER) a poznámka se
130
automaticky dosadí. Také lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myši zobrazit p eddefinované poznámky a z nich vybrat. - ástka K - v etn DPH, pokud je na dokladu DPH. Pokud zadáte celkovou ástku a pak stisknete klávesu F5, je možno zadat sazbu DPH a p íslušný základ dan a DPH bude vypo tena (DPH se zaokrouhluje na desetníky nahoru). - Základy DPH a DPH. Pokud vyplníte základy DPH a stisknete klávesu F5, vypo te se DPH a celková ástka. - ástka bez DPH - pokud je klient plátcem DPH, ale doklad není s DPH, zapíše se sem celková ástka, jinak ástka osvobozená o DPH. - M na - zkratka cizí m ny - ástka v cizí m n . Stisk hv zdi ky vyvolá kurzovní lístek. - Informa ní cena v EUR - m že být uvedena u doklad v K bez cizí m ny. Zda se tento údaj zobrazuje se nastavuje ve volb Soubor - Možnosti - Tisknout info cenu v EUR.
131
Ve spodní ásti okna Pokladna jsou tyto tla ítka: Nový Umožní založit nový pokladní doklad. Oprav Oprava pokladního dokladu. Pokud zm níte íslo pokladny nebo íslo dokladu, provedou se tyto zm ny i u ú etních v t daného dokladu (pokud existují) a v souborech plateb faktur (pokud tímto dokladem byla zaplacena n jaká faktura). Pokud však provedete jinou zm nu, nap íklad zm nu st ediska, poznámky nebo ástky, je t eba tuto zm nu do souvisejících soubor (ú etní deník, platby faktur) promítnou ru n pomocí oprav. Vymaž Vymaže pokladní doklad. Jeho ú etní v ty však nevymaže, stejn p ípadné v ty v souborech plateb faktur. Top je t eba ud lat ru n .
jako
Tisk Tisk pokladního dokladu nebo doklad . V p edložené nabídce se zaškrtnou doklady, které se mají tisknout (m že to být samoz ejm jen jeden doklad). P i tisku více pokladních doklad , lze zvolit, zda se mají tisknout t i nebo jeden doklad na každou stránku, podle zaškrtnutí volby Po et doklad na stránku (p itom t i doklady na stránku se vejdou jen u n kterých typ tiskáren, u n kterých se vejdou jen dva).
KVF Pokusí se dohledat platbu v knize vydaných faktur. Zobrazí knihu faktur a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak fakturu zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy faktur, jednak se do pokladního automaticky dosadí správné íslo faktury. KDF Pokusí se dohledat platbu v knize p ijatých faktur. Zobrazí knihu faktur a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak fakturu zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy faktur, jednak se do pokladního automaticky dosadí správné íslo faktury a správný variabilní symbol.
132
OZP Pokusí se dohledat platbu v knize ostatních závazk a pohledávek. Zobrazí knihu a okno pro zaznamenání platby. Pokud pak doklad zaplatíte, jednak se zapíše v ta o platb do knihy, jednak se do pokladního automaticky dosadí správné íslo dokladu a správný variabilní symbol. Ú tuj 1 Umožní zaú tovat doklad pomocí pohybovníku Ú tuj 2 Zaú tování pomocí ú tovací tabulky.
rušit.
Zaú továno Zobrazí všechny ú etní v ty vybraného dokladu. Ty je pak možno m nit nebo
Menu Zobrazí menu s další nabídkou inností.
Zav ít Zav e okno Pokladna.
133
Pokladna MENU Menu obsahuje tyto innosti: Vyhledat íslo dokladu Vyhledá p íjmový nebo výdajový doklad podle jeho ísla Vyhledat K Vyhledá doklad podle ástky K . Je možno zadat rozp tí. Nap íklad zadá-li se ástka = 500.00 K a rozp tí 2.00 K najdou se doklady (p íjmové nebo výdajové, podle toho, které se zrovna zobrazují) s ástkou K od 498.00 do 502.00 v etn . Vyhledat ástku m ny Vyhledá doklad podle ástky v cizí m n . Op t je možno zadat rozp tí. Vyhledat fakturu Vyhledá doklad podle interního ísla faktury. Vyhledat variabilní symbol Vyhledá doklad podle variabilního symbolu. Vyhledat datum dokladu Vyhledá doklad podle data.
Vyhledat text Vyhledá zadaný text kdekoli uvnit poznámky.
Výb r dle podmínky Vybere doklady podle libovoln nadefinované podmínka. Podmínky lze ukládat a op tovn používat (p ípadn upravovat). Podrobn ji viz kapitolu Výb r podle podmínky. Saldo pokladny Zobrazí po áte ní stav, obrat p íjm a výdaj a kone ný stav libovolné pokladny k libovolnému datu (je t eba vybrat pokladnu v tabulce, pak zadat p íslušné datum do okénka pro datum a stisknout ENTER). Zobrazuje údaje v K i v cizí m n . 134
Zde je též možné zadat i zm nit po áte ní stav pokladny v knize Pokladna (netýká se po áte ního stavu ú tu 211 – ten se dá zm nit v íselníku ú t ). Lze zm nit i íslo a název pokladny. Je t eba vybrat pokladnu v tabulce a stisknout tla ítko Zm na. Pak je t eba provést pot ebné zm ny a uložit je stiskem tla ítka Ulož zm ny. Ú tovací tabulka Tabulka vhodná pro po ízení a sou asné zaú tování dokladu, kde se ú tuje na r zné ú ty, p ípadn pro r zná st ediska. Vygenerované ú etní v ty pak mohou být se teny podle ísla ú tu (a st ediska). V záhlaví ú tovací tabulky se vypl ují tyto údaje: • íslo pokladny • íslo pokladního dokladu (klávesa F7 generuje volné íslo) • datum dokladu • st edisko (pokud má být u všech ú etních v t uvedeno stejné st edisko) • akce (pokud má být u všech ú etních v t uvedeno stejná akce) • poznámka na pokladním dokladu (prvních 17 znak se p enese do ú etní v ty k ú tu 211) • plátce / p íjemce V tabulce se pak zadávají tyto údaje: •
typ - B - zadává se ástka bez DPH - S - zadává se ástka v etn DPH zm nu typu lze provést stiskem mezerníku, nebo písmen B a S •
K - ástka v etn DPH nebo bez DPH, podle typu, i zde lze stiskem mezerníku m nit typ.
•
sazba DPH v procentech
•
kód DPH podle íselníku sazeb DPH
•
poznámka - bude uvedena u ú tu souvztažného k ú tu 211
•
základ DPH a DPH, tyto údaje se vypo tou automaticky
•
akce
•
st edisko
135
P ehled zaú tovaného Zobrazí celkovou ástku na dokladu a jakou zaú tován. P ípadné nesrovnalosti barevn zvýrazní.
ástkou je tento doklad
Hromadné ú tování Umožní zaú tovat více pokladních doklad stejným zp sobem.
Tisk dokladu Vytiskne pokladní doklad nebo více doklad . V p edložené nabídce se zaškrtnou doklady, které se mají tisknout (m že to být samoz ejm jen jeden doklad). P i tisku více pokladních doklad , lze zvolit, zda se mají tisknout t i nebo jeden doklad na každou stránku, podle zaškrtnutí volby Po et doklad na stránku (p itom t i doklady na stránku se vejdou jen u n kterých typ tiskáren, u n kterých se vejdou jen dva).
Tisk pokladní knihy Vytiskne pokladní knihu od data do data.
Tisk seznamu Vytiskne seznam doklad se základními údaji a údaji o celkové ástce a DPH
Seznam doklad (DPH) Vytiskne vybrané doklady (vybrané podle ísla pokladny a ísla doklad nebo data doklad ) vždy jeden doklad na jednu ádku ( íslo dokladu a údaje o celkové ástce a DPH).
136
Tisk souhrnný doklad Umožní vybrat doklady (zaškrtnutím) a vytisknout jich více na stránku. Na dolní ádce stránky jsou kolonky pro podpisy doklad .
Tisk zaú tování Vytiskne, jak jsou zaú továny pokladní doklady (p íjmové nebo výdajové, podle toho, které se práv zobrazují).
P enos doklad Umožní vybrat položky dokladu a ty pak p enést do textového souboru nebo do programu MS Excel nebo uložit do schránky Windows (odtud je pak možné data uložit kamkoli stiskem kláves Ctrl V). Pokud jsou vybrané jen n které doklady (volbou Výb r podle podmínky), p enášejí se jen vybrané.
137
Dlouhodobý majetek Okno dlouhodobého majetku je ur eno k evidenci dlouhodobého i drobného dlouhodobého majetku. Zajiš uje pravidelnou tvorbu odpis ú etních (v etn vytvo ení ú etních v t), da ových, p ípadn i t etích speciáln nadefinovaných odpis . Umož uje zm ny majetku (po ízení, zhodnocení, vy azení atd.). Vytvá í základní sestavy. Po vstupu do okna se zobrazí v horní ásti seznam všech karet majetku, ve st ední ásti okna se zobrazují základní údaje o práv vybrané kart . Ve spodní jsou funk ní tla ítka. Kniha Dlouhodobý majetek slouží k evidenci veškerého majetku, který spl uje podmínky pro za azené do této kategorie. Evidence je rozd lena na dva základní typy: - Jedine ný majetek - každý takový majetek má své inventární íslo a jedna karta p edstavuje jeden konkrétní kus majetku. Jedná se o dlouhodobý majetek hmotný a nehmotný a o drobný dlouhodobý majetek hmotný a nehmotný. Tento majetek je možno odepisovat. - Hromadný majetek - nemá p i azené inventární íslo. Karta se týká i více kus stejného nebo podobného majetku. Je ur eno jen pro drobný majetek. Tento majetek nelze odepisovat.
138
Údaje na kart : Pro jedine ný majetek: íslo - inventární íslo, musí být jedine né a nelze je op t použít ani po vy azení majetku (výjimkou je úplné vymazání karty). Název - libovolná název majetku Výrobní íslo Typ majetku : dlouhodobý hmotný dlouhodobý nehmotný drobný dlouhodobý hmotný drobný dlouhodobý nehmotný Poznámka - libovolný text Lokalizace - umíst ní Rozd lení – libovolný t ídící údaj, nemusí být vypln n. St edisko - st edisko kterému majetek p ísluší (na toto st edisko se budou ú tovat odpisy), údaj je povinný, pokud se má majetek ú etn odepisovat a pokud se používají nákladová st ediska. Obor SKP - Standardní klasifikace produkce Ú et odpis - analytický ú et pro ú tování odpis , údaj je povinný, pokud se má majetek ú etn odepisovat Ú et oprávky - analytický ú et pro ú tování odpis , údaj je povinný, pokud se má majetek ú etn odepisovat Ú et majetek - analytický ú et majetku, údaj je nepovinný, slouží jen k rozt íd ní majetku na sestav . Odpisová skupina - dle odpisové da ové tabulky, údaj je nutný, pokud se má majetek da ov odepisovat. Výjimku tvo í drobný majetek, který má být odepisován lineárn po dva roky. U toho se odpisová skupina nevypl uje. Procento odpisu - pokud se celý da ový odpis ode ítá z da ového základu je zde 100%, jinak jen p íslušná pom rná ástka. Rok po ízení M síc po ízení V rámci ú etního roku je možno zadávat nový majetek i dop edu p ed práv nastaveným odpisovým obdobím (pokud se odepisuje ú etn ). Majetek se za ne odepisovat až v m síci, který je uveden v m síci po ízení (krom odpisového plánu 999, kdy se za ne odepisovat až následující m síc).
139
Totéž platí i v p ípad ro ního výpo tu ú etních odpis . Pak se odpis spo te jeden za celý rok pro majetek založený v tomto roce (nehled na to v kterém m síci), avšak m síc založení má vliv na výpo et ú etních a speciálních odpis . Pokud se odepisuje jinak než je da ové odepisování a odpisový plán je založen tak, že jsou v n m uvedeny procenta pro každý m síc (u ro ního odepisování lze též zadat celé ro ní procento jen do posledního m síce), pak se za rok odepíše jen procento, které je sou tem procent od m síce po ízení v etn (to znamená, je-li nap íklad v každém m síci odpisového plánu uvedeno 2%, a majetek je založen v ervenci, pak se za rok spo te odpis 6 x 2 = 12% vstupní ceny. Pokud však do dvanáctého m síce prvního roku odpisového plánu uvedete 2 x 12 = 24%, pak se za první rok odepíše celých 24%.
Rok zhodnocení - pokud byl majetek zhodnocen vícekrát eviduje se zde poslední rok zhodnocení, na výpisu karty jsou však vid t všechny zm ny vstupní ceny. M síc zhodnocení Rok vy azení M síc vy azení Zp sob po ízení - libovolný t ídící údaj Zp sob ocen ní : Po izovací cena Vlastní náklady Reproduk ní cena Nesplacená pohledávka Cena pro ú ely dan Technické zhodnocení Zp sob vy azení : Prodej Likvidace Bezúplatný p evod - dar P evod na základ právního p edpisu Škody Manka P evod do osobního užívání
Da ový odpis : lineární odpis degresívní (zrychlený) odpis asové odepisování (po dobu zadanou v m sících) odpis finan ního leasingu - systém jej však zatím nepo ítá. Lineární odpis na 2 roky (pro drobný majetek) 140
Zda se majetek odepisuje da ov Zda se majetek odepisuje ú etn Zda se majetek odepisuje speciáln - to jest t etí nezávislý odpis Pokud se majetek odepisuje ú etn , zda jsou ú etní odpisy shodné s da ovými nebo jiné. Kód ú etního odpisového plánu, který se má použít pokud ú etní odepisování není totožné s da ovým. K dispozici jsou p eddefinované kódy: • Kód 990 - externí odpis - p ed každým ukon ením odpisového období se zadá ru n spo tený odpis •
Kód 998 - rovnom rné odepisování po dobu tolika let, kolik ur uje da ová odpisová tabulka, za ne se odepisovat v m síci po ízení majetku. Toto odepisování není shodné s lineárním da ovým odpisem. Jednak p i lineárním da ovém odpisu se první rok používá jen polovi ní sazba a p i da ovém odepisování ur uje odpisová tabulka po et kalendá ních rok odepisování. U odepisování dle kódu 998 je tomu však jinak. Odepisuje se stále stejn . M sí ní odpis se vypo te podle vzorce: VSTUPNÍ CENA _________________ Po et rok * 12 a navíc, za neme-li odepisovat nap íklad v roce 2005, v m síci 05, tak da ové odepisování skon í (pokud použijeme 1. odpisovou skupinu) v roce 2008, avšak ú etní odepisování skon í až v m síci 04 v roce 2009. P itom Po et rok zna í po et let odepisování v dané da ové skupin podle da ové tabulky platné v okamžiku po ízení majetku. Pokud se da ová tabulka zákonem zm ní, tohoto odepisování se to nedotkne. (program ve skute nosti pracuje tak, že si poznamená po et rok odepisování podle platné tabulky a poté vždy volá výpo et pro kód 902 až 940 – z toho také plyne, že doba odepisování nem že být delší než 40 let, pokud bud n kdy zákonem stanovena doba u n které skupiny delší, bude k dispozici update souboru odpisových plán na www.znovu.cz/exwin). Pokud p i zm n odpisové tabulky budete chtít zm nit odpisovou dobu i u majetku odepisovaného podle kódu 998 nebo 999 použijte n který z odpisových plán 902 až 940. Výše uvedený vzore ek se použije vždy p i výpo tu m sí ního odpisu, takže pokud dojde ke zhodnocení majetku, odpis se automaticky zvýší. P edchozí odpisy se však už znovu nep epo ítají, což povede k tomu, že majetek bude odepisován ješt déle (odepisuje se do té doby, dokud bu to není vy azen, nebo dokud není ú etní z statková cena nulová).
141
•
Kód 999 - je obdobný jako kód 998, avšak odepisovat za ne až v m síci následujícím po m síci za azení majetku (takže také o m síc pozd ji skon í).
•
Kód 902 až 940 – jedná se o rovnom rné odepisování trvající 2 až 40 rok . Dá se použít nap íklad pro odepisování drobného majetku, který se neodepisuje da ov ale pouze ú etn .
Kódy 998, 999 a kódy 902 až 940 jsou zadány formou m sí ního procenta, odepisují se tedy p íslušný po et m síc (nikoli kalendá ních let) a to i v p ípad , že je nastavena ro ní perioda výpo tu ú etních odpis .
Dále je možné vytvá et libovolné odpisové plány s kódy 1 až 899. U každého nového plánu se ur uje jaké procento odpisu ze vstupní ceny se použije který m síc. Pokud používáte ro ní ú etní odepisování, zadávejte procento ro ního odpisu do poledního m síce roku (nebo p íslušný podíl ro ního procenta i do více m síc – výsledný ro ní pak bude jejich sou et od m síce po ízení, byl-li majetek po ízen tento rok, nebo sou et všech ro ních procent, byl-li založen d íve – pokud jsou vypln ny všechny m síce, lze tentýž plán používat pro m sí ní i ro ní odepisování). M síc a rok zde p itom neur uje kalendá ní m síc a rok, ale m síc a rok života majetku, je-li majetek za azen nap íklad v kv tnu, použije se v kv tnu procento uvedené v roce 1, v m síci 1, v ervnu procento uvedené v roce 1, m síci 2 atd., v kv tnu p íštího roku se pak použije procento uvedené v roce 2, m síci 1. Individuální odpisové plány lze m nit i b hem odepisování majetku.
142
Odepisování v p ípad zhodnocení Pro da ový odpis je dán jednozna ný algoritmus, který se v p ípad zhodnocení používá zákonem. V p ípad ú etních a speciálních odpis (pokud jsou tyto odpisy jiné než da ové) se postupuje tak, že vlastní majetek se odepisuje z po izovací ceny, jaká byla v dob po ízení podle zvoleného odpisového plánu (kódu). Pokud je pozd ji majetek zhodnocen, pak toto zhodnocení se za ne od období zhodnocení také odepisovat podle téhož odpisového plánu. Výsledný odpis majetku se pak skládá z odpisu p vodní vstupní ceny a z odpisu zhodnocení. Tak se postupuje u všech zhodnocení, která jsou k danému majetku provedena. Po skon ení odpisové doby se tedy p estane po ítat odpis z p vodní vstupní ceny a nadále se odepisuje pouze zhodnocení a to až do té doby, než uplyne odpisová doba podle plánu i u naposled zadaného zhodnocení.
Odpis zhodnocení se ovšem po ítá s jakýmsi asovým zpožd ním oproti vlastnímu majetku. Jestliže odpisový plán nap íklad ur uje, že v prvním roce se odepíše 20% vstupní ceny a v druhém roce pak 10%, tak jestliže bude majetek v druhém roce zhodnocen, toto zhodnocení se odepíše za druhý rok existence majetku (ale první rok zhodnocení) dvaceti procenty, ro ní odpis majetku v druhém roce se tak bude skládat z deseti procent vstupní ceny a z dvaceti procent ceny zhodnocení.
Na kart majetku se dále eviduje: Kód speciálního odpisového plánu, který se má použít pokud se má po ítat t etí odpis. Pravidla pro kód speciálního odpisu jsou stejná jako v p edchozím p ípad (a je možné používat i tytéž odpisové plány). Rok polovi ního odpisu - p i vy azení majetku je n kdy povoleno provést polovinu ro ního da ového odpisu. Pokud se tedy tato polovina má po ítat, je t eba sem zadat rok vy azení (kalendá ní rok prvního m síce zda ovacího období ve kterém byl majetek vy azen). Doba - v m sících uvedená celková doba asového odepisování. Vstupní cena Z statková cena da ová Z statková cena ú etní 143
Oprávky da ové Oprávky ú etní Ro ní ú etní oprávky Procento zvýšení da ového odpisu v prvním roce odepisování. Odpis ú etní - pouze orienta ní údaj o posledním spo teném ú etním odpisu, pro p esný vývoj odpis je t eba vytisknout (nebo zobrazit) kartu majetku: MENU - Tisk karty, nebo použít volbu MENU - Odpisy Odpis da ový - pouze orienta ní údaj o posledním spo teném ú etním odpisu - pro p esný vývoj odpis je t eba vytisknout (nebo zobrazit) kartu majetku: MENU - Tisk karty, nebo použít volbu MENU - Odpisy Evidují se samoz ejm i údaje o oprávkách speciálních a o ro ních speciálních oprávkách jakož i o speciální z statkové cen , tyto údaje je však možné zobrazit jen p i tisku karty nebo tisku odpis nebo pomocí volby MENU – Odpisy,
144
U hromadný majetku se eviduje: Název Poznámka Lokalizace Po et kus (samoz ejm jen kladné íslo nebo nula) Po izovací cena - jednotková cena, pokud se nakoupí nové kusy za jinou cenu, vypo te se nová vstupní cena jako vážený pr m r podle vzorce: (SVC * Sks) + (NVC * Nks) VC = ---------------------------------------(Sks + Nks) kde : VC - vypo tená pr m rná vstupní cena SVC - stará vstupní cena NVC - nová vstupní cena Sks - po et kus p ed po ízením nových Nks - po et nov po ízených kus N které ostatní údaje lze vyplnit, ale nemají vlastn význam.
145
Tla ítka v okn Dlouhodobého majetku Tla ítko Nový Umožní založit nový majetek. P itom je t eba vybrat typ majetku. Pokud se zakládá nová karta pro hromadný majetek, zvolte typ Drobný majetek a ponechte prázdné polí ko pro íslo majetku. Pak musíte vyplnit po et kus a jednotkovou (vstupní) cenu. P i zadávání majetku stisk klávesy F7 v okénku pro inventární íslo vygeneruje další volné íslo. P itom lze vybrat adu, v níž má být nové íslo vygenerováno (pokud se používá více íselných ad). V tom p ípad zadejte za átek ady a stiskn te F7. Nap íklad pokud zadáte poprvé íslo 55/ a stisknete klávesu F7, vygeneruje se íslo 55/01. P i generování p íštího ísla v této ad se vygeneruje 55/02 atd. ada nesmí za ínat mezerou.
6$ K % J )J '2 J
% 5- J .J . 5 ! . *. ( 5 ') *. 3 ( 25 2 %4. 2" >. ( )*. K K % 2 6. )J 5 *. ' 2 %3 K 8% > !*. 42. % 42. K < K < K ( 2 6.*. " K ( %3 ! $ )2 % . ! 9A 2 $ )' % " 3! > >! 2) ( % . >! % " .> *. ( ! > :! (
V okénku pro st edisko m žete stisknout klávesu F3 nebo dvakrát klepnout myší pro vyvolání íselníku st edisek. Obdobn lze klávesu F3 použít i v okéncích pro zadávání SKP a ísla ú tu (odpis, oprávky, majetek - tento údaj je nepovinný) Pokud se má používat da ové odepisování, musíte zadat íslo da ové skupiny. Op t stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší se zobrazí odpisová tabulka ( íslo skupiny a doba odepisování) Pokud chcete, aby ú etní odpisy byly shodné s da ovými, musíte majetek odepisovat i da ov .
146
Pokud má být majetek ú etn odepisován a to jinak než da ov , je t eba vyplnit okénko pro kód ú etního odpisu. Zde m žete rovn ž použít klávesu F3 (nebo poklepání myší) pro zobrazení všech nadefinovaných odpisových plán . Zde pak m žete vybrat vhodný plán nebo m žete nadefinovat plán zcela nový (s íslem 1 až 899). Pokud má být majetek odepisován speciáln , musíte vyplnit kód pro speciální odpisový plán. Pro ú etní i speciální odepisování se dají používat tytéž odpisové plány. Lze též zadat, zda se má v prvním roce odepisování využít zvýšený da ový odpis a jaké procento zvýšení má být použito. Výpo et odpis je v takovém p ípad upraven. Pokud majetek ješt nebyl odepisován, zadejte z statkové ceny rovné vstupní cen . Pokud již byl odepisován, zadejte správné z statkové ceny a oprávky.
Systém eviduje všechny provedené odpisy ve zvláštním souboru, proto p i založení majetku, který již byl odepisován, automaticky založí v tu o odpisu, kam uloží celé dosavadní oprávky. Pokud však chcete zadat p esný skute ný minulý vývoj odpis , použijte k tomu volbu MENU -> Opravy odpis , kde je možné staré odpisy zadávat, m nit i mazat. Tuto volbu také musíte použít, pokud k zakládanému majetku chcete zadat n jaké již existující speciální odpisy.
Pokud p i zakládání majetku vyplníte okénka pro rok a m síc zhodnocení, program vás p ed uložením nové karty požádá o zadání celkové ástky zhodnocení. Tu zadejte. Pokud však bylo ve skute nosti provedeno více zhodnocení v r zných letech, je tyto údaje možné zadat pomocí volby MENU -> Zhodnocení.
147
Tla ítko Oprava slouží k opravám n kterých údaj na kart . Zhodnocení, vy azení a zm ny odpis (a oprávek a z statkových) cen lze provést pomocí speciálních voleb v MENU.
Tla ítko Zrušit Pokud jste p edtím stiskli tla ítko Nový nebo Oprava, tak stiskem tla ítka Zrušit zrušíte všechny práv provedené zm ny.
Tla ítko Uložit Pokud jste p edtím stiskli tla ítko Nový nebo Oprava, tak stiskem tla ítka Uložit promítnete všechny práv provedené zm ny do soubor . P edtím se ovšem provede kontrola, zda neukládáte chybná data.
Tla ítko MENU vyvolá menu s další adou funk ních tla ítek. Zav i Zav e okno dlouhodobého majetku
Ve spodní ásti okna majetku je ješt vyskakovací menu s možnostmi : Všechen S íslem Hromadný podle toho, co zde vyberete, takový majetek se bude zobrazovat ve výpisu majetku v tabulce v horní ásti okna. Pokud byla p edtím zadána n jaká podmínka pro výb r, pak použitím tohoto menu se její nastavení zruší.
148
Dlouhodobý majetek MENU Funkce MENU Vyhledat íslo - vyhledá dle inventárního ísla. Vyhledat název - vybere majetek podle libovolného textu uvnit názvu nebo poznámky. Zrušit výb r lze tak, že se op t dá vyhledat název (nebo i vyhledat íslo) a odklepne se vyhledání s prázdným vyhledávacím okénkem. Zhodnocení majetku - umož uje provést zhodnocení, p ípadn opravit nebo i vymazat n které d ív jší zhodnocení. Zhodnocení nelze zadávat asov dop edu, tedy musí se provést v tom m síci ve kterém práv odpisov majetek je (pokud se odepisuje m sí n ). Vy azení majetku - umožní vy adit majetek (a p ípadn vy azený majetek op t za adit). Majetek lze vy adit jen v odpisovém období, ve kterém se práv nalézáte. Nelze zadávat vy azení dop edu (na rozdíl od po ízení majetku). P i vy azení majetku je možno zadat, zda majetek má nárok na polovi ní ro ní odpis - po vy azení se zobrazí informace o odpisu a z statkové cen v roce vy azení (totéž lze ovšem kdykoli pozd ji zobrazit ve volb Menu - Odpisy - Vývoj da ových odpis ). Vymazat kartu - zcela zruší v tu o majetku. Zm na hromadného majetku - po ízení nových kus hromadného majetku nebo naopak vy azení. Zadání externích odpis - zadání (nebo zm na) ú etních a speciálních odpis pro b žné odpisové období u majetku, který se ú etn (resp. speciáln ) odepisuje podle kódu 990. Odpisy - umožní jednak p edb žný výpo et odpis , jednak uzav ení odpisového období. P edb žný odpis lze spo ítat da ový, ú etní nebo speciální a to bu to odpisy všeho odepisovaného majetku pro b žné odpisové období nebo výpo et odpis pro jeden majetek pro celou dobu jeho odepisování (tento výpis v sob obsahuje i údaje o již spo tených d ív jších odpisech). P i výpisu budoucího vývoje odpis je možné i zadat rok a m síc budoucího p edpokládaného zhodnocení. Uzav ení ú etního období provede zálohu dat, spo te ú etní a speciální odpisy (ú etní zaú tuje) a posune období. Je zde možné i vrátit se zp t do n kterého již uzav eného období, to se ovšem provádí pomocí kopie záložního souboru, takže se p itom ztratí všechny pozd ji provedené zm ny. POZOR ! P i návratu období se také nemažou vytvo ené ú etní v ty o odpisech - ty je t eba vymazat ru n .
149
Ro ní záv rka majetku - spo te da ové odpisy, vytvo í ro ní sestavu (tabulka pro da ové p iznání). Po provedení ro ní záv rky již nejsou možné žádné zm ny. Pokud jsou zm ny nutné, musí se otev ít poslední odpisové období. Ro ní záv rku je t eba spustit až po uzav ení posledního m síce odpisování (pokud se odepisuje m sí n , v p ípad ro ního odepisování pak po spo tení ro ního odpisu). Opravy odpis - zde je možné m nit starší odpisy, p ípadn je zadat nebo i mazat. Z statkové ceny a oprávky je pak možno zadat ru n nebo nechat p epo ítat podle zadaných odpis . U hromadného majetku lze m nit jen jednotkovou cenu. P erušení odepisování - umožní p erušit da ové odepisování pro tento rok – zadává se po áte ní rok ú etního období. Tato volba umožní i p erušení zase zrušit. Pokud se p eruší da ové odepisování, p eruší se i ú etní odepisování, pokud je shodné s da ovým. P enos dat – lze vybrat údaje, které se mají p enést a poté je p enést. K dispozici jsou tyto možnosti: p enos do sešitu aplikace MS Excel p enos do schránky Windows (clipboardu) p enos do textového souboru MAJETEK.TXT, který je uložen v adresá i klienta v podadresá i DOKUMENT Tisk karty – tisk karty majetku s p ehlednými údaji o vývoji odpis , vstupní a z statkové ceny. Tisk odpis – p ehled o spo tených odpisech po výpo tu ú etních, da ových, p ípadn speciálních odpis . Zadává se od kterého do kterého m síce má sestava obsahovat odpisy. Sumarizace – tisk sumariza ní sestavy se sou ty. Sestava se dá po ítat k libovolnému m síci v rámci ú etního roku. Majetek, který je v souboru, ale jehož rok a m síc po ízení je pozd jší než období, ke kterému se sumarizace po ítá (ješt není za azen), není v sestav zahrnut. V sestav není zahrnut hromadný majetek (bez ísla). Sestava lze vytvo it jen pro živý majetek nebo i pro majetek v daném ú etním roce vy azený. Jestliže byl nap íklad majetek vy azen ve t etím m síci roku, pak sestava za druhý m síc bude tento majetek v každém p ípad obsahovat, avšak sestava za t etí m síc bude majetek obsahovat pouze tehdy, pokud se zvolí vytvo ení sumarizace i za vy azený majetek. Sou ty lze provést za skupiny v rámci t chto údaj : ú et oprávky íslo st ediska rozd lení majetku
150
Inventurní soupis – p ehledná sestava o majetku. Lze nastavit, který majetek bude do soupisu za azen: - nevy azený nebi vy azený - dlouhodobý nebo drobný - vše, vybrané st edisko, vybraná lokalita (dle lokalizace), vybrané dle odpisové skupiny, vybraný ú et majetek, vlastní rozd lení (dle údaje rozd lení). Lze zadat, jak má být soupis set íd n. Majetek, který je v souboru, ale jehož rok a m síc po ízení je pozd jší než období, ke kterému se inventurní soupis provádí (ješt není za azen), není v sestav zahrnut. Tisk p ír stk – obsahuje veškeré p ír stky majetku v zadaném období. P ír stky ozna ené p íznakem N znamenají majetek nov po ízený, ozna ené p íznakem Z vyjad ují zhodnocení majetku. Sestava neobsahuje hromadný majetek. Tisk úbytk - obsahuje veškeré úbytky majetku v zadaném období. Úbytky ozna ené slovem odhodnoceno vyjad ují záporné zhodnocení majetku. Sestava neobsahuje hromadný majetek. Tisk ro ní sestavy – tisk sestavy o provedené ro ní záv rce (k vypln ní tabulky v da ovém p iznání). Výb r podle podmínky – umožní zadat libovolnou podmínku, podle níž jsou vybrány karty majetku. P esn jší popis práce s podmínkami viz kapitolu Výb r podle podmínky.
151
Výb r podle podmínky Vyhledání podle podmínky umožní výb r z ur itého souboru podle libovoln uživatelem nadefinované podmínky. P i zadávání podmínky postupujte takto: Ve sloupci na levé stran okna jsou vypsány všechny údaje z daného souboru. Vyberte údaj, který chcete porovnávat s n jakou hodnotou a stiskn te ENTER. Poté se ve spodní ásti okna vypíše vybraný údaj, znaménko rovnítko a ádek pro porovnávanou hodnotu. Sem napište, emu se má vybraný údaj rovnat. Nap íklad, vybereme-li údaj Ú et, pak pokud zadáte hodnotu Ú et = 21110 vyberou se všechny v ty ze souboru, které mají zapsáno v údaji ú et hodnotu 21110. Pokud zadáte Ú et = 2 vyberou se všechny v ty u nichž íslo ú tu za íná íslicí 2. Místo zapsání hodnoty m žete stisknout klávesu F3 (nebo dvakrát klepnout na polí ko myší), ímž se zobrazí seznam možných hodnot – zobrazí se všechny hodnoty, které v souboru jsou doopravdy použity. Pokud nap íklad v podmínce pro vydané faktury vyberete údaj Odb ratel, pak po stisku F3 se zobrazí všichni odb ratelé skute n v souboru vydaných faktur použití, nikoli tedy íselník kontakt , jako je tomu p i po izování faktury. (Funguje pouze pro údaje znakové, íselné nebo typu datum) V podmínce lze zm nit rela ní (porovnávací znaménko), a to tak, že klepnete myší na to znaménko, které chcete použít v seznamu t chto znamének (zobrazuje se p ibližn uprost ed okna). Tak nap íklad klepnete-li na znaménko >= (v tší nebo rovno), a poté zadáte hodnotu z p edchozího p íkladu, to jest 2, bude vypadat podmínka takto: Ú et >= 2 v tom p ípad se vyberou všechny v ty, v nichž bude íslo ú tu za ínat dvojkou, ale i ú ty s íslem vyšším, tedy trojkové, ty kové atd.
152
Krom klasických rela ních znamének jsou k dispozici i dv speciální funkce: AT uvnit et zce - vybere v ty, kde se zadaná hodnota nachází kdekoli uvnit textového údaje (nelze použít pro ísla a datumy). Nap íklad pokud zadáte podmínku: Poznámka AT faktura vyberou se všechny v ty, kde se v poznámce nachází slovo faktura, tedy t eba poznámku "faktura 665511" ale i poznámku "chybná faktura", ovšem poznámku "Faktura 665511" to už nenalezne, nebo se rozlišují velká a malá písmena, stejn tak to nenalezne poznámku "placeno fakturou", protože slovo "faktura" a "fakturou" nejsou samoz ejm totožná. Oba problémy by šlo odstranit tak, že zadáte podmínku: Poznámka AT aktur pak to nalezne i výskyt "Faktura" i "fakturou". Další funkcí je funkce EMPTY, která umožní vyhledat prázdný údaj. Vyberete-li tedy nap íklad údaj Poznámka a klepnete myší na funkci EMPTY, vytvo í se podmínka EMPTY(Poznámka) která vybere všechny v ty, které nemají poznámku vypln nou. Pro vyhledání prázdných údaj používejte vždy tuto funkci, nesnažte se zadat podmínku tak, že vyberete údaj, rela ní znaménko rovnítko a nezadáte žádnou hodnotu, takto vytvo ená podmínka naopak vybere všechno.
Po zadání porovnávané hodnoty, stiskn te ENTER nebo klepn te myší na tla ítko se znakem > a práv zadaná podmínka se p enese do okénka, kde se zobrazuje dosud vytvo ená podmínka. Pokud chcete podmínku ukon it, stiskn te tla ítko Prove výb r. Nebo m žete v podmínce pokra ovat, pak zadejte, jak mají být jednotlivé podmínky spojeny. Bu spojkou AND (a sou asn ) nebo spojkou OR (nebo). Pak zadejte další podmínku obdobn jako v prvním p ípad . P i spojování podmínek platí, že spojka AND má p ednost p ed spojkou OR (obdobn jako má v po ítání násobení p ednost p ed s ítáním). Pokud má mít spojka OR ve vaší podmínce p ednost, uzav ete ásti spojené spojkou OR do závorek.
153
Podmínku lze ru n p episovat. Pokud nap íklad vytvo íte podmínku: Ú et = 31110 a poté si to rozmyslíte a chcete zadat ú et 31120, m žete bu to stisknout tla ítko Nová podmínka a vytvo it podmínku znovu, nebo jednoduše v okénku, kde se podmínka zobrazuje, p epište íslo 31110 na 31120. To je výhodné hlavn u složit jších podmínek, kde jejich znovuvytvo ení by bylo pracné a také u uložených podmínek. Že jste p itom neporušili správnost podmínky se m žete p esv d it tak, že stisknete tla ítko Zkontroluj podmínku, které vám oznámí, zda je zadaná podmínka v po ádku, nebo kde je v ní chyba a jaká. Vytvo enou podmínku si m žete uložit pro pozd jší použití tak, že klepnete na tla ítko Ulož podmínku a zde zadáte jméno podmínky. Pak m žete tuto podmínku kdykoli znovu použít pomocí tla ítka Na ti podmínku. V na tené podmínce pak m žete p ímo p epsat nové porovnávací hodnoty a podmínku tak aktualizovat. Pokud je na soubor aplikovaná podmínka a vy ji chcete zrušit, tak klepn te na tla ítko Nová podmínka a poté na tla ítko Prove výb r. Pod seznamem údaj , z nichž lze podmínku vytvá et je ješt další standardní možnosti výb ru, které, pokud jsou zaškrtnuty se automaticky p idají k zadané podmínce. V n kterých knihách jsou ješt dodate né podmínky zadávané pomocí zaškrtávacích polí ek nebo zaškrtnutím jedné z více možností. V knihách faktur jsou tyto dodate né podmínky: o Zahrnout i stornované – pokud je polí ko nezatržené (standardní nastavení), pak se zadaná podmínka aplikuje pouze na nestornované (tj. živé) faktury. Pokud chceme do výb ru zahrnout i faktury stornované, musíme toto polí ko zaškrtnout. o Jen nezaplacené – pokud je polí ko zaškrtnuté pak aplikuje zadanou podmínku jen na faktury, které ješt nejsou (v bec nebo zcela) zaplacené. o Vše mimo p esn zaplacených – pokud je polí ko zaškrtnuté pak aplikuje zadanou podmínku jen na faktury, které nejsou zcela p esn zaplaceny (to jest zahrne faktury nezaplacené nebo p eplacené). V knize majetku lze vybrat ze dvou skupin dodate ných podmínek. První skupinu tvo í jedna z následujících možností: o Jen za azený majetek o Jen vy azený majetek o Vše
154
Druhou skupinou podmínek, z nichž lze jednu vybrat je: o Dlouhodobý majetek o Drobný dlouhodobý majetek o Drobný hromadný majetek o Vše
155
Ro ní záv rka Ro ní záv rka vygeneruje záv re né ú etní v ty pro p evod kone ných stav majetkových ú t na kone ný ú et rozvažný a nakonec umožní klienta definitivn uzav ít. Po uzav ení klienta již v n m nelze nic m nit. Kdykoli je ovšem možné použít volbu Návrat p ed ro ní záv rku, která p evodní ú etní v ty op t vymaže a otev e klienta pro po izování a zm ny. Záv rka probíhá ve fiktivním 13. m síci kalendá ního roku, kdy kon í ú etní období. V následujících kapitolách jsou popsány jednotlivé kroky ro ní záv rky.
156
Tla ítko Uzav ení výsledkových ú t Po stisku tla ítka je t eba zadat íslo ú etního dokladu a íslo Ú tu zisku a ztráty (pomocí klávesy F3 nebo dvojím poklepáním myši lze zobrazit íselník ú t ). Pak se dá klepnutím na tla ítko Spustit generování dokladu za ít s vlastním generováním ú etních v t. Program vygeneruje v ty v období RR1301, kde RR je rok konce ú etního období. Pokud se v klientovi používají st ediska, pak se p evád jí kone né stavy za každá analytický ú et a st edisko, pokud se st ediska nepoužívají, pak se generuje vždy jedna v ta pro jeden analytický ú et. Pokud je ovšem kone ný stav roven nule, v ta není založena. Nejprve se generují v ty pro ú ty ozna ené jako nákladové nebo výnosové, které mají stranu po áte ního z statku Má dáti. Kone ný stav ú tu (k poslednímu dni ú etního období) se zaú tuje na tento ú et (a p ípadn st edisko) na stranu Dal a na ú et zisku a ztráty na stranu Má dáti. Poté se generují v ty pro ú ty ozna ené jako nákladové nebo výnosové, které mají stranu po áte ního z statku Dal. Kone ný stav ú tu (k poslednímu dni ú etního období) se zaú tuje na tento ú et (a p ípadn st edisko) na stranu Má dáti a na ú et zisku a ztráty na stranu Dal.
157
Tla ítko Uzav ení majetkových ú t Po stisku tla ítka je t eba zadat íslo ú etního dokladu a íslo Kone ný ú et rozvažný (pomocí klávesy F3 nebo dvojím poklepáním myši lze zobrazit íselník ú t ). Pak se dá klepnutím na tla ítko Spustit generování dokladu za ít s vlastním generováním ú etních v t. Program vygeneruje v ty v období RR1301, kde RR je rok konce ú etního období. P evád jí se kone né stavy za každá analytický majetkový ú et. Pokud je ovšem kone ný stav roven nule, v ta není založena. Nejprve se generují v ty pro ú ty ozna ené jako aktivní, pasivní nebo ú et DPH, které mají stranu po áte ního z statku Má dáti. Kone ný stav ú tu (k poslednímu dni ú etního období) se zaú tuje na tento ú et na stranu Dal a na kone ný ú et rozvažný na stranu Má dáti. Poté se generují v ty pro ú ty ozna ené jako aktivní, pasivní nebo ú et DPH, které mají stranu po áte ního z statku Dal. Kone ný stav ú tu (k poslednímu dni ú etního období) se zaú tuje na tento ú et na stranu Má dáti a na kone ný ú et rozvažný na stranu Dal.
158
Tla ítko P evod zisku Po stisku tohoto tla ítka je nutno zadat íslo ú etního dokladu a poté íslo ú tu zisku a ztráty a íslo kone ného ú tu rozvažného (p itom lze stiskem klávesy F3 nebo poklepáním myší zobrazit íselník ú t ). Pak stiskem tla ítka Spustit generování dokladu lze vygenerovat ú etní v tu, která p evede zisk (resp. ztrátu) na kone ný ú et rozvažný. Pokud má ú et zisku a ztráty jako stranu po áte ního z statku Má dáti, pak se kone ný z statek tohoto ú tu zaú tuje na stranu Dal a na kone ný ú et rozvažný na stranu Má dáti. Pokud má ú et zisku a ztráty jako stranu po áte ního z statku Dal, pak se kone ný z statek tohoto ú tu zaú tuje na stranu Má dáti a na kone ný ú et rozvažný na stranu Dal.
159
Tla ítko Uzav ít klienta Stisk tohoto tla ítka definitivn uzav e klienta pro další po izování a zm ny. Prohlížet a tisknout data lze samoz ejm i nadále.
Dokud není klient definitivn uzav en, tak je nutné v následném klientovi p i každé zm n kontrolovat, zda nedojde k nep ípustné duplicit nebo jiné chyb dat mezi uzavíraným a následným klientem. Proto, pokud je již ro ní záv rka hotova a s klientem není t eba nadále pracovat (krom prohlížení dat), je t eba klienta stiskem tohoto tla ítka uzav ít. Práce v následném klientovi se tím zrychlí.
160
Tla ítko Návrat p ed ro ní záv rku
Stisk tohoto tla ítka smaže všechny ú etní v ty (a již automaticky vygenerované nebo ru n zapsané) ze 13. m síce a nastaví stav p ed prvním krokem ro ní záv rky. Pokud již byl klient definitivn uzav en, tak jej op t otev e (je v n m možnost po izovat a m nit data).
161
Ro ní záv rka - p enos ro ních výsledk Dokud není v p vodním klientovi definitivn uzav eno ú etní období pomocí volby ro ní záv rka, tak lze soub žn po izovat a m nit data v p vodním i následném klientovi. Je však t eba zajistit, aby se nová nebo aktualizovaná data z p vodního klienta p enesla do klienta následného. To se ned je automaticky, ale pouze po spušt ní p íslušného programu - tla ítkem Prove p enos v okn P enos ro ních údaj . Nejprve je však t eba založit k danému klientovi tzv. následného klienta. Proto po prvním vstupu do okna P enos ro ních údaj se nezobrazuje tla ítko Prove p enos, ale tla ítko Založit klienta. P ed definitivním uzav ením ro ní záv rky (tla ítko Uzav ít Klienta v okn Ro ní záv rka) je vhodné ješt jednou provést p enos všech dat do následného klienta. Po provedení ro ní záv rky již nelze v p vodním klientovi po izovat ani m nit žádná data, takže pak již není t eba volbu Prove p enos poušt t. Klienta však lze i po ro ní záv rce op t otev ít pomocí volby "Návrat p ed ro ní záv rku", pokud se pak dodate n provedou n jaké zm ny je vhodné je promítnout do následného klienta bu ru n (že se provedou i tam) nebo se m že spustit op t volba Prove p enos. V dob , kdy ješt není definitivn uzav en p edchozí lo ský klient, nelze m nit kontakty, které již jsou založeny v lo ském klientovi, aby se nerozešly údaje o témže kontaktu. Opravy lze pak provád t pouze v lo ském klientovi a všechny zm ny se p enesou do tohoto p i p enosu ro ních výsledk . Tento zp sob ale nemusí vždy vyhovovat. Proto ve volb Možnosti na Kart klienta 2 je zaškrtávací polí ko: •
Povolit zm nu kontakt existujících v lo ském roce – po zaškrtnutí lze m nit v íselníku kontakt i kontakty z lo ského roku ješt p ed uzav ením lo ského klienta. Na druhou stranu p enos zm n kontakt z lo ského klienta do tohoto lze provést pouze jednou, dokud je letošní íselník prázdný. Poté se již nep enášejí zm ny v íselníku, ale jen nov založené kontakty. Všechny dodate né zm ny je t eba ud lat ru n .
162
Tla ítko Založit klienta Pro ú tování dalšího ú etního období je t eba založit k danému klientovi tzv. následného klienta. Nejprve zadejte název následného klienta (nap íklad název firmy a rok nového ú etního období) a pak klepn te na tla ítko
. Poté se založí klient s dalším íslem (je automaticky p i azeno první volné íslo). Do následného klienta jsou p eneseny prázdné soubory. Je rovn ž p eneseno veškeré nastavení a logo pro tisk faktur. Poté se do následného klienta p enese íselník ú t , íselník st edisek, íselník akcí, íselník kontakt , údaje o klientovi, ú etní pohybovník, definice ú t pro rychlé ú tování faktur a nadefinované poznámky pokladny.
163
Tla ítko Prove p enos Dokud není v p vodním klientovi definitivn uzav eno ú etní období pomocí volby ro ní záv rka, tak lze soub žn po izovat a m nit data v p vodním i následném klientovi. Je však t eba zajistit, aby se nová nebo aktualizovaná data z p vodního klienta p enesla do klienta následného. K tomu slouží toto tla ítko. Vlevo je formou zaškrtávacích polí ek vyzna eno, co všechno se má p evád t. Pro úplný p enos dat do následného klienta je pot eba mít zaškrtnutá všechna polí ka a tak mohou být vždy zaškrtnutá. Pokud se však provede zm na jen v n které oblasti, je možné ponechat zaškrtnutou jen tu a ostatní se p enášet nebudou. Nap íklad pokud od posledního p enosu jsme pouze založili novou p ijatou fakturu a tu jsme zaú tovali, je možné nechat zaškrtnuté polí ko pouze u možností "Kone né z statky majetkových ú t ", "NREST - nespárované doklady" a "KVF - nezaplacené vydané faktury". Po stisknutí tla ítka se provede vlastní p enos. P enos - Kone né z statky majetkových ú t Spo tou se kone né stavy všech majetkových analytických i syntetických ú t k poslednímu dni ú etního období (ro ní záv rka se provádí v m síci t ináctém a data z tohoto speciálního m síce nebudou do p enosu zahrnuta). Pokud ú et, na kterém je kone ný stav nebude nalezen v íselníku ú t následného klienta, program se zeptá, co má d lat. Nabídne tyto možnosti: - p evést kone ný stav na jiný ú et. V tom p ípad musíte nap ed zadat jiný ú et, který v následném klientovi existuje a na n jž bude kone ný stav p eveden. Pokud na tomto ú tu již n jaký stav existuje, bude p evád ný kone ný z statek p i ten. - z statek nep evád t, pak však vznikne rozdíl mezi sou tem aktiv a pasiv, je ovšem možné z statek p evést ru n (pomocí zm ny po áte ního z statku v následném klientovi) nebo se p evod m že provést p i p íštím spušt ní p enosu. - ukon it p enos dat. P i dalším p enosu dat si program již pamatuje, kam byly kone né stavy p esunuty a nabízí tato ísla ú t . To vám ovšem nebrání, p íšt z statek p esunout jinam, nebo v následném klientovi založit shodný ú et a pak se p evod provede automaticky bez dotazu. P i p enosu kone ných z statk se rovn ž p enesou vyhledávací podmínky pro vyhledávání v ú etnictví. P enášejí se jen nové podmínky, nikoli zm ny v podmínkách.
164
P i p enosu kone ných z statk ú t se též program zeptá, na který ú et má zaú tovat hospodá ský výsledek (ptá se tedy na íslo ú tu Hospodá ský výsledek ve schvalovacím ízení). Pokud okénko pro íslo ú tu ponecháte prázdné, hospodá ský výsledek se nep eú tuje (m žete tak ale u init p i p íštím p enosu).
P enos - NREST - nespárované doklady Provede párování (dohledání p edpis plateb a plateb) ú t 1, 3 a 4 a výsledek uloží do souboru NREST.dbf v následném klientovi. Párovat lze podle variabilního symbolu nebo podle ísla faktury. Program p edkládá syntetické ú ty a pro každý nabízí tyto možnosti: - párovat - to jest vytvo it v ty o nespárovaných p edpisech nebo platbách - nepárovat - p erušit párování
P enos - KVF - nezaplacené vydané faktury P i tomto p enosu se do následného klienta p enesou všechny nezaplacené faktury z knihy vydaných faktur. P enesou se i poznámky k t mto fakturám, jejich platby a texty t chto faktur. Dokud není definitivn uzav en p vodní klient, nelze v následném klientovi takovou fakturu m nit ani mazat. Lze ji ovšem v následném klientovi zaplatit. Pokud je t eba tuto fakturu m nit, je tak nutno u init v p vodním klientovi (ve starém) a poté provést p enos ro ních dat. Totéž se týká i starých plateb faktur. Pokud byla platba založena ve starém klientovi lze ji jenom v n m m nit nebo rušit. Tyto zm ny se po spušt ní promítnou do následného klienta. Pokud se ve starém klientovi faktura zcela zaplatí, bude z následného klienta vymazána, pokud bude zcela zaplacena až v následném klientovi, pak zde bude ponechána. Samoz ejm pouze tehdy, pokud celkové platby ve starém i novém klientovi budou p esn rovny ástce na faktu e. Pokud se bude faktura ve starém klientovi tvá it jako zaplacená, ale v novém klientovi dojde další platba (faktura bude p eplacená), pak samoz ejm v následném klientovi z stane faktura zachována. Stornované faktury se nep enášejí, pokud ovšem faktura byla v p edchozím p enosu p enesena, poté stornována, je v následném klientovi ponechána, avšak je zde rovn ž ozna ena za stornovanou. Do následného klienta se p enášejí i uložené vyhledávací podmínky, ovšem už ne jejich pozd jší zm ny. Stejn tak se p enášejí p eddefinované texty faktur. Ovšem op t, pokud se po prvním p enosu provede zm na textu, tak tato zm na se již do následného klienta p i p íštím p enosu nepromítne. V p ípad pot eby je t eba ji u init zde ru n . (Pozor, to se netýká konkrétního textu u konkrétní faktury, zde se p enášejí i pozd jší zm ny textu)
165
P enos - KDF - nezaplacené p ijaté faktury Obdobn se p enesou i nezaplacené faktury z knihy došlých faktur. Stejn tak se p enesou i poznámky a platby. P enesené faktury, poznámky a platby op t nelze m nit v následném klientovi, dokud není starý klient uzav en ro ní záv rkou. V následném lze ovšem tyto faktury platit (a tyto nové platby opravovat lze).
P enos - OZP - nezaplacené ostatní závazky a pohledávky Nezaplacené doklady z knihy ostatních závazk a pohledávek se p enášejí analogicky k fakturám. Stejn tak jejich poznámky, platby a uložené vyhledávací podmínky. V ty o leasingu se ponechávají v následném klientovi i tehdy, pokud byly v již d íve zaplaceny (aby byl p ehled o celém vývoji daného leasingu). Zadané texty k da ovým doklad o p ijatých zálohách s DPH (t i ádky textu na vytišt ném dokladu) se p enesou pouze tehdy, pokud v následném klientovi ješt nejsou. Pozd jší zm ny t chto text se již nep enášejí.
P enos - Kone ný stav pokladny V následném klientovi se založí stejné pokladny jako ve starém klientovi a p enese se kone ný stav všech pokladen (v K i v cizí m n ) k poslednímu dni ú etního období jako po áte ní stav pokladen v následném klientovi. P enesou se i uložené vyhledávací podmínky.
P enos - Kone ný stav banky V následném klientovi se založí stejné bankovní ú ty jako ve starém klientovi a p enese se kone ný stav všech ú t (v K i v cizí m n ) k poslednímu dni ú etního období jako po áte ní stav ú t v následném klientovi. P enos - íselník st edisek P enese se íselník st edisek. Pokud je st edisko po prvním p enosu zm n no, tak tato zm na se v p íštím p enosu již do následného klienta nepromítne a v p ípad pot eby je nutno ji v následném klientovi provést ru n .
166
P enos - íselník akcí P enese se íselník akcí. Pokud je akce po prvním p enosu zm n na, tak tato zm na se v p íštím p enosu již do následného klienta nepromítne a v p ípad pot eby je nutno ji v následném klientovi provést ru n . P enos - íselník kontakt P enese íselník kontakt . Dokud není starý klient uzav en, je t eba zaru it, aby ísla nov zakládaných kontakt ve starém klientovi a v následném klientovi nebyly stejná. Proto p i použití generování ísla F7 e m že stát, že je p i azeno íslo jakoby ne v íselné ad (je to proto, že zdánliv p esko ená ísla jsou v druhém klientovi). Stejn tak staré kontakty lze opravovat jen ve starém klientovi. P enos knihy dlouhodobého majetku je t eba ud lat ihned po ro ní záv rce majetku. Proto tento p enos je v knize dlouhodobého majetku. Protože po záv rce majetku již v knize majetku nelze nic m nit, sta í tento p enos provést jen jednou.
167
Kalkula ka P i práci v klientovi je k dispozici zabudovaná kalkula ka. Okno kalkula ky se zobrazí po stisku klávesy F12. Krom standardních funkcí je k dispozici i výpo et DPH, pokud se po p edchozím výpo tu (pak se po ítá z ádku pro výsledek) nebo pokud se hodnota zadá ru n do prvního ádku kalkula ky, pak stisk tla ítek pro výpo et DPH provede zvolený typ výpo tu podle zadané hodnoty (lze zadat celkovou ástku v etn dan , nebo základ dan nebo ástku dan ). Po výpo tu se v prvním ádku zobrazí spo tený základ dan , ve druhém je vlastní da a ve t etím je celková ástka (da se p i tomto výpo tu nijak nezaokrouhluje). Pokud se v n jakém polí ku, kam se má zadat hodnota (nap íklad ve formulá i pro zadávání faktury, nebo pokladny, nebo v ú etní v t ) stiskne klávesa F12 dvakrát rychle po sob , p enese se naposled spo tený výsledek z kalkula ky do zadávaného okénka.
168
Program Struktura Tento program (p ístupní z nabídky Start – Programy – ExWin) umož uje opravu databází klienta. P i jeho spušt ní nesmí být spušt n program ú etnictví Exwin. Po spušt ní programu Struktura nejprve vyberte klienta (klepn te na vybraného klienta v seznamu v levé ásti okna) a poté stiskn te tla ítko Provést opravu. Po skon ení opravy program zav ete klepnutím na tla ítko Zav i. Program pom že p i oprav chybných struktur databází i poni ených indexových souborech. Zejména je doporu eno jej spustit, pokud v programu ExWin ve Speciálních innostech volba Validace neskon í hláškou Database container is valid.
169
Program ExWin2x Tento program (p ístupní z nabídky Start – Programy – ExWin) umož uje práci s ú etními daty ExWin v aplikaci MS Excel. Po spušt ní programu vyberte klienta se seznamu. Poté se spustí aplikace MS Excel a rovn ž z stane otev ené okno ExWin2x, které bude vždy navrchu. V okénku ú et je možno zadat íslo ú tu nebo ponechat prázdné. Stisk klávesy F3 nebo dvojí poklepání myší zobrazí íselník ú t V okénku Rok je nutno vyplnit rok pro který se mají po ítat hodnoty. V okénku M síc je nutno vyplnit m síc pro který se mají po ítat hodnoty. Okénko St edisko je možno vyplnit, pokud se mají po ítat hodnoty jen pro ur ité st edisko. Stisk klávesy F3 nebo dvojí poklepání myší zobrazí íselník st edisek. Je t eba vybrat, která hodnota se má p enést. Je možno zvolit jednu z následujících hodnot: - po áte ní stav ú tu - kone ný stav ú tu - obrat Má dáti - obrat Dal - rozdíl obrat Má dáti – Dal íslo ú tu - název ú tu Poté je t eba zvolit zda se má p enést pouze jedna hodnota pro zadaný ú et (v tom p ípad musí být v okénku U et zadán analytický nebo syntetický ú et), nebo zda se mají (do sloupce pod sebe) p enést údaje za všechny vybrané ú ty (v tom p ípad je možno do okénka Ú et zadat íslo ú tu na libovolný po et míst, p ípadn i ponechat prázdné – pak se p enesou údaje pro všechny existující ú ty). Klepnutím do tla ítka Do aktuálního polí ka se vypo tený údaj p enese do toho polí ka sešitu Excel, které je práv aktivní. Pokud se p enáší více hodnot (pro více ú t ) p enese se první hodnota do aktuálního polí ka a ostatní hodnoty do téhož sloupce pod aktuální polí ko.
170
