INSENTIF PENYELENGGARAAN INTERNASIONALISASI PROGRAM STUDI DI LINGKUNGAN UNY
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Salah satu upaya yang dilakukan oleh UNY untuk pengembangan menuju sebuah world class university adalah pemberian insentif penyelenggaraan internasionalisasi program studi kepada program studi-program studi yang memenuhi persyaratan di lingkungan UNY. Kegiatan ini telah diselenggarakan sejak 2011 melalui Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK) secara bertahap. Untuk tahun ini, 8 (delapan) program studi akan mendapatkan subsidi masing-masing sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) melalui proses seleksi berdasarkan proposal yang diajukan. Subsidi yang akan diberikan kepada 8 program studi terpilih tersebut merupakan dana stimulan. Diharapkan ada tambahan dari fakultas sesuai dengan kebutuhan.
B. Definisi Kegiatan Dalam kerangka acuan ini yang dimaksud dengan internasionalisasi program studi adalah berbagai upaya tepat yang dilakukan oleh program studi di UNY yang diarahkan untuk mencapai akreditasi internasional dengan melampaui standar nasional perguruan tinggi, meliputi 8 (delapan) Standar Nasional Pendidikan, Standar Nasional Penelitian, dan Standar Nasional Pengabdian pada Masyarakat. Delapan Standar Nasional Pendidikan meliputi (1) Standar Kompetensi Lulusan, (2) Standar Isi Pembelajaran, (3) Standar Proses Pembelajaran, (4) Standar Penilaian Pembelajaran, (5) Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan, (6) Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran, (7) Standar Pengelolaan Pembelajaran, dan (8) Standar Pembiayaan Pembelajaran. Standar Nasional Penelitian meliputi (1) Standar Hasil Penelitian, (2) Standar Isi Penelitian, (3) Standar Proses Penelitian, (4) Standar Penelitian, (5) Standar Peneliti, (6) Standar Sarana dan Prasarana Penelitian, (7) Standar Pengelolaan Penelitian, dan (8) Standar Pendanaan dan Pembiayaan Penelitian. Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat meliputi (1) Standar Hasil Pengabdian kepada Masyarakat, (2) Standar Isi Pengabdian kepada Masyarakat, (3) 1
Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat, (4) Standar Penilaian Pengabdian kepada Masyarakat, (5) Standar Pelaksana Pengabdian kepada Masyarakat, (6) Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian kepada Masyarakat, (7) Standar Pengelolaan Pengabdian kepada Masyarakat, (8) dan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat. Berikut adalah beberapa ciri program studi internasional yang dipandang dari segi asupan, proses, dan luaran. 1. Asupan a. memiliki kurikulum, silabus, rencana pelaksanaan perkuliahan, dan bahan ajar yang diperbaharui terus-menerus untuk menyesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (dengan referensi paling tua lima tahun terakhir) serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global saat ini; b. memiliki dosen dengan 100% berkualifikasi pendidikan S2 dan S3 pada bidang yang linear dari perguruan tinggi terakreditasi; c. minimal 50% dosen memiliki kemampuan berbahasa Inggris tinggi (setara dengan kemampuan berbahasa Inggris seseorang dengan skor TOEFL ≥ 500); d. memiliki guru besar ≥ 2 dalam bidang keahlian relevan dengan program studi; e. mampu merekrut mahasiswa berprestasi baik dari dalam negeri maupun luar negeri; f. memiliki berbagai sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan pendidikan/pengajaran, penelitian, publikasi, dan pengabdian pada masyarakat sesuai dengan tuntutan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni misalnya perpustakaan (dengan koleksi buku referensi dan jurnal ilmiah), laboratorium, dan media pembelajaran mutakhir; g. memiliki sarana dan prasarana Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk mendukung penyelenggaraan-e-learning dan e-management yang handal; dan h. memiliki berbagai sumber pendapatan yang banyak. 2. Proses a. mengimplementasikan pendekatan, metode, strategi, teknik, dan prinsip-prinsip pembelajaran dan penilaian yang relevan dengan kebutuhan dan didukung oleh pemanfaatan TIK-(e-learning) secara konsisten;
2
b. menyelenggarakan kegiatan penelitian (baik murni maupun terapan) pada isu-isu mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global; c. melaksanakan diseminasi karya-karya (misalnya hasil penelitian, rekayasa teknologi/seni) melalui publikasi nasional dan internasional; d. menyelenggarakan kegiatan-kegiatan pengabdian pada masyarakat sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global secara konsisten; e. memberdayakan lembaga penjaminan mutu dan pengembangan pendidikan secara konsisten; f. memfasilitasi keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan penelitian, publikasi, dan pengabdian pada masyarakat; g. mengembangkan karakter (termasuk jiwa kewirausahaan) mahasiswa melalui berbagai upaya; h. menjalin kemitraan dengan program studi yang sama pada PT unggul di dalam dan/atau luar negeri, lembaga-lembaga atau badan-badan yang relevan, dan dunia usaha dan industri untuk pengembangan pembelajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen secara bersama-sama; dan i. meraih sertifikat ISO 9001:2000. 3. Luaran a. terakreditasi A; b. tingkat kelulusan ≥ 98%; c. masa studi rata-rata ≤ 4,5 tahun; d. lulusan mencapai IPK rata-rata ≥ 3,25 dengan karakter tangguh (termasuk jiwa kewirausahaan); e. Minimal 50% lulusan memiliki kemahiran berbahasa Inggris yang tinggi (setara dengan kemampuan berbahasa Inggris seseorang dengan skor TOEFL ≥ 500); f. masa tunggu lulusan memperoleh pekerjaan ≤ 1 tahun; g. memperoleh banyak insentif dan/atau melaksanakan proyek penelitian pada isuisu mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global; h. menerbitkan banyak publikasi karya pada jurnal ilmiah nasional maupun internasional yang terakreditasi dan/atau melalui penerbitan buku referensi; 3
i. memperoleh banyak penghargaan untuk mahasiswa, staf akademik maupun nonakademik, dari lembaga pada tingkat nasional maupun internasional; dan j. memiliki reputasi tinggi baik di tingkat nasional, regional, maupun internasional yang antara lain ditandai oleh tingginya animo calon mahasiswa berprestasi mendaftarkan diri sebagai calon mahasiswa, tingginya animo lembaga negeri dan swasta serta perusahaan dalam negeri maupun asing/luar negeri untuk merekrut lulusan, tingginya gaji awal yang ditawarkan, serta peran/kontribusi lulusan terhadap kemajuan lembaga/perusahaan di mana mereka bekerja.
C. Sasaran Sasaran kegiatan insentif penyelenggaraan internasionalisasi program studi adalah semua program studi di lingkungan UNY.
D. Input Kegiatan 1. dana insentif sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk masingmasing program studi; 2. SDM yang dimiliki oleh program studi; 3. dana pendamping dari fakultas dan/atau sumber lainnya; dan 4. sarana dan prasarana yang tersedia baik yang dimiliki secara khusus oleh program studi yang bersangkutan dan/atau milik fakultas yang dapat digunakan secara berkelanjutan.
E. Indikator keberhasilan 1. terlaksananya minimal 85% kegiatan dengan minimal 85% target yang ditetapkan tercapai; 2. terserapnya dana minimal 85% dari insentif (dan dana lain jika ada) yang diterima; dan 3. tersusunnya laporan pertanggungjawaban secara akademik dan laporan keuangan terkait dengan pelaksanaan kegiatan secara baik dan benar selambat-lambatnya satu bulan setelah semua kegiatan berakhir.
F. Dasar Hukum 1. UU No. 20 Tahun 2003 tentang SISDIKNAS 2. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4
3. PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 4. Renstra Kemdiknas Tahun 2010-2014 5. Renstra UNY Tahun 2010 – 2014 6. Renstra UNY Tahun 2015 – 2019 7. Permendikbud No 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi 8. Undang-Undang No 12 Tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi 9. Peraturan Pemerintah RI No 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
II. TUJUAN Tujuan dari kegiatan pemberian insentif penyelenggaraan internasionalisasi program studi adalah untuk meningkatkan kualitas program studi baik pada bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, maupun pengelolaan menuju pada program studi dengan mutu yang diakui secara internasional dengan keunggulan input, proses, dan output serta outcomes.
III. MEKANISME A. Kriteria Penerima Insentif Insentif Penyelenggaraan Internasionalisasi Program Studi 2015 dapat diterima baik oleh program studi pemenang insentif yang sama pada tahun 2011, 2012, 2013, 2014, dan juga program studi yang tahun sebelumnya belum memenangkannya yang memenuhi syarat. Berikut adalah persyaratan yang dimaksud. 1. Program studi pemenang insentif yang sama pada tahun-tahun sebelumnya dapat mengusulkan Insentif Penyelenggaraan Internasionalisasi Program Studi 2015 apabila: a. dapat menyelesaikan semua kegiatan internasionalisasi program studi pada tahun 2014 dengan sekurang-kurangnya 85% tujuan tercapai; b. telah menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan internasionalisasi program studi pada tahun 2014 kepada KUIK; dan c. memiliki dana pendamping dari fakultas (dan/atau sumber lainnya) yang dinyatakan dengan surat pernyataan oleh fakultas yang ditandatangani oleh Dekan (dan/atau bukti lainnya yang relevan bila ada sumber dana lainnya) akan mendapatkan tambahan nilai. 2. Program studi yang belum pernah memenangkan Insentif Penyelenggaraan Internasionalisasi Program Studi dapat mengajukan proposal apabila: 5
a. terakreditasi minimal B; b. minimal 80% dosen memiliki kualifikasi pendidikan S2 atau S3, dan diproyeksikan 100% dosen sudah akan berkulifikasi pendidikan S2 atau S3 pada bidang yang linear pada 2015; c. sekurang-kurangnya 10% dosen adalah lulusan universitas di luar negeri dengan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar, dan/atau 10% dosen memiliki skor TOEFL/TOEFL LIKE/IELTS sekurang-kurangnya 500/5,5 atau yang setara, dan/atau memiliki kemampuan bahasa Inggris aktif yang baik; d. telah memanfaatkan ICT/E-learning dalam pembelajaran, model-model pembelajaran yang mengembangkan Higher Order Thinking Skills, dan kemutakhiran materi pembelajaran; e. memiliki dosen yang mendapatkan dana penelitian dari Simlitabmas Dikti dan dana eksternal lainnya; f. memiliki dosen yang mempublikasikan karya-karyanya dalam jurnal terakreditasi, baik nasional atau internasional; g. memiliki dosen yang mendapatkan dana PPM dari Simlitabmas Dikti dan dana eksternal lainnya; h. terdapat sarana (bisa milik fakultas) untuk terselenggaranya pembelajaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi; i. sanggup melakukan internasionalisasi program studi melalui kegiatan-kegiatan yang disusun berdasarkan hasil evaluasi diri program studi (dibuktikan dengan surat pernyataan kesanggupan bermaterai); dan j. memiliki dana pendamping dari fakultas (dan/atau sumber lainnya) yang dinyatakan dengan surat pernyataan oleh fakultas yang ditandatangani oleh Dekan (dan/atau bukti lainnya yang relevan bila ada sumber dana lainnya). Semakin besar dana pendamping yang dapat disediakan, program studi yang bersangkutan akan mendapatkan tambahan nilai dalam seleksi pemenang insentif ini.
B. Proses Seleksi dan Penetapan Pemenang Insentif Proses seleksi dan penetapan pemenang insentif mencakup 5 (lima) tahap, yaitu sosialisasi insentif, pengajuan usulan, evaluasi/penilaian, presentasi usulan, dan penetapan pemenang.
6
1. Sosialisasi Insentif Proses seleksi dimulai dengan sosialisasi insentif kepada seluruh ketua jurusan dan koordinator program studi di semua fakultas di lingkungan UNY yang dilaksanakan pada Minggu I Maret sampai dengan Minggu IV April di setiap fakultas oleh KUIK UNY secara langsung, surat edaran dan/atau online. Materi sosialisasi sekurang-kurangnya mencakup: a. pengertian insentif internasionalisasi program studi; b. rasional dan tujuan internasionalisasi program studi; c. sasaran program; d. besarnya insentif dan penggunaannya; e. indikator keberhasilan program; f. kriteria program studi yang dapat menerima insentif; g. proses seleksi dan penetapan pemenang; h. tata cara penyusunan dan pengajuan proposal; i. tata cara pengelolaan insentif; j. monitoring dan evaluasi; dan k. pelaporan.
2. Pengajuan Usulan a. Program studi yang memenuhi persyaratan sebagaimana disebutkan di depan dapat mengajukan proposal yang diserahkan ke KUIK UNY selambatlambatnya minggu ke-III Mei. b. Proposal ditulis dengan huruf Times New Roman ukuran 12 dan spasi 1,5 dengan menggunakan kertas ukuran A4. c. Proposal dijilid dengan sampul warna merah dan dikirim 3 eksemplar ke Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK ) UNY, Gedung Rektorat Lantai 3 Sayap Utara. d. Proposal disusun dalam bahasa Indonesia atau Inggris dengan kerangka/memuat komponen-komponen berikut: 1) Lembar Sampul Memuat nama/identitas program studi pengusul. Sampul usulan berwarna merah.
7
2) Lembar Pengesahan Memuat pernyataan dari pimpinan di fakultas yang bersangkutan (kaprodi dan dekan) tentang penyampaian proposal. 3) Komitmen Fakultas (dan/atau pihak lainnya) untuk menyiapkan dana pendamping Berisi pernyataan pimpinan fakultas (dan/atau pihak lainnya – bila ada sumber pendanaan lainnya) tentang komitmen fakultas dan/atau pihak lainnya untuk menyediakan dana pendamping untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan internasionalisasi program studi yang bersangkutan (bila ada). 4) Kata Pengantar 5) Daftar Isi 6) Bab I Pendahuluan a) Latar belakang, yang mencakup juga: 2) profil program studi: berdasarkan hasil evaluasi diri profil program studi dengan mengacu pada SNPT digambarkan dengan sekurangkurangnya mencakup keadaan dosen, keadaan sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan perkuliahan, keadaan/prestasi bidang pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan pengelolaan/manajemen akademik program studi selama 2 (dua) tahun terakhir dari tahun pengajuan. 3) Tingkat pemenuhan beberapa ciri program studi internasional: Dengan memperhatikan profil program studi, tingkat pemenuhan sejumlah indikator input, proses, dan output disajikan (lihat bagian terdahulu untuk beberapa indikator program studi internasional dilihat dari sudut pandang input, proses, dan output). b) Rasional Bagian ini menyajikan argumen yang sangat kuat mengapa aspek tertentu diusulkan untuk ditingkatkan dengan menggunakan insentif yang diberikan. c) Tujuan Bagian ini menguraikan tujuan yang akan dicapai melalui kegiatan insentif internasionalisasi program studi.
8
7) Bab II Rencana Kegiatan Bagian ini menyajikan rencana kegiatan (nama, rasional, tujuan, sasaran, indikator keberhasilan, waktu pelaksanaan, penanggungjawab) yang disusun berdasarkan pada hasil evaluasi diri dalam konteks internasionalisasi program studi (yang disajikan pada Bab I proposal). Kegiatan-kegiatan yang dipilih adalah yang paling membantu program studi menuju program studi internasional (aspek yang paling lemah dan paling urgen untuk ditingkatkan), misal bidang curriculum development and innovation, area studies, technological assistance, intercultural training, education of international student, and joint research initiatives yang dilaksanakan di dalam negeri. Bab ini juga memuat Tim Pelaksana Internasionalisasi Program studi yang dipilih oleh program studi melalui rapat program studi. 8) Bab III Usulan Biaya Menyajikan rancangan rincian penggunaan insentif beserta dana pendamping dari fakultas (bila ada) dan dari sumber lainnya (bila ada) untuk penyelenggaraan kegiatan-kegiatan intenasionalisasi program studi. Rincian biaya meliputi besaran kebutuhan dan sumber-sumber dana (insentif, fakultas, lainnya). 9) Bab IV Penutup Terutama memuat penjelasan/rencana mengenai keberlanjutan program. 10) Lampiran (bila ada)
3. Evaluasi/Penilaian Usulan Proposal akan dinilai pada Minggu Minggu I Agustus oleh tim yang dibentuk oleh KUIK. Tim terdiri dari 8 (delapan) orang yang memiliki pemahaman yang baik mengenai internasionalisasi program studi menuju pada UNY sebagai World Class University dan sanggup untuk memberikan penilaian secara obyektif. Penilaian akan dititikberatkan pada: a. cakupan, kedalaman, dan keakuratan deskripsi diri/kondisi program studi (dosen, keadaan sarana dan prasarana (terutama yang terkait dengan pengajaran), keadaan/prestasi bidang pengajaran, penelitian, publikasi, 9
pengabdian pada masyarakat, dan pengelolaan/manajemen akademik program studi; b. tingkat kesiapan program studi menuju program studi internasional (terutama dilihat dari kondisi SDM, sarana/prasarana, pengajaran, penelitian, publikasi, PPM, dan manajemen); c. relevansi kegiatan yang diusulkan dengan keadaan/potensi program studi; d. kelayakan usulan biaya; e. ketersediaan dana pendamping (bila ada) dari fakultas dan/atau sumber lainnya; dan f. rancangan keberlanjutan program.
4. Presentasi Usulan Proposal yang lolos penilaian oleh tim review, akan dimasukkan ke dalam short list. Proposal yang masuk dalam daftar pendek tersebut divalidasi melalui presentasi proposal oleh program studi pengusul. Presentasi ini bertujuan untuk memvalidasi deskripsi diri program studi, relevansi kegiatan yang diusulkan, dan kesiapan/komitmen warga program studi melaksanakan internasionalisasi program studi.
5. Penetapan pemenang Penetapan pemenang dilakukan oleh tim penilai yang dibentuk oleh KUIK setelah memperhatikan rekomendasi dari tim penilai setelah melakukan penilaian proposal maupun validasi melalui presentasi proposal.
C. Pengelolaan 1.
Pengelola Program di Tingkat Pusat Pengelola insentif penyelenggaraan internasionalisasi program studi di tingkat pusat adalah KUIK UNY di bawah Bidang Pengembangan Internasionalisasi Lembaga. Secara operasional pengelola program insentif penyelenggaraan internasionalisasi prodi di tingkat pusat memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut: a. merancang grand design internasionalisasi prodi di lingkungan UNY; b. menyusun standar acuan prodi internasional; c. menyusun panduan insentif penyelenggaraan internasionalisasi prodi; 10
d. menyeleksi penerima dana subsidi; e. memberikan dana subsidi; f. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program internasionalisasi prodi; g. meminta laporan hasil pelaksanaan program kepada jurusan/prodi penerima dana subsidi; dan h. memberikan laporan hasil kegiatan program internasionalisasi prodi kepada Kepala Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan, Wakil Rektor IV dan Wakil Rektor I. 2.
Pengelola Program di Tingkat Penerima Subsidi Pengelola program internasionalisasi prodi di Tingkat Penerima Subsidi adalah Pengurus Jurusan/Prodi berkoordinasi dengan pengurus fakultas (Dekan dan Wakil Dekan). Sebagai pengelola utama dana subsidi program internasionalisasi prodi, pengurus jurusan/prodi bertanggung jawab: a. menyusun rancangan dan tahapan pelaksanaan program; b. melaksanakan program; c. melakukan evaluasi formatif pelaksanaan program; dan d. menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan program kepada pengelola program di tingkat pusat. Pengurus fakultas sebagai koordinator pengelola program internasionalisasi prodi di tingkat penerima subsidi, bertanggung jawab: a. mendorong dan menstimulasi terlaksananya program internasionalisasi prodi, agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan; b. memberikan masukan yang konstruktif kepada jurusan/prodi pengelola dana subsidi, untuk menjamin keberhasilan dan efektivitas pelaksanaan program; c. memonitoring perkembangan proses pelaksanaan program; dan d. menyediakan dana pendamping untuk pelaksanaan program (bila memungkinkan).
11
D. Pendanaan 1. Peruntukan Dana Kegiatan Internasionalisasi Program Studi di UNY disediakan dana sebesar Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) untuk masing-masing prodi terseleksi. Pembiayaan dirinci berdasarkan jenis pengeluaran dengan jelas untuk setiap komponen biaya. Adapun peruntukan dana tersebut diperinci dengan jelas untuk setiap komponen biaya. a. Manajemen pelaksanaan internasionalisai program studi yang mencakup rapat penyusunan tim, rapat penyusunan proposal, rapat koordinasi pelaksanaan program, honor tim, ATK sekretariat, dan penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan internasionalisasi program studi (maksimal 10%). b. Pelaksanaan program misalnya honor narasumber sesuai ketentuan, biaya perjalanan (tiket narasumber, transport lokal, dan akomodasi) maksimal 20% dari dana kegiatan atau sebesar Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah), konsumsi, dan lain-lain sesuai kebutuhan pelaksanaan kegiatan yang tercantum dalam proposal (minimal 90%). 2. Pengelolaan Dana Pengelolaan dana dilakukan secara transparan dan rasional. Pengelolaan keuangan (termasuk pajak) mengikuti standar acuan keuangan yang digunakan oleh UNY.
E. Pelaksanaan Internasionalisasi Program Studi 1. Tahap Persiapan Internasionalisasi Program Studi diawali dengan tahap persiapan. Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan berikut: a. penyusunan dan sosialisasi kerangka acuan pemberian insentif internasionalisasi program studi oleh KUIK; b. pembentukan tim insentif internasionalisasi program studi oleh program studi dan disampaikan ke KUIK; c. pelaksanaan evaluasi diri oleh program studi; d. penyusunan proposal kegiatan internasionalisasi program studi dengan memperhatikan kondisi program studi saat ini berdasarkan hasil evaluasi diri dan dana yang tersedia oleh program studi; 12
e. penilaian dan penetapan pemenang insentif; f. penyempurnaan proposal dan penandatanganan kontrak pemberian insentif melalui rapat teknis (technical assistance meeting) yang diselenggarakan oleh KUIK; dan g. sosialisasi program internasionalisasi program studi kepada warga program studi oleh program studi yang bersangkutan. BAP diserahkan ke KUIK. 2. Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini program studi pemenang insentif melaksanakan kegiatankegiatan internasionalisasi program studi sebagaimana telah dituangkan dalam proposal. Untuk mencapai hasil maksimal, pada tahap ini: a. diselenggarakan rapat-rapat koordinasi secukupnya dengan dihadiri oleh semua anggota tim dan unsur lainnya yang perlu; b. kegiatan-kegiatan internasionalisasi program studi dilaksanakan (satu persatu dan/atau secara simultan) sesuai jadwal, tujuan/target yang hendak dicapai, sasaran/peserta, narasumber (bila ada), bahan, anggaran, dan lain-lain sebagaimana dirancang dalam proposal; c. kendala-kendala (bila ada) yang menghambat pelaksanaan kegiatan diatasi; d. supervisi, monitoring, dan evaluasi dilaksanakan oleh KUIK; dan e. laporan kemajuan disusun oleh program studi yang bersangkutan dan disampaikan kepada KUIK. 3. Tahap Pelaporan Pada tahap ini program studi pelaksana menyusun laporan pelaksanaan semua kegiatan internasionalisasi program studi. Laporan diserahkan paling lambat 1 (satu) bulan setelah kegiatan selesai. Laporan dibuat rangkap 2 (dua) eksemplar (1 untuk arsip dan 1 untuk bukti keuangan).
F. Monitoring dan Evaluasi 1. Tujuan Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk: (a) memantau kemajuan pelaksanaan program/kegiatan di program studi; (b) mengetahui keberhasilan program (kegiatan); dan (c) mengidentifikasi lesson learned (kendala, solusi, dan best practice) selama pelaksanaan kegiatan internasionalisasi program studi.
13
a.
Aspek Monitoring dan Evaluasi Aspek-aspek yang dilihat dalam kegiatan monitoring dan evaluasi meliputi: 1) kesesuaian antara rancangan dan implementasi program (kegiatan internasionalisasi program studi); 2) efisiensi pengelolaan sumber daya sesuai besaran dana yang diterima (dan sumber daya lainnya yang tersedia); 3) kendala dan permasalahan yang dihadapi serta penyelesaian yang telah dan akan dilaksanakan; 4) personil yang terlibat di dalam kegiatan; 5) output program/kegiatan yang dilaksanakan; 6) rencana keberlanjutan program/kegiatan; dan 7) pelajaran/pengalaman yang didapat (lesson learned).
b. Organisasi Pelaksana Monitoring dan Evaluasi Kegiatan monitoring dan evaluasi berada di bawah tanggung jawab ketua (kelompok kerja) tim internasionalisasi program studi yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh KUIK dan sekretaris (pokja) tim internasionalisasi program studi. Untuk kelancaran pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat dibentuk tim khusus pelaksana monitoring dan evaluasi yang keanggotaannya terdiri atas para staf KUIK dan perwakilan fakultas yang ditugaskan. Monitoring dilaksanakan dalam 2 tahap, yaitu: 1) Monitoring pertengahan pelaksanaan program/kegiatan dilakukan untuk memantau kemajuan pelaksanaan program kegiatan dan mengidentifikasi lesson learned (kendala, solusi, dan best practice); dan 2) Monitoring akhir pelaksanaan program dilakukan untuk mengevaluasi keseluruhan pelaksanaan (desain dan implementasi) program/kegiatan, mengetahui efektivitas program/kegiatan, mengidentifikasi lesson learned, dan mengetahui rencana keberlanjutan program/kegiatan di program studi. c. Pelaporan Kegiatan Pada tahap ini program studi pemenang insentif menyusun laporan pelaksanaan semua kegiatan internasionalisasi program studi. Seluruh penerima insentif internasionalisasi program studi diwajibkan menyusun
14
laporan setelah kegiatan berakhir dan diserahkan ke KUIK paling lambat 1 (satu) bulan setelahnya. Laporan terdiri atas dua bagian: laporan kegiatan dan laporan keuangan setelah kegiatan berakhir. Laporan kegiatan pelaksanaan disusun dengan format sebagai berikut: 1.
Bab I Pendahuluan: terutama berisi latar belakang, tujuan khusus program internasionalisasi program studi, dan nama-nama kegiatan internasionalisasi program studi beserta tujuan dan indikator keberhasilan untuk masing-masing kegiatan.
2.
Bab II Pelaksanaan Program: terutama berisi uraian pelaksanaan masingmasing kegiatan (nama kegiatan, tujuan dan sasaran (peserta) kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, narasumber (bila ada), mekanisme pelaksanaan kegiatan, bahan (bila ada), masalah yang dihadapi dan penyelesaiannya (bila ada), dan tingkat pencapaian tujuan (indikator keberhasilan).
3.
Bab III Realisasi Anggaran Biaya: berisi rincian penggunaan insentif beserta dana pendamping dari fakultas dan dari sumber lainnya (bila ada) untuk penyelenggaraan kegiatan-kegiatan intenasionalisasi program studi.
4.
Bab IV Penutup: berisi ringkasan pencapaian (kemajuan mutu program studi menuju program studi internasional) dan rencana keberlanjutan program.
5.
Lampiran: berisi bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan dan laporan hasil produk. Laporan ditulis dengan huruf Times New Roman ukuran 1 dengan spasi
1.5 dan diberi sampul warna merah. Laporan diserahkan sebanyak 2 (dua) eksemplar ke KUIK selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan kegiatan berakhir.
15
d. Jadwal No
Kegiatan
Tanggal Pelaksanaan
1
Pengumuman dan sosialisasi insentif
Februari –Minggu II Maret
2
Pengajuan proposal
Minggu III April – Minggu IV Mei
3
Evaluasi proposal
Minggu I Juni
4
Pengumuman dan presentasi proposal
Minggu II Juni
terseleksi 5
Penetapan pemenang
Minggu III Juni
6
Revisi proposal
Minggu IV Juni
7
Penandatanganan kontrak
Minggu I Juli
8
Pelaksanaan kegiatan
Minggu II Juli - Minggu IV November
9
Monitoring dan evaluasi
Oktober
10
Pelaporan
Minggu I - II Desember
IV. P E N U T U P Kerangka acuan ini digunakan untuk memberikan rambu-rambu bagi program internalisasi program studi di UNY dan menjadi panduan bagi program studi dalam merancang, merencanakan, dan melaksanakan, serta melaporkan hasil program internalisasi program studi. Selain itu, kerangka acuan ini menjadi dasar bagi pengelola dalam menyeleksi usulan program, melakukan monitoring pelaksanaan program, dan mengevaluasi keterlaksanaan, efektivitas, dan efisiensi program. Ketentuan dalam kerangka acuan ini disusun berdasarkan peraturan-peraturan dan pertimbangan-pertimbangan atas beberapa hal penting. Oleh karenanya apabila terdapat ketentuan ataupun tatacara yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku di UNY, maka akan dilakukan peninjauan kembali atas panduan ini.
16
LAMPIRAN Bagan Alur
Usulan dari Program Studi Masuk
Evaluasi oleh 8 Reviewer
Pengumuman Usulan Terseleksi Tahap I
Kontrak masuk ke BPP Bidang IV
Penandatanganan Kontrak
Pemberitahuan Lisan dan Tertulis kepada Pemenang Insentif
Pencairan Insentif (Termin I, 70%)
Penyerahan Laporan Kemajuan Kegiatan ke Bidang PIL KUIK
Pencairan Insentif (Termin II, 30%)
17
Presentasi Proposal Terseleksi Tahap I oleh Pengusul (8 Reviewer dan Kepala KUIK)
Penetapan Pemenang Insentif
Laporan Akhir ke KUIK: 1. Laporan Akademik 2. Laporan Keuangan 3. Laporan Hasil Produk
