InnVoice 2011 Számlázó és készletkezelő rendszer
Felhasználói kézikönyv © 2011. Dataflex Hungary Kft.
2
INNVOICE PROFESSIONAL Felhasználó Kézikönyv
Verzió: 2011. június 7.
© Dataflex Hungary Kft.
A dokumentáció folyamatos változtatásának jogát a szoftver folyamatos fejlesztése, módosítása, bővítése és hibajavításainak kiadása okán fenntartjuk. A dokumentáció nyomtatott változata ezen okból új változat kiadásakor eltérhet a valós működésről. A dokumentáció használata mellett tájékozódjon weblapjainkon is az időközben elvégzett frissítésekről.
A dokumentáció részének, vagy egészének felhasználása, másolása, átszerkesztése a szerkesztő írásbeli engedélye nélkül tilos.
Szombathely, 2011
www.dataflex.hu www.keszletkezelo.hu
3
1.
Tartalomjegyzék
1. Tartalomjegyzék.............................................................................................................................. 3 2. Telepítés ......................................................................................................................................... 6 2.1. Adatmentés – biztonsági mentés, vagy telepítés előtt........................................................... 6 2.2. Telepítés, telepítőcsomag használata ................................................................................... 6
3. Kiegészítő adatok ......................................................................................................................... 10 3.1. Kiegészítő adatok................................................................................................................. 10 Áfa kulcsok ................................................................................................................................ 10 Mennyiségegységek ................................................................................................................. 10 Megjegyzések ........................................................................................................................... 10 VTSZ/SZJ.................................................................................................................................. 11 Fizetési módok .......................................................................................................................... 11 Devizanemek............................................................................................................................. 11 Árcsoportok ............................................................................................................................... 11 Munkalapjellemzők.................................................................................................................... 11 Termékkód beállításai ............................................................................................................... 11 Kivételezés beállításai............................................................................................................... 12 Termékek alapbeállításai .......................................................................................................... 12 4.
Termékcsoportok...................................................................................................................... 13 4.1. Termékcsoportlista felépítése .............................................................................................. 13 Eszköztár................................................................................................................................... 14 Fő és másodrendű csoportosítás.............................................................................................. 15 4.2. Navigáció a termékcsoportlistában ...................................................................................... 15 Lista nézet ................................................................................................................................. 16 Fastruktúra nézet ...................................................................................................................... 17 4.3. Termékcsoportok és termékek kapcsolata .......................................................................... 17 4.4. Termékcsoportok alapvető adatai ........................................................................................ 17 4.5. Termékcsoportok szortiment kezelése ................................................................................ 18 4.6. Termékcsoportok egyéb jellemzői, a jellemzők ................................................................... 19 4.7. Termékcsoportok strukturálása............................................................................................ 20 4.8. Termékcsoportok paraméterei, a paraméterek.................................................................... 21 4.9. Termékcsoportok egyedi kedvezményei.............................................................................. 21
5.
Termékek.................................................................................................................................. 23 5.1. Terméklista felépítése .......................................................................................................... 23 Felső eszköztár ......................................................................................................................... 23
4
5.2. Termékek alapvető adatai.................................................................................................... 27 5.3. Termékek azonosítói............................................................................................................ 28 5.4. Eladási, beszerzési és egyéb árak ...................................................................................... 29 5.5. Termékek egyéb jellemzői ................................................................................................... 30 5.6. Termékek paraméterei ......................................................................................................... 32 5.7. Termékek szortiment kezelése ............................................................................................ 33 5.8. Termék változatok ................................................................................................................ 34 5.9. További termék műveletek a terméklistából......................................................................... 39 Adatmezők használata a terméklista oszlopaiban .................................................................... 40 Szűrés és keresés a terméklistában ......................................................................................... 42 Összevonás............................................................................................................................... 44 Forgalmi kimutatás oszlopok használata .................................................................................. 47 Gyűjtés funkció (komissiózás)................................................................................................... 48 Változatok megjelenítése .......................................................................................................... 50 Készletérték számítása ............................................................................................................. 52 Részletes termékadatok megjelenítése .................................................................................... 54 Készletinformációk megjelenítése a terméklistában ................................................................. 55 Aktuális és minimum készlet beállítása .................................................................................... 57 6.
Termékcímke nyomtatás .......................................................................................................... 59 6.1. Bevezetés............................................................................................................................. 59 6.2. Címketervezés ..................................................................................................................... 60 Címke méretei ........................................................................................................................... 61 Címke adattartalma................................................................................................................... 62 6.3. Nyomtatandó tételek beemelése, nyomtatási sor ................................................................ 67 6.4. Címkenyomtatás .................................................................................................................. 69
7.
Kedvezmények, akció típusok .................................................................................................. 73
8.
Termékmozgások ..................................................................................................................... 74 8.1. Bevételezés.......................................................................................................................... 78 8.2. Kivételezés ........................................................................................................................... 81 Számla, szállító készítése a kivételezéssel egyidőben ............................................................ 85 Kivételezés (eladás) visszavételezése ..................................................................................... 86 8.3. Raktárközi átmozgatások..................................................................................................... 86
9.
Időszaki leltár............................................................................................................................ 89 9.1. Tételek lehúzása .................................................................................................................. 94 Manuális, vagy vonalkódolvasóval történő felvitel .................................................................... 95 Adatgyűjtővel történő felvitel ..................................................................................................... 95 Összefésülés............................................................................................................................. 96 9.2. A leltárban résztvevő raktárak és termékcsoportok kiválasztása ........................................ 98 9.3. Különbségi lista készítése.................................................................................................... 98 9.4. Leltár lezárása.................................................................................................................... 101
5
10. Szállítólevél és számla ........................................................................................................... 102 10.1.
Általános definíciók ........................................................................................................ 103
10.2.
Számlák listája ............................................................................................................... 104
Számla kiállítása ..................................................................................................................... 106 Félretett számla készítése ...................................................................................................... 112 Számla kiállítása, mentése ..................................................................................................... 112 Rontott számla stornózása...................................................................................................... 113 10.3.
Árajánlatok ..................................................................................................................... 113
Egyéb dokumentumok csatolása az árajánlathoz................................................................... 113 11. Partnerek ................................................................................................................................ 114 11.1.
Partnerek, partnercsoportok .......................................................................................... 114
Partnercsoportok ..................................................................................................................... 115 Partnerek................................................................................................................................. 115 11.2.
Kedvezmények, felárak ................................................................................................. 118
Kezdemények áttekintése ....................................................................................................... 118 12. Általános eszközök................................................................................................................. 121 12.1.
Mezők ............................................................................................................................ 121
12.2.
Frissítés ......................................................................................................................... 122
12.3.
Lista mentése................................................................................................................. 122
12.4.
Oszlopok elrendezése ................................................................................................... 123
12.5.
Szűrés és keresés ......................................................................................................... 124
12.6.
Ablak bezárása .............................................................................................................. 126
13. Adatgyűjtő eszközök használata ............................................................................................ 127 13.1.
Cipherlab CL 8000 adatgyűjtő használata..................................................................... 127
Első lépések – adatok feltöltése ............................................................................................. 127 Gyűjtő funkciók........................................................................................................................ 129 Gyűjtés .................................................................................................................................... 129 Gyűjtött tételek feltöltése a számítógépre............................................................................... 130 Ár és készlet ellenőrzés .......................................................................................................... 131 13.2.
Symbol, Motorola és Datalogic adatgyűjtők használata ................................................ 132
6
2. 2.1.
Telepítés Adatmentés – biztonsági mentés, vagy telepítés előtt
A szoftver az adatokat egy mappában tárolja, ezért kérjük, fokozottan ügyeljen arra, hogy az adatmentés megtörténjen, illetve az újratelepítés előtt az adatok mentésre kerüljenek. Az InnVoice rendszer adatbázisát az Eszközök -> Adatbázis mentés menüponttal lehet elmenteni. Az így végzett mentés egyetlen fájlt hoz létre, amit célszerű biztonságos helyen tárolni, illetve legalább havonta, vagy ha az adatok mennyisége úgy kívánja, akár gyakrabban is elkészíteni. Ha a szoftvert már nincs lehetősége elindítani az adatbázis mentés érdekében, akkor a következő mappát kell az adatmentés során menteni, majd újratelepítés közben (amikor a telepítő erre figyelmeztet, vagy első indítás előtt) visszaállítani.
Windows Vista és Windows 7
Adatbázis helye
C:\ Documents and Settings\ All Users\ Documents\ Dataflex-Hungary Kft\ InnVoicePro\
C:\ Users\ Public\ Documents\ Dataflex-Hungary Kft\ InnVoicePro\
mappa
mappa
Az Users mappa magyar operációs rendszer esetén Felhasználók néven jelenhet meg.
2.2.
Telepítés, telepítőcsomag használata
A telepítőcsomaghoz CD, vagy az Internetről letöltött formában juthat hozzá. A telepítéshez egyszerűen indítsa el a kapott telepítőcsomagot, a telepítő végigvezeti a legfontosabb lépéseken. Az adatbázist a telepítés után állítsuk vissza, a telepítés végéig ne foglalkozzunk vele. Mindenekelőtt indítsuk el a telepítőcsomagot (setup.exe), majd haladjunk végig a telepítő lépésein:
7
Tanulmányozza át a szoftver felhasználási szerződését, melyet a szoftver használatbavételével elfogadottnak tekintünk.
8
Adjuk meg a szoftver telepítési útvonalát (javasoljuk elfogadni a felajánlott útvonalat).
A következő lépésekhez kérjük válasszon:
A szoftvert alapvetően négyféle felhasználási formában lehetséges telepíteni: 1. Telepítés kizárólag egy munkaállomásra Az adatokat ugyanaz a számítógép tárolja, amin a szoftver is futni fog.
Ha így telepíti a szoftvert, haladjon tovább a 1.2 Telepítés kizárólag egy munkaállomásra fejezetre.
2. Telepítés egy központi adatkiszolgálóval, több munkaállomással Az adatokat a telephelyen egy kiválasztott központi adatkiszolgáló tárolja, és azon, illetve több munkaállomáson is fut a szoftver. Ebben az esetben az adatkiszolgálónak mindig be kell kapcsolva lennie, ha a többi számítógépen a szoftvert használni szeretnénk.
9
Ha így telepíti a szoftvert, haladjon tovább a 1.3 Telepítés egy központi adatkiszolgálóval, több munkaállomással fejezetre.
3. Telepítés több – fizikailag eltérő telephelyen Ez a felhasználási környezet nagyban hasonlít a 2. pontban leírtakhoz, azzal a különbséggel, hogy a fizikailag eltérő helyen lévő telephelyek között nem létezik, vagy nem állandó a hálózati kapcsolat, így a kerettel is jelölt telephelyek időszakos szinkronizációval maradnak szinkronban.
Ha így telepíti a szoftvert, haladjon tovább a 1.4 Telepítés több, fizikailag eltérő telephelyen fejezetre.
10
3.
Kiegészítő adatok 3.1.
Kiegészítő adatok
A kiegészítő adatok alatt találunk minden kiegészítő referenciadatot, illetve program beállítást, melyek feltétlen szükségesek a program használatához, illetve pontos működéséhez. Szoftverrendszerünket olyan alapbeállításokkal szállítjuk, hogy elméletileg nincs szükség a kiegészítő adatokban utólagos módosításokra.
Áfa kulcsok Itt bővíthetjük, illetve módosíthatjuk a programban értelmezett ÁFA kulcsokat.
Mennyiségegységek A termék, termékcsoport ablakokban a legördülő listákban használható mennyiségegységek törzse. Minden mennyiségegység kapcsán lehetőség van a mennyiségegységhez kapcsolódó tizedesjegyek számának beállítására is. Amennyiben egy termék adatlapján egy mennyiségegységet kiválasztunk, úgy a terméklistákban a termékhez kapcsolódó mennyiségek a megadott tizedesjegyekkel jelennek meg.
Megjegyzések A számlákon, szállítóleveleken, illetve egyéb dokumentumokon automatikusan megjelenő megjegyzések.
11
VTSZ/SZJ Általában használt VTSZ, SZJ számok, melyeket a termékcsoportok, termékek adatlapjainak szerkesztésekor is használhatunk a legördülő listákban.
Fizetési módok A programban használatos fizetési módok. Alapértelmezetten három fizetési módot vezettünk fel.
Devizanemek A programban az árakban, árcsoportokban használatos devizanemek, illetve devizanemekhez kapcsolódó tizedesjegyek, ami szerint az adott devizanemben megadott árak kerekítésre kerülnek.
Árcsoportok A program az eladási árak kapcsán korlátlan számú eladási árcsoportot tud nyilvántartani. A programot egyetlen árcsoporttal beállítva szállítjuk. Minden árcsoporthoz minden termék kapcsán meghatározhatunk egy-egy eladási árat, az eladások során mindig választhatunk, melyik árcsoport szerint értékesítünk. Az eladási árcsoportok tekintetében a következő jellemzőket állíthatjuk be: •
Árcsoport megnevezése (például: Kisker ár)
•
Devizanem – azaz az adott árcsoporthoz kapcsolódó devizanem
•
Az árcsoportban megadott ár bruttó árat jelent, vagy ÁFA-tól mentes árat, így számlázáskor, eladáskor még az általános forgalmi adóval kiegészítendő.
A terméklistában lehetőség van a termékek valamennyi árcsoportban értelmezett árának megjelenítésére, akár bruttó, akár nettó formában is. Az itt megadott bruttó-nettó jellemzőnek csupán az ár megadásakor van jelentősége.
Munkalapjellemzők Munkalapokon feltűntethető munkalapjellemzők.
Termékkód beállításai Itt választhatunk, hogy az EAN13 és EAN8-as típusú vonalkódok közül melyik kívánjuk használni. EAN13-as vonalkód használata olyan cégeknél javasolt, akik rendelkeznek az EAN hivatal által kibocsátott cégazonosítóval, vagy külföldre történő értékesítéssel is foglalkoznak. Amennyiben az
12
azonosítás nagyrészt csak belső azonosítást szolgál, úgy mindenképp javasoljuk az EAN8-as alapbeállítás használatát. A cikkszám hossza mezőben beállíthatjuk a használt, vagy automatikusan generált cikkszám hosszát, ehhez azonban meg kell becsülnünk a terméktörzsbe bekerülő termékek számát. Alapbeállításban a 4 karakter hosszú cikkszámot állítottuk be, ami pontosan 10 000 termék nyilvántartását teszi lehetővé (4 számjegyen 10 000 féle cikkszám generálható). Választhatunk továbbá, hogy a cikkszámok vezetésekor kívánjuk-e használni a felvezető nullákat (pl: 0012), vagy azok nélkül cikkszámozunk. Alapértelmezésben a felvezető nullák használata bekapcsolt állapotban van. A kiegészítő cikkszámok számának megadásával lehetőségünk van arra is, hogy egynél több cikkszámot használjunk a termékek azonosítására.
Kivételezés beállításai Beállíthatjuk a kivételezés során követett kivételezési metódust. Leltár korrekció esetében beállítható, hogy általában abszolút, vagy relatív korrekciót végünk, azaz az aktuális készletet adunk meg, vagy mindig csak a különbséget az aktuális készlet és a nyilvántartott készlet között. Ennek a beállításnak csak a leltár korrekció esetében van jelentősége, azonban ott is felülbírálható. Kivételezéseket engedélyezhetjük a rendelkezésre álló készleteken felül is, ez azonban esetenként negatív készletet is eredményezhet. Alapértelmezésben ez a beállítás bekapcsolt állapotban van. A negatív készlet kezelése hasznos lehet, mivel negatív készletek megjelenésével könnyebben előbukkannak az esetleges leltárbeli problémák, ilyenkor javasolt lehet egy leltár elvégzése. (lásd még: Leltár korrekció, illetve Adatgyűjtő eszköz) Figyelmeztetés a rendelkezésre álló készlet túllépésekor. Ennek a beállításkor akkor van igazán jelentősége, ha a negatív készlet kezelését nem engedélyeztük, így ha egy-egy kivételezés során túllépjük a rendelkezésre álló készletet, a program üzenetablakkal jelez. Tétel összesítő nyomtatásával bekapcsolhatjuk, hogy kivételezéskor tételösszesítő bizonylat is készüljön. (lásd még: Bizonylat nyomtató eszköz) Eladási ár folyamatos összegzése során a kivételezés ablakban az összegző ablak megjelenítésére is mód van, ekkor minden újabb tétel felvitelekor egy összegző részben összegződik az aktuális eladási összeg. Az összeggel kapcsolatos betűtípust, színeket is itt tudjuk beállítani. Az „aktuális havi lista” opció bekapcsolásával lehetőségünk van a listák kapcsán beállítani, hogy alapértelmezésben a program az aktuális napot, illetve az aktuális hónapot jelenítse meg. A beállításnak hatása van az „Előző”, illetve „Következő” nyomógombok működésére is.
Termékek alapbeállításai Készletkezelt jelölőnégyzet segítségével azt állíthatjuk be, hogy egy-egy új termék létrehozásakor azt automatikusan készletkezeltnek minősítjük. Új készletkezelt terméknél beállítható az automatikus cikkszám és EAN kód generálás. Új termék létrehozásakor automatikusan értelmezzük-e a fiókokat? Üres készletet 0-nak értelmezze-e a program? Üres készletnek értelmezzük azon készleteket, ahol még soha nem fordult elő készlet, míg 0 készletnek értelmezzük azon készletet, ahol már fordult elő készlet, de most épp nem áll rendelkezésre. Itt állítható be továbbá, hogy a 0 készlet megjelenjen-e 0ként a terméklistában, vagy pedig a 0-s rubrikák üresen maradjanak. Az átláthatóság szempontjából javasoljuk a 0-s készletek megjelenítésének tiltását.
13
4.
Termékcsoportok
A terméklista termékcsoportokba való bontásának számtalan értelme van. Ezek közül több is olyan szempontú csoportosítás lehet, amit csak az adott felhasználási körülmény határoz meg. A termékcsoportok kialakításakor összesen kettő, egymástól teljesen független csoportosítási szempontot is kialakíthatunk. Ezeket a későbbiekben „Elsődleges” és „Másodlagos” csoportosításnak nevezzük. Mindkét csoportosítás kialakításakor vegyük figyelembe a következő szempontokat, azaz figyeljünk arra, hogy a termékcsoportok használhatók legyenek az alábbiakra: •
Terméklista szűkebb megjelenítése, leszűrés o
Bizományosi jelentésekhez
•
Kimutatások, forgalmi jelentések, diagramok termékcsoportonkénti ábrázolása
•
Kedvezmények akciók definiálása csak egy-egy adott termékcsoportra
Hogy alakítsuk ki tehát a termékcsoportokat? Célszerű megoldás például az „Elsődleges csoportosítást” a terméktípusok csoportosítására, míg a „Másodlagos csoportosítást” a beszállítók, gyártók szerint kialakítani (különösen, ha rendszeres, bizományosi jelentést is kell leadnunk (lásd még: Tippek, trükkök fejezet))
4.1.
Termékcsoportlista felépítése A termékcsoportlista megnyitásához kattinsunk a bal oldali menüsáv Termékcsoportok menüpontjára. A termékcsoportok a bal oldali menüsáv Termékek menüjéből is karbantarthatók.
A menüpontra kattintva megnyílik a termékcsoportok karbantartására használható ablak.
14
Az ablak felépítése:
Eszköztár
Az eszköztáron a termékcsoportokkal kapcsolatos legfontosabb eszközöket találjuk. •
Új csoport – a nyomógomb hatására megnyílik az új termékcsoport felvitelére használható párbeszédablak
•
Módosítás – a nyomógomb hatására megjelenik az aktuálisan kijelölt termékcsoport adatlapja A termékcsoport kijelöléséhez csak kattintson egyszer a kívánt termékcsoportra.
•
Törlés – A kijelölt termékcsoport törlése
•
Forgalmi időszak – Amennyiben forgalmi adatok mezők is bekapcsolt állapotban vannak, akkor ezzel a nyomógombbal tudjuk a forgalmi adatok megjelenését szabályozni. A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a Error! Reference source not found..Error! Reference source not found. (Error! Bookmark not defined.. oldal) c. fejezetet.
•
Diagram – A kijelölt termékcsoport diagramon történő megjelenítése. A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a Error! Reference source not found..Error! Reference source not found. (Error! Bookmark not defined.. oldal) c. fejezetet.
•
Lista mentés – Az aktuálisan látható lista nyomtatása, vagy exportálása Microsoft Excel munkafüzetbe.
15
A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a 12.1 Lista mentése (121. oldal) c. fejezetet. •
Mezők – A lehetséges adatmezők láthatóságának ki-bekapcsolása.
•
Frissítés – A lista újbóli betöltése. Használatának csak hálózatos használatban, vagy akkor van jelentősége, ha az aktuálisan használt számítógép mellett más úton is történhetnek adatbázis változások.
•
Bezárás – Az ablak bezárása.
Fő és másodrendű csoportosítás A fő és másodrendű csoportok megjelenítése között válthatunk a választó gombokkal. A fő és másodrendű csoportok kialakításáról részletesebben az előző, 4.Termékcsoportok (13.oldal) c. fejezetben olvashat.
4.2.
Navigáció a termékcsoportlistában
A termékcsoportlista alapvetően kétféle nézetben jeleníthető meg, melyek között a listaablak felső részén lévő fülek segítségével válthatunk.
Lista nézet
16
Fastruktúra nézet
Lista nézet A lista nézetben alapvetően csak a legmagasabb szintű csoportokat láthatjuk. Ha egy-egy csoport alcsoportjait szeretnénk megnyitni, akkor a Windows intézőhöz hasonlóan duplán kell kattintanunk a csoport nevén. A csoportok előtt kis kék színű nyíl jelzi azt, ha a csoportnak vannak további alcsoportjai.
Az alcsoportban a .. (duplapont) jelre kattintva visszajuthatunk egy szinttel feljebb.
17
Az alcsoport alcsoportjai a fenti módon nyithatók meg.
Fastruktúra nézet A fastruktúra nézetben minden csoport egyszerre látható, a főcsoportok alatt az alcsoportok helyezkednek el a fastruktúrában. A + és – gombokkal az egyes csoportokat kibonthatjuk, összezárhatjuk. A fastruktúra nézetben a Lista mentés és a Mezők gombok nem használhatók. A fastruktúra megnyitása esetenként több időt vehet igénybe. A terméklistában is ugyanilyen fastruktúra elrendezésben jelennek meg a termékcsoportok.
4.3.
Termékcsoportok és termékek kapcsolata
Az elsődleges termékcsoportok minden adata öröklődik a későbbiekben a termékekre is, abban a pillanatban, ahogy az adott terméket besoroljuk a termékcsoportba. Amikor egy terméket egy termékcsoportba besorolunk, akkor a következő adatok öröklődnek: •
Alapértelmezett mennyiség
•
ÁFA kulcs
•
VTSZSZJ
•
Fiók tárolók
•
Jellemzők
•
Paraméterek
4.4.
Termékcsoportok alapvető adatai
Az új termékcsoport felvitelekor, illetve egy-egy létező módosításakor az alábbi adatlap jelenik meg:
18
A megjelenő párbeszédablakban a következő alapadatokat állíthatjuk be: •
Termékcsoport megnevezése – az az elnevezés, amivel a termékcsoportlistában, illetve a terméklistában a termékcsoport megjelenik.
•
Mennyiségegység – Válasszuk ki azt a mennyiségegységet, amelyet majd a későbbiekben, a termékcsoportba sorolt termékek is alapértelmezetten felvesznek. Amennyiben szükséges, már előre is felvehetjük a szükséges mennyiségegységeket, tizedesjegyeket a 3.Kiegészítő adatok (10. oldal) című fejezetben leírtak szerint.
•
Tizedesjegyek – A későbbiekben a termékcsoportba sorolt termékek mennyiségeit a program a megadott tizedesjegyek száma szerint kezeli.
•
Alapértelmezett mennyiség – Ha nem adunk meg eladáskor más mennyiséget, akkor ezt a mennyiség kerül automatikusan beemelésre.
•
ÁFA kulcs – a termékcsoportba sorolt termékek alapértelmezett ÁFA kulcsa
•
VTSZSZJ – a termékcsoportba sorolt termékek alapértelmezett VTSZSZJ száma
•
Tartalmazó termékcsoport – a termékcsoport, ami alá a termékcsoportot besorojuk
4.5.
Termékcsoportok szortiment kezelése Mik azok a fiók-tárolók? Egy-egy termék esetében akkor célszerű a szortiment felvitele a fiók tárolók fülön, ha a termék készlete további al-készletekre is bontható. Legegyszerűbb felhasználási példa a termékek konfekció méretei.
A fiók-tárolók használatát kizáró tényező, ha a termék fiók tárolónként árban, vagy egyéb alapadatban eltérnek. Ekkor külön cikkszámon kell felvinni a szortiment egyes elemeit.
A fiók-tárolók felviteléhez a termékcsoport adatlapján a Fiók tárolók fülön először jelöljük be az „A termékcsoportra fiók-tárolók értelmezése” jelölőnégyzetet, majd az Új tároló nyomógombbal vigyük fel a tárolókat.
19
Az „Új tároló” nyomógomb hatására megjelenő ablakban egyszerűen csak a fiók-tároló nevét vigyük fel, ami számot, betűt is tartalmazhat.
A tároló megnevezését a jobb oldalon a „Tároló címkéje” mezőben módosíthatjuk, illetve a „Tartalmazó tároló” megjelölésével a tárolókat egymás alá is sorolhatjuk. A tároló törléséhez kattintsunk a „Tároló megjelölése törlésre” gombra és mentéskor a tároló törölve lesz.
4.6.
Termékcsoportok egyéb jellemzői, a jellemzők Mik azok a jellemzők?
A termékek jellemzői olyan adatmezők, amelyek felvitelét a termék adatlapja beépített mezőkkel nem támogat, de szeretnénk, ha a terméklistában, illetve a termékek nyilvántartásában megjelennének. Ilyen jellemzők lehetnek például: termék színe, mintázata, stb. Fontos, hogy a jellemzők egy-egy terméken belül minden példányra vonatkoznak, azaz egy-egy termék esetében példányonként nem térhetnek el a jellemzők. Azaz például egy adott cikkszámú ing esetében, ha az ing „szín” jellemzője piros, akkor az minden bevételezett példányra vonatkozik, nincs lehetőség azt külön bevételezésenként módosítani. Minden jellemzőnek két összetevője van: •
Jellemző címke: azaz a jellemző megnevezése, amiről szó van (pl: „szín”).
•
Jellemző értéke: azaz a konkrét érték, ami a jellemzőhöz tartozik (pl: „piros”)
A termékcsoport adatlapján csak a jellemző címkéket tudjuk felvinni, a hozzájuk tartozó értékeket a termékek adatlapján tudjuk beállítani.
20
Vigyük fel tehát mindazokat a jellemzőket, melyek az adott termékcsoportba sorolt termékeknél fontosak lesznek.
A jellemzők felviteléhez a termékcsoport adatlapján a Jellemzők fülön az „Új” nyomógomb segítségével vihetünk fel új jellemző címkéket, melyekhez értékeket a konkrét termékek felvitelekor párosíthatunk.
Ha egy jellemző címkét módosítani szeretnénk, akkor azt a termékjellemző kijelölése után a „Módosítás” nyomógombbal tehetjük meg. A jellemző eltávolításához annak kijelölése után a „Törlés” gombot használhatjuk. A „Nyomtat” jelölőnégyzet bejelölésével azt jelezhetjük, hogy a dokumentumokon, melyeken a termék megjelenik, az adott jellemző nyomtatásra kerüljön-e, vagy sem.
4.7.
Termékcsoportok strukturálása
A termékcsoportok strukturálása során lehetőségünk van főcsoportok, illetve alá tartozó alcsoportok kialakítására is. Célszerű átgondolni a termékcsoportok struktúráját, azonban 2-3 szintnél több szintet nem érdemes kialakítani, mivel a túl aprólékos csoportosítás esetleg átláthatatlanná teszi a terméklistát. A terméklista szűrésekor a főcsoportokat, illetve az alsóbb szintű csoportokat kijelölve is fokozatosan szűrhetjük a terméklistát.
21
4.8.
Termékcsoportok paraméterei, a paraméterek Mik azok a paraméterek?
A paraméterek jelentősége elsősorban akkor van, amikor egy-egy termékmozgás, számla, vagy egyéb dokumentum tételei esetében kimondottan arra a tételre jellemző értéket szeretnénk a tételhez csatolni. Nagy különbség az előzőekben leírt jellemzőktől, hogy míg a termékjellemző egy-egy termék esetében állandó (pl: szín: piros), addig a paraméter csak kimondottan egy-egy termékmozgás (pl: bevételezés) tételére vonatkozik. Példák termékparaméterekre: •
Gyári szám – a gyári szám minden bevételezés esetén más és más, nem lehet előre rögzíteni a termékjellemzőkkel ellentétben.
•
Garancia határideje – ez is változó paraméter, hiszen csak a számla kiállításakor derül ki.
A paraméterek felvitelét a termékcsoport adatlapján a Paraméterek fülön végezhetjük el. Új paramétert a „Hozzáadás” nyomógombbal végezhetjük el, egy-egy kijelölt paramétert a „Módosítás” gombbal módosíthatunk.
4.9.
Termékcsoportok egyedi kedvezményei Mikor használjuk az itt beállított kedvezményeket? A termékcsoport adatlapján az itt leírt módon csak akkor célszerű beállítani a kedvezményeket, ha az adott kedvezmény egy-egy partner, vagy partnercsoport kapcsán állandó, időszaktól független. Továbbá nem célszerű ezt a módszert használni, ha egy adott százalékos kedvezmény nem csak egy, hanem több kedvezményre is érvényes.
Részletesebb kedvezményadási lehetőségekért tekintse át a 6. Kedvezmények, akció típusok című fejezetet. A termékcsoportokra jellemzően lehetőségünk van partnerekhez, partnercsoportokhoz olyan kedvezmények definiálására, mely csak az adott termékcsoportra lesz érvényes.
22
A termékcsoportra jellemző kedvezmények beállításához kattintsunk a termékcsoport adatlapján a bal oldalon a Termékcsoport kedvezmények menüpontra.
A megjelenő ablakban kattintsunk a nyomógombra, majd alul a szerkesztőlécen van lehetőségünk a következő paraméterek megadására: 1. partner, vagy partnercsoport kiválasztása, akire jellemző lesz a kedvezmény 2. adjuk meg az eladási ár oszlopban, hogy melyik árcsoportra legyen érvényes a kedvezmény 3. a kedvezmény, vagy felár oszlopban százalékban adjuk meg azt az értéket, amekkora a kedvezmény értéke lesz. 4. a kizárólagos oszlopban határozhatjuk meg, hogy az itt megadott kedvezmény kizárólagosan érvényesüljön, vagy megfelelő feltételek teljesülése esetén további kedvezmények is érvényesülhetnek. Az OK nyomógombbal fogadtathatjuk el a megadott kedvezmény adatsort. Amennyiben egy sort módosítani szeretnénk, akkor csak kattintsunk a kérdéses sorra, majd alul a szerkesztőlécen vigyük fel a módosított adatokat, majd ugyanúgy az OK nyomógombbal fogadjuk el a sort. Egy sor törlésére a
nyomógomb használatával van lehetőségünk.
A termékcsoportra érvényes kedvezményeket egy listában nyomtathatjuk is a segítségével.
nyomógomb
23
5.
Termékek
A termékek felvitele előtt célszerű a termékcsoportokat logikus felépítésben kialakítani, különösen akkor, ha jelentős mennyiségű terméket kívánunk a rendszerben kezelni, vagy több szempontból is szükséges később a termékek csoportokban történő áttekintése. A csoportosításhoz tekintse át a Termékcsoportok fejezetet.
5.1.
Terméklista felépítése A terméklista megnyitásához kattinsunk a bal oldali menüsáv Termékek menüpontjára. A menüpontra kattintva megnyílik a termékcsoportok karbantartására használható ablak.
Az ablak felépítését a következő oldalon találhatjuk.
Felső eszköztár
Az eszköztáron a termékcsoportokkal kapcsolatos legfontosabb eszközöket találjuk. •
Új termék – a nyomógomb hatására megnyílik az új termék felvitelére használható párbeszédablak
•
Módosít – a nyomógomb hatására megjelenik az aktuálisan kijelölt termék adatlapja A termék kijelöléséhez csak kattintson egyszer a kívánt termékre.
A Módosít nyomógomb melletti almenü további lehetőségeket kínál:
•
Aktivál – A kijelölt termék aktiválása. Hatása megegyezik azzal, mintha a termék adatlapján a terméket újra aktívvá tennénk.
•
Inaktivál – A kijelölt termék inaktiválása. Hatása megegyezik azzal, mintha a termék adatlapján a terméket inaktívvá tennénk.
Az aktív, inaktív termékek közötti különbséget tekintse át a termékek adatlapjáról írt fejezetben. •
Törlés – A kijelölt termékek törlése.
24
Ha a kijelölt termék már korábban szerepelt termékmozgásokon, számlákon, vagy egyéb dokumentumokon, akkor a termék törlése nem lehetséges, az automatikusan inaktiválásra kerül.
•
Másolás – A nyomógomb használatával az éppen kijelölt termék lemásolható. A másolás funkció használatával gyakorlatilag ugyanaz történik, mintha egy teljesen új terméket hoznánk létre, csupán az új termék adatlapja már ki van töltve a kijelölt termék adataival.
Célszerű használni, ha egy termék bizonyos jellemző alapján több változatban is létezik és nem akarjuk üres adatlap használatával felvinni a változatokat. •
Összevonás – Az összevonás funkció használatával több termék összevonható egy termékbe. Az összevonás forrása egy, vagy több termék lehet, a célja pedig egyetlen termék. Az összevonás során az összevonásban résztvevő termékek készlete átadódik az összevonás céljaként megadott termék készletébe. Az összevonás funkciót részletesen a következő fejezetben olvashatja.
•
Készlet – Az aktuálisan látható terméklistában bekapcsolt raktárkészlet mezők esetében beállítható, hogy az aktuális készlet helyett melyik készletinformáció jelenjen meg. A funkciót részletesen a következő fejezetben olvashatja.
•
Forgalmi időszak – Amennyiben forgalmi adatok mezők is bekapcsolt állapotban vannak, akkor ezzel a nyomógombbal tudjuk a forgalmi adatok megjelenését szabályozni. A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a Error! Reference source not found..Error! Reference source not found. (Error! Bookmark not defined.. oldal) c. fejezetet.
•
Diagram – A kijelölt termékcsoport diagramon történő megjelenítése. A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a Error! Reference source not found..Error! Reference source not found. (Error! Bookmark not defined.. oldal) c. fejezetet.
•
Lista mentés – Az aktuálisan látható lista nyomtatása, vagy exportálása Microsoft Excel munkafüzetbe. A nyomógomb működése itt nem kerül részletezésre, részletekért tekintse meg a 12.1 Lista mentése (121. oldal) c. fejezetet.
•
Mezők – A lehetséges adatmezők láthatóságának ki-bekapcsolása.
•
Gyűjtés – Gyűjtés funkció. A funkciót részletesen a következő fejezetben olvashatja.
25
•
Frissítés – A lista újbóli betöltése. Használatának csak hálózatos használatban, vagy akkor van jelentősége, ha az aktuálisan használt számítógép mellett más úton is történhetnek adatbázis változások.
•
Bezárás – Az ablak bezárása.
Felső eszköztár Kijelölt termék Látható mezők
Termékcsoportok
Jobb oldali eszköztár
Másodlagos csoportok Raktár készletszűrés Partner készletszűrés
27
Egy-egy új termék felvitele, módosítás, vagy termék másolás során a megjelenő termék adatlap kitöltése szükséges. A következő fejezetek a termék adatlapjának felépítését tartalmazzák.
5.2.
Termékek alapvető adatai
A termék adatlap első lapja a termék alapvető adatait tartalmazza.
•
Termék, szolgáltatás megnevezése – a megnevezés, amely a dokumentumokon és a terméklistában is megjelenik.
•
Termékcsoport – az elsődleges és másodlagos termékcsoport, amibe a termék tartozik. Az elsődleges termékcsoportba soroláskor a termékcsoport bizonyos adatai öröklődnek. További információért lapozzon a 3.3 Termékcsoportok és termékek kapcsolata fejezetre.
•
EAN – a termék vonalkódja, mely lehet a gyártó által adott, vagy a program által generált vonalkód. A vonalkód automatikus generálásáról a Kiegészítő adatok fejezetben olvashat.
•
Cikkszám – a termék elsődleges cikkszáma. A cikkszámok tartalmazhatnak számot, betűt is, illetve használhatunk saját cikkszámot, vagy a programra is hagyatkozhatunk, amennyiben elfogadjuk az automatikus, folyamatosan növekvő cikkszámok használatát. A cikkszámok automatikus generálásáról a Kiegészítő adatok fejezetben olvashat.
•
További cikkszámok – a termék további cikkszámai, összesen legfeljebb 10 cikkszámot tárolhatunk minden termékhez. A további cikkszámok esetében a program nem tud automatikus cikkszámokat generálni. Ezek a cikkszámok is számokat, betűket is tartalmazhatnak. A további cikkszámok számáról a Kiegészítő adatok fejezetben olvashat.
•
VTSZSZJ – a termék, vagy szolgáltatás VTSZ/SZJ száma.
•
ÁFA kulcs – a termék, vagy szolgáltatás alapértelmezett ÁFA kulcsa, mely számlázáskor és bevételezéskor is módosítható.
28
•
Mennyiségegység – a termék, vagy szolgáltatás mennyiségegysége, melyet szabadon beírhat, vagy választhat a már felvett mennyiségegységek közül. A mennyiségegységek felviteléről a Kiegészítő adatok fejezetben olvashat. A mennyiségegység mellett található tizedesjegy mező tartalmazza a termék mennyiségének megjelenítendő tizedesjegyeinek számát (ha a termék mennyisége csak egész szám lehet, akkor itt használjunk 0-t). A tizedesjegyek pontos megadásának eladáskor és bevételezéskor is jelentősége van, ugyanis a program csak a megadott tizedesjegyek szerinti mennyiség megadását engedélyezi, ellenkező esetben hibaüzenetet kapunk.
Bevételezéskor kapott hibaüzenet •
Másodlagos mennyiségegység – a termék, vagy szolgáltatás másodlagos mennyiségegysége. A tizedesjegyekre az előzőekben leírtak érvényesek. A másodlagos mennyiségek használatának egyelőre nincs jelentősége.
5.3.
Termékek azonosítói Hogyan használjuk a termék azonosítóit? A termékek azonosításához alapvetően legalább három azonosítót használhatunk: •
Vonalkód (EAN)
•
Belső cikkszám (Cikkszám), további cikkszámok
Egy-egy új termék esetében a megfelelő beállítás mellett az EAN mezőben automatikusan generál a program vonalkódot, de ha a gyártó biztosít vonalkódot, akkor a vonalkódot az EAN mezőbe húzzuk le, felülírva az esetlegesen már ott lévő értéket. A gyári vonalkódok ugyanúgy reprodukálhatók, azaz ugyanúgy újra kinyomtathatók akár a saját megtervezett címkékre is. További részletekért lapozzon az 5. Termékcímke nyomtatás fejezetre.
29
A belső cikkszámot (Cikkszám mező) célszerű meghagyni, ahogy a program generálta, a beszállítói, illetve további saját cikkszámokat pedig soroljuk fel a további cikkszámok mezőben. A módszer használatával tehát mind eladáskor, mind bevételezéskor a vonalkód, valamint valamennyi cikkszám használatával lehetőségünk van a terméket kiválasztani.
5.4.
Eladási, beszerzési és egyéb árak
A termékhez alapadatainak felvitele után többféle árat tudunk felvinni a beszerzési és eladási árak tekintetében is. Az árak felviteléhez kattintsunk termék adatlapjának bal oldalán található Árak, árcsoportok menüpontra, melynek hatására megjelenik a termék árainak felvitelére használható ablak:
30
Az adatlapon az alsó szekcióban vihetők fel a termék eladási árai. Az eladási árkategóriák szabadon bővíthetők. További részletekért lapozzon a 2. Kiegészítő adatok fejezethez, ahol az eladási árak nettó, vagy bruttó jellege is meghatározható. Az egyes eladási árcsoportok szabadon elnevezhetők és mindegyike szabadon társítható a partnerekhez is. Az eladási árakon túl a következő árak is meghatározhatók: •
Alapértelmezett beszerzési ár – a termék alapértelmezett nettó beszerzési ára az egységben megadott mezőnek megfelelő mennyiségre vonatkozóan. Az alapértelmezett beszerzési ár a bevételezéskor átírható.
•
Utolsó nettó beszerzési ár – az utoljára használt beszerzési ár.
•
Elszámoló ár – elszámoló ár. A szoftver jelenlegi verziójában ez az ár nem vesz részt egyéb számításban, felhasználási jelentősége nincs.
A jobb oldali szorzó információ szekcióban segédtáblázatot állíthat össze, melynek segítségével négy szorzó megadásával különböző árrések számítására is lehetősége van. A segédtáblázatnak csak információnyújtásban van jelentősége, az ott számolt értékek sehol sem kerülnek felhasználásra. Célszerű felhasználási módja lehet például, hogy az ott kiszámolt értékeket manuális felvitellel az eladási árak mezőkben visszük fel. (pl: 20% árréssel dolgozunk, a beszerzési ár 120%-a 1250 Ft, akkor a termék eladási ár mezők egyikében 1190 Ft-ot adunk meg, így közelítjük az árrést és vonzóbb eladási árat is megadunk). Az egyes eladási árak között automatikus árképzési szabályokat (százalékos összefüggéseket) definiálhatunk, melyekről a 2. Kiegészítő adatok fejezetben olvashat. Az eladási árak mindegyike alapvetően csak nettó, vagy csak bruttó formában vihető fel a termék adatlapjára. Az eladási árakat a terméklistában a Mezők gombbal tudja bekapcsolni, ahol már akár nettó, akár bruttó formában is megjelenítheti azokat. További információért lapozzon a 4.9 További műveletek a terméklistából fejezet, Adatmezők használata a terméklista oszlopban.
5.5.
Termékek egyéb jellemzői Mik azok a jellemzők?
31
A termékek jellemzői olyan adatmezők, amelyek felvitelét a termék adatlapja beépített mezőkkel nem támogat, de szeretnénk, ha a terméklistában, illetve a termékek nyilvántartásában megjelennének. Ilyen jellemzők lehetnek például: termék színe, mintázata, stb. Fontos, hogy a jellemzők egy-egy terméken belül minden példányra vonatkoznak, azaz egy-egy termék esetében példányonként nem térhetnek el a jellemzők. Azaz például egy adott cikkszámú ing esetében, ha az ing „szín” jellemzője piros, akkor az minden bevételezett példányra vonatkozik, nincs lehetőség azt külön bevételezésenként módosítani. Minden jellemzőnek két összetevője van: •
Jellemző címke: azaz a jellemző megnevezése, amiről szó van (pl: „szín”).
•
Jellemző értéke: azaz a konkrét érték, ami a jellemzőhöz tartozik (pl: „piros”)
A termékjellemzők felviteléhez a termék adatlapján kattintsunk a Jellemzők fülre. Amennyiben termékcsoportba is besoroltuk a terméket, akkor itt már szerepelnek azok a jellemzők, melyek a termékcsoportnál felvitelre kerültek.
Egy új jellemző felviteléhez kattintsunk az Új nyomógombra, aminek hatására megjelenik az új jellemző felviteléhez használható programablak.
A címke mezőben adjuk meg a termék jellemző nevét, az érték mezőben az értékét.
32
A program a termékjellemző értéke mezőben automatikus kiegészítéssel segíti felvinni az új jellemzőket, azaz elegendő a kezdőbetűket leütni. Amennyiben a Nyomtatás jelölőnégyzetet is bejelöljük, akkor a jellemző a nyomtatott dokumentumokon is megjelenik. A termékjellemzők mindegyike bekapcsolható a terméklistában is adatoszlopként. További információért lapozzon a 4.9 További termék műveletek a terméklistából, Adatmezők használata a terméklista oszlopaiban fejezethez.
5.6.
Termékek paraméterei Mik azok a paraméterek?
A paraméterek jelentősége elsősorban akkor van, amikor egy-egy termékmozgás, számla, vagy egyéb dokumentum tételei esetében kimondottan arra a tételre jellemző értéket szeretnénk a tételhez csatolni. Nagy különbség az előzőekben leírt jellemzőktől, hogy míg a termékjellemző egy-egy termék esetében állandó (pl: szín: piros), addig a paraméter csak kimondottan egy-egy termékmozgás (pl: bevételezés) tételére vonatkozik. A termék paraméterei a konkrét számla, vagy egyéb dokumentum, termékmozgás felvitelekor kerül bekérésre. Az elsődleges termékcsoportba soroláskor a paraméterek automatikusan öröklődnek. Példák termékparaméterekre: •
Gyári szám – a gyári szám minden bevételezés esetén más és más, nem lehet előre rögzíteni a termékjellemzőkkel ellentétben.
•
Garancia határideje – ez is változó paraméter, hiszen csak a számla kiállításakor derül ki.
33
A paraméterek felvitelét a termékcsoport adatlapján a Megjegyzések fülön végezhetjük el. Új paramétert a „Hozzáadás” nyomógombbal végezhetjük el, egy-egy kijelölt paramétert a „Módosítás” gombbal módosíthatunk.
A termék paraméterei a terméklistában jelen verzióban nem jeleníthetők meg, csak a konkrét dokumentumokban jelennek meg, illetve forgalmi listákban bekapcsolhatók.
5.7.
Termékek szortiment kezelése Mik azok a fiók-tárolók? Egy-egy termék esetében akkor célszerű a szortiment felvitele a fiók tárolók fülön, ha a termék készlete további al-készletekre is bontható. Legegyszerűbb felhasználási példa a termékek konfekció méretei.
A fiók-tárolók használatát kizáró tényező, ha a termék fiók tárolónként árban, vagy egyéb alapadatban eltérnek. Ekkor külön cikkszámon kell felvinni a szortiment egyes elemeit. Az elsődleges termékcsoportba soroláskor a paraméterek automatikusan öröklődnek. A fiók-tárolók felviteléhez a termék adatlapján a Fiók tárolók fülön először jelöljük be az „A termékre fiók-tárolók értelmezése” jelölőnégyzetet, majd az Új tároló nyomógombbal vigyük fel a tárolókat.
34
Amennyiben automatikus EAN kód generálás van bekapcsolva, úgy a fiók tárolók automatikusan saját EAN kódot is kapnak, így méretenként eltérő címke nyomtatható. Amennyiben a gyártó az adott szortimentet ellátta vonalkóddal, akkor ezen a lapon az EAN mezőben adjuk meg azt az EAN kódot, amit a gyártó adott.
5.8.
Termék változatok Mik azok a termékváltozatok? Egy-egy terméket akkor tekintünk több változatban is létezőnek, ha bizonyos termék jellemzők alapján több változatban is előfordul. Például: egy adott márkájú kontaktlencse létezik 10 dioptribában, 5 átmérőben és 3 színben, azaz 10 x 5 x 3 = 150 változat.
A termékváltozatok használata helyett fiók tárolókat (szortiment) akkor célszerű használni, ha a változatgyűjtemény kis elemszámú és csak egy jellemzőben változik. Annak elkerülése érdekében, hogy egy terméket 150 adatlap kitöltésével kelljen felvinni, célszerű használni a termékváltozatokat, egyszerűen a változó adatok megjelölésével. Egy változatokkal rendelkező termék felvitelének lépései: 1. Töltsük ki az első termék adatlapját, vigyük fel a termék jellemzők közé azokat a jellemzőket érték nélkül, amikben a termék változatokat generál:
35
2. Kattintsunk az utolsó Változatok fülre, majd adjuk meg a változó adatokat.
36
A megjelenő ablakban soroljuk fel a nagy szövegdobozban a jellemző által felvehető értékeket, vagy állítsuk be az intervallumot, ha a jellemző csak szám adatokat tartalmaz:
37
-12-től 12-ig 0.5 léptékkel terjedő minta
Miután a jellemző változatait felvittük, kattintsunk az OK gombra, majd folytassuk a következő jellemző felvitelével
38
Négyféle minta megadása a szín mezőbe, ügyelve arra, hogy egy sor csak egy értéket tartalmazzon Miután minden jellemzőt felvittünk, a termék adatlapján láthatjuk az egyes jellemzők által felvehető értékeket:
39
Ha most a termék adatlapját elfogadjuk, akkor a változatok elemszámának szorzatának megfelelő termék jön létre.
Ha az Igen gombra kattintunk, a terméklista a termékek létrejönnek, automatikusan generált cikkszámokkal és vonalkódokkal. A változatok létrehozása több időt is igénybe vehet a termékek számától függően. A későbbiekben ha a létrehozott változaton belül bármely termék nevét, árait, vagy alapvető adatait módosítjuk, az érvényesül a változat további elemeire is. A terméklista átláthatóságának és a változatokban való egyszerűbb keresés biztosítására lapozzon a 4.9 További termék műveletek a terméklistából fejezetre.
5.9.
További termék műveletek a terméklistából
40
Adatmezők használata a terméklista oszlopaiban A terméklistában a lehetséges mezőket a Mezők gombbal tudja kiválasztani és bekapcsolni a listába. Célszerű azokat a mezőket bekapcsolnia, amelyeket a listában látni szeretne, vagy nyomtatni, excel listába exportálni kíván. A Mezők gomb használatával a következő ablak jelenik meg:
A terméklistában a lehetséges adatmezőket a következő csoportokba soroljuk: •
Termék alapadatok mezői – azok az adatmezők, melyek a termékekről a legalapvetőbb információkat tartalmazzák.
•
Kiegészítő cikkszámok – amennyiben Ön egy, vagy több kiegészítő cikkszámot is használ, itt kapcsolhatja be azok láthatóságát. A kiegészítő cikkszámokról részletesen a következő fejezetben olvashatja.
•
Raktárak készletei – itt kapcsolhatók a termékekhez kapcsolódó készletek oszlopai is o
Raktárak készletei – a raktárakban elérhető készletek
o
Rendelendő – a raktárakban nyilvántartott kritikus minimum értékhez szükséges készletek megjelenítése A kritikus minimum értékekről részletesen a következő fejezetben olvashat.
•
Termék jellemzők – a termékek egyedi jellemzői A termék jellemzőkről részletesen a következő fejezetben olvashat.
41
•
Árak – a termékekhez nyilvántartott nettó és bruttó árak. A termék adatlapján az árcsoportoktól függően csak a nettó, vagy csak a bruttó ár adható meg, a program automatikusan átszámolja az ár nettó, vagy bruttó párját. A termék árairól és az árcsoportokról részletesen a következő fejezetben olvashat.
Mezők testreszabása Miután az előzőekben ismertetett ablakban beállította a látni kívánt mezőket, a lista automatikusan frissül a bekapcsolt mezőknek megfelelően. Az oszlopok tetszőlegesen átméretezhetők, ehhez a mezőt határoló elválasztóra vigyük az egeret, majd amikor megjelenik az átméretező egérkurzor, majd a bal egérgomb nyomvatartása mellett méretezhető az oszlop.
Az oszlopok tetszőlegesen átrendezhetők, ehhez az oszlop fejlécére kattintva, a bal egérgomb nyomvatartása mellett az oszlopok sorrendje tetszőlegesen átrendezhető.
Az elrendezés automatikusan mentődik, ahogy az ablakot bezárjuk, így az elrendezés és méret újbóli beállítása nem szükséges.
A terméklistában többféle listaelrendezést is használhatunk, így lehetőségünk nyílik például árlisták, készletlisták, egyéb listák összeállítására is, mely elrendezéseket később egy kattintással előhívhatunk. Az alap elrendezés mentődik a bezáráskor, egyéb elrendezések mentéséhez kattintsunk a Mezők gomb melletti legördülő nyílra, majd a megjelenő menüből válasszuk ki az Elrendezés mentése menüpontot, majd a megjelenő ablakban szabadon elnevezhetjük az elrendezést.
42
Miután az elrendezést elmentettük, az automatikusan megjelenik a Mezők gomb melletti legördülő menüben is, arra kattintva egyből aktiválhatjuk az elrendezést is.
A listában tetszőleges adatmező szerint rendezhetünk, a rendezéshez csak kattintsunk a rendezni kívánt oszlop fejlécére.
Szűrés és keresés a terméklistában A megjelenő listában a szűrés egyik legegyszerűbb módja, a terméklista feletti két mező használata:
A megnevezés mezőt kitöltve a program kis idő után azonnal csak azokat a termékeket jeleníti meg, melyek nevében előfordul a fent megadott keresőkifejezés. A cikkszám, azonosító mezőben értéket megadva, majd Entert ütve, a program az adott cikkszámmal, vagy vonalkóddal rendelkező termék sorára ugrik. Amennyiben a cikkszám, vagy vonalkód nem felismerhető, nincs hozzá tartozó termék, úgy a következő üzenet jelenik meg.
A mezők szerinti szűréshez a megfelelő mező fejlécének jobb oldalán található
ikonra.
43
A nyílra kattintva legördül a választéklista, ahonnan konkrét értéket kiválasztva szűrhetünk egy-egy értékre. A szűrés hatására csak azok a sorok jelennek meg, melyekben az adott mező pontosan a kiválasztott értékkel egyezik meg. Egyéni szűrésekre is lehetőségünk van, melynek során intervallumokat, vagy egyéb relációkat is használhatunk, ehhez az előbbi listában kattintsunk az (egyéni…) elemre a listában, melynek hatására megjelenik az egyéni szűrésekre használható párbeszédablak:
A legördülő listában a következő relációk használhatók: •
egyenlő – szövegmező esetében a megadott szövegrészletet (pl: Lego) tartalmazzák a szűrendő sorok, számok esetében pontos egyezés szükséges
•
kisebb, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint előbbre helyezkedik el, számok esetében, kisebb, mint a megadott szám
•
nagyobb, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint hátrébb helyezkedik el, számok esetében, nagyobb, mint a megadott szám
•
pontosan – szövegmező esetében pontos egyezőségre szűrés, számok esetén megegyezik az „egyenlő” részben leírtakkal
•
kisebb, vagy egyenlő, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint előbbre helyezkedik el, vagy a megadott szöveggel azonos, számok esetében, kisebb, vagy egyenlő, mint a megadott szám
•
nagyobb, vagy egyenlő, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint hátrébb helyezkedik el, vagy a megadott szöveggel azonos, számok esetében, nagyobb, vagy egyenlő, mint a megadott szám
Ha egyszerre több feltételt szeretne érvényesíteni, akkor kattintson a nyomógombra, aminek hatására további sorok jelennek meg, ahol további feltételek is megadhatók. Fontos, hogy az ilyen jellegű szűrés során minden megadott feltételeknek egyszerre kell teljesülnie.
44
Az általános kereső eszköz használatához használja a Szerkesztés menü / Keresés menüpontot, vagy a CTRL+F billentyűkombinációt.
Összevonás Az összevonás funkcióra leginkább akkor van szükség, ha egy termék téves adatfelvitel okán több termékként került felvitelre és a termékmozgások során a több termék készlete részleteiben tartalmazza a termék összkészletét. Az összevonás funkció használatával több tévesen felkerült termék vonható össze egy termék adatlapjára. Az összevonás funkció során az összevonás forrásaként megjelölt termékek törlődnek, vagy inaktíválódnak és csak a forrás termékek készletei kerülnek összegezve az új termék készlet információjába. Az összevonás funkció használatához jelöljünk ki egy, vagy több terméket, amik hibásan kerültek felvitelre. Ne jelöljük ki azt a terméket, amely a célját fogja képviselni az összevonásnak.
Hogy jelöljünk ki egyszerre több terméket? Több termék kijelölése a Windows intézőben megszokottakhoz hasonlít. A listában egymást követő termékek kijelöléséhez kattintsunk a kijelölés első elemére, majd a SHIFT nyomógomb lenyomása mellett kattintsunk az utolsó elemre. Ekkor a kijelölt elemek kék színnel kiemelésre kerülnek. Nem egymást követő termékek kijelöléséhez a CTRL billentyű nyomva tartása mellett kattintsunk a kijelölés elemeire egyenként. A kijelölt elemek szintén kék színnel kerülnek kiemelésre.
45
46
Miután kijelöltük az összevonásban résztvevő termékeket, kattintsunk a felső eszköztáron az Összevonás nyomógombra.
A megjelenő ablak felső részében megjelennek az összevonásra várakozó termékek. Ezt követően még alul válasszuk ki azt az egy terméket, ami az összevonás célját képviseli.
47
Az OK nyomógomb hatására az összevonás megtörténik, az összevonásra kerülő termékek inaktiválásra kerülnek, a készleteik a cél termékben összegződnek.
Forgalmi kimutatás oszlopok használata Milyen forgalmi adatok jeleníthetők meg a terméklistában? A terméklistában alapvetően négy forgalmi kimutatáshoz kapcsolódó oszlop jeleníthető meg: •
Bevételezés összesen – a forgalmi időszakban bevételezett darabszám
•
Kivételezés összesen – a forgalmi időszakban kivételezett darabszám
•
Bevételezés utolsó – az utolsó bevételezés dátuma
•
Kivételezés utolsó – az utolsó eladás dátuma
Mind a négy forgalmi adat mezőt a felső eszköztár Mezők gombjával kapcsolhatja be.
A forgalmi kimutatás mezők bekapcsolását követően a program csak a mai napi forgalmi adatokat jeleníti meg. Amennyiben egyéb időszakra vagyunk kíváncsiak, kattintsunk a felső eszköztár Forg. Időszak nyomógombjára, aminek hatására megjelenő felületen raktárak és időszak szerint is szélesíthetjük, szűkíthetjük a megjelenő adatok érvényességi körét.
48
A forgalmi kimutatásokkal kapcsolatos további lehetőségekért lapozzon a 7. Forgalmi kimutatások fejezetre.
Gyűjtés funkció (komissiózás) Mire használható a gyűjtés funkció? A gyűjtés, komissiózás során a raktárban tárolt áruválasztékból, az egyes vevői megrendeléseknek, vagy egyéb dokumentumok számára biztosítandó tétel és mennyiségválasztéknak megfelelő összetételű és mennyiségű áruválaszték kerül összeállításra. A gyűjtés funkció gyakorlatilag a teljes terméklistából tetszőleges módon kiválasztott és összeállított mennyiséggyűjtemény állítható össze. Milyen lehetőségeink vannak a gyűjtött mennyiségekkel? •
Küldés számlára, bevételezésre, átmozgatásra, bármelyik típusú termékmozgásra
•
Gyűjtött lista nyomtatása, excel exportálás, ezáltal vevői megrendelések szabad összeállítása
•
Vevői készlet bizonyos részének kiszámlázása
•
stb.
Használhatjuk a gyűjtés funkciót például a teljes terméklistából vevői megrendelések, beszerzési listák, stb szabad összeállítására. A gyűjtés funkció bekapcsolásához kattintsunk a fenti eszköztáron a Gyűjtés nyomógombra, majd jelöljük be a Gyűjtés funkció menüpontot.
A bekapcsolás után egyből megjelenik a terméklistában legutolsó oszlopként a Gyűjtött mennyiség oszlop.
49
A Gyűjtött mennyiség oszlopban tetszőleges mennyiség megadható, amit egyszerűen a sorra kattintva, majd a mennyiség begépelésével elvégezhetünk.
A gyűjtött mennyiségek nem törlődnek automatikusan, a program újraindítása után is megmaradnak! A törléshez kattintson a Gyűjtés gombra, majd válassza a Gyűjtés nullázása… menüpontot.
A gyűjtött mennyiségeket mobil adatgyűjtő használatával is feltölthetjük a Beolvasás adatgyűjtőről… menüpont használatával. Az adatgyűjtővel való feltöltéshez lapozzon a 11. Adatgyűjtő eszközök használata fejezethez.
Miután a gyűjtött mennyiségeket felvitte, azokat lehetősége van több típusú termékmozgásba, vagy számára küldeni. A küldéshez kattintson a Gyűjtés nyomógomb hatására megjelenő menüben a Küldés almenüre, majd válasszuk ki a megfelelő menüpontot a küldés céljaként.
A küldés céljaként megjelölt dokumentumokról többet a megfelelő fejezetekben tudhat meg.
50
Változatok megjelenítése Egy-egy termék változatai szerint akár több száz változatban is létezhet, a terméklistában a
változatok mindegyike megjelenik:
A terméklistába célszerű azokat a termékjellemzőket is bekapcsolnunk, amik szerint a változatok különböznek. Ezt a mezők gombbal, majd a jellemzők kiválasztásával tehetjük meg.
51
52
A termékjellemzők közötti kereséshez, szűréshez lapozzon a Szűrés és keresés a terméklistában fejezethez. Annak érdekében, hogy a változatok átláthatóbban is megjeleníthetők legyenek, a jobb oldali eszköztáron használhatjuk a Változatok nyomógombot. A nyomógomb hatására mappaszerűen megjelennek a változatba sorolt termékek, majd dupla kattintással léphetünk a változatgyűjtőbe.
Készletérték számítása A készletérték kiszámításának alapvetően ötféle lehetősége van: •
Alapértelmezett beszerzési ár és mennyiség szorzata – a termék adatlapján megadott alapértelmezett beszerzési ár és az aktuális mennyiség szorzata
•
Utolsó beszerzési ár és mennyiség szorzata – a termék adatlapján nyilvántartott utolsó beszerzési ár és az aktuális mennyiség szorzata
•
Elszámoló ár és mennyiség szorzata – a termék adatlapján megadott elszámoló ár és az aktuális mennyiség szorzata
•
Beszerzéskor megadott beszerzési ár és beszerzésenkénti mennyiség szorzata
•
Kiválasztott árcsoport és mennyiség szorzata – egy kiválasztott árcsoportban nyilvántartott ár és az aktuális mennyiség szorzata
A fenti négy beállítás közül választhatunk, a készletértékeket a terméklistában is megjeleníthetjük. A megfelelő számítási mód kiválasztásához kattintsunk a jobb oldali eszköztár Készletérték nyomógombjára.
53
Ugyanebben az ablakban egyből meg is tekinthetjük termékcsoportonként a készletérték összesen értékét, ha a Készletérték összesen fülre kattintunk. A számítás esetleg több időt is igénybe vehet, az értéket az ablak bal alsó sarkában láthatjuk. A készletérték számításban résztvevő termékcsoportokat és raktárakat szűkíthetjük, ha a megfelelő raktárakat és termékcsoportokat megjelöljük.
54
A készletértékkel kapcsolatos adatmezőket a terméklistában is megjeleníthetjük, ha a fenti eszköztár Mezők gombjával bekapcsoljuk a megfelelő adatmezőket. A készletértékhez kapcsolódó bekapcsolható adatmezők: •
Készletérték – a készletérték - előzőekben bemutatott módon beállított módszerrel – számított értéke az összes készlet tekintetében
•
Készletérték a kiválasztott helyen – a készletérték, de csak a terméklista bal oldalán található Raktárak alatt kiválasztott bejegyzés alatt nyilvántartott készlet tekintetében
Részletes termékadatok megjelenítése Néhány termékadatot nem célszerű a Mezők gombbal oszlopként bekapcsolni, mivel azok a terméklista alatti részben is áttekinthetők. Ilyen adatok a készletinformációk, illetve a termék lehetséges méretei (fiók tárolók), melyek egyébként oszlopmezőként is bekapcsolhatók. Miután kijelöltünk egy terméket, győződjünk meg arról, hogy a terméklista jobb oldalán az Adatok nyomógomb benyomott állapotban van-e. Amennyiben a nyomógomb aktív, a terméklista alatt megjelennek a termék részletes adatai, a készlet és fiók tároló információk (ha került a termék kapcsán felvitelre).
55
Készletinformációk megjelenítése a terméklistában Ebben a részben olyan információk kerülnek leírásra, melyek segítségével készletinformációk kapcsolhatók be a terméklistába oszlopként, az előzőekben tárgyalt Mezők nyomógomb használatával.
56
Minden itt leírt mező bekapcsolása után érvényesek rá az Adatmezők használata a terméklista oszlopokban / Mezők testreszabása fejezetben leírtak. A készletinformációk típusai: Készlet mező
Magyarázat
Szekció
Bekapcsolandó adatoszlop
Aktuális mennyiségek Összmennyiség
Raktártól független összmennyiség
Bal felső
Mennyiség készleten
Mennyiség egy adott raktárban
Egy adott raktárban nyilvántartott mennyiség
Bal alsó, „Minden raktár” alatti szekció
A raktár nevével jelzett mező
Összmennyiség ahol éppen állok
A terméklista bal oldalán alul a „Raktárak” alatt kiválasztott raktár készlete
Bal felső
Mennyiség kiválasztott helyen
ott,
a
Kritikus mennyiségek Kritikus minimum raktártól független
Raktártól független kritikus minimum érték
Bal felső
Kritikus minimum érték
Egy
Bal
adott
raktárban
alsó,
Kritikus minimum (raktárfüggetlen) „Minden
A raktár nevével jelzett
57
egy adott raktárban
nyilvántartott
raktár” alatti szekció
mező. Ekkor az aktuális raktárkészlet értéke jelenik meg. Ahhoz, hogy a kritikus minimum jelenjen meg, a fenti eszköztáron kattintsunk a Készlet nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk a Kritikus készlet menüpontot.
Kritikus mennyiséghez szükséges „rendelendő” mennyiségek Össz rendelendő mennyiség
A raktártól független kritikus mennyiséghez az összmennyiségtől szükséges mennyiség
Bal felső
Rendelendő
Egy adott raktárban nyilvántartott rendelendő mennyiség
A raktárban nyilvántartott aktuális mennyiséghez a raktárban nyilvántartott kritikus értékhez szükséges mennyiség
Bal alsó
A „Rendelendő” rész alatt, a raktár nevével jelzett jelölőnégyzet
Aktuális és minimum készlet beállítása A terméklistában jelöljünk ki egy terméket, majd a jobb oldali eszköztáron kattintsunk a Készlet nyomógombra, majd a megjelenő ablakban állíthatjuk be a termék készletét és kritikus minimum értékeit.
58
Az ablak bal oldalán találhatók a raktárak, közöttük is félkövéren szedve, ahol a terméknek van nyilvántartott készlete. Az ablak tetején lévő kritikus minimum készlet mezőben adhatjuk meg azt a kritikus minimum értéket, melyet raktártól függetlenül szeretnénk biztosítani. Kattintsunk a korrigált érték oszlopba annak érdekében, hogy a nyilvántartott készletet a megadott értékre módosítsuk. Az ilyen jellegű készlet korrekciók a leltár korrekciók menüpontban kerülnek mentésre. Méretkezelt (fiók tárolókkal rendelkező) termékek esetében a fenti ablakban a méretek is megjelennek.
59
6.
Termékcímke nyomtatás Mik azok a termékcímkék?
A termékazonosítók címkéknek több céljuk és típusuk is lehet. Egyik felhasználási példa lehet a termékek vonalkódos azonosítása, illetve a vevők informálása a termék alapvető információiról, árairól. A termékazonosító címke bármelyik információt tartalmazhatja, tetszőleges összetételben, ami a termékkel kapcsolatban az adatbázisban megtalálható. Néhány példa a termékcímke felhasználására: •
Vonalkódos termékazonosító címke, ami a termékre ragasztva egyből az eladáskor használható.
•
Polccímke, ami nincs a termékre ragasztva, de tartalmazza a termék nevét, egységárát, kg-os árát.
•
A4-es etikettre nyomtatott, méretre illesztett, vagy füzetbe fűzött címkék, amik csak a pénztáros előtt vannak és gyors lapozással segítik a termék pontos kiválasztását.
•
Akciós címkék, melyek egy eredeti ár mellett csökkentett árat is tartalmaznak, speciális vonalkóddal, melyet az eladói program automatikusan felismer.
6.1.
Bevezetés
Termékcímkékből akár többféle változatot is létrehozhatunk, minden megtervezett címkét egyedi névvel el is menthetünk, ezek közül pedig alapértelmezett címkét is beállíthatunk, ami automatikusan betöltődik indításkor. A termékcímkéknek alapvetően két típusát különböztetünk meg a hordozóanyagtól függően:
60
1. Hagyományos nyomtatás - Egybefüggő lapon több címke nyomtatása 2. Folyamatos szalagnyomtatás címkenyomtatóval
–
Szalagra
fűzött
etikettre
való
nyomtatás,
speciális
A termék címkéket a terméklista jobb oldali eszköztárának Címkék nyomógombjával tudjuk előállítani.
A megjelenő ablak gyakorlatilag egy nyomtatási sorként funkcionál, azaz ebbe az ablakba azokat a termékeket kell beválogatnunk, melyekről címkét szeretnénk nyomtatni.
6.2.
Címketervezés
A címkék tervezéséhez nyomógombjára.
kattintsunk
az
előzőekben
megnyitott
ablak
Beállítás
A megjelenő párbeszédablakban máris láthatjuk az alapértelmezett címke tervező nézetét.
61
Címke méretei A tervezést célszerűen a termékcímke méreteinek beállításával célszerű kezdeni. Ehhez kattintsunk a beállítóablakban a Méretek nyomógombra. Rossz margó, vagy méretbeállítás? Amennyiben a nyomtatás során elcsúszást, vagy hibás nyomtatást észlelünk, célszerű ide visszatérni és a margó, vagy egyéb méretbeállításokat finomítani!
A méretbeállító lapon a beállítások a következők: •
Folyamatos szalagnyomtatás – válasszuk ezt a beállítást akkor, ha speciális címkenyomtatónk van, ami egyenként képes a címkéket megnyomtatni. A mellette lévő legördülőből válasszuk ki a címkenyomtatót is. Ha itt nem látjuk a címkenyomtatót, akkor az valószínűleg még nincs a Windowsban telepítve.
•
Hagyományos nyomtatás – válasszuk ezt a beállítást, ha hagyományos nyomtatónk van, mellyel egy lapra több címkét szeretnénk nyomtatni (pl: A4-es lapra)
•
Méret beállítások – Kövessük az ábrán látható útmutatót a méretek beállításához. Figyeljünk, hogy a méreteket cm-ben kell megadni. Az oszlopok és sorok száma a lapok
62
maximálisan elférő címkék számát jelöli. Vegyük figyelembe, hogy túl kicsi margó esetén a nyomtató hibásan, vagy egyáltalán nem nyomtathat. Miután a méreteket beállítottuk, haladjunk tovább a címke adattartalmának beállítására.
Címke adattartalma A címke alapvetően a következő összetevőkből állhat: •
Adatmező – a termék bármely adatmezője, vagy számított adatmezők, amelyet már előzőleg bekapcsoltunk a címkenyomtatás ablak Mezők gomjával.
•
Változó vonalkód – olyan vonalkód is összeállítható, mely több komponensből (változó és fix adatokból áll)
•
Vonal és téglalap
•
Kép – fix logó, kép
•
Szöveg – fix szöveg, vagy a nyomtatáskor bekérendő adat
Mielőtt egy-egy összetevőt felhelyeznénk a címkére, győződjünk meg arról, hogy a címkenyomtatás ablakban a Mezők gombbal minden szükséges mezőt bekapcsoltunk-e, különben a nem bekapcsolt mezőket nem használhatjuk fel a címke összetevőiként. Új elem felhelyezéséhez kattintsunk az Új elem nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk a megfelelő elemet. Az alábbi példában a termék nevét, EAN kódját és eladási árát helyezzük el. A létrejött címke a következőhöz hasonló mintát fog mutatni:
1. Győződjünk meg arról, hogy a megfelelő mezők egyáltalán be vannak kapcsolva:
63
2. A Beállítás nyomógombbal nyissuk meg a címkék beállítására szolgáló programablakot.
3. Az Új elem nyomógombbal helyezzük fel a megfelelő adatmezőket.
64
Húzzunk egy téglalapot a bal egérgomb nyomvatartása mellett
Válasszuk ki az „Adatmező” mezőben a mezőt, amit meg akarunk jeleníteni, és ha szükséges, állítsuk be a betűtípus tulajdonságait. Ha az „EAN kódba bekódolva” jelölőnégyzetet is bekapcsoljuk, a mező tartalma vonalkódként jelenik meg.
65
Húzzunk egy téglalapot a bal egérgomb nyomvatartása mellett
Válasszuk ki az „Adatmező” mezőben a mezőt, amit meg akarunk jeleníteni, és ha szükséges, állítsuk be a betűtípus tulajdonságait. Ha az „EAN kódba bekódolva” jelölőnégyzetet is bekapcsoljuk, a mező tartalma vonalkódként jelenik meg.
66
Húzzunk egy téglalapot a bal egérgomb nyomvatartása mellett
Válasszuk ki az „Adatmező” mezőben a mezőt, amit meg akarunk jeleníteni, és ha szükséges, állítsuk be a betűtípus tulajdonságait. Ha az „EAN kódba bekódolva” jelölőnégyzetet is bekapcsoljuk, a mező tartalma vonalkódként jelenik meg.
4. Az elkészült címkét mentsük is el, hogy legközelebb ne kelljen újból beállítanunk. Ehhez kattinsunk a címke beállító ablak Beállítások nyomógombjára, majd a megjelenő ablakban adjunk a címkebeállításnak egy
67
nevet és kattinsunk a Mentés nyomógombra. Ha a címkét szeretnénk, hogy alapból töltődjön be minden indításkor, akkor jelöljük be a Mentés alapértelmezett nyomtatási beállításként jelölőnégyzetet is.
A Bezárás nyomógombbal zárjuk be a Címke nyomtatási beállítások ablakot. További termék címkék További hasznos példákat találhat a termékcímkék tervezése kapcsán a 16. Tippek, trükkök fejezetben.
6.3.
Nyomtatandó tételek beemelése, nyomtatási sor
A következő lépésben emeljük be azokat az elemeket, melyeket nyomtatni szeretnénk. Ehhez a Címkék nyomtatása ablakból válasszuk az Új elem nyomógombot.
A legördülő menüből a következő lehetőségeink vannak: •
Egy termék vonalkódjának beemelése – egy konkrét termék beemelése nyomtatás céljából. Választás a terméklistából.
•
Több termék vonalkódjának beemelése – egymás után több termék kiválasztása, példányszám megadásával.
•
Termékcsoport vonalkódjainak beemelése – egy konkrét termékcsoport minden elemének beemelése.
•
Minden termék vonalkódjának beemelése – minden termék beemelése, ami létezik az adatbázisban.
•
Betöltés mentett listából – előzőleg a Lista mentés funkcióval elmentett listából való betöltés.
68
Ha a beemelésre kerülő termékek méret kezeltek (fiók tárolóval rendelkeznek), akkor a program még a következő kérdést is felteszi:
Amennyiben nem használunk méretek szerinti szétbontást (fiók tárolók), válasszuk az A termék fő vonalkódja választási lehetőséget. Ha a termék méretei (fiók tárolók) szerint is külön nyomtatni szeretnénk a kódokat, akkor válasszuk az A termék fiók tárolóinak vonalkódja választási lehetőséget. Bármelyik lehetőséget is választjuk, a lista a beemelt elemekkel bővül.
A beemelt elemek példányszáma alapértelmezetten 1, kivéve, ha a Több termék vonalkódjának beemelése módszerrel emeltük be az elemeket, mert akkor a példányszám is megadható. Amennyiben egy-egy címkéből nem egy, hanem több példány nyomtatása szükséges, úgy használjuk a felső eszköztár Példány nyomógombját. A példányok beállítására a következő párbeszédablak használható:
69
Az ablakban a következő beállítások használhatók: •
Minden címkére vonatkozóan – ha bejelöljük, akkor a beállítások minden már betöltött címkére vonatkoznak.
•
Egységes beállítás – a mellette látható számmal megadott példányszám kerül beállításra.
•
Aktuális példányszám növelése – a betöltött elemek példányszáma a mellette látható számmal megadott példányszámmal történő növelése.
•
Példányszám a raktárkészletből – A kiválasztott raktárkészletnek megfelelő példányszám beállítása.
A Törlés nyomógombbal eltávolíthatjuk az elemeket a listából. A Megtekintés nyomógombbal a kijelölt elem előnézeti képét tekinthetjük meg.
6.4.
Címkenyomtatás
A címkék folyamatos, vagy nagyobb lapra történő nyomtatásához kattintsunk a Nyomtatás nyomógombra. Amennyiben folyamatos címkenyomtatásról van szó, a program megkezdi a megadott példányszámú címkék nyomtatóra való kiküldését. Amennyiben hagyományos típusú nyomtatásra van a címkenyomtatás beállítva, úgy a képernyőn a nyomtatási előnézet jelenik meg.
70
Amennyiben a lapon bizonyos címkék már felhasználásra kerültek, úgy lehetőségünk van részben felhasznált lapokra történő nyomtatásra is.
Ennek beállítására használjuk a Tartomány nyomógombot. A megjelenő ablakban több tartományt is megadhatunk, a lap foglaltságától függően. Bal egér kattintással jelöljük be azokat a részeket (pirosan sávozott), ahova a nyomtató ne nyomtasson. Ha a CTRL billentyűt nyomva tartjuk, akkor az egér mutatót csak ráhúzva bizonyos elemekre kattintás nélkül is kijelölhetünk egy-egy cellát.
71
72
A megjelenő ablakban kattintson a Nyomtatás nyomógombra a címkék kinyomtatásához. Amennyiben nem az összes oldal kinyomtatása szükséges, úgy a nyomtatási beállítások ablakban lehetőség van tartományokat is nyomtatni.
További címketípusokat találhat a Tippek és trükkök fejezetben.
73
7.
Kedvezmények, akció típusok
A kedvezmények, akciók fejezetben többféle kedvezmény beállítása is bemutatásra kerül, melyek egy része számlázáskor, másik része eladáskor is érvényesül. A kedvezmények főbb típusai: •
Termék, termékcsoport kedvezmények – egy adott termék, vagy termékcsoport adatlapján beállítható kedvezmény
•
Egyéb kedvezmények – egyéni feltételek alapján beállítható kedvezmények, összeg, százalék, vagy mennyiségi kedvezmény érvényesüléséhez, többek között az alábbi feltételtípusokkal: o
Időszaki feltétel
o
Partner, partnercsoport feltétel
o
Termék, termékcsoport feltétel
o
Minimális mennyiség, vagy minimális összeg feltétel
74
8.
Termékmozgások
Termékmozgásoknak nevezzük azokat a dokumentumokat, melyek közvetlenül, vagy valamilyen más dokumentum következményeként valamilyen készlet változást eredményeznek. A következő termékmozgásokat különböztetjük meg: •
Bevételezés – a beérkező termékek bevételezése a raktárkészletbe
•
Kivételezés – közvetlenül, nyugtás vásárlással, vagy számlával, szállítóvel kivételezett raktárkészlet
•
Raktárközi átmozgatás – raktárak közötti átmozgatás, vagy szállítólevéllel a partner nevére kimozgatott raktárkészlet
•
Leltár korrekció – egy, vagy több termék készletében végzett készlet korrekció
•
Selejtezés – készletből történő selejtezés
•
Beszállítói visszaküldés – visszaküldés a beszállító részére, kivételezés a készletből
•
Visszáru – vevői visszavételezés
A Foglalás dokumentum a szoftver jelen verziójában még nem támogatott. A foglalásokkal kapcsolatban tekintse át a 16. Tippek, trükkök fejezet / 16.15 Foglalások kezelése fejezetet. A termékmozgások mindegyikének listája alapvetően ugyanabban az ablakban jelenik meg, ahol lehetőségünk van típusonként azokat külön is listázni. A termékmozgások listájából van lehetőségünk a további műveletek kezdeményezésére is. termékmozgások listájának megnyitásához kattintsunk a program bal oldali eszköztárán a termékmozgások szekció alatti menüpontok valamelyikére. Ha a Termékmozgás menüpontra kattintunk, akkor a termékmozgások listája a Minden
A
mozgás fülön nyílik meg, azaz az összes típusú mozgást egy listában látjuk, ha a Bevételezések, Kivételezések, Átmozgatások menüpontra kattintunk, akkor az annak megfelelő típusú mozgás fülén nyílik meg a termékmozgások ablak, megjelenítve az adott típusú termékmozgások listáját.
A termékmozgások ablak felépítése: Felső eszköztár A listához kapcsolódó legfontosabb műveletek. •
Új mozgás – a megnyitott termékmozgás típustól függően más felirata is lehet a gombnak. Alapvetően új termékmozgás létrehozására használható. Használjuk a nyomógomb melleti legördülő menüt különböző termékmozgások létrehozásához!
75
o
•
Termékmozgások betöltése – XML formátumban lementett mozgás, vagy mozgások betöltésére használható, amennyiben másik számítógépről hozott át termékmozgásokat.
Forgalom – az éppen látható termékmozgásokból alkotott tételes forgalmi lista. Csak kivételezés, bevételezés, átmozgatás, vagy leltár típusú dokumentumlistán alkalmazható. Amennyiben más listában próbáljuk alkalmazni, hibaüzenetet kapunk.
Kattintsunk a termékmozgás lista feletti füleken a kivételezés, bevételezés, átmozgatás, vagy leltár korrekciók fülek valamelyikére. •
Szűrés – a lista szűrése további feltételek szerint.
Miután kiválasztottuk a szükséges szűrőfeltételeket, a Szűrés gombbal zárhatjuk be a szűrőfelületet, majd használjuk a dátum intervallum melletti OK nyomógombot a szűrés érvényesítéséhez. •
Lista mentés – az aktuálisan látható lista nyomtatása, vagy exportálása Microsoft Excel munkafüzetbe. További részletekért lapozzon a 13. Általános eszközök / 13.3. Lista mentése fejezethez.
•
Mezők – az aktuálisan látható lista adatmezőinek ki/be kapcsolása. További részletekért lapozzon a 13. Általános eszközök / 13.1. Mezők fejezethez.
•
Frissítés – az aktuálisan látható lista frissítése. További részletekért lapozzon a 13. Általános eszközök / 13.2. Frissítés fejezethez.
•
Bezárás – az aktuálisan látható lista nyomtatása, vagy exportálása Microsoft Excel munkafüzetbe. További részletekért lapozzon a 13. Általános eszközök / 13.6 Ablak bezárása fejezethez.
Időszak szűrés
76
A látható listát időszak szerint is szűrhetjük, ehhez használhatjuk a dátum intervallum választókat, illetve a nyomógombokat is a gyorsabb léptetéshez.
Amennyiben a dátumintervallum választókkal választottuk a kezdő és vég dátumokat, minden esetben szükséges az OK gomb használata is. Raktár szűrés A mozgások szűréséhez használhatjuk a raktárválasztó szűrőket is. A „Raktár kiv/bev” listából választott raktár minden mozgásban a mozgás céljára vonatkozik, illetve átmozgatás esetében az átmozgatás forrására. Az „Átmozgatás célja” mezőben választott raktár az átmozgatások céljaként megjelölt raktárra vonatkozik, más mozgások esetében ennek a mezőnek nincs jelentősége. Mozgás típusok A termékmozgások listáját alapvetően két módon tekinthetjük meg. Egyik mód, hogy minden termékmozgást egy listában listázunk, a másik módszer pedig, hogy a lista felett közvetlen látható termékmozgás típus választó fülek segítségével csak egy típusú termékmozgás listát jelenítünk meg.
A mozgástípus kiválasztásához csak kattintsunk a szükséges mozgás típus fülére. Jobb oldali eszköztár •
Nyomtatás – a kijelölt termékmozgás nyomtatása. A nyomtatási kép a szoftver jelen változatában fix, nem módosítható.
•
Mentés – a kijelölt termékmozgások mentése XML formátumban. Csak akkor használja, ha nincs szinkronizáció és ilyen módon szeretne egy másik számítógépre továbbítani egyegy termémozgást.
•
Módosítás – a kijelölt termékmozgás módosítása. Nem lehetséges használata, ha a termékmozgás már lezárásra került. Használata csak félretett leltár korrekciónál lehetséges.
•
Realizálás – a virtuális készletbe történt bevételezés realizálása. Csak virtuális készletbe történt bevételezésnél használható. A szoftver jelen változatában a funkció használata nem javasolt.
•
Érvénytelenítés – bevételezés, vagy átmozgatás érvénytelenítésére használható nyomógomb.
•
Visszavételez – kivételezés visszavételezésére használható nyomógomb.
•
Mind visszavesz – a kivételezés egészének visszavételezése jó visszáruként (visszakerül a raktárba).
•
Selejtbe mind – a kivételezés egészének visszavételezése selejtezésként.
•
Számlázás – a kijelölt termékmozgás alapján számla nyitása.
•
Szállító – a kijelölt termékmozgás alapján szállítólevél nyitása.
•
Címkék – a kijelölt termékmozgás tételeinek betöltése a címkék nyomtatásához.
•
Kapcsolatok – a kijelölt termékmozgás kapcsolatainak megtekintése.
•
Csatolás – a kijelölt termékmozgáshoz fájlok csatolása.
•
Hátralék – a kijelölt termékmozgáshoz kapcsolódó befizetések.
•
Összesítés – a listában látható termékmozgások összesítése.
Felső eszköztár
Raktár szűrés Időszak szűrés
Mozgás típusok
Termékmozgás menüpontok Jobb oldali eszköztár
78
8.1.
Bevételezés
A bevételezés során bejövő számla, vagy szállítólevél alapján tudunk raktári bevételezést elvégezni, melynek hatására a készletkezelt termékek készletének növelését érhetjük el. A bevételezés közben a következőkre van lehetőségünk: •
Automatikus címkenyomtatás
•
Negatív készletek nullára emelése a bevételezés előtt
A bevételezés felviteléhez kattintsunk a következő menüpontokra: 1. Ha a termékmozgások ablak Minden mozgás fülén állunk, akkor kattintsunk az Új mozgás nyomógombra, majd a jelenő menüben válaszuk az Új bevételezés menüpontot.
Előfordulhat, hogy az eszköztáron a legelső gomb felirata nem „Új mozgás”, hanem más termékmozgás létrehozásának szerepét tölti be a nyomógomb (pl: ). Fontos megjegyezni, hogy az eszköztár ezen első nyomógombja mindig annak megfelelően változtatja szerepét, hogy éppen melyik termékmozgás fül aktív. A termékmozgás ablakban a felső dátumintervallum választó szekció alatt találhatjuk a termékmozgás füleket, melyekre kattintva a megfelelő típusú termékmozgásokra szűrhetjük a termékmozgásokat. A legördülő menü aktiválásához kattintsunk az „Új” nyomógomb melletti lefelé mutató kis nyílra. További lehetőségünk az Új nyomógomb lenyomása helyett az INSERT billentyű használata, mely ekvivalens az Új nyomógombra kattintással.
2.
A bevételezés felvitelére alkalmas ablak jelenik meg.
79
Amennyiben szükséges, adjuk meg a szállító adatait, vagy válasszunk a partnertörzsből a legördülő lista segítségével. A szállító adatainak megadása nem kötelező.
Minden dokumentumszerkesztő ablakban a szállító, vagy egyéb partner adatok megadásakor a partner nevének gépelésével a program automatikus felkínálja a megadott névvel kezdődő partnerek listáját, így kényelmesen választhatunk a partnerek közül. A számla, szállítólevél adatait – amennyiben ismertek – adjuk meg a jobb oldali részben. A tételek felvitelére alapvetően többféle lehetőségünk van. Tételek szerkesztőléces felvitele A tételek felvitelének legegyszerűbb módja, használata javasolt, ha az egér és billentyű műveleteket minimálisra kívánjuk csökkenteni. Az egyes mezők között a kurzor mozgató nyilak segítségével mozoghatunk. A tételek felviteléhez kövessük az alábbi pontokat: 1. Nyomjuk
le
az
INSERT
billentyűt
a
tételek
felviteléhez
2. Adjuk meg a cikkszám mezőben a termék vonalkódját, vagy cikkszámát a. Kiválasztás cikkszámmal. Adjuk meg a termék cikkszámát, majd nyomjuk le a mezők közötti váltásra használható kurzor jobbra mozgató nyilat. Amennyiben érvénytelen cikkszámot adtunk meg, úgy a program erre figyelmeztet. b. Kiválasztás vonalkóddal. Adjuk meg, vagy a vonalkódolvasó eszköz segítségével mutassunk a termék vonalkódjára, minek hatására a program automatikusan beemeli a megfelelő terméket, illetve annak megfelelő fiókját is (méretét) c.
Kiválasztás a terméklistából, cikkszám és vonalkód ismerete nélkül. Amennyiben nem ismerjük a termék cikkszámát sem, vonalkódját sem, úgy
80
nyomjunk az üres cikkszám mezőben egy ENTER-t, minek hatására megnyílik a termékek listája, ahonnan kényelmesen kiválaszthatjuk a megfelelő terméket. 3. Amennyiben a termék fiókkezelt, ellenőrizzük, vagy adjuk meg a termék megfelelő fiókját. 4. Adjuk meg a bevételezés mennyiségét, amely alapértelmezetten a termék alapértelmezett mennyiségét tartalmazza, amelyet a termék adatlapján adhattunk meg. 5. Amennyiben szükséges, korrigáljuk az alapértelmezett beszerzési árat, devizanemet. 6. Nyomjunk ENTERT, vagy a vonalkódolvasóval mutassunk a képernyőn a szerkesztőléc feletti sorlezáró vonalkódra. 7. További tételek felviteléhez kezdjük az 1. pontnál
A bevételezés során a tételek felvitelének leggyorsabb módja a termékek vonalkódjának használata, hiszen ekkor a termék megfelelő fiókja (mérete) mellett – megfelelő termékbeállítás mellett – beállításra kerülnek a mennyiség, beszerzési ár mezők is. A vonalkód leolvasása után akár egyből olvashatjuk is a következő vonalkódot, amennyiben minden mező tartalmát rendben találtunk. Tehát gyakorlatilag ideális esetben a bevételezés nem áll másból, mint hogy a vonalkódokat olvassuk be egymás után, egér és billentyűzet beavatkozás nélkül. Ha végeztünk a tételek felvitelével, kattintsunk a fenti eszköztáron a „Rendben” nyomógombra, ha mégsem kívánjuk menteni, akkor a „Mégsem” nyomógombra. Tételsorok módosításához jelöjük ki a tételsort, majd az új tétel felviteléhez hasonlóan módosíthatjuk a tételsort. A törléshez kattintsunk a Törlés nyomógombra. A bevételezés mentését követően a készletek azonnal változnak.
Megjegyzés: Amennyiben a termék ablakban nem látjuk a készlet változásokat, kattintsunk a „Frissítés” nyomógombra. A jelenség főként másik munkaállomáson való megtekintéskor fordulhat elő, ahol még az utolsó bevételezést követően nem frissítettük a terméklistát. Tételek felvitele ablakos módszerrel A tételek ablakos módszerrel történő bevitelének előnye, hogy a szerkesztőablakban jóval több információt adhatunk meg a bevételezés tételeivel kapcsolatban. Használata javasolt, ha: •
a bevételezés tételei között található gyári szám kezelt termék
•
a bevételezés tételei között található szavatossági idő, vagy garanciális idő kezelt termék
•
a bevételezés során nem az alapértelmezett készletfogyasztási módszert kívánjuk alkalmazni (Lásd még: Kiegészítő adatok, Kivételezés beállításai) Az ablakos, viszonylag több beavatkozást igénylő módszer során nem a szerkesztőléc használatával visszük fel a tételeket, hanem minden tételt a tételfelviteli ablak segítségével. Az új tétel felviteléhez kattintsunk az „Új tétel” nyomógombra:
81
Az ablakban az előző módszerhez hasonlóan a termékre hivatkozhatunk cikkszám, vonalkód (illetve a jelen felhasználásban nem releváns gyári számmal is), valamint választhatunk a terméklistából is a
választó gomb segítéségével is.
Az ablakban a következő lépésre mindig a „Következő” nyomógombbal haladhatunk tovább. A tétel adatainak kitöltése során ugyanazokat az adatokat kell megadnunk, mint amik az előző részben bemutatásra kerültek. A bevételezés tételeinek megadása után itt is a „Rendben” nyomógombbal érvényesíthetjük a bevételezést. Új termék felvétele bevételezés közben Előfordulhat, hogy egy bevételezés során olyan terméket kívánunk bevételezni, amely még nem létezett addig, akkor a szerkesztőléc felett kattintsunk az „Új termék” nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk az „Új termék” menüpontot. Amennyiben már létező termék alapján kívánunk új terméket létrehozni, ami csak néhány jellemzőjében különbözik egy létező terméktől, úgy kattintsunk az „Új termék” nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk az „Új termék másolással” parancsot. Az új termék létrehozásakor kövessük a termék fejezetekben leírtakat. Bevételezés visszavonása Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a bevételezés tévesen került felvitelre, ekkor a termékmozgások listájában a jobb oldali eszköztáron található „Érvénytelenítés” nyomógombbal teljes egészében visszavonhatjuk a bevételezést, a készletek visszaállnak az eredeti értékekre.
Megjegyzés: bevételezést csak addig vonhatunk vissza, amíg annak készletéből nem történt kivételezés.
8.2.
Kivételezés
Új kivételezés felviteléhez a termékmozgások ablakában kattintsunk az „Új mozgás” nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk az „Új kivételezés” menüpontot, aminek hatására megjelenik a kivételezés felvitelére használható párbeszédablak.
82
A kivételezés felvitele során megjelenő ablak a bevételezéshez hasonlóan két részből áll, amint láthatjuk az ábrán is, a két rész között a felső eszköztár alatt közvetlenül elhelyezkedő fülekkel válthatunk. Az ablak első részében a kivételezés általános adatait adhatjuk meg, úgy, mint a vásárló adatokat, esetlegesen kapcsolódó számla, szállítólevél adatait, megjegyzést, míg az ablak második részében pedig a kivételezés tételeit vihetjük fel.
A tételek felvitele előtt a bevételezéshez hasonlóan itt is adjuk meg a vásárló adatait, melyet megtehetünk a vásárló egyedi kódjának használatával, vagy a vásárlólistából történő választással is. A vásárló adatokat természetesen itt is menthetjük a „Vevő mentése” nyomógombbal.
Megjegyzés: a kivételezésben alapértelmezésben az a partner jelenik meg, ahol megjelöltük az „Alapértelmezett partner” jelölőnégyzetet. A vásárló adatok megadását követően adjuk meg a rendelkezésre álló adatokat a kapcsolódó számla, vagy szállítólevél tekintetében (Lásd még: következő fejezetek, Számla, szállító létrehozása kivételezés során). A tételek felvitele hasonlóan történhet a bevételezéshez: Tételek szerkesztőléces felvitele
83
A tételek felvitelének legegyszerűbb módja, használata javasolt, ha az egér és billentyű műveleteket minimálisra kívánjuk csökkenteni. Az egyes mezők között a kurzor mozgató nyilak segítségével mozoghatunk. A tételek felviteléhez kövessük az alábbi pontokat: 1. Nyomjuk
le
az
INSERT
billentyűt
a
tételek
felviteléhez
2. Adjuk meg a cikkszám mezőben a termék vonalkódját, vagy cikkszámát a. Kiválasztás cikkszámmal. Adjuk meg a termék cikkszámát, majd nyomjuk le a mezők közötti váltásra használható kurzor jobbra mozgató nyilat. Amennyiben érvénytelen cikkszámot adtunk meg, úgy a program erre figyelmeztet. b. Kiválasztás vonalkóddal. Adjuk meg, vagy a vonalkódolvasó eszköz segítségével mutassunk a termék vonalkódjára, minek hatására a program automatikusan beemeli a megfelelő terméket, illetve annak megfelelő fiókját is. c.
Kiválasztás a terméklistából, cikkszám és vonalkód ismerete nélkül. Amennyiben nem ismerjük a termék cikkszámát sem, vonalkódját sem, úgy nyomjunk az üres cikkszám mezőben egy ENTER-t, minek hatására megnyílik a termékek listája, ahonnan kényelmesen kiválaszthatjuk a megfelelő terméket.
3. Amennyiben a termék fiókkezelt, ellenőrizzük, vagy adjuk meg a termék megfelelő fiókját. 4. Ellenőrizzük, vagy válasszuk ki a legördülő listából a kivételezés raktárát. 5. Adjuk meg a kivételezés mennyiségét, amely alapértelmezetten a termék alapértelmezett mennyiségét tartalmazza, amelyet a termék adatlapján adhattunk meg. 6. Amennyiben szükséges, korrigáljuk az alapértelmezett eladási árat, devizanemet. Az eladási ár képzése során a program automatikusan az alapértelmezett árcsoportot veszi alapul, valamint érvényesíti az esetleges kedvezményeket, felárakat is. 7. Nyomjunk ENTERT, vagy a vonalkódolvasóval mutassunk a képernyőn a szerkesztőléc feletti sorlezáró vonalkódra. 8. További tételek felviteléhez kezdjük az 1. pontnál
A kivételezés során is a tételek felvitelének leggyorsabb módja a termékek vonalkódjának használata, hiszen ekkor a termék megfelelő fiókja (mérete) mellett – megfelelő termékbeállítás mellett – beállításra kerülnek a mennyiség, beszerzési ár mezők is. A vonalkód leolvasása után akár egyből olvashatjuk is a következő vonalkódot, amennyiben minden mező tartalmát rendben találtunk. Tehát gyakorlatilag ideális esetben a bevételezés nem áll másból, mint hogy a vonalkódokat olvassuk be egymás után, egér és billentyűzet beavatkozás nélkül. Fontos különbség a bevételezéstől, hogy a kivételezés esetében tételenként változhat a termékmozgás forrásaként megjelölhető raktár, míg egy bevételezési lap csak egy raktárra hivatkozhat. A program az utoljára – kivételezés forrásaként – használt raktárat megjegyzi. Ha végeztünk a tételek felvitelével, kattintsunk a fenti eszköztáron a „Rendben” nyomógombra, ha mégsem kívánjuk menteni, akkor a „Mégsem” nyomógombra. Tételsorok módosításához jelöjük ki a tételsort, majd az új tétel felviteléhez hasonlóan módosíthatjuk a tételsort. A törléshez kattintsunk a Törlés nyomógombra. A kivételezés mentését követően a készletek azonnal változnak.
84
Megjegyzés: Amennyiben a termék ablakban nem látjuk a készlet változásokat, kattintsunk a „Frissítés” nyomógombra. A jelenség előfordulhat, ha a termék ablak már előzőleg nyitva volt, mivel a program csak a termék ablak újbóli megnyitásakor, vagy újra aktiválásakor tölti újra a listát. Tételek felvitele ablakos módszerrel A másik viszonylag több beavatkozást igénylő módszer során nem a szerkesztőléc használatával visszük fel a tételeket, hanem minden tételt a tételfelviteli ablak segítségével. Az új tétel felviteléhez kattintsunk az „Új tétel” nyomógombra:
Az ablakban az előző módszerhez hasonlóan a termékre hivatkozhatunk cikkszám, vonalkód (illetve a jelen felhasználásban nem releváns gyári számmal is), valamint választhatunk a terméklistából is a
választó gomb segítéségével is.
Az ablakban a következő lépésre mindig a „Következő” nyomógombbal haladhatunk tovább. A tétel adatainak kitöltése során ugyanazokat az adatokat kell megadnunk, mint amik az előző részben bemutatásra kerültek.
Csak bizonyos esetekben indokolt a gyorsabb szerkesztőléces módszer használata helyett a szerkesztőablakos felvitel, elsősorban olyan esetekben, ahol a tétel felviteléhez megjegyzést, vagy több kiegészítő információt (pl: gyári számok felsorolása, szavatossági idő, garanciális idő, stb) kell megadni. A kivételezés tételeinek megadása után itt is a „Rendben” nyomógombbal érvényesíthetjük a kivételezést.
Megjegyzés: A kivételezés tételeinek felvitele során mindig választhatunk, milyen módon történjék a kivételezés. A készlet elfogyasztás szempontjából a program alapbeállításai között, illetve a tételek mellett mindig a következő lehetőségek közül választhatunk: - Szavatossági idő szerinti kivételezés (FIFO, LIFO, vagy konkrét szavatossági idő megadásával) - Garanciális idő szerinti kivételezés (FIFO, LIFO, vagy konkrét garanciális idő megadásával)
85
- Beszállítás időpontja szerinti kivételezés (FIFO, LIFO, vagy konkrét beszállítási időpont megadásával) - Gyári számok megadásával A termékek típusát tekintve természetesen itt a szavatossági és garanciális idők, valamint a gyári számok szerinti kivételezés nem releváns, amennyiben az alapbeállítások nem rendelkeznek másképp a kivételezés mindig a beszállítás időpontja szerinti FIFO sorrendben történik, azaz a program mindig a régebben érkezett készleteket fogyasztja el. Fontos továbbá megjegyezni, hogy a program beállításaitól függően kezeli a negatív készletet is, azaz a bevételezett mennyiségek elfogyasztása után a készletek a nulla alá is süllyedhetnek, melyeket a később bemutatásra kerülő leltár korrekcióval korrigálhatunk.
Számla, szállító készítése a kivételezéssel egyidőben A program lehetőséget biztosít a következő műveletek megvalósítására a kivételezés során: 1. Kivételezés csak kivételezési dokumentum használatával 2. Kivételezés számla kiállításával. a. A számla pontosan a kivételezés tételeit tartalmazza tételei között. b. A számla kapcsolódik a kivételezéshez, de annak tételeit részben, vagy egészben megváltoztathatjuk (más kerül a számlára, mint amit kivételeztünk) 3. Kivételezés szállító kiállításával. a. A szállító pontosan a kivételezés tételeit tartalmazza tételei között. b. A szállító kapcsolódik a kivételezéshez, de annak tételeit részben, vagy egészben megváltoztathatjuk (más kerül a szállítóra, mint amit kivételeztünk) Amennyiben számlát, vagy szállítót kívánunk a kivételezés során készíteni, úgy a kivételezés mentése előtt kattintsunk a „Számla is készül” jelölőnégyzetre a partner adatainak megadására használható szövegmezők mellett, majd kattintsunk az „Automatikus generálás” jelölőre. Ennek hatására a kivételezés elkészítésekor a program automatikus felteszi a kérdést:
Választásunk szerint, amennyiben az igen nyomógombra kattintunk, úgy a számlát még elkészítése előtt szerkeszthetjük, azaz tételeit módosíthatjuk, vagy teljes egészében megváltoztathatjuk (2.b. pont). Amennyiben a nem nyomógombra kattintunk, úgy a számla kiállítása során nincs további teendőnk a számlára automatikusan a kivételezés tételei kerülnek az ott megadott eladási árakat figyelembe véve (2.a. pont). A mégsem nyomógomb hatására a kivételezés ablakba térhetünk vissza és folytathatjuk a kivételezés szerkesztését. Ugyanez a módszer követhető szállítólevél kiállításához is.
A számla, vagy szállítólevél ilyen módon történő kiállításának akkor van értelme, ha bizonyos munkatársak számlázásra önmagában nem jogosultak, azonban kivételezés során szükséges ilyen jellegű dokumentumokat kiállítani.
86
Az ilyen módon kiállított dokumentumok a kivételezéssel kapcsolatban állnak. További részletekért lásd még: További lehetőségek, Dokumentumok kapcsolata)
Kivételezés (eladás) visszavételezése Kivételezés visszavételezéséhez először is jelöljük ki a kérdéses kivételezést. A kivételezést dátum, vagy sorszám szerint is könnyen megkereshetjük. A kivételezés visszavételezését az alábbi módok valamelyikével végezhetjük el: •
Teljes visszavételezés a készletbe – a kivételezett készlet minden tétele visszakerül eredeti helyére, ehhez a kijelölés után kattintsunk a termékmozgások listaablak „Mind visszavesz” nyomógombjára.
•
Teljes visszavételezés selejtbe – készletváltozás nem történik, a kivételezett készlet nem kerül vissza a készletbe, selejtezés történik, a kijelölés után kattintsunk a jobb oldali eszköztár „Selejtbe vissza” nyomógombjára.
•
Visszavételezés tételenként – csak bizonyos kijelölt tételek visszavételezése választás szerint a készletbe, vagy selejtbe. Ehhez a kérdéses kivételezés kijelölését követően kattintsunk a jobb oldali eszköztár „Visszavételez” nyomógombjára, majd jelöljük ki a kérdéses tételsort és választásunk szerint kattintsunk a „Jóvisszáru”, vagy „Selejt” nyomógombra, vagy a „Szerkesztés” nyomógomb segítségével részletesebb módon beállíthatjuk a visszavételezés jó és rossz visszáru arányát.
A jó és rossz visszáru közötti fontos különbség tehát, hogy a jóvisszáru beállítása során a kivételezett készlet az eredeti helyére kerül vissza, azaz új készletként újra felhasználható, míg a rossz visszáru gyakorlatilag selejtezést jelent, azaz a készletbe nem kerül vissza a kivételezett készlet, az újból nem használható fel. Visszavételezés kivételezés nélkül Amennyiben egy visszavételezést nem akarunk kivételezéshez kapcsolni, vagy valamilyen oknál fogva nem tudjuk a kivételezést behatárolni, úgy lehetőségünk van független visszavételezés elvégzésére is, ehhez kattintsunk a fenti eszköztáron az „Új mozgás” lenyíló menüre, majd válaszuk az „Új visszáru” menüpontot. A következő lépésekben pedig a már ismertetett szerkesztőléces módszerrel adjuk meg a visszavételezés tételeit.
8.3.
Raktárközi átmozgatások
Raktárközi átmozgatás között egy, vagy több termék bizonyos mennyiségű készletének átvezetését végezzük egy raktár, vagy munkatárs készletéből egy másik raktár, vagy munkatárs készletébe. Új átmozgatás felviteléhez a termékmozgások ablakában kattintsunk az „Új mozgás” nyomógombra, majd a legördülő menüből válasszuk az „Új raktárközi átadás” menüpontot, aminek hatására megjelenik a raktárközi átmozgatás felvitelére használható párbeszédablak. A raktárközi átmozgatás során csak a tételeket sorolhatjuk fel az általános megjegyzésen és az átmozgatás időpontján kívül, így a felviteli ablak is csak egy részből áll.
87
Tételek felvitele szerkesztőléces módszerrel 1. Nyomjuk
le
az
INSERT
billentyűt
a
szerkesztőléc
megjelenítéséhez.
2. Adjuk meg a cikkszám mezőben a termék vonalkódját, vagy cikkszámát a. Kiválasztás cikkszámmal. Adjuk meg a termék cikkszámát, majd nyomjuk le a mezők közötti váltásra használható kurzor jobbra mozgató nyilat. Amennyiben érvénytelen cikkszámot adtunk meg, úgy a program erre figyelmeztet. b. Kiválasztás vonalkóddal. Adjuk meg, vagy a vonalkódolvasó eszköz segítségével mutassunk a termék vonalkódjára, minek hatására a program automatikusan beemeli a megfelelő terméket, illetve annak megfelelő fiókját is. c.
Kiválasztás a terméklistából, cikkszám és vonalkód ismerete nélkül. Amennyiben nem ismerjük a termék cikkszámát sem, vonalkódját sem, úgy nyomjunk az üres cikkszám mezőben egy ENTER-t, minek hatására megnyílik a termékek listája, ahonnan kényelmesen kiválaszthatjuk a megfelelő terméket
3. Fiókkezelt termék esetében ellenőrizzük a fiók helyességét, vagy válasszuk ki a megfelelőt. 4. Ellenőrizzük, vagy válasszuk ki a forrás és célraktárat. 5. Adjuk meg az átmozgatás mennyiségét. 6. Nyomjunk ENTERT, vagy a vonalkódolvasóval mutassunk a tételsor befejezése kódra a szerkesztőléc felett. 7. Folytassuk az 1. lépésnél, ha vannak további tételek.
A kivételezés során is a tételek felvitelének leggyorsabb módja a termékek vonalkódjának használata, hiszen ekkor a termék megfelelő fiókja mellett – megfelelő termékbeállítás mellett – beállításra kerülnek a mennyiség, beszerzési ár mezők is. A vonalkód leolvasása után akár egyből olvashatjuk is a következő vonalkódot, amennyiben minden mező
88
tartalmát rendben találtunk. Tehát gyakorlatilag ideális esetben a bevételezés nem áll másból, mint hogy a vonalkódokat olvassuk be egymás után, egér és billentyűzet beavatkozás nélkül. Amennyiben végeztünk a tételek felvitelével, kattintsunk a „Rendben” nyomógombra. Tételsorok módosításához jelöjük ki a tételsort, majd az új tétel felviteléhez hasonlóan módosíthatjuk a tételsort. A törléshez kattintsunk a Törlés nyomógombra. Tételek felvitele tételablakos módszerrel 1. Kattintsunk az „Új tétel” nyomógombra 2. A megjelenő ablakban a fent ismertetett módszerek valamelyikével válasszuk ki a megfelelő terméket. 3. A „Következő” gombra kattintva haladjunk tovább és töltsük ki értelemszerűen az egyes mezőket. A tételek felvitele után kattintsunk a „Rendben” nyomógombra. Átmozgatás érvénytelenítés, visszavonása Átmozgatás érvénytelenítéséhez lehetőségünk van az ellenkező irányú átmozgatás létrehozására az átmozgatás sorának kijelölésével, majd a jobb oldali eszköztáron az „érvénytelenítés” menüpont használatával.
89
9.
Időszaki leltár
Hogy használja ezt a fejezetet? 1. Nézze át itt az első oldalon a leltár alapvető működését. 2. A következő oldalon lévő folyamatábra alapján kezdjen a leltárhoz, miután elhatározta, hogy az ezen az oldalon lévő 2 választási lehetőség közül mely módon leltároz. 3. A 2. oldalon lévő folyamatábra főbb pontjai a következő oldalakon részletesen is ábrázolva vannak, de ha még további részletes útmutatóra van szüksége a leltárhoz, akkor lapozzon a dobozok alján lévő hivatkozásra (Ez a doboz alján a „Bővebben” felirattal megtalálható). Már a terméktörzs feltöltésekor a leltár miatt is célszerű logikus termékcsoportokat kialakítani, annak érdekében, hogy a termékcsoportokat egymástól függetlenül is leltározhassuk.
A leltározás végrehajtásához célszerű az érintett termékcsoport értékesítését szüneteltetni. 1. választási lehetőség Ha nincs lehetősége termékcsoportok szerint külön leltározni, akkor célszerű az értékesítést szüneteltetni a leltár idejére. Ekkor elég egy leltárt készítenie.
2. választási lehetőség Ha van lehetősége termékcsoportok szerint külön leltározni, akkor egy-egy termékcsoport leltározása idejére, az adott termékcsoport értékesítését szüneteltesse. Ekkor minden új termékcsoporthoz készítsen új leltárt (azaz kezdje előlről az egész leltárt a termékcsoportra).
90
Az alábbi fejezet akkor nyújthat Önnek segítséget, ha egyszerre egy teljes termékcsoportról, vagy az összes termékről kíván leltárt készíteni. Ha csak egy-egy termék készletét kívánja korrigálni, kérjük lapozzon vissza a felhasználó kézikönyvben a 3.5 Leltár korrekciók fejezetre. Időszaki leltárt célszerű egyszerre több terméken, vagy termékcsoporton elvégezni. Az időszaki leltár elvégzésében nagy segítséget nyújthat a mobil adatgyűjtő használata is. A leltár elvégzésének fő lépései (a lépéseket részletesen a következő oldalakon találja): I. Leltár korrekció előkészítése és tételek összegyűjtése Vonalkódolvasóval, cikkszámokkal, vagy adatgyűjtővel
II. Leltár korrekció előzetes mentése („félretesz”), különbségi lista vizsgálata
Elfogadhatóak a különbségi listában jelzett különbségek?
nem
igen III. Leltár korrekció elmentése („Mentés, zárolás”)
A főbb pontokat részletesen tekintse meg a következő oldalakon, de célszerű mindig erre az oldalra visszatérnie.
91
I. Leltár korrekció előkészítése és tételek összegyűjtése
Nyisson új leltár korrekciót! Termékmozgás -> Új mozgás -> Új leltár korrekció Bővebben: 6.1 Tételek lehúzása
igen
Mobil adatgyűjtő használatával leltározik?
Töltse fel a terméktörzset az adatgyűjtőre Bővebben: 8.1 Első lépések – Adatok feltöltése
nem
Húzza le a tételeket manuálisan, vagy a kézi vonalkódolvasó használatával, a bevételezés tételeinek felviteléhez hasonlóan. Bővebben: 6.1 Tételek lehúzása
Gyűjtsön tételeket az adatgyűjtővel Bővebben: 8.2 Gyűjtő funkciók
igen
Töltse fel a Beolvasás gombbal a tételeket Bővebben: 8.3 Gyűjtött tételek feltöltése a számítógépre
Törölje a sikeresen feltöltött tételeket az eszközről
Vannak még további gyűjtendő tételek?
nem
A leltározásban résztvevő termékcsoportok és raktárak megjelölése a „A korrekcióban érintett termékcsoportok” fülön, ha a kihagyott termékeket nullázni szeretnénk. (A lépés kihagyható) Bővebben: 6.2.A leltárban résztvevő raktárak és termékcsoportok kiválasztása
II. Leltár korrekció előzetes mentése („félretesz”), különbségi lista vizsgálata.
92
II. Leltár korrekció előzetes mentése („félretesz”), különbségi lista vizsgálata
Miután a leltárban fent vannak a tételek, kattintsunk a fenti eszköztáron a Rendben gombra. A megjelenő ablakban válasszuk a „Félretesz” választási lehetőséget. Bővebben: 6.3 Különbségi lista készítése
A mentés után jobb oldali eszköztár Nyomtatás gombjával nyomtassuk ki a Leltár különbségi listát, majd vizsgáljuk meg annak tartalmát, különös tekintettel a régi és új mennyiségek közötti különbségekre.
igen
Elfogadhatóak a különbségek?
nem
I. Leltár korrekció előkészítése és tételek összegyűjtése
III. Leltár korrekció elmentése („Mentés, zárolás”)
93
III. Leltár korrekció elmentése („Mentés, zárolás”)
Nyissuk meg a leltár korrekciót („Módosít” gombbal) jobb oldali eszköztáron. Bővebben: 6.4 Leltár lezárása
Zárjuk le a Rendben gombbal, majd válasszuk a „Mentés, zárolás” választási lehetőséget.
A leltár kész, az új készletek érvényesek.
94
Az alábbi fejezeteket célszerű az előző folyamatábrák használatával alkalmazni.
9.1.
Tételek lehúzása
Új leltár korrekció megnyitásához a bal oldali eszköztárról válasszuk a Termékmozgások menüpontot, majd a megjelenő ablakban válasszuk a fenti eszköztárról az nyomógombot, majd a legördülő menüből válasszuk az menüpontot, aminek hatására megjelenik a leltár korrekció felvitelére használható párbeszédablak. Leltár korrekció során csak a tételeket tűntethetjük fel az általános megjegyzésen és a korrekció időpontján kívül.
A megjegyzés mezőben adjunk meg olyan szöveget, ami alapján később egyszerűen beazonosíthatjuk a leltár korrekció tartalmát. Nagyon fontos, hogy a leltár időpontja (az első mentés ideje) olyan szempontból mérvadó, hogy a program úgy értelmezi, az itt megadott számok abban az időpontban voltak érvényesek. Ez akkor is így van, ha a leltárt több napig csináljuk és néhány nap múlva számolunk meg bizonyos termékeket. A program ezt akkor is úgy értelmezi, hogy az első mentéskor érvényes volt mennyiséget adtuk meg. Ezért nagyon fontos, hogy az érintett termékcsoportokból átmenetileg ne történjen a leltár alatt értékesítés.
95
Manuális, vagy vonalkódolvasóval történő felvitel 1. Nyomjuk
le
az
INSERT
billentyűt
a
szerkesztőléc
megjelenítéséhez
2. Adjuk meg a cikkszám mezőben a termék vonalkódját, vagy cikkszámát a. Kiválasztás cikkszámmal. Adjuk meg a termék cikkszámát, majd nyomjuk le a mezők közötti váltásra használható kurzor jobbra mozgató nyilat. Amennyiben érvénytelen cikkszámot adtunk meg, úgy a program erre figyelmeztet. b. Kiválasztás vonalkóddal. Adjuk meg, vagy a vonalkódolvasó eszköz segítségével mutassunk a termék vonalkódjára, minek hatására a program automatikusan beemeli a megfelelő terméket, illetve annak megfelelő fiókját is. c.
Kiválasztás a terméklistából, cikkszám és vonalkód ismerete nélkül. Amennyiben nem ismerjük a termék cikkszámát sem, vonalkódját sem, úgy nyomjunk az üres cikkszám mezőben egy ENTER-t, minek hatására megnyílik a termékek listája, ahonnan kényelmesen kiválaszthatjuk a megfelelő terméket
3. Fiókkezelt termék esetében ellenőrizzük a megfelelő fiók (méret) kiválasztását. (ez csak ruha, cipő, stb termékeknél alkalmazandó). 4. Válasszuk ki a korrekció raktárhelyét 5. Adjuk meg a korrekció mennyiségét a. abszolút korrekció esetén azt a mennyiséget, amire korrigálni akarjuk a készletet b. nem abszolút (relatív) korrekció esetén +, vagy - előjellel adjuk meg a korrekció mennyiségét A korrekció abszolút, vagy relatív voltát tehát a szerkesztőléc feletti jelölőnégyzet ellenőrzésével ellenőrizhetjük. 6. Nyomjunk ENTERT, vagy vonalkódolvasóval mutassunk a sorlezáró vonalkódra a képernyőn.
Adatgyűjtővel történő felvitel
Az adatgyűjtővel való leltározás előkészületeket igényel. Kérjük tekintse át a 8. Mobil adatgyűjtő eszköz használata c. fejezetet. Az adatgyűjtő eszközzel tételeket gyűjthet és tölthet le a fenti eszköztáron a Beolvasás nyomógomb segítségével a következő lépésekben: 1. Gyűjtés a 8.2 Gyűjtő funkciók fejezetben leírtak szerint. 2. Letöltés a 8.3 Gyűjtött tételek feltöltése a számítógépre c. fejezet szerint.
96
Összefésülés Az adatgyűjtővel, vagy vonalkódolvasóval és a manuális felvitellel is a felvitel sorrendjének nincs jelentősége. A lehúzás során minden egyes tételsor egy lehúzott rekordot jelent, azaz előfordulhat, hogy egyegy termék többször is szerepel 1-1 darabbal.
Annak érdekében, hogy az ilyen 1-1 darabos termékek összevonásra kerüljenek, kattintsunk az Összefésülés nyomógombra, aminek hatására az 1-1 darabok összevonódnak:
97
Az összefésülés egyébként a leltár korrekció mentésekor automatikusan is megtörténik, tehát nem okoz problémát, ha kimarad ez a lépés.
98
9.2. A leltárban résztvevő raktárak és termékcsoportok kiválasztása Figyelem! A következő lépéssel nem érintett termékek készlete nullázásra kerülhet, ezért kérjük ezt a lépést fokozott körültekintéssel használja! Ennek, a lépésnek az a szerepe, hogy a kiválasztott raktárakban és termékcsoportokban azon termékeket, amiket nem húztunk le (nem szerepel a leltárban), a program automatikusan lenullázza. Azaz ezt a lépést hagyjuk ki, ha nem szeretnénk lenullázni a kihagyott termékeket.
Kattintsunk az „A korrekcióban érintett termékcsoportok” fülre, majd bal oldalon jelöljük meg az érintett termékcsoportokat, jobb oldalt pedig az érintett raktárakat. A lehúzott tételek alapján automatikusan is megjelölhetjük a termékcsoportokat és raktárakat, ha kattintunk az ablak alján található „A termékcsoportok automatikus megjelölése” gombra. Figyelem! Ha itt megjelöljük a termékcsoportokat és raktárakat, az azt fogja eredményezni, hogy a végső lezárás során azon termékek, melyeket nem húztunk le, de a bejelölt termékcsoportokba tartoznak, a megjelölt raktárakban visszavonhatatlanul nullázásra kerülnek. A készlet nullázást akkor célszerű választanunk ilyen módon, ha logikusan amit nem húztunk le, azt abból az okból nem húztuk le, mert nincs készleten (tehát indokolt a nullázás).
9.3.
Különbségi lista készítése
Mielőtt a leltár korrekciót véglegesen lezárnánk, célszerű a különbségi listát áttekinteni.
99
Ehhez a leltár korrekció ablakban bal felső eszköztáron kattintsunk a Rendben nyomógombra. Válasszuk a Félretesz választási lehetőséget, amivel a leltár korrekció még nem korrigálja a készletet, viszont van lehetőségünk különbségi listát készíteni, illetve a leltárban még módosítani, ha hibák derülnének ki.
Miután a félretesz funkcióval elmentettük a leltárt, a termékmozgások listájában (ha esetleg ez a lista nem látható, akkor megnyithatjuk a bal oldali eszköztár Termékmozgások menüponttal) találjuk a leltár korrekciót. Kattintsunk ebben a listában jobb oldalt a Nyomtatás gombra, majd válasszuk a Leltár különbségi lista fület, aminek hatására egy hasonló listát kell látnunk:
100
A lista felépítése egyszerű, tartalmazza a következő adatokat: •
Régi mennyiség (mennyi a készlet a leltár előtt az adatbázis szerint)
•
Korrigált mennyiség (mennyit húztunk most le)
•
Különbség o
Negatív különbség esetén a készlet eltűnéséről beszélhetünk (lopás, stb.)
o
Pozitív különbség esetén többletről beszélhetünk.
o
Mindkét különbség esetén célszerű az adott tételeket utólagosan ellenőrizni (újraszámolni).
• Az utolsó oldalakon tartalmazza a nem lehúzott termékeket is. Ha a leltárban szeretnénk korrigálni, vagy módosítani, akkor a termékmozgások listájában az adott leltárt kiválasztva a jobb oldalon a Módosítás gombbal ismét megnyithatjuk a leltárt és módosításokat végezhetünk rajta, majd ismét térjünk vissza a korrábbi lépésekhez.
101
9.4.
Leltár lezárása
Ha a leltár még nincs nyitva, akkor a termékmozgások listájában az adott leltárt kiválasztva a jobb oldalon a Módosítás gombbal nyissuk meg a leltár korrekciót. Ha a fenti különbségi listában látható különbség elfogadható, vagy a szükséges korrekciókat elvégeztük, egy összefésülés után kattintsunk a Rendben gombra, majd válasszuk a Mentés, zárolás lehetőséget. Ezzel a lépéssel a leltárban rögzített készletek korrigálásra kerülnek.
102
10.
Szállítólevél és számla
Számla és szállítólevél akár önmagában is teljes értékű segítséget adhat, azonban a számla és szállítólevél egymással kapcsolatban is állhat, hiszen a szállítólevélen elvitt árukészlet várakozik a partner készletében, egészen addig, amíg a gyűjtőszámla kiállításra nem kerül. A szállítólevélen történő kiszállítás alapvetően két módon történhet:
1. módszer: Gyűjtőszámlázás közvetlenül a szállítólevelekből
2. módszer: Gyűjtőszámlázás a partner összegyűlt készletéből
103
A módszerek előnyei, hátrányai 1. módszer – Gyűjtőszámlázás közvetlenül szállítólevelekből
2. módszer – Gyűjtőszámlázás a partner készletéből
Csak egy-egy teljes szállítólevél számlázható, a szállítólevél része nem számlázható
Rész-készletek is számlázhatók
A szállítólevélen alkalmazott árak átöröklődnek a számlára (átírható)
A szállítólevélen használt árak NEM öröklődnek a számlára, a partnerre a számla kiállítása időpontjában érvényes ár érvényesül
A szállítóleveleknél a program jelzi, hogy már számlázva lett
A partner készletéből fogy a már kiszámlázott tételmennyiség
A gyűjtőszámlán a szállítólevelek sorszáma is feltűntetésre kerül
A gyűjtőszámlán a szállítólevelek sorszáma NEM kerül feltűntetésre
Használjuk ezt a módszert, ha egy-egy teljes szállítólevelet, vagy szállítóleveleket számlázunk
Használjuk ezt a módszert, ha teljesen esetleges, mikor mennyit számlázunk a kiszállítózott készletből
10.1.
Általános definíciók
Számlának minősül az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely az aktuális jogszabályokban meghatározott adattartalommal rendelkezik.
Stornó számlának, vagy számlával egy tekintet alá eső okiratnak nevezzük azt a számlát, melyet számla rontása után állítunk ki az eredeti számlával megegyező, de negatív előjelű összegekkel.
Félretett számlának nevezzük azt a dokumentumot, melyet számlának megfelelő tartalommal töltünk ki, azonban bizonyos okoknál fogva még nem kívánjuk kiállítani, sorszámmal ellátni, zárolni. A félretett számlát a mentése után még tetszőlegesen módosíthatunk, törölhetünk is, adóigazgatási azonosításra azonban nem alkalmas.
Előleg számlának nevezzük azt a számlát, melyet megrendelő kiállítása után állítunk ki. Az előleg számla kiállításának előnye továbbá az is, hogy amennyiben a megrendelőt kiszámlázzuk, úgy az előleg számla tételeként feltűntetett előleg automatikusan levonásra kerül.
Számlatömböknek nevezzük azokat a gyűjtőket, melyek segítségével külön sorszámsorozattal gyűjthetjük a számlákat, szállítóleveleket.
Számlák kiállítása során lehetőség van készlethez kapcsolt és készlethez nem kapcsolt számlák kiállítására is.
A számlák kiállítása során a szoftverünkhöz mellékelt szoftverfejlesztési nyilatkozatot tekintjük iránymutatónak.
104
10.2.
Számlák listája
A számlák kiállítása előtt célszerű megismerni azt a számla lista ablakot, mely alapját képezi a számlák kezelésének és kiállításuknak is. A számlák listaablakának megnyitásához kattintsunk bal oldali menüsor Számlák menüpontra, melynek hatására megjelenik a számlák kezelésére alkalmas párbeszédablak. Az ablak felépítését a következő oldalon találhatja. Felső eszköztár •
Új számla – a nyomógomb segítségével kezdeményezheti új számla kiállítását
•
Új előleg – a nyomógomb segítségével előlegszámla kiállítása kezdeményezhető
•
Számlatömbök – a nyomógomb használatával választhat, hogy az aktuálisan megnyitott számlalista mely számlatömbök számláit tartalmazza
•
Járatösszesítő – a listában szereplő, kiállított számlák „Járat” jellemzői szerinti összesítő készítése
•
Üzletszerzők – a listában szereplő, kiállított számlák „Üzletszerző” jellemzői szerinti összesítő készítése
•
Lista mentés – az aktuálisan látható lista nyomtatása, vagy mentése Excel táblázatba (Lásd: 12.3 Lista mentése (122.oldal))
•
Kördokumentum – az aktuálisan látható listából kördokumentum készítése
•
Mezők – az aktuális lista testreszabása, a látható mezők ki és bekapcsolása (Lásd: 12.1 (121. oldal))
Jobb oldali eszköztár Dátum intervallum választó eszközök Egyéb szűrési lehetőségek Számla kijelölése
Felső eszköztár
Dátum intervallum választó eszközök
Egyéb szűrési lehetőségek
Kijelölt számla Jobb oldali eszköztár
Számlák listája
106
Számla kiállítása Számlák kiállítására alapvetően többféle lehetőségünk is van: •
Tételek termék-törzsből való összeválogatásával
•
Termék-törzshöz nem kapcsolódó tételek felvitelével
•
Termék-törzsből való válogatással, készletmódosítás nélkül
•
Egy, vagy több szállítólevél összevonásával történő számlakiállítás
•
Kivételezés során készülő számla kiállítása, ahol a kivételezett tételek nem feltétlenül egyeznek a számla tételeivel
• Félretett számla készítése Új számla kiállításához válasszuk a „számlák” ablakban az „Új számla” nyomógombot, vagy a Fájl menü/Új parancsot. A számla kiállításához töltsük ki a megjelenő ablak megfelelő mezőit:
A vevő kiválasztásához a következő lehetőségeink vannak: •
A vevő neve melletti kis mezőben megadjuk a vevő egyedi számkódját, majd ENTER billentyűre a program a vevő minden adatát kitölti.
•
A vevő nevét elkezdjük gépelni, ez esetben a program a vevők listájának ilyen tartalommal kezdődő listájának megjelenítésével segít (automatikus kiegészítés funkció), majd az ENTER billentyű lenyomásával a program a vevő minden adatát megjeleníti.
•
Egyedi vevőt adunk meg annak minden adatának begépelésével. Ilyen esetben a vevőt a törzsben eltárolhatjuk a vevő mentése nyomógombbal.
107
Amennyiben a vevőhöz a partnertörzsben rögzítettünk kiszállítási címeket, úgy azt a vevő adatai mezők alatt kiválaszthatjuk. A kiszállítási cím általában a vevő adatai alatt megjelennek, de ez a megjelenítés függ az egyedi dokumentum formátum kialakításától is. Az egyéb megjegyzés mezőben a vevőhöz kapcsolódó egyéb megjegyzés emelődik be, melyet számla kiállítása során is megadhatunk, vagy módosíthatunk. Az egyéb megjegyzés általában a vevő adatai alatt jelenik meg a nyomtatásban, de a megjelenés függ az egyedi dokumentum formátum kialakításától is. A járat mező kitöltésével lehetőségünk van kiszállítási járatok szerint a számlákat szétbontani, majd a számlák ablakban a járatösszesítő funkcióval az egy járatba tartozó tételeket összevonni. A szállítói bankszámlaszám használatával felülbírálhatjuk partnerenként, vagy számlánként is az általunk használt bankszámlaszámot, így lehetőség van több bankszámlaszám használatára is. A szállítói bankszámlaszám általában a nyomtatásban az eredeti bankszámlaszám helyél jelenik meg, de a megjelenés helye függ a beállított egyedi dokumentum formátum kialakításától is. Az üzletkötő mező kitöltésével lehetőségünk van a számlákat üzletkötők szerint szétbontani, majd az egy üzletkötőhöz tartozó számlatételeket összesíteni a számlák ablakban található üzletkötő összesítő segítségével. A számla további kötelező, formai adatai: Az azonnali kifizetés mező bejelölésével a számla kiállítását követően automatikusan kiegyenlítésre kerül. Készpénzes számla esetében az opció automatikusan bejelölődik. A fizetési mód mező kitöltésével a számla fizetése során használható fizetési mód adható meg. A teljesítés kelte mezőben a számla teljesítésének kelte adható meg. A számla kelte mezőben a számla kiállításának kelte adható meg. A megfelelő szabályok szerint a számla kelte az egymást követő számlasorszámok szerint kell kövessék egymást, azaz két egymást követő számlasorszámmal hivatkozott számla keltei is egymást kell kövessék, vagy legfeljebb azonosak lehetnek. A fizetési határidőben adható meg a számla kiegyenlítésének határideje. A megjegyzés mezőben szabadon begépelhető megjegyzést adhatunk meg. A megjegyzés esetében lehetőség van automatikusan megjelenő megjegyzések használatára is (Lásd még: Kiegészítő adatok, Megjegyzések). Tételek felvitele A tételek felvitelét minden esetben az INSERT billentyű lenyomásával kezdjük, melynek hatására a program automatikus a tételek szerkesztő fülre ugrik.
A tételek felvitele előtt szükséges beállítani a számla devizanemét, illetve az esetleges kivételezések során a kivételezés raktárát. A program mindkét információt a beállítást követően felhasználóhoz kötötten elmenti, azaz az adott felhasználó újbóli bejelentkezése után a már megadott információkat a program automatikusan beállítja. Tételek felvitele a terméktörzsből A tételszerkesztő lécen a kurzor alapesetben a cikkszám/EAN mezőben áll, ahol hivatkozhatunk a kívánt termékre, vagy szolgáltatásra az alábbi módokon: •
Termék, vagy szolgáltatás cikkszámával. Ezesetben is fiók-kezelt termék esetében még második lépésként választanunk kell a termék szóba jöhető fiók-tárolói közül is.
•
Termék fő vonalkódjával. Ezesetben is fiók-kezelt termék esetében még második lépésként választanunk kell a termék szóba jöhető fiók-tárolói közül is.
•
Fiókkezelt termék fiók-vonalkódjainak valamelyikével. Ezzel a kóddal hivatkozunk egyben a termékre és a megfelelő fiók-tárolóra is egyaránt.
108
•
A cikkszám/EAN mező mellett található megnyitás nyomógombbal választunk a terméktörzsből. Ezesetben a megnyíló termékválasztó ablakból választhatunk tételt. A termékválasztó párbeszédablakról lásd a következő bekezdéseket. A termék fenti módok valamelyikén történő hivatkozáskor a program automatikusan a terméktörzs alapján beemeli illetve számítja a következő adatmezőket: •
VTSZ/SZJ szám
•
Mennyiség a termék adatlapján az „alapértelmezett mennyiség” mezőben megadott érték alapján
•
Mennyiségegység (nem módosítható)
•
Nettó egységár
•
Áfa kulcs (nem módosítható)
•
Bruttó egységár
•
Fizetendő (nem módosítható, a mennyiség és a bruttó egységár szorzata)
A termékinformációs programablak a termék, vagy szolgáltatás kiválasztását követően információkat biztosít a termék aktuális készletéről, fiók-tárolóiról, eladási árairól, termék-jellemzőiről. A termékinformációs ablak megnyitásához kattintsunk a tételszerkesztő léc mellett jobb oldalt található termékinformációk ikonra. Az ikon lenyomásának hatására megjelenik a termékről készült termékinformációs programablak. A programablak alapvetően három szekcióból áll, melyeket a szekcióra kattintva bonthatunk ki, tekinthetünk meg. Ezek rendre: készlet, eladási árak, termék-jellemzők. A termékinformációs ablak nyitott, vagy bezárt állapotát a program felhasználókra tekintve megjegyzi, azaz minden újabb bejelentkezéskor a termékinformációs ablak automatikusan megnyílik, amíg az bezárásra nem kerül. A tételsor lezárásához használjuk az ENTER billentyűt, aminek hatására az ablak alsó részében található tétellistában megjelenik az újonnan felvitt tétel. Egy tételsor módosításához egyszer kattintsunk a megfelelő tétel sorára. Termékválasztó programablak használata A cikkszám/EAN mező mellett található megnyitás nyomógomb használatával megnyithatjuk a termék, vagy szolgáltatás kényelmesebb kiválasztását segítő termékválasztó programablakot is. A nyomógomb használatát helyettesítheti az is, ha üres cikkszám/EAN mezőben ENTER billentyűt ütünk. A megjelenő ablak megjelenésében szinte teljesen azonos a termékek listaablakával:
109
A megjelenített mezők megegyeznek a bejelentkezett felhasználó aktuálisan a termék listaablakban bekapcsolt mezőkkel. Egy-egy terméket a fent látható három mező segítségével gyorsan megkereshetünk. A megnevezés, illetve jellemzők mezőben a megnevezésre, vagy termékjellemzőkre vonatkozóan részletet is elegendő begépelni, ennek megfelelően fog leszűkülni a lista. A terméklista továbbá szűkíthető egy-egy termékcsoportra, vagy raktárra történő kattintással is. Egy-egy termékcsoport további al-termékcsoportjainak megtekintéséhez a termékcsoport nevén szükséges duplán kattintani. EAN, cikkszám, vagy gyári szám megadásával a program automatikusan a kérdéses termék sorára ugrik. Egy terméket a sorára történő dupla kattintással, vagy a kiválasztást követően az OK nyomógomb lenyomásával választhatunk ki. Tételek felvitele a terméktörzstől függetlenül Amennyiben egy tételt nem a terméktörzsből kívánunk választani, hanem attól függetlenül szeretnénk tételt felvinni, úgy annak minden adatát értelemszerűen be kell gépelni. A tétel felvitelének megkezdéséhez a cikkszám/EAN mezőben nyomjuk le a kurzor balra ← nyilat, melynek segítségével a termék megnevezés mezőbe lép a kurzor.
Adjuk meg a tétel megnevezését a megnevezés mezőbe való begépeléssel!
A megnevezés mező kitöltése után a kurzor jobbra nyíllal → járjuk be a mezőket és adjuk meg a megfelelő mezőértékeket: •
VTSZ/SZJ szám (választható a Kiegészítő adatokban felvitt VTSZ/SZJ számok közül, vagy begépelhető egyedileg)
•
Mennyiség
•
Mennyiségegység (választható a már felvitt mennyiségegységek közül, vagy begépelhető egyedileg)
•
Nettó egységár
110
•
Áfa kulcs (választható a már felvitt áfa kulcsok közül, vagy begépelhető százaléknak megfelelő érték formájában)
•
Bruttó egységár
• Fizetendő (nem módosítható, a mennyiség és a bruttó egységár szorzata) A tételsor lezárásához használjuk az ENTER billentyűt, aminek hatására az ablak alsó részében található tétellistában megjelenik az újonnan felvitt tétel. Egy tételsor módosításához egyszer kattintsunk a megfelelő tétel sorára. Termék-törzsből való válogatással, készletmódosítás nélkül A számla tételeinek felvitelekor lehetőségünk van a teljes számlára, illetve egyes tételekre vonatkozóan is a készletmódosítást kikapcsolni. Amennyiben a teljes számlára vonatkozóan ki akarjuk kapcsolni, hogy a program módosítsa a készletet, úgy a számla szerkesztő ablakban kapcsoljuk ki a tételek fülön a „Készlet módosítása” jelölőnégyzetet.
Ha nem a teljes számlára, hanem csak bizonyos tételekre vonatkozóan szeretnénk a készletmódosítást megakadályozni, kikapcsolni, úgy kattintsunk a tétel megnevezése előtti jelölőnégyzetre.
Egy, vagy több szállítólevél összevonásával történő számlakiállítás A program lehetőséget biztosít arra is, hogy egy, vagy több dokumentumból készítsünk számlát. Az alábbiakban a szállítólevélből történő számla készítés kerül bemutatásra. Első lépésként meg kell nyitni annak a dokumentumtípusnak a listaablakát, ami a forrás dokumentumokat tartalmazza. Amennyiben szállítólevélből, vagy szállítólevelekből szeretnénk számlát készíteni, úgy nyissuk meg a program bal oldali eszköztárán a szállítólevelek listáját. Következő lépésként ki kell jelölni a számlázni kívánt dokumentumokat. A kijelölés során egy elemet egyszeres bal egérkattintással jelölhetünk ki. Amennyiben nyomva tartjuk a CTRL billentyűt is a kattintás közben, úgy lehetőség van egymástól távolabb eső elemek egyesével való kijelölésére, az egyes elemeken egyszer kattintva. Ha a kijelölés során a SHIFT billentyűt tartjuk nyomva pedig egymás mellett egyszerre több elemet is kijelölhetünk.
Kijelölés CTRL billentyűvel
Kijelölés SHIFT billentyűvel
Amennyiben megfelelő szűrőfeltételekkel a listát le tudjuk szűkíteni, úgy lehetőség van arra is, hogy a jobb oldali eszköztár „Mindent kijelöl” parancsának használatával minden elemet kijelöljünk. A kijelölést követően kattintsunk a jobb oldali eszköztáron a „Számlázás” parancsra. A ilyen módon történő számlázás során a program automatikusan rögzíti az egyes dokumentumok kapcsolatát is.
111
Amennyiben egy elemről, melyről már készült számla, a program automatikusan figyelmeztet, ha arról újabb számla készülne.
A folytatás attól függ, hogy a kijelölt elemek milyen kapcsolatban állnak. Ha a kijelölt elemek vevő, vagy kiszállítási címben különböznek A program ebben az esetben felajánlja a lehetőséget, hogy a számlázás során több számla készüljön választásunk szerint vevők és/vagy kiszállítási címek szerint szétbontva.
Amennyiben a szétválogatás mellett döntünk, úgy a szétválogatás okán több számla keletkezik. Az így elkészült számláknak a program nem nyit egyből külön szerkesztőablakokat, hanem egyből sorszámot ad és lezárja azokat, vagy lehetőséget biztosít, hogy félretett számlaként állítsuk ki az eredmény számlákat, így azokat még később módosíthatjuk. Ahhoz, hogy az összesítés során létrejött számlákat még módosíthassuk, be kell jelölni a párbeszédablakban a „Ne történjen meg a számlák kiállítása, csak félretett számlák elkészítése” jelölőnégyzetet. A félretett számlák kezeléséről és módosításáról a következő, Számlák félretett számlaként történő mentése fejezetben olvashatunk. Amennyiben a jelölőnégyzetet nem jelöljük be, úgy a számlák sorszámot kapnak és módosításuk nem lehetséges, a program automatikusan megjeleníti azok nyomtatási képét is (Lásd még: További lehetőségek, Dokumentumok nyomtatása). Ha a kijelölt elemekben a vevők, kiszállítási címek nem különböznek, vagy nem választottuk a szétválogatást
112
A program ebben az esetben egyetlen számlát készít, melyhez automatikusan megnyitja a számlák szerkesztőablakát, ahol a számlát hagyományos módon kiállíthatjuk, vagy félretehetjük.
A kijelölt elemek és az eredmények elemek között a program minden esetben elmenti a kapcsolatot is, melyet később visszakövethetünk. Ennek köszönhetően egy szállítólevél számlaként való kiállítása után a szállítólevél újbóli számlázásakor a program figyelmeztet. (Lásd még: További lehetőségek, Dokumentumok kapcsolatai) Kivételezés során készülő számla kiállítása, ahol a kivételezett tételek nem feltétlenül egyeznek a számla tételeivel Amennyiben más tételek kerülnek kivételezésre, és más tételek kerülnek a számlára, úgy először a kivételezést kell rögzítenünk, majd ott bejelölni, hogy abból számla is készül, automatikus generálással, majd a kivételezés mentése után a számla még tetszőlegesen módosítható. (Lásd még: Termékmozgások, Kivételezés, Számla, szállító készítése a kivételezésből)
Félretett számla készítése
Félretett számlának nevezzük az olyan számlát, illetve alapvetően minden olyan dokumentumot, melyet sorszámmal ellátás során nem zárunk le. A számlázásra vonatkozó jogszabály egyébként is tiltja azt, hogy lezárt, sorszámmal rendelkező számlát módosíthassunk. A félretett számla tehát a sorszámmal rendelkező számlával ellentétben mentés után is tetszőlegesen módosítható, vagy törölhető is, azonban könyvelés szempontjából érvénytelen dokumentum. Félretett számla készítéséhez a kiállítás során a „Félretesz” választást kell választanunk.
Számla kiállítása, mentése A tételek felvitelét nyomógombra.
követően
kattintsunk
a
számla
szerkesztőablakában
a
„Rendben”
A renben nyomógombra kattintást követően a következő párbeszédablak jelenik meg:
Az elkészítést követően választásunk szerint a számla sorszámot kap, vagy félretett számlaként kerül mentésre. A sorszámozás előtt még lehetőségünk van kedvezmény, vagy felár megadására is. A számla nyomtatásával kapcsolatban lásd még: További lehetőségek, Dokumentumok nyomtatása fejezetet.
113
Rontott számla stornózása
Bármilyen okból rontott lezárt számla újbóli kiállítása, módosítása, törlése nem megengedett. A jogszabályok szerint a rontott számlát is meg kell őrizni, javításhoz arról stornó számlát szükséges készíteni az eredeti számla tételeivel megegyező, de negatív előjelű tételekkel. A javított számla csak ezt követően állítható ki. A számla stornó számlájának kiállításához a számla lista ablakban jelöljük ki a megfelelő számlát, majd a jobb oldali eszköztáron kattintsunk a „Stornó” nyomógombra. A stornózás folyamán létrejövő új számla az eredetivel megegyező, de negatív előjelű tételekkel szerepel, és nyomtatási beállításoktól függően feltűntetésre kerül rajta az eredeti számla sorszáma is.
10.3. Árajánlatok Árajánlat kiállításával olyan dokumentum kiállítására nyílik lehetőségünk, mely készletmozgást, vagy foglalást nem eredményez, azonban a partnerünknek adott árajánlat sorszámmal ellátott dokumentumként a rendszerbe kerül. Árajánlat kiállítása során pontosan azt a metódust kell követnünk, amit a dokumentum a számlák kiállítása során leírt.
Egyéb dokumentumok csatolása az árajánlathoz Az árajánlat tételes felvitelét követően lehetőségünk van tetszőleges formátumú fájlok, dokumentumok árajánlathoz való csatolására is.
A belső dokumentumokhoz csatolt külső fájlokat a program a saját adatbázisában tárolja, így a forrás fájl módosulása, vagy törlése az ajánlathoz csatolt dokumentumra nincs hatással. Új dokumentum becsatolása A dokumentum csatolásához kattintsunk az árajánlat szerkesztő ablakában a „Csatolás” nyomógombra.
114
A csatolás nyomógomb hatására megjelenő párbeszédablak segítségével válasszuk ki a becsatolandó dokumentumot. Bizonyos típusú fájlok esetében a program automatikusan megjeleníti az alsó tartalom ablakban a dokumentum előnézeti képét. Minden csatolt dokumentumot elnevezhetünk a felső címsávban történő megnevezés mező kitöltésével is. Újabb dokumentumokat a „Több” nyomógomb segítségével fűzhetünk fel. Dokumentum törtése A csatolt dokumentumot a „Dokumentum törlése” nyomógombbal törölhetjük.
11.
Partnerek
Partnerek, partnercsoportok, kedvezmények
11.1. Partnerek, partnercsoportok A partnereket többféle módon is megkülönböztethetjük, a termékekhez hasonlóan alapadataikon túl partnercsoportokba is sorolhatjuk. Minden partner egyedi partnerkóddal rendelkezik, amivel minden partnerre gyorsabban hivatkozhatunk. Partnerekre elsősorban bizonyos termékmozgásoknál szükséges hivatkozni, mint például a bevételezésnél mint szállítóra, kivételezésnél mint vevőre. A partnerek csoportosítása során a program alapvetően háromféle elsőszintű csoportot különböztet meg: •
vásárlók – kimenő termékmozgás (pl: kivételezés) céljaként megjelölhető partnerek
•
szállítók – bejövő termékmozgás (pl: bevételezés) forrásaként megjelölhető partnerek
•
egyéb partnerek – termékmozgásokban nem résztvevő, de a partner adatbázisban nyilvántartandó partnerek A fenti három csoportba soroláson túl korlátlan számú másodszintű partnercsoportot hozhatunk létre, melyek használatával a partnereket csoportokba sorolhatjuk különböző szempontok szerint. A
115
program lehetőséget összeállítására is.
biztosít
továbbá
a
partnerek
részére
körlevelek,
kördokumentumok
Partnercsoportok A partnercsoportok listájának megnyitásához kattintsunk menüpontra a program bal oldali gyorsmenüjében. A megjelenő ablakban az „Új partnercsoport” nyomógombbal hozhatunk létre új csoportot, a „Módosít” nyomógombbal módosíthatjuk a kijelölt csoportot, míg a „Törlés” nyomógombbal törölhetjük azt.
Megfelelő szempontok szerint megválasztott termék- és partnercsoportok megválasztásának nagy jelentősége lehet abban, hogy a sokszor sok ezres nagyságrendűre duzzadt termék- illetve partnertörzsben könnyedén navigáljunk, azok között egyes egyedeket pillanatok alatt megtaláljunk. További előnye lehet a termékek és partnerek csoportba sorolásának, hogy akár kedvezményeket, vagy eladási árcsoportokat egyszerre több partner, vagy termék tekintetében is meg tudunk határozni.
Partnerek A program alkalmas arra, hogy a rendszer szempontjából fontos szállítók, vevők mellett, akár teljesen független egyéb partnerek adatait is nyilvántartsuk. A partnerek listájának megnyitásához kattintsunk a program bal oldali gyorsmenüjében a menüpontra. Ennek hatására megnyílik a partnerek listaablaka.
Az ablak felső eszköztára jelentősen hasonlít a terméklistánál megismert eszköztárra. A lista feletti füleken automatikusan megjelennek az adatbázisba felvett partnercsoportok.
116
Új partner felvitele Új partner felviteléhez kattintsunk az eszköztár „Új partner” nyomógombjára, melynek hatására megjelenő párbeszédablakban értelemszerűen töltsük ki a partner adatlapját. A partner típusának beállításakor határozzuk meg, hogy a partnert szállítóként, vásárlóként, vagy egyéb partnerként szerepeltetjük.
Bevételezések, illetve beszállítói visszaküldések során csak a szállítóként beállított partnerek közül lehet választani, kivételezések, illetve számlázás során pedig a vásárlóként beállított partnereket kínálja fel a program. Ezek ismeretében célszerű a partner elsődleges típusát beállítani. A partnercsoportok közül jelöljük be azokat, melyekbe a partnert be kívánjuk sorolni. Általános megjegyzést fűzhetünk a partnerhez a megjegyzés mezőben, a szállító bankszámlaszám mezőben a cégünk eredeti bankszámlaszámától eltérő számlaszámot is megadhatunk, amennyiben bizonyos ügyfeleink ügyleteit más bankszámlaszámon kívánjuk bonyolítani. A preferált fizetési mód elsősorban kivételezés és számlázás során lényeges, megadja, hogy a partner általában mely fizetési móddal szokta tartozásait kiegyenlíteni. Az árcsoport mezőben megadhatjuk, hogy a termékekre meghatározható árcsoportok közül az adott partnerre melyik árcsoportot kívánjuk alkalmazni.
A megadott partneradatok némelyike a rugalmasan változtatható nyomtatási képeken, számlákon lehetséges, hogy nem jelenik meg. Partner módosítása A kijelölt partner adatainak módosításához kattintsunk a „Módosít” nyomógombra. Partner törlése A kijelölt partner végleges törléséhez kattintsunk a „Törlés” nyomógombra. A partner nevére elvégzett tranzakciókban a partner adatai természetesen nem vesznek el. Lista mentése, nyomtatása Az aktuálisan nyomógombot.
látható
lista
mentésére,
nyomtatására
használhatjuk
a
„Lista
mentése”
Mezők beállítása A termék listához hasonlóan a „Mezők” nyomógomb használatával lehetőség van arra, hogy a listában látható mezőket ki-be kapcsoljuk. A megjelenő párbeszédablakban jelöljük ki a megfelelő mezőket, majd kattintsunk az OK nyomógombra. A listában az oszlopfejléceket bal egér gombbal megfogva, majd átvonszolva átrendezhetjük a megjelenő oszlopok sorrendjét is. A program a bezárását követően mindig megjegyzi az utoljára használt elrendezést, így újbóli belépéskor nem kell újra azt beállítani. Lehetőség van az elrendezések elmentésére is, ehhez kattintsunk a „Mezők” nyomógomb melletti kis lefelé mutató nyílra, majd válasszuk a legördülő menüből az „Elrendezés mentése…” menüpontot, majd adjuk meg az elrendezés megnevezését. Az elrendezések visszatöltéséhez szintén ezt a legördülő menüt használhatjuk. Lista frissítése
117
Bizonyos technikai okok miatt előfordulhat, hogy szükségessé vállik a megjelenő lista újbóli betöltése, ezt tudjuk a „Frissítés” nyomógombbal kezdeményezni. Ablak bezárása
További szűrési lehetőségek A partner listában egyszerűen tudunk névrészlet szerint szűrni, ha a lista felett található „szűrés” mezőben elkezdjük a névrészletet gépelni, minek hatására a lista automatikusan leszűkül. További lehetőség a partnercsoportok szerinti szűrés, amit a lista feletti füleken láthatunk, valamint jobb oldalon szűrhetünk a partnerek elsődleges típusa szerint is (szállítók, vásárlók, egyéb partnerek).
118
11.2. Kedvezmények, felárak A program lehetőséget biztosít az eladási árakból történő kedvezmények, felárak definiálására is, több feltétel alapján is. A kedvezmények, felárak definiálása után a program beavatkozás nélkül képes az eladási árakat korrigálni az eladások során. A kedvezmények mindegyikét nevesíthetjük és akár érvényességi idő megadásával is korlátozhatjuk érvényességüket.
Kezdemények áttekintése A kedvezmények áttekintéséhez kattintsunk a megjelenik a kedvezmények lista ablaka.
menüpontra, melynek hatására
Új kedvezmény/felár definiálása Új kezdemény létrehozásához kattintsunk az „Új kedvezmény” nyomógombra, melynek hatására megnyílik a kedvezmények, felárak felviteléhez használható párbeszédablak.
A kedvezmény, felár megadása során állítsuk be a megnevezést, majd – amennyiben szükséges – állítsuk be az érvényességi időszakot.
119
A következő lépésben határozzuk meg, hogy negatív irányú (kedvezmény), vagy pozitív irányú (felár) korrekciót definiálunk és jelöljük ezt a „Kedvezmény”, vagy a „Felár” rádiógombok valamelyikével. A kedvezmény, vagy felár mértékét háromféleképpen határozhatjuk meg: •
százalékos mértékben
•
konkrét összeg mértékben
• termék mennyiség értékében A kedvezmény mértékének meghatározása után határozzuk meg a minimális bruttó vásárlási összeget, vagy a minimális vásárolt mennyiséget, melynek a kedvezmény, vagy felár érvényesüléséhez teljesülnie kell. A „Kizárólagos érvényesség a tételre” jelölőnégyzet bejelölése után – amennyiben az adott kedvezmény, vagy felár érvényesül, úgy további kedvezmény, felár nem érvényesülhet az adott tételre. Az ablak legalsó részében további részletes feltételeket adhatunk a kedvezmény, felár teljesülését illetően. Új feltétel megadásához kattintsunk az „Új feltétel” nyomógombra.
A feltétel ablakban választhatunk terméket, partnert, vagy akár termékcsoportot, partnercsoportot, árcsoportot is. Ha több feltételt állítunk be az ablakban, akkor azok mindegyikének egyszerre kell teljesülnie ahhoz, hogy a kedvezmény, vagy felár teljesüljön. A legalsó jelölőnégyzet bejelölésével azt érjük el, hogy a megadott feltételek nem teljesülése esetén érvényesül a kedvezmény, felár. A kedvezmény szerkesztése során lehetőség van több feltétel-csoport megadására is. Amennyiben egy kedvezmény felár esetében több feltétel csoport kerül megadásra, úgy a feltételek logikai VAGY kapcsolatban összeadódnak. Kedvezmény módosítása A kijelölt kedvezmény, vagy felár módosításához jelöljük ki a megfelelő sort, majd kattintsunk a „Kedvezmény módosítása” nyomógombra. Kedvezmény törlése A nyomógombot a kijelölt kedvezmény, felár törlésére használatjuk. Lista mentése Az aktuálisan látható lista exportálása.
120
Mezők beállítása A nyomógomb használatával beállíthatjuk, mely mezőket szeretnénk a listában megjeleníteni. Frissítés Az aktuálisan látható lista újbóli betöltése. Ablak bezárása
121
12.
Általános eszközök
Az alábbi fejezetben azokat az eszközöket találja, melyek általában minden listaablakban megtalálható.
12.1.
Mezők
Miután az előzőekben ismertetett ablakban beállította a látni kívánt mezőket, a lista automatikusan frissül a bekapcsolt mezőknek megfelelően. Az oszlopok tetszőlegesen átméretezhetők, ehhez a mezőt határoló elválasztóra vigyük az egeret, majd amikor megjelenik az átméretező egérkurzor, majd a bal egérgomb nyomvatartása mellett méretezhető az oszlop.
Az oszlopok tetszőlegesen átrendezhetők, ehhez az oszlop fejlécére kattintva, a bal egérgomb nyomvatartása mellett az oszlopok sorrendje tetszőlegesen átrendezhető.
Az elrendezés automatikusan mentődik, ahogy az ablakot bezárjuk, így az elrendezés és méret újbóli beállítása nem szükséges.
A terméklistában többféle listaelrendezést is használhatunk, így lehetőségünk nyílik például árlisták, készletlisták, egyéb listák összeállítására is, mely elrendezéseket később egy kattintással előhívhatunk. Az alap elrendezés mentődik a bezáráskor, egyéb elrendezések mentéséhez kattintsunk a Mezők gomb melletti legördülő nyílra, majd a megjelenő menüből válasszuk ki az Elrendezés mentése menüpontot, majd a megjelenő ablakban szabadon elnevezhetjük az elrendezést.
122
Miután az elrendezést elmentettük, az automatikusan megjelenik a Mezők gomb melletti legördülő menüben is, arra kattintva egyből aktiválhatjuk az elrendezést is.
A listában tetszőleges adatmező szerint rendezhetünk, a rendezéshez csak kattintsunk a rendezni kívánt oszlop fejlécére.
12.2.
Frissítés
A frissítés eszköz használatával az aktuálisan látható listát újból lekérhetjük az adatbázisból. Használatának csak akkor van jelentősége, ha hálózatban, vagy több telephelyen használjuk a programot.
12.3.
Lista mentése
Gyakorlatilag bármelyik listaablak egy gombnyomással kinyomtatható, vagy excel állományba exportálható.
123
12.4.
Oszlopok elrendezése
Mezők testreszabása Miután az előzőekben ismertetett ablakban beállította a látni kívánt mezőket, a lista automatikusan frissül a bekapcsolt mezőknek megfelelően. Az oszlopok tetszőlegesen átméretezhetők, ehhez a mezőt határoló elválasztóra vigyük az egeret, majd amikor megjelenik az átméretező egérkurzor, majd a bal egérgomb nyomvatartása mellett méretezhető az oszlop.
Az oszlopok tetszőlegesen átrendezhetők, ehhez az oszlop fejlécére kattintva, a bal egérgomb nyomvatartása mellett az oszlopok sorrendje tetszőlegesen átrendezhető.
Az elrendezés automatikusan mentődik, ahogy az ablakot bezárjuk, így az elrendezés és méret újbóli beállítása nem szükséges.
A terméklistában többféle listaelrendezést is használhatunk, így lehetőségünk nyílik például árlisták, készletlisták, egyéb listák összeállítására is, mely elrendezéseket később egy kattintással előhívhatunk. Az alap elrendezés mentődik a bezáráskor, egyéb elrendezések mentéséhez kattintsunk a Mezők gomb melletti legördülő nyílra, majd a megjelenő menüből válasszuk ki az Elrendezés mentése menüpontot, majd a megjelenő ablakban szabadon elnevezhetjük az elrendezést.
124
Miután az elrendezést elmentettük, az automatikusan megjelenik a Mezők gomb melletti legördülő menüben is, arra kattintva egyből aktiválhatjuk az elrendezést is.
A listában tetszőleges adatmező szerint rendezhetünk, a rendezéshez csak kattintsunk a rendezni kívánt oszlop fejlécére.
12.5.
Szűrés és keresés
A megjelenő listában a szűrés egyik legegyszerűbb módja, a terméklista feletti két mező használata:
A megnevezés mezőt kitöltve a program kis idő után azonnal csak azokat a termékeket jeleníti meg, melyek nevében előfordul a fent megadott keresőkifejezés. A cikkszám, azonosító mezőben értéket megadva, majd Entert ütve, a program az adott cikkszámmal, vagy vonalkóddal rendelkező termék sorára ugrik. Amennyiben a cikkszám, vagy vonalkód nem felismerhető, nincs hozzá tartozó termék, úgy a következő üzenet jelenik meg.
A mezők szerinti szűréshez a megfelelő mező fejlécének jobb oldalán található
ikonra.
A nyílra kattintva legördül a választéklista, ahonnan konkrét értéket kiválasztva szűrhetünk egy-egy értékre. A szűrés hatására csak azok a sorok jelennek meg, melyekben az adott mező pontosan a kiválasztott értékkel egyezik meg.
125
Egyéni szűrésekre is lehetőségünk van, melynek során intervallumokat, vagy egyéb relációkat is használhatunk, ehhez az előbbi listában kattintsunk az (egyéni…) elemre a listában, melynek hatására megjelenik az egyéni szűrésekre használható párbeszédablak:
A legördülő listában a következő relációk használhatók: •
egyenlő – szövegmező esetében a megadott szövegrészletet (pl: Lego) tartalmazzák a szűrendő sorok, számok esetében pontos egyezés szükséges
•
kisebb, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint előbbre helyezkedik el, számok esetében, kisebb, mint a megadott szám
•
nagyobb, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint hátrébb helyezkedik el, számok esetében, nagyobb, mint a megadott szám
•
pontosan – szövegmező esetében pontos egyezőségre szűrés, számok esetén megegyezik az „egyenlő” részben leírtakkal
•
kisebb, vagy egyenlő, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint előbbre helyezkedik el, vagy a megadott szöveggel azonos, számok esetében, kisebb, vagy egyenlő, mint a megadott szám
•
nagyobb, vagy egyenlő, mint – szövegmező esetében az ABC sorrend szerint hátrébb helyezkedik el, vagy a megadott szöveggel azonos, számok esetében, nagyobb, vagy egyenlő, mint a megadott szám
nyomógombra, aminek Ha egyszerre több feltételt szeretne érvényesíteni, akkor kattintson a hatására további sorok jelennek meg, ahol további feltételek is megadhatók. Fontos, hogy az ilyen jellegű szűrés során minden megadott feltételeknek egyszerre kell teljesülnie.
126
Az általános kereső eszköz használatához használja a Szerkesztés menü / Keresés menüpontot, vagy a CTRL+F billentyűkombinációt.
12.6.
Ablak bezárása
Egy listaablak bezárásához használjuk a Bezárás nyomógombot, melynek hatására a kiválasztott adatmezők mentésre kerülnek, pontosan ugyanolyan beállításban fognak legközelebb is megjelenni.
127
13.
Adatgyűjtő eszközök használata
13.1.
Cipherlab CL 8000 adatgyűjtő használata
Kövesse a fejezet lépéseit, ha Önnek ilyen adatgyűjtő eszköze van.
Első lépések – adatok feltöltése Az adatok feltöltése minden esetben szükséges az eszközre, ha árat, vagy termék adatokat módosítottunk, ellenkező esetben a friss termékeket az adatgyűjtő nem ismeri fel.
1./ Az InnVoice készletkezelő szoftverben nyissuk meg a termékek listáját, majd válasszuk a fenti eszköztáron a „Lista mentése” nyomógomb melletti lefelé mutató nyíl hatására megjelenő menüből a „Adatgyűjtő feltöltés… (txt terméklista)” menüpontot.
2./ A termékek számától függően a művelet akár percekig is eltarthat. 3./ A megjelenő ablak szerint:
•
Kapcsoljuk be az adatgyűjtőt, majd válasszuk a következő menüpontokat:
128
•
Miután a fenti menüpontot kiválasztottuk (Kék gombbal), helyezzük az eszközt a bölcsőre, majd kattintsunk a számítógépen az OK gombra.
4./ A feltöltés percekig is eltarthat. 5./ Ezután a következő ablak jelenik meg
•
Lépjünk az Árak menüpontra az eszközön:
129
•
Miután a fenti menüpontot kiválasztottuk (Kék gombbal), helyezzük az eszközt a bölcsőre, majd kattintsunk a számítógépen az OK gombra.
6./ A feltöltés percekig is eltarthat.
A feltöltés kész, az adatgyűjtő használható.
Gyűjtő funkciók Adatok összegyűjtése bevételezéshez, leltározáshoz, vagy átmozgatáshoz. Előkészületek Mielőtt a gyűjtő funkcióra használnánk az eszközt, győződjünk meg a következőkről: 1. Elvégeztük-e, illetve szükséges-e az adatok feltöltése (Első lépések – adatok feltöltése fejezet)? 2. Vannak-e már gyűjtött adatok az eszközön? Győződjünk meg arról, hogy ha már vannak gyűjtött tételek, azok szükségesek-e, illetve célszerűen töröljük azokat, ellenkező esetben esetleg mégegyszer – szükségtelenül - feltöltjük a korábban felgyűjtőtt tételeket.
Hogy ellenőrizzük, vannak-e már tételek az eszközön? A bekapcsolat adatgyűjtő főmenüjében (Esc-cel kiléphetünk, ha nem ezt a képernyőt látjuk) jobb alul látjuk a négyjegyű számot, ami jelzi a már gyűjtött tételek számát:
Hogy törölhetjük a szükségtelen tételeket? Induljunk ki a főmenüből (Esc-cel kiléphetünk, ha nem ott vagyunk). Válasszuk sorrendben a következő menüpontokat: 3.Eszközök -> 3.Adat törlés -> Cipherlab* -> Minden tétel -> Igen (Ha nincsenek tételek az eszközök, akkor ez a menüpont nem jelenik meg).
Gyűjtés A gyűjtés funkció használatához egyszerűen válasszuk a következő menüpontokat: 1.Adatok -> 1. Gyűjtés
130
1./ A sárga nyomógomb segítségével olvashatjuk le a tételek vonalkódját, vagy a számbillentyűvel begépelhetjük azt. 2./ A mennyiség mezőben ha nem 1 a mennyiség, akkor azt adjuk meg, majd nyomjunk kék gombot.
Ha olyan tételt húztunk le, amit az eszköz nem ismer, vagy nincs a terméktörzsben, akkor erről eltérő hangjelzést és hibajelzést kapunk. Ilyenkor célszerű az adott terméket félretenni és a számítógépen külön kezelni. A tételek és a mennyiségek sorrendjének nincs jelentősége.
Mit tegyek, ha egy tételt elrontottam? Lépjen vissza a főmenübe, majd 3. Eszközök / 3. Adat törlés / Data file menüpontban akár az utolsó, akár az összes adatot törölheti.
Gyűjtött tételek feltöltése a számítógépre Ha egy adott tételsorozattal végeztünk, akkor a következő lépésekkel tudjuk feltölteni a számítógépre a tételeket. A továbbhaladás előtt az InnVoice programban kezdeményezzünk új Bevételezést, Leltár korrekciót, vagy Raktárközi átmozgatást (a kívánt alkalmazás szerint). 1./ Válasszuk az eszközön a következő menüpontot:
131
Data file
Főmenü -> 2. Feltöltés -> Cipherlab 2./ Helyezzük az eszközt a bölcsőre.
3./ Válasszuk az InnVoice programban a fenti eszköztáron a
nyomógombot.
4./ A tételek számától függően kis idő múlva elindul a tételek letöltése, majd a képernyőn megjelennek a tételek. Az adatgyűjtőn a letöltés után van lehetőségünk minden gyűjtött tételt törölni. Ezt tegyük is azonnal meg, annak elkerülése érdekében, hogy újból ugyanazokat a tételeket duplán feltöltsük.
Ár és készlet ellenőrzés A főmenüből kiindulva az 1. Adatok menü 2. Ár ellenőr és 3. Db ellenőr menüpontok alatt további ellenőrző funkciókat is tartalmaz, amivel egy-egy lehúzott termék árát és db számát ellenőrizhetjük. A 4. Cikkszám menüpontot ne használjuk, célja a bevezetéskor speciális funkciók megvalósítása.
132
13.2.
Symbol, Motorola és Datalogic adatgyűjtők használata
A dokumentáció ezen eszközökre jelen verziójában nem tartalmaz részletesebb leírásokat.
133
14.
Tippek, trükkök
14.1.
Előlegszámlák kezelése
14.2.
Bizományosi jelentések készítése (időszakos jelentés)
Beszállítóim felé
Vevőim felé (kiszállított, de nem számlázott készletek)
14.3.
Termékek színe, anyaga, egyéb jellemzői
14.4.
Termék fotók megjelenítése
14.5.
Termék szortiment több jellemző alapján
14.6.
2-t fizet 3-at kap akciók
14.7.
Mennyiségi kedvezmények ár akciók
14.8.
Reklamációs termékek kezelése
14.9.
Egyéni kezelőpanel összeállítása
14.10. Részletes termékcsoportosítási lehetőségek 14.11. Szavatossági idő kezelése a termékparaméterekkel 14.12. Garanciális idő kezelése a termékparaméterekkel 14.13. Gyári szám kezelése a termékparaméterekkel 14.14. Egyedi szolgáltatások termékparaméterek használatával 14.15. Foglalások kezelése
paraméterezése
a
134
15.
Hibalista, fejlesztési lista Javítások
2011.01.17. Bevételezési mennyiség ellenőrző. A program a bevételezett tételek mindegyikénél (változó toleranciával) ellenőrzi, hogy a bevételezett mennyiség eltér-e az eddig átlagosan bevételezett mennyiségtől. Ezzel elkerülhetők a félreütések, illetve az EAN kód véletlen mennyiség mezőbe történő beolvasása is.
2011.01.15. Adatgyűjtő összesítő ablak. Az adatgyűjtőkről való letöltés esetén a listába betöltés előtt a program összesítő listát mutat a képernyőn az éppen beolvasott tételekről, így az esetleges kommunikációs, vagy egyéb problémák esetén keletkező rosszul betöltött adatgyűjtő gyűjtési listák egyből javíthatók, újból betölthetők.
InnVoice kereső. A főablak tetején a „Keres valamit? Írja be ide!” mezőben termékek, számlák, termékmozgások, partnerek adatai között kereső funkció, melynek használatával egyből a találatokhoz kapcsolódó egyéb műveletek is azonnal elérhetők. Pl: egy termékcsoport forgalmának lekérdezése gyorsabb ebből a keresőből. 2011.01.11. Termék paraméterek. Amennyiben egy-egy termék adatlapján a Megjegyzések fülön, Paraméterek alatt felvitelre kerülnek bekérendő paraméterek, úgy azok bekérése mindenhol megtörténik (minden termékmozgás és számla, szállító), majd a forgalmi listában ezek kilistázhatók. Használata javasolt pl: gyári szám, illetve bármilyen olyan egyedi paraméter, ami fontos, hogy bevételezéskor, számlázáskor, kiadáskor megadva legyen. 2011.01.07. Számlatömbök funkció. Kiegészítő adatok alatt számlatömbök létrehozhatók, azokba számlák, szállítók sorolhatók.
2011.01.05. Tételek felvitelekor, ha egy tétel kijelölésre került, akkor kérdés, hogy a kijelölt tétel módosítása következzen, vagy új tétel felvitele. Ezzel elkerülhető a véletlen tételmódosítás.
Tételek felvitelekor, ha egy tétel kijelölésre került, akkor kérdés, hogy a kijelölt tétel módosítása következzen, vagy új tétel felvitele. Ezzel elkerülhető a véletlen tételmódosítás. 2011.01.02. Adatgyűjtő használata esetén, ha nincs kiválasztott raktár, akkor egy párbeszédablak jelenik meg, ahol a raktár kiválasztható. (eddig csak figyelmeztetés: „Raktár kiválasztása
135
szükséges”) 2010.12.30. Adatbázis mentés és visszaállítás az Eszközök menüből. Csak a helyi gépen alkalmazható.
2010.12.22. Termékcsoport fastruktúrában nem működött a kijelölés után a Módosítás és a Törlés funkció
Terméklistában választható a termékcsoport-listában a fa-struktúra nézet helyett az egyszerű mappanézet is. Ehhez kattintsunk a termékcsoport-listán jobb egérrel, majd válasszuk a „Lista nézet” menüpontot.
EAN szerkesztő ablakban, ha 100%-tól eltérő nagyítást választottunk, akkor az elemek kijelölése nem sikerült, vagy új elem felhelyezése a 100%-nak megfelelő kerettel jelenik meg.
A leltár korrekció mentésének átalakítása, egyértelműbbé tétele, elsősorban a következőkben: automatikus összefésülés a mentéskor, figyelmeztetés, ha nem lett termékcsoport megjelölve a nullázáshoz.
A leltár korrekció túl sok, esetenként felesleges kérdést tett fel a mentéskor.
A címkeszerkesztő akkor is jelez, hogy nincs mentve a címkebeállítás, ha már előzőleg mentve lett.
Keresés bárhol a listákban (pl terméklista), beviteli ablakokban (pl bevételezés, leltár korrekció tétellistája), vagy nyomtatási képeken: az ablakokban használjuk a CTRL+F billentyűket. Bármelyi mező szerint kereshetünk. A kereső kifejezés megadása után nyomjunk ENTERt. A kereső kisablak eltűntetése: Esc.
Több telephelyes felhasználás esetén a leltár korrekció a szinkronizáció során esetlegesen készlet eltérést mutató készleteket is korrigálja a leltár korrekció eredményére. 2010.12.13. Forgalmi adatok mezők A „Termék”, „Termékcsoport” és „Partner” menüpontok alatt megnyíló ablakokban a fenti eszköztár, „Mezők” gomb használatával már bekapcsolhatóak a forgalmi adatokhoz kapcsolódó új mezők. Bővebben: Error! Reference source not found..Error! Reference source not found. (Error! Bookmark not defined..oldal) Termékcsoportok listanézet átalakítása A termékcsoportok „Lista” nézetét átalakítottuk a Windows intézőhöz hasonló mappaszerkezetű megjelenítésre, azaz egy-egy termékcsoport alcsoportjainak megtekintéséhez dupla kattintással léphetünk be egy-egy csoportba.
136
A fa-struktúra megjelenítés nem változott. Másodrendű csoportosítás A hagyományos termékcsoportok mellett lehetőség nyílik „másodrendű” termékcsoportok kialakítására is, ami lehetővé teszi, hogy a termékeket akár kétféle szisztéma szerint is csoportosítsuk, egymástól függetlenül. A felhasználás egy lehetséges példái: 1. Termékfajták 2. Gyártó A másodrendű csoportosítás előnye, hogy a másodrendű csoportok szerint is tudunk leválogatást és/vagy diagramokat is készíteni. Diagram kimutatások A diagram kimutatások a forgalmi kimutatások mellett hivatott megjeleníteni a forgalmi adatokat többféle összeállításban is.
16.
Pénztárkezelés
A pénztárkezelés alapvetően több pénztár nyilvántartását hivatott megvalósítani.
16.1.
Előkészületek
1. A bal oldali eszköztár kiegészítő menüpontjában hozzuk létre a Pénztárak alatt a megfelelő pénztár gyűjtőket. 2. A fizetési módok alatt minden fizetési módhoz párosítsunk egy-egy pénztár gyűjtőt, így eladáskor azon pénztár gyűjtő egyenlegét növeli / csökkenti a fizetés.
16.2.
Pénztár gyűjtő nyitása
A pénztár gyűjtőt célszerű naponta, vagy legalább időnként pénztár nyitással megnyitni, azaz a címleteket felsorolni. Ezzel az egyenleggel indítjuk a pénztár gyűjtő egyenlegét. Ehhez a főprogramban kattintsunk a bal oldalon a Pénztári mozgások menüpontra, majd a fenti eszköztáron az Új mozgás melletti lefelé mutató nyílra kattintva válasszuk az Új pénztárnyitás menüpontot.
137
A megnyitás során alul soroljuk fel a címleteket (címlet után Enter, mennyiség után Enter). Amennyiben a kiválasztott gyűjtőt már korábban zártuk, hogy az Előző zárás betöltése gombbal van lehetőség az előző zárás címleteit betölteni. Egy pénztárat egymás után többször is megnyithatunk, nincs szükség zárásra, de a forgalom mindig az utolsó nyitástól fog számítódni. Ha nem nyitjuk meg a pénztár gyűjtőt, akkor 0-ról indul a forgalom.
16.3.
Pénztár tranzakciók az eladói programban
•
Hagyományos eladáskor automatikusan csökken, növekszik az egyenleg.
•
A jobb alsó sarokban a kéz ikonnal magunk is tudunk manuális pénztár tranzakciót rögzíteni. Kivét esetén használjuk a negatív előjelet is. Célszerűen adjunk meg megjegyzést a pénztár tranzakcióhoz.
16.4.
Pénztár zárás
A pénztár gyűjtőt célszerű naponta, vagy legalább időnként pénztár zárással ellenőrizni. A pénztár zárással gyakorlatilag felsoroljuk a címleteket, majd megtekintjük a pénztár egyenleg és a megadott címletek összegének különbségét (különbözet). Ehhez a főprogramban kattintsunk a bal oldalon a Pénztári mozgások menüpontra, majd a fenti eszköztáron az Új mozgás melletti lefelé mutató nyílra kattintva válasszuk az Új pénztárzárás menüpontot.
16.5.
Pénztár egyenleg megtekintése
A pénztárak egyenlegét a Pénztári mozgások alatt a megfelelő gyűjtő kiválasztása után a fenti eszköztár Pénztár jelentés gombbal tekinthetjük meg. A pénztár jelentés csak a listában megadott időszakot részletezi, a többit csak összefoglalóan.
138
139
17.
Függő javítások, igények Kereső és találatok
Paraméter Keresés: érték szerint Gyári szám: 123456AB Lego 4517 Óriás szemeteskocsi Számla: 2011/12 (2011. január 12. 14:57) -
További kapcsolódó dokumentumok
Termék Keresés: név, megjegyzés, jellemző értékek szerint Lego 4517 Óriás szemeteskocsi Inaktív; Szín: piros; Eladási ár: 4 550 Ft; Akciós ár: 2 100 Ft Termék adatlapja -
LEGO termékcsoport további termékei -
termékei LEGO 4517 Óriás szemeteskocsi termékmozgásai eladási adatai
XY termékcsoport további
LEGO 4517 Óriás szemeteskocsi
Termékcsoport Keresés: név, megjegyzések szerint LEGO termékcsoport 5 alcsoport; 25 termék Termékcsoport adatlapja termékmozgásai -
LEGO termékcsoport termékei -
LEGO termékcsoport
LEGO termékcsoport eladási adatai
Partner Keresés: név, cím, megjegyzés, kapcsolattartó, telefonszám, e-mail cím, web szerint Gipsz Jakab 9700, Szombathely, Próba u. 2.; Törzsvásárlók Partner adatlapja -
Törzsvásárlók csoport további tagjai -
Gipsz Jakab eladási adatai
Számla Keresés: sorszám szerint Számla 2011/12 Gipsz Jakab; Nettó: 100 000 Ft; Bruttó: 125 000 Ft; Számla kelte: 2011.01.12; Teljesítés kelte: 2011.01.12. Nyomtatási kép
140
Szállítólevél Keresés: sorszám szerint Szállítólevél SZL2011/12 Gipsz Jakab; Nettó: 100 000 Ft; Bruttó: 125 000 Ft; Számla kelte: 2011.01.12; Teljesítés kelte: 2011.01.12.; Kiszámlázva Nyomtatási kép
Termékmozgások Keresés: sorszám szerint Bevételezés BEV2011/12 Gipsz Jakab; Nettó: 100 000 Ft; Bruttó: 125 000 Ft; Számla kelte: 2011.01.12; Teljesítés kelte: 2011.01.12.; Nyomtatási kép
Problémák, tesztlista 2011.01.07 •
Számla lemásolása, vagy félretett megnyitása után a partner raktár nem látszik
•
Kivételezés nyomtatási képén nem látszik a partner ha ő a forrás o
Forgalmi listákban sem valószínűleg
•
Terméklista gyűjtés küldhető legyen számlára, szállítólevélre is.
•
Dátum: mikor került oda a készlet?
•
„x előlegszámla ismét aktív” – lista áttekintés valahogy?
Elsődleges problémák •
Új számla -> Új előlegszámla?
•
Járatösszesítő, üzletszerző összesítő eltávolítása
•
Számlaszerkesztő o
Üzletszerző, járat eltávolítása
o
Szállítói számlaszám marad egyedül
•
tmpTermek funkció nagyon lassú -> terméklista tmp táblába
•
Getxmlfrompda – beemelve X termék, átnézhető legyen, hogy mik azok, mégsem, vagy mégis, vagy újraolvas
•
Választható legyen, hogy fájlból, vagy nem fájlból olvas-e be, egyéb paraméterek egy ablakban
141
•
ÁFA kulcs az eladói programban a pénztárgép felé rossz volt (fix 5% )
További fejlesztések •
Számlatömbök o
Sorszámelőtag a számlalistába
o
Számlaszerkesztő ablak már előre is megkaphassa a számlatömbID-t
Új számla legördülők
Másoláskor
•
Pénztár módosítás gomb nem működik
•
Pénztár tranzakciók szinkronizálása is
•
Eladói szoftver testreszabásának lehetősége
•
Termékcsoport-választó ablakban is
•
Termékmozgásokban a „használt cikkszám” megjegyzése
•
Paraméterek o
o
Mennyiség tizedesjegy ellenőrzés
Ha nem egész, akkor egyet kérjük be
Ha egész, akkor n-szer
Bekérés
Választó: minden egyednél eltérő? (ha igen, akkor darabszám szerinti bekérés)
Termék paraméterbekérő kifejlesztése, valószínűleg nem működik. Eladói programban is (garanciális idő és hasonlók helyett)
Gyári szám ezzel a megoldással
Bevételezés és minden termékmozgásban
Forgalmi listában megjelenítés
Ezzel megoldható lenne a gyári szám utánkövetés is.
o
Terméklistában paraméterválaszték listázása is.
o
Keresés paraméterek szerint.
o
Eladói programban: begépeléssel, vonalkóddal, vagy választékból választással
o
Ne legyen szigorú az ellenőrzés, hiszen leltárkor paraméter nélkül is bekerülhet áru.
o
Készlet módosításkor figyelmeztetés, hogy itt paraméterezett termék készlete kerül módosításra.
o
Egy-egy paraméter akkor kerüljön ki:
Kivételezésre kerül
Manuális törlés a paraméterlistából
•
Forgalmi lista szűrésben ne csak egy bizonyos típusú termékmozgás lehessen
•
Forgalmi lista szűrésben lehessen keresni, szűrni, paraméterek szerint is.
•
Bevételezés és egyéb mozgásoknál a Részletes tételfelviteli ablak nem ismeri a fiók vonalkódokat, bizonytalan
142
•
Keresés a mozgások tételeiben
•
Termékválasztó nem tölti be a forgalmi adatok mezőket
18.
Dokumentum hiánylista •
Kördokumentum készítése
•
Fejezet hivatkozások frissítése, illetve bookmarkolás a fejezetekre (xxx . oldal)
