Inkoopbeleidsplan

Inkoopbeleidsplan 2010 – 2012

Rob M.J. van Heeswijk

Meppel, juni 2010

Waterschap Reest en Wieden

Inkoopbeleidsplan 2010 - 2012

INHOUDSOPGAVE Voorwoord en leeswijzer

3

1. Management samenvatting

4

2. De inkoophistorie van Reest en Wieden 2.1 Vóór 2009 2.2 In 2009 2.3 Doorlichting van de inkoopfunctie

5 5 5 5

3. Inkoop in de toekomst 3.1 Ambitieniveau 3.2 Aandachtspunten 3.3 Klankbordgroep inkoop en draagvlak 3.4 Inrichting van de inkoopfunctie 3.5 Contractmanagement 3.6 KAM procedures 3.7 Functiescheiding leveringen 3.8 Innovatieve aanbestedingen 3.9 Duurzaam Inkopen

6 6 6 6 7 7 8 8 9 10

4. Het inkoopraamwerk 4.1 De visies en de missie 4.2 De relatie ondernemingsplan – inkoopplan 4.3 Het Formule 1 model 4.3.1 Toelichting op het Formule 1 model 4.3.2 Leveranciersbeleid 4.3.3 Prestatie-indicatoren 4.3.4 Klantenbeleid

11 11 11 12 12 13 14 14

5. Inkoopbeleidskeuzes 5.1 Economische keuzes 5.1.1 Een of meerdere leveranciers 5.1.2 Lokale leveranciers 5.1.3 Afhankelijkheid 5.1.4 Make-or-buy beslissingen 5.1.5 Standaardisatie 5.1.6 Total cost of ownership(TCO) 5.2 Organisatorische keuzes 5.2.1 Gecoördineerde inkoop en advies 5.2.2 Inkoopprocedures 5.2.3 Inkoopdeskundigheid 5.3 Ideële keuzes 5.3.1 Kwaliteit, arbo en milieu 5.3.1.1 Kwaliteit 5.3.1.2 Arbeidsvoorwaarden en veiligheid 5.3.1.3 Milieu 5.3.2 Politiek/ economisch 5.3.3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaam inkopen (DI) 5.4 Ethische en juridische keuzes 5.4.1 Inkoopethiek en integriteit 5.4.2 Integriteit als waterschap 5.4.3 Rechtmatigheid

15 15 15 15 15 16 16 16 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18

6. Communicatie en vervolg

22

Bijlage 1 Inkooponderwerpen in 2009 Bijlage 2 Bevindingen uit onafhankelijk rapport van PRO10 Bijlage 3 Verbeterpunten

23 25 27

2

19 20 20 20 21



Inkoopbeleidsplan 2010 – 2012 Voorwoord en leeswijzer Voor u ligt het “definitieve” Inkoopbeleidsplan, dat een waardige opvolger beoogd te zijn van het voorlopige Inkoopbeleidsplan, dat op 19 februari 2008 door het Management Team werd goedgekeurd. Het voorlopige Inkoopbeleidsplan was bestemd voor de jaren 2008 tot en met 2010. Aangezien we al halverwege het jaar 2010 aanbeland zijn en er in 2009 geen definitief Inkoopbeleidsplan werd opgesteld, is dit definitieve plan bestemd voor dit jaar en de komende twee jaren: 2010 tot en met 2012. In het voorlopige Inkoopbeleidsplan waren een aantal (bedrijfs-)politieke onderwerpen bewust achterwege gelaten, omdat deze wachtten op het nieuwe Algemeen Bestuur. Deze onderwerpen zijn nu in dit nieuwe plan wel uitgewerkt, en sluiten aan bij de visie en uitgangspunten van het management. Het gaat hierbij met name om actuele onderwerpen zoals: duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen, inschakeling van het MKB en de regionale leveranciers en rechtmatigheid. Deze onderwerpen komen terug in hoofdstuk 5: Inkoopbeleidskeuzes. Achtereenvolgens treft u, na de management samenvatting, in hoofdstuk 2 een stukje geschiedenis van Inkoop bij Reest en Wieden aan, terwijl hoofdstuk 3 een licht laat schijnen op de toekomst. Hoofdstuk 4 bevat de visies en de missie van Inkoop en de relatie van Inkoop met de organisatie. Daarnaast wordt het toegepaste Formule 1 model toegelicht. Hoofdstuk 5 is eigenlijk het belangrijkste hoofdstuk, omdat daarin alle strategische keuzes zijn verwoord, waaraan het managementteam en bestuur haar instemming geeft. Het plan wordt verder afgesloten met een communicatiedeel en een drietal bijlagen met achtergrondinformatie.

Rob M.J. van Heeswijk – juni 2010

3


1.


Management samenvatting

Als vervolg op een eerste inkoopbeleidsplan uit februari 2008 is er nu een inkoopbeleidsplan opgesteld voor de jaren 2010 tot en met 2012. Hierin worden, mede als gevolg van de ervaringen van de afgelopen twee jaar, een aantal inkoopdoelen bepaald en strategische keuzes gemaakt voor ons waterschap. De doelen en keuzes reiken verder en zijn uitgebreider dan in het eerste plan, aangezien er nu een nieuw bestuur is dat de uitgesproken standpunten zoals die hier vastgelegd zijn, kan verdedigen. Het gaat hier met name om duidelijke standpunten ten aanzien van: o economische keuzes zoals de keuze voor één of meer leveranciers, keuze voor lokale bedrijven en het MKB, afhankelijkheid, make-or-buy beslissingen en de totale-kosten-benadering; o organisatorische keuzes zoals het inkoop(coördinatie)model, inkoopprocedures en –deskundigheid; o ideële keuzes zoals kwaliteit, arbo en milieu, politieke standpunten; o ethische en juridische keuzes zoals ethiek, integriteit, MVO en Duurzaam Inkopen. Verder zijn in dit plan opgenomen de visies en missie van Inkoop en de plannen voor de komende jaren. De betrokkenheid van de inkoopfunctie en de invloed zal alleen maar toenemen, waarbij Inkoop werkt aan het bewustwordingsproces binnen de organisatie. In het licht van de bezuinigingsplannen De Storm en Springtij zal dit voorlopig echter met beperkte capaciteit dienen plaats te vinden. Een aantal belangrijke doelen zijn al bereikt (o.a. een nieuw aanbestedingsbeleid en nieuwe algemene inkoopvoorwaarden), waardoor Inkoop in de externe onderzoeken voldoendes heeft gescoord, maar er zullen er nog vele doelen gerealiseerd moeten worden om tot het beoogde hogere professionele niveau te geraken. Een en ander zal steeds in actuele, jaarlijks op te stellen, inkoopactieplannen verwerkt worden inclusief evaluaties. De inkoopacties zullen goed gecommuniceerd worden naar de betrokken medewerkers van de organisatie.

Kortom: met dit eerste definitieve inkoopbeleidsplan 2010-2012 wordt beoogd om voor de komende drie jaren, zowel aan interne afdelingen als aan extern partijen duidelijkheid te verschaffen omtrent het strategische inkoopbeleid dat waterschap Reest en Wieden gaat volgen.

4



2.

De inkoophistorie van Reest en Wieden

2.1

Vóór 2009

Reest en Wieden heeft een korte inkoophistorie. Tot eind 2007 kocht iedereen met inkoopbevoegdheden zelf in, want er bestond geen formele inkoopfunctie. Op 1 december 2007 is er gevolg gegeven aan een vrijgemaakt budget voor een halve fte op inkoopgebied. Op dat moment werd de inkoopcoördinator benoemd. In de loop van 2008 werd nog duidelijker dat deze volwaardige functie voltijds dient te worden ingevuld. Zodoende werd de inkoopcoördinator per 1 november 2008 voor fulltime aangetrokken.

2.2

In 2009/2010

Op dit moment van schrijven kan gesteld worden dat Inkoop met de begeleiding van gemiddeld 10 grote aanbestedingen (deels Europees) per jaar een volle agenda heeft. En aanbestedingen begeleiden en uitvoeren zijn slechts enkele van de inkooptaken. In het afgelopen jaar 2009 is een aantal belangrijke onderwerpen aangepakt in de vorm van onderzoek en aanbestedingen. De meeste inkoopprocessen zijn conform het KAMsysteem vastgelegd. Een contractbeheersysteem is opgezet in Decos en heeft geresulteerd in een digitaal bestand met signaleringsfunctie voor ruim 80 contracten. Verder is er in 2009 ruimschoots gestalte gegeven aan de samenwerking op inkoopgebied o.a. door middel van deelname in RSI Noord (Regionaal Samenwerkingsverband Inkoop), samen met Wetterskip Fryslan, Noorderzijlvest, Hunze & Aa’s en Velt & Vecht. Ook de bilaterale contacten met verschillende waterschappen en andere overheidslichamen zijn verbeterd. In 2010 en de opvolgende jaren zal deze werkwijze voortgezet worden. De belangrijkste onderwerpen die in 2009 behandeld zijn, zijn gedetailleerd terug te vinden in Bijlage 1.

2.3

Doorlichting van de inkoopfunctie

In september 2009 heeft adviesbureau PRO10, in opdracht van de Unie van Waterschappen, een 2e miniscan (kort onderzoek) uitgevoerd naar de graad van professionalisme bij de inkoopafdelingen van alle waterschappen in Nederland. De inkoopfunctie binnen Reest en Wieden-breed (dus eveneens de inkooptaken die door anderen worden vervuld) werd gemiddeld als “redelijk” beoordeeld. Dit in vergelijking met de 1e miniscan uit 2007, waarin wij als iets minder “redelijk” beoordeeld werden. Dat de conclusie in de classificatie op “redelijk” uitkomt, is niet vreemd als men bedenkt dat in het algemeen een inkoopfunctie, die 5 jaar bestaat met een professionele invulling, dan pas in staat is om een behoorlijke voldoende te scoren. De bevindingen en aanbevelingen van PRO10 zijn terug te vinden in Bijlage 2 van dit inkoopbeleidsplan evenals de aangemerkte verbeterpunten, die verwerkt zijn Bijlage 3.

5


3.

Inkoop in de toekomst

3.1

Ambitieniveau


In 2010 zal de Klankbordgroep Inkoop (zie bij punt 3.3) zich buigen over de vraag: wat is het ambitieniveau van Reest en Wieden op inkoopgebied in de komende jaren? Uitgangspunt is dat met de beschikbare middelen naar het hoogste professionaliseringsniveau gestreefd zal worden, maar gezien de maatregelen ten gevolge van bezuinigingsplannen Storm en Springtij zal deze ambitie niet overeind kunnen blijven. De ambitie blijft bestaan, maar de tijdspanne waarin een en ander gerealiseerd wordt, zal langer zijn en met beperkte mankracht.

3.2

Aandachtspunten

Zoals in hoofdstuk 2 al werd vermeld, zijn er een aantal opmerkingen gemaakt door adviesbureau PRO10. De opmerkingen over de inkoopfunctie bij Reest en Wieden worden vrijwel geheel ondersteund door de inkoopcoördinator. Deze opmerkingen en aandachtspunten vormen samen een wezenlijke basis voor de verdere professionalisering van de inkoopfunctie bij Reest en Wieden voor de komende jaren. Samengevat zijn dat de volgende, strategische aandachtspunten (zie voor details: Bijlage 2): • • • • • • • • •

Inkoopmissie en –visie dient scherper geformuleerd te worden Beleid meer laten aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie (Strategienota 2012 …. en ‘Scherp slijpen’, uitwerking van de Strategienota 2012) en de rol van rechtmatigheid daarbinnen Verdere inrichting van de inkoopfunctie Blijvend vermelden van de inkoop- en aanbestedingskalender Verbeteren van contractmanagement Opzetten van leveranciersmanagement, met een meer pro-actieve houding t.o.v. de leveranciers KAM-procedures completeren en eenduidig vastleggen Minimaal 3 innovatieve aanbestedingen doen per jaar (te starten in 2010). Duurzaam Inkopen dient nog beter op de kaart gezet te worden (zie landelijk afgesloten Klimaatakkoord): - in 2010 moet 50% duurzaam ingekocht worden; - In 2015 moet vooralsnog 75% duurzaam ingekocht worden; over de jaren erna is nu nog niets afgesproken.

Deze en andere gerelateerde onderwerpen komen terug in de volgende hoofdstukken. Aan een deel van de tactische en het merendeel van de operationele aandachtspunten uit het rapport van PRO10 is hier in dit beleidsplan bewust geen aandacht besteed. Dit zijn zaken die later zullen terugkomen in de jaarlijkse inkoopactieplannen.

3.3

Klankbordgroep Inkoop en draagvlak

In 2010 zal de Klankbordgroep Inkoop1 worden geformaliseerd.

1

De Klankbordgroep Inkoop zal bestaan uit: het sectorhoofd Waterketen en Middelen, twee afdelingshoofden per sector die het meeste met inkoop te maken hebben, de controller en de inkoopcoördinator.

6



Dit gremium is een goede terugkoppelingsbasis en vormt tevens een sparringpartner voor de inkoopcoördinator om zaken volgens plan en met nieuwe ideeën te laten verlopen. De Klankbordgroep komt doorgaans twee maal per jaar bijeen en de inkoopcoördinator bespreekt daar de status quo, koppelt de acties terug die hebben plaatsgevonden, zoals grote aanbestedingen, en vraagt instemming voor toekomstplannen. Voor de dagelijkse aansturing van de inkoopcoördinator is er in 2009 opnieuw voor gekozen, om dit door het hoofd Facilitaire zaken te laten doen. Deze laatste functie wordt sinds half 2009 gecombineerd uitgevoerd door het hoofd Informatisering & Automatisering. Aangezien de organisatie niet zo groot is, zijn de communicatielijnen kort. Veel kan dus op basis van de dagelijkse contacten door en met inkoop flexibel opgelost worden.

3.4

Inrichting van de inkoopfunctie

Gezien het streven naar verdere professionalisering van de functie is een kleine capaciteitsuitbreiding wenselijk. De professionaliseringsslagen, die voorgesteld zijn door PRO10, kunnen niet uitsluitend door de bestaande inkoopfunctie (1,0 fte) alleen uitgevoerd worden; daar is mankracht voor nodig en vraagt daarnaast om draagvlak en medewerking in de organisatie. Bij de bepaling van het ambitieniveau zal dit van invloed zijn. Het effect van de landelijke (waterschaps)ontwikkelingen zal in de komende jaren ook bij inkoop merkbaar zijn2. Een zeker effect hebben de maatregelen die Reest en Wieden zelf zal nemen als het gaat om directe bezuinigingen, zoals het terugdringen van grote aantallen (kleine) facturen en verminderen van het aantal leveranciers. Aan de andere kant is het nu juist een inkoopfunctie die een belangrijke steen kan bijdragen aan de kostenbezuinigingen binnen de waterschappen, zoals de actie Storm die voorschrijft In 2010 zal aan de samenwerking tussen RSI Noord en RSI Midden gewerkt worden. Uitwisseling en afstemming van elkaars inkoopkalenders behoort tot de doelstellingen. Deze samenwerking past geheel in het verlengde van de al bestaande samenwerking van Rijn Oost op andere vakgebieden.

3.5

Contractmanagement

Contractmanagement is in 2009 goed van de grond gekomen met behulp van een contractmodule in Decos en vooral dankzij de tijdelijke capaciteitsuitbreiding bij Inkoop met 0,2 fte. Hierdoor is het opbouwen van een contractbeheerbestand met 80 contracten realiseerbaar geworden. Dit bestand wordt in 2010 uitgebreid en geactualiseerd. Het doel is dat bij Inkoop alle inkoopcontracten van het waterschap vastliggen. Eén van de voordelen hierbij is dat alle jaarlijks terugkerende financiële afspraken met derden zo goed zichtbaar gemaakt kunnen worden. De activiteiten die behoren bij contractmanagement worden in onderstaande figuur weergegeven.

2

Door het Rijk zijn er voorstellen gedaan om het aantal waterschappen drastisch te verminderen tot ca. 7 stuks. De realisatie hiervan heeft personele consequenties voor alle functies binnen elk waterschap. Op korte termijn vragen Operatie Storm (UvW) en Springtij de nodige aandacht.

7


3.6


KAM procedures

“De KAM-procedures voor inkoop moeten gecompleteerd worden en eenduidig vastgelegd.” In het KAM-proces van 2009 voor inkoop zijn de belangrijkste bestaande deelprocessen en procedures doorgesproken met budgethouders en andere medewerkers die met inkoop te maken hebben. Deze procedures zijn schriftelijk vastgelegd door Planning & Control en in stroomschema’s geplaatst. De beschrijvingen van twee resterende deelprocessen binnen het inkoopproces: contractbeheer en nazorg (zie voor deze deelprocessen in Fig.1), zijn in een verbetervoorstel in 2010 toegevoegd. Verder zal de stap “invoegen duurzaamheidscriteria” in alle relevante inkoopprocessen opgenomen worden.

3.7

Functiescheiding leveringen

“Een betere functiescheiding bij ontvangsten van leveringen” Dit is een belangrijke conclusie (o.a. afkomstig uit rapport van PRO10), die voortkomt uit de operationele processen. Het heeft te maken met het feit dat offerteaanvragen, bestellingen, ontvangsten en de keuringen vaak door dezelfde medewerkers binnen de afdelingen zelf plaatsvinden. Meestal gaat het hier om relatief lage bedragen. Inkoop heeft hiervan in het verleden al melding gemaakt, maar heeft hier in de dagelijkse praktijk nauwelijks invloed op. Dit aandachtspunt en doel op zich dient beter te worden opgepakt door de budgethouders zelf.. Mogelijk kan de bestelmodule (nog niet ingevoerd) van het financiële softwarepakket Key2finance hieraan een bijdrage leveren. Overeind blijft dat een betere functiescheiding zeker opgepakt behoort te worden, mede in het kader van de rechtmatigheideisen. Dit feit is een onderdeel van leveranciersmanagement (zie verderop): de registratie van de ontvangst, de keuring en onze reactie aan de leveranciers. De manier waarop het waterschap nu met haar leveranciers omgaat, behoeft zeker verbetering. Evaluaties van het gedrag van de leveranciers moeten veelvuldiger plaatsvinden. Inkoop zelf kan hierin een voortrekkersrol vervullen.

8



Het toepassen van evaluatieformulieren of –systeem zijn hiervoor, in het kader van professioneel leveranciermanagement, geëigende managementtools. Inkoop zal hier aandacht aan besteden in haar eerstvolgende operationele plan bij “Inkoopcontrol”.

3.8

Innovatieve aanbestedingen

Uit de strategienota komt als één van de doelstellingen voor 2010 naar voren: “We gaan elk jaar zeker 3 innovatieve aanbestedingen doen.” In 2009 hebben we 2 aanbestedingen innovatief uitgevoerd, te weten: o bij de Europese Aanbesteding voor polyelectroliet (PE), die wij samen met drie Brabantse waterschappen hebben georganiseerd, zit aanvullend een zgn. prijscompetitie ingecorporeerd voor de komende jaren; o mobiele communicatiediensten zijn via elektronische weg in de markt gezet. Deze Europese Aanbesteding is eind april 2010 afgerond met een raamovereenkomst . Innovatief betekende in 2009 tevens dat we de publicaties van de (nationale openbare en meervoudig onderhandse) aanbestedingen voor het eerst op onze eigen website hebben gepubliceerd in plaats van in de dag- en vakbladen. We hebben daarbij díe marktpartijen rechtstreeks geïnformeerd, waar wij zelf belang bij hadden. ‘Het doen van minimaal drie “innovatieve” aanbestedingen per jaar behoort zeker tot de mogelijkheden binnen de aanbestedingen, die verwacht worden.’

N.B. Inkopers binnen de waterschappen hebben in 2010 samen afgesproken om de verwarrende term “innovatief aanbesteden” te vervangen door “professioneel aanbesteden”.

9


3.9


Duurzaam Inkopen

“Duurzaam Inkopen dient nog beter op de kaart gezet te worden.” In december 2009 en in maart 2010 zijn een voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd om de afdelinghoofden duidelijk te maken met welke duurzaamheidcriteria men rekening moet houden en hoe dit onderwerp verwerkt moet worden in de aanschaffingen. In de Maraps wordt voortaan vastgelegd hoeveel procent wij duurzaam ingekocht hebben teneinde de organisatiedoelstelling van 50% in 2010 te kunnen realiseren. Verder zijn er in 2010 drie themagroepen opgericht met betrekking tot duurzaamheid. Meer hierover is terug te vinden in paragraaf 5.3.3.

10



4.

Het inkoopraamwerk

4.1

De visies en missie Visie 1:

Inkoop hanteert een strategisch inkoopbeleid, dat zich richt op het structureel bevorderen van duurzaamheid in een goede balans met kwaliteit en kostenefficiency.

Door verregaande afspraken te maken met leveranciers, opdrachtnemers en andere partners, stimuleren wij duurzaamheid als een positieve en vanzelfsprekende ontwikkeling. Dit zal gezien de overheidsdoelstellingen in 2010 en de jaren daarna nog intensiever plaatsvinden dan dat dit tot en met 2009 het geval is geweest. Voorbeelden hiervan zijn: het vroegtijdig laten meedenken van leveranciers bij het opstellen van specificaties en criteria (“early supplier involvement”) en het afsluiten van overeenkomsten met duurzame partners (o.a. Provincies, FSC).

4.2

Visie 2:

Inkoop wil een belangrijke toegevoegde waarde leveren aan haar interne klanten in de vorm van kennis en kunde op de gebieden van inkoop en aanbestedingen.

De missie:

Inkoop wil een verdere professionalisering realiseren voor Reest en Wieden op inkoopgebied, mede geleid door de Europese en nationale regelgeving, maar eveneens door de nieuwste maatschappelijke ontwikkelingen binnen het vakgebied.

De relatie ondernemingsplan - inkoopplan

Het inkoopbeleid ligt in het verlengde van het organisatiebeleid. In aansluiting op de vernieuwde doelstellingen van het waterschap, die betrekking hebben op deze functie en zoals deze verwoord zijn in “Scherp slijpen”, zullen worden gebruikt: RESULTAATGERICHTHEID en OMGEVINGSBEWUSTZIJN. Deze doelstellingen zijn normaliter al inherent aan de inkoopfunctie moderne stijl. Ook de “oude” doelen uit de Strategienota 2012: DOEN (daadkrachtig, open/ondernemend, efficiënt en nuchter) wil Inkoop blijven hanteren om de functie beter op de kaart te zetten.

11


4.3


Het Formule 1 model

Aan de hand van het gekozen, onderstaande model wil Inkoop een goed raamwerk voor de toekomst opzetten.

Organisatiebeleid Inkoopbeleid

Personeel & Organisatie totale inkoopproces:

Interne klantenbeleid

specificeren

selecteren contracteren bestellen

Informatie– voorziening

bewaken

nazorg

Leveranciersbeleid

Methodes & Procedures

Prestatie-indicatoren en inkoopcontrol Fig. 1 Het Formule 1- model: onderdelen van de inkoopfunctie van Prof. Dr. Jan Telgen.

4.3.1 Toelichting op het Formule 1 model3 Het gebruik van dit Formule 1 model is gebaseerd op het huidige ambitieniveau. Het ligt in de bedoeling om in de toekomst het MSU+ model4 te gaan gebruiken als het professionalisme in de komende jaren verbeterd is.

3

Zie hiervoor ook Voorlopig INKOOPBELEIDSPLAN 2008-2010, en “Inkoopmanagement in facilitaire omgevingen” – R.E. Lennartz, Drs. A. Trompetter, Drs. R.A.F. Veeke.

12



Het uitvoeren van het inkoopproces (geel gearceerd) vormt het centrum van het Formule 1 model. Echter, de inkoopfunctie omvat meer dan alleen het inkoopproces en haar deelprocessen. De deelprocessen zijn in het voorlopige inkoopbeleidsplan van 2008 al uitgebreid aan de orde geweest en in 2009 zijn deze in de opgestelde KAM-procedures behandeld. De focus voor de komende jaren ligt veel meer op de “belendende percelen” van het inkoopproces, zoals deze in bovenstaande figuur te vinden zijn. Deze onderdelen zullen verder worden uitgewerkt in de jaarlijks op te stellen inkoopactieplannen, die meer operationeel gericht zijn. Daarbij zal dus ook moeten worden vastgesteld hoe met leveranciers en met interne gebruikers/klanten (medewerkers van afdelingen, sectoren) wordt omgegaan: het leveranciers- en klantenbeleid. Daarbij is het noodzakelijk het inkoopproces goed te ondersteunen. De belangrijkste onderdelen bij de ondersteuning van het inkoopproces zijn: • • •

Methoden en procedures, die gehanteerd kunnen worden (bijv. leveranciers beoordelingsmethoden en (Europese) aanbestedingsprocedures); Invulling van personeel en organisatie: hier met name de invulling van de coördinerende inkoopfunctie; De juiste informatievoorziening, voor het uitvoeren van het inkoopproces zelf (bijv. bestelsysteem), maar ook voor andere functionarissen in de organisatie (eindgebruikers) en zelfs voor en van de leveranciers (managementinformatie).

Tenslotte kunnen regelmatige prestatiemetingen van de totale inkoopfunctie nuttige informatie opleveren voor eventuele bijsturing van alle eerder genoemde onderdelen. Vooraf dienen hiervoor prestatie-indicatoren afgesproken te worden (zie par. 4.3.3). Het inkoopproces geldt daarmee als de verzameling van de genoemde deelprocessen. De samenhang tussen de deelprocessen is in de figuur duidelijk weergegeven. 4.3.2 Leveranciersbeleid In 2010 en daarna zullen vervolgacties gepland worden op het gebied van leveranciersmanagement. Doordat het contractbeheer al behoorlijk van de grond is gekomen in 2009, is met leveranciersmanagement al een eerste start gemaakt. Immers, contractmanagement vormt een belangrijk onderdeel van het totaalprogramma, dat leveranciersmanagement genoemd wordt. Reest en Wieden en haar leveranciers zullen op een betere manier dan in het verleden met elkaar moeten omgaan. De details worden in de inkoopactieplannen uitgewerkt. Daarnaast zal inkoop voortaan en voortdurend bij de leveranciers benadrukken dat zij moeten streven naar het leveren van meer gerecyclede producten en milieuvriendelijke verpakkingen. In de Algemene Inkoopvoorwaarden is dit laatste al opgenomen (zie AWIV, art. 4 Verpakking).

4

(voetnoot behoort bij blz. 12) Het MSU+ model staat voor een inkoopmodel, dat ontworpen is door de Michigan State University (MSU) en door NEVI en PIANOo omgebouwd is voor de overheid. Het wordt gebruikt door professionele organisaties die op inkoopgebied vergevorderd zijn. .

13



4.3.3 Prestatie-indicatoren

De prestatie-indicatoren waar Inkoop in 2010 in ieder geval voor gaat, zijn onderstaand vermeld. o o o o o o o o o

50 % Duurzame Inkopen t.o.v. alle inkopen met duurzaamheidscriteria alle (Europese) aanbestedingen correct en rechtmatig uitvoeren uitvoeren van inkoop(markt)onderzoeken kostenbesparingen: minimaal € 100.000 in 2010 terugbrengen aantal leveranciers reduceren van (kleine) facturen onderzoeken voor artikelpakketbundeling aantal geregistreerde contracten evalueren belangrijke leveranciers.

4.3.4 Klantenbeleid Evenals bij leveranciers heeft ook Inkoop klanten: de interne gebruikers waarvoor Inkoop ondersteunend, adviserend en zo breed mogelijk dienstverlenend dient te zijn. De aandacht zal gevestigd blijven op de ondersteuningsmogelijkheden van Inkoop voor de interne gebruikers, m.a.w. de interne marketing van Inkoop. Hierbij dient voorop te staan: het op de juiste wijze benaderen en behandelen van de interne klant. En daarmee zijn we terug bij een belangrijk deel van het Formule 1 model: het interneklantenbeleid. Want zonder klanten heeft de Inkoop geen bestaansrecht!

14


5.


Inkoopbeleidskeuzes5

Evenals bij het organisatiebeleid vergt ook het inkoopbeleid strategische keuzes op diverse terreinen. Deze keuzes geven duidelijkheid aan de eigen organisatie, maar ook aan externe (markt-)partijen, mits ze goed gecommuniceerd worden. Deze strategische keuzes bestaan uit: o Economische keuzes o Organisatorische keuzes o Ideële keuzes o Ethische en juridische keuzes

5.1

Economische keuzes

5.1.1 Een of meerdere leveranciers

Reest en Wieden kiest voor “single sourcing”. In principe kiezen we voor één - de meest geschikte - leverancier per artikelgroep (voor goederen zowel als voor diensten), tenzij om dringende of veiligheidsredenen verschillende leveranciers worden aangehouden. In de commodity analyse6 zal duidelijk gemaakt worden voor welke soorten van artikelen het voornoemde gaat gelden. 5.1.2 Lokale leveranciers

Reest en Wieden geeft er de voorkeur aan om zoveel mogelijk lokale leveranciers de kans te geven aan het waterschap te leveren en diensten te verrichten.

Dit om zodoende de regionale economie en met name het MKB te stimuleren. Dit streven geldt echter wel met inachtneming van de Europese aanbestedingsregels, die uiteraard ook Reest en Wieden dwingen om objectief, transparant en non-discriminatoir aan te besteden. Gezien het nieuwe aanbestedingsbeleid uit 2009, kunnen we onder de Europese drempelbedragen7 wel degelijk voorkeursrecht toepassen voor regionale en MKB bedrijven. Uitgangspunt zal blijven: “mits de offertes minimaal vergelijkbaar zijn met landelijke c.q. internationale leveranciers”. 5.1.3 Afhankelijkheid Reest en Wieden wil de afhankelijkheid van de leverancier beperken.

5

6 7

Zie hiervoor ook Voorlopig INKOOPBELEIDSPLAN 2008-2010, en “Inkoopmanagement in facilitaire omgevingen” – R.E. Lennartz, Drs. A. Trompetter, Drs. R.A.F. Veeke. Analyse van artikelgroepen per afdeling, die in 2010 wordt uitgevoerd. Het Europese drempelbedrag voor de lagere overheden is vastgesteld op € 193.000,= voor Leveringen en Diensten in 2010 en 2011 en op € 4.845.000,= voor Werken.

15



Hiermee wordt niet bedoeld dat wij niet meer afhankelijk willen zijn van een bepaalde leverancier. Reest en Wieden wil er juist voor waken dat de afhankelijkheid van een leverancier van het waterschap nooit groter zal zijn dan 20% van diens jaaromzet. Hiermee wordt de kwetsbaarheid van de leverancier bij het wegvallen van de omzet van het waterschap verminderd. De leverancier wordt zo als het ware tegen zichzelf in bescherming genomen. Dit vereist wel de nodige aandacht bij het verlenen van opdrachten en raamovereenkomsten. Voorafgaande aan de opdrachtverstrekking dient de jaarafname goed ingeschat te worden! 5.1.4 Make-or-buy beslissingen Steeds vaker wordt de beslissing overwogen: voert het waterschap de werkzaamheden nog zelf uit of huurt zij deze in? Sommige werkzaamheden kunnen, soms ook door capaciteitsgebrek, niet anders dan door ingehuurde krachten uitgevoerd worden. Er dient voor gewaakt te worden om voldoende kennis over de bestaande processen in eigen huis te behouden. In het kader van de uit te voeren Europese Aanbestedingen is soms extra mankracht noodzakelijk, zeker als het om specialistische (vaktechnische) kennis gaat en ook omdat er een enkele keer onvoldoende inkoopkracht aanwezig is om alle aanbestedingen tegelijkertijd naar behoren uit te voeren. Met name het opstellen van bestekken vergt vaak specialistische kennis, die vaak niet in huis is. 5.1.5 Standaardisatie Standaardisatie en normalisatie van materialen en hulpmiddelen werken kostenverlagend voor een organisatie. De inkoopfunctie kan en wil een belangrijke rol spelen bij het verder standaardiseren van materialen, gereedschappen, hulpgoederen, diensten, et cetera, maar ook ten aanzien van de te kiezen leveranciers. Als voorbeelden worden hier genoemd: drukwerk, schoonmaak, handgereedschappen, brandstoffen, kleding, kopieermachines, uitzendbureaus, bedrijfsauto’s. Het opstellen van een voorkeurslijst van leveranciers per productgroep (“preferred supplierlist”) voor de totale organisatie is een goed hulpmiddel bij de operationele inkopen. 5.1.6 Total cost of ownership(TCO) Bij de inkoop van producten en diensten streven de afdelingshoofden met de inkoopcoördinator naar het beheersbaar maken en verlagen van de integrale kosten (total cost of ownership) en niet slechts naar de laagste (eenmalige) aanschafkosten. Hierbij wordt dus gestreefd naar “de economisch meest voordelige totaalaanbiedingen”: een goede balans tussen kwaliteit, aanschafkosten en levensduurkosten.

16


5.2


Organisatorische keuzes

5.2.1 Gecoördineerde inkoop en advies

Reest en Wieden handhaaft het coördinatiemodel voor haar inkoop.

Het coördinatiemodel, waarvoor Reest en Wieden in het 2007 bewust heeft gekozen, blijkt een geschikt model te zijn voor de aansturing vanuit de Inkoop8. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door de uitvoering van de strategische inkoop (organisatiebrede inkoop) op centraal niveau en de tactische en operationele inkoop vindt zo veel mogelijk plaats op afdelingsniveau, bij de gebruiker zelf. De adviserende taken van Inkoop dienen in 2010 nog beter tot hun recht te komen. Het vroegtijdig betrekken van Inkoop,reeds bij het opstellen van de specificaties, is een advies dat niet alleen van PRO10 afkomstig is. Inkoop zal hieraan zelf een positieve bijdrage leveren middels p.r. en een proactieve houding bij complexe of andere aanbestedingen (zie hoofdstuk 6. Communicatie en vervolg). 5.2.2 Inkoopprocedures In 2009 is het bestaande inkoopproces goed vastgelegd in KAM-procedures. Twee deelprocessen moesten nog toegevoegd worden: contractbeheer en contractmanagement. Ook deze zijn begin 2010 d.m.v. procedures geformaliseerd. Planning & Control ondersteunt Inkoop bij het vastleggen en verbeteren van de actuele inkoop (deel-)processen. 5.2.3 Inkoopdeskundigheid (Zie ook bij 3.4 Inrichting van de inkoopfunctie) De inkoopcoördinator heeft een jarenlange inkoopervaring opgebouwd binnen verschillende profit- en non-profit organisaties. Inkoopdeskundigheid en -capaciteit voor de toekomst zijn aandachtspunten.

5.3

Ideële keuzes

5.3.1 Kwaliteit, arbo en milieu (KAM) 5.3.1.1

Kwaliteit

In 2009 zijn grote vorderingen gemaakt door het vastleggen van bestaande procedures, ook op het gebied van inkoop en logistiek (verwerken ontvangsten, e.d.). In januari 2010 zijn de ontbrekende deelprocessen van Inkoop (contracteren en contractmanagement) nader vastgelegd. Tevens is er gebleken dat er nog meer verbeterslagen doorgevoerd kunnen worden. Deze zullen in detail in de inkoopjaarplannen en in goed overleg met Planning & Control uitgewerkt worden.

8

PRO10 heeft hierover in haar onderzoek een bevestigend advies gegeven.

17


5.3.1.2


Arbeidsvoorwaarden en veiligheid

Het waterschap Reest en Wieden wenst geen relaties aan te gaan met bedrijven, organisaties of landen waar gediscrimineerd wordt naar geloof, ras of sekse, noch wenst zij zaken te doen met bedrijven, organisaties of landen waar er sprake is van kinderarbeid.

Reest & Wieden wil zaken doen met bedrijven, organisaties en (leveranciers uit) landen die naar Nederlandse maatstaven voldoende positieve arbeidsvoorwaarden en een veilige werkomgeving bieden aan hun werknemers.

Inkoop zal ten aanzien hiervan zoveel mogelijk invloed uitoefenen in de directe relatie met haar leveranciers en opdrachtnemers.

5.3.1.3

Milieu

Reest en Wieden heeft als gevolg van haar kernactiviteiten het milieu hoog in het vaandel.

Klimaatakkoord De Unie van Waterschappen ondertekende met de Minister van VROM in april 2010 het Klimaatakkoord. Hiermee committeren de waterschappen zich om in 2010 minimaal 50% duurzaam in te kopen en in 2015 zelfs 100%. Reest en Wieden doet er alles aan om dit streven te realiseren. Inkoop registreert de resultaten hiervan. FSC–certificaat De Unie heeft met de Minister van VROM een intentieverklaring inkoop duurzaam hout getekend op 1 december 2009. Mogelijk gaat ook Reest en Wieden in 2010, evenals enkele andere waterschappen, een convenant ondertekenen met de Stichting FSC ter stimulering van FSC goedgekeurde producten en leveranciers. Inkoop zal vervolgens van de leveranciers verlangen dat uitsluitend nog leveringen plaatsvinden voorzien van erkende certificaten.

5.3.2 Politiek/ economisch

Reest en Wieden wenst voornamelijk nog zaken te doen met “goede” organisaties.

Hiermee worden bedoeld: bedrijven waarvan bekend en verifieerbaar is dat zij geen zaken doen met organisaties of leveranciers uit landen waar de arbeidsomstandigheden en de veiligheid en sociale aspecten nog met voeten wordt getreden. Voorbeelden van

18



goede leveranciers zijn: leveranciers van Fairtrade producten en van producten met het FSC of PEFC keurmerk.

5.3.3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaam inkopen (DI)

Reest en Wieden wenst op een verantwoorde wijze deel te nemen aan de maatschappij. Dit impliceert dat de verdere uitwerking en inbedding van het beleid op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda staan.

Dit voortdurende streven heeft zich onder andere geuit in de oprichting van drie themagroepen in 2010, waarbij Inkoop als actief lid betrokken is geweest: “Duurzaam Inkopen”, “bedrijfsvoering/mobiliteit” en “klimaat en energie”. De maatschappelijke doelstellingen, zijn vastgelegd in de Perspectiefnota 2012 en hebben eveneens betrekking op Inkoop, te weten:. o

Minimaal 15 % van ons totale stroomverbruik is duurzaam opgewekt. Op aangeven van o.a. Inkoop is in 2009 het initiatief genomen om door middel van een extra kostenbijdrage van 0,7 %, zijnde ruim € 9.000,=, binnen het gezamenlijke contract met andere waterschappen, het deel voor Reest en Wieden in 2010 om te zetten van “grijze” elektrische stroom in volledig (= 100%) “vergroende” stroom.

o

In 2010 wordt 50 % van vooraf bepaalde inkooppakketten duurzaam ingekocht. In overleg met de directie wordt een aantal significante inkooppakketten hiervoor aangewezen. Deze pakketen zullen wij vervolgens blijven meten om aan het eind van 2010 te weten of we de waterschapsdoelen hebben gehaald.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen en Duurzaam Inkopen zijn dermate belangrijke items, dat ze ook in het Aanbestedingsbeleid 2009 zijn opgenomen. Naar aanleiding van een onderzoek van Grontmij in 2009 en op initiatief van Infrastructuur & Waterketen en Inkoop zullen er, in goede samenwerking met de Unie en een adviesbureau, themagroepen9 en voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd worden om Duurzaam Inkopen nog beter in de organisatie te krijgen. 9

Deze themagroepen zijn Duurzaam inkopen, Bedrijfsvoering en Klimaat & Energie.

19



We maken als waterschap verder deel uit van enkele kennisnetwerken van het AgentschapNL op het gebied van duurzaamheid. Aangezien er door het waterschap veel wordt aan- en uitbesteed, kan Inkoop een belangrijke bijdrage blijven leveren aan de verdere “maatschappelijke en duurzame inrichting” van Reest en Wieden. Voor Inkoop betekent dit, dat steeds pro-actief gezocht wordt naar initiatieven van leveranciers en adviesbureaus op het vlak van maatschappelijk verantwoord inkopen. De driehoek people (mens) - planet (maatschappij) – prosperity (welvaart) staat hierbij centraal.

5.4

Ethische en juridische keuzes

5.4.1 Inkoopethiek en integriteit De ethische vragen, die spelen rondom het vak inkoop, raken vaak nauw aan de politiek/economische keuzes in het inkoopbeleid. Daarbij valt te denken aan mogelijke belangenverstrengelingen of potentieel zelfs aan fraude. Inkopende functionarissen hebben immers veel contact met externen en kunnen geldstromen beïnvloeden. De inkoopcoördinator heeft reeds in het verleden de Ethische gedragscode van branchevereniging NEVI en daarmee tevens de internationale IFPSM ethical code ondertekend. Daarnaast hebben alle medewerkers de interne Gedragscode waterschap Reest en Wieden ondertekend bij het afleggen van de ambtseed. 5.4.2 Integriteit als waterschap

Reest en Wieden wil een betrouwbare partner zijn, die ethiek hoog in het vaandel heeft staan; zij wenst zaken te doen met leveranciers die vanwege hun goede naam en faam bekend staan.

Reest en Wieden onderschrijft de “Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap”.

Met het invoeren van het Nieuwe Aanbestedingsbeleid 2009 is tevens een nieuwe “Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap” geïntroduceerd. Deze code zal in 2010 door een vertegenwoordiger van het DB worden ondertekend. Het waterschap wil daarmee aangeven hoe integer men met externe partijen, de opdrachtnemers, wenst om te gaan als overheidsopdrachtgever. Een consequentie van het gebruik van deze gedragscode is dat er ook een klachtencoördinator aangewezen dient te worden, voor die gevallen waarin marktpartijen

20



klachten over Reest en Wieden als opdrachtgever mochten hebben. Dit wordt qua personele ondersteuning en procedure nog nader ingevuld. 5.4.3 Rechtmatigheid Sinds 1 januari 2009 is de verplichting op de rechtmatigheid van toepassing bij de waterschappen. Rechtmatigheid is het voldoen aan de met elkaar afgesproken regels. Het is een belangrijk issue bij aanbesteden. Het afleggen van verantwoording over gevoerd (financieel) beheer is belangrijker geworden. De accountant controleert of er rechtmatig gehandeld is in relatie tot de bedragen die bij de aanbestedingen gemoeid zijn. Of dus de juiste aanbestedingsprocedures zijn gevolgd. Deze rechtmatigheidscontrole wordt steeds verder aangescherpt. Voortdurend dienen wij ons af te vragen: welke risico’s lopen wij hierbij als waterschap? Als ambtelijke organisatie wordt Reest & Wieden getoetst op het (volledig) nakomen van afspraken. Dat kan zelfs uitmonden in een niet-goedkeuringsverklaring van de jaarrekening! Ook Inkoop dient een wezenlijke bijdrage te leveren aan het (bewaken van het) naleven van de reeds afgesproken en schriftelijk vastgelegde regels omtrent rechtmatigheid. Er is vastgelegd dat budgethouders verplicht zijn om voor inkopen vanaf € 50.000,= voor Leveringen en Diensten en vanaf € 150.000,= bij Werken Inkoop te informeren en bij afwijkingen ten opzichte van de afgesproken aanbestedingsprocedures de inkoopcoördinator of de bedrijfsjurist verplicht om advies vragen.

21


6.


Communicatie en vervolg

Nadat het inkoopbeleidsplan is vastgesteld, is het essentieel om dat inkoopbeleid goed te communiceren naar alle betrokkenen. En deze betrokkenen zitten zowel binnen de organisatie (de interne klanten) als daarbuiten bij de leveranciers en opdrachtnemers. Dat betekent dat zij allen op de hoogte gesteld moeten worden van de specifieke keuzen die er zijn gemaakt door het management. Pas als eenieder weet wat de kaders zijn waarbinnen men moet handelen, is het mogelijk ook zo te handelen. Intranet, onze website www.reestenwieden.nl en Wijsvogel worden hiervoor gebruikt als de belangrijkste communicatiemedia. Tevens willen we op verzoek dit inkoopbeleidsplan toesturen aan andere belangstellenden. Verder zal dit inkoopbeleid vertaald worden in actuele inkoopactieplannen, om zodoende steeds bij de tijd te blijven. Want een continue bewaking van (de doelstellingen van) het inkoopbeleid blijft in alle gevallen nodig.

22



Bijlage 1 INKOOPONDERWERPEN IN 2009 De belangrijkste onderwerpen die Inkoop in 2009 heeft aangepakt10.

10

•

Grote nationale en Europese Aanbestedingen zijn uitgevoerd met of door Inkoop11: multifunctionals, smalspoorgraafmachine, smalspoortrekkers, metaalzouten, polyelectroliet (innovatief met prijscompetitie), Financieel Informatie Systeem, schoonmaak, motorbrandstoffen (aanbesteding loopt door in 2010), mobiele telefoniediensten (innovatieve, elektronische aanbesteding, afgerond in 2010).

•

Het Nieuwe Aanbestedingsbeleid 2009 is in de plaats gekomen van het aanbestedingsbeleid uit 2000.

•

Er zijn nieuwe Algemene Inkoopvoorwaarden(A.I.V.) voor leveringen, diensten en ICT opgesteld binnen een werkgroep van de UvW, waarvan de inkoopcoördinator deel uitmaakt. Deze A.I.V. worden begin 2010 geformaliseerd en bij Reest en Wieden gaan deze ingevoerd worden ter vervanging van de enige bestaande Algemene Inkoopvoorwaarden (voor diensten) uit 2006.

•

De Inkoopkalender, waarin alle grote aanbestedingen en vooronderzoeken gepland en bijgehouden worden, is voortgekomen uit de investeringsoverzichten en uit de crediteurenoverzichten van 2008.

•

Het hele bestaande inkoopproces is samen met Planning & Control vastgelegd in KAM procedures.

•

Duurzaam Inkopen: er is een start gemaakt om ruim invulling te geven aan dit begrip om zo goed mogelijk te implementeren in de hele organisatie.

•

Externe contacten: deelname in verschillende regionale en landelijke overlegvormen en platforms buiten het waterschap: RSI Noord (Regionaal Samenwerkingsverband (waterschap-)Inkopers, Werkgroep A.I.V. van de UvW, deelnemer Kennisnetwerk SenterNovem voor Duurzaam Inkopen, Lid Raad van Advies voor Logistiek en Economie bij de Stenden Hogeschool.

•

Voldoen aan de regels van rechtmatigheid in relatie tot aanbestedingen.

•

Kostenbesparingen: zoveel mogelijk bijdragen leveren aan de doelstellingen van het waterschap op dit gebied. De acties Storm en Springtij zullen een extra uitdaging vormen voor Inkoop in 2010.

•

Contractbeheer: er zijn begin 2010 ruim 80 contracten digitaal opgeslagen in de contractmodule van Decos. De verwachting is dat dit aantal ultimo 2010 gestegen zal zijn naar 100.

•

Communicatie en p.r.: o verscheidene adviezen zijn verstrekt aan diverse afdelingen en het MT, over vnl. aanbestedingen betreffend of over duurzaam inkopen; als voorbeelden worden hier genoemd: groot groenonderhoud, bedrijfsauto’s, opleidingsinstituten.

In willekeurige tijdvolgorde.

23


o

o •


Daarnaast is er op intranet een website voor inkoop en aanbesteden in het leven geroepen en ook op de officiële website van Reest en Wieden heeft inkoop nu een eigen plek. Innovatief is dat we op de eigen website de grote aanbestedingen plaatsen i.p.v. publicatie in de landelijke bladen.

Enkele presentaties en workshops zijn er verzorgd door of samen met Inkoop zoals Duurzaam Inkopen, Innovatief Aanbesteden en de status quo van inkoop.

24



Bijlage 2 Bevindingen uit onafhankelijk rapport van PRO1012 Met de bevindingen en de aanbevelingen uit het rapport van PRO10 is rekening gehouden bij het opstellen van dit Inkoopbeleidsplan. Samengevat volgen onderstaand de aandachtspunten voor de nabije toekomst, zoals die door PRO10 zijn vermeld. Deze punten dienen gezien te worden in relatie tot de indeling van PRO10 in onderstaande figuur, die het zgn. normenkader aangeeft.

Organisatiebeleid

Strategische inkoop Missie, visie inkoop vaststellen

Inkoopbeleid opstellen

Doelstellingen bepalen

Plannen, budgetteren & monitoren

Leveranciers management

Tactische inkoop DetailMarkt(EU-) analyse & onderzoek, aanspecificati kwalificeren besteden e behoefte en selecteren

Evaluatie en (Onderbeheer handelen en) contractere n

Operationele inkoop Opstellen & autoriseren bestelaanvraag

Plaatsen & monitoren opdrachten

Ontvangst Logistieke Factuur goederen afhandeling afhandeling of diensten

Aandachtspunten Inkoopbeleidsplan 2010 – 2012 STRATEGISCH:

12

•

Inkoopmissie- en visie scherper formuleren.

•

Beleid meer laten aansluiten bij doelstellingen van de organisatie en de rol van rechtmatigheid daarbinnen.

•

Beleid meer beschrijven vanuit de invalshoek van de “klanten” van inkoop.

•

Sfeer niet te centralistisch beschrijven we hebben het hier over een gecoördineerd inkoopmodel.

•

Inkoopdoelstellingen en maatregelen benoemen die door het Management Team vastgesteld zijn.

•

Vermeld de Aanbestedings- / Inkoopkalender.

•

Verdere inrichting vermelden van de inkoopfunctie (bijv. 1,5 fte in 2010).

“Rapportage van de 2de miniscan inkoop Waterschap Reest en Wieden” – 14 september 2009 – PRO10 BV.

25



•

Leveranciersmanagement voor de toekomst beschrijven, met verwijzing naar de KAM-procedures. Een meer pro-actieve houding over de wijze waarop belangrijke leveranciers worden aangestuurd en beoordeeld is wenselijk.

•

Contractmanagement: hiervoor gelden soortgelijke opmerkingen als bij leveranciersmanagement (met signaalfunctie richting de budgethouders).

TACTISCH: •

Inkoop is nog onvoldoende betrokken bij het specificeren van de behoefte er is hierbij wel een positieve ontwikkeling te constateren.

•

Inkoop heeft vooral een bewakende rol op het proces en de rechtmatigheid. Hierdoor wordt de kennis van de inkoopcoördinator onvoldoende benut. Door inkoop eerder te betrekken in het inkoopproces, kan de doelmatigheid toenemen, kunnen besparingen worden gerealiseerd en kan ook de doeltreffendheid toenemen.

•

Marktonderzoeken dienen uitgebreid te worden.

•

Aangeven waarom bepaalde leveranciers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen.

•

Vaker hanteren van de website om aankondigingen te doen; dit vergroot de transparantie en de kans voor leveranciers om mee te dingen.

•

Door middel van financiële analyses en conclusies beter zicht geven op homogene uitgaven over de verschillende afdelingen heen (commodity-analyse).

•

Voldoende waarborgen inbouwen die zeker kunnen stellen dat inkoopbehoeften, die daarvoor in aanmerking komen, ook daadwerkelijk Europees worden aanbesteed.

•

Definitief vastleggen van (alle) eigen inkoopvoorwaarden.

•

Via contractmanagement (Decos) ook signalen laten afgeven om leveranciers tussentijds te beoordelen (= evaluatiemomenten) en het registreren van de leveranciersprestaties.

OPERATIONEEL: •

Afsluiten van meer raamovereenkomsten draagt ertoe bij dat operationele processen efficiënter kunnen verlopen.

•

Procedures voor ontvangst van goederen en diensten zijn (nog) niet goed uitgewerkt.

•

Functiescheiding is een punt van aandacht.

•

Factuurafhandeling zal in de toekomst elektronisch gaan verlopen.

26



Bijlage 3 Verbeterpunten Onderstaande, voornamelijk strategische, verbeterpunten zijn uit het rapport van PRO1013 gehaald, met aanvullende opmerkingen van de inkoopcoördinator.

•

Betrokkenheid vanuit de lijn Er zal een nog beter en veelvuldiger contact moeten plaatsvinden, vooral op initiatief van Inkoop, met budgethouders, projecten teamleiders om de betrokkenheid bij professionele aanschaffingen en aanbestedingen te laten plaatsvinden en vergroten. Een van de initiatieven hiervoor is weer in het leven geroepen per eind 2009: de klankbordgroep inkoop, waarin het sectorhoofd, een aantal afdelingshoofden, de bedrijfsjuriste en de controller deelnemen. Aan deze klankbordgroep wordt door Inkoop 2 maal per jaar gepresenteerd wat er gespeeld heeft en wat er op inkoopgebied nog gaat plaatsvinden in het komende jaar. Enige informele aansturing in de vorm van suggesties vindt hier plaats. Daarnaast wordt aan Inkoop enkele keren per jaar gevraagd voorlichting te geven over belangwekkende onderwerpen in de twee sectoroverleggen.

•

Inkoopbeleid korter en toegankelijker maken Hiervan is werk gemaakt in de vorm van een nieuw inkoopbeleidspan. Dit wordt voor een ieder toegankelijk gemaakt op intra- en internet.

•

Van plannen naar actie De plannen (lees hier: inkoopkalender en persoonlijk plan) moeten niet veronachtzaamd worden; in 2009 werden deze steeds uitgevoerd met uitzondering van het inkoopstappenplan dat, als gevolg van dit inkoopbeleidsplan, elk jaar voor de operationele jaartaken vernieuwd moet worden. In 2010 wordt daarvan werk gemaakt. Een extra aandachtspunt vormt hier de inkoopkalender die stringent gevolgd dient te worden en elke maand geactualiseerd en op intranet gepubliceerd wordt. Inkoop heeft hiervoor enkele malen per jaar afstemming over de investeringen en andere grote projecten met de budgethouders.

•

Adviserende rol van de inkoopcoördinator moet zichtbaarder worden Hiervoor gelden dezelfde opmerkingen als onder het eerste punt. Intranet, waarop Inkoop een aantal eigen pagina’s beheert, vormt een goed instrument om ontwikkelingen op inkoop- en aanbestedingsgebied aan de organisatie kenbaar te maken.

•

Evalueren prestaties Het plan is om in 2010 ook voor Inkoop enkele prestatie-indicatoren vast te leggen. Een van de nieuwe prestatie-indicatoren wordt het kengetal: duurzame inkopen / totale inkopen, voor productgroepen waarvoor het overheidsorgaan SenterNovem criteria heeft opgesteld. Dit gegeven zal door de afdelingshoofden als vast item in de maraps worden verwerkt.

13

“Rapportage van de 2de miniscan inkoop Waterschap Reest en Wieden” – 14 september 2009 – Pro 10 B.V.

27



Er wordt bijgehouden door middel van het “keuzeformulier aanbesteden” of volledig aan de rechtmatigheideisen is voldaan. Inkoop fungeert hierbij als centrale registrator. Daarnaast wordt er geadviseerd om meer aandacht te schenken aan het evalueren van de leveranciersprestaties. Het meten van het gedrag (leveringen, uitvoeringen) van leveranciers is altijd een onderbelicht punt geweest van het waterschap. Hieraan dient, bij voorkeur al in 2010, ruim aandacht geschonken te worden, resp. een start gemaakt te worden met een eenvoudig te hanteren (digitaal) systeem, waarmee de afdelingshoofden een goed meetgereedschap voor leveranciers hebben.

•

Inkoopvoorwaarden completeren Tot eind 2009 bestonden er slechts Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten, die opgesteld werden in 2006. De gezamenlijke Algemene Inkoopvoorwaarden van de Unie van Waterschappen, waaraan de inkoopcoördinator een wezenlijke bijdrage heeft geleverd als werkgroeplid, zullen in de 1e helft van 2010 worden ingevoerd. Dit zijn de voorwaarden voor leveringen (AWIV-2009), voor diensten (AWVODI-2009) en die voor ICT worden in 2010 afgerond.

•

Rechtmatigheid Er wordt voortdurend gelet op het feit dat in het verlengde van het nieuwe aanbestedingsbeleid er aanbestedingsprocedures toegepast worden, die behoren bij bepaalde bedragen. Een controle hierop geschiedt tweemaal per jaar door de accountant. Vanaf 2010 zal er door Inkoop steeds meer gelet worden op het compleet hebben van de aanbestedingsdossiers. Voorlichtingen aan de organisatie over dit onderwerp hebben al begin 2010 plaatsgevonden. Zie ook volgend punt.

•

Meer marktonderzoek Niet alleen als gevolg van grote aanbestedingen, maar ook vanaf kleinere bedragen (lees: > € 5.000) wordt geadviseerd om zeker eens per 3 jaar marktonderzoek uit te voeren in vooraf bepaalde branches. Inkoop wil hierop meer aandacht vestigen om zo als overheidsbedrijf te (blijven) voldoen aan de afspraken over objectiviteit, transparantie en non-discriminatie (zie ook onderstaand). Uit het Aanbestedingsbeleid 2009: “Met betrekking tot aanbestedingen hanteert het waterschap als overheidslichaam de volgende uitgangspunten: • •

•

het naleven van de algemene beginselen van transparantie, non-discriminatie en objectiviteit; het doelmatig, efficiënt en integer opdragen van overheidsopdrachten voor de beste prijs-kwaliteitverhouding, gelet op het belang bij besteding van publieke gelden; zorgvuldig en maatschappelijk verantwoord handelen van het waterschap.”

28

Inkoopbeleidsplan

Recommend Documents