Inhoudsopgave Voorwoord .....................................................................................9 Nieuwsbrief....................................................................................9 Introductie Visual Steps™......................................................10 Wat heeft u nodig? ...................................................................11 Hoe werkt u met dit boek? ....................................................12 Uw voorkennis............................................................................13 De volgorde van lezen .............................................................14 De schermafbeeldingen ..........................................................15 De website bij dit boek ............................................................16 Andere boeken voor ZZP’ers ................................................16 Uw suggesties voor vervolgdelen ZZP-serie ...................17 1. Outlook als officemanagementsysteem
19
1.1 Overzicht van meerdere agenda’s .......................................20 1.2 Uw agenda publiceren .........................................................28 1.3 Een vergadering plannen .....................................................36 1.4 Activiteiten bijhouden in logboek ..........................................46 1.5 Activiteiten van contactpersonen .........................................48 1.6 Tijdsregistratie ......................................................................51 1.7 Achtergrondinformatie ................................................................54 1.8 Tips ............................................................................................55
2. Handige opties bij invoeren en analyseren in Excel 57 2.1 Klantenbestand aan een factuur koppelen ...........................58 2.2 Macro’s ................................................................................70 2.3 Rekenen met tijd ..................................................................78 2.4 Formulieren met selectievakjes ............................................82 2.5 Keuzerondjes .......................................................................87 2.6 Samengestelde grafieken ....................................................91 2.7 Draaitabellen ........................................................................94 2.8 Achtergrondinformatie ................................................................99 2.9 Tips ..........................................................................................102
3. Databases met Access
103
3.1 Een nieuwe database maken .............................................104 3.2 Gegevens wijzigen .............................................................108 3.3 Records sorteren en filteren ...............................................114 3.4 Velden toevoegen en verwijderen ......................................116 3.5 Formulieren maken ............................................................118 3.6 Rapporten ..........................................................................124 3.7 Snel rapporten maken met filters .......................................132 3.8 Queries ..............................................................................136 3.9 Contactpersonen importeren ..............................................139 3.10 Achtergrondinformatie ............................................................143 3.11 Tips ........................................................................................145
4. Professionele tekstverwerking met Word
147
4.1 Mailing met adressenbestand in Access ............................148 4.2 Formulierfuncties invoegen ................................................155 4.3 Rekenen in Word ...............................................................161 4.4 Formulieren beveiligen .......................................................164 4.5 Inhoudsopgave maken met stijlen ......................................172 4.6 Macro’s ..............................................................................178 4.7 Achtergrondinformatie ..............................................................184 4.8 Tips ..........................................................................................186
5. Sneller werken met Vista
189
5.1 De map Opstarten controleren ...........................................190 5.2 Opstartprogramma’s beheren ............................................192 5.3 Visuele effecten .................................................................194 5.4 Indexeren ...........................................................................197 5.5 Energiebeheer ...................................................................200 5.6 Systeemstatusrapport ........................................................201 5.7 Wisselbestand ....................................................................203 5.8 Geschiedenis van Internet Explorer opruimen ...................207 5.9 Invoegtoepassingen ...........................................................208 5.10 Spyware verwijderen ........................................................210 5.11 Achtergrondinformatie ............................................................215 5.12 Tips ........................................................................................218
6. Mobiel werken
223
6.1 Hoofdcomputer instellen voor extern bureaublad ...............224 6.2 Bureaublad overnemen ......................................................229 6.3 Mobiliteitscentrum openen .................................................234 6.4 Mobiliteitscentrum: geluidsinstellingen ...............................235 6.5 Mobiliteitscentrum: energiebeheer .....................................238 6.6 Mobiliteitscentrum: draadloos netwerk ...............................246 6.7 Mobiliteitscentrum: extern beeldscherm .............................249 6.8 Mobiliteitscentrum: prestaties .............................................255 6.9 Achtergrondinformatie ..............................................................258 6.10 Tips ........................................................................................259
7. Catalogus op papier en internet met Publisher
261
7.1 Een lijst maken en bewerken .............................................262 7.2 De catalogus indelen..........................................................270 7.3 Catalogus afdrukken als boekje .........................................277 7.4 Catalogus publiceren op internet .......................................283 7.5 Een samengevoegde publicatie als e-mail verzenden .......289 7.6 Visual Steps website en Nieuwsbrief .................................297 7.7 Achtergrondinformatie ..............................................................299 7.8 Tips ..........................................................................................300
Bijlagen A. Oefenbestanden kopiëren naar de vaste schijf van uw pc ..305 B. PDF-bestanden van de website openen ................................309 C. Hoe doe ik dat ook alweer?.....................................................311 D. Index .........................................................................................314
12
Hoe werkt u met dit boek? Dit boek is geschreven volgens de Visual Steps™-methode. U kunt dit boek zelfstandig in uw eigen tempo doorwerken. In dit Visual Steps™-boek ziet u verschillende symbolen. Die betekenen het volgende: Handelingen Dit zijn de symbolen die een handeling aangeven: De muis geeft aan dat u iets met de muis moet doen.
Het toetsenbord betekent dat u iets moet typen op het toetsenbord. De hand wordt gebruikt als u een serie handelingen moet verrichten die u eerder heeft uitgevoerd. Hulp Extra hulp vindt u bij deze symbolen: De pijl waarschuwt u voor iets. Bij de pleister vindt u hulp voor het geval er iets fout is gegaan. 1
Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan kunt u dit met behulp van het cijfer achter deze voetstapjes opzoeken achter in het boek in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer?
U vindt in dit boek in aparte kaders ook veel algemene informatie en tips. Extra informatie De kaders zijn aangeduid met de volgende symbolen: Bij het boek vindt u extra achtergrondinformatie die u op uw gemak kunt doorlezen. Deze extra informatie is echter niet noodzakelijk om het boek door te kunnen werken. Bij een lampje vindt u handige tips voor het gebruik van het programma. In de hoofdstukkoppen of paragraafkoppen wordt een klokje weergegeven.
20 min.
Bij de klok in de hoofdstukkop wordt het aantal minuten aangegeven dat u nodig heeft voor het doornemen van de desbetreffende hoofdstuk. De aangeduide tijd is een indicatie. Mogelijk werkt u het hoofdstuk langzamer of juist sneller door. Dit is mede afhankelijk van uw voorkennis en computervaardigheid.
57
2. Handige opties bij invoeren en analyseren in Excel 60 min. In veel Microsoft Excel-werkbladen moeten regelmatig standaardgegevens worden ingevuld. Zo vult u regelmatig dezelfde klantgegevens of artikelgegevens in op een factuur als u factureert met Microsoft Excel. Of u moet steeds aangeven of er wel of geen verzendkosten moeten worden berekend. Met formulierfuncties kunt u sneller vaste gegevens invoeren of keuzes maken. Microsoft Excel kan reageren op uw keuze zodat de verzendkosten automatisch op uw factuur komen als u het selectievakje of keuzerondje heeft aangeklikt. In dit hoofdstuk leert u keuzelijsten, selectievakjes en keuzerondjes maken en gebruiken, zodat u deze in uw eigen werkbladen kunt opnemen. Het maakt het werken daarmee niet alleen eenvoudiger, u bespaart ook tijd bij het invullen. Ook macro’s kunnen het werken vereenvoudigen en versnellen. Met één klik op een knop voert een macro een aantal regelmatig terugkerende handelingen uit. Verder leert u in dit hoofdstuk rekenen met datums en tijd. Doordat Microsoft Excel net zo goed met dagen en tijdseenheden kan rekenen als met normale getallen, is het programma ook prima geschikt voor uw urenlijsten en andere op tijd gebaseerde overzichten of calculaties. In dit hoofdstuk leert u het volgende: het tabblad Ontwikkelaars op het lint plaatsen; een vervolgkeuzelijst in een werkblad plaatsen; gegevens koppelen aan een vervolgkeuzelijst; gegevens opzoeken met de INDEX-functie; wat macro’s zijn en hoe u deze maakt; rekenen met datums en tijd; selectievakjes toevoegen aan uw formulieren; keuzes maken met de ALS-functie; keuzerondjes toevoegen aan uw formulieren.
Let op! Om de oefeningen in dit hoofdstuk te kunnen uitvoeren, moet u de oefenbestanden vanaf de website bij dit boek naar uw computer hebben gekopieerd. Dit wordt beschreven in Bijlage A Oefenbestanden kopiëren naar de vaste schijf van uw pc.
58
Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er deel 2
2.1 Klantenbestand aan een factuur koppelen Als u een vast klantenbestand heeft, kunt u het klantenbestand koppelen aan uw factuur. In plaats van de klantgegevens steeds opnieuw te typen of te kopiëren, kiest u de klant in een keuzelijst en worden de andere gegevens automatisch ingevuld. Niet alleen bespaart dit u werk, maar u voorkomt hiermee ook typefouten in de adressering.
Let op! De aanpassingen die u in dit hoofdstuk leert, zijn vooral geschikt als u enkele tientallen klanten heeft. Heeft u veel meer klanten, dan kan een factureerprogramma praktischer zijn. In dat geval kunt u de oefeningen toch doen in de voorbeeldfactuur om een idee te krijgen van de mogelijkheden voor andere soorten overzichten. Open Excel
31
Open Klanten uit de map Oefenbestanden
11
U ziet enkele voorbeelden van klanten: U kunt later de indeling hiervan veranderen en uw eigen klanten toevoegen. Open Verkoopfactuur uit de map Oefenbestanden 11
Tip Gebruik uw eigen factuur Heeft u zelf al een factuur gemaakt, bijvoorbeeld met de sjablonen van het Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er deel 1, dan kunt u die gebruiken. U breidt uw factuur dan uit met de functies die voor u nuttig zijn. U koppelt de klantgegevens aan een keuzelijst in de factuur. U doet dat met de formulierfuncties. Het tabblad met deze functies wordt niet standaard getoond en om dit te gebruiken, voegt u het tabblad toe aan het lint.
Let op! U kunt klanten ook koppelen met de functie Valideren. De klanten moeten dan echter in dezelfde Excel-werkmap staan als de factuur. Als u formulierfuncties gebruikt, kunt u de klanten ook in een aparte map opslaan, zodat u die klanten eenvoudiger voor andere doeleinden kunt gebruiken, zoals mailings.
Hoofdstuk 2 Handige opties bij invoeren en analyseren in Excel
U ziet het factuurmodel: Klik op Klik op
Klik een vinkje
bij
Klik op
In het lint ziet u het nieuwe tabblad
:
Klik op tabblad
U ziet de bijbehorende functies:
59
60
Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er deel 2
Klik op Klik bij op Let op: gebruik niet de knop bij .
De aanwijzer verandert in Sleep op regel 6 een langwerpig vak
U ziet een vervolgkeuzelijst: Rechtsklik in de lijst Klik op
:
Hoofdstuk 2 Handige opties bij invoeren en analyseren in Excel
Klik bij
op
De klanten die hieraan gekoppeld moeten worden, staan in de Excel-werkmap Klanten. Op de taakbalk: Klik op
U ziet de klanten: Klik op cel B4 Hier staat de naam van de eerste klant.
Typ: :$B$99 Let op: vergeet niet de dubbele punt ‘:’ vooraan en de $-tekens te typen. U ziet Klik op
:
61
62
Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er deel 2
U geeft hiermee aan dat de laatste klant op regel 99 kan staan. U gebruikt alleen de regels die u nodig heeft, maar u kunt hier tot regel 99 gaan. Klik bij op
U ziet de factuur weer: Klik op cel A8 Hier komt het volgnummer van de klant. Dit is niet het klantnummer. Klik op
De keuzelijst moet niet worden afgedrukt op de factuur: Klik op tabblad
Klik het vinkje bij Klik op
weg
