Inhoudsopgave Voorwoord ...................................................................................11 Nieuwsbrief..................................................................................11 Introductie Visual Steps™......................................................12 Wat heeft u nodig? ...................................................................13 Hoe werkt u met dit boek? ....................................................14 Uw voorkennis............................................................................15 De volgorde van lezen .............................................................16 De website bij dit boek ............................................................16 De cd-rom bij dit boek .............................................................17 Uw suggesties voor vervolgdelen ZZP-serie ...................18 1. Voorbereiding
19
1.1 De verschillende suites van Microsoft Office 2007 ...............20 1.2 Microsoft Office 2007 installeren ..........................................21 1.3 Business Contact Manager installeren .................................22 1.4 Invoegtoepassing Opslaan als PDF of XPS installeren........26 1.5 Oefenbestanden kopiëren naar uw computer ......................31 1.6 Achtergrondinformatie ................................................................34
2. Relatiebeheer
35
2.1 Contactpersonen rubriceren in categorieën .........................36 2.2 Microsoft Outlook als eenvoudig archiefsysteem .................41 2.3 Elektronische visitekaartjes (Vcards) ..................................44 2.4 Berichten ordenen in mappen ..............................................49 2.5 Berichten automatisch ordenen in mappen ..........................52 2.6 Berichten markeren en sorteren ...........................................56 2.7 Berichten zoeken .................................................................58 2.8 Geavanceerde zoekfuncties .................................................60 2.9 Business Contact Manager ..................................................63 2.10 Accounts en zakelijke contactpersonen .............................67 2.11 Marketingcampagnes .........................................................72 2.12 Verkoopkansen ..................................................................75 2.13 Projecten en projecttaken ..................................................79 2.14 Rapporten ..........................................................................81 2.15 Geschiedenis .....................................................................84 2.16 Achtergrondinformatie ..............................................................87 2.17 Tips ..........................................................................................89
3. Standaarddocumenten
91
3.1 E-mail sjablonen ..................................................................92 3.2 E-mail automatisch beantwoorden .......................................96 3.3 Eenvoudige mailing per e-mail ...........................................100 3.4 Eigen briefpapier maken ....................................................104 3.5 Sjablonen gebruiken ..........................................................111 3.6 Sjablonen aanpassen.........................................................115 3.7 Bouwstenen maken............................................................121 3.8 Bouwstenen gebruiken.......................................................123 3.9 Mailing met Microsoft Word................................................125 3.10 Etiketten ...........................................................................135 3.11 Visitekaartjes maken ........................................................142 3.12 Facturen aanpassen ........................................................150 3.13 Facturen maken ...............................................................155 3.14 Achtergrondinformatie ............................................................159 3.15 Tips ........................................................................................162
4. Bedrijfsadministratie
167
4.1 Tabellarisch kasboek maken ..............................................168 4.2 De kas bijhouden ...............................................................173 4.3 Autokosten .........................................................................177 4.4 Kilometerregistratie ............................................................180 4.5 Projecten ............................................................................182 4.6 Urenregistratie ...................................................................184 4.7 Tijdsplanningen ..................................................................186 4.8 Nacalculatie .......................................................................188 4.9 Financiering .......................................................................189 4.10 Vergelijkende cijfers .........................................................190 4.11 Btw-aangifte .....................................................................193 4.12 Achtergrondinformatie ............................................................195 4.13 Tips ........................................................................................197
5. Reclame en bedrijfspresentaties
199
5.1 Brochure, advertentie en folder ..........................................200 5.2 Een nieuwsbrief maken ......................................................215 5.3 Bedrijfspresentaties............................................................226 5.4 Achtergrondinformatie ..............................................................249 5.5 Tips ..........................................................................................251
6. Uw website
253
6.1 Een eenvoudige website maken ........................................254 6.2 De website bekijken ...........................................................265 6.3 De website publiceren op internet ......................................267 6.4 De website aanpassen .......................................................272 6.5 PowerPoint-presentatie publiceren op internet ..................276 6.6 Achtergrondinformatie ..............................................................287 6.7 Tips ..........................................................................................291
7. Windows Vista onderhoud, beveiliging en back-ups
295
7.1 Soorten gebruikersaccounts ..............................................297 7.2 Naam gebruikersaccount wijzigen .....................................298 7.3 Een andere afbeelding kiezen ............................................300 7.4 Een nieuwe gebruikersaccount maken ..............................302 7.5 Een gebruikersaccount verwijderen ...................................305 7.6 Een wachtwoord voor een gebruikersaccount instellen .....306 7.7 Een wachtwoord wijzigen ...................................................309 7.8 Een wachtwoordhersteldiskette maken ..............................310 7.9 Gebruikersaccountbeheer ..................................................315 7.10 Een wachtwoord verwijderen ...........................................317 7.11 Windows Beveiligingscentrum .........................................318 7.12 Windows Firewall .............................................................319 7.13 Windows Update ..............................................................321 7.14 Beveiliging tegen ongewenste software ...........................323 7.15 Windows Defender ...........................................................326 7.16 Het Back-upcentrum ........................................................331 7.17 Windows Complete PC Back-up ......................................332 7.18 Een back-up van bestanden maken .................................335 7.19 Incrementele back-up.......................................................342 7.20 Back-up terugzetten .........................................................344 7.21 Ingestelde back-up ...........................................................348 7.22 Nieuwe volledige back-up ................................................351 7.23 Systeemherstel ................................................................352 7.24 Herstelpunten maken .......................................................352 7.25 Herstelpunten terugzetten ................................................354 7.26 Uw vaste schijf opruimen .................................................358 7.27 Foutcontrole .....................................................................361 7.28 Uw vaste schijf defragmenteren .......................................362 7.29 Veelvoorkomende problemen ..........................................365 7.30 Achtergrondinformatie ............................................................367 7.31 Tips ........................................................................................375
Bijlagen A. Adobe Reader 8 installeren en gebruiken .............................379 B. Basishandelingen Excel ..........................................................387 C. Hoe doe ik dat ook alweer?.....................................................388 D. Index .........................................................................................394
14
Hoe werkt u met dit boek? Dit boek is geschreven volgens de Visual Steps™-methode. U kunt dit boek zelfstandig in uw eigen tempo doorwerken. In dit Visual Steps™-boek ziet u verschillende symbolen. Die betekenen het volgende: Handelingen Dit zijn de symbolen die een handeling aangeven: De muis geeft aan dat u iets met de muis moet doen.
Het toetsenbord betekent dat u iets moet typen op het toetsenbord. De hand wordt gebruikt als u een serie handelingen moet verrichten die u eerder heeft uitgevoerd. Hulp Extra hulp vindt u bij deze symbolen: De pijl waarschuwt u voor iets. Bij de pleister vindt u hulp voor het geval er iets fout is gegaan. 1
Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan kunt u dit met behulp van het cijfer achter deze voetstapjes opzoeken achterin het boek in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer?
U vindt in dit boek in aparte kaders ook veel algemene informatie en tips. Extra informatie De kaders zijn aangeduid met de volgende symbolen: Bij het boek vindt u extra achtergrondinformatie die u op uw gemak kunt doorlezen. Deze extra informatie is echter niet noodzakelijk om het boek door te kunnen werken. Bij een lampje vindt u handige tips voor het gebruik van het programma. In de hoofdstukkoppen of paragraafkoppen wordt een klokje weergegeven.
20 min.
Bij de klok in de paragraafkop wordt het aantal minuten aangegeven dat u nodig heeft voor het doornemen van de desbetreffende paragraaf. Als een hoofdstuk als één doorlopend geheel moet worden doorgenomen, ziet u dit symbool in de hoofdstukkop. De aangeduide tijd is een indicatie. Mogelijk werkt u de paragraaf of het hoofdstuk langzamer of juist sneller door. Dit is mede afhankelijk van uw voorkennis en computervaardigheid.
167
4. Bedrijfsadministratie
60 min.
Met Microsoft Excel heeft u een rekenprogramma dat u kan helpen bij het uitoefenen van uw bedrijf. Het is geen boekhoudprogramma, maar wel een uitstekend hulpmiddel voor uw calculaties en voor het registreren van cijfermatige gegevens. In dit hoofdstuk maakt u kennis met verschillende modellen voor het bijhouden van uw kas, projecten, autokosten, planning, enzovoorts. Als u dit hoofdstuk eerst doorleest, kunt u daarna de modellen uitkiezen die voor uw bedrijf van belang zijn. In de meeste modellen zijn al enkele voorbeeldbedragen ingevuld die u zelf kunt aanvullen. Daardoor ziet u beter hoe een model werkt en welke informatie het geeft. Gaat u het model daadwerkelijk gebruiken, dan verwijdert u de ingevulde bedragen. Bij de opzet van de modellen is er rekening mee gehouden dat u waarschijnlijk geen boekhouder bent. Sommige modellen zult u nog moeten aanpassen alvorens u ze kunt gebruiken. U gebruikt het model dan als basis en vult het zelf verder aan. In dit hoofdstuk leert u het volgende: een tabellarisch kasboek maken en invullen; uw autokosten bijhouden; uw zakelijke kilometers registreren; projectkosten bijhouden; een urenregistratie maken; tijdsplanningen van projecten of opdrachten maken; een nacalculatie van uw opdrachten opstellen; een annuïteitenlening berekenen; kosten en opbrengsten van enkele jaren vergelijken; de btw-afdracht berekenen.
Let op! Voor dit hoofdstuk is het noodzakelijk dat u de basishandelingen van Excel beheerst. Zie bladzijde 15 en 16 voor meer informatie.
Let op! In dit deel gebruikt u een aantal voorbeelden die op de cd-rom bij dit boek staan. Kijk op de website bij dit boek voor wijzigingen of meer voorbeelden.
Let op! De modellen die u bij dit hoofdstuk gebruikt, zijn - met uitzondering van het kasboek - niet beveiligd. Dat betekent dat u de formules kunt veranderen of overschrijven waardoor het model niet goed meer werkt. Kopieer zo nodig het model opnieuw van de cd-rom bij het boek om weer met het originele model te kunnen werken.
168
Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er
4.1 Tabellarisch kasboek maken Met Excel houdt u snel en gemakkelijk een kasboek bij. Kasboeken zijn er in verschillende vormen. Het meest overzichtelijk is een tabellarisch kasboek. Hierin worden alle opbrengsten en kosten direct gerubriceerd waardoor u een goed overzicht heeft van de soorten opbrengsten en kosten. In deze paragraaf gaat u werken met een tabellarisch kasboek.
Let op! Voor deze paragraaf is het noodzakelijk dat u de basishandelingen van Excel beheerst. Zie bladzijde 15 en 16 voor meer informatie. Open Excel
1
Open
uit de map
12
Let op! De map moet u eerst vanaf de cd-rom bij dit boek naar uw computer kopiëren. Dit wordt in Hoofdstuk 1 Voorbereiding beschreven. De werkmap met het tabellarisch kasboek is geopend: U ziet de indeling van het kasboek:
Voor u het kasboek gebruikt, past u de kolommen aan voor uw bedrijf. Heeft u bijvoorbeeld geen privéontvangsten in de kas, dan verwijdert u die kolom. Daarvoor schakelt u eerst de beveiliging van dit blad uit: Klik op tabblad
Klik op
Hoofdstuk 4 Bedrijfsadministratie
169
Rechtsklik op Klik op De kolom Privé is weg:
Bij de uitgaven voegt u een kolom kruisposten toe: Rechtsklik op
Klik op
Kruisposten zijn bijvoorbeeld stortingen bij de bank. Dit zijn geen kosten, maar het geld gaat wel uit de kas. Later ontvangt u bij de bank hetzelfde bedrag. Er is een nieuwe lege kolom: Klik in cel K4 Typ: kruisposten
Druk op Pas indien gewenst de andere kolommen aan voor uw bedrijf
170
Handboek Microsoft® Office 2007 voor de ZZP’er
Tip Kolomnamen aanpassen Als u een kolom niet gebruikt kunt u de kolomnaam veranderen in een naam die u wel gebruikt. U hoeft dan geen kolommen te verwijderen of in te voegen.
Tip Geen btw Bent u niet btw-plichtig? Dan kunt u de kolommen btw bij de ontvangsten en uitgaven verwijderen of een andere naam geven. Het voordeel van een tabellarisch kasboek is dat u eenvoudig de totalen van de verschillende opbrengsten en kosten kunt zien. Hiervoor gebruikt u de recapitulatie op het werkblad Totalen: Klik op Selecteer de cellen A3 en A4
Sleep het aangrijppunt tot cel I4 Als u meer of minder kolommen heeft gemaakt moet u nog verder of minder ver slepen. Alle kolommen vanaf btw tot saldo moeten in het overzicht komen.
