Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................... 5 Nieuwsbrief................................................................................... 5 Introductie Visual Steps™....................................................... 6 Wat heeft u nodig? ..................................................................... 6 De volgorde van lezen .............................................................. 7 Uw voorkennis............................................................................. 8 Hoe werkt u met dit boek? ...................................................... 8 Website .......................................................................................... 9 Toets uw kennis .......................................................................... 9 Voor docenten ............................................................................. 9 De schermafbeeldingen ......................................................... 10 1. Een adressenbestand maken in Word
11
1.1 Word starten ........................................................................12 1.2 Een tabel maken ..................................................................13 1.3 Een tabel invullen .................................................................15 1.4 Een kolom toevoegen ..........................................................15 1.5 De kolombreedte aanpassen ...............................................17 1.6 Een rij toevoegen .................................................................18 1.7 Achtergrondinformatie ................................................................21
2. Een adressenbestand maken in Excel
23
2.1 Excel starten ........................................................................24 2.2 Cellen selecteren .................................................................25 2.3 Tekst invoeren .....................................................................26 2.4 De kolombreedte veranderen ...............................................27 2.5 Een kolom toevoegen ..........................................................28 2.6 Sorteren ...............................................................................31 2.7 Meervoudig sorteren ............................................................33 2.8 Filteren .................................................................................33 2.9 Achtergrondinformatie ................................................................36
3. Etiketten afdrukken in Word
37
3.1 Etiketten maken ...................................................................38 3.2 Records selecteren ..............................................................42 3.3 Records filteren ....................................................................43 3.4 Records sorteren..................................................................45 3.5 Records wijzigen ..................................................................45 3.6 Labels schikken ...................................................................49 3.7 Illustratie toevoegen .............................................................52 3.8 Etiketten afdrukken ..............................................................56 3.9 Achtergrondinformatie ................................................................60 3.10 Tips ..........................................................................................61
4. Een adressenbestand maken in Calc
65
4.1 OpenOffice.org starten .........................................................66 4.2 Cellen selecteren .................................................................68 4.3 Tekst invoeren .....................................................................69 4.4 Een kolom toevoegen ..........................................................70 4.5 De kolombreedte veranderen ...............................................72 4.6 Sorteren ...............................................................................74 4.7 Meervoudig sorteren ............................................................76 4.8 Filteren .................................................................................76 4.9 Achtergrondinformatie ................................................................78
5. Etiketten afdrukken in Writer
79
5.1 Etiketten maken ...................................................................80 5.2 Etiketten indelen ..................................................................85 5.3 Afbeelding toevoegen ..........................................................89 5.4 Records selecteren ..............................................................92 5.5 Records sorteren..................................................................94 5.6 Records filteren ....................................................................94 5.7 Etiketten afdrukken ..............................................................96 5.8 Visual Steps-website en Nieuwsbrief ...................................98 5.9 Achtergrondinformatie ................................................................99 5.10 Tips ........................................................................................100
Bijlagen A. OpenOffice.org downloaden en installeren ............................. 103 B. Hoe doe ik dat ook alweer? ......................................................... 109 C. Index ................................................................................................. 111
9
Hoe werkt u met dit boek? Dit boek is geschreven volgens de Visual Steps™-methode. De werkwijze is eenvoudig: u legt het boek naast uw computer en voert alle opdrachten stap voor stap direct op uw computer uit. Door de duidelijke instructies en de vele schermafbeeldingen weet u precies wat u moet doen. Door de opdrachten direct uit te voeren, leert u het snelste werken met de programma’s. In dit Visual Steps™-boek ziet u verschillende tekens. Die betekenen het volgende: Handelingen Dit zijn de tekens die een handeling aangeven: De muis geeft aan dat u iets met de muis moet doen. Het toetsenbord betekent dat u iets moet typen op het toetsenbord. De hand geeft aan dat u hier iets anders moet doen, bijvoorbeeld een cd-rom in de computer stoppen. Ook wordt de hand gebruikt bij een handeling die u al eerder heeft geleerd. Naast deze handelingen wordt op sommige momenten extra hulp gegeven om met succes dit boek door te werken. Hulp Extra hulp vindt u bij deze tekens: De pijl waarschuwt u voor iets. Bij de pleister vindt u hulp mocht er iets fout zijn gegaan. 1
Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan kunt u dit met behulp van de cijfers achter deze voetstapjes opzoeken achter in het boek in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer?
In aparte kaders vindt u algemene informatie en tips over computers en programma’s. Extra informatie De kaders zijn aangeduid met de volgende tekens: Bij het boek vindt u extra achtergrondinformatie die u op uw gemak kunt doorlezen. Deze extra informatie is echter niet noodzakelijk om het boek door te kunnen werken. Bij een lamp vindt u een extra tip voor het gebruik van de programma’s.
11
1. Een adressenbestand maken in Word Als u een grote hoeveelheid brieven of kaarten gaat versturen, kan het handig zijn om daarvoor adresetiketten af te drukken. Adresetiketten kunt u gebruiken voor een brief aan alle leden van een vereniging, maar bijvoorbeeld ook voor uw eigen kerstof vakantiekaarten. Dan hoeft u al die adressen niet steeds met de hand te schrijven of te typen. Voor de etiketten gebruikt u een bestaand adressenbestand als gegevensbron. In dit hoofdstuk leert u hoe u een tabel met een adreslijst maakt in Microsoft Office Word 2010 of 2007. In dit hoofdstuk leert u: y y y y y y
Word starten; een tabel maken in Word; een tabel invullen; een kolom toevoegen; de kolombreedte aanpassen; een rij toevoegen.
Let op! De handelingen in dit hoofdstuk zijn geschikt voor Microsoft Office Word 2010 en 2007. Waar nodig worden de verschillen tussen de versies vermeld.
12
Adressenbestand en etiketten maken
1.1 Word starten U opent eerst het programma Word:
Klik op Klik op
Klik op
U opent het programma Word: Klik op of
Word wordt geopend en u ziet een venster met een leeg document. In de volgende paragraaf gaat u aan dit document een tabel toevoegen. Het venster van Word 2010:
Het venster van Word 2007 ziet er vergelijkbaar uit:
Hoofdstuk 1 Een adressenbestand maken in Word
13
1.2 Een tabel maken Een adressenbestand gemaakt in Word in de vorm van een tabel, is geschikt om te gebruiken voor het afdrukken van etiketten. U past eerst de afdrukstand aan van staand naar liggend, zodat u voldoende ruimte heeft voor de tabel: Klik op tabblad
Klik op
Klik op
De pagina wordt nu in de liggende stand weergegeven. Op het tabblad Invoegen vindt u de optie om een tabel in te voegen: Klik op tabblad
Klik op Er verschijnt een menu waarin u kunt aangeven uit hoeveel rijen en kolommen de tabel moet bestaan:
14
Adressenbestand en etiketten maken
U kiest voor zeven kolommen en acht rijen: Beweeg de aanwijzer over het menu U ziet meteen een voorbeeld van de tabel in het document: Zodra u hier ziet: Klik op
U ziet de tabel in Word: In het lint is de aanduiding
verschenen, met de tabbladen Ontwerpen en Indeling: U zoomt in op de tabel, zodat u deze in de volgende paragraaf gemakkelijk kunt invullen: Rechtsonder in het venster: Klik twee maal op Het zoomniveau verandert in . Mogelijk ziet u een ander zoomniveau. Klik in dat geval op of tot u de tabel goed in beeld ziet. U ziet de tabel nu groter in beeld:
15
Hoofdstuk 1 Een adressenbestand maken in Word
1.3 Een tabel invullen Een tabel in Word bestaat uit afzonderlijke vakken die u kunt vullen met gegevens. De vakken van een tabel worden cellen genoemd. U gaat de cellen op de eerste rij vullen met de kolomtitels: Klik, indien nodig, op de eerste cel Typ: titel
Druk op De cursor springt naar de volgende cel en de kolomtitel krijgt automatisch een hoofdletter: Typ: voornaam
Typ in rij 1 de kolomkoppen zoals hieronder: Titel
Voornaam
Voorletter(s) Achternaam
Adres
Plaats
Land
1.4 Een kolom toevoegen De postcode kunt u beter ook in een aparte kolom plaatsen. Zo voegt u een kolom rechts van de cel met Adres in: Klik op de cel met Adres
16
Adressenbestand en etiketten maken
Klik op tabblad
Klik op
U ziet dat er een nieuwe kolom is toegevoegd:
Geef de nieuwe kolom de titel PC
1
Nu kunt u de tabel vullen met namen en adressen. U kunt hiervoor uw eigen adreslijst gebruiken of de verzonnen adressen uit het voorbeeld overnemen: Vul alle regels met namen en adressen zoals hieronder
2
Zie voor een grotere weergave van deze tabel pagina 22.
Let op! Let erop dat de gehele tabel geen onnodige spaties bevat. Anders zullen de etiketten niet mooi uitgelijnd worden.
