Nota Activabeleid
Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................3 1.1 Inleiding ..........................................................................................................................3 1.2 Opbouw nota ..................................................................................................................3 2. Begrippen .............................................................................................................................4 2.1 Definities.........................................................................................................................4 2.3 Wijzigingen activabeleid als gevolg van gewijzigde regelgeving....................................5 2.1.1 Wijzigingen ten opzichte van CV 1995 ....................................................................5 2.3.2 Gevolgen BBV voor activabeleid .............................................................................6 3. Grondslagen activering en afschrijving ................................................................................8 3.1 Grondslagen...................................................................................................................8 3.2 Activering........................................................................................................................8 3.3 Afschrijving .....................................................................................................................9 3.4 Restwaarde ..................................................................................................................11 3.5 Rentelasten ..................................................................................................................12
Nota activabeleid
2
1. Inleiding 1.1 Inleiding Voor u ligt de nota Activabeleid. Deze nota vloeit voort uit de “Verordening artikel 212” van de gemeente Voorst. Deze verordening bepaalt in artikel 7 dat de uitgangspunten en grondslagen voor activering en afschrijving van vaste activa worden vastgelegd in een nota. De thans voorliggende nota geeft hier invulling aan. 1.2 Opbouw nota Hoofdstuk 2 In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de definities, het wettelijke kader m.b.t. afschrijving en waardering en de wijzigingen van het BBV ten opzichte van de oude voorschriften. Hoofdstuk 3 In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de te hanteren grondslagen voor activeren en afschrijven.
Nota activabeleid
3
2. Begrippen 2.1 Definities Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld, wordt een aantal kernbegrippen beschreven. Investeren Het aanschaffen of zelf produceren van kapitaalgoederen (bedrijfsmiddelen). Deze goederen worden meerjarig gebruikt. Activeren Het opnemen van investeringen op de balans Afschrijven Het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waardeafname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Kapitaallasten De jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente. De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door: de hoogte van de investering de afschrijvingstermijn de (eventuele) restwaarde van de investering de toe te rekenen rentekosten De laatste kosten zijn afhankelijk van: de liquiditeitspositie van de gemeente de hoogte van het rentepercentage van de afgesloten vaste geldleningen het percentage van de bespaarde rente 2.2 Wettelijk kader Artikel 212 van de gemeentewet geeft aan dat de raad een verordening vaststelt over het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Deze verordening dient ook in te gaan op de regels voor waardering en afschrijving van activa. In artikel 7 van de Verordening art. 212 van de gemeente Voorst is bepaald dat de uitgangspunten en grondslagen voor activering en afschrijving van vaste activa worden vastgelegd in een nota. Met ingang van 1 januari 2004 zijn de oude Comptabiliteitsvoorschriften 1995 vervangen door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De artikelen 31 tot en met 36 van het BBV gaan nader in op de activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de zogenoemde vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten: 1. immateriële vaste activa 2. materiële vaste activa 3. financiële vaste activa Vaste activa worden voor het verwachte aantal gebruiksjaren (economisch of technisch levensduur) door de gemeente in exploitatie genomen. Vaste lasten, die uit de investeringen
Nota activabeleid
4
voortvloeien, vallen uiteen in de jaarlijkse waardevermindering (afschrijvingslasten) en de financieringslasten (rentekosten), i.c. de kapitaallasten. 2.3 Wijzigingen activabeleid als gevolg van gewijzigde regelgeving Het BBV heeft belangrijke wijzigingen teweeggebracht, waardoor een wijziging in het te voeren activabeleid noodzakelijk is. 2.1.1 Wijzigingen ten opzichte van CV 1995 Materiële vaste activa De onderverdeling van de materiële vaste activa in de componenten investeringen met een meerjarig economisch nut en investeringen met een maatschappelijk nut is nieuw. De voorgeschreven indeling in de CV 1995 (gronden en terreinen, woonruimten, bedrijfsgebouwen, grond-, weg- en waterbouwkundige werken, machines, apparaten en installaties en overige materiële vaste activa) dient op grond van het BBV te worden opgenomen in de toelichting op de balans. Investeringen met een meerjarig economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn. Deze investeringen moeten geactiveerd worden. Een uitzondering hierop vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Deze investeringen worden niet geactiveerd. Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut, mogen in het bedrijfsleven niet worden geactiveerd. Voorbeelden zijn o.a. wegen, bruggen en andere investeringen, waarvoor geen markt is in het private verkeer. Het BBV spreekt de voorkeur uit om investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren. Deze investeringen zouden geheel uit de reserves gefinancierd moeten worden. Echter, aangezien dit ertoe kan leiden dat gemeenten belangrijke investeringen niet meer kunnen uitvoeren, mogen investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut gedaan in de openbare ruimte worden geactiveerd. Immateriële vaste activa Onder de immateriële vaste activa vallen kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio alsmede kosten van onderzoek en ontwikkeling. Het activeren van kosten van onderzoek en ontwikkeling als immaterieel actief is volgens het BBV alleen toegestaan als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: • De gemeente heeft de intentie het actief te gebruiken of te verkopen; • De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; • Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; • De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa worden afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: a. deelnemingen b. gemeenschappelijke regelingen c. overige verbonden partijen b. leningen aan: 1. woningbouwcorporaties 2. deelnemingen 3. overige verbonden partijen c. overige langlopende leningen d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdrage aan activa in eigendom van derden
Nota activabeleid
5
Indien men bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een clubgebouw van een vereniging) wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden: • er is sprake van een investering door een derde; • de investering draagt bij aan de publieke taak; • de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; • de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Geactiveerde tekorten In lijn met het BW2 is het activeren van tekorten in het BBV niet meer toegestaan. Tekorten dienen ten laste van de exploitatie te worden geboekt met een eventuele dekking door reserves. Een geringe of negatieve reserve is een veel duidelijker signaal aan de raad dat de gewenste financiële positie te wensen overlaat dan het activeren van tekorten. Activering en waardering van activa De CV 1995 lieten toe dat reserves met investeringen werden verrekend. Dit wordt ook wel de netto-methode genoemd. In het BBV is in artikel 62 expliciet opgenomen dat alle vaste activa bruto worden geactiveerd. Wel is er een uitzondering gemaakt voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Ook kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde zijn uitgezonderd van de regel van bruto-activeren. Het activeren zou de balans onnodig opblazen. Resultaatafhankelijke afschrijvingen Resultaatafhankelijk afschrijven (d.w.z. minder afschrijven bij een negatief resultaat en extra afschrijven bij een positief resultaat) is niet meer toegestaan. Op vaste activa wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Voor het resultaatafhankelijk afschrijven op investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte is een uitzondering gemaakt. Deze investeringen mogen wel resultaatafhankelijk worden afgeschreven. Vervroegd afschrijven Vervroegd afschrijven op investeringen met economisch nut is alleen toegestaan (en zelfs verplicht) als de boekwaarde van het actief hoger is dan het verwachte toekomstige economisch nut (art. 65, lid 1 BBV). Voor investeringen met een maatschappelijk nut is vervroegd afschrijven wel toegestaan. 2.3.2 Gevolgen BBV voor activabeleid Bruto activeren Binnen de gemeente Voorst werd de methode van netto activeren toegepast. Sommige investeringen werden in één keer ten laste gebracht van de reserves. Met ingang van 2004 is overgegaan op bruto-activeren voor tenminste investeringen met een economisch nut. Wil men toch een reserve aanwenden voor het dekken van de investering, dan zal jaarlijks een bedrag aan de reserve moeten worden onttrokken ter dekking van de kapitaallasten. Het volgende voorbeeld illustreert het verschil tussen de twee methoden.
Nota activabeleid
6
Investering Afschrijvingstermijn
€ 100.000 10 jaar
Stand reserve
€ 100.000
Optie 1 Netto activeren Investering Onttrekking reserve Te activeren Jaarlijkse kapitaallasten
Jaar t 100.000 -100.000 0
Jaar t+1
Jaar t+2
Jaar t+3
Jaar t+4
0
0
0
0
0
Jaar t 100.000 0 100.000
Jaar t+1
Jaar t+2
Jaar t+3
Jaar t+4
15.000 -10.000 -5.000 0
14.500 -10.000 -4.500 0
14.000 -10.000 -4.000 0
13.500 -10.000 -3.500 0
13.000 -10.000 -3.000 0
Optie 2 Bruto activeren Investering Onttrekking reserve Te activeren Jaarlijkse kapitaallasten Onttrekking reserve voor afschr. Minder bespaarde rente
Nota activabeleid
7
3. Grondslagen activering en afschrijving 3.1 Grondslagen In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de te hanteren grondslagen voor activering en afschrijving 3.2 Activering Activeren Investeringen met een economisch nut worden bruto geactiveerd. Dit betekent dat het niet meer is toegestaan om direct de bijdragen van derden, algemene subsidies en onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op het investeringsbedrag. Investeringsbijdragen (subsidies), die specifiek voor een bepaalde investering worden ontvangen, mogen wel in mindering op het te activeren bedrag worden gebracht. Voor investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut wordt in het BBV aanbevolen om de investering direct of zo snel mogelijk af te schrijven. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en eventuele reserves ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur. Grensbedrag te activeren investering Om de staat van activa niet op te blazen met veel kleine afschrijvingsbedragen kan een grensbedrag worden aangegeven. Als er geen grensbedrag wordt aangegeven, dan moet in principe iedere investering geactiveerd worden. Een investeringsgrens van € 5.000 wordt gehanteerd. Activa onder dit grensbedrag worden in een keer afgeschreven en ten laste gebracht van de exploitatie. Waarderingsgrondslag Bij de waardering van vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In afwijking van het Burgerlijk Wetboek is in het BBV bepaald dat in beginsel één waarderingsgrondslag wordt gehanteerd, namelijk de historische kostprijs (vervaardiging- of verkrijgingprijs). Het Burgerlijk Wetboek kent twee waarderingsgrondslagen, namelijk de verkrijging- of vervaardigingwaarde en de actuele waarde (vervangingswaarde). De overwegingen om af te schrijven op de historische kostprijs zijn: 1. deze methode is niet gevoelig voor inflatie en voorkomt daardoor een zwaardere belasting van het budget; 2. veel overheidsinvesteringen hebben een zeer lange levensduur waarvan de vervangingswaarde moeilijk te bepalen is; 3. wanneer een gemeente kiest voor de historische kostprijs, hoeft zij slechts de huidige lasten daarvan te dragen en niet de lasten om de investering in de toekomst te vervangen Het BBV schrijven de historische kostprijs (vervaardiging- of verkrijgingprijs) voor als waarderingsgrondslag. Enkele definities: 1. De verkrijgingsprijs omvat: de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 2. De vervaardigingsprijs omvat: de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen ook worden opgenomen: een redelijk deel
Nota activabeleid
8
van de indirecte kosten en de rente op schulden over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief wordt besteed. 3.3 Afschrijving Kapitaallasten bestaan uit afschrijvingslasten en rentelasten die op de financiering van investeringen betrekking hebben. De berekening van kapitaallasten is afhankelijk van de restwaarde van een investering, de afschrijvingstermijn, de afschrijvingsmethode en de rentelasten die aan een investering worden toegerekend. De waardevermindering van vaste activa wordt door middel van afschrijving tot uitdrukking gebracht. Deze waardevermindering dient onafhankelijk van het resultaat van het begrotingsjaar te zijn. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt in beginsel jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van afschrijvingsmethodiek. De meest gebruikte afschrijvingsmethoden zijn de lineaire methode en de annuïtaire methode. Lineaire methode Lineair afschrijven is een afschrijving op basis van een vast percentage van de oorspronkelijke investering. Indien deze methode wordt toegepast, zullen de kapitaallasten (rente en afschrijving) dalen. Vaak wordt deze methode toegepast als de onderhoudskosten in de gebruiksperiode zullen stijgen. Enkele voordelen bij het gebruik van een lineaire afschrijving zijn: • bij dit systeem bestaat een evenredige spreiding van de afschrijvingslasten over de gebruiksperiode; • het totaal van de afschrijvings- en rentelasten daalt in de loop van de gebruiksperiode. Hierdoor ontstaat ruimte als onderhoudslasten in de tijd zullen oplopen; • op langere termijn is de lineaire methode goedkoper dan de annuïtaire methode. De lineaire methode kan echter in het jaar van de vervanging tot budgettaire problemen leiden. De totale kosten voor de oude investering liggen op een redelijk laag peil, terwijl er bij de vervanging hogere jaarlasten kunnen ontstaan.
totale kosten
lineaire m ethode 20.000 15.000
afschrijving
10.000
rente
5.000
totale lasten
0 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
jaar
Zoals uit voorstaande grafiek blijkt lopen de jaarlijkse lasten terug. In de loop van de periode komt er dus meer geld vrij voor eventueel onderhoud. Annuïtaire methode Bij deze methode wordt de jaarlijkse last van rente en afschrijving gelijk gehouden. Het is noodzakelijk dat ook de onderhoudslasten gelijkmatig verlopen. Als dat niet verwacht wordt, verdient het aanbeveling een voorziening te vormen met jaarlijks gelijke stortingen. Hierdoor wordt de exploitatierekening elk jaar met hetzelfde bedrag belast. In de gemeente Voorst wordt in hoofdzaak de lineaire afschrijvingsmethode gehanteerd. Op dit moment wordt op een aantal (onderwijs)gebouwen en riolering annuïtair afgeschreven, omdat daar vanuit het rijk een annuïtaire vergoeding tegenover staat/stond. Nota activabeleid
9
annuïtaire m ethode
totale kosten
15.000 afschrijving
10.000
rente 5.000
totale lasten
0 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
jaar
Bij deze methode zijn de kosten gedurende de gehele looptijd gelijk. Afspraak: De lineaire afschrijvingsmethode wordt gehanteerd.
Hiermee wordt voorkomen dat per actief een ander rentepercentage wordt gehanteerd, zoals dat het geval is bij de annuïtaire methode. De lineaire methode maakt het mogelijk om de rentelasten van de totale post activa jaarlijks te bepalen aan de hand van de boekwaarde van de post activa. Tevens wordt dan het te hanteren rentepercentage bepaald aan de hand van de op dat moment gangbare marktrente voor langlopend vreemd vermogen (zie paragraaf 3.5 Rentelasten). Slechts bij die investeringen, waarbij een directe relatie kan worden gelegd met een opbrengst voor de gemeente en de hierbij te hanteren tarieven, wordt de annuïtaire methode gehanteerd. Voorbeelden van dergelijke situaties zijn investeringen die samenhangen met de afvalverwerking (afvalstoffenheffing) en riolering (rioolrechten). Het is niet wenselijk de tarieven jaarlijks ook te moeten aanpassen door gewijzigde rentestanden. Afspraak: Bij investeringen, waarbij een directe relatie kan worden gelegd met een opbrengst voor de gemeente en de hierbij te hanteren tarieven, wordt de annuïtaire afschrijvingsmethode gehanteerd.
Afschrijvingstermijnen Artikel 64 van het BBV gaat in op de afschrijvingstermijnen. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 1. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden afgeschreven in: a. 40 jaar: nieuwbouw woonruimten, bedrijfsgebouwen en nieuwe schoolgebouwen (vanaf het jaar 1995) en algehele renovatie woonruimten en (bedrijfs)gebouwen mits gemotiveerd aangegeven kan worden dat het gerenoveerde nog een gebruiksperiode/economische levensduur heeft van 40 jaar; b. 60 jaar: oude schoolgebouwen (tot het jaar 1995); c. 50 jaar: rioleringen; d. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen; e. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; f. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw
Nota activabeleid
10
tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen; g. 5-10 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen; h. 3-5 jaar: automatiseringsapparatuur en software; i. niet: gronden en terreinen. 2. De immateriële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 34 van het BBV, worden afgeschreven in: a. maximaal gelijk aan de looptijd van de betreffende lening: de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. ten hoogste 5 jaar: de kosten van onderzoek en ontwikkeling. 3. De financiële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 36, lid e van het BBV (bijdragen aan activa in eigendom van derden) worden afgeschreven in een termijn als was het actief waarvoor de bijdrage is verstrekt in het bezit van de gemeente (zie afschrijvingstermijnen hiervoor). Ingang afschrijvingen Momenteel wordt er in de periode waarin de eerste uitgaven worden gedaan aangevangen met afschrijven. Het gevolg is dat wanneer een investering wordt uitgesteld er direct sprake is van onderuitputting. Dit is al enigszins ondervangen doordat bij nieuwe investeringen voor het eerste jaar een half jaar afschrijving geraamd wordt. Om het probleem van onderuitputting verder uit te sluiten, verdient het aanbeveling om de afschrijvingen te starten in de periode na realisatie van de investering. In gevallen waarin sprake is van verschillende oplevermomenten kan de afschrijving ingaan na realisatie van de eerste oplevering. Afspraak: Met afschrijving wordt gestart in de periode na realisatie van de investering. In gevallen waarin sprake is van verschillende oplevermomenten kan de afschrijving ingaan na realisatie van de eerste oplevering.
3.4 Restwaarde De restwaarde is de ingeschatte waarde aan het eind van de gebruikstermijn. Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden verminderd met de nog te maken kosten voor verwijdering, verplaatsing of vernietiging van het actief. De gemeente Voorst stelt dat de restwaarde van alle activa nul is. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheden die rond restwaarden bestaan. Ten eerste liggen restwaarden ver in de toekomst en ten tweede is de hoogte van de restwaarden in grote mate onzeker. Afspraak: De restwaarde van alle activa wordt op nul gesteld.
Gedragslijn resterende boekwaarde van afgebroken c.q. afgestoten activa De te hanteren gedragslijn inzake de resterende boekwaarde van activa welke worden afgebroken c.q. afgestoten is als volgt: • Verkoop: Boekwaarde wordt in mindering gebracht op de verkoopprijs. De boekwinst is in de exploitatie een incidentele bate en wordt niet in mindering gebracht op de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs van de eventuele (vervangende) nieuwe investering; • Afstoten/afbreken t.b.v. vervangende nieuwbouw en/of overige investeringen: Indien het actief wordt afgebroken t.b.v. vervangende nieuwbouw en/of overige investeringen wordt de boekwaarde meegenomen in de investering van de vervangende nieuwbouw en/of in de overige investeringen.
Nota activabeleid
11
3.5 Rentelasten Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Het omslag-percentage wordt jaarlijks bij de begrotingsrichtlijnen vastgesteld. Uitgangspunt daarbij is het rentepercentage van een fictieve lening met een looptijd van 20 jaar (op te vragen via de Infodienst van de Bank Nederlandse Gemeenten). Uitgaande van een lineaire afschrijvingsmethode (conform voorstel 5) worden vervolgens op basis van dit rentepercentage de rentelasten aan de geactiveerde kapitaaluitgaven toegerekend. Het verschil tussen de berekende rentelasten en de werkelijke rentelasten (rente langlopende en kortlopende geldleningen, rente rekening courant en bespaarde rente) is het renteresultaat dat ten bate of ten laste komt van de exploitatie. Afspraak: Het omslagpercentage wordt jaarlijks bij de begrotingsrichtlijnen vastgesteld aan de hand van een fictieve lening met een looptijd van 20 jaar op te vragen via de Infodienst van de Bank Nederlandse Gemeenten.
Nota activabeleid
12
