Inhoud • Wanneer spreken we van een evenement? • Hoe verloopt de evenementenaanvraag? • Ondersteuning organisatoren
Wanneer spreken we van een evenement?
Wanneer spreken we van een evenement? • Een publiek toegankelijke bijeenkomst op openbaar of privéterrein, met al dan niet betalende bezoekers • Kermissen, braderijen, optredens, fuiven, sportmanifestaties, beurzen, straat-BBQ’s, festivals, …
Wanneer spreken we van een evenement? • Activiteiten die de reguliere werking van erkende verenigingen niet overstijgen zoals vergaderingen, spelnamiddagen, sportwedstrijden, kaartnamiddagen, … zijn geen evenementen
Wanneer spreken we van een evenement? Feesten in familiale sfeer • Beschouwt het evenementenloket niet als evenement, indien er geen inkom en geen drankverkoop is • vb. verjaardagstonnen, huwelijksfeesten
Hoe verloopt de evenementenaanvraag?
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? Wanneer melden: • Feesten in familiale sfeer met meer dan 200 bezoekers doen een melding via de zaaluitbaters
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? Wanneer aanvragen: • Kleinere evenementen: twee maanden voor de datum van activiteit. • Grote evenementen (+1000 bezoekers binnen of +500 bezoekers buiten): drie maanden voor de datum van activiteit.
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? • Evenementenloket controleert de aanvraag en stuurt naar de stadsdiensten: • Dienst Burgerzaken: identiteitscontrole en tapvergunning • Dienst Evenementen: buurtsubsidie • Milieudienst: erkenning muziekactiviteit
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? • Dienst mobiliteit: tijdelijk politiereglement op verkeer, inname openbaar domein, plaatsen tijdelijke publiciteit • Politie: controle security en nachtvergunning • Brandweer: controle locatie
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? Evenementencommissie • Voor (stads)diensten en organisatoren • Overlopen van evenementenplan en/of interventiedossier van grote evenementen • De evenementencommissie geeft advies aan het schepencollege
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? De organisator ontvangt volgende documenten: • Goedkeuring voor het organiseren van een evenement, de evenementenrichtlijn • Tapvergunning
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? • • • •
Nachtvergunning Erkenning muziekactiviteit Goedkeuring om publiciteit te plaatsen Tijdelijk politiereglement op verkeer
Hoe verloopt de evenementenaanvraag? • Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het afleveren van een evenementenrichtlijn en de vergunningen. • Het evenementenloket volgt de evenementenaanvragen administratief op.
Ondersteuning organisatoren
Ondersteuning organisatoren • • • •
Doven van straatverlichting Aanvragen van afvalcontainers Aanvragen van fuifboxen (veiligheidsboxen) Publiciteit in afficheportieken
Ondersteuning organisatoren • •
Gratis vrijwilligersverzekering via de Provincie Limburg Buurtsubsidies
Ondersteuning organisatoren Uitleendiensten: • Sportdienst: huren van nadars, podiumelementen • Jeugddienst: huren van klein audiovisueel materiaal (geen grote pa-systemen) en de geluidsmeters
Ondersteuning organisatoren Wat kan je niet lenen of huren van de stad: • werfkasten, stroomgeneratoren, verlengkabels, tafels, stoelen, voertuigen, heftruck, … • Eventuele logistieke en/of financiële ondersteuning via dienst evenementen
De organisator regelt zelf: • • •
Sabam: www.sabam.be Billijke vergoeding: www.ikgebruikmuziek.be Dertien – stadswebsites: via de uitdatabank www.uitinvlaanderen.be
Praktisch • Via het E-loket van www.bilzen.be kan je alle formulieren downloaden • Vul de aanvraag in en mail door naar
[email protected] • Sla je aanvraag op en pas voor volgend evenement enkel de data en uren aan
