Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei ijcss.unsa.ac.id

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 – Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

Pembuatan Sistem Antrian Pelayanan Masyarakat Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan Riesda Ganevi 1) Indah Uly Wardati 2) [email protected]

Description - Queuing system is being run on the Department of Population and Recording Sipill Pacitan queuing system is still conventionally. The problem arises because there is no limit consumers, where less extensive, and the book queue officers still recorded its own data file to be processed. This study aims to develop the existing system into the new system by using the software Microsoft Visual Basic 6.0. In this study, in addition to exposing the theory study used as the basis for the preparation, will also be discussed on interviews, analysis, system design and system implementation. So the results are expected to facilitate the performance of employees in The call queue becomes more effective and efficient. Deskripsi - Sistem antrian yang sedang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipill Kabupaten Pacitan adalah sistem antrian yang masih secarakonvensional. Masalah tersebut timbul karena tidak ada batasan konsumen, tempatnya kurang luas, dan pada buku antrian petugas masih mencatat sendiri-sendiri data berkas yang akan diproses. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang baru dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0. Dalam penelitian ini selain memaparkan kajian teori yang digunakan sebagai dasar penyusunan, juga akan dibahas mengenai wawancara analisis, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Sehingga hasil yang diharapkan dapat memudahkan kinerja karyawan dalam pemanggilan antrian menjadi lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Sistem Antrian 1.1. Latar Belakang Masalah Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terjadi antrian yang cukup banyak sekitar 250-300 orang per hari bahkan lebih. Sehingga Kepala dinas menerapkan pelayanan prima yaitu pelayanan dibuka dari jam 07.00 - 17.00 WIB sehingga karyawan disini dituntut untuk bekerja ekstra. Masalah tersebut timbul karena faktor kurangnya karyawan, tidak ada batasan konsumen, tempatnya kurang luas, dan pada buku antrian masih mencatat sendiri-sendiri data berkas yang akan diproses. Sistem yang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sistem antrian yang masih secara konvensional yaitu dengan mengambil nomor urut antrian yang sudah disediakan pada instansi tersebut kemudian pada loket pelayanan akan memanggil konsumen satu per satu sesuai dengan nomor antrian tersebut dengan memakai mikrofon, Bila nanti sudah dipanggil kemudian kelengkapan berkas yang diberikan untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) kurang, maka konsumen tersebut harus melengkapi terlebih dahulu semua kelengkapan berkas tersebut dan nanti baru akan di proses,sehingga konsumen harus antri kembali. 1.2. Rumusan Masalah Sistem Antrian yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil masih konvensional.

1.3.

Batasan Masalah 1. Jumlah antrian mencapai 500 orang 2. Aplikasi ini hanya diterapkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan. 3. Pengujian berbasis suara dan tampilan. 4. Aplikasi sitem ini dibangun menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. 5. Jumlah loket yang digunakan pada sistem ini hanya 2 loket.

1.4. Tujuan Penelitian Menghasilkan Sistem Antrian Pelayanan Masyarakat Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan. 1.5. Manfaat Penelitian Mahasiswa dapat melihat dan menghadapi langsung masalah di dunia kerja yang dimulai dari menentukan peluang, analisa masalah, penentuan sistem sampai implementasi sistem sehingga dihasilkan produk yang bermanfaat. 2.1. Sistem Menurut Mulyadi dalam tugas akhir yang disusun oleh Windi Octriyani Putri berjudul Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan Pada PT.Stars Internasional Surabaya, sistem adalah sekelompok unsur

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

1


yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berbagian bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (2001 : 2). Menurut James A. Hall (2001 : 5) bahwa “sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen – komponen yang bersatu untuk mencapaitujuan yang sama (common purpose). Nugroho Widjayanto (2001 : 2) menyatakan bahwa Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang merubah input menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi. Pengertian menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006 : 2) Sistem adalah merupakan rangkaian dari dua atu lebih komponen – komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan yang komplek didalam komplek tertentu untuk mencapai tujuan umum. Sesuatu dapat disebut sebagai sistem apabila memenuhi dua syarat, pertama adalah memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian – bagian itu disebut subsistem atau ada yang menyebutkan sebagai prosedur. Agar sistem dapat berjalan dengan baik maka sub subsistem atau prosedur – prosedur itu harus saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya. Syarat kedua bahwa adanya suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses, dan uotput. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga pada saat sistem dioperasikan. Proses merupakan penggerak yang merubah input menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi. 2.2. Antrian Menurut Siagian (1987), antrian ialah suatu garis tunggu dari nasabah (satuan) yang memerlukan layanan dari satu atau lebih pelayan (fasilitas layanan). Pada umumnya, sistem antrian dapat diklasifikasikan menjadi sistem yang berbeda – beda di mana teori antrian dan simulasi sering diterapkan secara luas. 2.3. Sistem Antrian

Dalam skripsi yang berjudul Optimalisasi Antrian Pembelian Karcis di Stasiun Bandung dengan Menggunakan Algoritma Genetika, Riza Fauzi Rahman mengatakan bahwa sistem antrian adalah kedatangan pelanggan untuk mendapatkan pelayanan, menunggu untuk dilayani jika fasilitas pelayanan (server) masih sibuk, mendapatkan pelayanan dankemudian meninggalkan sistem setelah dilayani. Pada umumnya, sistem antrian dapat diklasifikasikan menjadi sistem yang berbeda-beda di mana teori antrian dan simulasi sering diterapkan secara luas. Klasifikasi menurut Hillier dan Lieberman adalah sebagai berikut : 1. Sistem pelayanan komersial. Sistem pelayanan komersial merupakan aplikasi yang sangat luas dari model-model antrian, seperti restoran, kafetaria, toko-toko, salon, butik, supermarket, dan sebagainya. 2. Sistem pelayanan bisnis-industri. Sistem pelayanan bisnis-industri mencakup sistem produksi, sistem material,handling, sistem pergudangan, dan sistem-sistem informasi komputer. 3. Sistem pelayanan transportasi. 4. Sistem pelayanan sosial. Sistem pelayanan sosial merupakan sistem-sistem pelayanan yang dikelola oleh kantor-kantor dan perusahaanperusahan lokal maupun nasional, seperti kantor registrasi SIM dan STNK, kantor pos, rumah sakit, puskesmas, dan lain-lain. 2.4. Flowchart Flowchart adalah gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma dalam suatu program atau prosedur sistem secara logika, yang menyatakan arah alur program dalam menyelesaikan suatu masalah. Digambarkan dengan simbol sebagai berikut : 3.1. Analisis Masalah Masalah yang dirasakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan yang sangat terlihat adalah pada lamanya antrian pada awal permohonan berkas maupun pada akhir pengembalian berkas yang sudah selesai kepada konsumen. Kapasitas antrian tidak dibatasi oleh dinas tersebut sehingga setiap hari mencapai 250300 orang. Pada antrian sendiri sistem yang ada masih konvensional yaitu konsumen mengambil nomor antrian pada petugas yang ada. Kemudian konsumen mengisi form Kartu Pelayanan pendaftaran tersebut yang sekaligus adalah nomor antrian untuk konsumen.Lalu menunggu untuk dipanggil


2


menggunakan mikrofon oleh karyawan sesuai dengan urutan nomor antrian. Dan pada penulisan kwitansi pun masih konvensional yaitu menuliskan total biaya pembuatan berkas pada nota atau kwitansi dan menyerahkannya pada konsumen untuk dibayarkan pada kasir.

3.4. Perancangan Output Perancangan output merupakan bentuk keluaran yang akan dihasilkan dari sistem yang baru, yang akan ditampilkan pada keluaran ini adalah informasi tentang antrian pada loket yang ada di dinas tersebut.

3.2. Analisis Pendukung 1. Pendukung Sumber Daya Manusia (SDM) Karyawan yang bekerja pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berjumlah 38 orang yang terdiri dari 31 orang Pegawai Negeri Sipil dan 7 orang adalah Pegawai Kontrak.Mayoritas Pegawai adalah lulusan S1 (70%) lulusan S2 (10%), dan lulusan SMA (20%). Usia karyawan dari 23tahun55tahun(Tua 30% dan Muda 70%).Karyawan yang bekerja pada dinas tersebut 80% bisa mengoperasikan komputer karena pada bagian-bagian tertentu seperti tenaga operator TI, kasir, dan pada kantor pelayanannya semua lulusan S1. 2. Pendukung Hardware Hardware yang ada pada dinas tersebut semua mendukung dan memenuhi syarat untuk adanya Sistem Antrian nantinya. Spesifikasi hardware yang digunakan untuk implementasi sistem antrian pelayanan masyarakat yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2. Tabel informasi antrian NO ANTRIAN 1 2

Loket 1 1

3.5. Flowchart Secara garis besar alur proses pada sistem antrian pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan dapat digambarkan sebagai berikut : START

LOGIN

Tambah antrian

Tabel 3.1.spesifikasi hardware dan software NO

Nama Komponen

1

Processor

Intel P3 700 Mhz

2

Ram

256 MB

3

VGA card

64 MB

4

Hard Disk

10 GB

5

Mouse

Standart ps/2

6

Keyboard Number

USB

7

Monitor LCD

SVGA 1924x78 pixel

8

Speaker Aktif

9

Sistem Operasi

Panggil

Spesifikasi

END

Gambar 3.3. Flowchart secara garis besar 3.6. Perancangan Desain Interface 1. Form Login LOGIN ADMIN Password

SIGN IN

CANCEL

LOADING

Windows xp

3.3. Perancangan Input Adapun bentuk input yang digunakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk sistem antrian adalah nomor yang diberikan pada kertas antrian mulai dari nomor 1 (satu) sampai nomor tertentu.

Gambar 3.4. perancangan form login

2. Form Splash DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL


3


Gambar 4.1. Form Login Gambar 3.5. perancangan form splash 3. Form Antrian

b. Splash Halaman ini merupakan halaman pendukung sebagai ucapan selamat datang pada user.

RUN TEXT

LOKET 1

LOKET 2

NO ANTRIAN

NO ANTRIAN

Control User Tambah

Start

Gambar 4.2. Form Splash pangg

ulan

panggi

ulan

NAMA ISTAN

EXI

RESET

c. Antrian Halaman ini merupakan menu utama dari alikasi ini.

Gambar 3.6. perancangan form antrian 4. Form Tambah jumlah antrian

OK

Clear

Cancel

Gambar 4.3. Form Antrian Gambar 3.7. perancangan form tambah antrian 4. Implementasi Sistem dan Hasil 4.1. Tampilan Sistem Sistem antrian pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan memiliki beberapa tampilan halaman yang tiap-tiap halaman mempunyai fungsi masing-masing. Berikut ini akan dijelaskan halaman yang terdapat pada sistem antrian ini dan fungsinya. a. Login Halaman ini berfungsi sebagai halaman awal pembuka sebelum kita masuk pada menu utama, dengan memasukkan password yang sebelumnya sudah diseting.

Adapun fungsi dari tombol yang ada pada halaman ini adalah sebagai berikut : 1. Tambah antrian , tombol ini berfungsi untuk menambahkan atau menginputkan nomor antrian yang merupakan jumlah antrian dengan cara memasukkan nilai atau angka dari 1-500 antrian. 2. Start antrian, tombol ini digunakan untuk memulai panggilan nomor antrian. 3. Panggil, tombol ini digunakan untuk memanggil nomor antrian sesuai dengan urutan nomor antrian dan nomor loket yang ditekan oleh admin. 4. Ulang, tombol ini digunakan jika panggilan pertama tidak ada user yang sesuai dengan nomor antrian dan nomor loket yang disebutkan maka akan panggilan akan diulang.


4


5. Reset, tombol ini digunakan untuk mengembalikan jumlah antrian menjadi nol kembali. 6. Exit, tombol ini digunakan jika anda ingin keluar dari sistem ini d. Tambah antrian Halaman ini adalah form yang berfungsi untuk menginputkan berapa banyak antrian yang akan dipanggil.

2 loket dengan kapasitas antrian untuk 500 antrian. Setelah melakukan panggilan kita klik tombol reset kemudian klik tombol exit untuk keluar dari form antrian ini. Uji coba ini membuktikan bahwa program dapat bekerja dengan baik. 3. Sistem secara keseluruhan Pengujian ini dilkukan untuk memastikan bahwa aplikasi ini sudah dapat dipasang dan digunakan sebagaimana mestinya. Setelah semua rangkaian kita hubungkan pada komputer, maka kita dapat menghidupkan sistem pada komputer dengan cara menekan tombol ON pada komputer, kemudian kita dapat menjalankan aplikasi antrian pada desktop sehinga pada tampilan layar monitor menampilkan menu utama dari sistem ini yang nomor antriannya masih 0. Hal ini menandakan bahwa belum ada antrian pada loket pelayanan pendaftaran.

Gambar 4.4. Form Tambah Antrian Adapun fungsi dari tombol yang ada pada halaman ini adlah sebagai berikut : 1. Input jumlah antrian, berfungsi untuk memasukkan jumlah antrian. 2. Ok, tombol ini digunakan jika jumlah antrian sudah sesuai. 3. Clear, tombol ini untuk menghapus jumlah antrian yang sebelumnya sudah diinputkan. 4. Cancel, tombol ini digunakan untuk keluar dari form Tambah antrian. 4.2. Pengujian Alat dan Sistem Sistem Antrian ini dapat diuji berdasarkan beberapa aspek, yaitu : 1. Perangkat keras (hardware) Pengujian perangkat keras meliputi pengujian pada tombol ulang , tombol panggil, reset, keluar, tombol start, layar tampilan, speaker. 2. Perangkat lunak (software) Pengujian pada perangkat lunak sistem antrian ini menggunakan simulasi program antrian. Sebelum masuk pada tampilan utama kita masuk pada bagian login admin, setelah admin melakukan login, selanjutnya dapat melakukan simulasi pada tampilan utama pada

sistem antrian ini yaitu dengan cara menambahkan nomor 32 antrian,kemudian klik start antrian kemudian kita bisa mulai melakukan panggilan dengan menekan tombol panggil pada masing-masing loket. Pada saat itu juga speaker akan mengeluarkan sura nomor antrian sesuai dengan nomor antrian yang dipanggil. Untuk mengulang panggilan klik tombol ulang. Dalam sistem antrian ini kita menggunakan

5.1. Kesimpulan a. Dengan menggunakan sistem komputerisasi pada antrian akan sedikitnya mengubah pola kerja karyawan dalam pemanggilan nomor antrian. b. Adanya sistem antrian ini akan mengurangi penumpukan antrian pada tiap harinya sehingga konsumen juga akan merasa nyaman. c. Dapat melayani hingga 500 antrian 5.2. Saran a. Sistem yang digunakan sekarang yang secara konvensional dengan sistem antrian yang terkomputerisasi bisa di jadikan sebagai perbandingan. b. Diharapkan dengan adanya sistem antrian ini dapat memberikan nilai positif pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan di mata masyarakat. c. Agar proses pengambilan nomor dapat berjalan dengan cepat, sebaiknya disediakan printer thermal paper cut agar dapat mengambil nomor dengan otomatis. DAFTAR PUSTAKA


[1]

Bambang Eka Purnama, Pemanfaatan Global Positioning System Untuk Pelacakan Objek Bergerak, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed 10 Vol 8 No 1 – Februari 2011, ISSN 1979 – 9330

5


[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

Bambang Eka Purnama (2006), Perancangan Sistem Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Pengendali Komputer Jarak Jauh Menggunakan Sinar Infra Merah, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI), UII Yogyakarta Amsyah, Zulkifli. 2005. Tutorial Membuat Program Dengan Visual Basic .Jakarta : Gramedia Pustaka. Fauzi Rahman, Riza. 2010. Optimalisasi Antrian Pembelian Karcis di Stasiun Bandung dengan Menggunakan Algoritma Genetika. Skripsi. Surakarta : UNSA. James, A. Hall. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat. Kep.MenPan.No.81/93 tentang Pelayanan Umum( Pacitan: Pemerintah Daerah Kabupaten Pacitan, 1993) Leong, Marlon. 2006. Dari Programer Untuk Programer Visual Basic 6.0. Yogyakarta : Penerbit Andi. Marshal, B. Romney dan Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System.Edisi Kesembilan. Salemba Empat. Octriyani Putri, Windi. 2010. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan Pada PT.Stars Internasional Surabaya. Tugas Akhir. Surabaya : STIE Perbanas. Pebrianto, Slamet. 2012. Sistem Antrian Pendaftaran di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pacitan. Kerja Praktik. Surakarta : Universitas Surakarta. Pemerintah Daerah Nomor 20 tahun 2007 tentang Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan. Syahrini Utami, Alvi. 2009. Simulasi Antrian Satu Channel Dengan Tipe Kedatangan Berkelompok. Jurnal Ilmiah Generic, volume 4 : 1. Yusuf, Nilawaty. 2007. Penerapan Model Antrian Pada PT.Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk Cabang Gorontalo. Jurnal Inovasi , volume 4 (3): 1693-9034.


6

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei ijcss.unsa.ac.id

Recommend Documents