IMPOR DATA PEGAWAI PAS‐SMA a. Input data Kepala Sekolah Untuk memasukkan data kepala sekolah kita gunakan menu >> 3. Administrasi Kepegawaian >>3.1. Pembentukan data awal >> 3.1.1 Data Awal Guru, seperti pada gambar di bawah ini.
b. Import data Pendidik dan Tenaga Kependidikan Untuk melakukan import data kepegawaian kita bisa menggunakan template yang ada di dalam direktori “C:\DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah ‐ SMA\Import\05_Kepegawaian” menggunakan file 01_Biodata_Pegawai.xls.Copy file tersebut ke direktori yang sudah kita siapkan di “C:\Documents and Settings\Windows‐XP\My Documents\IMPORT_DATA_PAS‐ SMA\EXCEL\KEPEGAWAIAN” seperti pada gambar di bawah ini .
File 01_Biodata_Pegawai.xls ini lah yang akan kita gunakan untuk memasukkan biodata pegawai (Pendidik dan Tenaga Kependidikan) ke dalam Paket Aplikasi Sekolah‐ SMA. Buka file tersebut menggunakan Microsoft Excel, seperti gambar di bawah ini.
‐
Impor Riwayat Jabatan Untuk melakukan import riwayat jabatan kita bisa menggunakan template import riwayat jabatan yang ada di direktori “C:\Documents and Settings\Windows‐XP\My Documents\IMPORT_DATA_PAS‐SMA\EXCEL\KEPEGAWAIAN” dengan file 05_Riwayat_pegawai.xls yang sudah kita copy sebelumnya.
Download data dari r_jenis_pegawai
‐
Import Riwarat Pangkat Untuk melakukan import riwayat pangkat kita gunakan file yang sudah kita copy sebelumnya dan sudah kita tempatkan di “C:\Documents and Settings\Windows‐XP\My Documents\IMPORT_DATA_PAS‐SMA\EXCEL\KEPEGAWAIAN” file 04_Riwayat_Pangkat.xls seperti gambar di bawah ini.
IMPOR DATA SISWA PAS-SMA Data Siswa terdiri dari biodata siswa dan data pendukung ( Data Ayah, Data Ibu, dll ). Biodata siswa dan data pendukungnya semua bisa diimpor. Apabila data siswa dientri manual atau hasil dari PSB, membagi rombelnya juga manual lewat Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru. Tetapi bila biodata siswa diimpor maka rombelnya harus diimpor juga. Maka dimanual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa dan tingkat kelas/rombel.
•
Persiapan impor Data Untuk memudahkan proses impor data, maka ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:
1.
Membuat folder untuk mengolah data. Folder sudah dibuat diawal ( ketika impor Biodata Guru )di direktori E:\ ..dengan nama PERSIAPAN IMPOR.
2.
Membuat folder untuk menampung file excel (. xls) Sudah dibuat dengan nama DATA EXCEL
3.
Membuat folder untuk menampung file (. Csv) Sudah dibuat dengan nama DATA CSV.
4.
Mengcopy format impor dari aplikasi. Ada dua file yang harus di copy
a.
File format biodata siswa
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01 Biodata Siswa.xls >> klik kanan - copy.
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:) >> klik folder PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
b.
File format Rombel / Tingkat Kelas
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04.Tingkat Kelas.xls. >> klik kanan – copy.
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:) >> klik folder PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
5.
Mengisikan data ke dalam format impor. Karena data siswa sangat besar, maka untuk memudahkan proses impor biodata siswa dibagi per tingkat kelas dan dibagi lagi per rombel. Di manual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa tingkat X. Isikan data ke dalam format sesuai petunjuk di template, prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah. Proses memasukkan data bisa dengan mengentri langsung ke dalam format atau mengcopy dari data excel yang sudah ada.
a.
Biodata Siswa
Di dalam file 02_01 Biodata Siswa.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X A, X B, X C, dst ). Kemudian copy format biodata siswa ke semua sheet tadi. Entrikan data-data siswa sesuai rombelnya masing-masing. Di dalam format di kolom paling depan ( kolom A ) nis, dan di kolom paling akhir ( kolom AR ) no_induk, Isilah dua kolom ini dengan NIS siswa ( Kolom A dan AR datanya sama ). Pada contoh dibawah hanya diisi field yasng berwarna merah.
Perhatikan field kd_Jenis_Kelamin yang diisikan adalah kode (1=Laki-laki, 2=Perempuan), tanggal_lahir diisi dengan format M/d/yyyy.
Kd_golongan_darah dan kd_agama yang diisikan juga kode ( sesuai ketentuan ditemplate), Status_siswa diisi dengan 0, sedang kewarganegaraan diisi WNI atau Indonesia.
Kd_tingkat_kelas , kd_program_pengajaran diisi dengan kode sesuai template. Sedang field diterima_tanggal diisi dengan tanggal penerimaan siswa baru diawal Tahun Ajaran berjalan (dalam format M/d/yyyy). Untuk field hubungi dan tanggung_biaya diisi dengan kode sesuai petunjuk template.
Perhatikan kd_tingkat_kelas, pengisiannya harus benar. Misalnya tingkat kelas X maka harus diisi 01 (format text), tidak boleh diisi 1. Jika diisi secara manual, maka dahului dengan tanda petik ( ‘ ), misalnya = ’01 >> enter. Untuk pengisian Kd_Tingkat_Kelas XI dan XII diwajibkan untuk mengisi dengan kode 01 baik untuk semua tingkat kelas.
Setelah selesai mengisi data simpanlah file ini dan beri identitas yang jelas, misal 02_01 Biodata Siswa_Tingkat _X.xls.
b.
Rombel
Di dalam file 04 Tingkat Kelas.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X A, X B, X C, dst ). Kemudian copy format rombel ke semua sheet tadi. Kolom A ( nis ) isikan NIS siswa dari masing-masing rombel, atau mongcopy NIS yang ada di file 02_01 Biodata Siswa sesuai dengan rombelnya ( misal X A bisa copy NIS di 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls sheet X A, dst ).
Untuk mengisi kolom B, C, D, E bisa mengambil data dari dalam database sesuai petunjuk di template “ data dapat diimpor dari T_PEGAWAI_ROMBEL
Langkah mengambil data dari dalam Database adalah sbb (Excel 2003):
Klik Data >> Import External Data >> klik New Database Query (setting Microsoft Office under 2003)
Klik Data >> From Other Source >> klik From Microsoft Query (setting Microsoft Office 2007)
Pilih – klik pas_sma >> klik Ok
Cari – klik (pada tanda +) t_pegawai_rombel
Klik KD_TAHUN_AJARAN pindahkan ke kolom Query di kanan ( klik tanda > ), pindahkan juga KD_TINGKAT_KELAS, KD_PROGRAM_PENGAJARAN dan KD_ROMBEL >> klik Next
Akan tampil Query Wizard – Filter Data >> klik Next
Akan tampil Query Wizard – Sort Order >> klik Next
Akan tampil Query Wizard – Finish >> klik Finish
Akan tampil Import Data >> masuklah ke sheet kosong (misal Sheet 2) kemudian tempatkan pointer di cell A1 >> klik OK
Maka akan ditampilkan data-data berdasarkan kriteria yang kita inginkan ( ada 4 kriteria ) dari seluruh rombel ( satu baris mewakili satu rombel ).
Langkah selanjutnya copylah data sesuai yang di butuhkan, misal untuk kelas X 1 maka copy data yang mewakili rombel X 1 ( biasanya baris paling atas – cermati KD _ ROMBEL ).
Tempatkan data di format rombel masing-masing, maka tinggal di copy ke bawah sejumlah siswa di rombel itu. Lanjutkan mengisi kolom kd_status_siswa ( isikan 0 ).
Setelah selesai simpanlah file ini, masukkan ke folder DATA EXCEL dan beri identitas yang jelas, misal 04 Tingkat_Kelas_ X.xls.
6.
Merubah data menjadi file CSV(.csv). Sebelum diubah ke dalam file (.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah benar ( pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses merubah ke file (.csv) dilakukan ditiap sheet di dalam file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file 04 Tingkat_Kelas_ X.xls. Jadi file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file 04 Tingkat_Kelas_ X.xls akan menjadi beberapa file CSV( .csv ) sesuai jumlah sheet/rombel.
Tahapannya adalah sbb :
¾
Hapuslah template dari format impor
Blok area diatas data kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik pada row diatas data pertama (pada row yang diberi warna pada kolom nomor) klik tahan – tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.
¾
Hapus area kosong setelah data terakhir
Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). caranya : Klik pada row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna pada kolom nomor/paling kiri) klik tahan – tarik kebawah (lebih banyak lebih baik) >> klik kanan delete.
¾
Merubah ke file CSV(.csv) a.
Biodata Siswa
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> ( save in
=
PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name = Biodata_Siswa_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv)) >> klik save.
b.
Rombel
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> ( save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name = Tingkat_Kelas_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv)) >> klik save.
•
PROSES IMPOR Selanjutnya setelah file CSV( .csv) siap maka proses impor data bisa dilakukan. Agar mudah impor data siswa dilakukan per rombel/kelas. Jadi prosesnya biodata diimpor dulu kemudian dilanjutkan impor tingkat kelasnya, misal impor biodata siswa X1 dilanjutkan tingkat kelas X1, demikian seterusnya. Langkah-langkahnya sbb :
1.
Buka modul aplikasi impor Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS – Import.
2.
Cari dan buka file ( .csv) yang akan diimpor Klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Biodata_Siswa_XA.csv >> Open.
Klik Import to >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01. Biodata Siswa >> klik Import.
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> kemudian lanjutkan klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Tingkat_Kelas_XA.csv >> klik Open.
Klik Import to >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04. Tingkat Kelas >> klik Import.
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> klik ok >> kemudian klik keluar.
Setelah selesai proses impor kemudian periksalah ke dalam aplikasi PAS apakah benar data yang diimpor sudah masuk. Jika impor gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file ( .csv ) tidak bisa di edit. Setelah diperbaiki simpan kembali dalam format file (. Csv ) kemudian diimpor ulang. Untuk mengimpor data siswa tingkat XI dan XII, tata caranya sama seperti yang diuraikan diatas.
Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya : ¾
Data tidak valid Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya.
¾
Data Ganda Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIS Siswa ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam aplikasi PAS sudah tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor. Coba diperiksa kembali.
¾
Masih ada kolom yang belum terisi Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.
D.
GABUNGAN ENTRI MANUAL DAN IMPOR DATA
Memasukkan data Kesiswaan ke database PAS bisa juga dengan memakai dua cara diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Siswa diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Data Ayah, Data Ibu, dll dientrikan secara manual. Pengentrian data bisa memanfaatkan jaringan LAN komputer , caranya : ¾
Instal PAS dalam jaringan misal satu server dengan beberapa client.
¾
Cetak formulir kosong kesiswaan: (99.) Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.5) Formulir Siswa.
¾
Bagikan formulir kepada para Siswa untuk diisi.
¾
Pandulah para Siswa untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa komputer client.
Beberapa macam cetak laporan mengenai data kesiswaan, ada di modul (05.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.3) Cetak Laporan Siswa,
Juga ada di modul (06.) Administrasi Akademik >> (6.3) Cetak
