IMPLEMENTASI SISTEM PO (PRE-ORDER) ONLINE DI PASAR SWALAYAN MAJU BERSAMA DAN MAXIMART BERBASIS WEB Wielliam Chandra1,Habibi Ramdani Safitri2,Mardiana3 Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan JL.HM Jhoni No 70 Medan, Indonesia 1
[email protected],
[email protected],
[email protected] 1,2,3
ABSTRAK Dengan perkembangan yang di alami PT. Maju Bersama Group, permintaan stock barang yang mereka sediakan untuk konsumen juga mengalami perkembangan yang cukup pesat. Sehubungan dengan itu, untuk Pre-order (PO) stock barang di store - store PT Maju Bersama dan Maximart, Divisi Merchentdizing (MCD) sering kewalahan di saat membuka Pre-order (PO) baru. Untuk menyelesaikan Pre-order (PO) yang mau di buka, Divisi MCD bisa memakan waktu 30 - 45 menit untuk buka Pre-order yang baru. Penulis merancang aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP dan MySQL sebagai server databasenya. PHP dan HTML memberi kemudahan memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat dan PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat serverside HTML = embedded scripting, di mana scriptnya menyatu dengan HTML dan berada si server. Artinya adalah sintaks dan perintah - perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages). Hasil akhir berupa sebuah sistem Pre-order Online yang dimana Divisi MCD dapat dipermudahkan dalam proses pembukaan Pre-order yang selama ini sifatnya konvensional menjadi lebih modern dengan tersedianya pembukaan Pre-order Online. Dimana pun supplier berada atau yang sedang di luar kota Medan tetap dapat melakukan pembukaan laporan Pre-order yang di buka tanpa harus datang langsung ke PT. Pasar Swalayan Maju Bersama Medan. Kata Kunci : ASP, HTML, JSP, Mysql, PHP, Pre-Order, Web, Maju Bersama, Maximart ABSTRACT With the growth experienced by PT. Maju Bersama Group, demand for the stock of goods that they provide to consumers is also progressing quite rapidly. Accordingly, for Pre-order (PO) stock of goods in stores PT Maju Bersama and Maximart, Merchentdizing Division (MCD) are often overwhelmed when opening Pre-order (PO) new. To finish Pre-order (PO), which would be open, MCD Division could take 30-45 minutes to open a new pre-order. Authors designed this application using HTML and PHP programming language and MySQL as the database server. PHP and HTML provide convenience allows web designers to write dynamic web pages quickly and PHP is a programming language that is serverside web = HTML embedded scripting, where HTML and script were fused with the server. The meaning is syntax and commands that we give will be entirely run on the server but included regular HTML. Known as the PHP scripting language that integrates with HTML tags, is executed on the server and is used to create dynamic web pages such as ASP (Active Server Pages) and JSP (Java Server Pages). The final result of a system Pre-order online in which the Division MCD can dipermudahkan in the process of opening Pre-order which has been conventional to a more modern character with the availability of opening Pre-order online. Where any supplier is or who is outside the city of Medan can still make opening statements Pre-orders are in the open without having to come directly to the PT. Pasar Swalayan Maju Bersama Medan. Keywords : ASP, HTML, JSP, MySQL, PHP, Pre-Order, Web.S, Maju Bersama, Maximart
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan masa sekarang, maka pola dan gaya hidup masyarakat juga akan terus mengalami berbagai perubahan. Trend ( gaya hidup ) baru pun bermunculan, dan dari sekian banyak trend yang muncul, salah satunya adalah self service, yang lebih nyaman dan memberikan kebebasan kepada konsumen dalam memilih dan menentukan sendiri produk yang akan
dibeli tanpa harus melakukan tawar menawar terlebih dahulu. Trend ini ternyata tidak hanya menjangkiti kelompok masyarakat berpendapatan di atas rata-rata, tetapi juga menyebar pada kelompok masyarakat kelas menengah ke bawah yang merupakan pasar produk terbesar di Indonesia. Itulah salah satu alasan dewan komisaris mengambil langkah kebijaksanaan untuk mendirikan unit usaha Pasar Swalayan Maju
Bersama untuk pertama kalinya yang berlokasi di Jl. Mangkubumi no. 3-5 Medan, yang sekaligus menjadi cikal bakal lahirnya grup usaha Pasar Swalayan Maju Bersama. Saat ini Maju Bersama Group telah berkembang dan mempunyai duabelas (12) outlet. Dengan perkembangan yang di alami PT. Maju Bersama, permintaan stock barang yang mereka sediakan untuk konsumen juga mengalami perkembangan yang cukup pesat. Sehubungan dengan itu, untuk Pre-order (PO) stock barang di store - store PT. Maju Bersama dan Maximart, Divisi Merchentdizing (MCD) sering kewalahan di saat membuka Pre-order (PO) baru. Untuk menyelesaikan Pre-order (PO) yang mau di buka, Divisi MCD bisa memakan waktu 30 - 45 menit untuk buka Pre-order yang baru. Apalagi di saat membuka Pre-order (PO) baru, yang di mana supplier tersebut memasok 50% dari produk yang di jual oleh PT. Maju Bersama dan Maximart, proses pembukaan Pre-order tersebut bisa memakan waktu 60 - 90 menit untuk satu supplier. Dengan rentang waktu proses pembukaan Preorder (PO) tersebut, sering terjadi antrian panjang di area Divisi MCD. Bukan hanya itu saja, biasanya satu supplier bisa memperoleh 10 lembar kertas Pre-order (PO) untuk dibawa dan diproses guna memenuhi permintaan Pre-order (PO) yang di keluarkan oleh Divisi MCD. Selain memakan waktu yang lama, di proses pembukaan Pre-order (PO) baru itu juga banyak sekali memakan kertas dan pita printer yang berjenis Dot Matrix. Sehubung dengan kemajuan pada masa sekarang, yang di mana istilah mobile sudah sangat sering kita dengar dan fasilitas internet yang memadai pun sudah sangat mendukung sekali. Dalam hal ini penulis berinisiatif untuk merancang sebuah sistem Pre-order (PO) online yang bisa di akses di mana saja dan kapan saja. Dan juga supplier tidak perlu bersusah payah datang untuk mendapatkan lembaran Pre-order (PO). Pada sisi lain, perancangan sistem online ini dapat menekan pemakaian kertas, pita printer Dot Matrix, dan juga lebih fleksibel. Pada sistem Pre-order (PO) ini sangat efisien, karena waktu yang digunakan untuk proses pembukaan Pre-order (PO) sangatlah singkat, hanya berkisar antara 10 - 15 menit saja dan juga sistem ini akan menghemat biaya pengeluaran perusahaan untuk pembelian kertas dan refil pita printer Dot Matrix. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka permasalahan yang dikaji selanjutnya adalah : 1. Apakah sistem Pre-order (PO) online yang dibuat bisa berjalan dengan lancar pada fasilitas mobile ? 2. Apakah sistem Pre-order (PO) online dapat dengan maksimal untuk mepercepat pembukaan Pre-order
3.
(PO), meminimalisir waktu dan menekan pengeluaran perusahaan ? Apakah sistem Pre-order online sangat fleksibel ?.
b.
Tujuan Penelitian Sesuai dengan permasalahan yang ada, maka tujuan dari pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat sistem Pre-order (PO) online ini bisa di akses dimana saja, dengan menggunakan perangkat apapun dan kapan pun secara fleksibel. 2. Membuat sistem Pre-order (PO) online ini bisa mempercepat waktu pembukaan Pre-order (PO) dan sistem akan membuat secara otomatis Pre-order (PO) yang rutin dilakukan setiap minggunya agar dapat mengefesiensikan waktu pembukaan. 3. Membuat sistem Pre-order (PO) online ini bisa menekan pengeluaran perusahaan pada pembelian kertas dan pita printer Dot Matrix.
2. Metodeologi Penelitian 2.1 Analisis Secara struktural proses pembukaan Preorder (PO) baru terkait dengan seluruh Admin Divisi MCD di kantor pusat PT. Pasar Swalayan Maju Bersama dan juga para Supplier. Setelah menanyakan dan mendapatkan keluhan dari para Supplier dan Divisi MCD, penulis akan meminta Manager Divisi MCD beserta Admin MCD lainnya untuk mengisi daftar yang berhubungan dengan memperlambatnya proses pembukaan Pre-order dan terjadinya antrian yang panjang pada Supplier mencakup : jenis gangguan dan jenis permasalahan. Dari basis data yang telah diperoleh tersebut penulis kemudian dapat menentukan langkah yang paling tepat untuk mengatasi masalah kerusakan yang terjadi. Secara proses pembukaan Pre-order Online di PT. Pasar Swalayan Maju Bersama dapat digambarkan pada DFD sebagai berikut : DATA BASE
a.
MENGIRIM DATA YANG DI MINTA
SIMPAN DATA
MENAMPILKAN DATA PO DAN SUPPLIER
SUPPLIER
CARI LIST PO UBAH SANDI DAN PROFIL
SISTEM PO ONLINE
INPUT DATA PO INPUT DATA SUPPLIER
Gambar 1 Diagram Konteks
ADMIN
digunakan MySQL versi 5.6.21, aplikasi ini dijalankan pada platform Microsoft Windows 10.
DATA BASE SERVER
Simpan Data Yang Di Upload
Input Data PO Input Data Supplier
Admin
Program ADM Offline (PUSAT)
Upload
Sistem PO Online
Proses Upload Selesai
Gambar 2 DFD level 0 (a) Pada gambar 2, menjelaskan proses admin menginputkan data PO dan data supplier ke dalam program ADM Offline dan di upload ke sistem PO online untuk di simpan di database server. DATA BASE SERVER
Mengirim / Menyimpan Data
Supplier
Cari List PO, Ubah Sandi dan Profil
Komputer, Laptop, Gadget dan PDA
Browsing dan Mengakses Melaui Internet
Mengirim Hasil Data Yang Diminta
Sistem PO Online WEB
Menampilkan Data PO dan Supplier
Gambar 3 DFD level 0 (b) Pada gambar 3, menjelaskan proses supplier mencari list po dan mengubah sandi / profil melalui komputer, laptop, gadget dan PDA, lalu diakses melalui web browser menggunakan koneksi internet untuk masuk ke sistem PO online. Jika supplier sudah login ke dalam sistem PO online dan merubah sandi / profil maka sistem akan menyimpan perubahan tersebut kedalam database server, apabila supplier ingin mencari list po maka sistem PO akan mengirimkan data list po yang di cari supplier ke databse server lalu database server akan memproses, kemudian data yang dicari tersebut akan di kirim ke sistem PO online untuk menampilkan hasil datanya ke supplier. Perancangan Sistem Sistem Pre-order (PO) Online ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman WEB seperti PHP dan HTML dengan kompilernya XAMPP v5.6.3 dan Notepad ++. Beberapa alasan pemilihan bahasa pemrograman PHP dan HTML karena kemudahan memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat dan PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat serverside HTML = embedded scripting, di mana scriptnya menyatu dengan HTML dan berada si server. Artinya adalah sintaks dan perintah perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages). Untuk basis datanya akan
2.2.1 Perancangan Kebutuhan Perangat Lunak Penulis mengidentifikasikan beberapa kebutuhan perangkat lunak pada saat perancangan Pre-Oreder Online, yaitu : 1. Sistem Operasi Microsoft Windows 10 Profesional 32 bit 2. Bahasa Pemrograman PHP dan HTML. 3. Software Notepad ++ versi 6.7.5 untuk membuat dan mengeditan bahasa pemrograman. 4. Software XAMPP versi 5.6.3 untuk Compiler. 5. Software MySQL versi 5.6.21 sebagai pembuatan dan penyimpanan database. 6. Software Microsoft Edge versi 20 sebagai penunjang untuk menampilkan halaman web dan hasil dari compiler. 2.2.2 Perancangan Kebutuhan Basis Data Fungsi dari relasi database ini adalah untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi untuk dapat mempermudah proses penjabaran secara abstrak sebuah database, serta mempermudah software enginer untuk membuat database. Lalu perannya dalam pembuatan database adalah untuk menjabarkan database secara abstrak sehingga para software enginer dapat dengan mudah memperhatikan semua relasi antar entitas dan mempermudah penemuan kesalahan pada database.
2.2
Gambar 4 Relasi Database
2.2.2 Perancangan FlowChart Perangkat Lunak Flowchart berguna untuk menolong analis dan programer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil atau detail dan menolong dalam menganalisis alternatif alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart umumnya digunakan untuk mempermudah penyelesaian suatu masalah, khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Hasil perancangan FlowChart yang penulis rancang, akan diperjelas pada gambar 5 di bawah ini.
LOGIN
INPUT USERNAME
INPUT PASSWORD
TIDAK
VERIFIKASI LOGIN
YA
HALAMAN UTAMA
TIDAK
KELUAR
LIST PO
UBAH SANDI
UBAH PROFILE
IMPORT PO
INPUT PASS LAMA
INPUT NAMA
INPUT FILE PO
DATA SUPPLIER
3.2
KELUAR
Halaman Utama Dan Pencarian List PO
TAMPIL
PENCARIAN
CETAK
INPUT PASS BARU
INPUT NO. PO PRINT
PDF
LAYAR
KONFIRMASI PASS BARU
INPUT TGL
INPUT ALAMAT VERIFIKASI FILE INPUT NO TELP
TIDAK
TIDAK
UPLOAD
UPDATE DATA ? VALIDASI DATA
TIDAK
YA
INPUT EMAIL
INPUT STATUS CETAK
DATA KOSONG ?
YA
JIKA ADMIN
Tampilan Form Home / Login
Gambar 6 Hasil Form Home / Login Pada gambar 6, form login atau Home ini dibuat untuk memvalidasi user yang akan memakai aplikasi sistem Pre-order Online ini apakah memang user yang berhak untuk memakai aplikasi ini. Apabila user memang merupakan user yang valid untuk memakai aplikasi sistem Pre-order Online ini, maka nama user dan waktu pemakaian sistem ini akan secara otomatis tersimpan dalam database user. Nantinya dalam aplikasi sistem Preorder Online akan terlihat kapan terakhir user tersebut memakai aplikasi ini.
MULAI
REGISTER
3.1.
TIDAK
END
YA YA
SIMPAN DI DB
YA
UPDATE DB
CARI
PROSES CARI
END
TAMPIL
INPUT
END INPUT ID
INPUT KATA KUNCI
YA
EDIT ?
INPUT NAMA
TIDAK
ADA KUNCI ?
YA
END TIDAK
PROSES CARI
INPUT ALAMAT INPUT TLP INPUT EMAIL INPUT SANDI
VERIFIKASI DATA LENGKAP ?
TIDAK
YA
SIMPAN END
Gambar 5 Flowchart Sistem Pre-order (PO) Online
3. Hasil Dan Pembahasan Implementasi perangkat lunak merupakan hasil akhir dari perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya. Dalam penulisan ini dilakukan pengujian perangkat lunak untuk menghasilkan suatu hasil akhir.
Gambar 7 Hasil Form Halaman Utama dan Pencarian List PO Pada gambar 7, form halaman utama ini akan ditampilkan setelah user telah divalidasi pada form home / login. Menu – menu sistem yang akan muncul adalah menu – menu yang hanya menjadi hak user tersebut. Menu – menu yang menjadi hak user telah diatur pada sistem otoritas dan akan dijelaskan pada sub bab selanjutnya. Form halaman utama ini tidak terlalu sederhana karena berisikan tampilan menu – menu dan beberapa tambahan lainnya seperti : menu pencarian list PO dan list hasil dari perncarian PO tersebut. Di tabel list PO, terdapat beberapa icon, yaitu : 1. Icon kaca pembesar adalah untuk melihat laporan PO melalui jendela WEB. 2. Icon Printer adalah untuk mencetak langsung laporan PO yang diinginkan.
3.
Icon pdf adalah untuk melihat dan mendownload laporan PO dalam bentuk PDF.
3.3
View Laporan Melalui Jendela WEB Pada gambar 8, view laporan Pre-Order Online ini tampil dengan cara mengklik icon kaca pembesar pada hasil pencarian llist PO yang terdapat di sebelah angka nomer PO. View ini hanya bisa di lihat saja melaui jendela WEB dan tidak bisa di download.Gambar 8 Tampilan Menu Login
Gambar 8 Hasil View Laporan Melalui jendela WEB 3.4
View Laporan PDF Pada pada gambar 9, view laporan PreOrder Online ini tampil dengan cara mengklik icon PDF pada hasil pencarian llist PO yang terdapat di sebelah angka nomer PO. View ini hanya bisa di lihat dan juga bisa di download untuk di print.
menginputkan password yang baru sebagai pengganti password yang lama, kemudian user / supplier harus mengkonfirmasi password yang baru di input tadi agar tidak terjadi kesalahan dan untuk memverifikasi password yang baru. Setelah melakukan penginputan pada semua, barulah click tombol simpan untuk menyimpan dan mengupdate password yang baru diganti tersebut kedalam sistem database. 3.6
Form Ubah Profil Supplier
Gambar 11 Hasil Form Ubah Profil Supllier Pada gambar 11, form ini berfungsi untuk merubah profil supplier bila ada perubahan pada setiap profil atau detail user / supplier. Jika ada perubahan di kolom alamat dan no telepon, user / supplier hanya tinggal menghapus profil yang berupa text di kolom alamat dan no telepon dengan profil yang terbaru atau yang telah berubah. Kemudian jika user / supplier sudah selesai menginputkan profil yang terbaru, maka selanjutnya user / supplier tinggal mengclick tombol simpan untuk menyimpan dan mengupdate profil atau detail yang baru di input tersebut kedalam sistem database. 3.7
Form Data Supplier
Gambar 9 Hasil View PDF 3.5
Form Ubah Sandi
Gambar 10 Hasil Form Ubah Sandi Pada gambar 10, form ini berfungsi untuk merubah password lama user / supplier menjadi password yang baru. User / supplier cukup mengisi kolom sandi lama dengan password yang lama atau password lama yang ingin di ganti dan
Gambar 12 Hasil Form Data Supplier Pada gambar 12, form ini berfungsi untuk menambah supplier baru dan mencari data supplier. From ini hanya bisa di gunakan oleh user admin saja. Jika ada penambahan atau pendaftaran supplier baru, admin harus menginput semua detail dan profil supplier untuk kelengkapan informasi dari supplier baru tersebut. Kemudian jika Admin sudah selesai menginputkan data informasi supplier yang baru mendaftar, maka selanjutnya Admin tinggal mengclick tombol simpan untuk menyimpan
dan mengupdate tambahan supplier yang baru mendaftar tadi ke dalam sistem database. 3.8
2.
Form Import / Upload PO
Gambar 13 Hasil Form Import / Upload PO Pada gambar 13, form ini berfungsi untuk mengimport atau mengupload data Pre-order (PO) yang baru di buka oleh divisi MCD yang bersangkutan. From ini sangat sederhana karena hanya terdapat satu kolom browse file PO dan dua tombol yaitu tombol Browse dan tombol unggah atau upload. Admin hanya tinggal mencari file PO yang di ingin di upload dengan cara click tombol unggah lalu admin tinggal mencari file PO yang ingin di unggah. Jika sudah file POnya sudah dapat maka admin hanya tinggal mengclick tombol unggah untuk mengupload file PO tersebut ke sistem database PO Online yang selanjutnya akan di akses atau di lihat oleh user / supplier.
4. Penutup Sistem Pre-order Online berbasis Web yang dibangun pada PT. Pasar Swalayan Maju Bersama bukan untuk menggantikan sistem yang lama tapi merupakan penambahan sistem yaitu mengonlinekan aktivitas pembukaan Pre-order perusahaan yang sebelumnya hanya bersifat Offline. Berdasarkan hasil dari analisis dan perancangan sistem yang dibangun, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem Pre-order Online berbasisi web ini maka Divisi MCD dapat secara leluasa untuk pembukaan Pre-order tanpa adanya kesalahan dan supplier menjadi lebih mudah mendapatkan informasi tentang laporan pembukaan Pre-order tanpa harus datang ke PT. Pasar Swalayan Maju Bersama. Dengan adanya sistem sistem Pre-order Online maka Divisi MCD dapat memudahkan proses pembukaan Pre-order yang selama ini sifatnya konvensional menjadi lebih modern dengan tersedianya pembukaan Pre-order Online. Dimana supplier yang berada atau yang sedang di luar kota Medan tetap dapat melakukan pembukaan laporan Pre-order yang di
3.
buka tanpa harus datang langsung ke PT. Pasar Swalayan Maju Bersama Medan. Dengan adanya sistem Pre-order Online ini dapat mempermudah dalam mencetak laporan pembukaan Preorder yang sebelumnya masih menggunakan printer dot matrix yang memakan waktu cukup lama untuk pembukaan Pre-order yang banyak. Dengan bertambah supplier di PT. Pasar Swalayan Maju Bersama, sistem Pre-order Online ini sangat efisien untuk menekan terjadinya antrian supplier yang panjang dan padat di wilayah Divisi MCD dan ruang tunggu. Sistem Pre-order Online ini dapat mengurangi ketergantungan terhadap barang operasional seperti, printer dot matrix dan kertas hvs. Jadi perusahaan bisa menekan biaya untuk barang – barang operasional tersebut.
5. D aftar Pustaka [1]
[2] [3]
[4]
[5] [6]
[7]
[8]
[9]
Khairil, Koesoemanegara. 2011. Sistem Informasi Pada Perusahaan Otobus (PO) Waspada Bengkulu Berbasis WEB. Jurnal Media Infotama. Volume 7 Hidayatullah, Kawistara. 2014. Pemrograman WEB. Bandung: Informatika. Sibero, Alexander F.K. 2011. Kitab Suci WEB Programming. Yogyakarta: MediaKom. Sutarman. 2010. Membangun Aplikasi Web Dengan PHP Dan MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu. Kadir, Abdul. 2010. Dasar Pemrograman WEB Dengan ASP. Yogyakarta: Andi. Sandi, Priyopardono. 2013. Analisis Dan Perancangan Sistem Pemesanan Tiker Online. Jurnal TEKNOINFO. Volume 9 Tampake, Hendro Steven. 2011. Penggunaan AJAX pada Pengembangan Aplikasi WEB. Jurnal Teknologi InformasiAiti. Volume 4 Amin, M Miftakul. 2014. Buku Ajar Dan Bahan Praktikum Pemrograman WEB. Palembang: Politeknik Negeri Sriwijaya. Damanik, Erikson. 2012. Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Online Menggunakan Payment Gateway. STMIK Mikroskil. Volume 13
