Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
IMPLEMENTASI APLIKASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB RUMAH SAKIT BIOMEDIKA MATARAM I Made Purwantara1 ,Danang Tejo Kumoro2 , Apriani3 123 STMIK Bumigora Mataram 1
[email protected] , 2
[email protected], 3
[email protected] Abstract
Biomedika is one of the specialist hospitals in Mataram, within its operation Biomedika utilize Human Resources such as; doctors, nurses, employees, etc. Nowadays, the staff data management of Biomedikahospital are done manually by using Microsoft Excel and Microsoft Word. Accordingly, it creates inefficiency of the administration process, it is also difficult to find out data or documents which might be lost since it has no special database storage on the administration process of Biomedika hospital. To cope the problems, the solution is to develop web-based ofemployee information system application. In completing the research, it is used SDLC (System Development Life Cycle) methodology with three stages; analyzing, designing and implementing. The programming language of PHP by using the MySQL database is used at the implementation stage. This Information Systems application will produce the appropriate information and reports relate to staff data management. The output/reports produced are; employee gender-based recapitulation data, employee position-based recapitulation data, employee latest educationbased recapitulation data, employee furlough-based recapitulation data, each employee bio data reports, each employee gender data reports, latest education along with monthly and annualfurlough data reports of the employee. This application is expected to swift the time used by the administration staff in collecting the data of employee and obtain reports as well as more accurate information. Key Words: Implementation, Application, Employee, Web
870
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
I.PENDAHULUAN Rumah Sakit Biomedika Mataram terletak dijalan Bung Karno No. 143 Pagutan – Mataram. Rumah Sakit (RS) Biomedika merupakan rumah sakit spesialis yang diharapkan mampu memberikan pelayanan optimal yang tertuang dalam visi dan misinya. Untuk mewujudkan visi dan misinya Rumah Sakit Biomedika harus mampu mengenalkan dirinya kepada seluruh masyarakat, tetapi saat ini Rumah Sakit Biomedika hanya memiliki blog yang informasinya hanya sebatas profil pendiri Rumah Sakit Biomedika, fasilitas, konsultasi dokter dan home yang berisi beberapa artikel mengenai penyakit. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu website yang lebih kompleks dari blog yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Dari website yang akan dibuat akan difokuskan ke informasi kepegawaian yang ada di Rumah Sakit Biomedika. Saat ini pengelolaan data pegawai masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Dengan cara seperti ini dapat menimbulkan ketidakefesienan waktu dalam proses administrasi, juga dapat menimbulkan kesulitan pada saat mencari data atau dokumen dan terkadang data yang sudah tersimpan dapat hilang karena tidak ada penyimpanan database secara khusus dalam proses administrasi pada RS Biomedika Mataram,sehingga diperlukan suatu aplikasi rumah sakit yang dapat memberikan informasi pada masyarakat yang sifatnya satu arah khususnya informasi kepegawaian. II.METODOOGI Berikut tahapan-tahapan yang dilkukan di dalam penelitian adalah:
b.
c.
d.
e.
f.
g.
a. Studi Pendahuluan Tahapan ini bertujuan sistem secara awal, perkiraan biaya 871
yang dibutuhkan dan waktu yang diperlukan. Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi pemakai Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada untuk mendapatkan data dan menganalisis permasalahannya Mengidentifikasi permasalahan Langah ini bertujuan untuk menemukan penyebab permasalahan sistem yang tidak berfungsi sehingga dapat cepat digantikan dengan sistem yang baru Perancangan Sistem Perancangan sistem terdiri dari perancangan sistem secara umum dan terinci.Perancangan sistem secara umum memberikan gambaran umum kepada pemakai sistem tentang sistem teknologi informasi yang baru.Perancangan sistem terinci dimaksudkan untuk menggambarkan bentuk secara fisik dari komponen-komponen sistem teknologi informasi yang akan dibangun oleh pemrogram dan ahli teknik lainnya Implementasi Sistem Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan Uji Coba Sistem Uji coba dilakukan terhadap seluruh menu yang ada pada aplikasi untuk memastikan seluruh proses yang telah dibuat dapat menghasilkan
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
keluaran/output seperti yang diinginkan. Pelaksanaan uji coba melibatkan pegawai Rumah Sakit Biomedika yang nantinya akan bertugas sebagai operator untuk aplikasi tersebut.
1 Login
User name, password
Data user user Data user
User name password
2 Input data
Data biodata pegawai biodata_pe gawai
III.HASIL dan PEMBAHASAN Berikut hasil dan pembahasan dari penelitian yang dilakukan: 3.1 Desain sistem alternatif
riwayat_pen didikan
Mulai
Direktur Utama
Pegawai
Mulai
Input data pegawai dan data kegiatan RS BM
Login
Data riwayat pendidikan
Data biodata pegawai
Pengunjung
SIMPEG RS BM
Informasi biodata perpegawai dan jadwal
kegiatan
Data cuti pegawai Data Data kursus/latihan keterangan keluarga
Data riwayat pendidikan
Data kegiatan Input data pegawai Input data cuti pegawai Input data kegiatan Input data user
Data jadwal staf
3 Pendataan data
Informasi data pegawai Biodata per pegawai
Data spesialis
Pendataan data
Admin
Data jadwal bidan & perawat
Data pengalaman kerja
Informasi data pegawai Informasi data kegiatan Informasi data user Rekapitulasi data Pegawai Rekapitulasi data cuti pegawai
Data biodata pegawai
Mencari Informasi RS BM
Informasi data pegawai dan kegiatan RS BM
jadwal_bidan Data jadwal_dokter spesialis _perawat kursus/ latihan pengalaman_kerja Data Kursus/ Data jadwal latihan Data Data bidan & jadwal_staf pengalaman Jadwal perawat kerja dokter
Data keterangan keluarga
Pegawai
Input alamat website
Mencari Informasi Pegawai
cuti_pega wai
Data pengalaman kerja
kursus_latihan
Login
Login
Data jadwal staf Data jadwal bidan & perawat Data jadwal dokter
Data keterangan keluarga
Mulai
Mulai
Data kegiatan Data cuti pegawai
Data spesialis
Data riwayat pendidikan
keterangan_ke luarga
Desain alternatif Admin/Administrasi
User name, password
4 Tampilkan informasi & cetak laporan
Informasi RS BM
Data jadwal staf Data spesialis Data cuti pegawai Data kegiatan
Informasi RS Biomedika Mataram Informasi data pegawai Informasi data kegiatan Rekapitulasi data Pegawai Rekapitulasi data cuti pegawai
Selesai Informasi data pegawai dan cuti
Input Alamat Website RS Biomedika Mataram
Pengunjung Cetak data?
Direktur Utama
Cetak data? Y
Cetak data? Y
Mencetak biodata perpegawai
Mencetak Rekapitulasi Data
T
Mencetak Rekapitulasi Data
Biodata perpegawai
1
Rekapitulasi Data
Gambar 2. Data Flow Diagram
Y
T
3.3 Entity Relationship Diagram Menurut Sutanta (2011:91) “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.”
T 1
Rekapitulasi Data Selesai A
Selesai Selesai
Gambar 1. Desain sistem alternatif Desain sistem alterrnatif digunakan untuk model baru penggunaan sistem.Desain menjelaskan hubungan antara admin, direktur utama, pegawai dan pengunjung. 3.2 Data Flow Diagram Menurut Jogiyanto ,DFD adalah diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Tingkat_Pen didikan
NIK
Jurusan riwayat_pendidikan Tahun _Ijasah
Spesialis
NIK Tempat_Pen didikan
N
NIK
NIK
memiliki
1
Tanggal_ Lahir
NIK
NIK
N
Keterang an
memiliki
NIK
Tempat_ Lahir
NIK Nm_peru sahaan
NIK
1
Agama
N
Status_Per nikahan
1
memiliki
Alamat_pe rusahaan
pengalaman_kerja
N
Jabatan
Alamat _Jalan
NIK
1
Alamat_ Desa Alamat_Kec amatan
1
biodata_pegawai
Alamat_Ka bupaten
memiliki
N
Hari
jadwal_dokter Jam
memiliki 1
Nomor_ HP
Masa_ kerja
NIK
1 Nomor_ Telepon
1
NIK
N
jadwal_bidan_perawat
Hari
Foto Unit_K erja
Tahun_ Kursus
Alamat_ Kursus
kursus_latihan
memiliki
Nama
Jenis_Kel amin
Nama_Kur sus
spesialis
Jabat an Mulai_ Kerja
Jam
Pendidikan Terakhir
NIK
memiliki
memiliki
Kode_ Cuti
NIK
NIK
N
NIK Tanggal_Pe ngajuan
N cuti_pegawai
keterangan_keluarga NIK
Mulai_ Cuti
Ketera ngan
Nama_Anggo ta_Keluarga
Pekerja an
Alamat_ Cuti
Jumlah_Ha ri_Cuti
Akhir _Cuti
Tahun_ Nikah
Hubungan Jenis_Kel amin
Keterangan_ Cuti
Tempat _Lahir
Tanggal_ Lahir
Kode_Ke giatan
Umur
Hari
Nama_Ke giatan
jadwal_staf Jam
Jenis_Ke giatan Kegiatan
Id_User
Tanggal_ Mulai
Nama_ User
User
Jam Foto
Tanggal_ Akhir
Tempat_ Kegiatan
Gambar 3. Entity Relationship Diagram 872
Password Level
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
IV.Implementasi Program Tahap awal dalam pembuatan aplikasi kepegawaian pada Rumah Sakit Biomedika Mataram adalah pembuatan database dengan menggunakan DBMS MySQL 5.1. Adapun nama databasenya adalah “biomedika” yang memiliki struktur database berdasarkan rancangan yang dibuat. Aplikasi Kepegwaian Rumah Sakit Biomediaka Mataram dikelompokkan menjadi 4 : a. Halaman untuk Pengunjung b. Halaman untuk Admin c. Halaman untuk Pegawai d. Halaman untuk Direktur 4.1 Halaman Untuk pengunjung Pada halaman pengunjug terdapt 6 buah menu utama yaitu :Menu Beranda, Menu Profil, Menu Fasilitas, Menu Kepegawaian Menu Gallery dan Menu Login. Pada menu profil terdapat 3 sub menu yaitu sub menu sejarah singkat, visi dan misi serta struktur organisasi. Dan pada menu kepegawain terdapat 4 sub menu yaitu sub menu dokter, bidan, perawat dan staf. Berikut salah satu contoh tampilan untuk halaman pengunjung:
Pada tampilan untuk admin terdapat beberapa sub-sub tampilan untuk melakukan pengolahan data pegawai Rumah Sakit Biomedika menjadi informasi yang layak di tampilkan. Berikut salah satu contoh tampilan halaman admin untuk input biodata pegawai:
Gambar 5. Tampilan Halaman Admin Untuk Input Data Pegawai 4.3 Halaman Untuk Pegawai Halaman ini merupakan halaman yang muncul pertama kali saat pegawai berhasil menginputkan user id dan password. Di dalam menu ini terdapat beberapa menu pilihan bagi pegawai, di antaranya biodataku, jadwalku dan menu logout. Untuk menu biodataku memiliki sub menu biodata umum, riwayat pendidikan, kursus/latihan, pengalaman kerja dan keterangan keluarga. Yang di masingmasing sub menu terdapat menu cetak data yang telah diinputkan. Berikut salah satu tampilan halaman pegawai untuk data pegawai:
Gambar 4. Tampilan Halaman Pengunjung Menu Kepegawaian 4.2 Halaman Untuk Admin
Gambar 6. Tampilan Halaman Pegawai 873
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
Untuk Data Pegawai 4.4 Halaman Untuk Direktur Pada halaman untuk direktur terdapat 9 buah menu utama yaitu : Menu Beranda, Menu Data Pegawai, Menu Data Cuti, Menu Jadwal Dokter, Menu Jadwal Bidan & Perawat, Menu Jadwal Staf, Menu Rekap, Menu Cetak dan Menu Logout. Pada menu data pegawai terdapat 3 sub menu yaitu sub menu cari, group by serta detail. Dan pada menu cetak terdapat 4 sub menu yaitu sub menu cetak perpegawai, bidan, perawat dan staf. Berikut salah satu contoh tampilan halaman direktur untuk rekapitulasi data pegawai
a. Dapat melakukan pengembangan yang lebih mencakup keseluruhan proses dari pendataan pegawai terutama proses pendataan gaji pegawai , b. Proses pengajuan kenaikan pangkat/jabatan, c. Memberikan hak akses terhadap pegawai untuk menambah atau mengedit data kursus untuk data pendidikan, data kegiatan dan data kursus/latihan. V.UCAPAN TERIMA KASIH 1. Direktur Rumah Sakit Biomedika Mataram yang telah memberikan izin kepada penulisan dalam penelitian ini, 2. Seluruh pegawai Rumah Sakit Biomedika Mataram mencakup dokter, bidan ,perawat dan staf yang telah telah senantiasa memberikan data selama penelitain berlangsung, 3. Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan penelitian ini yang dapat penuls sebutkan satu persatu. VI.KEPUSTAKAAN/REFERENSI [1]Jogiyanto.[2005]. “Analisa Desain dan Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”.Andi Offset: Yogyakarta. [2]Mahyuzir, Tavri D.[1989]. “Analisa Dan Perancangan Sistem Pengolahan Data”. Elex Media Komputindo: Jakarta. [3]Peranginangin,Kasiman.[2006].”Ap likasi WEB dengan PHP dan MySQL”, edisi ke-1. Andi Offset: Yogyakarta. [4]Sunarfrihantono,Bimo.[2003].”PHP dan MySQL Untuk WEB”, edisi ke-2. Andi Offset: Yogyakarta. [5]Susanto, Azhar.[2004]. “Sistem Informasi Akuntansi”. Lingga Jaya: Bandung
V.SIMPULAN dan SARAN Berikut kesimpulan yang dapat diuraikan berdasarkan penelitian yang telah dilakukan: a. Dengan adanya sistem informasi ini maka akan memudahkan pihak pengunjung dalam mendapatkan informasi terkait dengan kepegawaian yang ada di Rumah Sakit Biomedika Mataram, b. Bagi pihak pegawai Rumah Sakit Biomedika Mataram, akan lebih mudah dalam melihat datanya masingmasing sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pencetakan data, c. Proses pembuatan rekapitulasi laporan yang dibutuhkan dapat dilakukan lebih mudah dan lebih cepat dengan sistem yang lebih terkomputerisasi, sehingga dapat mengefisiensikan waktu bagian administrasi umum dalam pembuatannya, d. Output dari aplikasi ini adalah laporan biodata pegawai perpegawai, laporan data pegawai perjenis kelamin, laporan data pegawai berdasarkan pendidikan terakhir dan laporan data cuti pegawai perbulan dan pertahun. Berikut saran-saran dari peneliti yang telah dilakukan: 874
Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIKOM), Hotel Lombok Raya Mataram, 28-29 Oktober 2016
[6]Sutarman.[2007].”MembangunApli kasi Wen dengan PHP & MySQL”, edisi ke-2. Graha Ilmu: Yogyakarta. [7]Wahyono, Teguh.[2004]. “Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi”. Graha Ilmu: Yogyakarta.
[8]Winarno,WingWahyu.[2004].”Siste m Informasi Manajemen”, edisi ke2. UPP STIM YKPN: Yogyakarta.
875
