Čím se liší MS OFFICE 2007 od předchozí verze Kancelářský balík aplikací MS Office prošel do současné doby již poměrně dlouhým a rozsáhlým vývojem. Nejnovější verze MS Office 2007 se od verze předchozí (2003) dosti podstatně liší. V tomto článku vás seznámíme s těmi nejpodstatnějšími rozdíly mezi oběma verzemi, zejména: s novým uživatelským prostředím Office Fluent s novými typy souborů vycházejícími z XML Článek se soustřeďuje na popis nejčastěji používané aplikace MS Word, totéž platí však i pro další běžné aplikace z balíku MS Office 2007 (MS Excel, MS PowerPoint a MS Access) a v určité míře i na MS Outlook 2007.
Základní ovládací prvky nové verze MS Office Nová verze MS Office 2007 se od předchozí verze 2003 podstatně liší, pokud jde o uživatelské rozhraní (nové uživatelské rozhraní se nazývá Office Fluent). Ovládací prvky jednotlivých aplikací jsou po formální stránce shodné (liší se samozřejmě, co se týče obsahu), popíšeme je proto na příkladu nejpoužívanější aplikace MS Word 2007. Po spuštění aplikace MS Word 2007 (a podobně je tomu u jiných aplikací z balíku MS Office 2007) uvidíte takovéto okno: Tlačítko Office
Pás karet
Panel „Rychlý přístup“
Hlavní změnou, které si okamžitě jistě povšimnete, je to, že zde chybí základní ovládací prvek, na který jste byli zvyklí z předchozích verzí nebo z jiných aplikací, totiž řádek nabídek (základní menu).1 Namísto toho zde naleznete tyto tři základní ovládací prvky: tlačítko Office panel Rychlý přístup pás karet Pokud najedete myší na některý aktivní ovládací prvek, objeví se u něho rychlá „bublinová“ nápověda – např. u tlačítka Office to vypadá takto:
1
Pokud jste ale na menu zvyklí natolik, že se bez nich neobejdete, je možno stáhnout doplňkovou aplikaci „Classic Menu for Office 2007“ z webu http://www.addintools.com/english/menuoffice/, čímž se vám do pásu karet doplní záložka „Menu“ a po jejím rozbalení zde máte přístup ke klasickým nabídkám (pochopitelně upraveným pro verzi 2007), a to dokonce v češtině.
Tlačítko Office Stisknutím tlačítka Office získáte přístup k nejdůležitějším příkazům pro práci se soubory2: otevření nového souboru otevření souboru uloženého na disku uložení souboru tisk souboru a další. Zároveň zde máte možnost rychlého načtení posledních (až 17) zpracovávaných dokumentů.
2
V zásadě jsou zde příkazy, které jste ve starších verzích nalezli v menu „Soubor“
Panel „Rychlý přístup“ Napravo od tlačítka Office na úrovni titulkového pruhu naleznete panel Rychlý přístup, který obsahuje nejčastěji používané příkazy (např. Tisk, Otevřít, Uložit, Zpět). Na levé straně tohoto panelu naleznete malé tlačítko se šipkou, kterým se rozvine menu pro úpravu tohoto panelu. Můžete si do něj přidat další tlačítka (buďto z nabízeného seznamu nebo volbou Další příkazy) nebo si můžete nastavit jeho zobrazení pod pásem karet – viz obr. 5.
Panel „Rychlý přístup“
Pás karet („Ribbon“) Zcela novým ovládacím prvkem v nových Office 2007 je tzv. pás karet (občas se setkáte i s původním anglickým označením „Ribbon“, což v doslovném překladu znamená stužka nebo páska). Místní nabídka
Karty v sobě shrnují dřívější panely nástrojů a menu – příkazy jsou uspořádány do skupin podle funkce3. Pás karet můžete minimalizovat kombinací kláves CTRL+F1 nebo pomocí místní nabídky (zobrazí se po kliknutí pravým tlačítkem nad pásem karet). Pro rychlou minimalizaci pásu karet lze také použít dvojí kliknutí na záložku aktivní karty. Jednotlivé skupiny příkazů jsou zobrazeny v plné šíři pouze při maximalizovaném oknu (a rozlišení 1024x768). Je-li okno menší, jsou některé sekce okna staženy do jediného tlačítka – viz obr. 7 (skupina příkazů Styly a Úpravy) – porovnej s obr. 6. Skrytá tlačítka se zobrazí až po kliknutí na tlačítko příslušné skupiny:
3
Konkrétní rozložení příkazů na jednotlivých kartách zde nebudeme probírat, protože jsou pochopitelně různá u jednotlivých aplikací.
Jednotlivé příkazy z pásu karet můžete aktivovat myší kliknutím na příslušné tlačítko nebo pomocí klávesnice – pokud stisknete klávesu ALT, zobrazí se vám u každého příkazu písmeno (někdy i 2 písmena), kterým můžete daný příkaz nebo celou kartu aktivovat z klávesnice.
Další ovládací prvky Pás „Kontextové nástroje“ Kromě pásu karet, který je k dispozici stále, se na tomto pásu nabízejí ještě tzv. kontextové nástroje – pokud je v dokumentu označen nějaký vložený objekt (např. obrázek, tabulka, textové pole apod.). Na následujícím obrázku vidíte např. kontextové nástroje pro úpravu obrázku:
Dialogová okna Známým ovládacím prvkem aplikací pod MS Windows jsou dialogová okna. Tyto ovládací prvky jsou k dispozici i v MS Office 2007 – můžete je otevřít několika způsoby, např.: kliknutím na malou šipku (tzv. spouštěče dialogů) v pravém dolním rohu určité skupiny příkazů na
kartě4
4
Tyto šipky nejsou k dispozici u všech karet a v některých případech vedou k otevření podokna úloh – viz dále.
pomocí místní nabídky (kliknutím pravým tlačítkem nad některým ovládacím prvkem nebo nad některým prvkem v dokumentovém okně) – každý příkaz v místní nabídce, za nímž najdeme 3 tečky, vede k zobrazení dialogového okna5:
Přímý příkaz
Nepřímý příkaz
pomocí nepřímého příkazu (opět jej poznáme podle tří teček za jeho názvem) skrytého pod některým z tlačítek na pásu karet – viz obr. 13 (příkaz pro vložení pole):
Nepřímý příkaz
Vzhled a způsob práce v dialogových oknech zůstaly i v nové verzi MS Office 2007 stejné jako ve verzi předcházející.
Místní nabídky a plovoucí panely nástrojů Ve starších verzích MS Office jste jistě byli zvyklí pracovat s místními (kontextovými) nabídkami, které se aktivují kliknutím pravým tlačítkem myši nad určitým objektem a příkazy v zobrazené kontextové nabídce se pak k tomuto objektu vztahují (najdete zde nejčastěji používané příkazy pro práci s daným objektem, např. označeným textem, obrázkem, tabulkou apod.). Tento nástroj zůstal k dispozici i ve verzi MS Office 2007, navíc se zde však ještě setkáme s tzv. plovoucími panely nástrojů – s tlačítky pro rychlou práci s vybraným 5
Pro tyto příkazy se používá někdy termín „nepřímý příkaz“ na rozdíl od „přímého příkazu“, který se provede přímo, aniž by se zobrazilo dialogové okno.
objektem. Plovoucí panely se někdy zobrazují spolu s místní nabídkou po kliknutí pravým tlačítkem myši – viz obr. 15. Poloprůhledný plovoucí panel nástrojů se objeví rovněž po označení textu – viz obr. 16.6
Plovoucí panel nástrojů Místní nabídka
Plovoucí panel nástrojů
Podokna úloh S tímto nástrojem, který byl rovněž poměrně častou součástí jednotlivých aplikací předchozích verzí MS Office 2002 a 2003, se setkáme i ve verzi 2007. Při aktivaci některého nepřímého příkazu nebo kliknutí na některou šipku spouštěče dialogu se místo očekávaného dialogového okna otevře podokno úloh – např. při aktivaci nástroje Hromadná korespondence ve Wordu – viz obr. 17.
6
Zobrazování těchto plovoucích panelů nástrojů lze nastavit v dialogu Možnosti aplikace Word v části Oblíbené.
Nepřímý příkaz vedoucí k aktivaci podokna úloh
Podokno úloh
Galerie Galerie umožňují při volbě určitého nastavení (např. automatického formátování tabulky – viz obr. 18) vybírat přímo z náhledů jednotlivých variant.
Živý náhled Tato zcela nová funkce ve verzi Office 2007 ukazuje náhled příslušné volby (např. z výše popsané galerie nebo z pásu karet, dialogového okna apod.) přímo v dokumentu. Pokud např. označíte část textu v dokumentu a najedete na kartu Domů, skupinu Písmo a zvolíte určitou velikost písma, typ písma, barvu nebo v galerii stylů zvolíte určitý předdefinovaný styl, objeví se nové formátování přímo v dokumentu (označený text se změní podle vaší volby). Volbu pak natrvalo přijmete kliknutím na ni, event. tlačítkem OK v dialogovém okně. Pokud volbu nepotvrdíte, nic se nestane, můžete zkusit jinou variantu nebo najet kurzorem myši zpátky do okna dokumentu a nic se nezmění.
Nápověda Chcete-li rychle najít řešení nějakého problému v některé aplikaci a nechcete listovat objemnými knihami? Zkuste nápovědu. Nápověda se v aplikacích MS Office 2007 zobrazuje v samostatném okně po kliknutí na tlačítko s otazníkem na pravé straně pásu karet nebo po zmáčknutí klávesy F1 Nápověda funguje jak online ve spojení se serverem Office Online, tak offline pouze s využitím souborů nápovědy uložených na vašem počítači. Režim nápovědy je volen automaticky podle toho, zda je či není váš
počítač připojen k internetu. Ruční přepnutí lze provést pomocí menu, které se objeví po kliknutí na informační okénko na spodním okraji okna nápovědy.
Tlačítko nápovědy
Plovoucí okno nápovědy
Přepínání online/offline nápovědy S oknem nápovědy se pracuje obdobně jako ve webovém prohlížeči, můžete využívat četné hypertextové odkazy, fulltextové vyhledávání apod. Další informace k práci s aplikacemi MS Office (návody, školení, diskusní fóra apod.) lze získat také na této webové adrese: http://office.microsoft.com/cs-cz/help/default.aspx Zajímavou možností, ke které se lze doklikat buď z výše uvedeného webu nebo z okna nápovědy, je flashová7 aplikace, která umožňuje vyhledat většinu příkazů z verze jednotlivých aplikací Office 2003 v nové verzi 2007 – viz obr. 20 (funguje zatím pro aplikace Word, Excel a PowerPoint).
7
Aby vám tato aplikace ve vašem webovém prohlížeči fungovala, musíte mít nainstalován doplněk Flash Player.
Obecné nastavení aplikace Možnosti práce s určitou aplikací MS Office můžete ovlivnit nastavením obecných možností dané aplikace – např. zobrazení určitých prvků, funkci kontroly pravopisu, automatické ukládání atp. Tato nastavení lze provést v dialogovém okně Možnosti aplikace…, které se zobrazí kliknutím na příslušné tlačítko, přístupné z nabídky tlačítka MS Office – viz obr. 21. a 22. Konkrétní nastavení jednotlivých voleb je samozřejmě závislé na typu aplikace.
Tlačítko „Možnosti aplikace“
Nastavení zobrazení Ve všech základních aplikacích MS Office 2007 můžete nastavit zobrazení dokumentu, spreadsheetu, prezentace apod. Můžete k tomu využít malé přepínače, které naleznete na pravé straně stavového řádku – na obr. 23. je příklad pro aplikaci MS Word 2007, podobné přepínače, i když s některými jinými volbami, naleznete i v jiných aplikacích MS Office 2007. Jednotlivé režimy zobrazení můžete nastavovat pomocí přepínacích tlačítek (např. režim rozložení při tisku, režim čtení na celé obrazovce, režim osnovy aj.), pomocí táhla s uvedenými procenty můžete zvětšovat/zmenšovat zobrazení uvnitř aplikačního okna. Pokročilejší možnosti nastavení zobrazení umožňuje karta Zobrazení, kterou naleznete rovněž ve všech aplikacích – na obr. 24 je příklad této karty pro MS Word.
Základní příkazy pro práci se soubory Základní příkazy ve všech aplikacích MS Office 2007 naleznete na stejném místě, a to pod tlačítkem Office:
Tlačítko Office
Zde naleznete příkazy pro otevření a zavření souboru, uložení souboru, tisku a další. Zároveň se vám zde nabízí seznam několika naposledy zpracovávaných souborů v příslušné aplikaci. Protože účelem těchto skript nemá být popis základních funkcí jednotlivých aplikací, budu se věnovat pouze dvěma příkazům a to příkazu Uložit jako a Tisk.
Uložení souboru Běžné uložení souboru provedete kliknutím na tlačítko Uložit buďto na panelu Office nebo na panelu Rychlý přístup. V některých případech však potřebujete zpracovávaný soubor uložit v jiném formátu než je běžný formát 20078. Soubory uložené běžným způsobem v aplikacích MS Office 2007 nejsou kompatibilní se staršími verzemi MS Office, proto např. pokud chcete umožnit uživatelům s dřívější verzí MS Office (2003, 2002…), aby mohli tyto soubory otevřít, musíte je uložit v jiném než běžném formátu. Toho můžete docílit pomocí příkazu Uložit jako… – viz obr. 26.
8
MS Office 2007 používá jiné přípony souborů než jste byli zvyklí u starších verzí, např. *.docx jsou soubory zpracovávané ve Wordu 2007, *.xlsx soubory zpracovávané v Excelu 2007 apod.
Tisk souboru Příkazy pro tisk souboru naleznete rovněž v nabídce pod tlačítkem MS Office (viz obr. 27) Tisk – před spuštěním tisku se spustí dialogové okno, umožňující nastavit parametry tisku, zvolit tiskárnu aj. – viz obr. 28 Rychlý tisk – vytiskne aktuální soubor na výchozí tiskárně (aniž se zobrazí dialogové okno pro nastavení tisku) – téhož lze docílit kliknutím na tlačítko Rychlý tisk na panelu Rychlý přístup – viz obr. 27 Náhled – umožní zobrazit jednu nebo více tiskových stránek, tak jak při daném nastavení „vylezou“ z tiskárny – viz obr. 29. V zobrazení náhledu lze nastavit např. orientaci tisku, okraje stránky a další parametry vzhledu stránky, nebo se dostat do dialogového okna pro nastavení tisku.
Tlačítko „Rychlý tisk“
Nový formát souborů v MS Office 2007 Nový formát souborů v aplikaci MS Word 2007 Nový formát souborů aplikace Word je založen na nových formátech Office Open XML (XML je zkratka pro Extensible Markup Language). Nemusíte rozumět jazyku XML; vše probíhá na pozadí. Stačí, když si zapamatujete, že nový formát založený na jazyce XML: Pomáhá lépe zabezpečit dokumenty oddělením souborů obsahujících skripty nebo makra, umožňuje snáze identifikovat a blokovat nežádoucí kódy a makra. Pomáhá zmenšit velikost souborů dokumentů. Pomáhá, aby byly dokumenty méně náchylné k poškození. Přípona souboru DOCX DOTX DOCM
K čemu slouží Standardní dokument aplikace Word bez maker nebo kódu Šablona aplikace Word bez maker nebo kódu Dokument aplikace Word, který může obsahovat makra nebo kód
DOTM
Šablona aplikace Word, která může obsahovat makra nebo kód
Spolupráce s uživateli, kteří nemají aplikaci MS Word 2007 V aplikaci Word 2007 můžete otevírat soubory vytvořené v dřívějších verzích, a to od aplikace Word 95 až po Word 2007. Při ukládání souboru, který byl původně vytvořen v předchozí verzi, se v dialogovém okně Uložit jako automaticky nastaví formát předchozí verze (DOC). Pokud soubor uložíte jako dřívější verzi a některé funkce verze 2007 nejsou s touto verzí kompatibilní, nástroj Kontrola kompatibility vás na tuto skutečnost upozorní a případné nové funkce nebudou fungovat. Při otevření souboru aplikace Word vytvořeného v předchozí verzi nebo uložení souboru vytvořeného ve verzi 2007 jako předchozí verze se automaticky spustí režim kompatibility. Nástroj Kontrola kompatibility se spustí automaticky. Můžete jej také spustit ručně v případě, že chcete zjistit, zda budou některé funkce v dokumentu nekompatibilní s předchozí verzí. Klepněte na tlačítko Microsoft Office , přejděte na položku Dokončit a pak klepněte na příkaz Spustit kontrolu kompatibility.
Nový formát souborů v aplikaci MS Excel 2007 V aplikaci Excel 2007 můžete otevírat soubory vytvořené v dřívějších verzích, a to od aplikace Excel 95 až po Excel 2003. Co když jste však první v kanceláři, kdo má aplikaci Excel 2007? Co když musíte sdílet soubory s odděleními, která aplikaci Excel 2007 dosud nemají? I tak můžete všichni navzájem sdílet sešity, a to pomocí následujícího postupu: Staré soubory zůstanou starými, dokud se nerozhodnete to změnit: Pokud otevřete soubor vytvořený v dřívější verzi, pak při uložení tohoto souboru a při práci s ním bude automatické nastavení v dialogovém okně Uložit jako takové, že soubor bude uložen ve formátu původní verze. Jestliže byl soubor vytvořen v aplikaci Excel 2003, uloží jej aplikace Excel 2007 ve formátu 2003, pokud toto nastavení nezměníte. Novější funkce vás budou varovat, pokud soubor uložíte jako starší: Pokud soubor uložíte ve formátu předchozí verze, pak vás nástroj Kontrola kompatibility upozorní v případě, že některá z funkcí aplikace 2007 není kompatibilní s dřívější verzí. Pokud například použijete barvu v záhlaví v aplikaci Excel 2007 a soubor uložíte ve formátu Excel 97-2003, nástroj Kontrola kompatibility vám oznámí, že dřívější verze aplikace Excel nenabízí barvy pro záhlaví a zápatí a že se záhlaví bude zobrazovat jako prostý text. Důležité: Pokud nová funkce nebude při uložení souboru ve formátu starší verze a jeho následném otevření v aplikaci Excel 2007 znovu k dispozici, zobrazí nástroj Kontrola kompatibility upozornění. Máte možnost nejprve vytvořit kopii novějšího souboru v novějším formátu: Kopii sešitu ve formátu 2007 si můžete ponechat. Stačí použít funkci Uložit jako a vybrat možnost Sešit aplikace Excel (*.xlsx). Tato kopie souboru bude obsahovat všechny funkce aplikace Excel 2007. Sdílení dokumentů mezi jednotlivými verzemi pomocí převaděče: Pokud vytvoříte soubor ve formátu 2007 a uložíte jej ve formátu 2007, mohou vaši kolegové pracující s verzemi 2000 až 2003 aplikace Excel (s nejnovějšími opravami a aktualizacemi Service Pack) pracovat se soubory ve formátu 2007. Pokud klepnou na dokument, budou dotázáni, zda chtějí stáhnout převaděč, s jehož pomocí mohou dokument otevřít.
Typy souborů V aplikaci Excel 2007 lze vybírat z mnoha typů souborů. Klepnutím na toto tlačítko otevřete nabídku Soubor, klepněte na tlačítko Uložit jako a vyberte položku v poli Typ souboru. K dispozici jsou například následující typy souborů – viz tabulka Přípona souboru XLSX
Typ souboru
K čemu slouží
Sešit aplikace Excel
XLSM
Sešit aplikace Excel s podporou maker
XLTX
Šablona aplikace Excel
Tento typ vyberte, pokud soubor neobsahuje makra ani kód jazyka Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Pokusíte-li se uložit sešit jako sešit aplikace Excel a v souboru existují příkazy maker nebo projekty VBA, aplikace Excel 2007 zobrazí upozornění, že makro nebo kód VBA budou ze souboru odstraněny. Sešit uložte jako tento typ souboru v případě, že obsahuje makra nebo kód VBA. Pokud se pokusíte uložit soubor s makry nebo kódem VBA jako typ souboru Sešit aplikace Excel, zobrazí se upozornění, že tato volba není vhodná. Sešit uložte jako tento typ souboru v případě, že potřebujete šablonu.
XLTM
Šablona aplikace Excel s podporou maker
XLSB
Binární sešit aplikace Excel
Sešit uložte jako tento typ souboru v případě, že potřebujete šablonu a sešit obsahuje makra nebo kód VBA Sešit uložte jako tento typ souboru v případě, že máte obzvlášť velký sešit. Tento typ souboru se otevře rychleji než v případě použití formátu Sešit aplikace Excel. U tohoto typu souboru máte k dispozici nové funkce aplikace Excel, ne však jazyk XML
