IKON INTERAKTÍV ÖNKORMÁNYZAT ON-LINE

IKON INTERAKTÍV ÖNKORMÁNYZAT ON-LINE

Az iTársadalom Intelligens Társadalom Szakmai Tudományos Társaság E-kormányzat Szakbizottságának és a Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem Államigazgatási Kar Közigazgatás-Szervezési és Urbanisztikai Tanszék – E-government Kutatócsoportjának közös programja

2003/5. AZ E-ÖNKORMÁNYZATISÁG JOGI KÉRDÉSEI: HITELES ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS E-ÜGYINTÉZÉS J OGI KÖRNYEZET – H ITELES ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELÉS AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LEHETŐSÉGEI ÉS KORLÁTAI Napjainkra az elektronikus kommunikáció, az e-mail és a kizárólag elektronikus formában létező dokumentumok áramlása az üzleti élet számos területén nagymértékben kiszorította a papír alapú dokumentumokat. Sok esetben csak akkor használnak hagyományos okiratokat, ha ezt a jogszabályi előírások kötelezővé teszik - ez a kör azonban az elektronikus aláírás jogi relevanciájának megteremtődésével egyre szűkül. Ami a hatékonyságot szem előtt tartó magánszférában természetes, az a jogilag szigorúan behatárolt keretek között mozgó és a változásoknak igencsak ellenálló közigazgatásban nem feltétlenül az. Pedig éppen a közszférára érvényes fokozottan az a kijelentés, hogy a hiteles elektronikus kommunikáción alapuló elektronikus dokumentumkezelés és ügyintézés hatalmas előrelépést jelenthet, mind a hatékonyság, mind az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatás színvonala tekintetében. Az elektronikus kommunikáció hivatali használatának alacsony mértéke elsősorban a jogi feltételek hiányára volt visszavezethető. A jogi akadályok azonban lassan elhárulnak. Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv. megalkotásával, valamint a hozzá kapcsolódó államigazgatási eljárási (1957. évi IV. tv. Az államigazgatási eljárásról) és polgári eljárásjogi (1952. évi III. tv. A polgári perrendtartásról) és egyéb jogszabály-módosításokkal az elektronikus dokumentumok a papír alapúval azonos jogi relevanciát kaptak. Bizonyos feltételek fennállása esetén a bíróságok akár közokiratként vagy teljes bizonyító erejű magánokiratként kötelesek elfogadni azokat. Azonban ahhoz, hogy a polgármesteri hivataloknál történő ügyintézés, valamint a belső ügyvitel során teljes mértékben azonos értékűként használhatók legyenek, szükséges még néhány, a későbbiekben ismertetett jogszabálymódosítás. Jellemző viszont, hogy az önkormányzatok a meglévő feltételek (az eszközpark jelenlegi fejlettsége) által nyújtott lehetőségeket sem használják ki. Ennek elsősorban a motiváció és a lehetőségek ismeretének hiánya az oka, nem pedig a technikai feltételek elégtelensége.

1

A közigazgatási ügymenet és ügyiratkezelés rendszere és jogi környezete hosszú idő alatt, papír alapú okiratokra épülve alakult ki. Látszólag hosszú utat kell tehát bejárni az elektronikus dokumentumkezelés meghonosodásáig. A kézenfekvő előnyöknek köszönhetően a folyamat azonban a megfelelő feltételek megvalósulása esetén a vártnál jóval kevesebb nehézséget és buktatót rejt magában. A mai hivatali munkafolyamatoknak a papír alapú okiratok képezik az alapját. A munka alapegysége az akta, amely az egyes ügyek folyamatos követhetőségét és folyamatosságát hivatott biztosítani. A hivatalos kommunikáció a papír alapú okiratok különböző személyek közötti fizikai (postai vagy kézbesítő útján történő) mozgását jelenti. Papír alapú dokumentumkezelés Előnyei a papíralapú feljegyzések többé-kevésbé időtállóak az utólagos módosítások felfedhetők (közepes hatékonysággal) a fontos kiegészítő információk az ügyintézés folyamán könnyen hozzáfűzhetőek a dokumentumokhoz történő hozzáférések egyszerűen kontrollálhatók nagy dokumentummennyiség őrizhető meg hosszú időn keresztül a dokumentumok olvashatóak maradnak különleges segédeszközök igénybevétele nélkül az idők folyamán kialakított, jól körülírt szabályok vonatkoznak az okiratok eredetiségre, érvényességre és megbízhatóságra, valamint az ügykezelés rendjére

Hátrányai adott szempont szerinti keresés lehetősége korlátozott több részből álló dokumentumegyüttesből történő információszerzés nehézkes és időrabló egyes dokumentumok könnyen elveszhetnek, elkeveredhetnek a dokumentumokhoz történő hozzáférés azokra korlátozódik, akik rendelkeznek eredeti vagy másolati példánnyal a tárolás rengeteg helyet igényel, a nagy térfogat miatt nehézkes a szállítás bizonyos papírok megsérülhetnek, kifakulhatnak, és olvashatatlanná válhatnak az évek folyamán bizonyos visszaélési formák (visszadátumozás, akták, iratok eltüntetése, elfektetése, kiszivárogtatása stb.) a szabályrendszer ellenére sem, vagy csak nagy nehézségek árán, rossz hatékonysággal szűrhetőek ki mivel szükséges az iratok fizikai mozgatása, a postázási iktatási, stb. időnek köszönhetően papír alapú iratokkal való kommunikáció nagyon idő- és erőforrásigényes

Kezdetben az adattárolás is kizárólag papír alapon történt. Ezen a téren az informatika jelentős változásokat hozott, napjainkra már számos nagy állami adatbázis elektronikus formában létezik. Az informatika széleskörű hivatali használatával és az elektronikus kommunikáció általánossá válásával egyre szembetűnővé váltak előnyei, kézenfekvő volt tehát ezen eszközök igénybevétele a közigazgatás működésének hatékonyabbá tételére. Az elektronikus dokumentumokra épülő ügymenet és dokumentumkezelés számos területen jelentős könnyebbséget jelent, mindazonáltal nem elhanyagolható veszélyeket is hordoz magában.

Elektronikus dokumentumkezelés Előnyei Az elektronikus dokumentumokra alapozott kommunikáció rendkívül gyors és hatékony. Önmagában azzal, hogy nem kell fizikailag mozgatni az iratokat, jelentősen felgyorsul az ügymenet

Számos munkafolyamat automatizálható, jelentősen csökkenthető az adminisztrációra és az iratokkal kapcsolatos műveletekre fordítandó munkaidő Az iratok előállítása az esetek 98%-ában elektronikusan történik, az elektronikus ügymenetbe való bekapcsolásuk nem jelent többletmunkát.

2

Hátrányai Jelenleg még nincsenek kormányzati iratszabványok, ez még a megfelelő jogszabályi feltételek megléte esetén is nagyon nehézkessé és bizonytalanná teszi a más közigazgatási szervekkel való elektronikus kapcsolattartást. Számos, az elektronikus dokumentumok fogadására még nem felkészült intézménynél problémát jelenthet a hivatalos kommunikáció. Az eddigieknél pontosabban szükséges definiálni a munkafolyamatokat és jogosultságokat A biztonsági intézkedések hiánya vagy be nem tartása esetén akár a teljes adatállomány elveszhet

Az elektronikus iratok szinte korlátlan tömege biztonságosan, gyakorlatilag elhanyagolható helyigénnyel tárolható Kizárható az elveszett irat vagy akta

Szabadon paraméterezhető, teljes körű keresési lehetőség

A digitális archiváló eszközök, technológiák gyors ütemben fejlődnek, ennek következtében kellő körültekintés hiányában könnyen előfordulhat, hogy az adott információ nem állítható vissza Nem megfelelő biztonsági intézkedések esetén számos visszaélési lehetőségre (illegális törlés, módosítás, hamis adatok bevitele, adatok törlése, stb.) nyílik alkalom, amelyek akár tömegesen, nagy hatékonysággal végrehajthatóak Megfelelő informatikai infrastruktúrára van szükség, amelynek kialakítása nagy szakértelmet és anyagi erőforrást igényel.

A betekintési lehetőség lehet rendkívül széles körű vagy akár teljesen személyre szabott Megfelelő biztonsági feltételek esetén a visszaélési lehetőségek jelentősen csökkennek

Amint a fenti táblázatból is kitűnik az elektronikus dokumentumok előnyei vitathatatlanok. Alkalmazásuk nagyságrendekkel növelheti a hivatali munka hatékonyságát. Nem szabad ugyanakkor lebecsülni alkalmazásuk veszélyeit sem, hiszen a kellő biztonsági intézkedések hiányában a visszaélési- és hibalehetőségek száma ugrásszerűen megnövekszik. A megfelelő biztonsági környezet kialakítása és fenntartása költséges és nagy szakértelmet igényel. A vírus- és behatolásvédelem mellett szükség van megfelelő mentési rendszerre és az illetéktelen hozzáférések megakadályozására is. A közepes és nagyobb szervezeteknek ki kell alakítaniuk saját informatikai biztonsági szabályzatukat. Az elektronikus iratok hivatali alkalmazása esetén biztosítani kell hogy: − az elektronikus iratok előállítása és tárolása megfeleljen a hatályos jogszabályi követelményeknek, és az azok alapján elkészülő belső szabályzatoknak, − az illetéktelen hozzáférés és beavatkozás érdekében rendelkezésre álljon kellő biztonsági és mentési rendszer, − a hivatalos ügyintézéssel kapcsolatos valamennyi releváns információ rögzítve legyen. Lényeges az elektronikus formában tárolt dokumentumoktól elvárt hitelességi szint definiálása. Tévhit, hogy csak a legmagasabb fokozatú, úgynevezett minősített1 elektronikus aláírás használatával lehetséges a hivatali ügymenet elektronizálása. A hivatalon belüli ügyiratkezelésre vonatkozó jogszabályok a legtöbb esetben még az írásbeliséget sem teszik kötelezővé, így egy megfelelő azonosítási rendszer megléte esetén az elektronikus iratforgalom akár elektronikus aláírása alkalmazás nélkül is megvalósítható. A jelenlegi gyakorlat szerint a legtöbb dokumentum, így többek között az ügyfelek által beadott, kitöltött, és aláírt nyomtatványok csupán az írásba foglalás követelményeinek tesznek eleget, így a fokozott biztonságú aláírással hitelesíthetőek. Az egyes államigazgatási hatósági ügyek teljes egészében elektronikus módon történő intézésének szabályozását a törvény2 az önkormányzatok hatáskörébe utalja, felhatalmazást adva azok önkormányzati rendeletben való szabályozására. Előírja azonban, hogy ez a rendelet az ügytípusra vonatkozó ágazati ügyintézést szabályzó kormányrendelet alapján, a jogforrási hierarchia logikája alapján azzal harmonizálva, ellent nem mondva születhet meg.

AZ ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS MŰKÖDÉSE, TÍPUSAI Az elektronikus aláírás gyakorlati hasznosíthatóságának megértéséhez szükség van a fogalom tisztázására. A törvény indoklásából kiderül, hogy ez a fogalom nagyon sok mindent rejt magában, hiszen a bebillentyűzött aláírástól az aláíró személyét valóban és bizonyíthatóan azonosító, a szöveg integritását garantáló formáig általánosságban mindent elektronikus aláírásnak hívunk. Elektronikusan aláírható minden elektronikus dokumentum, legyen az szöveg, kép, vagy akár hang. Egyedül a családjogi és öröklési ügyletek körében zárja ki a törvény az elektronikus aláírás alkalmazását.

1 2

Lásd következő fejezet. 2001. évi XXXV. Törvény az elektronikus aláírásról, 27.§ (1) b., (4)

3

1. Léteznek olyan megoldások, melyek semmit sem garantálnak és semmit sem biztosítanak. Ilyen, amikor egyszerűen beütjük a dokumentum végére a nevünket, vagy esetleg még egy szkennelt (lapolvasóval digitalizált) aláírást is elhelyezünk. Tartalmilag és formailag aláírás, sőt elektronikus is, de miután bárki könnyedén reprodukálhatja, így bizonyító ereje nincs, joghatást általában nem vált ki3. Ezeket egyszerű elektronikus aláírásnak hívjuk. 4

2. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, ahol az aláírásra és az aláírandó dokumentumra egyaránt jellemző elektronikus adatsor. Mindezt a PKI technológia teszi lehetővé. Lényege, hogy az elektronikus aláírási funkciót két, egymást – matematikailag – kiegészítő kulccsal, egy un. aszimmetrikus kulcspárral valósítja meg. Az összetartozó kulcsok egyikével kódolt elektronikus adatsort csak a másik, hozzátartozó kulccsal lehet dekódolni. Az egyik, a felhasználó (aláíró) kizárólagos birtokában lévő, titkos, ún. magánkulcs az elektronikus aláírás létrehozására (kódolás) használható. Az ehhez tartozó másik, un. nyilvános kulcs az elektronikus aláírás ellenőrzésére (dekódolás) szolgál. A nyilvános kulcsot egy hitelesítő szervezet által hitelesített és nyilvánosságra hozott tanúsítvány tartalmazza, ezáltal a nyilvános kulcshoz tartozó magánkulcs birtokosának, vagyis az üzenet küldőjének azonosítása a tanúsítvány alapján lehetséges. A gyakorlatban, például elektronikus levelezés esetén ez úgy működik, hogy a levél küldője a saját privát kulcsával kódolja az üzenetet (létrehozza annak egy speciális, a kulcstól elválaszthatatlan lenyomatát). A címzett a feladó publikus kulcsa segítségével ellenőrizheti az üzenet hitelességét. A hitelesítés szolgáltató, mint megbízható harmadik fél nyilvántartja kulcspárokat, és igazolja azok tulajdonosa kilétének valódiságát, valamint a kibocsátott tanúsítványok érvényességét. 3. A minősített elektronikus aláírás technológiailag csaknem ugyanolyan, mint a fokozott biztonságú aláírás, de fokozottan ellenőrzött biztonsági és operatív eljárásoknak, szabályzatoknak felel meg, amelyek szerint magasabb fokú technikai, felelősségvállalási, jogi eljárásokat alkalmaznak. (Ezt a különbséget kell megfizetni.) Elektronikus aláírás típus Egyszerű aláírás (név aláírása, beszkennelt aláírás, stb.) Fokozott biztonságú aláírás Minősített elektronikus aláírás

Jogi relevancia Nincs bizonyító ereje, a bíróság szabadon mérlegelhet e tekintetben Megfelel az írásba foglalás követelményinek, azaz egy kinyomtatott és aláírt szöveggel egyenértékű Egyenértékű a teljes bizonyító erejű magánokirattal, ill. a közokirattal, a bíróság az ellenkező bizonyításáig érvényesnek ismeri el

A minősített aláírás hitelesítésére csak az a szolgáltató cég kap engedélyt, amelynek technológiáját a Hírközlési Felügyelet megvizsgálta, megfelelő minőségűnek találta és nyilvántartásba vette (a törvény ezt a tevékenységet kvázi engedélyezéshez köti). A szolgáltató mindent megtesz az azonosításért és közhitelűségért, így a tanúsítványkibocsátáshoz az aláírók elsődleges azonosítását a szolgáltató által felkért közjegyzők végzik. Ezt a formát csak természetes személy válthatja ki, az aláírás csak élő személyhez köthető. Fokozott biztonságú e-tanúsítvány már 6.000,-Ft / év, minősített 8000,-Ft/év-től már váltható. Ez az ár fokozatosan emelkedik attól függően, hogy a szolgáltató milyen mértékű anyagi felelősséget vállal. Ehhez járul még a tanúsítványt tároló chipkártya és kártyaleolvasó egyszeri, kb. 20-30 ezer Ft-os költsége. Bármennyire is misztifikáltnak és távolinak tűnik az önkormányzati használat, nagyon egyszerű dologról van szó. A mai irodai szoftverek az aláírást generáló szoftverekkel kompatibilisek, így általában az aláírásgenerálás ikonja (nyomógombja) valamelyik menüsorba ágyazódik be. Így a dokumentum elküldése előtt az aláírást (hitelesítést és lehetőség szerint időbélyegzést) egyetlen gombnyomással a dokumentum mellé csatolhatjuk.

3

Bizonyítékként való elfogadását (összhangban az 1999/93/EK elektronikus aláírásról szóló irányelvvel) bírósági, vagy államigazgatási eljárásban nem lehet megtagadni, azon az alapon, hogy kizárólag elektronikus formában létezik. A bíróság ilyen esetekben szabadon mérlegel. 4 A fokozott biztonságú aláírást szolgáltató cégek ezen a szinten belül is kategóriákat állítanak fel, melyek többnyire az aláírt dokumentumból eredő kötelezettségek – leginkább anyagi felelősségvállalás – mértékét maximalizálják. (pl.: helytállás 1 millió forintig). Itt érdemes az aláírás tartalmát a szerződési feltételek között megvizsgálni.

4

AZ ALÁÍRÁS JÖVŐJE A digitális aláíráshoz óriási remények fűződnek. Az EU is gyorsítani szándékozik bevezetését, olyannyira, hogy a tagállamok számára kötelezővé tették, hogy az írásbeli szerződésekkel azonos érvényűként ismerjék el az interneten kötött szerződéseket. Az elterjedés szempontjából döntő lesz, hogy mennyire bíznak majd az emberek ebben a technológiában. Az állampolgárok bizalmának megnyeréséért sokat tehet a közigazgatás, ahol a hitelesített kommunikáció megteremtésének lehetőségével rengeteg idő és pénz takarítható meg felhasználónak és hivatalnoknak egyaránt. Elég csak az észak-európai mintákat figyelnünk. Finnországban például a távalkalmazások széles skálája használható, s bár a technika még nem minden esetben száz százalékos, a bizalom átszövi az esetleges réseket. Maximális biztonság szinte soha nem garantálható, erre csak törekedni lehet az alkalmazandó biztonsági garanciák keresztezésével. A bizalom mindig kulcsfontosságú marad. Ha az önkormányzat példát statuál azzal, hogy az ügytípusok mindnagyobb részénél ismeri el az elektronikus aláírást és elektronikus küldést, azzal katalizálja az itársadalom fejlődését. Márpedig ez a gesztus pénz nélkül megoldható: rendeleti szinten szabályozható az így elfogadható ügytípusok köre. A másik kritikus pont a nemzeti rendszerek közötti átjárhatóság. Itt sajnos, még sok a nyitott kérdés. Az EU és az USA a két pólus a szabályozás vitájában, melynek fő kérdése, hogy meddig terjedjen az „állam szemének tekintete”, hol és ki regisztráljon, élvez-e valamilyen szupremáciát egy állami szerv az aláírások kérdésében. Egy biztos: amíg ököljog alapján dől el, hogy melyik ország milyen joga alapján tekinthetők érvényesnek az aláírások, addig a nemzetközi hitelesített kommunikáció még a „hagyományos keretek között” marad. HITELESÍTÉS SZOLGÁLTATÓK Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.), valamint a Hírközlési Felügyeletnek az elektronikus aláírással kapcsolatos feladat - és hatásköréről, valamint eljárásának részletes szabályairól szóló 151/2001. (IX. 1.) számú kormányrendeletnek megfelelően a Hírközlési Felügyelet nyilvántartja mind a fokozott biztonságú, mind a minősített szolgáltatókat. Szolgáltatói tevékenység csak a nyilvántartásba felvétel után történhet.

MINŐSÍTETT SZOLGÁLTATÓK5,6

FOKOZOTT BIZTONSÁGÚ SZOLGÁLTATÓK

MÁV Informatika Kereskedelmi, Szolgáltató és Tanácsadó Kft. 1012 Budapest, Krisztina Krt. 37/a. (06-80-399-393) [email protected]; www.mavinformatika.hu

GIRO Elszámolásforgalmi Rt.7 1054 Budapest, Vadász utca 31. (06-1-428-5600)

NetLock Informatikai és Hálózatbiztonsági Szolgáltató Kft. 1023 Budapest, Zsigmond tér 10. (06-1-345-2255) [email protected]; www.netlock.hu

[email protected]; www.giro.hu/hiteles

Magyar Távközlési Részvénytársaság 1013 Budapest, Horváth Mihály tér 17-19. (06-80-204-040) [email protected]; www.eszigno.matav.hu

Microsec Számítástechnikai Fejlesztő Kft. 1022 Budapest, Marcibányi tér 9. (06-1-438-6320) [email protected]; www.e-szigno.hu

5

A minősített szolgáltatók a fokozott biztonságú szolgáltatók szolgáltatásait is kínálják. A szolgáltatási szabályzatok a webhelyeken elérhetők 7 Elsősorban banki tranzakciók hitelesítésére 6

5

Térítésmentes konferencia önkormányzati informatikusok számára 2003. október 22. Hotel Rege, 1021 Budapest, Pálos út 2.

A konferencia tematikáját önkormányzati informatikusok körében végzett előzetes felmérések alapján állítottuk össze: I. terem:

ügyviteli megoldások (digitális ügyiratkezelés, önk.-i pénztárak)

Kis kerekasztal(1):

papírcsökkentő módszerek

II. terem:

Internetalapú megoldások, portálok, biztonságtechnika

Kis kerekasztal (2):

II-es teremben elhangzottak összegzése, szabad vita

I. terem (nap vége):

Intelligens Társadalom Szakmai Tudományos Társaság előadása

Nagy kerekasztal:

szabad vita, eszmecsere szakemberek koordinációjával (ITSZTT, IHM)

Pest megyén kívülről érkezőknek ingyen szállást biztosítunk a Hotel Regében igény szerint október 21-, illetve 22-re.* A térítésmentes konferencia csomag magában foglalja a frissítőket, ebédet, konferencia füzetet, szóróanyagokat.

Részletes program információ és jelentkezés: www.e-ware.hu, Tel.: 06 1 215 0193

*A szálláshelyek száma korlátozott, elbírálás a jelentkezések sorrendjében.

e-ware Számítástechnikai Tanácsadó, Keresekedelmi és Szolgáltató Kft. 1097 Budapest, Vaskapu u. 6/a Tel.: 215-0193, www.e-ware.hu

6

CNW Rendszerintegrációs Rt. 1086 Budapest, Szeszgyár u. 4. www.cnw.hu

Hiteles elektronikus iktatás Kihívások: elektronikusan és biztonságosan Az előttünk álló EU csatlakozás számos elvárást tartalmaz a közigazgatási szolgáltatások elektronikus megvalósítására vonatkozóan. Az elektronikus ügyintézés alapját képezi a legmagasabb biztonsági követelményeknek megfelelő elektronikus iktatási rendszer. Az eletronikus dokumentumok esetében is tudni kell, hogy az irat kitől származik, annak tartalma sértetlen-e, módosítás nem történt benne. Ennek megállapítására szolgál a törvényileg elfogadott hitelesítő eljárás, a digitális aláírás használata, amellyel az irat életciklusának minden mozzanata hitelesíthető. A válasz: NetRegister A CNW Rt. által fejlesztett NetOffice alkalmazáscsomag része a NetRegister iktató rendszer, mely az iktatáshoz szükséges időt a felére csökkenti, mert nem szükséges az időrabló mutatózás, előzménykeresés, mivel ezt a rendszer automatikusan elvégzi. A program segítségével bármilyen típusú dokumentum hiteles elektronikus iktatását, tárolását, visszakeresését könnyedén megoldhatjuk. A NetRegister teljes mértékben megfelel az iktatásra vonatkozó jogszabályi és biztonsági követelményeknek. Az iktatásba bekerülő elektronikus, vagy papír alapú dokumentumok az irat teljes életciklusának fontosabb mozzanatainál (pl: iktatás, kiszignálás, irattárba helyezés, selejtezés, stb.) digitális aláírással és időpecséttel hitelesíthetők. Természetesen a rendszerben a titkosítás is megoldott, így iratainkat nemcsak a módosítástól, hanem az illetéktelen személyek elől is megvédhetjük. A NetRegister a legmagasabb biztonsági szintű eszközökkel (kártyaolvasók, tokenek, biometrikus eszközök) is képes együttműködni. A rendszerben szabályozható, hogy kik jogosultak egy dokumentum iktatására, megtekintésére, módosítására. A jogosultság köthető személyekhez, szervezeti egységekhez, hatáskörökhöz és természetesen az adott intézmény követelményeinek megfelelően testreszabható. A NetRegister támogatja a dokumentumok automatikus érkeztetését, valamint a főszámos, alszámos, és gyűjtőszámos iktatást. Segítségével a folyó ügyek életútja (előzmények, utóiratok) is pontosan követhetővé válik. Az iktatásban számos feltétel alapján kereshetünk, például feladó, címzett, iktatószám, iratcsoport, időpont szerint, vagy akár a szöveges keresését kihasználva, a csatolt állományok belsejében is tudunk dokumentumtöredékre keresni. Feladat és teljesítmény Ha egy adott dokumentummal kapcsolatban valakinek feladatot szeretnénk kiadni, a határidő, prioritás megjelölésével ezt is megtehetjük az iktatásból, a végrehajtót elektronikus levélben értesítve a feladatáról. A kiadott feladat szövege bekerül az iktatási nézetbe, így pontosan megállapítható, hogy a teendőt mikor adták ki, és kik dolgoztak már az adott témán. Meggyorsítja az iratok elkészítését, hogy a rendszer lehetőséget nyújt előre meghatározott formátumú levelek, faxok, formanyomtatványok kialakítására is, így az egységes cégarculati megjelenést is tudjuk biztosítani, minden munkahelyen. A program képes az igény szerinti formátumú statisztikák, kimutatások készítésére, így lehetőséget ad az egyes csoportok/ügyintézők teljesítményének mérésére. Az iktatórendszerből - az adott intézmény iratkezelési szabályzatának megfelelően - megoldott az archiválás is. Iktassunk weben! A NetRegister webes változata, a WebRegister akár egy egyszerű internet böngészőn keresztül is elérhető, így a céges iktatás bárhonnan, bármikor követhető, a dokumentumok iktatása távolabbi (al)intézményekből és mobil eszközökről is megvalósítható. Szeretné a NetRegistert működés közben látni és kipróbálni? A CNW Rt. munkatársai készséggel állnak az Ön rendelkezésére a 323-2600-as telefonszámon, vagy az [email protected] email címen.

7

AJÁNLOTT WEBHELYEK A Hírközlési Felügyelet weboldala, ahol a közlemények rovat elektronikus aláírás almenüje tartalmazza a hitelesítésszolgáltatókat. Microsec Kft. Matáv Rt. Giro Rt. MávInformatika Kft. Netlock Kft. A Hírközlési Felügyelet elektronikus aláírással foglalkozó oldala Tanulmány az elektronikus aláíráson alapuló ügyintézésről

www.hif.hu

www.e-szigno.hu www.eszigno.matav.hu www.giro.hu/hiteles www.mavinformatika.hu www.netlock.hu www.hif.hu/menu2/m2_4/esfaq.pdf www.e-szigno.hu/adatok/E-ugyintezes_v1_0.pdf

IDEGEN SZAVAK, KIFEJEZÉSEK, RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Fokozott biztonságú elektronikus aláírás Minősített elektronikus aláírás

Egyszerű elektronikus aláírás PKI technológia

Tanúsítvány

Hitelesítés szolgáltató - CA

(Jelenleg) Nyilvános kulcsú aláírási technológia alapján működő, HIF által regisztrált hitelesítésszolgáltató által tanúsított aláírás. A törvény szövegét idézve "olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amely biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel készült, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki". Ez a forma nyújtja a legmagasabb fokú biztonságot az aláíró és ellenőrző fél részére. Számítógépen rögzített, dokumentumban elhelyezkedő, vagy ahhoz csatolt aláírás, mely nem közhitelű, az aláíró személyét csak valószínűsíti. Elektronikus dokumentumok, adatok hitelesítésére szolgáló, matematikai algoritmussal készített kódsorozat, (un. „kulcs”) melyet a hitelesíteni kívánt üzenetek végéhez csatolnak. Lehetővé teszi, hogy egy digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja egyrészt az üzenetet küldő személyazonosságát, másrészt az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza. A PKI technológia alkalmazási lehetőségei rendkívül tágak, az itt ismertetett elektronikus aláírási funkció mellett használható titkosításra, tranzakciók hitelesítésére is. A hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát Certificate Authority - Tanúsítványkiadó Központ. Digitális tanúsítványok kibocsátásával foglalkozó szervezet. Az elektronikus tranzakciókban harmadik félként vesz részt szolgáltatásával, igazolja a többi szereplő kilétét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat.

IKON (Interaktív önKormányzat On-line) – kiadja az iTársadalom Egyesület – A kiadásért felel: Kerepesiné Béres Bea egyesületi elnök – Felelős szerkesztő: Budai Balázs Benjámin – Információs cím: [email protected] – Közreműködők: Kleinheincz Gábor, Soltész Attila, Szakolyi András (e-GOV Kft. Munkatársai), © iTársadalom, 2003.

8