IFS SZERVIZ MODUL FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV (4. változat) Kiadás dátuma: 2011-09-30
Tartalomjegyzék Bevezetés.................................................................................................................................... 3 1. Bejelentkezés.......................................................................................................................... 3 1. 1. Jelszó változtatása .......................................................................................................... 5 1. 2. Frissítések....................................................................................................................... 5 2. Munkalap felvétel................................................................................................................... 6 2. 1. Hibabejelentés felvétele ................................................................................................. 6 2. 2. Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése)............................ 10 2. 2. 1. „Jelentés” – fül kitöltése....................................................................................... 10 2. 2. 2. Munkák felvétele - Alaptevékenységek ............................................................... 12 2. 2. 3. Felhasznált alkatrészek – „Anyag” fül kitöltése .................................................. 14 2. 3. Számlázandó munkák lejelentése................................................................................. 16 3. Beszerzési rendelések........................................................................................................... 18 3. 1. Új beszerzési rendelés készítése................................................................................... 18 3. 2. Elküldött beszerzési rendelések megtekintése ............................................................. 21 4. Aktív munkarendelések megtekintése.................................................................................. 23 5. Funkcionális objektum ......................................................................................................... 25 6. Történeti munka megrendelések .......................................................................................... 27 Leggyakrabban használt ikonok:
FELTÖLTÉS
KERESÉS
MENTÉS
2
ÚJ
TÖRLÉS
ÉRTÉKLISTA
Bevezetés Tisztelt Felhasználó!
A Felhasználói Kézikönyv a HAJDU Hajdusági Ipari Zrt. Szerviz Moduljának használatát mutatja be. A Szerviz Modul használatával egyszerűbbé és gyorsabbá válik a munkalap lejelentés, és pótalkatrész rendelés. A Szerviz Modul egy internet alapú rendszer, így a használatához feltétlenül szükséges internet kapcsolat. A link megnyitásához Internet Explorer böngésző szükséges. Ha probléma merülne fel a Szerviz Modul indításakor, tanácsot kaphatnak a számítógépes kollegánktól, Simon Józseftől. (tel. sz.: 06/52/582-785) A Szerviz Modul a következő internet címen válik elérhetővé: http://szerviz.hajdurt.hu:59080 Minden felhasználó egyedi felhasználónévvel és jelszóval rendelkezik, amiket mindenki a saját e-mail címére megkap. Célszerű a jelszót megváltoztatni az első bejelentkezés után. A Szerviz Modul teszt verziója továbbra is elérhető a http://szerviz.hajdurt.hu:62080 internet címen, ahol továbbra is lehetőség van gyakorolni, tesztelni a rendszert. Továbbra is várjuk javító szándékú észrevételeiket, javaslataikat a
[email protected] email címre.
1. Bejelentkezés A http://szerviz.hajdurt.hu:59080 internet címet megnyitva az alábbi oldal jelenik meg:
A pirossal bekarikázott link első megnyitásánál megjelenik egy felugró ablak, ahol a „Run” azaz a program futtatása gombot választva elindul a Szerviz Modul, és megjelenik a bejelentkezési ablak. 3
Figyelem! Az éles Szerviz Modul témája-háttere más mint a teszt verzióé, így könnyebben észrevehető ha a teszt vagy az éles verzióba jelentkezik be. A felhasználói kézikönyv a teszt verzióban készült.
A bal oldali képen az éles verzió témája, a jobb oldali képen a teszt verzió témája látható:
Elképzelhető, hogy a bejelentkezési ablak angolul jelenik meg. A legördülő nyílra kattintva a „Hungarian” sort kiválasztva magyarra kell váltani. Az felhasználónevet és jelszavat az adott mezőkbe be kell írni. A “Domain” mező üresen marad. Az „OK” gombra kattintva az Üdvözlő képernyő jelenik meg.
4
1. 1. Jelszó változtatása Az „Alt” billentyű megnyomásával felül megjelenik a menüsor. A „Fájl” menüpontra kattintva a „Jelszó változtatása” sort kell kiválasztani:
Megjelenik a „Jelszó változtatás” ablak, ahol a régi jelszó és az új jelszó beírása után az OK gombra kell kattintani.
Figyelem! A menüsorban található többi menüpontokon ne hajtsanak végre változtatásokat!
1. 2. Frissítések A parancsikonok és alkalmazások első megnyitásánál megjelenik az “Alkalmazás frissítése” ablak, ez a betöltés eltarthat pár percig, de a későbbiekben nem fog megjelenni. Abban az esetben, ha Szerviz Modulban rendszermódosításokat vagy frissítéseket hajtunk végre, akkor ismét megjelenhet ez az ablak. A letöltésekhez kb. 150 MB hely szükséges a merevlemezen.
5
2. Munkalap felvétel 2. 1. Hibabejelentés felvétele A bejelentkező ablak bal oldalán lévő parancsikonok közül, a “Szolgáltatás igénylése” ikonra kattintva a „Munkalap felvétel” képernyő jelenik meg:
Új munkalap felvételéhez az “ÚJ”
ikonra kattintva, a következő képernyő jelenik meg:
6
Alapértelmezett beállításként néhány mező automatikusan kitöltődik. Az “MR sz.:” (Munkarendelés száma) mező a „Munkalap felvétel” ablak mentésével automatikusan kitöltődik. Ki kell tölteni a “Kapcsolati információ”-kat, ahol az „Ügyfél” a hibabejelentőt jelenti, ill. meg kell adni az ügyfél telefonszámát, és a hiba rövid leírását. A „Munka típusa” mező változtatható, ha a javítás nem garanciális. Az első mezőbe kattintva („GAR” mellé) aktívvá válik az értéklista ikon, erre kattintva betöltődik a munkák típusainak a listája:
Ki kell tölteni az “Objektum”, azaz a termék adatait: -
Típuskód - a készülék adattábláján szereplő gyártási szám első négy számjegye.
Ha a típuskód nem beazonosítható, akkor a következő lépést kell végrehajtani: a „Típuskód” mezőbe kattintva, aktívvá válik az „ÉRTÉKLISTA”
ikon, erre az ikonra kattintva
betöltődik a termék lista, ahol a megfelelő típus sort kell kiválasztani:
7
-
Típus - a típuskód beírásával, a mezőbe kattintva automatikusan töltődik ki, hibás típuskód esetén nem töltődik ki,
-
Gyári szám - a készülék adattábláján szereplő számsor, ami a típuskóddal kezdődik.
Minden mező kitöltése kötelező, kivéve a gyári szám mezőé. A „Cím” mező kitöltéséhez a mező melletti ikonra kell kattintani, és megjelenik a „Cím”ablak, ahol a Hibabejelentő lakcímét lehet bejegyezni.
A „Munkalap felvétel” kitöltése után a “MENTÉS”
ikonra kattintva mentjük a
munkalapot, ennek hatására minden kitöltött mező szürke színűvé válik. A következő lépés a munkalap lejelentése: jobb egér-gombbal kattintva, a “Jelentés” sort kiválasztva lejelentjük a munkalapot:
Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg!
8
Ezzel a hibabejelentés befejeződött. A munkalap-előzetes kinyomtatható a következőképpen: Jobb egér-gombbal kattintva a „Nyomtatás-Munkarendelés…” sort kell kiválasztani:
Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg!
A „Jelentés nyomtatása” ablakon az Előnézet gombra kattintva megtekinthető a munkalap nyomtatási nézete, majd az OK gombra kattintva kinyomtatható a munkalap:
9
Ha több hibabejelentést vettünk fel, akkor a régebben felvett munkalapot a következőképpen tudjuk megtekinteni, ill. folytatni a kitöltését: a parancsikonok közül kiválasztjuk a „Munkarendelés lejelentése” parancsikont, majd a „FELTÖLTÉS”
ikonra kattintva,
betöltjük a munkalapokat. A legördülő nyílra kattintva tudunk választani a felvett hibabejelentések közül, és lehet folytatni a munkalap kitöltését:
2. 2. Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése) 2. 2. 1. „Jelentés” – fül kitöltése A „Készülék” mezők, azokat a készülék adatokat tartalmazzák, amik az előző képernyőn ki lettek töltve, azok automatikusan kitöltődnek itt is.
10
A „Munka részletek” mezőbe belekattintva, be lehet írni a munka részletes leírását, majd meg kell adni a vásárlás, beüzemelés (nem kötelező), hibabejelentés és a Javítás dátumát. A mezőbe kattintva kitölthető, begépelhető, vagy kétszer belekattintva a mezőbe, naptárból is kiválasztható a dátum. A mezők kitöltése után a „MENTÉS”
ikonnal mentjük az ablakot!
Itt lehetőség van dokumentum-csatolásra, pl. számlamásolat, jótállási jegy csatolásra, vagy ha a javítás helyszínén fényképet készített vagy jegyzőkönyvet vett fel, akkor mellékelhető. A mellékletek melletti nyílra kattintva az „Új…” gombot kell kiválasztani, így megjelenik az „Új dokumentum létrehozása” ablak.
A ”Browse…”, azaz tallózás gombot kiválasztva megkeressük a számítógépen a csatolni kívánt fájlt, és az „Open” gombra kattintva megnyitjuk azt:
11
Meg kell adni a dokumentum osztályt. A nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablakon ki kell választani a „SZERVIZDOK” (azaz szervizesek dokumentumai) dokumentum osztályt, és a „Létrehoz” gombra kattintva csatoljuk a dokumentumot:
2. 2. 2. Munkák felvétele - Alaptevékenységek “Munkák”- fülre kattintva fel kell venni az elvégzett Alaptevékenységeket – munkákat. Az “ÚJ”
ikonra kattintva új Alaptevékenységet veszünk fel.
12
Az Alaptevékenységek az ”ÉRTÉKLISTA”
ikonra kattintva betölthető. A felhozott
listából ki kell választani azokat a munkákat, amelyek el lettek végezve. A „Rendben” gombra kattintva elfogadjuk a kiválasztott alaptevékenységet. Egyszerre csak egy alaptevékenység vehető fel. Így ugyanezeket a műveleteket kell végrehajtani a következő alaptevékenység felvétele esetén.
Figyelem! Újabb alaptevékenység felvétele esetén az „ÚJ”
ikonra kattintva mindig új sort kell kérni!
Alaptevékenységnek számít a kiszállás is! 25 km fölötti kiszállás esetén fel kell venni a Helyközi kiszállást, plusz a 25 km feletti helyközi kiszállást is. A 25 km fölötti távolságot a „Menny.” mezőbe kell beírni. Például, ha 40 km-re lakik az ügyfél, akkor kétszer 15, azaz 30 km-t kell beírni! A szállítási díjaknál és egyéb kiszállási költségeknél pl. parkolási díj vagy komp díj esetén szintén a „Menny.” mezőbe kell beírni az elszámolandó díj nettó értékét! Két vagy több munka esetén, ki kell nullázni a kisebbik összegű munka vagy munkák díját a „Menny.” mezőben. Kivétel, ha valamelyik tevékenység más részegység megbontásával jár. Ilyen esetben a második tevékenységnél 0,25 kell beírni! A Beüzemelésnél nullázni kell a mezőt, mivel ez nem elszámolható!
13
Ha valamelyik sort hibásan vagy tévesen vette fel, akkor az adott sort kijelölve a „TÖRLÉS” ikonra kattintva törölhető a sor. Ha minden alaptevékenység (munka) fel van véve, a “MENTÉS”
ikonra kattintva mentjük az ablakot.
2. 2. 3. Felhasznált alkatrészek – „Anyag” fül kitöltése A javítás során felhasznált alkatrészeket az “Anyag”- fülön tudjuk felvenni. Pótalkatrész felvétele: jobb egér-gombbal, a piros nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablaknál, a „Pótalkatrészek” sort kell választani:
14
Ennél az ablaknál kell kiválasztani a munka során felhasznált pótalkatrészeket. A felhasznált pótalkatrész mennyiségét a „Tervezett mennyiség” mezőbe kell beírni. A mennyiségek beírása után MENTÉS.
Itt kell beírni a „Vonalkód az.” mezőbe a vonalkódos pótalkatrész cikkszámát. MENTÉS
Következő lépés az anyagok „kiadása”. A felvett anyagokat kijelölve, jobb egér-gombbal rákattintva, a “Kiadás” sort kell kiválasztani:
15
!
Ennek hatására a „Feladások”-fülön megjelennek az elszámolandó költségek:
A „Jelentés”-fülön a „Munkalap véglegesítése” gombra kattintva véglegesítjük a munkalapot:
2. 3. Számlázandó munkák lejelentése Az előző művelettel létrehoztunk egy vevői rendelést - számlát, amit a képernyő bal oldalán lévő „Vevői rendelés” parancsikonra kattintva tudunk megnézni:
16
A vevői rendeléseket a „FELTÖLTÉS”
ikonra kattintva tudjuk betölteni, a legördülő
nyílra kattintva pedig ki tudjuk választani a függőben lévő számlákat - vevői rendeléseket (Státusza: Tervezett):
A „Számla szám” mezőbe be kell írni a beküldésre kerülő számla számlaszámát, majd MENTÉS
! A havi számlázáskor a függőben lévő vevői rendeléseket - számlákat ki kell
bocsátani. A nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva, a “Kibocsátás” sort kell választani. Ezzel lezártuk a számlát. Az ablak többszöri frissítése után, hamarosan a vevői rendelés státusza „Számlázva/Lezárva” állapottá válik. Frissités
17
3. Beszerzési rendelések 3. 1. Új beszerzési rendelés készítése Ennél az ablaknál azok a szervizesek, amelyek közvetlenül a HAJDU-tól rendelnek pótalkatrészeket, itt készíthetik el a pótalkatrész megrendeléseiket. A parancsikonok közül a „Szerviz beszerzési asszisztens” funkciót kell kiválasztani, és a következő ablak jelenik meg:
A „Részteljesítés” mezőt a legördülő nyílra kattintva tudjuk változtatni: Ez a funkció azt jelenti, hogy a nagy mennyiségben megrendelt pótalkatrészek esetében, ha jelenleg nincs annyi mennyiség raktáron, akkor részteljesítést elfogad-e, vagy nem, vagy csak egyeztetés után.
18
Kétszer a „Kívánt átvételi dátum” mezőbe kattintva, a naptárból kiválasztható a pótalkatrészek kívánt átvételi dátuma:
A szállítási cím alapesetben a szerviz címe. A szállítási cím változtatható, ha nem a szerviz címére kéri a pótalkatrészek kiszállítását. A „Szállítási cím” fülre kattintva, ki kell pipálni az „Egyszeri előfordulás”-t, majd kétszer a cím mezőbe kattintva a cím-ablakon meg kell adni az ideiglenes szállítási címet:
19
A „Cikkek kiválasztása…” gombra kattintva megjelenik a „Pótalkatrészek” ablak, ahol a „Termék kiválasztása” gombra kell kattintani, majd ki kell választani azt a készülék típust, amibe a pótalkatrészek beépülnek:
Megjelenik a kiválasztott készülék robbantott ábrája, az alkatrészek könnyebb beazonosítása érdekében. Ezután a kiválasztott pótalkatrész „Mennyiség” mezőjébe be kell írni a rendelni kívánt mennyiséget, majd „Rendben” gomb!
20
Megjelennek az előző képernyőn kiválasztott pótalkatrészek, alul pedig láthatóvá válnak a költségek.
Ha valamelyik pótalkatrészt mégsem akarjuk megrendelni, akkor az adott pótalkatrész-sorra kattintva kijelöljük a sort, majd a „Sor eltávolítása” gombra kell kattintani, és eltűnik a nem kívánt sor. A rendelés elfogadásához a „Rendelés küldése” gombra kattintva elküldjük a rendelést.
3. 2. Elküldött beszerzési rendelések megtekintése Az elküldött pótalkatrész rendeléseket az „Beszerzés rendelés” parancsikonra kattintva lehet megtekinteni:
21
Az elküldött beszerzési rendeléseket, a „FELTÖLTÉS”
ikonra kattintva tudjuk betölteni:
Ha vissza szeretnénk vonni a beszerzési rendelést, akkor a piros nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva az „Érvénytelenítés” sort kell kiválasztani:
22
A következő ablak jelenik meg:
A törlés okát, és megnevezést nem kötelező kitölteni, a „Rendben” gombra kattintva töröljük a rendelést! Ennek hatására a „Státusz” mező átíródik: Érvénytelenítve!
4. Aktív munkarendelések megtekintése Az aktív munkarendeléseket a parancsikonok közül az „Aktív munkarendelések” ikonra kattintva tudjuk megtekinteni:
23
Az aktív munkarendeléseket a „FELTÖLTÉS”
ikonra kattintva tudjuk betölteni:
Itt megjelenik az összes munkarendelés.
Egy aktív munkarendelést a következőképpen tudunk megtekinteni: az adott sort kiválasztva, és arra jobb egér-gombbal kattintva a „Jelentés” sort kell kiválasztani:
A „Jelentés” sor kiválasztása után visszajutunk a „Jelentés” fülre, ahol folytathatjuk a munkarendelést (lásd 2. 2. fejezet).
24
5. Funkcionális objektum A Funkcionális objektumok között tudjuk megnézni a HAJDU termékek pótalkatrész listáját, ill. a mellékletben megtekinthető az adott termék robbantott ábrája is.
A FELTÖLTÉS
ikonra kattintva feltöltjük a HAJDU termékek listáját, majd a legördülő
nyílra kattintva a felhozott listából kiválasztjuk a keresett terméket.
Ennek hatására megjelenik a keresett termék pótalkatrész listája, illetve a mellékletben megtekinthető a termék robbantott ábrája is.
25
Melléklet megtekintése: A pirossal bekarikázott nyílra kattintva (lásd előző ábra), megjelennek a termék-jellemzők, ahol a dokumentumokat kiválasztva, megjelenik a csatolt pótalkatrész jegyzék.
Kétszer a PDF fájlra, majd a Rendben gombra kattintva, megtekinthető a kiválasztott termék robbantott ábrája. Első megnyitásnál ki kell jelölni egy cél mappát, ahova a rendszer mindig le fogja menteni a megnyitni kívánt robbantott ábrát.
26
6. Történeti munka megrendelések A lezárt munkalapokat, a történeti munka megrendelések között tudjuk megtekinteni. A FELTÖLTÉS
ikonra kattintva feltöltjük a lezárt munkalapokat. Majd az adott sorra jobb
egér-gombbal rákattintva a „Történeti munkarendelések áttekintése…” sort kell kiválasztani:
A következő ablak jelenik meg: Itt megtekinthető minden információ, ami az adott munkához tartozik.
27
Ha valamilyen módosítást szeretnénk végrehajtani a munkalapon, de már véglegesítettük azt, akkor az „Újbóli megnyitás” sort kiválasztva, visszajuthatunk a munkalap lejelentéséhez, és módosíthatjuk a munkalapot:
28
