Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága

Pénzügyi Útmutató Az EQUAL Program Fejlesztési Partnerségei részére

III. Verzió 2007. január 31.

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága

erziószám: II. 2006. március 15.

Az Útmutató első verzióját az ENTERPRISE PLC által vezetett konzorcium készítette a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program és EQUAL Program Irányító Hatóság jóváhagyásával az Európai Unió PHARE Programja és a Magyar Kormány támogatásával megvalósuló Felkészülés a magyarországi EQUAL Közösségi Kezdeményezés 2004-2006 időszakban történő megvalósítására, Europe AID / 119520/D/SV/HU projekt keretében A 2007. 01. 31-i hatállyal kiadott EQUAL Pénzügyi Útmutató (III. Verzió) a 2006. március 15én kiadott EQUAL Pénzügyi Útmutató (II. Verzió) Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága által – a Közreműködő Szervezetek és az EQUAL Programban résztvevő Kedvezményezettek által delegált Képviselő javaslatainak figyelembevételével – elkészített és felülvizsgált változata.

Verziószám: III. 2007. január 31.

2/81

TARTALOMJEGYZÉK 1. ELŐSZÓ ................................................................................................................................. 5 2. AZ EQUAL PROGRAMRÓL ................................................................................................. 6 3. AZ EQUAL MAGYARORSZÁGON ....................................................................................... 7 4. ESZA/EQUAL SZABÁLYOK/FELELŐSSÉGEK .................................................................. 12 4. 1. A dokumentumok benyújtása ................................................................................. 12 4.2. A dokumentumok benyújtásának határideje ......................................................... 12 5. A KIFIZETÉSEK TÍPUSAI ......................................................................................................... 13 5.1. Előleg........................................................................................................................... 13 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3.

Az előleg folyósítása ................................................................................................ 13 Elszámolás az előleg összegével............................................................................. 14 Előleg kifizetés .......................................................................................................... 14

5.2. Az FP Tagok által kifizetett számlák utólagos megtérítése................................. 15 5.2.1. 5.2.2.

Időközi kifizetés........................................................................................................ 15 Köztes kifizetés ......................................................................................................... 16

5.3. Végső kifizetés ........................................................................................................... 17 5.4. A támogatás folyósítását kizáró okok .................................................................... 18 6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ÉS TARTALÉK FELHASZNÁLÁS ..................................................... 19 6.1. Szerződésmódosítás.................................................................................................. 19 6.2. Tartalék felhasználás................................................................................................. 20 7. PROJEKT ELŐREHALADÁSI JELENTÉS (PEJ) ....................................................................... 21 7.1. A PEJ pénzügyi mellékleteinek bemutatása.......................................................... 21 7.2. A PEJ benyújtása, ellenőrzése és jóváhagyása ...................................................... 25 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4.

Formai hiánypótlás menete..................................................................................... 26 Pénzügyi-, szakmai korrekció menete................................................................... 26 Hiánypótlás, korrekció elfogadása ........................................................................ 27 Elutasított és felfüggesztett tételek ........................................................................ 27

8. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK AZ EQUAL PROGRAM KERETÉBEN ................................... 28 9.

A TELJESÍTÉS IGAZOLÁSÁRA BENYÚJTANDÓ DOKUMENTUMOK (SZÁMLÁK, ILLETVE AZONOS ÉRTÉKŰ BIZONYÍTÓ EREJŰ SZÁMVITELI BIZONYLATOK) MEGHATÁROZÁSA ....... 31

9.1. Bérek, bérjellegű költségek és járulékaik ............................................................... 31 9.2. Utazási költségek, napi díj, szállásköltség............................................................. 34 9.2.1. 9.2.2. 9.2.3.

Belföldi kiküldetés.................................................................................................... 35 Belföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása .... 37 Munkába járás útiköltségének elszámolása.......................................................... 38

9.3. Beszerzések (beruházás, eszközbeszerzés, anyagok beszerzése)....................... 40 9.3.1.

Bérleti költségek elszámolása ................................................................................. 41

9.4. Igénybevett szolgáltatások költségei ...................................................................... 42 9.4.1. 9.4.2. Verziószám: III. 2007. január 31.

Képzések lebonyolítása, szervezése....................................................................... 43 Közjegyzői-, jogi-, banki költségek ........................................................................ 46 3/81

9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9.

Értékcsökkenés elszámolása .................................................................................... 46 Működési - rezsi - költségek elszámolhatósága és megosztásuk ....................... 48 Saját teljesítések – belső teljesítések ........................................................................ 49 Bevételek..................................................................................................................... 49 Különösen nem elszámolható költségek................................................................ 50

10. NEMZETKÖZI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA ......................................................................... 51 10.1.A forinttól eltérő devizában kiállított szállítói számlák elszámolása ................ 51 10.2.A nemzetközi együttműködés elszámolható költségei és dokumentálásuk.... 52 10.3.A nemzetközi költségvetések részei ....................................................................... 52 10.4.Egyéni nemzetközi költségek dokumentálása ...................................................... 53 10.4.1. Külföldi kiküldetés utazási költségeinek megtérítése .............................................. 54 10.4.2. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása......... 54

10.5.Közös nemzetközi költségek.................................................................................... 55 10.5.2. A Cost-sharing - költségmegosztás..................................................................... 56 10.5.2.1. Elszámolás dokumentálása a cost-sharing rendszer alkalmazása során ............ 57

11. SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK ÉS PÉNZÜGYI RENDSZEREK ............................................... 58 11.1.Pénzügyi elszámolás eljárásrendje ......................................................................... 58 11.2.Elkülönített bankszámla........................................................................................... 58 11.3.Költségek nyilvántartása .......................................................................................... 58 11.4.Házipénztár................................................................................................................ 58 12. DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE, KEZELÉSE ........................................................................ 59 13. ADATVÉDELEM .................................................................................................................. 61 14. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS..................................................................................................... 62 15. EGYÉB JAVASLATOK ........................................................................................................... 63 16. MELLÉKLETEK .................................................................................................................... 64 1. 2. 3. 4. 5. 5. 6. 7. 8. 9.

Melléklet ..................................................................................................................... 64 Melléklet ..................................................................................................................... 68 Melléklet ..................................................................................................................... 70 Melléklet ..................................................................................................................... 71 „A” Melléklet ............................................................................................................ 72 „B” Melléklet............................................................................................................. 73 Melléklet ..................................................................................................................... 74 Melléklet: .................................................................................................................... 75 Melléklet: .................................................................................................................... 77 Melléklet: .................................................................................................................... 78


4/81


1. ELŐSZÓ Tisztelt Fejlesztési Partnerség! Az EQUAL Pénzügyi Útmutató célja, hogy a Fejlesztési Partnerségek (továbbiakban FP) részére használható információkat és segítséget nyújtson az EQUAL Program keretében az Európai Szociális Alapból finanszírozott uniós támogatások elszámolásához. A Pénzügyi Útmutató többek között bemutatja a projektre vonatkozó hazai és közösségi jogszabályokat, az elszámolható költségeket és a dokumentálásukra vonatkozó előírásokat, a költségfelosztási módszereket, valamint a Projekt Előrehaladási Jelentést (továbbiakban PEJ). Felhívjuk figyelmét, hogy a projekt végrehajtásának szakmai és pénzügyi tartalmát a Támogatási Szerződés rögzíti, a projekt végrehajtására vonatkozó jogszabályok az FP minden Tagjára kötelező erejűek. A Pénzügyi Útmutató nem az egyes szervezetek és intézmények gazdálkodási rendjét hivatott szabályozni, hanem a támogatásból megvalósuló projektek költségeinek elszámolásához, az elszámolások dokumentálásához és benyújtásához ad iránymutatást. Amennyiben a Magyar Államkincstár (továbbiakban Kincstár) és az OFA EQUAL Nemzeti Programiroda (továbbiakban OFA ENPI) munkatársai az ellenőrzések és a teljesítésigazolás teljes körű elvégzése érdekében indokoltnak látják, az Útmutatóban foglaltakon túlmenően további dokumentumokat kérhetnek Önöktől. A Pénzügyi Útmutatót a program végrehajtásában közreműködő szervezetek és az Önök észrevételei és igényei alapján rendszeres időközönként felülvizsgáljuk és aktualizáljuk. Kérjük, hogy amennyiben az Útmutató áttanulmányozása után úgy érzi, hogy további segítségre van szüksége, akkor a Támogatási Szerződés megkötését követően kijelölt kapcsolattartójával szíveskedjen felvenni a kapcsolatot, aki készséggel áll a rendelkezésére kérdései megválaszolásában. A kapcsolattartó személyéről írásban már előzetesen tájékoztatást kapott az EQUAL ENPI munkatársaitól. Kérdéseit az [email protected] címen írásban is felteheti.


5/81


2. AZ EQUAL PROGRAMRÓL Ebben a fejezetben rövid, általános áttekintést adunk az EQUAL Programról. Az EQUAL Program célja olyan innovatív megközelítések és módszerek kidolgozása és elterjesztése, amelyek hozzájárulnak a munkaerőpiachoz kapcsolódó diszkrimináció és egyenlőtlenségek megszüntetéséhez. Az EQUAL Programban támogatott kezdeményezések az Európai foglalkoztatási stratégia és a társadalmi kirekesztés elleni küzdelem közösségi stratégiái által meghatározott szakmapolitikai keretekbe illeszkednek. A magyar EQUAL Program olyan kísérleti kezdeményezéseket támogat, amelyek hátrányos helyzetű emberek, az etnikai vagy nemi hovatartozással, a fogyatékossággal, az életkorral kapcsolatos diszkrimináció, az alacsony iskolai végzettség, a szakképzettség hiánya, a befogadó munkahelyi gyakorlatok hiánya, stb. miatt munkát vállalni nem tudók képzését, munkához jutását, foglalkoztatását innovatív módszerek alkalmazásával segítik elő. Az EQUAL Közösségi Kezdeményezés magyarországi megvalósításának kereteit az EQUAL Programdokumentum (CIP) határozza meg. A dokumentum a munkaerőpiaci helyzet elemzése alapján és a releváns szakmapolitikai dokumentumok figyelembevételével kijelölte az EQUAL Program prioritásait és tematikus területeit. Az EQUAL Program témái: o A munkaerőpiac szempontjából hátrányos helyzetű emberek munkaerőpiacra való belépésének vagy visszailleszkedésének segítése („A” téma); o Az egész életen át tartó tanulás és az olyan „befogadó” munkahelyi gyakorlatok támogatása, amelyek a munkaerő-piaci diszkrimináció és egyenlőtlenségek szempontjából érintett emberek álláshoz jutását és munkában maradását segítik („E” téma); o A nők és férfiak közötti munkaerő-piaci különbségek és a foglalkozási szegregáció csökkentése („H” téma); o Menedékkérők társadalmi integrációjának és szakmai képzésének támogatása („I” téma). A programdokumentum tartalmazza továbbá a programciklus elemeinek és a tervezett végrehajtási rendszernek a bemutatását, valamint meghatározza az egyes témákhoz rendelt pénzügyi forrásokat. Magyarországon az EQUAL Program keretében rendelkezésre álló teljes összeg a 2004. és 2008. közötti időszakra 40,4 millió euró, amelyből 30,3 millió eurót az Európai Szociális Alap, 10,1 millió eurót pedig a központi költségvetés biztosít.


6/81


3. AZ EQUAL MAGYARORSZÁGON Az EQUAL alapvető munkaegysége az FP, amely Partnerségek az előző fejezetben felsorolt témakörök közül kiválasztott egy-egy témakörön belül dolgoznak. A munkaerő-piaci diszkrimináció leküzdésében érdekelt FP-k kialakítása helyi önkormányzatok, állami szervezetek, civil szervezetek, vállalkozások, valamint a szociális partnerek – bevonásával történt. Minden FP-nek legalább egy, valamely másik európai uniós tagállamban működő partnerrel kell rendelkeznie (az a tény, hogy a nemzetközi együttműködés keretében megvalósuló tevékenységekre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem lehet kevesebb, mint 15%, jól mutatja a nemzetközi együttműködés fontosságát). Magyarországon az EQUAL Program három ütemben valósul meg: -

-

1

Az előkészítő szakasz során a létrehozott FP-k, kidolgozzák projektjük részletes szakmai tartalmát, tevékenységtervét, költségvetését, szervezeti és működési szabályzatát, tapasztalatátadási feladattervét és költségvetését, európai uniós partnereikkel megkötik a nemzetközi együttműködési megállapodást (TCA1-t), továbbá elkészítik a projekt munkaprogramját, logikai keretmátrixát. A projektvégrehajtás szakaszára vonatkozó Támogatási Szerződés megkötésének előfeltétele, hogy az FP-k az előbbiekben felsorolt dokumentumokat az előkészítő szakaszra vonatkozó Támogatási Szerződésben vállaltaknak megfelelően elkészítsék és benyújtsák. A projektvégrehajtás szakaszában az FP-k megvalósítják az általuk elkészített, és az IH által elfogadott munkaprogramot. A tapasztalatátadási szakaszra az előző szakasszal párhuzamosan kerül sor, mely során az FP-k nemzeti és közösségi szinten folytatnak együttműködést gyakorlati tapasztalataik átadása érdekében.

Transnational Cooperation Agreement


7/81


A magyarországi EQUAL Program végrehajtásában részt vevő szervezetek Fejlesztési Partnerségek (továbbiakban FP) Az EQUAL korábban ismertetett alapvető szervezetekből felépülő munkaegysége. A FP feladata az egyes projektek Támogatási Szerződésben foglaltak szerinti megvalósítása és jelentési kötelezettségeinek teljesítése. Magyar Államkincstár – Pénzügyi Közreműködő Szervezet Az EQUAL Program speciális pénzügyi közreműködő szervezeti feladatait a Kincstár látja el. A Kincstár hajtja végre az EQUAL Program egyes projektjei esetében a pénzügyi lebonyolítási és az azzal kapcsolatos ellenőrzési, továbbá az Irányító Hatóság által megállapított jogtalanul igénybe vett, vagy visszafizetésre meghatározott beszedési feladatokat. Országos Foglalkoztatási Közalapítvány EQUAL Nemzeti Programiroda– Szakmai segítségnyújtásért felelős szervezet A program végrehajtásában az OFA ENPI látja el a programvégrehajtás és a speciális szakmai segítségnyújtás feladatait. Irányító Hatóság (továbbiakban IH) Az EQUAL Program irányító hatósági feladatait a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (mint a Szociális és Munkaügyi Minisztérium jogutódja – melynek jogelődje: a Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium) keretein belül működő Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága (továbbiakban IH) látja el. A Tanács 1260/1999. rendeletének 34.1 cikke értelmében az IH felelős a program hatékony és szabályszerű menedzsmentjéért valamint végrehajtásáért. Kifizető Hatóság (KH) A Kifizető Hatóság felelős az Európai Bizottsághoz benyújtásra kerülő kifizetési kérelmek összeállításáért, azok Európai Bizottsághoz történő benyújtásáért és az Európai Bizottságtól érkező támogatások fogadásáért. A Kifizető Hatóság nem áll közvetlen kapcsolatban az FP-kel, az EQUAL Programon belül támogatott projekt költségeinek Fejlesztési Partnerség Tagjai részére történő megtérítéséért az IH a felelős. A Kifizető Hatóság a támogatás uniós része tekintetében utólagosan számol el az IH-val. Az EU Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap, egyben az EQUAL Program Kifizető Hatósága a Pénzügyminisztérium szervezeti keretein belül működik.


8/81


Az EQUAL Programra vonatkozó jogszabályok Mivel az EQUAL Program költségvetésének 75%-át az Európai Szociális Alap, a 25%át a hazai költségvetés biztosítja, a támogatásokra az európai uniós és a hazai jogszabályok egyaránt vonatkoznak. Az alábbi felsorolás az EQUAL Program végrehajtására vonatkozó legfontosabb jogszabályokat, rendeleteket tartalmazza. Mivel mind a hazai, mind a közösségi jogszabályi környezet folyamatosan változik, az alábbi felsorolás iránymutató; mindig tájékozódni kell az aktuális jogszabályi háttérről. Közösségi jogszabályok -

-

-

-

-

-

-

A Tanács 1999. június 21-i 1260/1999/EK Rendelete a Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról - Council Regulation (EC) No 1260/1999 laying down general provisions on the Structural Funds Az Európai Parlament és a Tanács 1999. július 12-i 1784/1999/EK Rendelete az Európai Szociális Alapról - Regulation (EC) No 1784/1999 of the European Parlament and of the Council on the European Social Fund (ESF) A Bizottság 1994. júliusi 11-i 1681/94/EK Rendelete a strukturális politikák finanszírozása keretében történt szabálytalanságokról és tévesen kifizetett összegek behajtásáról, valamint egy információs rendszer e téren történő létrehozásáról - Commission Regulation (EC) No 1681/94 of 11 July 1994 concerning irregularities and the recovery of sums wrongly paid in connection with the financing of the structural policies and the organization of an information system in this field A Bizottság 2000. március 28-i 643/2000/EK Rendelete a Strukturális Alapok költségvetési gazdálkodásában az euró használatára vonatkozó szabályokról - Commission Regulation (EC) No 643/2000 of 28 March 2000 on arrangements for using the euro for the purposes of the budgetary management of the Structural Funds A Bizottság 2000. május 30-i 1159/2000/EK Rendelete a Strukturális Alapok által nyújtott támogatásokra vonatkozóan a tagállamok által teendő, a tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó intézkedésekről - Commission Regulation (EC) No 1159/2000 on information and publicity measures to be carried out by the Member States concerning assistance from the Structural Funds A Bizottság 2001. március 2-i 438/2001/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól - Commission Regulation (EC) No 438/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the management and control systems for assistance granted under the Structural Funds A Bizottság 2002. december 27-i 2355/2002/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtása részletes szabályainak megállapításáról szóló 438/2001/EK bizottsági rendelet módosításáról - Commission Regulation (EC) No 2355/2002 of 27 December 2002


9/81


-

-

-

amending Commission Regulation (EC) No 438/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the management and control systems for assistance granted under the Structural Funds A Bizottság 2001. március 2-i 448/2001/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások pénzügyi korrekciós eljárásai tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól Commission Regulation (EC) No 448/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the procedure for making financial corrections to assistance granted under the Structural Funds A Bizottság 68/2001/EK rendelete az EK-Szerződés 87. és 88. cikkének a képzési támogatásokra való alkalmazásáról - Commission Regulation (EC) No 68/2001 of 12 January 2001 on the application of Articles 87 and 88 of the EC Treaty to training aid A Bizottság 448/2004/EK rendelete a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységek kiadásainak támogathatósága tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet alkalmazása részletes szabályainak megállapításáról szóló 1685/2000/EK rendelet módosításáról és az 1145/2003/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről - Commission Regulation (EC) No 448/2004 of 10 March 2004 amending Regulation (EC) No 1685/2000 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the eligibility of expenditure of operations co-financed by the Structural Funds and withdrawing Regulation (EC) No 1145/2003.

Hazai jogszabályok -

-

-

1959. évi IV. törvény Polgári Törvénykönyv 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról 1992. évi LXXIV. törvény az általános forgalmi adóról 1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és osztalékadóról 2000. évi C. törvény a számvitelről 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (többször módosítva) 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről 1/2004 (I. 5.) Korm. rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások hazai felhasználásáért felelős intézményekről 85/2004. (IV. 19.) Korm. rendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről


10/81


-

-

-

-

-

-

-

-

-

168/2004. (V. 25.) Korm. Rendelet a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről 360/2004 (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról 54/2005 (III. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai és az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program esetében alkalmazandó biztosítékokkal kapcsolatos szabályokról 55/2005 (III. 26.) Korm. rendelet a jogszabálysértő, nem rendeltetésszerű vagy szerződésellenes módon felhasznált európai uniós forrásokból származó és a kapcsolódó állami támogatások behajtásának eljárási rendjéről. 9/2004. (IV. 7.) FMM rendelet a Foglalkoztatási Hivatalnak a 2004-2006. évi Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program végrehajtása során ellátandó feladatairól és közreműködő szervezetté történő kijelöléséről, valamint az Országos Foglalkoztatási Közalapítványnak a 2004-2006. évi EQUAL Közösségi Kezdeményezés végrehajtásába közreműködőként történő bevonásáról 33/2004. (XII. 23.) FMM rendelet az EQUAL Közösségi Kezdeményezés fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásával kapcsolatos szabályokról 9/2004. (VI. 4.) TNM rendelet az európai integrációs ügyek koordinációjáért felelős tárca nélküli miniszter felügyelete alá tartozó egyes, a Nemzeti Fejlesztési Hivatal által kezelt fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos eljárási rendről és hatáskörökről 11/2004. (IV. 7.) FMM-PM együttes rendelet a 2004-2006. évi Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program, valamint az EQUAL Közösségi Kezdeményezés pénzügyi végrehajtásáról 1/2004 (II. 16.) TNM-FMM-FVM-GKM-KvVM-PM együttes rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból, valamint az ISPA/Kohéziós Alapjából származó támogatásokhoz kapcsolódó költségvetési előirányzatok felhasználásának egyes szabályairól 12/2004. (VII.31.) TNM-FMM-GKM-KvVM-PM együttes rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiban, valamint az ISPA/Kohéziós Alapjából származó támogatásokhoz kapcsolódó költségvetési előirányzatok felhasználásának egyes szabályairól szóló 1/2004.(II.16.) TNM-FMM-FVMGKM-KvVM-PM együttes rendelet módosításáról 14/2004. (VIII. 13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM együttes rendelet a strukturális alapok és a Kohéziós Alap felhasználásának általános eljárási szabályairól.


11/81


4. ESZA/EQUAL SZABÁLYOK/FELELŐSSÉGEK Az alábbi fejezetekben többek között az EQUAL Program keretében történő kifizetések igénylése, az elszámolható költségek, az alkalmazandó költségfelosztási módszerek kerülnek ismertetésre. Ezek mellett szó lesz az EQUAL Program megvalósítása során a végrehajtáshoz szükséges dokumentumokról. A jelen útmutatóban található információk mellett a pályázati anyaghoz csatolt útmutató B/2-es (Az EQUAL Program keretében elszámolható költségek) mellékletében található információk is segítségül szolgálnak. 4. 1. A dokumentumok benyújtása A támogatást a Támogatási Szerződésben és annak mellékleteiben meghatározott dokumentumok benyújtásával kell igényelni. A megkötött támogatási szerződés értelmében az FP Vezető Tagjának a feladata a Projekt Előrehaladási Jelentés (továbbiakban: PEJ) összeállítása, melyhez elengedhetetlenül szükséges az FP további tajgainak adatszolgáltatása. A dokumentumokat személyesen kell benyújtani, a Kincstár területileg illetékes egységéhez. 4.2. A dokumentumok benyújtásának határideje Az FP-nek a PEJ-t minden elszámolási időszakban a Támogatási Szerződés III. 1.) pontjában meghatározott napon kell benyújtania. Ezt a napot megelőzően az FP Vezető Tagjának telefonon szükséges időpontot egyeztetnie a Kincstár munkatársával. A PEJ benyújtása ebben az előre egyeztetett időpontban lehetséges a Kincstár területileg illetékes egységéhez. Az elszámolási időszakok a Támogatási Szerződés III.1.) pontjában meghatározottak szerint a Támogatási Szerződés megkötését követően, három hónapos időszakok. Felhívjuk a figyelmüket, hogy a projekt kezdési időpontjaként megjelölt dátumnál korábbi dátummal elvégzett munka (teljesítés dátuma), vagy kiállított bizonylat, illetve korábban teljesített kifizetés alapján a támogatás igénybevételére nincsen mód. Az adott elszámolási időszakban pénzügyileg teljesített számlák, egyéb számviteli bizonylatok akkor számolhatóak el, ha azok szakmai kapcsolódása a projekthez nem vitatható, továbbá a fizikai, gazdasági teljesítés – azaz a kifizetés - is megtörtént és a fentieket egyértelműen alátámasztja a benyújtott dokumentáció. A támogatást a hiánytalan PEJ átadását követő 60 napon belül fizeti ki az IH a Kincstáron keresztül a FP által a támogatási szerződésben a támogatás fogadására megjelölt bankszámlaszámra. A Közreműködő Szervezetek kiegészítést és korrekciót kérhetnek a PEJ-jel kapcsolatosan, amennyiben az abban szereplő tételek elbíráláshoz további információk szükségesek. Felhívjuk figyelmét, hogy ezen kiegészítő információk és korrekciók teljesítéséig a kifizetési folyamat felfüggesztésre kerül.


12/81


5. A KIFIZETÉSEK TÍPUSAI A Támogatási Szerződés az időbeli ütemezés mellett tartalmazza a kifizetések módját is, amely három féle lehet: 5.1 Előleg, 5.2 Időközi kifizetés, 5.3 Végső kifizetés. Az előleg és az időközi kifizetés együttes összege nem haladhatja meg a támogatási összeg 80%-át, az ettől eltérő eseteket a Támogatási Szerződés rögzíti. A megítélt támogatás utolsó 20%-át csak a zárójelentés benyújtását és a záró ellenőrzések elvégzését követően lehet kifizetni. 5.1. Előleg 5.1.1.Az előleg folyósítása Előleg: A megítélt támogatás terhére a Támogatási Szerződés megkötését követően támogatási előleg fizetése történhet a jogszabályi előírásoknak és a Támogatási Szerződésben rögzítetteknek megfelelően. A Támogatási Szerződésben minden esetben rögzítésre kerülnek az előlegre vonatkozó szabályozások, valamint az előleg mértéke. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) számú Korm. rendelet (Ámr.) módosítása szerint minden, Strukturális Alapok támogatásával megvalósuló program Kedvezményezettje a támogatási összeg 25%-ának megfelelő, de legfeljebb 300 millió Ft támogatási előlegre jogosult, melyet, a szerződés aláírását követően a Támogató utal át a Kincstárnál vezetett számlájáról az FP Tag bankszámlájára a támogatási szerződés keltét követő 60 napon belül. Az előleg folyósítása a Támogatási Szerződés (vagy annak esetleges módosításának) hatályba lépését követő 60 napon belül – külön kérelem nélkül - automatikusan történik, projekt-szakaszonként (előkészítő, végrehajtási, illetve tapasztalatátadási szakasz) egy alkalommal, kizárólag az FP azon Tagjai részére, akik az előlegről lemondó nyilatkozatot nem írták alá. Amennyiben az FP az előleg folyósítását nem kívánja igénybe venni, akkor az erről szóló írásos lemondó nyilatkozatát, a szerződéskötést megelőzően megküldi az OFA ENPI részére, és a lemondó nyilatkozat a Támogatási Szerződés 9. számú melléklete lesz. A nyilatkozat módosítására a későbbiekben nincs lehetőség.


13/81


Az előleg folyósítására nem kerül sor, ha: − az FP Tagja a Támogatási Szerződés mellékletét képező lemondó nyilatkozatban arról lemondott; − az FP Tagja a pályázati kiírásnak és a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő biztosítéknyújtást nem teljesítette; − az FP Tagjának az IH által jóváhagyott támogatási összeg (részösszeg) utalványozásának napján 60 napon túli köztartozása van; − a projekt esetében támogatás-halmozódást állapítottak meg − az FP Tagja végelszámolási-, felszámolási-, vagy csődeljárás alatt áll; 5.1.2. Elszámolás az előleg összegével A folyósított előleggel a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerint el kell számolni. Az előleg elszámolása a benyújtott számlák, valamint a kifizetést igazoló dokumentumok alapján a PEJ-ekben történik. Azon FP Tagok, akik az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül nem nyújtanak be PEJ-t, valamint annak a részét képező Fizetési kérelmet időközi kifizetésre (5.2. pont szerint) kötelesek az előleget visszafizetni. 5.1.3.Előleg kifizetés

FP IH

Kincstár

A Támogatási Szerződés aláírása és biztosítékok benyújtása

Megkötött Támogatási Szerződés


Kincstári Hitelesítési Jelentés

Benyújtott biztosítékok

OFA ENPI

IH

Forráslehívás

Átutalás kezdeményezése

Ellenőrzés, elkészített Hitelesítési Jelentés, dokumentumok továbbítva OFA ENPI részére

Ellenőrzés, Forráslehívás, dokumentumok továbbítva IH részére

Elfogadott Forráslehívás, átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére

14/81


5.2. Az FP Tagok által kifizetett számlák utólagos megtérítése 5.2.1. Időközi kifizetés Időközi kifizetés: a Kedvezményezettek által a PEJ részeként benyújtott számlák, egyéb számviteli bizonylatok ellenértékének a megtérítése. A Támogatási Szerződésben meghatározásra kerül, hogy a támogatási összeg milyen mértékéig van lehetőség időközi kifizetésre igényt benyújtani. Időközi kifizetés esetén a PEJ benyújtásával van lehetőség a támogatás igénylésére. A PEJ részeit a Pénzügyi Útmutató 7. Fejezete tartalmazza. A PEJ-t akkor is be kell nyújtani, ha az FP-nek az adott időszakban nincs támogatási igénylése. Ebben az esetben is szükséges a Fizetési kérelem formanyomtatvány benyújtása, mely jelen esetben 0 Ft-ot fog tartalmazni. Felhívjuk azonban a figyelmet, hogy az adott időszakra vonatkozó PEJ-ben, az adott időszakban teljesített és kifizetett valamennyi költséget be kell nyújtani elszámolásra. Azok a költségek, amelyek az adott PEJ- időszakához tartoznak a teljesítés és kifizetés alapján, de benyújtásuk - mulasztásából, vagy a Kedvezményezetten kívülálló okok miatt – nem történt meg, a következő PEJ-ben külön indoklás kíséretében beadhatók. Az FP Tagja köteles minden benyújtásra kerülő dokumentumon (számla első eredeti példánya, megrendelés, kifizetés bizonylata, levelezés, kiegészítő dokumentum, stb.) feltüntetni a projekt (EMIR) azonosító számot és a számlaösszesítő sorszámát. Amennyiben az EMIR azonosító nem szerepel a dokumentumon az elszámolás hiánypótlásra visszaadható. A benyújtáskor kérjük az összetartozó dokumentumokat együtt kezelni és a számlaösszesítő sorrendjében lefűzni (pl.: megrendelő, a hozzá kapcsolódó számla első eredeti példánya, a kifizetést igazoló terhelési értesítés, a teljesítést alátámasztó dokumentumok stb.). Ez által a PEJ-ek ellenőrzési és feldolgozási ideje lényegesen csökkenthető! A PEJ formanyomtatvány a Támogatási Szerződés melléklete. A formanyomtatványt a pályázathoz és/vagy a Támogatási Szerződéshez csatolt aláírási címpéldánynak megfelelően kell aláírni. A formanyomtatvány rendelkezik kitöltési útmutatóval. Kérjük, hogy a kitöltést az abban foglaltak szerint szíveskedjenek végrehajtani, és a megjelölt példányszámnak megfelelően benyújtani. A formanyomtatvány időközönként felülvizsgálatra kerül, a jogszabályi változások és felgyülemlett tapasztalatok függvényében. Az új PEJ formanyomtatvány bevezetésének körülményeit a Támogatási Szerződés XII. 2.) bekezdése szabályozza.


15/81


5.2.2. Köztes kifizetés Az FP-knek a Támogatási Szerződésben rögzítettek szerint módjában áll egy rövidített tartalmú, köztes PEJ-t és részletes pénzügyi elszámolást is benyújtani. A köztes kifizetés igénylés benyújtása a későbbi jelentések határidejét nem módosítja. A „Köztes PEJ”-t a rendes PEJ benyújtásának megfelelően szintén az FP Vezető Tagjának kell elkészítenie és benyújtani az FP további tagjainak adatszolgáltatása alapján. Az FP-nek a Támogatási Szerződésében rögzítettek szerint alábbi esetekben van lehetősége köztes PEJ benyújtására.

5.2.2.1. Az előleg 90%-ának elköltése Amennyiben adott elszámolási időszakban teljesített kifizetések meghaladják a Támogatási Szerződésben rögzített előleg összegének 90%-át, az FP jogosult a Támogatási Szerződésben meghatározott elszámolási időszak vége előtt köztes kifizetés igénylésére.

5.2.2.2. Számlák közvetlenül a szállítónak történő kifizetése Azon FP Tagok, akik a Támogatási Szerződés mellékletét képező nyilatkozatban lemondtak az előlegről, a nagy összegű számláik kifizetésénél a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően kérhetik a számláknak a közvetlen szállító felé történő kiegyenlítését. Nagy összegű számla alatt a 10.000.000 Ft (non-profit szervezetek esetében 5.000.000 Ft) feletti bruttó végösszegű, fizetési módját tekintve átutalással kiegyenlítendő szállítói számlát értjük. A szállítói számlák közvetlen kifizetésének előfeltétele a közbeszerzési eljárás szabályos lefolytatása és a teljesítés igazolása. A közvetlen szállítói kifizetés igénybevételének szándéka esetén az FP Tagjának a szállítói (vállalkozói) szerződéseket minimum 60 napos fizetési határidővel kell megkötni. Az FP Tagnak ez esetben a PEJ pénzügyi részét képező Fizetési kérelemben nem a saját, hanem a szállító bankszámláját kell feltüntetni. Ez esetben a PEJ-nek kötelezően csatolandó melléklete a saját forrásrész kifizetését bizonyító dokumentum (amennyiben a finanszírozás nem 100%-ban történik.) Az FP-nek a közvetlenül kifizetendő szállítói számla beérkezési dátumához képest legkésőbb 5 munkanappal van lehetősége a számlához tartozó egyszerűsített PEJ-t (annak minden mellékletével, így pl. a számlával, a csatolt szerződéssel, a teljesítésigazolással és egyéb bizonylatokkal, dokumentumokkal együtt) a Kincstárhoz, mint KSZ-hez benyújtani.


16/81


5.2.2.3. Kisértékű számlák 30.000.000 Ft elérése esetén Amennyiben az FP Tag lemondott az előlegről és a számlái nem haladják meg a nagy összegű számlák határértékét, és/vagy nem nyújtott be a nagy összegű számla határértékét elérő szállítói kifizetésre vonatkozó kérelmet, de az elszámolási időszak vége előtt a kifizetett számláinak az összege meghaladja a 30.000.000 Ft-ot, akkor az elszámolási időszak vége előtt köztes PEJ-t adhat be.

5.2.2.4. Rendkívüli PEJ Amennyiben a Támogatási Szerződés vagy szerződésmódosítás egyéb esetet is rögzít a fentieken kívül (pl.: első PEJ benyújtását megelőzően egyszeri alkalommal), a Támogatási Szerződésben rögzített feltételekkel szintén nyújtható be köztes PEJ.

5.3.Végső kifizetés Végső kifizetés: A projekt megvalósítását követő utolsó támogatási részlet kifizetése, melynek mértéke a Támogatási Szerződésben rögzítésre kerül, és szintén a benyújtott számlák alapján történik. A kifizetés feltétele a zárójelentés benyújtása és az IH általi elfogadása. Az előleg és az időközi kifizetés együttes összege nem haladhatja meg a támogatási összeg 80%-át. A Támogatási Szerződés Kedvezményezettjeként megjelölt non-profit szervezet a 33/2004. (XII. 23.) FMM rendelet 29. § (7) bekezdésében leírt módon, indoklással alátámasztott kérelemben kezdeményezheti az IH vezetőjénél, hogy az EQUAL Program során teljesítendő előleg és időközi kifizetések összege a megítélt támogatási összeg 95%-a lehessen. A kérelem a Támogatási Szerződés 10. sz. melléklete, elfogadásáról az IH vezetője dönt. A finanszírozásnál és a végső kifizetésnél az elfogadott mellékletnek megfelelően kell eljárni. Ettől eltérni – a többször módosított 217/1998 (XII.30.) Kormányrendelet 91.§. (4) bekezdése értelmében - csak központi költségvetési szerv kedvezményezett esetében lehet, ahol az előleg és az időközi fizetések összege elérheti a megítélt támogatás 100%-át. Az eltérés mértékéről az operatív program vagy a közösségi kezdeményezés irányító hatóság vezetője dönt. A kérelem formanyomtatványa ez esetben is a Támogatási szerződés 10. sz. melléklete. A kérelem elfogadásának rendje megegyezik a non-profit szervezetek kérelmével kapcsolatban leírtakkal. A végső kifizetés, a Támogatási Szerződésben és a kérelemben rögzített utolsó 20%nak (illetve 5%-nak) megfelelő támogatás kifizetése csak a záró PEJ benyújtását és ellenőrzését és a záró helyszíni látogatás eredményes lefolytatását követően történhet meg.


17/81


5.4. A támogatás folyósítását kizáró okok Nem kezdeményezhető a támogatás folyósítása, ha: − a támogatás igénybevételéhez szükséges nyomtatványokat nem teljes körűen töltötték ki, nem csatolták a szükséges dokumentumokat; − a helyszíni ellenőrzés és/vagy a benyújtott dokumentumok vizsgálata szabálytalanságot tárt fel; − az FP Tagjának az igényelt támogatás (vagy támogatásrészlet) utalványozás napján 60 napon túli köztartozása van; − a projekt esetében támogatás-halmozódás állapítható meg; − az FP Tagja végelszámolási-, felszámolási-, vagy csődeljárás alatt áll; − az FP Tagjának valamely közösségi alapból vagy hazai központi költségvetési forrásból támogatott projektjére vonatkozóan szabálytalanság vagy csalás gyanúja miatt vizsgálat folyik, a vizsgálat lezárásáig; − a projekt kapcsán szabálytalansági eljárás van folyamatban, a szabálytalansági eljárás lezárásáig nem kezdeményezhető támogatás (támogatás-részlet) folyósítása.


18/81


6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ÉS TARTALÉK FELHASZNÁLÁS 6.1. Szerződésmódosítás A Támogatási Szerződés előírásainak megfelelően pénzügyi szempontból a következő estekben szerződésmódosítás szükséges a költségek elszámolhatóságához:

a) változik a költségek évek szerinti bontása, legalább a teljes támogatás értékének tíz százalékát meghaladó mértékben; (ld. 7. sz. Melléklet) Ebben az esetben célszerű a szerződésmódosítást a tárgyévi utolsó PEJ beadását követően kezdeményezni. b) a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10 %-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák szerinti bontása (az összköltség változása nélkül); Költségkategória alatt a két számjeggyel jelölt költségvetési sorok értendők a projekt teljes időtartamára összesítve. A 10%-ot meg nem haladó módosításokat, valamint a költségkategóriákon belüli módosításokat a PEJ erre hivatott részében kell jelenteni. A módosítások során olyan mértékű módosítás nem kezdeményezhető, amely sértené a beruházásokra, a menedzsment költségekre, a rezsi költségre, valamint a nemzetközi együttműködés költségeire vonatkozó előírásokat. A 10% -os korlát átcsoportosítás esetén - minden érintett költségvetési sorra vonatkozik. Ennek megfelelően amennyiben valamelyik költségkategóriánál - a 10 %-os eltérés lehetőségével élve - a jóváhagyottnál nagyobb összeget szeretnének elszámolni, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani még a módosított költségvetésre vonatkozó első PEJ benyújtása előtt. Amennyiben ezt elmulasztják, a számlák, melyek a szerződésben rögzített összeg felett vannak, elutasításra kerülnek és a következő PEJ-ben csak külön engedélyezési eljárás lefolytatatását követően, IH engedéllyel számolhatóak el. c) értékhatártól függetlenül változnak a jóváhagyott, a program keretében beszerzésre kerülő eszközök típusai, mennyiségei, minősége. Az eszközbeszerzés esetében a nagy értékű (I/3.2. Eszközbeszerzés, költségvetési soron tervezett) eszközök beszerzésének módosítását értjük. A szerződés költségvetésében nem tervezett eszköz elszámolása csak szerződésmódosítással lehetséges. Kis értékű eszközök esetében nincs szükség szerződésmódosításra, a költségvetésben nem tervezett eszköz elszámolhatósága annak függvénye, hogy kapcsolódik-e a projekthez szakmailag. A kapcsolódást a PEJ-ben megfelelő indoklással együtt be kell mutatni.


19/81


A szerződésmódosításra vonatkozó kérelmet a OFA ENPI-hez kell benyújtani. A kérelem elfogadásáról az IH dönt, figyelembe véve a projekt lebonyolításában közreműködő szervezetek – pénzügyi, szakmai és eljárásrendi – állásfoglalását. A szerződésmódosítás kapcsán javasolt előzetes konzultáció kezdeményezése az OFA ENPI-nél. A szerződésmódosításra vonatkozó részletes eljárásrend megismerhető és a szükséges nyomtatványok letölthetők a www.equalhungary.hu honlapról.

6.2. Tartalék felhasználás Tartalék felhasználására csak az IH engedélyével van lehetőség. A tartalék felhasználása szerződésmódosítás nélkül lehetséges abban az esetben, amennyiben a szerződésmódosítási feltételeket nem elégíti ki. Amennyiben a tartalék felhasználása érintené a szerződésmódosítás szükségességét előíró bekezdéseket (10%-os átcsoportosítások, eszközbeszerzés módosulása, stb.) a tartalék felhasználása csak szerződésmódosítással lehetséges. Az átcsoportosítás, illetve a tartalék felhasználása nem sértheti az egyébként érvényben lévő %-os határokat. (A %-os határokat jelen Útmutató 8. Fejezete tartalmazza. )


20/81


7. PROJEKT ELŐREHALADÁSI JELENTÉS (PEJ) Az EQUAL Program során társfinanszírozott projektek megvalósítása során az FPknek PEJ-t kell benyújtaniuk. A PEJ és mellékleteinek benyújtása az FP Vezetőjének a feladata. A PEJ formanyomtatványát és mellékleteit a Kitöltési útmutatójában rögzítetteknek megfelelő példányszámban és módon kell benyújtani. A PEJ benyújtásakor mind a szakmai és eljárásrendi teljesítés, mind a pénzügyi teljesítés ellenőrzéséhez szükséges a vonatkozó mellékletek benyújtása. A továbbiakban a PEJ pénzügyi mellékleteinek részletes bemutatása történik. 7.1. A PEJ pénzügyi mellékleteinek bemutatása a) A PEJ formanyomtatványa szerinti Fizetési kérelem minden adatát ki kell tölteni az adott időszakra vonatkozó adatokkal és a PEJ-jel azonos módon, a pályázathoz és/vagy a támogatási szerződéshez mellékelt aláírási címpéldánynak megfelelően alá kell írni. Akadályoztatás, vagy tartós távollét esetén a hivatalos képviselő felhatalmazhat más személyt is az aláírásra. Ebben az esetben a felhatalmazást és a hozzá tartozó aláírási címpéldányt a PEJ részeként be kell nyújtani. A Fizetési kérelem kitöltése esetében kérjük a Kitöltési útmutató használatát. A Fizetési kérelmet egy mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkező személynek is ellen kell jegyeznie. Az első PEJ-jel kérjük az FP Vezető Tagjának nyilatkozatát, miszerint a mérlegképes könyvelő rendelkezik a szükséges képesítéssel, illetve egy aláírás bejelentőt csatolni, melyen az FP Vezető Tagja tanúsítja, hogy a mérlegképes könyvelő a bejelentőn látható módon ír alá. b) A PEJ további kötelezően csatolandó melléklete a Számlaösszesítőt, amely tartalmazza a támogatás lehívásához tartozó számláknak, illetve az azzal egyenértékű bizonyító erejű számviteli bizonylatoknak a Támogatási Szerződés mellékletét képező részletes költségvetés szerinti költségcsoportosítását. A Számlaösszesítőt a Kitöltési útmutató alapján kell összeállítani. A Számlaösszesítő kitöltése kapcsán, az egyéb Költségösszesítők alkalmazása 5 tétel felett javasolt. Költségösszesítőket a következő tételek esetében kérünk kitölteni, melyek a PEJ részét képezik:

„Összesítő a bérek és járulékok elszámolásához”,

„Összesítő az utazási költségek/napidíj elszámolásához”,

„Összesítő a célcsoport képzési támogatásának elszámolásához”,

„Összesítő a postaköltségek elszámolásához”,

„Összesítő a nemzetközi utazási költségek/napidíj elszámolásához”.


21/81


A vonatkozó költségeket ezekben, az Összesítőkben kell rögzíteni, majd az összesítő „Összesen” sorát egy-egy tételként, az Összesítő fajtájaként kell rögzíteni a Számlaösszesítőn, külön sorban. A PEJ-ek feldolgozási ütemét az FP-k gyorsíthatják az által, hogy a Számlaösszesítő sorszámai alapján a számlákat / egyéb számviteli bizonylatokat ellátja a megfelelő sorszámmal, illetve az összetartozó dokumentumokat, melyeket a fentiekben kérünk együtt kezelni, szintén ellátja a Számlaösszesítő sorszámával. (pl.: Számlaösszesítőn az 1. sorszámú számlához tartozó dokumentumokat kérjük 1/a, 1/b, stb. jelölni). Amennyiben a számlaösszesítő sorszáma nem kerül felvezetésre valamennyi dokumentumon, az egyértelmű beazonosíthatóság érdekében a Közreműködő szervezetek jogosultak hiánypótlást elrendelni ezzel kapcsolatosan. c) A PEJ-hez csatolandó számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok első eredeti példányát (továbbiakban: számla) az alábbi előírások betartásával szükséges benyújtani. − A benyújtott számláknak, vagy egyéb számviteli bizonylatoknak a projekthez kell kapcsolódniuk, és ezt a kapcsolódást a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumoknak alá kell támasztaniuk, a mindenkori PEJ Kitöltési Útmutatója szerint (pl.: szerződések, jelenléti ívek, teljesítésigazolások, meghívók, programok, stb.). − A számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok első eredeti példányát (továbbiakban számla) az FP Tagjának záradékolnia kell a PEJ Kitöltési útmutatójának megfelelően. Az számla első eredeti példányának záradékolását követően szükséges, az előírt számú másolatot a dokumentumokról elkészíteni, a Kitöltési útmutatóban foglaltaknak megfelelően. − A másolatok hitelesítését a PEJ Kitöltési útmutatójának megfelelően kérjük elvégezni. − Csak a Támogatási Szerződésben rögzített projekttevékenység tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek a Támogatási Szerződésben részletezett költségvetés összetételhez igazodnak, és az alábbi követelményeknek is megfelelnek:

a számla, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylat feleljen meg az 1992. évi LXXIV. Az általános forgalmi adóról szóló törvénynek, valamint 2000. évi C. A számvitelről szóló törvénynek;

a számlán vevőként az FP Tagjának kell szerepelnie: •


részben önállószervezetek esetében, ahol a szervezet gazdálkodását egy másik fenntartó szervezet vezeti, szintén kérjük, hogy az FP Tagjának neve legyen a számlán, aki a támogatás kedvezményezettje;

22/81


•

elfogadható az a számla, amelyen szerepel a gazdálkodást végző fenntartó szervezet neve, illetve mellette annak az intézménynek, azaz az FP Tagjának a neve, amely a támogatás kedvezményezettje;

•

amennyiben a számlán csak a fenntartó, vagy gazdálkodást végző szervezet neve szerepel, kérjük mind a fenntartó szervezet, mind a kedvezményezett FP Tag nyilatkozatát, miszerint a számlán szereplő tétel az FP Tag költségvetését terheli.

a számlán a vevő címeként a Támogatási Szerződésben az FP Tagja által megadott címnek kell szerepelnie (előző pont alapján értelmezendő), illetve az alapító okiratban vagy Cégbírósági kivonatban található címek egyikének;

a számla kiállítójának meg kell egyeznie a PEJ mellékleteként csatolt vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel (abban az esetben, ha a benyújtott számla esetén a számla kiállítója nem azonos az adott Támogatási Szerződéshez kapcsolódóan eljuttatott kivitelezési, szállítási szerződésben szereplővel, a számlát nem lehet elfogadni);

a számlák befogadásának kezdő időpontjaként a Támogatási Szerződésben a projekt kezdési időpontjaként rögzített dátumot kell figyelembe venni, azaz ezen időpont után kiállított és kifizetett, illetve ezen időpont utáni fizikai teljesítést igazoló/tartalmazó számlák fogadhatók csak el a támogatás igénybevételének dokumentumaként;

a számlák – FP Tagja által történt – kiegyenlítésének a PEJ által felölelt időszakban kell megtörténnie ;

a számlák mellett a hozzájuk tartozó teljesítésigazolásoknak és a kifizetést igazoló bizonylatoknak szerepelniük kell (bármelyik hiánya esetén a számla nem elfogadható). Így a költségek elszámolásának egyik feltétele, hogy mind a számla kelte, mind a teljesítés dátuma, mind a kiegyenlítés dátuma az adott PEJ- ben feltüntetett tárgyidőszak végének dátumát megelőzze, vagy azzal megegyezzen;

Az elszámolásokat forintban kell benyújtani. A teljesítésről benyújtott dokumentumok pénzneme forint vagy a Magyar Nemzeti Bank által jegyzett deviza lehet. (A nem forint alapú bizonylatok benyújtásával kapcsolatos elszámolás rendjét az Útmutató 10. Fejezete tartalmazza.)

Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a Támogatási Szerződés XII. 3. b.) pontja alapján a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák (a kétszámjegyű költségvetési sorok) szerinti bontása, akkor a kifizetést, kötelezettségvállalást megelőzően szerződés módosítás kezdeményezése és az IH általi elfogadása szükséges a támogatás folyósításához. Ezen mérték alatti változás esetén a költség kategóriák között 10%-os eltérés lehetséges az összköltség változatlansága mellett.


23/81


Ennek megfelelően amennyiben valamelyik költségkategóriánál a 10%-os eltérés lehetőségével élve a jóváhagyottnál nagyobb összeget szeretnének elszámolni, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani még a módosított költségvetésre vonatkozó első PEJ benyújtása előtt, mivel a tétel a módosítási kérelem elfogadásáig nem minősül jóváhagyottnak és kifizethetőnek. A szerződésmódosítási kérelem elbírálásáig, az eredeti Támogatási Szerződésben foglaltak szerinti költségtáblát kell az elszámolások összeállításánál figyelembe venni. d) A PEJ-hez csatolni kell a számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatokat, melyek az alábbiak lehetnek: -

-

készpénzfizetésnél az “Egyszerűsített számla” első eredeti példánya maga a kifizetés bizonylata, ebben az esetben nincs külön bizonylat; egyéb készpénzben történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat vagy pénztárjelentés megfelelő sora; átutalási megbízással kiegyenlített számlákhoz a kapcsolódó összevont bankszámlakivonat azon részét kérjük csatolni, amely tartalmazza az intézmény számlaazonosító adatait (a kivonat sorszámát és dátumát), és minden esetben a bankszámlakivonatnak az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részét is csatolni kell; csoportos utalás esetén a GIRO bizonylatok benyújtása is szükséges; kompenzációval történő elszámolás esetén rendelkezésre kell állnia: a kompenzálásba bevont tételekről szóló megállapodás (szerződés); a kompenzációs ügyletbe bevont számlák; az elszámolást összesítő dokumentumok; az egyenleg rendezését igazoló, pénzintézet által kiadott dokumentum (kifizetés bizonylata).

e) A PEJ-hez csatolni kell a projekt megvalósítására vonatkozó szerződéseket, megrendelőket a PEJ Kitöltési Útmutatójának megfelelő módon és példányszámban. A fenti dokumentumokat úgy szükséges benyújtani, hogy megjelölésre kerül rajtuk, hogy a Támogatási Szerződés mellékletében szereplő költségvetés mely sorára vonatkoznak. A projekt megvalósítására megkötött szerződések esetében szerepeltetni kell, hogy a megrendelő engedélyezi-e alvállalkozó megbízását. Javasoljuk, hogy a szerződések, megrendelők a hozzá tartozó számla mögé kerüljenek. Amennyiben egy szerződéshez, megrendelőhöz, stb. több számla is tartozik elég az első számla mögé csatolni és a többi esetben csak hivatkozni arra, hogy a számlaösszesítő hányas sorszámú számlája mögött található a dokumentum. A csatolt idegen nyelvű dokumentumok esetében magyar nyelvű fordítás szükséges. (Elegendő az FP Tag vezetője által hitelesített fordítás, amelyben elismeri, hogy az eredeti számla szövegezése és a fordítás megegyezik.) Verziószám: III. 2007. január 31.

24/81


f) Teljesítésigazolás. A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), műszaki ellenőri igazolás építés esetén, (de 250 millió forintot meghaladó értékű, építési jellegű nagyberuházási szerződések esetében FIDIC szabályoknak megfelelő ellenőri igazolás) – a PEJ Kitöltési Útmutatójában foglaltak szerint – szintén a PEJ mellékletét kell, hogy képezze, amennyiben ez a benyújtott számlákon nem szerepel. Az igazoló dokumentumok különösen a szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv, műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat, szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítményigazolás, vagy jelentés, üzembe helyezési okmányok, jelenléti ívek, stb. Kérjük, hogy a teljesítések igazolásához a szolgáltatások esetében különösen legyenek tekintettel, hogy a teljesítésigazolással ellátott számla mellett azok a szakmai dokumentumok is megtalálhatóak legyenek, amelyek igazolják, hogy a szolgáltatás valóban a projekthez köthető. Ilyen dokumentum lehet pl.: jelenléti ív, jegyzőkönyv, emlékeztető, feladat eredményeként elkészült produktum. g) A 250 millió forint értékhatár feletti nem építési jellegű szerződések esetében – a számviteli törvény előírásai szerint nyilvántartásba vett – könyvvizsgáló általi igazoló nyilatkozat, illetve 50 millió forint feletti odaítélt támogatás esetén a zárójelentéssel együtt beküldött utolsó Fizetési Kérelemhez a projekt vizsgálata alapján kiállított könyvvizsgálói igazolás, a PEJ Kitöltési Útmutatójában foglaltak szerinti példányszámban és minőségben. 7.2. A PEJ benyújtása, ellenőrzése és jóváhagyása

Kincstár

Formai ellenőrzés

OFA ENPI

OFA ENPI

Szakmai és eljárásrendi ellenőrzés

Hiánypótlásra vissza az FP-hez

Dokumentumok továbbítása OFA ENPI részére

Forráslehívás elkészítése

IH

Átutalás kezdeményezése

Értesítés az elutasított számlákról az FP-hez Közös adatkorrekció kérés az FPhez Pénzügyi ellenőrzés OFA ENPI Kincstár

FP benyújtotta a Projekt Előrehaladási Jelentést Kincstár részére


Kincstár továbbította a dokumentumokat OFA ENPI részére

Ellenőrzés; Hitelesítési Jelentések kiállítása

OFA ENPI elkészítette a Forráslehívást, dokumentumokat IH részére továbbította

Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése az FP Tagok részére

25/81


A PEJ alapján a támogatás folyósítása a hiánytalanul dokumentált jelentés átvételét követő 60 napon belül történik az FP Tagja által a Támogatási Szerződésben meghatározott elkülönített bankszámlaszámra. 15 nappal a jelentés esedékessége előtt az FP Vezetője Értesítő levelet kap, melyben felhívják a figyelmét a jelentés leadásának határidejére. Amennyiben az FP az említett határidőt nem tartja be, a Kincstár írásban hívja fel az FP figyelmét a jelentés beadásának esedékességére. 7.2.1. Formai hiánypótlás menete A PEJ-ek feldolgozásának gyorsítása érdekében a formai megfelelősség vizsgálata és a pénzügyi-, szakmai ellenőrzés összevonásra került. Így amennyiben a benyújtott PEJ-jel kapcsolatosan formai hiánypótlásra is szükség van, azt a Közreműködő Szervezetek a pénzügyi és szakmai korrekciós igényekről szóló korrekciós levélben jelzik az FP számára. Az FP-nek a feltárt formai hiányosságok pótlására/javítására a korrekció teljesítésével együtt van lehetősége. 7.2.2. Pénzügyi-, szakmai korrekció menete A PEJ pénzügyi ellenőrzését a Kincstár, szakmai és eljárásrendi ellenőrzését az OFA ENPI végzi. Amennyiben a pénzügyi, szakmai és eljárásrendi (közbeszerzés) dokumentumok ellenőrzése során a Kincstár, illetve az OFA ENPI korrekció igényét állapítja meg, a Közreműködő Szervezetek korrekciós levél formájában összeállítják, és kiküldik a korrekcióról történő felszólítást az FP Vezető Tagja részére. A korrekció benyújtására az FP-nek a korrekciós levél kézhezvételétől számított 15 nap áll rendelkezésre. Az adott PEJ-ben szereplő korrekcióval nem érintett tételek esetén a kifizetési folyamat a támogatási szerződésben és a működési kézikönyvben rögzítettek szerint elindul, ha az ezen tételekre igényelt támogatás összértéke adott PEJ-ben igényelt összes támogatáshoz viszonyítva projekt szinten meghaladja az 5 millió forintot, vagy 15 millió forintnál kisebb támogatási igényt magunkban foglaló PEJ-ek esetén a PEJ-ben igényelt össztámogatás 30%-át. Amennyiben a korrekcióval nem érintett tételekre igényelt támogatás összértéke a fenti értékhatárokat nem éri el, úgy az ezen tételekre igényelt támogatás kifizetése a korrekcióval érintett tételekkel kapcsolatban – a korrekciót követően - jóváhagyott támogatás kifizetésével együtt történik. (ld. részletesen 4/2006. sz. IH körlevél) A korrekciós igénnyel érintett tételek esetén a finanszírozás folyamata, azaz a támogatás folyósítására rendelkezésre álló 60 nap, felfüggesztésre kerül.


26/81


7.2.3. Hiánypótlás, korrekció elfogadása A PEJ pénzügyi részének elfogadását a Kincstár a „Kincstári Hitelesítési Jelentés”, a PEJ szakmai részének elfogadását az OFA ENPI a „Szakmai Hitelesítési Jelentés” kiállításával igazolja. A Szakmai Hitelesítési Jelentés megléte és a Kincstári Hitelesítési Jelentés ellenőrzése után az OFA ENPI kiállítja a Forráslehívást, és továbbítja a dokumentumokat az IH részére. Az ellenőrzést és jóváhagyást követően az IH kezdeményezi a támogatás FP Tagjai részére történő kifizetését. Az FP Vezetője a Forráslehívás IH általi jóváhagyását követően értesítő levelet kap, amely tartalmazza az adott PEJ-ben elutasításra/ felfüggesztésre kerülő tételeket és azok indoklását.

7.2.4. Elutasított és felfüggesztett tételek Amennyiben a hiánypótlás/korrekció alapján a benyújtott dokumentumok továbbra sem mindenben megfelelőek, akkor a megfelelő elszámolható számlák alapján a jogosult támogatás kifizetésre kerül, míg a nem megfelelő (pl. továbbra is hiányosan dokumentált) tételek elutasításra, illetve felfüggesztésre kerülnek. − Elutasított tételek azok, amelyek esetében megállapításra került, hogy a számla, egyéb számviteli bizonylat, formai, pénzügyi, szakmai illetve eljárásrendi (közbeszerzési eljárások szabályszerűségének ellenőrzése, ld. EQUAL Működési Kézikönyv 5. Fejezet) szempontból nem fogadható el, korrekciója nem lehetséges. − A felfüggesztett tételek esetében a számla, egyéb számviteli bizonylat további korrekciót igényel, mely korrekció (szükség esetén kiegészített/javított alátámasztó dokumentumok pótlása) elvégzését követően az FP a felfüggesztés tényét tartalmazó kiértesítő levél kézhezvételét követő PEJ feldolgozása során – a PEJ formanyomtatványában erre szolgáló helyen jelezve - automatikusan kérheti a bizonylat újbóli elbírálását. Ehhez az IH engedélyét nem kell kérni.


27/81


8. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK AZ EQUAL PROGRAM KERETÉBEN

A projekt terhére elszámolni kívánt költséget megfelelően kell dokumentálni a felmerülésétől kezdődően a projektzárásig. Jelen fejezet az egyes elszámolható költségek dokumentálásához kapcsolódó elvárásokat rögzíti. Ezáltal az FP Tagjai rendelkeznek a jelentési kötelezettségük teljesítéséhez szükséges alapinformációkkal, továbbá megkönnyíti az ellenőrzési tevékenységet végző szervezetek – OFA ENPI, Kincstár, IH, Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), Európai Bizottság – munkáját. A projekt végrehajtásával kapcsolatosan elkészült dokumentumokat 2013. december 31-ig meg kell őrizni, és az azt ellenőrizni hivatott szervezetek rendelkezésére kell bocsátani. Az EQUAL Program során mindazok a költségek elszámolhatóak, amelyek az elfogadott projekt megvalósításával – tevékenységek elvégzésével – kapcsolatosan merültek fel, beletartoznak az elszámolható költségek kategóriájába, szerepeltek a Támogatási Szerződés mellékletét képező költségvetésben. Az EQUAL Program során az alábbi tevékenységek (fő támogatási területek) támogathatóak:

-

Aktív munkaerő-piaci politikák kidolgozása és támogatása, Egyenlő esély megteremtése a munkaerő-piacra történő belépéshez, A szakképzés, az oktatás és a tanácsadás támogatása és fejlesztése, A munkaerő szakképzettségének és alkalmazkodóképességének javítása, A nők munkaerő-piacra történő belépését és munkaerő-piaci részvételét segítő konkrét intézkedések végrehajtása.

Egy költség elszámolhatóságának általános feltételei a következők: -

-

Az FP Tagjánál ténylegesen felmerült és indokolt költség, Támogatási Szerződésben rögzített projekt kezdési időpontja után és a rögzített megvalósítási időszakban merült fel, Közvetlenül kapcsolódik a támogatott projekt tevékenységeihez (a Támogatási Szerződés mellékleteként szereplő munkaprogram és költségvetés tartalmazza), Az eszköz, illetve szolgáltatás beszerzés piaci ára független módon megállapítható, a projekttevékenységek megvalósításából származó bevétel értékével az elszámolható költségeket csökkenteni kell, a Támogatási Szerződés V/2 értelmében.


28/81


A projekt költségeinek elszámolásánál figyelemmel kell költségtípusokra előírt értékhatárokra, amelyek a következők:

lenni

az

egyes

a.) végrehajtási szakasz: -

-

-

A nemzetközi együttműködés keretében megvalósuló tevékenységekre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem lehet kevesebb, mint 15 százalék; A beruházásra fordított költségek aránya az összköltség arányában nem haladhatja meg a 30 százalékot (IH döntése alapján a vállalkozások esetében legfeljebb 40 százalék); A projekt – menedzsmentre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem lehet több mint 12 százalék; A működési költségre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem haladhatja meg a 7 százalékot.

b.) hálózati szintű tapasztalatátadási szakasz: -

A működési költségre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem haladhatja meg a 7 százalékot.

Elszámolható költségek az előkészítő, a projektvégrehajtás és hálózati szintű tapasztalatátadás szakaszában: Az előkészítő szakaszban az alábbi költségek számolhatók el: -

Projekt-menedzsment költségek, Szakmai előkészítő munka költségei, Az FP Tagjainak kapcsolattartásával összefüggően felmerült költségek, A projektvégrehajtás technikai előkészítésének költségei (pl. a végrehajtáshoz szükséges informatikai rendszer megtervezése), Jogi tanácsadás költségei, Pénzügyi szakértői szolgáltatás igénybevétele a projekt részletes költségvetésének kidolgozásához, Projekt előkészítésével kapcsolatos belföldi utazás költségei, Nemzetközi együttműködési megállapodás megkötésével, vonatkozó szakmai tevékenységek előkészítésével kapcsolatos költségek, Közbeszerzési eljárás előkészítésével, a szükséges szakértői tanácsadással kapcsolatos költségek.

A projektvégrehajtás szakaszban az alábbi költségek számolhatók el: -

Szakmai tevékenységek költségei, Nemzetközi együttműködés keretében megvalósuló tevékenységek költségei, Beruházási kiadások, Projekt-menedzsment költségek, Működési költségek.

A hálózati szintű tapasztalatátadási szakaszban az alábbi költségek számolhatók el: -

Szakmai tevékenységek és ezekhez kapcsolódó szolgáltatások költségei, Nemzetközi együttműködés keretében megvalósuló tevékenységek költségei,


29/81


A gazdasági és társadalmi kohézió megerősítése, valamint a fenntartható munkahelyek létrehozása érdekében az EQUAL Program keretében támogatás nyújtható beruházási tevékenységekre is. A beruházás kizárólag kiegészítő jellegű tevékenységként finanszírozható a projekt-végrehajtási szakaszban, abban az esetben, ha a projekt céljai szempontjából tényleges hozzáadott értéket jelent. A projektekben azonban elsősorban az ESZA által támogatott tevékenységeknek kell hangsúlyt kapniuk. A következőkben bemutatjuk az elszámolható költségeket. E mellett az egyes költségkategóriáknál felsoroljuk a PEJ-ben meghatározottakon kívüli, az adott költség elszámolhatóságát alátámasztó és benyújtandó dokumentumokat. A vállalkozások és a kijelölt célszervezetek részére nyújtható támogatásokkal kapcsolatosan a Pályázati Útmutató B/2-es (Az EQUAL Program keretében elszámolható költségek) melléklete az iránymutató.


30/81


9. A TELJESÍTÉS IGAZOLÁSÁRA BENYÚJTANDÓ DOKUMENTUMOK (SZÁMLÁK, ILLETVE AZONOS ÉRTÉKŰ BIZONYÍTÓ EREJŰ SZÁMVITELI BIZONYLATOK) MEGHATÁROZÁSA 9.1. Bérek, bérjellegű költségek és járulékaik Amennyiben a Támogatási Szerződés tartalmazza, a projekt megvalósításához kapcsolódó személyi jellegű költségek elszámolhatók (a megvalósításban résztvevők és a célcsoport foglalkoztatásához kapcsolódóan). Az elszámolható bér nem haladhatja meg az adott piacra jellemző bérszintet. A bérek a hazai jogszabályok szerint fizetendő adókkal és járulékokkal együtt számolhatóak el, amennyiben az elszámolni kívánt jövedelem személyi jövedelemadó- és járulékköteles. A következő bérköltségek merülhetnek fel: -

Projektben résztvevő munkatársak bérköltsége, Hátrányos helyzetű emberek foglalkoztatásának bérköltsége, A projekt részét képező szakmai tevékenységek megvalósításában résztvevő szakemberekhez kapcsolódó bérköltség, Képzőkkel kapcsolatos bérköltség.

Jelen pontban meghatározásra kerülő dokumentumok a költségvetés Bérek, bérjellegű költségek, járulékok során számolhatóak el. Az I/1. (hazai tevékenység esetén) és II/1. (nemzetközi tevékenység esetén) költségvetési fősoron azon megbízási, illetve vállalkozói díjak, melyeket számla ellenében egyenlítenek ki, nem számolhatóak el. Ezen típusú költségek a I/2.4 (hazai tevékenység esetén) és II/2.2 (nemzetközi tevékenység esetén) Szolgáltatások, I/1.4 Oktatás, képzés költségei költségvetési soron számolhatóak el. A projekt során elszámolni kívánt munkabért és járulékait 5 tétel fölött a Számlaösszesítőhöz mellékelt „Összesítő a bérek és járulékok elszámolásához” táblázat kitöltésével kell benyújtani, az összesítőt egy tételként kell a számlaösszesítőn rögzíteni. A költségek felmerülését az FP az érvényes számviteli szabályzatában meghatározott számviteli bizonylatokkal, dokumentummal kell igazolnia, amelyek lehetővé teszik a tevékenység megvalósításában részt vevő szolgáltató szervezet tényleges költségeinek azonosítását, melyek különösen az alábbiak:


31/81


A bérköltség elszámolhatóságát alátámasztó dokumentumok

-

Munkaszerződés/kinevezési okirat/ megbízási szerződés (a költség első felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal, módosítás esetén a módosított dokumentumot, a módosítást követő első elszámoláskor),

-

Munkaköri leírás (a költség első felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal, módosítás esetén a módosított dokumentumot, a módosítást követő első elszámoláskor),

-

Amennyiben az FP Tagnál bérszámfejtő rendszer működik: összesítő táblák; amennyiben az FP Tagnál kézi számfejtés történik: bérjegyzék/fizetési jegyzék,

-

Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére a munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető aláírásával ellátott havi vagy heti munkaidő nyilvántartások csatolása szükséges. Az EQUAL projektre fordított munkaidő teljes munkaidőhöz viszonyított arányának meghatározásáról és igazolásáról kérjük, hogy a munkáltatói jogokat gyakorló személy aláírásával ellátott nyilatkozatot csatolni szíveskedjenek.),

-

A szervezet havi/negyedéves/éves adóbevallása (havi bevallás esetén az adott bevallási év 01-es nyomtatványa), amennyiben korábban zárul a projekt, akkor a bevallani kívánt járulék összegre vonatkozóan nyilatkozat csatolása szükséges járuléktípusonként,

-

Kifizetés bizonylata (7.1.d. alapján): a nettó bérek átutalásáról szóló bankkivonatok munkavállalónként vagy a csoportos utalás bizonylata, nettó bér kifizetése igazolható még az adott munkavállaló bankszámlakivonatával, amennyiben ehhez rendelkezésre áll a munkavállaló hozzájáruló nyilatkozata arról, hogy a bankszámlakivonata felhasználásához és PEJ-hez csatolásához hozzájárul (ld. 8. sz. Melléklet). A járulékok befizetését igazoló bankkivonatok járuléktípusonként, illetve magán- vagy önkéntes nyugdíjpénztári tagság esetén a befizetést igazoló bankkivonatok, nettó finanszírozás esetén pedig nincsen kifizetési bizonylat.

-

Összevont utalás esetén nyilatkozat, amelyben az FP Tagja nyilatkozik, hogy az összevont tétel milyen az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz,

-

Nettó finanszírozású intézmények esetén a járulékok bevallását a 217/1998. Korm rendelet 119. és 163. paragrafusa, illetve a 10. és 16. melléklete tartalmazza. A rendelet mellékletét képező információs táblák a bevallás és kifizetés bizonylata; részösszeg elszámolása esetén, nyilatkozat benyújtása is szükséges, hogy az összevont tétel milyen - az adott projektre elszámolni kívánt - költséget tartalmaz.


32/81


Munkaszerződés/kinevezési okirat/ megbízási szerződés: (a költség első felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal) egyértelműen tartalmaznia kell, hogy az adott EQUAL projektre került megkötésre. Amennyiben a bérköltség nem teljes egészében kerül elszámolásra a projektre vonatkozóan, akkor a szerződésnek egyértelműen tartalmaznia kell, hogy a projekttel kapcsolatos tevékenység, a munkaidőben vagy azon felül valósul meg. Munkaköri leírás: a munkaköri leírásnak tartalmaznia kell a projekttel kapcsolatos tevékenységek részletezését. Javasoljuk, hogy a FP- Tagok egymás között egyeztessék és tisztázzák a munkavégzés során előforduló feladatok tekintetében alkalmazott fogalmaik jelentését és határozzanak meg a munkaidő elszámolásban alkalmazott egységes kategóriákat (pl. nemzetközi kapcsolattartás, egyeztetés, stb.). Saját munkavállaló projekten történő alkalmazása esetén: Az FP szervezeteiben foglalkoztatottak csak úgy részesülhetnek a projekt terhére díjazásban, ha a szervezet feladatátcsoportosítást hajt végre, az adott személy munkaköri leírásában ezt megjeleníti, vagy határozott időre kinevezi a projekthez kapcsolódó feladatok ellátására, és egyúttal felmenti korábbi kötelezettségei alól. Ebben az esetben a PEJ-hez csatolni kell a módosított munkaköri leírást, illetve egyéb, ezt bizonyító dokumentumot. A dokumentumból egyértelműen ki kell derüljön, hogy a projekt végrehajtására vonatkozóan mely feladatok ellátását végzi az adott munkavállaló. Amennyiben munkaidőn túli munkavégzést kíván az FP Tagja elszámolni, ez esetben alkalmazni kell a Munka Törvénykönyve (vagy az adott szervezetre vonatkozó munkaügyi szabályok) előírásait, amennyiben az a Munka Törvénykönyve munkaidőn túli munkavégzésről szóló, és egyéb jogszabályok, valamint az adott szervezetre vonatkozó munkaügyi szabályok pihenőidőre vonatkozó előírásainak megfelel. Munkaidő nyilvántartás, időarányos elszámolás Ha az elszámolni kívánt bért nem kizárólag az adott projekthez kötődő tevékenységgel kapcsolatban fizették ki, akkor a kifizetett bért és járulékait az igazoltan a projektre fordított munka arányában meg kell osztani. A munkaidő megosztásának alátámasztását szolgálja a munkaidő nyilvántartás, amelyre megoldást jelenthet egy olyan heti/havi rendszerességgel vezetett munkaidő nyilvántartás bevezetése, amely lehetőséget ad az egyes munkavállalók projekteken eltöltött munkaidejének a rögzítésére (munkaidő nyilvántartásokra példa a jelen útmutató 5. a.) és b.) sz. mellékletében található). Ezt a nyilvántartást a munkáltatói jogkör gyakorlója aláírásával hitelesíti, és a PEJ mellékleteként benyújtásra kerül. Azokra az esetekre, amikor az EQUAL projekt végrehajtásáért felelős szervezet alkalmazotta(i) az EQUAL projektek végrehajtása mellett részt vesz(nek) nem EQUAL érdekeltségű projekt(ek)ben is, az FP-knek ki kell dolgozniuk egy módszertant a párhuzamosan folyó tevékenységeken felmerült bérköltségek elkülönített nyilvántartására és a felmerült költségek elszámolható részének projektre történő felosztására, a számítás menetének bemutatásával (a költségfelosztásról bővebben az 1. számú mellékletben). Verziószám: III. 2007. január 31.

33/81


Étkezési hozzájárulás Az FP munkavállalói felé elszámolt étkezési hozzájárulás esetében az elszámolás dokumentumai a következők: -

Számla,

-

Átadás - átvételi igazolás (munkavállaló részére),

-

Kifizetés bizonylata (7.1.d. alapján),

-

Összevont utalás esetén nyilatkozat, amelyben az FP Tagja nyilatkozik, hogy az összevont tétel milyen - a projektre elszámolni kívánt - költséget tartalmaz.

Az étkezési hozzájárulás elszámolása esetén a költségeket abban a PEJ-ben kell szerepeltetni, melyben a kifizetés vagy a teljesítés megvalósul (lásd mintapélda: 2. számú melléklet). A munkavállalók részére nyújtott egyéb hozzájárulások Egyéb, az FP Tagok munkavállalói részére nyújtott hozzájárulások elszámolhatóságának feltétele, hogy azok az FP Tagok belső szabályzatában, SZMSZben stb. rögzítésre kerültek (pl. caffeteria rendszer), továbbá a munkavállaló a munkáltató felé pénzügyi bizonylatokkal, számlákkal dokumentálja annak igénybevételét. 9.2. Utazási költségek, napi díj, szállásköltség A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a Támogatási Szerződés alapján támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, továbbképzése miatt felmerülő utazási és szállás költségei elszámolhatóak a projekt terhére. A célcsoport tagjai számára szervezett képzésen résztvevők útiköltsége szintén elszámolható a projekt terhére. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint, az utánuk fizetendő járulékokkal együtt számolhatóak el. Napidíjat csak a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítéséről szóló többször módosított 23/1989. (III.12.) MT rendelet, illetve a tartós külszolgálatról szóló többször módosított 104/2003. (VII.18.) Korm. rendelet, valamint a mindenkori vonatkozó hazai jogszabályok rendelkezései alapján és a szervezet belső szabályozásának megfelelően lehet elszámolni. A napi utazási idő és a bekerülési költségek alapján kell dönteni a naponta való utaztatás és az egyszeri (több hetes távollét esetén, hetente egyszeri) utaztatás és a helyszínen való elszállásolás között. Amennyiben a napi utazási idő meghaladja a három órát, akkor az utóbbit kell választani, egyéb esetekben a költségek felmérését követően az alacsonyabb költséggel járó megoldást kell választani.


34/81


A hátrányos helyzetű személy munkába járással összefüggő, a lakhelye és a munkavégzés helye közötti utazás indokolt költsége teljes egészében elszámolható. Az utazási költségek használatára vonatkozó dokumentumok esetében 5 tétel fölött kötelezően a PEJ részét képező „Összesítő az utazási költségek/napidíj elszámolásához” táblázatban rögzíteni az adatokat, majd az összesítőt egy tételként rögzíteni a számlaösszesítőn.

9.2.1. Belföldi kiküldetés Belföldi kiküldetés azon munkavállalók esetében számolható el, akiknek a munkabére a projekt keretében elszámolásra kerül. 9.2.1.1. Hivatali gépjármű használat A hivatali gépjármű használata esetén az elszámolás dokumentumai a következők:

-

Útnyilvántartás – erről való elszámolás,

-

A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje (az első ilyen költség felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal),

-

Menetlevél (szigorú sorszámadású nyomtatvány),

-

Kiküldetési rendelvény (amennyiben rendelkezésre áll),

-

Forgalmi engedély, biztosítási kötvény,

-

Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között a hivatali gépjármű használatára vonatkozóan (amennyiben rendelkezésre áll),

-

Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás.

Felhívjuk figyelmét, hogy hivatali gépjármű magánhasználatba való kiadása esetén annak közterhei nem támogathatók.


35/81


9.2.1.2. Saját tulajdonú (a munkavállaló tulajdonában álló) – ideértve a továbbiakban a házastárs/élettárs tulajdonát is képező – gépjármű használata:

-

A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje (az első ilyen költség felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal), vagy

-

Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között (amennyiben rendelkezésre áll),

-


-

Üzemanyagszámla (amennyiben a szervezet belső eljárási rendje ezt megköveteli),

-

Útnyilvántartás – erről való elszámolás,

-

Kiküldetési rendelvény (amennyiben rendelkezésre áll),

-

Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás,

-

Kifizetés bizonylata (7.1.d. alapján).

Üzemanyag-felhasználás címén vagy az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üzemanyagvásárlás vehető figyelembe. Azonban a számla alapján figyelembe vett üzemanyagmennyiség nem lehet több mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség, azzal, hogy a magánszemély nem – és így az FP Tagja sem - térhet el az adóév egy negyedévén belül a negyedév első napján választott üzemanyag-felhasználással összefüggő költség elszámolási módszertől. A költségelszámolás bármelyik módjának alkalmazásánál szükséges járművenként külön útnyilvántartás vezetése, továbbá abban járművenként az év első és utolsó napján a kilométeróra állásának a feljegyzése. Költség kizárólag az e pont szerint igazolt üzemi célú futásteljesítmény után számolható el. Számlákkal igazolt üzemanyag vásárlás esetén a számla, teljesítésigazolás és a kifizetés bizonylata is feltétele az elszámolhatóságnak. Az útmutató 4. sz. melléklete „A belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” dokumentum mintát nyújt arra vonatkozóan, mely adatokat és számításokat kell az FP Tagjának az elszámoláshoz biztosítania. (A formanyomtatvány alkalmazása nem kötelező.)


36/81


9.2.1.3. Tömegközlekedés használata Bérlettel, menetjeggyel történő elszámolás esetén: -

Számla,

-


-

Kiküldetési rendelvény (amennyiben ilyen rendelkezésre áll).

Amennyiben „Összesítő az utazási költségek/napidíj elszámolásához” táblázatot alkalmazza, a bérlet, menetjegy benyújtása az elszámoláshoz nem kötelező, viszont a bérletet, menetjegyet a helyszíni ellenőrzés során a Közreműködő Szervezetek ellenőrizni fogják, így kérjük az FP Tagjánál ezen dokumentumokat a projektdossziéban megőrizni. Amennyiben a képzésben résztvevő – havonta – 4 hét átlagában (a kerekítés szabályai alapján) heti két napot vagy annál többet vesz részt a képzésen (azaz adott hónapban 5 napot meghaladóan), akkor értelemszerűen a félhavi, vagy havi bérlet teljes összege elszámolható költség, ha az FP Tagja azt 100%-ban a képzésben résztvevő felé megtérítette, illetve a kifizetés tényét megfelelő dokumentációval alátámasztotta. Ha a képzési napok száma a heti átlag két naptól kevesebb (azaz adott hónapban 5 nap, vagy attól kevesebb), akkor napi jegy alapján kell az utazási költséget a képzésben résztvevő felé megtéríteni, elszámolni.

9.2.2. Belföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása A költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok a következők: -

A kiküldetés szükségességét és a projekthez kapcsolódását igazoló dokumentumok, melyek lehetnek meghívó, képzésre jelentkezés, felvételt igazoló dokumentum, kiküldetési rendelvény,

-

Szállás, étkezés igénybevételére vonatkozó számla,

-

Napidíj esetén a teljesítés igazolásával ellátott kiküldetési rendelvény,

-

Kifizetés bizonylata (7.1.d.alapján),

-

a résztvevő által készített és aláírt úti jelentés.

A szállás költségek elszámolása esetén legfeljebb három csillagos szállodai elhelyezés költsége számolható el. Amennyiben ellátási költségeket is érvényesíteni kíván az FP Tag, a költségeket számlával kell igazolni, és az elismerhető költségek összege nem haladhatja meg a 2000 Ft/fő/nap keretösszeget. Az úti jelentéshez kérjük, használja a 6. számú mellékletben található formanyomtatványt.


37/81


Amennyiben a kiküldetéshez olyan számla tartozik, amely több személy által igénybe vett szolgáltatásról szól, egyértelműen meg kell határozni azon személyeket, kik a szolgáltatást igénybe vették, és azt a lehetőség szerint a munkáltatói jogkör gyakorlójának vagy az adott FP Tag vezetőjének aláírásával kell igazolni. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj költségek elszámolásának rendjéről a jelen Pénzügyi Útmutató 10. Fejezete ad iránymutatást.

9.2.3. Munkába járás útiköltségének elszámolása Munkába járás költsége a projekten dolgozó munkatársak esetében szintén támogatható, amennyiben a szervezet a többször módosított 78/1993 (V.12.) Kormányrendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló jogszabálynak megfelelően támogatja a munkába-járást. A többször módosított 78/1993 (V.12.) Kormányrendelet alapján munkába járásnak minősül: a) A közigazgatási határon kívülről történő napi munkába járás és hétvégi hazautazás b) A napi munkába járás a munkavállaló állandó vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye közötti napi, illetőleg a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres oda- és visszautazása, valamint c) A hétvégi hazautazás, ha a munkavállaló ideiglenesen munkavégzési célból munkahelyével azonos helységbe, illetőleg annak közelébe (napi munkába járással elérhető távolságra) költözik, onnan hetente egyszeri állandó lakóhelyére történő oda- és visszautazása. A munkáltató elszámolhatja azt a költséget, amelyet a többször módosított 78/1993. (V.12.) Kormányrendelet előírásainak megfelelően térít meg a munkavállalónak a munkába járást szolgáló bérlettel vagy teljes árú menetjeggyel való elszámolás ellenében. A hétvégi hazautazás térítést az adott útvonalra szóló bérlettel vagy teljes árú menetjeggyel történő elszámolás ellenében, legfeljebb annak az országos közforgalmi vasút 2. kocsi-osztályon fizetett díja 86%-áig, vagy az elővárosi vasúton, helyközi díjszabással közlekedő autóbuszon fizetett díja 80%-áig kötelezően kell fizetni. A munkavállaló részére a munkába járáshoz a magánszemélyek jövedelemadójáról szóló törvényben foglalt, a saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítése címén elszámolható összeggel azonos költségtérítés jár, ha a) A munkavállaló állandó vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye között nem közlekedik tömegközlekedési eszköz b) A munkavállaló munkarendje miatt tömegközlekedési eszközt nem vagy csak hosszú várakozással tudna igénybe venni, valamint c) A munkavállaló mozgáskorlátozottsága miatt nem képes tömegközlekedési eszközzel közlekedni.


38/81


9.2.3.1. Munkába járás tömegközlekedéssel -

Számla,

-


-

a bérlet/menetjegy átvételéről szóló bizonylat, amennyiben azt nem a munkavállaló, hanem az FP Tagja vásárolta meg,

-

Éves bérlet esetén: adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás,

-

Amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik, akkor nyilatkozat a projekt terhére elszámolni kívánt összegre vonatkozóan és időkimutatás a végzett feladatokról.

9.2.3.2. Saját gépjármű használata munkába járáshoz: -

A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje (az első ilyen költség felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal),

-

Útnyilvántartás – km elszámolás, a mindenkor hatályos SZJA törvény (1995. évi CXVII. Törvény) szerint legfeljebb a munkahelye és lakóhelye közötti oda-vissza távolság figyelembevételével,

-

Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között (amennyiben rendelkezésre áll),

-


-

Jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott és mikor nem,

-

Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás,

-



39/81


9.3. Beszerzések (beruházás, eszközbeszerzés, anyagok beszerzése) Az EQUAL Program keretében beruházás abban az esetben támogatható, ha az az FP Tagja által megvalósított tevékenységekhez szorosan kapcsolódik, és azok megvalósításának feltételét jelenti. A beruházás elszámolható költségei az alábbi fő kategóriába sorolhatók: - eszközbeszerzés, az eszközök akadálymentesítése, - ingatlan felújítása, átalakítása, akadálymentesítése. A támogatott projekt megvalósítása során beszerzésre kerülő eszközök, szolgáltatások beszállítóit, illetve az épület átalakítások, felújítások kivitelezőit a vonatkozó közbeszerzési szabályok betartásával kell kiválasztani. A beszállító, illetve a kivitelező nem lehet az FP Tagja. Kizárólag azon nagy értékű eszközök beszerzésére kerülhet sor, amelyeket a Támogatási Szerződés (vagy annak hatályos módosítása) 2. számú mellékletét képező részletes költségvetés tartalmaz.(lásd 6.1.c pont). Amennyiben értékhatártól függetlenül változnak a jóváhagyott, a program keretében beszerzésre kerülő nagy értékű eszközök – azaz a Támogatási Szerződésben rögzítettől eltérő típusú, vagy darabszámú eszközt kíván az FP Tagja beszerezni – az eszköz beszerzése előtt, szerződésmódosítás szükséges. Építési és felújítási beruházást tartalmazó projekteknek esetén a költségek elismerhetőségének feltétele, hogy az építési és egyéb vonatkozó szakhatósági engedélyek rendelkezésre álljanak. A helyszíni ellenőrzések során ezen dokumentumok projektdossziéban való fellelhetőségére, kérjük kiemelt figyelmet fordítsanak! Költségek elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: -

-

-

-

Beszerzésekre kötött szerződések, megrendelések, - amennyiben egy áru kiskereskedelmi forgalomban kapható és így kerül beszerzésre, akkor a dokumentumok benyújtása nem releváns, Árajánlatok - a beszerzéseknél hatályos Közbeszerzési Törvény rendelkezéseit figyelembe véve kell a tevékenységet végrehajtani. (A Kbt. értékhatárát el nem érő nagy értékű beszerzéseknél a piaci ár igazolására javasolt 3 db árajánlatot beszerezni, melyet célszerű a projekt dossziéban őrizni. Az elszámoláshoz csatolni az árajánlatokat nem kell, azonban helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhet. Jelezzük, hogy a piaci ár igazolására, mint árajánlat, minden az adott eszközt és árát bemutató dokumentum, prospektus, katalógus, brosúra, stb. elfogadható. A 3 árajánlat beszerzése kisértékű eszközök esetében nem releváns.), Közbeszerzés dokumentumai (amennyiben közbeszerzés köteles), Számla, a teljesítést igazoló dokumentumok, melyek lehetnek a szállítólevél, üzembe helyezési jegyzőkönyv, telepítési jegyzőkönyv, műszaki ellenőr igazolása; átadás-átvételi jegyzőkönyv (lásd a 7.1. f. pontban leírtakat), Kifizetés bizonylata (7.1.d. alapján).


40/81


Használt eszközök beszerzése esetén, a fentieken kívül, az alábbi dokumentumok benyújtása szükséges: -

Technikai feltételek, vonatkozó előírások és szabványok, azaz az eszköz rendelkezik a tevékenységhez szükséges technikai jellemzőkkel, és megfelel a vonatkozó előírásoknak, szabványoknak,

-

Eredetigazolás az eladótól,

-

Nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti, vagy közösségi támogatás igénybevételével történt,

-

Igazolás, hogy a használt eszköz ára nem haladja meg a szokásos piaci árat, és az elhasználódottság arányával alacsonyabb a hasonló új eszköz áránál.

9.3.1. Bérleti költségek elszámolása Csak a projekthez tartozó tevékenységek céljaira használt épületeknek, helységeknek, eszközöknek és felszereléseknek a projekt megvalósítás időszakában felmerült bérleti költsége számolható el. Ha az épületnek csak egy részét használják, illetve az eszközt/felszerelést nem teljes egészében használják ESZA által támogatott projekt céljaira, akkor a felmerült költségeket a használat arányában számlánként meg kell osztani. Az elszámoláshoz mellékelni kell az arányosításra vonatkozó számítás módszerét is. Épületek bérleti költségének dokumentálása: -

A projekt céljaira való használat idővel arányos mértékig, a projekt céljaira használt terület arányában, kialakított számítási módszer dokumentálása,

-

A számítási módszer dokumentálása,

-

Bérleti szerződés,

-

Számla,

-

Kifizetés bizonylata a jelen útmutató 7.1.d. pontjában foglaltak szerint.

alapján

meghatározott

arányos

költség

Eszközök bérlete: -

A projekt céljaira történő használat idővel arányos mértékéig kialakított, számítási módszer dokumentálása,

-

A számítási módszer dokumentálása,

-

Bérleti szerződés,

-

Számla,

-

Kifizetés bizonylata a jelen útmutató 7.1.d pontjában foglaltak szerint.


alapján

meghatározott

arányos

költség

41/81


9.4. Igénybevett szolgáltatások költségei A Szolgáltatások igénybevételének költségei között a külső, harmadik féltől megrendelt, a projekt megvalósításához szükséges, a tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költsége számolható el. Az EQUAL projekt megvalósítása során számos szolgáltatás igénybevételére van szükség. Általánosságban elmondható, hogy egy szolgáltatással kapcsolatos költség abban az esetben elszámolható, ha az szorosan kapcsolódik a projekthez, és értéktöbbleted ad. Szolgáltatás igénybevétele nem indokolt, ha egy szolgáltatást olyan tevékenység elvégzéséért vesznek igénybe, mely tevékenységet maga a szervezet is képes elvégezni. A szolgáltatások igénybevételét és a teljesítést alátámasztó dokumentumokat meg kell őrizni, és ellenőrzéskor azokat be kell mutatni. A továbbiakban felsoroljuk azokat a szolgáltatásokat, melyekkel kapcsolatosan felmerült költségek az EQUAL projekt során elszámolhatóak.

»

Képzések szervezése, lebonyolítása; (Ezúton felhívjuk figyelmüket, hogy a képzések tekintetében körültekintően vizsgálják meg a vonatkozó jogszabályokat, OM rendeleteket. Kérjük, fordítsanak kiemelt figyelmet az ezekben a jogszabályokban foglalt iránymutatások teljesülésének, különös tekintettel a felnőttképzésnek minősülő képzésekre. Ha a vonatkozó jogszabályok alapján a képzés felnőttképzésnek minősül, felhívjuk a figyelmét az esetleges regisztrációs kötelezettségek betartására.)

»

Tanagyag fejlesztése, kivitelezése, segédeszközök bérlése;

»

Oktatási, képzési segédeszközök bérlése;

»

A résztvevők (célcsoport) alkalmassági vizsgálata;

»

Képzés és más projekttevékenységek hatékonyságának vizsgálata;

»

Gépjármű bérlet (megvalósítók és/vagy célcsoport szállításához);

»

Projektmegvalósításhoz szükséges egyéb szakmai szolgáltatások igénybevételének költségei közül elszámolható költségek az alábbiak:

»

-

Felmérések, készítése,

kimutatások,

-

Egyéb szakmai tanácsadás,

-

Rendezvényszervezés.

adatbázisok,

kutatások,

tanulmányok

A projekt megvalósításával kapcsolatban felmerülő egyéb szolgáltatások közül az alábbiak számolhatók el: -


Közbeszerzési eljárások lebonyolításával kapcsolatban költségek – szakértői díjak, hirdetési költségek,

felmerült

42/81


»

-

Könyvvizsgálói díjak, ha a pályázati dokumentáció előírja, hogy a támogatásban részesülő projekttel kapcsolatban külön könyvvizsgálatot kell végezni,

-

Jogi és pénzügyi szolgáltatások díjai,

-

Banki költségek – a projektre kizárólag a támogatás kezelésére megnyitott, elkülönített bankszámla számlanyitási és számlavezetési díja számolható el (a bank által külön nyilatkozatban egyértelműen számlavezetési díjnak minősített költségek. Kérjük, hogy a költség első benyújtásakor az elszámolásokhoz csatolja ezen nyilatkozat eredeti példányát, a további elszámolások esetén kérjük, nyilatkozatban ismertesse, hogy a dokumentumot melyik PEJ-hez kapcsolódóan nyújtotta már be.),

-

Fordítás, tolmácsolás díja,

-

Posta és távközlési költségek,

-

Takarítás költsége.

Gyermekek, vagy más hozzátartozók ellátása a képzés ideje alatt. A célcsoport részére nyújtott képzés költségeként elszámolhatók a képzésben résztvevőknek a képzés ideje alatt jelentkező azon költségei, amelyek gyermek vagy más, gondozásra szoruló hozzátartozó gondozása miatt merülnek fel. Az elszámolhatóság feltétele, hogy a ténylegesen felmerült költségek eredeti bizonylatokkal igazolhatóak legyenek. A költségeket fejenként, résztvevőnként és alkalmanként (óránként, naponként, hetenként) az adott időszakban, adott helyen szokásos díjtételek figyelembevételével kell tervezni és elszámolni. A tevékenység ellátását igazolni kell.

9.4.1. Képzések lebonyolítása, szervezése Az FP feladata lehet, hogy megfelelő szakmai képzést biztosítson az EQUAL projekt végrehajtásában résztvevő munkavállaló/projekt-megvalósító részére, hogy azok képesek legyenek a feladataik hatékony elvégzésére. Az EQUAL Program keretében a projekt szakmai tartalmával kapcsolatos képzések költségei elszámolhatók, beleértve: -

az FP-t alkotó szervezetek munkatársainak/projekt-megvalósítóinak képzését (szakmai továbbképzés, készségfejlesztés), és

-

a célcsoport képzését (pl. szakképzés, felzárkóztató képzés, továbbképzés, átképzés, készségfejlesztés).

Az FP munkatársainak az ESZA tevékenységhez kapcsolódó speciális, a projekt megvalósítását szolgáló képzése miatt ténylegesen felmerült, igazolható tandíj, részvételi díj jellegű költségei elszámolhatóak, amennyiben ezt a Támogatási Szerződés tartalmazza. Az elszámolhatósághoz a tényleges résztvevők számának és az egy főre eső képzési költségek bemutatása szükséges.


43/81


A képzési költségként az alábbi költségek számolhatók el: a., a képzést saját vagy megbízott munkavállaló tartja -

a képzőkkel kapcsolatos személyi költségek, utazási költségek,

-

a képzésben résztvevők utazási költségei,

-

egyéb kiadások,

-

a képzésben résztvevőknek a képzés ideje alatti munkaidőre fizetendő munkabére - a képzésben résztvevő munkavállalók bérköltsége – a közalkalmazottak és a köztisztviselők kivételével – a képzés idejével arányos mértékben elszámolható,

-

a képzésben résztvevők részére a képzés ideje alatt nyújtott pénzbeli támogatás – A képzés idejére nyújtott pénzbeli támogatás (pl. keresetpótló juttatás, képzési támogatás), amennyiben a vonatkozó hazai jogszabályok alapján ezen kifizetések után adó-, járulék-fizetési kötelezettség áll fenn, akkor azokkal együtt elszámolható. Ilyen támogatás kizárólag munkanélküli vagy inaktív személyek képzése esetén nyújtható. A képzésben résztvevők részére nyújtható pénzbeli támogatás nettó összege nem haladhatja meg a mindenkori minimálbér nettó összegét.

-

gyermekek vagy más hozzátartozók ellátásának költségei a képzés ideje alatt.

b., képzést megvásárolt szolgáltatásként veszi igénybe -

a képzéshez kapcsolódó tanácsadási szolgáltatások költsége, (vállalkozói díj)

-

a képzésben résztvevők utazási költségei,

-

egyéb kiadások,

-

a képzésben résztvevőknek a képzés ideje alatti munkaidőre fizetendő munkabére - a képzésben résztvevő munkavállalók bérköltsége – a közalkalmazottak és a köztisztviselők kivételével – a képzés idejével arányos mértékben elszámolható,

-

a képzésben résztvevők részére a képzés ideje alatt nyújtott pénzbeli támogatás – A képzés idejére nyújtott pénzbeli támogatás (pl. keresetpótló juttatás, képzési támogatás), amennyiben a vonatkozó hazai jogszabályok alapján ezen kifizetések után adó-, járulék-fizetési kötelezettség áll fenn, akkor azokkal együtt elszámolható. Ilyen támogatás kizárólag munkanélküli vagy inaktív személyek képzése esetén nyújtható. A képzésben résztvevők részére nyújtható pénzbeli támogatás nettó összege nem haladhatja meg a mindenkori minimálbér nettó összegét.

-

gyermekek vagy más hozzátartozók ellátásának költségei a képzés ideje alatt.

Ezen költségeket amennyiben bérjellegű-, utazási, korábbiakban ismertetett módon kell dokumentálni.


beszerzési

költségek

a

44/81


Az egyes szolgáltatások esetében az elszámolások dokumentálásánál a következők szükségesek: Szolgáltatások elszámolhatóságát alátámasztó dokumentumok 9.4.1.1. A szolgáltatások kapcsán általánosan benyújtandó dokumentumok -

Szolgáltatásokra kötött szerződések, megrendelések,

-

Közbeszerzés dokumentumai (amennyiben közbeszerzés köteles),

-

Számla,

-

A teljesítést igazoló dokumentumok, amelyek lehetnek jelenléti ív, jegyzőkönyv, szolgáltatás teljesítését igazoló nyilatkozat (lásd. 7.1.f. pontban leírtakat),

-

Kifizetés bizonylata (a jelen útmutató 7.1.d pontjában foglaltak szerint).

9.4.1.2. Gyermekek vagy más hozzátartozók ellátása -

Számla,

-

Szerződés,

-

Teljesítésigazolás (az ellátást igazoló dokumentum),

-


9.4.1.3. Képzés esetén benyújtandó dokumentumok: -

A képzés megvalósítására kötött szerződések,

-

A képzés teljesítéséről kiállított számla,

-

Teljesítésigazolás, a részvételt igazoló jelenléti ívek minden képzési napra vonatkozóan, a képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését, a részvételt igazoló dokumentumok, stb.,

-

A képzés tematikája (rendszeresen ismétlődő tematika esetében elég egyszeri beadás, következőben elég hivatkozni az adott PEJ-re, melyben a tematikát már csatolta.)

-


A szolgáltatások esetében – a 9.3. Fejezetben említett beruházásokhoz hasonlóan -, az FP Tagjának feladata a piaci ár igazolása. A szolgáltatások igénybevételekor a hatályos Közbeszerzési Törvény rendelkezéseit figyelembe véve kell a tevékenységet végrehajtani. (A piaci ár igazolását minden esetben igazolni szükséges, erre alkalmas lehet 3 db árajánlat, internet lista, stb. Az igazoló dokumentumokat a projektdossziéban célszerű tartani, tekintettel arra, hogy a helyszíni ellenőrzés során be kell tudni mutatni, hogy a költségtétel tekintetében az adott időszakban elérhető legkedvezőbb piaci ár alapján történt a kiválasztás.) Verziószám: III. 2007. január 31.

45/81


9.4.2. Jogi-, közjegyzői-, banki költségek

A pályázati dokumentáció előírja, hogy a támogatás és a projekt pénzforgalmának lebonyolítására külön bankszámlát nyissanak az FP Tagjai, az ezzel összefüggésben felmerülő többletköltségek közül a számlanyitás és a számlavezetés díja a projekt költségei között elszámolható kiadásnak minősül. Amennyiben egy számlát több támogatás kezeléséhez is használnak, a kiadások részarányát a támogatási összegek arányában kell meghatározni. (Egy számla több támogatás kezelésére a 217/1998 (XII. 30) Kormányrendelet alapján a központi költségvetési szervek esetében lehetséges.) A jogi tanácsadás díjai, a közjegyzői díjak, költségek és a könyvelői szolgáltatások díjai, amelyek szükségesek a projekt indításához és megvalósításához elszámolhatóak, ha közvetlenül kapcsolhatók a projekthez és szükségesek annak indításához és megvalósításához. A jogi és könyvelői szolgáltatás harmadik féltől való igénybevételének költsége csak akkor számolható el, ha az FP Tagja nem rendelkezik megfelelő szakemberekkel a feladat ellátásához. A szolgáltatót a vonatkozó közbeszerzési szabályok betartásával kell kiválasztani. Munkaviszonyban álló jogász és/vagy könyvelő esetében az alkalmazottak személyi jellegű ráfordításait az EQUAL projekt megvalósítására fordított munkaidő arányában a projektmenedzsment személyi jellegű költségei költségvetési kategóriában lehet elszámolni. Költségek elszámolásához szükséges dokumentumok: -

A megvalósításra kötött szerződések,

-

A teljesítést igazoló dokumentumok, a szolgáltatás teljesítését igazoló nyilatkozat, dokumentum (lásd a 7.1.f pontban leírtakat),

-

A teljesítésről kiállított számla,

-

Amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik, akkor nyilatkozat a projekt terhére elszámolni kívánt összegre vonatkozóan,

-


9.5. Értékcsökkenés elszámolása Az ESZA terhére értékcsökkenést elszámolni és azzal kapcsolatban támogatást lehívni, csak a program keretében támogatott tevékenységek végrehajtásához közvetlenül és elengedhetetlenül szükséges épületek, eszközök használatával kapcsolatban lehet, amennyiben a költség a Támogatási Szerződés alapján elszámolható.


46/81


Az értékcsökkenés elszámolására olyan épületek, eszközök vonatkozásában kerülhet sor, amelyek a támogatott projekt megvalósításának megkezdése előtt már az FP Tagjának tulajdonában voltak, illetve beszerzésükre, felújításukra, átalakításukra a projekt megvalósítása során került sor, de a beszerzés, felújítás, átalakítás bekerülési költsége a vonatkozó értékhatárok miatt, nem elszámolható költség. Csak olyan épületek, eszközök használatával kapcsolatban számolható el értékcsökkenés, amelyek beszerzésének, megépítésének, felújításának és/vagy átalakításának finanszírozásához nem vettek igénybe semmilyen Közösségi vagy nemzeti támogatást. Azokat az épületeket, eszközöket, amelyekkel kapcsolatban értékcsökkenést számol el a támogatott projekt keretében az FP Tagja -

köteles nyilvántartásaiban elkülönítetten kezelni (az elszámolt értékcsökkenést is), az érintett eszközöket a projekt megvalósításának időszakában, illetve a pályázati kiírásban előírt kötelező továbbműködtetési időszakban nem idegenítheti el.

Az elszámolni kívánt értékcsökkenést a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint a társasági adóról és osztalékról szóló 1996. évi LXXXI. Törvényben foglalt előírások figyelembevételével kell megállapítani, a számítás alapját képező módszert írásban dokumentálni kell. A dokumentációnak legalább a következőket kell tartalmaznia: -

a bekerülési költségeket, a beszerzett tételek leírását, az eszköz fellelhetőségi helyét, a beszerzés idejét, az értékcsökkenés számításának módját, az értékcsökkenés arányosítására vonatkozó számítási módszer alapadatait, valamint a maradványértéket.

Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: -

Eszköz analitikus nyilvántartó kartonjának az FP Tagja által hitelesített másolata,

-

Az elszámolt értékcsökkenésre vonatkozó főkönyvi feladás, analitika,

-

Az elszámolási módszert meghatározó számviteli politika, ennek hiányában az FP Tag nyilatkozata, hogy az eszköz teljes futamideje alatt ilyen módszer alkalmazásával számolja el az értékcsökkenést,

-

Lista a projektet érintő, értékcsökkentett ingatlanokról és eszközökről,

-

Mozgástábla (kimutatás az ingatlan, illetve eszköz értékében bekövetkezett változásokról – bekerülési érték, értékcsökkenés, nettó érték, maradványérték).


47/81


9.6. Működési - rezsi - költségek elszámolhatósága és megosztásuk A rezsiköltség olyan elszámolható költség, amely nem kapcsolható teljes mértékben egy adott tevékenységhez vagy folyamathoz. A rezsiköltségek elszámolhatóak, ha a projekt végrehajtásához feltétlenül szükségesek és ténylegesen felmerültek, illetve a Támogatási Szerződésben rögzítésre kerültek. Rezsi költség címén az alábbi költségek számolhatók el: − Víz- és csatornadíj − Villamosenergia fogyasztás − Gáz-fogyasztás és fűtésszámlák A rezsi költségek esetén az arányosítást számlánként kell elvégezni. A rezsiköltségek tehát csak tételesen számolhatók el, feltéve, hogy a projekthez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazoltan és arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük. A rezsiköltséget az általánosan elfogadott, korrekt és méltányos elszámolási szabályoknak megfelelően számlánként kell megosztani. Az alkalmazott módszernek a tényleges költségeket kell alapul vennie, és a szervezetnek megfelelő audit mechanizmusokat kell alkalmazni annak igazolására, hogy a rezsiköltségek elosztása megfelelő. (A rezsiköltségek felosztásához mintapéldákat talál az 1. számú mellékletben.) Költség elszámolására vonatkozó dokumentumok: -

Számla,

-

Költségszámítási szabályzat (FP Tagjainak számviteli politikájában meghatározott, amennyiben rendelkezésre áll),

-

Nyilatkozat az elszámolni tervezett költségek megosztásának módjáról, arányosításról (vetítési alap),

-

Nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy a bemutatott arányosítási módszer alapján a benyújtott számlából mekkora összeget kíván a projektre elszámolni,

-

Kifizetés bizonylata a jelen útmutató 7.1.d pontjában foglaltak szerint.

Telekommunikációs, irodai adminisztrációs, posta és egyéb szolgáltatások (pl.: takarítási költségek, stb.) az erre szolgáló egyedi költségvetési sorok terhére számolhatók el.


48/81


9.7. Saját teljesítések – belső teljesítések Abban az esetben, ha az FP Tagja bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja (pl. étkeztetés, szállás, fénymásolás, rendezvényszervezés, stb.), egyedi elbírálás alapján a következő dokumentumok benyújtásával elszámolható:

9.8.

-

A szervezet önköltségszámításra vonatkozó eljárási rendje,

-

Kimutatás a belső teljesítés alapján elszámolni kívánt összegről,

-

Teljesítésigazolás,

-

Főkönyvi feladás.

Bevételek

Azon bevételekkel, amelyek a projekt támogatott tevékenységeivel kapcsolatban a projekt megvalósítási időszakában jelentkeznek, realizálódnak – úgymint például értékesítésből származó bevételek, bérleti-, szolgáltatási-, beiratkozási-, tanulmányidíjak – csökkenteni kell az elszámolt költségeket, azaz ezen bevételek csökkentik a Strukturális Alapok és a hazai támogatási források részvételét a projekt finanszírozásában. A bevételek összegét főkönyvi kivonattal és a vonatkozó számlákkal, egyéb számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani. Bevételek nyilvántartása A projekt végrehajtása nyilvántartani.

során

keletkezett

bevételeket

elkülönítetten

kell

A keletkezett bevételekről a PEJ megfelelő részében nyilatkozni kell. A nyilvántartásban az alábbi adatokat kell feltüntetni:

-

Bevétel eredetének ismertetése,

-

Bevétel keletkezésének időpontja (a szervezet által kiállított bevételi bizonylaton szereplő dátum),

-

Bevételi bizonylat száma,

-

A bevételnek az elkülönített számlán történő jóváírásának dátuma (bankszámlakivonaton szerepel),

-

A bevételek összegét főkönyvi kivonattal és a vonatkozó számlákkal, egyéb számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani.


49/81


9.9.

Különösen nem elszámolható költségek

Nem lehet a PEJ-hez az alábbi tartalmú számlákat, vagy azonos bizonyító erejű számviteli iratokat csatolni, illetve ilyen típusú költségrészt elszámolni: -

-

Föld, telek, ingatlan vásárlása, Gépjárművek beszerzése, Új épületek építése, Azon eszközök beszerzése, melyeket a Támogatási Szerződés 2. számú mellékletét képező költségvetése nem tartalmaz, Banki kezelési költség, banki tranzakciós díj, kamat tartozás kiegyenlítése, hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek, A pályázat/projekt megíráshoz köthető tanácsadói díjak, Deviza-átváltási jutalék veszteség, Jutalékok és osztalék, profit kifizetése, Támogatható értékcsökkenés elszámolását lehetővé tevő eszköz beszerzés, épület felújítás, átalakítás, javítások bekerülési költségei, Visszaigényelhető adók, Bírságok, kötbérek és perköltségek, Előlegszámla, amelynél a végszámla még nem került benyújtásra, Azon számlák, amelyek tartalmukban nincsenek összhangban a Támogatási Szerződéssel, illetve a szerződés mellékletét képező költségvetéssel, Azon számlákat, amelyeken a kiállítás és/vagy a teljesítés időpontja korábbi, mint a Támogatási Szerződésben rögzített projekt kezdési időpontja, illetve, amelyeket azt megelőzően egyenlítettek ki, Azon számlákat, amelyeken a kiállítás és/vagy a teljesítés időpontja későbbi, mint a Támogatási Szerződésben rögzített projekt zárásának időpontja, vagy amelyeket a Támogatási Szerződésben rögzített pénzügyi kifizetési határidőig nem egyenlítettek ki.

Az egyes költségtípusokra, illetve az FP Tagjaira vonatkozó részletes szabályok a fentieken kívül további olyan költségtípusokat is meghatározhatnak, amelyek az EQUAL Program keretében nem számolhatók el.


50/81


10. NEMZETKÖZI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA Az FP-k nemzetközi együttműködése alapvető eleme a Program végrehajtásának, és különböző tagállamok FP-it kapcsolja össze közös tevékenységek keretében. Az eredményes közös munka érdekében a nemzetközi együttműködésben résztvevőknek hasonló megközelítést, hasonló, vagy egymást kiegészítő stratégiákat, célokat kell megfogalmazniuk, és közösen meg kell határozniuk az együttesen megvalósítandó tevékenységek prioritásait. A nemzetközi együttműködés szakmai tartalmát, költségeit és a feladatok FP-k közötti megosztásának arányát egyértelműen és világosan rögzíteni kell a Támogatási Szerződés mellékletét képező nemzetközi együttműködési megállapodásban (TCA-ban). Amennyiben a nemzetközi együttműködés Támogatási Szerződésben rögzített szakmai tartalma, tevékenységei, költségei megváltoznak, az FP kezdeményezi, a nemzetközi együttműködési megállapodás módosítását, a Nemzetközi Együttműködési Útmutatóban leírtak szerint.

10.1. A forinttól eltérő devizában kiállított szállítói számlák elszámolása A Támogatási Szerződéseket az IH forintban köti meg, ebből következik, hogy a költségek elszámolása és a támogatási összeg kiutalása is forintban valósul meg. A forinttól eltérő devizában kiállított szállítói számlák elszámolásánál, az egyes költségtípusoknál, a fentiekben említetteken kívül az alábbiakat kell betartani:

Az elszámolásokat forintban kell benyújtani. Az FP Tagok által benyújtott, forinttól eltérő devizában kiállított számla (támogatás) összegét a számlán szereplő gazdasági teljesítés időpontjában érvényes hivatalos MNB középárfolyamon kell forintra átszámítani, és azt követően az elkülönített nyilvántartásban ezen a forintértéken kell szerepeltetni.

A támogatás lehívás alapjául szolgáló idegen nyelvű bizonylatokról magyar nyelvű fordítást szükséges beadni, összhangban a 2000. évi C. törvény 166. paragrafusának (4) bekezdésével. Szükséges továbbá a csatolt idegen nyelvű dokumentáció (szerződések, teljesítésigazolás, stb.) magyar nyelvű fordítása is. (Elegendő az FP Tagja által hitelesített fordítás, amelyben elismeri, hogy az eredeti számla, vagy egyéb dokumentumok szövegezése és fordítása megegyezik.).

A pályázati kiírásnak megfelelően az FP Tagjának kell a külföldi pénznemben befogadott számlák esetén felmerülő árfolyam-különbözetből származó árfolyam veszteséget viselnie, ugyanakkor az FP Tagját illeti meg a keletkező árfolyam nyereség.


51/81


10.2. A nemzetközi együttműködés elszámolható költségei és dokumentálásuk A nemzetközi együttműködés számolhatóak el:

tevékenységei

kapcsán

az

alábbi

költségek

a. A munkatalálkozókon, rendezvényeken, látogatásokon való részvétel költségei (utazás, szállás, étkezés, vagy napidíj), b. Információátadást és tapasztalatcserét elősegítő kommunikációs és fordítási költségei, c. Tanulmányutak és a résztvevők (oktatók, képzésben résztvevők, munkatársak, kulcsszereplők, stb.) kihelyezésének költségei (szállás, utazási költségek, stb.), d. A közös tevékenységek és a közös termékek/szolgáltatások fejlesztése kapcsán az FP Tagot terhelő egyéni költségek (az étkezési és helyi közlekedés költségei nem ide tartoznak), e. Találkozók, rendezvények, tanulmányutak, illetve kihelyezések szervezési költségei, beleértve a terembérleti díjakat, a megállapodás szerinti munkanyelvekre történő tolmácsolási, fordítási költségeket. (pl.: nemzetközi tapasztalatátadáshoz kapcsolódó rendezvény költsége), f. Közös tevékenységek és közös szolgáltatás- vagy termékfejlesztés harmadik fél által történt megvalósításának költségei. (pl.: honlap tervezés, -fejlesztés, kivitelezés költsége, stb.) Költségmegosztási (cost-sharing) megállapodás esetében, jelen pontban, valamint az alábbi g.) pontban rögzített költségek aránya nem haladhatja meg a TCA költségvetésének 25%-át. g. A nemzetközi kooperációban részt vevők költségei (koordinátor, tanácsadók, szakértők, közös felmérések, a közös munka értékelése). 10.3. A nemzetközi költségvetések részei A nemzetközi költségvetések két fő elemből tevődnek össze: 1. Egyéni nemzetközi költségek, amelyek az FP-k feladatmegosztásából adódnak. Ezek a költségek az egyes FP Tagok által közvetlenül végzett tevékenységekhez kapcsolódnak, így az érintett FP Tag maga köteles fedezni. (10.2 Fejezet a.)- d.) pontjában megnevezett költségek)


52/81


2. Közös nemzetközi költségek, amelyek a közös tevékenységekhez, szolgáltatásokhoz és termékekhez kapcsolhatók, amelyeknek pozitív hasznából, hatásából valamennyi FP részesül. A közös nemzetközi költségek csak az uniós tagállamok FP-i között oszlanak meg. (10.2 Fejezet e.)- g.) pontjában megnevezett költségek) Közös nemzetközi költségek elosztásának és kezelésének típusai: a.) Viszonossági elv alapján összeállított elszámolás, b.) Cost-sharing-költségmegosztás alapján történő elszámolás. A magyar TCA tag csak az aláírt előkészítési szakaszra, illetve a végrehajtási szakaszra vonatkozó szerződésben rögzített tevékenységeket végezheti el, és az azokhoz rendelt költségeket számolhatja el a nemzetközi együttműködés során. Amennyiben a fentiekben említett hatályos és érvényes szerződések, és az ún. „TCA” dokumentum között eltérés tapasztalható, akkor az aláírt előkészítési és végrehajtási szerződések alapján kell eljárni, és egyidejűleg kezdeményezni szükséges a nemzetközi együttműködési megállapodás módosítását, a Nemzetközi Együttműködési Útmutatóban leírtak szerint. 10.4. Egyéni nemzetközi költségek dokumentálása Az egyéni nemzetközi költségeket az egyes FP Tagok maguk állják, az elszámolható költségek körét a 10.2 Fejezet a.)-d.) határozza meg. A nemzetközi tevékenységekhez kapcsolódó egyéni nemzetközi költségek esetében a forintban kiállított számlák, egyéb számviteli bizonylatokkal igazolt költségek esetében az elszámolásokat a 9. Fejezetben bemutatottak szerint kell dokumentálni. A forinttól eltérő devizában kiállított számlákkal, egyéb számviteli bizonylatokkal igazolt költségek esetében szintén a 9. Fejezetben bemutatott, egyes költségtípusoknak megfelelő dokumentumok benyújtásával kell igazolni az elszámolni kívánt tételeket. Az elszámolások összeállításánál azonban alkalmazni kell a jelen útmutató 10.1. Fejezetében foglaltakat is. Az alábbiakban az egyéni nemzetközi költségek közül a külföldi utazási és szállás, étkezés, napidíj költségek dokumentálására térünk ki részletesen, mivel az EQUAL Program során kiemelt fontosságúak és elszámolásuk speciális.


53/81


10.4.1. Külföldi kiküldetés utazási költségeinek megtérítése Külföldi kiküldetés utazási költségei esetén benyújtandó bizonylatok: -

A szervezet külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költségtípusokat, melyek a külföldi kiküldetés során elszámolhatóak (amennyiben rendelkezésre áll, benyújtása egyszeri alkalommal, a költség első felmerülése esetén szükséges),

-

Számlák,

-

Kiküldetési rendelvény,

-


-

A támogatás lehívás alapjául szolgáló idegen nyelvű bizonylatokról és dokumentumokról készült magyar fordítás (a 10.1 Fejezet szerint),

-

Úti jelentés a megadott sablon kitöltésével (6. sz. melléklet).

Minden utazás költségét számlával kell igazolni. Az utazás költségeiről szóló dokumentumokat az elszámoláshoz csatolni kell (pl. repülőjegy, stb.). Az utazási költségekre vonatkozó dokumentumok esetében helyi és tömegközlekedési eszközök használata során 5 tétel fölött kötelezően kitöltendő a PEJ részét képező „Összesítő a külföldi utazási költségek/napidíj elszámolásához” táblázat, majd az összesítőt egy tételként kell rögzíteni a számlaösszesítőn. A tömegközlekedési eszközök használata, a helyi közlekedési eszközök költségeinek elszámolása során az egyes menetjegyek PEJ-ben történő benyújtása - amennyiben a számla rendelkezésre áll - nem kötelező. Kérjük, hogy az FP Tagok, ezeket dokumentumokat (menetjegy, helyi bérlet) a projektdossziéban őrizzék meg, mivel helyszíni ellenőrzés alkalmával az ellenőrzést lefolytató szervek kérhetik. 10.4.2. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása A napidíj elszámolásához benyújtandó dokumentumok a következők: -


-

A kiküldetés szükségességét és a projekthez kapcsolódását igazoló dokumentumok, melyek lehetnek meghívó, kiküldetési rendelvény, stb.,

-

Teljesítés igazolásával ellátott kiküldetési rendelvény, jelenléti ív,

-



54/81


A költségek tételes elszámolásához benyújtandó dokumentumok a következők: -


-

A kiküldetés szükségességét és a projekthez kapcsolódását igazoló dokumentumok, melyek lehetnek meghívó, kiküldetési rendelvény, stb.,

-

Szállás igénybevételére vonatkozó számla,

-

Étkezés igénybevételére vonatkozó számla,

-


-

A támogatás lehívás alapjául szolgáló idegen nyelvű bizonylatokról és dokumentumokról készült magyar fordítás (a 10.1 Fejezet szerint).

Az ellenőrzésekhez a külföldi útiköltségek valamint a szállás, étkezés napidíj elszámolása kapcsán a fentiekben rögzített elszámolásra benyújtott dokumentumokon kívül csatolni kell a teljes körűen kitöltött Útijelentést, a Pénzügyi Útmutató 6. sz. mellékletében megadott sablon szerint. Az külföldi kiküldetéshez kapcsolódó napidíj elszámolására, valamint az étkezés igénybevételére vonatkozó dokumentumok esetében 5 tétel fölött kötelezően a PEJ részét képező „Összesítő a külföldi utazási költségek/napidíj elszámolásához” táblázatban rögzíteni az adatokat, majd az összesítőt egy tételként rögzíteni a számlaösszesítőn. 10.5. Közös nemzetközi költségek 10.5.1. Viszonosság elven alapuló rendszer A „viszonossági elv” értelmében a közösen tervezett a nemzetközi tevékenységeket az FP-k egymás között felosztják és a (rész)feladatok költségeit a résztvevő FP-k egyenlő vagy hasonló arányban viselik. Az egyes (rész) feladatok részletezését, a feladat elvégzéséért felelős FP megnevezését és a feladatok költségét a nemzetközi együttműködési megállapodás rögzíti. A nemzetközi együttműködés egészének szakmai céljaihoz igazodó adott (rész)feladatot teljes mértékben egy FP végzi el. A viszonossági elv azt feltételezi, hogy valamennyi FP egyenlő vagy hasonló mértékben részesül a nemzetközi együttműködés eredményeiből is. Amennyiben ez így van, és az FP-knek nagyjából egyező források állnak rendelkezésére, a feladatokat és azok költségét meg tudják osztani egymás között, és egy olyan méltányos költségvetésben állapodnak meg, amely alapján a koherens egységet képező részfeladatok elvégzése során egyenlő vagy hasonló összegeket fedeznek, vagy az elvégzett tevékenységük és az abból származó előnyök mértékével arányos kifizetéseket eszközölnek.


55/81


10.5.2. A Cost-sharing - költségmegosztás A „cost-sharing”-költségmegosztási rendszer alkalmazását az IH alapvetően nem támogatja: csak korlátozottan fogadható el, kizárólag a 10.2 Fejezet e.)-g.) pontjaiban felsorolt költségtípusok, valamint jelen útmutatóban részletezett dokumentálásuk esetén. A cost-sharing költségmegosztási eljárás alkalmazhatósága az egyes FP-k Támogatási Szerződésének mellékleteiben került meghatározásra, az elszámolhatóságra vonatkozó előírások azonban így is kötelezőek. Felhívjuk figyelmét, hogy cost-sharing elszámolási módot kizárólag azok az FP-k alkalmazhatják, amelyek aláírt Támogatási Szerződése, különösen azok 3/b melléklete (TCA) azt tartalmazza. A szerződéskötés lezárását követően a cost-sharing módszerére vonatkozó TCA módosítást az IH nem engedélyezi. A cost-sharing rendszer két alkalmazási módszere •

az arányos számlázási módszer – az egyik FP saját maga és partnerei nevében harmadik féllel (szállítóval, szolgáltatóval) szerződést köt. A szolgáltató/szállító a fizetendő összegről külön-külön számlákat a szerződésnek megfelelően (arányosan elosztva) állítja ki az egyes FP-k költséget viselő Tagjai nevére. Az FP Tagok közvetlenül a szolgáltatónak/szállítónak fizetnek;

•

a költségtérítéses módszer – az egyik FP /FP Tag „szolgáltatói” minőségben lép fel a közös szolgáltatások és termékek vonatkozásában; kezeli és rendezi a számlákat a harmadik fél (pl. alvállalkozók) felé, felmerült költségeit pedig az előzőleg elfogadott megállapodás szerint, tételes költségkimutatás alapján a többi FP / FP Tag utólag téríti meg részére. Ez a módszer akkor is alkalmazható, amikor az egyik FP Tag látja el a nemzetközi koordinátori teendőket.

Valamennyi költségmegosztásra vonatkozó megállapodásnak összhangban kell lennie a belső piacra vonatkozó érvényes közösségi szabályozással, és egyik sem korlátozhatja a szolgáltatások szabad mozgását. A cost -sharing költségmegosztás alkalmazása során, az FP-knek nagy hangsúlyt kell fektetniük az elszámolhatóság igazolásánál a dokumentáció összeállítására. Kérjük, hogy a következő dokumentumok beszerzéséről gondoskodjanak az elszámoláshoz, a rögzített módszernek megfelelően. (Amennyiben a cost-sharing elszámolásánál forint alapú számla kerülne kiállításra, szintén csatolni kell az elszámolás dokumentációját a 10.5.2.1. alapján)


56/81


10.5.2.1. Elszámolás dokumentálása a cost-sharing rendszer alkalmazása során Az egymás közti elszámolás dokumentumai az arányos számlázási módszernél

-

A magyar FP Tag nevére kiállított rész-számla,

-

Minden vonatkozó tétel tekintetében TCA tagonként az összes-, rész-számla másolata,

-

Számlákhoz, rész-számlákhoz kapcsolódó teljes dokumentáció (pl. megrendelő, teljesítésigazolás – jelen útmutató szerint),

-

A magyar FP Tag bankszámlakivonata, hozzájárulásának átutalását,

-


amely

igazolja

a

Az egymás közti elszámolás dokumentumai a költségtérítéses módszernél

-

A számla másolata;

-

Számlához kapcsolódó teljes dokumentáció teljesítésigazolás – jelen útmutató szerint),

-

Belső számviteli bizonylat a költség felmerüléséről, vagy ezzel egyenértékű dokumentum,

-

A kifizetést teljesítő TCA tag bankszámlakivonata a teljes tételre vonatkozóan,

-

A magyar FP Tag bankszámlakivonata, hozzájárulásának átutalását,

-



(pl.

amely

megrendelő,

igazolja

a

57/81


11. SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK ÉS PÉNZÜGYI RENDSZEREK 11.1. Pénzügyi elszámolás eljárásrendje Az FP Tagjai pénzügyi és jogi értelemben felelnek az adott projekt szabályszerű teljesítéséért. Megfelelő és egységes pénzügyi elszámolási gyakorlatot (eljárási rendet) célszerű kialakítani ahhoz, hogy a projekt során felmerülő, a pénzügyi elszámolások alapjául szolgáló adatok az előírt formában kerüljenek rögzítésre és az ellenőrzéshez az alátámasztó dokumentumok bármikor, az előírt formában elérhetőek legyenek. Az FP Tagjainak feladata, hogy kialakítsák a megfelelő eljárási rendet. A projekt hatékony és szabályszerű megvalósítását segíti, ha az FP-k Tagjai az említett eljárási rendek, pénzügyi szabályzatok kialakítását összehangolják és dokumentálják a projekt végrehajtásában résztvevők feladatköreit. A PEJ-ekben feltüntetett elszámolandó költségek esetén biztosítani kell az ellenőrizhetőséget, a kapcsolódó dokumentumok visszakereshetőségét. Az összes, az elszámolás alapjául szolgáló dokumentumot 2013. december 31-ig meg kell őrizni. A visszakereshetőség és ellenőrizhetőség megteremtésének javasolt módja, ha a dokumentumokat projektenként elkülönítve, külön-külön projektdossziéban archiváljuk. 11.2. Elkülönített bankszámla Az FP-k Tagjai a projekttel kapcsolatos pénzügyi elszámolásaik lebonyolítását egy elkülönített bankszámlán keresztül végezhetik. Az említett bankszámla nem lehet befektetési, megtakarítási, illetve letéti számla. Az FP-knek lehetősége van arra, hogy a saját szervezetük más bankszámlájáról teljesítsenek projekttel kapcsolatos kifiztéseket, amennyiben utólag az összeg rendezésére sor kerül az elkülönített számla és a kifizetést teljesítő bankszámla között. A fentiekkel kapcsolatosan azonban, felhívjuk figyelmét, hogy az EQUAL projekttel kapcsolatos költségek más közösségi és/vagy hazai forrásból támogatott projekt céljára nyitott bankszámláról való kifizetése szabálytalanságnak minősül. 11.3. Költségek nyilvántartása A projekt során felmerült költségek könyvelése esetében elkülönített nyilvántartást kell vezetni. A pénzügyi dokumentumokat, szigorú számadású nyomtatványokat meg kell őrizni. 11.4. Házipénztár A házipénztár kialakítása során tekintettel kell lenni, hogy a projekt esetében felmerülő pénztári kifizetések elkülönített nyilvántartása szintén biztosított legyen. Verziószám: III. 2007. január 31.

58/81


12. DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE, KEZELÉSE Támogatási Szerződés VIII. Fejezete szerint: A Tanács 1260/1999. EK Rendelete 38. cikk (6) bekezdése értelmében a projekt megvalósítására, ellenőrzésére és finanszírozására vonatkozó dokumentumokat az EQUAL Program záróegyenlegének az Európai Bizottság által történő kifizetését követő három évig, 2013. december 31-ig kell az FP Vezetőjének és Tagjainak megőriznie, kivéve, ha a Támogató e határidő eltelte előtt módosítja a megőrzés határidejét, illetve ha jogszabály ennél hosszabb határidőt állapít meg. Az iratmegőrzési határidő megváltozása esetén a Támogató írásban közli az FP Vezetőjével az új határidőt, amely a továbbiakban köti az FP Vezetőjét és Tagjait. Ezen iratmegőrzési kötelezettség mellett az FP Vezetője és Tagja(i) köteles(ek) az egyéb jogszabályokban – így különösen az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvényben, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben – meghatározott megőrzési kötelezettségek betartására. Kérjük, hogy fordítsanak kiemelt figyelmet az adott szervezeten belül, az EQUAL projektben foglalkoztatott munkatársak bérével, járulékaival és egyéb juttatásaival kapcsolatos kifizetések tekintetében az elkülönített nyilvántartás érdemi és világos megvalósulására. Az eredeti dokumentumokat és a hitelesített másolatokat külön projektdossziéban kell tárolni. Amennyiben ez nem kivitelezhető, úgy a projektdossziéban egyértelműen meg kell jelölni az eredeti dokumentumok tárolási helyét, gondoskodva egyben arról, hogy azok könnyen hozzáférhetők legyenek. A projektdosszié az alábbi dokumentumokat, vagy a tárolásuk helyére vonatkozó információkat tartalmazza: ⁭ ⁭ ⁭ ⁭ ⁭ ⁭ ⁭ ⁭ ⁭

⁭ ⁭

a pályázati űrlap és mellékleteinek másolata, a pályázat hiánypótlásának vagy módosításának másolata, a projekt megerősítésére, a végrehajtási szakaszba való átlépéshez készített dokumentumok, a Támogatási Szerződés és módosításai (amennyiben módosult a Támogatási Szerződés), a PEJ-ek és szükséges mellékleteinek másolata, az eredeti számlák és a kifizetést igazoló dokumentumok, a Támogatóval folytatott levelezés, a lefolytatott közbeszerzési eljárás dokumentumai, a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentált bizonyítéka (pl. plakátról, tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány másolata stb.), a projekt hátteréről vagy indokoltságáról szóló további dokumentumok (pl. megvalósíthatósági tanulmány, igényfelmérés stb.), a projekt megvalósításával kapcsolatos minden egyéb dokumentáció, különösen munkaügyi dokumentumok (munkaszerződések, munkaköri leírások, stb.).


59/81


Az FP Vezetője köteles a projekttel kapcsolatos eredeti dokumentumokat vagy azok hitelesített másolatait bemutatni a Támogatónak, az általa meghatalmazott Kincstárnak és az OFA ENPI-nek, illetve a külön jogszabályban feljogosított szerveknek, ideértve az EQUAL Programot felügyelő minisztérium ellenőrzési szervezetét, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalt, az Állami Számvevőszéket, az Európai Bizottságot és az Európai Számvevőszéket. Az eredeti dokumentumok vagy azok hitelesített másolatai bemutatásának elmulasztása szerződésszegésnek minősül, amely a Támogatási Szerződés X. cikkelyében foglalt következményeket vonhatja maga után.


60/81


13. ADATVÉDELEM Az adatvédelem egyik fontos követelménye, hogy az adatok felvétele és kezelése csak tisztességesen és törvényes módon történhet. Az adatoknak pontosaknak, teljeseknek és – ha szükséges – időszerűeknek kell lenniük, valamint oly módon kell azokat tárolni, hogy az érintett személyt csak a tárolás céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Az adatvédelem során ügyelni kell továbbá arra, hogy a projekt megvalósítására, ellenőrzésére és finanszírozására vonatkozó dokumentumokat az EQUAL Program záró-egyenlegének az Európai Bizottság által történő kifizetését követő három évig, 2013. december 31-ig kell az FP Vezetőjének és Tagjainak megőriznie (lásd dokumentumok megőrzése, kezelése). Az érintett egyik legfontosabb joga, hogy tudomást szerezhessen arról, adatait ki, hol, milyen célból kezeli, azokhoz milyen forrásból jutott hozzá, továbbá, hogy meggyőződhessen kezelt adatai helyességéről, az adatkezelés jogszerűségéről. Az Országgyűlés a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról az 1992. évi LXIII. törvényt, valamint az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során szóló 1998. évi VI. törvényt alkotta. Személyes adat akkor kezelhető, ha a. ahhoz az érintett hozzájárul, vagy b. azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendelete elrendeli. Törvény közérdekből - adatok körének kifejezett megjelölésével elrendelheti a személyes adat nyilvánosságra hozatalát. Minden egyéb esetben a nyilvánosságra hozatalhoz az érintett hozzájárulása, különleges adat esetében írásbeli hozzájárulása szükséges. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg. Az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy a nyilvánosságra hozatal céljából általa átadott adatok tekintetében. A különleges adatok fokozottabb törvényes védelemben részesülnek, így kezelésükre vonatkozólag is szigorúbb szabályokat állapít meg a törvény. Különleges adat a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, az egészségi állapotra, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adatok. A különleges adatokat az érintett kifejezett írásbeli hozzájárulásával lehet csak kezelni. Mivel a PEJ összeállítása során az FP Vezetője az FP Tagjai által benyújtott adatokat összesíti és nyújtja be a Kincstár részére ellenőrzésre, ehhez meg kell teremteni a feltételt az adatok egyes FP-n belüli, illetve az FP Vezetői és a közreműködő szervezetek, valamint az IH és az ellenőrző szervek közötti biztonságos áramlásához.


61/81


14. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS Helyszíni ellenőrzésre a projekt megvalósulásának időtartama alatt az előkészítő szakaszban egy alkalommal a projekt zárásakor kerül sor. A végrehajtási szakaszban minimum két alkalommal kerül sor helyszíni ellenőrzésre, a két alkalomból az egyik a projekt megvalósítása során, a második a projekt zárásakor, a végső kifizetést megelőzően történik. Amennyiben szükséges, sor kerül rendkívüli helyszíni ellenőrzésre is. Helyszíni ellenőrzések tehát az alábbi típusúak lehetnek: − Folyamatkövető helyszíni ellenőrzés, − Záró helyszíni ellenőrzés, − Rendkívüli helyszíni ellenőrzés. Az OFA ENPI munkatársa koordinálja a helyszíni ellenőrzést, azaz egyezteti a konkrét időpontot az FP Vezetőjével és a Magyar Államkincstár munkatársával, majd az egyeztetést követően írásban értesítő levelet küld az FP Vezetőjének, a helyszíni ellenőrzés konkrét időpontjára és helyszínére vonatkozóan. A helyszíni ellenőrzésen az IH, az Európai Bizottság, illetve egyéb ellenőrző szervezetek képviselői is részt vehetnek. A Támogatási Szerződés VIII. és IX. fejezetében meghatározottak szerint történik a helyszíni ellenőrzés lebonyolítása, az ott megállapítottakról a résztvevők jegyzőkönyvet készítenek, melyre az FP Tagjai a helyszínen írásban reagálhatnak. A minden résztvevő által aláírt jegyzőkönyv egy példánya aaz FP Vezető Tagját illeti meg. A helyszíni ellenőrzésektől megkülönböztetjük a szakmai monitor által egyedül kezdeményezett és végzett monitoring helyszíni látogatást, amelynek célja szakmai segítségnyújtással, tanácsokkal segíteni a projekt hatékonyabb és eredményesebb megvalósulását. A szakmai monitor lehetőség szerint évente kétszer látogatja meg az FP-ket.


62/81


15. EGYÉB JAVASLATOK Felhívjuk a figyelmet, hogy a projekt megvalósításához és a támogatás igényléséhez kapcsolódó költségek elszámolásakor a Támogatási Szerződés megfelelő pontjai szerint járjanak el. Kérjük, ne feledkezzenek meg a Támogatási Szerződésben meghatározott bejelentési, illetve egyéb adatszolgáltatási kötelezettségükről. Kérjük, legyenek figyelemmel:


a határidők betartására;

a formanyomtatványok pontos kitöltésére;

azok cégszerű aláírására (aláírási címpéldánynak megfelelően);

a csatolandó mellékletek teljességére;

az elszámolási időszakra vonatkozó költségek szerepeltetésére;

a dokumentumokon a projekt azonosítószámnak a feltüntetésére;

a PEJ és kötelező mellékleteinek (ellenjegyzett fizetési kérelem, számlaösszesítő, stb.) beadására abban az esetben is, ha nincs támogatási igényük;

A számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok záradékolására az ezekről készített másolatok hitelesítésére;

az elkülönített nyilvántartások (könyvelés, leltár, stb.) vezetésére,

a dokumentumok elkülönített nyilvántartására és 2013. december 31-ig történő megőrzésére.

63/81


16. MELLÉKLETEK 1.

Melléklet

KÖLTSÉGFELOSZTÁS 1. Általános bevezető Az FP Tagjainak ki kell dolgoznia azt a módszertant, amely segítségével igazolja az EQUAL projektjeihez kapcsolódó költségeket, azaz megosztja a felmerült költségeit a párhuzamosan futó projektjei között. Ezt a módszertant meg kell őrizni, és az esetleges ellenőrzések során be kell mutatni (a jelentéshez csatolni kell). A kialakított és az elfogadott módszertant kell alkalmazni az egész projekt során. Amennyiben az FP Tag nem rendelkezik a költségeinek a felosztásához kialakított módszertannal – annak ellenére, hogy arra kötelezett -, a felosztásra nem került költségei nem elszámolhatóak. A költségek felosztása alapvetően, a munkaidő nyilvántartás esetén, a munkabéreknél, a rezsiköltségek felosztásánál, a bérleti költségek felosztásánál játszhat szerepet. Felhívjuk figyelmüket, hogy az itt bemutatott számítási példák nem feltétlenül alkalmazhatóak az Önök szervezeténél megvalósuló projektek esetében. A számítás módszertanát a szervezet belső eljárásrendje, az adott költségek és jellemzők határozzák meg, így az itt bemutatott példák elsősorban csak szemléltetik, hogy milyen költségarányosítási módszerek lehetnek.

2. Költségfelosztás formái / példák A költségfelosztás történhet:


Projekten felmerült óraszám alapján, Kedvezményezetti óraszám alapján, Használt terület alapján és Egyéb dokumentált költségfelosztási módszertan alapján.

64/81


2.1. Projekten felmerült óraszám alapján A projekt alkalmazásában álló munkavállalók projekten felmerülő költségeinek felosztását az adott projekten felmerült és dokumentált óraszámai alapján kell felosztani. A projekten dolgozó munkatársak a munkájuk során az előírásnak megfelelően jóváhagyott munkaidő-nyilvántartás vezetésével igazolják a projekten ténylegesen felmerült óraszámaikat. Az előbb említett munkaidő-nyilvántartást az annak vezetésére kötelezett munkavállaló írja alá, és az adott projektért felelős vezető igazolja. A következő példa jól mutatja be a költségfelosztás szóban forgó módszertanát. Költségfelosztás a projekten felmerült óraszám alapján – Munkabér Az FP egy 480 órás tréninget tervez. Az oktatásban résztvevő trénerek közül az egyik tréner a tervek szerint 250 órát tart. A 250 órán felül szüksége van továbbá 50 órára a felkészülésre és 10 órára az oktatás adminisztrációjának elvégzésére. Összesen tehát 310 órára van szüksége az oktatáshoz. Az oktatásban résztvevő tréner az FP egyik Tagjának teljes időben foglalkoztatott munkavállalója, aki a projekten részmunkaidőben dolgozik. Az oktató éves bérköltsége 3.600.000,- Ft. Mekkora költség számolható el a szóban forgó projektre? Első lépésként kiszámítjuk, hogy hány órát dolgozik az oktató évente: 52 hét x 5 nap = 260 nap. Napi 8 órával számolva megkapjuk az éves óraszámot: 260 nap x 8 óra (naponta) = 2.080 óra. Az oktató bérköltségéből a szóban forgó projektre jutó arányos rész tehát: 3.600.000 Ft x (310 óra / 2.080 óra) = 536.539 Ft A kapott összeg számolható el tehát költségként a szóban forgó projektre. A PEJ-ben az adott időszakban felmerült költségeket kell kimutatni és arányosítani. Nem teljes munkaidőben történő foglalkoztatás esetén kérjük az adott (elszámolási) időszakban felmerült valós bérköltségeket arányosítani

2.2. Kedvezményezetti óraszám alapján Ez a módszertan abban az esetben alkalmazható, ha bizonyos költségeket kettő, vagy kettőnél több projekt között kell felosztani (például párhuzamosan több projekt is fut, és a projektek adminisztrációját egy személy végzi). Abban az esetben, ha az FP valamely Tagja tréningeket tart, akkor az egyes projektek keretén belül megvalósuló tréningeken felmerült Kedvezményezetti óraszám alapján lehet felosztani a közös adminisztrátor költségeit. A Kedvezményezettek időráfordítását megfelelően vezetett és jóváhagyott munkaidő-nyilvántartással kell igazolni.


65/81


Kedvezményezetti óraszám alapján Egy FP úgy döntött, hogy alkalmaznak egy adminisztrátort a párhuzamosan futó projektekkel (Kedvezményezettek oktatása) kapcsolatos adminisztrációs tevékenységek ellátására. Az adminisztrátorhoz kapcsolódó költségeket a tréningeken regisztrált Kedvezményezettek óraszáma alapján lehet felosztani. Tegyük fel, hogy az adminisztrátorhoz kapcsolódó negyedéves költség 600.000 Ft. A munkaidő-nyilvántartás alapján a következő óraszámok kerültek rögzítésre A projekt (EQUAL):

60 igazolt óra

B projekt:

90 igazolt óra

C projekt (EQUAL):

20 igazolt óra

D projekt:

30 igazolt óra

A négy projekten összesen 200 óra merült fel. A négy projektre vonatkozó elszámolható költség az alábbi módon számolható ki: A projekt: 600.000 Ft x (60 / 200) = 180.000 Ft B projekt: 600.000 Ft x (90 / 200) = 270.000 Ft C projekt: 600.000 Ft x (20 / 200) = 60.000 Ft D projekt: 600.000 Ft x (30 / 200) = 90.000 Ft Mivel a példában szereplő A és C projektek az EQUAL projekt keretében tartott képzések, így az adott elszámolási időszakban 240.000 Ft (180.000 Ft és 60.000 Ft) számolható el a projekt terhére.

A PEJ-ben az adott (elszámolási) időszakban felmerült költségeket kell kimutatni és arányosítani.

2.3. Használt terület alapján A módszer alkalmazása abban az esetben javasolt, amikor az FP a felmerült költséget (rezsi költség, bérleti díjak stb.) szeretné a felhasznált terület alapján felosztani. Ez akkor fordulhat elő, amikor adott épület, iroda területének egy részét használja az FP a projekthez, viszont az adott területre vonatkozóan egy számla kerül kiállításra. Ekkor az arányosítást számlánként kell elvégezni. A számla teljes összegének csak a projekt céljára felhasznált terület arányának megfelelő részét lehet elszámolni.


66/81


Használt terület alapján Az FP a működési költségekre vonatkozóan készíti el az elszámolását. Az a döntés született, hogy a bérleti díjat - amely tartalmazza a rezsi költségeket, a takarítás költségeit, az épület biztosítását - a felhasznált terület arányában számolják el. Az FP egy 300 négyzetméteres épületet bérel, amelyből az EQUAL projektben megvalósított képzésekhez 50 négyzetmétert vesz igénybe egy negyedéven keresztül. Az EQUAL projekt során heti 21 órában képzik a Kedvezményezetteket. A fennmaradó időben más projekt használja az épületrészt. Az épület éves bérleti díja 4.800.000 Ft. Mekkora költség számolható el a szóban forgó EQUAL projektre? Az elszámolható költség összegét az alábbi számítás adja meg: 4.800.000 Ft x 50/300 x (1/4) év x 21/40 óra = 105.000 Ft A PEJ-ben az adott (elszámolási) időszakban felmerült költségeket kell kimutatni és arányosítani.

2.4 Minta a rezsiköltségek felosztásához Jelen útmutató 9.6 pontjában került meghatározásra, hogy az FP Tagoknak nyilatkozatot kell benyújtania a rezsiköltségeinek megosztásának arányáról. Az alábbi példán keresztül szeretnénk bemutatni, hogy a nyilatkozat milyen elemeket tartalmazzon ahhoz, hogy a Közreműködő Szervezetek egyértelműen megállapíthassák a felosztás arányát és az elszámolni kívánt költségek jogosságát. Példánkban a szervezet a következő adatokkal rendelkezik: − − −

munkavállalók száma: 50 fő; projekt keretében elszámolt létszám: 10 fő; intézmény teljes alapterülete: 500 nm; • ebből az irodák alapterülete: 400 nm; • ebből a konferencia terem alapterülete: 100 nm.

Jelen esetben a szervezet a következőképpen számolhatja el rezsiköltségeit feltételezve azt, hogy a konferenciatermet a projekt keretében nem használják: A 400 nm alapterület irodákat 50 fő használja, azaz 1 főre 8 nm jut. A projekt keretében 10 főt számolnak el, tehát a teljes alapterületből 80 nm áll a projekt rendelkezésére. Így az 500 nm-es alapterületű ingatlannak 16%-át fordítják tényleges a projektre, azaz a rezsiköltségeknek is 16%-át számolhatják el. A PEJ-ben az adott időszakban felmerült költségeket kell kimutatni és arányosítani.


67/81


2.

Melléklet

MINTA AZ ÉTKEZÉSI HOZZÁJÁRULÁS ELSZÁMOLÁSÁHOZ Az étkezési hozzájárulás esetén gyakori, hogy a szervezet egy tételben vásárolja meg több hónapra előre az étkezési jegyeket, melyeket a következő hónapokban arányosan oszt szét a munkatársak között. Az alábbi néhány példa szemlélteti, hogy az egyes esetekben mely elszámolási időszakban kell szerepeltetni az étkezési hozzájáruláshoz kapcsolódó költségeket. 1. Példa: a Támogatási Szerződésben két elszámolási időszak szerepel: 1. elszámolási időszak: 2005. június 1. – 2005. augusztus 31. 2. elszámolási időszak: 2005. szeptember 1. – 2005. november 30. 1. eset: Az étkezési jegyek megvásárlásához kapcsolódó számla − kelte: − kiegyenlítésének dátuma: − munkavállalók által történő átvétel dátuma:

2005. augusztus 1. 2005. augusztus 15. 2005. szeptember 2.

Jelen esetben az elszámolni kívánt költséget a 2. elszámolási időszakban (PEJ-ben) kell szerepeltetni. A számla kelte és a kifizetés ugyan megtörtént az 1. PEJ időszakában, azonban a fizikai teljesítésre nem került sor, csak a második elszámolási időszakban. 2. eset: Az étkezési jegyek megvásárlásához kapcsolódó számla − kelte: − kiegyenlítésének dátuma: − munkavállalók által történő átvétel dátuma:

2005. július 25. 2005. szeptember 5. 2005. augusztus 15.

Jelen esetben az elszámolni kívánt költséget a 2. elszámolási időszakban (PEJ-ben) kell szerepeltetni, mert a három dátum közül a kiegyenlítés a legkésőbbi, és az ahhoz tartozó elszámolási időszak a 2. PEJ időszaka. 2. Példa: a Kedvezményezett több hónappal előre vásárolja meg az étkezési jegyeket, melyeket havonta oszt szét a munkatársak között. A Támogatási Szerződésben két elszámolási időszak szerepel: 1. elszámolási időszak: 2005. június 1. – 2005. augusztus 31. 2 elszámolási időszak: 2005. szeptember 1. – 2005. november 30.


68/81


Számla kelte: 2005. július 25. Kiegyenlítés kelte: 2005. augusztus 1. Munkavállalók által történő átvétel dátuma 1.: 2005. augusztus 15. Munkavállalók által történő átvétel dátuma 2.: 2005. szeptember 15. Jelen esetben az 1. PEJ-ben kell szerepeltetni azon költségeket, melyek a 2005. augusztus 15-i munkavállalók által történő átvételkor merültek fel, és a 2. PEJ-ben kell szerepeltetni azokat, melyek a 2005. szeptember 15-i átvételkor keletkeztek. Mindkét esetben be kell nyújtani a számlát és a kifizetés bizonylatát is, illetve az átvételi jegyzéket, melyet a munkavállalók aláírtak.


69/81


3.

Melléklet

PÉNZBENI HOZZÁJÁRULÁS ÉS BEVÉTEL FINANSZÍROZÁSÁNAK BEMUTATÁSA Amennyiben egy adott költségvetési soron támogatás és pénzbeni önerő is szerepel, akkor minden egyes számlát, mely az adott költségvetési sorhoz tartozik, az adott költségvetési sor átlagával finanszírozunk. Pl. Egy költségvetési soron szerepel 100 Ft költség, melyből 78 Ft a támogatás, 22 Ft a pénzbeni önerő/bevétel. Ebben az esetben minden egyes benyújtott számlát 78%-kal kell finanszírozni. Amennyiben egy adott költségvetési soron támogatás, pénzbeni önerő és bevétel is szerepel, akkor a finanszírozás a következőképpen történik: Pl. Költségvetési sor

Összes költség

Támogatás

Pénzbeni önerő

Bevétel

1.1.3.

200 Ft

120 Ft

50 Ft

30 Ft

A benyújtott bizonylat Támogatás/Összköltség arányában lesz finanszírozva. Ami jelen esetben 120 Ft/200 Ft azaz 60,00%.


70/81


4.

Melléklet BELFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS Munkáltató: ______________________________________________________________ Kiküldött neve: ___________________________________________________________ Szolgálati helye: __________________________________________________________ Projekt: ____________________________________________________________ Állandó lakása: ___________________________________________________________ Kihez utazik? _____________________________________________________________ Milyen célból? ____________________________________________________________ Igénybe vehető közlekedési eszköz: _________________________________________ Igénybe vett gk. rendszáma: _________________Típusa:_______________________ cm3 ___________Oktánszám: ________________Tulajdonos:____________________ Norma:____________________ lit/100 km APEH ár: ___________________________ Költségelszámolás:

Indulás Honnan

Hó, nap

Érkezés Hová

Hó, nap

Közlekedési eszk.

Megtett km

Útiköltség

Projekt neve

Szállás Összesen:

Kifizetett: _____________________________________Ft Átvettem: ________________ A kiküldetést elrendelem, a teljesítést igazolom, kifizethető. Számítási mód: __________km x _________lit/100 x _______ár=__________________ Amortizáció: ____________km x 9 =__________________________________________ Összesen: _________________________________________________________________ ____________________________________ PH.


CÉGSZERŰ ALÁÍRÁS

71/81


5.

„A”

Melléklet

MUNKAIDŐ-NYILVÁNTARTÁS (MINTA) HÉT: 2005. május 2 - 2005. május 6. NÉV: XY

HETI MUNKAIDŐNYILVÁNTARTÁS Hétfő

Projekt A Projekt B 2 2

Projekt C

Projekt D

1 Összes óraszám Kedd

Összes óraszám Szerda

Összes óraszám Csütörtök

Összes óraszám Péntek


4 Projekt A

0 Projekt A

0 Projekt A

0 Projekt A

2 2 Projekt B

0 Projekt B

0 Projekt B

0 Projekt B

1 Projekt C

0 Projekt C

0 Projekt C

0 Projekt C

Elvégzett munka/feladat leírása Felkészülés oktatásra Oktatás Adminisztráció Adminisztráció

0 Elvégzett munka/feladat leírása

Projekt D


Projekt D


Projekt D


Projekt D

Összes óraszám

0

0

0

0

Végösszesen óraszám

4

2

1

0

7 Összes óraszám a héten

Munkavállaló aláírása:

Dátum:

Jóváhagyó aláírása:

Dátum:

72/81


5. „B”

Melléklet Havi munkaidőnyilvántartás

mely létrejött az ……………………… (Szervezet neve, székhelye), ………………………………... EMIR azonosító számú EQUAL projektjének munkaidő elszámolási kötelezettségének kimutatásaként. Munkavállaló neve: Szervezeti egység megnevezése: Feladat megnevezése: Munkavégzés időszaka:

Dátum

nap

EQUAL Projekt érdekében ledolgozott óraszám

Egyéb munkavégzésre Napi ledolgozott óra fordított óraszám összesen

Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Elvégzett munka/feladat leírása: Havi munkaidő ráfordítás EQUAL projektben ledolgozott órák (…év …hó….nap - …év …hó …nap-ig) Minösszesen: Kelt: Munkavállaló aláírása:


Jóváhagyó aláírása:

73/81


6. Melléklet

ÚTI JELENTÉS A projekt azonosítója: EMIR FP Tag neve: A jelentést készítő neve: A jelentést készítő munkaköre:

A kiküldetés kezdő időpontja: A kiküldetés záró időpontja: A kiküldetés helyszíne(i):

Szervezet

A E H I

év

hó

nap

óra

év

hó

nap

óra

ország

A felvett kapcsolatok Személy

település

Elérhetőség

Az elvégzett munka:

Megállapodások, további feladatok:

Dátum: A kiküldött személy aláírása Dátum A munkahelyi vezető aláírása


74/81


7. Melléklet:

Útmutató a költségvetésben rögzített költségek évek közötti átcsoportosítására vonatkozóan

A Támogatási Szerződés az alábbiakat rögzíti: „A Főkedvezményezett köteles a szerződés módosítását kezdeményezni különösen, ha … b) változik a költségek évek szerinti bontása, legalább a teljes támogatás értékének tíz százalékát meghaladó mértékben. …”

Fentiek egy számpéldán keresztül: A projekt teljes támogatásának összege: 25 000 000 Ft A teljes támogatás értékének 10%-a: 2 500 000 Ft A támogatási arány: 100 % A költségek az alábbiak szerint alakultak az aláírt szerződéshez képest, illetve a megjelölt esetekben van szükség szerződésmódosításra: 2005 Szerződésben 5 000 000 rögzített költségtábla Ténylegesen 4 000 000 felhasznált költségek Eltérés 1 000 000 Szerződésmódosítás Nem szükségessége szükséges

2006 12 000 000

2007 8 000 000

Összesen 25 000 000

10 000 000

11 000 000

25 000 000

2 000 000 Nem szükséges

3 000 000 Szükséges

A szerződésben rögzített költségtáblától a tényleges felhasználás alapján négy eset különböztethető meg: -

-

a tényleges felhasználás kisebb, mint a szerződésben rögzített, azonban a különbség nem éri el a teljes támogatás 10%-át (szerződésmódosítást nem igényel); a tényleges felhasználás nagyobb, mint a szerződésben rögzített, azonban a különbség nem éri el a teljes támogatás 10%-át (szerződésmódosítást nem igényel);


75/81


-

a tényleges felhasználás kisebb, mint a szerződésben rögzített, és a különbség eléri el a teljes támogatás 10%-át (szerződésmódosítást igényel); a tényleges felhasználás nagyobb, mint a szerződésben rögzített, és a különbség eléri el a teljes támogatás 10%-át (szerződésmódosítást igényel);

Ahhoz tehát, hogy a Kedvezményezett a fenti táblázat adatai alapján 2007-ben felhasználhassa a teljes megítélt támogatási összeget, 2007 elején szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtania. Amennyiben nem kerül benyújtásra és aláírásra az évek közötti átcsoportosításra vonatkozó szerződésmódosítás, úgy 2007-ben 10 500 000 Ft finanszírozható (8 000 000+(25 000 000*10%)).

Adott évi költségek meghatározásának menete: 1. Adott évi költségnek számít az adott évben a Kedvezményezett által kifizetett és az Irányító Hatóság által jóváhagyott költség, azaz lezárt PEJ (kifizetett vagy a korrekció alapján történt kiértesítésben szereplő felfüggesztett/elutasított tételek nélküli igényelt összeg) Pl. 2005-ban a Kedvezményezett a PEJ-ekben összesen 5 000 000 Ft-ot igényelt, azonban az Irányító Hatóság 4 000 000 Ft költséget fogadott el jogos költségnek, így a 4 000 000 Ft fogadható el 2005. évi költségnek. 2. Adott évben beadott, de le nem zárt PEJ-ek esetében (amennyiben a szerződésmódosítási kérelem benyújtásának időpontjában évek között áthúzódó tárgyidőszakot tartalmazó PEJ feldolgozása van folyamatban): Pl. A projekt előrehaladási jelentés tárgyát képező időszak: 2006.10.01.-2007.01.01. Ebben az esetben 2006. évi költségnek a feldolgozás alatt lévő PEJ-ben szerepeltetett, 2006. december 31-ig kifizetett és igényelt összegeket kell tekinteni. A kedvezményezett által pénzügyileg 2007-ben rendezett költségek már következő évi teljesítésnek vehetőek figyelembe. Az igényelt és a jóváhagyott költségek közötti különbözet a következőképpen alakul: -

felfüggesztett tételek esetén: azt az évet terheli, melyben a költség jogossá vált, azaz egy 2005. évi PEJ-ben felfüggesztett tétel amennyiben 2006-ban kerül újból benyújtásra és elfogadásra, akkor 2006. évi költségnek számít. Amennyiben még 2005-ben elfogadásra kerül újbóli benyújtás után, akkor 2005. évi költségnek számít;

-

elutasított tételek esetén: azt az évet terheli, melyben az IH engedélyt követően a költség elszámolásra került.


76/81


8. Melléklet:

HOZZÁJÁRULÓ NYILATKOZAT (MUNKAVÁLLALÓ BANKSZÁMLAKIVONATÁNAK BÉRKIFIZETÉST IGAZOLÓ DOKUMENTUMKÉNT TÖRTÉNŐ FELHASZNÁLÁSÁHOZ VALÓ HOZZÁJÁRULÁSRÓL)

Alulírott …………………………….. (név) ………………………. (lakcím) ……………………… (szül. hely, idő), …………………….. (An.) ……………………………. (szig. sz.) büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy hozzájáulok ……………… számlavezető bank által …………… sorszámú bankszámlakivonatom eredeti példányának munkáltatóm által bizonylatként történő felhasználásához az EQUAL projekttel kapcsolatosan számomra …….. év……………. havi ………….. Ft nettó munkabér kifizetésének és átvételének igazolása céljából.

Kelt: ………………… (hely), ……………………….. (dátum)

……………………………… Munkavállaló aláírása


77/81


9. Melléklet: ALAPVETŐ SZAKMAI ELLENŐRZÉSI SZEMPONTOK A PEJ-FELDOLGOZÁS SORÁN Felhívjuk figyelmét, hogy az alábbiakban ismertetett ellenőrzési szempontok nem fedik le a PEJ-ek szakmai ellenőrzésének teljes kérdéskörét, csak a legalapvetőbb kritériumokat tárgyalják! Csak a költségvetés szöveges indoklásában szereplő költségek számolhatók el és azon a soron, amelyen azokat tervezte és a projekthez közvetlenül kapcsolódnak. Javaslatot tehetünk arra, hogy adott költséget, mely soron számolhat el. Munkabér arányosítás esetén, a Pénzügyi útmutató szerint 5. melléklet arányos munkaidő nyilvántartást kérjük becsatolni. 1.1.Személyi költségek: Ezen a soron csak munkabér és megbízási díj számolható el. Az ellenőrzés kiterjed a szerződések meglétének vizsgálatára is; (hatálya, bruttó bér). Munkaköri leírás csak munkaszerződés esetén csatolandó, a megbízási jogviszonynál a megbízási szerződésnek pontosan meg kell határozni az elvégzendő feladatot. Jelenléti ívet csak munkaviszony esetében és akkor kérünk csatolni, ha a munkavállaló nem teljes munkaidejében dolgozik a projektben. Az ellenőrzési tevékenységet gyorsítják az olyan összesítő táblák, amely a projektben dolgozók szerződéseiről nyújt aktuális információt. A tábla javasolt adatai: szerződés típusa, kezdete és lejárata, megbízott neve, munkaköre, a szerződést melyik PE jelentésben csatolták. A projektvezető, pénzügyi munkatárs, nemzetközi tevékenységvezető esetén munkaviszonyra vonatkozó munkaszerződésekben nagyon fontos rögzíteni azt, hogy heti 30 órát dolgozik a projektben. Megbízási szerződés esetén a teljesítési igazolásnak be kell mutatnia az elszámolási időszakba ellátott feladatokat. 1.2. Projekt szakmai tevékenysége - Megvalósítók: A munkaszerződések ellenőrzése (hatálya, bruttó bér) lásd mint fent. A projekt kapcsán szakmai feladatot ellátók esetében a jelentésekben a teljesítési igazolások akkor megfelelőek, ha azok képesek bemutatni az elvégzett szakmai tevékenységet, a tevékenység projekthez hozzáadott értékét. A szakmai tevékenység produktuma lehet kutatási jelentés, tananyagfejlesztés, mentori tevékenység naplói, kérdőívek, minták, képzés tematikák, jelenléti ívek stb. Célszerű ezek alapján összefoglalást készíteni, amely bemutatja az adott elszámolási időszakban ellátott feladatokat. Ezen a soron csak munkabér és megbízási díj számolható el.


78/81


1.3. Útiköltség, napidíj, szállás: Ezen a soron havi bérlet elszámolható, azon személyeknek, akiknek bérköltségét az 1.1 ill. 1.2 soron fizeti. A bérletszelvényt nem kell beküldeni, helyszíni ellenőrzésen viszont szükség esetén azt be kell tudni mutatni, tehát a projektdossziéban őrizendő. Ugyanez vonatkozik a szállás, útiköltség, napidíjra, hogy csak azon személyek esetében számolható el, akik 1.1. és 1.2. sorokon szerepelnek. Számlából, a kifizetés bizonylatából, ill. kiküldetési rendelvényből fontos, hogy kiderüljön az, hogy ki utazott, kivel találkozott, milyen céllal utazott és milyen tevékenységet látott el az út kapcsán. Az utazási költség esetén a Kedvezményezett feladata annak bemutatása, hogy a költség kapcsolódik a projekthez. 1.4. Oktatás, képzés Számlás költségek elfogadhatók: 1.4.1; 1.4.3; 1.4.5. sorok estében 1.5. Célcsoport támogatás Az ellenőrzés alapvetően kiterjed a képzési, foglalkoztatási szerződések vizsgálatára, különös tekintettel arra, hogy a szerződések szövege tartalmazza a projektre vonatkozó formai elemeket (EQUAL projekt, illetve a képzés esetén a tanfolyam megnevezését, a képzés időtartamát, a támogatott kötelezettségeit a képzésben való részvételhez kapcsolódóan, teendőket hiányzás esetén). Foglalkoztatásnál elengedhetetlen a felmerülésekor egyszeri alkalommal)

munkaköri

leírás

benyújtása

(a

költség

A képzésen való jelenlétet és a hiányzásokat megfelelően dokumentálnia kell a partnerségnek. A képzési támogatás összege nem haladhatja meg a mindenkori minimálbér nettó összegét. Kiemelt ellenőrzési pont a támogatás átvételének dokumentációja és/vagy banki bizonylat az átutalás teljesítéséről. Szállás, utazás – tételesen, jelenléti ívvel alátámasztani ki vette igénybe, jegyeket nem kell beküldeni, helyszíni ellenőrzésen viszont biztosítani kell azok megtekintését a projektdossziéban. Helyi, helyközi utazási bérlet, étkezési utalvány átvételét igazoló dokumentumok beküldése szükséges. Amennyiben a célcsoport szállás és étkezés költségeit az FP fizeti, igazolni kell azt, hogy ezt a szolgáltatást az adott elszámolási időszakban hányan vették igénybe. Ha a képzési jelenléti ívek szerint jóval kevesebben vettek részt a képzésen, mint ahány fő szállásköltségét kívánják elszámolni, a részvételnek megfelelően arányosítani kell a költséget. 2.1. Iroda használat és adminisztrációs költségek: Amennyiben a projekt céljain túl más projektekre is használják az elszámolásban érintett irodát, vagy helyiséget, a bérleti és rezsi költséget arányosítani szükséges.


79/81


Az arányosítás történhet: terület és ledolgozott idő alapján is, ehhez kapcsolódóan a Pénzügyi útmutató módszertani útmutatója az irányadó, illetve a költségvetési tábla indoklás rovatában rögzítettek. Az arányosítást számlánként kell elvégezni. Bérleti szerződésnél figyelni kell a szerződés időtartamát és azt, hogy a bérleti szerződés mire terjed ki (magában foglalja-e a rezsi, takarítás stb. költségét) Ezen a soron elszámolható adminisztrációs költségek: irodaszerek, mobil telefonkártya, tisztítószerek, fénymásoltatás, nyomtató patron (toner). Az irodahasználathoz kapcsolódó kisebb szolgáltatási költségeket elfogadjuk ezen a költségsoron. Több esetben a szerződés költségvetésének indoklás rovatában is így rögzítettük. Irodai eszközökhöz kapcsolódó karbantartás illetve bérlés, mint szolgáltatás a 2.4.13. soron számolható el. Pogácsa, ásványvíz nem elszámolható, ezek a költségek, mint rendezvényszervezés a 2.2. soron számolható el. 2.2. Rendezvények szervezése: Ennél a költségtípusnál vizsgáljuk, hogy a rendezvény bizonyíthatóan és teljes egészében a projekthez kapcsolódik-e. A MÁK és OFA ellenőrzésekhez kapcsolódó vendéglátás költségei nem elszámolhatók. Meghívók, jelenléti ívek, rendezvény programja, illetve megrendelők, amennyiben releváns, kifizetések bizonylata. (alátámasztó fényképek) 2.3. Kisértékű eszközök: Eltérhet a beszerzés a költségvetésben rögzítettől, de a projekthez kapcsolódást mindenképpen vizsgáljuk. 2.4. Szolgáltatások: A szolgáltatáshoz kapcsolódó szerződések vizsgálat, a teljesítés igazolásának a vizsgálata, továbbá az alátámasztó dokumentáció vizsgálata történik az ellenőrzés során. Kiemelten: I/2.4.2 Szakmai tanácsadás. Itt történik annak vizsgálata, hogy a szerződések szakmai tevékenységhez kapcsolódnak-e, a szerződések tartalmi ellenőrzésével kapcsolatban a fentebb leírtaknak megfelelőn ellenőrzünk. A teljesítési igazolásoknak feladata az elvégzett feladat részletes bemutatása (min fél oldalban). 2.4.13. Ezen a soron is tervezhettek szakmai tevékenységhez kapcsolódó szolgáltatási tevékenységet. Elvárások a fentiekkel megegyeznek. 2.4.12. soron hivatali gépjármű benzinköltsége számolható el, projekthez kapcsolódó kiküldetések esetén A többi három pontos sor esetén a Pénzügyi Útmutató részletesen közli az elvárásokat.


80/81


3. Beruházás: Kiemelt ellenőrzési szempont a közbeszerzéshez kapcsolódó dokumentáció tartalmi és formai elemei. 3.2. alatti beszerzéseknél csak a szerződésben rögzített tételek kerülhetnek beszerzésre, új tétel beszerzéséhez szerződésmódosítás szükséges. Felhívjuk a figyelmet, hogy a támogatási szerződésben (VI. pont 4. bek.) meghatározott szervezeteknek a nagy értékű eszközökre vagyonbiztosítást kell kötniük. A biztosítási kötvényt - a beszerzést követő első PEJ-ben – szükséges benyújtani. Meglétüket a Helyszíni ellenőrzés is vizsgálja.

Nemzetközi tevékenységhez kapcsolódó költségek: Külföldi utazáshoz kapcsolódó hazai transzfer II.1.2. illetve a II.2.5. soron elszámolható. Figyelni kell arra, hogy kik utaznak: amennyiben nem az adott szervezettel áll szerződéses jogviszonyban a projekt keretében, akkor a nemzetközi feladatra megbízási szerződést kell kötni vele, amely bemutatja az elvégzendő feladatot, és tartalmazza, hogy milyen költségeket térít a megbízó a nemzetközi kiküldetés esetén. Napidíj kizárólag munkavállaló számára fizethető. Amennyiben vállalkozói szerződéssel van alkalmazva, úgy a vállalkozói díjnak tartalmaznia kell a kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő költségeit, tehát számukra ilyen költségtérítés nem lehetséges. Kiküldetési rendelvény, úti jelentés esetén elég egy mindenki által aláírt példány becsatolása. Fontos ellenőrzési pont a nemzetközi találkozó programja

Nemzetközi tevékenység dologi költség: A hazai tevékenység során már részleteztük az ezekhez a költségtípusokhoz kapcsolódó szakmai vizsgálati feltételeket. Ennél a költségcsoportnál a nemzetközi tevékenységhez kapcsolódást kell alapvetően igazolni. A dokumentációs alátámasztás megegyezik a hazai tevékenységnél felsoroltakkal.


81/81

Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága

Recommend Documents