HP LaserJet MFP. Analog Fax Accessory 300

HP LaserJet MFP

Analog Fax Accessory 300

12234

HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300

Send Fax Driver Guide English

Copyright Information

Trademark Credits

© 2005 Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Windows® is a U.S. registered trademark of the Microsoft Corporation.

Reproduction, adaptation or translation without prior written permission is prohibited, except as allowed under the copyright laws. The information contained herein is subject to change without notice. The only warranties for HP products and services are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. HP shall not be liable for technical or editorial errors or omissions contained herein. Part number: Q3701-90937 Edition 1, 2/2006

ENWW

iii

iv

ENWW

Contents 1 Setting up System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Operating system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Installing the MFP Send Fax driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Upgrading the MFP firmware and downloading the driver . . . . . . 3 Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional). . . . 5 Configuring the billing code feature (optional) . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Installing the driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Uninstalling the HP MFP Send Fax driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 Faxing Sending a fax to a single recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sending a fax to multiple recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sending a fax by using the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canceling a fax job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserting special characters in the fax number . . . . . . . . . . . . . . . . . . Editing the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding names to the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Removing names from the phone book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Editing names in the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18 20 23 26 27 28 28 29 30

3 Configuration Setting the sender information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the fax quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the notification settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the cover page information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the preview preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the fax driver printer preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting the billing code configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34 35 36 38 39 39 41

4 Troubleshooting Functional errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The test page does not print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The e-mail notification is disabled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . An e-mail confirmation is not received. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ENWW

44 44 44 45 v

PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel . . . . The bitmap does not appear or print on the cover page . . . . . . . The preview does not appear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A billing code is required after disabling the feature . . . . . . . . . . The billing code text box does not appear. . . . . . . . . . . . . . . . . . The default fields do not refresh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changed settings do not take effect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changed settings do not take effect in a Point and Print installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Warning messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PC fax feature may be disabled at the MFP warning . . . . . . . . . Cover page functionality will not be available warning . . . . . . . . Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vi

45 46 46 46 47 49 49 50 51 51 52 53

ENWW

1

Setting up

You can use the HP LaserJet MFP Send Fax driver to send faxes from your computer to one or more HP multifunction peripherals (MFP). After it is installed, the driver can be accessed by printing to the MFP Send Fax printer driver. This guide describes the fax functions that are included with the MFP Send Fax driver and provides instructions about the following tasks: ● ● ● ●

ENWW

Install the fax driver Send faxes Configure fax settings Troubleshoot problems

1

System requirements Operating system The MFP Send Fax driver is supported on the following operating systems: ● ● ● ● ●

Windows 2000 Windows XP Windows XP Professional x64 Windows Server 2003 Windows Server 2003 x64

Displays The MFP Send Fax module supports display types that have a super video graphics adapter (SVGA) resolution of 800 x 600 pixels or greater.

Printer The following products support the MFP Send Fax driver: ● ● ● ● ●

HP LaserJet 4345mfp HP Color LaserJet 4730mfp HP LaserJet 9040mfp HP LaserJet 9050mfp HP Color LaserJet 9500mfp

Hardware The HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 must be installed in the MFP before installing the MFP Send Fax driver. See the HP LaserJet MPF Analog Fax Accessory 300 Fax Guide for more information about installing this hardware.

Network The MFP Send Fax printer driver must be used on a network printer. It is not intended to be used on a local printer.

2 Chapter 1 Setting up

ENWW

Installing the MFP Send Fax driver This section provides instructions about the following tasks: ● ● ● ● ●

Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP Upgrading the MFP firmware and downloading the driver Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional) Configuring the billing code feature (optional) Installing the driver

Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP The most current versions of the MFP firmware contain support for the MFP Send Fax driver. To determine if your MFP firmware supports the MFP Send Fax driver, use the following steps:

Note

1

On the MFP control panel, press Menu.

2

Scroll to and touch FAX.

3

Scroll to and touch FAX SEND.

4

Scroll to and touch PC FAX SEND.

If PC FAX SEND does not appear in your MFP menu, upgrade the MFP firmware. 5

Touch ENABLED.

6

Touch EXIT.

Upgrading the MFP firmware and downloading the driver To upgrade the MFP firmware and download the MFP Send Fax driver, use the following steps: 1

ENWW

View the configuration information on the MFP control panel to determine the current firmware version. a


b

Touch INFORMATION.

c

Touch PRINT CONFIGURATION. The configuration page prints.

d

The firmware datecode is listed in the section called Device Information.

Installing the MFP Send Fax driver 3

Note

The firmware datecode is in the following format: YYYYMMDD XX.XXX.X. The first string of numbers is the date, where YYYY represents the year, MM represents the month, and DD represents the date. For example, a firmware datecode that begins with 20040225 represents February 25, 2004. The second string of numbers represents the revision number of the firmware. 2

3

Note

Go to Software & driver downloads for your MFP. a

Go to www.hp.com .

b

Type the MFP model number in the Search text box and press Enter.

c

In the Select a product pane in the Search results window, select the specific MFP model number where the firmware will be installed.

d

In the Product Quick Links pane, click Software & driver downloads.

Download the most current firmware. a

In the Select operating system pane, click Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.).

b

If the date that is listed in the Firmware table is more recent than the datecode that is printed on the MFP configuration page, click Download next to the appropriate file.

Different firmware files are available for the various operating systems.

4

c

In the File Download dialog box that opens, click Save.

d

In the File Name text box in the Save As window that opens, type the location on your computer where you want to save the firmware update file.

e

Click Save.

f

After the file has been downloaded, close the File Download dialog box, if necessary.

Download the MFP Send Fax driver. a

Note

Click Back to return to the Select operating system pane.

If you do not return to the Select operating system pane when you click Back, see step 2 for instructions about navigating to the Select operating system pane. b


In the Select operating system pane, click the appropriate operating system. ENWW

Note

The MFP Send Fax driver is supported on Windows 2000, Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003, and Windows Server 2003 x64.

5

c

In the Driver table that appears, click Download next to the HP MFP Send Fax driver.

d

In the File Download dialog box that opens, click Save.

e

In the File Name text box on the Save As window that opens, type the location on your computer where you want to save the MFP Send Fax driver file.

f

Click Save.

g

After the file has been downloaded, close the File Download dialog box if necessary.

Install the downloaded firmware file. See the appropriate MFP user guide for instructions about installing the remote firmware update (RFU): • HP LaserJet 4345mfp Series User Guide • HP Color LaserJet 4730mfp User Guide • HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide • HP Color LaserJet 9500mfp User Guide

Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional) The e-mail function on the MFP must be configured in order to receive an e-mail notification when a fax has been sent by using the MFP Send Fax driver. Note

The e-mail notification feature is optional. See the appropriate MFP user guide for instructions about configuring the e-mail function: ● ● ● ●

ENWW

HP LaserJet 4345mfp Series User Guide HP Color LaserJet 4730mfp User Guide HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide HP Color LaserJet 9500mfp User Guide


Configuring the billing code feature (optional) HP MFP Send Fax supports the use of billing codes when sending faxes. Note

The billing code feature is optional. To enable the billing code feature through the MFP control panel, use the following steps:

Note

1


2


3


4

Scroll to and touch BILLING CODE.

5

Touch CUSTOM to open the billing code screen.

6

Use the up and down arrows to select the minimum number of digits in the billing code.

7

Touch OK to enable the billing code feature.

Touch OFF to disable the billing code feature.

Installing the driver To install the MFP Send Fax driver by using the Add a Printer wizard in Windows, use the following steps: 1

In Windows Explorer, double-click on the downloaded MFP Send Fax driver executable file to extract the driver files.

2

Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes.

3

In the Printer Tasks pane in the Printers and Faxes window, click Add a printer.

4

In the Add Printer Wizard welcome dialog box, click Next.


ENWW

5

Note

Under Local or Network Printer, select Local printer attached to this computer. Click Next.

Select Local printer attached to this computer to install the MFP Send Fax driver on a network printer. The printer name is HP MFP Send Fax when the driver is installed on a local printer. If you select A network printer, or a printer attached to another computer, then the IP address of the computer is required. Some features, such as fax preview, are not available if the driver is installed by using the network printer installation (Point and Print). The MFP Send Fax driver cannot be installed on a a printer that is connected to the computer by a serial or parallel port. It must be on a network. 6

Note

ENWW

If your computer is already connected to the MFP, under Select a Printer Port, select Use the following port.

If your computer is not connected to the MFP, go to step 8.


7

In the Use the following port drop-down menu, select the name or IP address of the MFP. Click Next and then go to step 13.

8

If your computer is not connected to the MFP, select Create a new port under Select a Printer Port.

9

In the Type of port drop-down menu, select Standard TCP/IP Port. Click Next.


ENWW

10 In the Add Standard TCP/IP Printer Port Wizard dialog box, click Next.

11 Under Add Port, type the MFP printer name or IP address in the Printer Name or IP Address text box and then click Next.

Note

ENWW

The default port name is the name that you typed in the Printer Name or IP Address text box. You can change this name by typing a new name in the Port Name text box. Installing the MFP Send Fax driver 9

12 Click Finish. 13 Under Install Printer Software, click Have Disk.

14 In the Install From Disk dialog box, click Browse.

15 Browse to and select the MFP Send Fax driver .INF file extracted in step 1. Note

Two versions of the .INF file are available: a 32-bit version for Windows 2000, Windows XP, and Windows Server 2003 and a 64-bit version for Windows XP Professional x64 and Windows Server 2003 x64. A The specified location does not contain information about your printer message appears if you select the wrong version of the file. 16 Click OK.


ENWW

17 Under Install Printer Software, click Next.

18 In the Printer name text box under Name Your Printer, type a name for the printer. The default printer name is HP MFP Send Fax.

19 Click Next.

ENWW


20 Under Printer Sharing, click Next.

Note

You can share the printer by selecting Share name on the Printer Sharing window. The MFP Send Fax driver is then available for a Point and Print connection. Some features, such as fax preview, are not available if the driver is accessed by using a Point and Print connection.


ENWW

21 Under Print Test Page, select Yes to print a test page and then click Next.

Note

Selecting Yes to print a test page sends a fax. No page is printed. a

ENWW

On the Completing the Add Printer Wizard dialog box, click Finish to complete the wizard and continue sending a test fax.


b

Note

In the HP MFP Send Fax dialog box, click the Fax Job tab.

The Setup information is not required to send a test page. To set the default sender information and fax settings for all faxes, see “Configuration” on page 33.


ENWW

ENWW

c

In the Fax Number text box under Fax To, type the fax number where the test page will be sent.

d

Click Send.


Note

e

The preview window opens if you selected Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab. On the toolbar, click Send Fax.

f

A message appears asking if the test page printed. Verify that the test page printed on the receiving fax machine and then click OK.

The test page is delivered to the fax number that you typed in the Fax Number text box on the Fax Job tab.

Uninstalling the HP MFP Send Fax driver To uninstall the MFP Send Fax driver, use the following steps: 1


2

In the Printers and Faxes window, right-click the MFP printer where MFP Send Fax is installed and then click Delete.

3


4

Right-click in the Printers and Faxes window and then click Server Properties.

5

In the Print Server Properties dialog box, click Drivers.

6

Select the MFP Send Fax driver and then click Remove.

7

Click OK.


ENWW

2

Faxing

This chapter provides information about sending faxes and using the MFP Send Fax phone book: ● ● ● ● ● ●

ENWW

Sending a fax to a single recipient Sending a fax to multiple recipients Sending a fax by using the phone book Canceling a fax job Inserting special characters in the fax number Editing the phone book

17

Sending a fax to a single recipient To send a fax to a single recipient, use the following steps:

Note

1

Open the document to be faxed in the software program in which it was created.

2

Click File and then click Print.

3

Select the HP MFP Send Fax driver from the list of printers.

4

Click OK or Print.

Click the button that sends a document to the printer. This might not be labeled the same way in all programs. 5

Note

Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box, type the recipient name, fax number, and company name. The fax number is the only required information.

See “Inserting special characters in the fax number” on page 27 for a list of special characters that you can use in the Fax Number text field.

18 Chapter 2 Faxing

ENWW

6

Note

Click Clear Fields to remove all of the values in the Recipient Name, Fax Number, and Company Name text boxes. 7

Note

Note

ENWW

Click Add to Phone Book to add the recipient information to the MFP Send Fax phone book. This step is optional.

The default cover page information appears under Include With Fax in the HP MFP Send Fax dialog box. This information can be changed for any individual fax job.

To set the default cover page settings for all faxes, see “Configuration” on page 33. 8

If the billing code feature is enabled, type the billing code under Billing Information in the HP MFP Send Fax dialog box. The billing code can be changed for any individual fax job.

9

To send the fax with the default sender, fax quality, notification information, and preview preferences, click Send.

Click the Setup tab in the HP MFP Send Fax dialog box to view the sender, fax quality, notification, and preview settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax.

Sending a fax to a single recipient 19

10 If you selected Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for accuracy.

Note

The preview function is not available when you use Point and Print. Point and Print is a Windows feature that you can use to connect, print, or fax to a remote printer without using installation disks. Files and configuration information are automatically downloaded from the print server to the client. 11 Click View or use the zoom drop-down menu to change the size of the document preview. 12 Click the arrow buttons to navigate through the document. 13 Click Send Fax to send the fax or click Cancel Fax to edit the fax settings.

Sending a fax to multiple recipients To send a fax to a multiple recipients, use the following steps: 1


2


3


20 Chapter 2 Faxing

ENWW

4 Note


Note

ENWW

Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box, type the recipient name, fax number, and company name.

The fax number is the only required information. See “Inserting special characters in the fax number” on page 27 for a list of special characters that you can use in the Fax Number text field. 6

Note

Click OK or Print.

Click Add to Phone Book to add the recipient information to the MFP Send Fax phone book. This step is optional.

Click Clear Fields to remove all of the values in the Recipient Name, Fax Number, and Company Name text boxes. 7

Click To -> to add the recipient information to the Fax Recipients field.

8

Repeat steps 5 through 7 for each fax recipient. The fax is sent to all of the names that appear in the Fax Recipients field.

Sending a fax to multiple recipients 21

Note

Cover Page (Single recipient only) is disabled when the second recipient is added to the Fax Recipients field. A cover page cannot be used when you send faxes to multiple recipients. 9


10 To send the fax with the default sender, fax quality, notification information, and preview preferences, click Send. Note

Click the Setup tab on the HP MFP Send Fax dialog box to view the sender, fax quality, notification, and preview settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax.

22 Chapter 2 Faxing

ENWW

11 If you selected Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for accuracy.

Note


Sending a fax by using the phone book To send a fax by using the phone book, use the following steps:

ENWW

1


2


3


Sending a fax by using the phone book 23

4 Note

Click OK or Print.


Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box, click the book icon.

6

In the Phone Book dialog box, select the name of each fax recipient and click To -> to populate the Fax Recipients field.

7

After you have added all of the fax recipients to the Fax Recipients field, click OK.

24 Chapter 2 Faxing

ENWW

8

Note

Under Include With Fax in the HP MFP Send Fax dialog box, clear Cover Page (Single recipient only) if it is selected.

A cover page cannot be used when sending faxes to multiple recipients. If you do not clear Cover Page (Single recipient only), the following error message appears:

9


10 To send the fax to all of the fax recipients with the default sender, fax quality, notification information, and preview preferences, click Send.

ENWW

Sending a fax by using the phone book 25

Note

Click the Setup tab on the HP MFP Send Fax dialog box to view the sender, fax quality, notification, and preview settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax. 11 If you selected Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for accuracy.

Note


Canceling a fax job Three methods are available to cancel a fax job: 1

Click Cancel Fax in the fax preview window.

2

On the MFP control panel, press the fax icon and then press the red Stop/Cancel button.

26 Chapter 2 Faxing

ENWW

Note

The status message Processing job must appear on the MFP when the red Stop/Cancel button is pressed to cancel the fax. 3

Note

On the MFP control panel, cancel faxes by using the fax menus. a


b


c

Scroll to and touch CANCEL CURRENT TRANSMISSION.

Scroll to and touch CANCEL ALL PENDING TRANSMISSIONS to cancel all of the pending fax transmissions. d

Touch EXIT.

Inserting special characters in the fax number The Fax Number text field accepts special characters in addition to the numbers 0 through 9.

Table 1: Special characters

ENWW

Special Character

Function

-

Use a hyphen in the fax number to make the number easier to read.

()

Use parenthesis in the fax number to make the number easier to read.

[]

Use an opening and closing bracket to hide a portion of the fax number so that it does not print on the fax cover sheet, call reports, or e-mail confirmations. For example, a fax number might include a calling-card access code. Type brackets around the calling-card access code portion of the fax number to prevent showing this information.

*

The asterisk is transmitted as a touch-tone.

#

The number sign is transmitted as a touch-tone.

,

A comma represents a 2-second pause when the fax number is dialed. Use multiple commas for a longer pause during dialing.

Inserting special characters in the fax number 27

Editing the phone book The phone book can be used to store the contact information that appears under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box. Names can be added and removed from the phone book. The MFP Send Fax phone book is saved in the system registry. HP does not recommend editing or copying this file.

Adding names to the phone book To populate the phone book, use the following steps: 1


2

In the Phone Book dialog box, click Add.

28 Chapter 2 Faxing

ENWW

Note

3

In the Add to Phone Book dialog box, type the recipient name, fax number, and company name in the text boxes.

4

Click OK.

5

In the Phone Book dialog box, click Add to add additional names.

6

Click OK when you are finished adding names to the phone book.

Contacts cannot be imported into the MFP Send Fax phone book from external e-mail programs.

Removing names from the phone book To remove names from the phone book, use the following steps: 1

ENWW


Editing the phone book 29

2

In the Phone Book dialog box, select the name that you want to delete and then click Delete.

3

Click OK when you are done deleting names from the phone book.

Editing names in the phone book To edit names in the phone book, use the following steps: 1

30 Chapter 2 Faxing


ENWW

ENWW

2

In the Phone Book dialog box, select the name that you want to edit and then click Edit.

3

In the Edit Phone Book Entry dialog box, edit the recipient name, fax number, and company name in the text boxes.

4

Click OK when you are done editing.

Editing the phone book 31

32 Chapter 2 Faxing

ENWW

3

Configuration

This chapter provides information about configuring the default settings for the MFP Send Fax driver by using the Edit Defaults button on the Setup tab: ● ● ● ● ● ● ●

Note

ENWW

Setting the sender information Setting the fax quality Setting the notification settings Setting the cover page information Setting the preview preference Setting the fax driver printer preferences Setting the billing code configuration

The default settings might have been set during the installation process.

33

Setting the sender information The default sender information is included on all faxes that you send using the MFP Send Fax driver, including cover pages. The sender information can be changed for individual faxes using the text fields on the Setup tab. Note

A cover page cannot be used when you send faxes to multiple recipients. To set the default sender information, use the following steps: 1

On the Setup tab, click Edit Defaults.

2

Under Sender Information in the Default Settings dialog box, type the default sender name, company name, fax number, and voice phone number.

34 Chapter 3 Configuration

ENWW

Note

The information in the sender information fields on the Setup tab is updated the first time that the sender information is entered in the sender information fields in the Default Settings dialog box. If the default sender information is changed later, the sender information fields on the Setup tab are not refreshed. The changes are saved, but the information does not appear in the dialog box. To show the new information, exit from the MFP Send Fax driver and then restart the driver. 3

Note

Click OK.

To set all of the default information at the same time, select the fax quality, notification, cover page, and preview settings and then click OK.

Setting the fax quality The fax quality setting defines the resolution that the MFP uses to send the fax. The quality settings are as follows: ● ● ●

Standard: 200 x 100 dots per inch (dpi) Fine: 200 x 200 dpi Superfine: 300 x 300 dpi

To set the fax quality, use the following steps: 1

ENWW


Setting the fax quality 35

Note

2

Under Fax Quality in the Default Settings dialog box, select the default quality for sending faxes.

3

Click OK.

To set all of the default information at the same time, select the sender information, notification, cover page, and preview settings and then click OK.

Setting the notification settings The notification settings determine when and how notification of the status of an outgoing fax is sent. To change the notification settings, use the following steps: 1



ENWW

2

Under Notification in the Default Settings dialog box, select when to receive notifications: • None: notification is not sent. • This Job: notification is sent when a fax is sent. • On Error: notification is sent when an error occurs.

3

Select the type of notification to send: • Print: notification is printed on the default printer. • E-mail: notification is sent in an e-mail message. Type the e-mail address in the E-mail Address text box.

Note

The e-mail function must be configured on the MFP in order to receive an e-mail notification. 4

Note

ENWW

Click OK.

To set all of the default information at the same time, select the sender information, fax quality, cover page, and preview settings and then click OK.

Setting the notification settings 37

Setting the cover page information Standardize the look of the fax cover page by using a default cover page. Fields are included for notes, a subject line, and a company logo or other image. The cover page settings can be modified on the Fax Job tab for individual fax jobs. Note

A cover page can only be included with faxes that are sent to single recipients. To change the cover page information, use the following steps: 1


2

Under Include With Fax in the Default Settings dialog box, select Cover Page (Single recipient only).

3

In the Notes text box, type the default notes.

4

In the Subject text box, type the default subject line.

5

Click Browse to include an image on the cover page.


ENWW

6 Note

The bitmap image is converted to grayscale on the cover sheet and is located in the top one-third of the page. 7

Note

Browse to and select a bitmap image file, such as a company logo.

Click OK.

To set all of the default information at the same time, select the sender information, fax quality, notification, and preview settings and then click OK.

Setting the preview preference The preview preference can be set to automatically preview every fax job before it is sent. To preview every fax job before it is sent, use the following steps:

Note

1


2

Under Preview in the Default Settings dialog box, select Show Preview Before Sending Fax to preview each fax automatically before it is sent.

3

Click OK.

To set all of the default information at the same time, select the sender information, fax quality, notification, and cover page settings and then click OK.

Setting the fax driver printer preferences To set the basic MFP Send Fax driver printing options through Windows, use the following steps:

ENWW

1


2

On the Printers and Faxes window, right-click HP MFP Send Fax and then click Printing Preferences.

Setting the preview preference 39

3

Note

In the HP MFP Send Fax Document Properties dialog box, click Paper/Quality to set the default paper and quality properties. To save the default paper settings and close the dialog box, click OK.

The Advanced tab on the HP MFP Send Fax Document Properties dialog box does not contain any information that affects the MFP Send Fax driver. This tab is a standard Windows tab and cannot be removed for this driver.


ENWW

4

Note

Click Services to check the status of the printer and supplies or to start the embedded Web server. The Services tab options only appear if the MFP Send Fax driver is connected to a valid TCP/IP port.

See the appropriate MFP user guide for more information about the Embedded Web server. 5

To save any changes to the default settings and close the dialog box, click OK.

Setting the billing code configuration HP MFP Send Fax supports the use of billing codes when sending faxes. To enable or disable the billing code feature through the MFP control panel after the MFP Send Fax driver has been installed, use the following steps:

ENWW

1


2


3


4

Scroll to and touch BILLING CODE. Setting the billing code configuration 41

Note

5


6


7

Touch OK to enable the billing code feature or touch OFF to disable the billing code feature.

If the billing code feature is enabled on the MFP, a billing code entry is required for walk-up fax jobs sent from the MFP. 8


9

Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window, right-click the name of the MFP and then click Properties.

10 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device Settings. 11 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select Update Now.

Note

Update Now stays selected in the Automatic Configuration drop-down menu briefly. If you wait a few seconds or return to this dialog box later, Off will be selected in the drop-down menu. 12 Click OK.


ENWW

4

Troubleshooting

Use the information in this chapter to troubleshoot general fax issues: ●

Functional errors • The test page does not print • The e-mail notification is disabled • An e-mail confirmation is not received • PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel • The bitmap does not appear or print on the cover page • The preview does not appear • A billing code is required after disabling the feature • The billing code text box does not appear • The default fields do not refresh • Changed settings do not take effect • Changed settings do not take effect in a Point and Print installation

●

Warning messages • PC fax feature may be disabled at the MFP warning • Cover page functionality will not be available warning

●

ENWW

Error messages

43

Functional errors The following sections describe issues that might occur when using the HP MFP Send Fax driver.

The test page does not print View the MFP Send Fax configuration information on the MFP control panel to determine if the driver installation was successful and the PC Fax Send feature is enabled. To view the configuration information, use the following steps: 1


2


3


4


5

Touch ENABLED.

6

Touch EXIT.

The e-mail notification is disabled The e-mail notification type is disabled under Notification on the Setup tab in the HP MFP Send Fax dialog box because the e-mail function is not enabled on the MFP. See the appropriate user guide for instructions about configuring the e-mail function: ● ● ● ●

HP LaserJet 4345mfp Series User Guide HP Color LaserJet 4730mfp User Guide HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide HP Color LaserJet 9500mfp User Guide

To update the HP MFP Send Fax settings after enabling the e-mail feature on the MFP, use the following steps: 1


2


3

In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device Settings.

44 Chapter 4 Troubleshooting

ENWW

4

In the Automatic Configuration drop-down menu, select Update Now.

5

Click OK.

An e-mail confirmation is not received No e-mail confirmation is sent if the receiving fax machine does not answer, is busy, or if the number of redials that is configured on the MFP has not been reached. After the MFP has reached the configured number of redials, confirmation notification is sent.

PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel after installing the MFP Send Fax driver. Firmware is packaged in bundles called remote firmware updates (RFU). These bundles contain firmware updates for the MFP and different sub-systems located in the MFP. When the RFU bundle is sent to the MFP, the MFP sends the individual firmware updates to its other sub-systems. Sometimes, not all of these updates happen at the same time.

ENWW

Functional errors 45

To complete the firmware update, use the following steps: 1

Verify that the MFP firmware has been updated to the most current version available. If the firmware has not been updated, see “Upgrading the MFP firmware and downloading the driver” on page 3.

2

Turn the MFP off and then turn it on again.

3


4


5


6


7

Touch ENABLED.

8

Touch EXIT.

If PC FAX SEND still does not appear on the MFP control panel, see the HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 Fax Guide to ensure that the analog fax accessory is configured correctly. If the analog fax accessory is configured correctly and PC FAX SEND still does not appear on the MFP control panel, contact HP Customer Care.

The bitmap does not appear or print on the cover page The bitmap file will not appear or print on the cover page if the bitmap file is too large. The fax image-rendering process will bypass rendering the image on the cover page if the performance of the computer would be significantly reduced. Reduce the size of the bitmap to include it on the cover page.

The preview does not appear To see a preview of the fax job, select Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab.

A billing code is required after disabling the feature A billing code is required in the Billing Code text box on the Fax Job tab after the billing code feature has been disabled at the MFP. To update the driver so that the Billing Code text box does not appear on the Fax Job tab, use the following steps: 1



ENWW

2


3


4

In the Automatic Configuration: drop-down menu, select Update Now.

5

Click OK.

The billing code text box does not appear If the billing code feature was disabled at the MFP when the MFP Send Fax driver was installed, the Billing Code text box does not appear on the Fax Job tab. To enable billing codes through the MFP control panel and make the Billing Code text box available on the Fax Job tab, use the following steps:

ENWW

1


2


3


4

Scroll to and touch BILLING CODE.


5


6


7

Touch OK to enable billing codes.

8


9


10 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device Settings. 11 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select Update Now.

12 Click OK.


ENWW

The default fields do not refresh The information in the sender information fields on the Setup tab is updated the first time that the sender information is entered in the sender information fields in the Default Settings dialog box. If the default sender information is changed later, the sender information fields on the Setup tab are not refreshed. The changes are saved, but the information does not appear in the dialog box. To show the new information, exit from the MFP Send Fax driver and then restart the driver.

Changed settings do not take effect The MFP Send Fax driver captures fax configuration information during installation. If settings are changed after the driver is installed, complete a manual update by using the Update Now feature to synchronize the driver with the MFP settings. To synchronize the driver with the MFP settings using Update Now, use the following steps:

ENWW

1


2

Under Printer Tasks in the Printers and Faxes window, right-click the name of the MFP and then click Properties.

3



4


5

Click OK.

Changed settings do not take effect in a Point and Print installation If you are using a Point and Print installation, the notification, billing code, billing-code length, and fax-enabled features cannot be refreshed by using the Update Now feature. To make these setting changes take effect in a Point and Print installation, delete the Send Fax printer and then reinstall the printer. Note

The fax preview function is not available when you use Point and Print.


ENWW

Warning messages The following warning messages might appear when you use the HP MFP Send Fax driver.

PC fax feature may be disabled at the MFP warning The PC fax feature may be disabled at the MFP warning appears if the driver port has been changed. To update the configuration settings, use the following steps:

ENWW

1

In the MFP Send Fax Warning message box, click OK.

2

Verify that the MFP firmware has been updated to the most current version available. See “Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP” on page 3.

3

Verify that the PC FAX SEND feature is enabled on the MFP. See “Uninstalling the HP MFP Send Fax driver” on page 16.

4


5

Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window, right-click on the name of the MFP and then click Properties.

6


Warning messages 51

7


8

Click OK.

Cover page functionality will not be available warning The cover page functionality will not be available warning appears when a fax is sent to more than one recipient and Cover Page (Single recipient only) is selected on the Fax Job tab. ● ●

Click Yes to send the fax without a cover page to all recipients. Click No to return to the Fax Job tab.


ENWW

Error messages If a fax problem occurs that prevents or interrupts sending or receiving a fax, an error message is generated that helps determine the cause of the problem. See table 2 for a list of error messages, the possible causes of the message, and solutions to the error.

Table 2: Error messages

ENWW

Error Message

Cause

Solution

At least one fax number is required

A fax number was not typed in the Fax Number text box on the Fax Job tab.

Type a fax number in the Fax Number text box on the Fax Job tab.

Missing required information: Billing Code

A billing code was not typed in the Billing Code text box on the Fax Job tab. This error only occurs when billing codes are enabled.

Type a billing code in the Billing Code text box on the Fax Job tab.

The billing code must be at least “n” digits

The billing code was configured on the MFP to contain a specified number of digits. This error occurs when billing codes are enabled and the billing code in the Billing Code text box on the Fax Job tab does not contain the correct number of digits.

Check the billing code that is typed in the Billing Code text box on the Fax Job tab. Type a billing code with the specified number of digits.

Missing required information: E-mail address

An e-mail address was not typed in the E-mail address text box on the Setup tab when E-mail notification was selected.

Type an e-mail address in the in the E-mail address text box on the Setup tab.

Warning: This is a duplicate entry. Please enter a different name or fax number.

A duplicate entry was added to the phone book.

Type a different name or fax number.

Error messages 53

Table 2: Error messages Error Message

Cause

Solution

The file cannot be found

A fax was sent with an invalid Image path specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

Type a valid path to the image in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

A fax was sent with a path to a missing image file specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

Type a valid path to the image in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

A fax was sent with a path to an invalid file type specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

Type a valid path to a bitmap image in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

The e-mail address is not in a recognized format. Do you still want to use it?

The e-mail address in the E-mail address text box on the Setup tab is not a valid e-mail address.

Click Yes to send the e-mail to the specified address.

Reached maximum number of entries

The Fax Recipients list contains the maximum number of fax recipients.

Click No to return to the Setup tab to change the e-mail address.

The Fax Recipients list is limited to 100 entries. The phone book contains the maximum number of entries.

The maximum number of fax numbers has been entered. Send the fax to any remaining recipients by using a separate fax job. Remove entries in the phone book.

The phone book is limited to 500 entries.


ENWW


Příručka k ovladači pro odesílání faxů

Informace o autorských právech

Prohlášení k ochranným známkám


Windows® je registrovaná ochranná známka společnosti Microsoft Corporation v USA.

Reprodukování, úprava nebo překlad bez předchozího udělení písemného oprávnění jsou zakázány s výjimkou případů povolených zákonem o autorských právech. Informace uvedené v tomto dokumentu mohou být změněny bez upozornění. Jediné záruky vztahující se na produkty a služby společnosti HP jsou uvedeny v prohlášeních o výslovně vyjádřené záruce dodávaných spolu s příslušnými produkty a službami. Žádné informace v tomto dokumentu nelze vykládat jako základ dalších záruk. Společnost HP není odpovědná za technické chyby, chyby vzniklé zpracováním textu a chybějící text v tomto dokumentu. Číslo dílu: Q3701-90937 Edition 1, 2/2006

CSWW

iii

iv

CSWW

Obsah 1 Nastavení Požadavky na systém. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Operační systém: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Obrazovky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Tiskárna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Síť . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Instalace ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů . . . . . . . . 3 Určení, zda je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporován zařízením MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Aktualizace firmwaru zařízení MFP a stažení ovladače . . . . . . . . 3 Ověření, že je konfigurována funkce e-mailu zařízení MFP (volitelné) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Konfigurování funkce pro práci s účtovacími kódy (volitelné) . . . . 6 Instalace ovladače. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Odinstalování ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2 Faxování Odeslání faxu jednomu příjemci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Odeslání faxu více příjemcům . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Odeslání faxu pomocí telefonního seznamu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zrušení faxové úlohy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vkládání speciálních znaků do faxového čísla . . . . . . . . . . . . . . . . . . Úprava telefonního seznamu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidávání jmen do telefonního seznamu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Odebírání jmen z telefonního seznamu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Úprava jmen v telefonním seznamu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 23 26 29 30 31 31 32 33

3 Konfigurace Nastavení informací o odesílateli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení kvality faxu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení údajů o oznámeních . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení informací o úvodní stránce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení předvolby pro náhled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení předvoleb pro tiskárnu s ovladačem pro odesílání faxů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení konfigurace účtovacího kódu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

CSWW

36 37 38 40 41 41 43

v

4 Odstraňování problémů Chyby funkčnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zkušební stránka se nevytiskne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funkce zasílání e-mailových oznámení je zakázána . . . . . . . . . E-mailové potvrzení nebylo obdrženo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE se na ovládacím panelu zařízení MFP nezobrazuje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rastrový obrázek se na úvodní stránce nezobrazí nebo nevytiskne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Náhled se nezobrazuje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Po zakázání funkce je vyžadován účtovací kód . . . . . . . . . . . . . Textové pole pro zadání účtovacího kódu se nezobrazuje . . . . . Výchozí pole se neaktualizují . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Změněná nastavení se neprojeví . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Změněná nastavení se při instalaci s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) neprojeví . . . . . . . . . . . . Varovné zprávy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Varování PC fax feature may be disabled at the MFP (Funkce odesílání faxů z počítače může být v zařízení MFP zakázána) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Varování Cover page functionality will not be available (Funkce úvodní stránky nebude k dispozici) . . . . . . . . . . . . Chybové zprávy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vi

48 48 48 50 50 51 51 51 52 54 54 55 56

56 58 58

CSWW

1

Nastavení

Pomocí ovladače zařízení HP LaserJet Zařízení MFP s možností odesílání faxů pro odesílání faxů můžete z počítače odesílat faxy do jedné nebo několika multifunkčních periférií (MFP) vyrobených společností HP. Po instalaci je ovladač dostupný prostřednictvím tisku s ovladačem tiskárny Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Tato příručka popisuje faxové funkce obsažené v ovladači Zařízení MFP s možností odesílání faxů a uvádí pokyny pro provádění následujících úloh: ● ● ● ●

CSWW

Instalace ovladače pro odesílání faxů Odesílání faxů Konfigurování nastavení faxu Odstraňování problémů

1

Požadavky na systém Operační systém: Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů je podporován v následujících operačních systémech: ● ● ● ● ●


Obrazovky Modul Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporuje obrazovky s adaptérem SVGA (Super Video Graphics Adapter) a rozlišením 800 x 600 pixelů nebo vyšším.

Tiskárna Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů je podporován následujícími produkty: ● ● ● ● ●


Hardware Před instalací ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů musí být v zařízení MFP instalováno analogové faxové příslušenství HP LaserJet MFP 300. Další informace o instalaci tohoto hardwaru naleznete ve Faxové příručce k analogovému faxovému zařízení HP LaserJet MPF 300.

Síť Ovladač tiskárny Zařízení MFP s možností odesílání faxů musí být používán v síťové tiskárně. Není určen pro použití v místní tiskárně.

2 Kapitola 1 Nastavení

CSWW

Instalace ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů Tento oddíl obsahuje pokyny pro provádění následujících úloh: ● ● ● ● ●

Určení, zda je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporován zařízením MFP Aktualizace firmwaru zařízení MFP a stažení ovladače Ověření, že je konfigurována funkce e-mailu zařízení MFP (volitelné) Konfigurování funkce pro práci s účtovacími kódy (volitelné) Instalace ovladače

Určení, zda je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporován zařízením MFP Nejnovější verze firmwaru zařízení MFP obsahují podporu pro ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Chcete-li určit, zda je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporován zařízením MFP, proveďte následující kroky:

Poznámka

1

Na ovládacím panelu zařízení MFP stiskněte tlačítko Nabídka.

2

Přejděte k položce FAX a stiskněte ji.

3

Přejděte k položce ODESLÁNÍ FAXU a stiskněte ji.

4

Přejděte k položce ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE a stiskněte ji.

Pokud se položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE v nabídce zařízení MFP nezobrazí, aktualizujte firmware zařízení MFP. 5

Stiskněte položku AKTIVOVÁNO.

6

Stiskněte položku KONEC.

Aktualizace firmwaru zařízení MFP a stažení ovladače Chcete-li aktualizovat firmware zařízení MFP a stáhnout ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů, proveďte následující kroky: 1

CSWW

Aktuální verzi firmwaru zařízení MFP lze určit na základě zobrazení konfiguračních informací na ovládacím panelu zařízení MFP. a


b

Stiskněte položku INFORMACE. Instalace ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů 3

Poznámka

Stiskněte položku TISK KONFIGURACE. Vytiskne se konfigurační stránka.

d

V oddílu Device Information (Informace o zařízení) je uveden kód data firmwaru.

Kód data firmwaru je uveden v následujícím formátu: RRRRMMDD XX.XXX.X. První řetězec číslic označuje datum, přičemž část RRRR reprezentuje rok, část MM reprezentuje měsíc a část DD reprezentuje datum. Kód data firmwaru, který začíná číslem 20040225, například reprezentuje 25. únor 2004. Druhý řetězec číslic reprezentuje číslo revize firmwaru. 2

3

Poznámka

c

Přejděte na stránku Software & driver downloads (Stahování softwaru a ovladačů) pro příslušné zařízení MFP. a

Přejděte na stránku www.hp.com.

b

Do pole Search (Vyhledávání) zadejte číslo modelu zařízení MFP a stiskněte klávesu Enter.

c

V podokně Select a product (Výběr produktu) v okně Search results (Výsledky vyhledávání) vyberte číslo příslušného modelu zařízení MFP, do kterého bude firmware instalován.

d

V podokně Product Quick Links (Rychlé odkazy pro produkt) klepněte na položku Software & driver downloads (Stahování softwaru a ovladačů).

Stáhněte nejnovější firmware. a

V podokně Select operating system (Výběr operačního systému) klepněte na položku Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) (Pro různé operační systémy: BIOS, firmware, diagnostika a další).

b

Pokud je datum uvedené v tabulce Firmware novější než kód data vytištěný na konfigurační stránce zařízení MFP, klepněte na položku Download (Stáhnout) u příslušného souboru.

Pro různé operační systémy jsou k dispozici různé soubory firmwaru. c

V podokně File Download (Stahování souboru) klepněte na položku Save (Uložit).

d

Do textového pole File Name (Název souboru) v okně Save As (Uložit jako), které se otevře, zadejte umístění v počítači, do kterého chcete soubor s aktualizací firmwaru uložit.

e

Klepněte na položku Save (Uložit).

f

Po stažení souboru zavřete v případě potřeby dialogové okno File Download (Stahování souboru).


CSWW

4

Stáhněte ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů. a

Poznámka

Pokud se po klepnutí na položku Back (Zpět) nevrátíte k podoknu Select operating system (Výběr operačního systému), přečtěte si krok 2 s pokyny pro přechod k podoknu Select operating system (Výběr operačního systému). b

Poznámka

Klepnutím na položku Back (Zpět) se vraťte k podoknu Select operating system (Výběr operačního systému).

V podokně Select operating system (Výběr operačního systému) klepněte na příslušný operační systém.

Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů je podporován v systémech Windows 2000, Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 a Windows Server 2003 x64.

5

c

V zobrazené tabulce Driver (Ovladač) klepněte na položku Download (Stáhnout) u ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů.

d

V podokně File Download (Stahování souboru) klepněte na položku Save (Uložit).

e

Do textového pole File Name (Název souboru) v okně Save As (Uložit jako), které se otevře, zadejte umístění v počítači, do kterého chcete soubor s ovladačem Zařízení MFP s možností odesílání faxů uložit.

f

Klepněte na položku Save (Uložit).

g

Po stažení souboru zavřete v případě potřeby dialogové okno File Download (Stahování souboru).

Instalujte stažený soubor firmwaru. Pokyny pro instalaci vzdálené aktualizace firmwaru (RFU) naleznete v příslušné uživatelské příručce k zařízení MFP: • Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 4345mfp Series • Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 4730mfp • Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 9040mfp/9050mfp • Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 9500mfp

CSWW

Instalace ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů 5

Ověření, že je konfigurována funkce e-mailu zařízení MFP (volitelné) Chcete-li mít možnost obdržet e-mailové oznámení o odeslání faxu prostřednictvím ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů, musí být v zařízení MFP konfigurována funkce e-mailu. Poznámka

Funkce zasílání e-mailových oznámení je volitelná. Pokyny pro konfigurování funkce e-mailu naleznete v příslušné uživatelské příručce k zařízení MFP: ● ● ● ●

Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 4345mfp Series Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 4730mfp Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 9500mfp

Konfigurování funkce pro práci s účtovacími kódy (volitelné) Zařízení HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporuje použití účtovacích kódů při odesílání faxů. Poznámka

Funkce pro práci s účtovacími kódy je volitelná. Chcete-li prostřednictvím ovládacího panelu zařízení MFP povolit funkci pro práci s účtovacími kódy, postupujte podle následujících kroků:

Poznámka

1


2


3


4

Přejděte k položce ÚČTOVACÍ KÓD a stiskněte ji.

5

Stisknutím tlačítka VLASTNÍ otevřete obrazovku účtovacích kódů.

6

Pomocí šipek nahoru a dolů vyberte minimální počet číslic v účtovacím kódu.

7

Stisknutím tlačítka OK povolte funkci pro práci s účtovacími kódy.

Stisknutím tlačítka VYP. můžete funkci pro práci s účtovacími kódy zakázat.


CSWW

Instalace ovladače Chcete-li instalovat ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů prostřednictvím Průvodce přidáním tiskárny v systému Windows, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1

V Průzkumníku Windows poklepejte na stažený spustitelný soubor s ovladačem Zařízení MFP s možností odesílání faxů a extrahujte soubory ovladače.

2

Klepněte na položky Start, Settings (Nastavení) a Printers and Faxes (Tiskárny a faxy).

3

V podokně Printer Tasks (Práce s tiskárnou) okna Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) klepněte na položku Add a printer (Přidat tiskárnu).

4

V uvítacím dialogovém okně Add Printer Wizard (Průvodce přidáním tiskárny) klepněte na tlačítko Next (Další).

5

V části Local or Network Printer (Místní nebo síťová tiskárna) vyberte položku Local printer attached to this computer (Místní tiskárna připojená k tomuto počítači). Klepněte na tlačítko Next (Další).


Poznámka

Chcete-li ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů instalovat v síťové tiskárně, vyberte volbu Local printer attached to this computer (Místní tiskárna připojená k tomuto počítači). V případě, že je ovladač instalován v místní tiskárně, je pro tiskárnu použit název HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Vyberete-li volbu A network printer, or a printer attached to another computer (Síťová tiskárna nebo tiskárna připojená k jinému počítači), bude vyžadována adresa IP počítače. Některé funkce, například náhled faxu, nejsou k dispozici, pokud byl ovladač instalován prostřednictvím instalace síťové tiskárny (funkce Point and Print (Ukázat a tisknout)). Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů nemůže být instalován v tiskárně, která je připojena k počítači prostřednictvím sériového nebo paralelního portu. Musí se nalézat v síti. 6

Poznámka

Pokud je počítač již připojen k zařízení MFP, vyberte v části Select a Printer Port (Vybrat port tiskárny) položku Use the following port (Použít následující port).

Není-li počítač připojen k zařízení MFP, přejděte ke kroku 8. 7

V rozevírací nabídce Use the following port (Použít následující port) vyberte název nebo adresu IP zařízení MFP. Klepněte na tlačítko Next (Další) a přejděte ke kroku 13.


CSWW

8

Není-li počítač připojen k zařízení MFP, vyberte v části Select a Printer Port (Vybrat port tiskárny) položku Create a new port (Vytvořit nový port).

9

V rozevírací nabídce Type of port (Typ portu) vyberte položku Standard TCP/IP Port (Standardní port TCP/IP). Klepněte na tlačítko Next (Další). 10 V dialogovém okně Add Standard TCP/IP Printer Port Wizard (Průvodce přidáním standardního portu tiskárny TCP/IP) klepněte na tlačítko Next (Další).

CSWW


11 V části Add Port (Přidat port) zadejte do textového pole Printer Name or IP Address (Název či adresa IP tiskárny) název nebo adresu IP tiskárny MFP a klepněte na tlačítko Next (Další).

Poznámka

Výchozím názvem portu je název, který jste zadali do textového pole Printer Name or IP Address (Název či adresa IP tiskárny). Tento název lze změnit zadáním nového názvu do textového pole Port Name (Název portu). 12 Klepněte na tlačítko Finish (Dokončit).


CSWW

13 V části Install Printer Software (Instalace tiskového softwaru) klepněte na položku Have Disk (Z diskety).

14 V dialogovém okně Install From Disk (Instalace z diskety) klepněte na tlačítko Browse (Procházet).

15 Přejděte k souboru INF ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů extrahovanému v kroku 1 a vyberte jej. Poznámka

K dispozici jsou dvě verze souboru INF: 32bitová verze pro systémy Windows 2000, Windows XP a Windows Server 2003 a 64bitová verze pro systémy Windows XP Professional x64 a Windows Server 2003 x64. Vyberete-li nesprávnou verzi souboru, zobrazí se zpráva The specified location does not contain information about your printer (Určené umístění neobsahuje informace o tiskárně).

CSWW


16 Klepněte na tlačítko OK. 17 V části Install Printer Software (Instalace tiskového softwaru) klepněte na tlačítko Next (Další).

18 Do textového pole Printer name (Název tiskárny) v části Name Your Printer (Pojmenovat tiskárnu) zadejte název pro tiskárnu. Výchozí název tiskárny je HP MFP Send Fax.

19 Klepněte na tlačítko Next (Další). 12 Kapitola 1 Nastavení

CSWW

20 V části Printer Sharing (Sdílení tiskárny) klepněte na tlačítko Next (Další).

Poznámka

CSWW

Tiskárnu lze sdílet výběrem položky Share name (Název sdílené položky) v okně Printer Sharing (Sdílení tiskárny). Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů je poté k dispozici pro připojení s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout). Některé funkce, například náhled faxu, nejsou při přístupu k ovladači prostřednictvím připojení s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) k dispozici.


21 V části Print Test Page (Vytisknout zkušební stránku) klepnutím na tlačítko Yes (Ano) vytiskněte zkušební stránku. Poté klepněte na tlačítko Next (Další).

Poznámka

Pokud vyberete volbu Yes (Ano) pro tisk zkušební stránky, bude odeslán fax. Nebude vytištěna žádná stránka. a


V dialogovém okně Completing the Add Printer Wizard (Dokončení Průvodce přidáním tiskárny) klepnutím na tlačítko Finish (Dokončit) dokončete používání průvodce a pokračujte v odesílání zkušebního faxu.

CSWW

b

Poznámka

V dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů klepněte na kartu Fax Job (Faxová úloha).

Informace Setup (Nastavení) nejsou vyžadovány pro odeslání zkušební stránky. Nastavení výchozích informací o odesílateli a nastavení faxu pro všechny faxové zprávy viz část „Konfigurace“ na str. 35.

CSWW


c

Do textového pole Fax Number (Faxové číslo) v části Fax To (Příjemce faxu) zadejte faxové číslo, na které má být zkušební stránka odeslána.

d

Klepněte na tlačítko Send (Odeslat).


CSWW

Poznámka

e

Pokud jste na kartě Setup (Nastavení) vybrali položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled), otevře se okno s náhledem. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Send Fax (Odeslat fax).

f

Zobrazí se zpráva s dotazem, zda byla vytištěna zkušební stránka. Ověřte, že byla na faxovém zařízení příjemce vytištěna zkušební stránka, a klepněte na tlačítko OK.

Zkušební stránka je doručena na faxové číslo, které jste zadali do textového pole Fax Number (Faxové číslo) na kartě Fax Job (Faxová úloha).

Odinstalování ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Chcete-li odinstalovat ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1


2

V okně Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) klepněte pravým tlačítkem myši na tiskárnu MFP s instalovaným ovladačem Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Poté klepněte na položku Delete (Odstranit).

3


Odinstalování ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů 17

4

Klepněte pravým tlačítkem myši do okna Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) a poté klepněte na položku Server Properties (Vlastnosti serveru).

5

V dialogovém okně Print Server Properties (Vlastnosti tiskového serveru) klepněte na položku Drivers (Ovladače).

6

Vyberte ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů a klepněte na položku Remove (Odebrat).

7

Klepněte na tlačítko OK.


CSWW

2

Faxování

Tato kapitola obsahuje informace o odesílání faxů a používání telefonního seznamu zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů: ● ● ● ● ● ●

CSWW

Odeslání faxu jednomu příjemci Odeslání faxu více příjemcům Odeslání faxu pomocí telefonního seznamu Zrušení faxové úlohy Vkládání speciálních znaků do faxového čísla Úprava telefonního seznamu

19

Odeslání faxu jednomu příjemci Chcete-li odeslat fax jednomu příjemci, postupujte podle následujících kroků:

Poznámka

1

Otevřete dokument, který chcete odeslat faxem, v softwaru, v němž byl dokument vytvořen.

2

Klepněte na položku File (Soubor) a poté na položku Print (Tisk).

3

Ze seznamu tiskáren vyberte ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů.

4

Klepněte na tlačítko OK nebo Print (Tisk).

Klepněte na tlačítko pro odeslání dokumentu do tiskárny. V různých programech může být označeno různě. 5

Poznámka

V části Fax To (Příjemce faxu) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů zadejte jméno příjemce, faxové číslo a název společnosti. Vyžadovanou položkou je pouze faxové číslo.

Viz část „Vkládání speciálních znaků do faxového čísla“ na str. 30 obsahující seznam speciálních znaků, které lze použít v textovém poli Fax Number (Faxové číslo).

20 Kapitola 2 Faxování

CSWW

6

Poznámka

Po klepnutí na tlačítko Clear Fields (Vymazat pole) budou odebrány všechny hodnoty v textových polích Recipient Name (Jméno příjemce), Fax Number (Faxové číslo) a Company Name (Název společnosti). 7

Poznámka

CSWW

Klepnutím na tlačítko Add to Phone Book (Přidat do telefonního seznamu) můžete přidat informace o příjemci do telefonního seznamu zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Tento krok je volitelný.

V části Include With Fax (Zahrnout do faxu) dialogového okna HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů se zobrazují informace o výchozí úvodní stránce. Tyto informace lze pro jednotlivé faxové úlohy změnit.

Informace o postupu nastavení výchozí úvodní stránky pro všechny faxové zprávy viz část „Konfigurace“ na str. 35. 8

Je-li povolena funkce pro práci s účtovacími kódy, zadejte v části Billing Information (Informace o účtování) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů účtovací kód. Účtovací kód lze pro jednotlivé faxové úlohy změnit.

9

Chcete-li odeslat fax s nastaveným výchozím odesílatelem, kvalitou faxu, informacemi o oznámení a předvolbami náhledu, klepněte na tlačítko Send (Odeslat). Odeslání faxu jednomu příjemci 21

Poznámka

Po klepnutí na kartu Setup (Nastavení) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů se zobrazí nastavení odesílatele, kvality faxu, oznámení a náhledu. Tyto informace lze pro jednotlivé faxové úlohy změnit. Fax lze odeslat klepnutím na tlačítko Send (Odeslat). 10 Pokud jste na kartě Setup (Nastavení) vybrali položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled), zobrazí se náhled faxové úlohy. Zkontrolujte správnost faxu.

Poznámka

Funkce náhledu není k dispozici, používáte-li funkci Point and Print (Ukázat a tisknout). Funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) je funkcí systému Windows, jejímž prostřednictvím se můžete připojit ke vzdálené tiskárně, tisknout na ní nebo do ní posílat faxy bez nutnosti použití instalačních médií. Soubory a konfigurační informace jsou automaticky stahovány z tiskového serveru do klienta. 11 Velikost náhledu dokumentu lze změnit po klepnutí na položku View (Zobrazit) nebo prostřednictvím rozevírací nabídky pro zvětšování a zmenšování. 12 Dokumentem lze procházet pomocí tlačítek se šipkami. 13 Klepnutím na tlačítko Send Fax (Odeslat fax) můžete fax odeslat. Po klepnutí na tlačítko Cancel Fax (Zrušit fax) můžete upravovat nastavení faxu.


CSWW

Odeslání faxu více příjemcům Chcete-li odeslat fax více příjemcům, postupujte podle následujících kroků:

Poznámka

1


2


3


4



Poznámka

CSWW

V části Fax To (Příjemce faxu) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů zadejte jméno příjemce, faxové číslo a název společnosti.

Vyžadovanou položkou je pouze faxové číslo. Viz část „Vkládání speciálních znaků do faxového čísla“ na str. 30 obsahující seznam speciálních znaků, které lze použít v textovém poli Fax Number (Faxové číslo).

Odeslání faxu více příjemcům 23

6

Poznámka

Poznámka

Klepnutím na tlačítko Add to Phone Book (Přidat do telefonního seznamu) můžete přidat informace o příjemci do telefonního seznamu zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Tento krok je volitelný.

Po klepnutí na tlačítko Clear Fields (Vymazat pole) budou odebrány všechny hodnoty v textových polích Recipient Name (Jméno příjemce), Fax Number (Faxové číslo) a Company Name (Název společnosti). 7

Klepnutím na tlačítko To -> (Přidat ->) můžete přidat informace o příjemci do pole Fax Recipients (Příjemci faxu).

8

Opakujte kroky 5 až 7 pro každého příjemce faxu. Fax bude odeslán všem osobám, jejichž jména jsou uvedena v poli Fax Recipients (Příjemci faxu).

Položka Cover Page (Single recipient only) (Úvodní stránka (pouze pro jednoho příjemce)) bude po přidání druhého příjemce do pole Fax Recipients (Příjemci faxu) znepřístupněna. Úvodní stránku nelze použít, odesíláte-li faxy více příjemcům. 9



CSWW

10 Chcete-li odeslat fax s nastaveným výchozím odesílatelem, kvalitou faxu, informacemi o oznámení a předvolbami náhledu, klepněte na tlačítko Send (Odeslat). Poznámka

Po klepnutí na kartu Setup (Nastavení) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů se zobrazí nastavení odesílatele, kvality faxu, oznámení a náhledu. Tyto informace lze pro jednotlivé faxové úlohy změnit. Fax lze odeslat klepnutím na tlačítko Send (Odeslat). 11 Pokud jste na kartě Setup (Nastavení) vybrali položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled), zobrazí se náhled faxové úlohy. Zkontrolujte správnost faxu.

Poznámka


CSWW

Odeslání faxu více příjemcům 25

Odeslání faxu pomocí telefonního seznamu Při odesílání faxu pomocí telefonního seznamu postupujte podle následujících kroků:

Poznámka

1


2


3


4



V části Fax To (Příjemce faxu) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů klepněte na ikonu knihy.


CSWW

Poznámka

CSWW

6

V dialogovém okně Phone Book (Telefonní seznam) vyberte jméno každého příjemce faxu a klepnutím na tlačítko To -> (Přidat ->) přidejte informace do pole Fax Recipients (Příjemci faxu).

7

Po přidání všech příjemců faxu do pole Fax Recipients (Příjemci faxu) klepněte na tlačítko OK.

8

V části Include With Fax (Zahrnout do faxu) dialogového okna HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů zrušte zaškrtnutí políčka Cover Page (Single recipient only) (Úvodní stránka (pouze pro jednoho příjemce)), je-li toto políčko zaškrtnuto.

Úvodní stránku nelze použít, odesíláte-li faxy více příjemcům. Nezrušíte-li zaškrtnutí políčka Cover Page (Single recipient only) (Úvodní stránka (pouze pro jednoho příjemce)), zobrazí se následující chybová zpráva:

Odeslání faxu pomocí telefonního seznamu 27

9


10 Chcete-li odeslat fax s nastaveným výchozím odesílatelem, kvalitou faxu, informacemi o oznámení a předvolbami náhledu všem příjemcům faxu, klepněte na tlačítko Send (Odeslat). Poznámka

Po klepnutí na kartu Setup (Nastavení) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů se zobrazí nastavení odesílatele, kvality faxu, oznámení a náhledu. Tyto informace lze pro jednotlivé faxové úlohy změnit. Fax lze odeslat klepnutím na tlačítko Send (Odeslat).


CSWW

11 Pokud jste na kartě Setup (Nastavení) vybrali položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled), zobrazí se náhled faxové úlohy. Zkontrolujte správnost faxu.

Poznámka


Zrušení faxové úlohy Faxovou úlohu lze zrušit třemi způsoby:

CSWW

1

V okně s náhledem faxu klepněte na tlačítko Cancel Fax (Zrušit fax).

2

Na ovládacím panelu zařízení MFP stiskněte ikonu faxu a poté stiskněte červené tlačítko Zastavit/Zrušit. Zrušení faxové úlohy 29

Poznámka

Po stisknutí červeného tlačítka Zastavit/Zrušit s cílem zrušit fax se na zařízení MFP musí zobrazit stavová zpráva Zpracování úlohy. 3

Poznámka

Na ovládacím panelu zařízení MFP lze faxy zrušit prostřednictvím nabídek pro faxy. a


b


c

Přejděte k položce ZRUŠIT PROBÍHAJÍCÍ PŘENOS a stiskněte ji.

Přejděte k položce ZRUŠIT VŠECHNY ČEKAJÍCÍ PŘENOSY a stisknutím příslušného tlačítka zrušte všechny čekající faxové přenosy. d


Vkládání speciálních znaků do faxového čísla Do textového pole Fax Number (Faxové číslo) lze kromě číslic 0 až 9 zadávat i speciální znaky.

Tabulka 1: Speciální znaky Speciální znak

Funkce

-

Díky pomlčce jsou faxová čísla snadněji čitelná.

()

Díky závorkám jsou faxová čísla snadněji čitelná.

[]

Pomocí levé a pravé hranaté závorky můžete skrýt část faxového čísla, aby nebyla uvedena na úvodním listu faxu, v hlášeních o voláních a v e-mailových potvrzeních. Faxové číslo může například obsahovat přístupový kód pro kartu. Chcete-li zabránit zobrazování části obsahující přístupový kód pro kartu, uzavřete ji do hranatých závorek.

*

Hvězdička je přenášena jako tón tlačítka.

#

Křížek je přenášen jako tón tlačítka.

,

Čárka reprezentuje dvousekundovou prodlevu při vytáčení faxového čísla. Delší prodlevy při vytáčení lze dosáhnout použitím více čárek.


CSWW

Úprava telefonního seznamu V telefonním seznamu lze ukládat kontaktní informace uváděné v poli Fax To (Příjemce faxu) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Do telefonního seznamu lze přidávat jména a odebírat je z něj. Telefonní seznam zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů je uložen v systémovém registru. Společnost HP nedoporučuje úpravy ani kopírování tohoto souboru.

Přidávání jmen do telefonního seznamu Chcete-li do telefonního seznamu přidávat jména, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1


2

V dialogovém okně Phone Book (Telefonní seznam) klepněte na tlačítko Add (Přidat).

Úprava telefonního seznamu 31

Poznámka

3

V dialogovém okně Add to Phone Book (Přidat do telefonního seznamu) zadejte do příslušných textových polí jméno příjemce, faxové číslo a název společnosti.

4


5

Chcete-li přidávat další jména, klepněte v dialogovém okně Phone Book (Telefonní seznam) na tlačítko Add (Přidat).

6

Po dokončení přidávání jmen do telefonního seznamu klepněte na tlačítko OK.

Kontakty z externích e-mailových programů nelze do telefonního seznamu zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů importovat.

Odebírání jmen z telefonního seznamu Chcete-li z telefonního seznamu odebírat jména, postupujte podle následujících kroků: 1



CSWW

2

V dialogovém okně Phone Book (Telefonní seznam) vyberte jméno, které chcete odstranit, a klepněte na tlačítko Delete (Odstranit).

3

Po dokončení odstraňování jmen z telefonního seznamu klepněte na tlačítko OK.

Úprava jmen v telefonním seznamu Chcete-li v telefonním seznamu upravovat jména, postupujte podle následujících kroků: 1

CSWW


Úprava telefonního seznamu 33

2

V dialogovém okně Phone Book (Telefonní seznam) vyberte jméno, které chcete upravit, a klepněte na tlačítko Edit (Upravit).

3

V dialogovém okně Edit Phone Book Entry (Upravit položku telefonního seznamu) upravte v příslušných textových polích jméno příjemce, faxové číslo a název společnosti.

4

Po dokončení úprav klepněte na tlačítko OK.


CSWW

3

Konfigurace

Tato kapitola obsahuje informace o konfigurování výchozích nastavení pro ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů pomocí tlačítka Edit Defaults (Upravit výchozí hodnoty) na kartě Setup (Nastavení): ● ● ● ● ● ● ●

Poznámka

CSWW

Nastavení informací o odesílateli Nastavení kvality faxu Nastavení údajů o oznámeních Nastavení informací o úvodní stránce Nastavení předvolby pro náhled Nastavení předvoleb pro tiskárnu s ovladačem pro odesílání faxů Nastavení konfigurace účtovacího kódu

Je možné, že byly výchozí hodnoty nastaveny během procesu instalace.

35

Nastavení informací o odesílateli Na všech faxech odeslaných prostřednictvím ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů včetně úvodních stránek jsou uvedeny výchozí informace o odesílateli. Informace o odesílateli lze pro jednotlivé faxy změnit prostřednictvím textových polí na kartě Setup (Nastavení). Poznámka

Úvodní stránku nelze použít, odesíláte-li faxy více příjemcům. Chcete-li nastavit výchozí informace o odesílateli, postupujte podle následujících kroků: 1

Na kartě Setup (Nastavení) klepněte na tlačítko Edit Defaults (Upravit výchozí hodnoty).

2

V části Sender Information (Informace o odesílateli) dialogového okna Default Settings (Výchozí nastavení) zadejte výchozí jméno odesílatele, název společnosti, faxové číslo a telefonní číslo.

36 Kapitola 3 Konfigurace

CSWW

Poznámka

Údaje v polích s informacemi o odesílateli na kartě Setup (Nastavení) jsou aktualizovány při prvním zadání informací o odesílateli do polí s informacemi o odesílateli v dialogovém okně Default Settings (Výchozí nastavení). Změníte-li později výchozí informace o odesílateli, hodnoty v polích s informacemi o odesílateli na kartě Setup (Nastavení) aktualizovány nebudou. Změny budou uloženy, informace se však v dialogovém okně nezobrazí. Chcete-li zobrazit nové informace, zastavte ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů a znovu jej spusťte. 3

Poznámka


Chcete-li nastavit všechny výchozí informace současně, vyberte nastavení pro kvalitu faxu, oznámení, úvodní stránku a náhled a klepněte na tlačítko OK.

Nastavení kvality faxu Kvalita faxu definuje rozlišení, které bude zařízením MFP použito k odeslání faxu. Možnosti nastavení kvality jsou následující: ● ● ●

Standard (standardní): 200 x 100 bodů na palec (dpi) Fine (jemné): 200 x 200 dpi Superfine (velmi jemné): 300 x 300 dpi

Chcete-li nastavit kvalitu faxu, postupujte podle následujících kroků: 1

CSWW


Nastavení kvality faxu 37

Poznámka

2

V části Fax Quality (Kvalita faxu) dialogového okna Default Settings (Výchozí nastavení) vyberte výchozí kvalitu pro odesílání faxů.

3


Chcete-li nastavit všechny výchozí informace současně, vyberte nastavení pro informace o odesílateli, oznámení, úvodní stránku a náhled a klepněte na tlačítko OK.

Nastavení údajů o oznámeních Prostřednictvím nastavení oznámení můžete určit, kdy a jakým způsobem bude odesláno oznámení o stavu odchozího faxu. Chcete-li změnit nastavení oznámení, postupujte podle následujících kroků: 1



CSWW

2

V části Notification (Oznámení) v dialogovém okně Default Settings (Výchozí nastavení) vyberte dobu pro příjem oznámení: • None (Žádné): Oznámení nebude odesláno. • This Job (Tato úloha): Oznámení bude odesláno po odeslání faxu. • On Error (Při výskytu chyby): Oznámení bude odesláno v případě, že dojde k chybě.

3

Vyberte typ odesílaného oznámení: • Print (Tisk): Oznámení bude vytištěno na výchozí tiskárně. • E-mail: Oznámení bude odesláno v e-mailové zprávě. Do textového pole E-mail Address (E-mailová adresa) zadejte e-mailovou adresu.

Poznámka

Chcete-li mít možnost obdržet e-mailové oznámení, musí být v zařízení MFP konfigurována funkce e-mailu. 4

Poznámka

CSWW


Chcete-li nastavit všechny výchozí informace současně, vyberte nastavení pro informace o odesílateli, kvalitu faxu, úvodní stránku a náhled a klepněte na tlačítko OK.

Nastavení údajů o oznámeních 39

Nastavení informací o úvodní stránce Vzhled úvodní stránky faxu lze standardizovat s použitím výchozí úvodní stránky. K dispozici jsou pole pro poznámky, řádek předmětu a logo společnosti nebo jiný obrázek. Nastavení úvodní stránky lze pro jednotlivé faxové úlohy upravovat na kartě Fax Job (Faxová úloha). Poznámka

Úvodní stránka může být zahrnuta pouze ve faxech odesílaných jednomu příjemci. Chcete-li změnit informace o úvodní stránce, postupujte podle následujících kroků: 1


2

V části Include With Fax (Zahrnout do faxu) dialogového okna Default Settings (Výchozí nastavení) vyberte položku Cover Page (Single recipient only) (Úvodní stránka (pouze pro jednoho příjemce)).

3

Do textového pole Notes (Poznámky) zadejte výchozí poznámky.

4

Do textového pole Subject (Předmět) zadejte výchozí řádek předmětu.


CSWW

Poznámka

5

Po klepnutí na tlačítko Procházet můžete vyhledat obrázek a vložit jej na úvodní stránku.

6

Přejděte k souboru s rastrovým obrázkem, například s logem společnosti, a vyberte jej.

Rastrový obrázek bude na úvodní stránce převeden na stupně šedi a bude umístěn v horní třetině stránky. 7

Poznámka


Chcete-li nastavit všechny výchozí informace současně, vyberte nastavení pro informace o odesílateli, kvalitu faxu, oznámení a náhled a klepněte na tlačítko OK.

Nastavení předvolby pro náhled Předvolbu pro náhled lze nastavit tak, aby se před odesláním každé faxové úlohy zobrazil náhled automaticky. Chcete-li před odesláním každé faxové úlohy zobrazit její náhled, postupujte podle následujících kroků:

Poznámka

1


2

V části Preview (Náhled) dialogového okna Default Settings (Výchozí nastavení) vyberte položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled), aby se před odesláním každého faxu automaticky zobrazil jeho náhled.

3


Chcete-li nastavit všechny výchozí informace současně, vyberte nastavení pro informace o odesílateli, kvalitu faxu, oznámení a úvodní stránku a klepněte na tlačítko OK.

Nastavení předvoleb pro tiskárnu s ovladačem pro odesílání faxů Chcete-li nastavit základní volby pro tisk s použitím ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů prostřednictvím systému Windows, postupujte podle následujících kroků: 1

CSWW


Nastavení předvolby pro náhled 41

Poznámka

2

V okně Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) klepněte pravým tlačítkem myši na položku HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů a poté klepněte na položku Printing Preferences (Předvolby tisku).

3

V dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Document Properties (Vlastnosti dokumentu) klepněte na položku Paper/Quality (Papír a kvalita) a nastavte výchozí vlastnosti pro papír a kvalitu. Chcete-li uložit výchozí nastavení pro papír a zavřít dialogové okno, klepněte na tlačítko OK.

Karta Advanced (Rozšířené) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Document Properties (Vlastnosti dokumentu) neobsahuje žádné informace, které by měly vliv na ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů. Tato karta je standardní kartou systému Windows a nelze ji pro tento ovladač odebrat.


CSWW

4

Poznámka

Po klepnutí na kartu Services (Služby) můžete zkontrolovat stav tiskárny a spotřebního materiálu nebo spustit implementovaný webový server. Volby karty Services (Služby) se zobrazují pouze v případě, že je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů připojen k platnému portu TCP/IP.

Další informace o implementovaném webovém serveru naleznete v příslušné uživatelské příručce k zařízení MFP. 5

Chcete-li uložit veškeré změny a zavřít dialogové okno, klepněte na tlačítko OK.

Nastavení konfigurace účtovacího kódu Zařízení HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporuje použití účtovacích kódů při odesílání faxů. Chcete-li prostřednictvím ovládacího panelu zařízení MFP povolit nebo zakázat funkci pro práci s účtovacími kódy po instalaci ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1


2


3


4

Přejděte k položce ÚČTOVACÍ KÓD a stiskněte ji. Nastavení konfigurace účtovacího kódu 43

Poznámka

5


6


7

Stisknutím položky OK povolíte funkci pro práci s účtovacími kódy. Stisknutím položky VYP. funkci pro práci s účtovacími kódy zakážete.

Je-li v zařízení MFP funkce pro práci s účtovacími kódy povolena, je pro faxové úlohy zpracovávané bez použití počítače a odesílané z příslušného zařízení MFP vyžadována položka účtovacího kódu. 8


9

V části Printer Tasks (Práce s tiskárnou) okna Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) klepněte pravým tlačítkem myši na název zařízení MFP a poté klepněte na položku Properties (Vlastnosti).

10 V dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Properties (Vlastnosti) klepněte na položku Device Settings (Nastavení zařízení). 11 V rozevírací nabídce Automatic Configuration (Automatická konfigurace) vyberte položku Update Now (Aktualizovat).


CSWW

Poznámka

Položka Update Now (Aktualizovat) zůstane v rozevírací nabídce Automatic Configuration (Automatická konfigurace) na chvíli vybrána. Pokud počkáte několik sekund nebo se k tomuto dialogovému oknu vrátíte později, bude v rozevírací nabídce vybrána položka Off (Vypnuto). 12 Klepněte na tlačítko OK.

CSWW

Nastavení konfigurace účtovacího kódu 45


CSWW

4

Odstraňování problémů

Na základě informací uvedených v této kapitole můžete odstranit běžné potíže s faxem: ●

Chyby funkčnosti • Zkušební stránka se nevytiskne • Funkce zasílání e-mailových oznámení je zakázána • E-mailové potvrzení nebylo obdrženo • Položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE se na ovládacím panelu zařízení MFP nezobrazuje • Rastrový obrázek se na úvodní stránce nezobrazí nebo nevytiskne • Náhled se nezobrazuje • Po zakázání funkce je vyžadován účtovací kód • Textové pole pro zadání účtovacího kódu se nezobrazuje • Výchozí pole se neaktualizují • Změněná nastavení se neprojeví • Změněná nastavení se při instalaci s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) neprojeví

●

Varovné zprávy • Varování PC fax feature may be disabled at the MFP (Funkce odesílání faxů z počítače může být v zařízení MFP zakázána) • Varování Cover page functionality will not be available (Funkce úvodní stránky nebude k dispozici)

●

CSWW

Chybové zprávy

47

Chyby funkčnosti V následujících oddílech jsou popsány problémy, k nimž může docházet při používání ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů.

Zkušební stránka se nevytiskne Na ovládacím panelu zařízení MFP zobrazte konfigurační informace zařízení Zařízení MFP s možností odesílání faxů a určete, zda instalace ovladače proběhla úspěšně a zda je povolena funkce odesílání faxů z počítače. Chcete-li zobrazit konfigurační informace, postupujte podle následujících kroků: 1


2


3


4


5


6


Funkce zasílání e-mailových oznámení je zakázána Typ e-mailových oznámení je v části Notification (Oznámení) na kartě Setup (Nastavení) v dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů zakázán, protože funkce e-mailu není v zařízení MFP povolena. Pokyny pro konfigurování funkce e-mailu naleznete v příslušné uživatelské příručce: ● ● ● ●

Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 4345mfp Series Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 4730mfp Uživatelská příručka k zařízení HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Uživatelská příručka k zařízení HP Color LaserJet 9500mfp

48 Kapitola 4 Odstraňování problémů

CSWW

Chcete-li aktualizovat nastavení zařízení HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů po povolení funkce e-mailu v zařízení MFP, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1


2


3

V dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Properties (Vlastnosti) klepněte na položku Device Settings (Nastavení zařízení).

4

V rozevírací nabídce Automatic Configuration (Automatická konfigurace) vyberte položku Update Now (Aktualizovat).

5


Chyby funkčnosti 49

E-mailové potvrzení nebylo obdrženo Pokud faxový přístroj příjemce neodpovídá, pokud je zaneprázdněn nebo pokud nebylo dosaženo počtu opakování volby konfigurovaného v zařízení MFP, není odesláno žádné e-mailové potvrzení. Poté, co zařízení MFP dosáhne konfigurovaného počtu opakování volby, je oznámení s potvrzením odesláno.

Položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE se na ovládacím panelu zařízení MFP nezobrazuje Po instalaci ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů se na ovládacím panelu zařízení MFP nezobrazuje položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE. Firmware je dodáván v balících označovaných jako vzdálené aktualizace firmwaru (RFU). Tyto balíky obsahují aktualizace firmwaru pro zařízení MFP a různé subsystémy umístění v zařízení MFP. Po odeslání balíku RFU do zařízení MFP odesílá zařízení MFP jednotlivé aktualizace firmwaru do dalších subsystémů. V některých případech nejsou všechny aktualizace prováděny souběžně. Chcete-li dokončit aktualizaci firmwaru, postupujte podle následujících kroků: 1

Ověřte, že byl firmware zařízení MFP aktualizován nejnovější verzí, která je k dispozici. V případě, že firmware nebyl aktualizován, viz část „Aktualizace firmwaru zařízení MFP a stažení ovladače“ na str. 3

2

Vypněte zařízení MFP a znovu jej zapněte.

3


4


5


6


7


8


Pokud se ani poté položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE na ovládacím panelu zařízení MFP nezobrazí, vyhledejte příslušné informace ve Faxové příručce k analogovému faxovému zařízení HP LaserJet MFP 300 a ověřte, že je analogové faxové příslušenství konfigurováno správně. Pokud je analogové faxové příslušenství konfigurováno správně a položka ODESLÁNÍ FAXU Z POČÍTAČE se na ovládacím panelu zařízení MFP stále nezobrazuje, obraťte se na středisko podpory zákazníků společnosti HP. 50 Kapitola 4 Odstraňování problémů

CSWW

Rastrový obrázek se na úvodní stránce nezobrazí nebo nevytiskne Pokud je soubor s rastrovým obrázkem příliš velký, rastrový obrázek se na úvodní stránce nezobrazí nebo nevytiskne. Pokud by byl výkon počítače výrazně snížen, bude vykreslování obrázku na úvodní stránce v rámci procesu vykreslování obrazového faxu vynecháno. Chcete-li rastrový obrázek uvést na úvodní stránce, zmenšete jej.

Náhled se nezobrazuje Chcete-li zobrazit náhled faxové úlohy, vyberte na kartě Setup (Nastavení) položku Show Preview Before Sending Fax (Před odesláním faxu zobrazit náhled).

Po zakázání funkce je vyžadován účtovací kód Po zakázání funkce pro práci s účtovacími kódy v zařízení MFP je v textovém poli Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha) vyžadován účtovací kód. Chcete-li aktualizovat ovladač tak, aby se textové pole Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nezobrazovalo, postupujte podle následujících kroků:

CSWW

1


2


3



4


5


Textové pole pro zadání účtovacího kódu se nezobrazuje Pokud byla v zařízení MFP při instalaci ovladače Zařízení MFP s možností odesílání faxů funkce pro práci s účtovacími kódy zakázána, textové pole Billing Code (Účtovací kód) se na kartě Fax Job (Faxová úloha) nezobrazuje. Chcete-li povolit práci s účtovacími kódy prostřednictvím ovládacího panelu zařízení MFP a povolit textové pole Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha), postupujte podle následujících kroků: 1


2


3


4

Přejděte k položce ÚČTOVACÍ KÓD a stiskněte ji.


CSWW

5


6


7

Stisknutím tlačítka OK povolte práci s účtovacími kódy.

8


9


10 V dialogovém okně HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů Properties (Vlastnosti) klepněte na položku Device Settings (Nastavení zařízení). 11 V rozevírací nabídce Automatic Configuration (Automatická konfigurace) vyberte položku Update Now (Aktualizovat).

12 Klepněte na tlačítko OK.

CSWW


Výchozí pole se neaktualizují Údaje v polích s informacemi o odesílateli na kartě Setup (Nastavení) jsou aktualizovány při prvním zadání informací o odesílateli do polí s informacemi o odesílateli v dialogovém okně Default Settings (Výchozí nastavení). Změníte-li později výchozí informace o odesílateli, hodnoty v polích s informacemi o odesílateli na kartě Setup (Nastavení) aktualizovány nebudou. Změny budou uloženy, informace se však v dialogovém okně nezobrazí. Chcete-li zobrazit nové informace, zastavte ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů a znovu jej spusťte.

Změněná nastavení se neprojeví Ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů během instalace získává informace o konfiguraci faxu. Pokud se po instalaci ovladače nastavení změnila, dokončete ruční aktualizaci pomocí funkce Update Now (Aktualizovat). Tím provedete synchronizaci ovladače s nastaveními zařízení MFP. Chcete-li synchronizovat ovladač s nastaveními zařízení MFP pomocí funkce Update Now (Aktualizovat), postupujte podle následujících kroků: 1


2


3



CSWW

4


5


Změněná nastavení se při instalaci s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) neprojeví V případě instalace s použitím funkce Point and Print (Ukázat a tisknout) nelze možnosti oznámení, účtovacích kódů, délky účtovacích kódů a faxových funkcí aktualizovat pomocí funkce Update Now (Aktualizovat). Chcete-li, aby se tyto změny nastavení projevily v případě instalace Point and Print (Ukázat a tisknout), odstraňte ovladač Send Fax a znovu tiskárnu nainstalujte. Poznámka

CSWW

Funkce náhledu faxu není k dispozici, používáte-li funkci Point and Print (Ukázat a tisknout).


Varovné zprávy Používáte-li ovladač HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů, mohou se zobrazit následující varovné zprávy.

Varování PC fax feature may be disabled at the MFP (Funkce odesílání faxů z počítače může být v zařízení MFP zakázána) Pokud došlo ke změně portu ovladače, zobrazí se varovná zpráva PC fax feature may be disabled at the MFP (Funkce odesílání faxů z počítače může být v zařízení MFP zakázána). Chcete-li aktualizovat nastavení konfigurace, postupujte podle následujících kroků: 1

V okně se zprávou Zařízení MFP s možností odesílání faxů Warning (Varování) klepněte na tlačítko OK.

2

Ověřte, že byl firmware zařízení MFP aktualizován nejnovější verzí, která je k dispozici. Viz část „Určení, zda je ovladač Zařízení MFP s možností odesílání faxů podporován zařízením MFP“ na str. 3.

3

Ověřte, že je v zařízení MFP povolena funkce odesílání faxů z počítače. Viz část „Odinstalování ovladače HP Zařízení MFP s možností odesílání faxů“ na str. 17.

4


5

V části Printer Tasks (Práce s tiskárnou) okna Printers and Faxes (Tiskárny a faxy) klepněte pravým tlačítkem myši na název zařízení MFP a poté klepněte na položku Properties (Vlastnosti)

6



CSWW

CSWW

7


8


Varovné zprávy 57

Varování Cover page functionality will not be available (Funkce úvodní stránky nebude k dispozici) Varování Cover page functionality will not be available (Funkce úvodní stránky nebude k dispozici) se zobrazuje v případě, že je fax odesílán více než jednomu příjemci a na kartě Fax Job (Faxová úloha) je vybrána položka Cover Page (Single recipient only) (Úvodní stránka (pouze pro jednoho příjemce)). ● ●

Chcete-li odeslat fax bez úvodní stránky všem příjemcům, klepněte na tlačítko Yes (Ano). Po klepnutí na tlačítko No (Ne) se vrátíte na kartu Fax Job (Faxová úloha).

Chybové zprávy Dojde-li k problému s faxem, který zabrání nebo přeruší odesílání či příjem faxu, bude vygenerována chybová zpráva, která vám pomůže určit příčinu problému. Následující tabulka 2 obsahuje seznam chybových zpráv, možné příčiny zobrazení příslušné zprávy a řešení chyby.

Tabulka 2: Chybové zprávy Chybová zpráva

Příčina

Řešení

At least one fax number is required (Je vyžadováno alespoň jedno faxové číslo)

Do textového pole Fax Number (Faxové číslo) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebylo zadáno faxové číslo.

Do textového pole Fax Number (Faxové číslo) na kartě Fax Job (Faxová úloha) zadejte faxové číslo.

Missing required information: Billing Code (Chybí vyžadované informace: účtovací kód)

Do textového pole Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebyl zadán účtovací kód. Tato chyba se vyskytuje pouze v případě, že je povoleno použití účtovacích kódů.

Do textového pole Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha) zadejte účtovací kód.


CSWW

Tabulka 2: Chybové zprávy

CSWW

Chybová zpráva

Příčina

Řešení

The billing code must be at least “n” digits (Účtovací kód musí mít délku alespoň „n“ číslic)

Účtovací kód byl v zařízení MFP konfigurován tak, aby obsahoval určený počet číslic. K této chybě dochází v případě, že je povolena práce s účtovacími kódy a účtovací kód v textovém poli Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha) neobsahuje správný počet číslic.

Zkontrolujte účtovací kód zadaný do textového pole Billing Code (Účtovací kód) na kartě Fax Job (Faxová úloha). Zadejte účtovací kód s určeným počtem číslic.

Missing required information: E-mail address (Chybí vyžadované informace: e-mailová adresa)

Do textového pole E-mail address (E-mailová adresa) na kartě Setup (Nastavení) nebyla zadána e-mailová adresa, přičemž byla vybrána položka E-mail notification (E-mailové oznámení).

Do textového pole E-mail address (E-mailová adresa) na kartě Setup (Nastavení) zadejte e-mailovou adresu.

Warning: This is a duplicate entry. Please enter a different name or fax number. (Varování: Tato položka je duplicitní. Zadejte jiné jméno nebo faxové číslo.)

Do telefonního seznamu byla přidána duplicitní položka.

Zadejte jiné jméno nebo faxové číslo.

The file cannot be found (Soubor nebyl nalezen)

Byl odeslán fax s neplatnou cestou k obrázku určenou v textovém poli Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení).

Do textového pole Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení) zadejte platnou cestu k obrázku.

Chybové zprávy 59

Tabulka 2: Chybové zprávy Chybová zpráva

Příčina

Řešení

Byl odeslán fax s cestou k chybějícímu souboru s obrázkem určenou v textovém poli Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení).

Do textového pole Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení) zadejte platnou cestu k obrázku.

Byl odeslán fax s cestou k neplatnému typu souboru určenou v textovém poli Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení).

Do textového pole Image (Obrázek) na kartě Fax Job (Faxová úloha) nebo na kartě Setup (Nastavení) zadejte platnou cestu k rastrovému obrázku.

The e-mail address is not in a recognized format. Do you still want to use it? (Formát e-mailové adresy nebyl rozpoznán. Chcete ji i přesto použít?)

E-mailová adresa zadaná do textového pole E-mail address (E-mailová adresa) na kartě Setup (Nastavení) není platnou e-mailovou adresou.

Chcete-li odeslat e-mail na určenou adresu, klepněte na tlačítko Yes (Ano).

Reached maximum number of entries (Byl dosažen maximální počet položek)

Seznam Fax Recipients (Příjemci faxu) obsahuje maximální povolený počet příjemců faxu.

Byl zadán maximální počet položek. Zbývajícím příjemcům odešlete fax prostřednictvím samostatné faxové úlohy.

Velikost seznamu Fax Recipients (Příjemci faxu) je omezena na 100 položek. Telefonní seznam obsahuje maximální povolený počet položek.

Po klepnutí na tlačítko No (Ne) se vrátíte na kartu Setup (Nastavení) a budete moci e-mailovou adresu změnit.

Odeberte z telefonního seznamu některé položky.

Velikost telefonního seznamu je omezena na 500 položek. 60 Kapitola 4 Odstraňování problémů

CSWW


Faxküldési illesztőprogram útmutató

Szerzői jogi tudnivalók

Védjegyek


A Windows® a Microsoft Corporation Egyesült Államokban bejegyzett védjegye.

Az előzetes írásbeli beleegyezés nélkül történő reprodukálás, alkalmazás vagy fordítás tilos, hacsak azt a szerzői jogi törvények nem engedélyezik. Az itt közölt információ bejelentés nélkül megváltoztatható. A HP termékeire és szolgáltatásaira kizárólag az adott termékhez és szolgáltatáshoz mellékelt tételes jótállási nyilatkozatban foglalt garancia vonatkozik. Az itt közöltek közül semmi sem értelmezhető további garanciaként. A HP nem vállal felelősséget a dokumentumban lévő esetleges technikai vagy szerkesztési hibákért és hiányosságokért. Cikkszám: Q3701-90937 Edition 1, 2/2006

HUWW

iii

iv

HUWW

Tartalom 1 Üzembe helyezés Rendszerkövetelmények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Operációs rendszer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Megjelenítés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Nyomtató . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Hardver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Hálózat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Annak vizsgálata, hogy a nyomtató támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Az MFP firmware frissítése és az illesztőprogram letöltése . . . . . 3 Az MFP e-mail értesítés beállításának ellenőrzése (nem kötelező) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 A számlázási kód funkció beállítása (nem kötelező) . . . . . . . . . . . 6 Az illesztőprogram telepítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A HP MFP Faxküldés illesztőprogram eltávolítása. . . . . . . . . . . . . . . 17

2 Faxolás Fax küldése egyetlen címzettnek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax küldése több címzettnek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax küldése a telefonkönyv használatával . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faxolási feladat megszakítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Speciális karakterek beillesztése a faxszámba . . . . . . . . . . . . . . . . . A telefonkönyv szerkesztése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nevek hozzáadása a telefonkönyvhöz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nevek eltávolítása a telefonkönyvből . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nevek szerkesztése a telefonkönyvben . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 23 26 30 30 31 32 33 34

3 Konfiguráció A küldő beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A faxminőség beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az értesítés beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A fedőlapon megjelenő információk beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az előnézeti beállítások . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A faxillesztőprogram nyomtatóbeállításai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A számlázási kód beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

HUWW

38 39 40 42 43 43 45

v

4 Hibaelhárítás Működési hibák. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A készülék nem nyomtat tesztoldalt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az e-mail értesítés le van tiltva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nem érkezik e-mail megerősítés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) szöveg nem jelenik meg az MFP kezelőpaneljén. . . . . . . . . . . . . . . A bitkép nem jelenik meg a fedőlapon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az előnézet nem jelenik meg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Számlázási kód kell a funkció letiltása után is. . . . . . . . . . . . . . . A számlázási kód mező nem jelenik meg . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az alapértelmezett mezők nem frissülnek . . . . . . . . . . . . . . . . . . A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre . . . . . . . . . . . A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre „Rámutatás és Nyomtatás” módszerű telepítésnél . . . . . . . Figyelmeztető üzenetek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . „A PC fax funkció letiltott állapotba kerülhet az MFP készüléken” figyelmeztetés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . „A fedőlap funkció nem lesz elérhető” figyelmeztetés . . . . . . . . . Hibaüzenetek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vi

50 50 50 51 51 52 52 53 54 55 55 57 57 57 59 59

HUWW

1

Üzembe helyezés

A HP LaserJet MFP Faxküldés illesztőprogrammal faxot küldhet a számítógépről egy vagy több HP multifunkciós készülékre (MultiFunction Peripheral, MFP). A telepítés után az illesztőprogram az MFP Faxküldés nyomtató-illesztőprogramra történő nyomtatással érhető el. Ez az útmutató az MFP Faxküldés illesztőprogram faxfunkcióit ismerteti, és segítséget nyújt az alábbi feladatok végrehajtásához: ● ● ● ●

HUWW

A faxillesztőprogram telepítése Faxküldés A faxbeállítások megadása Hibaelhárítás

1

Rendszerkövetelmények Operációs rendszer Az MFP Faxküldés illesztőprogram a következő operációs rendszereken használható: ● ● ● ● ●


Megjelenítés Az MFP Faxküldés modul 800x600 vagy nagyobb felbontású SVGA grafikus adapterekkel használható.

Nyomtató A következő termékek támogatják az MFP Faxküldés illesztőprogramot: ● ● ● ● ●


Hardver Az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése előtt az MFP készülékbe be kell helyezni a HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 kártyát. A kártya telepítéséről további információ a HP LaserJet MPF Analog Fax Accessory 300 Faxolási kézikönyvben található.

Hálózat Az MFP Faxküldés nyomtató-illesztőprogram csak hálózati nyomtatón használható. Helyi nyomtatón nem használható.

2 1. fejezet: Üzembe helyezés

HUWW

Az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése Ez a rész a következő feladatokhoz ad útmutatást: ● ● ● ● ●

Annak vizsgálata, hogy a nyomtató támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot Az MFP firmware frissítése és az illesztőprogram letöltése Az MFP e-mail értesítés beállításának ellenőrzése (nem kötelező) A számlázási kód funkció beállítása (nem kötelező) Az illesztőprogram telepítése

Annak vizsgálata, hogy a nyomtató támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot Az MFP készülékek legújabb firmware-verziói támogatják az MFP Faxküldés illesztőprogramot. A következő lépésekkel határozhatja meg, hogy az MFP készülék firmware-je támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot:

Megjegyzés

1

Az MFP készülék kezelőpaneljén nyomja meg a Menu gombot.

2

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a FAX menüpontot.

3

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a FAX SEND (FAX KÜLDÉSE) menüpontot.

4

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉSE) menüpontot.

Ha a PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉSE) menüpont nem jelenik meg az MFP készülék menüjében, akkor frissítse a készülék firmware-jét. 5

Érintse meg az ENABLED (ENGEDÉLYEZETT) gombot.

6

Érintse meg a KILÉPÉS gombot.

Az MFP firmware frissítése és az illesztőprogram letöltése A következő lépésekkel határozhatja meg, hogy az MFP készülék firmware-je támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot: 1

Nézze meg a beállítási információkat az MFP készülék kezelőpaneljén, és határozza meg a jelenlegi firmware-verziót. a

HUWW


Az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése 3

Megjegyzés

Érintse meg az INFORMÁCIÓ menüpontot.

c

Érintse meg a NYOMTATÁSI BEÁLLÍTÁSOK menüpontot. A nyomtató kinyomtatja a nyomtatási beállításokat.

d

A firmware dátumkódja a Device Information (Eszközinformációk) című részben található.

A firmware dátumkódja a következő formátumú: YYYYMMDD XX.XXX.X. Az első számsor a dátum, ahol YYYY az évet, MM a hónapot és DD a napot jelöli. Például a 20040225 számsorral kezdődő firmware dátumkód 2004. február 25-ét jelenti. A második számsor a firmware verziószáma. 2

3

Megjegyzés

b

Keresse fel az MFP készülék Software & driver downloads weboldalát. a

Menjen a www.hp.com weboldalra.

b

Írja be az MFP készülék modellszámát a Search szövegmezőbe, majd nyomja meg az Enter billentyűt.

c

A Search results ablak Select a product oldalán válassza ki azt az MFP modellt, amelyre a firmware-t fogja telepíteni.

d

A Product Quick Links ablaktáblán kattintson a Software & driver downloads hivatkozásra.

Töltse le a legújabb firmware-t. a

A Select operating system ablaktáblán kattintson a Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) sorra.

b

Ha a Firmware táblázatban felsorolt dátum újabb, mint az MFP konfigurációs oldalán található dátumkód, akkor kattintson a megfelelő fájl melletti Download hivatkozásra.

A különféle operációs rendszerekhez más-más firmware-fájlok állnak rendelkezésre. c

A megnyíló Fájlletöltés párbeszédpanelen kattintson a Mentés gombra.

d

A megnyíló Mentés másként ablak Fájlnév mezőjébe írja be annak a helynek az elérési útját, ahová az új firmware-fájlt fogja menteni.

e

Kattintson a Mentés gombra.

f

Ha szükséges, a fájl letöltése után zárja be a Fájlletöltés párbeszédpanelt.


HUWW

4

Töltse le az MFP Faxküldés illesztőprogramot. a

Megjegyzés

Ha a Vissza gombra történő kattintás után nem tér vissza a Select operating system ablaktáblához, akkor kövesse a 2. lépésben megadott útmutatást. b

Megjegyzés

Kattintson a Vissza gombra, hogy visszatérjen a Select operating system ablaktáblához.

A Select operating system ablaktáblán kattintson a megfelelő operációs rendszerre.

Az MFP Faxküldés illesztőprogram Windows 2000, Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 és Windows Server 2003 x64 rendszeren használható.

5

c

A megjelenő Driver táblázatban kattintson a HP MFP Faxküldés illesztőprogram melletti Download hivatkozásra.

d

A megnyíló Fájlletöltés párbeszédpanelen kattintson a Mentés gombra.

e

A megnyíló Mentés másként ablak Fájlnév szövegmezőjébe írja be annak a helynek az elérési útját, ahová az MFP Faxküldés illesztőprogramfájlt fogja menteni.

f

Kattintson a Mentés gombra.

g

Ha szükséges, a fájl letöltése után zárja be a Fájlletöltés párbeszédpanelt.

Telepítse a letöltött firmware-fájlt. A távoli firmware-frissítés (remote firmware update, RFU) telepítéséhez lapozza fel a megfelelő MFP felhasználói kézikönyvet: • HP LaserJet 4345mfp Series Felhasználói kézikönyv • HP Color LaserJet 4730mfp Felhasználói kézikönyv • HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Felhasználói kézikönyv • HP Color LaserJet 9500mfp Felhasználói kézikönyv

Az MFP e-mail értesítés beállításának ellenőrzése (nem kötelező) Az MFP e-mail funkcióját konfigurálni kell, ha e-mail értesítést szeretne kapni az MFP Faxküldés illesztőprogram által küldött faxokról. Megjegyzés

HUWW

Az e-mail értesítés használata nem kötelező.


Az e-mail funkció beállításához lapozza fel a megfelelő MFP felhasználói kézikönyvet: ● ● ● ●

HP LaserJet 4345mfp Series Felhasználói kézikönyv HP Color LaserJet 4730mfp Felhasználói kézikönyv HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Felhasználói kézikönyv HP Color LaserJet 9500mfp Felhasználói kézikönyv

A számlázási kód funkció beállítása (nem kötelező) A HP MFP Faxküldés támogatja a számlázási kódok használatát faxok küldése során. Megjegyzés

A számlázási kód funkció beállítása nem kötelező. A számlázási kód funkciót a következő lépésekkel engedélyezheti az MFP készülék kezelőpaneljén:

Megjegyzés

1


2


3


4

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a BILLING CODE (SZÁMLÁZÁSI KÓD) menüpontot.

5

Nyissa meg a számlázási kód képernyőt az EGYEDI gomb megérintésével.

6

A felfelé és a lefelé nyíl segítségével válassza ki a számlázási kódban szereplő számjegyek minimális számát.

7

Érintse meg az OK gombot a számlázási kód funkció engedélyezéséhez.

Érintse meg az OFF (KI) gombot a számlázási kód funkció letiltásához.

Az illesztőprogram telepítése Az MFP Faxküldés illesztőprogramot a következő lépésekkel telepítheti a Windows rendszer Nyomtató hozzáadása varázslójával: 1

A Windows Intézőben kattintson duplán a letöltött MFP Faxküldés illesztőprogram végrehajtható fájljára az illesztőprogramfájlok kicsomagolásához.

2

Kattintson a Start gombra, válassza a Beállítások, majd a Nyomtatók és faxok pontot.


HUWW

Megjegyzés

3

A Nyomtatók és faxok ablakban található Nyomtatási feladatok ablaktáblán kattintson a Nyomtató hozzáadása parancsra.

4

A Nyomtató hozzáadása varázsló üdvözlő párbeszédpanelen kattintson a Tovább gombra.

5

A Helyi vagy hálózati nyomtató területen jelölje be a Számítógéphez csatlakoztatott helyi nyomtató választógombot. Kattintson a Tovább gombra.

Az MFP Faxküldés illesztőprogram hálózati nyomtatóra történő telepítéséhez jelölje be a Számítógéphez csatlakoztatott helyi nyomtató választógombot. A nyomtató neve HP MFP Faxküldés, ha az illesztőprogramot helyi nyomtatóra telepíti. Ha a Hálózati nyomtató, vagy másik számítógéphez csatlakozó nyomtató választógombot jelöli be, akkor szükség van a számítógép IP-címére. Néhány funkció, mint például a fax előnézete, nem érhető el, ha az illesztőprogramot a hálózati nyomtató telepítőjével (a „Rámutatás és nyomtatás” módszerrel) telepíti. Az MFP Faxküldés illesztőprogramot nem lehet olyan nyomtatóra telepíteni, amely a soros vagy párhuzamos porton keresztül csatlakozik a számítógépre. A nyomtatónak a hálózatra kell csatlakoznia.

HUWW


6

Megjegyzés

Ha a számítógép már csatlakoztatva van az MFP készülékhez, A válasszon ki egy nyomtatóportot területen jelölje be a Következő port használata választógombot.

Ha a számítógép nincs csatlakoztatva az MFP készülékhez, ugorjon a 8 lépésre. 7

A Következő port használata legördülő menüben válassza ki az MFP készülék nevét vagy IP-címét. Kattintson a Tovább gombra, majd ugorjon a 13. lépésre.


HUWW

8

Ha a számítógép nincs csatlakoztatva az MFP készülékhez, akkor a Válasszon ki egy nyomtatóportot területen jelölje be az Új port létrehozása választógombot.

9

A Port típusa legördülő menüben válassza a Szabványos TCP/IP port elemet. Kattintson a Tovább gombra.

10 A Szabványos TCP/IP-nyomtatóport hozzáadása varázsló párbeszédpanelen kattintson a Tovább gombra.

HUWW


11 A Port hozzáadása területen írja be az MFP nyomtató nevét vagy IP-címét a Nyomtató neve vagy IP címe mezőbe, majd kattintson a Tovább gombra.

Megjegyzés

A port neve alapértelmezésben az a név, amelyet a Nyomtató neve vagy IP-címe mezőbe beírt. Ezt a nevet megváltoztathatja, ha új nevet ír be a Port neve mezőbe. 12 Kattintson a Befejezés gombra.


HUWW

13 A Nyomtatószoftver telepítése területen kattintson a Saját lemez gombra.

14 A Telepítés lemezről párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra.

15 Keresse meg és válassza ki az MFP Faxküldés illesztőprogram .INF fájlját, amelyet az 1. lépésben kicsomagolt. Megjegyzés

Az .INF fájloknak két verziója létezik: egy 32 bites verzió a Windows 2000, Windows XP és Windows Server 2003 operációs rendszerhez, míg egy 64 bites verzió a Windows XP Professional x64 és Windows Server 2003 x64 operációs rendszerhez. Ha rossz verziót választ, A megadott hely nem tartalmaz információt a nyomtatóról üzenet jelenik meg. 16 Kattintson az OK gombra.

HUWW


17 A Nyomtatószoftver telepítése területen kattintson a Tovább gombra.

18 A Nyomtató megnevezése területen található Nyomtató neve mezőbe írja be a nyomtató nevét. A nyomtató neve alapértelmezésben HP MFP Send Fax.

19 Kattintson a Tovább gombra.


HUWW

20 A Nyomtató megosztása területen kattintson a Tovább gombra.

Megjegyzés

HUWW

A nyomtató megosztható a Nyomtató megosztása ablakban a Megosztási név lehetőség kiválasztásával. Az MFP Faxküldés illesztőprogram ezután elérhető a „Rámutatás és nyomtatás” kapcsolathoz. Néhány funkció, mint például a faxelőnézet nem érhető el, ha a nyomtatót a „Rámutatás és Nyomtatás” kapcsolattal éri el.


21 Tesztoldal nyomtatásához a Tesztoldal nyomtatása területen jelölje be az Igen választógombot, majd és nyomja meg a Tovább gombot.

Megjegyzés

Az Igen választógomb bejelölésével egy faxot küld. Semmi sem lesz kinyomtatva. a

A Nyomtató hozzáadása varázsló befejezése párbeszédpanelen kattintson a Befejezés gombra a varázsló befejezéséhez és a tesztfax elküldéséhez.


HUWW

b

Megjegyzés

A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen kattintson a Fax Job fülre.

A tesztoldal elküldéséhez nincs szükség a Setup információra. A faxok beállításairól és az alapértelmezett küldési információ beállításáról lásd: „Konfiguráció”, 37. oldal.

HUWW


c

A Fax To területen található Fax Number szövegmezőbe írja be a fax számát, ahová a tesztoldalt fogja küldeni.

d

Kattintson a Send gombra.


HUWW

Megjegyzés

e

Ha a Show Preview Before Sending Fax jelölőnégyzetet bejelölte a Setup lapon, akkor megnyílik az előnézeti ablak. Az eszköztáron kattintson a Send Fax gombra.

f

A megjelenő üzenet rákérdez, hogy a tesztoldal ki lett-e nyomtatva. Ellenőrizze, hogy a tesztoldal ki lett-e nyomtatva a fogadó faxkészüléken, és kattintson az OK gombra.

Az eszköz a Fax Job lapon található Fax Number mezőbe beírt faxszámra küldi el a tesztoldalt.

A HP MFP Faxküldés illesztőprogram eltávolítása A következő lépésekkel távolíthatja el az MFP Faxküldés illesztőprogramot:

HUWW

1

Kattintson a Start gombra, majd a Beállítások pontra, végül a Nyomtatók és faxok parancsra.

2

A Nyomtatók és faxok ablakban kattintson a jobb egérgombbal arra az MFP készülékre, amelyre az MFP Faxküldés telepítve van, majd kattintson a Törlés parancsra.

3


4

Kattintson jobb egérgombbal a Nyomtatók és faxok ablakban, majd kattintson a Kiszolgáló tulajdonságai parancsra.

5

A Nyomtatókiszolgáló tulajdonságai párbeszédpanelen kattintson az Illesztőprogramok fülre.

A HP MFP Faxküldés illesztőprogram eltávolítása 17

6

Válassza ki az MFP Faxküldés illesztőprogramot, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

7

Kattintson az OK gombra.


HUWW

2

Faxolás

Ez a fejezet a faxok küldéséről és az MFP Faxküldés telefonkönyv használatáról nyújt információt: ● ● ● ● ● ●

HUWW

Fax küldése egyetlen címzettnek Fax küldése több címzettnek Fax küldése a telefonkönyv használatával Faxolási feladat megszakítása Speciális karakterek beillesztése a faxszámba A telefonkönyv szerkesztése

19

Fax küldése egyetlen címzettnek Ha egyetlen címzettnek szeretne faxot küldeni, kövesse az alábbi lépéseket:

Megjegyzés

1

Nyissa meg a faxolni kívánt dokumentumot abban a programban, amelyben készítette.

2

Kattintson a Fájl menü Nyomtatás parancsára.

3

Válassza ki az MFP Faxküldés illesztőprogramot a nyomtatók listájából.

4

Kattintson az OK vagy a Nyomtatás gombra.

Kattintson arra a gombra, amely a dokumentumot a nyomtatóra küldi. Ez a gomb programonként változhat. 5

Megjegyzés

A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen a Fax To területen töltse ki a címzett (Recipient Name), faxszám (Fax Number) és cégnév (Company Name) mezőt. Csak a faxszámot kötelező megadni.

A Fax Number mezőben használható speciális karakterek listáját lásd: „Speciális karakterek beillesztése a faxszámba”, 30. oldal.

20 2. fejezet: Faxolás

HUWW

6

Megjegyzés

Kattintson a Clear Fields gombra, ha törölni szeretné a címzett neve (Recipient Name), a faxszám (Fax Number) és a cégnév (Company Name) mezőben szereplő értékeket. 7

Megjegyzés

HUWW

Kattintson az Add to Phone Book gombra, ha a címzettet szeretné hozzáadni az MFP Faxküldés telefonkönyvhöz. Ez a lépés nem kötelező.

A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen az Include With Fax területen megjelennek a fedőlap alapértelmezett adatai. Ezek az adatok minden faxolási feladatnál megváltoztathatók.

Az összes faxra vonatkozó alapértelmezett fedőlap-beállítások megadása: lásd: „Konfiguráció”, 37. oldal.

Fax küldése egyetlen címzettnek 21

Megjegyzés

8

Ha a számlázási kód funkció engedélyezve van, a HPMFP Faxküldés párbeszédpanel Billing Information mezőjébe írja be a számlázási kódot. A számlázási kód minden faxolási feladatnál megváltoztatható.

9

Ha a Send gombra kattint, a faxot az alapértelmezett küldő-, faxminőség-, értesítési és előnézet-beállításokkal küldheti el.

Kattintson a HP MFP Faxküldés párbeszédpanel Setup lapján a küldő- (sender), faxminőség- (fax quality), értesítési (notification) és előnézet- (preview) beállítások megtekintéséhez. Ezek az információk minden faxolási feladatnál megváltoztatható. A fax elküldéséhez kattintson a Send gombra.


HUWW

10 Ha a Show Preview Before Sending Fax jelölőnégyzetet bejelölte a Setup lapon, akkor megjelenik a faxolási feladat előnézete. Ellenőrizze a fax helyességét.

Megjegyzés

Az előnézet nem érhető el, ha a „Rámutatás és nyomtatás” funkciót használja. A „Rámutatás és Nyomtatás” a Windows szolgáltatása, amellyel távoli nyomtatókhoz kapcsolódhat, azokra nyomtathat vagy faxolhat telepítőlemezek nélkül. A fájlok és a beállítási információk automatikusan letöltődnek a nyomtatókiszolgálóról az ügyfélre. 11 A View gombra kattintva vagy a nagyítás legördülő menü használatával megváltoztathatja a dokumentum előnézetének méretét. 12 Kattintson a nyílgombokra a dokumentum bejárásához. 13 Kattintson a Send Fax gombra a fax elküldéséhez, vagy kattintson a Cancel Fax gombra a fax beállításainak szerkesztéséhez.

Fax küldése több címzettnek Ha több címzettnek küld faxot, kövesse az alábbi lépéseket:

HUWW

1


2


3

Válassza ki az MFP Faxküldés illesztőprogramot a nyomtatók listájából. Fax küldése több címzettnek 23

4 Megjegyzés


Megjegyzés

A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen a Fax To területen töltse ki a címzett (Recipient Name), a faxszám (Fax Number) és a cégnév (Company Name) mezőt.

Csak a faxszámot kötelező megadni. A Fax Number mezőben használható speciális karakterek listáját lásd: „Speciális karakterek beillesztése a faxszámba”, 30. oldal. 6

Megjegyzés


Kattintson az Add to Phone Book gombra, ha a címzettet szeretné hozzáadni az MFP Faxküldés telefonkönyvhöz. Ez a lépés nem kötelező.

Kattintson a Clear Fields gombra, ha törölni szeretné a címzett neve (Recipient Name), a faxszám (Fax Number) és a cégnév (Company Name) mezőben szereplő értékeket. 7


Kattintson a To -> gombra a címzettnek a Fax Recipients mezőhöz történő hozzáadásához.

HUWW

8

Megjegyzés

Ismételje meg az 5–7. lépést minden címzetthez. A fax a Fax Recipients mezőben felsorolt címzettekhez fog eljutni.

A Cover Page (Single recipient only) jelölőnégyzet le van tiltva, ha egynél több címzettet adott a Fax Recipients mezőhöz. Több felhasználónak küldött fax esetén nem használható fedőlap. 9


10 Ha a Send gombra kattint, a faxot az alapértelmezett küldő-, faxminőség-, értesítési és előnézet-beállításokkal küldheti el. Megjegyzés

HUWW

Kattintson a HP MFP Faxküldés párbeszédpanel Setup lapján a küldő- (sender), faxminőség- (fax quality), értesítési (notification) és előnézet- (preview) beállítások megtekintéséhez. Ezek az információk minden faxolási feladatnál megváltoztatható. A fax elküldéséhez kattintson a Send gombra.

Fax küldése több címzettnek 25

11 Ha a Show Preview Before Sending Fax jelölőnégyzetet bejelölte a Setup lapon, akkor megjelenik a faxolási feladat előnézete. Ellenőrizze a fax helyességét.

Megjegyzés


Fax küldése a telefonkönyv használatával Ha a telefonkönyv segítségével küld faxot, kövesse az alábbi lépéseket: 1


2



HUWW

Megjegyzés

HUWW

3

Válassza ki az MFP Faxküldés illesztőprogramot a nyomtatók listájából.

4



A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen a Fax To területen kattintson a könyv ikonra.

6

A Phone Book párbeszédpanelen válassza ki minden címzett nevét, majd kattintson a To -> gombra a Fax Recipients mező kitöltéséhez.

7

Ha minden címzettet hozzáadott a Fax Recipients mezőhöz, kattintson az OK gombra.

Fax küldése a telefonkönyv használatával 27

8

Megjegyzés

A HP MFP Faxküldés párbeszédpanelen az Include With Fax területen törölje a jelölést a Cover Page (Single recipient only) jelölőnégyzetből, ha az be van jelölve.

A fedőlap nem használható, ha egyszerre több címzettnek küld faxot. Ha nem törli a bejelölést a Cover Page (Single recipient only) jelölőnégyzetből, a következő hibaüzenet jelenik meg:

9



HUWW

10 Ha a faxot az alapértelmezett küldő-, faxminőség-, értesítési és előnézet-beállításokkal szeretné elküldeni az összes címzettnek, akkor kattintson a Send gombra. Megjegyzés

Kattintson a HP MFP Faxküldés párbeszédpanel Setup lapján a küldő- (sender), faxminőség- (fax quality), értesítési (notification) és előnézet- (preview) beállítások megtekintéséhez. Ezek az információk minden faxolási feladatnál megváltoztatható. A fax elküldéséhez kattintson a Send gombra. 11 Ha a Show Preview Before Sending Fax jelölőnégyzetet bejelölte a Setup lapon, akkor megjelenik a faxolási feladat előnézete. Ellenőrizze a fax helyességét.

Megjegyzés


HUWW

Fax küldése a telefonkönyv használatával 29

Faxolási feladat megszakítása Faxolási feladat háromféleképpen szakítható meg:

Megjegyzés

1

Kattintson a Cancel Fax gombra a faxelőnézet ablakban.

2

Az MFP kezelőpaneljén nyomja meg a fax ikont, majd nyomja meg a piros Stop/Cancel gombot.

Az MFP kijelzőjén a Processing job (Feladat végrehajtása) állapotüzenetnek kell megjelennie, ha a fax elvetéséhez megnyomja a piros Stop/Cancel gombot. 3

Megjegyzés

Az MFP kezelőpaneljén használja a fax menüt a fax megszakításához. a

Az MFP kezelőpaneljén nyomja meg a Menu gombot.

b


c

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a CANCEL CURRENT TRANSMISSION (JELENLEGI ÁTVITEL ELVETÉSE) menüpontot.

Lépegessen lefelé, és érintse meg a CANCEL ALL PENDING TRANSMISSIONS (MINDEN FÜGGŐ ÁTVITEL ELVETÉSE) menüpontot a függő faxátvitelek elvetéséhez. d


Speciális karakterek beillesztése a faxszámba A Fax Number mező a 0–9 számok mellett speciális karakterek is beírhatók.

1. táblázat: Speciális karakterek Speciális karakter

Funkció

-

Tegyen kötőjelet a faxszámba a szám olvashatóbbá tételéhez.

()

Tegyen zárójelet a faxszámba a szám olvashatóbbá tételéhez.


HUWW

1. táblázat: Speciális karakterek Speciális karakter

Funkció

[]

Használjon nyitó és záró szögletes zárójeleket a faxszám egyes részeinek elrejtéséhez, így azok nem jelennek meg a fedőlapon, a hívásjelentéseken vagy az e-mail megerősítéseken. Például a faxszám tartalmazhatja egy hívókártya hozzáférési kódját. Tegyen szögletes zárójeleket a faxszám hívókártya hozzáférési kódot tartalmazó része köré, hogy elrejtse ezt az információt.

*

A csillag jel hangfrekvenciás jelként továbbítódik.

#

A kettőskereszt jel hangfrekvenciás jelként továbbítódik.

,

A vessző 2 másodpernyi szünetet jelöl a faxszám tárcsázása során. Hosszabb szünet eléréséhez használjon több vesszőt.

A telefonkönyv szerkesztése A telefonkönyv a HP MFP Faxküldés párbeszédpanel Fax To területén megjelenő kapcsolatinformációk tárolására használható. A telefonkönyvhöz lehet új neveket hozzáadni, illetve meglévőket törölni. Az MFP Faxküldés telefonkönyv a rendszerleíró adatbázisban tárolódik. A HP nem javasolja ennek a fájlnak a szerkesztését vagy másolását.

HUWW

A telefonkönyv szerkesztése 31

Nevek hozzáadása a telefonkönyvhöz A telefonkönyv feltöltéséhez kövesse az alábbi lépéseket: 1


2

A Phone Book párbeszédpanelben kattintson az Add gombra.


HUWW

Megjegyzés

3

Az Add to Phone Book párbeszédpanelen töltse ki a címzett (Recipient Name), faxszám (Fax Number), és cégnév (Company Name) mezőt.

4


5

A Phone Book párbeszédpanelen kattintson az Add gombra további nevek hozzáadásához.

6

Kattintson az OK gombra, ha befejezte a nevek hozzáadását a telefonkönyvhöz.

Külső e-mail programból nem lehet neveket importálni az MFP Faxküldés telefonkönyvbe.

Nevek eltávolítása a telefonkönyvből Ha neveket szeretne eltávolítani a telefonkönyvből, akkor kövesse az alábbi lépéseket: 1

HUWW



2

A Phone Book párbeszédpanelen válassza ki a törölni kívánt nevet, és kattintson a Delete gombra.

3

Kattintson az OK gombra, ha befejezte a nevek eltávolítását a telefonkönyvből.

Nevek szerkesztése a telefonkönyvben Ha neveket szeretne szerkeszteni a telefonkönyvben, akkor kövesse az alábbi lépéseket: 1



HUWW

HUWW

2

A Phone Book párbeszédpanelen válassza ki a szerkeszteni kívánt nevet, és kattintson az Edit gombra.

3

Az Edit Phone Book Entry párbeszédpanelen végezze el a címzett (Recipient Name), faxszám (Fax Number), és cégnév (Company Name) mező szerkesztését.

4

Kattintson az OK gombra, ha befejezte a szerkesztést.



HUWW

3

Konfiguráció

Ez a fejezet az MFP Faxküldés illesztőprogram alapértelmezett beállításainak konfigurálásáról nyújt információt, amelyet a Setup lapon az Edit Defaults gombbal végezhet el: ● ● ● ● ● ● ●

Megjegyzés

HUWW

A küldő beállítása A faxminőség beállítása Az értesítés beállítása A fedőlapon megjelenő információk beállítása Az előnézeti beállítások A faxillesztőprogram nyomtatóbeállításai A számlázási kód beállítása

Lehet, hogy az alapértelmezett beállítások megadása a telepítés során már megtörtént.

37

A küldő beállítása Az alapértelmezett küldő minden faxon szerepel, amit az MFP Faxküldés illesztőprogram használatával küld, beleértve a fedőlapokat is. A küldő neve a Setup lap mezői segítségével megváltoztatható az egyes faxokon. Megjegyzés

A fedőlap nem használható, ha egyszerre több címzettnek küld faxot. A következő lépésekkel állíthatja be az alapértelmezett küldő nevét: 1

A Setup lapon kattintson az Edit Defaults gombra.

2

A Default Settings párbeszédpanelen lévő Sender Information területen töltse ki a küldő neve (Sender Name), a cégnév (Company Name), a faxszám (Fax Number) és a telefonszám (Voice Phone Number) mezőt.

38 3. fejezet: Konfiguráció

HUWW

Megjegyzés

Amikor a Default Settings párbeszédpanelen a küldő nevét első alkalommal adja meg, a Setuplapon található küldési mezők frissülnek. Ha az alapértelmezett küldő neve később megváltozik, a Setup lapon található küldési mezők nem frissülnek. A változások el lesznek mentve, de az információ nem jelenik meg a párbeszédpanelen. Az új információ megjelenítéséhez ki kell lépnie az MFP Faxküldés illesztőprogramból, és újra kell indítania azt. 3

Megjegyzés


Az összes alapértelmezett információ egyidejű beállításához válassza ki a faxminőség- (Fax Quality), fedőlap- (Cover Page) és előnézet(Preview) beállításokat, és kattintson az OK gombra.

A faxminőség beállítása A faxminőség-beállítás meghatározza, milyen felbontást használjon az MFP a fax küldése során. A minőségbeállítások a következők: ● ● ●

Standard (normál): 200 x 100 dpi Fine (Finom): 200 x 200 dpi Superfine (Szuperfinom): 300 x 300 dpi

A következő lépésekkel állíthatja be a faxminőséget: 1

HUWW


A faxminőség beállítása 39

Megjegyzés

2

A Default Settings párbeszédpanelen lévő Fax Quality területen válassza ki a faxküldéshez használt alapértelmezett minőség választógombját.

3


Az összes alapértelmezett információ egyidejű beállításához válassza ki a küldő információ (Sender Information), az értesítési (Notification), a fedőlap- (Cover Page) és az előnézet- (Preview) beállításokat, majd kattintson az OK gombra.

Az értesítés beállítása Az értesítési beállítások meghatározzák, hogy az illesztőprogram mikor és hogyan küldjön értesítést a kimenő fax állapotáról. Az értesítési beállítások megváltoztatásához kövesse az alábbi lépéseket: 1



HUWW

2

A Default Settings párbeszédpanelen lévő Notification területen válassza ki, hogy mikor szeretne értesítést kapni: • None: nem küld értesítést. • This Job: a fax küldésekor küld értesítést. • On Error: hiba esetén küld értesítést.

3

Válassza ki a küldendő értesítés típusát: • Print: az értesítést az alapértelmezett nyomtatóra küldi. • E-mail: az értesítést e-mailben küldi el. Írja be az e-mail címet az E-mail Address mezőbe.

Megjegyzés

Az MFP e-mail funkcióját konfigurálni kell, hogy e-mail értesítést szeretne kapni. 4

Megjegyzés

HUWW


Az összes alapértelmezett információ egyidejű beállításához válassza ki a küldő információ (Sender Information), a faxminőség- (Fax Quality), a fedőlap- (Cover Page) és az előnézet- (Preview) beállításokat, majd kattintson az OK gombra.

Az értesítés beállítása 41

A fedőlapon megjelenő információk beállítása Egységesítse a faxok fedőlapjának kinézetét az alapértelmezett fedőlap használatával. A fedőlap mezőibe megjegyzéseket, tárgy sort és céglogót vagy más képet illeszthet. Az egyes faxok fedőlap-beállításai a Fax Job lapon módosíthatók. Megjegyzés

Csak olyan faxoknak lehet fedőlapja, amelyeket egyetlen felhasználónak küld. A fedőlapinformációk megváltoztatásához kövesse az alábbi lépéseket: 1


2

A Default Settings párbeszédpanelen lévő Include With Fax területen jelölje be a Cover Page (Single recipient only) jelölőnégyzetet.

3

A Notes mezőbe írja be az alapértelmezett megjegyzést.

4

A Subject szövegmezőbe írja be az alapértelmezett tárgy sort.

5

Kattintson a Browse gombra, hogy ha képet szeretne helyezni a fedőlapra.


HUWW

6 Megjegyzés

A program a bitképfájlt a fedőlapon szürkeárnyalatos képpé alakítja, és az oldal felső harmadában helyezi el. 7

Megjegyzés

Keresse ki a kívánt bitképfájlt, például a céglogót.


Az összes alapértelmezett információ egyidejű beállításához válassza ki a küldő információ (Sender Information), a faxminőség- (Fax Quality), az értesítési (Notification) és az előnézet- (Preview) beállításokat, majd kattintson az OK gombra.

Az előnézeti beállítások Az előnézet beállítható úgy, hogy a küldés előtt automatikusan megjelenítse minden faxolási feladat előnézetét. Az összes faxolási feladat előnézetének beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

Megjegyzés

1


2

A Default Settings párbeszédpanel Preview területén jelölje be a Show Preview Before Sending fax jelölőnégyzetet.

3


Az összes alapértelmezett információ egyidejű beállításához válassza ki a küldő információ (Sender Information), a faxminőség- (Fax Quality), az értesítési (Notification) és a fedőlap- (Cover Page) beállításokat, majd kattintson az OK gombra.

A faxillesztőprogram nyomtatóbeállításai Az MFP Faxküldés illesztőprogram Windows rendszerben használandó alapvető nyomtatási beállításainak megadásához tegye a következőket:

HUWW

1


2

A Nyomtatók és faxok ablakban kattintson jobb egérgombbal a HP MFP Faxküldés elemre, majd kattintson a Nyomtatási beállítások parancsra.

Az előnézeti beállítások 43

3

Megjegyzés

A HP MFP Faxküldés Document Properties párbeszédpanelen kattintson a Paper/Quality fülre az alapértelmezett papír és minőség beállításához. Az alapértelmezett papírbeállítások mentéséhez és a párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.

A HP MFP Faxküldés Document Properties párbeszédpanel Advanced lapja nem tartalmaz az MFP Faxküldés illesztőprogramot érintő információkat. Ez az lap a Windows rendszerhez tartozik, és nem lehet eltávolítani az illesztőprogramból.


HUWW

4

Megjegyzés

Kattintson a Services fülre a nyomtató és a kellékek állapotának ellenőrzéséhez vagy egy beágyazott webkiszolgáló elindításához. A Services lap csak akkor jelenik meg, ha az MFP Faxküldés illesztőprogram érvényes TCP/IP-porthoz kapcsolódik.

A beágyazott webkiszolgálókról szóló további információért lapozza fel a megfelelő MFP felhasználói kézikönyvet. 5

A változások elmentéséhez és a párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.

A számlázási kód beállítása A HP MFP Faxküldés támogatja a számlázási kódok használatát faxok küldése során. A számlázási kód funkciót az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése után a következő lépésekkel engedélyezheti vagy tilthatja le az MFP kezelőpaneljén:

HUWW

1


2


3

Lépegessen lefelé a menüben, és érintse meg a FAX SEND (FAX KÜLDÉSE) menüpontot. A számlázási kód beállítása 45

Megjegyzés

4


5


6


7

Érintse meg az OK gombot a számlázási kód funkció engedélyezéséhez vagy az OFF (KI) gombot a letiltáshoz.

Ha a számlázási kód funkció engedélyezve van az MFP készüléken, a számlázási kód beírása kötelező az MFP készülékről küldött faxolási feladatokhoz. 8


9

A Nyomtatók és faxok ablakban lévő Nyomtatási feladatok területen kattintson jobb egérgombbal az MFP készülék nevére, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

10 A HP MFP Faxküldés - tulajdonságok párbeszédpanelen kattintson a Device Settings gombra.


HUWW

11 Az Automatic Configuration legördülő menüben válassza az Update Now parancsot.

Megjegyzés

Az Update Now parancs rövid ideig kiválasztva marad az Automatic Configuration legördülő menüben. Ha vár egy pár másodpercet vagy később visszatér ehhez a párbeszédpanelhez, a legördülő menüben az Off elem lesz kiválasztva. 12 Kattintson az OK gombra.

HUWW

A számlázási kód beállítása 47


HUWW

4

Hibaelhárítás

A fejezet információi az általános faxhibák elhárításában segítenek: ●

Működési hibák • A készülék nem nyomtat tesztoldalt • Az e-mail értesítés le van tiltva • Nem érkezik e-mail megerősítés • A PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) szöveg nem jelenik meg az MFP kezelőpaneljén • A bitkép nem jelenik meg a fedőlapon • Az előnézet nem jelenik meg • Számlázási kód kell a funkció letiltása után is • A számlázási kód mező nem jelenik meg • Az alapértelmezett mezők nem frissülnek • A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre • A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre „Rámutatás és Nyomtatás” módszerű telepítésnél

●

Figyelmeztető üzenetek • „A PC fax funkció letiltott állapotba kerülhet az MFP készüléken” figyelmeztetés • „A fedőlap funkció nem lesz elérhető” figyelmeztetés

●

HUWW

Hibaüzenetek

49

Működési hibák A következő részek olyan hibákat írnak le, amelyek a HP MFP Faxküldés illesztőprogram használata során előfordulhatnak.

A készülék nem nyomtat tesztoldalt Nézze meg az MFP Faxküldés beállításait az MFP kezelőpaneljén annak eldöntésére, hogy az illesztőprogram telepítés sikeres volt-e, és hogy a PC fax küldése funkció engedélyezett. A beállítások megjelenítéséhez tegye a következőket: 1


2


3


4


5


6


Az e-mail értesítés le van tiltva Az e-mail értesítés le van tiltva a HP MFP Faxküldés párbeszédpanel Setup lapján lévő Notification területen, mivel az e-mail funkció nincs engedélyezve az MFP készüléken. Az e-mail funkció beállításához lapozza fel a megfelelő felhasználói kézikönyvet: ● ● ● ●

HP LaserJet 4345mfp Series Felhasználói kézikönyv HP Color LaserJet 4730mfp Felhasználói kézikönyv HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Felhasználói kézikönyv HP Color LaserJet 9500mfp Felhasználói kézikönyv

Miután engedélyezte az e-mail funkciót az MFP készüléken, a HP MFP Faxküldés beállítások frissítéséhez tegye a következőket: 1


2


50 4. fejezet: Hibaelhárítás

HUWW

3

A HP MFP Faxküldés - tulajdonságok párbeszédpanelen kattintson a Device Settings gombra.

4

Az Automatic Configuration legördülő menüben válassza az Update Now parancsot.

5


Nem érkezik e-mail megerősítés Nem érkezik e-mail megerősítés, ha a fogadó faxkészülék nem válaszol, foglalt, vagy ha az MFP készüléken beállított újratárcsázások számát a készülék még nem érte el. Ha a készülék elérte a beállított újratárcsázási számot, elküldi a megerősítési értesítést.

A PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) szöveg nem jelenik meg az MFP kezelőpaneljén A PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) szöveg nem jelenik meg az MFP kezelőpaneljén az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése után.

HUWW

Működési hibák 51

A firmware-ek úgynevezett távoli firmware-frissítésekbe (remote firmware updates, RFU) vannak csomagolva. Ezek a csomagok tartalmazzák a firmware-frissítéseket az MFP készülék, illetve az MFP készüléken található különféle alrendszerek számára. Ha egy RFU csomag érkezik az MFP készülékre, a készülék az egyes firmware-frissítéseket elküldi a többi alrendszernek. Előfordulhat, hogy nem mindegyik frissítés történik azonos időben. A firmware-frissítéshez tegye a következőket: 1

Ellenőrizze, hogy az MFP firmware-je a lehető legújabb verziójú-e. Ha a firmware nem volt frissítve, lásd: lásd: „Az MFP firmware frissítése és az illesztőprogram letöltése”, 3. oldal.

2

Kapcsolja ki az MFP készüléket, majd kapcsolja be újra.

3


4


5


6


7


8


Ha a PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) szöveg még mindig nem jelenik meg az MFP készülék kezelőpaneljén, lapozza fel a HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 Faxolási Kézikönyvet és ellenőrizze, hogy az analóg faxkiegészítő helyesen van-e beállítva. Ha az analóg faxkiegészítő helyesen van beállítva, és a PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) üzenet mégsem jelenik meg az MFP kezelőpaneljén, lépjen kapcsolatba a HP Ügyfélszolgálattal.

A bitkép nem jelenik meg a fedőlapon A bitkép nem jelenik meg a fedőlapon ha a bitképfájl túl nagy. A program nem jeleníti meg a képet a fedőlapon, ha ez a számítógép működését lényegesen lelassítaná. Csökkentse a bitkép méretét a fedőlapon történő megjelenítéshez.

Az előnézet nem jelenik meg A faxolási feladat előnézetének megtekintéséhez jelölje be a Show Preview Before Sendin Fax jelölőnégyzetet a Setup lapon.


HUWW

Számlázási kód kell a funkció letiltása után is Meg kell adni a számlázási kódot a Fax Job lap Billing Code mezőjében, bár a számlázási kód funkció le lett tiltva az MFP készüléken. Az illesztőprogram frissítéséhez tegye a következőket, ha azt szeretné, hogy a Billing Code mező ne jelenjen meg a Fax Job lapon:

HUWW

1


2


3


4


5



A számlázási kód mező nem jelenik meg Ha az MFP Faxküldés illesztőprogram telepítése során a számlázási kód funkció le lett tiltva az MFP készüléken, a Billing Code mező nem jelenik meg a Fax Job lapon. Ha engedélyezni szeretné a számlázási kódokat az MFP kezelőpaneljén és elérhetővé kívánja tenni a Fax Job lapon található Billing Code mezőt, akkor tegye a következőket: 1


2


3


4


5


6


7

Érintse meg az OK gombot a számlázási kódok engedélyezéséhez.

8


9


10 A HP MFP Faxküldés - tulajdonságok párbeszédpanelen kattintson a Device Settings gombra.


HUWW

11 Az Automatic Configuration legördülő menüben válassza az Update Now parancsot.

12 Kattintson az OK gombra.

Az alapértelmezett mezők nem frissülnek Amikor a Default Settings párbeszédpanelen a küldő nevét első alkalommal adja meg, a Setup lapon található küldési mezők frissülnek. Ha az alapértelmezett küldő neve később megváltozik, a Setup lapon található küldési mezők nem frissülnek. A változások el lesznek mentve, de az információ nem jelenik meg a párbeszédpanelen. Az új információ megjelenítéséhez ki kell lépnie az MFP Faxküldés illesztőprogramból, és újra kell indítania azt.

A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre Az MFP Faxküldés illesztőprogram a telepítés során bekéri a faxbeállításokat. Ha a beállítások módosulnak az illesztőprogram telepítése után, az Update Now funkcióval kézzel szinkronizálja az illesztőprogram és az MFP beállításait.

HUWW


Az illesztőprogram és az MFP beállításait a következő módon szinkronizálhatja az Update Now funkcióval: 1


2


3


4


5



HUWW

A megváltoztatott beállítások nem jutnak érvényre „Rámutatás és Nyomtatás” módszerű telepítésnél Ha a „Rámutatás és Nyomtatás” módszerű telepítést használja, az értesítés, a számlázási kód, a számlázási kód hossza és a faxkészülék által engedélyezett funkciók nem frissülnek az Update Now funkcióval. Ahhoz, hogy a beállítások változásai érvényre jussanak „Rámutatás és Nyomtatás” módszerű telepítésnél, törölje a Send Fax nyomtatót, majd telepítse újra. Megjegyzés

A faxelőnézet nem érhető el, ha a „Rámutatás és nyomtatás” funkciót használja.

Figyelmeztető üzenetek A HP MFP Faxküldés illesztőprogram használata során a következő figyelmeztető üzenetek jelenhetnek meg:

„A PC fax funkció letiltott állapotba kerülhet az MFP készüléken” figyelmeztetés A PC fax feature may be disabled at the MFP figyelmeztetés jelenik meg, ha az illesztőprogram portja megváltozott. A beállítások frissítéséhez tegye a következőket:

HUWW

1

Az MFP Faxküldés Warning üzenetpanelen kattintson az OK gombra.

2

Ellenőrizze, hogy az MFP firmware-je a lehető legújabb verziójú-e. Lásd: „Annak vizsgálata, hogy a nyomtató támogatja-e az MFP Faxküldés illesztőprogramot”, 3. oldal.

3

Ellenőrizze, hogy a PC FAX SEND (PC FAX KÜLDÉS) funkció engedélyezve van-e az MFP készüléken. Lásd: „A HP MFP Faxküldés illesztőprogram eltávolítása”, 17. oldal.

4


Figyelmeztető üzenetek 57

5


6


7


8



HUWW

„A fedőlap funkció nem lesz elérhető” figyelmeztetés A Cover page functionality will not be available figyelmeztetés jelenik meg, ha a faxot egynél több címzettnek küldi el és a Cover Page (Single recipient only) jelölőnégyzet be van jelölve a Fax Job lapon. ● ●

Kattintson a Yes gombra, ha a faxot fedőlap nélkül szeretné elküldeni az összes címzettnek. Kattintson a No gombra a Fax Job lapra történő visszatéréshez.

Hibaüzenetek Ha olyan probléma lép fel, ami megakadályozza vagy megszakítja a fax küldését vagy fogadását, akkor hibaüzenet jelenik meg, ami segít meghatározni a probléma okát. A hibaüzenetek listáját, az üzenetek lehetséges okait és a probléma megoldását lásd a következő helyen: táblázat 2.

2. táblázat: Hibaüzenetek

HUWW

Hibaüzenet

Ok

Megoldás

Legalább 1 faxszám szükséges.

Nem adott meg faxszámot a Fax Job lapon lévő Fax Number mezőben.

Írja be a faxszámot a Fax Job lapon lévő Fax Number mezőbe.

Hiányzó kötelező információ: Számlázási kód

Nem adott meg számlázási kódot a Fax Job lap Billing Code mezőjében. Ez a hiba csak akkor fordul elő, ha a számlázási kód engedélyezve van.

Írja be a számlázási kódot a Fax Job lapon lévő Billing Code mezőbe.

Hibaüzenetek 59

2. táblázat: Hibaüzenetek Hibaüzenet

Ok

Megoldás

A számlázási kódnak legalább „n” számjegyűnek kell lennie.

Az MFP készüléken beállított számlázási kód meghatározott számú számjegyet tartalmaz. Ez a hiba akkor lép fel, ha a számlázási kód engedélyezve van és a Fax Job lapon található Billing Code mezőben a számlázási kód nem a megfelelő számú számjegyet tartalmazza.

Ellenőrizze a számlázási kódot a Fax Job lap Billing Code mezőjében. Írjon be megfelelő számjegyű számlázási kódot.

Hiányzó kötelező információ: E-mail cím

Nem adott meg e-mail címet a Setup lap E-mail address mezőjében, amikor kiválasztotta az E-mail notification választógombot.

Adjon meg egy e-mail címet a Setup lap E-mail address mezőjében.

Figyelmeztetés: Ez a bejegyzés már szerepel. Kérem, írjon be különböző nevet vagy faxszámot.

Egy már szereplő bejegyzést adott hozzá a telefonkönyvhöz.

Írjon be más nevet vagy faxszámot.

A fájl nem található

A küldött faxhoz tartozó képnek a Fax Job lapon lévő Image mezőben vagy a Setup lapon megadott elérési útja érvénytelen.

Írja be a kép érvényes elérési útját a Fax Job lapon lévő Image mezőbe vagy a Setup lapon.

A küldött faxhoz hiányzik a képfájl, amelynek az elérési útját a Fax Job lapon vagy a Setup lapon található Image mezőben adta meg.

Írja be a kép érvényes elérési útját a Fax Job lapon lévő Image mezőbe vagy a Setup lapon.


HUWW

2. táblázat: Hibaüzenetek Hibaüzenet

Ok

Megoldás

A fax küldésekor a Fax Job lapon vagy a Setup lapon található Image mezőben megadott elérési út érvénytelen fájltípusra mutat.

Írja be egy bitkép érvényes elérési útját a Fax Job lapon az Image mezőbe vagy a Setup lapon.

Az e-mail cím ismeretlen formátumú. Szeretné mégis használni?

A Setup lapon lévő E-mail address mezőben megadott e-mail cím érvénytelen.

Kattintson a Yes gombra az e-mail megadott címre való küldéséhez.

Elérte a bejegyzések maximális számát.

A Fax Recipients lista a maximális számú címzettet tartalmazza.

Kattintson a No gombra a Setup lapra történő visszatéréshez és az e-mail cím megváltoztatásához.

A Fax Recipients lista 100 bejegyzésre van korlátozva. A telefonkönyv a maximális számú bejegyzést tartalmazza.

Maximális számú faxszámot írt be. A fennmaradó címzetteknek külön faxolási feladatban küldje el a faxot.

Távolítson el bejegyzéseket a telefonkönyvből.

A telefonkönyv 500 bejegyzésre van korlátozva.

HUWW

Hibaüzenetek 61


HUWW

Przystawka faksująca HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300

Instrukcja obsługi sterownika wysyłania faksów Polski

Informacje o prawie autorskim

Informacje o znakach towarowych


Windows® jest zastrzeżonym w Stanach Zjednoczonych znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.

Powielanie, adaptacja lub tłumaczenie bez wcześniejszej pisemnej zgody jest zabronione, oprócz przypadków dozwolonych przez prawo autorskie. Informacje zawarte w niniejszym dokumencie mogą ulec zmianie bez uprzedzenia. Warunki gwarancji na produkty i usługi firmy HP zawarte są wyłącznie w oświadczeniu gwarancyjnym dostarczonym z tymi produktami i usługami. Żadna informacja w niniejszym dokumencie nie powinna być interpretowana jako stanowiąca dodatkową gwarancję. Firma HP nie będzie odpowiadać za błędy techniczne, edytorskie lub pominięcia dotyczące niniejszego dokumentu. Numer katalogowy: Q3701-90937 Edition 1, 2/2006

PLWW

iii

iv

PLWW

Spis tresci 1 Instalacja Wymagania systemowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 System operacyjny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Monitory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Drukarka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Sprzęt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Sieć . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Instalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Określanie, czy sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez urządzenie MFP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Uaktualnianie oprogramowania firmowego urządzenia MFP i pobieranie sterownika. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Sprawdzanie, czy skonfigurowana jest funkcja poczty elektronicznej urządzenia MFP (opcjonalne) . . . . . . . . . . . . . 6 Konfiguracja funkcji kodu bilingowego (opcjonalne) . . . . . . . . . . . 6 Instalacja sterownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Dezinstalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax firmy HP . . . . . 17

2 Wysyłanie i odbieranie faksów Wysyłanie faksu do pojedynczego odbiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wysyłanie faksu do wielu odbiorców . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wysyłanie faksu za pomocą książki telefonicznej . . . . . . . . . . . . . . . Anulowanie zadania faksowania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wstawianie znaków specjalnych do numeru faksu. . . . . . . . . . . . . . . Edycja książki telefonicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dodawanie nazw do książki telefonicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usuwanie nazw z książki telefonicznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Edycja nazw w książce telefonicznej. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 23 26 29 30 31 31 33 34

3 Konfiguracja Ustawianie informacji o nadawcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ustawianie jakości faksu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ustawianie parametrów powiadomienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ustawianie informacji zamieszczanych na stronie tytułowej. . . . . . . . Ustawianie preferencji podglądu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ustawianie preferencji drukowania sterownika faksu . . . . . . . . . . . . . Ustawianie konfiguracji kodów bilingowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PLWW

38 39 40 42 43 43 45

v

4 Rozwiązywanie problemów Błędy w działaniu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Strona testowa nie jest drukowana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funkcja powiadamiania pocztą elektroniczną jest wyłączona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Potwierdzenia pocztą elektroniczną nie są odbierane . . . . . . . . Na panelu sterowania urządzenia MFP nie jest wyświetlana opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mapa bitowa nie jest wyświetlana ani drukowana na stronie tytułowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nie jest wyświetlany podgląd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kod bilingowy jest nadal wymagany nawet po wyłączeniu tej funkcji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pole tekstowe kodu bilingowego nie jest wyświetlane. . . . . . . . . Pola zawierające wartości domyślne nie są odświeżane . . . . . . Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku . . . . . . . . . . . . . . . . Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku w instalacji Point and Print (Wskaż i drukuj). . . . . . . . . . . . . Komunikaty ostrzeżeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ostrzeżenie (Funkcja wysyłania faksów z komputera PC może być wyłączona w urządzeniu MFP) . . . . . . . . . . . . . . Ostrzeżenie Cover page functionality will not be available (Funkcja strony tytułowej nie będzie dostępna) . . . . . . . . . . Komunikaty o błędach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vi

50 50 50 51

52 53 53 53 54 56 56 57 58 58 59 60

PLWW

1

Instalacja

Sterownika urządzenia HP LaserJet MFP Send Fax można używać do przesyłania faksów z komputera do jednego lub wielu urządzeń MFP firmy HP. Po instalacji dostęp do sterownika można uzyskać, drukując do sterownika drukarki MFP Send Fax. Niniejsza instrukcja obsługi opisuje funkcje faksu udostępniane przez sterownik urządzenia MFP Send Fax i zawiera informacje dotyczące następujących zadań: ● ● ● ●

PLWW

instalacja sterownika faksu, wysyłanie faksów, konfigurowanie ustawień faksu, rozwiązywanie problemów.

1

Wymagania systemowe System operacyjny Sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez następujące systemy operacyjne: ● ● ● ● ●


Monitory Moduł MFP Send Fax obsługuje monitory SVGA o rozdzielczości 800 x 600 pikseli lub większej.

Drukarka Sterownik urządzenia MFP Send Fax obsługuje następujące urządzenia: ● ● ● ● ●


Sprzęt Przed instalacją sterownika urządzenia MFP Send Fax w urządzeniu MFP należy zainstalować analogową przystawkę faksującą HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300. Szczegółowe informacje na temat instalowania tego sprzętu można znaleźć w Instrukcji obsługi przystawki faksującej HP LaserJet MPF Analog Fax Accessory 300.

Sieć Sterownik urządzenia MFP Send Fax musi być używany w drukarce sieciowej. Nie jest on przeznaczony do użycia w drukarce lokalnej.

2 Rozdział 1 Instalacja

PLWW

Instalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax Niniejsza sekcja zawiera informacje na temat następujących zadań: ● ● ● ● ●

Określanie, czy sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez urządzenie MFP Uaktualnianie oprogramowania firmowego urządzenia MFP i pobieranie sterownika Sprawdzanie, czy skonfigurowana jest funkcja poczty elektronicznej urządzenia MFP (opcjonalne) Konfiguracja funkcji kodu bilingowego (opcjonalne) Instalacja sterownika

Określanie, czy sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez urządzenie MFP Najnowsze wersje oprogramowania firmowego urządzeń MFP zapewniają obsługę sterownika urządzenia MFP Send Fax. Aby określić, czy oprogramowanie firmowe danego urządzenia MFP obsługuje sterownik urządzenia MFP Send Fax, należy wykonać następujące czynności:

Uwaga

1

Na panelu sterowania urządzenia MFP naciśnij przycisk Menu.

2

Przewiń do i dotknij opcji FAKS.

3

Przewiń do i dotknij opcji WYSYŁANIE FAKSU.

4

Przewiń do i dotknij opcji PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC).

Jeśli opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) nie pojawia się w menu urządzenia MFP, zaktualizuj oprogramowanie firmowe urządzenia MFP. 5

Dotknij opcji WŁ.

6

Dotknij opcji ZAKOŃCZ.

Uaktualnianie oprogramowania firmowego urządzenia MFP i pobieranie sterownika Aby uaktualnić oprogramowanie firmowe MFP i pobrać sterownik urządzenia MFP Send Fax, należy wykonać następujące działania: 1

PLWW

Przejrzyj informacje konfiguracyjne na panelu sterowania urządzenia MFP, aby określić bieżącą wersję oprogramowania firmowego. Instalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax 3

Uwaga


b

Dotknij opcji INFORMACJE.

c

Dotknij opcji DRUKUJ KONFIGURACJĘ. Wydrukowana zostanie strona konfiguracji.

d

Kod daty oprogramowania firmowego znajduje się w sekcji o nazwie Informacje na temat urządzenia.

Kod daty oprogramowania firmowego ma następujący format: RRRRMMDD XX.XXX.X. Pierwszy ciąg cyfr to data, RRRR określa rok, MM — miesiąc, a DD — dzień. Na przykład kod daty oprogramowania firmowego, który rozpoczyna się od 20040225, określa 25 lutego 2004. Drugi ciąg cyfr określa numer poprawki oprogramowania firmowego. 2

3

Uwaga

a

Przejdź do sekcji Software & driver downloads (Pobieranie oprogramowania i sterownika) dla danego urządzenia MFP. a

Przejdź do witryny www.hp.com.

b

Wpisz numer modelu urządzenia MFP w polu tekstowym Szukaj i naciśnij klawisz Enter.

c

W panelu Select a product (Wybór urządzenia) w oknie Wyniki wyszukiwania wybierz dokładny numer modelu urządzenia MFP, na którym zainstalowane zostanie oprogramowanie firmowe.

d

W panelu Łącza dotyczące urządzenia kliknij pozycję Software & driver downloads (Pobieranie oprogramowania i sterownika).

Pobierz najnowszą wersję oprogramowania firmowego. a

W panelu Select operating system (Wybór systemu operacyjnego) kliknij pozycję Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) (Przez system operacyjny — BIOS, Oprogramowanie firmowe, Diagnostyka).

b

Jeśli data wymieniona w tabeli Oprogramowanie firmowe jest późniejsza, niż kod daty wydrukowany na stronie konfiguracji urządzenia MFP, kliknij przycisk Download (Pobierz) obok odpowiedniego pliku.

Dla różnych systemów operacyjnych dostępne są różne pliki oprogramowania firmowego.


PLWW

4

c

W oknie dialogowym File Download (Pobieranie pliku), które zostanie wyświetlone, kliknij przycisk Zapisz.

d

W polu tekstowym Nazwa pliku w oknie dialogowym Save As (Zapisz jako), które zostanie wyświetlone, wpisz lokalizację na komputerze, w której chcesz zapisać plik aktualizacji oprogramowania firmowego.

e

Kliknij przycisk Zapisz.

f

Po pobraniu pliku zamknij okno dialogowe File Download (Pobieranie pliku), jeśli jest to konieczne.

Pobierz sterownik urządzenia MFP Send Fax. a

Uwaga

Jeśli po naciśnięciu przycisku Wstecz nie nastąpi powrót do panelu Select operating system (Wybór systemu operacyjnego), patrz krok 2 zawierający informacje na temat przejścia do panelu Select operating system (Wybór systemu operacyjnego). b

Uwaga

PLWW

Kliknij przycisk Wstecz, aby powrócić do panelu Select operating system (Wybór systemu operacyjnego).

W panelu Select operating system (Wybór systemu operacyjnego) kliknij odpowiedni system operacyjny.

Sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez systemy Windows 2000, Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 i Windows Server 2003 x64. c

W wyświetlonej tabeli Driver (Sterownik) kliknij przycisk Download (Pobierz) znajdujący się obok sterownika urządzenia MFP Send Fax firmy HP.

d

W oknie dialogowym File Download (Pobieranie pliku), które zostanie wyświetlone, kliknij przycisk Zapisz.

e

W polu tekstowym Nazwa pliku w oknie dialogowym Save As (Zapisz jako), które zostanie wyświetlone, wpisz lokalizację na komputerze, w której chcesz zapisać plik sterownika urządzenia MFP Send Fax.

f

Kliknij przycisk Zapisz.

g

Po pobraniu pliku zamknij okno dialogowe File Download (Pobieranie pliku), jeśli jest to konieczne.

Instalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax 5

5

Zainstaluj pobrany plik oprogramowania firmowego. Informacje na temat zdalnej instalacji aktualizacji oprogramowania firmowego (RFU) można znaleźć w odpowiednim podręczniku użytkownika urządzenia MFP: • Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 4345mfp Series • Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 4730mfp • Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 9040mfp/9050mfp • Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 9500mfp

Sprawdzanie, czy skonfigurowana jest funkcja poczty elektronicznej urządzenia MFP (opcjonalne) Aby możliwe było otrzymywanie powiadomienia o wysłaniu pocztą elektroniczną faksu przy użyciu sterownika urządzenia MFP Send Fax, należy skonfigurować funkcję poczty elektronicznej urządzenia MFP. Uwaga

Funkcja powiadamiania przez pocztę elektroniczną jest opcjonalna. Informacje na temat konfigurowania funkcji poczty elektronicznej można znaleźć w podręczniku użytkownika danego urządzenia MFP: ● ● ● ●

Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 4345mfp Series Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 4730mfp Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 9500mfp

Konfiguracja funkcji kodu bilingowego (opcjonalne) Oprogramowanie urządzenia MFP Send Fax firmy HP obsługuje korzystanie z kodów bilingowych podczas wysyłania faksów. Uwaga

Funkcja kodu bilingowego jest opcjonalna. Aby włączyć funkcję kodu bilingowego przez panel sterujący urządzenia MFP, należy wykonać następujące czynności: 1


2


3


4

Przewiń do i dotknij opcji KOD BILINGOWY.


PLWW

Uwaga

5

Dotknij opcji NIETYPOWY, aby otworzyć ekran kodów bilingowych.

6

Za pomocą przycisków strzałek w górę i w dół wybierz minimalną liczbę cyfr kodu bilingowego.

7

Dotknij opcji OK, aby włączyć funkcję kodu bilingowego.

Dotknij opcji WYŁ., aby wyłączyć funkcję kodu bilingowego.

Instalacja sterownika Aby zainstalować sterownik urządzenia MFP Send Fax za pomocą Kreatora dodawania drukarki systemu Windows, należy wykonać następujące działania:

PLWW

1

W Eksploratorze Windows kliknij dwukrotnie pobrany plik wykonywalny sterownika urządzenia MFP Send Fax, aby wyodrębnić pliki sterownika.

2

Kliknij przycisk Start, kliknij pozycję Settings, a następnie kliknij pozycję Printers and Faxes.

3

W panelu Printer Tasks okna Printers and Faxes kliknij pozycję Add a printer.

4

W powitalnym oknie dialogowym Add Printer Wizard kliknij przycisk Next.

5

W oknie Local or Network Printer wybierz opcję Local printer attached to this computer. Kliknij przycisk Next.


Uwaga

Wybierz opcję Local printer attached to this computer, aby zainstalować sterownik urządzenia MFP Send Fax na drukarce sieciowej. Po zainstalowaniu sterownika na drukarce lokalnej drukarka będzie mieć nazwę HP MFP Send Fax. Jeśli wybrano opcję A network printer, or a printer attached to another computer, wymagany jest adres IP tego komputera. Niektóre funkcje, takie jak podgląd faksów, nie są dostępne, jeśli drukarka została zainstalowana jako drukarka sieciowa — funkcja Point and Print (Wskaż i drukuj). Sterownika urządzenia MFP Send Fax nie można zainstalować na drukarce podłączonej do komputera przez port szeregowy lub równoległy. Musi być ona podłączona przez sieć. 6

Uwaga

Jeśli dany komputer jest już podłączony do urządzenia MFP, w oknie Select a Printer Port wybierz opcję Use the following port.

Jeśli komputer nie jest podłączony do urządzenia MFP, przejdź do kroku 8. 7

Z menu rozwijanego Use the following port wybierz nazwę lub adres IP urządzenia MFP. Kliknij przycisk Next, a następnie przejdź do kroku 13.


PLWW

8

Jeśli komputer nie jest podłączony do urządzenia MFP, wybierz opcję Create a new port w oknie Select a Printer Port.

9

Z rozwijanego menu Type of port wybierz opcję Standard TCP/IP Port. Kliknij przycisk Next.

10 W oknie dialogowym Add Standard TCP/IP Printer Port Wizard kliknij przycisk Next.

PLWW


11 W oknie Add Port wprowadź nazwę drukarki MFP lub adres IP w polu tekstowym Printer Name or IP Address, a następnie kliknij przycisk Next.

Uwaga

Domyślną nazwą portu jest nazwa wprowadzona w polu tekstowym Printer Name or IP Address. Nazwę tę można zmienić, wpisując nową nazwę w polu tekstowym Port Name. 12 Kliknij przycisk Finish.


PLWW

13 W oknie Install Printer Software kliknij przycisk Have Disk.

14 W oknie dialogowym Install From Disk kliknij przycisk Browse.

15 Wyszukaj i wybierz plik .INF sterownika urządzenia MFP Send Fax, wyodrębniony w etapie 1. Uwaga

Dostępne są dwie wersje pliku .INF: 32-bitowa wersja dla systemów Windows 2000, Windows XP i Windows Server 2003 oraz 64-bitowa wersja dla systemów Windows XP Professional x64 i Windows Server 2003 x64. Jeśli wybrana zostanie nieprawidłowa wersja pliku, wyświetlony zostanie komunikat The specified location does not contain information about your printer. 16 Kliknij przycisk OK.

PLWW


17 W oknie Install Printer Software kliknij przycisk Next.

18 W polu tekstowym Printer name w oknie dialogowym Name Your Printer wprowadź nazwę drukarki. Domyślną nazwą drukarki jest HP MFP Send Fax.

19 Kliknij przycisk Next.


PLWW

20 W oknie Printer Sharing kliknij przycisk Next.

Uwaga

PLWW

Udostępnianie drukarek jest możliwe przez wybranie opcji Share name w oknie dialogowym Printer Sharing. Od tego momentu sterownik urządzenia MFP Send Fax jest dostępny dla połączeń Point and Print (Wskaż i drukuj). Niektóre funkcje, takie jak podgląd faksów, nie są dostępne, jeśli drukarka jest używana poprzez połączenie Point and Print (Wskaż i drukuj).


21 W oknie Print Test Page wybierz opcję Yes, aby wydrukować stronę testową, a następnie kliknij przycisk Next.

Uwaga

Wybranie opcji Yes w celu wydrukowania strony testowej powoduje wysłanie faksu. Nie zostanie wydrukowana żadna strona. a


W oknie dialogowym Completing the Add Printer Wizard kliknij przycisk Finish, aby zakończyć działanie kreatora i kontynuować wysyłanie faksu testowego.

PLWW

b

Uwaga

W oknie dialogowym HP MFP Send Fax kliknij kartę Fax Job.

Informacje z karty Setup nie są wymagane do wysłania strony testowej. Aby zdefiniować domyślne informacje o nadawcy i ustawienia faksów dla wszystkich faksów, patrz rozdział „Konfiguracja” na stronie 37.

PLWW


c

W polu tekstowym Fax Number w sekcji Fax To wpisz numer faksu, na który zostanie przesłana strona testowa.

d

Kliknij przycisk Send.

e

Jeśli na karcie Setup zaznaczono opcję Show Preview Before Sending Fax, wyświetlone zostanie okno podglądu. Na pasku narzędzi kliknij przycisk Send Fax.


PLWW

f

Uwaga

Wyświetlony zostanie komunikat z zapytaniem, czy strona testowa została wydrukowana. Sprawdź, czy strona testowa została wydrukowana przez odbierający ją faks, a następnie kliknij przycisk OK.

Strona testowa jest przesyłana na numer faksu wprowadzony w polu tekstowym Fax Number na karcie Fax Job.

Dezinstalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax firmy HP Aby odinstalować sterownik urządzenia MFP Send Fax, wykonaj następujące czynności:

PLWW

1


2

W oknie Printers and Faxes prawym przyciskiem myszy kliknij drukarkę MFP, dla której zainstalowano oprogramowanie urządzenia MFP Send Fax i kliknij pozycję Delete.

3


4

Kliknij prawym przyciskiem myszy w obrębie okna Printers and Faxes, po czym kliknij pozycję Server Properties.

5

W oknie dialogowym Print Server Properties kliknij kartę Drivers.

6

Zaznacz sterownik urządzenia MFP Send Fax, a następnie kliknij przycisk Remove.

7

Kliknij przycisk OK.

Dezinstalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax firmy HP 17


PLWW

2

Wysyłanie i odbieranie faksów

Niniejszy rozdział zawiera informacje na temat wysyłania faksów i korzystania z książki telefonicznej MFP Send Fax: ● ● ● ● ● ●

PLWW

Wysyłanie faksu do pojedynczego odbiorcy Wysyłanie faksu do wielu odbiorców Wysyłanie faksu za pomocą książki telefonicznej Anulowanie zadania faksowania Wstawianie znaków specjalnych do numeru faksu Edycja książki telefonicznej

19

Wysyłanie faksu do pojedynczego odbiorcy Aby wysłać faks do pojedynczego odbiorcy, należy wykonać następujące kroki:

Poznámka

1

Otwórz dokument przeznaczony do wysłania faksem w programie, w którym został utworzony.

2

Kliknij pozycję File, a następnie kliknij polecenie Print.

3

Z listy drukarek wybierz sterownik urządzenia HP MFP Send Fax z listy drukarek.

4

Kliknij przycisk OK lub Print.

Kliknij przycisk, który powoduje przesłanie dokumentu do drukarki. Może on mieć różną nazwę w różnych programach. 5

Poznámka

W obszarze Fax To w oknie dialogowym HP MFP Send Fax wpisz nazwisko odbiorcy, numer faksu i nazwę firmy. Numer faksu to jedyna wymagana informacja.

Patrz rozdział „Wstawianie znaków specjalnych do numeru faksu” na stronie 30, gdzie znajduje się lista znaków specjalnych, których można używać w polu tekstowym Fax Number.

20 Rozdział 2 Wysyłanie i odbieranie faksów

PLWW

6

Poznámka

Kliknij przycisk Clear Fields, aby usunąć wszystkie wartości z pól Recipient Name, Fax Number i Company Name. 7

Poznámka

W oknie dialogowym HP MFP Send Fax w obszarze Include With Fax wyświetlane są informacje na temat domyślnej strony tytułowej. Informacje te można zmieniać dla poszczególnych zadań faksowania.

Aby skonfigurować ustawienia domyślnej strony tytułowej dla wszystkich faksów, patrz rozdział „Konfiguracja” na stronie 37. 8

PLWW

Kliknij przycisk Add to Phone Book, aby dodać informacje o odbiorcy do książki telefonicznej urządzenia MFP Send Fax. Ten krok jest opcjonalny.

Jeśli włączono funkcję kodów bilingowych, wpisz kod bilingowy w obszarze Billing Information okna dialogowego HP MFP Send Fax. Kod bilingowy można zmieniać dla poszczególnych zadań faksowania.

Wysyłanie faksu do pojedynczego odbiorcy 21

9

Poznámka

Aby wysłać faks z domyślnymi preferencjami dotyczącymi nadawcy, jakości faksu, informacji dotyczących powiadamiania i podglądu, kliknij przycisk Send.

Kliknij kartę Setup w oknie dialogowym HP MFP Send Fax, aby przejrzeć ustawienia nadawcy, jakości faksu, powiadamiania i podglądu. Informacje te można zmieniać dla poszczególnych zadań faksowania. Kliknij przycisk Send, aby wysłać faks. 10 Jeśli na karcie Setup zaznaczono opcję Show Preview Before Sending Fax, wyświetlony zostanie podgląd faksu. Przejrzyj faks i sprawdź jego poprawność.

Poznámka

Podczas korzystania z funkcji Point and Print (Wskaż i drukuj) funkcja podglądu faksów nie jest dostępna. Point and Print (Wskaż i drukuj) to funkcja systemu Windows, dzięki której można podłączać, drukować i wysyłać faksy na drukarce zdalnej bez korzystania z dysków instalacyjnych. Pliki i informacje konfiguracyjne są automatycznie pobierane z serwera druku do klienta. 11 Kliknij opcję View lub skorzystaj z rozwijanego menu powiększenia, aby zmienić rozmiar podglądu dokumentu. 12 Klikaj przyciski strzałek, aby przechodzić między stronami dokumentu. 13 Kliknij przycisk Send Fax, aby wysłać faks lub przycisk Cancel Fax, aby dokonać edycji ustawień faksu.


PLWW

Wysyłanie faksu do wielu odbiorców Aby wysłać faks do wielu odbiorców, należy wykonać następujące kroki:

Poznámka

1


2


3

Z listy drukarek wybierz sterownik urządzenia HP MFP Send Fax z listy drukarek.

4



Poznámka

PLWW

W obszarze Fax To w oknie dialogowym HP MFP Send Fax wpisz nazwisko odbiorcy, numer faksu i nazwę firmy.

Numer faksu to jedyna wymagana informacja. Patrz rozdział „Wstawianie znaków specjalnych do numeru faksu” na stronie 30, gdzie znajduje się lista znaków specjalnych, których można używać w polu tekstowym Fax Number.

Wysyłanie faksu do wielu odbiorców 23

6

Poznámka

Poznámka

Kliknij przycisk Add to Phone Book, aby dodać informacje o odbiorcy do książki telefonicznej urządzenia MFP Send Fax. Ten krok jest opcjonalny.

Kliknij przycisk Clear Fields, aby usunąć wszystkie wartości z pól Recipient Name, Fax Number i Company Name. 7

Kliknij przycisk To ->, aby dodać informacje o odbiorcy w polu Fax Recipients.

8

Powtórz kroki od 5 do 7 dla każdego odbiorcy faksu. Faks zostanie wysłany do wszystkich odbiorców, którzy znajdują się w polu Fax Recipients.

Opcja Cover Page (Single recipient only) jest wyłączana po dodaniu drugiego odbiorcy do pola Fax Recipients. Przy wysyłaniu faksów do wielu odbiorców nie można używać strony tytułowej. 9



PLWW

10 Aby wysłać faks z domyślnymi preferencjami dotyczącymi nadawcy, jakości faksu, informacji dotyczących powiadamiania i podglądu, kliknij przycisk Send. Poznámka

Kliknij kartę Setup w oknie dialogowym HP MFP Send Fax, aby przejrzeć ustawienia nadawcy, jakości faksu, powiadamiania i podglądu. Informacje te można zmieniać dla poszczególnych zadań faksowania. Kliknij przycisk Send, aby wysłać faks. 11 Jeśli na karcie Setup zaznaczono opcję Show Preview Before Sending Fax, wyświetlony zostanie podgląd faksu. Przejrzyj faks i sprawdź jego poprawność.

Poznámka

Podczas korzystania z funkcji Point and Print (Wskaż i drukuj) funkcja podglądu faksów nie jest dostępna. Point and Print (Wskaż i drukuj) to funkcja systemu Windows, dzięki której można podłączać, drukować i wysyłać faksy na drukarce zdalnej bez korzystania z dysków instalacyjnych. Pliki i informacje konfiguracyjne są automatycznie pobierane z serwera druku do klienta. 12 Kliknij opcję View lub skorzystaj z rozwijanego menu powiększenia, aby zmienić rozmiar podglądu dokumentu. 13 Klikaj przyciski strzałek, aby przechodzić między stronami dokumentu. 14 Kliknij przycisk Send Fax, aby wysłać faks lub kliknij przycisk Cancel Fax, aby dokonać edycji ustawień faksu.

PLWW

Wysyłanie faksu do wielu odbiorców 25

Wysyłanie faksu za pomocą książki telefonicznej Aby wysłać faks za pomocą książki telefonicznej, należy wykonać następujące kroki.

Poznámka

1


2


3

Z listy drukarek wybierz sterownik urządzenia HP MFP Send Fax.

4



W obszarze Fax To okna dialogowego HP MFP Send Fax kliknij ikonę książki.


PLWW

Poznámka

PLWW

6

W oknie dialogowym Phone Book zaznacz nazwy poszczególnych odbiorców faksu i kliknij przycisk To ->, aby zapełnić pole Fax Recipients.

7

Po dodaniu wszystkich odbiorców faksu do pola Fax Recipients kliknij przycisk OK.

8

W obszarze Include With Fax okna dialogowego HP MFP Send Fax wyłącz opcję Cover Page (Single recipient only), jeśli jest ona włączona.

Przy wysyłaniu faksów do wielu odbiorców nie można używać strony tytułowej. Jeśli wybór opcji Cover Page (Single recipient only) nie zostanie anulowany, pojawi się następujący komunikat o błędzie:

Wysyłanie faksu za pomocą książki telefonicznej 27

9


10 Aby wysłać faks do wszystkich odbiorców z domyślnymi preferencjami dotyczącymi nadawcy, jakości faksu, informacji dotyczących powiadamiania i podglądu, kliknij przycisk Send. Poznámka

Kliknij kartę Setup w oknie dialogowym HP MFP Send Fax, aby przejrzeć ustawienia nadawcy, jakości faksu, powiadamiania i podglądu. Informacje te można zmieniać dla poszczególnych zadań faksowania. Kliknij przycisk Send, aby wysłać faks.


PLWW

11 Jeśli na karcie Setup zaznaczono opcję Show Preview Before Sending Fax, wyświetlony zostanie podgląd faksu. Przejrzyj faks i sprawdź jego poprawność.

Poznámka

Podczas korzystania z funkcji Point and Print (Wskaż i drukuj) funkcja podglądu faksów nie jest dostępna. Point and Print (Wskaż i drukuj) to funkcja systemu Windows, dzięki której można podłączać, drukować i wysyłać faksy na drukarce zdalnej bez korzystania z dysków instalacyjnych. Pliki i informacje konfiguracyjne są automatycznie pobierane z serwera druku do klienta. 12 Kliknij opcję View lub skorzystaj z rozwijanego menu powiększenia, aby zmienić rozmiar podglądu dokumentu. 13 Klikaj przyciski strzałek, aby przechodzić między stronami dokumentu. 14 Kliknij przycisk Send Fax, aby wysłać faks lub kliknij przycisk Cancel Fax, aby dokonać edycji ustawień faksu.

Anulowanie zadania faksowania Dostępne są trzy metody anulowania zadania faksowania:

PLWW

1

Kliknij przycisk Cancel Fax w oknie podglądu faksu.

2

Na panelu sterowania urządzenia MFP naciśnij ikonę faksu, a następnie naciśnij czerwony przycisk Stop/Cancel (Przerwij/Anuluj).

Anulowanie zadania faksowania 29

Poznámka

Aby faks został anulowany, po naciśnięciu przycisku Stop/Cancel (Przerwij/Anuluj) na urządzeniu MFP musi pojawić się komunikat o stanie Przetwarzanie zadania. 3

Poznámka

Na panelu sterowania urządzenia MFP anuluj faks za pomocą menu faksu. a


b


c

Przewiń do i dotknij opcji ANULUJ BIEŻĄCĄ TRANSMISJĘ.

Przewiń do i dotknij opcji ANULUJ WSZYSTKIE TRANSMISJE Z KOLEJKI, aby anulować wszystkie oczekujące transmisje faksów. d


Wstawianie znaków specjalnych do numeru faksu W polu tekstowym Fax Number, oprócz cyfr od 0 do 9, można wprowadzać znaki specjalne.

Tabela 1: Znaki specjalne Znak specjalny

Funkcja

-

Wstaw myślnik do numeru faksu, aby ułatwić jego odczytanie.

()

Wstaw nawiasy do numeru faksu, aby ułatwić jego odczytanie.

[]

Wstaw nawiasy kwadratowe, aby ukryć część numeru faksu, co zapobiegnie jej drukowaniu na stronie tytułowej faksu, raportach połączeń i potwierdzeniach przesyłanych pocztą elektroniczną. Na przykład numer faksu może zawierać kod dostępu karty telefonicznej. Część numeru faksu zawierającą kod dostępu karty telefonicznej ujmij w nawiasy kwadratowe, aby informacja ta nie była wyświetlana.


PLWW

Tabela 1: Znaki specjalne Znak specjalny

Funkcja

*

Gwiazdka jest transmitowana jako ton.

#

Krzyżyk jest transmitowany jako ton.

,

Przecinek odpowiada dwusekundowej przerwie podczas wybierania numeru faksu. Użyj wielu przecinków, aby uzyskać dłuższą przerwę.

Edycja książki telefonicznej Książka telefoniczna może służyć do przechowywania informacji kontaktowych pojawiających się w obszarze Fax To okna dialogowego HP MFP Send Fax. Nazwy można dodawać do książki telefonicznej i je z niej usuwać. Książka telefoniczna urządzenia MFP Send Fax jest przechowywana w rejestrze systemu. Firma HP nie zaleca edytowania ani kopiowania tego pliku.

Dodawanie nazw do książki telefonicznej Aby dodać nazwę do książki telefonicznej, należy wykonać następujące kroki: 1

PLWW


Edycja książki telefonicznej 31

Poznámka

2

W oknie dialogowym Phone Book kliknij przycisk Add.

3

W oknie dialogowym Add to Phone Book wpisz w odpowiednich polach tekstowych nazwisko odbiorcy, numer faksu i nazwę firmy.

4


5

W oknie dialogowym Phone Book kliknij przycisk Add, aby dodać kolejne nazwy.

6

Po zakończeniu dodawania nazw do książki telefonicznej kliknij przycisk OK.

Do książki telefonicznej urządzenia MFP Send Fax nie można importować kontaktów z zewnętrznych programów pocztowych.


PLWW

Usuwanie nazw z książki telefonicznej Aby usunąć nazwy z książki telefonicznej, należy wykonać następujące kroki:

PLWW

1


2

W oknie dialogowym Phone Book zaznacz nazwę, którą chcesz usunąć i kliknij przycisk Delete.

3

Po zakończeniu usuwania nazw z książki telefonicznej kliknij przycisk OK.


Edycja nazw w książce telefonicznej Aby dokonać edycji nazw w książce telefonicznej, należy wykonać następujące kroki: 1


2

W oknie dialogowym Phone Book zaznacz nazwę, którą chcesz edytować i kliknij przycisk Edit.


PLWW

PLWW

3

W oknie dialogowym Edit Phone Book Entry dokonaj edycji odpowiednich pól tekstowych zawierających nazwisko odbiorcy, numer faksu i nazwę firmy.

4

Po zakończeniu edycji kliknij przycisk OK.



PLWW

3

Konfiguracja

W tym rozdziale podano informacje o konfigurowaniu domyślnych ustawień sterownika urządzenia MFP Send Fax za pomocą przycisku Edit Defaults na karcie Setup: ● ● ● ● ● ● ●

Poznámka

PLWW

Ustawianie informacji o nadawcy Ustawianie jakości faksu Ustawianie parametrów powiadomienia Ustawianie informacji zamieszczanych na stronie tytułowej Ustawianie preferencji podglądu Ustawianie preferencji drukowania sterownika faksu Ustawianie konfiguracji kodów bilingowych

Ustawienia domyślne można zdefiniować podczas instalacji.

37

Ustawianie informacji o nadawcy Domyślne informacje o nadawcy są umieszczane na wszystkich faksach wysyłanych przy użyciu sterownika urządzenia MFP Send Fax, włącznie ze stronami tytułowymi. Informacje o nadawcy można zmienić dla poszczególnych faksów, korzystając z pól na karcie Setup. Poznámka

Przy wysyłaniu faksów do wielu odbiorców nie można używać strony tytułowej. Aby zdefiniować domyślne informacje o nadawcy, należy wykonać następujące kroki: 1

Na karcie Setup kliknij przycisk Edit Defaults.

2

W sekcji Sender Information okna dialogowego Default Settings wpisz domyślną nazwę nadawcy, nazwę firmy, numer faksu oraz numer telefonu głosowego.

38 Rozdział 3 Konfiguracja

PLWW

Poznámka

Dane w polach informacji o nadawcy na karcie Setup są aktualizowane przy pierwszym wprowadzeniu danych nadawcy w polach informacji o nadawcy okna dialogowego Default Settings. Jeśli domyślne informacje o nadawcy zostaną zmienione później, pola informacji o nadawcy na karcie Setup nie zostaną odświeżone. Zmiany zostaną zapisane, lecz informacje te nie będą widoczne w oknie dialogowym. Aby wyświetlić nowe informacje, należy zakończyć pracę sterownika urządzenia MFP Send Fax, a następnie ponownie go uruchomić. 3

Poznámka


Aby wszystkie informacje domyślne ustawić jednocześnie, należy wybrać ustawienia jakości faksu, powiadomienia, strony tytułowej i podglądu, a następnie kliknąć przycisk OK.

Ustawianie jakości faksu Ustawienie jakości faksu określa rozdzielczość, w której urządzenie MFP wysyła faksy. Ustawienia jakości są następujące: ● ● ●

Standardowa: 200 x 100 punktów na cal (dpi) Wysoka: 200 x 200 dpi Bardzo wysoka: 300 x 300 dpi

Aby ustawić jakość faksu, należy wykonać następujące kroki: 1

PLWW


Ustawianie jakości faksu 39

Poznámka

2

W obszarze Fax Quality w oknie dialogowym Default Settings zaznacz domyślną jakość wysyłanych faksów.

3


Aby wszystkie informacje domyślne ustawić jednocześnie, należy wybrać ustawienia informacji o nadawcy, powiadomienia, strony tytułowej i podglądu, a następnie kliknąć przycisk OK.

Ustawianie parametrów powiadomienia Ustawienia powiadomienia określają, kiedy i w jaki sposób wysyłane jest powiadomienie o stanie faksu wychodzącego. Aby zmienić ustawienia powiadomienia, należy wykonać następujące kroki. 1



PLWW

2

W sekcji Notification okna Default Settings wybierz moment otrzymywania powiadomień: • None: powiadomienie nie jest wysyłane. • This Job: powiadomienie jest wysyłane w momencie wysłania faksu. • On Error: powiadomienie jest wysyłane w razie wystąpienia błędu.

3

Zaznacz typ wysyłanego powiadomienia: • Print: powiadomienie jest drukowane na drukarce domyślnej. • E-mail: powiadomienie jest wysyłane w wiadomości poczty elektronicznej. W polu tekstowym E-mail Address wpisz adres poczty elektronicznej.

Poznámka

Aby otrzymywać powiadomienia pocztą elektroniczną, w urządzeniu MFP musi być skonfigurowana funkcja poczty elektronicznej. 4

Poznámka

PLWW


Aby wszystkie informacje domyślne ustawić jednocześnie, należy wybrać ustawienia informacji o nadawcy, jakości faksu, strony tytułowej i podglądu, a następnie kliknąć przycisk OK. Ustawianie parametrów powiadomienia 41

Ustawianie informacji zamieszczanych na stronie tytułowej Za pomocą domyślnej strony tytułowej można ustandaryzować wygląd strony tytułowej faksów. Dostępne są pola na uwagi, wiersz tematu i logo firmy lub inny obrazek. Ustawienia strony tytułowej można modyfikować na karcie Fax Job dla poszczególnych zadań faksowania. Poznámka

Stronę tytułową można dołączyć wyłącznie do faksów wysyłanych do pojedynczych odbiorców. Aby zmienić informacje na stronie tytułowej, należy wykonać następujące kroki. 1


2

W sekcji Include With Fax okna Default Settings zaznacz pole Cover Page (Single recipient only).

3

W polu tekstowym Notes wpisz domyślne uwagi.

4

W polu tekstowym Subject wpisz domyślny wiersz tematu.

5

Kliknij przycisk Browse, aby na stronie tytułowej zamieścić obrazek.


PLWW

6 Poznámka

Obraz odwzorowany bitowo zostaje na stronie tytułowej przekonwertowany na obraz w skali szarości i umieszczony w górnej części strony stanowiącej jej jedną trzecią. 7

Poznámka

Znajdź i wybierz plik obrazu bitowego, np. logo firmy.


Aby wszystkie informacje domyślne ustawić jednocześnie, należy wybrać ustawienia informacji o nadawcy, jakości faksu, powiadomienia i podglądu, a następnie kliknąć przycisk OK.

Ustawianie preferencji podglądu W preferencjach podglądu można ustawić automatyczne wyświetlanie podglądu przed każdym wysłaniem faksu. Aby wyświetlać podgląd przed każdym wysłaniem faksu, należy wykonać następujące kroki:

Poznámka

1


2

W sekcji Preview okna dialogowego Default Settings zaznacz pole Show Preview Before Sending Fax, aby automatycznie wyświetlać podgląd każdego faksu przed jego wysłaniem.

3


Aby wszystkie informacje domyślne ustawić jednocześnie, należy wybrać ustawienia informacji o nadawcy, jakości faksu, powiadomienia i strony tytułowej, a następnie kliknąć przycisk OK.

Ustawianie preferencji drukowania sterownika faksu Aby ustawić podstawowe opcje drukowania sterownika urządzenia MFP Send Fax za pośrednictwem systemu Windows, należy wykonać następujące kroki:

PLWW

1


2

W oknie Printers and Faxes kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę HP MFP Send Fax, a następnie kliknij pozycję Printing Preferences.

Ustawianie preferencji podglądu 43

3

Poznámka

W oknie dialogowym Właściwości dokumentu: HP MFP Send Fax kliknij kartę Paper/Quality, aby ustawić domyślne właściwości papieru i jakości. Aby zapisać domyślne ustawienia papieru i zamknąć okno dialogowe, kliknij przycisk OK.

Karta Advanced w oknie dialogowym HP MFP Send Fax Document Properties nie zawiera żadnych informacji dotyczących sterownika urządzenia MFP Send Fax. Ta karta jest standardową kartą w systemie Windows i nie można jej usunąć dla tego sterownika.


PLWW

4

Poznámka

Kliknij kartę Services, aby sprawdzić stan drukarki i materiałów eksploatacyjnych lub uruchomić wbudowany serwer internetowy. Opcje na karcie Services są wyświetlane tylko wtedy, gdy sterownik urządzenia MFP Send Fax jest połączony z prawidłowym portem TCP/IP.

Więcej informacji na temat wbudowanego serwera internetowego można znaleźć w odpowiednim podręczniku użytkownika urządzenia MFP. 5

Aby zapisać zmiany w ustawieniach domyślnych i zamknąć okno dialogowe, kliknij przycisk OK.

Ustawianie konfiguracji kodów bilingowych Oprogramowanie urządzenia MFP Send Fax firmy HP obsługuje korzystanie z kodów bilingowych podczas wysyłania faksów. Aby włączyć lub wyłączyć funkcję kodu bilingowego za pośrednictwem panelu sterowania urządzenia MFP po zainstalowaniu sterownika urządzenia MFP Send Fax, należy wykonać następujące kroki:

PLWW

1


2

Przewiń do i dotknij opcji FAKS. Ustawianie konfiguracji kodów bilingowych 45

Poznámka

3


4

Przewiń do i dotknij opcji KOD BILINGOWY.

5

Dotknij opcji NIETYPOWY, aby wyświetlić ekran kodów bilingowych.

6


7

Dotknij opcji OK, aby włączyć funkcję kodu bilingowego, lub dotknij opcji WYŁ., aby wyłączyć funkcję kodu bilingowego.

Jeśli w urządzeniu MFP jest włączona funkcja kodu bilingowego, dla faksów wysyłanych z urządzenia MFP wymagany jest wpis z kodem bilingowym. 8


9

Po wybraniu pozycji Printer Tasks w oknie Printers and Faxes kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę urządzenia MFP, a następnie kliknij pozycję Properties.

10 W oknie dialogowym HP MFP Send Fax Properties kliknij przycisk Device Settings.


PLWW

11 Z menu rozwijanego Automatic Configuration: wybierz opcję Update Now.

Poznámka

Opcja Update Now zostanie na krótko wybrana w menu rozwijanym Automatic Configuration. Jeśli użytkownik poczeka kilka sekund lub powróci do tego okna dialogowego później, w menu rozwijanym będzie wybrana pozycja Off. 12 Kliknij przycisk OK.

PLWW

Ustawianie konfiguracji kodów bilingowych 47


PLWW

4

Rozwiązywanie problemów

Niniejszy rozdział zawiera informacje pomocne w rozwiązywaniu ogólnych problemów związanych z obsługą faksu: ●

Błędy w działaniu • Strona testowa nie jest drukowana • Funkcja powiadamiania pocztą elektroniczną jest wyłączona • Potwierdzenia pocztą elektroniczną nie są odbierane • Na panelu sterowania urządzenia MFP nie jest wyświetlana opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) • Mapa bitowa nie jest wyświetlana ani drukowana na stronie tytułowej • Nie jest wyświetlany podgląd • Kod bilingowy jest nadal wymagany nawet po wyłączeniu tej funkcji • Pole tekstowe kodu bilingowego nie jest wyświetlane • Pola zawierające wartości domyślne nie są odświeżane • Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku • Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku w instalacji Point and Print (Wskaż i drukuj)

●

Komunikaty ostrzeżeń • Ostrzeżenie (Funkcja wysyłania faksów z komputera PC może być wyłączona w urządzeniu MFP) • Ostrzeżenie Cover page functionality will not be available (Funkcja strony tytułowej nie będzie dostępna)

●

PLWW

Komunikaty o błędach

49

Błędy w działaniu W poniższych sekcjach opisano problemy, jakie mogą wystąpić przy korzystaniu ze sterownika urządzenia HP MFP Send Fax.

Strona testowa nie jest drukowana Zapoznaj się z danymi konfiguracyjnymi urządzenia MFP Send Fax na panelu sterowania urządzenia MFP, aby ustalić, czy instalacja sterownika zakończyła się powodzeniem i czy funkcja wysyłania faksów z komputera jest włączona. Aby wyświetlić dane konfiguracyjne, należy wykonać poniższe kroki: 1


2


3


4


5

Dotknij opcji WŁ.

6


Funkcja powiadamiania pocztą elektroniczną jest wyłączona Funkcja powiadamiania pocztą elektroniczną w obszarze Notification na karcie Setup w oknie dialogowym HP MFP Send Fax jest wyłączona, ponieważ nie włączono funkcji obsługi poczty elektronicznej w urządzeniu MFP. Instrukcje na temat konfigurowania obsługi poczty elektronicznej zawiera odpowiedni podręcznik użytkownika: ● ● ● ●

Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 4345mfp Series Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 4730mfp Podręcznik użytkownika urządzenia HP LaserJet 9040mfp/9050mfp Podręcznik użytkownika urządzenia HP Color LaserJet 9500mfp

Aby uaktualnić ustawienia oprogramowania HP MFP Send Fax po włączeniu funkcji poczty elektronicznej w urządzeniu MFP, należy wykonać poniższe kroki: 1


50 Rozdział 4 Rozwiązywanie problemów

PLWW

2


3

W oknie dialogowym HP MFP Send Fax Properties kliknij przycisk Device Settings.

4

Z menu rozwijanego Automatic Configuration wybierz opcję Update Now.

5


Potwierdzenia pocztą elektroniczną nie są odbierane Potwierdzenia pocztą elektroniczną nie są wysyłane w przypadku, gdy faks nie odpowiada lub jest zajęty, albo gdy numer nie został jeszcze wybrany tyle razy, ile określono w konfiguracji urządzenia MFP. Po wybraniu numeru tyle razy, ile określono w konfiguracji urządzenia, nastąpi wysłanie potwierdzenia pocztą elektroniczną.

PLWW

Błędy w działaniu 51

Na panelu sterowania urządzenia MFP nie jest wyświetlana opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) Opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) nie jest wyświetlana na panelu sterowania urządzenia MFP po zainstalowaniu sterownika urządzenia MFP Send Fax. Oprogramowanie firmowe jest rozprowadzane w postaci pakietów zdalnej aktualizacji oprogramowania firmowego (RFU). Pakiety te zawierają aktualizacje oprogramowania firmowego urządzenia MFP oraz rozmaitych podsystemów znajdujących się w urządzeniu MFP. Po wysłaniu pakietu RFU do urządzenia MFP urządzenie MFP wysyła poszczególne aktualizacje oprogramowania firmowego do innych podsystemów. Czasami nie wszystkie aktualizacje są wykonywane równocześnie. Aby zakończyć aktualizację oprogramowania firmowego, należy wykonać następujące kroki: 1

Upewnij się, że oprogramowanie firmowe urządzenia MFP zostało zaktualizowane do najnowszej dostępnej wersji. Jeśli oprogramowanie firmowe nie zostało zaktualizowane, patrz sekcja „Uaktualnianie oprogramowania firmowego urządzenia MFP i pobieranie sterownika” na stronie 3

2

Wyłącz urządzenie MFP i włącz je ponownie.

3


4


5


6


7

Dotknij opcji WŁ.

8


Jeśli opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) nadal nie jest wyświetlana na panelu sterowania urządzenia MFP, należy zapoznać się z Instrukcją obsługi przystawki faksującej HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300, aby się upewnić, że analogowa przystawka faksująca jest poprawnie skonfigurowana. Jeśli konfiguracja analogowej przystawki faksującej jest poprawna, a opcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) nadal nie jest wyświetlana na panelu sterowania urządzenia MFP, należy skontaktować się z obsługą klienta firmy HP.


PLWW

Mapa bitowa nie jest wyświetlana ani drukowana na stronie tytułowej Mapa bitowa nie jest wyświetlana ani drukowana na stronie tytułowej, jeśli plik mapy bitowej jest zbyt duży. Proces renderowania obrazu faksu pominie renderowanie mapy bitowej na stronie tytułowej, jeśli spowodowałoby to znaczące obciążenie zasobów komputera. Zmniejsz rozmiar mapy bitowej, aby umieścić ją na stronie tytułowej.

Nie jest wyświetlany podgląd Aby wyświetlić podgląd zadania faksowania, wybierz opcję Show Preview Before Sending Fax na karcie Setup.

Kod bilingowy jest nadal wymagany nawet po wyłączeniu tej funkcji Kod bilingowy jest wymagany w polu tekstowym Billing Code na karcie Fax Job nawet po wyłączeniu funkcji kodu bilingowego w urządzeniu MFP. Aby zaktualizować sterownik, tak aby pole tekstowe Billing Code nie pojawiało się na karcie Fax Job, należy wykonać poniższe kroki:

PLWW

1


2


3



4

Z menu rozwijanego Automatic Configuration: wybierz opcję Update Now.

5


Pole tekstowe kodu bilingowego nie jest wyświetlane Jeśli funkcję kodu bilingowego wyłączono w urządzeniu MFP podczas instalowania sterownika urządzenia MFP Send Fax, pole tekstowe Billing Code nie będzie wyświetlane na karcie Fax Job. Aby włączyć obsługę kodów bilingowych za pomocą panelu sterowania urządzenia MFP, tak aby pole tekstowe Billing Code było dostępne na karcie Fax Job, należy wykonać poniższe kroki: 1


2


3


4

Przewiń do i dotknij opcji KOD BILLINGU.

5

Dotknij opcji NIETYPOWY, aby otworzyć ekran kodów bilingowych.


PLWW

6


7

Dotknij opcji OK, aby włączyć funkcję kodów bilingowych.

8


9


10 W oknie dialogowym HP MFP Send Fax Properties kliknij przycisk Device Settings. 11 Z menu rozwijanego Automatic Configuration: wybierz opcję Update Now.

12 Kliknij przycisk OK.

PLWW


Pola zawierające wartości domyślne nie są odświeżane Dane w polach informacji o nadawcy na karcie Setup są aktualizowane przy pierwszym wprowadzeniu danych nadawcy w polach informacji o nadawcy okna dialogowego Default Settings. Jeśli domyślne informacje o nadawcy zostaną zmienione później, pola informacji o nadawcy na karcie Setup nie zostaną odświeżone. Zmiany zostaną zapisane, lecz informacje te nie będą widoczne w oknie dialogowym. Aby wyświetlić nowe informacje, należy zakończyć pracę sterownika urządzenia MFP Send Fax, a następnie ponownie go uruchomić.

Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku Sterownik urządzenia MFP Send Fax przejmuje dane konfiguracyjne faksu podczas instalacji. W przypadku zmiany ustawień już po instalacji sterownika wymagana jest pełna, ręczna aktualizacja przy użyciu funkcji Update Now w celu zsynchronizowania sterownika z ustawieniami urządzenia MFP. Aby zsynchronizować konfigurację sterownika z ustawieniami urządzenia MFP przy użyciu funkcji Update Now, należy wykonać następujące kroki: 1


2


3



PLWW

4


5


Zmiany w ustawieniach nie odnoszą skutku w instalacji Point and Print (Wskaż i drukuj) W przypadku korzystania z instalacji Point and Print (Wskaż i drukuj) funkcji powiadamiania, kodu bilingowego, długości kodów bilingowych i faksu nie można odświeżyć przy użyciu funkcji Uaktualnij. Aby odpowiednie zmiany ustawień zostały uwzględnione w instalacji Point and Print (Wskaż i drukuj), należy usunąć drukarkę Send Fax, a następnie ponownie ją zainstalować. Poznámka

PLWW

Podczas korzystania z funkcji Point and Print (Wskaż i drukuj) funkcja podglądu faksów nie jest dostępna.


Komunikaty ostrzeżeń Podczas korzystania ze sterownika urządzenia HP MFP Send Fax mogą występować poniższe komunikaty ostrzeżeń.

Ostrzeżenie (Funkcja wysyłania faksów z komputera PC może być wyłączona w urządzeniu MFP) Ostrzeżenie PC fax feature may be disabled at the MFP (Funkcja wysyłania faksów z komputera PC może być wyłączona w urządzeniu MFP) jest wyświetlane w przypadku zmiany portu sterownika. Aby zaktualizować ustawienia konfiguracyjne, należy wykonać poniższe kroki: 1

W oknie dialogowym MFP Send Fax Warning kliknij przycisk OK.

2

Upewnij się, że oprogramowanie firmowe urządzenia MFP zostało zaktualizowane do najnowszej dostępnej wersji. Patrz sekcja „Określanie, czy sterownik urządzenia MFP Send Fax jest obsługiwany przez urządzenie MFP” na stronie 3

3

Upewnij się, że funkcja PC FAX SEND (WYSYŁANIE FAKSU Z KOMPUTERA PC) jest włączona w urządzeniu MFP. Patrz sekcja „Dezinstalacja sterownika urządzenia MFP Send Fax firmy HP” na stronie 17

4


5


6



PLWW

7


8


Ostrzeżenie Cover page functionality will not be available (Funkcja strony tytułowej nie będzie dostępna) Ostrzeżenie Cover page functionality will not be available (Funkcja strony tytułowej nie będzie dostępna) jest wyświetlane w przypadku, gdy faks jest wysyłany do więcej niż jednego odbiorcy, a na karcie Fax Job jest zaznaczona opcja Cover Page (Single recipient only). ● ●

PLWW

Kliknij przycisk Yes, aby wysłać faks bez strony tytułowej do wszystkich odbiorców. Kliknij przycisk No, aby wrócić do karty Fax Job.

Komunikaty ostrzeżeń 59

Komunikaty o błędach W przypadku wystąpienia problemu z faksem, który uniemożliwia lub przerywa wysyłanie lub odbiór faksu, zostanie wygenerowany komunikat o błędzie pomocny w ustaleniu przyczyny problemu. Listę komunikatów o błędach wraz z przypuszczalnymi przyczynami i sugestiami rozwiązań zawiera tabela 2.

Tabela 2: Komunikaty o błędach Komunikat o błędzie

Przyczyna

Rozwiązanie

At least one fax number is required (Wymagany jest przynajmniej jeden numer faksu)

Nie wpisano numeru faksu w polu tekstowym Fax Number na karcie Fax Job.

Wpisz numer faksu w polu tekstowym Fax Number na karcie Fax Job.

Missing required information: Billing Code (Brak wymaganych informacji: kod bilingowy)

Nie wpisano kodu bilingowego w polu tekstowym Billing Code na karcie Fax Job. Ten błąd występuje tylko w przypadku, gdy włączona jest obsługa kodów bilingowych.

Wpisz kod bilingowy w polu tekstowym Billing Code na karcie Fax Job.

The billing code must be at least „n” digits (Kod bilingowy musi mieć przynajmniej „n” cyfr)

W konfiguracji urządzenia MFP określono minimalną liczbę cyfr, jaką musi mieć kod bilingowy. Ten błąd występuje w przypadku, gdy funkcja kodów bilingowych jest włączona i gdy kod bilingowy w polu tekstowym Billing Code na karcie Fax Job nie zawiera wymaganej liczby cyfr.

Sprawdź kod bilingowy wpisany w polu tekstowym Billing Code na karcie Fax Job. Wpisz kod bilingowy zawierający wymaganą liczbę cyfr.


PLWW

Tabela 2: Komunikaty o błędach

PLWW

Komunikat o błędzie

Przyczyna

Rozwiązanie

Missing required information: E-mail address (Brak wymaganych informacji: adres poczty elektronicznej)

Nie wpisano adresu poczty elektronicznej w polu tekstowym E-mail address na karcie Setup, gdy włączono funkcję E-mail notification.

Wpisz adres poczty elektronicznej w polu tekstowym E-mail address na karcie Setup.

Warning: This is a duplicate entry. Please enter a different name or fax number. (Ostrzeżenie: Powielony wpis. Wprowadź inną nazwę lub numer faksu).

W książce telefonicznej wprowadzono powielony wpis.

Wpisz inną nazwę lub numer faksu.

The file cannot be found (Nie można znaleźć pliku)

Wysłano faks z niewłaściwą ścieżką obrazu podaną w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Wpisz poprawną ścieżkę obrazu w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Wysłano faks z użyciem ścieżki do nieistniejącego pliku obrazu w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Wpisz poprawną ścieżkę obrazu w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Wysłano faks z użyciem ścieżki do pliku obrazu niewłaściwego typu w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Wpisz poprawną ścieżkę do obrazu w formacie mapy bitowej w polu tekstowym Image na karcie Fax Job lub na karcie Setup.

Komunikaty o błędach 61

Tabela 2: Komunikaty o błędach Komunikat o błędzie

Przyczyna

Rozwiązanie

The e-mail address is not in a recognized format. Do you still want to use it? (Adres poczty elektronicznej ma nierozpoznany format? Czy nadal chcesz go używać?)

Adres poczty elektronicznej w polu tekstowym E-mail address na karcie Setup jest nieprawidłowy.

Kliknij przycisk Yes, aby wysłać wiadomość na podany adres.

Reached maximum number of entries (Osiągnięto maksymalną liczbę wpisów)

Lista Fax Recipients zawiera już maksymalną liczbę odbiorców faksów.

Kliknij przycisk No, aby wrócić do karty Setup i zmienić adres poczty elektronicznej.

Lista Fax Recipients nie może zawierać więcej niż 100 pozycji. Książka telefoniczna zawiera już maksymalną liczbę wpisów.

Wprowadzono już maksymalną liczbę numerów faksu. Aby wysłać ten sam faks do pozostałych odbiorców, należy użyć innego zadania faksowania. Usuń niepotrzebne wpisy w książce telefonicznej.

Książka telefoniczna nie może zawierać więcej niż 500 wpisów.


PLWW

12234

© 2006 Hewlett-Packard Development Company, L.P. www.hp.com

*Q3701-90937* *Q3701-90937* Q3701-90937

HP LaserJet MFP. Analog Fax Accessory 300

Recommend Documents