Hoofdstuk 1: werkblad verdeeld in cellen

E EX XCCE ELLLL bbaassiiss..

Hoofdstuk 1: werkblad verdeeld in cellen. Windows: Bij deze korte handleiding ben ik ervan uitgegaan dat enkele windows basisbeginselen reeds gekend zijn zoals de hierna getoonde iconen. kiezen van het lettertype en de grootte van het lettertype, het aanklikken voor vette druk, schuine letters en onderlijnde tekst, het uitlijnen van de teksten links, mooi in het midden of rechts. Ook wordt er verondersteld dat het maken van mappen en het beheren van bestanden voldoende bekend zijn. Bovengenoemde kennis maakt deel uit van basisbeginselen van Windows.

Excel: Opent Excel en standaard krijgt je 3 werkbladen die eveneens een standaardbenaming hebben meegekregen. Nu kan je best aan het eerste werkblad een fatsoenlijke naam gegeven door met de rechter muisknop er op te klikken. Dan verschijnt dit venstertje. Klik “Naam wijzigen” en vul een relevante naam in. Sla onmiddellijk je nieuwe bestand op.

Op de kruising van kolommen, aangeduid met een hoofdletter en te beginnen met “ A “ en rijen progressief genummerd, bevinden zich gegevens vakken of cellen genoemd. Zowel kolommen als rijen zijn beperkt in aantal maar zijn toch in deze context

ruim voldoende. In een cel kunnen slechts 2 mogelijk waarden bevinden. Namelijk cijfers of tekst, tekst iets anders is onmogelijk. Met cijfers en alleen met cijfers kan worden gerekend. Cijfers kunnen echter ook als tekst worden weergegeven door er een quote (‘) voor te zetten. Teksten kunnen wel onbeperkt samengevoegd worden.

Pagina 1 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00

Handleiding opgesteld door Erik VAN AS EXCELLesBasis.doc

E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Schematische voorstelling van een cel. Een cel bestaat uit 3 elementen. Het belangrijkste natuurlijk is de waarde (cijfers of tekst). Deze gegevens kunnen ingetikt worden maar ook aangeleverd met een formule. Zo kan in cel-A1 het cijfer 10 ingetikt worden en in cel-B1 25 dan geeft cel-C1 met de formule =SOM(A1;B1) de waarde 35. Een Excelbestand bestaat uit werkbladen en werkbladen zijn gestructureerd in kolommen en rijen die dan cellen opleveren. Met het menu invoegen kan je

Werkbladen bijvoegen bij het bestand. Met invoegen kolommen kan je kolommen tussen de bestaande kolommen invoegen en schuiven de benamingen op. Hetzelfde geldt voor het invoegen van rijen.

Voor het invoegen van cellen daarentegen moet er Of rijen of kolommen verschuiven.

De demo maakt dit duidelijk.

Om gegevens te kunnen terugvinden in een cellenstructuur moet elke cel een adres hebben. Het adres is samengesteld uit de kolomnaam en de rijnummer. Te beginnen links bovenaan met cel A1. Deze adressage wordt gebruikt in de formules om naar andere cellen te verwijzen bv. Bij een sommatie indien je nu de inhoud van deze cellen zou verslepen worden deze adressen dynamisch aangepast. De demo maakt dit duidelijk. Deze vorm van adressage noemt men relatieve verwijzingen omdat deze meegaan met de inhoud van de cel. Zowel de verwijzing naar de kolom als naar de rij worden dynamisch veranderd. Men kan ook enkel een kolom of een rij vast laten verwijzen of beiden, dan is het een expliciete verwijzing. Zowel in relatieve als de expliciete verwijzingen hebben hun voordelen en beperkingen. Een expliciete verwijzing gebeurt door een $ teken voor de adresverwijzing te zetten enkele voorbeelden maken dit duidelijk eveneens demo maakt als klaarder.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Een verwijzing moet steeds naar kolom B ongeacht de rij die relatief blijft. =SOM(A1;$B1) Een verwijzing moet steeds naar rij 1 ongeacht de kolom die relatief blijft. =SOM(A$1; B1) Een verwijzing moet steeds naar rij 1 en naar kolom H. ($H$1) bv BTW % Om het de gebruiker gemakkelijker te maken is het best dat in rij 1 de kolommen een duidelijke titel krijgen. Bv.

Hoofdstuk 2: het opmaken van cellen. Met celeigenschappen kan de gebruiker bepalen hoe de gegevens, cijfers of tekst moet worden weergegeven. Voor tekst is het duidelijk, dat deze zal als tekst worden weergegeven. Maar cijfers kunnen een verschillende voorstelling hebben. Zo is een datum en uur samengesteld uit cijfers vóór de komma voor de datum en na de komma zijn uren en minuten enz. Er zijn in de computerwereld heel wat conventies afgesloten teneinde verschillende systemen met elkaar te laten praten. Één van deze conventies is datum/tijd. Zoals boven reeds aangehaald is datum/tijd een numeriek gegeven en word dus zo opgeslagen aldus kan er ook met gerekend worden. Volgende conventie wordt hier toegepast. 01/01/1900 00:00 is jaar 1,00 De demo maakt dit duidelijk. Men kan één of meerder cellen tegelijkertijd selecteren om een opmaak op toe te passen. Hierna volgen de verschillende onderdelen

Klik met de rechter muisknop op de geselecteerde cel(len) en men bekomt een relevante snel menu, of klik boven in het menu/opmaak en dan celeigenschappen. Een gedeelte van deze opties zijn reeds opgenomen in de werkbalken en enkel zelfs rechtstreeks te benaderen via de menubalk. Wij gaan elk tabblad afzonderlijk bekijken behalve het laatste “Bescherming” dat voor gevorderden is weggelegd. Een demo zal telkens de opties verduidelijken.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Standaard zal er dus géén opmaak zijn toch zal Excel een opmaak verzorgen indien hij dit uit de gegevens duidelijk kan afleiden. Voorbeeld tik even een datum in.

Deze categorie is zeer belangrijk 1,12346 1 1,12 1,1235 afgerond 1,123460 123456789 zonder opmaak 123.456.789,00 met opmaak en vraagt om een grondige studie om de cijfers na de komma af te ronden waardoor de zichtbare waarden aangepast worden.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Valuta opmaak komt ongeveer overeen met getalopmaak maar hier wordt duidelijk het muntsymbool toegevoegd. Zoals in het vorige voorbeeld kunnen ook hier het aantal decimalen ingesteld worden en de negatieve bedragen in het rood gezet worden (om duidelijk op te vallen). De categorie Financieel is ongeveer gelijk aan valuta. Lees vooral toch de bijbehorende uitleg ter verduidelijking.

De categorieen datum en tijd worden op dezelfde wijze behandeld. Let wel op dat de uren en minuten gescheiden worden door een dubbelpunt teken.

Enkel voorbeelden als demo.




Met de eigenschap percentage moet je toch even de aandacht bijhouden. De werkelijke waarde in de cel is sowieso een cijfer na de komma want 100% vertegenwoordigt de waarde 1,00.

hierbij een voorbeeld; Lijn 1 geeft de opgemaakte cellen weer terwijl lijn 2 de werkelijke cijferwaarde geeft met 4 decimalen. Werkelijke opgemaakte waarde waarde 0,5000 0,3500 0,3510 0,3500 0,5000 0,3500 0,3500 0,5000 2,0000

note 1/2 7/20 53/151 1/2 afgerond 1/2 3/8 6/16 5/10 2 eenheden

zoals dikwijls verduidelijkt een voorbeeld meer hoe de opmaak het naakte cijfermateriaal visueel voorstelt.

OPLETTEN bij

afrondingen, dit geldt voor elke opmaak in Excel.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Wetenschappelijke opmaak wordt hier niet behandeld, dit is van minder belang bij administratieve toepassingen. Dezelfde opmerking voor de categorie speciaal. Voor de categorie tekst volstaat de uitleg op het scherm.

Tot zover de standaard klassieke opmaak hierna kan je bijkomende nota’s nemen.

De celeigenschappen “Aangepast” verdienen eigenlijk heel speciale aandacht. Wij gaan met voorbeelden illustreren wat hiermee allemaal mogelijk is. Klik de cel aan, en vraag dan de celeigenschappen op. In het vak “voorbeeld” kan je dan telkens je een andere opmaak kiest zien hoe de waarde zal gepresenteerd worden op het werkblad. Een mooie illustratie is optie waarbij negatieve cijfers in het rood worden weergegeven. 132,00 -132,00 Het # hekje staat symbool als een placeholder. D.w.z. indien er cijfers zouden zijn, deze worden weergegeven zoals in het masker Pagina 7 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00


E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. is aangeduid. Indien je het # vervangt door een 0 zal er steeds een cijfer getoond worden. Ontbrekende cijfers waarden vervangen door nullen. 0.0125,00 We gaan nu speciale aandacht besteden aan datumopmaak die niet in de standaard selectie zit. Met onderstaande tabel wordt verduidelijkt welk masker, of een combinatie ervan, gebruikt kan worden om een afleiding uit een datum te selecteren. datum

Opmaakt

Masker

16/05/2006

16

dd

17/05/2006

wo

ddd

18/05/2006

donderdag

dddd

19/05/2006

05

mm

20/05/2006

mei

mmm

21/05/2006

06

jj

22/05/2006

2006

jjjj

23/05/2006 dinsdag 23 mei 2006 dddd dd mmm jjjj

De celeigenschappen kunnen toegepast worden op één cel, maar ook op een volledige kolom of op een volledige rij. De meest efficiënte aanpak is eigenlijk een selectie maken van een aantal cellen en daar de opmaak op toepassen.

Naast de opmaak van de inhoud van de cellen komt er eveneens een uitlijning van de gegevens

De tekst uitlijnen binnen de cellen kan met de horizontale en verticale keuzelijst geregeld worden. Wat zeer handig is voor kolomkoppen is een horizontale stand van de koptekst die met een Pagina 8 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00


E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. gradenboog kan aangepast worden van 0 to 90° of met de muis de rode indicator verplaatsen. Tekstconfiguratie: a) Terugloop dwingt de tekst binnen één cel te blijven maar de cel verticaal aan te passen. b) Tekst passend dwingt de tekst binnen één cel zonder de cel te vergroten, tekst verkleinen. c) Meerdere cellen samenvoegen tot een grote cel. Vooral voor kopteksten kan dit handig zijn. Het zelfde effect bereikt je ook met dit icoontje uit de werkbalk aan te klikken. Om cellen terug in de normale stand te zetten selecteer je eerst de cellen en vink je daarna het vinkje uit in de tekstconfiguratie. Een demo verduidelijkt.

De celeigenschappen lettertype mag eigenlijk geen probleem zijn aangezien dit tot de basis beginselen van windows behoort. Tip: selecteer eerst één cel met tekst in, vraag vervolgens het lettertype op uit de celeigenschappen en nu kan je experimenteren, want in het vakje voorbeeld wordt de geselecteerde cel weergegeven met de door u gekozen opmaak. Uitproberen tot het gewenste resultaat is hier de boodschap. Een demootje maakt dit duidelijk.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Met het basis kleuren palet kan je a) voor het lettertype ook de kleur van de tekst aanpassen., b) ook bij het tabblad rand het je een kleuren palet ter beschikking, c) voor de achtergronden (in het tabblad patronen) een kleurtje te geven heb je eveneens een kleuren palet ter beschikking.

De rasterlijnen die je op het scherm ziet zijn géén lijn in de letterlijke zin maar enkel de begrenzing van de cel. Rond één of een selectie van cellen randen maken. Eigenlijk spreekt dit tabblad en de knoppen die er zich op bevinden voor zichzelf. Kies een lijnstijl en pas deze toe op de selectie door op de respectievelijke toepassingsknop te klikken.

Een kleine demo kan het hier toch iets verduidelijken. Met het patronen tabblad kan je de achtergronden een kleurtje geven door gewoon een kleurtje te kiezen uit het standaardpalet, of een achtergrond- patroon te kiezen. Ook hier geldt de regel, zie in het voorbeeldkader hoe de informatie gepresenteerd wordt.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Het tabblad Bescherming bespreken wij hier niet want dit heeft enkel belang bij formules.

Werkbalk OPMAAK uit de menu

met deze werkbalk kan men de meeste hierboven beschreven cellenopmaak eveneens toepassen.

indien deze werkblak niet zichtbaar is, klik dan op werkbalken in het menu beeld en werkbalk aan.

de opmaak

Tot zover het hoofdstuk 2, het opmaken van cellen.

Hoofdstuk 3: andere handelingen en printen Een opmerking aan een cel hechten, veranderen of verwijderen. Klik met de rechter muisknop op de cel en de volgende relevante menu wordt je aangeboden. Kies vervolgens opmerkingen invoegen. Vervolledig je opmerkingen en klik gewoon in een andere cel om te sluiten. Je zal zien dat in de rechter bovenhoek van deze cel een rood rechthoek aanduid dat er een opmerking aan hangt.

Ga even ter controle met de muis over de cel en de opmerking wordt zichtbaar. Om de opmerking te bewerken of te verwijderen klik met de rechter muisknop op de cel en het volgmenu geeft je de mogelijkheid je opmerking te bewerken.

Plakken speciaal, met deze werkbladfunctie kan je plakken op verschillende wijzen. Bereidt enkele cellen voor met gegevens en een speciale opmaak om deze functie goed te kunnen demonstreren. Selecteer vervolgens deze cellen en voer de kopiefunctie uit. De verwijzing naar de cel(len) inhoud en opmaak van de selectie bevindt zich nu op het klembord van windows NIET de inhoud zelf. (zie kopiëren en plakken uit basis Windows). Selecteer nu uit menu bewerken:




En kies plakken speciaal met de volgende mogelijkheden.

Wij gaan nu enkel het bovenste gedeelte behandelen wat de opmaak en de inhoud van de te kopiëren cellen betreft dus “Plakken”. Bewerking en de andere opties mogelijkheden worden later met het hoofdstuk formules besproken.

a) kies Alles en de gehele celinhoud en de opmaak worden gekopieerd naar de nieuwe cel. b) bij Formules worden enkel de ingebrachte formules overgekopieerd. Dus géén waarden en géén opmaak. c) bij Waarden worden enkel de waarden en niets anders overgekopieerd. d) bij Opmaak is het dus alleen de opmaak van de cel(len) voorgrond – achtergrond en randen en arceringen. e) Opmerkingen kopiëren van een andere cel. f) Validatie kopiëren (komen wij later op terug) g) Alles kopiëren behalve de randen, is duidelijk. h) Kolombreedten is eveneens duidelijk. Een demo brengt meer duidelijkheid.

Doorvoeren van gegevens, Reeksen getallen, datums of andere items doorvoeren.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. 1.

Selecteer de eerste cel in het bereik dat u wilt doorvoeren en voer de beginwaarde voor de reeks in. Als u de reeks met een bepaalde waarde wilt verhogen, selecteert u de volgende cel in het bereik en voert u daar het volgende item in de reeks in. Het verschil tussen de twee beginitems bepaalt de hoeveelheid waarmee de reeks wordt verhoogd. 2. Selecteer de cel of de cellen met de beginwaarden.

3. Sleep de vulgreep over het bereik dat u wilt doorvoeren. Als u in oplopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omlaag of naar rechts. Als u in aflopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omhoog of naar links. Opmerkingen, •

Als u het type van de reeks wilt opgeven, gebruikt u de rechtermuisknop om de vulgreep over het bereik te slepen, en kiest u de juiste opdracht in het snelmenu. Als de beginwaarde bijvoorbeeld de datum jan-2002 is, kiest u de opdracht Maanden doorvoeren voor de reeks feb-2002, mrt-2002, enzovoort. Kies Jaren doorvoeren voor de reeks jan-2003, jan-2004, enzovoort.

•

Als u handmatig de manier wilt bepalen waarop de reeks wordt gemaakt, of als u het toetsenbord wilt gebruiken om een reeks te vullen, gebruikt u de opdracht Reeks.

Enkele demo’s zal veel duidelijk maken.

Printen van documenten. Selecteer uit het menu Bestand de pagina instellingen: De standaard instellingen zijn reeds gehandeld in de “Basis beginselen Windows”. Schaal onderdeel, Je kan Excel dwingen van alles op 1 of meerder pagina’s te printen, automatisch zal dan het verkleinen/vergroten percentage berekend worden. De omgekeerde volgorde is eveneens mogelijk. Proberen is hier het grondbeginsel voordat er onnodig papier gedrukt wordt, dit kan met afdrukvoorbeeld gecontroleerd worden.




Controleer hier dat de voettekst onder de onderste limiet blijft. Hetzelfde geldt voor de bovenlimieten. Centreren op de pagina dwingt Excel om de afdruk midden op het blad te printen indien beide opties zijn aangevinkt. De opties horizontaal of verticaal kunnen afzonderlijk gebruikt worden.

Gebruik steeds eerst een afdrukvoorbeeld om de output te controleren. Kop- en voetteksten worden op dezelfde manier behandeld. Maak ALTIJD gebruik van de voettekst. Alle document moeten geïdentificeerd kunnen worden en het is gods geklaagd indien je daar tijd moet aan besteden om een document terug te vinden. Men kan slechts één voettekst kiezen uit de piklijst, maar je kan onbeperkte selecties maken.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Hierna werkwijze en de voorbeelden. Klik op de aangepast voettekst en je krijgt het volgend scherm te zien.

Dit scherm wordt je gepresenteerd om een nieuwe voet-(of koptekst) te maken, dit is zo klaar als een klontje en hoeft verder geen uitleg.

Dit is een zeer belangrijk tabblad bij het afdrukken van Excel documenten. Pagina 15 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00


E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Wij gaan nu item per item behandelen en met voorbeelden laten zien welk resultaat dit geeft. Adrukbereik: klik op af te drukken.

en je krijgt een venster om een selectie te maken uit je gegevensblad die je wenst

Rijen bovenaan: klik op en je krijgt een venster om een rij te selecteren die als kolomkop dient van je gegevens uit het werkblad. Kolmmen links op

en je krijgt een venster om een kolom te selecteren.

Gebruik bij werkdocumenten steeds de optie rasterlijnen afdrukken dit verhoogt de leesbaarheid van je document. Indien je vanaf cel A1 begint met kolomkoppen en rijkoppen kan je deze optie aanvinken maar dit is eigenlijk bedoeld indien een werkblad als database wordt gebruikt. Afdrukken in conceptkwaliteit U kunt de afdruktijd voor werkbladen verkorten door de afdrukkwaliteit tijdelijk te wijzigen. Wanneer u weet welke printerresolutie u wilt gebruiken, kunt u de afdrukkwaliteit van de printer wijzigen. Indien u niet zeker bent van de in te stellen resolutie en/of kwaliteit, kunt u het document ook afdrukken in conceptkwaliteit. Het afdrukken in conceptkwaliteit neemt minder tijd in beslag, omdat hierbij de opmaak en de meeste figuren worden genegeerd. Afdrukken in zwart-wit Op zwart/wit-printers worden kleuren als grijstinten afgedrukt. U kunt werkbladen sneller afdrukken wanneer u deze in zwart-wit afdrukt. Wanneer u een in kleur gemaakt werkblad in zwart-wit afdrukt, worden gekleurde lettertypen en randen in zuiver zwart afgedrukt (niet in grijstinten). Ook wordt de achtergrond van cellen en AutoVormen afdgedrukt als wit. Andere figuren en grafieken worden afgedrukt in grijstinten. Paginavolgorde, bij grote documenten kan deze optie nuttig zijn. In de praktijk wordt deze echter weinig gebruikt. In combinatie met rij en kolomkoppen kan deze optie wel zeer nuttig zijn. Klik op afdrukvoorbeeld waar je nog de mogelijkheid hebt om te afdruk te perfectioneren. Om de kolombreedten te zien klik op . Met de knop krijg je terug het dialoogventer paginainstelling. Door één van de stippellijnen te selecteren kan je de marges en of de kolombreedte aanpassen. Een demo geeft meer duidelijkheid.






E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Opmaken van rijen en of kolomen via de menubalk.

Selecteert uit het menu de opmaakt: Zoals je kan merken zij de opmaken voor de kolommen en/of de rijen gelijklopend. Een demo zal veel duidelijk maken, het wijst zich zelve uit.

Men kan de cellen een opmaak toekennen op basis van de gegevens die de cel bevat. Als voorbeeld geven een lijntje uit het stock beheer. Als de stock zakt onder de minimum stock zal de opmaak rood worden. Is de stock hoger dan de maximum zal de celopmaak groen zijn. Een voorbeeld van een voorwaardelijke opmaak.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Om een standaard opmaak voor al je nieuwe Excel bestanden klaar te zetten zodat je niet alles individueel opnieuw moet opmaken, kan het standaard profiel aanpassen of zelfs een nieuw profiel maken. Selecteer opmaakprofiel uit het menu Opmaak. Lees voor alle duidelijkheid de help na aangezien je deze handelingen niet zo vaak zal doen.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Bewerken van de gegevens. Het belangrijkste waarvoor wij een computer gebruiken is het verwerken van gegevens. Gegevens kunnen van overal komen, ingetikt, geïmporteerd, van het internet geplukt of gekopieerd uit een andere applicatie. Het kan gewoon tekst zijn, cijfermateriaal of foto’s. Hoe je het ook draait of keert een computer zonder gegevens heeft géén waarde. Maw. verzorg je gegevens met uiterste zorg. Zorg dat de teksten mooie opgemaakt en eenvormig zijn, dat cijfers steeds gealinieerd zijn (op de komma bv), als het over geld gaat dat je altijd het € teken gebruikt enz. Pas dan hebben documenten waarde. Hierna een voorbeeld hoe men gegevens kan verbeteren, veranderen of aanpassen. Selecteer uit menu bewerken “vervangen” (zoeken). Nu volgt er een voorbeeldje hoe je in de kolom straat al de gegeven welke niet goed zijn ingebracht te verbeteren.

Verzin voor je begint. Als je teksten moet inbrengen kan het nuttig zijn om slecht “keywords” in te brengen die dan later aangepast kunnen worden via “zoeken naar: en vervangen door:”. Voorbeelden: voor de kolom straat o o o

St. zal omgezet worden naar straat St/ zal omgezet worden naar steenweg Ba zal omgezet worden in baan

enz.

Voorbeelden: voor de kolom Gemeente in en rond de agglomeratie LIER o o o o o

L Lier D Duffel N Nijlen R Ranst K Koningshooikt

Via tekstfuncties kan men een betere controle krijgen over de gegevens. Als wij de formules (of functie) behandelen komen wij er uitgebreid op terug. Pagina 20 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00



Hoofdstuk 4: formules maken. Bewerkingstekens in formules Met operatoren geeft u het type berekening op dat u met de elementen in een formule wilt uitvoeren. Microsoft Excel kent vier verschillende typen operatoren voor berekeningen: rekenkundige operatoren, vergelijkingsoperatoren, tekstoperatoren en verwijzingsoperatoren. Rekenkundige operatoren Als u rekenkundige basisbewerkingen wilt uitvoeren, zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, getallen combineren en numerieke resultaten produceren, gebruikt u de volgende rekenkundige operatoren.

Operator

Voorbeeld

Bewerking

+ (plusteken)

Optellen

3+3

– (minteken)

Aftrekken Negatief maken

3–1 of –1

* (sterretje)

Vermenigvuldigen

3*3

/ (slash)

Delen

3/3

% (procentteken)

Percentage berekenen

20%

^ (caret)

Machtsverheffen

3^2 (hetzelfde als 3*3)

Vergelijkingsoperatoren: Met de volgende operatoren kunt u twee waarden vergelijken. Het resultaat van een dergelijke vergelijking is een logische waarde: WAAR of ONWAAR.

Operator

Bewerking

= (gelijkteken)

Is gelijk aan

A1=B1

> ('groter-dan'-teken)

Is groter dan

A1>B1

< ('kleiner dan'-teken)

Is kleiner dan

A1
>= ('groter dan of gelijk'-teken)

Is groter dan of gelijk aan

A1>=B1

<= ('kleiner dan of gelijk'-teken) Is kleiner dan of gelijk aan

A1<=B1

<> ('ongelijk'-teken)

A1<>B1

Is niet gelijk aan

Voorbeeld

Samenvoegingsoperator: Met het en-teken (&) combineert u een of meer tekstreeksen tot één tekstfragment.

Tekst operator & (en-teken)

Bewerking Twee waarden koppelen of verbinden tot één tekstwaarde


Voorbeeld 'Noorden' & 'wind' resulteert in 'Noordenwind'


E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Bepalen van verwijzingen en matrixen. Om functie te kunnen gebruiken hebben wij verwijzingen naar adressen nodig. Nu zijn er 3 mogelijke verwijzingen o o o

Aanduiden of intikken van het adres van de cel(len) zelf, gescheiden door een puntkomma ; Aanduiden van een reeks cellen door het begin- en het einde adres aan te duiden gescheiden door een dubbel punt : (ook wel bereik genoemd). Aanduiden van een matrix eveneens gescheiden door een dubbel punt.

Een andere mogelijkheid om een berekening te maken is expliciet de cel aan te duiden met onmiddellijk erna een rekenkundige operator te plaatsen voor numerieke waarden. Voor tekst is dit uiteraard de tekst operator. Voorbeeld van een eenvoudige berekening. Voorbeeld van een samengesteld berekening, berekenen van één lijn in een factuur.

Invoegen en het gebruik van formules Selecteer uit de menubalk invoegen en daarna functie… of dan bekomt een selectie van de laatst gebruikte functies. Klik je meer functie krijg je dit venter

de functies zijn onderverdeelt in categorieën om het zoeken te vergemakkelijken. Je kan natuurlijk ook de functie rechtstreeks in de cel tikken, dan moet je beginnen met een = (gelijkteken) en daarna de naam van de formule. De parameters van een functie (of formule) moeten steeds tussen (….) open en sluitende haakjes staan. Dit is ook zo’n conventie in de informatica wereld. Als voorbeeld beginnen we met de som functie. Pagina 22 van 30 Laatst afgedrukt op 21/10/2006 11:39:00


E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Functie SOM() voorbeelden van verwijzingen met cellen, reeksen en matrixen. Functie PRODUCT() levert het resultaat van een vermenigvuldiging. Functie QUOTIENT() is het resultaat van een rekenkundige bewerking , delen. Conditionele functies. Functie SOM.ALS(C14:C17;">0";C14:C17) conditionele sommatie. SOM.ALS(bereik;criterium;optelbereik) Bereik is het bereik van cellen dat u wilt evalueren. Criterium is het criterium in de vorm van een getal, expressie of tekst waarmee u opgeeft welke cellen u wilt optellen. Criterium kan bijvoorbeeld worden weergegeven als 32, "32", ">32", "appels". Optelbereik zijn de feitelijke cellen die moeten worden opgeteld. De cellen in optelbereik worden alleen opgeteld als de corresponderende cellen in bereik aan de criteria voldoen. Als u optelbereik weglaat, worden de cellen in bereik opgeteld. AANTAL.ALS(bereik;criterium) Bereik is het cellenbereik waarvan u de niet-lege cellen wilt tellen. Criterium is het criterium in de vorm van een getal, expressie of tekst dat bepaalt welke cellen zullen worden geteld. AANTAL.LEGE.CELLEN(bereik) Bereik is het bereik waarin u de lege cellen wilt tellen. Opmerking: Cellen met formules die als resultaat "" (lege tekst) geven, worden ook geteld. Cellen met nulwaarden worden niet geteld. AANTALARG(waarde1;waarde2; ...) waarde1; waarde2; ... zijn maximaal 30 argumenten met de waarden die u wilt tellen. Bij deze functie geldt elk type informatie als waarde, met inbegrip van een lege tekenreeks (""), maar met uitzondering van lege cellen. Als een matrix of verwijzing als argument is opgegeven, worden lege cellen in de matrix of de verwijzing genegeerd. Als u geen logische waarden, tekst of foutwaarden wilt tellen, gebruikt u de functie AANTAL Een tekst functie. TEKST.SAMENVOEGEN (tekst1;tekst2; ...) tekst1; tekst2;... zijn maximaal 30 tekstfragmenten die u tot één tekstfragment samenvoegt. De tekstfragmenten kunnen tekenreeksen, getallen of verwijzingen naar één bepaalde cel zijn. Opmerking : In plaats van de functie TEKST.SAMENVOEGEN kunt u ook het bewerkingsteken "&" gebruiken om tekstfragmenten samen te voegen.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Namen bepalen en gebruiken in functies. Het is handiger en gebruiksvriendelijker dat je met namen kan werken in de verwijzingen i.p.v. van de adressen van de cellen, reeksen of matrixen. Want ook bij invoegen of verwijderen van rijen of kommen worden deze naamdefinities automatische bijgewerkt en blijven de formules vlekkeloos werken. In het volgende voorbeeld geven wij de gegevens kolommen in het factuursjabloon een naam

Voorbeelden van datum en tijd functies. VANDAAG: Converteert de huidige datum naar een serieel getal. Het seriële getal is een getal waarmee een dag of tijd wordt aangegeven binnen het datumsysteem dat Microsoft Excel gebruikt voor datum- en tijdberekeningen. Zie NU voor meer informatie over seriële getallen DAG: Geeft de de dag als resultaat van een datum die wordt vertegenwoordigd door een serieel getal. De dag wordt weergegeven als een geheel getal van 1 tot 31. MAAND: Geeft als resultaat de maand van een datum die wordt vertegenwoordigd door een serieel getal. De maand wordt weergegeven als een geheel getal van 1 (januari) tot 12 (december). JAAR: Geeft het jaar van een datum als resultaat. Het jaar wordt als resultaat gegeven als een geheel getal tussen 1900 en 9999. WEEKDAG: Geeft als resultaat de dag van de week voor een datum. De dag wordt standaard weergegeven als een geheel getal van 1 (zondag) tot en met 7 (zaterdag). WEEKNUMMER: Geeft als resultaat het nummer van de week waarin een bepaalde datum valt.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Als deze functie niet beschikbaar is, moet u de invoegtoepassing Analysis ToolPak installeren met het programma Setup. Na de installatie kunt u de invoegtoepassing activeren met de opdracht Invoegtoepassingen in het menu Extra. Dit zijn enkele voorbeelden, consulteert het werkblad “DatmTijdFuncties” in het bijhorend rekenblad. Voorbeelden van tekst functies. Hierbij de lijst van alle werkbladfuncties voor het bewerken van teksten.

BEGINLETTERS(tekst) tekst de tekst die u gedeeltelijk wilt omzetten in hoofdletters, een formule die tekst als resultaat geeft of een verwijzing naar een cel die tekst bevat. SPATIES.WISSEN Verwijdert alle spaties uit een tekst, met uitzondering van de enkele spaties tussen woorden. Gebruik SPATIES.WISSEN voor tekst die afkomstig is uit andere toepassingen en die een onregelmatige spatiëring heeft. HOOFDLETTERS(tekst) is de tekst die u wilt omzetten in hoofdletters. tekst kan een verwijzing of een tekenreeks zijn

Dit zijn enkele voorbeelden, consulteert het werkblad “TekstFuncties” in het bijhorend rekenblad. Voorbeelden logische functies. ALS Geeft een bepaalde waarde als een voorwaarde die u hebt opgegeven resulteert in WAAR en een andere waarde als die voorwaarde resulteert in ONWAAR. Met ALS kunt u conditionele tests uitvoeren op waarden en formules. Syntaxis :

ALS(logische_test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar)

Hoe de helpfunctie gebruiken en wat moet ik zoeken! Alle functies kunnen niet in detail behandeld worden omdat ons dit te ver zou leiden en een groot deel van deze functies voor ons niet intersant zijn. Doch gaan wij even de lijsten doorlopen en kan er op aanvraag een bepaalde functie nader toegelicht worden. demo van het voorbereid factuur jabloon.




Hoofdstuk 5: Gegevens beheren. Gegevens behandelen als een gegevensbank (database). Indien je veel gegevens wenst te beheren kan je ze beter benaderen als één bank. Op deze wijze vormt één rij “bij elkaar horende gegevens” (ook record genoemd). Voor een kolom geld dat alle cellen van het zelfde formaat moet zijn. Het is handig en aanbevolen om rij één te gebruiken om de kolomtitels (of veldnamenrij) te gebruiken. Een werkblad dat je als gegevenbank gebruik benaderd je best met het menublad Data uit het menu. Sorteren van gegevens. Zorg er steeds voor de gegevens consistent zijn, “proper zijn”, zonder onnodige spaces etc, pas dan hebben de gegevens waarde. Voorbeeld van sorteren van gegeven.

Wat je zeker NIET mag doen is een selectie sorteren want je gaat dan gegevens van andere rijen vervormen en je DB is naar de knopen. Daarvoor neemt eerst een kopie van het werkblad dat je wil behandelen of kopieert het bestand zelf. Indien je géén kolomkoppen gebruikt kan je eveneens je gegevens sorteren maar dan gebruikt je gewoon de kolom naam.Hiervoor kies je onderaan:

Als je teksten moet sorteren waar er hoofd- en klein letters door elkaar staan kan je met de opties deze speciale sorteervolgorde aangeven. Zoals uit dit schermpje kan opmaken geld dit enkel voor het eerste veld waarop gesorteerd moet worden. Je kan slechts 3 velden in één sorteerbewerking opgeven. Indien je meerdere velden wenst te sorteren moet je eerst de velden laagst in rang sorteren en nadien de hoogste.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Filteren van gegevens. Ga in de linker bovenhoek staan dus in A1 en selecteer dan uit het menu “Data/Filter/Autofilter”. Dan bekomt je voor elke kolom een combobox waar je dus een selectie kan maken van de gegevens die dan

getotaliseerd zijn op de inhoud van de cellen. De selectie aangepast vraag toch nog meer uitleg aangezien hier de filter nog kan verfijnen. Met een praktische oefening op een relatief grote DB is dit meer duidelijk.

Benaderen van de gegevens zoals in een database. Om het beheren van de gegevens gemakkelijker te maken beschikken wij over formulier dat zich dynamisch aanpast aan het gegevensblad zoals het is opgemaakt. De eerste rij zijn de veldnamen en alleen de velden ingevuld kunnen worden zijn beschikbaar. Gegevens geleverd door een formule kunnen uiteraard niet ingegeven worden. Bij het invoegen van een nieuwe record worden den formules en de opmaakt van de velden, van de bovenliggende gekopieerd naar de nieuwe rij. Een demonstratie van de verschillende opdrachtenknoppen zal meer duidelijkheid beiden en de kracht van deze tool tonen.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Wij gaan nu de voorbeeld DB aanpassen en uitbreiden tot wij een volledige jaaromzet hebben. Maken van totalen en subtotalen. Een uitgebreide demo geeft meer duidelijkheid. Wij gaan hier uitgebreid op dit prachtig onderdeel van Excel in. Gelieve zelf noties te maken.

Nota’s:

Tabel…

dit slagen we over. Dit onderdeel wordt (bijna) nooit gebruikt.



E EX XCCE ELLLL bbaassiiss.. Splitsen van gegevens. Deze functie word ook gebruikt bij het importeren van vreemde bestanden zoals tekstbestanden waarvan de veldgegevens gescheiden door een TAB of een PUNTKOMMA (cvs file). Ook export bestanden van andere pakketten. Wij geven nu een demo waar wij gegevens hebben in één kolom die we willen splitsen naar meerdere kolommen zodat we een volwaardig Excel blad krijgen.Selecteert vooreerst de gegevens die gesplist moeten worden. Kies dan uit het Datamenu de tool tekst naar kolommen

U moet nu kiezen hoe de velden van elkaar gescheiden zijn zodat Excel kan uitmaken waar precies de scheiding is. Klik op

Verplaats de pijltje zó dat tekst als tekst kan benaderd worden maar ook dat cijfers of datums respectievelijk in de juiste vorm kan gegoten worden.

Verfijn de velden door bijkomende pijlen (velden) toe te voegen teneinde correctere gegevens te importeren of van elkaar te scheiden.




Klik op Duid nu kolom per kolom aan wat de inhoud ervan is volgens het gegevenstype of dat deze kolom gewoon moet overgeslagen worden.

Indien numerieke gegevens geimporteerd worden uit waar de opmaakttekens verschillen klik dan op de knop en je kan dan deze tekens aanpassen. Klik vervolgens op



Hoofdstuk 1: werkblad verdeeld in cellen

Recommend Documents