Draaiboek
TorenPOB
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: TorenPOB.................................................................................. 1 1.1 Inleiding ........................................................................................................................................... 1 1.2 TorenPOB......................................................................................................................................... 2 1.3 Multiculturele markt........................................................................................................................ 4 1.4 Multiculturele optredens................................................................................................................. 4 1.5 Muziekfestival.................................................................................................................................. 5
Hoofdstuk 2: Voorbereidingen ....................................................................... 6 2.1 Organisatieteam .............................................................................................................................. 6 2.2 Vaststellen datum en tijd................................................................................................................. 6 2.3 Naam / slogan.................................................................................................................................. 6 2.4 Locatie.............................................................................................................................................. 6 2.5 Programmaopzet ............................................................................................................................. 7 2.6 Financiën.......................................................................................................................................... 8 2.7 Verzekeringen & Vergunningen....................................................................................................... 9 2.7.1 Verzekeringen........................................................................................................................ 9 2.7.2 Vergunningen ...................................................................................................................... 10 2.8 Publiciteit....................................................................................................................................... 10 2.9 Werving vrijwilligers & samenwerking .......................................................................................... 12 2.10 Werving multiculturele markt ....................................................................................................... 12 2.11 Stands ............................................................................................................................................ 14 2.12 Werving artiesten .......................................................................................................................... 14 2.13 Podium........................................................................................................................................... 15 2.14 Licht en geluid (en elektra) ............................................................................................................ 15 2.16 EHBO.............................................................................................................................................. 16 2.17 Toiletten & Afval............................................................................................................................ 16 2.18 Draaiboek....................................................................................................................................... 16
Hoofdstuk 3: Uitvoering ................................................................................17 3.1 Opbouwen ..................................................................................................................................... 17 3.2 Instructie vrijwilligers .................................................................................................................... 17 3.3 Ontvangen standbezetting ............................................................................................................ 17 3.4 Ontvangen artiesten ...................................................................................................................... 17 3.5 Opening ......................................................................................................................................... 17 3.6 Programma .................................................................................................................................... 18 3.7 Afsluiting ........................................................................................................................................ 18 3.8 Opruimen....................................................................................................................................... 18
Draaiboek TorenPOB
Inhoud
Hoofdstuk 4: Evaluatie ..................................................................................19 4.1 Evaluatie voorbereiding................................................................................................................. 19 4.2 Evaluatie uitvoering ....................................................................................................................... 20 4.3 Aanvullende evaluatiepunten ....................................................................................................... 20
Bijlagen Promotiemateriaal ................................................................................................................................ 22 Uitnodiging stands culturele markt....................................................................................................... 23 Begroting ............................................................................................................................................... 25 Programma............................................................................................................................................ 28 Draaiboek .............................................................................................................................................. 29
Draaiboek TorenPOB
13‐05‐06‐0133SB
Inhoud
Hoofdstuk 1: TorenPOB 1.1 Inleiding Achtergrond Deze activiteit is bedacht en ontwikkeld door een groep jongeren tijdens het project Radicaal Jong van Plattelandsjongeren.nl. In dit project deden jongeren zelf onderzoek naar onderwerpen als discriminatie, vooroordelen en dergelijke onder plattelandsjongeren in hun gemeente. Hieruit kwam de volgende probleemstelling: “Plattelandsjongeren ontwikkelen sneller negatieve gedachtes over buitenlanders dan stadsjongeren, omdat zij minder in contact komen met buitenlanders.” Naar aanleiding hiervan zijn de jongeren aan de slag gegaan met het bedenken van vele oplossingen. TorenPOB (een multicultureel festival) werd hierbij als beste oplossing gekozen. De jongeren hebben dit ook daadwerkelijk uitgevoerd en tot een groot succes volbracht. Hieruit is dit draaiboek ontwikkeld zodat ook andere jongerenorganisaties het kunnen gaan uitvoeren. Doelstelling Jongeren uit verschillende culturen dichter bij elkaar brengen. Uit het onderzoek is gebleken dat plattelandsjongeren weinig in contact komen met jongeren uit andere culturen. Hun mening over hen wordt dan ook vaak gebaseerd op ervaringen van anderen en wat men in de media hoort. Door middel van deze interactieve dag wordt hier wat aan gedaan. Jongeren doen dit keer zelf ervaringen op! Meer informatie over het project Radicaal Jong kun je vinden op www.plattelandsjongeren.nl
Draaiboek TorenPOB
1
1.2 TorenPOB TorenPOB is een multicultureel festival dat plaatsvindt in je eigen plattelandsgemeente. Het festival kreeg de volgende naam: TorenPOB, Platteland Ontmoet Buitenland, in dit geval onder de toren van ‘t Zandt. TorenPOB duurt een hele dag; er is een dag en een avondprogramma. Het aantal bezoekers is onbeperkt. Het festival zal volledig in het teken staan van het leren kennen en begrijpen van verschillende culturen. TorenPOB: laat je cultuur horen! TorenPOB brengt verschillende landen en culturen bij elkaar door middel van muziek en vermaak. Bands en artiesten met verschillende muzikale en culturele achtergronden laten hun eigen geluid horen. Daarnaast is er een multiculturele markt, waar je verschillende culturen kunt proeven en beleven. Dit zorgt ervoor dat mensen uit het dorp en de gehele regio op een ontspannen en leuke manier in aanraking komen met de gewoonten van andere culturen. Overdag zijn er dans‐ en muziekoptredens en een multiculturele markt voor jong en oud. Afsluitend is er in de avond een knallend feest voor jongeren. De hele dag zijn er hapjes uit verschillende culturen te verkrijgen en is ook het werven van bezoekers gericht op mensen met verschillende culturele achtergronden. De inzet van sociale media speelt bij een dergelijk festival een grote rol. Zowel voorafgaand, tijdens als na TorenPOB. De groep jongeren die de eerste editie van TorenPOB heeft georganiseerd heeft inmiddels een stichting opgericht met als doel elk jaar dit festival te organiseren. Volgend jaar zal in de organisatie van het festival nog meer worden samengewerkt tussen plattelandsjongeren en jongeren met een andere culturele achtergrond. De editie van 2012 wordt samen met allochtone jongeren uit Amsterdam georganiseerd. Meer informatie: Beeldmateriaal en meer informatie over deze activiteit is terug te vinden op de volgende websites; www.plattelandsjongeren.nl en www.torenpob.com.
Draaiboek TorenPOB
2
Draaiboek TorenPOB
3
1.3 Multiculturele markt De middag is een perfecte tijd voor een multiculturele markt. Door ook in de middag iets te organiseren bereik je bezoekers van jong en oud. Ook op de markt staan culturen centraal: het proeven en beleven van verschillende culturen. Op een ontspannen en leuke manier kom je in aanraking met de gewoonten van andere culturen, iets wat op het platteland nauwelijks voorkomt. Maar de nieuwsgierigheid is er wel degelijk! Ook specialiteiten uit de regio worden onder de aandacht gebracht zodat ook kennis gemaakt kan worden met de plattelandsgewoonten.
De markt vindt plaats van 15.00 – 19.00 uur. Voor deze markt worden verschillende bedrijven, organisaties, stichtingen en verenigingen uitgenodigd. Tegen een kleine vergoeding (sponsoring van het festival) krijgen zij op de markt een stand om hun bedrijf of organisatie te promoten op TorenPOB. Verkoop is hierbij toegestaan. Daarnaast zijn er verschillende kramen met lekkernijen zodat er ook voldoende te eten is voor de bezoekers. Ook de multiculturele variatie komt hier weer terug. Interessante partners om uit te nodigen: Artikel 1 (meldpunt discriminatie), belangenverenigingen van minderheden, de Wereldwinkel, multiculturele kookclubs en dergelijke. 1.4 Multiculturele optredens Het dagprogramma wordt aangevuld met vermaak door artiesten. Elke cultuur heeft artiesten, dansen, sporten etc. die typerend zijn. Dit komt terug in de optredens die de culturele markt zullen aanvullen. Denk hierbij aan dansgroepen, muzikale optredens, theater en sportdemonstraties. Dit komt de sfeer ten goede en trekt vaak extra bezoekers.
Draaiboek TorenPOB
4
1.5 Muziekfestival Het avondprogramma richt zich voornamelijk op jongeren. Het festival is tenslotte een initiatief van en voor jongeren. Het doel van het festival is met name de leefwereld van jongeren vergroten. De avond bestaat uit muzikale optredens op een groot podium. Ook hier zijn verschillende culturen vertegenwoordigd en aan de variëteit van muziek is gedacht. Zorg voor muziek uit veel verschillende culturen en subculturen. Hiphop, rock, pop, blues, singer‐songwriters en wereldmuziek delen het podium op TorenPOB. Door samen te werken in de organisatie met groepen jongeren van een andere cultuur kun je iedereen verantwoording laten nemen voor een deel van het programma. Zo kom je met elkaars muzieksmaak en gewoontes in aanraking en het maakt het organiseren voor iedereen makkelijker.
Draaiboek TorenPOB
5
Hoofdstuk 2: Voorbereidingen TorenPOB kost veel voorbereidingstijd. Je kunt er ook voor kiezen om niet een hele dag te organiseren, maar een aantal onderdelen bijvoorbeeld de markt of het feest. De voorbereidingen moeten goed en zorgvuldig gebeuren. In de volgende paragrafen wordt stap voor stap uitgelegd waar je allemaal aan moet denken. Voor de voorbereidingen en de uitvoering kun je gebruik maken van de bijlagen. Werving deelnemers en financiën worden beide kort aangestipt. Wil je over deze onderwerpen meer weten, raadpleeg dan het Handboek voor Bestuursleden waarin uitgebreid op deze stof wordt ingegaan. Dit handboek is te vinden op www.plattelandsjongeren.nl. 2.1 Organisatieteam Zorg dat je een kernteam hebt van minimaal 4 personen. De verantwoordelijkheid van het evenement ligt niet alleen bij deze personen, maar zij coördineren en zijn verantwoordelijk voor de communicatie met anderen. Vaak is het handig om iedereen over een bepaald onderdeel de verantwoordelijkheid te geven. Spreek momenten af waarop jullie bij elkaar komen om de stand van zaken door te nemen. Als dit van tevoren ingepland staat is de kans dat iedereen elke keer aanwezig is vele malen groter. 2.2 Vaststellen datum en tijd Het eerste wat je doet is de datum bepalen. Hou rekening met andere evenementen en andere ledenactiviteiten. Hou ook rekening met feestdagen van mensen met een andere cultuur. Denk bijvoorbeeld aan de Ramadan. Een feestdagenkalender waar verschillende feestdagen in vermeld staan vind je op www.plattelandsjongeren.nl. 2.3 Naam / slogan Bij een festival is het belangrijk een goede naam te hebben die de aandacht trekt van eventuele bezoekers. Er is geen sprake van inschrijving bij een dergelijk festival dus je weet niet van tevoren hoeveel mensen er komen. Zorg dat de naam iedereen aanspreekt en wat zegt over de activiteit en het doel ervan. Voor de naam van dit festival is gekozen voor: TorenPOB. TorenPOB betekent Platteland Ontmoet Buitenland onder de toren van ’t Zandt. Daarnaast is er aanvullend een slogan bedacht om het doel extra te benadrukken. Het festival zal volledig in het teken staan van het leren kennen en begrijpen van verschillende culturen. TorenPOB 2011: laat je cultuur horen! 2.4 Locatie Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte locatie. TorenPOB is bedoeld om buiten plaats te vinden. Zorg voor een buitenruimte waar je minimaal 200 bezoekers kunt verwachten zonder dat er problemen ontstaan. Het is handig als het terrein makkelijk te bereiken is en eventuele uitvalmogelijkheden heeft als het drukker wordt dan verwacht.
Draaiboek TorenPOB
6
Heb je een geschikte locatie gevonden, neem dan zo snel mogelijk een optie om de locatie af te huren. Maak meteen een afspraak om de locatie te bekijken als je er nog niet bekend mee bent en om definitieve afspraken te maken over het gebruik. Zorg ervoor dat je de gemaakte afspraken zwart op wit hebt. Denk hierbij aan afspraken over: De grootte van ruimte die je nodig hebt. Hoe lang je de locatie wilt afhuren. Mogelijkheden toiletten. Mogelijkheden horecavoorzieningen bijvoorbeeld een bar. Meebrengen eigen consumpties. Indien aanwezig gebruik van de geluidsinstallatie. Mogelijkheden stroomvoorziening. Mogelijkheden afval. Parkeermogelijkheden. Mogelijkheden afzetting. Mogelijkheden voor kleed/artiestenruimte. Inzet van personeel en/of vrijwilligers. Wanneer klaarzetten van spullen. Beschikbare plattegrond. Kosten. Vaak is een openbare ruimte geschikter voor een dergelijk festival. In dit geval is een vergunningaanvraag bij de gemeente noodzakelijk. De te bespreken punten voor de ruimte moeten dan vaak zelf geregeld worden of er is een beheerder aangewezen door de gemeente waar je dit mee kunt bespreken. Zorg dat je overdekte plekken hebt voor als het heel slecht weer wordt. Vaak zijn de bezoekersaantallen lager bij slecht weer, maar het grootste deel van de bezoekers zal niet gedurende het hele festival gebruik maken van overdekkingen. Dat er een paar plekken zijn om te schuilen is echter wel gewenst. Je kunt heel makkelijk een aantal tenten opzetten. Vaak hebben horecagelegenheden of andere bedrijven en organisaties die je inzet dit zelf al geregeld of kunnen hier makkelijk in voorzien. Vraag het vooral na. Voor TorenPOB 2011 is gekozen voor het kerkplein in plattelandsgemeente ’t Zandt. Dit is een plek die veel mensen kennen en die uitermate geschikt is voor een dergelijk evenement. Daarnaast heb je snel aanloop van mensen doordat het centraal ligt. 2.5 Programmaopzet Het festival bestaat uit 3 onderdelen; multiculturele markt, dagprogramma en avondprogramma. Zorg voor een duidelijk programma van alle drie de onderdelen zodat bekend is wanneer wat gebeurt op het festival. Zorg dat dit ook bekend is bij de bezoekers door het aan te kondigen op de dag zelf, maar ook op de flyers of bijvoorbeeld website. Als mensen weten wat er komt kan dat een extra trigger zijn om ook daadwerkelijk te komen. Er zijn altijd mensen die niet voor een festival gaan maar voor een bepaald onderdeel van de dag. Dit zijn echter ook bezoekers en de ervaring leert dat
Draaiboek TorenPOB
7
zij toch langer blijven als de sfeer goed is. Kijk voor meer inspiratie naar het programma van TorenPOB 2011. 2.6 Financiën Het organiseren van een festival kost geld. Maak eerst een schatting van de kosten. Dit is niet alleen voor jezelf belangrijk maar ook voor andere betrokken partijen zoals de gemeente. Bij het maken van een begroting is het goed om per onderdeel (bijvoorbeeld artiesten, catering, podium, licht & geluid, markt etc.) te bepalen hoeveel geld je hieraan uit wilt geven en dat als richtlijn te gebruiken bij de verdere organisatie. Je kunt op verschillende manieren aan geld komen. Denk daarbij aan het volgende: Entree. Zorg ervoor dat dit bedrag reëel is en geen drempel zal vormen voor bezoek. Vraag niet meer dan een paar euro entree. Sponsoring. Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt eventueel kunnen sponsoren. Stel een sponsorbrief op en zorg dat al deze bedrijven een brief krijgen. Geef duidelijk aan welke mogelijkheden een bedrijf heeft om te sponsoren en wat de tegenprestaties kunnen zijn. Benader twee weken na de verspreiding van de sponsorbrieven de bedrijven persoonlijk door een bezoek of een telefoontje en maak duidelijke sponsorafspraken. Als iemand persoonlijke contacten heeft maak daar dan gebruik van. Ook is het slim om sponsorpakketten aan te bieden. Wat krijgt een bedrijf voor welk bedrag? (Vermelding op posters/flyers, websites, krantenartikelen, T‐shirts, vlag en daarbij vermelding van oplage, maar ook promotie van eigen organisatie op het festival zelf). Sponsoring in natura. Denk bij sponsoring ook aan materialen. Wat heb je nodig en kun je, wellicht zonder vergoeding maar door vermelding van het bedrijf, krijgen? Denk hierbij aan drukkerijen, marktkramen, technici maar ook aan boeren in de buurt die catering kunnen verzorgen. Plattelandsjongeren.nl. Vraag na of er bestaande projecten zijn waar je bij kunt aansluiten. Daarnaast biedt Plattelandsjongeren.nl vaak tips en ondersteuning voor het aanvragen van geld bij diverse fondsen. Plattelandsjongeren.nl is betrokken geweest bij de ontwikkeling en uitvoering van dit festival en veel andere activiteiten en kan je daarom makkelijk verder helpen. Ben je geïnspireerd door dit TorenPOB draaiboek? Vermeld dat dan als je contact opneemt. Fondsen. Vaak zijn er fondsen waar je een bijdrage kunt aanvragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Pekoenja. Dit is een laagdrempelig fonds voor jongerenactiviteiten. Voor andere fondsen kun je kijken op www.plattelandsjongeren.nl. Gemeente. Soms is er de mogelijkheid om bij de gemeente subsidie aan te vragen voor een initiatief als dit. Kijk hiervoor op de website van je gemeente of neem contact op om het na te vragen. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor de financiën en wie dit bijhoudt. Vaak moet er na afloop van het festival een financiële en inhoudelijke verantwoording naar subsidiegevers en fondsen. Hou hier van tevoren rekening mee en hou alles dus goed bij. Vaak is het handig deze taak door de secretaris van de vereniging of stichting, indien je het van hier uit organiseert, op zich te laten nemen. In bijlage 3 vind je een indicatie van de kosten om TorenPOB in deze vorm te organiseren. Er was in totaal een bedrag van €4.800,‐ voor nodig.
Draaiboek TorenPOB
8
Bij een festival komt vaak meer kijken dan bij de organisatie van een ‘gewone’ verenigingsactiviteit voor alleen leden. Soms kan het handig zijn om een aparte rekening te openen zodat er geen verwarringen over de financiën ontstaan. Bij sommige banken is het mogelijk een aparte lijn te laten lopen op een bestaande rekening van de vereniging. Als je nog geen stichting of vereniging hebt is het wellicht slim om er één op te richten voor de activiteit en dit te registreren bij de Kamer van Koophandel. Plattelandsjongeren.nl kan je hierbij helpen. Het hoeft niet veel tijd en geld te kosten terwijl het wel een aantal voordelen met zich meebrengt. De voordelen voor het oprichten van een stichting en registratie KvK: Je staat sterker richting subsidiegevers. Sommige fondsen vereisen het bij geldaanvragen. BTW voordeel. Komt professioneler over (naar bijvoorbeeld sponsoren). Voordeel bij openen van rekening. Voordeel bij verzekeringen (bijv. aansluiten bij verzekering van Plattelandsjongeren.nl). Vaak moeten er contante betalingen worden gedaan tijdens het festival zelf, denk bijvoorbeeld aan de artiesten. Zorg dat de betaling achteraf gebeurt, tel het geld twee keer met daarbij een getuige en laat de artiest twee keer ondertekenen. 2.7 Verzekeringen & Vergunningen 2.7.1 Verzekeringen Wanneer je TorenPOB organiseert lopen verschillende partijen risico. De kans dat er een ongeval gebeurt is altijd aanwezig. Om ervoor te zorgen dat je niet aansprakelijk wordt gesteld voor schade aan personen en/of materialen moet je het volgende doen: Maak duidelijk kenbaar dat er sprake is van bezoek op eigen risico. Plaats op het terrein bordjes met de tekst: ”bezoek op eigen risico”. Zorg ervoor dat je alle maatregelen treft om de veiligheid van bezoekers en vrijwilligers te waarborgen. Zo niet, dan ben je als vereniging aansprakelijk wegens nalatigheid. Bij het nemen van alle maatregelen kan je denken aan het volgende: regelen van EHBO, goede instructie vrijwilligers die goed letten op veiligheid tijdens het festival en bezoekers indien nodig wijzen op veiligheid van henzelf en anderen. Voor vrijwilligers ben je verplicht een Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven (AVB) af te sluiten. Een vrijwilligersactiviteit wordt namelijk gezien als een werksituatie. Dus als je als vrijwilliger schade veroorzaakt aan materiaal en/of aan anderen tijdens de activiteit, kan een beroep worden gedaan op de AVB. Sommige verenigingen hebben een collectieve verzekering afgesloten. Informeer bij het provinciaal bestuur of dat zo is. Soms heeft je gemeente een vrijwilligersverzekering waar je automatisch onder valt, vraag dit ook na. Mocht dit alles niet zo zijn neem dan contact op met Plattelandsjongeren.nl. Wie weet kun je je activiteit via hen verzekeren. Bij het organiseren van een grootschalig evenement als dit moet overwogen worden om een evenementenverzekering af te sluiten. Je bent dan verzekerd tegen slecht weer, te lage opkomst van deelnemers en diefstal of schade van materialen. Bekijk goed wat je wilt verzekeren en of de risico’s opwegen tegen de kosten ervan.
Draaiboek TorenPOB
9
Laat bij het opbouwen alle vrijwilligers die meehelpen als vrijwilliger hun naam op een lijst zetten. Alleen deze mensen zijn volgens de AVB verzekerd.
2.7.2 Vergunningen Voor een festival (op openbaar terrein) is een vergunning nodig. Dit kun je aanvragen bij de gemeente en neemt meestal een aantal weken in beslag voor het wordt goedgekeurd. Begin hier dus op tijd mee. Heb je contacten bij de gemeente, schroom dan niet om van tevoren even contact op te nemen om je plannen te laten weten. Dan zijn ze al op de hoogte en kunnen ze je misschien helpen of ergens op wijzen. Een vergunningaanvraag kan soms ingewikkeld in elkaar zitten. Probeer alles zo gedetailleerd mogelijk in te vullen. Zijn dingen nog niet zeker probeer het dan te schatten. Mochten zich na de aanvraag nog grote wijzigingen voordoen dan kun je dit later altijd nog vermelden/aanpassen. Op de website van Plattelandsjongeren.nl vind je een online bibliotheek. Hierin staan allerlei documenten die je helpen bij het organiseren van je activiteit. Ook over vergunningen vind je handige informatie. Kijk eens rond op http://plattelandsjongeren.nl/voor‐bestuurders/brochures. 2.8 Publiciteit Om het festival een succes te laten worden en er genoeg bezoekers op af te laten komen is het belangrijk dat er voldoende aandacht besteed wordt aan publiciteit en promotie. Bepaal van tevoren welk aantal bezoekers je na wilt streven op je festival. Zorg ook dat er aandacht is voor de culturele achtergrond van de bezoekers bij je promotie. Ook de bezoekers laten integreren draagt bij aan je doelstelling. Hou hiermee rekening bij het ontwikkelen, gebruik en verspreiding van je promotiemateriaal zodat je mensen met verschillende culturele achtergrond bereikt. Denk bij de werving van bezoekers aan de volgende bronnen: Leden van eigen vereniging. Eigen netwerk van familie, vrienden, buren, klasgenoten etc. Samenwerken met andere verenigingen en/of organisaties (jongerenwerk, buurthuis, multiculturele verenigingen etc.). Zorg voor publicatie in provinciale en afdelingsbladen en op internet (social media). Er moet in ieder geval een mooie poster/flyer ontworpen worden voor het festival. Iets dat opvalt, uit te delen is, maar ook opgehangen kan worden zodat iedereen zich aangesproken voelt en waardoor ook mensen met een andere culturele achtergrond zich bewust worden van het spektakel. De uitnodiging moet helder en aantrekkelijk zijn. Denk hierbij aan de 7 W’s; Wie, Wat, Waar, Wanneer (datum en tijd), Waarom, Wat kost het (als het gratis is, vermeld dat dan ook!), Waar meer informatie? Zorg ervoor dat er niet teveel informatie op staat zodat het niet gelezen wordt. De titel en waar het om gaat moet duidelijk zijn! Vergeet ook niet het vermelden van eventuele sponsoren, samenwerkingspartners, websites en eigen risico van het festival. Met dit festival wil je zoveel mogelijk mensen uitnodigen, dus ook niet‐leden. Daarom moet je naar buiten treden. Daarnaast kun je externe publiciteit ook goed gebruiken om buitenstaanders te laten
Draaiboek TorenPOB
10
zien wat de vereniging allemaal doet, maar ook voor het werven van nieuwe leden. Denk aan het volgende om externe media op de hoogte stellen: Persbericht; schrijf persberichten voor plaatselijke en regionale dagbladen en de kabelkrant. Vermeld daarin duidelijk voor wie het festival bedoeld is en waar ze meer informatie kunnen krijgen. Als het gratis is, vermeld dat ook zeker! Zorg ervoor dat persberichten op tijd bij de desbetreffende redacties zijn. Let hierbij op uiterlijke aanleverdatum van stukken en verschijningsdatum van de krant. Kranten; een krantenbericht is voor snelle verspreiding van informatie over een groot publiek. Bij een zelfgeschreven krantenbericht is er absoluut niet de garantie dat dit bericht er ook daadwerkelijk zo in komt. Zorg dat alle informatie duidelijk wordt doorgevoerd naar de krant, om zodoende verwarringen in het artikel te voorkomen. Het is verstandig om een krant te bellen alvorens een e‐mail te sturen met je bericht. Radio; een radiobericht kan nuttig zijn. Deze vult immers het gat van lezers die het krantenbericht niet hebben gezien. Televisie; het is heel luxe om een bericht op televisie te kunnen plaatsen. Denk allereerst aan lokale televisieomroepen. Vergeet niet dat mensen makkelijk langs zappen en er even snel naar kijken, hou hier rekening mee met wat je wilt laten zien. Internet; denk aan publicaties op internet, veel lokale pers is ook op internet te vinden. Daarnaast zijn er ook veel websites waar informatie op geplaatst kan worden. Er zijn veel mensen die toch vaak even in de agenda van deze websites kijken en het is dan handig dat jouw evenement ertussen staat. Ook (lokale) radio‐ en televisiestations hebben vaak een agenda op hun website. Vaak is mogelijk om via een telefoontje en e‐mail jouw activiteit ertussen te krijgen. Social media; zet social media (twitter, facebook, hyves, forums etc.) in voor promotie. Vaak zijn jongeren hier goed mee te bereiken. Zorg dat je activiteit zoveel mogelijk langskomt via deze media. Gebruik social media niet alleen van tevoren, maar ook tijdens het festival en achteraf! Borden; denk aan het gebruik van borden en plaats deze ruim van tevoren. Zet borden langs de weg, loop met ‘sandwichborden’ rond op drukke plaatsen, posters in bussen (sponsoring?). Ga wel even na of hier een vergunning voor nodig is. Een telefoontje naar de gemeente en je weet het. Mond‐tot‐mond reclame; vertel mensen waar je mee bezig bent en vraag ze dit te verspreiden. Als mensen van elkaar weten dat ze ergens heen gaan dan zullen zij zelf ook sneller gaan. Eerdere activiteiten als bijvoorbeeld een kermis of markt zijn vaak een goede gelegenheid om alvast je activiteit te promoten. Daarnaast ontstaat er op deze manier een olievlekeffect voor je promotie. Overige; er zijn veel instanties waar je terecht kunt voor producten, drukwerk, reclame op websites en meer. Denk hierbij aan bedrijven, organisaties en verenigingen in de buurt. Denk ook aan promotie achteraf. Verzamel de media‐aandacht die je gekregen hebt. Dit laat zien wat het teweeg heeft gebracht en het succes. Dit maakt het voor herhaaldelijk organiseren van je activiteit makkelijker om de volgende keren sponsoren, subsidie en vergunningen te krijgen. Daarnaast geeft het goede publiciteit voor je vereniging. Zorg ook dat je van tevoren afspreekt wie er op het festival zelf foto’s maakt. Dit gebeurt vaak niet als je van plan bent dat tussendoor te doen. Ook de foto’s kunnen gebruikt worden voor promotie achteraf of een volgende keer.
Draaiboek TorenPOB
11
2.9 Werving vrijwilligers & samenwerking Voor de uitvoering van een festival als TorenPOB heb je extra mensen nodig. Belangrijk is dat alle mensen die meehelpen met de uitvoering gemotiveerd zijn en ervoor willen gaan. Gemotiveerde vrijwilligers krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen. Benader de vrijwilligers met een enthousiast verhaal. Vertel wat je allemaal van plan bent en hoe leuk het allemaal wordt. Zij moeten er zin in krijgen om mee te werken. Probeer er bij de werving naar te streven dat de vrijwilligers zoveel mogelijk doen wat ze zelf leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dit stimuleert de motivatie van de vrijwilliger. Laat keer op keer merken hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor het slagen van het festival. Hou het vrijwilligersteam gemotiveerd met enthousiaste peptalk. Bedank ze als ze mee willen helpen en geef ze veelvuldig complimenten. Zorg dat er op de dag zelf een vast aanspreekpunt is voor de vrijwilligers. Dit schept duidelijkheid. Voordat je vrijwilligers gaat werven is het belangrijk dat je een goede lijst hebt met de taken die er zijn. Bepaal aan de hand daarvan het aantal vrijwilligers dat je bij de uitvoering (minimaal) nodig hebt. Op deze manier kun je vrijwilligers vragen voor specifieke taken. Dit vergroot de kans op deelname. Wanneer je iemand vraagt voor een bepaalde taak kun je daarbij een motivatie geven waarom je juist die persoon vraagt. Op deze manier krijgt iedere vrijwilliger een taak die past bij zijn of haar interesses. Bekijk vervolgens wie er van de organisatie welke taken op zich wil nemen. De organisatie neemt in ieder geval de algemene leiding voor zijn rekening. Vraag andere bestuursleden, vrienden en/of bekenden voor de taken die overblijven. Maak duidelijke afspraken hoe laat men aanwezig moet zijn voor het opbouwen en de laatste instructies. Zorg voor T‐shirts voor alle vrijwilligers, zodat ze voor bezoekers makkelijk te herkennen zijn. Zorg dat er een centraal punt is waar deze mensen te vinden zijn. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een tent of een kraam op de markt. Neem na afloop van het festival de tijd om iedereen te bedanken voor de hulp. Een klein aandenken voor iedere vrijwilliger is hierbij leuk om uit te delen. Hou de mensen gemotiveerd, wie weet sluiten ze zich bij je aan en willen ze volgende keren ook helpen. Nieuwe vrijwilligers zijn potentiële nieuwe leden/vrijwilligers voor je vereniging. Samenwerking Soms is het mogelijk om via andere organisaties extra hulp te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan samenwerkingspartners, jongerenwerk, andere vrijwilligersorganisaties of vraag eens aan Plattelandsjongeren.nl of ze je hierbij kunnen helpen. 2.10 Werving multiculturele markt Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt een leuke bijdrage zouden kunnen leveren aan de multiculturele markten. Organisaties met een multicultureel karakter kunnen hun eigen organisatie hier promoten en/of dingen verkopen (bijv. Wereldwinkel). Ook eten en drinken kunnen op deze manier verkocht worden. Zo heb je meteen een aanvulling of misschien zelfs een vervanging van je catering. Denk hierbij ook aan de ‘Nederlandse’ of zelfs ‘plattelands’ cultuur.
Draaiboek TorenPOB
12
Vraag regionale boeren hun streekproducten op de markt te verkopen. Dit is ook nieuw voor de bezoekers met een andere culturele achtergrond. Denk daarnaast aan non‐profit organisaties die gewoon iets willen vertellen over hun cultuur (bijv. verhalenvertellers), bepaalde producten of accessoires maken (bijv. dromenvangers) die kenmerkend zijn voor hun cultuur, een sport of dansgroep die nieuwe leden zoekt (bijv. capoeira, volksdansen) etc. Daarnaast kun je je ook richten op educatieve bijdragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan organisaties die uitleg geven over hun cultuur (bijv. Islamvoorlichting), jongerenwerk (hoe gaan zij om met verschillende culturen die ze tegenkomen, zien ze verschillen?), discriminatiemeldpunt etc. Dit klinkt misschien erg zwaar maar vaak hebben zij ook ‘leuke’ en laagdrempelige manieren van voorlichting die erg passend is op een multiculturele markt. Schrijf voor het benaderen van mogelijke standhouders een brief waarin je de markt en het doel uitlegt, de data en tijd en wat er van hen verwacht wordt. Je kunt een bijdrage vragen voor deelname dat als sponsorgeld dient, maar zorg dat dit geen te hoge drempel wordt. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen commerciële en niet‐commerciële bijdrages op de markt. Wanneer er in een stand iets verkocht wordt zullen zij zelf ook geld verdienen en is een bijdrage voor het ‘huren’ van een stand niet meer dan normaal. Benader twee weken na de verspreiding van de brieven de mensen en organisaties persoonlijk als zij nog niet gereageerd hebben en probeer tot een overeenkomst te komen. Noteer duidelijk wat er afgesproken is en zorg dat iedereen die een stand ‘huurt’ nog een keer schriftelijk alle informatie ontvangt dat van belang is. Denk hierbij aan de data en tijden, hoe laat klaar zetten, wat voor kraam het is en of er nog iets nodig is zoals elektriciteit. In bijlage 2 vind je een voorbeeldbrief die je kunt gebruiken voor het benaderen van mogelijke standbezetters voor de culturele markt. Op TorenPOB waren o.a. vertegenwoordigd op de culturele markt: Plattelandsjongeren.nl Loempiaverkoop Regionale producten Wijnboerderij New Attraction Kleinste Soepfabriek Biologische producten en voedsel Wereldwinkel Surinaams eetkraampje Turkse pannenkoekenbaksters Sieraden Showvoetballer Jongerenwerk Discriminatiemeldpunt
Draaiboek TorenPOB
13
2.11 Stands Bedenk van tevoren hoeveel stands je wilt hebben op je culturele markt. Hou hierbij rekening met hoeveel ruimte er is op de plek waar je de markt wilt organiseren. Voor de stands kunnen het beste marktkramen gebruikt worden. Wellicht kun je deze via sponsoring krijgen. Informeer bij de lokale markt waar zij de kramen vandaan hebben. Hou er rekening mee dat het slecht weer kan zijn. Een overkapping van de kramen is dan wel gewenst. Daarnaast ziet het er ook leuk uit. Als je de kramen geregeld hebt, zorg dan dat je van tevoren weet hoe groot ze zijn. Dit kun je doorgeven aan de standbezetters zodat zij daar rekening mee kunnen houden met de aankleding van hun stand. 2.12 Werving artiesten Voor zowel het middag‐ als het avondprogramma heb je artiesten nodig. Bedenk goed wat voor doelgroep je voor ogen heb en stem hierop je potentiële artiesten die je wilt benaderen vast. In de middag kun je muziek combineren met dansoptredens aangezien de doelgroep dan jong en oud zal zijn. Wellicht kun je een aantal standbezetters ook tot een bijdrage verleiden. Dit is voor hen ook een mogelijkheid aandacht naar hun organisatie/stand te trekken en zo extra leden of inkomsten te genereren. Voor de avond komt de jeugd aan bod. Wat vinden zij leuk? Vergeet hierbij niet het doel van het festival; ontmoeting tussen culturen. Variatie is zowel in de avond als in de middag van belang. Zorg voor ieder wat wils. Denk bijvoorbeeld aan een dj, reggae, rappers, Japanse dans, showband, akoestische muziek, capoeira, levensliederen, djembé artiesten, straatvoetballers etc. Maak gebruik van het netwerk en de connecties die jullie als organisatie hebben. Vraag rond bij vrienden en bekenden. Als artiesten mensen kennen kunnen ze wellicht ook in prijs dalen. Tip: vaak is het ook leuk om scholen een optreden te laten verzorgen met de kinderen. Zij kunnen ook werken op school met het thema en het resultaat op TorenPOB laten zien. Voor de avond is het belangrijk dat je één grotere artiest hebt die iedereen aanspreekt en veel bezoekers zal trekken, de zogenaamde ‘catcher’ die de avond knallend afsluit. Voor het hele programma is het handig als je een host hebt. Dit is iemand die de optredens aan elkaar praat. Iemand met entertainmenttalent. Vaak is het goed om hier niet één van de vrijwilligers op in te zetten omdat deze taak de hele dag in beslag neemt en je de handen van vrijwilligers hard nodig hebt. Daarnaast is een dagprogramma aan elkaar praten een talent op zich. Zorg dat er genoeg ruimte is tussen de verschillende optredens zodat de programmering geen gehaast of stress oplevert. Een dj die tussendoor draait is hiervoor een uitkomst. Het avondprogramma kan er bijvoorbeeld zo uit zien: 18.00 Hollands bandje 19.00 Multicultureel bandje (Van Leeuwen & Friends) 20.00 Rap in Gronings dialect (Wat Aans) 21.00 Akoestisch optreden (Tamar) 22.00 Rockband / coverband 23.00 Hiphop (US)
Draaiboek TorenPOB
14
Alle artiesten moeten van tevoren een technische rider aanleveren. Dit is nodig voor de technici die verantwoordelijk zijn voor licht en geluid op het podium, zodat zij optimaal alles kunnen voorbereiden. Vraag daarnaast of de artiesten andere wensen hebben wat van tevoren geregeld moet worden. Er zal altijd een ruimte beschikbaar moeten zijn voor de artiesten waar ze zich kunnen omkleden, klaarmaken voor het optreden of even wat kunnen eten/drinken. Vaak is het ook prima als het een gewone kamer is bij iemand thuis. Zorg dat er eten, drinken, lekkere zitplaatsen en privacy aanwezig is. 2.13 Podium Voor het podium is gekozen voor een vrachtwagentrailer. Daarnaast zijn er uitbouw/steigerdelen gebruikt om het podium te vergroten. Dit is makkelijk op te zetten en heeft overkapping voor het geval het slecht weer wordt. Op het podium zal tenslotte ook kwetsbaar materiaal staan. Geef de artiesten van tevoren door wat de mogelijkheden van het podium zijn zodat zij niet voor verassingen komen te staan. Houdt rekening met de diepte van de trailer. Een diepe trailer is noodzakelijk! Zorg dat de trailer en de eventuele uitbouw de avond van tevoren al aanwezig zijn. Dit moet als eerste staan voordat je de rest van het festival gaat opbouwen, omdat dit het grootste is. 2.14 Licht en geluid (en elektra) Bij een festival moet de muziek versterkt worden om het goed hoorbaar te laten zijn voor alle bezoekers. Doordat je het op enige afstand hoort en het een bepaalde sfeer met zich meebrengt zal het ook toevallige bezoekers trekken. Zorg dat je licht en geluid via een bedrijf regelt (sponsoring?) en dat er ook iemand de hele dag bij aanwezig is die dit de hele dag regelt voor de artiesten. Zij hebben hier verstand van en werken het beste met eigen materialen. Vaak is het ook het slimste om elektra via dezelfde organisatie te regelen. Zij hebben vaak generatoren waar ze altijd mee werken. Zorg dat ze voor het festival alle muzikale riders krijgen van de artiesten en dat je het hele programma met ze besproken hebt zodat er nog eventuele vragen beantwoord kunnen worden. Tip: Zorg dat er genoeg vermogen is als je bijvoorbeeld ook rockmuziek op je festival laat spelen. Daarnaast moeten er ook monitoren zijn voor de artiesten zodat ze zichzelf goed kunnen horen. 2.15 Catering Tijdens het festival is het belangrijk dat er voldoende te eten en drinken te koop is voor de bezoekers. Hier kun je het thema ook weer goed terug laten komen. Dit hoeft in principe geen geld te kosten. De catering krijgt inkomsten voor de verkoop en ze mogen in ruil gratis staan bij het festival. Hier kun je het thema natuurlijk heel makkelijk terug laten komen. Denk aan een Hollandse of Vlaamse patatkraam, roti, shoarma, loempia’s etc. Er moet ook eten en drinken voor de vrijwilligers zijn. Zorg dat dit aanwezig is op een plek waar alleen toegang is voor deze vrijwilligers om verwarring te voorkomen. Vaak is de ‘kleedkamer’ voor de artiesten hiervoor een goede ruimte, of een kamertje daarbij in de buurt waar iets gepakt kan worden. Wellicht is het ook mogelijk te werken met consumptiebonnen met een van de cateringverzorgers. Dan heb je geen aparte ruimte en organisatie nodig om eten en drinken te kopen. Via sponsoring kun je werken met een aantal consumptiebonnen per vrijwilliger waarmee zij dan eten en drinken kunnen halen bij de aanwezige catering.
Draaiboek TorenPOB
15
2.16 EHBO Bij een festival moet EHBO aanwezig zijn. Gebruik hiervoor eigen vrijwilligers die een diploma hiervoor hebben. Zet hen dan alleen voor deze taak in en zorg dat het duidelijk is voor alle bezoekers waar de EHBO te vinden is. Werk bijvoorbeeld met bordjes en een tent. Heb je geen EHBO‐er s in je netwerk of zet je hen liever op een andere plek in? Benader dan de plaatselijke EHBO‐vereniging. Doe dit minimaal drie weken voor het evenement en zet afspraken op papier. 2.17 Toiletten & Afval Zorg dat er toiletten aanwezig zijn voor de bezoekers. Je kunt de bekende Dixi’s hiervoor huren. Zorg dat er een vrijwilliger verantwoordelijk is en in de gaten houdt of het schoon blijft en er voldoende toiletpapier aanwezig is. Hetzelfde geldt voor afval. Er moeten voldoende prullenbakken aanwezig zijn en die dienen in de gaten gehouden en eventueel geleegd te worden. Vaak kunnen degene die de catering verzorgen hier zelf voor zorgen (ook voor het meenemen van prullenbakken), maar zorg dat hier dan duidelijk van tevoren afspraken over zijn gemaakt zodat je op de dag zelf niet voor verrassingen komt te staan en de boel een troep wordt. Het is altijd handig om ergens reserve‐vuilniszakken te hebben liggen. Je kunt deze met een paar vrijwilligers zo pakken en ermee over het terrein lopen als het een rommel dreigt te worden. 2.18 Draaiboek Om de activiteit op de dag zelf soepel te laten verlopen is het belangrijk om een draaiboek te maken. Op deze manier weet je ook zeker dat er goed is nagedacht over hoe de dag zal verlopen. Je krijgt een goed overzicht en kunt van tevoren schatten welke problemen er zich eventueel voor kunnen gaan doen en dit voorkomen. In een draaiboek beschrijf je van minuut tot minuut wat er gebeurt, wie daarvoor verantwoordelijk is en eventueel wat voor materiaal daarbij nodig is. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg ervoor dat iedereen die helpt bij de uitvoering van de activiteit een draaiboek krijgt. Maak ook een goed draaiboek waarin de optredens van de dag vermeld staan. Dit moet ook beschikbaar zijn voor de mensen die over het podium, licht en geluid gaan.
Voor een voorbeelddraaiboek zie bijlage 6
Draaiboek TorenPOB
16
Hoofdstuk 3: Uitvoering 3.1 Opbouwen TorenPOB 2011 vond plaats in de middag en avond. Dit bood de organisatie de mogelijkheid om ’s ochtends alles op te bouwen. Als je ervoor kiest het festival de hele dag te laten duren, zal je een groot gedeelte van het opbouwen de dag van tevoren moeten doen. Zorg ervoor dat je dit strak organiseert. Maak voor het opbouwen een apart draaiboek waarin staat wat er geregeld moet worden en wie waar verantwoordelijk voor is. Het belangrijkste is het contact met de samenwerkingspartners. Bedrijven of organisaties moeten weten waar ze aan toe zijn. Maak een plattegrond van het festivalterrein waarop te zien is wat waar komt te staan. Hou rekening met stands, catering, het podium, toiletten, parkeerplekken, backstageruimte en vluchtroutes. Deze plattegrond kun je ook tijdens het festival gebruiken voor standhouders en bezoekers. 3.2 Instructie vrijwilligers Een betrokken team van vrijwilligers is belangrijk. Door je vrijwilligers verantwoordelijkheid te geven en mee te laten denken over het festival zorg je ervoor dat ze betrokken zijn. Roep voor aanvang van het festival het team bij elkaar om alles nog eens door te nemen. Benoem alle taken en alle namen van mensen die daar verantwoordelijk voor zijn. Check of er nog vragen of onduidelijkheden zijn voor iedereen aan de slag gaat. Wat handig kan zijn is het maken van een bellijst. Iedere vrijwilliger krijgt een telefoonlijst waarop namen en nummers staan van de personen die verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel. Wanneer iemand een vraag krijgt kan hij contact opnemen met de juiste persoon. Dit is effectief en professioneel en het voorkomt onduidelijkheid bij de bezoekers en deelnemers. 3.3 Ontvangen standbezetting Afhankelijk van het aantal stands nemen een paar vrijwilligers deze taak op zich. Het is je doel als organisatie om niemand te laten wachten. Organisaties die de stands bezetten moeten dus netjes ontvangen worden, uitleg krijgen en misschien van eten en drinken voorzien worden. Geef ook een programma zodat men een helder beeld heeft van het verloop van de dag. 3.4 Ontvangen artiesten In de backstage ruimte ontvang je de artiesten die komen optreden. Heet iedereen persoonlijk welkom, stel artiesten aan elkaar voor en maak ze wegwijs op het festival. Ook alle artiesten horen een programma te krijgen. Zorg ook dat er een vrijwilliger beschikbaar is die vragen van artiesten kan beantwoorden. Check met alle artiesten of alles aanwezig is en of er nog zaken geregeld moeten worden. 3.5 Opening Een centrale opening van het festival is belangrijk. Begin niet onaangekondigd met het eerste programmaonderdeel. Je kunt er voor kiezen om de host van het festival te laten starten. Vervolgens geeft de host het woord aan iemand van de organisatie. Leg aan het publiek uit wat er allemaal gaat gebeuren. Vergeet vooral niet te vertellen waarom jullie dit festival hebben georganiseerd. Benadruk
Draaiboek TorenPOB
17
het belang van ontmoeting tussen culturen en moedig mensen aan om eens een gesprek aan te knopen met iemand die ze niet kennen. Noem vervolgens kort de programmaonderdelen en probeer het publiek hierbij nieuwsgierig te maken. Bedank iedereen voor zijn komst en geef het woord weer aan de host. Laat de host het eerste programmaonderdeel aankondigen. 3.6 Programma Hou tijdens het programma in de gaten of alles nog volgens planning verloopt. Zorg ervoor dat er continu contact blijft tussen de organisatie en de stands en artiesten. Laat je niet in de verleiding brengen om je als bezoeker op te stellen, je zult het waarschijnlijk te druk hebben om van het programma te genieten. Niet alleen het contact met artiesten en standhouders is belangrijk. Hou ook contact met je publiek. Zeker als je mensen van de bijvoorbeeld de gemeente of sponsoren hebt uitgenodigd. Leid deze personen rond en geef een goede indruk van wat jullie als organisatie hebben bereikt. 3.7 Afsluiting Laat de host na het laatste optreden het woord geven aan de organisatie. Bedank iedereen voor het komen, vat de dag samen op een positieve manier en zorg er voor dat iedereen met een tevreden gevoel naar huis gaat. Bedenk hierbij goed dat je het thema van het festival nog eens terug laat komen! 3.8 Opruimen Maak ruim van te voren een taakverdeling voor het opruimen. Zorg dat iedereen zich bewust is van zijn of haar taak bij het opruimen. Zet dit alvast in het draaiboek. Als je dit niet meeneemt in de voorbereidingen loop je het risico met te weinig personen over te blijven. Een strakke taakverdeling en coördinatie zorgt ervoor dat je in zo kort mogelijke tijd veel op kunt ruimen. Na het opruimen sluit je natuurlijk nog even gezellig af met je team. Geniet als groep na van de dag en bedank iedereen voor zijn of haar inzet.
Draaiboek TorenPOB
18
Hoofdstuk 4: Evaluatie Goed evalueren is niet alleen even napraten. Als je er echt wat aan wilt hebben moet je meer doen. Bekijk niet alleen wat er goed en fout is gegaan, maar probeer ook te achterhalen waardoor dat komt. Door het achterhalen van de oorzaak kan je de volgende keer de dingen die fout zijn gegaan voorkomen en de dingen die goed zijn gegaan veroorzaken. Als je op deze manier evalueert krijg je veel meer inzicht in de activiteit en hoe het komt dat de dingen lopen zoals ze lopen. De evaluatie is ook het moment om al je vrijwilligers te bedanken voor hun geweldige inzet. Dit doe je voordat je met de echte evaluatie begint. Je staat stil bij hun bijdrage en hoe belangrijk zij zijn geweest voor de uitvoering van de dag. Zonder hen kan de activiteit helemaal niet plaatsvinden. Dus bedank je iedereen voor hun geweldige inzet en motivatie. Dit moet op een oprechte en enthousiaste manier gebeuren, zodat ze ook het gevoel krijgen dat hun bijdrage gewaardeerd wordt. Je moet er dus echt even bij stil staan en het niet zo tussen neus en lippen door meedelen. Het bedanken van de vrijwilligers is heel belangrijk om ze gemotiveerd en betrokken te houden bij de club en het organiseren van activiteiten. Gemotiveerde en tevreden vrijwilligers zullen veel sneller ook een volgende keer weer mee doen. Hou de evaluatie één week na TorenPOB waarbij je zoveel mogelijk vrijwilligers uitnodigt. Bij de evaluatie behandel je de voorbereidingen en de uitvoering. 4.1 Evaluatie voorbereiding Algemeen Zijn we op tijd begonnen? Hadden we genoeg mensen voor de voorbereidingen? Locatie Hoe ging het regelen van de locatie? Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Verzekeringen Wat is er gebeurd aan verzekeringen? Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Publiciteit en werving deelnemers Zijn we op tijd begonnen met werven? Wat is er allemaal gebeurd aan werving? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Werving vrijwilligers Wat is er gedaan aan werving? Zijn we op tijd begonnen? Hadden we voldoende vrijwilligers? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen?
Draaiboek TorenPOB
19
Catering en materialen Hoe ging het regelen van de catering en materialen? Hebben er zich problemen voor gedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Taakverdeling Wat vonden jullie van de taakverdeling? Evenredig? Kon iedereen zijn/haar taak goed vervullen of was het te veel/weinig, makkelijk/moeilijk? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? 4.2 Evaluatie uitvoering Algemeen Wat vonden jullie van TorenPOB in zijn algemeenheid? Opbouwen Hoe ging het opbouwen? Zijn we op tijd begonnen? Waren we met voldoende mensen? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Instructie vrijwilligers Hoe ging de instructie van de vrijwilligers? Wist iedereen voldoende om hun taken goed uit te voeren? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Ontvangst artiesten en standhouders Hoe ging de ontvangst van de artiesten en standhouders? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Verloop van TorenPOB Wat vond je van de opzet van het programma en de duur? Wat kunnen we de volgende keer beter anders doen? Vrijwilligers Wat vonden jullie van de taakverdeling? Hoe ging het uitvoeren van je taken? Hebben er zich problemen voorgedaan? Vond je het leuk om te doen? Waarom vond je het wel/niet leuk? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? 4.3 Aanvullende evaluatiepunten Het kan zijn dat je nog wat extra punten wilt bespreken met je vrijwilligers. Misschien is het leuk om nog een kort rondje te doen ter afsluiting waarin iedereen zijn of haar hoogtepunt en dieptepunt kort opnoemt. Daarnaast is dit natuurlijk de ultieme gelegenheid deze vrijwilligers te vragen in de
Draaiboek TorenPOB
20
toekomst vaker te helpen. Vraag wat ze leuk vinden om te doen en wat voor rol ze graag zouden willen hebben. Zorg dat je ook met het kernteam alles evalueert. Hier kun je bijvoorbeeld wat dieper ingaan op bepaalde onderwerpen. Belangrijk is bijvoorbeeld of je de doelstellingen van de activiteit behaald hebt.
Draaiboek TorenPOB
21
Bijlage 1: Promotiemateriaal
Logo
Draaiboek TorenPOB
22
Bijlage 2: Uitnodiging stands culturele markt `t Zandt, 28 maart 20121 Betreft: uitnodiging cultuurmarkt TorenPOB 2011 Geachte heer, mevrouw, Doel Zaterdag 16 juli a.s. organiseert de werkgroep TorenPOB ’t Zandt 2011 een multicultureel festival in ’t Zandt: TorenPOB 2011. TorenPOB betekent Platteland Ontmoet Buitenland onder de toren van ’t Zandt. Op het Torenplein in ’t Zandt zal een multicultureel (muziek)festival worden georganiseerd. Het festival zal volledig in het teken staan van het leren kennen en begrijpen van verschillende culturen. TorenPOB 2011: laat je cultuur horen! Achtergrond Uit het onderzoek radicalisering op het platteland van de stichting Plattelandsjongeren.nl is gebleken dat jongeren op het platteland sneller negatieve gedachtes ontwikkelen over allochtonen dan hun leeftijdsgenoten uit de stad. Het onderzoek is uitgevoerd door jongeren uit ’t Zandt en gehouden onder respondenten uit de regio Noordoost Groningen. Een van de hoofdoorzaken van de snellere ontwikkeling van negatieve gedachten onder jongeren op het plattenland is volgens de projectgroep: ‘jongeren van het platteland komen minder in aanraking met mensen uit andere landen met andere culturen.’ Deze hoofdoorzaak pakt TorenPOB 2011 aan. TorenPOB 2011 brengt verschillende landen en culturen bij elkaar door middel van muziek en vermaak. Bands en artiesten met verschillende muzikale en culturele achtergronden, komen hun eigen geluid laten horen. Daarnaast is er een multiculturele markt kunt proeven en beleven. Dit zorgt ervoor dat mensen uit het dorp en de gehele regio op een ontspannen en leuke manier in aanraking komen met de gewoonten van andere culturen. Culturele markt Op deze dag willen we vanaf 15.00u tot 19.00u ook een culturele markt organiseren. De bedoeling hiervan is dat eenieder kennis kan maken met culturen en gewoonten van veraf, maar ook met specialiteiten uit de regio. Met het oog daarop benaderen wij u en uw bedrijf. We denken dat u
Draaiboek TorenPOB
23
uitstekend zou passen binnen de kaders die we voor onze culturele markt geformuleerd hebben. Hierbij willen wij u dan ook de kans bieden om tegen een minimale vergoeding met uw bedrijf achter een kraampje plaats te nemen en uw bedrijf of organisatie en zijn specialiteiten te promoten op TorenPOB 2011! Wij van TorenPOB 2011 hopen dat u positief tegenover ons en onze cultuurmarkt staat en kijken uit naar uw antwoord op deze brief. Met vriendelijke groet namens de organisatie, Ondergetekende
Draaiboek TorenPOB
24
Bijlage 3: Begroting Begroting overzicht:
Begroting TorenPOB 2011 Uitgaven Bron Artiesten Sanitaire voorzieningen Licht en geluid Markt kramen Promotie Overige (facilitaire) voorzieningen Totaal uitgaven Balans Voorlopig tekort/overschot
Bedrag
Inkomsten Bron Subsidies Donaties overig Totaal inkomsten
Bedrag
Draaiboek TorenPOB
25
Begroting kosten:
Kostenpost Muziekfestival Artiesten Totaal Licht geluid Totaal Multiculturele markt Totaal Facilitaire voorzieningen Totaal Promotie Totaal Totale kosten
Specificatie Wat Aans US Tamar Lewis Brassband 050 DJ Sherman DJ Sherlock DJ Jeroen Van Leeuwen en Friends UMHA Jasmijn ‐ Chinese vrouwengroep Licht Geluid Kramen Vervoer (extra) BTW 19%
Bedrag
Voldaan
Nog te vold.
Sanitair EHBO Hekken/borden Containers Stroom Verzekering Lunch Touw Lening Postzegels Dankbetuigingen Flyers Website Poster Controle Bezorging BTW 19% Shirts
Draaiboek TorenPOB
26
Begroting baten: Donateurs Jan de Patatman Univé Noord Groningen RWE Bekkema transport Burema bouw De Diek'n Huiswerkbegeleiding AE bouw Dorpshuis 't Zandt Martin Datema Boersma Groningen Bomekamp tweewielers Schildersbedrijf Kuik Groningen Seaports R.J. Schelling Aalders hout Sijtsma Koopmans verf Borg houtbouw Veldman Nils van Dijken Garage Melessen Brontsema transport
Totaal Donaties Totaal Opbrengsten
Bedrag
Ontv.
Subsidies Plattelandsjongeren.nl Gemeente Loppersum Totaal Subsidies
Bedrag
Ontv.
Overig vrijw. bijdrage markt Totaal overig
Bedrag
Ontv.
Ontvangsten in natura Bedrijf Catering Jan de Patatman Podium Nijdam BV * Subsidie van de gemeente Loppersum wordt verstrekt indien er een begrotingstekort wordt ingediend bij de gemeente na afloop van het festival.
Draaiboek TorenPOB
27
Bijlage 4: Programma Dit is het programma van TorenPOB 2011 in ’t Zandt Bar open + catering 14.30 – 01.00 Multiculturele markt 15.00 – 19.00 uur Kraampjes van: Stichting gerepatrieerde Indische Nederlanders met Indonesisch eten Derde wereldwinkel Plattelandsjongeren.nl TorenPOB‐organisatie Discriminatiemeldpunt Groningen EHBO Programma 17.30 – 19.00 uur Dansgroep Yasmijn (8 Chinese dames) Waaierdans Dansgroep African‐guala (Afrikaanse dansers) met djembé muziek. Podiumprogramma 19.00 tot 00.15 uur o.l.v. Host: Mc Sherlock Antilliaanse Brassband 050 Van Leeuwen & Friends Tamar Lewis Wat Aans! (Teun de Beunhaas) DJ Erik Sherman Rockband US (uit Stadskanaal, Spikey Spike, Maddy Madpac + DJ: act incl. breakdance)
Draaiboek TorenPOB
28
Bijlage 5: Draaiboek 3.1 Taakverdeling Persoon 1 Standjes/Catering EHBO/Brandweer/Beveiliging Dixi Vergunningen Persoon 2 Secretaris Kleedruimte artiesten (partytent o.i.d.) Licht en geluid samen met persoon 4 Persoon 3 Tim Dijkhuis Radio/TV interviews Sponsoring/Financiële plaatje Persoon 4 Artiesten (muzikanten/straatvoetballer etc.) Licht en geluid Persoon 5 Logo/flyers/posters etc. ontwerpen Social media Standjes/Catering (ondersteuning voor Rik Baas) Naam Taak Persoon 1 Kraampjes voor markt Persoon 2 Catering Ontvangst artiesten Persoon 3 Algemeen aanspreekpunt Opvang pers/foto’s maken Persoon 4 Technici Persoon 5 Vrijwilligers Bar open + catering: 14.30 – 01.00 Jan de Patatman
Draaiboek TorenPOB
Aanwezig 9.00 9.00
Telefoon 06 ‐ ………….. 06 ‐ …………..
9.00
06 ‐ …………..
9.00 9.00
06 ‐ ………….. 06 ‐ …………..
29
Multiculturele markt: 15.00 – 19.00 uur Kraampjes van: Stichting gerepatrieerde Indische Nederlanders met Indonesisch eten Derde wereldwinkel Plattelandsjongeren.nl TorenPOB‐organisatie Discriminatiemeldpunt Groningen EHBO Programma 17.30 – 19.00 uur Dansgroep Yasmijn (8 Chinese dames) Waaierdans Dansgroep African‐guala (Afrikaanse dansers) met djembé muziek. Podiumprogramma 19.00 tot 00.15 uur o.l.v. Host: Mc Sherlock Antilliaanse Brassband 050 Van Leeuwen & Friends Tamar Lewis Wat Aans! (Teun de Beunhaas) DJ Erik Sherman Rockband US (uit Stadskanaal, Spikey Spike, Maddy Madpac + DJ: act incl. breakdance)
Draaiboek TorenPOB
30
Dagplanning Tijd Activiteit 9.00 Aanwezig bij Ron thuis 9.15 Plaatsen hekken + afzetting 9.30 Plaatsen Dixie 10.00 Plaatsen podium (Diepe trailer) 10.30 T‐shirts TorenPOB aantrekken 10.30 Stroomvoorziening regelen 10.40 Klein materiaal meenemen 10.40 Licht en geluid, 1e opzet 11.30 VIP ruimte inruimen
Wie Allen Allen Persoon 5 Persoon 3&4 Allen Persoon 4 Persoon 5 Persoon 4 Extern
Opmerkingen
voor podium, muziek, kraampjes (van hamer, schaar tot punaises) i.o.m. SWIBA stoelen, banken, tafels, broodjes, koffie + thee in kannen voor 10 personen
12.00 Lunchen in VIP ruimte Extern 12.30 Kar van Jan de Patatman Zelf 12.45 Programma techniek doorspreken Persoon 4 technici geluid / licht / dvd 13.00 Marktkraampjes plaatsen Persoon 1&5 vrijwilligers 13.10 Inruimen marktkraampjes Persoon 1 stroom, internetverbinding 14.15 Ontvangst journalisten + fotograaf Persoon 3 zij maken artikel voor INZET 14.30 Start DJ Jeroen met muziek DJ Jeroen 15.00 Foto’s maken Extern 16.30 Ontvangst Dansgroep Yasmijn Persoon 2&3 wijzen VIP ruimte /kleedkamer 16.45 Ontvangst Dansgroep African‐guala Persoon 2 17.00 Optreden Dansgroep Yasmijn Persoon 3 18.00 Optreden Dansgroep African‐guala Persoon 3 18.15 Ontvangst Antilliaanse Brassband 050 Persoon 2 18.20 Ontvangst Host: Mc Sherlock Persoon 2 18.30 Ontvangst Van Leeuwen & Friends Persoon 2 19.00 Optreden Antilliaanse Brassband 050 Mc Sherlock 19.30 Ontvangst Tamar Lewis Persoon 2 Mc Sherlock & Persoon 3 20.00 Optreden Van Leeuwen & Friends 20.30 Ontvangst Wat Aans! Persoon 2 21.00 Optreden Tamar Lewis Mc Sherlock 21.30 Ontvangst DJ Erik Sherman Persoon 2 21.45 Optreden Wat Aans! Mc Sherlock 22.00 Ontvangst Rockband US Persoon 2 22.30 Optreden DJ Erik Sherman Mc Sherlock 23.15 Optreden Rockband US Mc Sherlock 00.15 Afsluiting Persoon 3 & Mc Sherlock 00.15 EINDE lichten aan 00.30 Afbouwen (trailer, muziek, techniek, e.a.) Nb. Rekening: bij elke betaling aan artiesten ter plekke geld geteld en twee keer laten ondertekenen
Draaiboek TorenPOB
31
