Hodnocení software pro účetnictví firmy AZ KLIMA a.s

VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA KATEDRA EKOMICKÝCH STUDIÍ

Hodnocení software pro účetnictví firmy AZ KLIMA a.s. Bakalářská práce

Autor: Kristýna Lukášová Vedoucí práce: Ing. Ema Symonová Jihlava 2013

Anotace Tato bakalářská práce se zabývá hodnocením software pro účetnictví v organizaci AZ KLIMA a.s. Cílem je celkové zhodnocení a požadavky na software pro tuto konkrétní společnost. Vyhodnocení je podloženo požadavky na jednotlivé moduly pro uplatnění

potřeb

organizace

a

schopnost

přizpůsobení

pro

specifika

firmy

a zaměstnanců. Práce obsahuje i praktické seznámení se softwarem BYZNYS a jeho srovnání s ostatními účetními systémy. V praktické části je provedeno hodnocení vybraných softwarů na základě doporučení či předchozích zkušeností. Klíčová slova Software, informační systémy, ERP systémy, účetnictví, BYZNYS, společnost AZ KLIMA a.s., implementace

Annotation

This bachelor thesis deals with the evaluation of the software for accounting organization AZ Klima a.s. The goal is an overall evaluation and software requirements for this particular company. The evaluation is based upon the requirements for individual modules for the application needs of the organization and the ability to adapt to the specifics of the company and employees. The work includes a practical introduction to the software BYZNYS and its comparison with other accounting systems. The practical part is an evaluation of selected software based on recommendations or previous experience.

Keywords

Software, information systems, ERP systems, accounting, BYZNYS, AZ KLIMA a.s. implementation

Poděkování Touto cestou bych ráda poděkovala své vedoucí práce Ing. Emě Symonové za odborné rady a připomínky, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce. Děkuji také kolegyni Mgr. Lucii Knopové za pomoc při klíčové kontrole a celkové vizualizaci práce. Zvláštní poděkování patří mé rodině, která mě podporovala po celou dobu mého studia.

Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracovala jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též „AZ“). Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ . Byla jsem seznámena s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ, zejména § 60 (školní dílo). Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce a prohlašuji, že souhlasím s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení apod.). Jsem si vědoma toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše), z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence. V Jihlavě dne 9. 12. 2013 …………………………………. Podpis

Obsah 1

Úvod .......................................................................................................................... 3

2

Historie zpracování účetnictví ................................................................................... 5 2.1

3

Systém BYZNYS ...................................................................................................... 8 3.1

Historie systému ................................................................................................. 8

3.2

Popis softwaru Byznys VR ................................................................................ 9

3.3

Jednotlivé moduly ............................................................................................ 11

3.3.1

Finanční účetnictví .................................................................................... 12

3.3.2

Fakturace ................................................................................................... 13

3.3.3

Pokladna.................................................................................................... 14

3.3.4

Bankovní operace ..................................................................................... 15

3.3.5

Evidence majetku ...................................................................................... 15

3.3.6

Skladové hospodářství .............................................................................. 16

3.3.7

Mzdy a personalistika ............................................................................... 18

3.3.8

Nadstavby účetního okruhu ...................................................................... 18

3.4 4

5

6

7

ERP systémy a finance podniku ......................................................................... 6

Atraktivita a ergonomie systému ..................................................................... 21

Analyzované systémy .............................................................................................. 22 4.1

GEMMA systems spol. s.r.o. – MS Dynamics ................................................ 23

4.2

ALTEC a.s. – IFS aplikace .............................................................................. 26

4.3

S&T – SAP ....................................................................................................... 29

Společnost AZ KLIMA a.s. ..................................................................................... 33 5.1

Základní údaje .................................................................................................. 33

5.2

Profil společnosti .............................................................................................. 34

5.3

Integrovaná politika společnosti ...................................................................... 35

5.4

Politika a cíle kvality........................................................................................ 37

5.5

Aktuálně používaný systém ve společnosti...................................................... 39

Výběr vhodného SW řešení pro firmu AZ KLIMA a.s. .......................................... 43 6.1

Hodnotící kritéria: ............................................................................................ 44

6.2

Celkové shrnutí: ............................................................................................... 49

Závěr ........................................................................................................................ 50

8

Zdroje ...................................................................................................................... 51

9

Seznam obrázků....................................................................................................... 51

10

Seznam tabulek .................................................................................................... 51

11

Seznam zkratek .................................................................................................... 52

1 Úvod Tématem pro svou bakalářskou práci jsem si vybrala hodnocení software pro účetnictví. Toto téma jsem zvolila, protože si myslím, že informační systémy jsou neodmyslitelnou součástí každé společnosti a mají přímý vliv na její úspěšnost. Myslím, že je velmi důležité porovnat více softwarů a udělat si tak objektivní názor na program, který bude pro firmu střední velikosti nejefektivnějším. Dobrý systém by měl firmě přinést především úsporu zdrojů ve všech směrech firemních procesů. Cílem práce je celkové zhodnocení software pro konkrétní firmu. S tím souvisí i vyhodnocení jednotlivých modulů pro uplatnění potřeb organizace a schopnost přizpůsobení pro specifika firmy. Práce obsahuje i praktické seznámení se softwarem BYZNYS a jeho srovnání s ostatními účetními systémy. Ráda bych věnovala hlavní pozornost především informačnímu systému Byznys, který využívám ke své práci na pozici účetní ve firmě AZ KLIMA a.s. Tento systém mě ihned zaujal, protože podporuje všechny podnikové procesy a myslím si, že je při práci velice nápomocný a celkově zvyšuje výkonnost a efektivnost celé firmy. První kapitola popisuje historii vzniku a vývoj účetních systémů od přepisovací formy přes děrovací štítky až k moderním automatizovaným technikám a účetním softwarům. Druhá kapitola je zaměřena na popis a hodnocení softwaru BYZNYS. Podrobněji charakterizuje vznik a vývoj tohoto informačního systému. Dále se věnuje jeho jednotlivým modulům. Závěr kapitoly hodnotí atraktivitu a ergonomii systému pomocí SWAT analýzy. Cílem třetí kapitoly je představit další analyzované systémy (MS DYNAMICS, IFS aplikace, SAP). Jsou zde uvedeny jednotlivé firmy, které tyto systémy nabízejí. Blíže jsou rozebrány přednosti jednotlivých systémů, případné slabiny a implementační procesy. Čtvrtá kapitola pojednává o společnosti AZ KLIMA a.s., pro kterou jsou hodnoceny výše popsané informační systémy.

3

Poslední praktická část je zaměřena na výběr vhodného softwarového řešení. Bylo určeno devět hodnotících kritérií, kterým byly stanoveny příslušné váhy od pěti do třiceti procent. Vzhledem k omezenému rozpočtu společnosti má nejvyšší váhu cena.

4

2 Historie zpracování účetnictví1 Úvodní kapitola se věnuje historii vzniku a vývoji účetních systémů od přepisovací formy přes děrovací štítky až k moderním automatizovaným technikám a účetním softwarům. Etapa ručního účetnictví Přepisovací forma - stará italská forma s velmi jednoduchým systémem přepisu záznamů z memoriálu přes žurnál do hlavní knihy. Tímto způsobem často docházelo k chybám a následným nepřesnostem. Byly ohroženy základní principy vnitřní integrity účetnictví, kterou představuje úplnost účetnictví, dodržení podvojnosti, nebo vazba analytické evidence na syntetické účty. Propisovací forma – později se tato forma zdokonalila a začalo se využívat průpisu stejných informací přes uhlový papír souvztažně do deníku i na účty v hlavní knize pouze jediným zápisem. Výsledkem bylo zvýšení rychlosti a shodnosti všech tří zápisů. Etapa mechanizace účetnictví - využívá fakturovacích a účtovacích strojů, které byly spojením psacího stroje s počítacím zařízením. Později byly nahrazeny děrnoštítkovými stroji. Data se převáděla pomocí děrných štítků, které zpracovávalo výpočetní oddělení. Etapa automatizace účetnictví – v této etapě se využívaly velké sálové počítače, které musely být umístěny ve speciálně klimatizovaných prostorech. Vzhledem k tomu, že tato varianta byla velmi drahá, byla dostupná jen pro velké podniky. Nejdříve počítače zvládaly pouze řešení úloh se samostatnými vstupy, daty a výstupy. Výsledky musely být ručně vloženy jako vstupy do jiné úlohy. Až počítače druhé generace umožnily získat informace ze souborů zpracovaných pro jinou agendu.

1

Zpracováno dle: KŘÍŽOVÁ, Zuzana. Účetní systémy na PC. 1. vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně, 2005. 102 s. FUKSA, Josef. Slovník obchodně-technický, účetní a daňový, 4. díl Ch – Konsorcium. Praha: Tiskové podniky Ústředního svazu československých průmyslníků v Praze, 1932. Kapitola Italské účetnictví, 287 s. (česky)

5

2.1 ERP systémy a finance podniku Výpočetní technika se přesunula z velkých klimatizovaných sálů na pracovní stoly uživatelů. Uživatelem se stává ten, kdo zadává vstupní data a zároveň využívá výstupních informací. Hlavním rysem tohoto účetnictví je zpracování účetních agend, vedení účetních knih, zpracování účetní závěrky a jednotlivých účetních výkazů, které si účetní oddělení zpracovává samo. Výsledkem byl vznik elektronického účetního dokladu, který zjednodušil jeho oběh a snížil náklady na vedení účetnictví. Postupně tak vznikaly účetní softwary, které plně nahradily papírovou formu účtování. Informační a komunikační technologie dnes hrají v ekonomice velice významnou roli. Během uplynulých deseti let se v podnicích zaváděly tzv. Enterprise Resource planning (dále jen ERP). Jsou to informační systémy, které integrují a automatizují množství procesů související s činnostmi podniku. Tyto aplikace lze považovat za systémy, které nejvíce ovlivňují současný podnikový byznys. ERP využívá přibližně 90 % podniků v ČR a velice významně přispívají při jejich rozhodování. Každý podnikový informační systém zasahuje do celého podnikatelského subjektu a je nutné ho tak i posuzovat. Když si promítneme jejich finanční, časovou i lidskou náročnost implementací, není pochyby o jejich ekonomickém významu. ERP jsou tedy aplikace, které představují softwarová řešení využívaná pro řízení podnikových dat, které napomáhá plánovat celý logistický řetězec od nákupu, přes sklady, výdej materiálu, řízení obchodních zakázek, plánování výroby a s tím spojené finanční a nákladové účetnictví a řízení lidských zdrojů. ERP nabízejí možnost vedení účetnictví a sledování finančních operací prostřednictvím finančního účetnictví. Finanční účetnictví zahrnuje vedení všech finančních operací podniku. ERP systémy většinou nabízejí vedení účetnictví a jiné sledování finančních operací spojených s výrobou jak pro vnější, tak i pro vnitřní potřeby. V ERP systémech je možno využívat následujících oblastí: finanční účetnictví – hl. kniha, pohledávky, závazky, pokladna, elektronické bankovnictví

6

nákladové účetnictví – účetnictví nákladových středisek, náklady zakázek a projektů, zisk středisek controlling – kontinuální a aktuální řízení nákladů a výnosů správa a účtování investičního majetku, sledování nedokončených investic řízení hotovosti, předpověď cashflow, finanční plánování a rozpočty, měnové transakce výpočet a účtování mezd výkaznictví dle jiných účetních norem (IAS, IFRS, GAAP) účtování v cizích měnách, kurzové rozdíly Podkladem pro data jsou jednotlivé účetní doklady. Po zaúčtování je možné v softwaru zjistit údaje na příslušných účtech. Je také možné provést zhodnocení rozvahy a výkazu zisku a ztrát. Největší výhodou ERP systémů je podpora činností od počátečního impulsu ze strany zákazníka

až

po

vystavení

faktury.

ERP

systémy

umožňují

jednodušší

a kontrolovatelnější řízení a monitorování všech zakázek včetně zdrojů, jež daná zakázka vyžaduje. Informace z ERP systémů mohou sloužit nejen pro účely vedení, ale také pro informování zákazníka o stavu rozpracování jeho zakázky. ERP systém se jako celek skládá z jednotlivých navazujících modulů, které zajišťují podporu v následujících činnostech2: přijetí obchodního případu vytvoření objednávky, její obsahovou, termínovou a cenovou specifikaci plánování potřebných materiálových požadavků, včetně zpracování návrhů na nákupy a kooperaci objednání a nákup zboží a služeb od dodavatelů zajištění úloh skladového hospodářství plánování výrobních a předvýrobních kapacit řízení realizace výrobní zakázky, včetně sběru zpětnovazebních dat z výroby expedice hotových výrobků archivace zakázek a dalších souvisejících dat

2

BLAŽÍČEK, R.; BASL, J. Podnikové informační systémy. 2008, 283 s.

7

Jeden počítačový systém může díky těmto modulům sloužit rozdílným potřebám každé funkční oblasti. ERP spojuje všechny funkce do jednoho systému s cílem usnadnit sdílení informací a zlepšit komunikaci napříč podnikem.

3 Systém BYZNYS3 Systém BYZNYS poskytuje uživatelům společnost J.K.R. Tato společnost byla založena v roce 1991 v Příbrami a dnes působí na celém území České republiky i na Slovensku. BYZNYS ERP je určen především pro střední a větší organizace, ale díky vysoké flexibilitě plně vyhoví i potřebám malých firem. Má rozsáhlé zkušenosti se zaváděním procesů v oblasti řízení ekonomiky, logistických systémů, zakázkově orientovaných řešení, výroby a dalších oborových řešení spolu s vytvářením uživatelských úprav. Vizí společnosti J.K.R. je vyvíjet a nabízet kvalitní podnikové informační systémy s ohledem na potřeby středních a větších společností.

3.1 Historie systému4 Následující kapitola blíže charakterizuje vznik a vývoj informačního systému Byznys. Byznys DOS Ve společnosti byla již od roku 1996 využívána DOS verze systému BYZNYS, který ale nebylo možné nazvat plnohodnotným ERP systémem. První modul, který byl naprogramován, bylo finanční účetnictví, a proto se jednalo pouze o účetní program. V dalších letech došlo k rozšíření jednotlivých modulů např. bankovní operace, pokladna, nebo evidence majetku. Vzhledem k tomu, že uživatelská činnost tohoto systému stoupla na více než 700 firem, společnost plynule přešla na svůj nový produkt Byznys WIN. 3

4

Zpracováno dle: www.jkr.cz [online], [cit. 2013-10-23]. Zpracováno dle: NOVOTNÝ, T. Řízení životního cyklu softwarového produktu: teorie a praxe,

diplomová práce. Jindřichův Hradec: Vysoká škola ekonomická v Praze, Katedra managementu informací, 2011, 93 s., 4 přílohy

8

Byznys WIN Vývoj tohoto nového systému započal v roce 1997. V roce 2000 byl nabídnut uživatelům. Základem bylo převzít veškeré úspěšné a ověřené funkce a převedení do modernější verze na platformě MS Windows. V této verzi systému došlo k převedení existujících modulů a jejich doplnění o další moduly mezd a personalistiky. V této fázi se Byznys WIN stává plně konkurenceschopný oproti ostatním účetním softwarům. Byznys VR Rokem 2007 začal vývoj již třetí verze systému Byznys. Tentokrát se jedná o Byznys VR (Vista Ready). V tomto případě nejde o úplně nový systém, ale pouze o vylepšení verze Byznys WIN. Dochází tedy k uspokojení uživatelských potřeb v oblasti vzhledu a komfortu. Byly zde přidány ikony na pracovní plochu, kterými uživatel spustí jednotlivé aplikace. Je zde také nově možnost nastavení vlastního vzhledu plochy, která spočívá ve změně barev či nahrání fotografie. Celkově se stal tento systém příjemnější pro práci uživatelů tím, že si nastaví vzhled, který jim vyhovuje. Byznys EVO V této fázi vývoje došlo k rozhodnutí vytvořit naprosto nové jádro s novými technologiemi. Jeho vývoj započal v roce 2009. Bude se jednat o třívrstvou aplikaci, jejíž jednotlivé části budou striktně odděleny a na sobě nezávislé.

3.2 Popis softwaru Byznys VR5 Všeobecně je systém Byznys podnikovým informačním systémem pro zpracování ekonomických agend v oblasti podvojného účetnictví. Aktuálně nejrozvinutější verzí tohoto softwaru je Byznys VR. Systém je základním stavebním kamenem digitálního systému firmy. Je založen na rutinním pořizování prvotních dokladů při každodenní práci fakturační, pokladní, skladové, mzdové a finanční účtárny. Na základě účetního přednastavení souvztažností jednotlivých případů dochází v systému k rychlé účetní likvidaci prvotních dokladů a jejich přenosu do vrcholového modulu finanční účetnictví. Po aktualizaci jednotlivých 5

Zpracováno dle: GOSVO, s.r.o. Interní příručka pro uživatele systému Byznys. Brno, 2008, 135 s.

9

účetních knih dochází k okamžitému zjištění výsledku celého hospodářského subjektu v reálném čase. Výsledek hospodaření lze členit na jednotlivá střediska. Ukončení ročního účetního období spočívá v kompletní automatizované roční závěrce včetně příloh a podkladů pro daňové přiznání. Vzájemná provázanost jednotlivých modulů systému BYZNYS VR zajišťuje snadnou práci při vystavování prvotních a účetních dokladů a urychluje tím celé rutinní pořizování do systému. Legislativní aktuálnost je základní vlastností systému. Systém obsahuje komplexní řešení problematiky hospodářského roku. Je zabezpečeno variabilní sledování salda, středisek, DPH, účtování v cizích měnách, odležená roční závěrka včetně příloh a podkladů pro daňové přiznání. Systém je velice variabilní, nabízí rozmanitost v rámci zobrazení a definice přístupových práv. Poskytuje řešení pro širokou škálu nasazení (služby, maloobchod, velkoobchod, výroba, doprava atd.). Hlavní zásadou je dodržování platné legislativy a jednoduchosti ovládání systému pro uživatele. Základním analytickým záměrem je manažerské řízení a rozhodování. Systém má velký rozsah aplikací, variantních hodnotících uživatelských kritérií a rozsáhlou nabídku agregace podkladů pro vedení společnosti. Tyto možnosti nabízí modul Byznys BI, prostřednictvím kterého lze nadefinovat a zautomatizovat celý proces přípravy dat a datové skladu. Tento modul také umožňuje okamžitý převod do tabulkové či grafické podoby. Rychlost převodu dat umožňuje zodpovídat jakékoliv otázky řídícím pracovníkům a poskytnout jim ihned kvalitní podklady pro důležitá rozhodnutí. Modul CRM poskytuje společnosti pomoc při navazování nových kontaktů s potencionálními partnery, ale také udržuje kontakty s těmi stávajícími. Tento modul je nástrojem pro marketingová či obchodní oddělení. Pomáhá při strategickém plánování, hodnocení obchodníků, a tudíž přímo souvisí s rozhodováním vrcholové managementu společnosti. Zavádění systému Byznys dle norem ISO 9001:2001 je založeno na přesném procesním uspořádání jednotlivých produktů a služeb. Systém Byznys Win řeší zakázky kompletně i s možností jejich vyhodnocení. Z pohledu norem je toto zásadní věc pro udělení 10

certifikátu. Bezproblémová archivace zajišťuje povinné uchování vybraných dokumentů po dobu nezbytně nutnou dle norem, což plně vyhoví při certifikačních auditech.

3.3 Jednotlivé moduly Centrální menu Centrální menu umožňuje přístup ke všem modulům, obsahuje nabídky sloužící k založení a naplnění databáze daty, vytvoření multiverzního zpracování, založení uživatelů včetně jejich přístupových práv do jednotlivých modulů. Seskupuje číselníky, které jsou společné pro celý systém BYZNYS, umožňuje provést obecné nastavení systému BYZNYS. Centrální menu dále obsahuje nabídky pro přenos uživatelských sestav, podmínek, nastavení atd. Poskytuje nástroje pro správu a optimalizaci databáze. V centrálním menu se nastavují přístupová práva jednotlivým uživatelům. Centrální menu dále obsahuje standardní nabídky operačního systému MS Windows: Úpravy, Okno, Nápověda. Nabídka Úpravy obsahuje nástroje sloužící k editaci textů či aktuálně označených údajů (vkládání údajů do paměťové schránky, kopírování ze schránky, mazání údajů, označení všech údajů). Dále umožňuje hledání zadaných řetězců či jejich automatické nahrazení. U většiny nabídek v tomto menu je uvedena tzv. "horká klávesa". Např. "horké klávesy" Ctrl+C a Ctrl+V jsou velice užitečné, protože urychlují kopírování a vkládání označených textů či znaků. Nabídka Okno umožňuje přepínání mezi jednotlivými spuštěnými okny (formuláři), uspořádání oken vedle sebe, nad sebe (kaskádový styl) či skrytí aktuálního okna. Nabídka Nápověda obsahuje následující položky: Nápověda BYZNYS - zobrazí Nápovědu systému BYZNYS, kterou lze též vyvolat stiskem klávesy F1.

11

3.3.1 Finanční účetnictví Modul umožňuje rutinní pořizování a integraci účetních dokladů včetně jejich zpracování do přehledných sestav. Je možno sledování saldokonta, DPH, výsledkových i majetkových účtů střediskově, zápis do podrozvahových účtů. Modul je možné při otevření nového roku automaticky rozštěpit na dvě zpracovávaná období aktuálního roku a tzv. odložené roční závěrky. Modul Finanční účetnictví je základní součástí integrovaného systému BYZNYS VR a uživateli umožňuje: pořizování a opravy účetních dokladů, aktualizaci účetních dokladů se zápisem do účetních knih deaktualizaci účetních dokladů z účetních knih pořizování počátečních stavů, rozvahových a podrozvahových účtů, jejich aktualizaci, deaktualizaci, opravu a rušení výpočet hospodářského výsledku a možnost úprav pro daňové účely výpočet DPH s možností kontroly provázanosti údajů (účetní doklad vs. prvotní doklad) sledování saldokonta, detailní přehledy saldokontních případů dle různých kritérií (srovnávací znak, obchodní partner, stav saldokontního případu atd.) kompletní rozbory s možností kontroly provázanosti údajů stanovení finančního plánu k danému účtu s možností porovnání se skutečností definování často se vyskytujících účetních případů (kontací) do souvztažností natažení účetních dokladů z ostatních modulů (Fakturace, Pokladna, Skladové hospodářství, Bankovní operace)

Modul Finanční účetnictví je přímo propojen s dalšími moduly, které mají v systémovém nastavení na záložce Systémové hodnoty nastaven režim Účetně a způsob přenosu dat Do účto – Místní nebo Do souboru. Zlikvidované účetní doklady z modulů se přenášejí do modulu Finanční účetnictví pomocí nabídky Přenos do ÚČTO z menu Obsluha. 12

Tabulka 1 Doklady z modulů Modul Fakturace Pokladna Bankovní operace Skladové hospodářství Evidence majetku

Účtované prvotní doklady vydané faktury, přijaté faktury a zápočty výdajový, příjmový pokladní doklad bankovní výpisy příjemky, výdejky, převodky, přeceňovací doklady účetní odpisy, pohyby majetku

Zdroj: vlastní

3.3.2 Fakturace Modul umožňuje pořízení odběratelských faktur, zápis dodavatelských faktur, evidenci upomínek, penalizací a zápočtů. Faktury je možné vystavovat a zapisovat ve všech jejich podobách (dobropisy, zálohové a proforma faktury, zahraniční faktury…) s napojením na skladové hospodářství. Propojením s moduly Pokladna a Bankovní operace je umožněn automatický zápis úhrad do knih faktur a automatické pořízení příkazů k úhradě. Kompletní evidence zálohových faktur zobrazuje jejich stav, provázanost a čerpání. Automatická účetní likvidace dokáže prvotní doklady zpracovat z nastavených předkontací do účetních dokladů. Tento modul umožňuje: zpracování odběratelských a dodavatelských faktur, tisk odběratelské faktury na libovolný formulář nebo na čistý papír tisk proformy faktur, dobropisů, sledování a tisk upomínek provedení, evidenci a účetní zpracování dohody o vzájemném zápočtu i s tiskem přehled všech obchodních vztahů s partnery – modul Fakturace je provázán s Číselníkem obchodních partnerů v oblasti sestav tisknout množství přehledů vycházejících z knihy vydaných a přijatých faktur, z upomínek, penále, účetní likvidace a DPH; jak pro vlastní potřeby uživatele, tak pro úřady evidovat

smlouvy

s obchodními

partnery,

postupně

realizovat

smlouvy

z odběratelských faktur okamžitou účetní likvidaci, před definici účtů, propojení s účtovým rozvrhem

13

a saldokontem v modulu Finanční účetnictví evidovat dodací listy a provádět jejich provázání s dodavatelskými fakturami evidovat poskytnuté a přijaté zálohy a provádět jejich provázání s fakturami vystavit zálohové faktury a tisknout nabídkové listy s možností následného vytvoření faktury vytvoření uživatelských formulářů faktur, upomínek, vyúčtování, likvidačních a zápočtových listů a definování posloupnosti tisku faktur více různých formátů formulářů najednou kontrolu vystavení faktury neplatičům upozorněním, případnou blokaci vystavení faktury partnerovi, který překročil určený limit dlužné částky.

3.3.3 Pokladna Modul umožňuje zápis příjmových a výdajových pokladních dokladů společně s vedením pokladní knihy jak v tuzemské, tak i v zahraniční měně. V režimu KASA je modul propojen s modulem Skladové hospodářství, čímž je umožněno provádět prodej zboží ze skladu za hotové se současným zápisem do pokladní knihy a tiskem účtenek. Automatická účetní likvidace dokáže prvotní doklady zpracovat z nastavených předkontací do účetních dokladů. Pokladna je součástí integrovaného systému BYZNYS VR. Tento modul umožňuje: zápis tuzemského i valutového pokladního dokladu evidenci pokladních knih, jejich tisk, prohlížení a editaci zápis účetního dokladu a přenos do modulu Finanční účetnictví možnost nastavení vlastních předkontací pro zápis do účetního dokladu přímý prodej zboží z pokladny a propojení s modulem Skladové hospodářství automatizované vkládání nejpoužívanějších dat pomocí uživatelem nadefinovaných souvztažností.

14

3.3.4 Bankovní operace Modul umožňuje pořizování, opravu a tisk příkazů k úhradě a inkasu, jejich odesílání do banky pomocí elektronické výměny dat, evidenci a účetní likvidaci výpisů z bankovních účtů, tvorbu různých sestav a přehledů a import příkazů z jiných modulů.

3.3.5 Evidence majetku Modul umožňuje vedení inventárních karet dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, výpočet daňových a účetních odpisů, evidenci přírůstků, technických zhodnocení, evidenci a odpisování opravných položek majetku, vyřazování majetku. Tento modul umožňuje: zpracovávat karty dlouhodobého majetku, drobného majetku, oceňovací rozdíly jejich uložení a následné zařazení do evidence provedení a evidenci veškerých pohybů na kartě majetku, tj. přírůstek majetku technické zhodnocení, odpisy majetku (účetní i daňové) převody majetku včetně jeho vyřazení z evidence provedení účetních i daňových odpisů na příští období jen zkusmo výpočet účetních odpisů dle vlastního odpisového plánu a provedení daňových odpisů podle zákona o daních z příjmů. Modul Evidence majetku rovněž vypočte polovinu ročního daňového odpisu při vyřazení majetku okamžitou účetní likvidaci s před definicí účtů, propojení s účtovým rozvrhem v modulu Finanční účetnictví v oblasti sestav tisknout přehled odpisů a vstupních cen dle různých kritérií, detailní rekapitulaci střediska dle kategorií, sestavu vyřazeného majetku, sestavu daňových odpisů dle skupin pro daň z příjmů, finanční přehled majetku dle složek, místní seznam majetku provedení zálohy a obnovy dat modulu Evidence majetku detailní rekapitulaci majetku dle středisek, vytvoření sestavy vyřazeného majetku dle data, finanční přehled majetku, tisk místního seznamu a v neposlední řadě

15

přímou účetní likvidaci, předdefinici účtů s propojením na účtový rozvrh ve Finančním účetnictví

3.3.6 Skladové hospodářství Modul umožňuje podrobnou evidenci stavu a pohybu zásob na libovolném počtu skladů, vystavení pohybových dokladů (příjemka, výdejka, převodka), pořizování vydaných i přijatých objednávek s jejich automatickou realizací, provádět inventuru skladů, sledování pohybu sortimentu, finančních objemů, atd. Před zahájením práce s modulem je možno se rozhodnout pro jeden ze způsobů oceňování zásob (průměrování nebo FIFO). Modul podporuje účetní způsoby oceňování zásob (A i B). Modul obsahuje následující možnosti a funkce: základní operace modulu Příjem, Výdej a Převod zásob, který je přehledně provázán s evidencí Přijatých a Vydaných objednávek evidenci přijatých objednávek pro rezervaci sortimentu na skladech a sledování jejich realizace evidenci vydaných objednávek za účelem objednávání sortimentu a sledování realizace těchto objednávek jednoduchý způsob o účtování pohybu zásob a jednoduchý způsob přenosu účetního dokladu do modulu Finančního účetnictví evidence sortimentu, která vychází z jednotného číselníku sortimentů, který umožňuje záznam velmi detailních informací o skladovaném sortimentu s možností nastavení mnoha parametrů pro práci při evidenci zásob prodej zboží podpořený velmi podrobnou a variabilní agendou prodejních cen vázanou na sklad, obchodního partnera, objednávky, množstevní rabaty a finanční objem výdeje automatický přenos položek výdejky do účtenky nebo faktury. Fakturu je možno označit jako hotově uhrazenou a vytisknout příjmový pokladní doklad (stvrzenku) provázanost s centrálním číselníkem obchodních partnerů a přehled obchodních vztahů s partnery přímou opravu objednávek i pohybových dokladů 16

stanovení a kontrola minimální marže pro prodej storno vystavených dokladů dodatečný zápis nákupních cen (nabídka Aktualizace cen), což umožňuje zapisovat nebo editovat nákupní ceny až v okamžiku přijetí později poslané dodavatelské faktury vyhotovení a záznam výsledků inventury skladu i k zpětnému datu, automatické vyčíslení inventurních rozdílů a jejich přenos do výdejky (resp. příjemky) definování složení výrobku, dle kterých je možno provádět rezervaci pro výrobu, hromadný výdej ze skladů na výrobek a výdej souprav složených z několika částí zákazníkovi s možností tisku hromadné faktury a dodacích listů možnosti načítání čísel sortimentu pomocí online i dávkové čtečky čárkového kódu výpočet obrátkovosti skladu nebo sortimentu a procedura zjištění podnormativních a nadnormativních zásob evidenci rezervace a výdeje na zakázku a následný přenos materiálových nákladů do modulu Zakázky sledování skladových pohybů dle obchodních případů prodejní ceny lze programově s potřebnou podmínkou editovat v libovolném předstihu a změny hromadně aktualizovat pro

evidenci

výrobků

a sestavování

sortimentních

sestav

lze

pracovat

s víceúrovňovými kusovníky pohyb po skladech, práva k jednotlivým úkonům, předdefinování číselných řad a způsob zobrazení tabulek lze pro konkrétního uživatele individuálně nastavit

17

3.3.7 Mzdy a personalistika V rámci modulu je řešena mzdová a personální agenda. Zpracovává problematiku daní ze mzdy, sociální a nemocenské pojištění, počítání nemocenských dávek a náhrad, sledování dovolených, automatické přepočítání průměrů na konci čtvrtletí a jejich přenos do kmenových karet. Každý pracovník je určen osobním číslem. Jeho údaje se zadávají v tzv. Kmenovém souboru. Zde se kromě všeobecných údajů zadá také kategorie, která určí způsob výpočtu mzdy (měsíční, úkolová, časová), druh pracovního poměru, délka pracovní doby, počet pracovních dnů v týdnu, nárok na dovolenou, průměr pro náhrady a nemocenskou, základní plat, osobní ohodnocení, procenta prémií, počet dětí, druh důchodu a další. Mezi pravidelně zadávané měsíčně údaje patří odpracovaná doba, úkolová mzda, přesčasy a příplatky za odpolední, noční směny, soboty a neděle, neplacené absence, údaje o čerpané nebo proplácené dovolené, svátky, nemocenské dávky, náhrady a další. Výplatu je možné vyplácet hotově nebo ji převádět zaměstnancům na bankovní účet. Modul jednoduše řeší srážky platu i zasílání peníze složenkou. Všechny mzdové údaje je možné pořizovat buď jednotlivě, nebo hromadně (např. nemocenské u všech pracovníků, nepřítomnost, základní plat, odpracovaná doba, případně i libovolně zvolené položky). Způsob zadávání si zvolí uživatel podle toho, který mu pro danou činnost lépe vyhovuje. Modul Mzdy a personalistika v sobě obsahuje množství sestav (výplatní lístky, dobírky, zálohy, rekapitulace, mzdové listy, sestavy srážek, sestavy nemocenského pojištění, sestavy pojistného, různé výkazy). Navíc je možno jednoduchým způsobem vytvářet i sestavy vlastní.

3.3.8 Nadstavby účetního okruhu Zakázky - tvoří nadstavbu účetního okruhu v systému BYZNYS VR, ve kterém se zpracovávají tzv. výsledné kalkulace. Modul nabízí kompletní evidenci zakázek, pořízení zakázky, převod zakázek, stanovení plánu ziskovosti jednotlivých zakázek a následné porovnávání se 18

skutečností. Náklady a výnosy zakázek jsou rozčleněny do standardního kalkulačního vzorce na: materiálové náklady, mzdové náklady, ostatní přímé náklady, nepřímé náklady (režie), výnosy ze zakázek. V modulu Zakázky se sleduje ziskovost zakázek. Náklady a výnosy zakázek jsou rozčleněny do standardního kalkulačního vzorce: materiálové náklady mzdové náklady ostatní přímé náklady nepřímé náklady (režie) výnosy ze zakázek. Údaje je možno zadávat interaktivně v rámci modulu Zakázky, nebo je možné si je připravit v jednotlivých modulech, které na modul Zakázky navazují a pak je přenést. Pro zpracování výsledné kalkulace lze zadat u jednotlivých zakázek množství vyrobených a prodaných jednotek za období. Modul Zakázky umožňuje: evidenci karet zakázek s možností pozdější aktualizace kmenových i položkových údajů natažení nákladů a výnosů z modulů Finanční účetnictví, Fakturace, Pokladna, Mzdy a personalistika a Skladového hospodářství s automatickým členěním údajů do položek kalkulačního vzorce ruční doplnění a opravu dat nákladů a výnosů uživatelsky definované členění ostatních přímých nákladů do dvou skupin automatické slučování zakázek automatické propočítávání nepřímých nákladů (režií) dle přímých mezd tvorba plánu zakázky (plánové kalkulace) srovnání plánu zakázky se skutečností (srovnání plánové a výsledné kalkulace) přehledy a tisky zakázek dle různých kritérií s možností uživatelsky definovat podobu výstupu (gridu nebo sestavy)

19

Manažer - úkolem modulu Manažer je podat uživateli ucelenou informaci o vlastní firmě, získanou používáním ostatních modulů integrovaného systému BYZNYS VR. Zároveň slouží k pozorování vývoje jednotlivých ekonomických a obchodních ukazatelů, které jsou důležité zejména při rozhodování vedení firmy. Celý modul je pak rozdělen do tří základních okruhů – obchodní část, ekonomická část a část provozní. Každý tento celek poskytuje specifické manažerské informace, které informují o aktuálním průběhu chodu firmy. Provázání a komunikace modulu Manažer s ostatními moduly je pouze na úrovni čtení dat. Přesto je však provázán téměř se všemi hlavními zdrojovými databázemi každého modulu. Provoz modulu spočívá v operativním

zaznamenávání

dat

v ostatních

modulech

a jejich

následné

vyhodnocování v Manažeru. Při jeho provozu vzniká množství údajů, které mají omezenou dobu platnosti, a tak ve většině případech dochází při každém opětovném spuštění dané nabídky k aktualizaci. V případech, kdy dochází ke kontrole většího množství dat (např. kontrola vazeb, kontrola zakázek), má uživatel možnost si ponechat stav kontroly do doby než on sám uzná za vhodné provést další aktualizaci.

Doprava - modul umožňuje evidenci automobilů, pořízení stazky, pořízení tuzemských a zahraničních cestovních příkazů. Sledování statistik technických prohlídek, životnosti pneumatik, prohlídek výfukových plynů a výměn olejů. Pořizování plánů a rezervací automobilu v plánovacím kalendáři. Na již vytvořené stazky lze pořídit vydaná faktura na počet odvezených osob, počet ujetých km, počet odvezených tun, počet hodin strávených na cestě a to dle číselníku prodejních cen nebo dle nastavení. Při tvorbě cestovního příkazu je možnost tvorby pokladního dokladu při vyplacené záloze a automaticky vytvoří pokladní doklad na dorovnání pracovních výdajů cesty. Excellent - modul pro finanční analýzu společnosti a středisek. Jedná se o controllingový nástroj realizující zpětnou vazbu v procesu řízení. Excellent je aplikace Microsoft Excel využívající dat zpracovaných informačním systémem BYZNYS. Z těchto dat automaticky sestaví aktuální, komplexní a zdůvodněné ekonomické informace a poskytne je uživateli v přehledné formě. CRM - modul CRM poskytuje uživatelům možnost evidence a analýzy vztahů

20

se zákazníky. Analýza vztahu s partnerem přitom může čerpat z několika odlišných pohledů. Informace - modul umožňuje sledování informačních toků ve firmě. Zajišťuje evidenci a sledování informací obecného charakteru, zadávání úkolů, plánování pomocí kalendáře, evidování korespondence a poštovného, zaznamenávání a prohledávání telefonních čísel. Dále sledování využívání karet CCS a návazně sledování dlouhodobé spotřeby automobilů a nákladů na kilometr. Důležitou funkcí jsou časové události, které zajišťují odeslání upozornění e-mailem nebo textovou zprávou při splnění zadané podmínky (např. zaplacení určité faktury).

WorkFlow - modul slouží uživatelům podnikového informačního systému BYZNYS jako nástroj automatizace podnikových projektů nebo jejich částí, během nichž se přenáší úkoly, příkazy či informace z jednoho účastníka procesu na své přímé následovníky. Definici projektu (resp. šablonu projektu) je přitom možné vytvářet pro účely jednorázového či opakovaného použití.6

3.4 Atraktivita a ergonomie systému Na základě analýzy každodenního chování uživatele při práci s ERP systémem došli vývojáři společnosti J.K.R., spol. s r.o. k závěru, že je třeba zapracovat na atraktivitě, ergonomii

a designu systému takovým způsobem, jenž by uživateli umožnil

pohodlnější přístup k nabídkám či práci v nich samotných. Výsledkem je nyní systém BYZNYS VR, který umožní zobrazení aplikace na celé ploše displeje či pouze jako panel v části plochy, dále umožní zobrazení nabídek v ribonu pro rychlejší orientaci uživateli nad každým dokumentem na disku či v centru sdílení dokumentů, zobrazí jeho vlastní náhled pro přesnější představu při výběru dokumentu či zobrazí různě uživatelsky nadefinované kombinace přehledů, formulářů či systémů s různými multiverzními firmami. Druhý směr k vyšší uživatelské přívětivosti představují v systému BYZNYS VR nové ergonomické prvky. Příkladem může být použití automatických textů (obecných či cílených na konkrétní formuláře), okno pro spuštění oblíbených

6

či

naposledy

spuštěných

nabídek,

přehledy

GOSVO, s.r.o. Interní příručka pro uživatele systému Byznys. Brno, 2011.

21

obecných

detailů

nad kterýmkoliv záznamem v systému či centrální vyhledávání, jež je aplikováno na celý systém dle nejnovějších trendů použitých např. v operačním systému MS . Tabulka 2 SWOT analýza současného IS BYZNYS WIN

Silné stránky

Slabé stránky

Jednoduchá možnost i opakovaných oprav dokumentů

Nespolehlivost při zpracování velkého množství dat

Aktualizace přes www

Dávkové zpracování účetnictví převodem ze submodulů

Zpracování legislativy ČR

Neexistence nástroje pro řízení projektu

Kvalitní uživatelská podpora správce

Mnoho uživatelských úprav s omezenou funkčností při nové verzi

Smlouva o údržbě a pravidelný dohled

Častá nutnost zásahu správce systému v důsledku nedokončení procesu zpracování

Možnost výstupu do různých formátů (MS office)

Neexistence nástroje pro řízení výroby

Existence protokolů o provedených změnách v IS

Neexistence nástroje pro plánování

Existence spojovacího prvku pro identifikaci dokumentu

Nevhodně implementovaný systém nabídek

s obchodním případem Vlastní modul pro personalistiku a zpracování mezd

Neexistence nástroje pro řízení obchodních vztahů (vyhodnocování obchodních příležitostí)

Znalost IS ze strany uživatelů, rutinní provoz

Problémy v analytické evidenci

Tisk formulářů pro státní instituce přímo z IS

Složitá tvorba podmínek pro omezení tiskových sestav

Komunikace s elektronickým bankovnictvím

Chyby v předem nadefinovaných sestavách

Snadné zaučení nových uživatelů

Neaktuální výsledky hospodaření z důvodu dálkového přenosu IS je postaven na několika vzájemně oddělených platformách. Stejná data je nutno pořizovat opakovaně ručně.

Příležitosti

Hrozby

Inovace produktu

Zastavení vývoje ze strany dodavatele

Dokoupení chybějících modulů

Pád systému, ztráta či poškození dat

Převodní můstky (do) jiných SW

Ztráta zákazníků

Plné použití všech modulů a možností SW

Nespolehlivost informací (neúplnost) Nevhodnost IS pro náš obor podnikání Nekonkurenceschopnost

v důsledku

neaktuálních

informací

Zdroj: vlastní úprava

4 Analyzované systémy Cílem této kapitoly je představit dále uvedené analyzované systémy MS DYNAMICS, IFS aplikace, SAP. Jsou zde popsány i jednotlivé firmy, které tyto systémy nabízejí.

22

Blíže jsou rozebrány přednosti jednotlivých systémů, případné slabiny a implementační procesy.

4.1 GEMMA systems spol. s.r.o. – MS Dynamics GEMMA Systems dodává profesionální služby výrobním podnikům v ČR a SR. Na trhu ERP systémů se společnost pohybuje již od roku 1994 a soustředí se jen na dodávky informačních systémů a souvisejících služeb výrobním podnikům Nabízené produkty jsou postavené na technologiích Microsoft. GEMMA Systems nabízí z portfolia Microsoft dva produkty, které jsou implementovatelné samostatně i jako plně podporovaná nadstavba k produktům Infor ERP. Microsoft Dynamics CRM Microsoft Dynamics CRM pomáhá středním podnikům s vybudováním kvalitních dodavatelsko-odběratelských vztahů. Integrované funkčnosti marketingu, prodeje a zákaznických služeb umožňují zaměstnancům sdílet informace, což vede ke zlepšení úspěšnosti prodeje a zefektivnění poskytování služeb zákazníkům. Microsoft Dynamics může snadno spolupracovat se stávajícími podnikovými systémy. Automatizuje a zjednodušuje procesy řízení financí, správy zákazníků a dodavatelského řetězce, vzájemně spojuje lidi, procesy a informace. Společnosti používající Microsoft Dynamics mohou snadněji využívat globální obchodní příležitosti díky vysokým rychlostem transakcí a podpoře stovek tisíc uživatelů v různých umístěních. Součástí produktu je podpora místních jazyků, měn a právních předpisů pro více než 30 zemí. Microsoft Sharepoint Microsoft SharePoint je ucelená platforma nástrojů pro podnikovou spolupráci, práci s dokumenty a informacemi poskytující navíc pokročilé nástroje pro správu související

23

infrastruktury, vysokou flexibilitu. Navíc umožňuje vývoj podnikových aplikací ať už s pomocí kódování nebo i bez něj.7 Dříve než je nový systém zaveden do procesu společnosti zákazníka, Gemma provádí následující fáze v řízení projektu: Metodika Společnost GEMMA Systems používá pro řízení implementačních projektů informačních systémů na bázi Microsoft Dynamics AX metodiku doporučovanou společností Microsoft. Je to metodika pokrývající komplexně požadavky na efektivní řízení projektu a současně standardizuje postupy, což umožňuje spolupráci více dodavatelů na rozsáhlejších implementačních projektech a zároveň účinnou kontrolu řízení jakosti. Diagnostika Cílem této fáze je shromáždit dostatek informací k tomu, aby se definovala nejvyšší úroveň rozsahu projektu, a aby se připravil pracovní návrh na zbývající fáze implementace. Hlavním výstupem je proveditelný návrh implementace a smlouva. Návrh Tato fáze zahrnuje návrh na celkovou konfiguraci řešení, ale i návrh specifických zákaznických úprav a integrací. Vývoj Cílem je dodat programové úpravy, integrace a procesy přenosu dat, které jsou definované ve fázi návrh.

7

Zpracováno dle Gemma.cz. Produkty a služby. [online], [cit. 2013-12-04]. Dostupné z www:

http://www.gemma.cz/produkty-a-sluzby/produkty-microsoft

24

Nasazení Zahrnuje všechny aktivity související s nasazením finálního systému, jeho testování, školení

koncových

uživatelů

a

operativním

řízením

směřujícím

k novému

produktivnímu prostředí. Provoz V této fázi je dodán konečný návrh a související dokumentace k software. Následuje podpora ze strany Gemma k úspěšnému chodu systému. Základní sada Microsoft Dynamics -

Jeden uživatel – další je možno dokoupit

-

Tři účty společnosti

-

Tři finanční dimenze

-

Neomezený počet virtuálních společností

-

Jeden konkrétní jazyk

-

Funkce zabezpečení a správy uživatelů

-

Návrhář nabídek a formulářů

-

Jeden server

Základní sada obsahuje tři účty. Dva účty společnosti a třetí datový účet DAT, který však nelze přejmenovat ani odstranit. DAT obsahuje všechny obchodní informace používané Microsoft Dynamics. Základní verze nabízí jeden základní jazyk, který lze používat v uživatelském rozhraní. Další jazyky lze dokoupit. Obchodní informace společnosti jsou uloženy v jedné databázi. Tato jednoduchá architektura přispívá k jednodušší údržbě a nižším nákladům. Použití jedné databáze snižuje riziko poškození dat. Dále obsahuje automatické výstrahy, které umožňují pracovníkům v celé organizaci snadno a rychle vytvářet pravidla zajišťující automatické upozorňování na změny a události, které jsou pro jejich práci důležité. Jednoduchá architektura konfiguračního řešení Microsoft Dynamics přináší rychlejší implementaci, nižší náklady na implementaci, údržbu, na upgrade a celkové nižší náklady na vlastnictví.

25

4.2 ALTEC a.s. – IFS aplikace Společnost ALTEC byla založena v roce 1991 se sídlem ve Dvoře Králové nad Labem. Patří mezi 10 nejvýznamnějších dodavatelů špičkových řešení komplexních podnikových informačních systémů (ERP) pro segment středních průmyslových podniků v ČR. Toto postavení dosahuje trvalou intenzivní komunikací a úzkou spoluprací s obchodními partnery a tím, že poskytuje takové produkty a služby, které účinně podporují jejich obchodní aktivity, které napomáhají k dosažení jejich cílů. Hodnoty, které jsou klíčové: trvale vysoká kvalita a spolehlivost dodávaných informačních systémů a dalších produktů a služeb spokojenost zákazníků díky schopnosti vnímání jejich potřeb a rychlé reakce přátelské a korektní vztahy se všemi obchodními partnery spokojení zaměstnanci, přátelské pracovní vztahy a prostředí ERP systém IFS Aplikace IFS aplikace podporují všechny základní procesy svých zákazníků. Nabízí tak integrovanou správu celého životního cyklu, která umožňuje efektivně sdílet informace v rámci dodavatelského řetězce a zlepšit rozhodovací procesy v celém životním cyklu s ohledem na zákazníky, produkty a majetek. Jde o velmi moderní komponentově orientovaný informační systém:8 široce uplatňovány standardizované prvky jednotlivé komponenty jsou koncipovány jako samostatné typizované moduly

8

Altec.cz.

Podnikové

informační

systémy.

[online],

[cit.

http://www.altec.cz/podnikove-informacni-systemy/ifs-aplikace-1/

26

2013-12-04].

Dostupné

z www:

využívány nejmodernější technologie především od společností ORACLE, Microsoft a Sun IFS Aplikace jsou snadno modifikovatelné a přizpůsobitelné konkrétním podmínkám a potřebám konkrétního odvětví velkou předností je otevřenost, díky níž lze IFS Aplikace snadno integrovat s dalšími softwarovými aplikacemi jiných výrobců IFS důsledně využívá moderní technologie a nástroje při vývoji ERP systému Informační systém s rozsáhlou funkcionalitou, umožňující postupnou implementaci díky komponentové struktuře možné provádět implementaci postupně po krocích (step-by-step) - jednotlivé kroky a fáze implementace nemusí následovat bezprostředně po sobě z celkové nabídky funkcionality se vytvářejí konkrétní zákaznické konfigurace systému tak, aby byly pro konkrétního uživatele relativně přehledné a dobře srozumitelné Informační systém IFS Aplikace obsahuje specializovanou funkcionalitu pro řízení životního cyklu a řízení projektů Informační systém IFS Aplikace je plně lokalizované řešení s vysokou úrovní podpory lokalizovaná verze vzniká ve vývojovém centru společnosti IFS přímo v České republice, tím je zajištěna dostatečně pružná reakce na eventuální změny legislativy podporu zákazníka po celou dobu životnosti instalovaného systému zajišťuje primárně ta společnost, která prováděla implementaci a která svého zákazníka zná nejlépe systém evidence chybových hlášení a požadavků zákazníků je sdílený, to umožňuje maximálně rychlou výměnu informací a ničím nezdržované řešení hlášených závad a dalších požadavků klientů. jazyková podpora: angličtina, čeština, slovenština, němčina

27

Přednosti ERP systému IFS Aplikace technologická úroveň perspektiva rozvoje podpora podnikatelské strategie společnosti informační podpora managementu kvalitní řízení výroby + plánování systémová podpora řízení nákladů a výnosů snížení pracnosti, omezení chyb a automatizace při pořízení dat Systém IFS aplikace podporuje řízení celého procesu obchodního případu od úvodní nabídky, konstrukci, technickou přípravu výroby a nákup až po finální zpracování, dodávku zákazníkovi a následnou péči. Celý obchodní případ lze tedy sledovat a řídit jako projekt. Je umožněno plánovat, sledovat a vyhodnocovat časový průběh a náklady na jednotlivých etapách zpracování obchodního případu. Na obchodní případ navazuje celá řada podpůrných procesů. Jedná se o kalkulace, rozpočty, řízení jakosti, správa dokumentace, marketing, analýzy nákladů a manažerské informace. Důležitým modulem v IFS aplikaci je modul IFS Finance, ve kterém se zpracovávají veškeré účetní informace, které vznikají v ostatních modulech tohoto systému. Finanční účetnictví je v systému zajišťováno v plném rozsahu. V modulu Finance lze pracovat s doklady vytvořenými v modulu, dále vytvořenými v ostatních modulech, ale je možné pracovat i s doklady z externích systémů (např. mzdového). Samozřejmostí je sledování saldokont pohledávek a závazků a jejich analýza. Systém podporuje elektronický bankovní styk a s tím spojené automatické párování plateb. IFS aplikace neobsahuje vlastní modul pro mzdové výpočty, proto nabízí a dodává pro tuto oblast systém PERMIS. Tento mzdový program využívá stejně jako aplikace databázi Oracle a je tedy s modulem IFS plně integrována. Tento modul obsahuje komplexní řešení pro zpracování všech typů a druhů mezd ve výrobních podnicích.

28

Implementace a změny v systému Změny lze provádět obyčejně nastavením na základě požadavku. Především lze ve většině případů požadovanou funkcionalitu nalézt ve standartním řešení systému. Některé změny si je schopen realizovat sám uživatel nebo správci informačního systému, pomocí změny uživatelských parametrů. Standardně dodávané sestavy jsou obvykle upravovány podle konkrétních požadavků zákazníka na základě jeho potřeb. V rámci implementace společnost Altec provádí školení orientovaná především na proškolení ovládání funkcionalitu systému. Účastníci vždy obdrží školící dokumentaci, která se vztahuje k tématu daného školení. Uživatelské příručky jsou orientovány na konkrétní uživatelskou roli a obsahují její podrobný popis. Etapy zřizování systému: Inicializace projektu Mapování řešení Výstavba řešení Implementace řešení Produktivní (rutinní) provoz

4.3 S&T – SAP9 S&T CZ je jedním z deseti největších systémových integrátorů v České republice. Společnost je součástí nadnárodní skupiny S&T AG, předního evropského dodavatele IT řešení a služeb, zastoupeného v 19 evropských státech. S&T CZ v Česku disponuje týmem 230 odborníků a má pobočky v osmi městech: v Praze, Brně, Liberci, Plzni, Českých Budějovicích, Pardubicích, Olomouci a Ostravě. Do tuzemské skupiny S&T patří ještě dodavatel lékařské techniky S&T Plus. Centrála nadnárodní skupiny S&T sídlí v Rakousku, a to ve Vídni.

9

Zpracováno dle: SNTCZ.cz. [online], [cit. 2013-12-04]. Dostupné z www: http://www.sntcz.cz

29

Firma má v České republice spolu s IBM nejdelší tradici v oboru informačních technologií. Její činnost trvá nepřetržitě již od roku 1967, kdy zde působila pod názvem ICL. Později společnost S&T CZ na území ČR vystupovala pod jmény Fujitsu Services a S&T Services Česká republika. S&T CZ navrhuje, dodává a provozuje informační systémy a poskytuje služby a autorizovaný servis v oblasti informačních technologií. Nabídka produktů a služeb je zaměřena zejména na následující oblasti: výrobní podniky a utility finanční instituce obchodní organizace veřejná správa IT infrastruktura SAP je spojením sady špičkových ERP aplikací s celosvětově největším podílem na trhu. Má moderní platformu NetWeaver, která plně podporuje internetové standardy. Může být používána jako samostatné technologické, vývojové a provozní prostředí pro budování vlastní aplikační infrastruktury. Nástroje, které jsou součástí technologické platformy SAP NetWeaver, podporují efektivní správu systému, a to především v oblasti správy softwarových konfigurací, administrace uživatelů, centralizované správy dat i správy webových služeb. Řešení SAP ERP splňuje požadavky kladené na podnikový informační systém pro nasazení ve všech typech organizací, ve všech odvětvích. Tento systém je nejucelenějším ERP řešením dostupným na trhu. Přispívá k vytváření konkurenčních výhod, k zvyšování produktivity a flexibility organizace. Podporuje automatizaci podnikových procesů v celé šíři. Umožňuje efektivní spolupráci s dodavateli, odběrateli a dalšími obchodními partnery. SAP ERP poskytuje soubor funkcí pro podporu analytických činností, finančního řízení, řízení lidských zdrojů, řízení logistiky a korporačních služeb.

30

je celosvětově rozšířené integrované ERP řešení, které splňuje všechny důležité obchodní požadavky kladené na informační systém pro středně velké až velké organizace a to ve všech odvětvích. zahrnuje odvětvově specifické postupy „best practices“ vyvíjené v SAP na základě zkušeností několika desítek tisíc zákazníků. nabízí zákazníkovi znalosti a zkušenosti z oblasti poradenství, vývoje, podpory, prodeje a marketingu ve 26+ odvětvích. Architektura řešení pro výrobní firmu AZ KLIMA a.s. -

Technická příprava výroby

-

Návrh klimatizačních jednotek

-

Výroba potrubí a CAD pracoviště

-

Evidence docházky

-

Podpora servisu

Jednotlivé aplikace SAP pomáhají řídit nejdůležitější podnikové procesy. Vytváří těsnou integraci mezi podnikovými aplikacemi, která přináší výsledky v hodnotovém řetězci. Mobilní připojení SAP nabízí úsporné řešení pro připojení notebooků na vzdálené ploše sytému, kde jsou zachovány všechny grafické projevy systému. Zpracování probíhá centrálně na serveru včetně publikace uživatelského grafického prostředí pro vzdálenou plochu. Předání IS - Probíhá formou akceptace jednotlivých fází projektu. Důležitým momentem je zakončování fáze realizace a integrační testy systému. Úkolem těchto testů je prověřit, že je systém nastaven a chová se tak, jak bylo stanoveno v cílovém konceptu. Servisní aplikace Nabízejí podporu v podnikových procesech pro pracovníky, kteří jsou příležitostnými uživateli systému SAP. Pomáhají každému zaměstnanci vykonávat běžné činnosti

31

snadno a rychle pomocí intuitivních obrazovek v rámci automatizovaných scénářů. SAP ERP výrazně zvyšuje výkonnost organizace a produktivitu uživatelů poskytováním funkcí servisních aplikací pro různé role zaměstnanců. servis pro manažery – pomáhá identifikovat, udržet si a odměňovat nejlepší pracovníky, přijímat správné lidi a lépe se rozhodovat na manažerské úrovni bez zapojení personálního oddělení. Rovněž pomáhá při plnění úkolů souvisejících s řízením nákladů a rozpočtu útvaru, za který zodpovídají servis pro zaměstnance – umožňuje zaměstnancům vykonávat řadu činností, které by museli v jejich zastoupení vyřizovat jiní kvalifikovaní pracovníci. Nabízí možnost aktualizovat svá personální data kontaktní centrum pro zaměstnance – centrální místo, které zaměstnancům zprostředkovává jednoduchý a účinný kontakt s personálním a dalšími odděleními Finanční účetnictví Automaticky zaznamenává veškeré klíčové údaje z finančních transakcí v podnikových procesech. Útvary zodpovědné za vedení účetnictví efektivně pracují s účetními knihami podporujícími plnění plného auditu. Zpracované finanční transakce slouží pro účely statutárního výkaznictví vyžadovaného zákonem, ale i pro podporu manažerského řízení. Manažerské účetnictví Spolupracuje s aplikacemi finančního účetnictví. Napomáhá organizacím odkrývat klíčové faktory s dopadem na budoucí ziskovost. Tyto aplikace jsou navrženy tak, aby přispěly ke zkvalitnění rozhodování, umožňovaly měřit výkonnost organizace na všech úrovních a odkrývaly prostor pro stálé zvyšování generovaného zisku.

32

5 Společnost AZ KLIMA a.s. V této kapitole se seznámíme s firmou AZKLIMA a.s., která je podnikem střední velikosti. Tato společnost využívá podnikového informačního systému BYZNYS, který byl představen v předchozí kapitole. Díky tomuto faktu se pro nás tento systém stává klíčovým. Společnost AZ KLIMA a.s. působí na celém území České republiky, Slovenské republiky a Polska, byla založena v říjnu 1992 a v průběhu své dosavadní existence dosáhla počtu 230 zaměstnanců a bezmála 520 mil. Kč ročního obratu. Firma zajišťuje služby související se vzduchotechnikou a chladící technikou do staveb sloužících administrativě, obchodu, výrobě, zdravotnictví, kultuře a sportu. Zpracovává projektovou

dokumentaci,

vyrábí

vzduchotechnické

potrubí,

vzduchotechnické

komponenty a jednotky, realizuje montáže a zajišťuje záruční i pozáruční servis. Posláním společnosti je tedy navrhnout a poskytnout zákazníkům komplexní řešení od A až do Z. Celá společnost je řízena z Brna, kde je obchodní, technické a finanční centrum. Výrobní závod se nachází v Milovicích u Mikulova a oblastní obchodní kanceláře sídlí v Praze, Svitavách a Zlíně. Dceřiná společnost na Slovensku má sídlo v Bratislavě.

5.1 Základní údaje Datum vzniku společnosti, zápisu do OR:

21. října 1992

Obchodní firma:

AZ KLIMA a. s.

Sídlo:

Brno - Slatina, Tilhonova 59

Identifikační číslo:

247 72 631

Právní forma:

akciová společnost

Předmět podnikání: projektová činnost ve výstavbě montáž, údržba, opravy a úpravy mechanických částí vzduchotechnických a klimatizačních zařízení instalace a opravy elektronických strojů a přístrojů 33

klempířství topenářství vodoinstalatérství výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona testování, měření a analýzy – v oblasti akustiky

Předseda představenstva: Ing. Miroslav Čížek,MBA Členové představenstva: Ing. Ondřej Vičar, Ing. Karel Břenek, Ing. Zbyněk Žáček Za představenstvo jednají navenek jménem společnosti vždy společně předseda představenstva a jeden člen představenstva. Akcie: 19 ks kmenové akcie na jméno v listinné podobě ve jmenovité hodnotě 100 000,- Kč Akcie společnosti jsou převoditelné pouze se souhlasem valné hromady. 20 ks kmenové akcie na jméno v listinné podobě ve jmenovité hodnotě 5 000,- Kč Akcie společnosti jsou převoditelné pouze se souhlasem valné hromady

5.2 Profil společnosti AZ KLIMA a.s. je plně konkurenceschopnou rozvíjející se organizací, která poskytuje komplexní službu zahrnující projekci, výrobu, montáž i záruční a pozáruční servis. Výroba je realizována ve vlastní moderní hale na jihu Moravy v Milovicích u Mikulova s rozlohou více než 2400 m2, kde se navázalo na čtyřicetiletou tradici výroby vzduchotechnického potrubí v tomto regionu. Zaměstnanci divize výroba, kterých je v současné době více než 90, dovedli za tu dobu svou

práci

k

vysoké

kvalitě.

Díky

jejich

zkušenostem,

nejmodernějšímu

technologickému vybavení a za přispění kvalifikovaných a zkušených technických pracovníků dodává divize vzduchotechnické výrobky vysokého standardu kvality v poměrně krátkých dodacích lhůtách a nízkých cenách – součástí služeb je i balení výrobků podle potřeb zákazníků a následná expedice na místo dodání.

34

Dodavatelé organizace Díky své dlouhodobé působnosti v dané oblasti divize spolupracuje s nejlepšími subdodavateli. Vzhledem ke zkušenostem je schopna zvládnout i vysoce složité zakázky a dbá na neustálý vývoj a nárůst technické úrovně. Vedle standardních produktů je firma schopna vyrobit jakékoliv atypické výrobky dle přání a potřeby zákazníka. Konkurenti organizace AZ KLIMA je zavedenou společností se stabilní tržní pozicí, dobrou finanční situací a potenciálem pro další růst. K tomuto růstu mohou navíc přispět i plánované navazující akvizice, a to nejen přímých konkurentů z oboru vzduchotechniky, ale i firem zabývajících se například elektroinstalacemi, dodávkami topných a bezpečnostních systémů a dalšími službami v oblasti technického zařízení budov. S výrobky firmy je možné se setkat u mnoha referenčních staveb a třeba i na polární stanici. AZ KLIMA chce být i nadále předním hráčem na trhu vzduchotechniky. K tomu, aby se organizaci podařilo držet svoji pozici u stálých zákazníků a získávat zákazníky nové, bylo je a bude odvislé od stálého vzdělávání a motivace zaměstnanců, využívání modernějších technologií a sofistikovaných metod. Avšak pro zákazníky, dodavatele i konkurenty zůstává i nadále jasně čitelnou společností, která vždy dodrží svoje sliby.

5.3 Integrovaná politika společnosti Společnost AZ KLIMA a.s. se snaží v rámci svých procesů, (projektování, výroba, montáž, servis vzduchotechnického a chladícího zařízení) dodržovat následující politiku k zajištění efektivního řízení. Cílem je, aby zákazník nejen díky kvalitě dodávek, ale i díky ostatním činnostem získal důvěru, že je firma schopna dodat výrobky a služby v potřebné kvalitě, v dohodnutém množství a ve správném termínu. Mezi základní aktivity ve zlepšování společnosti patří řízení kvality práce, ochrana životního prostředí, bezpečnost a ochrana zdraví při práci. Kvalita výrobků a služeb je jedna z nejvyšších hodnot, která umožňuje další rozvoj firmy.

35

Zaměření na zákazníka Vedení organizace na základě zkušeností a pravidelných jednání se zákazníky a z výsledků zjišťování spokojenosti zákazníka stanovuje požadavky zákazníka na služby prováděné organizací. Projekt manažer tyto požadavky přenáší do organizaci tak, že je zanáší do politiky, cílů, programů a případně do dokumentovaných postupů. Organizace identifikuje environmentální aspekty svých procesů a služeb. Při výběru aspektů se zaměřuje na procesy či služby s největšími možnými dopady na životní prostředí, a to zejména na: emise do ovzduší látky vypouštěné do povrchových a podzemních vod (kontaminace půdy) odpadové hospodářství nebezpečné chemické látky jiné negativní aspekty (hluk, vibrace, záření, …) úspora energií a jiných přírodních zdrojů Dále provádí vyhodnocení aspektů dle míry rizika, kterým mohou ohrozit životní prostředí. Při hodnocení aspektů se dále posuzují dle kritérií: soulad s platnými právními a jinými požadavky, vodu půdu vzduch člověka Aspekty, které podle hodnocení představují největší dopady na životní prostředí, jsou dále předmětem opatření, jejichž cílem je dosažení environmentálních cílů a cílových hodnot. Přitom je základním kritériem snížení negativních dopadů při nejefektivnějším využití vložených finančních a jiných prostředků. Organizace průběžně identifikuje nebezpečí, hodnotí rizika a uplatňuje nezbytná opatření k řízení. Při tomto procesu bere do úvahy: běžné a mimořádné činnosti

36

činnosti všech osob, které mají přístup na pracoviště (včetně dodavatelů a návštěvníků) zařízení na pracovišti, provozované organizací nebo jinými subjekty Metodika pro identifikaci nebezpečí a hodnocení rizik: je nastavena tak, aby splňovala spíše proaktivní přístup umožňuje klasifikaci rizik a identifikaci těch rizik, která mají být vyloučena nebo řízena pomocí cílů a programů a to tak, aby poskytovala informace pro stanovení požadavků na zařízení, identifikaci potřeb, a nebo vývoj řízení provozu a současně umožnila monitorování a měření opatření k zajištění efektivnosti, ale i včasnosti jejich uplatnění

5.4

Politika a cíle kvality

Vrcholové vedení svou strategii rozvoje organizace přenesla do politiky QMS&EMS&OHSAS10. Při tvorbě politiky vycházelo vedení organizace z toho, aby politika odpovídala: účelu organizace účelu, povaze, rozsahu a environmentálním dopadům činností a služeb organizace povaze a rozsahu rizik obsahovala závazek plnit požadavky platných zákonů a nařízení na ochranu životního prostředí a legislativu BOZP a jiné požadavky, kterým organizace podléhá a neb se k nim organizace přihlásila poskytovala rámec pro stanovení a přezkoumání cílů a programů Cíle kvality Každoročně vedení organizace rozpracovává politiku do cílů. Zahrnují i cíle potřebné pro splnění požadavků na služby poskytované organizací. Stanovované cíle jsou měřitelné a plně vychází z přijaté politiky. Cíle a programy jsou předkládány na tiskopisech, které jsou následně sumárně vedeny v registrech cílů a programů. Cíle a cílové hodnoty jsou vyhodnocovány v rámci přezkoumání vedením. 10

QMS – systém řízení jakosti, EMS – systém environmentálního managementu, OHSAS – systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

37

Cíle organizace Vedení společnosti se v rámci své politiky zavazuje: dosažení spokojenosti zákazníka s kvalitou našich výrobků a služeb je naším prvořadým cílem jako samozřejmost důsledně naplňovat platné právní předpisy a jiné požadavky, které se vztahují k předmětu činnosti, k ochraně životního prostředí a bezpečnosti a ochraně zdraví při práci udržovat a zlepšovat integrovaný systém managementu dle ISO 9001 & ISO 14001 & OHSAS 18001 zapojit se do procesu trvalého zlepšování zavedených procesů, stanovit každoročně cíle a cílové hodnoty na základě výsledků z předchozího roku a tendencí vývoje trvale vzdělávat své zaměstnance, předávat jim zkušenosti a zvyšovat jejich povědomí v otázkách kvality našich služeb, ochrany životního prostředí a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci výběrem a ovlivňováním dodavatelů zajistit realizaci své politiky objektivně hodnotit environmentální profil společnosti a pokud možno minimalizovat dopad na životní prostředí k soustavné identifikaci možných nebezpečí v procesech organizace následnému vyhodnocení možných rizik a jejich řízením tak, aby se tato rizika zcela odstranila či alespoň minimalizovala vést otevřený dialog se zaměstnanci, zákazníky a veřejností o chování k životnímu prostředí.

Požadavky na dokumentaci Organizace má zpracovány všechny dokumenty požadovanou normou ISO 9001:2009 a ISO 14001:2005 a dokumentem ČSN OHSAS 18001:2008 a pořizuje potřebné záznamy, které vyplývají z těchto norem, příručky, směrnic a z interních potřeb organizace.

38

5.5 Aktuálně používaný systém ve společnosti Ve společnosti byla již od roku 1996 využívána DOS verze systému BYZNYS a vzhledem k rostoucí agendě hledala nový podnikový informační systém (PIS), který by nejlépe vyhovoval požadavkům na spolehlivý a perspektivní systém, který zkvalitní řízení a organizaci práce. Managementem společnosti AZ KLIMA a.s. byl vybrán produkt společnosti J.K.R. spol. s r.o., systém BYZNYS Win, který byl implementován společností Gosvo, spol. s.r.o. Pracovníci dodavatele nejprve provedli důkladnou analýzu požadavků a v rámci zpracování předimplementační analýzy navrhli nasazení systému. Podle této analýzy byl v druhém kroku systém BYZNYS Win nasazen. Mezi nejdůležitější části implementace patřil v rámci tohoto projektu důkladný rozbor požadavků zákazníka, jejichž řešení vyžadovalo přípravu zakázkových úprav. Jednalo se především o sledování a vyhodnocení zakázek a přenos výrobních podkladů ze specializovaných aplikací. Rutinní provoz byl zahájen 28. října 2003 a dodávka nového informačního systému byla vedením společnosti vyhodnocena jako úspěšná. Důvody pro využívání programu BYZNYS Win: • výborná zkušenost s BYZNYS DOS a jednoduché přeškolení uživatelů na vyšší verzi • vícevrstvé řešení na platformě Windows • transakční zpracování dat prostředky MS SQL Serveru • komplexní zpracování agend • široké možnosti v oblasti vyhodnocení a přípravu podkladů pro rozhodování nad daty evidovanými v informačním systému • připravenost systému pro vývoj zakázkových úprav Hlavní přínosy řešení: • široká škála výstupů pro strategické řízení • načítání dat ze specializovaných kalkulačních aplikací (podklady pro objednávky, rozpočty zakázek) • sledování rentability zakázek • evidence a návrhy požadavků na výrobu a nákup

39

• vnitropodnikové účetnictví a vyhodnocení nákladů a výnosů středisek • sledování toku materiálu a výrobků čárovým kódem Zavedený integrovaný systém managementu je platný pro činnosti: projekce, výroba, montáž, záruční i pozáruční servis vzduchotechniky a chladící techniky. Systém je platný pro všechny zaměstnance organizace AZ Klima a.s., kteří jsou zapojeni do integrovaného systému managementu. Veškerou dokumentaci systému jsou povinni všichni zaměstnanci organizace znát v rozsahu jejich pracovních náplní, dodržovat ji a řídit se její kompletní aktuální verzí. Dokumentace se pro zaměstnance stává závažnou dnem proškolení.

S ohledem na dnešní rozsah činností společnosti AZ KLIMA a.s. je oblast IS velmi důležitá. Vývoj jde souběžně s vývojem firmy. Proto je důležité vybrat nejvhodnější program, který bude odpovídat současným požadavkům a nárokům společnosti. Obrázek 1 Strategie nového IS

Zdroj: vlastní úprava

AZ KLIMA průběžně provádí porovnání s konkurencí prostřednictvím poptávajícího a potencionálního zákazníka. IS hraje komunikační a informační roli. Porovnává se: 40

Tabulka 3 SWOT analýza konkurenceschopností prostředí

S

W

doporučení, reference x

prezentace/www stránky

x

estetická úroveň nabídky

x

požadovaného

T

x

prezentace / prospekty

dodržení

O

x

termínu

x

nabídky kompletnost nabídky

x

nabídka projektů

x

dodací lhůta

x

nápady a vylepšení dokumentace

x

záruky

x

platební podmínky

x

záruční a pozáruční servis

x

reference

x

cena

x

x

Zdroj: vlastní úprava

Hlavní výhodou společnosti AZ KLIMA je komplexnost dodávek prostřednictvím vlastních zaměstnanců posílených v některých činnostech externími obchodními partnery:

41

Tabulka 4 SWOT analýza komplexnosti dodávek

S

W

O

dodávka projektu výroba vzduchotechnického potrubí

T

x x

výroba klimajednotek

x

dodržování termínů montáží

x

předávací dokumentace

x

záruční servis

x

pozáruční servis s převzetím záruk

x

Zdroj: vlastní úprava

Nevýhodou společnosti AZ KLIMA s ohledem na její relativní velikost jsou: Tabulka 5 SWOT analýza chybovosti

S

W

občasné chyby v nabídce

x

několikanásobné upřesňování nabídek

x

neschopnost komunikace Kerio-outlock

x

O

T

Zdroj: vlastní úprava

Shrnutí: AZ KLIMA je v oblasti IT srovnatelná s konkurencí. Silnou stránkou je formální úplnost, slabinou je estetická úprava. Hlavním strategickým cílem společnosti je posílit konkurenceschopnost firmy zejména na zahraničním trhu a udržet dominantní postavení na českém trhu. Nadále bude podporovat vývoj a výrobu výrobků – potrubí, příslušenství, vzduchotechnické jednotky a zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb a nabízet komplexní zakázky „ na klíč“. 42

Tabulka 6 Definování podnikových potřeb a požadavků

Interní příručka AZ KLIMA a.s.

6 Výběr vhodného SW řešení pro firmu AZ KLIMA a.s. V praktické části navážeme na teoretické poznatky o programu BYZNYS a porovnáme jej s dalšími již zmiňovanými systémy v praxi. Zaměříme se na hlavní požadavky firmy a následně zjistíme, zda existuje lépe vyhovující program v daných aspektech, a zda by tato společnost měla uvažovat o změně či vylepšení stávajícího softwaru.

43

6.1 Hodnotící kritéria: Uvedená kritéria jsou uváděna v procentech . Jsou stanovena dle aktuálních potřeb a požadavků firmy. Největší důraz je kladen na cenu vzhledem k omezené možnosti financování nového systému. Cena

30

Cena programových úprav nad rámec standartní funkčnosti systému

5

Smluvní podmínky, platební podmínky

10

Reference v oblasti zakázkově orientované výroby

15

Reference v oboru vzduchotechnika

5

Specifikace zodpovědnosti na straně zhotovitele

10

Specifikace požadavků na spolupůsobení objednatele

5

Záruční podmínky

10

Náklady na provoz informačního systému ve 2. a 3. roce

10

Cena (30%) Dané ceny mají pouze orientační význam. Oslovené společnosti uvedly průměrné náklady při zavádění softwaru do firem srovnatelné velikosti zaokrouhlené v tisících korunách. Pro reálné výběrové řízení by bylo nutné zpracovat přesnou nabídku. J.K.R. - BYZNYS – 2.720.000 Kč Gemma – MS Dynamics AX – 4.440.000 Kč ALTEC - IFS aplikace – 4.720.000 Kč S&T – SAP – 17.200.000 Kč Cena programových úprav nad rámec standartní funkčnosti systému (5%) Jedná se o programové úpravy, implementace, úprava webových stránek, zabezpečení firemní sítě, IS a dat, transformace a převod dat do nového systému. J.K.R. - BYZNYS VR – 1.420.000 Kč Gemma – MS Dynamics AX – 3.620.000 Kč ALTEC - IFS aplikace – 2.540.000 Kč S&T – SAP – 12.200.000 Kč

44

Smluvní a platební podmínky (10%) Hlavním kritériem je spolupráce povinnosti a úkoly, které přijímá na svůj vrub nabízející. Platební podmínky jsou délka splatnosti a délka rozložení plateb. Smluvní a platební podmínky by měly brát v potaz provoz na více let. Smluvní podmínkou je i poplatek za provoz a podporu. Cena je u všech dodavatelů vypočtena na základě jiných kritérií. J.K.R. - BYZNYS VR – splatnost rozložena do 1 roku (100% zálohová platba před fází implementace do 5 dní od ZFA), provoz další dva roky 1.150.000Kč Gemma – MS Dynamics AX – splatnost je rozložena na 1 rok (aktivace licencí při podpisu smlouvy, 20 dní splatnost) provoz další dva roky 900. 000Kč ALTEC - IFS aplikace – splatnost je rozložena na 1 rok (splatnost realizace 45 dnů, splatnost údržby 15 dnů), provoz další dva roky 930.000 Kč S&T – SAP – splatnost je rozložena do harmonogramu na další 2 roky (splatnost faktury je 14 dnů) provoz další 2 roky 1.470.000 Kč Reference v oblasti zakázkově orientované výroby (15%) Toto hodnotící kritérium bylo zaměřeno na zkušenosti ostatních firem užívajících zkoumané systémy v praxi. Vzhledem k omezenému výběru firem v oblasti vzduchotechniky byly hodnoceny firmy s podobným rozsahem výroby, zakázek a počtem zaměstnanců. J.K.R. - BYZNYS VR – obsahuje realizaci výroby v ČR, reference je stručná a zaměřená na výrobu Gemma – MS Dynamics AX – obsahuje realizaci výroby v ČR ALTEC - IFS aplikace – obsahuje realizaci výroby v ČR. Většina referencí je z oblasti výroby. S&T – SAP - dle zkušeností uživatelů lze využít v širokém spektru výrobních oblastí

Reference v oboru vzduchotechnika (5%) Z předmětu

podnikání

uvedených

společností

nelze

odvodit

rozsah

v oboru

vzduchotechnika. Avšak vzhledem k faktu dlouholetého užívání systému byznys ve firmě AZ KLIMA lze tvrdit, že reference v oblasti vzduchotechniky jsou kladné.

45

Ostatní programy, vzhledem k nedostatku informací, byly vyhodnoceny z předchozího kritéria. Specifikace odpovědnosti na straně zhotovitele (10%) V rámci tohoto kritéria byla požadována servisní záruka zahrnující podporu v podobě hotline či odborné asistence specializovaného pracovníka. Důraz byl kladen i na legislativní aktuálnost systému v průběhu celého hospodářského roku. J.K.R. - BYZNYS VR – kontaktní osoba, příprava celého projektu pro BW VR s možností nasazení, hotline dle smlouvy (24 hodinová podpora), údržba legislativy. Gemma – MS Dynamics AX – vedení projektu (rizika, kvalita), spolupracující tým, legislativa, podpora dle tipu smlouvy. Poskytnou testovací kopii zdarma. Bezplatná aktualizace na nové verze. ALTEC -

IFS aplikace – aplikace, kontaktní osoba, implementační tým,

příprava celého projektu a realizace projektu, legislativa. Zjištění podpory dle tipu smluv o podpoře. S&T – SAP – nehodnoceno vzhledem k vysoké pořizovací ceně Specifikace požadavků na spolupůsobení objednatele (5%) Důležitým aspektem byl i bezproblémový přechod na nový systém minimalizující případné další náklady, zahrnující např. důkladné proškolení zaměstnanců, zajištění vhodných školících prostor a samozřejmě odstranění vad a nedodělků. J.K.R. - BYZNYS VR – primární kontaktní osoba, držet se pokynů dle a postupů zhotovitele, objednatel musí sestavit vady a nedodělky, zhotovitel odstranit do 60 dnů, školící prostor. Gemma – MS Dynamics AX – zajistit prostor a vybavení pro školící účely, kontaktní osoby, součinnost v implementaci ALTEC - primární kontaktní osoba, držet se pokynů a postupu dle zhotovitele, objednatel musí sestavit vady a nedodělky, zhotovitel odstranit do 60 dnů, zajištění kancelářských prostor pro práci projektového týmu zhotovitele. Připojení do podnikové sítě, internetové spojení. Vytvořit prostředí pro testovací provoz, školení. Po dobu prvních 4 let nelze vypovědět smlouvu. 46

S&T – SAP - nehodnoceno vzhledem k vysoké pořizovací ceně Záruční podmínky (10%) V rámci záručních podmínek byla sledována především délka záruční doby a garantované podpory. J.K.R. - BYZNYS VR – záruka je na dodávku dle řízené dokumentace, podpora je podmíněna platností smlouvy o údržbě, jinak 2 roky. Gemma – MS Dynamics AX – záruka 90 dnů od předání akceptačních protokolů. Další podpora je na základě platných smluv o podpoře. Záruka se vztahuje pouze na předaný a dokumentovaný provoz v době předání. ALTEC - IFS aplikace – záruka je na dodávku dle řízené dokumentace 3 roky, podpora je podmíněna platností smlouvy o údržbě. Garantovaná podpora produktu 8 let. S&T – SAP - nehodnoceno vzhledem k vysoké pořizovací ceně Náklady na provoz informačního systému ve 2 a 3 roce (10%) Podobně jako u kritéria ceny softwaru jsou náklady na provoz systému pouze orientační a pro reálné výběrové řízení by bylo nutné opět zpracovat přesnou nabídku. J.K.R. - BYZNYS VR – náklad je 15% z celkové ceny licencí, jedná se o standartní údržbu + helpdesk – 1.000.000 Gemma – MS Dynamics AX – 14% z ceny licencí, roční poplatek za podporu 890.000 Kč ALTEC - IFS aplikace – – náklad je 15% z celkové ceny díla, helpdesk je v ceně a k tomu SLA rozšířená podpora – 930. 000 Kč S&T – SAP - nehodnoceno vzhledem k vysoké pořizovací ceně Společnost S&T – není dále hodnocena s ohledem na sumu 12.200.000 Kč (čísla v tabulce určují pořadí od 1 – nejlepší do 4 – nejhorší)

47

Tabulka 7 Hodnotící tabulka Váha

Altec

S&T

Gemma

Byznys

kritéria

IFS

SAP

Systems

J.K.R

MS Dynamics Cena

30%

3

4

2

1

Std x úpravy

5%

2

4

3

1

Smluvní a platební podmínky

10%

2

3

1

4

Reference zak, výroba

15%

1

3

2

4

Reference VZT

5%

2

4

3

1

Specifikace

zodpovědnosti

10%

3

4

2

1

spolupůsobení

5%

2

4

3

1

Záruční podmínky

10%

1

4

3

2

Náklady za 2 a 3 rok

10%

3

4

1

2

Celkem

100%

2,25

3,75

2,05

1,95

3

4

2

1

zhotovitele Specifikace objednatele

Pořadí

Zdroj: vlastní úprava Obrázek 2 Hodnotící tabulka 4

3

Altec

2

S&T Gemma

1

Byznys 0

Zdroj: vlastní šetření

48

6.2 Celkové shrnutí: J.K.R – již vynaložená investice, znalost uživatelů a výrazně nižší náklady na straně společnosti AZ KLIMA a.s. Ve srovnání s ostatními jde o slabší technologii. Vedlejší finanční nároky odpovídají cenovým nárokům společnosti. GEMA – existuje zkušenost s dodavatelem, ale i v tomto případě se jedná o zcela nový produkt, a tudíž by bylo nutné školení uživatelů a zprávy. Jedná se o nejdražší provoz, který ve vedlejších nákladech činí cca 16 000Kč/osoba s PC. ALTEC – jedná se o novou investici za celek. Tento produkt je vhodnou technologií, díky které může společnost přinést značnou úsporu (8000Kč osoba u které lze aplikovat cca 40%) ve vedlejších nákladech. S&T – vzhledem k příliš vysoké ceně, která činí 12.200.000 Kč, je tento program i přes své značné kvality naprosto nevhodný pro společnost.

49

7 Závěr V současné době nastal na trhu velký dynamický rozvoj s účetními softwary. Jednotlivé systémy jsou neustále zdokonalovány a nabízejí rozmanité funkce, díky čemuž je konkrétní systém schopen se přizpůsobit požadavkům na míru jednotlivým zákazníkům. Pouze plně fungující a správně využívaný software dokáže firmě poskytnout objektivní, včasné a správné informace. Společnost by měla věnovat výběru nejvhodnějšího programu značnou pozornost. Výběr vhodného systému není tedy pro podnik jednoduchou záležitostí a vyžaduje odborné posouzení mnoha hledisek. Zavedení softwaru je samozřejmě ale i nákladnou položkou v rozpočtu firmy, proto by každý podnik měl předem zvážit své finanční možnosti. Je důležité stanovit preference v poměru kvalita a výkon versus cena. Cílem práce je celkové zhodnocení software pro konkrétní firmu. S tím souvisí i vyhodnocení jednotlivých modulů pro uplatnění potřeb organizace a schopnost přizpůsobení pro specifika firmy. Bylo vybráno devět hodnotících kritérií, na které firma kladla největší důraz. Dále byly stanoveny příslušné váhy od pěti do třiceti procent. Nejvyšší váhu získala cena vzhledem k omezenému rozpočtu společnosti. Vzhledem k tomuto faktu byl již v počátku značně znevýhodněn systém SAP od společnosti S&T, jehož cena podstatně převyšovala finanční možnosti AZ KLIMA a.s. I přes tyto skutečnosti byla firma S&T oslovena díky nejlepším referencím. Jako jediná byla schopna plně se ztotožnit se zaměřením firmy na oblast vzduchotechniky. Následně bylo podle požadavků společnosti AZ KLIMA a.s. na funkce systému a služby dodavatele v praktické části provedeno hodnocení softwarů vybraných na základě doporučení či předchozích zkušeností. Nejvhodnějším se ukázal být systém BYZNYS od společnosti J.K.R. především k již vynaložené předchozí investici. Neméně důležitým faktem, proč vybrat tento systém, byla předchozí znalost uživatelů, což znamenalo výrazně nižší náklady na straně společnosti. Myslím, že by tato práce v budoucnu mohla být nápomocna firmě AZ KLIMA a.s. při případném výběru či aktualizaci firemního softwaru, což by vedlo ke zlepšení výkonnosti a efektivnosti celého chodu společnosti.

50

8 Zdroje [1] KŘÍŽOVÁ, Zuzana. Účetní systémy na PC. 1. vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně, 2005. 102 s. ISBN 80-210-3904-3. [2] FUKSA, Josef. Slovník obchodně-technický, účetní a daňový, 4. díl Ch Konsorcium. Praha: Tiskové podniky Ústředního svazu československých průmyslníků v Praze, 1932. Kapitola Italské účetnictví, 287 s. ISBN 80-7185-057-8. [3] BLAŽÍČEK, R.; BASL, J. Podnikové informační systémy. 2008, 283 s. ISBN 80-247-0030-1. [4] NOVOTNÝ, T. Řízení životního cyklu softwarového produktu: teorie a praxe, diplomová práce. Jindřichův Hradec: Vysoká škola ekonomická v Praze, Katedra managementu informací, 2011, 93 s., 4 přílohy. [5] GOSVO, s.r.o. Interní příručka pro uživatele systému Byznys. Brno, 2008, 135 s. [6] www.jkr.cz [online], [cit. 2013-10-23]. [7] Gemma.cz. Produkty a služby. [online], [cit. 2013-12-04]. Dostupné z www: http://www.gemma.cz/produkty-a-sluzby/produkty-microsoft [8] Altec.cz. Podnikové informační systémy. [online], [cit. 2013-12-04]. Dostupné z www: http://www.altec.cz/podnikove-informacni-systemy/ifs-aplikace-1/ [9] SNTCZ.cz. [online], [cit. 2013-12-04]. Dostupné z www: http://www.sntcz.cz

9 Seznam obrázků Obrázek 1 Strategie nového IS ....................................................................................... 40 Obrázek 2 Hodnotící tabulka .......................................................................................... 48

10 Seznam tabulek Tabulka 1 Doklady z modulů.......................................................................................... 13 Tabulka 2 SWOT analýza současného IS BYZNYS WIN ............................................. 22 Tabulka 3 SWOT analýza konkurenceschopností prostředí ........................................... 41 Tabulka 4 SWOT analýza komplexnosti dodávek ......................................................... 42 Tabulka 5 SWOT analýza chybovosti ............................................................................ 42 Tabulka 6 Definování podnikových potřeb a požadavků ............................................... 43 Tabulka 7 Hodnotící tabulka........................................................................................... 48

51

11 Seznam zkratek ERP – informační systémy ČR – Česká republika IAS – mezinárodní účetní standardy IFRS – mezinárodní standardy účetního výkaznictví GAAP - všeobecně uznávané účetní principy ISO – mezinárodní organizace pro normalizaci FIFO – metoda používající se při účtování o skladových zásobách CRM – řízení vztahů se zákazníky CCS – česká společnost pro platební karty MS – operační systém Microsoft SR – Slovenská republika OR – obchodní rejstřík

52