Budapest Főváros Közigazgatási Hivatala
a Budapest Főváros Közigazgatási Hivatala Vezetőjének
3/2005. számú
Hivatalvezetői Utasítása az Internet- és Intranet -szolgáltatás igénybevételéről valamint a belső illetve külső E-mail szolgáltatás használatáról
1. Az Utasítás hatálya a Hivatalra és a hozzátartozó igazgatási szervekre, az ott foglalkoztatott köztisztviselőkre és munkavállalókra terjed ki. 2. Az Internet belügyi igénybevételével kapcsolatos feladatokról szóló 36/2001. (BK. 15.) valamint az azt módosító 29/2004. (BK.20.)számú BM utasítás előírásainak figyelembevételével megalkotott szabályzatot ezen utasítás 1. számú mellékleteként k i a d o m. 3. Az Internet igénybevételével kapcsolatos feladatok a Budapest Főváros Közigazgatási Hivatala Szervezési és Informatikai Főosztály és a Titkársági Osztály hatáskörébe tartoznak. A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a BM utasítások rendelkezéseit kell alkalmazni. 4. Ez az Utasítás a kiadását követő 10. napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg a 17/2002. számú hivatalvezetői utasítás hatályát veszti. 5. Az Utasítást a Budapest Főváros Közigazgatási Hivatala köztisztviselőivel és munkavállalóival ismertetni kell.
Budapest, 2005. április 26.
Dr. Forgács Imre
Melléklet az Internet- és Intranet- szolgáltatás igénybevételéről valamint a belső illetve külső E-mail szolgáltatás használatáról szóló 3/2005. számú Budapest Főváros Közigazgatási Hivatala Vezetői Utasításhoz.
az Internet- és Intranet -szolgáltatás igénybevételéről valamint a belső illetve külső E-mail szolgáltatás használatáról
2005.
2
I. Általános rendelkezések 1. A szabályzat a 36/2001. (BK 15.) valamint a 29/2004. (BK 20.) BM utasítás (továbbiakban: BM utasítások), helyi viszonyokra érvényes szabályozását tartalmazza. Fogalomrendszere megegyezik a 36/2001. (BK 15.) utasításban meghatározott alapfogalmakkal. 2. A Hivatal Informatikai Osztályán a hálózati rendszergazda feladatokat ellátó munkatárs és a külső Internet (továbbiakban: Honlap), illetve a belső Intranet továbbiakban: HIVUR) szolgáltató feladata a számítógépeken a szükséges beállítások elvégzése és az üzembe helyezés végrehajtása, majd a folyamatos üzemelés feltételeinek biztosítása. 3. A Hivatal főosztályainál és igazgatási szerveinél az adott szervezeti egységre vonatkozó adattartalomért, a Honlap és HIVUR szakszerűségéért és naprakész, valós információkkal való feltöltéséért, szervezeti egysége felhasználási területén az adatváltozások figyeléséért, és a „FÓRUM” szervezeti egységet érintő kezeléséért felelős személyt (továbbiakban: szervezeti egység tartalom felelőse) az adott szervezeti egység vezetője jelöli ki. (A tartalomfelelősök névjegyzékét és elérhetőségét az 1. számú függelék tartalmazza.) 4. A Hivatal szervezeti egységei adatainak kontrollált megjelenítéséért, tartalmának koordinációjáért, a közzétételre szánt anyagok olvasószerkesztői kontrolljáért a Titkársági Osztály kijelölt köztisztviselője (továbbiakban: hivatali tartalomfelelős) a felelős. 5. A levelezési rendszereket a belső és külső kapcsolattartásban fel kell használni a papíralapú anyag továbbítások csökkentésére. A Főosztályok E-mail címeinek (külső és belső) rendszeres figyelését a szervezeti egység vezetője köteles megszervezni és biztosítani, ennek keretében napi megnyitást és az érkező levelek alapján az intézkedéseket határidőben meg kell tenni. A hivatal minden munkatársa részére biztosítani kell a külső és belső levelezési rendszerhez való hozzáférés lehetőségét, és a megfelelő oktatás mellett követelményként kell érvényesíteni az E-mail cím rendszeres figyelemmel kisérését. A levelező rendszerek tekintetében a szükséges képzéseket az Informatikai Osztály vezetője koordinálja.
II. Felhasználóként történő igénybevétel szabályozása 1. A Hivatal ICSA minősítésű tűzfallal védett önálló Internet kijárattal rendelkezik, a BM engedélyével önállóan üzemelteti a honlapot, melynek domain neve: http://www.bfkh.hu. A hatályos BM utasítások alapján Internet felhasználóként és tartalom-szolgáltatóként működik. 2. Az adatbiztonsági és gazdaságossági követelmények figyelembevételével a szervezeti egység vezetője (főosztályvezető, igazgatási szerv vezetője) határozza meg azon munkaköröket, mely munkakörökben foglalkoztatottaknak munkaköri feladata a Honlap tartalmának folyamatos nyomonkövetése. (A munkakörök felsorolását a 2. számú függelék tartalmazza.). A HIVUR-hoz való hozzáférést minden arra alkalmas számítógépen biztosítani szükséges. 3
3. A Hivatal Informatikai Osztályán a hálózati rendszergazda feladatokat ellátó munkatársak feladata az engedélyezett gépeken a szükséges beállítások elvégzése, az üzembe helyezés végrehajtása, a személyhez kötődő hálózati jelszavak beállítása, a folyamatos üzemelés feltételeinek biztosítása, valamint az engedélyezett anyagok feltétele a honlapokra (A kijelölt köztisztviselők nevét, elérhetőségét a 3. számú függelék tartalmazza). 4. A Hivatal Informatikai Osztálya a hálózatot használó gépekről a 36/2001. (BK 15.) BM Utasítás mellékletei szerinti tartalommal nyilvántartást köteles vezetni. 5. Az Internetet tartalomletöltés (böngészés) céljából elérő számítógépekről az Informatikai Osztály az alábbi adatokat köteles naprakészen nyilvántartani: − − − − − −
a munkahely (főosztály, szoba) pontos megnevezését, a hálózati azonosítóját, a számítógép eredeti gépszámát, és leltári számát, a felhasználó nevét, telefonszámát, az Internetre kapcsolás időpontját, a kapcsolat megszüntetésének időpontját.
6. Az Internet szolgáltatásait kizárólag munkahelyi eszközökön és csak a munkaköri feladatok ellátásához lehet igénybe venni. Az Informatikai Osztály figyelemmel kíséri a látogatott címeket, és szükség szerint tájékoztatja a hivatalvezetőt a nem-hivatali célú használatról. 7. A szervezeti egység vezetője a Honlap igénybevételt ellenőrzi, arról tájékoztatást kérhet a belső hálózati rendszergazdától. III. Tartalomszolgáltatóként történő igénybevétel szabályozása 1. A Fővárosi Közigazgatási Hivatal tartalom-szolgáltatóként történő megjelenésének célja: − a kezelésünkben lévő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok közzététele, − az ügyfél-tájékoztatás és az elektronikus ügyintézés támogatása, − a szakmai feladatok ellátásának segítése, − a lakossággal való párbeszéd elősegítése, arculatépítés. 2. A Honlap és HIVUR adatstruktúrájának kialakításánál figyelembe kell venni a 29/2004. (BK 20.) BM utasítás és a Hivatalvezető által meghatározott adattartalmat. A struktúra kialakítását – a szervezeti egységek, igazgatási szervek javaslata alapján – a hivatal Informatikai Osztálya végzi. 3. A Honlap és a HIVUR külső (formai) megjelenítését és tartalmukat a hivatalvezető hagyja jóvá. 4. A közérdekű adatok publikálását, aktualizálását az adat felhasználási területének megfelelő szervezeti egység tartalom felelőse készíti elő és vezetője engedélyezi. Az Interneten közzé kell tenni a belügyi tartalomszolgáltató szervek tevékenységére vonatkozó közérdekű, valamint közérdekből nyilvános információkat. (29/2004. (BK 20.) BM utasítás 9. pont)
4
5. Az engedélyezett tartalmat elektronikus és kinyomtatott formában kell az Informatikai Osztály részére eljuttatni. A Hivatal működésére vonatkozó közérdekű adatok tekintetében – azok feltalálási helyére, tartalmára vonatkozóan, a jelen utasítással kiadott, az Internet szabályzat új, 4. számú függelékében megjelölt személyek valamelyike – ad felvilágosítást. A felvilágosításért felelős személyek neveit, beosztását, elérhetőségét a Honlapon a „Közzététel” főmenü pontja alá fel kell tenni. 6. A helyi adatokat gyűjtő és feldolgozó főosztályok, igazgatási szervek kijelölt kapcsolattartójának kell biztosítania, hogy a feltöltött adatok naprakészek és szakszerűek legyenek. 7. A Honlap és a HIVUR informatikai karbantartásáért az Informatikai Osztály a felelős. Az Informatikai Főosztály kijelölt munkatársa gondoskodik arról, hogy a szervezeti egység vezetője által jóváhagyott adattartalom frissítés, 5 munkanapon belül megtörténjen. 8. A Hivatalnál hatvan napon belül, közzé kell tenni, a Hivatal vagyonával történő gazdálkodással összefüggő - a nettó ötmillió forintot elérő, vagy azt meghaladó értékű – árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás-megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyonértékű jog átadására, vonatkozó szerződések megnevezését,(típusát), tárgyát, a szerződést kötő felek nevét, a szerződés értékét, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartamát, valamint az említett adatok változásait. 9. A közzététel módja: a Hivatal Honlapján létrehozott „Közzététel” főmenü pont alatt. A közzététel egységessége érdekében szabályzat 5. számú függelékeként a jelen utasítás mellékleteként kiadásra kerül – a fenti adatokat tartalmazó - „Adatlap”. Az „Adatlap” valóságos adatokkal való kitöltésének és a Hivatalvezetővel való jóváhagyásának felelőse, a szerződést előkészítő szervezeti egység vezetője. A kitöltött és jóváhagyott „Adatlapot” a hivatal tartalom felelőse útján, a Honlap rendszergazda felteszi a Honlap ”Közzététel” főmenü pontja alá. (Az „Adatlap”-ot a Hivatali információs rendszer „Iratminták” menüpontjából lehet letölteni, az adatlapokat a szerződés tárgya szerint kell megnevezni.). 10. 2004. január elsejét követően a Hivatal tekintetében az alábbi okmányokat: - Aktuális Alapító okirat, Határidő: 2004. 01.01.; frissítés: változás jóváhagyását követő 15 nap, - Költségvetési alapokmány, Határidő: évente az elemi költségvetés jóváhagyását követő harmincadik nap; frissítés: évente, visszamenőleges adatszolgáltatás nincs, előző adat törlendő, - A Hivatal szakmai teljesítményének bemutatása és értékelése, (A hivatal Évkönyvének szerkesztett változatának megjelenítése), Határidő: évente május 31-ig, visszamenőleges adatszolgáltatás nincs, előző adat törlendő, a Hivatal honlapjának „Közzététel” főmenű alatt közzé kell tenni. 11. A Hivatal negyedévente frissített adattartalommal – ezen utasítás mellékleteként kiadott 6. számú függelékben szereplő táblázatok kitöltésével - közzéteszi: - A Hivatal dolgozóinak kiküldetésére vonatkozóan létszám és összesített költségeinek adatait, - A Hivatal gépgépjárműveinek, kategóriáját, és darabszámát, - A mobiltelefon használat negyedéves költségeit, - A dologi kiadások szerződéseinek, kiadásainak darabszámát és összesített kiadását, - A személyi juttatások előirányzata terhére kötött megbízási szerződések összesített összegét, 5
- Az egyéb juttatások közül a szociális juttatások összesített összegét. A közzététel helye azonos a 10. ponttal.” IV. Interaktív kapcsolat 1. A hivatali tartalomfelelős napi többszöri rendszerességgel ellenőrzi a „FÓRUM” rovatba valamint a
[email protected] E-mail címre érkezett küldeményeket és tartalmuk szerint, „hivatalos beadvány”-ként „megválaszolandó kérdés, vélemény”-ként, „válasznélküli vélemény”-ként, „törlendő közlemény”-ként kezeli azokat. A Hivatal vezetői részére továbbítja a hivatal egészét vagy az adott szervezeti egységet érintő E-mail küldeményeket. A Hivatalvezetőt és helyettesét a Hivatal szervezeti egységeit érintő levelekről és az azokra adott válaszokról is értesíti az E-mail címükre történő továbbítás útján. A szervezeti egységek tekintetében a külső partnerek részére történő válaszadás minden esetben a hivatali tartalomfelelős közbeiktatásával vagy egyidejű tájékoztatásával kell történjen. 2. Hivatalos beadvány: Tartalma szerint a hivatal valamely szervezeti egységének hatáskörébe tartozó küldemény. A hivatalos beadványt a hivatali tartalomfelelős kinyomtatva, hitelesítve (aláírás, dátum, bélyegző) kísérő levéllel, haladéktalanul átadja a hivatalvezetés ügyiratkezelésért felelős ügykezelőjének, aki iktatás után az ügyiratot szignálásra, a Hivatalvezető részére átadja. Az iratra a beérkezéstől számított két munkanapon belül reagálni kell, oly módon, hogy a beadvány tartalma szerint hatáskörrel rendelkező szervezeti egység az írásos választ visszajuttatja a hivatali tartalom felelős részére, aki elektronikus formában a küldőnek eljuttatja. Amennyiben az érdemi válaszra két napon belül nincs mód, erről a küldőt a hivatali tartalom felelőse elektronikus úton értesíti. Ebben az esetben további ügyintézést a küldemény tartalma szerint hatáskörrel rendelkező szervezeti egység, az általános szabályok szerint intézi. Az elektronikus úton keresztül érkezett küldeményeket és válaszleveleket a hivatalvezetés ügyiratkezelője elkülönítetten kezeli. 3. Megválaszolandó kérdés, vélemény: Tartalma szerint hivatalos beadványnak nem minősülő, de reagálást igénylő kérdéseket, véleményeket a szervezeti egység tartalom felelősei kezelik. A küldőt, a szervezeti egység vezetőjével egyeztetett, válaszban öt munkanapon belül, elektronikus úton tájékoztatja a hivatal álláspontjáról. Az elektronikus úton érkezett „megválaszolandó kérdést, véleményt” és a választ ki kell nyomtatni és az iratkezelési szabályzat szerint kell kezelni. 4. Törlendő közlemény: A közerkölcsöt, a Hivatal tekintélyét, köztisztviselőit súlyosan sértő véleményeket a hivatali tartalom felelős közli az informatikai osztály kijelölt munkatársával, aki a törlést (moderálást) technikailag soron kívül végrehajtja.
6
1. számú függelék a 3/2005. számú Hivatalvezetői Utasításhoz
A Hivatal szervezeti egységeinél az Internetes honlap tartalmáért felelősök névjegyzéke és elérhetősége
Sor sz
Szervezeti egység
Felelős neve
Felelős elérhetősége 1. Hivatal vezetés Dr. Józsa Veronika Hivatalvezető házi :193 helyettes BM: 14-944 városi: 235-1704 2. Titkársági Osztály Dr. Dániel Károly Koordinációs házi: 214 referens városi: 235-1714 3. Törvényességi Főosztály Dr. Nagy Éva Területfejlesztési házi: 145 referens városi: 4. Igazgatási Főosztály Dr. Kövesdy Viktória Közlekedési házi: 102 referens 5. Hatósági Főosztály Fodor Judit Szociálpolitikai házi: 161 Referens 6. Építésügyi Főosztály Szabóné Kovács Osztályvezető házi: 122 Andrea városi: 318-1219 7. Szervezési és Informatikai Péterfalvi Norbert Ellenőr. Állp. házi: 142 Főosztály Referens városi: 483-0126 8. Szervezési és Informatikai Székely Éva Informatikus házi: 131,149 Főosztály /Informatikai (Webmaster, városi: 483-0236 Osztály/ adatfelvivő) 9. Pénzügyi Főosztály Hiki Éva Főosztályvezető házi: 196;194 BM: 14-134 városi: 317-3855 10. Iktató Szőr Miklósné Irodavezető házi:157 11. Főv. Fogyasztóvédelmi Dr. Bartók Tímea Jogi munkatárs városi: 459-4914 Felügyelőség 12. Fővárosi Gyámhivatal Szöllősiné Dr. Főosztályvezető házi: 190 Csepeli Ágota városi: 235-1790
7
Felelős beosztása
2. számú függelék a 3/2005. számú Hivatalvezetői Utasításhoz A Hivatali Internet-használatára jogosult munkakörök Jegyzéke Hivatalvezetés és Titkársági osztály: -
Hivatalvezető Hivatalvezető-helyettes Titkársági Osztályvezető Titkárságon kijelölt köztisztviselők (Hivatali tartalomfelelős és helyettesítője) Kommunikációs ügyintéző Törvényességi Ellenőrzési Főosztály
-
Főosztályvezető Főosztályvezető-helyettes A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős Főosztály titkárság Törvényességi Ellenőrzési referens (9 fő) Igazgatási Főosztály
-
Főosztályvezető Általános Igazgatási Osztály I. vezetője Általános Igazgatási Osztály II. vezetője A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős A Főosztály Titkársági ügykezelője A kisajátítási ügyintéző Birtok, állattartási és tűzvédelmi ügyintéző Polgári szolgálat és vállalkozói igazolvány ügyintézője Lakcím ügyek ügyintézője Közlekedésigazgatás 3 fő ügyintézője Magyar igazolvány 4 fő ügyintézője. Hatósági Főosztály
-
Főosztályvezető Általános Hatósági Osztály vezetője Adó és Illeték Osztály vezetője A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős Szociális ügyintéző 2 fő Iparkereskedelmi ügyintéző 2 fő Telepengedélyezési ügyintéző Szabálysértési ügyintéző Adó ügyintéző 2 fő Illeték ügyintéző 5 fő Építésügyi Főosztály 8
-
Főosztályvezető Építésigazgatási Osztály vezetője Építés felügyeleti Osztály vezetője A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős Környezetvédelmi ügyintéző Szervezési és Informatikai Főosztály
-
Főosztályvezető Informatikai Osztály vezetője, főosztályvezető-helyettes Ellenőrzési és Koordinációs Osztály vezetője A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős Ellenőrzési ügyintéző Oktatásszervező 2 fő Informatikus 6 fő Iktató Irodavezető Pénzügyi Főosztály
-
Főosztályvezető Osztályvezető A Főosztályon kijelölt tartalomfelelős Főkönyvelő Pénzügyi előadó Fővárosi Fogyasztóvédelmi Felügyelőség
-
Főosztályvezető Osztályvezető A Felügyelőségen kijelölt tartalomfelelős Fogyasztó védelmi felügyelő 5 fő Fővárosi Gyámhivatal
-
Főosztályvezető Osztályvezető A Gyámhivatalnál kijelölt tartalomfelelős Gyámügyintéző 5 fő
9
3. számú függelék a 3/2005. számú Hivatalvezetői Utasításhoz
A Hivatali Internetes és Intranetes Honlap rendszergazdái Székely Éva
– informatikus, Webmaster, Internet honlap felelős
Boleska Gábor
– informatikus, belső honlap rendszergazda, Intranet (HIVUR)
10
4. számú függelék a 3/2005. számú Hivatalvezetői Utasításhoz
A Hivatal közérdekű adatai tekintetében felvilágosításért felelős személyek 1. Entz Béla Hivatali Internet tartalomfelelős, Elérhetőségei: - Hivatal Titkársági Osztály, Tel: 235-17-10 - E-mail:
[email protected] 2. Nagy Marianna kommunikációs referens, Elérhetőségei: - Hivatali Titkársági Osztály, Tel: 235-17-13 - E-mail:
[email protected]
11
5. számú függelék a 3/2005. számú Hivatalvezetői Utasításhoz
KÖZZÉTÉTELI ADATLAP A közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló 2003.évi XXIV. törvény végrehajtásához, a Hivatal – nettó ötmillió forintot elérő vagy azt meghaladó - pénzeszközeinek felhasználásával összefüggő szerződések adatlapja 1. A szerződés - árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás-megrendelés, vagyonértékesítés, vagyonhasznosítás, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadása, koncesszióba adása megnevezése, típusa: …………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………….. 2. A szerződés tárgya:…………………………………………………………………………... ………………………………………..…………………………………………………………. ………..…………………………………………………………………………………………. 3. A szerződő felek neve:……………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………... 4. A szerződés értéke:…………………………………………………………………………... 5. A szerződés időtartama:……………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………... 6. A szerződés változatának száma:…………………………………………………………….. 7. A szerződés kelte:…………………………………………………………………………….
Az adatlap kitöltés kelte: ……………………………………………………………………….. Az adatlapot kitöltő személy neve, telefonszáma: ……………………………………………... Az adatlapot kitöltő személy aláírása:
…………………………
Közzétételt jóváhagyó aláírása:
…………………………… hivatalvezető
12
